数字化档案管理范文

数字化档案管理范文第1篇

一、档案数字化与数字化档案管理

（一）档案数字化

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术等数字技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它具有科学计算、数据处理、实时控制，辅助设计、智能模拟、文字处理等功能。档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技术加工成数字档案形式，通过局域网、政府网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高效率，提升档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。总之，档案数字化是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来。逐步依托信息技术，使档案工作更为有效地为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务，已成为今后一个时期档案发展的必然趋势。

（二）数字化档案

数字化档案管理是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴定、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查阅查借阅功能。数字化档案的特点主要有以下几个方面。

1.数字化档案依赖于数字化设备而存在。数字化档案依赖于计算机的软硬件和数据库与网络系统。离开了计算机及相应的软件，数字化档案就无法生存、传递、识别。

2.数字化档案的不稳定性。数字化文件的不稳定性决定了数字化档案的不稳定性。

3.文字、图形、声音、影像多媒体信息均可以单独或相互搭配构成数字化文件的内容，使得数字化档案的组成和结构要比纸质文件复杂得多。

二、档案数字化与数字化档案管理的优势及要求

（一）档案数字化与数字化档案管理的优势

档案数字化的实质是信息记录方式和载体形式的变换，为其共享网上资源打下了坚实的物质基础，其优势包括以下几个方面：

1.扩大经济效益。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便快捷，从而避免了反复印制资料造成的纸张和人力的浪费。

2.提高办公效率。数字化档案管理使资料及时归档，并尽快提供利用。同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便知晓天下大事。

总之，档案数字化是大势所趋。档案数字化从起草、修改到印发都在计算机上进行，它具有便于修改、便于复制的特性。这种特性使档案具有了开放性、检索性，可以使档案更好地为社会各个阶层提供服务。

（二）档案数字化与数字化档案管理的要求

档案数字化所要实现的就是为经济建设和社会发展提供优质、高效的服务，其主要目标：一是解决传统档案的存储问题；二是档案馆创建自身网络平台，使有效意义的动态链接成为可能；三是加快信息传递速度，以使档案在更大范围内提供最大的利用价值。其主要要求是：

1.科学性。档案信息资源数字化应具有科学性。从实际出发，通过对档案的分析、筛选，确定数字化范围。对档案分轻重缓急、分阶段、分层次有步骤地进行。优先对具有专业特色、地方特色的档案，用户利用率高的档案进行数字化。

2.系统性。在进行档案信息资源数字化时，只有系统地、连续地将档案信息资源数字化，才能充分发挥档案信息资源的效用。无论对档案的来源，还是对档案内容的内在逻辑，都应保持档案外在的连贯、完整与内在的有机联系。

三、推进档案数字化与数字化档案管理的对策

数字化档案管理在具体设施过程中，必须依托高新技术的支持。数字化档案不是在传统档案系统内部产生的，它的显著特点是完全依赖现代化通讯网络基础而进行的管理和工作。笔者认为，在推进数字档案化与数字化档案管理方面，可以从以下几个方面入手。

（一）予以科学规划

档案数字化是一个系统工程，必须立足于长远的科学规划，为此要抽调档案、信息等部门的人员组成规划小组，研究制定档案数字化的近远期目标，要明确哪些档案需要数字化，哪些档案需要优先数字化，哪些档案又需要长时间实行数字化，然后按照轻重缓急分步骤实施。

（二）进行成本核算

目前，将传统的载体进行数字化费用较高，并且传统档案数字化后，必须支付一定的费用，如对大量的数字文件进行管理和维护，数字化后电子文件的保存需要持续的管理，都需一定的经济投入，所以必须思考投入产出绩效。如果不加强核算，则有可能导致数字化成果在若干年以后完全无法使用，造成不必要的浪费。

（三）建立双套制管理机制

由于目前传统载体的档案管理基础相对薄弱，数字化过程中有很多问题待解决，因此在相当长的一段时间内企业的档案保存还要坚持双套制管理机制。在保存电子档案的同时也保存相对应的传统载体档案，以确保档案信息内容的安全、完整和真实，并最大限度地发挥档案信息的支撑作用。

（四）提高员工的素质

数字化档案管理范文第2篇

关键词：文化馆;档案;数字化管理

一、前言

随着科学技术的不断发展，数字化技术得到了非常广泛的应用，为了适应当今社会文化馆档案管理的要求，需要将数字化的管理方式运用于文化馆的档案管理工作之中，进而提升档案管理工作的水平，从而为珍贵的档案资料提供良好的管理。在文化馆档案管理的实际工作中，要对当前档案管理工作的不足进行充分的分析，再通过有针对性的引入数字化的管理方式，进而弥补传统档案管理方式的不足，经数字化技术充分的运用于档案管理之中。

二、文化馆档案数字化管理的必要性

文化馆档案的数字化管理是指通过扫描、拍照、手打等方式，将纸质的档案资料输入到数据库的服务器之中进行存储，进而实现档案资料的存储、备份以及检索利用等。对文化馆档案进行数字化管理的必要性主要体现在以下几方面：（1）由于档案资料往往都记录于纸张之中，而纸是一种比较脆弱的载体，经过长时间的使用会不可避免的发生不同程度的破损，会对档案资料的完整性造成严重的影响，因此，将纸质资料转变为数字形式有利于档案资料的安全保存；（2）由于纸质档案会占用大量的空间，随着档案数量的不断增多，对其进行管理的难度也会越来越大，尤其是对纸质档案进行查阅时，会浪费大量的时间，通过将纸质档案转变为数字档案，能够大大提高查阅效率，而且还有利于纸质档案的集中管理。

三、文化馆档案数字化管理的问题所在

由于档案的数字化管理所涉及到的内容较多，而且具有非常强的专业性，在当前文化馆档案数字化管理过程中，存在着如下的问题：（1）档案数字化处理设备配备不足，某些文化馆的数字化处理设备还比较落后，仅配备了计算机和扫描机等最基本的处理设备。在对文化馆档案进行数字化的转化过程中，还停留在本机上处理本机上保存的管理模式，没有专业的数据库服务器、存储设备及配套的安全设备。同时，还无法对数字档案进行有效的共享和进行异地备份，导致数字档案的安全性无法得到有效的保障。（2）档案馆缺少专业的数字化管理人员，文化馆中的档案管理人员往往都缺乏档案数字化管理的理念，也就无法对数字化档案进行良好的管理。同时，档案管也没有对档案管理人员进行系统全面的数字化档案管理培训，虽然很多档案管引入了先进的数字化档案管理软件，但是档案管理人员缺乏相应的数字化档案管理知识，也就无法充分的发挥出档案管理软件的作用。

四、提高文化馆档案的数字化管理水平的有效措施

为了进一步提高文化馆档案的数字化管理水平，需要结合当前数字化档案管理的实际情况，采取以下有效的改进措施：（1）加大数字化档案管理的投入，配备充足的数字化档案管理设备。文化档案馆要加大档案数字化管理设备的投入资金，并建立有效的监督机制，确保资金能够有效的投入到档案数字化管理设备上。在设备类型的选择上，要充分的考虑当前文化馆的实际需要以及经济上的合理性，优选出技术先进经济合理的数字化档案管理设备，进而提高档案管理的数字化水平。（2）制定切实可行的人才引进制度和培训制度，文化馆要通过引进专业的数字化档案管理人员和对档案管理人员进行有效的数字化管理培训，进而提高档案管理人员整体的数字化管理水平。文化馆要加大人才引进资金的投入，进而吸引到更多优秀的档案数字化管理人才，从而快速提升档案管理人员的整体水平。同时，还要加强档案管理人员的数字化管理培训，通过进行系统全面的有效培训，逐步提高档案管理人员的整体数字化管理水平。

五、结语

综上所示，在文化馆的档案管理工作中引入数字化的管理方式是大势所趋，也是档案管理发展的实际要求。通过对文化馆档案进行数字化管理，能够有效的提高档案的安全性，在实际的文化馆档案管理过程中，要对档案管理的实际情况进行充分的分析，尤其是档案数字管理中存在的问题，进而对问题采取有针对性的改进措施，从而提高档案管理的数字化水平。

参考文献

[1]赵红颖.图书档案资源数字化融合服务实现研究[D].长春:吉林大学,2015.

[2]彭清清.我国数字档案馆信息资源服务研究[D].合肥:安徽大学,2014.

[3]王镇.县级档案馆档案数字化建设研究—以太原市X县为例[D].太原:山西大学,2016.

数字化档案管理范文第3篇

新时期的经济发展中，档案事业是非常重要的组成部分，档案管理在各行各业的发展中起着非常重要的作用。随着科学技术不断发展，逐步完善了计算机技术，人们应用到计算机的强大功能。传统的档案管理模式不能满足新时期的需要，档案不再是传统的纸质档案，已经逐步被数字化管理所替代。将计算机技术应用在档案管理的工作中来，数字化管理逐渐的应用在新时期的档案中来。数字化管理有非常多的优点，在档案管理的实际工作中，还有一些新的问题出现，对新时期的档案工作进行了详细的介绍。

关键词：

新时期；数字化管理；档案资源

档案的特点是文字非常多、内容量很大，档案管理工作非常的复杂，档案查找的效率非常的低，严重影响了档案的应用率，档案管理人员对档案保管的安全意识比较薄弱。随着新时代信息的快速发展，档案管理逐渐的信息化，档案信息开始数字化归档，为管理带来了更多的方便，查找资料比较容易，促进档案管理更加高效。但是在应用和推广中也出现一些难题有待解决，计算机有时候很容易受到黑客和病毒的进攻，在新时期针对这样特殊的问题，我们必须采取有效的措施，及时发现问题并有效的解决问题。对档案数字化管理的优点进行了分析，针对出现的实际问题，提出科学、合理、有效的管理措施，使档案的数字管理在新时期充分的发挥作用。

1新时期档案数字化管理的现状

1.1缺乏专业的档案管理人员，其素质有待提高。虽然在我国档案管理工作已经开展了很长的时间，但是档案管理的相关工作人员仍然存在一些问题，档案工作人员的背景和业务水平比较单一，各个职位的负责人员分配的不合理。档案管理人员的老龄化比较严重，大部分年轻人认为档案管理工作没有挑战没有发展，都不愿意从事这项工作，导致了专业的人员段层，虽然有些人的资历比较高但是思路比较保守，对新时代的数字化管理很不适应，比较排斥现代化的技术手段，不能熟练的掌握电脑的操作和应用，对档案工作的创新和改进不主动比较被动，信息意识比较薄弱，档案资源不能得到充分的挖掘。档案管理的数字化，必须将人才、设备和信息有效的融合在一起才能发挥其重要的作用，先进的技术是由人才来应用和推广。

