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企业文件管理范文

企业文件管理

企业文件管理范文第1篇

1.转变观念,提高认识

传统的科技档案管理主要是对纸质文件进行验收、归档,而新时期的科技档案管理必须包含CAD电子文件的归档与管理,否则科技档案的归档就不完整,企业的核心技术安全也得不到有效的监控。CAD电子文件的归档管理不同于纸质文件的归档管理,档案部门必须具备基本的接收、管理硬件设施和相应的管理平台(软件)。CAD电子文件的归档管理是企业实现科技档案信息化管理基础工作之一。企业只有实现了科技档案信息化管理,才能冲破档案利用的各种局限,从而实现科技档案信息资源科学管理和高效利用。

2.制定标准,明确要求

CAD电子文件的归档管理是一项系统工程,企业档案部门单靠自身的力量远远不够,必须与文件形成部门及信息技术部门相互合作。因此,企业必须参照国家及档案行业相关标准,制定出切实可行的《电子文件归档与管理规范》,明确规定CAD电子文件的归档范围、类型和相应的文件格式,对电子文件的运行环境、操作平台等要求进行必要的说明,确保CAD电子文件归档的完整性、准确性、有效性。

3.及时归档,确保质量

虽然企业各部门平时都做了一些电子文件的整理或保存工作,但由于设备老化或频繁更新,导致很多CAD电子文件在设备更新过程中丢失。为避免此类情况3的发生,技术人员在完成CAD电子文件的最终审定后,必须及时通过计算机网络向档案部门移交,即逻辑归档;档案部门对归档的CAD电子文件应及时进行整理、鉴定、编目,并集中下载到可脱机保存的光盘等载体上,即物理归档,以确保科技档案的完整收集和安全保存。

4.提高技能,适应需求

CAD电子文件被档案部门正式接收后,就成为企业科技档案的重要组成部分。在电子环境中,如果档案人员不能积极介入CAD电子文件的形成和保管过程,那么就不可能更好地对其进行鉴定、保存、编目或者提供利用。因此,档案人员必须在专业人员的指导下学会运用专门的档案管理平台,科学有效地接收管理CAD电子文件,以适应企业档案管理的需求。

5.全程控制,确保质量

CAD电子文件在定稿、打印成底图之后,极易被忽视。它们或遭随意增、删、改,或被无意清除,或被新文件覆盖,致使原有的文件面目全非,失去了归档、保管的意义。因此,企业必须严格执行有关标准,规范CAD电子文件的形成、批准、审批、审定、逻辑归档等环节要求,使其归档准确、完整、有效。

6.定期核查,及时整改

CAD电子档案的收集、归档,必须经过版本鉴定,仅做简单的整理与保存,将可能导致其版本与底图不一致。因此,必须定期对逻辑归档的CAD电子档案进行核查。重点核查归档文件是否完整,档案形成过程的手续是否齐全,是否符合归档要求,等等。对不符合要求的应立即退回原移交部门,限期整改,确保CAD电子档案与图纸的一致性。

企业文件管理范文第2篇

(二)外发函、电要求。

1.各部门因公需外发函、电,经办人员应于每天下午××点以前将函件、电报底稿送到收发室,另填写挂号、平信、电报外发登记表。

2.每天下午××点以前,厂收发室应将当月外发函、电清点,累计送交邮局寄发。

(三)外来邮件管理

1.外来邮件一律经厂收发室签收分发。

2.凡挂号、纸包、包裹单、汇款单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收。

3.一般公启函、电和厂内职工私人信件,由收发室开具清单分放到各单位信报箱内。

4.私人不明平信一律放到信架(信袋)内,由个人自取。

5.不论公私邮件收发室应随到随清,及时分发,不得丢失损坏,搁置延误,对国外来函应检封口、邮戳,如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收,并向邮局反映,查明原由。

6.凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人,在收发室通知发出后,应随即到收发室领取邮单,并及时去邮局取款取件。超期罚款,收发室概不负责。

(四)报刊订购与收发。

1.报刊订购。

(1)订购时间:上半年下半年

(2)订购手续:不论单位和个人,均需先到收发室查阅报刊目录,再将需要订购的报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交收发员核对算价,确认无误后,当面缴款开票。公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续。归口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外,尚须填写报刊分发清单,详细写明各种报刊分发到哪些单位或领导。

2.报刊收发。

(1)收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点,发现有差错应及时登记并要求补缺退余。

(2)收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发,不得耽搁延误。收发员清点分发报刊时间为××小时,任何人不得进入收发室。

(3)每天分发到各单位信报箱的报刊应随附分发清单。

(4)各单位应固定专人按时领取报刊和公启函电。领取时,要对照分发清单清点检实签名,发现差错,应当面向收发员提出增补退换要求,并进行差错登记。当面未提出,则视为分发无差错。

(五)收发员应坚守工作岗位,节假日、星期日应有人值班,休星期日应采取换休形式。

企业文件管理范文第3篇

如何加强企业文化建设,推进企业文化管理,越来越成为企业管理者非常注重和关心的问题。现代比较管理学认为,企业本身就是一种文化组织,企业的生产经营活动,本身就是一种文化活动,而企业管理,本身就是一种文化,是一种有自己价值观、工具和语言的文化。

一、企业文化是以人为中心的企业管理理念

企业文化是企业在长期生产经营和发展过程中逐渐形成的,它是企业的价值观念、企业精神、道德规范、群体意识和经营理念的一种综合体,是一种以人为中心的企业管理理念。有什么样的企业价值观,就有什么样的企业文化,作为管理中的软要素,企业文化的核心涵义是企业价值观。现代管理学认为,企业文化是一种通过一系列活动主动塑造的文化形态,当这种文化被建立起来后,会成为塑造内部员工行为和关系的规范,是企业内部所有人共同遵循的价值观,对维系企业成员的统一性和凝聚力起很大的作用。

