电子合同档案管理范文

电子合同档案管理范文第1篇

关键词：纸质档案；电子档案；整合利用；并存发展

1 引言

档案是记载“历史”的原始文献，是人类了解“历史事件”的重要参考资料。其中，传统的档案以纸质档案为代表，其与电子档案的区别如表1所示。

根据表1，电子档案与纸质档案各有优缺点，而通过整合利用，可实现势互补。从目前的形势来看，电子档案与纸质档案并存发展的局面会长期存在，这就要求档案管理人员主动认清这一新形势，并制定全面、科学的档案管理策略。下面，笔者首先分析电子档案与纸质档案的整合利用，再进一步探究其并存发展。

2 电子档案与纸质档案的整合利用

目前，档案管理正试图建立基于电子信息技术的网络办公平台，以期实现对现代档案的高效管理。但传统档案管理的对象是纸质档案，而现代档案管理的对象是电子档案，且在这一过程中，也需高效管理纸质档案。据此，笔者建议从如下方面来对电子档案与纸质档案进行整合利用：

2.1 同步归档

无论纸质档案或电子档案，在收集、检验和审核以后，都应按归档要求进行归档，其中针对电子档案的归档，其应先存入特定的计算机硬盘中，再标上归档标记。

2.2 同步整理

电子档案与纸质档案的档案号一致及其录入的信息基本相同，则为了高效开展档案整理工作，建议采用折中（或合二为一）的方法来同步整理电子档案和纸质档案，如此可在同一时间完成电子档案与纸质档案的整理归档。

2.3 同步利用

针对电子档案与纸质档案的同步利用，具体表现如下：在档案查阅时，可利用同一著录来检索同一档案的纸质与电子形式；在档案利用时，可重点选取电子档案，而若要求选用纸质档案，则可按同一档案来获取纸质档案。如此一来，既可实现高效利用档案，又可长期保存纸质档案。从这一角度来讲，电子档案与纸质档案的整理利用强调的是在传统档案生命周期理论的指导下，实现档案的分阶段电子化管理。

3 电子档案与纸质档案的并存发展

电子档案与纸质档案的并存发展存在一定的必要性，而这种必要性主要表现在如下方面：一是电子档案与纸质档案的优势都能为现代社会所用，前者不能轻易取代后者；二是纸质档案不可取代，究其原因是纸质档案的使用时间相当长，且在法律体系范围内，纸质档案的权威性无容置疑，外加电子档案的安全保证要求较高，则其尚无法在可预见的时间内取代纸质档案。针对电子档案与纸质档案的并存发展，笔者提出如下建议：

3.1 完善电子档案管理体系

为了提高电子档案与纸质档案的管理成效，创新管理思路、手段和模式是必经之路。对此，笔者建议做到如下几点：一是强化档案管理意识，档案部门的属性改为直属单位及要求其在人员编制、资源开发等上有所创新；二是解放思想，摒弃“重馆藏、轻利用”的理念；三是丰富馆藏内容及提高其质量；四是完善电子档案标准及提高其馆藏要求，并按需改变档案管理手段、流程等；五是纸质文件改为电子文件的组合形式，并进一步完善纸质档案的管理程序与其信息化的转换流程；六是利用电子档案的著录与组盘，进一步完善电子档案的管理，以实现交叉管理电子档案与纸质档案。

3.2 建设档案保管设施

无论是纸质档案或电子档案，其都需在一定的物质条件下进行有效保管，即要求保管条件安全及保管设施完备。对此，企事业单位应重视对档案保管设施的建设，即：统筹档案库房的安排，以保证档案库房的合理布局、档案保存环境的保密性与安全性，亦或说档案库房应远离危险场所，且在防尘、防盗、防火、防水和防潮上满足档案管理的要求。因此，建议企事业单位按如下档案管理要求来选择档案用房的地址及布置库房：一是检查库房窗、门的防盗与加固效果；二是检查排水管道有无从库区穿过；三是购置与国家标准相符的档案保险柜、密集架等保险设施；四是配备一定数量的消毒柜、刻录盘、扫描仪、打印机、去湿机及复印机等，以保证档案保管设施与档案管理规范相符。

3.3 深入学习档案管理理论

电子档案是社会发展的产物，其对档案管理理论与实践的影响尤其深远。对此，档案管理部门应组织档案管理人员开展如下学习活动：一是深入学习电子档案管理理论，以期对电子档案的种类、特点、概念及地位等进行全面了解；二是深入研究电子档案管理制度，并在充分认清现状的基础上，建立健全电子档案管理制度，用以指导对电子档案的管理；三是在实践中积累电子档案的管理经验，并在分析表1的基础上，整合利用电子档案与纸质档案，从而实现两者的相互牵制、相互补充和良性发展。

3.4 健全档案管理制度

在信息技术发展的推动下，出现了新的档案载体及档案管理也更具智能化特征。对此，档案部门应逐渐健全档案管理制度，以保证电子档案与纸质档案的成功对接、转化和管理。对此，首先，档案部门应以电子档案的特征为依据制定电子数据格式标准、电子档案著录与标引规则等；其次，应实现电子数据标准的统一，并明确规定电子档案的信息载体、转换与存储格式及硬件设备标准等；第三，档案部门应根据纸质档案管理经验，完善纸质档案的管理制度，并建立为电子档案与纸质档案并存发展服务的管理制度；第四，加强纸质档案的整合利用与鉴定工作，并在档案管理内部推定“双套制”，即同时提交、保存和归档电子档案与纸质档案。

4 结语

21世纪是信息化的时代，要求整合利用电子档案与纸质档案，并促进其并存发展。其中，针对电子档案与纸质档案的并存发展，应从制度建设、理论学习及基建投入等上做出努力，同时还应注重对人力资源的培养，即：组织档案管理人员学习社会主义核心价值观，以提高其使用感与责任感；培养高尚的职业道德，使其认清档案管理对保密性的要求；学习专业知识，使其成为为电子档案与纸质档案并存发展服务的专业管理人才。

参考文献

[1]刘晓菲.电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展[J].办公室业务，2015，（13）：88-88.

[2]李琦.科研项目档案管理中纸质档案与电子档案的整合与利用[J].办公室业务，2016，（20）：126-127.

[3]田永丽.论电子档案与纸质档案的整合管理[J].才智，2015，（19）：343-343.

[4]张冬梅.纸质档案管理与电子档案管理的融合探究[J].卷宗，2014，（11）：49-49.

[5]郭洋洋.纸质档案与电子档案并存时期档案管理若干问题[J].黑龙江科技信息，2016，（14）：181-181. .

电子合同档案管理范文第2篇

1 电子档案与纸质档案整合管理的观点

不论是电子档案还是纸质档案，从本质上来看都是档案，都具有档案的特点，但因为他们的载体不同，所以也存在一定的不同。两者都有相应的缺点和有点，将两者综合起来，才能在应用过程中取长补短，保证档案管理工作的顺利发展。在实践活动方面来看，电子档案和纸质档案均是以人的基本实践为依据，对人们在社会各阶段的生活信息进行收集整合，形成档案。但是电子档案的储存时间要比纸质档案储存的实践要长，档案的完整性更出色，由于电子档案是以网络技术为载体，所以更容易受到病毒的侵袭，安全系数比较低。纸质档案的载体是纸质文件，安全系数相对就高，能有效保证档案的真实性，使档案在使用的过程中更清晰。但是纸质档案的载体很容易在保存过程中遭受破坏，不易保存，使用的时候检索也很慢，有一定的排他性。通过分析，不难看出两种档案都有利弊，那么要想发挥各自的优势，更好的为使用者服务，就要对两种档案进行整合管理，相互之间各取所长，补己之短。

要想达到电子档案和纸质档案共存的局面，就要使档案管理者适应新形势的变化，积极创新，制定科学合理的档案管理方案。首先，要顺应时代的变化，积极地应对档案电子化的转变，从管理方法、管理制度等技术层面使电子档案有合理的法律地位；其次，要稳中求进，不光要充分利用电子档案，还要做好纸质档案的保管工作，使两种不同载体的档案都发挥其所长，最大限度地把握档案改革的主动性，做好自身的职责工作。当前我国的档案保管工作是在电子档案建立的同时，还要对纸质档案一同保存，既保存了安全可靠真实性强的纸质档案，又发挥了电子档案的优势，检索快，利用效率高等优势。从根本上两种档案并存是必然的选择，并对其进行有效的整合管理。

无论是纸质档案还是电子档案，都要在记录在同一个档案管理系统中，运用自动采集的方式对电子档案进行数据录入，运用人录入的方式进行纸质档案的录入方式。同时，对一些重要的纸质档案进行数字化处理，使其在利用时更方便快捷。在档案系统中，还要将两种档案进行统一的组合，维护档案之间的相关联系，便于使用。

2 电子档案和纸质档案整合管理的具体要求

现如今，数字化信息技术不断发展，档案管理系统也要利用电子技术建立一个网络的信息办公平台。现代化档案管理和传统档案管理的模式有所不同，前者针对的是电子档案管理，后者针对的是纸质档案管理。当然，在现代化档案管理中也要对纸质档案进行有效的管理，那么，要想有效的实现现代化档案管理系统，对电子档案和纸质档案完美的整合，就要做好下面几方面工作。

2.1 同步归档工作

在对所收集到的纸质文件进行详细的检验和审核之后，需要及时的将纸质档案进行归档处理。而利用网络所收集的电子信息，在进行有效的审核之后，也要及时的进行归档。无论是纸质档案还是电子档案，在归档的过程中，都需要符合相关的归档要求，只有符合归档要求的文件才能够正式的进行归档。而在电子档案归档时，要将其存入到制定的计算机硬盘中进行存储，并且要注意标记上已归档的标记。

2.2 同步整理工作

要想使得档案整理工作可以有效的开展，就需要采用折中的方法，实现对电力档案和纸质档案的同步整理，由于电子档案与纸质档案都具有档案的共同入特点，两者也都拥有一致的档案号，所录入的信息也基本上相同，因此，可以采用合二为一的方法对电子档案以及纸质档案进行整理，确保在整理归档纸质档案的同时电子档案也可整理完成。

2.3 同步鉴定工作

对于电子档案的鉴定最理想的情况是南计算机自动鉴定，系统依照预定的保管期限表判断保管期限；纸质档案可随时鉴定，即时归档。

2.4 同步利用

在查阅档案时，我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时，以电子档案为主。在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案，这样既提高了档案的利用率，又减少了纸质档案的磨损，有利于纸质档案的长期保存从实质讲，电子档案与纸质档案整合管理理念，实际上主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。

3 加快档案管理工作人员的知识结构变革

加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才是共存期档案工作最根本的对策。由于电子档案的来源广泛，档案人员要对电子档案生成的全程监控，就必须具备良好的计算机知识。现在不少单位的计算机技术人员不了解档案，档案管理人员不懂计算机技术，这就要求档案工作者加强学习，更新知识，提高电子档案的管理能力，尽快掌握电子档案管理方面的基本知识和技能，对电子档案管理涉及到的设备和技术，做到会操作、会管理、会使用，切实担负起电子档案管理的工作职责，做好开放教育电子档案的管理工作。

电子合同档案管理范文第3篇

统一身份验证和统一权限管理的电子政务公共平台的成功建设，使得上海徐汇区电子政务建设走在了全国前列。徐汇区内各委办局的电子政务系统在提高政府机构行政效率的同时，产生大量的电子文件和过程文档。对于电子政务系统产生的电子文件和过程文档，根据国家和地方档案管理相关法律、法规的要求，必须加以及时归档，并进行相应的后续档案管理。因此，如何建设基于电子政务系统的一体化档案管理综合服务平台，成为徐汇区电子政务建设所面临的迫切问题。

区县一体化档案管理

综合服务平台需要解决的核心问题

建设区县一体化档案管理综合服务平台，需解决的核心问题概括起来，主要包括：

1. 一体化档案管理综合服务平台内部各系统之间的关系

区县一体化档案管理综合服务平台由若干子系统（区县档案局门户网站、文档一体化系统、电子文件子系统、档案管理子系统以及公务员档案综合信息服务平台）组成。这些子系统共同构成区县一体化档案管理综合服务平台，它们彼此之间在数据、档案内容、业务流程上都有横向或纵向的联系。因此，如何处理子系统之间的关系，是建设区县一体化档案管理综合服务平台必须解决的首要问题。