1.2先进的数字化设备比较缺乏。档案数字化管理中的基础建设主要有：软件资源建设、硬件资源建设、网络资源建设等系统，由于资金费用不足，直接导致数字化设备十分缺乏，设备的种类在一定程度上也受到了限制，数字化设备的标准也不能达到国家的具体标准要求，计算机系统和程序的陈旧老化，严重的影响了档案工作的效率。计算机设备是档案的载体，设备的好坏直接影响档案数字化管理的步伐，在档案的管理过程中，现代化的设备非常的重要，好人才必须有先进的设备，必须克服困难，对落后的设备、系统、程序等进行更新，这样才能更好的提高档案管理方面的工作效率，必须选择应用符合国家标准的数字化设备，这样才能确保档案资料的真实可靠性，使其能够更加长远的保存，充分发挥档案资料的作用。

2新时期档案数字化管理的必要性

传统的信息管理主要是纸质档案，随着科学技术的快速发展，纸质的档案逐渐被电子信息档案所代替，传统纸质的档案在使用的过程中要反复的复印，会用一定的人力、财力、时间上的支出。但是电子信息档案节约了反复复印过程中浪费，在一定程度上减少了档案的管理经费，更有利于资源的共享。使档案资料的归档也越来越及时，数字化管理方便档案的保存和再次利用。新时代电子信息技术得到了快速的发展，在这个好的平台上，档案数字化管理得以充分的发展，有了这个平台，档案资源为社会提供了好的服务环境。在档案管理工作中，选择一个适合的文件管理系统，使档案信息得到传递、共享和交流。总之档案的数字化可以有效的提高工作效率，档案资源的交流、共享和传统的速度得到了提高。除此之外，档案的数字化管理是社会快速发展的必然成果，随着社会经济的发展，人们生活、工作的节奏越来越快，人们对档案信息的需求越来越大，信息当需要查找档案资料的时候，需要在第一时间得到正确的反馈。但是信息内容非常复杂、信息量非常的大，只有现代化的数字管理才能更有效的应对。传统的档案信息是单独的、区域的、分散的，只有实现数字化管理，才能实现档案资源的系统化、全面化、综合化。

3新时期提高档案数字化管理的有效措施

3.1大力提高档案工作人员的专业素养。档案工作人员的素质高低直接影响着档案数字化管理的实施和推广，熟练掌握专业知识，这样在以后的工作实践中多多练习，掌握的档案数字化技能在实际的工作中能够充分的应用。在新时期的档案工作，工作人员无论是大事小事都要严格要求自己，不断的创新，用新的方法和先进的技术训练自己、提高自己，无论是个人专业素质还是个人的品质都要不断的发展提高，掌握更多的技能和技巧，加强档案资料的保密意识，坚决杜绝因为个人私利而泄密，提升个人的人格魅力，不断的超越自己，为档案数字化管理提供便利的条件。安全意识是档案管理工作的重要组成部分，加强档案人员的安全意识是非常必要的，因为档案人员能够直接的接触档案信息，档案人员要对保存档案资料有强烈的安全意识，能够确保档案管理工作安全有效。

3.2更新设备、加大经费投资。新时期档案数字化管理中，资料的整理工作和管理工作直接受到设备的影响，相关部门一定要高度的重视，加大经费的投资，有组织、有计划的进行设备更新。在软件设备方面，对计算机系统和程序进行更新，档案的相关人员在工作中一定要熟练掌握一套切实可用的管理模式。在硬件设备方面，为了提高档案的工作效率，必须对落后的硬件设施进行更新，平时的使用过程中一定要注意保养，这样可以延长使用的寿命，加强管理。在工作中借鉴先进的经验，有利于资源的共享和转换，建立一套完善的数字化档案管理体系，提高档案的利用率。

4结语

总而言之，在新时期的档案管理中，数字化管理是比较重要的课题，已经得到了广泛的应用，在工作中逐渐的完善和规范。因此，对于新时期的数字化档案管理是非常有意义的，相关的技术人员不要忽视仍然要对其提高重视，因为在数字化管理的实际工作中，仍然有一些问题出现，我们要努力改善不足，扬长避短，充分发挥数字化管理的优势。针对具体情况，档案管理人员提高安全意识，全体工作人员共同努力，建立并完善相应的管理体系，定期做好档案资料系统更新工作和档案资料整理工作，使档案数字化管理更加的科学合理，促进档案管理工作的健康稳步发展，促进社会的发展和进步。

参考文献：

[1]杨昊.新时期档案的数字化管理[J].商场现代化，2014（32）：110-110.

[2]李晓娟.高校新时期档案数字化管理探讨[J].科教导刊：电子版，2013（10）：16-16.

数字化档案管理范文第4篇

关键词：演变　优越性　问题

随着计算机技术、数字摄影技术(录音、录像)、扫描技术、数据库技术、OCR技术、多媒体技术、数字存储等项技术的发展，档案数字化管理这种新型档案信息管理模式应运而生，这种技术把各种载体的档案资源通过计算机转化为数字化的信息存储起来，通过互联网、局域网等形式互相连接，实现计算机管理并建立档案信息库，及时为各种用户提供服务，充分实现档案资源实现资源共享。如今电子信息飞速发展，计算机、互联网、智能手机在改变人们工作方式的同时也在改变着传统档案管理方式。电子信息时代档案管理模式如何创新，如何发展，值得深思，值得探讨，值得研究，值得找出适合信息化飞速发展形势下档案管理创新发展的道路和途径。

《中华人民共和国档案法》所称档案是指具有保存价值由档案机关保存备查的历史记录，随着社会的进步和科学技术的发展，档案和档案管理工作也在不断的进步和发展，我们国家档案学理论也处于始终不断的创新和建设之中，人们对档案的认识也有一个不断丰富、不断完善、不断改革、不断创新的发展过程。尤其是计算机、互联网、智能通讯工具技术领域的飞速发展，计算机存储已经告别MB量级、GB量级，正在挺进TB量级。如今以TB量级的存储硬盘已经被广泛应用，存储信息量正在以几何级数迅猛发展。互联网技术已经把人与人之间的距离拉得很近，查询千里之外，甚至远隔重洋、万水千山之外的信息业可以信手拈来。如何适应信息化技术发展，不断创新档案管理模式和管理技术，充分发挥档案，尤其是科技档案的作用，促进经济建设事业和社会的发展和进步，这是每一个档案管理工作者需要认真思考，并且不断专研的新课题。

1　档案载体的演变

1.1档案是人类历史记录最重要的载体之一，通过载体记载，让后人了解历史真相，而档案本身载体也不断发生着变化。我国现存历史档案中年代最久远的是甲骨档案。历年问出土数量已经达十五万片以上。

1.2金文档案是在甲骨档案后出现的一种珍贵的历史档案。考古研究表明在商朝就己出现了青铜器上铭文铸字，到了西周中国的青铜器进入极盛时期，这个时代刻于青铜器上的文字数量增多，记事范围广泛。

1.3缣帛档案是中国是丝绸的故乡特有档案载体之一，随着中国丝织业的发展，早在战国时期中国就开始用缣帛作为书写材料，秦汉时使用更为广泛。

1.4简牍档案是指中国古代以竹木为载体而形成的文字材料。“筒”古人是指狭长的竹片或木片；“牍”是指方形木片，历史上曾经用于一般公务文书。“策”则指若干片简编联在一起，用于国家重大政事和书写典籍。

1.5石刻档案起源于树碑立传的传统习俗，在中国古代石刻档案遗存多姿多彩，浩如烟海。从先秦时期开始用石材作为记事材料，到了秦朝石刻不仅形制扩大，且数量增多，内容广泛。

1.6我国档案载体从纸质档案起发生了重大变革，取代了简牍，成为国家正式书写材料，一直沿用至今。

1.7声像档案，如照片、影片、唱片、录音带和录像带等。

1.8数字化档案是随着信息技术飞速发展形成的一种全新的档案管理模式，目前正处于起步阶段，世界各国都在研究探索数字化档案管理模式和管理方法，

2　档案数字化管理的优越性

从档案载体演变过程可以清楚的发现，历史上档案管理与所处时代技术进步与社会发展密不可分，年代久远的档案载体笨重、制作难度大、成本高、不易保存。目前公认世界现存最早外交条约档案是公元前1296年埃及法老拉美西斯二世与赫梯国王哈图舒尔三世在卡迭石战役后签订的和约并结成了军事同盟，这个条约原本是用银板制成的。历史上一些重要档案大多都是通过文物发掘发现并保存的，许多档案已经成为珍贵的历史文物。如今电子信息技术的发展为档案管理带来了一次新的技术革命，数字化档案管理模式正在逐渐被各国、各级档案管理部门所采用。数字化档案管理的优越性是显而易见的。

2.1存储简洁提高经济效益。数字化档案管理改变过去传统的载体模式，改变目前通用的纸质载体，利用全新的电子存储技术节约了保存管理费用，节省了大量的占地空间，保存方式简洁，查阅方便迅速，避免了反复印制纸质档案资料而造成的纸张和人员浪费，节省复印设备磨损造成的不必要浪费。

2.2检索查询便捷提高了办公效率。数字化档案管理使各种有保存价值的档案资料能及时归档，并迅速提供给有关部门充分利用。档案数字化管理能够提供图文并茂的详尽的数据信息，为有关领导决策提供有效服务。数字化档案管理使检索、查询档案资料变得非常简单，数字化档案管理数据库把档案纸质文件的保管，实现网络共享。通过互联网共享档案资源以后，可实现足不出户查询检索有用的档案资源。

2.3减少档案原件损伤，加强档案原件保护。将纸质档案通过现代技术转变为数字化档案后，档案的检索、查询和使用更加安全。由其是那些历史久远的珍贵档案材料，实现数字化处理并数字化存储已有无疑是对其更好的保护，对于一些事关重大的纸质档案，实现数字化管理可以有效防止不法分子恶意篡改档案的行为。

3　档案数字化管理需要注意的问题

档案数字化管理是对现行档案管理模式的重大创新和改革，这项改革牵涉面广，数据量特别大，涉及历史档案堆积如山，如何对这些历史档案资料进行数字化存储，在档案数字化管理进程中如何培养专业技术人员，如何做好各种档案管理软件开发，如何实现纸质档案和数字化档案管理的平稳过渡值得深思，改革不能一蹴而就，更不能草率行事，必须积极稳妥的进行改革，确保档案数字化改革实现新的飞跃。