企业文化是一个由核心层、中间层和层构成的多层次的生态系统,根据内容也可以分为精神层、制度层和物质层,企业文化的各个层面是和谐统一、相互渗透的。

层的企业文化,也称物质层企业文化,这是企业文化的外显部分,指的是那些能看得见、听得到、摸得着的文化形象,如企业的形象标识、员工的统一服装、口号、标语、企业的装饰和面貌、产品的外观和包装、技术工艺设备特性和企业歌曲、展厅、纪念品等,是形成更高层企业文化的基础,是企业文化的先决条件,往往能折射出企业的经营思想、工作作风和审美意识。

中间层的企业文化,或称制度层企业文化,规定了企业成员在共同的工作活动中所应当遵循的行为准则。主要表现在企业的规章制度、文化习惯、组织机构及内外人际交往等方面。从实践角度看,当管理者认为某种文化需要倡导时,他可能通过培养典型人物的形式,也可能通过开展活动的形式来进行推广和传播。但要把管理者倡导的这种文化融进企业管理的全过程,变成企业员工的自觉行动,制度就成为最好的载体。企业文化单纯地作为“文化”,需要较长时间得到企业员工的认同,而作为“制度”,则会大大加速企业文化的认同过程。当企业倡导的文化在发展过程中,特别是员工在认同过程中,如果超越了企业制度中约定的条款,便会催生新制度的产生,从而进一步发展和繁荣了企业文化。

核心层的企业文化,或称精神层企业文化,是企业员工理念的最深层,是渗透于企业职工心灵之中的企业领导和员工共同信守的意识形态,是在长期的生活和工作中逐渐积淀而成的,具有牢固的基础,是很难改变的。包括理想信念、道德规范、价值标准、经营思想及精神风貌等,是形成企业文化的物质层和制度层的基础和原因,是企业文化的核心和灵魂,决定着企业员工的行为,因而也就决定着企业的行为和业绩。企业文化赋予员工以理想憧憬,给日常工作以高远意义,是组织员工思想、行为的依据,也是激发其创造力的源头活水。企业管理思想在员工中潜移默化,形成共同认知,使得员工知道企业提倡什么,反对什么,怎样做才能符合组织的内在规范要求,怎么做可能违背企业的宗旨和目标。在这种文化氛围中,即使持守相悖的人也会慢慢身不由已地融入这一企业文化中。

二、企业文化对于企业管理有着巨大的推动作用

随着社会主义市场经济的发展,企业文化作为一种新的管理科学理论,不仅促进了现代企业科学管理的发展,而且通过成功的企业管理又不断丰富着企业文化的内涵。总的来说,企业文化对于企业管理有三个方面的作用。

第一,企业文化是企业管理的重要粘合剂和指示灯。

企业文化可以在不需要命令的情况下协调员工的行为。硬性的规章制度只能维持表面上的和平,而无法达到真正的和谐。企业文化为企业的员工树立了共同的信念和价值观,能够代替权威机构来协调员工的行为,并可以保证为了激发员工的创造性而采取的放权措施不会导致混乱。企业文化还为所有的员工指明奋斗的目标和行为准则。在柔性管理中,要靠员工的自觉性来完成工作,利用员工的创造性来做相关的决策。因此,就必须放权,但放权容易导致方向不清,互相冲突。这时,就要靠企业文化来为所有员工指明方向。

第二,企业文化在企业管理中起到重要的激励和控制作用。

传统的物质激励已经不是企业激励机制的惟一途径,企业文化通过建立一种共同的价值观和企业精神,形成一种群体意识,产生一种集体激励动力,使职工自觉地为争取企业集体荣誉感而奋发努力。同时,企业文化还通过一种观念的力量,氛围的影响去约束、规范、控制职工的个体行为。这种控制不是通过硬性的强制力量,因此,对职工行为的控制更为持久和有效。

第三,企业文化能帮助企业创造良好的经营环境。

企业文化建设给企业塑造了内容丰富、广泛认同的企业形象文化。塑造良好的企业形象,是企业文化建设的关键,也是取信于市场和社会的首要内容。在现代企业竞争中,良好的企业形象是一个企业的无价之宝,是企业赢得竞争优势的重要因素。因此,企业将品牌和无形资产的培养作为企业发展的重要战略,作为系统管理来规划实施,已经成为许多优秀企业的自觉选择。

三、加强企业文化建设、推进企业文化管理的途径

企业文化管理的建构,是企业文化建设的切实步骤,具有决定性的意义。让企业文化真正深入到企业管理的各个方面,实现企业文化管理的构建,让大家实实在在感受到企业管理风气、管理气氛、管理行为和管理绩效的变化,使员工产生深刻的认同感,成为这种文化的自觉执行者和推动者,才能实现现代化的高效管理。

第一,以人为本,不断激发企业文化管理的新活力。

知识经济时代,以人为本是企业文化管理的核心理念。当今世界的企业竞争,不再仅仅是产品和市场的竞争,更是人力资源的竞争,高质量的人才才是企业最大的资源。能否最大限度地发挥广大员工在企业中的主体作用,直接关系到企业文化管理的成败。因此,必须树立以人为本的管理思想,把人作为企业管理的主要议题,充分地尊重人、理解人、关心人,满足员工的各种要求,把人的价值放在首位,而物的价值则次之。以人为本,尊重员工的自

我价值,引导员工的自我管理,便能激发员工的创造力,从而体现出企业的核心竞争力。因此,以人为本的管理,是现代企业管理的重中之重。企业文化必须“强调以人为本,重视企业的群体意识和人在管理中的作用,在运用现代管理技术和手段中特别突出了精神和文化的力量”。

