企业档案信息化论文3篇范文

第一篇

一、企业档案信息化建设发展不平衡

各企业档案信息化建设存在发展不平衡的情况，部分企业开展了档案信息化建设，而有一些则没有，尤其是一些中小企业。即便是在已经开展了企业档案信息化建设的企业中，也存在着极大的不平衡。规模大且效益好的企业，其档案信息化建设的投入也多，并且也取得了较好的效果；而对于一些规模小且效益差的企业，其档案信息化建设投入较少，往往效果也差，很多信息化建设项目比较落后或一直停留在原计划中。一般来说，大型国有企业的信息化建设要好于中小企业，石化、电力和钢铁等效益好的企业优于其他企业，东部企业优于中西部企业。

二、加强企业档案信息化建设的措施

（一）加强领导，统筹规划。领导方向的正确与否直接关系到档案信息化建设的成败。没有领导的支持和带领，要实现企业档案信息化建设便只能是一句空话。因此，在企业档案信息化建设过程中，首先要成立一个专门领导机构，由这个领导机构负责组织相关部门和人员制定规划，同时合理地协调各部门的工作，控制资金、技术和人员的调配。此外，加强对企业档案信息化建设重要性的宣传力度，使领导干部和档案管理人员真正认识到企业档案信息化建设的重要性，只有这样才能保证他们能够真正地投入到档案信息化建设中。

（二）加强企业档案信息化建设的基础工作。企业档案信息化建设很重要的一点便是加强企业档案基础整理工作，为做好企业档案信息化建设打好基础。加强对反倾销档案、企业文化档案、信用档案和知识产权档案等企业核心信息资源的收集和管理；加强企业电子文件的管理归档；注重企业档案信息数据库的开发，致力于建设功能强大的企业档案信息管理系统。目前，已保存的企业档案信息资源主要是以传统载体形式存在，企业档案数字化信息资源较少，因此，必须加快传统载体企业档案信息数字化进程，增加数字化企业档案信息资源总量。企业档案信息是国家重要的战略资源和宝贵财富，必须从法律法规、技术保障、组织管理、基础设施等多方面统筹考虑，构建强大的企业档案信息安全保障体系，制定相关的档案信息安全保障措施，加强管理，运用先进的信息安全保障技术来保证企业档案信息的安全。

（三）加快相关标准规范的制定。标准规范是企业档案信息化建设中不可或缺的要素，是企业信息化建设的基本保障。无论是企业电子文件接收，还是企业馆藏档案数字化，都要坚持规范性原则，制定出相应的规范和标准，按照统一的规范对企业电子文件进行归档，传统纸质企业档案的数字化及数字化档案的保管、利用都需要按照规范标准进行，避免互不兼容、各自为政和重复建设等现象的发生，让企业档案信息化建设有章可循、有法可依。

（四）注重人才队伍的建设。由于企业档案信息化建设是一项技术性和专业性很强的工作，因而人才队伍的建设显得尤为重要。企业档案管理人员在日常工作中要加强自身素质和专业的培养，注重法律、管理科学、信息技术等各方面知识的学习，以适应档案信息化建设的要求；同时，企业档案管理人员还应当转变观念，积极探索档案信息开发利用方式，主动去了解掌握企业档案中的有用信息，实现从企业档案管理者到企业档案信息开发者的角色转变。

作者：黄骏单位：广州市第二建筑工程有限公司

第二篇

1提升企业档案信息化管理水平的策略

（1）创建计算机网络档案管理系统。想要实现企业档案的信息化管理，首先应该根据企业档案管理的实际状况，利用计算机网络技术，创建适合企业自身情况的计算机网络档案管理系统。通过计算机网络的运行，能够突破企业档案信息资源所有者的限制，创建一个既能控制又能方便利用的档案信息网上查询系统，例如，创建企业内部局域网，通过加密保护、身份验证、信息验证、数字签名等，保管好企业的一些机密性档案以及知识产权档案，对于一些公开地宣传企业的档案资源，企业还可以通过局域网进入国际互联网，进一步扩大档案信息收集与利用的范围。

（2）建设企业档案信息资源。企业档案结构的工作人员应该充分地利用计算机技术与网络技术，加宽档案机读目录数据库的建设，不断提升档案资源检索、利用的服务水平。企业档案的信息化管理应根据国家以及省市档案局的关于电子文件、文件归档、储存以及管理的相关规定与标准，积极地应用与推广适应企业性质、职能需要以及管理特点的档案资源管理软件，实现企业档案资源的采集、分析、整理、归档、存档、查阅、利用、鉴定以及销毁等工作的管理和监督，以此保证档案资源电子文件的可识别性、安全性、准确性、完整性以及真实性等，进而保证电子文件的法律凭证地位。例如，建立公开信息资源档案，对外宣传企业，别人通过查询能够全面地了解企业的信息，能够保证企业之间进行规范的商业往来和合资合作，建立企业双方的资信关系，通过信用调查消灭不必要的信用风险和交易风险。

