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为什么削减成本的刀总是首先砍向IT?为什么会有人说:CIO = Career is over?为什么失败的质疑总是伴随着信息化项目?到底信息化是只能锦上添花?还是也能雪中送炭?
对于所有这些疑问的分析讨论,我觉得有必要回归到商业的本质:那就是对企业信息化的价值的分析。搞清楚这个问题,其它的问题也就迎刃而解了。
什么是企业信息化
要谈论企业信息化的价值,首先要弄清楚什么是“企业信息化”。
在英语中是没有“信息化”这个词汇的,比较相近的词应该是“管理信息系统”和“信息系统应用”,信息化这个词汇更多的带有中国特色。在国内,对于什么是企业信息化,不同的角度有不同的解读。
企业信息化:企业以企业流程(优化)重组为基础,在一定的深度和广度上利用计算机技术、网络技术和数据库技术,控制和集成化管理企业生产经营活动中的所有信息,实现企业内外部信息的共享和有效利用,以提高企业的经济效益和市场竞争能力。(一解)“企业信息化”是指“通过对信息技术的应用,开发和使用企业的信息资源,提高管理水平、开发能力、经营水平的过程”。企业信息化从发展程度看,分为三个层面和发展水平的不同阶段。第一是利用计算机实现对产品生产制造过程的自动控制。第二是利用计算机系统实现企业内部管理的系统化。第三是利用互联网开展的电子商务。(二解)企业信息化,就是企业利用现代信息技术,通过信息资源的深入开发和广泛利用,不断提高生产、经营、管理、决策的效率和水平,进而提高企业经济效益和企业竞争力的过程。企业要在利用信息技术改造传统产业和企业经营管理信息化两个方面加紧推进。
从以上的几个定义中我们可以看出:企业信息化,信息技术是手段,信息资源的有效利用是方法,提高企业的经济效益和竞争力是目标。因此企业信息化的价值讨论也不可能离开这几个方面。
在讨论企业信息化价值之前,我觉得还有必要对企业信息化的定义进行更进一步的分析。
从定义上看,信息技术是实现企业信息资源充分利用的手段,但不是实现企业经营管理目标的手段。也就是说实现企业的经营管理目标,信息技术只是工具之一,而且也不是唯一的工具。
另外就是,为了实现企业的经营管理目标,我们采用充分利用信息资源的方法。但是并不表示信息资源的充分利用是实现企业经营管理目标的充分条件。这只能是一个必要条件。
说一句题外话,从定义上我们也可以看出IT经理和CIO的区别:IT经理主要关注信息技术的运用,CIO更关注如何通过信息资源的开发和利用来实现企业的经营管理目标。
从上面的分析中,我们可以看出,信息技术为我们实现企业的经营管理目标提供了一种手段。由此我们可以得出一个结论:企业信息化过程中,管理是根本,信息技术是手段。
企业信息化的价值
下面,我们从信息技术和信息两方面来具体分析企业信息化的价值。
1、信息技术的价值
首先,我们知道,信息技术是企业经营管理目标的手段之一。通俗点说,信息技术对企业而言就是一个工具。工具的价值如何才能体现呢?我想,工具只有在使用过程中才能产生价值。就像我们买了一辆车,如果一直停在车库里面是没有任何价值的,只有为我们的出行带来方便才能发挥车的价值。这儿我们可以看到:信息技术的价值体现在信息技术的使用过程中。
其次,我们知道,工具能给我们带来多大的价值取决于我们是否选择了合适的工具。还拿车来举例,如果我们买车是为了运货,那我们首选货车,如果我们是为了接送客户,那我们首选轿车,我想很少会有人做出相反的选择。因此,我们要发挥信息技术的价值,首先需要选择合适的信息技术。
最后,要充分发挥工具的价值还在于我们是否有效使用了工具。还拿车来举例,我们买了车之后,如果没有规范的用车制度,没有合格的司机,没有定期保养,车的正常使用率和寿命就会大大降低。,对信息技术而言,企业自身能否有效利用信息技术决定了信息技术所产生的价值大小。
