浅谈合同管理信息化建设范文

合同管理作为内控管理的重要一环，目前多数企业还停留在粗放型管理的阶段，近年来随着内外部环境和监管要求的进一步提高，越来越多的企业开始重视合同信息化系统的建设。通过合同信息化系统的建设，有利于提高职工的工作效率以及合同决策效率，规范合同全流程管控，切实提高合同内控风险管控能力。

合同管理存在问题

合同范本订立不规范

有些单位规模较小，无法务部门或法务人员拟定或审核合同范本，出现合同条款不完备、不具体明确的情况，合同存在效力瑕疵，容易引发法律风险；或者法务人员拟定和修订了合同范本，经办人新老版本混用，造成范本使用不规范的问题。

合同审批环节效率低

合同签批多采取手工串行方式进行审批：即经办人持纸质合同逐个找审批人审批，一个审核环节结束下一个审核环节才能开始。如其中一个审核人审核不通过，整个流程需要重新开始，浪费人员时间及精力。一份合同审批时间快则两三天，遇到审批人员出差或请假，长则十天半个月。

合同履约环节跟进不到位

部门之间缺乏协同性，部门均某一特定环节参与，导致实际履行合同的人不一定了解合同内容，了解合同内容的人也不参与合同的履行。一旦出现经办人员调动或离职的情况，合同后续付款流程较长时期内无人跟进，或者合同到期后未及时签订新的合同，实务中还存在财务部门提醒催促经办部门尽快履行报销手续付款的情况，存在法律风险。

合同档案管理分散

合同归档管理是企业管理的一项重要内容，也是企业维护自身合法权益的必要手段。传统方式存在信息不能及时归结，档案数据零散，查找困难的问题，具体为：合同多采用手工登记相关信息方式记录，容易出现合同信息采集滞后的情况；一旦合同有变更未及时提交给登记人，记录的信息将不准确；汇总工作需要耗费大量人力与时间，缺乏统一的合同管理人员及合同编号，不方便合同查找与保管。实践中还出现合同主办部门未能及时将合同登记备案，后续查询合同时到财务部门复印报销合同附件的情况，即增加了财务部门的工作量又浪费了纸张。

合同后评价机制未形成

合同管理的后评价，是保证合同执行运行的有效性，促使企业预防和控制合同管理风险的有效途径。实务中，合同履行后，对于重点项目或异常合同无相关的评价机制，特别对合同执行中的难点及争议等的评价，没有部门跟进后评价工作。合同管理系统化构想合同信息系统的应用为完善内部控制提供了手段，内部控制不断对信息化提出更高的要求，二者相符相承，互相促进。合同管理系统建设“以风险控制为导向”的内控设计流，构建“一体化”、“模块化”、“集成化”、“功能化”的设计模式，覆盖了合同的准备起草、审核会签、审批跟踪、终结归档，查询统计等各个阶段，实现了合同全流程闭环管理。

规范准备起草与会签功能

一是实现合同范本管理，建立统一的合同范本模板库，每次合同下关联多个范本，并支持导出导入功能，方便经办人选择相关合同范本；二是提升起草效率，通过上传合同初稿，实现基础信息自动提取，内容在线编辑暂存补录等。三是将原有分散的、手工的合同审核盖章流程进行整合，利用信息化手段将各部门与人员的审查职责固化在流程中，根据不同业务内容匹配相应的审批流程，设置相关审批权限及不相容岗位职责，多个审批人可并行在系统中会签审批意见，改变手工“串联”审批方式。四是优化审批方式。审批时限是承办部门最为关心的事情，为了保证合同审批和履行效率，设置提醒功能，并支持移动办公，通过手机APP与移动办公相结合，支持手机签批。合同跟踪设置预警功能经办人录入合同履行计划，根据计划设置相应的风险预警提醒节点和付款提醒节点，实现在线信息及时提醒，预警逐渐升级的方式，使相关人员、领导重视合同的执行情况，防范合同履约风险的发生。例如临近履行期满的合同设置预警，提醒相关人员合同即将到期(包括OA，微信或者短信等)，便于承办人提前做好谈判和签约的准备，避免出现合同到期后的空白期。

