智慧档案管理范文
智慧档案管理范文第1篇
关键词：新技术；企业档案管理；组织关系论
1组织关系论在企业智慧型档案管理中的提出
在档案管理的实践中，以通用型交互和感知型服务为主的技术为档案工作者提供了更为优质的管理工具，研究者将采用上述管理工具建立的档案管理组织称为“智慧型档案管理组织”[1][2]。虽然研究者对“智慧型”档案管理进行了广泛讨论[3][4][5][6]，但是管理组织的基本范式日益受网络化、知识化、临界性和关系论等因素影响，智慧型档案管理的具体模式难以得到清晰的界定。此外，“重技术、轻管理”的分析方法也未能明确解释新型档案管理功能的基本问题，即“如何形成最优管理导向的档案管理组织”[7]。由此，笔者从组织关系论的视角出发，以“组织只能从环境、背景和各种关系互动中才能得以生存、定义、描述和认知”[8][9]为论证基础，论证企业智慧型档案管理的发展路径。
2企业智慧型档案管理的发展路径
2.1参与新职能重构，获取资源分配优势在既定的预算约束下，企业内部的资源分配权决定了档案管理的人力资本与物资资本投入水平[10]。由此，在管理策略设计之初，应当利用组织间关系来发现环境交互特点，找到刺激企业加大档案管理体系建设投入的方法。档案管理组织作为典型的内向型组织，它通过企业资源池与其他组织进行环境交互，并不与外部市场进行直接联系。因此，档案管理内向化发展容易导致组织难以获得较优的资源分配权，相关的管理活动被打上“高成本、低收益”的标签。新职能重构能在企业内部实现资源分配权的相对倾斜。档案管理组织的先天条件决定了新职能的发展方向，从传统视角来看，档案管理组织是企业内部的记忆采集与分发中心，管理人员具有甄别信息资源真实性、完整性、有效性和有序性的优势。在新技术范式的冲击下，档案与“数据资产”的隔阂可以被完全打破，由此智慧化档案管理能够实现“规划、控制、保护、交付和提高”数据资产价值的职能。需要指出的是，由于新职能重构涉及技术范式与管理范式的融合问题，因此，笔者建议在企业档案管理组织中设立首席专家，统筹档案管理组织向决策支持型职能单位转型的进程。
2.2落实新管理模式，契合智慧管理体系运用智慧化档案资源管理模式、实现技术范式与管理模式相契合，是引入智慧型管理体系的必要条件。具体而言，当档案管理组织实现数据资产内生性后，管理好数据资产将能够实现档案管理组织与企业整体双赢。笔者从价值性、稀缺性、不可模仿性来设计管理模式：（1）“价值性”意味着档案管理应当有价值增值过程。虽然在移动互联、人工智能等新技术出现之前，记忆服务活动也是管理事务的有机构成，但档案管理的人力与物力投入往往难以让企业获得满意的回报。根据新技术移动交互与感知服务的特点，笔者认为传统的“记忆服务”模式应当转变为“记忆服务+增值模块”模式，由此在档案既有基础功能上衍生出价值增值模块，继而使档案管理活动主动参与到企业价值增值性管理环节中。（2）“稀缺性”意味着管理专业化水平进一步提高。企业黑箱内的活动往往围绕着劳动、资本、土地和企业家才能四项要素展开，随着要素市场的成熟，前三种要素的总供给水平并非限制企业投入产出效率提升的主要障碍，企业真正稀缺的是企业家才能的有效性，而“企业家控制的企业”必然建立在管理模块有效支持的基础上，档案管理组织应当定位为企业家的“智脑”，通过“记忆服务+增值模块”（例如决策支持、记忆回溯与验证等）扮演好“启智”的角色。（3）“不可模仿性”意味着应当进行管理对象知识化。档案管理流程涉及新技术与人力资本的配合，新技术与人力资本的配合能够反映出档案工作的专业化经验、直觉和判断力。因此需要通过人才队伍建设，确定档案管理组织外部人员复制与模仿档案内部专业化管理模式不具有经济性或可能性。
2.3选择变革时机，更新档案管理阶段组织革新意味着既有利益格局的变化，选择正确的时机是真正建成智慧化档案管理组织的重要条件。笔者从广延和集约两个维度分别讨论组织革新时机选择问题[11]：一是广延（Extensive）时机选择。广延突破了时空限制而最大限度地实现空间拓扑复杂化，从革新优先级来看，广延革新应当是智慧型档案馆建设率先考虑的问题，它能够率先打破刻板的管理框架而产生“鲶鱼效应”。二是集约（Intensive）革新时机选择。集约突破了既定人力资本限制，在广延升级的基础上发展出新的增值模块。目前，这一方面内容以人工智能技术支撑的决策支持型模块单元为主，向企业资源池提供知识单元；同时以移动互连和人工智能为基本范式的管理模式为智慧型档案管理组织发展提供了有利时机。根据组织的能力理论，技术范式冲击带来的组织能力消失问题是成长刚性存在的主要原因之一，塑造新的动态支撑能力能够有序革新利益格局继而为实现组织的发展目标提供最大可能。针对企业档案管理面临的技术压力而言，档案管理负责人应当从纸质档案管理（1.0阶段）、电子档案管理（2.0阶段）中总结可交互的经验，进而带领团队开展企业智慧型档案管理（3.0阶段）。
3基于需求分析的企业智慧型档案管理策略