（3）企业全员参与到档案管理工作中。因为企业的档案信息数据库应用系统通常是由一些专业的技术人员设计，导致在一些企业中存在档案信息化管理系统和企业需求脱节的问题，这样严重地影响了档案信息化管理系统并不能充分地发挥和实现自身的价值。因此，企业员工作为档案信息化管理系统建设中的一员，应该积极主动地参与到系统建设的各个环节中，例如，企业内部任何人员，可以通过身份认证在任何一台联机电脑根据自身的需要，能够随时在自己的电脑上自动查询所需要的档案资源，尽可能地和开发者进行思想沟通，全员参与到档案信息化管理工作中，及时地反馈自己的意见，以此实现与系统开发者达成共识，进而设计出符合企业档案管理实际状况的档案信息化管理系统，提高信息系统开发的成功率与实用性。

（4）企业档案信息化建设和企业改革相结合。随着社会的发展，企业为了能够跟上时代的脚步，其自身也在不断的改革中，因此，企业档案信息化建设应该和企业改革相结合。首先，应该创建一支高素质的档案信息化管理人才队伍，通过对档案管理人才进行档案管理技术、信息技术的培训，提高档案人员运用信息技术的技能，同时还可以引进档案信息化管理水平高的人才，以此满足企业档案信息化管理的要求；其次，与企业档案管理模式相结合，积极地展开对企业档案信息化管理的探索，认真研究信息化条件下企业档案管理现代化的新要求，及时地沟通和交流，不断地积累和推广经验。此外，企业档案信息化建设应该始终坚持变“被动管理”为“主动管理”，坚持以效益为重点、以利用为中心的指导思想，有针对性地研究市场经济条件下企业信息化档案建设需要改革的地方，最大限度地满足各项工作利用档案的需求。

2结束语

总而言之，传统的档案管理方法已经不能够满足现代企业的实际需求，档案信息化管理以其便捷、高效、优质、方便等特点，逐渐取代了企业传统的档案管理方法，并且逐渐成为适应社会与时展的必然趋势。因此，企业的档案管理人员应该充分重视档案信息化管理的重要性，然后采取相应有效的措施不断地提高档案信息化管理水平。

作者：王星匀单位：红云红河烟草（集团）有限责任公司红河卷烟厂

第三篇

1.企业管理层不重视

现目前，我国相当一部分企业在进行企业档案信息化建设的过程中，前期阶段所涉及到的调研工作不够充分，直接导致最终所建设起来的自动化系统功能、数字化档案都无法为相关用户是提供便利，相关档案信息化工作的专业人员，在这一期间也没有及时的到位。那么在实际执行相关工作的过程中，如何过企业档案资源体系没有进行良好的分类、整理、检索、编研，并且没有建立起具有良好效果的档案信息管理制度，甚至于没有建立起具有规模性的档案数据库，没有将现代化的计算机技术应用到档案信息的管理工作中，也就无法真正的建立起一支现代化的档案信息管理队伍，无法实现企业档案信息化。依据相关的数据统计来看，我国当前的企业档案目录数据体系中，能够直接通过计算机进行管理的目录仅仅只占到了总体数据的2%，这和信息化档案建设的目标相比较而言，相去甚远。因此，针对企业档案信息来构建起一个数字化的档案信息数据库，对于档案的收集、贮存、积累信息进而帮助企业建设提供决策辅助来说，起到了至关重要的作用。尤其是随着我国企业生产经营活动执行过程中，大量横向信息的文件种类、互动、数量增加等面的情况下，其载体形式也同样在朝着多样化的方向进行转变。现如今，专业人员所呈现出普遍低素质现象，实际上已经成为了企业档案信息化建设工作中的一个瓶颈。也就是说，现阶段各个企业档案工作人员所呈现出的多方面素质水平，还无法满足现代社会信息化形式的发展需求。

