电子文件管理论文范文

电子文件管理论文范文第1篇

电子文件的分类与甄别 在信息社会之中，电子文件是信息记录的主要形式。网络之中的电子文件数量十分巨大，需 要人们加以科学地管理，才能便于人们的利用。

 那么，我们首先应当解决电子文件的分类问题。电子文件由于与纸质文件形态的不同，其分类原则与方法也应当有所区别。

 在一台没有联网的几个部门共用的计算机之中，我们可以按照不同部门或时间先后顺序对机内文件简单划分一下。各自部门的文件以部门间称相互区别，或以文件录入者的姓名或代码 相互区别。而内部网络中的计算机文件，就应当按行业、地区或系统相区别，然后再给予每 个文件的制发单位一个独立的数码。如果考虑到与归档后的电子档案类别相互协调，也可参 照档案全宗号和档案分类号划分电子文件的类别。

 企业内的电子文件分类，也可参照国家档案局制订的《工业企业档案分类试行规则》划分，把企业中的全部电子文件划分成公务文书类、科技图文类、财会文件类、人事文件类，然后 借鉴档案分类号细分电子文件类别。

 电子文件的检索原则应当是方便利用和便于文件保密。但电子文件只有做到科学分类，才能实现查找便捷。计算机对文件的检索，基本上也是模拟人工检索，只不过是信息处理速度远 远地超过人脑对检索词的反映速度。但是，如果机内文件杂乱无章，文件名称不规范，同样 会制约机检速度。查找网上文件，更不可以盲目检索，而必须知道所查找文件的网址、系统 、文件制发单位和文件名称等等一系列检索符号。否则，如同大海捞针。另一方面，电子文 件也需要保密或限制利用。企业经营决策、长远规划、技术专利、客户管理文件、基本数据等不少信息属于企业内部机密，有些内容不允许部人员知悉，有些可有偿利用。对于这一部 分文件，一般的用密钥加以控制。随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都 再难以做到绝对保密。所以，对于企业的核心机密，应当采用更加稳妥的保密手段。

 电子文件的甄别也是需要我们加以考虑的问题。这个问题的关键是区别电子文件真伪、区别电子文件的原件与复制件。电子文件进入网络运行后，其复制是极为便利的，同时，也不能 排除别有用心者对客户文件或档案进行篡改，这样的行为可能严重损害某些网上客户的信誉 或经济权益，甚至引起法律纠纷。这样，我们就必须认真考虑电子文件的真伪识别问题。笔 者认为，电子文件制发单位可在机内输入隐形条码，使之与伪造或复制件相区别。当网上用 户使用任何一份文件时，他只知道该文件内容，而无法知道该文件条码。同样，只有具备隐形条码的电子文件才是原件，才能作为凭证或依据使用。

 电子文件的鉴定与归档 电子文件在归档之前，要进行认真地鉴定。电子文件的鉴定，主要是区分文件价值。在本单位制作的所有电子文件之中，只有那些对本单位工作具有查考利用价值或艺术保管价值的， 才有必要作为电子档案保存下来。其余的电子文件就可以在机内删除。

 电子文件的鉴定，也存在着区别真伪问题。档案部门所保管的电子档案，应当是电子文件的原件或真实的电子文件;否则，电子档案就失去了凭证价值。归档的电子文件还应当区别出原件与复制件。文件制发单位必须将电子文件的原件归档，以保持该电子文件的原始性，以维护电子文件的凭证性和依据性。档案部门应当将电子文件的隐形条码与该文件一同归档 ，以维护电子文件的权威性，并作为电子文件原始性、凭证性和依据性的基础。归档的电子文件复制件应注明原制发单位和复制人，使之与原件相区别。此外，还应对电子文件的完整性进行鉴定。主要包括电子文件内容的完整性、文件制发法律手续的完整性、法律依据的完 整性、文件办理过程的完整性等等。

电子文件管理论文范文第2篇

[论文摘要]该文阐述电子政务环境下管理电子文件的原则，并从保证公文的真实性、完整性、可读性和安全性出发，提出对电子文件实施科学管理的具体措施和技术手段。

电子政务是指运用信息及通信网络技术打破行政机关的组织界限，优化政府组织结构和工作流程，形成新的政府管理形态，实现政府、非政府组织、企业和公民之间的良性互动。电子政务系统实质上是政府办公自动化在范围和功能方面的延伸，从内部办公延伸到对外服务，它是面向社会的政府办公自动化。在电子政务系统中，公文的起草、审核、签署、以及收文办理等，都是在电子政务的操作平台中进行。这些在电子政务系统中运行的公文，是机关职能活动的历史记录，所以必须按照档案管理的要求进行归档和管理。但由于这些公文是通过电子政务公文处理平台产生的，它的特点决定了其归档和管理的方式并不能简单套用纸质文件的归档和管理方法，而应将电子文件的管理功能嵌入电子政务系统之中，实行文档一体化管理与全过程管理等方式，并采取多种措施，以确保电子文件的真实性、完整性、可读性和安全性。

传统的文件与档案管理，它们各自具有一套独立的管理流程，两个管理流程执行各自主管机关制定的制度和标准，并且两个流程之间是通过文件实体的交接而衔接的。而文档一体化管理是按照文件生成与运行规律，采取统一、严密的手段，高效地组织与管理文件。文档一体化管理与传统文件和档案管理相比较，最大的区别是通过对文件和档案管理流程的重组，达到两者在管理上的无缝化和程序上的一体化，从而最大限度地消除组织机构因素造成的两者在衔接上的真空地带和减少重复性作业。

1电子文件管理的原则

1.1“前端控制”原则

考虑到电子文件的易改性、易逝性等的特点，如果还是象过去那样，按照文件的生成、积累、鉴定、立卷、归档，分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件，那么电子文件的真实性就难于保证了，电子文件的流失也是不可避免的，并且还会造成部分的重复劳动。因为电子文件在归档之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或无意地删除；有些在文件形成时已提取了主题词，文件归档之后还要进行标引工作，这无疑是增加了劳动量。因此，必须贯彻“前端控制”的原则，即要求将原来纸质文件管理系统中后期阶段需要控制的手段提到前端，也就是说档案部门对于电子公文的管理工作的介入要向前延伸，从文件生命周期的“前端”就开始控制文件的归档活动。具体来说，在文件系统设计阶段，档案人员就要参与设计、进行指导；就应该考虑归档与归档后文件管理的需求，将集中管理一份文件的所有相关信息作为一个整体归档。要把归档工作嵌入工作流程，以保证在每一个流程之后，将相关文件实时归档。并且要求用户及时著录和鉴定文件信息，并且把著录、鉴定信息与电子文件之间建立联系，以保证文件归档时，将该电子文件与相关信息一并移交或发送给档案部门。

1.2“全程管理”原则

根据电子文件的特点，必须建立一个完整的管理体系，即对电子文件从产生到永久保存或销毁进行全过程和全方位的管理，以确保电子文件的真实性、完整性和可读性。

电子文件全程管理原则具体应该体现在电子文件管理体制与模式的确定、管理系统的设计与运行、管理制度的内容和执行等方面。以电子文件管理系统对文件流程各阶段的管理和监控为例：设计的系统应对产生于机构内部各部门及其应用系统上的电子文件进行统一的归口登记、分类、鉴定，同时监控和记录针对文件的一切操作，如文件的创立、登记、修改、审核、签署、分发等。而且，对文件进行的技术操作，包括操作平台的转换、存储位置的改变等都应该记录下来。因为这种管理和跟踪记录，对于证明和保证电子文件的行政有效性和法律证据性都有着重要的作用。

2电子公文的真实性保障

判断传统文件的真实性，主要考察两个方面：一是文件载体的原始性；二是文件形式的原始性，其主要是指具体的文件内容、字体、字迹以及具有法定效用的签署、印章等。只要其中的任何一项发生了变化，就可以对文件的真实性表示怀疑。但判断传统文件真实性的准则并不适用于电子文件，因为一是电子文件的载体与其信息是可以分离的，载体的不固定性，使得电子文件不再具有传统意义上的“原件”的概念；二是电子文件的更改可以不留痕迹，复制起来真假难辨，处理过程又具有隐蔽性。因而判断电子文件的真实性必须更多地着眼于其内容的真实性，主要是认定文件是否就是当时当人当事形成的，主要关注的是其本质的要素保持不变。国际上的一般做法是采用法定程序对电子文件的生命周期进行全过程管理，并通过技术措施和管理制度，组成一个贯穿电子文件从生成、运作到处置全过程的安全“通道”，以此来保证数字信息的真实可靠性。在目前的技术条件下，一般可采取的措施是：

2.1在计算机系统中设置安全防护技术措施

一是建立对电子文件操作者的身份识别与访问权限的控制，防止非法侵入。

二是设置操作日志，自动记录实施操作的人员、时间、内容等。

三是对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。在国家立法机构正式颁布有关电子签章的法律实施之前，对只有签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子文件签章。

2.2身份识别技术

身份识别技术主要用于正确识别通信用户或终端的个人身份。最常用的方法是给每个合法用户一个“通行字”，代表该用户的身份。通行字一般由数字、字母或特定的符号组成、只有本人和所使用的计算机知道。当合法用户要求进入系统访问时，首先输入自己的通行字，计算机会将这个通行字与存储在系统内有关该用户的资料进行比较验证。如果验明他为合法用户，就可接受他对系统进行访问；如果验证不合法，计算机就会拒绝该用户对系统进行访问。

2.3防写技术

将数字信息文件设置为“只读状态”，在这种情况下，用户只能从计算机上读取信息，而不能对其作任何修改，可以有效地防止用户更改数字信息内容，从而达到保护其真实性的目的。

3电子公文的完整性保障

传统文件的完整性保障主要是通过鉴别文件最初形成的信息内容和载体是否被破坏过，是否保持着作为证据所要求的各要素。而电子文件的显示，却随着使用软件的不同，其外观可能不一样，再加上电子文件的信息与其载体又是可以分离的，因而使得传统文件完整性的判断标准不再适用于电子文件。

目前比较一致的看法是，电子文件的完整性一是指电子文件和与之具有有机联系的其他相关文件数量齐全；二是指每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。为此，要求电子文件归档时，有关电子文件的支持软件和软件的支持文档、以及有关的元数据都应同时归档。在同一活动中，有时除了形成电子文件之外，还可能形成一些纸质文件，为保持这些文件之间的有机联系，确保同一活动中形成的档案信息完整性，应尽可能将这些纸质文件作数字化处理，作为电子文件一并保存。对于在不同应用系统中分散形成的、不同媒体的内容相关的电子文件，如有关同一事件的电子文件一部分在电子邮箱中，一部分在电子表格或相关数据库中，则应收集齐全并保持有机联系。在电子政务系统中按公文处理流程生成的公文，其构成要素包括文件处理单、原文、附件、电子文件的纸质拷贝件等，都应纳入归档的范围。

4电子文件的可读性保障

电子档案来自各个方面，来自各立档单位，往往是在不同的计算机系统上形成的。其内容格式及数据结构不尽相同。这种差异必然导致在利用过程输出时所使用的技术与方法的不同。又由于计算机技术的飞速发展，电子公文形成时所依赖的计算机软硬件技术不久就有可能过时，以致新的软硬件无法读取原先存储的数据，所以为保证数字信息档案长期可存取性，建议采取以下几种措施：4.1采用通用技术

目前，电子公文的形成方式多种多样、很不统一，这将给今后利用工作带来许多的困难。所以在电子文件归档时，应把属于特殊格式的电子文件转换成通用的文件格式；或将电子文件建立在通用的数据平台上，以消除由于技术不同或技术过时所带来的影响。一般文字型电子文件以XML文档和RTF、TXT为通用文件格式；图像电子文件以JPEG、TIFF为通用格式；影像数据以MPEG、AVI为通用文件格式；音频电子文件以WAV、MP3为通用文件格式；多媒体音像数据以MPEG、AVI为通用文件格式。

4.2打包保存法

打包保存法就是在保存电子文件的同时，将与电子文件相关的软件及其应用系统一并保存，并与电子文件存储在一起。在使用该电子文件时，可运用与该电子文件存储在一起的这些软件系统进行读取。此法一般是针对那些无法转换为通用文件格式的电子文件，如用音频设备获得并经过计算机处理的动态影像文件，应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。