企业档案管理策略应当与企业的管理需求相对应。将企业对档案管理的需求进行归纳，确认后形成基本的管理策略体系，即可明确智慧型档案管理的具体功能实现。
3.1明确企业的“智脑”需求，采用定制化知识管理策略从知识管理的角度来看，智慧化档案管理组织通过“记忆服务+增值模块”满足相关决策者“启智”的需要。但在需求实现过程中，档案工作者需要识别不同企业“智脑”存在的需求差异性，进而构建出定制化的知识管理策略。一般而言，企业的类型决定了对应的智慧化档案管理组织的功能差异。由此，我们将影响需求的要素分为三大类：一是深度智能，包括技术人员能力和智慧化模块的学习规则；二是阅历水平，包括人员的从业经验、国际交流经验与管理系统使用经验；三是社会影响，包括领域专家与智慧化档案管理系统的创新性。事实上，企业对智慧化档案管理的“智脑”需求主要来自于阅历水平因素，这是因为在多数情况下，企业决策者更为强调在既定资源条件下的档案管理系统能否为最终决策提供可信支持，这也是档案管理可信服务的基本要求。为提高档案管理组织的阅历水平，需要借助移动互联网和人工智能技术，根据企业的实际需求勾勒基本的建设框架：一是档案工作人员应当具备复合型业务经验。人是设计档案管理规则的主体，只有人的内在阅历提高才能发现新的知识组织规律。二是强化档案管理人员的国际交流经验。目前，多数企业并未意识到档案管理工作的复杂性和开放性，人员国际化水平的提高无疑能更好地总结出智慧化管理方案，有利于满足企业决策的真实需求。三是强调管理系统使用经验。与其他知识管理组织相比，为企业提供可信服务是档案管理的核心职责之一，因此档案管理组织更应当强调管理系统的使用经验进而保障知识的可靠性而非颠覆性。
3.2明确企业档案流通需求，采用差异化移动互联策略档案流通规模决定了企业的多元化需求，进而影响了档案管理移动化技术的实施深度。目前，实施企业智慧型档案管理策略的难点并不技术问题，而是如何通过技术的实施满足档案管理的可靠性、安全性以及效率性需求。下述三个指标确定了具体的技术实施深度。一是档案资源的规模。档案管理者需要借助技术手段实现跨时空的档案资源记录、验证与服务，这成为在企业档案管理中应用移动互联网技术的重要原因。对企业智慧型档案组织而言，需要明确的是档案用户数量和需求多样化程度所决定的潜在规模，这种规模效应能够显著增强智慧型档案管理的预期收益水平。二是档案服务的协同效应。档案服务的协同效应回答了“如果现在进行移动化部署会对此企业内部管理产生何种影响”的问题。新技术实施的投资具有沉没性而回报具有预期性，因此可以按照协同效应来大致估算它对内部管理效率的优化作用。一般而言，有越多的员工会调取档案资源意味着协同效应越明显。三是档案管理的非线性增进。企业内部的管理包括横向和垂直两条主线，档案管理的移动互联为人员之间信息资源的交叉获取与利用提供了基础，有利于形成矩阵式管理组织，从而引起档案管理的边际效益非线性增进。
智慧档案管理范文第2篇
（一）文书档案
⒈指挥部在日常工作中形成的文件材料（如文件、材料、合同、会议纪要、报表、计划、总结等），具有保存价值的，均属文书档案。
⒉各部门应指定专人负责收集本部门归档材料，并与次年2月底前交至指挥部办公室整理归档。不可分散保管在各部门或个人处。
⒊各部门要积极配合档案工作，主动提供资料，收集材料要齐全、完整，注重文件材料平时整理与年终统一归档相结合，便于保管和利用。
（二）工程建设档案
⒈工程建设过程中形成的有关材料（可行性研究等工程前期文件材料和勘察设计、施工、监理技术文件材料以及竣工图等竣工验收文件材料等），具有保存价值的，均属工程建设档案。
⒉工程部要协调、督促好工程建设单位严格执行《市城市建设档案管理办法》等相关法律、法规。
⒊凡城北城市建设开发投资有限公司实施的工程建设项目中形成的建设档案，由工程部负责收集、整理、归档。待工程竣工验收合格后移交市城建档案馆。
⒊其他纳入管理的各建设单位，由工程部定期派人或配合城建档案馆对其进行协调、指导、督促，以保证工程建设过程中资料的收集齐全。待工程竣工验收合格，工程部应及时督促其将档案移交市城建档案。
（三）拆迁档案
⒈在拆迁工作中形成的有关材料（如申办房屋拆迁许可证的有关材料、被拆迁房屋评估报告、拆迁情况总结、拆迁结案表、决、强制拆迁的有关文件等），具有保存价值的，均属拆迁档案。
⒉由城北房屋拆迁有限公司实施的拆迁项目中形成的企业、居民等拆迁档案，应由各拆迁小组收集、整理齐全后交本部门办公室统一保管，待工程全部结束后委托市城建档案馆整理归档并移交。
⒊纳入管理拆迁范围的拆迁项目，由拆迁部指定专人定期指导、协调、督促，以保证拆迁过程中资料的收集齐全。待拆迁项目完成并验收合格后，拆迁部应及时督促其将档案移交市城建档案。
（四）声像档案
⒈指挥部在各种会议及大型活动中形成的声像资料（如照片、录音、录像等），具有保存价值的，均属声像档案。
⒉各部门要积极提供线索并与办公室协调，委托市城建档案馆拍摄、制作。