3.1重视培养专业技术人员。档案数字化管理需要一大批熟练掌握计算机、互联网技术的专业技术人员，要高度重视专业技术人员培训工作，更新知识，更新技术，更新观念，在数字摄影技术(录音、录像)、扫描技术、数据库技术、OCR技术、多媒体技术、数字存储等项技术领域进行重点培训，让专业技术人员熟练掌握各种设备的原理和使用方法，熟练掌握影音、图片编辑和保存，掌握档案管理数据库工作原理和应用。熟练进行档案数字化管理技术，为档案管理创新改革提供强有力的技术支撑。

3.2做好各种档案数字化管理软件开发。众所周知，一款好的软件用起来得心应手，一款BUG过多的软件使用起来不仅憋足，还容易造成数据丢失，微软公司(Microsoft)的计算机操作系统软件Windows全球市场占有率一直遥遥领先的重要原因在于该公司在Windows操作系统软件研发过程中舍得资金投入，舍得重金聘请软件开发高技能人才。在档案数字化管理软件开发问题上我们国家最好不要走弯路，不要做无谓的盲目开发，最好能够研发一款像微软公司(Microsoft)Office那样的档案数字化管理软件，实现档案数字化管理软件开发一劳永逸。

3.3积极稳妥实现纸质档案和数字化档案管理的平稳过度。纸质档案被数字化档案取代为时尚早，单纯纸质化管理模式必将改变，纸质、数字化并存的局面还将长期存在，如何实现档案管理纸质到数字化的平稳过度，并且在这个过度的进程中不致造成浪费，不致造成脱节，这就需要档案管理部门动脑筋，想办法，既要积极，又要稳妥。切实把这项工作做好。

3.4确保数字化档案管理数据安全。数据安全问题一直是困扰计算机、互联网领域的一大难题，天灾、人祸、病毒、黑客入侵等都有可能造成数据损毁，在数字化档案管理工作中一定要加强防范，确保万无一失。

数字化档案管理范文第5篇

关键词：档案;数字化管理;对策

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

前言

在过去在很多人眼中，除了研究历史和做学问，很少有人主动走进档案局查阅档案。然而，随着社会的进步和发展，档案离人们的生活越来越近，发挥的作用也越来越大，越来越多的普通人利用档案给自己的工作和生活带来了更多的便利。推行档案数字化管理，可便捷地提供多方位的档案信息查询统计服务，提高档案的查询效率和服务质量，并可延长档案的保存寿命，充分发挥档案的历史价值。

1.档案数字化管理的作用分析

档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影(录音、录像)技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要组成内容。目前，大多数档案馆保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在，只适应于传统的管理与传播方式，即实施手工管理和以点到点的传播，即便是经过编研等初步加工，编辑印发档案资料，实现以点到面的传播，其覆盖面也还是太小，很难达到社会化程度。档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现，更难适应当代“数字化生存”的形势。档案原件数字化，对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有很重要的作用。档案数字化是档案信息化建设重要内容。档案信息化建设的核心是资源建设。资源建设包括两大方面任务：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录像档案的数字化;二是电子文件归档与电子档案管理。档案数字化能有效地保护档案原件。代替原件使用，保护档案原件;数字化副本异地保存，输出缩微胶片供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏;恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。档案数字化能改善档案的利用方式。不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享;数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案;“时间”不再是限制，利用者可以随时使用自己需要的文件。档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。档案数字化能充实各档案馆网站的内容。对我国大多数已上网的档案馆网站来说，普遍存在网上信息资源贫乏、简薄的通病。信息加工深度不够，指引性信息多，实质性信息少。要改变这种尴尬的局面，只有尽快将丰富的馆藏信息化和数字化。档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路。数字档案馆无疑是21世纪各级各类档案馆的发展方向。尽管当前它的具体组成结构、组织管理模式还处于探索之中，可其“馆藏”的数字化特征是肯定的，传统档案的数字化将是其“馆藏”的重要组成部分。

2.档案数字化管理的内容

档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库;载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库;档案专题信息的采集与建库。

3.档案数字化管理的对策

提高认识，统筹规划。首先必须在思想上充分认识档案信息资源的重要意义，它是全球、国家、区域信息的一个重要组成部分。在当今信息公开程度越来越高的形势下，档案的文化性质和社会性质逐步强化，利用的范围和对象将逐步扩大。在这个信息时代，只有当档案信息资源在社会主义现代化建设中发挥重要作用时，档案和档案工作的意义和价值才能充分地全面地展现出来。因此，我们要按照有关规定千方百计将呆滞在库房中的档案历史信息变成现实有用信息。其次，作好统筹规划。将大量的档案数字化，是一个庞大的系统工程。首先要做好馆藏情况的调查，包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量、档案信息利用等基本情况。根据馆藏情况制订档案数字化的科学规划，包括扫描仪等硬件的购置计划和数字化处理规划。档案数字化要经过一个较长的过程，硬件的购置不可能一步到位，也不需要一步到位，应从实际和长远打算，保证扫描仪等硬件设施的成型配套，使其具有较强的支撑能力和扩展能力。档案数字化实施处理规划应贯彻“突出重点，分步进行”的原则，对馆藏重点和利用率高的档案先行数字化，早日满足大多数利用者的需求。加强基础工作，认真做好档案数字化。档案数字化必须有所选择。针对馆藏“浩瀚”的档案资源，不加选择地全部数字化是不可能的、也是不必要的。我们应该根据一定的原则确定哪些馆藏档案原件应该数字化、哪些不需要数字化以及哪些优先数字化。在实际工作当中，采用的原则是“珍贵档案、重点档案、特色档案、利用率高的档案”优先数字化，力争做到数字化的档案信息应该是高价值、高利用率、有序、标准、有特色的信息资源。做好数字化时扫描参数的优化设置。扫描系统扫描参数的选择和确定对扫描数字影像质量有着较大影响，其中扫描分辨率直接关系到扫描文件的清晰度和还原效果。扫描分辨率越高得到的扫描文件就越清晰，其相应的扫描时间和存储空间就要增加;分辨率参数选得低，扫描文件的质量就要降低。我们在选择分辨率时应根据实际需要综合考虑，包括扫描文件的可阅读性、存储空间、输出打印质量等。做好档案数字化的全程控制。在档案数字化过程中，要注重全面的质量检查，加强数据的质量控制。质量检查应包括以下几方面内容：数字化前的档案整理检查。要进行数字化的档案原件必须完整、排序正确，对折损严重影响扫描质量的原件应预先修整。数字化后的数据质量、图像质量检查。扫描后的文件图像应保持档案的原貌，字迹清楚不失真，幅面摆放正确，亮度适当，既没丢失信息，又无增加信息，无错扫、漏扫，对文件图像质量有问题的应重新扫描;采集录入数据要丰富、准确。数据联接检查。通过机读目录数据库与已扫描的档案扫描图像文件进行联接，形成一一对应。开展档案数字化问题的研究，及时解决数字化进程中的疑难问题。档案数字化是档案工作中的一项新内容，不可避免地会遇到一些新情况、新问题。数字化档案信息压缩及存储的关键技术问题;数字化档案信息安全、保密技术问题;数字化档案信息的访问形式与安全控制问题;数字化档案信息知识产权问题;数字化档案信息的法律地位问题。针对这些新情况、新问题，应在抓档案原件数字化工作的同时，组织力量开展档案数字化问题的研究，及时解决工作中的一些技术性问题，同时澄清和统一思想认识，确保档案数字化工作的顺利开展。

数字化档案管理范文第6篇

关键词：档案 数字化 管理

所谓“数字化”档案管理是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存储介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件可以通过文字识别等技术达到相配于每张图片的科学手段，再运用级存储管理技术将图片和索引字段存储于光盘库、磁带库等各种大容量的存储介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，最终实现“数字化档案”管理网络的新兴的档案管理技术。

一、“数字化”是档案管理工作的必由之路。

档案数字化是信息时代的必然要求。档案信息数字化是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮，以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。办公自动化要求档案管理数字化，信息化建设始终保持以应用为导向，以数据为基础，以网络建设为中心，积极吸引新技术，完善各种应用系统并向网络化发展，无纸化办公已成普及之势，正是由于计算机的广泛使用，因而形成了大量的数字档案信息，同时也为档案的数字化管理提供了可能。此外，档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性， 社会经济的飞速发展使落后的办公方式与庞大的信息量之间形成尖锐的矛盾，过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的推一手段，致使成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

二、“数字化”档案管理的主要障碍。

（一）电子文件与纸质文件的“双套制”保存，造成资源浪费。“双套制”保存是指将具有相同内容的纸质文件和电子文件一并保存。在一些单位的办公自动化网络系统中，各部门在网上传递、承办文件，提高了工作效率。但文件办完后又辅发纸质文件归档保存。这样就形成了相同内容、两种类型的文件并发、保存的局面，造成人力、物力、财力的浪费，势必影响电子文件的广泛应用和档案事业的进一步发展。

（二）办公自动化系统与档案管理系统不兼容，各自为政，给电子文件归档达成困难。据了解，目前很多单位都采用了以电子计算机及网络技术为基础的办公自动化系统，这一系统绝大部分是由本单位或上级主管部门设计的软件，而同一单位的档案室使用的档案管理系统则是档案行政管理部门为使档案现代化管理标准化、规范化、实现资源共享而推广的档案现代化管理软件。由于这两套系统设计单位不同，不同软件环境下形成的数据难以转换，无法进行电子文件归档，因而给原始数据的收集和录人造成了一定的困难。

（三）电子文件的不安全因素，影响了对它的管理和长期保存。电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出优点，但也会带来一定的不安全因素。如电子文件对软硬件设备的依赖、不能直读、易更改、信息与载体相分离、数据丢失、病毒侵害等。这些都给电子文档的安全保管和长期保存带来很大威胁。

（四）数字化档案的利用率不高，给企业的现代化进程造成障碍。虽然办公自动化系统推行多时，但很多单位并没有把提高电子文件管理意识当成一项紧迫的任务来抓，人们仍延续传统观念和管理模式，对文档的借阅和检索都由人工来完成，人们只看到伸手可及的有限的档案，而忽略了以网络形式传递的浩瀚的资料宝库，不仅消耗了人力物力，而且使得电子文档由干没有得到合理的开发利用而造成双重的浪费。

三、“数字化”档案管理采取的措施。

（一）加强对档案工作者的培养与培训。一是彻底改变传统的档案“重藏轻用”局面，使档案人员在工作中充分调动和运用信息资源管理理论和信息技术手段对档案信息资源实施科学，有效地开发利用。二是加强档案工作者对信息技术应用能力的培训，学习与档案信息化相关的计算机应用基础、数字化技术、网络技术、现代管理、外语知识等，提高档案工作者掌握和运用现代化技术的技能，以适应档案信息化的发展。三是强化档案工作者训练，加强培训，对档案工作者分层次进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案生力军，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具有较强的开拓创新意识。