2. 按卷整理向按件整理的转换与过渡

根据国家规定，文书档案的整理包含按卷整理和按件整理两种方式，各单位可根据现有档案整理基础或文件材料形成规律，任意选择其中一种方式，但两种方式不能混淆和同时使用。上海徐汇区档案局在过去的工作中，以按卷整理的方式对档案进行归类整理。但在政府机构逐步采用信息化手段进行工作后，为了便于对电子政务系统中产生的各类电子文件（档案）进行管理，按件整理的方式显然更适合。因此，基于电子政务的区县一体化档案管理综合服务平台的建设，一方面要保证从按卷向按件转换的过程中，“卷”、“件”两个阶段的良好衔接；另一方面也要保证对以往按卷处理的档案的有效利用。

3. 现行文件和档案文件的管理

根据文件生命周期理论，文件从形成直至最后销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程，在这个生命运动过程中，文件先后表现出三种明显不同的价值形态，文件生命周期也因此而划分为文件的现行期、半现行期和非现行期三个阶段。在区县一体化档案管理综合服务平台中，系统将政务文件定义为文件、现行文件和档案文件三种类型。对于现行文件和档案文件，由于文件实体的存放位置不同，其管理方式也存在着差异，因此，一体化档案管理综合服务平台应针对现行文件和档案文件的不同特征，提供不同的管理模式。

4. 系统整合

在区县一体化档案管理综合服务平台的规划和建设中，需要考虑档案服务平台与以下几个系统的整合：与区县一体化电子政务公共平台的整合、与区县各委办局电子政务应用系统的整合、与市级档案局管理系统的整合。

5. 信息与资源的共享

区县一体化档案管理综合服务平台的建设，必然涉及用户、权限、日志管理、模块管理等基础功能。为了实现档案管理平台与区县一体化电子政务公共平台的完全整合，同时，也为了使档案管理综合服务平台成为区县一体化电子政务公共平台的有机组成部分，区县一体化档案管理综合服务平台的规划和建设，应遵守区县一体化电子政务公共平台的建设要求与标准规范，在区县一体化电子政务公共平台的基础上，实现档案管理。

6. 信息公开

区县一体化档案管理综合服务平台的设计，应遵循国家和地方政府的相关法律、法规的要求，为政府机构、企事业单位和公众提供安全的信息公开服务。

7. 数据交换

区县一体化档案管理综合服务平台涉及的数据交换，主要包括区县档案局信息网站的“数字档案馆”与档案管理系统之间进行数据交换、各委办局档案室与区县档案局之间的数据交换。

区县一体化档案管理综合服务平台的总体架构模型

以上所述核心问题为基本目标，在顶层设计思想的统一指导下，以徐汇区为例，规划区县一体化档案管理综合服务平台的总体架构。徐汇区一体化档案管理综合服务平台，由“五横二纵”的体系结构组成。“五横”是指从面向用户逐渐深入系统核心应用，系统分为五个层次，包括服务渠道层、应用服务层、服务支撑层、档案信息资源层和基础设施层。“二纵”是指徐汇区一体化档案管理综合服务平台建设中，贯彻始终的管理保障体系，由管理机制、绩效体系、标准体系和法规体系组成。

服务渠道层由档案局门户网站和档案综合服务系统组成。通过服务渠道层，实现了徐汇区档案局面向公众、企事业单位、政府公务员的服务前端、业务渠道和客户端的整合。区县一体化档案管理综合服务平台的主要应用系统集中在应用服务层，由档案局管理系统、电子文件数据中心、文档一体化系统等三大系统组成。

服务支撑层的主要作用是通过实现应用系统所共有的、与业务无关的技术需求，为应用服务层提供基础服务。服务支撑体系由四大技术平台组成，即门户支撑、认证授权、信息交换、基础服务。

应用支撑层的设计和构建，突破了传统的信息系统开发思路，使电子政务建设，从以各部门自建自用为特征的分散建设模式，转变为一体化、集约化为特征的整体建设模式，从根本上提高了档案管理信息化建设的水平和质量。

档案信息资源层的主要目标是建立政务档案信息资源体系，加强政务档案信息资源的管理、开发和利用，保证信息资源的共享和整合，支持信息资源的交换。档案信息资源系统通过数据管理系统进行政务信息资源的采集、更新和共享，建立若干个与档案管理相关的政务信息资源库，形成统一的信息资源目录体系，为政府各部门、企业和社会公众提供信息服务。

基础设施层主要包括网络基础设施、硬件及系统软件等基础设施。

为了保障区县一体化档案管理综合服务平台的顺利实施，需要从管理机制、绩效体系、标准体系、法规体系等方面，建立相应的机制。

基于政务文件生命周期的档案应用服务系统功能模型

根据区县档案局的工作特点，同时结合电子政务环境下政府公文的产生特点，针对政务文件的文件、现行文件、档案等三种方式，区县一体化档案管理综合服务平台的应用服务层由三大系统组成：文档一体化系统、电子文件数据中心、档案管理系统。

区县档案管理的一体化管理的流程，主要体现在区县各委办局档案室利用文档一体化子系统收集、归档、整理、编目、利用、统计、上报、移交档案；移交的档案上报至区档案局电子文件子系统中，这部分档案为现行文件，档案局对这部分文件进行目录及全文信息的接收、进馆整理、编目、利用、统计、鉴定；根据档案法规定，对电子文件系统中的经过一定年限的档案，在进行实体进馆的同时，把相关档案提交至档案管理子系统中进行管理，同时建设的区县档案局（馆）信息网站和公务员档案综合信息服务平台中的数据，由电子文件子系统和档案管理子系统中的数据构成。

电子文件数据中心子系统和档案管理子系统在功能上没有明显区别，系统设计的主要目的是为了符合国家对于在档案实体未进馆之前需要在档案局备案的规定。电子文件数据中心子系统的管理对象是区县各委办局在档案实体未进馆之前的电子文件，档案管理子系统的对象是档案实体进馆之后的归档管理。

1. 文档一体化系统：实现电子文件的在线归档

文档一体化系统的主要作用是完成区县一体化电子政务公共平台中各委办局的电子政务系统所产生的电子文件的在线归档。

由于不同的委办局电子政务应用情况的差异，文档一体化的处理方式也各不相同，主要包括以下几种情况：

（1）各委办局有各自的电子政务系统，且开发商提供开发接口。

（2）各委办局有各自的电子政务系统，且原开发商开放数据库结构。

（3）各委办局有各自的电子政务系统，原开发商不开放数据库结构。

（4）各委办局没有自己的电子政务系统。

2.电子文件数据中心：实现归档后电子文件的统一数据交换和数据存储

电子文件数据中心与文档一体化系统紧密关联。文档一体化完成电子文件的在线归档后，电子文件数据中心对归档后的电子档案数据进行统一的数据交换和数据存储。

根据电子档案的不同状态，电子文件数据中心由以下主要功能模块组成：电子档案在线归档、电子档案管理、电子档案使用。

数据交换是电子文件数据中心的核心功能，包含数据交换标准、数据交换接口、数据传输。电子文件数据交换的结构，如图所示。

数据交换需要基于统一的数据交换平台。根据制定的交换标准，各委办局业务系统产生的电子档案数据被封装后，通过加密传输到数据交换平台，由数据交换平台根据需要进行数据格式转换，再通过消息机制、消息路由，将数据发送到档案局内网的数据交换前置机上，由数据交换前置机确认数据的完整性和准确性，然后对数据解封装，发送到电子文件数据中心的数据库进行保存。

在以后的电子档案使用过程中，电子档案的申请请求和电子档案的反馈传输也都通过同样的方式进行传输交换。

3. 档案管理系统：实现归档后电子文件的综合管理

电子档案管理系统是对在线归档后的档案数据做统一的管理，包含电子档案目录管理、电子档案数据管理、授权管理、系统操作日志、档案使用日志等。

电子档案目录管理能够对电子档案的目录进行管理，可以增删、修改、调整目录，能够整理目录下的归档档案，建立索引，方便对档案的全文检索。电子档案数据管理能够对电子档案数据库进行管理，并完成档案清理、档案导入／导出、数据库备份等操作。授权管理则对归档后的电子档案进行统一的权限管理，再根据申请使用档案的情况，进行二次授权。二次授权的权限属于临时授权，只在一定的时限和范围内有效。系统操作日志对电子文件服务中心的重要操作做出详细记录，记录操作人、操作情况、操作时间、操作内容、设计档案编号。档案使用日志的管理对象是电子档案服务的日志记录，包含档案归档日志、档案的调用申请日志、档案的二次授权日志、档案的调用日志等。

参考文献：

①叶晗.论转型期的档案信息资源管理模式[J].档案学通讯，2007，3：31-33.

②姚磊.试论电子政务环境下电子文件中心的结构、原则和角色[J].图书情报知识，2007，3：68-69.

③蒋冠，何振.我国电子政务环境下的档案资源的整合与共享[J].档案学通讯，2004，6：44-47.

④张云超，邢宝凤.网络环境下档案信息特点及其管理模式[J].天津大学学报（社会科学版），2004, Vol.6, No.1：62-65.

电子合同档案管理范文第4篇

一、会计电子档案信息管理平台的搭建

1.利用会计电子档案管理系统整合会计档案信息

以会计电子档案管理系统为基础平台，整合SAP系统、共享报账服务平台、银企直联系统、资金稽核平台等的报账流程报账和影像信息、自动收集各种信息，保留调阅其它业务财务管理系统数据的能力，全方位提供会计档案电子信息。

2.利用会计电子档案管理系统管理全生命周期纸质会计档案

通过电子档案管理系统和影像子系统管理纸质档案制作、接收、流转、出入库、调阅等工作，借此将会计档案电子信息和纸质会计档案对应，使电子档案管理系统成为管理全部周期会计档案的信息平台。

3.形成统一的电子会计档案信息管理平台

形成1个门户、2个子系统、3个应用层面构成的统一的会计档案管理平台，会计电子档案管理系统与影像子系统统一按门户、集中存储、统一管理、统一安全规则，影像子系统数据在纸质档案归档完成后转移至电子档案管理系统统一管理。

二、形成基础会计档案影像化整体方案

1.借助报账流程直接解决报账类原始凭证影像化

通过扫描前置到报账发起环节直接对报账类原始凭证影像化，为后续管理和业务审批、会计处理全流程提供电子档案信息支撑，通过提升流程效率补偿扫描环节发生的劳动耗费。

2.利用信息自动收集手段解决非报账类原始凭证影像化

直接获取非报账类原始凭证所涉及转固和预转固、资产、省代、税费、收入等业务及相应业务管理平台生成的会计档案电子信息，方便会计电子化处理及非报账类原始凭证电子数据的直接生成。

3.通过现有业务管理流程改造引入影像化

对基于纸质档案流转的业务管理模式进行改造，在业务管理流程初期引入影像化操作，使业务管理模式由基于纸质流转的处理模式转变为基于纸质档案的电子处理模式，如采购类物料模块凭证影像化管理试点问题。

三、寻求银行电子回单解决方案

1.寻求对直联银行回单进行电子化对接

取得工行、招行、农行、建行等主要直联银行配合，推进银行回单电子化对接，通过银企直联系统取得经过稽核确认的完整银行电子回单支付数据，同时完成电子回单与电子记账凭证之间的信息集成与关联，支持后续电子会计档案信息利用。

2.建立资金业务稽核机制，保证资金支付安全性

考虑到银行业目前尚未形成可认证的银行电子对账单，电子回单数据完整性无法直接核对确认，需依靠保证电子支付业务安全的及时稽核机制确认资金支付电子回单数据完整性。

3.与第三方支付公司合作实现非直联银行回单电子化

除主要直联银行外，剩余非直联银行全部采用直联方式进行银行回单电子化成本过高，且费时费力。通过将剩余银行账户交易转移到第三方支付公司、交易最终结果直接进入主要直联银行的方式可快速、高效地完成剩余银行的回单电子化工作。

四、会计档案“去纸质”整理方案

1.形成记账凭证电子化应用模式

提出基于纸质原始凭证的整理、制档和检索模式，通过原始凭证条码信息解决原始凭证的成档、检索以及与记账凭证之间的匹配问题，并在此基础上实现取消打印保管纸质记账凭证，仅保管纸质原始凭证的做法，同时在电子会计档案管理系统保管记账凭证完整的电子信息。

实际操作中，原始凭证成档在电子会计档案管理系统中依旧以记账凭证为基本单位，同时通过电子会计档案管理系统及纸质档案卷首的记账凭证与原始凭证勾稽关系表管理卷内纸质原始凭证。