⒊各部门自行形成的声像资料，参照文书档案年终一并交由办公室整理归档。
（五）财务档案
⒈财务部在日常工作中形成的财务资料（如凭证、帐簿、报表、合同协议等），具有保存价值的，均属财务档案。
⒉财务部按会计档案归档要求收集、整理、立卷，按时报送档案室归档。
二、档案的利用
⒈为防止档案的失泄密现象发生，凡查档案者，必须严格履行借阅手续，档案不得拿出单位，因工作需要必须借出时，应办理手续，并限期归还。
⒉借阅有密级的档案，须经领导批准，并登记备案。
⒊借阅档案须严守机密，爱护档案。不能私自拆卷、抽页、涂改，应按查阅内容利用档案，不得转借他人。凡抄录、复印、拍照档案材料，须经领导同意。
⒋归档以外的文件材料，不得自行处理，应统一交至文印室销毁。
三、档案的保管
⒈加强对永久、长期档案的科学管理，严防潮湿、污染、霉烂、虫蛀，最大限度地延长档案寿命。
⒉库房内箱柜排列要科学有序，避免阳光直射。
智慧档案管理范文第3篇
一、社会保障档案的基本内容
社会保障档案大都是以音像、文件、文书等形式体现的，其内容主要是对参保对象基本信息的全面记录，并反映参保人所享有的社会保障待遇条件、履行缴费义务的情况等，可以说是社保工作顺利推进的必备基础资料和依据。社会保障档案还可对参保对象的合法权益起到一定的维护作用，并为社保部门工作水平与管理质量的提升创造有利条件。从目前的实践工作现状中可得知，我国的社保档案主要可划分为以下几种类型：第一是实物档案；第二是基础建设档案；第三是业务档案；第四是声像档案；第五是会计档案；第六是文书档案。根据档案类型的差异性，在实际开展档案入档与整理工作的时候也存在一些不同，但不管是哪一种类型的档案，在开展归档、汇总工作的时候，都必须严格根据我国权威部门出台的相关管理规范要求与制度，并始终坚持便于利用的基本原则，此外还需考虑到实际工作所需来选择适当的管理方法，最大限度地降低档案在管理过程中出现泄露、损坏等问题的几率，为社保档案创造一个安全的管理环境。
二、社会保障档案的特征
社会保障档案可划归为一种专门的档案类型，对其进行管理的工作要求也比较高，要求必须安排专业水平较高的管理人员。在开展管理工作的时候还必须结合社保档案的基本特征，采取针对性的管理手段，从而确保管理效率与质量，为社会保障档案作用的充分发挥提供保障。具体来说，社会保障档案主要具有下列几个方面的特征：
1.规范性突出。
不管社会保障档案在类别、数量上有多大的不同，在实际办理的时候都应当遵循统一规范的流程及缴费标准。同时，在社会保障档案形成的过程中，应当采用规定的登记单、记录表等，不管社会保障档案隶属于哪一个单位或者个人，其所具备的相关材料都应当保持一致。
2.动态变化的特征。
社会保障档案主要是对参保对象个人信息的记录，因此，其必然随着参保人工作单位与社会关系的变化而发生改变，不仅如此，社会保障档案内容也与参保人的工资待遇状况有着密切联系，其相关缴费状况将在工资升降的条件下发生对应的变化，综合上述多方面的因素，社会保障档案的动态性变化特征是比较明显的。
3.数量较大。
最近几年，我国的社会保障制度体系越发完善，这在很大程度上推进了整个社会保障事业的高速发展，现阶段，不少地区的社会保障参保对象都逐渐朝着农村地区延伸，其最终目标是达到社会保障的全面覆盖，实现全体人民参保。在参保对象数量不断增多、覆盖面不断扩大的背景下，社会保障档案的数量也明显增加，目前已达到十分庞大的数目，这就导致社会保障档案管理的工作量也显著提升。
三、社会保障档案管理法制化建设中存在的问题
1.档案的法规体系还不够完善。
近年来，我国档案法规体系建设取得了很多里程碑式的成就，各级档案行政管理部门也颁布了诸多有关档案工作的规范制度与章程，这也为当今时代背景下档案工作问题的解决提供了参考依据。但是和社保档案法制化建设水平较高的国家相比，我国当前的档案法律法规体系还存在诸多漏洞，而且部分法规条例尚缺乏科学性与可行性，在适用情景、评判标准等方面都还缺乏灵活性，这就导致档案执法活动很难得到有效开展。
2.缺乏档案忧患意识。
我国的社会保障档案管理法制化进程之十分缓慢，原因是由于管理部门缺乏基本的档案忧患意识，没有深刻认识到社保档案的重要性。站在社会发展的总体层面来看，档案工作确实无法成为社会发展的重点工作。许多档案管理人员的责任意识都比较薄弱，在工作理念和方法上无法做到与时俱进，这就很容易导致社会保障档案管理的法制化建设进程被延误。3.不具备档案工作法制化意识。由于受传统陈旧思想观念与思维定式的影响，我国的社保档案管理法制化建设速度十分缓慢，整个社会的档案法制意识也极为薄弱，尤其是社会保障档案管理还没有构建起比较完善和统一的档案工作法规，档案行政执法所面临的阻力也比较大。
四、社会保障档案管理法制化建设的对策
1.构建科学完善的社保档案管理法规体系。