4.3拷贝法

拷贝是在原来的技术环境下，适时重写信息数据，防止由于存储载体物化性能变化而引起的信息丢失，这也是电子文件长期保存的一种基本方法，此法目前已大量地应用于磁盘、光盘、磁带档案信息的长期保存上，但它不能解决电子文件由于计算机软硬件过时所引起的长期保存问题。

4.4再生性保存法

再生性保存法是指将技术过时的存储在磁性载体或光盘上的电子档案，适时地转移到纸张上或缩微品上的方法。这样利用时就不再使用计算机软硬件技术读取，从而避免了计算机软硬件过时所带来的麻烦，并能很好地保证电子文件长久的可读性。其不足之处是失去数字化信息可远距离传输、检索方便、使用灵活等特点。而且，有些电子档案信息，如声音信息、视频信息、超文本信息、多媒体信息等也无法转移到纸上或缩微品上。

4.5迁移法

迁移法就是将数字信息从一种技术平台转换到另一种技术平台上的复制方法，它是计算机软硬件变化适时改变数字信息格式的一种处理过程。这一过程使得数字信息在将来也可以被读取。迁移也意味着数据信息从一个存储载体转移到另一个存储载体上，以进行数字信息的长期保存与读取。采用迁移法，通常是将对软件依赖性强的格式迁移到对软件依赖性低的通用格式上。或者将数字信息从品种繁多的格式迁移到易于管理的标准格式中。目前迁移技术被认为是保护数字信息长期存取的必须和恰当的选择。但迁移也不能“一劳永逸”，随着电子计算机技术的升级，还应适时再迁移，从而使数字信息随技术更新而一代一代地向下流存。

以上介绍的几种方法，一般地说，对于使用频率很高、软硬件技术未过时的、仅是存储载体理化性能发生变化的，可采用拷贝法；对于使用频率较高、软硬件技术已快过时的，可采用迁移法；对于使用频率较低、软硬件技术已快过时的、并且确有长期保存价值的数字信息可用再生保存法。

5电子文件的安全性保障

建立健全科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，这也是确保电子信息档案真实可靠的重要措施。

5.1建立安全管理制度

电子文件是由人制作的，其管理和利用都要按人的意愿进行。因此对参加电子文件制作和参与管理的人员必须加强管理，以防不测。必须制定一套人人都应遵守的安全管理制度，以约束涉及电子文件与电子档案人员的行为。实践证明，良好的安全规范是保证数字信息安全的一项极为重要的措施。

5.2加强对电子文件制作和管理人员的管理和教育

在电子文件的安全管理过程中，仅靠制度是不够的，还必须加强对涉及电子文件人员的管理和教育。通过宣传教育或短期培训等途径，提高他们对保证电子文件和档案真实、可靠重要性的认识，提高他们科学管理电子档案的素质，增强他们工作的责任感，并树立一丝不苟的工作作风。

5.3建立全过程的管理制度

电子文件从形成到电子档案的开发利用，中间要经过很多环节，哪一个环节出了问题，都会影响到电子文件的真实可靠性。因此，建立全过程的管理制度，明确各环节的职责要求，就显得非常重要。如电子文件形成之后，要及时收集积累，以防分散状态下发生信息丢失；电子文件归档时，要严格检查相关文件是否收集齐全，否则就会给将来利用带来困难和麻烦；迁移时，要认真检查是否发生信息丢失。任何环节的疏忽，都将对数字信息的真实性与可靠性造成危害。

综上所述，要实现电子政务环境下电子文件的科学管理，就必须贯彻“前端控制”和“全程管理”的原则；为保证电子公文的真实性、完整性、可读性与安全性，就必须采取一系列相应的技术措施和手段，以确保管理目标的实现。

参考文献

[1]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2001.

电子文件管理论文范文第3篇

[论文摘要]该文阐述电子政务环境下管理电子文件的原则，并从保证公文的真实性、完整性、可读性和安全性出发，提出对电子文件实施科学管理的具体措施和技术手段。

电子政务是指运用信息及通信网络技术打破行政机关的组织界限，优化政府组织结构和工作流程，形成新的政府管理形态，实现政府、非政府组织、企业和公民之间的良性互动。电子政务系统实质上是政府办公自动化在范围和功能方面的延伸，从内部办公延伸到对外服务，它是面向社会的政府办公自动化。在电子政务系统中，公文的起草、审核、签署、以及收文办理等，都是在电子政务的操作平台中进行。这些在电子政务系统中运行的公文，是机关职能活动的历史记录，所以必须按照档案管理的要求进行归档和管理。但由于这些公文是通过电子政务公文处理平台产生的，它的特点决定了其归档和管理的方式并不能简单套用纸质文件的归档和管理方法，而应将电子文件的管理功能嵌入电子政务系统之中，实行文档一体化管理与全过程管理等方式，并采取多种措施，以确保电子文件的真实性、完整性、可读性和安全性。

传统的文件与档案管理，它们各自具有一套独立的管理流程，两个管理流程执行各自主管机关制定的制度和标准，并且两个流程之间是通过文件实体的交接而衔接的。而文档一体化管理是按照文件生成与运行规律，采取统一、严密的手段，高效地组织与管理文件。文档一体化管理与传统文件和档案管理相比较，最大的区别是通过对文件和档案管理流程的重组，达到两者在管理上的无缝化和程序上的一体化，从而最大限度地消除组织机构因素造成的两者在衔接上的真空地带和减少重复性作业。

1电子文件管理的原则

1.1“前端控制”原则

考虑到电子文件的易改性、易逝性等的特点，如果还是象过去那样，按照文件的生成、积累、鉴定、立卷、归档，分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件，那么电子文件的真实性就难于保证了，电子文件的流失也是不可避免的，并且还会造成部分的重复劳动。因为电子文件在归档之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或无意地删除；有些在文件形成时已提取了主题词，文件归档之后还要进行标引工作，这无疑是增加了劳动量。因此，必须贯彻“前端控制”的原则，即要求将原来纸质文件管理系统中后期阶段需要控制的手段提到前端，也就是说档案部门对于电子公文的管理工作的介入要向前延伸，从文件生命周期的“前端”就开始控制文件的归档活动。具体来说，在文件系统设计阶段，档案人员就要参与设计、进行指导；就应该考虑归档与归档后文件管理的需求，将集中管理一份文件的所有相关信息作为一个整体归档。要把归档工作嵌入工作流程，以保证在每一个流程之后，将相关文件实时归档。并且要求用户及时著录和鉴定文件信息，并且把著录、鉴定信息与电子文件之间建立联系，以保证文件归档时，将该电子文件与相关信息一并移交或发送给档案部门。

1.2“全程管理”原则

根据电子文件的特点，必须建立一个完整的管理体系，即对电子文件从产生到永久保存或销毁进行全过程和全方位的管理，以确保电子文件的真实性、完整性和可读性。

电子文件全程管理原则具体应该体现在电子文件管理体制与模式的确定、管理系统的设计与运行、管理制度的内容和执行等方面。以电子文件管理系统对文件流程各阶段的管理和监控为例：设计的系统应对产生于机构内部各部门及其应用系统上的电子文件进行统一的归口登记、分类、鉴定，同时监控和记录针对文件的一切操作，如文件的创立、登记、修改、审核、签署、分发等。而且，对文件进行的技术操作，包括操作平台的转换、存储位置的改变等都应该记录下来。因为这种管理和跟踪记录，对于证明和保证电子文件的行政有效性和法律证据性都有着重要的作用。

2电子公文的真实性保障

判断传统文件的真实性，主要考察两个方面：一是文件载体的原始性；二是文件形式的原始性，其主要是指具体的文件内容、字体、字迹以及具有法定效用的签署、印章等。只要其中的任何一项发生了变化，就可以对文件的真实性表示怀疑。但判断传统文件真实性的准则并不适用于电子文件，因为一是电子文件的载体与其信息是可以分离的，载体的不固定性，使得电子文件不再具有传统意义上的“原件”的概念；二是电子文件的更改可以不留痕迹，复制起来真假难辨，处理过程又具有隐蔽性。因而判断电子文件的真实性必须更多地着眼于其内容的真实性，主要是认定文件是否就是当时当人当事形成的，主要关注的是其本质的要素保持不变。国际上的一般做法是采用法定程序对电子文件的生命周期进行全过程管理，并通过技术措施和管理制度，组成一个贯穿电子文件从生成、运作到处置全过程的安全“通道”，以此来保证数字信息的真实可靠性。在目前的技术条件下，一般可采取的措施是：

2.1在计算机系统中设置安全防护技术措施

一是建立对电子文件操作者的身份识别与访问权限的控制，防止非法侵入。

二是设置操作日志，自动记录实施操作的人员、时间、内容等。

三是对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。在国家立法机构正式颁布有关电子签章的法律实施之前，对只有签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子文件签章。

2.2身份识别技术

身份识别技术主要用于正确识别通信用户或终端的个人身份。最常用的方法是给每个合法用户一个“通行字”，代表该用户的身份。通行字一般由数字、字母或特定的符号组成、只有本人和所使用的计算机知道。当合法用户要求进入系统访问时，首先输入自己的通行字，计算机会将这个通行字与存储在系统内有关该用户的资料进行比较验证。如果验明他为合法用户，就可接受他对系统进行访问；如果验证不合法，计算机就会拒绝该用户对系统进行访问。

2.3防写技术

将数字信息文件设置为“只读状态”，在这种情况下，用户只能从计算机上读取信息，而不能对其作任何修改，可以有效地防止用户更改数字信息内容，从而达到保护其真实性的目的。

3电子公文的完整性保障

传统文件的完整性保障主要是通过鉴别文件最初形成的信息内容和载体是否被破坏过，是否保持着作为证据所要求的各要素。而电子文件的显示，却随着使用软件的不同，其外观可能不一样，再加上电子文件的信息与其载体又是可以分离的，因而使得传统文件完整性的判断标准不再适用于电子文件。

目前比较一致的看法是，电子文件的完整性一是指电子文件和与之具有有机联系的其他相关文件数量齐全；二是指每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。为此，要求电子文件归档时，有关电子文件的支持软件和软件的支持文档、以及有关的元数据都应同时归档。在同一活动中，有时除了形成电子文件之外，还可能形成一些纸质文件，为保持这些文件之间的有机联系，确保同一活动中形成的档案信息完整性，应尽可能将这些纸质文件作数字化处理，作为电子文件一并保存。对于在不同应用系统中分散形成的、不同媒体的内容相关的电子文件，如有关同一事件的电子文件一部分在电子邮箱中，一部分在电子表格或相关数据库中，则应收集齐全并保持有机联系。在电子政务系统中按公文处理流程生成的公文，其构成要素包括文件处理单、原文、附件、电子文件的纸质拷贝件等，都应纳入归档的范围。

4电子文件的可读性保障

电子档案来自各个方面，来自各立档单位，往往是在不同的计算机系统上形成的。其内容格式及数据结构不尽相同。这种差异必然导致在利用过程输出时所使用的技术与方法的不同。又由于计算机技术的飞速发展，电子公文形成时所依赖的计算机软硬件技术不久就有可能过时，以致新的软硬件无法读取原先存储的数据，所以为保证数字信息档案长期可存取性，建议采取以下几种措施：4.1采用通用技术

目前，电子公文的形成方式多种多样、很不统一，这将给今后利用工作带来许多的困难。所以在电子文件归档时，应把属于特殊格式的电子文件转换成通用的文件格式；或将电子文件建立在通用的数据平台上，以消除由于技术不同或技术过时所带来的影响。一般文字型电子文件以XML文档和RTF、TXT为通用文件格式；图像电子文件以JPEG、TIFF为通用格式；影像数据以MPEG、AVI为通用文件格式；音频电子文件以WAV、MP3为通用文件格式；多媒体音像数据以MPEG、AVI为通用文件格式。

4.2打包保存法

打包保存法就是在保存电子文件的同时，将与电子文件相关的软件及其应用系统一并保存，并与电子文件存储在一起。在使用该电子文件时，可运用与该电子文件存储在一起的这些软件系统进行读取。此法一般是针对那些无法转换为通用文件格式的电子文件，如用音频设备获得并经过计算机处理的动态影像文件，应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。

