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摘要:借助“创新、协调、绿色、开放、共享”的新发展理念,阐述新时代独立学院人事档案管理与“五大发展理念”的契合性,探究“五大发展理念”融入独立学院人事档案管理的路径,旨在为新时代独立学院人事档案管理工作提供参考。
关键词:人事档案管理;五大发展理念;独立学院
思想是时代的产物,实践是理论的来源与动力。“五大发展理念”是以为核心的党中央治国理政新理念新思想新战略的重要组成部分,是新时代中国特色社会主义思想的重要内容。党的报告强调,必须坚定不移贯彻创新发展、协调发展、绿色发展、开放发展、共享发展“五大发展理念”。这些发展理念,对我国经济建设、政治建设、文化建设、社会建设和生态文明建设,具有深刻、长远的指导意义。牢固树立并贯彻落实“五大发展理念”,亦是独立学院长期的重要工作。
一、新时代独立学院人事档案管理面临的新形势
新要求党的为独立学院人事档案管理工作指明了新方向,提出了新要求,明确了新目标。党的报告指出,全面深化改革要“全面发力、多点突破、纵深推进”,“坚决破除一切不合时宜的思想观念和体制机制弊端”,构建系统完备、科学规范、运行有效的制度体系;要加强生态文明建设,加快信息化发展。党的为独立学院人事档案管理提出新的要求:一是坚持创新,提升人事档案管理水平;二是坚持绿色,适度推行办公无纸化,提升人事档案管理的信息化水平;三是追求共享,加强人事信息资源共享,提升人事档案管理整体水平。只有这样,才能破除独立学院人事档案管理现存的缺陷,如传统管理机制难以适应新形势的发展、管理方式缺乏规范化、管理人员缺乏专业化知识、信息化管理水平不够、资源设备配备不完善等。[1]
二、新时代独立学院人事档案管理与“五大发展理念”契合性
我们应当结合新的时代条件和实践要求,以全新的视角和发展理念,深化对独立学院人事档案管理的认识,以“五大发展理论”推进独立学院人事档案管理的改革步伐,探寻一条符合独立学院发展特色的人事档案管理路径。
(一)“五大发展理念”的基本内涵和内在联系坚持创新发展,就是要不断进行理论创新、制度创新、文化创新,将创新摆在国家发展全局的核心位置。坚持协调发展,就是要坚持辩证发展、系统发展、整体发展,将协调置于整体发展的重要位置。坚持绿色发展,就是要树立环保意识、权利意识、和谐意识,将绿色发展摆在更加突出的位置。坚持开放发展,就是要继续坚持对外开放政策,提高对外开放的质量和发展的内外联动性。坚持共享发展,就是要更加公平,更加正义,让广大人民共享发展成果。“五大发展理念”各要素之间相互贯通,相互依存,相互促进,缺一不可,共同指引中华民族伟大复兴中国梦早日实现。
一、高校人事档案管理人员业务不熟悉
高校人事档案管理工作具有政策性、专业性很强的特点,要求人事档案管理人员应经过专业的教育培训,并掌握足够的档案专业理论知识和方法,才能适应人事档案管理工作需要。从目前情况来看,高校人事档案管理人员素质达到上述要求的为数不多。由于认识上的原因,学校的档案管理人员普遍年龄偏大,学历职称较低,大多数是从其他岗位上轮换过来的。在高校从事人事档案管理工作的人员中,科班出身的很少。他们的主要工作是人事部门的日常工作,管理人事档案都是兼职的,而且是半路出家,对人事档案管理工作要从头学起,从熟悉工作到顺利上路适应现代人事档案工作需要较长时间。档案管理人员专业知识缺乏,业务不够熟悉,影响了人事档案管理队伍的整体素质和高校人事档案工作的发展。
(一)高校人事档案管理人员职业定位模糊