第二,完善制度,不断健全企业文化管理的保障度。

企业文化的一个重要内涵就是企业制度文化。企业内部法规和企业的经营制度影响和制约着企业的发展和经营状况,同时也催生不同的企业文化朝向不同个性的方向发展。因此,真正影响和制约企业文化差异的重要原因,就是不同的企业管理制度。企业制度,是企业文化的集中体现。员工做什么、怎么做都应该在企业的相关制度中有明确规定。可以说,企业文化建设的过程,也就是企业管理制度不断发展和完善的过程;企业制度落实的过程,也就是企业文化不断走向成熟的过程。所以,在建设企业文化时,必须按照企业文化的精神,建立健全企业有关管理制度,真正实现制度和文化的协调统一,实现理念和操作的协调统一,从而使员工既有价值化的导向,又有制度化的规范。

第三,突出个性,不断增强企业文化管理的竞争力。

企业文件管理范文第4篇

1.1监理单位自身引起的风险

这类风险主要是由于监理企业本身经营管理不善和监理人员自身素质的不足导致的。

1.1.1监理企业引起的风险

监理企业在经营管理中主要存在违法转包,违约,投标文件写明的管理人员与实际参与管理人员不符等原因引起的。监理企业利用各种人事经济关系承揽到监理业务后非法转包给不具有资质的单位或个人,从中渔利,但是对转包后的监理项目却从不过问,非法承包的单位和个人因管理水平有限,对管理难免出现各种各样的漏洞,部分监理公司投标时将最有经验,最有业绩的人员在投标文件中标明,一旦中标,却是将资历较差,管理经验有限的人员派驻到现场进行管理,这一方面为监理企业的工作增加了风险,另外也损坏了企业的信誉。

1.1.2监理工程师个人的风险行为

监理工作提供的是一种技术服务,监理工作的好坏最终会落在基层监理人员身上,因此监理人员除了掌握必要的专业知识以外,还必须对监理工作的内容、法律依据、程序及工作方法等有深入的理解和准确的把握,只有经过监理培训,取得监理执业资格的人员才能参与监理工作。同时,责任心和良好的职业道德是对一名监理的最基本的要求,如果监理人员在工作中不能尽职尽责,就会给监理企业带来巨大的责任风险。

1.2技术风险

技术风险主要是监理单位缺乏相应的工程监理经验,而对未知的工程项目存在一定的探索性所呈现的风险,或是监理企业自身资质难以匹配所承担的监理业务而导致的风险。随着国家经济技术的发展,建设工程项目也向着新领域,新技术,新方法的方向发展,这无疑对监理企业也是一种新的挑战。新技术新方法和新的施工工艺的实施,监理单位尚未有相应的监理细则和规范,所以这其中肯定会存在难以规避的风险。

1.3建设单位带来的风险

在所有可控风险中,建设单位对监理工作中带来的风险最为显著,因为,建设单位首先是工程中最具有话语权的主体,同时,也是监理单位的委托方,所以监理在工作中常常受制于建设单位,这种风险主要体现在以下几个方面:

1.3.1合同风险

建设单位与监理单位之间签订的监理合同中监理的范围和内容不明确,对合同双方的责任、义务和权限未作出明确界定,过于草率和简单化,条款规定不明确,职责分得不清:合同风险大,业主处于主动地位,监理则处于被动地位,因此有的业主在监理招标文件中提出不符合法规的“霸王条款”,监理单位为了能够承揽到项目只能被迫接受“霸王条款”,结果导致监理企业的风险大大增加。

1.3.2监理中遭遇过多的干预

由于建设单位在工程中的主体地位,且监理单位对工程的直接建设并没有贡献,因此,建设单位认为委托监理单位只是国家相应的规定,而在监理工程中过多的干预监理的实际工作,又是为了自己的利益,要求监理单位听命于自己,要求监理单位做出违反法律法规的让步,这无疑增大了监理单位的风险。另外,如果建设单位建设资金难以到位,要求承包商垫资,则监理单位还要受制于施工单位,这样就完全丧失监理的作用。

1.4监理企业之间竞争风险

随着我国建筑市场的规范,监理业务也随着发展越来越壮大,在市场经济条件之下,监理企业之间的竞争也越来越激烈,有竞争就有风险。但监理企业为了自身利益和企业的发展,不得不采取相互压价,且所报的价格远远低于国家规定的标准,而企业为了能获取利益,降低运营成本,不得不采取更换上专业知识不扎实的监理人员,这样就使监理工作不能正常运行,缺兵少将,监理效果大打折扣,直接损害了业主的利益,同时也使监理组织的责任风险事故发生的概率和幅度都大大增加。监理工作中还有环境风险,自然风险,经济风险,资源风险等等,可以说监理工作存在着大量的风险,因此,如何学会分析风险,控制风险,规避风险就成为至关重要的问题。

2监理企业在风险应对中应采取的策略

从以上的分析中我们可以知道,监理工作中的风险来自方方面面,有来自监理企业自身的风险,来自建设单位带来的风险,来自技术方面的风险,来自监理行业内部竞争的风险,还有来自自然,环境,经济,资源等等各方面的风险,这些风险若不加以控制和应对,会对自身企业带来不可估量的损失。但是,风险的种类繁多,若各个分类,单独应对,不仅工作繁重,执行难度极大,而且难以被企业和员工接受,所以,应对风险应从主要的方面着手,以达到事半功倍的效果。

2.1加强自身建设,提高企业管理能力和员工素质

加强自身建设,一方面要提高整个企业的管理能力,另一方面还有提高企业员工的素质。这两方面缺一不可。提高企业的管理能力,要从建立健全各项规章制度,加强执行、监督和考核着手。建立健全各项规章制度,完善公司内部的不足,与时俱进,随着监理行业的发展而进一步改善。然而,建立健全制度只是第一步,最重要是能够推行,能够实行,在内部管理中能够得到大家的认可,并最终使员工形成一种习惯。这些规章制度,不仅要有日常管理制度,还要包含风险预警机制,风险评估机制,监督机制等。提高员工的素质,一是员工的专业素养,另一方面是员工的职业道德素质。严格把好入职关,引进一批专业素养深厚的员工,同时定时对员工进行培训,建立公司内部培训制度,建立新老员工之间的帮扶,加强跟外部培训机构和高校之间的联系,不仅可以得到系统的培训,还可以学习到最新的专业知识。对于员工,要加强对于新工艺新技术的学习,这样才能对新工艺的监理要点有所领悟。另外员工要加强职业素质的培养,做到敢说敢做,不卑不亢。