2、信息对企业的价值
下面我们再看看信息对企业的价值。通俗一点讲,也就是:什么样的信息对企业而言是有用的信息。
我想大家都不会否认,对企业而言,有用的信息首先必须是正确的信息。错误的信息只能导致错误的决策。
那么对企业信息化而言,如何才能保证信息的正确性呢?这分为两个方面:首先,我们要保证进入信息系统的信息是正确的;其次,我们要保证信息系统对信息的处理和传递是正确的。
其次,对企业有用的信息必须是及时的。只有新的信息能够得到及时的传递,企业才能对其做出相应的反应,使企业在竞争中能够领先一步。
那么对企业信息化而言,如何才能保证信息的及时性呢?这也分为两个方面:首先,我们要保证信息及时录入信息系统;其次,我们要保证信息系统各个环节对信息的处理和传递是及时的。
还有,对企业有用的信息必须是完整的。片面的信息只能导致决策的偏差甚至错误,只有完整的信息才能让企业对相关信息有一个全面客观的了解,做出正确的决策。
那么对企业信息化而言,如何才能保证信息的完整性呢?这也分为两个方面:首先,信息系统要完整保存所有的原始信息,其次信息系统要在信息加工、传递的过程中保证信息的完整性。
从上面的分析我们可以看出,企业信息化过程中,要发挥信息对企业的价值,我们要关注两个方面:一个方面是信息能够准确、及时进入信息系统;另一方面是信息在信息系统中能够得到及时、准确的传递、加工、存储和展现。这两个方面与人和业务流程是密不可分的。
信息的录入、加工、传递、展现、利用等都与人密不可分。人决定了企业能否有效利用信息。因此,我们可以得出:企业中的人是决定企业信息化价值大小的关键因素。
其次,企业相关的信息如何进行获得、加工、传递、存储和利用是由企业的业务流程来决定的。我们知道,企业的业务流程是为企业的业务战略服务的,而信息技术的引入,改变了传统信息的获取、加工、传递等的限制,这必然对企业的业务流程提出调整的要求。因此,我们可以得出:信息技术、业务流程与企业战略间的匹配程度是决定企业信息化价值的核心因素。
结语
从我个人的理解,随着整个社会从工业时代向信息时代的转型,企业外部环境的急剧变化,信息技术对社会和企业的影响越来越深刻,越来越多的信息技术已经从打造企业竞争优势的工具逐步成为企业进入某些特定市场的门槛。因此,我更愿意将信息系统看成是现代企业经营管理的基础设施,我觉得这也是企业信息系统的真正价值所在。作为基础设施,就离不开最初的设计规划,建设。这一部分工作决定了基础设施的直接价值和绝大部分的潜在价值。而建成后的管理和维护(绝不等于我们通常理解的信息系统的运维)是能否发挥潜在价值的关键因素。
基于价值链来说,信息化财务监控对现代企业的作用是毋庸置疑的,其对于企业内部各职能部门、厂房以及下属子公司等起到有效沟通、协调等作用,可以把企业的日常经营活动中的销售行为、市场行为、研发行为、运营行为以及财务行为等进行有机结合,使企业内部较为独立或分散项目、计划以及活动等可以基于某一价值链出发,为企业高层管理者全盘把握企业的日常运作提供重要载体。而在统一沟通与协调下,企业内部各业务与经济个体将可以更好的基于整体目标出发,在责任细化落实的前提下,其也属于一个重要的监督渠道,是企业构建全面协调与高效商业环境的重要手段之一。
二、基于价值链的企业信息化财务监控分析
1.构建集成化的监控体系
对于企业信息化财务监控工作来说,构建集成化体系属于重要的前提条件,对于整个工作的顺利开展具有绝对性的引导作用。在具体工作上,一定要先从企业价值链出发,全面把握财务监控的实质目标,在一般情况下该目标可以基于企业的战略发展要求、核心价值、关键绩效以及外部监管标准等层面把握;然后对该目标进行合理细化,并基于企业价值出发构建财务监控的组织架构与主题。在一般情况下,其组织架构需要多维发展,从而可以根据不同的监控主题形成不同的分类工作;最后对企业各业务与各财务的价值指标进行整理、归集以及合并等,形成统一的数据指标口径,并对它们之间的关联点进行分析,把错误的数据给予剔除,统一财务、业务以及外部信息等价值指标的存在,从而构建完整的分层级监控体系。该体系主要基于企业财务结果与业务指标出发,较为合理的体现到全价值链的具体运行情况。而出于强化财务分析与数据收集等层面工作的需要,还要进一步开拓监控指标的覆盖圈,把外沿指标引进体系中,并有选择性的进行监控,从而扩大企业的数据收集与分析面。