大多数高校人事档案管理属于组织人事部门内设机构,也有部分高校人事档案管理工作归属学校办公室综合档案室,还有极少数是归属于图书档案部门,各行其是,定位模糊。教职工除了调动工作单位、申报职称等情况下关心自己的个人档案外,其他时间对人事档案管理工作基本不予理会。少数学校领导认为人事档案只在提拔、处分干部时有用,对高校的发展并无多大影响,对人事档案管理工作的重要性认识不足。就连一些人事档案管理人员自己,也对人事档案管理工作的重要意义不甚理解,也谈不上对业务的钻研,感觉人事档案管理工作枯燥繁琐,职业定位模糊,发展方向不明确。因此造成人事档案管理者工作积极性不高、事业心不强、奉献精神不够、业务上得过且过。高校人事档案管理人员职业定位模糊、缺乏活力和创新意识,严重地影响和制约着人事档案事业的发展。
(二)高校人事档案管理人员缺乏继续教育
提起继续教育,高校一般只重视教学、科研人员的进修学习,对人事档案管理人员的继续教育往往排不到日程上来。人事档案管理人员待遇差,工作枯燥,又没有进修学习的机会,因而看不到前途,影响人事档案管理人员工作积极性和队伍的稳定。没有业务培训机会,因此无法充实和更新知识,无法学习新的技能,缺乏系统的档案理论知识来指导自己的工作实践。目前高校人事档案管理虽然也配置了计算机等现代化管理设备,但是人事档案的开发利用水平、人事档案材料的收集、整理、保管和利用,基本还是依靠手工操作,进度慢,效率低,人事档案信息化程度跟不上市场经济对高校人事制度改革的要求。日益加重的知识结构失衡,偏离了建立一支管理、研究、服务相结合的高校人事档案管理队伍的目标。
二、对高校人事档案管理人员继续教育的必要性
(一)提高思想认识的需要
一、高职院校人事档案管理的现状分析
(一)人事档案管理工作的管理懈怠
由于一些高职院校对人事档案管理工作缺乏应有的科学认识,造成从管理者到具体工作的员工对此不够重视。人事档案管理工作很难做出显著的成绩,工作考核方式不明确,不能引导员工的积极性,这样的状况使得员工的工作懈怠,员工不重视对自身专业能力和水平的提高,人事档案管理的办公设施难以得到更新,缺乏建立完善的管理制度,该项管理工作处于低水平状态,这就是被动的应对管理模式,急需要在改革中进行创新管理模式。有的高职院校人事档案管理部门缺乏专业性工作人员,这样难以满足该项工作对专业能力和业务素质的要求。这就需要对该部门的人员进行专业素质培训。在人事档案管理的硬件方面也十分匮乏,需要建立档案管理的相应的配套设施,增添打印机、扫描仪等专业设备。
(二)人事档案管理工作满意度较低
当前,随着社会对技能人才的急切需求,高职院校得到了迅速发展。对于新的发展形势,如“人档分离”,高职院校的人事制度也进行了改革。而长期以来形成的人事档案管理旧的管理理念一直阻碍着人事档案的管理服务。此外,一些院校的档案管理技术手段十分落后,仍旧采用手工技术,不能进行现代化的信息化的技术应用。与此同时,由于高职院校的发展迫切需要档案管理对师资的学历、教学能力和科研水平进行反映,但是,很多人事档案仍旧收集整理的是政治面貌、职务变动等信息,缺乏人事档案工作的个性化和创新,造成人档案失去了院校遴选人才的价值。在面临着高职院校师资力量的迅速扩大的局面,原有的人事档案管理观念和技术手段远远不能满足于高职院校发展的需要。
二、应用心理学原理与方法改善人事档案管理工作水平
(一)心理学原理与方法
通过运用心理学相关概念和方法,把握高职院校人事档案管理工作人员的心理规律、心理机制,给予他们人文关怀、心理疏导等,提高自我效能感,使其获得积极的正面的情绪,人事档案管理工作价值的自我实现激励和引导着工作人员不断改善和提高工作水平。改善该项工作人员的心理状态,不断挖掘他们的工作潜力,激发人的正向建设性积极力量和内在的优秀品质,使员工自身和工作都能够获得积极的进步。高职院校的领导应重视人事档案管理工作,加强该部门员工的乐观、积极等正性情绪的培养,通过积极情绪因素来改善员工的身心和工作状态,从而带动整个部门的工作效果。因此,应用心理学原理与方法改善人事档案管理工作水平具有重要的意义和良好的效果。
