电子信息档案备份管理措施范文

随着人类步入信息时代，面对浩如烟海的各类信息，如何安全地获取、保存和管理各种有用的相关信息，对档案系统的建设和管理工作提出了新的要求。目前，档案系统面临着许多不安全因素，包括不可抗因素（地震、水灾、火灾和自然损坏等）、人为因素（盗窃）和技术因素（病毒等）。有的单位由于备份措施做得好，出现问题可最大化恢复档案的内容，而有些单位却在问题面前无计可施，眼看着多年来辛辛苦苦著录的档案系统瞬间丢失，造成极大损失。因此，在档案管理中，要积极实施档案的备份管理。本文基于电子信息技术，结合现代档案系统的建设现状，围绕档案系统的分类、档案的载体、档案的异地备份、档案的电子化备份、档案的等级备份，提出了系统备份和管理档案系统的科学方法。

一、档案备份的意义、原则和备份策略

1.在档案管理现代化过程中最为宝贵的财富就是档案的信息，要保证档案现代化管理的顺利进行，就要保护基于计算机档案信息的档案数据的安全。操作失误、硬盘损毁、电脑病毒、自然灾难等等都有可能造成数据的丢失，这些都将给档案管理现代化造成无法估量的损失。因此，在档案管理现代化过程中，档案备份就占有极其重要的地位。

2.档案备份的原则包括：科学化，自动化，适用化、安全性、稳定性、全面性、简单化和兼容性。

3.数据备份和灾难恢复方案

一个完整的数据备份和灾难恢复方案应包括备份硬件、备份软件、备份策略和灾难恢复计划四个部分。备份硬件。常用的备份介质有：硬盘、光盘、磁带。硬盘容量大但成本太高。光盘的成本比较低，但它们所用的访问时间要比硬盘长2到6倍，并且容量相对较小。当备份大容量数据时，所需光盘数量大，虽保存的持久性较长，但整体可靠性较低。磁带具有容量大并可灵活配置、速度相对适中、保存长久，成本较低、数据安全性高。此外，磁带具有先进的自动管理功能，可实现无人操作的自动备份，从而保证了备份数据的可靠性。鉴于档案部门经费相对紧张的实际情况，选择经济实用且保存寿命长的磁带介质对档案数据进行备份是最佳选择。备份策略包括备份系统的组成要求、网络备份方式和维护要求。简单来讲，备份系统可分为两种基本模式：本地容错模式和异地容灾模式。本地容错模式用于解决本地故障、错误，如网络设备、服务器、存储设备的宕机、线路中断、操作系统故障、应用系统故障、硬件设备故障等。本地故障发生时，本地冗余和备份的设备和软件可以帮助恢复系统。异地容灾模式用于发生大的灾难、本地无法恢复时，由异地备份中心的系统设备提供业务容灾恢复。异地灾难备份中心有非实时和实时两种模式[1]。另外，一个系统的灾难恢复计划也是必要的，包括应急和快速恢复等。

二、现代档案系统的备份与管理

1.传统纸质档案的备份

对于传统的纸质档案，可以通过二维扫描、拍照或其他无损方式将档案文件全面电子化，并选择多种存储方式，如磁盘、硬盘和光盘等进行电子备份。

2.电子档案的备份

对于电子档案，可以通过无损方式选择多种存储方式，如磁盘、硬盘和光盘等，通过本地或网络的途径，在确定的时间，按照不同的频率进行电子备份。

3.各种软件和数据库的备份[2]

需要备份存档的软件包括系统软件（指各类操作系统，它是其他软件运行的基础）、应用软件（指完成数据采集分析和控制功能的具体软件）、工具软件（工具软件是软件维护、硬件维修的极重要工具，且由于操作系统的升级。很多工具软件在不同版本操作系统下往往并不通用。）、外设驱动程序、1C芯片内的软件（指仪器内部电路板上、存储在集成电路内的软件和数据）。另外，档案信息管理系统和数据库也需进行备份。数据库备份技术是档案管理信息系统建设中的一项关键技术，具有非常重要的作用。其作用集中表现在档案数据库的安全恢复、档案数据库对外信息的过滤、档案数据库的快速重建等方面，

4．实物档案的备份[3，4]

对于我国古代遗留下来的归家兽骨、竹简木牍、金石、缣帛等实物档案，可以通过最新的三维扫描制造技术，将所有的信息进行电子化，并记录实体的结构和载体物质组成。通过自动控制生产技术，可以做出仿真的实体档案，从而最大化地实现实体备份。三维扫描是集光、机、电和计算机技术于一体的高新技术，主要用于对物体空间外形和结构进行扫描．以获得物体表面的空间坐标。它的重要意义在于能够将实物的立体信息转换为计算机能直接处理的数字信号，为实物数字化提供了相当方便快捷的手段。高速三维扫描及数宇化系统在反求工程中发挥着巨大作用，高速三维扫描仪己在我国多家模具厂点得到应用，取得良好效果。该系统提供了从模型或实物扫描到加工出期望的模型所需的诸多功能，大大缩短了模具的研制制造周期。由于三维扫描系统己在汽车、摩托车、家电等行业得到成功应用，相信以后在实物档案的备份中将发挥更大的作用。三维扫描技术能实现非接触测量，且具有速度快、精度高的优点。而且其测量结果能直接与多种软件接口，这使它在CAD、CAM、CIMS等技术应用日益普及的今天很受欢迎。在发达国家的制造业中，三维扫描仪作为一种快速的立体测量设备，因其测量速度快、精度高，非接触，使用方便等优点而得到越来越多的应用。用三维扫描仪对手板，样品、模型进行扫描，可以得到其立体尺寸数据，这些数据能直接与CAD／CAM软件接口，在CAD系统中可以对数据进行调整、修补、再送到加工中心或快速成型设备上制造，可以极大地缩短产品制造周期。