（二）正确处理传统与现代化的关系。正确处理纸质档案与电子档案的关系，纸质档案的信息内容附在纸质载体上，与纸质载体密不可分，因此真实性和原始性容易鉴别，凭证作用和法律效力也就比较强。但受载体形式限制，纸质档案信息密度比较小，所需存储空间比较大。电子档案的信息内容通过光电信号的相互转换附在磁盘、光盘上，不能在载体上直接读取，必须通过计算机等专用设备进行再转换，虽然存储量大、节省了储存空间，但在信号转换过程中，由于受载体的转换条件、存储介质的稳定性和技术操作等因素的影响，容易造成信息的丢失或删改，却不易被察觉，因此对电子档案真实性的鉴别有一定的难度。我们应该积极实行“双套制”保存电子档案，即在保存电子档案的同时也保存对应的纸质档案。

（三）加大档案现代化管理的投入。应投入大量的精力关心和支持这一工作，创造条件投入资金、配置先进设备；积极培养、选拔高素质的专业人才；把档案现代化管理纳入工作计划，列入考核范围；各级领导，尤其是主管档案工作的领导，每年要定期听取档案工作汇报，了解档案工作现况，提出要求、下达任务，指导档案部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题；领导要重视和加强本系统内的交流与合作，以先进带动后进，发挥优势，弥补档案现代化管理上的差异，取长补短，共同提高；宏观上要有总体的指导思路，实现发展战略上的创新，微观动作上实现管理内涵和技术手段的创新。

参考文献：

[1] 葛红.企业档案信息化建设的实践与思考[J].档案学通讯，2011（1）.

[3] 彭容.档案信息化建设的几点思考[J].档案学通讯，2004.（1）.

数字化档案管理范文第7篇

【关键词】高校 档案管理 创新 数字化问题

创新就是人类社会和国家发展的重要依据。随着社会经济的有效提升，科技技术的不断创新，促使高校的档案管理工作也出现了一定的改变，并且进入到全新的管理形式，解决了以往的高校档案管理工作出现的问题，同时满足了现阶段高校学生和人们的需求，有效的推动了档案管理工作的实施。档案管理数字化的发展，主要是依据数字转换、扫描、压缩等网络技术将以往的档案素材归纳到完善的档案库中，从而有助于高校学生、教师以及研究者等进行阅读和下载，从而保障了档案素材的完善性和有效性。但是，实际发展的过程中，高校实施的档案管理工作较为落后，因此需要实时创新，从而满足现阶段高校发展的需求。

一、高校档案管理创新和档案管理数字化具备的含义

高校档案管理的创新和档案管理数字化是依据现代管理方案为依据，全面依据现代管理观念和形式，结合优质的管理形式和设施，突破以往的管理形式，促使高校档案管理更具备创新观念，引导高校管理走向科技、数字、系统化的管理形式。

高校档案管理的现代化与以往的管理形式对比分析，有非常多的特点，例如占据的空间相对要小，减少了资源的流失和浪费，信息储存的形式多变，同时数量也在不断地增加，个性化的管理形式不断的推广，还加大了信息的传播速度。在实际发展的过程中可以提升高校档案资料的传播速度，保障信息资料传播的有效性，提升档案管理工作的工作质量。高校档案数量和时间也在不断地改善。因此，现代化的管理形式是发展的必然方向。

二、高校档案管理创新和数字化管理中存在的问题

在实际发展的过程中，想要到达创新，进行数字化管理并不是简单的工作，需要实施工作的人员坚持实施。在目前的高校档案管理中还存在一定的问题。

（一）档案标砖缺少完善性。由于不同高校的发展时间和形式也不相同，促使档案管理工作在实施的过程中也存在一定的差异性。依据高校来说，其时间的差异性，促使技术也存在一定的不同，从而导致档案管理工作无法统一，设施应用的效率和时间等也存在不同，这些都影响着整体档案管理工作实施的有效性和完善性。

（二）管理形式缺少创新性。高校的档案管理发展形势逐渐向数字化挺进，这是时展的需求，具备一定的连续性。从信息技术的发展初期到现阶段，我国越来越关注档案管理现代化发展，但是随着科技技术和社会经济的不断提升，在实施高校档案管理工作的过程中，大部分的高校没有满足时展的需求，缺少一定的创新观念。科技发展的越来越快，促使档案管理也需要具有创新观念，从而满足时代和人们的需求。

（三）数据库构建缺少实用性。现阶段，国家在投资高校管理经济上，依据对档案管理工作的投资非常的少，因为投资金额较少，但是大部分的高校实施工作也存在一定的限制，无法及时更新优质的设备，促使大部分构成的档案数据库形式较小。大部分的高校档案数据库管理都缺少实用性，数据库模式的减少，标准不完善，形式单一化，同时没有规范的管理，以此无法满足时代人们的需求，从而减少了高校档案管理的有效性和完善性。

三、高校档案管理创新和数字化档案管理的方案

（一）完善档案管理的系统，减少网络影响。要想实施高校档案管理数字化，最先要完善管理系统的软件，从而奠定有效的基础，以此高校需要提升软件的开发工作，开发有效的高校档案管理软件。一个优质的档案管理数字化技术，需要具备以下几个特点：第一，满足各种形式的档案需求。第二，可以保障档案管理信息不受到网络技术和平台的约束。第三，应用技术简单方便。在实施管理工作的过程中，依据上述三点实施创新，不但要提升软件的有效性，还要满足工作人员的需求。例如，可以构建优质的专属服务器，促使校外的人员可以进行搜查。并且定期更新数据库信息，确保信息的有效性。

（二）构建数字化档案管理，促使文书档案自动化应用。构建数字化的档案馆是科技技术发展的重要组成部分，并且改变了档案管理工作形式、目标以及方向等。因此，在实际发展的过程中需要依据信息和网络形式构建数字化的档案馆。最先需要将高校以往的馆藏信息和资源进行数字化管理，有助于校内外的人员进行阅读和下载。工作者可以依据扫描、手工录入的形式将有效的信息资源储存到光盘、U盘等系统中。在最开始实施数字化档案管理工作的时候较为复杂和艰难，需要制定完善的工作方案，有效的实施工作。之后，现阶段的档案工作都将实施数字化，需要工作者依据数字化技术和系统的要求将文书工作转化为数字化的形式，从而自动化管理文书。文书档案管理是进行自动化管理的重要基础。但是其实施的时间较长，不仅是工作人员的录入工作转换为数字化的形式，还要将整体的管理工作转换为数字化的形式。这需要数字管理的构建融入管理，依据系统管理人员的录入可以明确哪些工作没有完善，以及及时解决问题，保障数字化管理工作的质量。

（三）提升数字班培训，提升档案工作者的信息管理能力。为了满足新档案管理工作的需求，需要制定有效的档案数字班培训工作，从而提升工作者数字化管理能力。工作者依据培训班，可以学习新的知识，优化自身具备的知识系统，并且掌控新的计算机管理能力，满足档案数字化管理的要求，提升整体工作的质量和效率。

结束语：综上所述，计算机技术和网络平台的不断发展，促使人们的生活和学习形式都发生了一定的改变，信息数字化已经是现阶段社会发展的重要组成部分，更是创新的重要依据。高校档案管理是档案管理数字化管理中组成部分，结合了创新的理念，满足了现阶段时展的人们需求，同时也推动了档案管理数字化理念的发展和应用。

参考文献：

[1]王丽勇.探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题

[J].赤峰学院学报（自然科学版），2014，03.

[2]季轩.高校档案管理创新及档案管理数字化探索[J].产业

与科技论坛，2016，15.

[3]乌日娜.浅谈高校档案管理创新及档案管理数字化问题

[J].福建质量管理，2016，05.

数字化档案管理范文第8篇

关键字：档案数字化；医院档案；管理体系；对策

医院档案医院的一笔宝贵财富，对于医院各项管理经营、科研创新、文化建设都有着举足轻重的意义。档案是医院开展日常经营活动的重要基础。譬如，病历档案是医院开展医疗服务的有效凭据，具有法律效力，当发生医疗纠纷时，举证倒置原则下，医院可以依据患者的病历档案进行维权，保护医院和患者的正当权益。而人事档案记录了医院所有人员的各项资料，是现代医院队伍建设、人力资源优化、岗位结构调整等的重要依据。数字化档案管理是医院信息化建设的内容之一，也是当前我国医疗行业转型的必然要求。

1 档案数字化管理中存在的问题

1.1 人才制约

专业人才的缺乏是当前档案数字化管理的最大障碍。由于缺乏专业人才，医院在开展档案数字化建设时不能有效地开展整体规划和具体细节的制定。即使数字平台搭建好后，也会由于档案工作缺乏必须的网络操作技术，而导致平台的利用名不副实。此外，部分医院甚至是由其他员工兼职档案管理，其工作能力不但有待考量，甚至其工作热情和日常工作量都难以保证。

1.2 制度有待完善

医院档案是医院人在长期社会实践活动中留存下来的历史真迹[1]。它记录了医院在不同发展阶段包括前身、建设规划、基础建设、财务活动、设备科研、党建工作等在内等的各项事务，保存好医院档案能够使我们全面地认识医院的发展轨迹以及历史沿袭。不同性质的档案管理有着不同的要求。但目前医院的档案工作由于多种限制而存在粗放式管理，制度笼统松懈，针对性不强。因此造成了档案出现遗漏遗失、损坏甚至是偷盗篡改。这样不仅不利于档案的长期有序管理，而且还可能使医院的内部信息、保密成果受到破坏与泄露。

1.3 档案管理意识落后

开始医疗改革后，医院公益性质和事业单位性质逐渐削弱，医疗服务和经济利益成为了其发展的主要方向，像档案管理这类后勤保障类的工作逐渐受到冷落。致使在医院领导层以及档案人员都逐渐放松了对档案工作的管理。这样下来，致使档案工作的物理环境、经费投入、人员制度保障等都难以满足档案管理的正常需求，更谈不上档案的数字化管理。

2 提升医院档案数字化管理的对策建议

2.1 树立医院档案管理的数字化观念

数字化是现代档案管理的基本发展思路。医院开展档案数字化工作，必须首先转变观念，摒弃传统的人工操作。医院管理层应积极树立现代化的档案管理观念，深刻认识档案数字化发展对于提升档案管理成效，构建医院信息化体系的重要意义。档案部门应当深刻到当前形势下档案工作肩负着提升医疗水平，创新工作局面的承前启后职能。档案人员应当尽早树立数字化意识，同时积极开展学习。只有首先树立了现代档案管理意识，才能确保数字化工作的有序开展。