2.推动账簿及银行回单电子化应用工作

在各类账簿、银行回单初步电子化基础上取消纸质的打印、处理和保管工作，仅在电子会计档案管理系统中保管对应电子信息；利用电子会计档案管理系统的电子数据合成相关档案信息满足各项调阅需求。

五、开展业务协作，简化会计档案相关操作流程

1.完善流程

通过与法律、档案管理部门协作，将现有合同管理流程进一步延伸到合同接收保管环节，形成合同闭环管理。在此基础上将报账过程直接应用电子合同，节省合同报账过程中反复提供、扫描、传递、稽核、保管纸质合同的劳动，堵塞报账过程中利用未签字、未审批合同报账、利用不同合同版本取得报账利益的漏洞。

2.引入影像化模式

与采购、工程等部门合作，在业务管理流程中引入影像化模式，通过业务环节扫描提升业务管理流程审批效率，通过自动获取业务管理系统数据生成影像化原始凭证，减少基于纸质收集和流转的物料模块凭证整理劳动及传递浪费，为将来压缩不必要的纸质原始凭证流转和保管打好基础。

六、精心打造立体式会计档案信息质量管控模式

对电子会计档案信息产生和处理过程的责任，以及档案信息在处理、交换、全方位收集与跟踪方面的信息质量予以控制，并通过相关制度体系予以落实。

1.依托报账流程建立多元化信息质量责任体系

明确报账流程中报账单位、报账人及财务共享服务中心（以下简称“FSSC”）之间的责任关系，落实报账人在信息申报、报账单位和FSSC在电子会计档案信息流转与审核、FSSC在信息处理方面的管控职责，形成三位一体的信息质量责任体系。

2.以事前稽核体系保证电子会计档案信息的真实性和一致性

建立省市一体的两级事前稽核体系，在防范报账风险、健全内部管理和控制的同时，保证纵向流程纸质和电子会计档案信息真实性和一致性，健全保障电子会计档案信息品质的长效机制。

3.形成各业务管理系统数据交换与校验机制

统一电子会计档案管理系统与各业务管理系统数据界面，建立标准化的系统间数据交换模式，设置系统间数据交换后的校验复核机制，保证档案数据获取过程的一致性、完整性和安全性。

电子合同档案管理范文第5篇

随着现代信息技术的快速发展，电子信息的运用不断增加，涉及到多个领域，包括电子邮件、电子文件等，这逐渐导致纸质文件退出了管理舞台。因此，电子档案营运而生，取代了传统纸质档案在企业管理中的地位，成为当前档案管理的最主要形式。电子档案的承载介质类型较多，包括光盘、硬盘、U盘等，当前最主要的是通过硬盘作为电子档案的存储载体[1]。

电子档案的应用主要具有以下几个方面的优点：第一，电子档案能够将文件本身的多媒体特性表现出来，能够将文件所表达的内容更加形象的展现出来，方便读者对文件的内容更加生动、直观的进行理解，并且电子档案的存储空介质占用空间较小，能够存储大量的信息，方便长期保存、备份、复制和传输；第二，电子档案能够使阅读者方便地进行阅读，同时还能方便地通过关键词对所需要的内容进行搜索和查询。

电子档案除了上述主要优点之外，还存在以下缺点：首先，电子档案的载体具有不稳定性，寿命相对较短，容易发生氧化；其次，电子档案对即使算计非常依赖，如果没有计算，就无法建立与阅读电子档案；第三，电子档案容易遭到篡改，同时还容易遭受到电脑病毒的入侵， 较大的安全威胁；第四，电子档案保存难度较大，存储介质容易受到周围环境因素的影响而遭到破坏。

2 纸质档案管理的优缺点

纸质档案作为传统的档案记录形式，主要包括一下几个方面的优点：首先，纸质档案在保存良好的情况下能够为使用者提供更加直观的感受，读者能够便捷快速地找到想要的信息；纸质档案相对于电子档案来说具有更高的可信度，其在修改之后就会保留修改痕迹，因此在建立之后很难进行修改，这也能够让人们更加容易辨别出档案信息的真实性，因此，纸质档案的安全性和真实性比电子档案更高；其次，纸质档案因为本身通过纸张进行保存，不会受到电磁环境等因素的破坏，因此，其保存寿命更长。

纸质档案的缺陷主要包括以下几个方面：首先，纸质档案的保存对环境要求较高，纸质档案以纸张作为载体，因此，在酸碱的化学试剂作用下容易遭到破坏，同时对环境的温度、湿度等条件要求较高；其次，纸张对信息的存储较为有限，当涉及的信息量过大时，就需要通过大量的纸张记录信息，需要消耗极大的人力和物力资源，而且管理难度也会进一步加大。

3 电子档案与纸质档案的融合管理

随着现代信息技术的不断发展，各行各业对档案管理工作的要求不断提高，电子档案相对于传统的纸质档案刑事来说，其在档案管理中具有较强的优势，但是纸质档案本身的真实性优势是电子档案目前还难以实现的[2]。两种档案形式各有优缺点，能够形成很好的补充，很难让其中一种在短时间内被完全取代。因此，可以将电子档案与传统纸质档案充分结合起来，实现电子档案与纸质档案的融合管理，一方面不仅能够更加真实的反映出档案依据，另一方面，则能很好的保证电子档案有点的发挥。

（一）建立两套相互独立又彼此联系的档案管理系统

由于电子档案与纸质档案在收集时间、方式、存储、保护以及利用等方面都存在极大的差异，因此，要想实现电子档案与纸质档案的融合管理，需要针对电子档案与纸质档案各自的特点建立两套管理系统，两套管理系统独立操作、独立管理、独立利用，但是又需要实现两个系统之间的信息共享，从而能够通过一种文件找到相同内容的另一种形式存储的文件，从而能够使两个系统在业务处理方面保持一致，方便进行档案的利用。在电子环境下，将一些重点的档案和需要永久保存的档案，及时制作成纸质档案并进行常规保存，通过吃还童的纸质档案形式确保档案的原始性、证据性和权益性；同时，可以将一些通过纸质档案形式利用繁琐的档案信息制作成电子档案形式，从而实现这些档案信息的高效利用。

（二）档案部门对电子档案实行集中管理

通过对电子档案的集中化管理，能够实现档案管理的规范化、专业化以及档案信息资源的一体化。档案部门通过对电子档案实行统一的管理，能够进一步规范电子档案从收集到归档在到存储保护的各个环节的管理程序，避免人为因素破坏档案文件，同时还能够使电子档案与纸质档案之间建立相互的联系。同时，还能够通过对电子档案的专业开发，使其信息资源能够得到充分的利用。因此，档案管理部门需要积极承担电子档案的管理工作，实现电子档案与传统纸质档案的一体化管理模式。

（三）建立科学合理的档案管理制度

因为电子文件本身具有可复制和删改无痕的特性，因此，对于电子档案的管理和保护工作需要严格落实到电子文件从建立到后期的使用、修改、删除等整个生命周期的各个环节[3]，在整个过程中，档案管理的重点是过程管理，而不是档案本身的管理。因此，需要建立一套完善的档案管理制度，实现对电子档案整个生命周期过程各个环节的管理，从而确保电子文件的及时收集，避免在分散状态下出现信息丢失或者信息泄露等问题。同时，电子文件在建立之后由于载体或者格式的转化会不断改变自身的存在形式，如果缺乏相关的证明信息来证实文件的内容在载体或格式转化过程中没有发生任何变化，就很难保证电子档案信息的真实性和完整性。因此，需要针对每一份电子文件建立相应的记录制度，记录电子档案生命周期各个环节管理的具体情况，确保电子档案信息的真实性和完整性。

（四）提高档案管理人员的综合素质

当前，很多企业的档案管理人员都是过去的老员工，其更多的是涉及到传统档案的管理工作，电子档案管理作为档案管理方法，其涉及到信息技术、网络技术、计算机技术等多方面的应用，其对技术要求比传统纸质档案管理工作的技术要求更高。因此，需要提升档案管理人员的专业能力，使其能够基本满足计算及操作、网络使用等方面的技术要求。另外，为了更好地进行电子档案管理系统的应用，管理人员一般还要求具备一定的外语基础，从而更好地掌握管理系统的各种功能。所以档案管理人员需要在传统纸质档案管理技能的基础上积极提升自己的专业能力，从而更好地参与电子档案管理工作，实现电子档案与传统纸质档案的融合管理。

电子合同档案管理范文第6篇

1、电子档案的基本特点

电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件相应的支持软件、参数和其他相关数据。电子档案除了具备一般档案的本源性、回溯性联系性、社会特征外还具有其他的特点：对软硬件系统的依赖性；文件类型的集成性；信息与载体之间的可分离性；时效性强，周期短；加工的标准化、信息的海量化和检索的智能化。

2、医院的电子档案管理中存在的问题

（1）档案管理职责不明确，管理线条多医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等。

（2）医院电子档案管理的意识和制度不健全有些医院虽然建立了档案管理，但实际运行效果不够理想，不少部门人员档案意识较淡薄，一些人员经常把档案材料随意存在自己的办公室，不能及时归档，导致档案材料丢失或欠缺。

（3）电子档案管理不规范，缺失、损坏现象较普遍

3、医院电子档案的管理和利用

（1）电子档案的收集

收集范围是医院在各项工作中形成的具有查考利用价值的各类电子文件，均应收集。主要包括以下几种类型：文本文件、图像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、其他文件（图形文件、数据库文件、超媒体衔接文件等）。

（2）电子文件的整理与归档

医院的档案管理部门，要严格按照国家标准，结合本单位具体情况制定档案的基础工作标准，包括案卷质量标准、归档要求标准、全宗划分标准、分类要求标准等，使档案从立卷到归档等工作有序可循。

（3）电子档案的利用

电子文件归档成为电子档案，电子档案在做好保管的前提下，其价值主要体现在利用上，为医院的建设和发展服务。电子档案的利用一般由三种方法：1）直接利用。2）网络传输。3）提供拷贝。

4、医院电子档案的管理

（1）医院电子档案与纸质档案管理的共存

目前由于电子文件的证据性、管理制度、管理技术与方法、管理设备、通讯设备等方面仍存在各种问题，在这些问题没有得到有效解决之前，针对医院科研的特点，为如实反应医院科研活动及其成果，必须有针对性地实行纸质和电子文件双套归档。只有纸质文件的，如试验记载、取样调查、化验分析数据、会议资料等就只归档纸质文件；即有纸质文件，又有电子文件的，如上题论证报告、成果申报书、统计数据等就即要保存纸质文件，又要保存电子文件。

（2）医院电子档案的同步管理

医院电子档案管理要遵循同步管理要求，即电子档案与纸质档案的同步管理，实现电子文件与纸质文件同步归档、同步鉴定、同步整理、同步著录和同步利用。

（3）医院电子档案的提供利用

由于医院科研成果均拥有知识产权，再加上电子档案信息内容的易改、易复制等特性，在网络普及的今天，医院电子档案工作者在提供利用是应采取适宜的保密、防范措施。

5、制定科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范

档案管理中存在的很多问题都和不规范的工作标准和操作流程有关，因此，切实制定一套科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范是提升电子档案管理效率的有效途径。医院应当针对需要管理的电子档案类型及档案的特点，制定一套完备的电子档案管理的工作标准，且监督管理人员严格按照标准流程来操作，这一方面能够规范管理人员的行为，另一方面也能着实提升电子档案的管理效率。对于工作标准的执行一定要落实到位，可以另外制定相应的奖惩措施，对于标准的操作以及高效的工作表现要给与肯定与奖赏，对于不合规与不符合标准的操作过程要给与相应惩罚并且引以为戒，这样，才能让标准更深入的落实到每一个档案管理人员的实际工作中，从而提升档案管理的效率。

6、加强医院电子档案管理和利用的具体措施

（1）电子档案的有效收集。

收集范围是在医院在各项工作中形成的具有查考利用价值的各类电子文件，均应收集。如：图像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、其他文件（图形文件、数据库文件、超媒体衔接文件等）。

（2）电子文件的整理与归档。

医院的档案管理部门，应严格按照国家标准，结合本单位具体情况制定档案的基础工作标准，包括案卷质量标准、归档要求标准、全宗划分标准、分类要求标准等，使档案从立卷归档等工作有序可循。