为了实现社会保障档案管理的法制化目标，就必须加强档案立法建设，构建完善的社保档案管理法规体系。首先，应对《法人档案法》《公共档案法》等加以改进和完善。其次，应加大各层级档案立法的统一性与协调性，避免出现不同层级档案立法相互矛盾或冲突的情况。最后，还应当加强对立法的可行性论证，不断改进和更新立法技术，将立法方向适当朝着新的载体与领域倾斜，一旦发现有与当今时代社保档案管理发展不相适应的法律法规条例，应当在第一时间加以修订或废止。
2.建立完整的运行机制。
我国社会保障局应当构建一个科学完善的档案管理运行机制，实现社会保障档案管理与养老保险管理、生育保险管理的同步推进，通过完善管理制度以及对专业工作人员的培养，实现管理的科学化和高效化，进而更好地保障全体人民的基本权益，促进社会的和谐稳定发展。
3.增进对社会保障内涵的认识。
要实现社会保障档案管理法制化的顺利有效推进，就必须进一步增进对社会保障内涵的认识。当前，我国政府部门对社会保障尚未出具明确的内涵界定标准文件，地方各级政府在当地的社会保障方面也只是制定了一些笼统的管理办法，由于内涵界定的不清楚，很容易混淆社会保障与保险的概念，同时还可能导致社会保障的覆盖面受到影响。所以，有必要加强对社会保障内涵的认识，这是实现社会保障档案管理立法的基本前提，同时也是档案管理法制化建设的关键一环。
4.加强统筹规划。
智慧档案管理范文第4篇
城建档案是智慧城市建设的海量数据来源之一。智慧城市建设不仅能够提升城市的运行效率，更是贯穿于规划、建设、管理、服务全过程。建设智慧城市，重中之重就是数据的来源和应用，而城市建设数据是智慧城市建设的重要基础。城建档案是指在住房和城乡规划、建设和管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件、实物等各种形式和载体的历史记录。城建档案具体收集范围包括城乡建设工程档案（包含工业与民用建筑工程，市政基础设施工程，公用基础设施工程，交通基础设施工程，园林建设、风景名胜建设工程，市容环境卫生设施建设工程，城市防洪抗震、人防工程，军事工程中除军事禁区和军事管理区以外的穿越城乡行政区域的地下管线走向和有关隐蔽工程位置图档案）；建设系统各行业管理部门形成的建设系统业务管理档案和业务技术档案；有关城乡规划、建设和管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城乡历史、自然、经济等方面的基础资料等。城建档案是城市规划建设和管理的重要基础性工作，也是城市建设数据资源的高度集合，这些档案数据都是智慧城市建设不可或缺的战略性资源，是构建智慧城市数据中心的重要数据来源。通过对档案数据进行关联，加工挖掘，使档案数据活化，实现共享，为智慧城市建设提供发展的原动力。
二、公共信息处理平台的重要支撑
城建档案信息管理系统是智慧城市公共信息处理平台的重要组成部分。城建档案工作经过30多年的发展，大中型城市城建档案馆基本都具备自行开发的城建档案信息管理系统，存储了大量有关城市规划建设管理的档案数据。城建档案由于受城市公共安全等多种因素的影响，只能向特定对象开放，不宜全面开放。但城建档案数据经过分层次、分专题、分专业的二次加工提炼后，可以成为智慧城市建设的原数据支撑之一。而城建档案接收进馆后的管理、加工、整合的水平，也从侧面体现了智慧城市的管理水平。因此，城建档案馆应将城建档案管理系统智能化升级，充分挖掘档案数据价值和数据的多样性，盘活档案数据资产，融合档案数据资源，并将城建档案信息管理系统纳入政府智慧城市公共信息处理平台。同时，充分借助政府是智慧城市的发起方和领导者、掌握城市发展的核心资源、统筹规划协调、综合管理、广泛了解社会需求等优势，利用新技术对城建档案进行整合归纳、去粗取精、活化数据。在此基础上，建立档案主题信息库，开展信息挖掘、综合分析和利用，使城建档案信息管理系统成为智慧城市建设重要的基础数据平台，逐步实现城建档案信息管理系统与智慧城市综合管理系统的有效对接和融合。
三、智慧城市提供公共服务的重要窗口
城建档案管理机构是智慧城市提供公共服务的重要窗口之一。智慧城市的重要表现就是能够进行跨部门、跨组织、跨行业、跨地域的信息共享，以信息共享、互联互通为重点，突破体制机制障碍，充分整合信息基础设施和公共信息资源，推进跨部门、跨领域的信息化协同应用，提高城市整体运行效率和管理服务水平。城建档案管理机构一直都是政府信息公开和城建档案提供利用的重要窗口。智慧城市建设是城建档案工作进一步发展的有利契机，城建档案管理机构有义务和责任逐步将城建档案的管理、利用以及信息化建设统一到智慧城市建设的高度上来。通过对城建档案的智慧管理、智慧利用以及管理系统的深度开发，增强档案管理利用功能，搭建档案公共服务平台，实现档案服务的渠道融合、信息融合、内容融合和流程融合，实现面向服务对象全生命周期一站式服务，不断推动档案服务方式的创新；以大数据技术、“互联网+”理念等，建立档案智慧利用通道，将加工提取的档案推送至开放的共享平台、公共服务信息平台，面向更多的利用者，使城建档案发挥更大的作用；通过对档案数据的采集、存储、、加工、链接等手段，以服务对象需求为核心，实现档案利用定制化、个性化服务。城建档案工作融入智慧城市建设是时展赋予的使命和职责，必将在更大程度上推动城建档案与公共服务的深度融合和移动互联网技术的全面应用。