2.2 推进档案数字平台建设

数字化档案管理应当充分依托医院的信息化平台。一是积极在医院局域网内积极构建档案管理网络，重点建立档案的电子资源库。从而逐步实现手工作业向数字化管理的转型。二是重点开发档案网络与医院信息化平台的有效对接和信息共享。实现平台对接和信息共享后，档案的采集与筛选工作就可以直接通过信息平成，而不必再经过纸质资料这一过程。三是开展重点项目的档案管理。对于医院的科研立项、管理试点等重大项目应当建立独立档案，并与其所属档案分类项目的管理并行。同时积极协助课题组完成项目立项、资料整理、建档归档及组卷等工作。此外还应当适当开放医院档案，为医院的医疗科研、经营管理、文化建设等工作提供资料与参考。

2.3 加快传统作业与数字化融合

从目前来看，医院档案管理的数字化仍然处于降低水平。仅仅是人工的手写记录操作转变为了电子形式，而远没有实现依托计算机技术的信息处理平台。笔者认为，今后医院开展数字化档案管理工作应当着重将档案管理从传统人工向数字自动转变。实际上，传统档案管理是其数字化的前提和基础，也是其过渡阶段的重要辅助工具。这两者之间既有形式上的区别，又有着内在联系。因此医院在推进数字化档案工作时，应当充分依托传统档案管理，积极开展数字化的档案业务再造，分阶段分步骤地开展数字化改造。

2.4 开展软件硬件建设

在医院科技档案数字化建设过程，要以计算机分布和网络设施为基础的硬件建设[2]。数字档案管理的建设不可一蹴而就，需要全院上下全员参与。它涉及广泛，包括了网络工程、软件系统、硬件支撑、信息的采集处理及存储规则、网络安全等诸多技术问题。笔者认为医院当前的档案数字化工作应当从以下方面入手：一是积极开展软硬件建设[3]。硬件建设，包括基础的机房、计算机、办公自动化、网络通信等。医院前期应积极投入资金，加强硬件环境建设，开发引进软件平台。在构建信息平台的过程中，重视平台的移植性和实用性。二是积极统筹档案资源。由于医院档案管理工作覆盖面广，包括了医院建设沿袭、人事档案、病例资料、科研成果等等。这些档案由于长期采用封闭式的人工管理，其中本身就存在着一些归档错误、填写不规范、资料破损遗失等问题。因此在开展档案数字化建设时，应当对现有档案工作进行全面的梳理与校验。同时医院内部深入调研档案资料采集、筛选、审核以及保管过程存在的问题，也为今后的数字化发展提供参考。

2.5 加强数字化档案队伍建设

数字化档案管理工作除了在软硬件环境上需要医院积极投入资金，购买基础设备，引进信息平台。现代档案工作应尽早从传统的手工作业步入自动化、网络化管理阶段[4]。医院应将人员培训纳入数字化档案管理的实施路径中。档案人员应当尽快转变心态，树立现代化的档案管理观念。尽早围绕数字化工作成立专业小组，积极开展档案调研，引进其他医院成功的数字化档案建设模式与经验。同时联合医院信息中心积极制定数字化档案工作的实施路径、步骤等问题，邀请专业数字化档案人员来院开展工作指导和业务培训。从而加速数字档案工作的进程，并提高人员数字化业务操作水平。

3 结语

随着社会现代化进程的持续推进，医院档案数字化管理已经成为了趋势。然而数字化并非可一蹴而就的。医院应当积极树立档案管理的数字化观念，推进档案数字平台建设，加快传统作业与数字化融合，同时开展软件硬件建设以及加强数字化档案队伍建设。只有始终围绕档案数字化管理，多管齐下，结合医院工作实际采取多种举措，才能有效提升医院的档案管理成效，建设一条特色数字化档案管理路子。

参考文献

[1] 李刚仲. 计算机技术的运用在医院档案管理中的应用分析[J]. 中国医药指南，2012，07（30）：137-139.

[2] 胡均兰，吴舟，张玲. 对医院档案管理工作的思考[J]. 中国科技信息，2005，01（08）：2058-2059.

[3] 左效波，宋剑. 浅谈计算机技术在医院档案管理中的应用现状及对策[J]. 求医问药（下半月），2011，07（11）：198-200.

数字化档案管理范文第9篇

一、高校档案管理现状

根据2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》，高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。高校档案主要记载着学校重要的教育历史，具有很重要的价值，因此必须加大对档案管理的重视。根据目前的情况来看，主要对其总结了以下这几个方面特点:第一，学校每年都会“迎来送往”，送走很多毕业生。同时会招来很多新生，这对高校档案的管理需要很大的工作量，既要对新入学学生的档案数据进行录入，也要对毕业生的数据进行迁出或改动，此时档案的变化呈现数量巨大、变动较为频繁等一系列特点，再加上要对学生其他档案的维护和保存，都需要耗费大量的人力物力。第二，档案管理操作的标准化程度不高，各个高校结合自身具体情况所设定的制度、规范存在各种差异性，导致各高校之间对于档案管理操作的步调不够一致，甚至存在极少数相互抵触的情况，这给提高档案管理工作的效率带来了障碍。第三，档案数字化管理处理手段有待提高，由于目前的高校档案主要还是以纸质档案作为保存媒介，电子信息管理只是起到了检索、交换、备份等辅助功能。以上是各高校档案管理工作中比较突出的特点，也是制约档案管理工作效率提高的瓶颈所在，后文将继续就以上特点结合电子化档案管理进行应用分析。

二、档案数字化管理的特点

过去传统的档案管理模式是在每个部门分出一个档案管理科室，此种管理模式是十分封闭的，虽然在过去的高校档案管理工作中发挥了重要的作用，但是就目前社会的管理模式来看，传统的档案管理方式显然是无法满足现状的，因此必须在过去传统的管理模式中，创建一种新的管理模式，那就是应运而生的电子信息化管理模式，这是一种更具开放性的管理体系，是对传统档案管理的一种补充及升华，使得档案管理的质量和效率得到进一步的提高。随着电子信息技术的快速发展，档案数字化已成为高校档案管理的一种发展趋势，各种新型产品正不断被研发出来并得到广泛性地应用，也使得档案管理在模式上发生了巨大的变化，作为档案管理的一种有效手段，档案数字化在高校中的管理功能也变得越来越强大。如今，不管是档案的生成、归档还是检索都是与计算机紧密相连的，电子档案的存在方式主要是以机读的形式，就这一点来说是和传统的档案管理存在很大的区别的。在信息的使用中，需要将有价值的信息在档案信息这一系统中检索出来，对此就必然要求档案管理系统的精确性，如此才能保障高校档案信息的真实性以及价值性。

三、电子档案使用的途径

电子档案所具备的很多特点都是传统档案所不具备的，像查准率以及查全率等等，这些都是传统档案对于现代化的电子档案管理所不能比拟的，对此为了提高工作效率，应充分利用电子档案的优势，使其优越性得到展现。当前电子档案的使用途径主要包括以下几点：

（一）提供拷贝

在对电子档案进行使用的过程中，主要的一个途径就是拷贝，这是最初的提供档案的一种方式，为了使得整个档案部门可以充分利用拷贝向档案人员提供材料，可以将文件直接转换为一种通用的格式，然后再让使用者对档案进行处理，然而使用人员不一定具有软硬件设施条件，对此可以直接要求档案管理部门将档案打印出来。

（二）通信传输

通信传输主要是指不同的档案管理部门通过计算机将所使用的档案进行相互传输，这是当前比较常用的一种电子档案管理方式，这显示了档案在提取的过程中没有地域限制的特点，不需要档案人员再为提取档案专门跑一趟，有效节省了大量的人力以及财力。

（三）直接利用

所谓直接性地利用，是指利用档案部门的计算机对电子档案进行查询，这样一来可以使得众多的档案使用人员能够在统一时间得到相同的电子档案，并为使用电子档案的人员提供相关的技术支持。

四、档案数字化管理的重要作用

档案数字化管理是一种现代化的信息管理模式，该模式是将原来纸质记载的信息转变为数字化的信息进行保存，这样方便存储和查阅，而且电子智能化的记载储存有利于管理。数字智能化的管理模式能把相关的档案按照不同的类别进行数字化储存，还可以储存音频资料，对于及时的信息反馈还能做出详细的记载。因此电子智能化的管理模式有很多的好处：首先，档案数字化的管理模式可以方便管理，在工作的过程当中可以进行电子传递阅览，可以节约时间，提高工作效率。利用数字化的管理模式搜集的数据，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快开展。其次，在电子化的智能管理中，把相关的资料储存在文档的资料库当中，高校的工作人员只需要输入所要查询的资料的信息点就可以快速地找到需要的资料，更加地方便、快捷，而且所找到的资料具有一定的准确性，不容易产生误差，从而方便了办公，为工作人员节约了时间，提高了工作效率，这便是现代数字智能化管理模式的优点。再次，数字智能化的管理模式可以随时进行数据更新，保证资料的时效性，能方便员工的查阅和使用。传统的纸质记载信息需要大量的人工进行统计和整理，现在的数字智能化的管理可以利用高科技的电子产品快速地完成工作，只要轻轻地点击鼠标就能够完成整个的统计整理到储存的过程，从而减轻管理人员工作的压力。最后，数字化的管理模式可以使整个的办公流程顺畅无阻，节省了很多的人力和时间，使材料的管理更加的科学化、系统化。所以，在社会快速发展的今天，高校档案管理采用数字化的管理模式是符合时代需求的。然而目前，我国在运用数字化的管理过程当中，还存在很多的困难没有克服，还没有熟练地掌握数字化的管理模式，需要进一步的学习与实践。数字化的管理模式分为以下几个工作步骤：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的难度，在现在的数字化管理模式当中，利用科技化的电子产品可以帮助你更好更方便地搜集资料，而且保证资料更加的完整。2、信息整理。在进行数字化的管理过程当中，对相关的信息进行数字化的编码，使相关的档案资料归档整齐有序，而且使整个资料信息一目了然。3、检查信息。在众多的信息当中进行相关的检查，去掉一些没有用的或者多余的资料，这一步要取其精华，去其糟粕，对于资料文件的管理至关重要，所以需要工作人员能够集中精力，认真对待。4、管理资料。对于传统纸质文档的保管有很多严格的要求，要保证纸质资料环境的干燥、清洁等，要防止火灾的发生，防止被水淹没，而数字化管理则不用担心这些问题。现如今，数字化的档案管理相对过去简单多了，在对资料进行统计这个环节当中，主要依靠高科技产品进行自动化的统计，可以节约时间，减少人力，提高工作效率；在使用资料中，利用数字化的管理模式可以使数字化的信息更加方便阅读，便于管理，为工作人员查找资料节省很多的时间、精力；在编排资料中，利用计算机的操作系统把相似的档案编排在一起，可以更加方便地查阅与寻找所需的资料，同时还可以进行资料共享，促进高校之间的合作。然而在数字化的管理中，为保证资料不流失，就要对每一道操作程序进行加密处理，防止相关的资料泄露，造成不必要的损失。由于计算机系统比较复杂，在相关的操作过程当中有可能被别人盗取信息，所以要保管好自己的资料。在信息传输的过程当中，要进行多次加密，而且不外泄自己的密码，还要进行正当的操作，这样才能保证信息的安全。