2.构建财务监控信息化系统
对于现代企业来说,信息化已经属于一个不可逆转的过程,其给企业业务流程提供了更多的电子化与自动化手段,同时也为企业财务监控提供了自动获取与更新的技术支持。在具体的工作上,可以在构建监控体系的前提下,建立一个统一化的财务监控系统,把企业各监控点所获取的数据、信息等进行全面积累与整合,并形成一套完整的标准规范,而对于该系统,其本质上即要求可以相互关联,有要求可以分层分级。在利用该系统时,主要是通过工具对系统内部的数据进行全面查找、对比、配套、分析以及收集等等,并根据企业的具体要求设置一个异动的预警线,一旦异常变动超出设置范围时,其将自动完成预警工作。另外,其还可以基于指标级别与预警严重性出发,对预警信号进行分级设置,然后明确各级别预警信号的接收人、处理人以及审核人等等,构建企业内部预警闭环控制机制,为企业高层管理者提供一个更为安全、高效的运行环境。
3.财务监控和分析的有机结合
对现代企业来说,其在基于价值链集成管理工作时,其财务监控和财务分析具有很大的相似之处。例如,在一般情况下,二者都要基于企业价值出发,构建涵盖企业财务、业务等数据的指标体系。因此,对于企业来说,如果把二者进行有机结合,则可以统一运用一套指标体系,其在降低企业该层面成本支出的同时,还由于二者之间的相互利用与促进,提高工作效率与准确性。在具体的工作上,可以先对企业价值链较为核心的指标进行全过程监控,为日常经营活动中及时掌握异常问题提供支持。而在进行监控时,一旦发现到异常问题,一般情况下先为财务分析体系提供数据,使企业的每一项财务分析工作都可以紧跟日常经营转变,更好迎合企业发展需要。然后,对于财务分析体系,其可以简单的划分为常规性与专题性两种,从而更加全面与细化地为企业财务监控体系提供数据支持。在日常的工作上,监控人员将可以按照公司经营日常需要出发,把财务分析过程中获得较为重要的指标对监控系统进行有效固化与系统化,并与系统的自动取数接口进行链接,全面转化为财务监控体系中的某一指标。随着定期的自动更新工作,将可以更加方便的分析与发现所存在的问题,然后再利用监控办法形成持续性的跟踪与风险防范工作,进一步提升企业基业价值链所构建的财务分析体系与监控体系的存在价值。从以上分析可以知道:监控体系有利于引导分析体系的向前发展,而分析体系则可以进一步完善监控体系,最终形成一个较为有力的经营、决策支撑平台。
4.实时化监控管理理念
对于现代企业来说,无论其管理理念多么先进,管理手段多么合理,要想实现财务有效监控,最终还是需要依靠企业内部的工作人员去执行。这是因为对于企业来说,其在构建信息化财务监控时,其实时性是否可以体现到实际工作上、效果是否可以显现等都依靠工作人员去获取、分析以及提供等。对于企业的内部工作人员,其都可以称为财务监控体系中数据与信息的拥有者、输入者以及使用者,因此这一部分人员素质的高低决定了企业财务实时监控的效果。在具体的工作上,企业一定要全面把握与分析相关人员在信息系统中的本质作用,进而可以有依据的完成各级管理人员积极性的调动。同时,企业在运用监控体系时,还要不定期地对内部员工的信息使用、分析以及处理等能力进行培养,全面构建实时化的监控运用理念,把看似“高大上”的预警体系的接收工作、处理工作以及使用工作等量化到具体环节。另外,对于企业高层管理者来说,在构建财务实时监控体系时,其责任也非常重大。因此在具体的工作上,一定要学会如何接受新鲜事物的产生,如果不懂财务监控系统的运用,一定要积极学习,从而可以对企业日常运营情况进行实时监控,并根据发现的问题及时采取有效措施,充分发挥财务监控体系的作用。