（3）电子档案的合理利用。

电子文件归档成为电子档案，电子档案在做好保管的前提下，其价值主要体现在利用上，为医院的建设和发展服务。电子档案的利用一般有三种方法：直接利用。直接利用是利用者通过档案馆或另一个检索机构的电子计算机，在档案馆或网络上直接查询的一种方法。其特点是可以减少大量的管理工作，为利用者条放那个技术支援，使更多的读者同时利用同一份电子档案；网络传输。通信与计算机技术结合，为我们提供了广阔的网络环境。通过计算机网络进行远距离传输，不仅更为方便、快捷、可靠，而且为医院远程会诊提供了技术支撑；提供拷贝。电子档案具有良好的复用性，档案管理部门可以通过移动硬盘、U盘等载体向利用者提供记录在特定载体上电子档案。

（4）医院内部可以定期组织针案管理人员的培训课程

电子合同档案管理范文第7篇

关键词：电子档案；档案管理；运用

一、电子档案的优势与特质

（一）方便高效

首先，在建档时，电子建档比手动建档需要更少的劳动力与劳动时间，使工作人员从枯燥乏味的工作中解脱并高效率完成工作。网络系统也为电子档案的归档管理和信息利用开通“绿色通道”，使归档质量和检索速度得到提高。其次，利用计算机处理档案管理工作，能够将信息按件整理归档，告别以卷为单位整理档案的方式。立卷时，通过随机管档，变集中立卷为随机整理立卷，将过去集中的工作量进行拆分，提高立卷管理水平，使归档更加及时，减少错误的发生，档案检索利用的速度大大提高。

（二）可以快速完善档案

无论是文件补充还是漏交的文件归档，相比于传统以卷分类的管理方式，计算机管理按件存储的方式，更利于档案管理人员快速添加或删减档案。计算机档案管理避免了传统档案拆开重新整理的繁琐程序，只需要在计算机上更改档案目录即可，可行度高，轻松解决文件堆积的问题，既可以节约工作人员的时间，又可以满足事业单位及时完善档案的需求。

（三）保密性和快捷性

计算机管理档案，可以查阅单份文件，查阅快捷。而传统的档案管理，利用者想要查阅文件必须整卷打开，文件利用率低并且其他文件容易被泄露，不利于文件的保密，尤其是绝密文件。

（四）电子档案管理对档案管理有着重要的意义

计算机管理档案和传统档案管理相比较，在档案的质量上有明显不同。传统纸质档案，每个立卷人理解方式都不同，这一点直接导致档案质量水平参差不齐，不便于日后对档案的利用。传统档案归档需要大量人工操作，浪费很多时间，时间不合理分配使管理人员只能耗费大量时间归档，而编研工作停滞不前。电子档案管理就不存在这样的问题。电子档案管理能帮助档案管理人员高效高质量的完成工作，使档案在利用时发挥更大的价值，让档案管理人员有时间去加强其他业务。

二、电子档案在事业单位档案管理中可能存在的问题

（一）电子档案认识的局限性

目前很多档案管理者对电子档案的认识仍然只停留在表面，对电子档案没有统一的认识，进行电子档案管理工作时还存在很多问题。

（二）档案管理人员方面问题

档案管理人员素质高低直接接影响到工作质量，因此事业单位档案管理人员在思想水平和工作能力上都应尽力提高，管理人员在具备较高政治思想的同时还应该拥有微机理论知识和实际操作相结合的工作能力，展现出电子档案管理的工作特点和优势。目前，在很多事业单位中，频繁的人员变动与较大的工作量，影响了档案管理人员工作效率，电子档案管理工作也因此不能长期稳定发展。

（三）电子档案安全方面的问题

计算机网络带动了科技同时也给不法分子提拱了犯罪平台，电子档案管理依赖于计算机网络系统，计算机网络将档案分类管理的形式虽然比纸质档案管理更方便快捷，但是存在更大风险，在计算机将文件传送或接收过程中，很容易被病毒侵入，病毒会截获文件或更改文件信息。全国有很多关于电子档案内信息被窃取的报道，这是使用电子档案时需要引起重视和尽量避免的问题。

（四）档案管理方面的不足

电子档案的存放载体与纸质档案的载体不同，档案管理人员习惯于传统的以纸为载体的纸质档案，并能存放好纸张，而很多档案管理员现在还不能完全适应电子档案，对于U盘等电子档案的载体不能充分认识，随意对待这些存储工具。

（五）电子档案的保存与标准化进展问题

电子档案虽简单方便，但使用电子档案的相关部门并没有为大量电子档案的存储做好充分的准备，保障电子档案长久安全完整的措施还有待提高。很多事业单位，根据单位需求随意建立电子档案，使电子档案距离规范化和标准化的目标还有很远。

三、事业单位的电子档案管理问题解决方案

（一）加强档案管理人员素养，合理改进工作方式

首先，档案管理人员需要进行专业知识的培训，更加全面掌握电子档案的要领。其次，管理人员可以制作电子版和纸质版两种内容相同的档案，一起归档。

（二）改善管理方式，培养档案管理人员

电子档案管理决定了工作人员需要极高的工作素质和丰富的工作经验。首先事业单位领导人需要合理控制工作人员的流动性，确保档案管理工作有条不紊的进行。其次，档案管理人员需要通过不断的学习和实践提高自己的工作能力，并且全面掌握与工作相关的技能，成为综合型人才，并且能对电子档案管理发展过程中出现的问题应对自如。

（三）健全保障机构，保证电子档案的安全

首先，完善的规章制度是事业单位持久发展的根本。档案管理部门也需要制度维持运转，加强各部门电子档之间的联系与沟通，提高电子档案的灵活性，便于档案集中管理。其次，档案管理人员需要采取一系列安全保障措施，比如在计算机上安装杀毒软件，防火墙等，防止信息泄露。最后，严格监控档案的使用，对于绝密文件，要建立相应的跟踪监控系统，防止重要文档丢失或被窃取。

（四）加强电子档案的管理

档案管理人员需要完全掌握常用的电子档案存储载体的使用方法，如U盘，光盘等，加强电子档案保护意识。

（五）改善管理环境，规范档案管理

首先，事业单位应该以设备投入为主要方式，配合创新的思想。创建既符合本事业单位的档案管理特点，又能高效的分类保存事业单位的电子档案，加速档案现代化标准化管理。其次，有关部门应该推出统一档案管理软件，规范电子档案格式，使电子档案使用起来更加方便，同时节约人力物力等各方面资源，提高工作效率。对于资金不足的事业单位，应尽力协助其全面发展。

四、结语

随着科技不断发展，电子档案为人们带来的便利也越来越多，虽然电子档案目前存在的许多问题，但仍然值得推广使用，解决电子档案管理系统规范和统一的问题是一个缓慢的过程，需要有关部门和档案管理人员的共同努力。完善后的电子档案管理终将为事业单位创造更大的价值！

【参考文献】

[1]周凤阳.信息时代电子档案管理之我见[J].华章，2013（21）：325-325

电子合同档案管理范文第8篇

关键词：档案管理 电子档案 规范措施

电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录，电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，档案工作者必须要对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。

一、电子档案的优越性

1. 直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作时效 在知识经济时代的当下，现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。文书档案管理工作实现微机处理后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改为平时随时整理立卷。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的，便于检索利用。

2. 微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺 传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档。可随时补漏增缺，使文档不形成存积，这时，只需按一下键盘，修改一下档案目录就万事大吉了。微机管理省时省力，可以给工作人员以充分的时间去提高业务水平。

3. 微机管理更有利于文档的保密 过去查阅档案时是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，却能够看到整卷档案内容。这是不符合文档管理的保密要求的。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。

4. 微机管理有利于提高档案管理工作的质量 档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时，归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间，致使档案管理人员的编研工作几乎处于空白的境地，这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的档案利用，也是被动式的。文书档案管理进行微机管理，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率，使文书档案的管理、在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。

二、电子档案的整理、开发和利用

1. 电子档案的整理。在电子文件转化为电子档案后，由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合，可以任意组成各种案卷。因此，“案卷”这一基本单位将从电子档案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”这个基本保管单位。电子档案整理的主要任务也从对案卷的整理而转为对光盘磁介质的整理;即对接收来的脱机保存的光盘数据进行编目、排架，或者是定期将电子文件保存系统中的电子档案制作光盘备份，同时对光盘进行编目、排架等。

2. 电子档案的开发利用管理。电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便，更具实用性。一是开发平台的选择。系统的目标是将各档案管理单位的数据通过网络连为一体，便于共享数据资源，因此应选用分布式数据库管理系统作为开发平台，同时在档案管理单位所在地建立数据库，本地数据直接上机存取，既节约了经费，又方便了各单位互访数据。二是硬件要求。各档案单位的计算机在处理大量各类档案信息的同时，又要互相进行数据通信，所以硬件必须具备相应的需求条件。三是数据库模式设计。数据库的模式设计是一个非常复杂的问题，设计的目标既要满足当前的应用需要，又要满足可预见未来的应用需要，既具有良好性能，又易于修改和扩充。四是应用程序设计。设计数据输入、查询、事务处理、报表处理等应用程序。五是数据的备份及故障恢复。档案数据是珍贵的数据资源，为避免出现系统对数据资源的破坏，应用系统必须能定期对数据进行备份，以便于数据信息被破坏后的恢复。六是数据库的安全性保护。电子档案利用必须在保证数据库的安全性的前提下进行。所谓安全性保护就是防止非法使用数据库。在一个系统中，安全性保护非常重要，并不是所有用户都可以使用档案数据库。这就需要对用户使用数据库提供鉴别方法，即使用权鉴别，也要由计算机确认合法性。例如:设置口令等，对存取控制权的鉴别，档案本身的保密程度不同，开放程序也不同，应对获准使用系统的人员及其访问数据库的范围加以限制，对不同的人员予以不同使用权限。档案管理者可根据电子档案内容的密级程度，确定提供利用载体的方法，使用者按照使用权限使用载体拷贝，由计算机确认是否合法，并按期回收，同时通过网络传输电子档案，互联网的开通方便了档案部门之间信息的相互交流，同一份材料可以同时为多人利用，也可以直接到档案单位电脑上查询权限范围内提供的相关内容。电子档案的开发利用应充分发挥计算机信息采集、综合统计的功能对整个过程进行分析、统计、找出规律，探求新的方式与途径，加强计算机软硬平台建设，满足用户需求，最大限度开发利用电子档案，与此同时，还要注意确保档案资源安全利用。

三、规范电子档案管理的几项措施

1.加强电子档案归档制度建设 各档案管理单位应根据电子档案管理规范，并结合本单位实际情况，制定一套切实可行的电子档案管理制度，规范电子文件形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节，做到有章可循。制定电子档案制度时应注意以下问题:注意划清归档过程中各级各类人员的责任；归档时机应适合本单位工作实际；归档电子文件的责任签署应明确；注意电子文件的动态管理问题。

2.要严把电子信息归档关，做好电子信息动态管理 一是在电子信息归档时要利用一切可利用的条件对电子信息进行检查、鉴定、验收，除有关归档责任签署之外，还必须发挥电子档案专家咨询组的作用，有针对性地进行检查，及时发现问题、及时解决问题;二是做好电子档案管理中的电子信息管理，使归档的电子信息跟踪科研生产变化，也即做好电子档案的更改补充工作，实行动态管理。不能将电子档案管理停留在管好几张光盘的初级阶段。

电子档案是信息时代的产物，是现代档案管理工作中不可回避的。因此，还要不断研究电子档案管理和利用中存在的管理和技术上的问题，并加以解决，以实现安全、高效的管理和利用电子档案的目的。

参考文献：

[1]张文亮.《关于电子档案管理的思考》[J].云南档案 2008(9).