五、如何规范档案数字化管理

在档案数字化管理模式当中存在着很多的问题，涉及到电子科技产品的使用，电子科技产品是一个很复杂的产物，如果操作不当就会对学校或者学生造成很大的损失，所以在进行数字化的信息管理的时候，要严格规范管理模式，制定一定的管理制度。

（一）加强档案数字化管理，保障资料的安全

要想安全地管理学校内部资料，就必须完善相关的管理体系，加强高校档案的内部管理，对学校内部工作人员进行定期的培训，提高内部人员的操作能力。在进行数字化的储存模式当中存在着很多的问题，在复杂的网络世界，安全随时受到威胁，如果操作不当或者没有做好保密防范工作，随时都有可能为学校带来相当大的损失。所以要定期对电脑系统进行升级管理，请专业的维修人员进行专业的维修工作，对于电脑要进行加密处理，而且密码不可外泄，这样才能保障数字化的管理顺利地进行。

（二）规范操作，减少损失

以往在信息的管理过程当中，由于疏忽泄露了资料或者丢失一些信息，都会带来相应的损失，为了能够避免这些事情重蹈覆辙，应该对于信息进行严格的加密处理，不要把密码告诉无关的人，应该避免密码被更多的人知道，所以应该建立一个完整的管理体系，每个人都要认真地对待工作，对于信息要加强管理，对于资料的管理更加的严谨，在使用资料的过程当中，要时刻注意网络的安全，加强防范意识。

（三）对资料管理人员进行培训，加强工作的严谨性

数字化档案管理范文第10篇

（一）档案管理方法更加先进

档案内容的变革直接影响了档案管理的方法，在传统的档案管理中，档案管理工作人员只需要按照纸质档案的归档和保存方式进行档案管理即可，可以说管理方法是不变的，但是在档案数字化管理的过程中，与档案存储、档案安全维护相关的管理行为需要工作人员能够熟练操作并解决与计算机使用相关的问题，而这些技术又是完全不同的，例如归档和调取在计算机上的路径截然不同，音频、视频与文档形式的档案资料整合所需要用到的软件工具也完全不同。数字化的档案管理办法完全是基于计算机和网络使用的，这是档案管理方法与现代社会主流文化接轨的象征。

（二）档案管理目的更加多元化

数字化档案管理的第三个特征就是档案管理目的更加多元化。以往的档案管理主要目的在于通过提供以往工作记录，协助单位预测发展目标，为单位多种决策提供帮助和建议，但不能为普通职员提供相应的档案服务，也不能通过档案管理工作体现单位在同等社会组织中的地位，这主要是由于档案资料共享和调取步骤繁琐造成的档案管理目的单一。而数字化档案管理能够实现档案异地调取，从网络平台上实现档案共享亦非难事，这使得“方便个人调用档案”、“实现服务性档案管理”也成为档案管理的目的，国家相关部门亦可通过对各单位档案的综合分析得出社会发展的基本面貌。

二、档案数字化管理中容易产生的问题

档案数字化管理的多种工作特点使得档案管理工作面临着种种问题，致使数字化档案管理的进程发展受到阻碍，数字化档案管理的实际效用的发挥不佳。要使数字化档案管理工作在组织中发挥作用，就必须从发现管理问题入手进行分析，笔者根据多年工作经验，总结目前数字化档案管理工作主要的问题包括以下三个方面。

（一）档案工作人员的职业能力与数字化管理需求不匹配

现代档案管理工作要求档案管理人员拥有较高的信息技术知识，能够妥善处理一些常见的信息文件问题，如及时处理电脑突然死机、硬盘突然崩溃的情况、对与公司机密相关的文件进行多重加密、定期、高效的对档案文件进行检查和整理等。而目前大多数单位的档案管理工作人员都存在职业能力不足的问题，很多档案管理工作人员年龄偏大，常年工作在传统档案管理的模式下，习惯于纸质档案的管理规则和办法，在传统的档案管理工作中能够出色的完成工作，但对数字化档案管理工作的职业能力水平相当低，这导致大多数档案管理工作人员对数字化档案管理的接受度较低，有些甚至不熟悉计算机操作，十分容易造成档案的丢失；并且工作人员在管理思想方面还停留在传统的档案管理模式中，认为数字化档案管理是“没必要”的，这直接导阻碍了数字化档案管理的发展。

（二）档案资料的保管过程中的科技风险难以避免

在现代化管理手段下，使用信息技术是档案管理工作中必须的一个环节，而档案管理中的信息技术漏洞十分容易导致档案安全问题。首先，在档案管理现代化过程中选用的档案管理软件本身有可能是开发不完善的，毕竟应用于档案管理的软件是近几年才开发出来的，软件的稳定性、对病毒甄别的能力都还在研究当中，软件自身的程序问题造成档案丢失的状况有可能发生；其次，员工在调用档案的过程中，由于对档案软件操作的不熟悉以及对信息类档案保密的忽视，经常有对档案资料保管不利的情况，例如于对档案的随意存放很可能导致档案信息泄露，在档案网络传输的过程中可能被盗取等；最后，由于互联网网络本身的漏洞和计算机编码技术的高速发展，在不具备高级防护系统和专业的信息科技人才的情况下，档案存储和管理系统很容易被黑客入侵或者遭受网络病毒的危害，恶意的网络攻击轻则导致档案信息丢失，重则导致整个档案管理系统的瘫痪，这对档案保管来说是重大的威胁。

（三）档案管理工作的复杂性容易导致程序问题

档案管理工作包括收集资料、整理资料、归档和存储多个步骤，而数字化档案管理是基于电子信息科技的，收集资料、整理并且归档往往是在一个程序平台上完成的，如果档案资料的格式多样，就必要进行二次加工，而再次录入很容易引起人为的误差，档案的真实性也因此不能保障，这就要求档案资料在文件格式和存储形式上的统一；另外，由于档案管理内容繁复，工作人员比较多，不同工作人员对档案归档和整理的次序如果不能协调统一，则很容易造成同一个档案被重复录入的情况，而档案文件格式问题和系统中档案重复录入的问题很容易导致作为档案管理工作必要支撑的管理软件的崩溃。

三、完善档案数字化管理的方法

（一）提高档案管理工作人员的职业能力

要提高档案管理工作人员的职业能力，首先要改变档案管理工作人员的管理理念，这就要求档案管理工作人员对工作形成科学的、先进的工作意识，即认识到在信息科技的条件下档案管理工作的创新之处，认识到档案管理工作的服务性特点，认识到职业能力对档案管理工作的促进作用。首先应针对年龄偏大的档案管理工作人员进行计算机类的职业技能培训，使他们能够熟练使用计算机进行网上档案管理和文件传输，以提高工作效率；其次，应重视优秀的人才的引进，以保证先进的档案管理模式能够有效推行；最后，应根据档案管理使用的新技术、新软件的特点，对在岗档案管理人员的技术培训，让工作人员掌握基本的操作技能。档案管理工作人员还必须提高保密意识，维护档案的安全稳定。优化档案管理工作人员的年龄结构和专业素质是提高档案管理工作人员职业能力的必要措施，重视到对档案管理工作人员的职业技能培训和职业道德教育，如举行“档案服务大赛”等，使档案管理工作人员对自己的工作充满信心，从工作意识上形成正确的、积极的态度是提高他们职业能力的根本方法。

（二）完善档案安全维护体系

应建立健全安全技术防范系统，积极应用各种先进的计算机加密、防入侵、防病毒等技术，照片修复技术，电子信息恢复技术，计算机处理录音录像技术等，为档案安全提供技术支撑。另外，切实落实异地备份制度，对所有多套档案或档案复制件，一定要异地存放至少一套，以防重大灾害对档案造成毁灭性损失。对重要的电子档案，不但要同质备份，而且要异质备份，及时转换成缩微品或纸质档案，以确保它们长久可读。另外，档案安全维护体系的建立还必须有财力和人力的支持，因此各单位需要在档案安全维护上拨放一定的资金，用以专门更新档案保密系统，或聘请计算机技术人员对单位档案安全系统进行检查和漏洞修补；有条件的单位可以自主培养或外聘计算机技术人才，专门负责数字化档案管理中的档案信息安全维护，以增强自身的档案安全管理能力，除此之外，单位还应该重视对员工的档案安全维护教育，使调用档案的员工在享受档案服务的同时为档案安全负起责任，从档案使用和保管的细节方面入手，尽量降低档案安全管理的风险。

（三）制定标准化档案管理工作规则

目前现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作，各单位档案部门应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同，造成数字化档案信息共享困难，通用性、开发性差，导致档案资源利用率不高，制约了档案数字化建设的发展。有的单位在投资使用一种档案软件不长时间，就发现一些问题，或重新编制，或干脆弃之不用，导致档案建设资源的浪费，影响单位对档案数字化建设的信心，也影响了档案工作人员对数字化档案管理工作的效率。为了保证数字档案的兼容性和规范性，必须根据单位的实际情况，制订统一的格式标准和档案管理业务规范，使档案数字化管理在实际应用过程中少走弯路，如制定档案管理工作的标准化程序，要求档案管理工作人员将每日的工作内容进行公示和集体检查等，以保证档案管理软件的有效运行。结合行业、地域环境等实际制定并认真落实好《档案管理标准》、《档案馆工作标准》和《档案库房管理制度》、《档案保管保密制度》、《档案查阅利用制度》、《档案管理人员岗位职责》等各种档案管理制度，也是保证档案管理工作标准化的基本方法。

四、结语

数字化档案管理范文第11篇

关键词：数字化城市管理档案; 管理; 以人为本; 数字化档案建设

Abstract: digital urban management files inheritance city is a carrier of human civilization, is the whole process of construction projects original, truly record, completes the digital urban management files management work is key, and give full play to the potential of the people, so that it can better for the digital city archives management service. 