4.3拷贝法

拷贝是在原来的技术环境下，适时重写信息数据，防止由于存储载体物化性能变化而引起的信息丢失，这也是电子文件长期保存的一种基本方法，此法目前已大量地应用于磁盘、光盘、磁带档案信息的长期保存上，但它不能解决电子文件由于计算机软硬件过时所引起的长期保存问题。

4.4再生性保存法

再生性保存法是指将技术过时的存储在磁性载体或光盘上的电子档案，适时地转移到纸张上或缩微品上的方法。这样利用时就不再使用计算机软硬件技术读取，从而避免了计算机软硬件过时所带来的麻烦，并能很好地保证电子文件长久的可读性。其不足之处是失去数字化信息可远距离传输、检索方便、使用灵活等特点。而且，有些电子档案信息，如声音信息、视频信息、超文本信息、多媒体信息等也无法转移到纸上或缩微品上。

4.5迁移法

迁移法就是将数字信息从一种技术平台转换到另一种技术平台上的复制方法，它是计算机软硬件变化适时改变数字信息格式的一种处理过程。这一过程使得数字信息在将来也可以被读取。迁移也意味着数据信息从一个存储载体转移到另一个存储载体上，以进行数字信息的长期保存与读取。采用迁移法，通常是将对软件依赖性强的格式迁移到对软件依赖性低的通用格式上。或者将数字信息从品种繁多的格式迁移到易于管理的标准格式中。目前迁移技术被认为是保护数字信息长期存取的必须和恰当的选择。但迁移也不能“一劳永逸”，随着电子计算机技术的升级，还应适时再迁移，从而使数字信息随技术更新而一代一代地向下流存。

以上介绍的几种方法，一般地说，对于使用频率很高、软硬件技术未过时的、仅是存储载体理化性能发生变化的，可采用拷贝法；对于使用频率较高、软硬件技术已快过时的，可采用迁移法；对于使用频率较低、软硬件技术已快过时的、并且确有长期保存价值的数字信息可用再生保存法。

5电子文件的安全性保障

建立健全科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，这也是确保电子信息档案真实可靠的重要措施。

5.1建立安全管理制度

电子文件是由人制作的，其管理和利用都要按人的意愿进行。因此对参加电子文件制作和参与管理的人员必须加强管理，以防不测。必须制定一套人人都应遵守的安全管理制度，以约束涉及电子文件与电子档案人员的行为。实践证明，良好的安全规范是保证数字信息安全的一项极为重要的措施。

5.2加强对电子文件制作和管理人员的管理和教育

在电子文件的安全管理过程中，仅靠制度是不够的，还必须加强对涉及电子文件人员的管理和教育。通过宣传教育或短期培训等途径，提高他们对保证电子文件和档案真实、可靠重要性的认识，提高他们科学管理电子档案的素质，增强他们工作的责任感，并树立一丝不苟的工作作风。

5.3建立全过程的管理制度

电子文件从形成到电子档案的开发利用，中间要经过很多环节，哪一个环节出了问题，都会影响到电子文件的真实可靠性。因此，建立全过程的管理制度，明确各环节的职责要求，就显得非常重要。如电子文件形成之后，要及时收集积累，以防分散状态下发生信息丢失；电子文件归档时，要严格检查相关文件是否收集齐全，否则就会给将来利用带来困难和麻烦；迁移时，要认真检查是否发生信息丢失。任何环节的疏忽，都将对数字信息的真实性与可靠性造成危害。

综上所述，要实现电子政务环境下电子文件的科学管理，就必须贯彻“前端控制”和“全程管理”的原则；为保证电子公文的真实性、完整性、可读性与安全性，就必须采取一系列相应的技术措施和手段，以确保管理目标的实现。

参考文献

[1]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2001.

电子文件管理论文范文第4篇

电子文件管理元数据宏观结构分面化的基本概念

电子文件管理元数据结构分为宏观结构和微观结构，所谓宏观结构就是电子文件管理元数据顶层框架的架构，而微观结构是指电子文件管理元数据元素的构成。本文主要研究的是电子文件管理元数据宏观结构的分面化问题。

所谓“分面”，是指可以表征一类事物某一方面属性的一组简单概念元素。对于同一类事物，可以用多种属性作为划分标准，形成多个面——分解[1]。在所形成的多个分面之间，是相互独立并行的，因此各分面内的元素就可以进行组合——组配。这种组配由于有“多个面”参与，所以可以多维地、全面地揭示事物的属性；由于参与的“多个面”是组配的，所以又可以灵活地、方便地揭示事物的属性。

而所谓的“分面化”，则是指从系统角度出发，运用分解和组配的方法建立电子文件管理元数据宏观结构的架构过程。分面化往往是相对于单一线型化而言的。由于在电子文件管理元数据的宏观结构的架构上存在着多维分面化架构与单一线型化的架构，而且，在时间上，单一线型化的架构产生于多维分面化的架构之前，所以，研究电子文件管理元数据宏观结构的多维分面化，首先应该研究电子文件管理元数据单一线型化的架构。

电子文件管理元数据单一线型化架构的分析

所谓的电子文件管理元数据单一线型化架构，就是指在架构电子文件管理元数据的宏观结构时，将电子文件作为一个固定的实体，然后，按照文件管理流程一维地将电子文件划分为不同的类型的元数据，然后再依次对所划分出的不同类型元数据再进行细分，由此所形成的单一线型的结构。这种单一线型化的架构方式，典型的是以澳大利亚维多利亚州《电子文件管理元数据标准》为代表，该标准首先是将电子文件依据文件管理流程划分成几个不同类型的元数据，即划分为“文稿、文件、文件组合、文件集”等类型的元数据，然后在这基础上，再进一步对“文稿、文件、文件组合”进行细分，从而在“文稿”下再列出文稿的特征元数据、在“文件”下再列出文件的特征元数据、在“文件组合”下再列出文件组合的特征元数据及在“文件集”下再列出文件集的特征元数据，由此便形成了单一逐级划分的线型框架架构。

具体来看，该标准对“文稿”细分出了“责任者”、“描述”、“语种”、“题名”、“主题”、“来源”、“功能”、“日期”、“关系”、“权限管理”、“内容范围”十一个特征元数据，这些特征元数据，都是描述“文稿”所应有的；对“文件”的细分，也是分出了与“文稿”相同的十一个特征元数据，这是因为文件与文稿都是具有相同性质的电子文件，所以，描述它们特征的元数据也就必然是相同的，同样，“文件组合”、“文件集”也是与“文稿”、“文件”具有相同性质的电子文件，其差别仅仅是文稿、文件、文件组合和文件集是电子文件表现的不同形式和级次而已。所以，在对“文件组合”、“文件集”的细分，其细分出来的特征元数据也与文稿和文件的相同。

由此可看出这种单一线型化宏观结构中隐含着大量的相同的元数据元素，即元数据元素的冗余度很大，这种冗余度而且会随着对元数据不断细分，会呈几倍或几十倍的倍率增加，其结果相同元数据元素的数量极其庞大。

再对电子文件的文稿中的“责任者”进行细分，又分出10个描述文稿“责任者”的特征元数据元素，分别为“责任者类型”、“个人ID号”、“个人姓名”、“部门名称”、“职务名称”、“联系方式”、“电子邮箱”、“数字化签名”、“机构标识符”、“机构名称”，同样对文件、文件组合、文件集中“责任者”进行细分，分出来的特征元数据元素与文稿中的“责任者”下的特征元数据元素也完全相同。由此可见，电子文件管理元数据单一线型化的宏观架构会导致元数据严重冗余，数量庞大，十分不科学。

为了降低冗余度，澳大利亚维多利亚州《电子文件管理元数据标准》采用了减少对元数据元素细分的方式来减少相同的元数据元素，其具体做法是对“文稿”下特征元数据元素都没有进一步细分，仅有如“责任者”、“题名”、“权限管理”、“主题”等特征元数据，而对“文件”、“文件组合”和“文件集”下的特征元数据都进行了进一步的细分。采用这种方式，可以减少“文稿”下特征元数据元素的冗余。但也有其局限性，就是降低了元数据元素的专指度，仍以“文稿”的“责任者”为例，如不对其进行细分，那么这个“责任者”元素就很不专指，就很难确切地表达责任者的类型，是机构团体责任者还是个人责任者，以及责任者的部门名称、职务、联系方式、数字签名等具体含义。

由此可见，单一线型化宏观架构局限性是：

(1)因其对电子文件是按照单一线型的逐级划分方式进行的，使得元数据冗余呈倍数上升，冗余度十分大；

(2)为降低冗余度，减少细分级次，又降低了电子文件管理元数据元素的专指度，表达语义不具体；

(3)因其是一维展开的，难以多维、灵活地揭示电子文件的特征。

正因电子文件管理元数据单一线型化架构存在以上的缺点，才促使人们努力完善电子文件管理元数据宏观架构，因而才有分面架构的出现。

电子文件管理元数据多维分面化架构的分析

所谓的电子文件管理元数据多维分面化架构，就是指在架构电子文件管理元数据的宏观结构时，利用分面的方法，将电子文件划分成多个分面，各个分面内的元数据元素可互相进行组配，从而形成满足各种需求的电子文件管理元数据，电子文件管理元数据的多维分面化架构典型的是以《澳大利亚文件管理元数据方案》[2]标准为代表，该标准采用分面的方法，将电子文件实体分为“文件”面、“责任者”面、“业务处置”等面，其中，每一个分面之下，再细分成亚面——类型面和依附于类型面的亚面—特征描述面，这样面和面之间可以组配，亚面和亚面之间也可以组配，便形成电子文件管理元数据多维分面化架构。如以这样的结构同样表示“文稿”、“文件”、“文件组合”和“文件集”的责任者特征，就可以将文件分面与责任者分面进行组配来表达，见图1所示。

图1电子文件管理元数据的文件分面与责任者分面的组配

从图1可以看出，文件分面下的“文稿、文件、文件组合、文件集”它们分别可与责任者分面进行组配，从而可以形成多种责任者类型——如文稿责任者类型（内部责任者和外部责任者）、文件责任者类型（内部责任者和外部责任者）、文件组合责任者类型（内部责任者和外部责任者）、文件集责任者类型（内部责任者和外部责任者），也就是说采用多维分面化架构可以达到同样的单一线型架构细分的效果，但是其结构却更简洁明了，元数据元素的冗余度也大大减少。由于多维分面化结构是可以多维组配的，因此，除了分面与分面之间的组配外，还可以在各分面内进行亚面与亚面的组配，也就是各分面下的子分面与子分面进行组配，如图2所示。

从图2可以看出，当责任者的“内部责任者”亚面与责任者的“特征”亚面组配时，就可以形成“人员责任者的ID，人员责任者名称、人员责任者时间、人员责任者授权、人员责任者联系方式、人员责任者关系、人员责任者概况”等一系列表示人员责任者的元数据元素，同样，将单位责任者、机构责任者、组织责任者分别与责任者的特征亚面组配，也可以形成单位责任者、机构责任者和组织责任者一系列表示责任者特征的元数据元素，其达到的效果也如前电子文件管理元数据单一线型架构细分所列举出的责任者特征效果一样，同样，采用这种多维分面化架构，不仅元数据元素的冗余度大大减少，而且也使元数据的宏观结构的安排更合理。

图2电子文件管理元数据的责任者亚面之间的组配

电子文件管理元数据多维分面化架构的本质

从上面对电子文件管理元数据多维分面化架构的分析，似乎“组配”是多维分面化架构的本质，其实“组配”仅仅是其的表面现象，而其本质却是对电子文件管理元数据系统的分解。

从系统论的角度看，电子文件管理元数据也是一个系统，而多维分面化则正是通过对该系统科学分解而架构起来的，即通过对电子文件管理元数据综合分析，通过分解，建立起多维分面，而分面组配仅仅是对电子文件管理元数据系统的分解在结构上所进行的还原。由此可见，“组配”现象下隐含着“分解”。

因此，多维分面的分解必须科学，必须具有理论的指导，否则为分解而分解。

缺少目的性。目前在国际电子文件管理领域，电子文件管理元数据多维分面化架构其分解都是基于电子文件管理连续体理论来进行的。如前所述，将电子文件元数据系统，分解为文件面、责任者面和业务处置面，其理论根据主要是依据电子文件管理连续体理论的三个实体来划分的，即依据文件管理连续体理论的文件实体轴形成文件面、责任者实体轴形成责任者面、业务处置实体轴形成业务处置面，所以，将电子文件管理元数据分解为文件面、责任者面和业务处置面是具有其内在的科学性的。不仅如此，由于多维分面化架构的科学性，因而其形成的分面架构又被国际电子文件元数据管理领域所共同认可，并进而被国际标准化组织(ISO)所制定的国际标准《ISO23081-1信息与文件—文件管理过程—文件元数据—第一部分：原则》所采纳，从而成为国际标准的多维分面架构。

由此可见，电子文件管理元数据多维分面化架构具有很明显的优势：

(1)依据电子文件管理连续体的基本理论进行面的多维分解，符合电子文件管理的规律，具有科学性与理论基础。

(2)采用面的多维组配，可灵活地组配形成所需的各种电子文件管理元数据，从而可多维地、全面地反映电子文件特征，因而功能更加强大。

(3)采用多维分面架构，优化了电子文件管理元数据的宏观架构，促进了电子文件管理元数据的宏观架构的标准化，因而十分有益于电子文件真实性、可靠性、完整性和可利用性及法律凭证价值的实现。

综上所述，通过以上对电子文件管理元数据单一线型结构和多维分面结构的比较分析可看出，单一线型结构存在数据冗余、体系庞大、专指度不高等缺陷，还需要进一步完善，而多维分面架构却有显著的优点，其采用分面的方法，使得电子文件管理元数据能更加灵活地运用，能更加多维地全面地揭示电子文件的属性，能更加完整地反映电子文件之间的关系，因此，在电子文件领域，多维分面方法是值得充分重视与研究的，同样，在我国电子文件管理元数据宏观架构的制定过程中，也应积极采用多维分面化架构，从而提高我国电子文件管理元数据标准化程度，提高对电子文件资源开发与利用的效率.