电子合同档案管理范文第9篇

【关键词】电子档案；档案管理；优越性；利用方法；管理制度

1.电子档案的优越性

在档案存储和归档工作上，电子档案极大地提高了统计、分析、归档等的速度。现今社会是信息的、网络的快捷式生活节奏。信息获取和处理的速度体现出了其自身在当今社会的竞争水平和生存能力。电子档案是将文档使用扫描形式录入电脑，避免了人工抄录错误的几率，即使是人工输入，电子档案的信息材料修改起来也非常方便，如果采用专业的高技术系统，还能自得识别相关错误信息，可使其得到及时修正。档案管理工作实行微机化工作方式后，就可以按“件”进行方便快捷的整理归档。由于进行随机管档，就可进行随时整理立卷。通过计算机编码排序后，只要按照电脑呈现的秩序编排，就能清晰地现实文档归置位置，省去了人工费时费力的编排工作。同时，电子档案的存储更为稳定，可采用光盘、U盘、硬盘、存储卡等载体进行存储，其受外部温度、湿度及微生物环境影响小，且储存时间长和信息存储量大大超过了其他介质，具有很强的稳定性。

在档案信息应用上，使用电子档案，利用信息化手段，可以很好地实现档案的体系管理，实现充分的资源共享，使索引、查找等更加快速便捷。同时，由于采用了信息、网络传输等技术，使得电子档案能根据不同要求实现分类、搜索、排序、过滤等操作，更加有利于档案的管理和调度，极大发挥了占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点。电子档案使档案在现实应用中实现了网络化、远程化的自动化操作，加快了信息检索速度，促进了文档信息的交流和共享。在知识经济高速发展的形式下，现代网络环境不仅为归档提供了方便有效的工作方式，并且对信息利用的快速途径也起到了一定的促进作用，废除了立卷归档与检索查找的繁琐工作，改变了繁琐低效率的工作强度，归档质量和检索速度也产生了本质的变化。在传统的工作形式下，各单位、各部门相互间都是靠纸来传输信息，以计算机为载体的电子档案管理系统，可以将各种档案信息通过网络传送出去，不论身在何地都能及时阅览到相关信息。

在档案管理模式上，电子档案在以电子信息技术为支撑的数字化管理模式下，文档的规范性和科学性进一步提高。

传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档，可随时补漏增缺，使文档不形成存积。微机管理省时省力，可以给工作人员充分的时间去提高业务水平。微机管理更有利于文档的保密，将整卷档案内容改为单份文件提供利用，利用者就无法接触整卷档案中其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。

2.加强电子档案管理制度

电子档案的出现，彻底改变了传统档案管理的流程，在内容、时间及顺序等诸多方面发生了巨大的变化。由于电子档案对软硬件设备的依赖性更强，且更易更改、流失等特点，常常会使人们对电子档案的信息真实性产生质疑，因为电子档案信息的载体与存放地点均可以不固定，复制后真伪难辨，存在难以认定是否为“原件”的问题。因此，只有通过规范的管理制度使电子档案的形成、归档、保管和利用等环节得到有效约束，并在每个环节上采用制度与技术相结合的方式，切实避免信息失真的隐患，这样既可以保证电子档案的规范管理，又能维护电子档案信息的真实性与原始性，使人们对电子档案产生信心。然而，传统管理制度已无法适应电子档案文件的管理，必须结合电子档案发展的具体情况，建立一套完善、健全和科学的电子档案管理制度。

2.1电子档案的形成制度要进一步完善

在形成电子档案的过程中，必须遵照国家规定的统一格式标准，对于不同媒体电子档案的接收、存储、参数指标和载体形式加以规范。同时，对于电子档案的背景信息和元数据也应一同加以保存，以保证形成的电子档案具有完整性。

2.2电子档案要执行更为科学的归档制度

要进一步完善电子档案的管理制度，归档制度的完善是必不可少的环节。归档是整个文档管理工作中十分重要的环节，但是不同于纸质档案的是电子档案的归档还有许多工作要做。需要检测档案文件在相应软硬件环境下的有效性；检查同电子档案有关联的纸质或其他载体形式的文件，以保证内容和相关说明与描述的一致性；电子档案机读目录及相关软件、说明等也应同时归档；电子档案所使用的存储载体是否符合要求。同时，档案管理部门还要对电子档案的归档时间、范围及归档方式做出明确、细致的规定，以维护电子档案在程序上的合法性与真实性。在归档制度制定的过程中，应以国家有关规定为参照进行，目前，我国已通过先后颁布实施的《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等规章制度，对电子文件归档工作提出了较为明确的规定与要求，这些规章制度的出台，确保了电子档案在归档过程中的科学性和规范性。

2.3建立严格的保管制度

电子档案归档后就需要一套严格的保管制度以确保其安全。首先，要把住存储载体的质量关；其次，要规范存储载体的保管条件，电子档案的保管应远离有害气体与强磁场环境，并建立一个适合磁、光介质保存的物理保管环境，同时保持良好的温度、湿度环境；再次，加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的载体不带病毒，并将载体置于保护状态，同时，注意对加密电子档案的管理最后，为了确保记录信息内容的完整性、可读性，以及载体无损伤，应定期对电子档案进行安全性检查，一旦发现信息或载体产生损坏时，及时采取有效的维护措施，进行拷贝或修复工作。

2.4规范电子档案的利用制度

在电子档案利用阶段，相关的管理工作主要包括对提供利用过程的管理和对人员的管理两方面。要制定完善的电子档案利用制度与规则就必须对上述两个要素加以明确。在利用制度中对利用过程和人都应做出较为明确的要求。一是对利用过程的制度管理。档案部门应当以自己的信息安全技术条件为依据，采取适宜的利用方式。在确保提供电子档案信息完整、真实的基础上，以电子档案的密级为根据，进行有效地分层次管理；二是对人员的制度管理。电子档案利用所涉及到的人员众多，有利用者、数据系统管理者和电子档案保管人员等。应以他们各自的分工为依据，对其使用权限进行合理的限制，可根据各种人员的身份、级别、层次及利用目的的差异判断其可利用档案信息的内容，决定对其授权的范围。

3.结语

档案工作要紧跟时代步伐，电子档案是新生事物，也是社会潮流的产物，迎合了信息时代的信息丰富、传递迅速的社会特点，我们要全力以赴采取多种措施管理好电子档案，利用好电子档案，使其更好的为我们工作、学习、生活服务。

【参考文献】

[1]王晓伟.浅谈数字档案管理制度的完善.科技创业家，2011（1）.

电子合同档案管理范文第10篇

关键词：高职院校，电子档案，纸质档案，措施

 

随着计算机和网络技术的发展，电子档案已成为高职院校发展运行中档案内容的一部分。电子档案在高职院校档案运行管理中已经是客观存在，但电子档案在高职院校中的管理还比较混乱。现结合我校电子档案管理实际，阐述高职院校电子档案管理的必要性和重要性，分析电子档案与纸质档案保存管理的区别，探讨了加强高职院校电子档案管理的措施，为高职院校电子档案管理提供思考。

1．高职院校电子档案管理的必要性和重要性

1.1必要性

随着信息技术和通信技术的飞速发展以及各种信息处理新技术、新设备大量在档案管理中的应用，使得高职院校现阶段的档案工作发生了深刻变化。自动化、数字化、网络化是现代档案工作的发展方向。我国“信息高速公路”的实现以及新的办公方式的利用，以电子文件和电子数据为重要形态的档案生成过程将在信息网络中进行，因此，电子档案的出现和存在，也就成为现代化社会发展的必然。作为现代社会中的高职院校，当然要适应新时期档案管理的要求，有必要加强电子档案管理，发挥电子档案的凭证参考作用及提高其综合利用。

1.2重要性

电子档案的出现，将引起档案工作内容的变革。以网络技术、多媒体技术、大型数据库技术为热点的计算机应用技术，已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。从长远的发展的角度审视电子档案管理的重要性，将历史地落在我们档案管理者肩上。电子档案，作为人类记忆的一部分是否能够得到合理安排，是否能够使之最大限度地发挥作用，将考验着新时期的每一位档案管理工作者。档案工作者将从全社会角度，认识和鉴别电子档案的价值。实现电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化、以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。因此高职院校要结合自身实际，充分认识电子档案管理的重要性，努力开展好电子档案管理工作。

2．电子档案与纸质档案保存管理中的区别

2.1载体寿命不同

电子档案的载体材料主要是磁盘、磁带和光盘。纸质档案的载体是各种纸张。硕士论文，措施。磁盘和磁带的粘和剂易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等，直接影响电子信息再现。同时磁盘、磁带由于其聚酯底基易产生静电作用，导致磁盘磁带卷曲、与磁粉脱离、伸长后不易恢复、吸引尘埃从而影响电子档案的保存。光盘是利用激光进行信息存取的，其常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物等材料，由于光盘材料不稳定、易氧化、易与碱液发生反应，因此，电子档案的载体寿命一般仅为5—15年。与纸质档案载体相比，电子档案载体材料的寿命要短得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下，可发生水解和氧化反应，在档案保护过程中，只要排除纤维素发生水解和氧化反应所需的条件，纸质档案的寿命就可达到数百年甚至上千年。

2.2环境条件影响的差异

2.2.1 温、湿度条件对电子档案与纸质档案保存管理影响的区别

温、湿度条件对电子档案和纸质档案保存均有影响，但由于二者载体材料的不同，因此影响方式迥异。高温高湿，可促进纸张发生水解和氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，还可使字迹材料发生扩散、洇化现象，同时高湿环境，纸质材料易发生霉变和形成纸砖。硕士论文，措施。电子档案磁性载体材料在温度不适宜的条件下，其聚酯底基易变形，影响信息再现，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料易弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验和经验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45％—60％，而保存电子档案的理想温度为16℃—20℃，相对湿度为35％—45％。

2.2.2 灰尘对电子档案与纸质档案保存管理影响的区别

灰尘中含有霉菌的孢子，霉菌是纸质档案霉变的主要生物因素。霉菌在生长代谢过程中分泌的酶以及有机酸是引起纸张和电子档案载体材料生物损坏的主要原因。灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、引起纸张霉变等。灰尘对电子档案载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘中霉菌孢子在其生长代谢过程中分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。总之：灰尘对电子档案与纸质档案载体材料都有损坏作用，二者的区别主要在于对损坏的修复上。对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息；而灰尘一旦对电子档载体造成危害，载体上所记录的信息就可能会局部丢失，很难甚至无法读出原始信息，使电子档案失去保存价值。因此，采取严密的防灰尘措施，防止灰尘对电子档案载体的危害在电子档案形成和使用过程中有特别重要的意义。

2.2.3 外磁场和机械震动对电子档案与纸质档案保存管理影响的区别

磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子档案的载体—磁性物质，则是最重要的影响因素。硕士论文，措施。外来磁场作用于电子档案的磁性载体，易发生消磁或磁化，造成信号失落或失真，破坏记录信息，影响读出效果。同时强烈的机械震动，影响电子档案磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号，此外，强烈的机械震动，易引起光盘的机械破坏。硕士论文，措施。因而电子档案在保存管理中要防止外磁场的影响，避免强烈的机械震动。

2.2.4 光和有害气体对电子档案与纸质档案保存管理影响的区别

光和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度降低。对电子档案载体材料而言，光线能使电子档案载体材料发生光氧化反应，使盘基、带基老化，强度下降。硕士论文，措施。同时，紫外线的能量足以破坏电子档案磁性载体剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。有害气体主要是指具有酸性和氧化性的二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等，这些气体在一定条件下，腐蚀、破坏电子档案磁性载体和光盘，使电子档案信息失真或丢失。

2.3 技术寿命的区别

纸质档案一旦形成，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。电子档案的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，还与技术革新有关。因为电子档案是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时主要体现在两个方面：一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于生产厂商的原因，使得生产或销售的电子档案设备由于厂家的破产或产品升级换代而难找到配套产品。大多数电子档案载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，因此，技术革新对电子档案寿命的影响显得更为重要。因此，电子档案的寿命还与技术革新有关。在电子档案保存中，要针对技术过时，采取合理的解决措施，保证电子档案的安全性。

2.4信息保护的差异

纸质档案因为其载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质档案形体，其记录的信息就得以保存。电子档案因其信息与载体是可分离的，电子档案信息与载体的可分离性使其文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。同时，电子档案信息保护方面还面临感染电脑病毒的危险。因此，如何保护电子档案信息不受损害是电子档案保护的重要课题。

3．加强高职院校电子档案管理的措施

3.1强化档案管理人员的计算机专业知识

培养一批既懂档案业务又精通计算机专业知识的档案管理专业人才已是档案部门的当务之急。档案管理人员要更新档案管理观念，紧跟时代步伐，加紧学习计算机技术，学习电子档案形成和管理知识，在加强全员计算机知识培训的同时，通过招考、继续深造等多渠道选拔、培养档案管理专业人才，使他们不仅精通计算机技术而且熟悉档案业务，热爱档案事业，能够正确履行现代档案管理人员的基本职能和历史使命，在档案管理工作中维护好文件、档案的原始性，最大限度地延长档案的寿命，并在在电子档案的生成、传输、保管、利用等各个环节中切实保障电子档案的安全和便于社会各方面利用。