一、高校人事档案管理人员队伍现状
(一)高校人事档案管理人员职业定位模糊大多数高校人事档案管理属于组织人事部门内设机构,也有部分高校人事档案管理工作归属学校办公室综合档案室,还有极少数是归属于图书档案部门,各行其是,定位模糊。教职工除了调动工作单位、申报职称等情况下关心自己的个人档案外,其他时间对人事档案管理工作基本不予理会。少数学校领导认为人事档案只在提拔、处分干部时有用,对高校的发展并无多大影响,对人事档案管理工作的重要性认识不足。就连一些人事档案管理人员自己,也对人事档案管理工作的重要意义不甚理解,也谈不上对业务的钻研,感觉人事档案管理工作枯燥繁琐,职业定位模糊,发展方向不明确。因此造成人事档案管理者工作积极性不高、事业心不强、奉献精神不够、业务上得过且过。高校人事档案管理人员职业定位模糊、缺乏活力和创新意识,严重地影响和制约着人事档案事业的发展。
(二)高校人事档案管理人员缺乏继续教育提起继续教育,高校一般只重视教学、科研人员的进修学习,对人事档案管理人员的继续教育往往排不到日程上来。人事档案管理人员待遇差,工作枯燥,又没有进修学习的机会,因而看不到前途,影响人事档案管理人员工作积极性和队伍的稳定。没有业务培训机会,因此无法充实和更新知识,无法学习新的技能,缺乏系统的档案理论知识来指导自己的工作实践。目前高校人事档案管理虽然也配置了计算机等现代化管理设备,但是人事档案的开发利用水平、人事档案材料的收集、整理、保管和利用,基本还是依靠手工操作,进度慢,效率低,人事档案信息化程度跟不上市场经济对高校人事制度改革的要求。日益加重的知识结构失衡,偏离了建立一支管理、研究、服务相结合的高校人事档案管理队伍的目标。
二、对高校人事档案管理人员继续教育的必要性
(一)提高思想认识的需要高校人事档案工作建立于计划经济时代,偏重于政治色彩,在市场经济的大环境下,高校人事档案工作也还是一项政治性很强的工作,它具有严格的保密性、真实性、系统型和安全性等特征。从思想政治条件上说,要求人事档案管理人员具备较强的原则性,具有政治敏锐性,树立正确的世界观、价值观,具有较强的事业心、责任感。要通过继续教育,努力提高人事档案管理人员思想认识,做到坚持原则,作风正派,多做实事,少说空话,耐得寂寞,甘于奉献。认真贯彻执行《档案法》《普通高校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》及各项法规,依法制档、建档、管档,维护人事档案管理的严肃性。
(二)提高业务能力素质的需要人事档案工作是具有很强专业性、技术性的工作,人事档案管理者首先要熟悉国家有关人事档案工作的政策、法规和人事档案专业相关理论;其次,熟悉高校人事档案的建档归档程序、保管、转接的方法要求;再次,熟练掌握人事档案管理工作的环节、方法和技术,全面收集档案材料、科学整理、正确编写案卷提名,编制检索工具。使得人事档案管理更科学、更高效。最后,人事档案管理人员还应具备有相应的文字写作能力。在档案收集、管理过程中,有很多情况是必须用文字形式处理的,如整理、编目、统计、编研、文件汇编、编写大事记、全宗介绍、检索工具等。没有一定的文字修养水平,是不能将零散的文件材料编纂成各类档案或编研材料的。应该通过继续教育增强人事档案管理人员的专业技术素质。
(三)提高职业道德素质的需要事业心、责任心是做好工作的重要前提。高校人事档案管理工作是非常重要的工作,但是比较艰苦、清贫,具体工作又很琐碎、平凡。要求人事档案管理工作者必须具有较强的事业心、责任心和奉献精神;要能够爱岗敬业、实事求是、严守秘密、安心尽职,力争做到开拓进取、勇于创新做好人事档案管理工作。良好的职业道德素质也只有通过不断继续教育来培养。