实现集成化信息共享

将系统与其他建成的系统进行对接和集成，发挥合同管理系统最大的使用效益。如与财务报销系统集成，在收付款环节传递付款信息至财务系统，自动生成记账分录；与招标采购系统集成，合同草拟阶段，对应招标系统的中签信息，共享合同招投标信息结果；与用印系统相集成，签订合同后加盖电子印章。通过系统化的集成，实现数据同源、信息共享，避免信息孤岛。设置合同登记归档设置合同登记归档功能。从系统中自动截取合同基本信息，包括合同编号、合同名称、主要项目内容、主要权利义务履行期限、合同金额、付款节点等进行登记，连同合同电子版生成电子归档资料。同时合同签订用印后，系统设置时限，自动提醒“档案管理员”和“业务经办人员”收回纸质合同，完成归档工作。

设置查询统计功能

根据部门管理需求，可在权限内查看合同的文本内容，了解合同相关信息，利用查询功能，查询合同所有状态信息（如合同审批中审批完成、已变更、已解除、已废除、已用印，已归档等），动态的监控合同执行，实现历史记录的追踪查询。引入“云计算”理念，利用大数据分析与统计功能，统计发展趋势，生成可视化的图标，直观反映历史对比、趋势对比等状况，为管理层在业务经营上提供决策依据。查询统计功能还能实现对业绩的科学管控，结合绩效考核情况，制定激励的措施，激发员工工作的积极性，实现绩效的公平量化标准化的考核。

建立合同后评价机制

合同管理信息系统的应用提供了更多的内部监督方式和时机，在时间、空间、方法上更具有更大的可操作性。在系统中设置合同后评价小组用户，标记设置重点项目合同和状态异常的合同。对于此类合同，后评价工作小组可以在系统中评价合同执行是否达到预期目的、执行过程中遇到哪些问题，是否得到有效解决等，并在系统中形成结果分析报告，对存在的问题反馈整改，形成长效工作机制。建立客户管理模块与工商系统对接，导入客户资信情况，便于对客户资信的及时了解，并合同客户进行分类评级。如对于黑名单客户禁止交易签约，对于灰名单的客户签约审批过程中系统风险提示。已交易过的客户，动态维护更新包括客户主体信息，联系方式，往来账目，评级信息等。

合同管理系统化建设关注问题

对于做好合同管理信息化建设关键在于“七分管理三分应用”，需要特别关注以下几个方面：首先，应重视合同管理信息化配套制度及应用指南建设，为信息化系统应用奠定制度保障，夯实应用基础。借助财务信息化系统建设，不断优化合同管理流程，明确管理结点，同时丰富管理手段和管理目标，与手工操作有许多不同的地方，特别是管理结点向前延伸，除了财务人员外，许多业务人员也需要应用相关系统，因此，在系统建设和运行期间，需要通过配套合同管理制度及应用指南的建设，支撑合同管理信息化系统的应用，以编制内部规范性文件及作业指导书的形式规范系统应用及管理流程，系统应用人员通过上述文件可以简单明了地掌握实际操作，为信息系统的推广和使用奠定基础。其次，建立优秀的合同管理队伍。优秀人才的作用在企业中越来越重要了，同样合同管理信息化的实施的关键也离不开人才队伍的建设，尤其是合同管理系统相关人员的信息化意识。由于信息化文件的录入、审核、归档、查询等都是在计算机上实现的。这不仅要求合同管理的相关用熟悉管理办法和标准，还要合同信息化管理系统的使用和计算机的操作，以确保合同管理各阶段信息记录真实、数据录入准确。最后，开展合同管理系统业务培训，合同管理系统的成功应用，应提升相关人员的专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。因此，要重视提高合同管理人员的工作技能，企业要积极创造学习氛围，定期举行合同管理信息化的培训，分阶段、有侧重地提高合同管理人员的工作技能。

结语

合同管理系统化建设使企业进一步完善企业的制度、优化企业的流程，并把风险控制的要求落地。但我们也要认识到，合同管理系统软件只是一个外部系统，只有在系统中运转的业务流程持续优化才能发挥信息化系统的实质价值。因此，在合同管理系统化建设中，应多方配合不定时的对合同管理流程进行梳理及优化，不断完善信息化管理系统，提升管理效率与质量。

作者：陈晓谦 单位：交通运输部南海航海保障中心汕头通信中心