5.构建智能化的监控信息输出机制
对于企业财务监控体系来说,其信息输出意味着整个体系进入最后环节,因此该机制同样非常重要。财务监控信息的输出要求直观、高效和显性化,这是监控系统与其他系统的主要区别点之一。例如,在具体的工作上通过地图着色的形式,更加直观反映各市场模块的预警级别。一般情况下,黑色为最高级别,次之为红色,黄色属于预警最低级别,而绿色则代表基本正常。而对于预警信息的输出,要在确保信息安全的前提下,力争在财务和业务领域中最大限度地进行共享,使财务监控信息发挥更大的作用。另外,对于监控指标来说,其预警信息往往夹杂着较多的没用信息,因此还需要构建配套的信息汇总输出模型。而系统将可以自动地对同一主题下的监控信息进行汇总,监控人员可以基于系统生成的监控汇总信息,编制日、周、月的监控报告,高效及时地向管理者提供经营决策支撑,提高企业风险控制能力。
三、结论
关键词:信息化 价值链 改进 评价
现代企业间的竞争不再是发生在企业与企业之间,而是发生在企业各自的价值链之间。只有对企业的价值链进行科学、有效地管理,企业才能获得真正的竞争优势。而随着信息技术、通讯技术、计算机网络技术的高速发展,企业正在逐步从低到高实现自己的信息化,这样的信息化也必然会渗透入企业价值链的从生产、管理到销售、决策的各个环节,给企业的价值链带来从未有过的整合与改进。
波特的价值链理论及其发展
迈克尔·波特(Michael E·Porter)在《竞争优势》一书中最早提出了价值链(Value Chain)一词,他所提出的价值链是传统意义上的,为一系列连续完成、使原材料转换为最终产品的业务活动,一开始仅用于制造业中。波特将企业的活动分成基本活动(包括进货、发货、生产、经营、销售、服务等)和辅助活动(包括基础设施、人力资源管理、技术开发、采购等)。
企业信息化的特征及其内容
(一)企业信息化的特征
企业信息化是指企业广泛利用现代信息技术,充分开发利用企业信息资源,以增强其应变能力、创新能力、提高其运行效率,从而提高企业的竞争能力的一个过程。它的特征可以描述为:
企业信息化以现代信息技术为手段。现代信息技术主要是指微电子技术、计算机技术和网络通信技术,企业信息化过程中正是对这些技术加以广泛运用,现代信息技术是实现企业信息化的必要手段。
企业信息化以提高企业的竞争力为最终目标。而提高竞争力又是以提高企业的应变能力、创新能力为基础的。
企业信息化以信息资源为对象。实现企业信息化要充分开发,利用企业的信息资源,而现代信息技术正是作用于这些信息资源。
(二)企业信息化的内容
对于不同的企业,企业信息化的内容也不尽相同。我们以制造业为例,企业信息化包括以下几个方面:
企业生产过程信息化:生产过程信息化是企业信息化的起始阶段,位于企业价格链的起始环节。企业生产过程的信息化是利用信息技术对生产信息资源进行充分开发利用,以提高生产效率的过程,包括计算机辅助设计、计算机辅助制造和计算机辅助创新。
企业经营过程信息化:主要是采购和销售过程的信息化,它是利用信息技术对于企业上游的供应链和下游的客户关系进行信息整合与处理,从而达到提高企业采购效率,增加销售份额的目标。它包括供应链管理系统、客户管理系统、销售管理系统等。
企业内部管理信息化:主要是指企业利用现代信息技术,对其内部办公、人事、财务、资产等信息进行开发利用,以达到提高企业管理效率的目标。这一过程信息化包括企业办公自动化系统、财务管理系统、库存管理系统、人力资源管理系统等。
企业决策信息化:即利用现代技术给企业决策提供信息,包括决策支持系统、智能支持系统、数据整合与数据仓库。