2.2学习法律法规,运用法律的武器去规避自己的风险

在监理单位的风险中,可以说相当一部分都是因为与业主或是承包商之间的责任不清不楚,相互推诿扯皮引起的,因此,处理好扯皮问题,对监理单位的风险减少了相当的一部分。这部分风险也比较难规避,但也不是不可避免,学会法律知识,做到知法懂法,用法,才能更好的规避这部分风险。首先,企业本身应在法律范围内执业,做到按照自己的资质标准承揽业务,在监理过程中严格遵守法律法规,时时处处讲依据,讲标准,这是规避风险最有效的一种手段。其次,认真分析合同,确定自己的责任范围。这就要公司须有专业的合同分析人员,认真分析合同的相关内容,做到那些是自己的责任,那些责任应该自己独自承担,那些责任应当共同承担,那些责任自己是首要承担,那些责任自己处于次要地位,那些责任自己是连带责任,那些自己没有责任。只有分析清楚了,发生问题时,才能据理力争,减轻自己的损失。再次,在监理工程中,学会保存证据。在监理工作中,签署各种各样的文件是必不可少的,在签署文件之前,要认真阅读,查看是否存在漏洞,是否与实际相符合,签署之后,将所签署文件妥善保管,不能遗失,同时,认真做好拍照对照等工作,一旦发生扯皮事件,这些将是有力的证件。

2.3风险转移

所谓风险转移就是设法将某种风险的结果连同对风险应对的权利和责任转移给他方,转移风险仅将风险管理的责任转移给他方,其并不能消除风险。在监理行业,风险转移的方式有很多种,其中最重要的方式是工程保险。由于专业监理工程师提供的是一种服务,自身的职业行为是一种责任,所以监理企业的保险标的是对责任的保险,并不像建筑工程险种一样,标的是实物。监理工程师的责任险,是对从业中不可避免的工作疏忽或是过失对对方或是第三方造成的损害进行投保,一旦发生担保范围内的事故,保险公司承担相应的赔偿责任。监理工程师的责任涉及到方方面面,而保险只能对监理委托合同中所列的范围进行担保,且发生的职业疏忽和过失必须是主观无意。目前对于保险中职业责任还有待细化。

3结束语

企业文件管理范文第5篇

2011年8月,烟台万华氯碱开始着手建立能源管理体系。为保证能源管理体系建立工作落到实处,取得实效,公司成立了由管理者代表任组长的能源管理体系建立工作小组,组织指导公司的能源管理体系建立工作,同时制订了能源管理体系建立的工作计划,包括时间表和工作进度安排等。根据能源管理体系要求和公司能源管理体系建立的工作计划,烟台万华氯碱编写了《能源管理手册》《能源因素识别与评价控制程序》《能源管理基准与标准管理制度》等13个与能源管理体系有关的制度,组织进行了能源法律法规的识别、评价与应用以及能源利用全过程的能源因素识别与评价,确定了公司优先控制的能源因素,找到了公司能源管理的重点和方向。根据确定的优先控制能源因素信息,烟台万华氯碱制定了能源方针、能源目标、指标以及能源管理实施方案,确立了能源基准与标杆,开展了能效水平对标达标活动,进行了生产工艺大优化,保证了能源管理体系的如期建立和运行。2012年4月,烟台万华氯碱能源管理体系试运行超过半年,在华夏认证中心有限公司认证专家的指导下,组织了能源管理体系第一次内审工作。通过内审,确认了各车间和相关部门基本能够按照能源管理体系规定的要求实施有效管理,公司的能源管理体系已经建立和运行。在烟台万华氯碱能源管理体系运行半年多以及内审的基础上,华夏认证中心有限公司组织对公司能源管理体系进行了两个阶段审核。通过第一阶段、第二阶段的审核,认为:烟台万华氯碱的能源管理体系已经建立,公司半年来的工作能够按照体系的标准要求进行,运行稳定、正常,并向企业颁发了能源管理体系认证证书。证书的取得,标志着能源管理体系已经在烟台万华氯碱实现了成功实施。