5.胶片、磁带磁盘的备份[5]

对于胶片、磁带磁盘备份，可以先通过不同的物理读取方式，获取其中的档案信息，并实现电子化，最终进行电子备份。

6.档案系统的异地备份[6]

档案数据库备份后进行远端异地存储。当所有数据保存在同一地点，发生不可抗拒事件的时候，备份全都可能毁于一旦。远端异地保存是把数据备份分开多处存放，一地的数据被毁时，另一地区的备份还会幸存。远端异地存储属高投入和相对低产出，但和重要数据永久损失相比，其投入是值得的。特别是对于那些不可复得的科技、军事、金融等数据，其损坏是无法用金钱来计算的。如1995年的神户地区大地震，摧毁了1700部电脑系统，所造成的损失无法估算。又如，今年的汶川大地震，据初步统计，馆藏档案仍处危房中约10万卷，雨水浸湿约1560卷，档案柜架受损约2000立方米，电脑、空调、除湿机、复印机等设施设备共计损毁数百台。

7.重要档案的等级备份

所有的档案均需要备份，但并不是所有的文件都需要本地和异地备份。可以对档案系统进行等级划分，对今后工作具有重要查考利用价值的才有必要进行全面备份。首先，由于当时工作需要形成的文件数量庞大，没有必要也不可能将其全部作为档案保存，档案只是经过人们鉴别挑选而留存下来的文件。其次，现行阶段的文件，是处理事务的工具。办理完毕的文件，由于功能上发生了变化，分化成两部分：一部分随着办事工具的现行功能结束而失去存在的社会价值而被淘汰，一部分因仍有查考价值而留存起来成为档案。档案和现行文件，虽然从它们的内容和形式构成来说是同一的，但它们的社会职能却不相同。再次，对于一些非原始的电子备份档案、可以通过二次加工获得，也无需进行本地和异地备份。最后，档案的等级划分、备份和管理可以根据档案管理工作的实际情况，不同部门和不同地区分别对待。

8.数字载体的长期备份

备份介质要选用较耐久的材质，使数据在当前技术条件下可以维持更长的可读时间。应使用标准的软件和文件格式存储；用不同的存储技术制作档案数据库的多个备份，以减少技术淘汰后数据丢失的危险。电子化备份的频率和载体的选择要根据实际情况进行选择和优化。

9.纸质载体的长期备份

通过物理的、化学的方法，基于合适的存储环境（温度、湿度等），可以实现纸质载体的长期保存。对于重要的纸质文件，还需通过制造副本的方式、或者一式二份的方式进行实物备份，异地备份。最后，通过化学处理，预防自然损毁，以确保长期保存。

10.档案文件的电子化

档案是原始的历史记录，这是档案的本质属性。档案作为一种历史和文化的沉淀，同时具有原始性和记录性的特点，它不同于一般的历史遗物（如从地下出上的陶器和纺织品等）因为它是以具体内容反映档案形成者特定活动的历史记录物，因而具有很强的记录性。档案也不同于一般的信息资料，它是特定的机关、组织或人物在当时当地直接使用的原始文件的转化物，不是事后编写或另外收集的，因而具有原始性的特点。所以，档案注重原稿、原本，而且往往又只有一份孤本，这也正是档案更为宝贵的原因之一。因此，档案文件的电子化只是最大限度地获取和保存原始档案的信息，不能完全代替档案原件。

11.档案管理信息系统

在档案信息管理系统中，基于单位的信息系统平台，服务器操作系统可以选用微软的Windows2003server，后台数据库为微软的SQLServer2003，Web服务器采用Ⅱserver，客户端浏览器可使用IE7.0。档案管理系统包括分为8个模块：收集整编模块、档案分类整理模块、档案统计打印模块、借阅管理模块、鉴定销毁模块、档案编研模块、用户及系统管理模块、网页查询模块。

三、结论

总之，现代档案系统的备份与管理主要包括传统纸质档案的备份、电子档案的备份、各种数据库的备份、实物档案的备份、胶片、磁带磁盘的备份、档案系统的异地备份、重要档案的等级备份、数字载体的长期备份、纸质载体的长期备份、档案文件的电子化和档案管理信息系统等。档案系统的电子信息化和备份研究，可以为城市建设部门提供科学的档案管理思路，系统推进档案管理工作的全面开展。