Keywords: digital urban management files; Management; People-oriented; Digital archive building 



中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

一、数字化城市管理档案管理的意义

数字化城市管理档案是指在城市规划、建设及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。它是传承城市人类文明的载体，是建设项目全过程的原始、真实记录，是宝贵的信息资源，是一座丰富的知识宝库，是城市建设的一种潜在的生产力，在城市建设各项活动中起着非常重要的作用。 1.1数字化城市管理档案是积累城市建设经验，进行城市建设技术储备的手段，是城市建设活动的产物。城市建设活动的成果不外乎两个方面：一是建筑物实体，一是数字化城市管理档案。数字化城市管理档案真实地记录了建设生产活动的全过程，记载了人们的工程思想、技术、经济。因此它是储备工程技术、工程经验的工具和手段。对一个城市、一个地区来说，如果它拥有质量较高、数量较多的数字化城市管理档案资料，就在一定程度上标志着它有比较雄厚的工程技术基础。反之，它的城市建设就会遇到很多困难。

1.2数字化城市管理档案是进行城市规划工作的基础。城市规划就是对城市或城市中各种要素，根据城市的现状、条件和基础、特色、各方面的动态变化因素进行全面的、综合的、科学的、长远的预测和设想。通过论证、编制规划方案付诸实施。《中华人民共和国城市规划法》明确规定，城市规划的编制，应当依据国民经济和社会发展计划以及当地的自然环境、资源条件、历史情况、现状特点统筹兼顾，综合布置。在城市规划中不仅形成了大量的数字化城市管理档案，而且数字化城市管理档案又是城市规划的重要基础。

1.3数字化城市管理档案是城市建设和管理的重要依据。现代化城市是一个综合的、整体的概念，它包括的内容很广泛、很复杂。由于经济和社会的发展，现在的小城镇，几年、十几年后将建设成为初具规划的城市，甚至成为举世瞩目的大都市。随着城市现代化进程的加快，各种矛盾也将呈现出来，为了解决诸多的矛盾，城市立体化程度越来越高，地下、地上空间利用率越来越高，除现有的各种管线外，地下建筑物、构筑物等各种隐蔽工程越来越多，而对这些工程的维护、管理、改建、扩建，单靠所谓的活档案——人的记忆是不行的。人会变化，要调动、要衰老，记忆力要衰退、要死亡，而数字化城市管理档案则是城市建设科学资源储备的宝库，是各种隐蔽工程的眼睛。只有以数字化城市管理档案为依据，才能进行科学的规划、建设和管理，才能克服盲目性，避免浪费和损失。

二、 如何做好数字化城市管理档案的管理

数字化城市管理档案的重要性要求我们必须做好数字化城市管理档案管理工作。做好管理工作首先要从管理本身的四个基本特征出发：即管理的载体是组织，管理的主体是管理者，管理的任务是设计和维持一种环境，管理的核心是处理好人际关系，而人是管理的第一要素。

“以人为本”，充分发挥人的主观能动性，做好数字化城市管理档案的管理工作。一是加强对数字化城市管理档案法律、法规、标准的宣传工作，提高全社会的档案意识和法律意识。信息社会对信息传播也是迅捷的，我们要充分利用报刊、广播、电视等各种宣传渠道及时将数字化城市管理档案的有关信息传播出去，特别是建立网络信息共享平台——数字化城市管理档案专业网站，明确相关的法律、法规以及各自的职责，让大家都来了解它、关注它、重视它，熟悉并能很好地掌握它，并通过人机互通，实现网络交流，及时沟通信息，完善数字化城市管理档案的管理工作。二是以人为本，培养一支高素质的档案管理专业队伍。现代化的城市建设离不开现代化的人才，高水平的数字化城市管理档案管理也离不开具有综合素质的管理人员。这就要求对内，数字化城市管理档案管理人员要定期参加专业理论学习，懂技术、会管理、业务精，并取得相应的管理资质、持证上岗；对外，定期举办数字化城市管理档案管理的集中业务培训，及时做好各种文件、标准的讲解、培训工作。实践证明，集中业务培训是做好数字化城市管理档案管理工作的重要途径和有效措施，它时间短、见效快、针对性强、覆盖面广，能大大提高建设单位和施工技术人员的业务素质和对数字化城市管理档案的管理能力，对数字化城市管理档案的标准化、规范化起到了积极的促进作用。三是深入现场，做好对重点工程项目档案的服务工作。重点工程建设项目是城市经济发展和社会进步的重要基础设施，也是发挥城市多功能作用的关键，它关系到国计民生，又体现着城市的现代化水平。在主动做好对重点工程业务指导、现场跟踪服务、档案接收工作的同时，还要对登记在册的重点工程项目进行清查、摸底，分析研究，积极探索，创出新路子。四是注重对数字化城市管理档案信息的反馈。城市建设日新月异，对数字化城市管理档案的管理也必须与城市建设相配套，要想做好这方面的衔接，就要深入工作实际，了解工程状况，及时掌握最新动态，即新的项目采用了哪些新技术、新方式，减少了哪些工作环节，同时又改进了哪些工艺，增加了哪些程序，形成了哪些与之配套的新的表格资料，及时将相关的信息从基层反馈到管理层，并通过汇总、提炼再补充到相应的规范中，进一步做好对数字化城市管理档案的管理。

三、做好数字化档案建设。

档案界对电子政务建设的积极回应也已进入了项目规划阶段。列入档案事业发展“十一五”规划的三大重大项目之一的“国家数字档案建设与服务工程”建设的总体目标是：“以3127个国家综合档案馆为建设对象，以分布式档案数据库建设为核心，重点建设涵盖全部馆藏档案的全国性、超大型、分布式、规范化、可共享的档案目录数据库、纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库；建立适应国家经济建设和社会发展需要的档案信息资源共享体系；建立适应各级党委政府电子政务建设需要的电子文件归档管理和电子档案接收管理系统。”“数字化档案信息开放利用原则”的及时提出和确立能够为档案部门融入电子政务信息建设和服务提供指导性意见。

未来利用需求的趋势分析和积极应对。 “档案工作一直把用户的需求放在第一位，但主要是到阅览室进行利用的用户。”“在线用户可能永远也不会造访档案馆”，“亲自到档案馆的用户只是用户的一种，而且在我们的用户中所占比例将越来越小。”英国曼彻斯特大学的档案同仁对于档案用户类型和需求趋势变化的论述也正好揭示了我国档案信息利用者的未来需求走向：越来越多的档案利用者可能是档案网站的在线用户，越来越多的档案信息服务将通过数字化、网络化、智能化的形式从实体档案馆搬到了数字档案馆。

综上所述，做好数字化城市管理档案的管理工作关键在于人，充分发挥人的潜力，使之能更好地为数字化城市管理档案事业服务。通过对数字化城市管理档案的管理、编研、开发和利用，必将转化为直接的生产力，推动城市建设发展，为社会创造更多的财富。

参考文献：1.赵培慎;要想有地位必须有作为[J];档案管理;1994年02期

数字化档案管理范文第12篇

转变观念

数字化管理首先冲击的是我们的思想观念。通过实现观念的转变，适应新形势下的城建档案管理方式，才能在工作中抓住机遇，走出城建档案管理新路子。我们经历了城建档案工作从依靠经济行政手段向依法管理的转变，档案实体管理向信息管理的转变，档案管理手段由手工向技术的转变，档案服务由单一向综合型服务转变。思想观念转变了，就能推进档案管理和服务工作的顺利开展。

转变工作内容和工作目标

在新的管理形式下，工作中心从过去单一的建设传统纸质档案馆，转变为建立一个多元化的、适应发展需求的数字城建档案馆，建立一个城建档案信息集散中心。建立一个具备数字化档案的管理能力，具备数字化信息的处理能力，具备数字化信息的传输能力的数字城建档案馆成为当前城建档案馆的工作目标。

保障技术人员的需求

数字化管理需要大量新技术、新设备的应用，信息系统开发，对人员素质的需要发生极大改变。尤其是存储介质的不断变化，在同等设备的情况下，其工作效率的高低取决于档案工作者的操作技术，每个环节的技术问题都会影响到工作的进度。综合性人才的需求，特别是计算机人才的需求更加强烈。城建档案馆要从对档案馆人员需求的多样性、变化性出发，建立培养高素质人才机制，从根本上保证数字化的管理的顺利实施。纸质档案和数字档案并行是走向数字化管理必经的一个阶段，全国城建档案馆数字化建设发展迅速，但仍是针对纸质档案的数字化处理，接收、管理真正意义上的电子档案才刚刚起步，在电子文件管理中一些关键性的问题未解决之前，实行二元并存的管理方式在实践仍要不断发展完善。城建档案信息数字化就是把纸质档案通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机存储城建档案信息。城建档案的数字化并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程。我们有必要对这个过程的各个环节进行深入的分析和研究，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划好城建档案管理的数字化之路，为今后的城建档案数字化建设打好基础。所以，新管理方式将通过自动化管理手段，实现提高工作效率、简化工作程序的目的；通过管理内容数字化，整合档案信息，优化信息源，实现业务工作标准化、规范化，实现对档案信息资源的最大开发利用，实现对档案实体的保护。通过网络化服务，达到适应市场需求，实现资源共享的目的。

数字化档案管理范文第13篇

关键词：数字技术 照片档案 数字化管理

档案能够真实记录实践活动和作为信息的载体。为克服传统照片中出现的问题，应不断提高现代化管理水平以及照片档案管理质量，在保证照片管理同时尽可能优化数字化管理。

一、照片档案数字化管理的基本概述

照片档案实际上是具有一定保存价值的利用光感材料和影响为主体的能够切实反映历史的记录。一般的照片档案主要包括照片、底片和文字。照片是通过底片构成的，在选择数字化管理对象的时候，是把扫描对象还是底片作为数字化管理对象成为数字化管理首要问题。在进行数字化照片档案管理的时候包括两种主要方式，数码相机翻拍录入以及扫描仪扫描输入。在选择照片保存格式的时候，具有很多种类，例如，JPEG、BMP等，为了可以永久的保存照片，可以刻录具有一定自动播放和查询功能的光盘，建立说明文件方便于以后的管理。

二、照片档案数字化管理的步骤

1.妥善整理好原有的照片档案

（1）重新对照片进行编号。以件为基本单位，依据年度进行编号，尽可能把对应的照片和底片使用相同的编号，如果它们因损坏或者褪色没有相应的利用价值，应该剔除。对于具有相同场景的很多照片，适当选择主要的进行归档。对于处于同一活动或者事件的照片依据照片的内容进行排列，保证管理期限，能够以适当的标准入册。