2能源管理体系在氯碱企业中的具体实施

2.1能源管理体系在节能核心设备电解槽选择管理中的应用2012年6月19日,工信部《化工行业重点用能产品能效标杆指标》,其中离子膜法烧碱(质量分数≥30.0%)生产企业能效标杆指标如表1所示。《烧碱单位产品能源消耗限额》(GB21257-2007)中规定烧碱装置单位产品能源消耗限额先进值为≤350kgce/t(离子膜法液碱≥30%);烧碱电解单元单位产品交流电耗先进值为≤2340kW•h/t。烟台万华氯碱2012年32%烧碱单位产量综合能耗为337.115kgce/t,交流电耗为2165kW•h/t。从上述数据可以计算出:上述3家公司烧碱电耗在综合能耗(离子膜法烧碱≥30%,下同)中所占的比重分别为:87.6%、84.23%、88.83%;国家标准中以及烟台万华氯碱的烧碱电解单元单位产品交流电耗在吨碱综合能耗中所占的比重分别为:82.17%、78.93%。吨碱电耗对吨碱综合能耗影响非常明显,起到非常关键的作用。因此,要实现能源管理体系在氯碱企业的有效、持续、规范运行,持续实现企业节能降耗的目的,必须做好企业节能核心设备电解槽的选择以及运行、维护管理。现就能源管理体系在氯碱企业核心节能设备电解槽选择管理中的具体应用,做以下探讨。(1)离子膜电解槽的选择。《能源管理体系要求》(GB/T23331-2009)4.4.6.2条款产品和过程设计控制明确规定:设计要“借鉴节能新技术和方法、最佳节能实践与经验”,选择电解槽时必须遵循这一条款的要求,确保选择的电解槽总电能消耗低,产品质量高;可靠性高,安全运行时间长;操作和维修方便;离子膜使用时间长。目前,国内外氯碱生产企业使用的离子膜电解槽主要有低电流密度电解槽、高电流密度电解槽以及膜极距电解槽。膜极距电解槽采用阴极弹性极网,缩短了阴阳极之间的距离,实现了电能的降低。因此,在设计选择电解槽的时候,要优先选择膜极距节能型电解槽,从设计源头上做好氯碱企业的节能管理工作。(2)离子膜电解槽的运行管理。《能源管理体系要求》(GB/T23331-2009)4.4.6.3条款设备、设施配置与控制明确规定:组织应确定对能源消耗、能源利用效率有重要影响设备、设施,并对其采购、使用和处置进行有效控制。离子膜电解槽吨碱电耗对吨碱综合能耗的影响非常明显。企业要做好电解槽的运行管理,降低电解槽的电耗,首先要识别出电解槽运行过程中的能源因素,评价确定出优先控制的能源因素,然后在电解槽日常的运行过程中加以控制管理,确保电解槽在经济运行的电流密度下运行,进入电解槽的各种物料质量合格,最大限度地延长离子膜的使用寿命,降低电解电耗。电解槽吨碱电耗降低,单位产量综合能耗也会随之降低,能源管理绩效就会不断增加。(3)离子膜电解槽的维修管理。电解槽维修质量对电解槽吨碱电耗也有着重要的影响。进行合理的设备维护、保养,以确保能源的有效利用,也是《能源管理体系要求》要求的重要内容。企业应针对电解槽运行周期及实际运行状况,制订维护保养计划,并识别电解槽维护保养中的能源因素进行评价,确定出优先控制的能源因素,然后在检修过程中严格控制管理,保证检修质量,确保检修前后电解槽电耗无明显变化。

2.2能源管理体系在烧碱加工设备选择管理中的应用《烧碱单位产品能源消耗限额》(GB21257-2007)中规定烧碱装置单位产品能源消耗限额先进值为≤490kgce/t(离子膜法液碱≥45%,下同),加工过程中单位产量烧碱的综合能耗为140kgce/t。烟台万华氯碱2012年48%烧碱单位产量综合能耗为458.557kgce/t,加工过程中单位烧碱的综合能耗为121.442kgce/t。从上述数据可以计算出烧碱加工过程中综合能耗在吨碱综合能耗(离子膜法烧碱≥45%)中所占的比重,限额中规定为28.57%,烟台万华氯碱为26.48%。烧碱加工过程中的能源消耗量对吨碱综合能耗也有重要的影响。要降低加工过程中的吨碱综合能耗,就要按照能源管理体系的标准要求,从设计选型、经济运行、维护保养等方面,加强烧碱加工设备即烧碱浓缩装置的管理,降低能源消耗,实现综合能耗的降低。能源管理体系在烧碱浓缩装置管理的应用如下。(1)烧碱浓缩装置的选择。氯碱企业烧碱的浓缩一般是用蒸汽作为热源来提高碱液的温度[2],使烧碱溶液中所含的水分部分汽化,达到提高烧碱浓度的目的。烧碱浓缩过程是一个传热过程。《能源管理体系要求》(GB/T23331-2009)4.4.6.2产品和过程设计控制条款中明确规定:在进行新的产品和(或)过程设计中,应考虑能源的合理利用、降低能源消耗、提高能源利用效率,因此在选择烧碱浓缩装置时要充分考虑装置的换热面积、传热系数、传热温差,选择最佳的浓缩装置,使浓缩装置蒸汽消耗最低,确保能源消耗最低。(2)烧碱浓缩装置的运行、维护管理。烧碱浓缩装置运行、维护管理水平的高低,对能源利用效率、能源消耗量的影响不容忽视。氯碱企业应根据自身的实际情况,按照能源管理体系的要求,合理选择烧碱浓缩装置的运行方式,优化装置运行,确保装置低耗高效经济运行;同时加强装置的维护管理水平,消除跑冒滴漏,延长装置的经济运行寿命,保持装置的最优能耗水平。总而言之,在氯碱企业实施能源管理体系,就是要按照标准的要求抓住影响烧碱综合能耗的关键因素,并在日常工作中加以控制,保证能源利用效率的提高和能源消耗的降低。

3烟台万华氯碱建立能源管理体系后取得的绩效

目前,烟台万华氯碱的能源管理体系已经运行近2年,运行稳定、正常,取得了较好的绩效。

3.12010年能源管理基准年能耗指标情况2010年,32%烧碱单位产量综合能耗为357.16kgce/t;48%烧碱单位产量综合能耗为475.09kgce/t;离子膜法电解单元单位产品交流电耗2235kW•h/t。

3.22012年能源管理体系实施后能耗指标完成情况2012年,32%烧碱单位产量综合能耗为337.115kgce/t;48%烧碱单位产量综合能耗为458.557kgce/t;离子膜法电解单元单位产品交流电耗2145kW•h/t。

3.3能源管理体系实施后取得的绩效与2010年能源管理基准年相比较,2012年烟台万华氯碱32%烧碱单位产量综合能耗下降了5.61%,48%烧碱单位产量综合能耗下降了3.48%,完成了公司2012年单位产品产量综合能耗下降3%的目标。目前烟台万华氯碱32%和48%烧碱单位产量综合能耗,均优于国家烧碱能耗限额标准先进值、山东省烧碱能耗限额规定值及国家清洁生产单位产品综合能耗一级产品限定值,能源管理体系已经成为氯碱企业实现节能目标和提高能源绩效的强有力保证。