2.企业档案信息化建设的设想与对策

现目前，企业的档案信息化建设工作实际上已经成为了一个迫在眉睫的问题，并且还需要长期性的坚持，那么在这基础上，所应当要采取的建设措施主要有以下几个方面：

2.1档案信息化是决策和管理的基础

企业档案信息化建设工作执行的根本目的，就是为了能够使得企业本身的运行效率大幅度提升，进而强化领导的相关据侧水平、管理能力，那么这就需要从最小投入、最大获利的角度出来，来构建出一个真正适应社会主义市场经济体系发展的档案管理体系。同时，也的相关领导必须要充分的认识到，档案开发信息资源实际上是企业发展过程中，自身管理、决策中的必须，进而充分的认识到档案信息化人才队伍是档案信息化建设过程中，极为重要的一个客观因素。此外，任何一个档案信息系统在进行建设的过程中，实际上都不是某个单独的部门所能够独立完成的，这都需要企业的领导层加以协调，促使各个部门都能够积极的参与到其中，达到协调、全面组织的保证。通常情况下，都是由各个部门来提出相应的要求，分析用户本身的实际需求，之后再通过档案信息系统部门，达到开发、集成的目的，进而由领带来提出针对性的解决措施。

2.2企业档案信息化建设是市场经济发展需求

档案本身实际上就是大量社会信息资源构成的一个基础，尤其是现代社会正处在一个信息时代体系发展过程中，人们对于信息上的需求，已经从以往的数量超支质量需求进行转变，但也正是由于这方面因素的影响，使得档案信息化建设、提供服务的相关工作，面临了巨大的挑战，这方面的影响使得档案管理开始出现了质的变化。特别是在市场发展的过程中，企业档案信息管理部门，必须要对于相关的观念加以转变，研究出真正符合市场经济、信息社会发展需求的档案体系。具体来说主要有以下几个方面：

2.2.1建立人才第一的思想观念以往传统的档案工作，实际上都是将保管当做其中所存在的主体，并且利用封闭式档案室进行贮存，提供给相应的人员进行阅读、利用，在这一过程中，管理人员实际上就类似于保管员。毫无疑问的，在如今信息时展的过程中，以往传统形式下的档案信息体系，已经不能够满足人们的实际需求。而对于信息时代的社会来说，人们更依赖于通过人本身的知识、技能、素质、业务熟练程度，以及智力资源等，来对于信息资源的掌握以及实际拥有程度加以体现。而将这方面具体到档案管理工作中后，相关档案人员在实际执行收集、管理、提供、利用、开发等过程中，实际上都起到了至关重要的作用，管理人员不仅仅是档案数据库的建造者、维系者，同样也是信息提供与索取之间的纽带，是档案信息质量的保障。因此，企业在进行档案信息化管理建设的过程中，必须要树立起档案管理第一的观念。

2.2.2建立档案研究首要地位观念档案信息化管理部门本身，应当要将档案与社会之间融为一个整体，让档案信息化能够直接面向社会，但在这一过程中，单纯使用档案管理实体是不够充足的，还应当要使得资源的收集理念，真正的转变到资源利用上，进而对于档案馆藏所涉及到的内容进行深层次的挖掘，有目标、有计划的对于社会上的相关档案数据加以收集，主动的针对档案信息进行分析，进而让档案信息能够真正的成为对于社会发展有着利益的知识。必须要在档案管理人员管理体系中，对于研究、利用、熟悉馆藏的风气进行提倡，不能够单纯的追求数量。要加以了解的是，在如今的信息时代，网络的便捷性使得电子信息资源数量大幅的增加，相关文件只要通过网络的形式便能够查阅，这才是档案是信息化建设所带来的变革。

2.3实现资源的共享与整合

信息资源具有自身的特殊性，它能够通过不断的扩充信息量使其信息资源得到有效的利用，从而达到使利用效率增加的目的。所以，企业管理部门应当在设立在专门的信息管理中心或者档案管理室，使内部的管理结构能够得到有效的同时，同时对各个编号进行合理的分类，对软件的功能设置进行统一的划分，形成局域网，实现内部资源的共享，最终达到无纸化办公的目的。除此以外，当企业在向外部信息时，还应当做到对信息资源的保密，同时还应该可行的考虑信息资源利用和信息资源保密之间的关系，在积极开展对外服务的同时，使内部的信息资源的保密性得到提升。在信息的收集上，还应当注重多元化，将个各类资源整合到一起，丰富档案资料库，以此来为企业的发展提供更加优质的信息基础服务。另外，还可以根据企业自身档案的特点，设立专门档案管理模块，为专业人士提供针对性的查询服务。

3.结语

综上所述，企业的档案信息化管理建设实际上是一个长期性的任务，其本身是当前社会化发展过程中对于档案事业所呈现出的必然需求。也就是说，档案信息化的建设工作，不仅仅是企业管理者本身所需要重视的工作，同时也是每一个档案管理人员的职责所在。所以，在当前企业档案工作发展的过程中，就必须要针对企业档案的多方面管理素质加以强化，最大限度的确保能够与时俱进，进而利用更加完善的企业档案信息化措施，来最大限度的确保企业档案信息能够满足社会的需求，让企业档案信息能够走上可持续的发展道路。

作者：颜昱辉单位：中国航空动力机械研究所608所