企业信息化的发展给企业的价值链带来了横向与纵向、内部与外部的变化与延伸,信息的运用不仅改进了企业生产经营活动的每一个环节,也改造了企业整个传统价值链。
企业信息化对企业价值链的改进与评价
企业信息化给企业价值链带来的改善主要体现在以下几个方面:
(一)优化价值链的各个环节
企业信息化将信息技术运用到采购、生产、销售以及人事、财务、内部管理等各个方面,这使得价值链的基本活动中的采购、生产、销售和服务以及辅助活动中的基础设施、人力资源管理、技术开发等各项环节的信息得以充分开发利用,每个环节的效率都得以提高,达到优化的目的。
(二)缩短企业内部价值链增大利润
企业信息化提高了价值链各个环节的效率,优化了价值链的各个环节,从而使得各个环节的资源充分利用,达到了节约资源,提高效率的目的,整个价值链缩短了,并且利润空间加大。而且有效地降低了成本:计算机辅助设计和辅助生产,使得企业生产成本与设计成本下降;企业内部管理信息化,使得企业管理成本下降,仓储物流成本降低;供应链、客户管理系统,帮助企业掌握市场动态、销售数据,有效地组织采购与销售,降低了采购成本与销售成本;企业决策过程信息化,降低了决策成本。
转贴于
这些都使得企业内部价值链的效率提高,成本下降,利润空间增加,如图1、图2所示。
(三)企业价值链更能适应外部环境变化
企业信息化使得企业的价值链更能适应外部环境的变化,主要是由于以下几个原因:
信息技术加速了资源在全球范围内的流动与优化配置,使得传统价值链得以改进,企业各部门之间,企业部门内部信息渠道更为畅通,管理成本下降,管理效率得以提高;信息化使得企业技术水平得以提高,产品设计改进,产品质量提高;通过对信息的快速充分获取,可以确定企业最有利的交易伙伴,包括采购与销售;信息化对于生产过程、生产前后后勤活动都有所改进,不仅使生产效率提高,且减少了后勤活动中的浪费,提高了企业资源利用率;企业利用现代技术手段,建立完善的客户资料库,改进完善其售后服务。
所有这些都使得企业核心竞争力提高,应变能力增强,更加适应外部环境,信息技术手段的运用使得企业能够对外部环境的变化作出快速、正确的应对。
(四)延伸企业的外部价值链
企业内部价值链各个环节之间有着互动的联系,而且企业价值链与供应商价值链、客户价值链之间也有着互动联系,企业信息化加强了这种互动。利用信息化手段可以快速方便的搜集采购信息,选择最合适的供应商,降低采购成本,提高采购效率;同时,利用现代信息技术,使得客户与企业之间的联系更为紧密,建立了有效的客户服务中心,提供一对一的交互式服务。企业信息化的发展使企业价值链延伸,形成上游为供应商下游为客户的产业价值链,而且之间更加互动。
(五)有助于需求与供给平衡以形成良性互动的生态价值链
信息手段的发展与应用,使供应商与企业、企业与其客户之间信息渠道更为畅通,企业需要多少,何时需要,这种信息通过企业采购部门提供给供应商,而市场上有多少客户,客户的需求是什么,何时需要,需要多少等相关信息又反映给企业,供应商、客户、企业之间的需求与供给保持平衡,避免了原材料和产品的积压,降低了成本,从整个社会的产业价值链来看,社会整个价值链上的各个环节信息渠道畅通,供需平衡,是一条良性互动的生态价值链。
(六)实现资源共享以建立多赢产业价值链
企业信息化的发展同样使得信息资源在供应商、客户、企业之间共享,通过现代信息技术促进与供应商、客户之间的战略伙伴关系,一方面,增强了与供应商之间的互动,降低物流成本、交易费用、原材料积压成本等;另一方面增强了与客户之间的互动,提高客户满意度,减少库存成本。企业信息化的发展整合了企业价值链,实现了企业价值链、供应商价值链、客户价值链的信息化管理,促进了供应商、企业、客户三方多赢的局面,实现了一条多赢的产业价值链。
参考文献
1.周长荣,王元.企业信息化与企业竟争力[J].商业研究,2006(4)