【参考文献】

电子文件管理论文范文第5篇

从电子文件形成的过程和特点看，电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。根据文件生命周期理论，电子文件的处置阶段（归档）仍应由档案部门集中统一管理。这是《中华人民共和国档案法》有关规定的要求，也是电子文件形成部门的必然选择。

现有的计算机存储设备，容量虽然很大，但面对呈几何级数发展的电子文件，总有穷尽的时候。而且应用软件的更新很快，许多早期形成的文件在新的软硬件环境下不能读取，即使同时期的电子文件也有应用软件不兼容的问题。每个文件形成部门为存储档案信息投入大量的精力，保留旧的设备和多种应用软件，显然从人力和物力上都是一种浪费。所以，电子文件归档工作要走社会化管理这条路，由专业的档案部门去管理。

电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复杂的编码和解码过程，才能提供利用，与载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应，因此，适应现代管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作，对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。

电子文件档案化管理

那什么是电子文件档案化管理呢？电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行文件级的管理，对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，并相应的成立地区性、部门性电子文件中心或电子文件档案馆，本着服务社会，回报社会的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。

电子文件档案化管理模式应采取先进的技术和理念，以虚拟、开放、灵活的手段来管理电子文件档案。专业档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段对各个单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理，并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案，电子文件形成部门（全宗构成者）以定期或不定期的方式，把日常产生的电子文件档案信息，以标准化的格式通过网络传递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、编目，分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里，在必要时档案信息还可以脱机存储到其它更安全的介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。档案部门对电子文件档案信息采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理。档案部门为信息存储单位提供信息查询功能，并进行用户确认，以确保档案的完整与安全。

因此，电子文件档案化管理是由电子档案部门集中统一管理电子文件，对电子文件采取社会化、自动化、标准化、网络化管理，它不由文件形成部门或其它非专业部门来管理电子文件，也和传统的档案管理方式有所区别。

电子文件档案化管理与传统档案管理的区别

首先，电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。

其次，电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。

第三，电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。

第四，电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

电子文件管理论文范文第6篇

据美国的一家数据研究机构统计和预测，1998年美国的Email使用者每天发送500万条Email信息，而这一数据在1994年仅仅是50万条，据预测，到2002年这一数据将达到15亿条。1998年，该国的一家位于旧金山的网上职业公司发现他们每个星期收到的Email比电话多得多，达到1000条。这迫使该公司不得不思考该如何管理电子邮件。这家公司在美国名不见经传，由此可以想见电子信息是以一种什么样的规模充斥着现代化的机构。因此西方国家的档案工作者提出“职能鉴定”，强调分析文件所反映的“职能”比分析文件的“内容”更重要；考虑机构的哪些职能活动、哪些工作更重要，并把相关的文件保存下来，比逐件的阅读文件本身更有效。这个例子只是说明“职能鉴定”的基本思路。实际上，我们后面还会讨论，虽然电子文件的产生是“职能鉴定”得以提出和实现的契机，但“职能鉴定”中所包含和体现的思想却要丰富得多。

一、职能鉴定法形成的四个原因

一档案理论的思想基础从国家模式到社会模式的转化

有关鉴定的理论最早见于英国的希拉里·詹金逊于1922年写成的《档案管理手册》。在这部书中，他提出“档案是公共凭证的道德捍卫，档案工作人员的信条是凭证的神圣性不可侵犯。”希拉里·詹金逊认为，文件是行政活动和事务处理的原始凭证。不能有非形成者的人为干预，否则会损害文件的原始凭证性，所以他提出，不应由档案人员鉴定文件，档案人员的职责是保管档案而非制造档案，他提出应由文件的形成者从事减少大量堆积文件的工作，只有行政官员才是选留和销毁文件的唯一人。希拉里之后的许多档案工作者都曾经对他的有关鉴定执行者的观点提出过异议，由于给予行政人员较多的信任和权利，并且不存在某种监督的措施，使得行政人员可能出于一己私利或小集团的利益而故意销毁或剔除那些对其不利的文件。有关学者认为，这种观点走入极端，会导致行政意志和国家意志塑造档案。

二十世纪四、五十年代，面对激增的机关文件，美国的档案工作者开始积极地寻找管理现代档案的方法，其中T·R·谢伦伯格在《现代档案——原则与方法》1956年中发展了美国当时另几位档案工作者的观点：档案工作的重点已由保管文件转变为挑选适合保管的文件，并提出了档案鉴定的标准。谢伦伯格认为，档案只是档案人员从大量原始文件整体中选出的适于保存的极小部分，鉴定时主要应关注档案从属价值中的情报价值。情报价值反映了研究者的利用需求，因此可以看出这一鉴定观点也就意味着，以历史学家的实际利用需求或预期利用需求，作为档案鉴定的最重要的标准。这种鉴定理论也并未在档案界达成共识，有的学者认为这样会使档案馆藏只能满足狭隘的研究需要，无法广泛地反映人类生活的方方面面。更严重的问题是，“利用决定论将破坏文件在其形成者业务活动中形成的有机联系”。

“形成者鉴定论”和“利用决定论”是档案学鉴定理论发展中的两个具有代表性的观点。从中可以看到传统档案鉴定理论具有两个鲜明的特点，其一是传统鉴定理论着重于档案价值的鉴定，即主要研究档案有用性的鉴定；其二是传统档案鉴定理论和方法主要来源于对档案价值主体的确认。传统档案鉴定理论主要由三部分组成：鉴定标准、鉴定主体和鉴定方法，其中鉴定标准尤为重要，鉴定主体和鉴定方法的确立都围绕着如何最优地执行这项标准而展开，而档案鉴定标准取决于档案价值主体的需求。从这一角度出发来观察两种传统的鉴定理论，可以发现，他们所关注的与档案这一客体发生关系的主体并不一样。希拉里·詹金逊强调档案对行政管理的凭证作用，因此他主张由行政官员制订鉴定标准并执行档案的鉴定，而T·R·谢伦伯格强调档案对历史研究者的情报价值，主张档案工作者依据研究者的利用需求来鉴定档案的价值。希拉里和谢伦伯格的鉴定理论的本质区别正在于价值主体的不同。那么这两种价值主体就代表了档案价值发挥的全部的潜在“市场”吗随着档案学理论的不断发展，回答自然是“不”。

正如T·库克所言：“本世纪档案论述的主题是，根据国家档案概念建立起来的以司法——行政管理为基础的档案工作向建立在更广泛的公共政策和利用基础上的社会——文化档案概念的变革。”他接下来又作了更为深刻和具体的阐述：“从荷兰学者所处的时代到詹金逊、卡萨诺瓦时代，直至美国注重政府文件管理的时代，档案事业在传统上是由一个国家建立，为这个国家服务，作为该国政治结构和机构文件的组成部分。档案理论因此在国家理论、模式和概念中建立了合法地位。现在情况不同了，20世纪末期公众对档案的认识，或至少对用纳税资金建立起来的档案馆的认识已经发生了根本变化，即档案现在是‘属于人民、为人民服务、甚至通常由人民管理’。在普通公民看来，档案不仅要涉及政府的职责和保护公民的个人权益，而且更多的还应该为他们提供根源感、身份感和集体记忆。”当前在西方发达国家档案界普遍存在的这种“社会档案”观念是受五、六十年代以来的“后现代主义”的影响，“后现代主义”反对权威、否定中心的个性正是档案理论思想基础从国家模式到社会模式的变革的哲学根源。

档案理论基础的变化，全新地确认了档案价值主体——不再是机构内部的工作人员和历史研究人员，而是社会中的全体公民。这种价值主体的改变毫无疑问会深刻地影响档案价值鉴定理论，最初是德国的汉斯·布姆斯在60年代末期，开始强调社会应确定自身的价值，档案必须如实地反应这些价值，档案价值不应该取决于詹金逊所说的行政官员，也不应该取决于谢伦伯格所说的历史学家，而是取决于人民大众。他强调，“公众和公众舆论可以使档案鉴定合法化，并且可以为档案鉴定提供基本的准则。”他号召档案工作者通过历史地研究公众舆论来发现档案的这种社会价值，并将这种价值用于文件鉴定。这是一个华丽而充满魅力的口号，但很遗憾，它并不具有指导鉴定活动所应有的可操作性。1991年，布姆斯在经过长期的思考和研究之后，提出“文件的社会价值最好不是直接通过对社会动力和公众舆论的研究确定，而应间接地通过了解那些为实现社会需求和愿望的重要文件形成者的职能来判断。”按照这种新的方法，鉴定的标准从复杂的社会价值、问题或趋势转变为由文件形成者职能显示出的文件来源。

二文件数量的激增

有关职能鉴定的提出，档案学思想基础的变化是重要的，然而不是唯一的。现代管理机构中日益形成的如‘雪崩’一般的文件渐渐使文件和档案工作者招架不住了，我们已经不可能逐件地去鉴定每一份文件、案卷，这样的工作会象一个“黑洞”吞噬文件和档案工作者全部的精力。因此，早在1957年德国的一次档案年会上就有人建议，机构应该依据其职能的重要性而选择保管他们产生的文件，划分文件产生机构职能的级别而非鉴定每一份文件的观点形成了。当时情况下有学者认为，这是一种逃避的方法，因为这被认为是面对大量文件感到无助时的对策。档案工作者想通过决定文件形成者的重要程度，处置掉非重要机构的文件，来减少纸张的数量。不论这种情况是否反映了档案及文件工作中可能出现的被动局面，它——文件数量的巨增，确实构成了“职能鉴定理论和方法”产生的又一大驱动力。

三越来越多的文件产生于机构的协作活动中

社会机构的稳定性日益削弱而且特定社会活动中不同机构之间的联系也日益密切和复杂，职能鉴定的观点也适应了这样一种状况。从这一角度提出职能鉴定的代表人物是美国的海伦·塞穆尔斯，她早期从事大型科技项目文件的处理，这些项目形成的文件分散在政府部门、大学、企业和公司中，在这种情况下，以机构为核心，以单份文件为对象的传统鉴定法带来的是四分五裂和不完善的档案。因此，她设想通过“文献战略”，一种多机构的，以研究为基础的分析，将众多档案馆的鉴定活动结合在一起，使档案文件反映社会的主要论题、问题、活动或职能的方法来妥善解决现代复杂机构的庞大文件的问题。

四电子文件的产生

如果说以上的三方面的原因驱动我们采取一种与传统鉴定理论完全不同的视角的话，那么，它们的功劳确实也只能描述到这种程度，没有电子文件的出现和对其鉴定活动的研究，“职能鉴定”方法可能只是在一种观念层次上“徘徊”，电子文件使我们把问题看得更清楚，同时电子技术也赋予“职能鉴定”以更强的可实现性。