四、“智慧市民”的培养
智慧档案管理范文第5篇
关键词：智慧校园；学生档案；服务
智慧校园是利用物联网等先进技术，对校园内各种应用服务系统所获取的信息资源进行全面感知、智能处理和可靠传送，为广大师生提供一体化的智能感知环境和综合信息服务平台，并积极提供基于角色的个性化信息定制服务，使广大师生拥有更加安全、环保、高效、便利的学习、工作和生活条件，使校园实现智慧式的管理和运行。[1]智慧校园建设给高校学生档案建设带来了新的契机和挑战。
一、智慧校园背景下的高校学生档案建设现状
2008年9月1日，由教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》正式实施，标志我国高校档案建设进入了法制化、标准化、专业化阶段。这促进了高校档案事业的快速发展。随着“互联网+”时代和大数据时代的到来，以“数字校园”为基础的智慧校园建设加快推进，为高校档案信息化建设注入了强大动力。近年来，我国高校学生档案已基本实现了从传统的“纸质档案”向“数字档案”的转变。例如，现今高校在学生管理中普遍使用了包括迎新系统、学生日常事务管理系统、学籍管理系统、学生资助管理系统等在内的一体化学生综合服务平台，再加上校园“一卡通”的推行，学生在校期间学习、生活、工作的行为信息几乎都可以进行数字化采集、保存和整理分析。这种转变解决了传统学生档案在开发利用过程中人力资源耗费巨大、存储数量有限、存储时限不长、利用服务范围狭窄、无法实现信息共享等问题，给高校学生档案工作带来了革命性的变革。[2]这一方面加速了现代信息技术在学生档案工作中的应用，推动了学生档案工作向标准化、科学化、智能化方向发展；另一方面为高校加强对学生的教育、管理、服务提供了精准的数据支撑。学生档案数字化、智能化建设的全面推进也标志着高校档案建设进入现代化阶段。
二、智慧校园背景下高校学生档案建设存在的主要问题
（一）个性化定制服务功能匮乏为广大师生提供基于角色的个性化定制服务是智慧校园建设的核心任务之一。这种个性化定制服务方式十分注重用户的实际使用体验，关注其个性化需求是否得到有效满足。高校学生档案个性化定制服务，要求学生档案管理部门根据档案用户（教职工或学生）的需求，借助智慧校园服务平台对用户设定的档案资源进行智能化的收集、整理、分类和分析，向用户提供和推荐有关信息，以满足他们的个性化档案服务需求。目前，我国高校学生档案建设在为师生提供个性化定制服务方面还处在起步阶段，无法做到针对每一位师生提供适合他们个体需求的精准化档案信息服务。
（二）人性化感知及处理方式难于实现学生数字档案能比较客观地反映学生在校期间的行为轨迹，并为学生管理者在强化学生的日常行为监管、加强学生突发事件应对等方面提供了有效的信息来源。由于它仅是对现存数据通过数字化信息处理平台进行程序化的整合与分析，因此无法精准展现数字信息背后所隐含的人类思维特性，也不能有效识别信息主体的个性特征。以某高校学生管理系统采集到的学生日常行为档案数据为例：某女生去食堂就餐时，每次消费不超过6元钱，而她一周内进出图书馆达到14次，单从采集到的这两个数据分析，似乎反映该生是一个伙食上比较节省且爱好读书的人。然而，这只是作为学生档案管理者或使用者基于现有数据信息的一种主观性判断。在实际中，我们知道该生上述两类行为特征背后可能存在n种情况。基于现有学生档案数字化信息处理平台，无法对数据信息进行人性化的感知与处理，因此即使加入其它采集到的学生行为数据，也很难对学生行为背后的真实动机作出精准判断。于是，就出现了档案数据处理信息与档案实体信息的不对称问题。借助智慧校园建设中以物联网等为基础构建的校园工作、学习和生活一体化的智能感知环境和服务平台，能够使我们对档案信息形成主体的真实行为动机及人格特质的分析变得可能，并有效解决档案数据处理信息与档案实体信息的不对称问题。
（三）学生主体服务需求被边缘化当前高校学生档案建设缺少针对学生的全方位、多层次、宽领域、个性化的档案服务，难以使学生从自身档案资源中获得自我发展的科学认知。造成这种情况的主要原因有两个。第一，以往学生档案建设是根据行政管理需要而不是学生全面发展需要来进行的，档案开发与利用过程中忽视了学生档案信息资源形成主体即学生的需求。这种情况导致无法让学生档案在服务学生发展的过程中真正“活”起来，且无法实现价值的最大化。第二，档案建设的传统观念认为，档案必须严格保管并严防档案信息的泄露。但在智慧校园建设的新形势下，高校学生档案建设着眼点已不再是做好档案资源的开发、存储等工作，而是着眼于如何让档案信息更好地服务档案利用主客体的需要，尤其是学生全面发展的需要，且要求实现档案利用价值的最大化。