(四)提高现代化管理水平的需要随着市场经济对人事档案管理提出的新挑战,人事档案的内容也日益丰富,档案管理现代化手段的使用也日益普及。为了适应经济社会的发展对人才的要求,高校人事档案管理手段要现代化。如档案管理中的档案检索自动化,档案贮存缩微化,档案信息网络化等都应该逐步掌握。人事档案管理人员在掌握档案专业理论知识之外,还应扩大自己的知识面。就更有助于人事档案工作水平的提高。提高高校人事档案现代化管理水平,也只能通过继续教育来实现。
摘要:干部的人事档案是我国组织人事等有关部门,根据党的干部政策,在具体的培养、选拔和任用干部等工作过程中,形成的对干部个人经历、业务能力、工作表现和实际效果、政治思想品德作风等内容进行考核的相关文件资料,同时也是国家档案的重要内容。干部人事档案是对干部经历、表现和活动等的真实反映和详细记录,在全面了解干部和正确选用干部方面发挥着重要的作用,是做好干部管理工作的基础和前提条件,会直接影响干部管理工作的效率和质量。
关键词:干部;人事档案;管理;问题及对策
一、我国干部人事档案在管理过程中的现存问题
(一)领导和相关的档案管理人员对干部人事档案缺乏足够的重视传统的人事档案管理,其主要的工作内容是收集干部的政治历史材料、社会关系以及家庭出身等相关资料,在党和国家发展新的历史时期,对干部人事档案管理工作提出了新的要求,对组织人事的政审工作提出了新的要求和规定,但是在具体的档案管理过程中,依旧存在一些错误的思想,比如“人事档案没有什么用处了或者作用低了”,尤其是一些单位的领导也没有对人事的档案管理工作予以足够的重视,在其影响下,档案管理工作人员也就降低了对自己的要求,最终造成档案的管理工作流于形式,使得档案管理工作的实际作用难以得到有效的发挥。
(二)人事档案收集工作的力度不够目前,我国干部人事档案相关资料的收集力度不够,主要表现在缺乏健全、完善的收集归档工作制度,而且缺乏强有力的执行。大多数时候只是照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》,缺乏与本单位实际情况相适应的实施细则,而且收集的材料在内容上也缺乏全面性和具体性。就算是有相关方面的制度,在具体的执行过程中也或多或少的存在执行力度不够等问题,致使档案的收集和整理工作经常是被动和不及时。尽管在《干部人事档案材料收集归档规定》明确规定了干部人事档案管理工作的具体范围,但是从现阶段所收集的人事档案材料和内容来看,在全面、准确反映一个干部全貌这一层面上依旧有所欠缺,不仅如此,还有一些归档的材料在真实性和准确性上还有待考证,并且一些材料在形式和内容上还有许多雷同的地方,比如:一些坚定、考核和评价的材料给人千篇一律的感觉,过于使用套话,在形式和内容上大致趋同,因此很难真正准确、有效的反映每一个干部最真实的一面。
(三)对人事档案缺乏高效的运用衡量人事档案工作质量和水平的一个重要标准就是对人事档案运用效率的高低。从我国目前的状况来看,人事档案的利用范围还是有其自身的局限性,其实际作用还是没有得到有效的发挥。目前,人事档案的作用只是体现在政审、调升工资以及职务变动中,对干部人员的基本情况进行一个大致的了解,可是在人才选拔等方面的作用并没有真正体现出来,自然也就难以实现信息的综合和分析了。
二、我国干部人事档案管理现存问题的解决措施