电子文件的性质和数量对鉴定的影响表现在以下几个方面：

1电子文件的数量是如此的庞大，比尔曼和海兹乔姆都认为，审视100％的文件，只为了挑选其中不足3％的文件保存下来，效率不高。

2电子文件产生分散，一个庞大机构内部将会有多个业务管理系统，而且由于业务活动彼此之间协作的频繁，一份电子文件很可能是由不同系统之中的数据瞬间联结而成的，这样，不从更宏观、更抽象的角度把握这些系统中产生的文件，而进入每个系统中对具体的文件执行“内容审查”式的鉴定方法是不可行的。

3电子文件大多呈虚拟状态，而且很多文件可能时刻与一个动态的数据库相连，这种情况下，仍采用传统的逐件鉴定的方法就会象一只永远在追赶自己尾巴的猫。

4也就是最重要的原因，电子文件的鉴定要求在文件产生之初就完成，我们面临的更为严峻的问题可能不是害怕被巨量的文件淹没，而是意识到可能根本不会有文件被送来鉴定。现有的许多系统都具有动态删除和更新数据的功能，另外，对于许多通过瞬间逻辑联结形成的虚拟文件，这些文件都是瞬间即逝的，如果不在系统设计之中就嵌入档案管理的要求，不把鉴定的标准作为系统程序的一部分先行输入计算机之中，那么电子文件即使曾经存在过，也终会流失。电子文件管理研究的专家普遍认为：“档案保管系统设计阶段提供了保证鉴定决策最有效实施的最佳机会”。

因此，有关专家建议，“电子环境中，文件的鉴定必须在文件产生之初就开始执行，鉴定标准甚至应该在文件尚未产生之前，就作为文件保管系统的一部分而存在。”这样一种要求的实现必须通过“职能鉴定”来达到，“职能鉴定”根植于对文件产生机构以及其职能活动和工作流程的深刻认识之上，通过分析机构活动的有机联系以及机构职能、活动和业务的重要性，决定文件的存留，鉴定的标准和结论必须要体现为一套详细、具体和技术可实现的方案，并最终将这套方案嵌入到文件保管系统中去。“职能鉴定是电子文件的鉴定方法”这一观念已经被普遍地接受。

电子文件管理论文范文第7篇

关键词： 电子文件； 档案化； 管理

中图分类号： G271文献标识码： A 文章编号：1009-8631（2010）06-0187-01

近几年，电子信息技术取得飞速发展。办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，政府部门使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件，许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结，文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔。随着先进的技术和管理方式产生了大量的电子文件。

从电子文件形成的过程和特点看，电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。根据文件生命周期理论，电子文件的处置阶段（归档）仍应由档案部门集中统一管理。这是《中华人民共和国档案法》有关规定的要求，也是电子文件形成部门的必然选择。

现有的计算机存储设备，容量虽然很大，但面对呈几何级数发展的电子文件，总有穷尽的时候。而且应用软件的更新很快，许多早期形成的文件在新的软硬件环境下不能读取，即使同时期的电子文件也有应用软件不兼容的问题。每个文件形成部门为存储档案信息投入大量的精力，保留旧的设备和多种应用软件，显然从人力和物力上都是一种浪费。所以，电子文件归档工作要走社会化管理这条路，由专业的档案部门去管理。

电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复杂的编码和解码过程，才能提供利用，与载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应，因此，适应现代管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作，对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。

一、电子文件档案化管理

那什么是电子文件档案化管理呢？电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行文件级的管理，对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，并相应的成立地区性、部门性电子文件中心或电子文件档案馆，本着服务社会，回报社会的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。

电子文件档案化管理模式应采取先进的技术和理念，以虚拟、开放、灵活的手段来管理电子文件档案。专业档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段对各个单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理，并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案，电子文件形成部门（全宗构成者）以定期或不定期的方式，把日常产生的电子文件档案信息，以标准化的格式通过网络传递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、编目，分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里，在必要时档案信息还可以脱机存储到其它更安全的介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。档案部门对电子文件档案信息采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理。档案部门为信息存储单位提供信息查询功能，并进行用户确认，以确保档案的完整与安全。

因此，电子文件档案化管理是由电子档案部门集中统一管理电子文件，对电子文件采取社会化、自动化、标准化、网络化管理，它不由文件形成部门或其它非专业部门来管理电子文件，也和传统的档案管理方式有所区别。

二、电子文件档案化管理与传统档案管理的区别

首先，电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。

其次，电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。

第三，电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。

第四，电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时、可以编制多角度、全方位的检索工具、方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

电子文件管理论文范文第8篇

一、电子邮件能否作为证据

电子邮件能否作为证据，我国目前尚无规定，但电子邮件已被现代经济社会所接受却是现实。电子商务、电子教育、电子政府等是现代信息社会的产物。《合同法》第十一条“书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。”电子邮件已列为书面合同的一种形式。合同的双方通过电子邮件来达成，来实现购买行为。其购买、结算、质疑、退货、索赔等均是通过电子邮件来实现的。如今，网上订票、网上挂号、网上咨询已实际进入我们的生活。由此可见，如在涉及于此的诉讼中，负有举证义务的当事人必然会将双方往来的电子邮件作为证据提交到法庭，以支持自己的主张。这就为电子邮件可以成为证据提供了现实的可能性和必要性。

但是，在我国的诉讼法中，被承认的证据有“物证、书证、证人证言、当事人(被告人)陈述、犯罪嫌疑人、被告人供述和辩解、鉴定结论、勘验、检查笔录”等七种。并未包含有电子邮件，而作为诉讼中的证据，其形式首先必须合法，即证据应是在法律所规定的证据范围之内，之所以这样，是为了保证诉讼程序的公正、合法、有效。但笔者认为，不论何种形式的证据，都必须符合两个基本特征：1、是它确实是存在的事实，而非猜测和虚假的东西；2、是它与案件事实有着客观联系。在诉讼法中，虽对证据形式有所规定，但随着客观世界的发展、科技的进步，证据形式也在不断发生变化，如在1980年的《刑事诉讼法》中并未将视听资料作为证据，但在司法实践中，司法机关并不排斥这种证据。而是将其作为书证或物证看待，在1996年的新刑诉法中，即将其列为一种独立的证据类型。同样电子邮件作为一种新的通信方式，如仅仅因为其未被列入证据种类，而简单地否定其证据效力，既脱离实际，又不利于查明案件事实。笔者认为我国合同法把电子邮件作为书证的一种不够准确。第一，书证的载体通常是纸张，使用设备较为简单，而电子邮件的载体是的数字化设备，使用设备较为复杂。第二，书证表现方式一目了然，直接表现，容易保存，电子邮件需专门的数字处理设备读取后用显示设备表现出来，不容易保存。第三，书证被复制，修改后易被技术鉴定出来，电子邮件无法证明是否被复制、改动，因为它被修改后无痕迹可查。因此，不易用我国传统理论对证据种类的划分，应将电子邮件作为一种新的证据种类。

从当前国际发展情况看，联邦德国在1997年通过了世界上第一部全面规范Internet的法律棗“多媒体法”(德文简称IUKDG)，其中即有对电子邮件的规范。美国在发生了大量的电子邮件侵权纠纷后，联邦政府也正在积极推进制裁所谓“垃圾邮件”的立法活动。其各州政府开始对电子邮件侵权纠纷进行审判，如1997年11月德克萨斯州的TRAVIS郡审理的E－mail侵权案中，电子邮件既作为直接证据被法庭确认，并据此判决赔偿。更有甚者，在1998年华盛顿州检察长亦以同样的事由和证据，对电子邮件侵权者提起了刑事。所以，不论是从与国际发展同步，还是从适应高科技对现代生活的影响而言，对于电子邮件均不宜采取只因证据形式不合法，而否认其效力的做法。

二、电子邮件成为证据的条件以及认定

电子邮件与传统的通信方式最大的区别在于，它把人们所要表达的意思转化为数字信号，并通过网络传输呈现在对方的电脑屏幕上，因此互无“真迹”，充其量也只是在自己电脑上的打印件，而一经发件人从其“发件箱”、“回收站”中将文件删除，便不见踪影，而电脑打印件的易于伪造或删改的特性，而又不能不使人们对其疑虑有加，故电子邮件成为证据的条件应相对严格。

在审查电子邮件的证据效力时，首先应对电子邮件的特征有所了解。电子邮件的最大特点是每个电子信箱均对应一个唯一的注册用户(它可能是一个人，也可能是一些人)，其用户名、账户名、密码均是唯一的。任何人只要掌握了某一注册用户的用户名、密码，就可在任何地方，使用任意一网的计算机在该用户名所对应的电子信箱上收发、删除电子邮件。电子邮件还有一个特点是传输过程的复杂性，尤其是跨国界传递的邮件要辗转经过多个服务器才能到达目标服务器。在实践中，直接由电子邮件引发的纠纷尚不多见，其一般是以证据的形式出现，在以证据形式出现时，如果双方均对电子邮件的内容及收发人无异议，在诉讼中接受双方当事人的质证，认为可以作为证据认定，在此类情况下，电子邮件的证据形式已不重要，因当事人的承认性陈述本身就可以作为证据认定，而这种承认性陈述又可被电子邮件的内容所印证，所以，应当被法庭认定。

如果双方在诉讼中对电子邮件有争议，不论是由电子邮件直接引发的纠纷还是以证据的形式出现的电子邮件，只要其涉及当事人的切身利益及关键问题的确定，即会引发争执，主要表现以下几种情况。

1.对收发件人的认定

在诉讼中，如果当事人对电子邮件的收发人发生争议，在此种情况下，审查电子邮件的内容已无意义，因当事人如否认是电子邮件的收发人，实际上已经否认了电子邮件的内容。其最为典型的案例是发生在某大学的一名学生以另一学生的名义，发出了一封回绝那名学生受到留学邀请的电子邮件，致使那名学生失去了留学的机会。该案在审理中，被告人否认自己发出了这样一封电子邮件，而法庭主要是采用排除法来确认是否为被告人所为。很明显，在这里被告人否认自己是电子邮件的发件人比否认所发电子邮件的内容更为对自己有利。该案虽然最终以庭外调解结案，但如果双方未能和解，以排除法的结论来作为确认被告人侵权的证据是否充分，则值得商榷。以笔者的看法，在确认电子邮件的收发件人时，首先需查清的是电子邮件的地址是否是收发件人的，其是否拥有合法的用户名、账号、密码等，因每一个注册用户均对应一个电子邮件信箱，合法用户的上述资料及个人资料(真实姓名、工作单位、通信地址、身份号码等)在“ISP”(Internetserviceprovider即网络服务提供商)处均有备案，如使用人的个人资料于ISP的备案一致，则可以确认该信箱是使用人的，在该用户的信箱密码未被他人盗用的情况下，以该信箱收发的电子邮件的作者即为信箱的拥有者。笔者曾遇一案，当事人否认自己给对方发出过财产情况的电子邮件，后经核对该电子邮件地址的ISP备案，与该当事人的情况一致，法庭据此确认该电子邮件的内容，并做出判决，结案后该当事人服判。

当前，由于某种原因，有些信箱成为公用信箱，使用该类信箱的非注册用户，则无权要求获得法律上的保护。对开放自己的电子邮件信箱者，无异于等于放弃自己的权利。当然，电脑“黑客”的侵袭或恶意的发送匿名电子邮件则另当别论。

2、电子合同收到与合同成立地点认定

"收到"这一概念，在电子商务贸易过程中，具有相当重要的法律意义。国际货物销售公约和大陆法规定，不论是发盘还是接受，均以抵达接收人或发盘人作为生效的条件之一。而英美法则规定，信件或电报一经发出，立即生效，生效的时间以投递邮件收据上邮局所盖邮戳为准，而不管对方是否收到。在电子商务环境中，为避免贸易纠纷，确定了"收到生效"的原则，也就是说，不论什么传递，只有在被对方适当地收到了，才具有法律意义。这就要求传递的单据必须能够进入对方在合同中指定的接收电脑。同时，在电子商务环境中，对收到的定义也作了严格的规定，即当传递进入到接收方的接收电脑时，即为收到，不管接受方有没有检查传递的内容。反之，在能进入指定的接受方的接收电脑之前，没有一份单据被认为是适当地接收了，也没有一份单据会产生法律上的义务。这与以纸张为基础的贸易环境中的情况是相一致的。