3.2把握好电子档案的特性

电子档案，首先，它是文件、档案，具有文件、档案的一般特征和性能。管理文件、档案的一些带规律性的工作、原则、完整系统性要求等一般都是适用的。硕士论文，措施。绝不能把原来一些行之有效的办法简单取消。其次，电子档案与纸质档案不同，它依赖于机器，按数字编码，在机器上形成、传输、利用，在机器上可以随意增删改动等等。电子档案的特性，使文件的生成、积累、整理、保管、归档以及今后向档案馆移交等工作与纸制档案大不相同，因此在管理中必须按照电子档案的特性，结合档案工作基本要求来考虑和寻求电子档案的管理办法。

3.3 建立健全制度规范，维护电子档案的真实和安全

电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹，在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，即使有人出于自己的目的将电脑或盘中存的内容进行了删改，也难以发现和确定。因此日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。加之电脑病毒的存在和网络技术，使得电子档案在形成、处理、归档，保管、利用等各个环节，信息都有被更改、丢失的可能，即使拥有完善的信息安全技术，也需要有相应的管理措施来保证其得以实施。因此，建立健全相关法规和管理制度，对于维护电子档案的原始性、真实性，保证其安全具有重要的意义。

3.4实行纸质文档与电子档案长期并存，双轨运行

在具体的电子档案管理工作中，为了方便电子档案的利用、永久保存和维护其原始性，可以实行纸质文档与电子档案长期并存，双轨运行。结合我校实际，一些需要长期、永久保存和维护其原始性的电子档案，需要及时转换成纸质文件，并脱机保存。电子档案与纸质文件的互相转化，长期并存，双轨运行，在我校电子档案管理中将在一定时期内长期存在。

总之，加强高职院校电子档案管理，是科学技术发展的必然结果，是电子信息规范管理的客观要求，分析电子档案与纸质档案保存管理的区别，探讨加强高职院校电子档案管理的措施有利于电子档案的检索、利用和共享，有利于电子档案管理的统筹安排规划，有利于高职院校档案工作的现代化进程。

参考文献：

[1]范文霞，加强高职院校电子阅览室的安全管理的思考，内蒙古电大学刊，2007.09，77—78

[2]宋筠，高职院校电子化档案应用初探，考试周刊，2008.47

[3]丁海斌，论电子文档革命的本质含义[N]，中国档案报;2000年

[4]马学华，高职院校电子档案管理工作发展探讨，黄河水利职业技术学院学报，2008（20），01，83—85

电子合同档案管理范文第11篇

【关键词】电子档案；传统档案；互补共存

21世纪以来，我国的信息技术进入了迅速发展的阶段，随之而来的是电子信息技术在各个行业的广泛运用，而在档案管理方面，信息技术也带来了相当大的影响，并且催生了一种新的档案保管方式——电子信息档案。现今社会正处于一个从传统纸质档案向电子信息档案过渡的中间阶段，如何顺利做好其衔接工作、实现纸质档案同电子档案之间的互补共存显得尤为重要。

一、传统纸质档案与电子信息档案的异同

（一）传统纸质档案与电子信息档案的相同点

传统的纸质档案的载体是纸张，容易受到潮湿、高温、有害气体等外在因素的影响，严重影响纸张的保存质量，使字迹模糊、纸张发霉等，容易导致资料或信息的丢失。而电子信息档案多以硬盘或光盘、磁带为载体，潮湿与高温等同样能造成载体出现各种程度的损坏，同样会造成资料或信息的严重丢失。所以说无论是传统的纸质档案还是电子信息档案，都应该选择一个非常合适的保管环境，保障资料的安全，同时也应该用其它方式来做好资料的备份。

（二）传统纸质档案与电子信息档案两者的差异

1.在载体方面两者的差异

传统的纸质档案是以各种纸张为载体，资料信息与其所在的实物纸张是没有办法分离的；电子信息档案是以各种硬盘、光盘为载体，以数据的形式存储，这种资料信息是可以随时复制与转存的。

2.在档案保管方面两者的差异

传统的纸质档案对温度与湿度要求较高，安全方面以防潮防火为重点，比如库房墙壁采用防潮效果较好的建筑材料，用来记录档案的工具采用寿命比较长的纸张及不易挥发的墨水，同时做好日常的防火工作。电子档案主要依托于计算机设备及电子技术存在，其保管工作除了在载体防潮、防盗、防静电方面需要注意，还应该对数据传送过程进行严格地控制保管，如建立安全的服务器、设置安全权限、数据加密等，以免造成资料数据的流失。

二、传统档案与电子档案互补共存的必然性

传统的纸质档案无法替代及容易鉴定的这些特性，使档案信息有更好的安全性与稳定的性，同时极具法律效力，在各种机构中都有着非常权威的地位，在这一点上，与电子档案相比，有着非常大的优势，所以在发展电子档案的同时也更应该加强对纸质档案的管理水平。

电子档案极易复制与传输的这一特点，使电子档案资料有更好的开放性，同时电子档案极易筛选，相关工作从开始到结束的一系列过程都通过电脑来实现，使档案管理人员的工作时间能够得到一个更为合理地利用，在对信息的调用上，也摆脱了传统地域上与时空上的限制，极大地提高了相关人员的效率。从这一点上看，电子信息档案是档案管理上的一个必然趋势。

传统纸质档案与电子信息档案各有各自的优缺点，在实际的工作中，档案管理人员需要扬长避短，将两者进行合理地搭配，找到一个互补共存的档案管理办法，使档案管理工作更加高效。

三、传统档案与电子档案如何实现互补共存

（一）做好传统档案与信息档案的转化工作

在传统纸质档案与电子信息档案之间，两者是可以进行互相转化的。电子信息档案可以通过打印成纸张的方式，快速的转化为纸质档案，从而提高档案的简单直观性，使档案达到不同的利用效果；同样的，纸质档案也可以通过扫描或计算机输入的方式，快速地转化为电子信息档案，从而提高档案工作的高效性。所以说传统档案与电子档案两者之间是可以互相转化的，我们可以利用这种方式来做好资料的备份，为两者的共存选择一个合适的临界点。

（二）培养全面的档案管理人才

传统档案与电子档案的共存是必然的，在这一大的发展方向下，也要求有一批紧跟时展步伐，专业的全面型的档案管理人才。现阶段，我国档案相关工作人员想要适应档案事业与信息技术的发展，就必须积极的学习新的知识结构，引进学习消化新的信息技术。在熟练掌握传统档案管理方法的同时，也能熟练掌握电脑知识及相关存储设备的使用，具备全面的管理水平，担负起将传统档案与电子档案完美结合的重任。

（三）对电子档案运行过程科学控制

电子档案的运行都是通过电子技术、计算机设备来实现的，而电子信息在其根本上有其所固有的无痕删改与可复制的特点，所以电子档案的安全管理方面变得非常重要。因此，要加强相关工作人员的安全意识，加大所有相关计算机设备的安全管理力度，设立一套对电子档案运行全过程的记录监管制度，从信息的收集开始，到信息的传递、转换，一直到存储，都要对其进行记录，从而在开放性的电子档案管理中，保证信息的完整与原始性，从而保障电子档案管理的稳定与正常运行。

（四）现代档案实行双套制

想要达到传统档案与电子档案的共存，必须有一个比较完善的档案管理方案。传统档案与电子档案在收集的方式、时间以及其保护、利用、储存等方面都不相同；同时，传统档案与电子档案之间是可以互相转换的，所以我们必须建立两套相互联系又互相独立的管理方式，两种档案分别利用、分别运行、分别存储，所以在管理时一定要使两者之间可以联系，要建立两个方式之间的通道，使二者能通过一方很快找到另一方。所以，根据传统档案与电子档案的特点，我们可以实行保险又简单的双套制，可以相互联系的两套不同的管理制度。

四、结语

在社会发展中，传统档案向电子档案过渡的中间阶段，传统纸质档案仍然是档案管理中重要的组成部分，传统纸质与电子档案这两者之间，仍然需要共同存在、共同发展。为此，相关的档案管理工作人员必须做好传统纸质与电子档案的衔接工作，使两者之间能够达到一个最为合理的共存关系，这样才能使档案管理工作发挥出其应用的效用。

参考文献

[1]赵晖.城建电子档案与传统纸质档案的管理异同分析[J].城建档案，2012（07）.

电子合同档案管理范文第12篇

关键词：纸质档案；电子档案；管理

现代科学技术水平得以提升，计算机技术与网络通信技术应用到各个领域。在传统方式下，档案管理工作面对较大压力，无法与现代技术实现有效融合。电子档案在使用与记录方式下，都能发挥较大意义，从而实现了纸质档案与电子档案的融合发展。因为档案中记载着变迁情况，具有原始性特征，也能形成不同的价值形态，纸质档案与电子档案存在较大共性，所以，在对其管理期间，实现两者的融合性，无论在信息整理、归档、收集等工作中，都需要促进其长期保存，基于现代化科学技术，维护其安全性，这样不仅保证了现代方法与现代技术的充分利用，也使档案管理工作更规范。

1电子档案与纸质档案

纸质档案具有较高的留念价值，将其保存后，当一些有意义的事物产生后，会对其有效利用，纸质档案也是人们比较熟悉的一种保存方式。一般情况下，纸质档案主要将纸张作为信息记录的一种形式。在事业单位中，使用的纸质档案都为公文图纸等，包括账目、工作记录等。但是，纸质档案不容易保存，容易被破坏，也无法实现良好的保密工作。所以，企业或者事业单位的领导、管理人员需要认识到纸质档案的重要性，以认真的态度对其处理。对于电子档案来说，本身具备一定的保存价值，是基于计算机软件、硬件以及数据库进行保存的，与人们生活存在密切关系[1]。纸质档案与电子档案的使用都存在一定特征。纸质档案需要保存的时间比较长，容易识别，在储存期间，存在一定的直观特点，是电子档案中不具备。但是，与纸质档案不同的，电子档案能够改变纸质档案中存在的缺陷，不仅能实现自由转换，还能对各个信息介质进行识别，对信息储存具备较高的容纳性，载体也更多样，能够促进信息资源的共享性发展。

2电子档案与纸质档案发挥的优势

在企业与事业单位中，对档案进行处理期间，要促进原始数据完整性。促进原始内容的完整性，保证其价值的充分发挥。当档案数据产生后，其存在的信息是不能更改的。所以，基于纸质档案与电子档案的对比分析，电子档案比较容易更改，但纸质档案更方便阅读。而且，纸质档案中的数据信息也更稳定。当单位、企业内领导签字、审核后，对其无法更改，其存在的真实性也比较强，具备一定的法律特征[2]。

3纸质档案管理与电子档案管理的融合策略

3.1档案管理模式

在新时期发展趋势下，档案管理技术还比较低下，纸质档案与电子档案存在的特点和优势都处于独立发展地位。电子档案在对信息进行传输、处理与开发过程中，实现了较大的便捷性和高效性，应用过程中，是各个媒体的集成化发展，具备全面性与直观性特点，与纸质档案相比，促进较大优势。如果电子档案无法得到安全保障，就要将纸质进行开发与备份保存。电子方式的实现是一个不断发展的过程，在该阶段，实现纸质档案与电子档案的融合，能够实现良好的发展需要。在目前建设与发展下，纸质档案与电子档案使用的方式也是不同的，其中，主要的管理模式主要包括双套制与双轨制。双套制主要是实现文化归档的统一使用，该方式不仅能将电子档案制作成纸质进行备份，还能实现纸质档案的数字化发展，使纸质档案与电子档案的共同储存与使用。对于双轨制，主要是信息在生成、运转期间实现的相互依存，它们随着业务流程的改变而改变。该方式的使用在一定程序下能实现纸质档案与电子档案，工作人员对重复文件进行办理，促进了管理形式的全面化发展[3]。

3.2档案管理流程

在新时期不断进步与发展下，电子商务、电子政务得以有效开展，各个企业与事业单位在内部也建立了相关办公网络系统，促进了纸质档案与电子档案的结合使用，达到优势互补的作用。随着国家档案局对相关方法的推出，使纸质档案、电子档案在良好的环境下实现融合。在并存时期，档案管理工作流程也产生较大变化。对档案进行管理是，是档案整体周期中存在的管理活动过程，其中含有鉴定工作、整理工作、归档工作以及储存工作等。在传统方式下，基层档案都是从外部、自身内部引来的，其中，纸质档案比较多。所以，在对其管理期间，电子档案中也含有纸质档案。在现代档案管理中，需要实现电子档案与纸质档案的统一管理，在执行工作中，不仅在归档工作中更统一，在鉴定工作、整理工作以及储存工作中都为更一致[4]。

3.3工作人员的能力

在新时期发展趋势下，为了实现档案管理工作的有效实施，还需要提高工作人员的能力和自身素质。在对电子档案进行管理期间，需要基于纸质档案管理工作进行思考，保证能够实现电子档案的长期保存和使用。纸质档案与电子档案存在较大不同，其中，最为主要是就是电子档案管理工作中各个环节产生的技术含量比较高。因为电子档案自身一定的技术特点和系统特点，所以，其中的电子档案管理人员自身的专业性与自身素质都需要提升，他们不仅要掌握档案管理工作中相关的基础知识，还要学会计算机的应用，这样才能保证档案管理效率的提升[5]。

3.4管理制度与标准

在新时期发展趋势下，为了应用新型档案载体，实现与计算机技术的智能化管理，在对档案处理工作中，要求实现信息的规范性与标准化。档案信息系统的使用质量与数据信息质量存在紧密联系，所以，要为数据信息格式设定相关标准。在新型载体档案得以广泛应用后期，促进业务管理各个方面更标准十分重要。如：建立统计标准、规则标准等。还需要为计算机数据库建立相关标准，促进新型档案信息载体格式的转化标准，保证计算机硬件设备、多媒体设备都能充分利用。还需要为新型载体档案管理工作制定相关的实施制度以及法律制定等，其中，在电子档案的归档工作、整理工作以及储存工作等各个环节充分利用。但是，由于电子档案自身存在一定缺陷，导致电子档案的真实性存在较大限制，所以，需要建立相关的法律法规，确定出电子档案的法律地位。

结束语

电子档案成为当今发展的主要趋势，其含有的丰富内容能够为工作提供信息基础。对电子档案进行开发利用，实现长期的保存工作，需要在技术、使用方法以及标准等方面进行改变，还需要提高管理人员的综合素质，这样才能实现电子档案与纸质档案的充分融合。

参考文献

[1]纪晓群,江媛媛,柳萍等.电子档案与纸质档案的和谐共存与集成管理[J].兰台世界,2013(29):15-16.