(一)积极建立并完善相应的管理制度1.需要不断调整和优化干部人事档案及材料的审核把关、转移、档案质量通报等相关的档案管理制度,要对干部人事档案内容失真这一问题引起足够的重视,及时发现并采取行之有效的措施加以修正,从而确保档案内容的真实性和可靠性,更进一步的维护干部人事档案管理工作的严肃性。2.积极建立健全干部档案材料收集工作的协调机制,充分发挥组织人事部门的作用,积极促进在本单位内部各工作机构在干部档案材料的形成和收集上的沟通协调,提高信息传递的效率和质量。3.完善人事档案管理工作的联系制度和情况通报制度,对干部人事档案材料进行规范和整理,并及时做好材料的归档工作。
摘要:
近年来,随着我国社会的不断发展与进步,人们对人事档案管理工作新的认识,人事档案管理的重要性也越来越被人们重视。在目前,人事档案管理工作中还存在诸多不足,急需改进。本文就人事档案管理中存在的不足进行分析,并就这些问题提出了一些自己的看法。
关键词:
人事档案;管理;信息化
一、目前人事档案管理中存在的问题与不足
1.对人事档案管理的重要性认识不足近年来,随着各项人事制度的不断改善,很多单位对人事方面的工作越来越重视,但对人事档案管理工作的认识与投入力度却还存在一定不足。有些单位对人事档案管理工作只停留在表面,认为人事档案管理工作难以获取利益,认为档案管理工作不如其他工作重要,往往忽视人事档案管理工作的重要性。而领导的这种不重视,导致对档案管理工作投入不足,从而使其相关工作人员敷衍了事,致使人事档案管理工作处于被动状态,不能更好地为单位人事队伍服务。
2.档案管理方式过于单一目前,我国企事业单位和机关部门的人事档案管理方式较为单一,都采用统一的格式,统一的分类进行管理,而不能根据企业自身的特点及具体情况采取不同的管理模式,这种过于单一的管理模式,使人事档案管理千篇一律,缺乏特色。
3.人事档案管理方法比较滞后目前,在人事档案管理中,现代化管理方式运用较少,其管理方法存在很大的滞后性,多数部门和企业仍采用传统管理方法,工作比较繁琐,且不易操作。当前的人事档案管理方法已不能很好地适应社会发展的新要求,导致人事档案的管理不能很好地对人才进行全方面、深度的考核。
【摘要】随着目前人事制度日益深化的进程,人事档案管理逐渐面临着越来越大的挑战和要求。市场经济的不断进步和发展,使得整个人力资源市场中对人力资源用工的需求和形式也有了不一样的要求,总体愈来愈呈现出多元化。因此,如何让人事档案有效科学的管理和完善,对人力资源各项工作的开展,起到推进作用。本文的研究思路主要是通过对人事档案管理中的各种问题进行详细剖析,并且对症下药提出相应的完善措施,希望能够为不同机构的人事档案管理以启迪意义。
【关键词】人事档案;人事制度;人力资源
人事档案对于人力资源发挥着不可或缺的作用,它记录了个人的工作经历、政治思想、工作期间的表现及业绩,是直接影响到人才提拔的宝贵的参考资料和评判依据。[1]目前,我国各种人事档案的管理过程中存在不同程度的问题,为了使人事档案制度更加完善,使整个操作管理过程运行顺利,常常需要健全一套完善高效且合理的人事档案管理新模式,寻求切实有效的措施和对策实现人事档案管理。
一、人事档案管理中,目前存在的问题
(一)内容完整性欠缺目前,从普遍情况来看,一些机构或部门的人事档案,内容完整性上是大大欠缺的,常常会出现材料缺失、不齐等现象。如,单位每年对员工个人都进行考核,考核表应该进入个人档案。但经常造成人员调动时档案缺少考核表时有发生的现象。甚至,大学生在校读书期间的学习成绩表都漏放到学生个人档案。同时,对于一些科研、骨干人员的业务能力或者科研学术水平等,都很难从个人档案中体现出来。这些问题造成绝大多数的人力资源部门不能通过人事档案考察和了解人员的基本情况。
(二)履历材料严重失真在一些机构或单位中,存放的一些人事档案中的履历材料往往严重失真,缺乏可信度,充满虚假性。比如,人事档案前后内容不衔接,首尾不齐,对于人员的一些基本资料,比如文化程度、真实年龄等都有擅自篡改,不具有真实性。这样人事档案整体的利用价值以及真实性都难以得到有效保证,也不利于日常人力资源管理工作的开展。