（四）智能化管理升级滞后当前，我国高校学生档案管理基本还处于数字化管理阶段，少数高校甚至还处在网络化管理阶段。档案网络化管理是借助互联网技术，达到让所有被允许利用档案资源的用户共享档案数据资源的目的。这是档案信息化建设初级阶段的档案管理方式。档案数字化管理则是将纷繁复杂的档案信息转化为可以度量的数字或数据，并通过统一的数字信息处理平台，实现数据的统一调度、整合、分析、利用。档案数字化管理实现了档案信息化管理方式的升级。然而，上述两种档案管理方式均无法有效满足新时代师生的档案服务需求，也难以满足高校加强和改进新形势下学生工作、实现“立德树人”根本任务的需要。这就迫切需要推进学生档案管理由数字化管理向智能化管理的再升级。档案智能化管理是在数字化管理基础上，运用智慧校园建设中最新的云计算、物联网等技术和信息处理方法，对数字档案进行充分的感知、挖掘、整理、分析，提炼形成智慧信息，为用户提供精准化的档案信息服务，实现档案功能的最大化。当前，我国高校由于对学生档案建设重视程度不够，以及资金、技术、人员等保障不到位等问题，使得学生档案管理由数字化管理向智能化管理升级的进程较为缓慢。
三、智慧校园背景下的高校学生档案建设路径
（一）强化顶层设计高校档案建设工作是促进高等教育事业发展的一项基础性工作。高校应将学生档案信息化建设纳入智慧校园建设整体规划之中，在机构、人员、资金、技术、设备、场所等方面给予充足的保障。同时，高校要明确智慧校园背景下高校学生档案建设的主要目标、具体任务、重点难点、进度安排、预期效益、风险评估等，切实从顶层设计上做好安排，以保障高校学生档案建设与智慧校园建设的同步规划、同步建设、同步发展。
（二）克服思维定势长期以来，加强学生的管理以确保学生安全稳定是高校学生工作的一项核心任务。高校学生档案建设也受到这种要求的制约并形成了一种思维定势，即档案建设是为了有利于教师管理好学生。这样一种惯性思维方式，导致学生档案大多数时候只是扮演如实记录的角色，而没有演绎出它内在的最核心的服务价值。智慧校园建设突出强调要为师生全面发展提供一体化和个性化的智慧信息服务，高校学生档案建设同样要适应这种新理念，彻底转变传统档案建设观念，克服思维定势，变档案管理为档案服务。
（三）实现智能化升级操作高校学生档案建设由于学生工作内容丰富、形式多样、范围广泛、形势复杂，极易造成档案资源收集不完整、档案信息处理不及时、档案数据分析不准确等问题，以致于难以发挥应有的价值和作用。在智慧校园建设进程中，应用云计算、大数据、人工智能、物联网等新兴互联网技术和相关数据处理方法，对学生档案进行智能化升级处理操作，可以最大限度地提高学生档案资源整合和利用的能力。这种智能化升级操作是在充分尊重师生主体地位、明确师生个性化档案服务需求的基础上，对涉及学生工作各类型档案数据进行筛选、转换、抽取、合成等操作，以组建相关档案数据库并构建起智能化档案数据模型；然后在实际运用当中对档案数据模型的参数和规则进行调整优化；最后对蕴含在数据档案中的关联信息进行充分感知、挖掘、分析、利用，并预测未来的信息发展趋势，从而面向师生提供全方位、多层次、宽领域、个性化的学生档案服务。[3]例如，在智慧校园一体化环境下，通过对采集到的来自不同地域、不同家庭背景、不同年龄、不同年级、不同性别、不同专业学生的数字档案信息进行智能化分析，可以精准地制定学生全面发展规划和评估指标；通过使用智能感知技术，可以根据学生档案使用者的动机，将其分为类型不同的客户（科任教师、学生、辅导员、班主任等），并通过数据筛选提供基于不同角色的量身定制的档案服务项目。
（四）推进知识管理英国知识管理大师安妮•布鲁金认为，知识管理最核心的部分是档案资源管理，知识管理将有效促进档案管理的跨跃式发展。当前，积极推进高校学生档案管理从实体管理向知识管理转变，是推进学生档案智能化管理的重要途径之一。在知识管理阶段，学生档案管理的重点将实现从档案开发到档案知识的组织、提炼、创新、共享等的转变，从而构建起以满足用户知识需求为目标的智能化档案知识服务体系，[4]并提炼形成智慧信息，充分挖掘档案育人资源，为促进师生的全面发展服务。这里需要特别指出的是，随着高校智慧校园建设中人工智能技术的引入，在学生档案建设中可以提供语言识别、图像识别、自然语言处理和专家系统等技术支持，实现学生档案与学生档案管理者、来源者、使用者之间的智能互动，这将构建更加智能化、人性化、精准化的档案知识服务体系。总之，高校智慧校园建设已是不可逆转的趋势。当前高校学生档案建设必须适应智慧校园建设新要求，并紧紧抓住这一有利契机，推动档案建设向智能化方向升级发展，以契合新时代学生工作创新发展的需要，助力高校落实“立德树人”根本任务。
参考文献：
[2]杨来青,等.档案馆未来发展的新前景:智慧档案馆[J].中国档案,2013(2):68-70.
[3]郭鑫杰.基于“互联网+”思维的智慧档案建设策略研究[J].浙江档案,2015(11):10-12.