[2]吴雨珊.电子档案与纸质档案并存管理分析[J].商情,2016(28):144.

[3]赵晖.城建电子档案与传统纸质档案的管理异同分析[J].城建档案,2012(7):38-39.

[4]朱焕芝.信息时代高校电子档案与纸质档案并存管理的思考[J].河北联合大学学报(医学版),2012,14(2):278-279.

电子合同档案管理范文第13篇

1 对医院电子档案信息安全管理产生影响的因素

综合分析，当前对医院电子档案信息安全管理产生影响的因素主要涉及到以下几个方面。

1.1 环境安全因素

电子档案是将电信号和磁介质作为主要载体的档案文献，因此环境中的磁场干扰和突然断电等问题都会对电子档案信息安全产生影响，出现档案数据失真问题，影响电子档案信息安全的合理管理[1]。同时供电系统的故障也可能会给电子档案信息造成严重的破坏。所以在加强电子档案信息安全管理工作的过程中，应该注意突出环境建设，以环境建设为电子档案信息安全管理提供良好的支持。

1.2 网络环境的影响

近几年随着网络信息技术的发展和其在社会上的普及性应用，网络安全问题频繁出现，网络病毒和黑客等对信息安全产生了严重的不良影响，医院电子档案信息安全管理也受到严重的威胁。所以医院应该正视来自互联网的威胁，对网络安全环境进行合理分析，进而从网络安全角度加强电子档案信息安全管理，有效促进档案管理水平的全面提升。

1.3 制度和人为影响因素

现阶段我国医院档案管理工作中管理制度建设不完善以及工作人员计算机专业素质偏低的问题也对电子档案信息安全管理的优化开展产生了一定的不良影响[2]。在制度不完善的情况下，管理规范性不足，并且由于管理人员综合素质偏低，无法应对计算机系统故障和网络安全对电子档案信息安全管理产生的威胁，导致医院电子档案信息安全管理水平偏低。

2 新时期医院加强电子档案信息安全管理的措施

当前社会上层出不穷的信息安全问题不仅对社会信息安全造成了一定的不良影响，甚至严重者还会威胁社会的稳定。所以社会各界都加强对信息安全管理工作的重视，希望借助科学合理的信息安全管理，为信息行业的稳定发展提供良好的支持。在此背景下，医院电子信息档案管理也受到高度重视，成为医院档案管理部门重点关注的问题。所以本文基于当前医院电子信息档案管理实际需求对电子档案信息安全管理的措施进行了适当的分析，以期为电子档案信息管理的全面优化提供良好的支持。

2.1 加强对安全稳定数据库环境建设工作的重视

医院新时期加强对电子档案信息安全管理工作的重视，最为关键的一点就是应该保证安全稳定环境的建设，为电子档案信息数据库的稳定运行提供良好的支持。首先，针对医院电子档案信息的实际需求，医院应该尝试构建独立的存储电子档案信息数据库室，并对数据库室内的环境进行合理布置，将其设置为暗室，注意采取适当的避光防尘措施，室内除了应该设置独立的18T的光纤通道存储设备外，也应该引入数据核心交换机、高性能刀片服务器等设备[3]。同时，针对医院的具体情况可以有选择性的配置除湿器和恒温机，保证医院数据库室整体环境保持在恒定温度和湿度范围内，并坚持远离磁场，避免数据库?子档案信息受到电子干扰。同时，由于电子档案信息数据库的稳定运行需要电源的支持，因此在环境建设工作中也注意电源保护问题，设置独立的电源，即使遇到突发停电的情况也能够保证数据库室在一段时间内的稳定运行，进而为管理者手动保存资料、关闭数据库提供充足的时间，有效规避突然断电对档案数据信息产生不良影响。这样借助良好数据库外部环境的建设，医院电子档案信息安全管理就能够获得良好的设备支持，提升管理效果。

2.2 提升网络信息技术安全保障工作质量

网络信息技术安全保障工作在医院电子档案信息安全管理工作中发挥着重要的作用，能够促进医院电子档案信息安全管理工作的顺利推进，促进管理水平的进一步提升。所以医院档案管理部门在开展档案管理工作的过程中必须保持对网络信息技术安全保障工作的高度重视，从多角度探索安全保障措施。首先，应高度重视备份工作，确保即使电子档案信息受到外部力量的冲击仍然能够进行及时的恢复，维护电子档案的安全。在开展备份保障工作的过程中，医院应该按照不同的类别实施电子档案信息的本地备份和异地备份、在线备份和离线备份、增量备份和差分备份等，保证备份的全面性和有效性，为电子档案信息安全工作的良好开展创造条件[4]。其次，电子档案信息加密保障工作，借助加密保护，有效防止病毒和黑客的入侵，并避免电子档案信息被不合理的修改泄密等，切实维护医院电子档案信息安全。一般情况下，医院电子档案管理部门在实施加密保障的过程中可以引入软硬件结合的加密措施，保证只有借助专门的软件才能够读取档案信息，维护电子档案数据安全。最后，设置高级别的防火墙，对档案资源使用者进行合理的限制，对于医院电子档案资源中非机密性的信息可以供个人或者相关组织使用，而对于机密性档案则应按照严格的借阅流程才能够使用档案资源。这样不仅能够实现对医院电子档案信息安全的合理维护，还能借助对档案机密性等级的划分，增强电子档案信息的有效利用率，为患者和社会相关组织提供相应的档案信息服务。

2.3 逐步完善档案规章管理制度，提升管理人员的综合素质

在医院电子档案信息安全管理工作中，档案规章管理制度的建设是维护档案管理信息安全的重要保障，而高素质人才则能为电子档案信息安全管理提供相应的人才保障，所以在加强电子档案信息安全管理的过程中也应该重视制度建设和人才队伍建设[5]。首先，应该结合医院电子档案信息安全管理的实际需求逐步构建相对完善的规章制度，加强对档案管理工作的规范，保证电子档案信息的全面性、完整性和安全性。其次，应注意组织档案管理人员参与相应的在职培训活动，促进管理人员综合管理素质的提升，保证管理人员能够结合医院电子档案信息安全工作的实际需求开展各项管理工作，提升安全管理工作质量。这样，医院电子档案信息安全管理工作就能够在新时期实现新发展，促进医院电子档案信息资源的合理利用。

电子合同档案管理范文第14篇

关键词：信息时代；电子档案；管理

随着信息时代的到来，电子信息技术在迅速的发展，现如今，企事业单位的档案管理逐渐从文书管理模式转变成电子信息管理模式，档案管理也开始适应现代先进科学技术。多数企事业单位已经开始把资料和档案结合计算机技术进行管理，不仅提升了档案管理工作的效率，减少了工作量，并且使档案查询也变的便捷。但是电子档案管理在实际应用上还有一定问题亟待解决。

一、电子档案的优越性

（一）提升档案管理工作效率

信息时代背景下，采用算机技术对企事业单位档案进行有效管理，使企事业单位档案具有信息化和电子化等特点，明显减轻了相关管理工作的工作量，使档案管理变的更加便捷，从而使企事业单位档案管理工作更加系统化。以往企事业单位都是使用文书模式对其进行档案管理工作，工作人员经常会因为档案的检索和归档问题而犯愁，因为所有的档案规整、检索都由人工来完成，档案立卷，编档都是通过人工书写的方式来完成，工作效率长时间得不到提升，档案出现的错误也不容易被发现，而电子档案的运用就省去了人工处理档案的麻烦，工作人员只要使用几个关键字或者是词，就可以快速的找到想要的文件，既方便又快捷。

（二）有利于档案信息的查缺补漏

电子档案使用计算机技术对档案进行录入存档，这样就可以避免因为档案不齐全，对纸质档案进行拆装的问题，并且可以随时对不完整的档案进行补充，对档案的查缺补漏非常方便。计算机技术的应用，不仅减轻了档案管理人员的工作量，也有效的提升企事业单位档案管理工作效率，不会出现因为人手不够，而出现的档案积压的现象出现。

（三）使企事业单位档案的保密性提升

以往企事业单位档案受到档案存储介质的影响，档案管理人员只能提供整卷的档案，通常情况下，档案借阅人都只会使用到档案中间的一部分，所以，档案借阅者就会看到企事业单位整卷的信息，这种情况就导致了企事业单位档案信息，可能会发生泄漏现象。电子档案就可以解决这一问题，通过档案检索，就可以从档案中提取借阅者所需要的部分，并将这部分信息制作成文件，再提供给借阅者，还可以有效的避免企事业单位档案信息发生泄漏。传统的档案管理都是由人工进行归纳、建档的，一般情况下，档案管理人员都会具有自身主观性，按照自己的主观意志对档案进行管理，这样就使档案管理没有统一的管理体系，不仅不方便档案借阅人使用，还直接导致了企事业单位的档案质量较低。电子档案的应用就解决了以上这些问题，提升企事业单位档案管理的质量，并且在补充完善档案信息上，节约大量时间，从而提升档案管理质量。

（四）提升档案管理的工作质量

档案管理工作的根本目的就是方便阅读和利用，想要提供可靠的档案信息，就要具有高质量、高水平的档案卷宗作为基础。由于传统档案管理都是由人工来进行书写，随意性很大，不能做到档案立卷的统一，这就导致档案管理水平得不到提升，也给阅读和使用人员造成困扰。使用计算机技术对档案进行记录，不仅可以提升书写速度，还减少了相关人员的工作量，档案人员就可以有大部分时间进行档案的补充和二次编写，既提升了工作效率，又充分发挥了电子档案的时效性。

二、电子档案的整理、开发和利用

（一）电子档案的整理

在电子文件转化为电子档案后，由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合，可以任意组成各种案卷。因此，“案卷”这一基本企事业单位将从电子档案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”这个基本保管企事业单位。电子档案整理的主要任务也从对案卷的整理而转为对光盘磁介质的整理；即对接收来的脱机保存的光盘数据进行编目、排架，或者是定期将电子文件保存系统中的电子档案制作光盘备份，同时对光盘进行编目、排架等。

（二）电子档案的开发与利用

电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便，更具实用性。一是开发平台的选择。系统的目标是将各档案管理企事业单位的数据通过网络连为一体，便于共享数据资源，因此应选用分布式数据库管理系统作为开发平台，同时在档案管理企事业单位所在地建立数据库，本地数据直接上机存取，既节约了经费，又方便了各企事业单位互访数据。二是硬件要求。各档案企事业单位的计算机在处理大量各类档案信息的同时，又要互相进行数据通信，所以硬件必须具备相应的需求条件。三是数据库模式设计。数据库的模式设计是一个非常复杂的问题，设计的目标既要满足当前的应用需要，又要满足可预见未来的应用需要，既具有良好性能，又易于修改和扩充。四是应用程序设计。设计数据输入、查询、事务处理、报表处理等应用程序。五是数据的备份及故障恢复。档案数据是珍贵的数据资源，为避免出现系统对数据资源的破坏，应用系统必须能定期对数据进行备份，以便于数据信息被破坏后的恢复。六是数据库的安全性保护。