我国新《合同法》规定："采用数据电文形式订立合同，收件人指定特定系统接收数据电文的，该数据电文进入该特定系统的时间，视为到达时间；未指定特定系统的，该数据电文进入收件人的任何系统的首次时间，视为到达时间（第十六条）"。该法同时规定，"采用数据电文形式订立合同的，收件人的主营业地为合同成立的地点；没有主营业地的，其经常居住地为合同成立的地点（第三十四条）。

3.对电子邮件内容的认定

电子邮件的内容，亦是在诉讼中不易认定的部分。在确定了收发件人后，就要对电子邮件的内容进行审查，之所以这样，是因为手书的信件，有“原件”与“复印件”之分，不易做假。因而电子邮件中，似乎已无“原件”与“复印件”之分，因电子邮件的内容是必须借助于计算机为载体才能呈现，离开了这一载体，即为电脑打印件。故以审查书证的传统审查方法进行审查，在此已不可行。因对这类证据的审查主要是审查其是否为原件，是否有本人签字，是否盖有公章。对境外的函件还需有公证、认证。

但对电子邮件来说，所有这些审查方法均不可行，因电子邮件的传输方式已决定了电子邮件不具备上述特点。如仍以该种方法审查电子邮件，无异于将电子邮件排除在证据之外。当然，对于一般人员来说，直接在Internetmail的收件箱中删改纯电子邮件信件亦非易事，因收件箱中的电子邮件是只读文件，拒绝删改。其另存方式也只是改变文件的位置，文件的属性并未改变，仍是.eml文件。从外观上看，纯电子邮件信件的信头上均带有收发件人、收发件人的网址、收发件时间等详细资料。故对这类文件只要上述信息清楚，以笔者见，可以作为证据认定，如还有疑问，可要求当事人将电子邮件“转发”至承办人指定的计算机上或干脆通过“连机”、“共享”的方式直接到举证人的计算机上查阅原始信息(虽目前法院在设备上尚不能满足)。可能发生的删改一般是随电子邮件以“插入”“附件”方式发送的MIME非文本文件，如Word、Excel、gif、mpg文件乃至声音、影像等多媒体文件，因该类文件的打开是在相应的编辑软件下进行，故可以删改。该类文件的电脑打印件，与普通电脑打印出的文件无异。故仅凭打印件很难起到证据的作用。

此外，另有一类电子邮件是被收发件人从其电脑中永远删除了，并据此否认收发过电子邮件。对此类情况目前尚无较好的办法。从技术上讲，已可以做到将所有“网上信息”搜集起来并永久保存，在必要时，通过检索使其还原。由于我国目前尚无要求网络服务商对传输的电子文件储存记录或转存的制度，造成了一旦发生争议，将无第三方可出具中立性的证据。而部分地方法规已有了相应规定。如《广东省对外贸易实施电子数据交换暂行规定》就规定：电子数据服务中心应有收到报文和被提取报文的回应和记录；电子报文的存贮期最短不得少于5年；对进行电子数据交换的协议双方发生争议时，以该中心提供的信息为准。如该方法被用于司法实践，将给审判工作带来极大便利。

三、合法举证问题

在通常诉讼过程中，谁主张，谁举证。但无纸化电子邮件交易中，举证是个难题，证据不好保存，也不便提取原告对于其主张的事实即却没有任何证据。因原告无法举证证明其主张的权利或法律事实令其承担败诉的风险，这是不公平的。如果要求被告承担举证责任，存在原告是否受到侵害尚不明确，且不谈受害的原因系电子签名（密码）被冒用，或因网络系统的不安全隐患所致，如何举证才合法呢？笔者认为；

1.由当事人将邮件打印出来作为证据提交，其可信度较低，而且以Attach方式发送的非txt纯文本文件和Html文件，有时还不能随原邮件一块打印出来，需在其它专用软件中打印，而在专用软件中一般都有对原文件进行更改的功能。

2．在诉讼之前，当事人可以请公证机关作出公证文书,也可以采取律师见证、外交机构认证、工商行政管理部门鉴证以及利用先进的电子设备制成视听资料等方式保存证据,或者申请人民法院采取诉前证据保全。

取证的方式，最好以查看源代码并Coyy出所有内容粘贴到字处理软件中编辑并打印，这样能够取得邮件中的所有内容；附件中的内容，应根据不同的文件格式，尽可能不失真地用高档设备打印出来；如是声音文件的，可记录成文字后打印出来，并保留原声音文件便于将来庭审中质证。

3．在诉讼中，当事人可以将导出的邮件放在软盘中提交人民法院，经对方质证后无异议的，可打印出来经双方当事人签字后附卷。如对方有异议，应由人民法院按现场勘验的方法取证，现场勘验的笔录应由双方当事人当场签字。另外，当事人只提交打印稿，而原件已从电脑中永久删除的，除非对方承认，否则无论对方是否有能力提出反证，该打印稿均不可作为定案的根据。因为此时无法判断该文件是否就是原件，更不能因对方举不出反证而确认该证据有效。

4.认证机构在网络化的商事交易中处于枢纽地位，其义务之设定与履行，关系到电子商行业的成败。认证机构具有安全、真实、及时、公开、谨慎、保密等方面功能。因此，从认证机构出具的证据真实有效。

目前，虽然我国尚无完整规范Internet、E－mail的法规，Internet的普及程度亦无法与发达国家相比，司法机关的设备尚无法满足审理此类纠纷的物质需要。但是，Internet、E－mail所带来的法律问题却已实实在在地摆在了我们的面前。电子证据的法规与其他法规相比，需要电子等方面的专业知识比较多，这就给立法、司法提出了更高的要求。国外的Internet的发展和普及，已使国外有了相对完善的计算机法律。因此我们应借鉴国外计算机法律，根据我国的实际情况，借助专业人士的帮助，来制定并完善我国的电子证据法律。电子证据法律必将成为网络时代的又一护航者。

参考文献

1.张楚著：《电子商务法初论》，中国政法大学出版社2000版

2.王利明等：《合同法总论》，法律出版社2000版

3.刘采等：《全球电子商务》，人民邮电出版社1999年版

电子文件管理论文范文第9篇

关键词：电子档案管理；传统档案管理；区别

一、引言

计算机的产生和应用极大的改变了人类发展的进程和方式，尤其是二十一世纪以来，各种相关的电子信息技术的迅猛发展，更是对人们的沟通方式和生活方式实现了改变。这种情况下，档案管理也摆脱了原有的传统管理模式，实现了信息化的管理。要想实现对现代电子文件的有效档案化管理，就必须要明确其同传统的档案管理的区别。下文中笔者将从几个方面对该问题进行分析。

二、电子文件档案化管理的基本含义

所谓电子文件档案化管理，就是在档案管理的过程中，使用电子信息技术手段对其文件进行数据形式的存储和管理。在这个过程中不需要用到传统的纸质档案资料，也可以实现对相关的档案的有效管理，一般来说，电子文件的档案化管理要通过一定的网络系统和管理软件来实现。

由于电子文件的特殊性，使得其不能采用传统的文件和档案的管理方式来进行，也就是说不能够按照传统的文件管理的方式对各种资料进行存放。但是同所有的档案管理活动一样，电子档案也需要经过文件的形成、文件的管理和文件的处理等几个阶段。而我国的相关档案管理办法也对文件档案的管理形式有着非常明确的规定。所以，在落实的过程中，有关部门应该根据电子档案的特点对其进行档案管理的灵活调整，以更好的适应自身的特点和档案管理的流程。

在这个过程中，要注意的是电子文件同传统的纸质档案文件有着非常明确的本质区别，他们的存储形式和处理方式都有很大的不同。所以在管理的过程中，应该充分的认识到电子文件的编码和解码的特点，并且由于不同格式的电子文件对于介质的要求是不同的，不可以采用传统档案管理方式的统一纸质管理。由此可见，在电子文件的档案管理的过程中，我们还有很多的问题要明确。

三、电子文件的档案化管理同传统档案管理的区别

电子文件档案化管理是由电子档案部门集中统一管理电子文件，对电子文件采取社会化、自动化、标准化、网络化管理，它不由文件形成部门或其它非专业部门来管理电子文件，也和传统的档案管理方式有所区别。

第一、电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。而传统的档案的归档则是由档案管理部门统一的搜集所填表格和报告，在这个过程中需要经过一定的周期，也就是说要对某项档案进行统计时，应先制定一个固定的表格和纸质材料，然后进行发放、收回。

第二、电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性，真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。传统的档案的归档方式相对于电子文件就比较简便，是通过一定部门的证明开据，对现有的材料进行更改，在更改的过程中，由于介质是纸制品，所以没有严格的验证程序和要求，对于材料的保密性的要求也并不十分高。

第三、电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。传统的档案的保管主要是通过对纸制品资料的存储进行的，也就是说在管理过程中必须要占用一定的空间，而且要严格的控制存储的环境，避免由于受潮和其他环境因素导致纸制品的破损和损毁，所以，传统的纸制品资料的管理的难度比较大。

第四、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时 可以编制多角度、全方位的检索工具 方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。传统的档案管理在分类的过程中，需要工作人员和档案管理人员进行手工的分拣，也就是说要根据不同的类目要求和类型的区别，对各种档案材料进行手工的逐一整理，这种情况下不仅耗费大量的时间和人力，还容易导致工作失误，增加了档案管理的难度，而现代电子文件的档案化管理就有效的克服了这一问题。

第五、电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。传统的档案管理过程中，要想实现对某一个资料的查询，必须要通过专门的档案管理人员的查找和取件，也就是说要耗费一定的时间和精力，但是现代电子档案的文件管理就有效的克服了这一不足。

四、总结

综上所述，现代电子档案的信息化管理同传统档案管理有着非常明确的差异和区别，这些问题都应该引起有关部门的注意和重视，以便更好的实现自身档案管理的系统升级和优化，更好的利用电子档案管理技术对企事业单位进行管理。■

参考文献

电子文件管理论文范文第10篇

[关键词]电子文件；档案管理；影响

一、电子文件的特点

（一）电子文件载体的非直读性

储存在某种载体上的电子文件，在制作时是把可识别的文字、图形等输入计算机中转换成二进制代码来表示的，再加上信息密度极大，因此，其内容不能直接观看，只能是通过相应的计算机设备才能为人所看见。人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，所以也无法从字迹上分辨其某些特性。

（二）对设备及标准的依赖性

电子文件从形成、传输到存储都是通过计算机实现的，所以电子文件与计算机系统中的各种设备有着密不可少的关系，也可以说计算机是电子文件必不可少的前提和基础，这就决定了电子文件对设备的严重依赖性。这一特性，对电子文件保管和长期保存带来很多问题：例如设备发生故障、系统瘫痪、电子文件就读不出来；技术设备更新时，不及时解决格式转换问题，就无法读取。由于设备的更新速度很快，即使电子文件的载体——磁记录介质与光盘等可以保存长久，但计算机硬件和软件早已更新换代，也可能造成文件不能被读出，这也体现了电子文件对设备的依赖件。

（三）信息与载体的可分离性

纸质文件的内容与载体是密不可分的一个整体，电子文件存放位置不是固定的存储介质，而是可以变化，甚至从一种载体转换到另一种载体，其内容却不发生任何变化。在一些对保密有特殊要求的网络中，还采取把电子文件的内容分解后分别通过不同的路径传递、存放在不同的地点不同设备的存储介质上，只是在需要时才临时把文件的内容装配起来。一份电子文件没有固定的载体，就很难通过载体来判定电子文件的原始性。

（四）易修改、易复制性

电子文件在起草过程中或作其它处理时的突出优点是增删改十分容易，且改后不留如何痕迹。电子文件的易更改性给其归档后形成的电子档案保管工作带来了纸质文件所未遇到过的新问题，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。此外，网络上传递的电子文件有可能被非法截获或更改，为确保其安全、准确，需要我们在技术上做很多处理。从而使得电子文件具有易修改、易复制的特点。

二、电子文件与纸质文件在保护方面的差异

（一）环境条件影响的差异

1.温湿度影响的差异。不适宜的湿温度对磁性载体，光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解—氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散，洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用塑料，铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。