4建立能源管理体系的体会

建立能源管理体系,首先,必须做到与企业现有的质量、环境、职业健康/安全、计量体系的有机结合,形成一套统一的整合型的管理体系,避免增加不必要的接口与冗余环节,使能源管理体系建立工作同时与其他体系工作真正落到实处;其次,必须把现行的节能管理工作做法与能源管理体系标准要求有机结合起来,使体系的规范化运作贯穿于整个管理过程;第三,建设能源管理体系必须加大节能技改的力度,积极采用节能新设备、新工艺、新材料,从源头上、过程中力求节能的最大收效;最后,必须全员参与,持之以恒,真正形成规范化、精细化、专业化的节能管理体系。

5结语

企业文件管理范文第6篇

在建筑施工过程中,各个阶段都包含着大量信息,采用传统的管理模式来对这些数据信息进行收集、分析及储存,不仅会花费大量时间,工作效率较低,而且信息采集不及时。如果采用现代化信息技术进行数据采集、分析和储存,就能有效进行建筑施工企业管理工作,提高工作效率的同时保证了管理质量。在汇总数据信息的过程中,利用信息技术可以使各个参与部门和单位对工程的实时施工信息进行掌握,及时有效地对工程质量进行控制,协调工程各个方面的关系,从而避免在施工建设过程中出现不必要的争端。可利用信息技术针对建筑工程中的多发问题构建专用数据库,对过去的质量事故数据进行分析,有利于工程管理质量的提高。此外,还可以用知识库的形式对建筑施工的质量控制点进行设置,对施工企业及监管部门的管理经验进行总结和提炼,有利于工程质量管理部门管理水平的提高

2现代建筑工程施工企业信息化管理中存在的问题

2.1信息技术应用不够广泛

如今我国建筑施工企业的数量越来越多,但规模、水平和素质等方面都存在较大的差异,一般情况下,规模较大的建筑施工企业,其管理水平相对规模较小的施工管理企业要高,已经开始广泛应用先进的信息技术,而对于规模较小的企业来说,没有将信息技术有效的应用与施工管理中,使得其管理水平不高。

2.2信息应用基础工作有待加强

有关资料显示,现代建筑行业中,很多企业在应用计算机技术是采用单击操作模式,无法对即时信息进行有效的传递和共享。除此之外,有很多企业对计信息技术的应用仅限于较狭窄的范围,对材料采购、项目管理等方面还没有实现信息化。企业无法在施工管理中充分发挥信息技术的优越性,造成数据收集不完整,从而导致管理水平没有提高。

2.3应用管理体制不完善

调查表明,建筑施工企业虽然在计划编制过程中加入了网络信息计划技术,但在实际的控制中,应用管理体制还不够完善,编制深度还有待提高。

3如何更好的应用信息技术

3.1管理人员的重视

要将信息技术更好地应用于建筑施工管理中,就需要建筑工程相关管理人员转变传统观念,重视信息技术。工程的相关管理人员要对信息技术应用狭窄的现状有充分的认识,要积极地将信息技术应用到建筑施工管理工作中,拓展信息技术的应用。管理人员要结合具体情况对工作人员进行培训,使员工都意识到信息技术的重要性,将信息技术进行利用和优化,提高建筑施工企业的经济效益,从而使企业在建筑行业站稳脚跟,得到发展。

3.2充分发挥信息技术的优势

要真正实现建筑工程管理的信息化,就要做到信息数据的自动收集、分析及储存,对储存的信息要能够进行检索和导出利用。建筑企业要结合具体情况,利用现代化信息技术进行战略目标的制定,及时有效地落实计划内容,建立起多功能的信息系统,充分发挥信息技术的优势。

3.3高度重视信息共享

在现代化建筑工程施工中,较大规模的参与单位和参与人员以及较多的建筑工程文件中包含了很多信息量,如果采用传统的纸文件来储存信息,不仅有很多层次,工作繁复困难,浪费人力物力大的同时也拉低了工作效率,而且在信息的传递和交流过程中,常常会出现人为原因的各种失误,使建筑施工工作开展缓慢并且困难,拉低经济效益,造成工作人员的压力,从而影响到整个公司的运转。可见信息共享是非常重要的,做好信息共享模块,就能使建筑工程的实时信息有效的传达到各个相关人员的手中,分析和处理工作就能快速有效的进行,有利于施工工作的开展,对企业经济效益的提升有很大促进作用。

3.4各种项目信息管理系统的开发

企业要重视信息技术在建筑工程施工管理中的应用,其中非常重要的就是基于因特网的各种项目信息管理系统的开发。构建专用数据库,将施工过程中各个环节的信息储存在数据库中,构建网络连接,使项目管理各个环节可以通过全面的信息掌握在网上进行操作。通过网络组织平台实现信息交流,提高各部门的工作效率,协调各部门的工作。

3.5工期、质量以及成本的控制

要利用管理软件对工程地工期、质量以及成本进行有效的控制。例如在控制工期的过程中,可以通过网络进度管理软件来显示相关的特性关系,用网络进度管理软件对工程的实施进度进行控制。质量控制极为重要,质量管理软件比传统的人工管理效果更好,并且耗费的时间短,结果更加准确可靠。在进行技术控制时,模板、深基坑等有关计算可用计算机技术进行,结果快速准确,可以开发一些设计软件进行相关设计工作。利用管理软件对施工工期、质量以及成本进行控制,很大程度的节约了人力,减少失误的发生,使工程管理质量得到很大提升。

4公司实施方案

我公司从2010年开始就投入了人力、物力、资金,建立信息库,先后使用了OA办公管理系统,金石建筑工地管理系统,将两个系统结合使用,管理,现场两条线即并行又交叉。成本部门在项目正式实施前相关成本控制预算就已经挂在公司建筑工地管理系统上,项目部根据预算明确成本控制目标,严格依据预算控制每一子项的成本,全程做到有目标有依据的透明化管理;项目部现场通过每天施工日记、采购计划、收料明细、签证记录等工作的实时上传保证现场所有信息的真实性,准确性,不可更改的可靠性,使管理工作有精准的依据,各部门按照流程化实施;公司领导则根据具体项目具体情况在宏观经营、资本运作等方面作出调整,保证了每一个项目顺利运行。