智慧档案管理范文第6篇
关键词：抽水蓄能电力工程项目；智慧档案；系统研究
数字时代和智慧城市的发展，档案的数据价值与社会价值被重新认识与评估，抽水蓄能发电企业作为电力行业工程项目的主要参与者，天然存储着大量档案，也面临同样的历史机遇。抽水蓄能电力工程项目从论证、立项、招投标、施工、验收、启动，持续时间周期长，涉及的图纸、建设文件等记录信息多，这些档案不仅如实记录整个项目施工的全过程，更是后期维护、改扩建、评优评先的权威依据，对保障、测评工程质量发挥着重要的凭证价值。伴随绿电与清洁能源建设的大迈进，抽水蓄能发电企业档案资源的类型、内容、形态也越来越丰富，而建设工程的专业性、技术性和多样性特征，使企业的档案管理不再满足于基础的电子化存储和查阅功能，提出了更高的要求，具体表现在两方面：一是更高的时效性、全面性。一项工程建设的时间跨度较大，时间紧、任务重，环环相扣，频繁的更新、取证、换证，对工程文件的收集、归档与管理提出了更高的时效性要求；二是更高的档案质量，工程项目涉及的细节参数多，每一项精细参数都需要收集到真实客观的原始记录，档案质量的高低与工程质量维护难度的高低有直接关系，对档案内容的精细化要求更高。这种对档案内容管理与质量管理的严苛要求也直接反映在对相关工作人员的综合素质和专业技能的要求上。
一、抽水蓄能电力工程项目档案管理的现状
（一）档案资源数量、类型激增。抽水蓄能建设项目涉及上下游多，体量大，项目本身处于档案信息密集的领域，而智能电网、绿电和清洁能源的发展，使项目上下游的供应商、分包商、施工方覆盖面更大、更广，而所有系统生成的信息资源都将汇流进档案管理系统，这其中不乏因项目交叉而产生的重复归档，涉密不归档等情况，档案资源类型也涉及文书、财务、声像、实物档案等不同门类，档案数据量和类型激增，给企业的档案工作带来巨大挑战。
（二）档案数据安全存在隐患。不少施工单位已开发档案信息系统，且与办公系统互联互通，实现公文在线归档、云存储、云阅览等功能，但互联网和信息化系统平台在提升工作效率时也滋生了数据安全的隐患，由于工程档案涉密信息多，一旦泄露会给企业、政府带来经济、社会效益的损失，甚至危及国家安全；有些档案信息系统建设过程中疏于对网络安全、软硬件安全的重视，导致网络黑客攻击、恶意篡改、物理损坏等重大安全隐患；人员管理失职，导致查阅权限混乱，档案资源外泄频发，这些都极大地损坏了企业的档案资源价值。
（三）需求多元化。抽水蓄能建设项目对相关档案资源的需求不再停留在调用工程图纸和印章等基础需求，在调用一份图纸的同时，也一并需要了解编著成员的项目履历、记录、变更情况以及施工、检修进度的具体记录，既一份图纸从制作到后期调用的全过程，这就要求档案与档案之间通过时间标签和分类标签形成紧密联系，在事件逻辑和时间逻辑上不再是孤立的单一文档；此外，工程档案存在分别存储的情况，增加了工程师调用的工作量，因此，迫切需要档案“活起来”。
二、抽水蓄能工程项目档案管理存在的问题
首先，档案意识不足。项目导向与结果思维、重管理轻服务、重成本轻细节等观念，使精力与关注焦点多放在了项目进度本身，即便对工程图纸资料等重视，也多停留在岗位工作要求细节上，并未上升至系统的档案管理工作层面，而档案意识的强弱与工程项目经理、高级管理人员的档案意识有直接关系，档案工作仍停留在阅查、收集归档保管等传统的手工操作或转换为电子文档等低效工作上，没有重视这些档案的数据价值和知识价值。其次，管理模式困境。传统模式是在工程完结后由项目部直接提交归档，再由档案部门保管，这种模式下，归档不及时、资料遗失、档案追索和修复等问题频发，档案保管部门也没有权限去做查漏补缺工作，同时属地保管也使各地档案管理与服务水平参差不齐，更加大了档案保管的物理风险；部分管理规范的企业，会将专职档案员安排进项目工程部，全程专职专责对该项目文件进行收集、归档、保管、利用等工作，项目结束后再统一归档，该模式保证了档案的完整性和利用率，但对人员专业能力和团队规模要求较高；此外，在制度建设上，项目档案保管制度、母子公司档案管理制度、数据格式标准、技术规范建设滞后都令档案信息化建设的成效大打折扣。最后，投入不足。档案信息化是档案服务工作的起点而非终点，将纸质档案转化为电子档案的确提高了保管和利用的效率，但项目档案作为包含大量工程信息的数据价值并没有得到有效发掘与利用，除了认识不足之外，更重要的是信息技术引入的重视程度不够，从而导致对传统的人工或半自动档案管理模式的路径依赖，认为现有的档案管理模式稳定且不容易犯错，抱有“技术更新会带来更多麻烦”的想法，从而失去接纳新技术的实质行动力。
三、抽水蓄能工程项目智慧档案管理的核心思路
为克服现状中存在的问题，实现“安全、互联、高效、智能”的抽水蓄能工程项目档案服务体系，为工程项目和企业提供“高精准、强时效、全覆盖”的档案知识服务能力，需要企业聚焦核心发展思路，以点带面来实现改革突破。核心发展思路即以智慧档案为突破口，知识服务为目标。智慧档案是档案工作继数字档案后，档案工作的新方向、新主流，也是物联网、云计算技术推动下对档案实体、内容、服务和管理等方面的感知、处理能力优化和提升，实现企业内工程项目档案“档案与档案”“人与档案”和“人与人”之间的互联、互通、互动，最终达到档案资源互联互通、档案利用需求与供给服务的快速响应和友好互动。知识服务则是档案资源开发利用的高阶形态，目的是推动企业项目服务从项目、业务驱动向用户、市场需求驱动转型；重视企业内工程档案资源的收集、利用和保管，利用新技术、新工具对档案进行数据化处理和优化、整合与提炼，以更好地服务工程项目和企业的管理决策工作。