2.外来磁场和机械震动影响的差异。磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。

3.光线和有害气体影响的差异。光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解、氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线（特别是紫外线）对电子文件的破坏力更大。有害气体（主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等）具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基（带基）老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，是盘基（带基）老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。

（二）技术寿命的差异

纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，是由单个厂家生产或销售电子文件设备，会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。

（三）信息保护的差异

纸质档案保护工作的目标是使档案的载体——纸张“延年益寿”，因为载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质文件的形成，以文字记录的信息就得以保存。对电子文件而言，信息与载体是可分离的，电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。此外，电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手——电脑病毒。电脑病毒是一种程序，它通过修改其它程序的传染，并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染。因此，如何保护信息不受损害是电子文件保护的重要课题。

目前，保护电子文件信息不被修改、盗窃，删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。然而，保护电子文件信息的技术只能是相对的，因为电子文件的加密和解密技术都在不断的发展。

三、电子文件的管理

（一）电子文件的分类问题

电子文件由于与纸质文件形态的不同，其分类原则与方法也有所区别。在一台没有联网的几个部门共用的计算机之中，我们可以按照不同部门或时间先后顺序对机内文件简单划分一下。各自部门的文件以部门名称相互区别，或以文件录入者的姓名或代码相互区别。而内部网络中的计算机文件，就应当按行业，地区或系统相区别，然后再给予每个文件的制发单位一个独立的数码。如果考虑到与归档后的电子档案类别相互协调。如果考虑到与归档后的电子档案类别相互协调，也可参照档案全宗号和档案分类号划分电子文件的类别。

（二）电子文件的检索

检索原则应当是方便利用和便于文件保密。但电子文件只有做到科学分来，才能实现查找便捷。计算机对文件的检索，基本上也是模拟人工检索，只不过是信息处理速度远远地超过人脑对检索词的反应速度。但是，如果机内文件杂乱无章，文件名称不规范，同样会制约机检速度。另一方面，电子文件也需要保密或限制利用。企业经营决策、长远规划、技术专利、客户管理文件、基本数据等不少信息属于企业内部机密，有些内容不允许外部人员知悉，有些可有偿利用。对于这一部分文件，一般的用密匙加以控制。

（三）电子文件的鉴定与归档

电子文件在归档之前，要进行认真地鉴定。电子文件的鉴定，主要是区分文件价值。在本单位制作的所有电子文件之中，只有那些对本单位工作具有查考利用价值或艺术保管价值的，才有必要作为电子档案保存下来。其余电子文件就可以在机内删除。

四、电子文件对档案业务管理工作的影响

首先，传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。因此它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

第二，由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难规定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。

参考文献：

[1]杨公之.档案信息化建设导论[M].北京：中国档案出版社，2001.

电子文件管理论文范文第11篇

>> 电子商务网站后台网页文件管理探索 网页制作与电子商务网站安全 浅析电子商务网站的管理 电子商务网站的设计 试论电子商务网站规划中的几个问题 试论电子商务网站的平面设计原则 基于电子商务网站设计与管理研究 论企业电子商务网站的安全控制 电子商务网站的生存困境 校园电子商务网站的研究与实现 如何创建高信誉的电子商务网站 电子商务网站设计的实用原则 旅游电子商务网站的构建 电子商务网站建立方式的探讨 基于电子商务网站的WEB内容挖掘 电子商务网站的规划与设计 电子商务网站的SEO与推广策略 运营外贸电子商务网站的关键细节 浅析电子商务网站的身份认证技术 企业电子商务网站的安全策略 常见问题解答 当前所在位置：、default.asp以及default.htm等文件，及其他所必要的系统文件。

（2）按照功能内容建立相应的子目录

为每个主菜单（主要功能）建立一个相应的独立目录。譬如，在“网上书店”这个实例网站之中，将邮箱列表以及用户管理等功能建立相应的目录。

（3）在每一个独立的目录之下，都建立独立的Images目录

在刚开始进行网站制作的时候，很多人都习惯将所有的图片存放在这个目录之中。但是在后来却发现极其不方便，经过多次的实践发现，为每一个栏目建立一个独立的Images目录，但是根目录下的Images目录仅仅用来存放首页上的一些栏目的图片。

（4）网站的文件名称和目录名称命名要规范化

在通常情况下，一个大型的电子商务网站均由很多的子页面组成，所以在设计的初期阶段，需要为网站设计一些合理且新颖的页面名称，这样以来不仅方面维护与管理，而且也能够使其快速被搜索引擎检索到[5]。

3 结束语

随着时代的进步与发展，人们已经不仅仅在于满足单调乏味的生活模式了，在这样的背景之下，互联网技术开始慢慢地融入到人们的生活和生产之中。这也就使得方便人们生活的电子商务日渐壮大起来。目前大多数人的生活，都开始与电子商务紧密地联系到一起，然而，电子商务的后台网页设计以及网页管理均之间关系到整个电子商务模式的运行。

总而言之，作为一个优秀的电子商务网站的设计人员，一定要将网页文件管理的因素考虑进去，设计出最优化的方案，从而方便网站的管理，为人民的生活提供更大的便利。

参考文献

[1]穆翠霞，周琳琳.电子商务网络资讯管理系统的设计与实现[J].电脑开发与应用，2014，10（4）：12-15.

[2]周艳萍，蔡玲.网页设计与制作在电子商务中的应用[J].电子商务，2016，8（6）：57-58.

[3]连莹.基于ASP技术电子商务平台设计[J].理论界，2012，12（5）：210-211.

电子文件管理论文范文第12篇

【关键词】电子文件；管理原则；方法

随着信息、网络技术的飞速发展，电子文件已大量涌现，各企业均建立了一套完整的办公自动化系统（OA），但由于电子文件对网络系统的依赖性、易变性、电子文件信息与载体的可分离性，以及其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点，如何利用、保护电子文件和电子档案工作已经成为企业管理中一个急待解决的问题。

一、电子文件的概念和特点

1.定义

指在数字设备及环境中生成以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传输的文件。是数字信息和文件的组合体，包括内容、背景和结构三要素。国际档案界电子文件专家认为，完整的电子文件由文件内容信息与元数据组成，并形象化地将文件与元数据比作信的内容和信封，文件是用元数据封装起来的对象，元数据加上文件内容就构成了有证据作用的文件。

2.特点

（1）非直读性。电子文件载体的非直读性体现在很多方面：一是数字编码序列记录在载体上，人的眼睛无法分辨；二是载体上的信息记录密度极大，即使在高倍显微镜下可以看到光盘记录痕迹，但读不懂那些痕迹表示什么；三是载体的数字信息往往是经过压缩、加密处理，即使有设备，如果不解压、解密，也不能读取其内容。电子文件载体的非直读性增加了电子文件保管及长期保存的困难性、复杂性。

（2）对系统、设备、标准的依赖性。由于电子文件从形成、传输到存储都是通过计算机实现的，这就决定了电子文件对设备的依赖性。不同软件环境形成的电子文件存储在载体上，有时难以互换；电子文件加密后不解密就无法识别；技术设备更新时，不及时解决格式转换问题，也无法读取等。

（3）易更改性。信息容易变动可以不留痕迹，电子文件产生后不可能不改，为此要防止电子文件信息受到误改或篡改，这成了解决档案真实性问题的关键。

（4）信息的共享性与安全性。电子文件的共享性是其运作环境网络化决定的。随着网络化的发展，对电子文件极为重要的网络安全问题已日益突出，可以说网络的不安全性已成为限制其发展的最大障碍。

（5）信息和载体的可分离性。电子文件信息可以毫无损害地从一种载体转移到另一种载体上。为此对原件的概念提出质疑。档案的真实性问题被提出讨论，档案管理仅依靠载体管理的方法已经不能达成预期目标。

（6）对元数据的依赖性。元数据是关于数据的数据，如电子文件上下文关系和结构的描述。电子文件的元数据必须特意附在文件信息中，否则将无法恢复电子文件的原貌。此外，电子文件的运作往往是在网络上进行的，操作者互不见面，体现行政背景的元数据就不那么完整、详细。如果不特意提供或补充这些元数据，那么就可能给电子文件保管和长期保存带来问题。

电子文件技术的特点影响了信息的生成、处理、传递、保存，虽然利用方便快捷，但信息的真实、完整、可读、安全遇到了挑战。我国现正处于电子政务的初期，在这种环境下各级政府产生的文件已是电子版本，大部分都是通过网络传输和处理。由此使以保管文书档案为主的档案部门的职能重点从实体管理转向信息管理、知识管理，从物理控制转向智能控制。

二、电子文件的管理原则

电子文件管理原则是在管理电子文件的过程中，为了保证电子文件真实、完整、安全和有效利用而应遵循的行为准则。这些原则包括：

1.全过程管理原则

电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管和利用等各个环节，都有信息更改、丢失的可能性，建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，对于维护电子文件的原始性、真实性十分重要。维护电子文件真实性的管理措施涉及从电子文件形成、处理、收集、积累、整理、归档，到电子档案的保管、利用的全过程，可以称之为“电子文件全过程管理”。电子文件的全程管理原则应该体现在电子文件管理体制与模式的确定，管理系统的设计和运行，管理制度的内容和执行等方面，以保证电子文件在其整个生命周期受到严密的控制。

2.前端控制原则

在文件从形成到永久保存或销毁过程中，文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保存或销毁是末端。传统文件、档案管理的特征是分阶段、分环节控制，文件、档案管理的全部目标和要求被分解到不同的阶段、环节和步骤之中。前端控制则是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。前端控制可以有效地防止其他管理环节对电子文件的损伤和破坏，确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读，提高管理效率。

3.真实性原则

电子文件真实性是指电子文件的内容、结构、背景信息等经迁移、传输后须与形成时原始状态一致。真实性是保证电子文件行政有效性与法律证据性的基础，是电子文件反映历史真实、具有价值得以作为社会记忆长久保存的前提。电子文件对信息技术的软硬件有较强的依赖性，不同格式的文件转换时可能造成信息失真，在进行电子文件迁移过程中也可能造成信息失真。因此电子文件管理必须遵循真实性原则。

4.完整性原则

作为企业活动真实记录的电子文件的完整性包括两个方面的含义：一是作为记录企业活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。电子文件在存储或传输过程中保证不被偶然或故意增加、删除、修改、伪造、乱序、重放等，也是文件完整性的体现。

5.可读性原则

电子文件的可读性是指电子文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后，应能够以人可以识别、可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性。计算机软硬件不同，生成的电子文件的格式也不尽相同。计算机软硬件的更新换代，可能会造成对旧的软硬件不兼容。电子文件对系统有很强的依赖性，脱离了赖以支持的软硬件系统后，文件就变成了无法识别的“死文件”。另外，如果感染了病毒也可能造成文件信息的无法读取。因此电子文件管理必须遵循可读性原则。

三、电子文件管理的基本方法

1.始终保持电子文件的“原始性”

电子文件的上述特点使我们无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断它的原始性，需要为这建立一个新的“原始性”概念。这种“原始性”概念与纸质文件原件的区别主要在于，它抛弃了文件形式上的原始性，即允许文件载体、字迹、格式等表现形式发生变化，仅以文件中所含信息的真实、准确，即内容的原始性为唯一标准。它将是电子文件转化为电子档案，全面行使“历史记录”和“社会记忆”功能的根据，是电子档案“享有”与纸制档案同样凭证作用和法律效力的基础。

2.大力推进文档一体化

文件运动周期理论告诉我们，从现行文件到档案是一个统一的、前后衔接的过程，将这样一个有机联系的整个过程纳入一个统一的管理系统之中产生文件和档案的一体化管理是理所当然的。所谓一体化，并非去抹煞不同运动阶段文件管理的特点，而是要求在一个统一的系统之内，有统一的控制中心，统一的工作制度，统一的、前后各有特点又互相衔接的工作程序。也就是说对原来相隔在文书和档案两个工作部门，且相对独立，但又有不少具体工作环节互相雷同和重复的两个管理系统，真正从组织制度和工作程序上结合在一起，成为一个统一的管理体系。这样就能从文件的形成时起对其运动的全过程进行比较全面、有效和统一地控制，既精简了工作程序，减少了不必要的重复劳动，又能避免因现行文件管理不善致使档案部门有可能收集不到系统、完整档案的弊端，提高了案卷质量，达到了以较小的耗费取得较大的效益的目的。