5结束语

企业文件管理范文第7篇

江苏省新世纪盐化集团作为江苏省盐业集团公司控股的一家大型化工集团,其前身是有着近60年历史的无锡二十一世纪化工集团,在基础化学品生产方面一度排在国内前几位。其间企业从国有到民营再到国有,随着职工身份的不断转换,企业的凝聚力也在逐步减弱,2007年的国际金融危机而面临资金链断裂的困境,最终,省盐业集团公司以良好的信誉、强大的经济实力战略重组无锡二十一世纪,组建江苏省新世纪盐化集团。目前,集团面临凝聚人心、异地搬迁、产业升级的重大战略任务。最紧迫的问题是异地搬迁成功,规划的产品按时间节点投产达效。为此,我们主要从以下几方那个面着手:

一是提倡忠诚企业,感恩企业。感恩,是我们中华民族的优秀文化传统之一。“滴水之恩当涌泉相报”,此君子也。企业和每个员工之间是鱼水关系,企业给员工提供一个良好的工作环境,提供一个工作和学习的平台,提供一个展示自我的天地,提供一个相对优越的待遇,企业是每个员工的经济来源。正因如此,广大员工才需要对这个衣食父母“多念鱼水情,常怀感恩心”。作为企业管理和决策者,对员工的支持和辛勤劳作表示感谢,做感恩的表率,用自己的信念去感染和鼓励员工。面对企业搬迁镇江,异地重建的现实,我们提倡企业和员工要同舟共济,关注员工的利益诉求,在养老医疗关系的转续、职工上下班的通勤、生活补贴等方面尽量解决职工的实际困难。正是有了这种上下一心,互相感恩的心态,我们众志成城,在镇江项目建设中,集团既要保证现生产,又要保证项目的按时完成,实行了一岗双责,项目建设者舍小家顾大家,克服困难,确保了工程的进度,比同类型的工程提前一年多的时间试车成功,被镇江市委、市政府评为“镇江速度”。

二是营造创新的文化氛围。讲求经营之道是企业文化的基本内容。企业归根结底是经济主体,搞好经营才是企业最根本的东西。一个企业的企业文化首先要求企业要按经济规律来确立经营活动的宗旨、方针、目标和战略。因此,我们在集团的生产经营中实行鼓励创新的氛围。无论把企业管理比喻为哑铃型还是马鞍型,最关键的是两端的营销和研发,中间是生产管理。把哑铃、马鞍的两头把好,那么这个企业就无大忧。营销和技术创新是企业的两个基本功能,每年我们在营销和技术创新上设置的奖励上百万元,并将销售收入的1%-3%作为研发费用,为了调动研发人员的积极性,我们还将绩效与研发成果挂钩,每年对营销和研发人员进行奖励。经营模式创新。经营模式创新是企业最重要的核心创新,起着四两拨千斤的作用。一个模式能够造就一个企业,甚至造就一个行业新的时代。当前,一流企业做模式,搞资本运作;二流企业做标准,三流企业做品牌,四流企业做产品。在经营过程中,我们提出用股权转让、增资扩股、技术引进、合资合作、重组上市等方式引进战略投资者,拓宽融资渠道;已建项目、在建项目、后续项目直至某个产品的生产单元都可作为合作项目的主体。并根据投资者的投入资金额对引进者给与奖励。要求在“十二五”期间,下述两大核心企业格林爱普和东泰公司实现上市。

三是注重品牌建设。人们常说“无形胜有形”,产品是看得见的,而管理是看不见的,是无形的,所以说无形是根本,它根植于企业的方方面面。过去无锡十一世纪面临倒闭的边缘,这里面既有国家大的宏观环境的影响,也有决策失误、产品质量引发信誉危机的影响。江苏省新世纪盐化集团要想活得更好,既要只关心产品,更要注重品牌建设!品牌它是一种形象,是一种诚信,是一种标准,是一种文化。所以,我们做产品的时侯,不惜重金从国外引进先进的技术,提高产品的质量,更是在销售产品的过程中提高我们的服务,让客户在获得产品实际使用效果的同时,也享受我们的优质服务,从而提高市场占有率,增加经济效益。

作者:唐红伟单位:江苏省新世纪盐化集团有限责任公司

企业文件管理范文第8篇

关键词:企业档案管理;企业文化;企业文化建设

企业文化建设对企业发展有很大促进作用,谷歌、阿里巴巴、腾讯、中国平安等知名企业非常重视企业文化建设,都将企业文化建设纳入企业发展战略。企业档案管理是企业管理的重要组成部分,企业档案客观记录了企业文化的发展历程。应当深入分析企业档案管理与企业文化建设之间内在关系,立足企业档案管理探索企业文化建设的路径。