电子档案利用必须在保证数据库的安全性的前提下进行。所谓安全性保护就是防止非法使用数据库。在一个系统中，安全性保护非常重要，并不是所有用户都可以使用档案数据库。这就需要对用户使用数据库提供鉴别方法，即使用权鉴别，也要由计算机确认合法性。例如：设置口令等，对存取控制权的鉴别，档案本身的保密程度不同，开放程序也不同，应对获准使用系统的人员及其访问数据库的范围加以限制，对不同的人员予以不同使用权限。档案管理者可根据电子档案内容的密级程度。确定提供利用载体的方法，使用者按照使用权限使用载体拷贝，由计算机确认是否合法，并按期回收，同时通过网络传输电子档案，互联网的开通方便了档案部门之间信息的相互交流，同一份材料可以同时为多人利用，也可以直接到档案企事业单位电脑上查询权限范围内提供的相关内容。电子档案的开发利用应充分发挥计算机信息采集、综合统计的功能对整个过程进行分析、统计、找出规律，探求新的方式与途径，加强计算机软硬平台建设，满足用户需求，最大限度开发利用电子档案，与此同时，还要注意确保档案资源安全利用。

三、规范电子档案管理的措施

（一）企事业单位领导必须重视电子档案管理，建立完善的档案管理体系

电子档案管理想要在企事业单位中应用范围更大，企事业单位管理者就要清楚知道电子档案所具有的优势，然后给予一定程度上的重视，构建起统一、完善的电子档案管理标准。像我们火电施工企事业单位，一台机组资料的形成周期长、产生的企事业单位也多、数量比较大，更需要提升档案管理人员的计算机操作水平，真正把电子档案落实到企事业单位管理中去，并把档案管理作为企事业单位管理中的重要内容去完成。提升电子档案管理的速度，使之具有数字化、电子化、统一、完善等特点，对管理中涉及到的项目和技术，进行严格的管理，真正把档案管理普及到企事业单位的每个角 。

（二）引进先进的技术手段，建立电子档案数据库

加大企事业单位在电子档案管理上的投入力度，使用现阶段比较先进的电子产品和数码设备，然后辅助企事业单位进行电子档案管理，构建完善的档案数据库，运用电子化载体做到整合企事业单位内部资源，其中包含办公自动化和企事业单位资源计划，从而给企事业单位档案管理创造良好的条件，从根本上解决电子档案不稳定、存储困难、复杂等一系列问题。除此之外，还需要建立、科学、完善、共享的电子档案数据库，并且要对数据库设立防护墙，确保企事业单位电子档案不会被恶意窃取和修改。

（三）从电子文件的源头抓电子档案的质量

为进一步加强电子信息的管理，对电子信息进行集中统一管理和工程图纸等文件集中制作。为档案部门增配必要的设备，建立一系列服务手段是加强这一工作的必备条件。

1.档案室设立图纸与文件集中处理系统，对审查完毕的电子文件进行统一收集，按要求形成纸质文件。

2.设置专门场地对纸质文件进行集中审鉴，以保证纸质文件与相应电子信息的一致性。

3.电子信息由档案部门集中积累，并在项目阶段结束时，在项目组的配合下统一按“电子档案管理办法”集中整理归档。

4.为便于操作和管理，建议进一步规范电子文件形成所使用的软件平台，因工作需要必须使用特殊软件的，有关人员应按“电子档案管理办法”的规定将软件一并归档。

（四）加强电子档案人才队伍建设

在企业进行电子档案管理时，一定要对相关工作人员进行培训，让档案管理人员充分认识到电子档案管理工作的重要性和优点，对能够接触到电子档案的相关人员进行审查，保证不会发生因内部员工泄密，而导致企业档案泄漏的现象发生 让信息化和管理相结合，从而完善电子档案管理系统，进而促进企业电子档案管理工作有效开展。

四、结语

总而言之，在信息技术飞速发展的今天，对企事业单位进行电子档案管理，一定要根据电子档案本身所具备的特点，不单单是对硬件进行建设，还要充分利用计算机技术和网络技术，加强软件建设，构建完善、统一的电子档案管理制度，提升相关工作人员的业务能力，加强电子文件制作的水平，使电子档案管理的各环节进行有效的沟通和完善。只有通过不断的完善，顺应时代的发展，给企事业单位管理带来新鲜血液，才能够保证给企事业单位提供有力的信息资源。充分认识电子档案的优点，适应时展，推动电子档案在企事业单位中的实际应用，从而提升企事业单位的综合竞争实力。

【参考文献】

[1]赵晏.浅谈加强电子档案管理[J].商I文化（学术版），2009（12）.

[2]夏利宏.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].新西部，2009（8）.

[3]姜雪.浅析现代化电子档案管理模式[J].科技创新与应用，2O15（10）.

[4]刘妍.电子信息时代会计档案管理的探讨[J].现代经济信息，2014（15）.

电子合同档案管理范文第15篇

[关键词]纸质档案；电子档案；管理；融合

中图分类号：K206 文献标识码： A

一、纸质档案管理概况

纸质档案管理方式在信息化时代环境之下，仍然有着其不可或缺的作用，同时其在档案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。档案管理工作要展现严谨、科学以及证明等首先就应当具有合法性、原始性等特点。往往纸质档案管理具有如下所述的特点：

1. 同步归档

一线城市房产吸引国内、国际热资，有运用资本投资不动产以期租金收益和房产升值谋利特征。产权三级转移在频繁中更替，利用借贷资金运作，在上一次买卖的办文未完成时而箍紧下一次的买卖实现转移的现象时有发生。提速办文有效措施“同步归档”在此一形势下出台，它既是城市快速发展的要求，也是国际化都市进程的配套。所谓同步归档是指：接收档案后24小时完成整理、24小时完成扫描、24小完成档案上架。房产投资一般相应地呈波浪性涌现，峰期往往集中在一段时期内。高频转让能否在登记机构承诺的7天缮证期限拿到房产证，能否实现“同步归档”是重要前提因素之一。

资料虚假、开发商一房多卖、重复抵押的经济纠纷集中事发在九十年代中后期，进入司法程序的问题档案往往使公、检、法部门辗转于移交单位与档案管理部门之间，单位之间的推诿根源规避：分清责任主体必须以手工签署交接表为依据。这一原始传统程序的严格执行终结困拢。传统签署的交接表已不能满足随后迅猛发展的年产几十万档案的检索，“同步归档”实现高效服务于需求，必须做到手工签署与电子档案交接结合起来，输入证号快速索引和签章具备的界定与甄别功能从源头上堵住漏洞。

档案数字化加工是一个流水作业，须多个作业小组共同完成。年产几十万份档案在多个环节转移，如何控制零遗失确非易事。责任落实到人，层层控制是措施关键，具体做法：一、接收档案人员从移交单位手中接过一批实物档案时，必须从办文数据库中调取电子档案交接表格，清点数目与实际相符后，再进行逐件核对。二、每件按收文目录与内容、页数进行核对，无误后作电子签署的同时作手工签署，缺件、差错、模糊件的档案在签署前退档。三、电子档案交接签署与手工签署结合贯穿加工小组内部转移，直至完成任务移交库房为止。

档案整理是指把收文资料进行加工。拆封前对档案须再一次复核，整理桉规格表糊、归集和分插条码、填写内容。完成整理后在封面盖上经手人印章，便于明确责任的后续追踪。

2.纸质档案管理中的存储和检索较为明了，档案管理人员管理和查找也比较简单。纸质档案管理中是将纸张作为档案管理载体，不需要任何数字化和现代化的设备就能直接明了的展现出来。在长时间的档案管理工作中，纸质档案管理方式是大多数档案工作者比较容易接受的。因为纸质档案管理无论在什么情况下都能实现档案的查找以及利用，受到客观因素影响较小。

3.纸质档案最大的特点就是存放时间长久。纸质档案管理中不会出现档案使用次数限制和档案使用的期限限制的情况（排除保密档案的解秘时间）。我国是造纸术的发明国，自从纸张出现就一直作为档案资料保存的载体被广泛使用。纸张的主要制作材料是纤维素，而纤维素具有高强度的耐久性，虽然纤维素制作的纸张在某些情况下会发生氧化或者电解，但是悉心管理排除化学作用的发生就可以顺利延长纸质档案保存的期限。而且我国保存数千年的古代字画就是纸质档案管理耐久性的最好证明。

二、电子档案管理概述

电子档案往往是指信息时代环境下人们利用计算机、计算机硬盘、磁盘、光盘、大容量硬盘等化学磁性材料作为档案管理的储存载体，是社会科技高速发展之下的高科技产物。电子档案管理作为当今信息时代环境下的新兴档案管理手段展现出了其管理的智能化、现代化、信息化以及电子化。档案管理工作受到信息时代环境的影响是必然的，因此其也具有一些纸质档案无法替代的特点：

1.电子档案管理过程中档案贮存的载体小，但是贮存量大。电子档案往往是将需要保存的档案资料通过现代信息技术转化为电子档案资料进行贮存，改变了以往档案管理过程中纸张作为载体的纸质档案管理模式。电子档案的最大特点就是占据的空间面积小。以现在的电子档案管理的储存载体量来计算，一个U盘的储存量大约为1G到64G之间。如果以一张写满字的A4纸张为基本单位，那么一个U盘就可以存储大约20480页到1310720页的A4纸张的档案资料。其所占的空间面积仅仅一个打火机大小。

2.电子档案管理可以多样化进行管理。多样化管理是依靠贮存内容的多样化而实现的。电子档案管理不单单是进行文字数据工作的管理，同时也可以对图片、视频、声音等多媒体档案资料的管理。这些档案都可以储存于同一个储存载体上面。这样的储存方式改变了纸质档案管理中只可以进行文字档案管理的情况，让档案管理方式多样，档案资料也更加丰富。

3.电子档案管理打破了传统纸质档案管理过程中时空的局限。电子档案管理在异地也可以进行档案资料的管理和档案资料的共享。由于信息时代环境的出现，电子档案管理就实现了信息贮存、处理、传递的可视化和可听化，打破了时空的限制，实现了异地同时的档案资料管理。

三、纸质档案管理与电子档案管理的融合

（一）纸质档案管理与电子档案管理融合的必要性

纸质档案管理和电子档案管理的融合是两种档案管理自身的特点以及信息时代环境发展所决定的。纸质档案管理拥有了档案管理的基本特点，也是档案管理工作中的基本模式。但是其缺乏电子档案管理中大储量、方便携带、方便利用等特点。信息时代环境下电子档案管理模式已经深入人心，其电子化和信息化等特点更是社会发展的必然选择。但是纸质档案管理有着长久以来科学严谨的管理体系，这是电子档案管理无法取代的。因此纸质档案管理和电子档案管理在当下信息时代环境下都拥有了彼此无法替代的特点和作用，将纸质档案管理与电子档案管理融合是档案管理工作的必然选择。

（二）纸质档案管理和电子档案管理的融合

纸质档案管理与电子档案管理的融合主要就是在档案管理工作当中实现二者的“并轨”。所谓“并轨”就是在档案管理中进行采用纸质档案管理方法的同时也采用电子档案管理方法。通过二者的优点进行融合，确保二者在管理工程中的无缝衔接，将纸质档案管理和电子档案管理的优点通通结合起来，形成一种档案管理的最优方式。具体融合实施策略如下：

1.针对已经保存的纸质档案可以通过拍照、复印、扫描等进行信息化处理制作成为相对应的电子档案。

2.建立健全纸质档案管理与电子档案管理的融合机制，档案管理工作人员原则上要按照融合机制进行档案管理工作。通常在查阅和检索档案资料的时候利用电子档案进行，减少纸质档案的使用磨损。

3.将二者都作为一种档案资料的展现形式展现给利用者，满足利用者对于档案资料的需求。

参考文献：

[1]中华人民共和国国家档案局.电子文件归档与电子档案管理概论[M].中国档案出版社，2007-8-1.

[2]王雪梅.论纸质和电子期刊并存的管理[J].河北科技图苑，2007（09）.

[3]高颖，吴荔妍.对电子档案与纸质档案长期并存的思考[J].福建档案，2002（01）.