3.积极探索电子文档管理规范化

电子文件管理论文范文第13篇

关键词：建筑工程；电子文件；档案管理

随着信息化技术的进步，电子文档被广泛的应用在建筑工程的信息处理中，与此同时，由于我国建筑工程电子文件管理体系的不完备，导致建筑工程方面的电子文档出现管理混乱、信息不全等不良现象，因此，我们必须加强建筑工程电子文件的档案管理，建立健全档案管理体系，从而保证建筑工程电子文件可以得到妥善的保存和管理。

1我国建筑工程电子文件的档案管理现状

我国建筑工程电子文档与发达国家相比仍然存在一定的不足之处，这就导致建筑工程电子文档的现状存在着很多的问题，我们必须清楚的认识到现有建筑工程电子文件档案管理的现状，从而寻求到正确的解决方法，提高建筑工程电子文件档案管理效率。1.1电子文件归档不到位。采用信息化处理的建筑工程方面的电子文档，具有很强的操作，因此对于相关文件管理人员的专业要求比较高，但是由于我国文件管理人员储备不够丰富，部分地区的文件管理人员专业技能不够，无法完成复杂的文件档案管理工作，这就导致很多地区存在电子文件归档不到位的情况。1.2电子文件档案管理人员职责界定模糊。在我国，目前很多建筑工程场所对于电子文件档案管理人员的职责界定十分模糊，大部分企业单位将电子文件档案管理工作交由计算机技术人员负责，但计算机技术人员由于缺乏相关的档案管理技能，在电子文件的处理及管理中常常会出现疏漏，导致建筑工程电子文件档案管理产生混乱的情况。1.3电子文件的真实性、可读性较差。在建筑工程电子文件的档案管理中，存在比较严重的一个问题就是真实性和可读性较差。一方面，建筑工程电子文件为了粉饰项目，有内容造假的情况。另一方面很多单位档案管理人员对工作敷衍了事，导致电子文件内容可读性很差。这些情况都使现有的建筑工程电子文件所提供的内容可用性不强。1.4对传统纸质文档的更替工作不足。在很多地方，建筑工程单位仍存在很多传统的纸质文档，纸质文档在实际保管中十分容易出现丢失、破损等情况，造成工程信息的处理困难，因此我们需要广泛的对纸质的文件档案进行替换。对纸质文档的替换工作十分复杂，建筑工程方面的文档内容较多，落实电子文档的替换工作存在的一定的难度。在另一方面，由于工作人员的专业性不足，很多纸质文档的替换都存在着不够准确完整的情况。

2实现建筑工程电子文件档案管理的有效措施

针对我国建筑工程电子文件档案管理中存在的一系列的问题，需要采取相应的措施，来保证良好的文件管理，从而实现电子文件的普及，为建筑工程项目的有效落实奠定良好的基础。2.1对建筑工程电子文件实行统一格式。建筑工程方面的电子文件较为复杂，如果没有统一的格式，在文件查询的时候十分的困难，因此，统一建筑工程电子文件的格式是一项重要的工作要求。统一格式可以对信息查询提供有效的保证，同时有利于档案的完善管理，方便日后查询、纠错等。2.2明确档案管理人员的职责。档案管理人员是建筑工程电子文件的管理主体，因此，明确档案管理人员的职责可以确保文件得到妥善的管理。一方面，建筑工程单位需要设立专门的档案管理人员，对相关电子文件进行管理，做到专人专职。另一方面，需要加强对于档案管理人员的培训，提高工作专业性，增强电子文件档案管理技能。2.3普及建筑工程电子文件档案管理的意识。对于建筑工程单位来说，具有完善电子文件管理的意识是极为重要的，因此，相关的地方政府部门需要推行建筑工程电子文件档案管理的工作，使电子文件档案管理深入落实到各个建筑工程单位中，确保各地的工程电子文件可以完善、有效的保存和管理。2.4在工程项目的各个阶段落实电子文件工作。对于电子文件的整理不能只在建筑工程项目完成后进行整理，在工程项目进行的各个阶段都需要落实电子文件的整理工作。对于电子文件的整理工作，要保证具有完整性，对于以后的工作查询来说，是十分重要的基础性内容。因此在电子文件的处理过程中，保证信息的真实性，防止企业人员为了粉饰项目而随意篡改电子文件的内容。2.5提高对于电子文件的鉴定技术。在建筑工程电子文件的整理方面，真实性和有效性是十分重要的，因此，必须要保证，电子文件可以反映相关项目的全部真实信息，同时能为查询者提供有效的信息内容。基于这样的要求，就需要提高对于电子文件的鉴定技术，确保建筑工程电子文件的真实性和有效性。可以聘用专业的鉴定人员，对电子文件的内容进行查询，确保电子文件没有相关内容的遗漏以及篡改。2.6完善建筑工程电子文件档案管理体系。建筑工程电子文件档案的有效管理是建立在相关体系之上的，只有完善了建筑工程电子文件档案管理体系，才能够保证电子文件得到妥善的管理。一方面，我们对于电子文件的内容需要进行核实，另一方面，对于已经归档的文件要合理的保存，防止网络病毒的入侵导致文件受损等情况的发生。同时要严防不法分子对于电子文件档案的恶意窃取，确保建筑工程电子文件档案能够安全完备的保存。

建筑工程电子文件档案管理的工作是建筑工程项目有效实施的基础，因此，我们需要从各个方面提高文档管理工作效率，从而及时准确的记录工程项目中的各项内容。档案管理工作者需要不断的提高自身的工作能力，确保文档准确真实。只有实现建筑工程电子文件档案管理的普及工作，才能够使我国的建筑工程项目有更好的发展空间。

作者:李薇 单位:哈尔滨市国家投资项目评审中心

参考文献

电子文件管理论文范文第14篇

电子文件是不同于传统档案属性的新型档案信息,在载体寿命、环境条件、技术寿命、信息保护等几个方面都有所不同。

一、电子文件给管理带来的便利

随着数字化信息社会的到来,使用电子文件给管理和开发利用带来很大方便。一是电子文件的记录密度极大,存储空间很小,再大的信息量也不需要很大库房。二是电子文件的易删性,将给电子文件管理和开发利用带来方便。三是电子文件可共享,利用计算机网络系统,可方便快捷的同时提供给众多用户利用。四是各种信息媒体可利用计算机多媒体技术进行集中统一管理。五是可利用电子文件非实体归档特性,利用网络技术,很快完成电子文件的收集积累、整理归档工作。

二、加强电子文件的管理与归档

与纸质文件相比,电子文件的管理与归档是一项艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念,误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性,因此需要从以下几个方面加强电子文件的管理和归档工作。

一是电子文件的归档问题 。电子文件的归档是将整理完毕的电子文件从计算机网络的存储器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。首先应该确定好电子文件的归档范围,如果是网络就要按要求转到数据库,如果是载体传递归档,就要做一些辅助和认证工作,要与纸质文件结合归档。只用传统的纸质档案的归档方法和程序显然是行不通的,针对这个问题,国外学者提出了“前端控制”的思想。在国际档案理事会电子文件委员会制订的《电子文件管理指南》(草案)中,将电子文件的生命周期划分为设计、形成、和维护三个基本阶段,并认为档案工作者干预电子文件的时机,应确定在电子文件管理系统的设计阶段。即尽可能把文件各个阶段的管理要求放在系统设计阶段予以考虑,把各种可能要预设的管理功能纳入系统中,以功能合理的文件管理系统作为管理好电子文件的先决条件。这样,在生成电子文件的同时,就可以采用系统所具有的功能直接确定文件的归档范围,判定其保存价值,还可以及时设定用于检索的各种数据以及利用要求等。这样做对保证归档文件的完整性、准确性和安全性具有决定性的意义。近年来,我国广泛推行的文档一体化管理,其基本思路也是对整个管理系统实行前端控制。归档的前端控制思想,打破了档案工作和文书工作的界限。冯惠玲教授在他的《电子文件时代新思维》中说:档案工作要把“势力范围”扩大到原来的文件工作阶段,归档不再是文件工作和档案工作的“结合部”,在归档之前就要进行某些“档案管理”的活动。

电子文件管理论文范文第15篇

【关键词】电子文件管理；归档管理；学籍档案

随着现代信息技术的飞速发展，信息化进程的不断加快，高校也从传统的办公过程产生的纸质文件已逐步被电子文件取代。在这种新形势下，我们学院领导充分认清了电子文档管理在学院各个部门现状与存在的主要问题，既而采取科学可行的措施加强电子文件的管理，提高电子文档资源利用率，充分的为学生服务，意义十分重大。

1.电子档案原始收集工作

要收集积累的电子文件类型有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链接文件、程序文件和数据库文件。学院所属机构在主要职能活动中产生的电子文件，凡有查考利用价值的均应定期制作文件备份，并要及时拷贝到U盘或刻录到光盘上脱机保存。各系部、各管理处室指定专人负责电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管利纳入系部、管理处室的程序内并赋予相关人员位责任。对电子文件日常管理的监督、指导、检查和分类保管、开发利用等工作，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及保管。学院的档案部门也积极的参与和指导电子文件的形成、办理、收集和归档工作的各个工作环节。利用实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

2.加强学籍档案管理工作及服务

高校主要档案为学籍档案，学籍档案是学生在学习、实验和实践等项活动中形成的， 对学校、社会和学生个人具有保存、证明、使用价值的直接的、历史的、真实记录。高职院校学籍档案包括学生的新生录取名册、在校生名册、学籍册、学籍变动、毕业生登记表等原始记录。学籍档案管理是繁杂的，但是学籍档案管理是高职院校档案管理工作的一个重要组成部分。随着科技进步学籍档案管理也从繁杂的纸质档案逐渐实现信息化。以往以管理方式已逐渐不能适应社会的需要。高职院校学籍档案管理工作必须跟上时代步伐，改革掉不适应现代化管理要求的方法，将计算机技术引入学籍档案管理工作中。高职院校可以建立先进的教学管理系统，集排课、选课、学籍等教学管理工作于一体，通过计算机网络信息系统，建立一个学籍管理平台，将新生录取名册、学生学籍、毕业生登记表、毕业证书编号等，由教务部门的总网站下辖各系的分网点，随时检索所需的学籍档案材料，从而实现资源共享，提高工作效率，使学生学籍档案管理走向科学化、规范化。

3.电子文件鉴定归档工作

电子文件鉴定工作应在档案部门业务指导人员会同电子文件形成各系部、处室的工作人员协同开展。电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定，对电子文件内容、结构、可读性的技术鉴定以及确定电子文件的密级、归档范围和划定保管期限等。电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定，对电子文件内容、结构、可读性的技术鉴定以及确定电子文件的密级、归档范围和划定保管期限等。电子文件的物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。电子文件的归档可分为两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。按照国家现行法规，所有归档电子文件归档时必须归一套对应的纸质文件。

4.归档电子文件的利用

归档电子文件移交到档案馆后，档案馆要制作三套，一套封存保管，一套查阅利用，一套异地保存。封存的电子文件不得利用和外借，利用时要使用电子文件的复制件。电子档案查阅利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件一般不在网上提供利用，确有必要以联网方式利用时，应严格遵守国家和学校的有关保密规定，并采取稳妥的安全保密措施。

5.电子档案的保存工作

在制作保管载体时应将电子文件和电子文件元数据一起保存。应定期对保存的归档电子文件进行抽样检验，光盘每满4年进行一次抽检，抽检率不低于40%，如发现问题应及时采取补救措施。如网络系统扩充或系统设备更新，应确认库存载体与新系统、新设备的兼容性，如不兼容，应及时对归档电子文件进行迁移。档案馆应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

6.加强对电子文件和电子档案管理知识的培训，提高档案工作人员的业务素质

全校档案人员要学习掌握计算机和电子文档管理系统的操作技能，只要掌握丰富的档案专业知识，如归档文件整理方法、电子文件归档方法等知识，用丰富的档案专业知识指导和失去电子文件归档工作才能有效利用归档的电子文件，积极开展档案编研、信息开发和服务利用工作。

总而言之 要充分利用现代科技手段对档案管理工作的方式进行升级，优化整合档案信息资源，提高档案资源的利用率 更好的为学生服务和为 学院发展服务。

【参考文献】