（2）对照片卷内目录进行正确编制。依据国家相关保准，归档照片的时候需要确保具有齐全的照片、底片以及说明，照片应该与底片相符合，并且对于照片具有明确规范需求，文字说明主要包括时间、人物、地点、事件、背景以及摄影者。为了能够从根本上对照片档案进行数字化管理，需要在保证具有原来照片面貌的前提下，对照片卷内目录进行正确编制，保证具有完整、齐全的照片档案。

（3）实现照片档案的数字化处理。扫描输入传统照片进行存储。可以利用数码相机或者扫描仪来对传统底片和照片进行数字转化，然后适当的存储到计算机中。在扫描照片的时候，需要设置好相关参数，例如，色彩位置、分辨率等，一般来说分辨率都是300dpi。扫描之后一般利用TIFF和JPEG格式进行储存。如果是比较重要的照片，建议是圆通TIGG格式。

2.对照片进行相应的图像处理

对于已经输入的照片合理的存储为JPEG的形式，在不会失真的前提下利用Photoshop软件进行一定的处理，例如，锐化、校色，以此合理修饰老照片的瑕疵。一般情况下，利用自动对比度以及自动色阶的调整就可以很好的提高照片质量。

3.完成照片档案的数字化管理

数字化管理照片档案的重点就是数据录入，建立数据库属于长时间、工作量大并且很细致的工作，需要具备一定的专业素质以及实际操作能力，保证数据录入具有一定安全性、准确性以及时效性，为实现数字化管理提供基础。建立数据库给利用照片档案带来一定发展，为检索照片提供了很大方便，只有输入相关要求，才能够精确的进行查询，还可以在一定程度上保障安全性。

三、照片档案数字化管理的优化

1.增强照片档案数字化管理的先进意识

照片因材质和特性不同，保护及存储需求也不同。一般来说，主要的照片档案材料就是片基和乳剂膜。因此，对于数字化档案管理就有更加严格的要求和规范，充分分析制成照片的实际材料，可以尽可能保证具有一定的完整性，对于修复破损照片具有一定意义。

2.落实与提升行政监管的职能，制定有效制度

针对照片档案数字化管理所出现的问题，国家相关部门需要依据档案法的的规范和标准，不断落实政策，严格处分在管理照片档案的时候出现严重错误的人员，达到警示的作用，避免出现损坏、分散以及流失照片的问题，带动数字化管理的发展。

3.做好照片档案的收集归档与鉴定方面的工作

数字化档案管理范文第14篇

一、档案资源数字化与网络化管理意义

目前，我国许多行业都在一定程度上实现了数字化、信息化及网络化管理，这种管理制度的优越性、作用和意义也充分的显示了出来。档案信息资源管理正逐渐朝着多元化、综合化方向发展。目前国内许多部门和单位都已经实现了档案资源数字化、网络化管理要求，也让人们对档案资源数字化、网络化管理的认识更加深入。

（一）档案信息资源合理配置的必然结果

档案信息资源的数字化、网络化管理是实现档案资源科学、合理配置的关键，也是档案管理工作自身发展的必然选择。对于档案工作而言，它的主要目的在于充分的利用档案信息资源，让这些信息资源一方面为企业管理决策工作提供基础信息，另外也给社会主义现代化建设做应有服务。尤其在知识经济体系日益完善的新时期，经济、社会和时代的发展都不断提高资源需求，这也给档案资源的合理、便捷、准确、迅速提供提出了新要求，而网络技术的出现则有效的解决了这种问题，给档案事业的进一步发展提供了发展新机遇。

（二）当今城市建设的必然需求

目前，国家网络建设力度不断加大，城域网建设为主的各种局域网构建明显，它使互联网、局域网的链接变成可能，实现了档案与因特网沟通。目前，国内各地档案管理机构都在一定程度上实现了网络化管理，以计算机技术、网络技术为平台的档案管理策略被人们重视，且已经取得一定的成果。但就具体的网络化、信息化管理而言，其中信息的利用率仍然较低，存在很大的档案资源利用限制，大量的档案信息和资源仍然处于封闭状态。但就目前社会发展而言，如果将这些封闭的信息传输到网络供读者阅读，那么收益的将会是一大群人，这也能更好的让档案信息资源实现社会功能，为档案事业的进步提供生机。

（三）方便档案资源保存

随着网络化、信息化时代的到来，网络工程必然会更深一步的发展，这也必然会生成更多、更复杂、内容更丰富且具有保存价值的电子文件。这些电子文件在归档之后便会形成我们目前所说的电子档案。目前我国的电子档案已成为档案工作的主流，但就如何解决电子档案传输、交流、共享中的安全问题逐渐成为企业面临的新问题。

二、档案信息资源数字化、网络化管理要点

按照目前国内数字化、网络化和信息化发展思路构想，我国档案事业在未来两三年之内必然会实现档案信息资源数字化、网络化管理目标，并且其社会化管理水平也会全面提高。在这种时代背景下，要想更好、更全面建设档案信息资源的数字化、网络化就需要从以下方面进行分析：

（一）积极主动的将档案信息资源同网络技术结合

在档案管理工作中，工作人员要积极主动的将档案管理与网络技术、计算机技术结合，加快档案管理数字化、网络化发展进程。档案数字化，其手段就是对档案实现全文存储，它在档案信息管理系统中采用目录进行管理，把全文信息、图像信息及其浏览功能集成于目录数据中进行管理，以目录数据为检索入口，从而实现档案图文信息的全文检索，用户界面友好，易于掌握。

（二）加快数字档案馆建设，努力适应飞速发展的档案利用需求

数字档案馆是新型文件和档案管理信息化的必然结果。数字技术的应用完善并发展了档案馆的职能，妥善解决了各种档案原件保护与利用的矛盾，使珍贵的档案原件能够保存得更加长久。数字档案检索系统方便、快捷，不仅极大地满足了利用要求，而且，利用者可以不受时间、地点的局限，随时、随地实现档案的异地查找。

（三）档案信息资源数字化与网络化管理需要注意的问题

1.着重数据库建设

档案信息资源管理要想真正的实现网络化，第一需要做的就是数据库建设，因为数据库的主要功能就是存放档案信息，如果建设质量存在问题，那么，网络上的档案信息很难实现共享，也就失去了网络化管理档案信息的价值。因为如果数据库建设存在问题，网络用户在查找相应的档案信息时，无论什么样的检索要求都不能满足检索条件，这就给使用者带来了一定的困扰，还有些数据库存在重复建设的现象，造成了网络资源的严重浪费。因此相关人员要将管理重点放在数据库的建设上面，使其成为内容丰富并且使用价值极高的数据库。

2.电子文件的收集

电子档案与传统的纸质档案相比，优势的确很多，但是存在的技术会更多更复杂，有很多的影响因素阻碍其发展，面对着些问题，档案管理部门在现阶段很难独立完成，因此可以将电子档案信息的生成部门、档案管理部门以及计算机管理部门有效的结合起来共同来管理档案信息。

数字化档案管理范文第15篇

在当前信息化环境下，招投标档案数字化后，有效的提高了档案管理的效率，在对档案利用时有了更大的便利条件。但招投标档案数字化过程中，也面临着较大的压力和挑战。首先，长期以来档案管理人员因循守旧的思想很难改变。由于信息化环境下，招投标档案的数字化其先进性和科学性是传统档案所无法比拟的，其无论是收集方式、管理方式还是利用方式都发生了较大的变化，但长期以来在传统档案管理工作中，档案管理人员谨小慎微及因循守旧的思想和观念在受到来自于档案数字化变革的冲击下，本能的会产生抗拒，在工作中就会有消极的情绪存在，不利于档案数字化管理工作的正常开展;其次，在配套设施上，包括档案数字化后所需要的信息生产设备、信息存储设备和信息管理设备，同时还需要软件、网络和信息安全保障，但在目前很多招投标机构中这些系统配套都存在着严重的不足，从而无法更好的满足招投标档案数字化的要求。由于当前软件开发时往往只是面对单一的档案管理部门，这就导致档案信息系统缺乏统一性和规范性，不能更好的满足档案信息共享性的要求，制约了档案数字化的进程。特别是在当前信息化环境下，网络和信息安全问题尤为突出，这对于招投标档案数字化管理带来较大的较大的安全隐患。最后是档案管理工作中缺乏统一的规范和标准。这就在很大程度上导致档案数字化水平处于较低的水平，更是不能与当前信息化环境下对档案管理的新要求相适应。另外当前招投标机构中信息处理复合型人才较少，由于人员信息化水平较低，不能更好的对数字化设备进行操作，从而无法将数字化的优势更好的体现出来。

二、信息化环境下招投标档案数字化管理的创新

(一)管理与理念创新

随着科技的快速发展，人类社会的不断进步，人民群众对档案信息的利用要求越来越高。就拿招投标档案而言，很多企业都有诉求反映到招标单位，如果能方便的浏览过去在该单位的投标记录和投标文件，企业愿意为此支付费用。所以在管理上，要考虑满足个人和企业法人的需求，在理念上，档案不再是“包袱”，它也可以创收。之前凭介绍信到窗口查阅的非保密档案，完全可以利用信息网络平台，电子商务交易办法处理，辅以个人、法人身份验证，届时，用户浏览授权内的网站就如同网购一样方便。

(二)技术与架构创新

应充分利用云计算技术、物联网技术、大数据技术及移动互联网技术对档案数字化进行技术升级与架构创新。基于云计算的数字档案管理系统主要由云计算数字档案管理应用程序，数字化档案管理节点，计算机专用网络、信息安全设备等构成。利用物联网的RFID技术可将电子档案与纸质档案完美结合，一一对应。基于大数据的数据挖掘与数据分析技术，则为档案信息化增值服务提供了想象空间。招投标双方能够从历史文件库中找到与当期项目相似的案例，对于招投标文件的理解，对于招投标工作的组织，都是非常有利的。

(三)规范与流程创新

真正把招投标工作和档案管理工作以及数字化技术结合起来，需要更新标准、再造流程。《电子招标投标办法》虽然对电子招投标的归档也进行了约束，但还是从大框架上给的要求。实际操作上，很多档案工作都是事后再次归口相关人员整理。如能够更新一下流程，把招投标工作的任何一项活动记录文件都作为档案组成因子，自动操作、随时归档，那么当一次招投标实例完成时，全部归档工作就自动完成。一切都可以靠程序完成，不再依赖人工，即提高效率又降低了人为错误。除了在招标机构内部考虑电子招投标与归档的实时结合，还可以由专业档案部门考虑各部门各机构档案数据的统一入库整合，这都是标准流程适应招投标档案数字化管理发展需求的体现。

三、结束语