(三)人事档案管理技术落后人事档案管理技术相对落后,管理力度也不够严格。因为在人事档案中,常常出现的一些并不是人事档案的一些资料或者文件,或者把档案文件乱涂乱改,不够规范或者没有任何存档价值等,进入人事档案。这些材料和真正的人事档案混杂在一起,严重违反人事档案管理制度的规范性,严重影响了人力资源市场的公平性和真实性,扰乱了人事管理的进程和发展,有很大的负面影响。目前,还存在很多部门或单位对于人事档案管理仍然没有全面普及计算机,手工管理仍然占据很大比重,所以,相应的一些工作量非常大,严重影响了人事档案管理的工作效率。
(四)收集档案及时性差对于人事档案管理工作来说,有很多环节,其中收集档案是其中非常重要的环节之一,很大程度上影响人事档案管理进程,收集人事档案可以极大程度上对收藏量进行丰富和拓展。现在,对人事档案的收集渠道主要是由人事档案相关管理部门负责,他们主动索要一些新形成的人事档案材料,目的是为了获取更多更加有内涵和价值的个人材料。举例子而言,对于干部,他们大都有新的知识更新培训材料,对于教师群体来说,他们也会对科研成果进行更新,职称的变换,职务的变化,如果在这段更新的过程当中,相关档案收集部门不能及时对这些信息内容进行收集的话,在很大程度上会导致材料放入个人档案,时间上的拖延和浪费,最终影响到整个工作的效率和水平,是有百害而无一利的。
一、人事档案管理存在的问题
虽然人事档案管理对于人力资源管理水平的提升具有重大作用,但是现阶段事业单位对人事档案管理的认识不明确、重视度不足,导致现有人事档案管理工作中存在很多问题,制约了各部门的人力资源管理。主要问题总结为以下几点。
(一)人事档案管理缺乏重视
事业单位对人事档案管理工作没有重视起来,没有充分发挥人事档案的作用。很多单位没有正确认识人事档案管理重要性的后果主要体现在两点:一是没有在人力、物力等方面有效支持的人事档案管理工作,导致人事档案的不完整和缺失遗漏问题多,不能充分发挥人事档案的作用。二是部分单位虽然有人事档案,但利用水平很低,人事档案管理还存在着重保密、轻利用的现象,缺乏整体规划,没有真正掌握如何利用人事档案提高人力资源管理的水平,服务于整个部门的管理、发展。要注重人事档案服务开发意识,明确收集、整理、保管人事档案,都是为了提供档案信息,服务于干部人事工作,为人事决策提供参考依据。
(二)管理人员专业水平不足
人事档案管理是一个需要从业人员同时具有专业的档案管理知识和人力资源管理能力的工作,人事档案相关岗位对专业技术要求很高,从收集、鉴定、分类、统计等都有严格的规定和要求。目前我国相对缺乏人事档案管理专业人才,因为高校档案学专业对档案管理人员的培养与现实需要人力资源管理胜任力的人才有一定的脱节,对人事档案管理人才的全面培养有待提高。在单位中,事业单位受体制改革的影响,大幅缩减人员编制,尤其是管理部门的人员,因此实际的人事档案管理人员往往是身兼数职。同时,随着事业单位普遍实行聘用制,人员的流动性增强,管档人员频繁调换,不利于档案管理水平的提高。
(三)管理手段模式落后
目前还有很多单位停留在经验管理和手工管理的人事档案管理手段,然而随着人事档案材料大幅增长,人事档案重要性日益体现,传统的人事档案管理方法越来越不能满足现实工作的需要。因为手工管理需要耗费大量的时间、精力检索和整理人事信息,难以达到人力资源管理快速检索、高效利用人事档案材料的需求。人事档案管理工作的专业性强,尤其是人员众多的单位,人事档案的工作量是很繁重艰巨的,需要利用现代信息科技手段,借助相应的专业软件进行人事档案资料的定量分析。