1企业档案管理与企业文化建设的关系分析

企业文化是企业在长期经营和管理活动中形成的、为员工所接受和遵循的思想观念、价值信仰、行为规范等,包括企业精神、企业价值观、企业形象、企业战略、企业管理制度等。其中企业价值观是企业文化的基本内核,它决定着企业的发展方向、战略目标、共同理想等;企业精神是企业文化在精神层面的表现形式,它影响着企业文化建设的内容、方式、范围等;企业形象是公众对企业的总体认知和整体评价,也是企业文化的重要表现形式。企业档案管理是企业管理的重要组成部分,也是保存企业文化、开展企业管理的重要手段。随着企业改革的进一步深化和现代企业制度的确立,档案工作在推动企业各项工作开展、维护企业合法权益、促进企业文化建设等方面日益发挥出重要作用。从本质上说,企业档案与企业文化都是在企业管理活动和生产经营中形成的,都是为了服务企业发展,两者之间有着密不可分的联系。首先,企业档案真实记录了企业文化。一家企业在成立之初就开始积累企业档案,企业的经营理念、发展战略、重大事件等都会被真实地记录在企业档案中;此外企业文化建设需要从企业档案中寻找参考资料、汲取“养分”,不断完善企业共同愿景的构建、及时调整战略目标等。以笔者所在的河南金龙精密铜管集团为例,金龙集团自1987年建厂以来就非常重视企业档案管理,将集团在不同发展阶段形成的多种文字材料和所获得的荣誉证书、奖杯奖牌等进行归档并妥善保管,这些档案成为集团开展文化建设的宝贵资源。其次,企业文化建设能丰富和完善企业档案。比如企业开展教育活动、进行对外宣传时往往会产生大量的资料,这些资料是企业档案资料的重要来源。显然,企业档案和企业文化之间的关系是十分密切的。

2企业档案管理在企业文化建设中的作用探讨

企业文化建设需要以企业档案资料作为基础,对企业历史、企业战略、企业管理等进行提炼、加工和再创造。企业文化建设如果离开了企业档案管理,很可能会脱离企业历史和企业发展现状,变得不切实际,企业文化建设的针对性和有效性必然会受到影响。

2.1加强企业档案管理能够为企业文化建设提供充足的资源企业档案记录了企业发展、生产经营、战略目标、重大事件等内容,亦记录了与企业文化相关的内容。显然,只有深入分析和挖掘企业档案,通过企业档案把握企业的经营理念、发展目标、竞争优势等,才能更好地把握企业的文化精神、优良传统等,并有的放矢地开展企业文化建设,提高企业文化建设的针对性、科学性和有效性。为此必须加强企业档案管理,及时做好企业档案收集整理工作,为企业文化建设提供充足的档案资源。

2.2加强企业档案管理有助于展现企业精神企业档案生动再现了企业的发展历程、展示了企业精神,特别是企业实物资料,如企业在各个发展阶段获得的荣誉证书、奖杯奖牌以及获赠的名人题词等,利用这些档案举办展览或编纂企业文化读物,能便于员工了解企业历史、企业文化等,并培养他们的企业归属感、提升他们的职业自豪感。金龙集团在集团建成三十周年之际举办了企业文化展,利用企业档案作为展品,包括反映企业发展初期的纸质档案、照片、视频、集团获得的奖杯奖牌、反映领导人考察集团发展情况的照片,系统展示了集团发展历程、集中展现了企业精神。为此必须加强企业档案开发工作,将反映企业精神的档案资料进行整理与汇总。

2.3加强企业档案管理有利于提升企业形象企业形象是公众对企业的总体认知、情感态度、整体评价等的综合反映,也是企业文化建设的重要表现形式。加强企业档案管理能为企业形象建设提供原始性、权威性的资料与详实的素材,提高企业形象宣传的真实性、可靠性和针对性。如,企业的科技档案像科研数据、实验记录、设计图纸等,能够很好地展示企业在产品研发、技术创新等方面所取得的成绩,对于提升企业形象具有重要意义。此外,利用企业档案资料编撰各种企业宣传资料,也能很好地宣传企业形象。金龙集团就利用丰富的档案材料编撰了《企业档案指南》《企业管理成果汇编》《企业创新之路》等,积极做好对外宣传工作,充分展现了集团的内部管理情况与创新能力等,有效提升了集团形象。为此必须多举措做好企业档案利用工作,为提升企业形象提供档案服务。

3企业档案管理推动企业文化建设的路径研究

3.1加强企业档案文化建设应当加强企业档案文化建设,真正从企业文化建设的视角审视企业档案管理,推动企业档案管理从“重保管”向“重利用”转型,具体措施如下。第一,企业档案管理人员在日常档案管理中应注重档案的“文化性”,即将能够展现企业精神、反映企业文化的档案资料进行集中整理;第二,加强档案编研工作,通过编写《企业发展史》《企业文化建设》等文献资料,展现企业发展理念、创业历程、价值愿景等;第三,做好纸质档案数字化工作,通过企业官网、微信公众号等平台集中展示企业档案数字化成果,更好地展现企业文化,并充分利用音像档案,多角度展示企业文化。

3.2主动融入企业文化建设开展企业档案管理时要创新工作理念,充分认识做好企业档案管理对于企业文化建设的促进作用,主动融入企业文化建设中。可建立“对历史负责,为发展服务”的企业档案管理机制,积极配合企业文化建设。如,金龙集团定期组织员工到集团档案室参观,让员工深入了解集团的发展历程、经营理念、价值精神、战略目标等;利用举办“企业文化论坛”的契机,制作档案文化产品,增加员工和社会公众对集团文化的认可度。

3.3贯彻以人为本的理念企业文化建设涉及企业日常管理、企业生产经营、企业战略等方面内容,其根本目的是为了增强企业的凝聚力、向心力,激发员工的积极性和创造性。显然,以人为本是企业文化建设的基本内核,也是企业文化建设的价值目标。因此,也应将以人为本作为企业档案管理的重要原则,具体来说应当做到如下几点。其一,充分调动档案管理人员的工作积极性,使其主动为企业文化建设提供档案服务。其二,提升企业员工档案意识,让员工充分认识档案与档案工作的重要性,特别要让员工认识到做好档案工作能服务企业文化建设,鼓励员工参与档案管理,如及时将工作中形成的材料移交归档,或配合档案管理人员开展档案工作。其三,充分发挥企业档案在企业人力资源管理中的作用,如用档案记录员工的业务能力、职业道德、工作态度等,为企业人力资源管理提供客观、权威的信息,更好地培育企业的核心竞争力,为此还要针对企业的性质和特点,研究实现档案信息资源整合共享的方法。

参考文献:

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[3]苏焕宁.数字时代档案文化建设的新思维研究[J].浙江档案,2018(3):16-18.

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