四、抽水蓄能工程智慧档案的系统方案
（一）机制保障是系统建设运行的基石
建立工程项目智慧档案系统必须有科学的顶层制度和管理机制，包括制度完善、意识提升两方面：在智慧档案系统建设过程中，完备的制度建设是把握方向、管控大局、保障落实的前提和基础，包括档案部门的职能制度、日常管理制度、档案数据标准制度、安全管理制度、考核与奖惩制度等，只有在制度上做好架构，才能保障系统运行正常。工程项目的每一份原始记录都需要经手人保管、转移，为了保证智慧档案的时效性、精准度和全面性，需要企业全员意识到档案的重要价值，以高度的责任心来保障档案数据的完整性、精准度；以高度的服务意识来保证档案数据的时效性。
（二）技术保障是前提
技术保障是实现档案互联互通、共享利用的基本前提，必须意识到数字化技术是业务转型的利器，对档案进行数字化、网络化改造并不等于信息化、智能化的完成，加速引进数据采集、数据挖掘、智能库房、RFID感知技术、网络秘钥等大数据、云计算技术，其中不少软硬件模式已在其他公共领域得到很好验证，具备跨行业引入的条件。在档案收集上，针对不同文件格式和终端接口不一致的问题，要形成归档、保管的统一格式标准，大力开发一站式的移动终端，服务直达用户需求，方便操作；在档案存储上，以数据安全和保密为首要目标，全程采用加密手段、物理隔离来保证档案资源的安全，集中保管、异地灾备等。在档案利用的交互上，除了提供统一的移动端接口外，要充分考虑一线项目经理的使用习惯与需求，提供检索、数据可视化等交互友好的功能，比如纸质和电子图纸，信息单一且缺乏关联性，图纸的设计、会审、变更溯源困难等难题，可以采用二维码、RFID标签技术实现工程图纸类档案全过程的管控、链接与利用，一个二维码的应用就能让需求者了解工程图纸档案的过程全貌。技术保障的目标是打通设计、监理、施工、业务、运维单位之间的信息壁垒，让工程项目中产生的所有档案信息资源拥有唯一的“电子标识”，从而实现工程档案从产生、变更、归档、保管、利用全过程的管理，确保其真实、完整、可靠。
（三）人才保障是根本
专人专岗，加强人才梯队建设，档案工作人员综合素质的高低关系到智慧档案服务的成效；要搭建企业自有的档案管理团队进行智慧档案体系的开发与建设，采用新技术进行维护管理和利用，来提高自动化水平和移动平台的服务交互能力；工程项目档案管理中涉及诸多专业技能，具备工程实践和计算机功底的复合型人才是企业档案管理职能的必备要求；此外，还要加强全员档案归档意识、安全意识、保密意识与档案专业技能培训，从根本上改变档案工作效率不足的问题。抽水蓄能工程档案智慧档案系统是企业主动适应数字化时代、智慧城市建设对工程项目管理的新需求而开展的尝试，它需要企业率先建立单位的数字档案体系和服务能力，在此基础上去实现互联互通、智慧管理、知识服务等目标。
[参考文献]
[1]张玉梅.提高电力企业档案服务能力的对策.四川档案[J],2019(01).
[2]姚才苹.大数据时代电力企业档案管理创新的探索[J]中国管理信息化,2020(03).
智慧档案管理范文第7篇
关键词：医院智慧档案；安全管理；5W
智慧档案的安全问题一直是学界、业界研究的重点和难点。在信息技术迅猛推进的当下，智慧档案的安全研究始终走在不断探索、持续创新和积极实践的路上，并取得了不俗的成就。但具体到医院智慧档案的相关研究却略显不足，目前现有著述或是围绕物理防护和硬件安全，或是专注于软件设计等单个节点安全问题的点性思维，以线性视角将医院智慧档案的整个生命周期纳入系统性安全防控和管理的少之又少。因此，本文基于5W（WHY、WHO、WHAT、WHEN、WAY），从5个方面分析和思考当前医院智慧档案全生命周期视角下的安全管理问题，同时将医院智慧档案的安全研究从单个问题的解决延伸至全视域下的整个生命周期，并在此基础上提出构建医院智慧档案全生命周期视角下的安全管理模式设想。
1医院智慧档案的认识及其安全问题分析
1.1医院智慧档案的认识2009年随着IBM提出智慧地球战略，智慧城市、智慧医疗、智慧交通等应运而生。医院智慧档案则是在智慧医疗、智慧档案两大概念的基础上提出的。目前尚未有非常明确的定义，结合现有概念，本文认为医院智慧档案是指医院采用云计算、物联网和大数据等新兴技术，对医疗健康数据等医院的多元化资源进行感知、挖掘、整合等智能化管理，通过综合分析和提炼萃取形成智慧信息，进而构建医疗服务和管理最优化的医疗体系，智能地满足医疗卫生生态圈的需求，同时为社会提供多层次、多方位、多渠道的共享利用服务[1-4]。也就是说，医院智慧档案不仅可以实现将个人健康信息直接用于个体疾病诊断和治疗的初次使用，还可以用于为个体提供直接医疗服务之外的领域，比如对疾病的研究分析，公共卫生领域，卫生服务质量测评，卫生政策研究和商业性质的活动等[5]。
1.2当前医院智慧档案的安全问题分析医院智慧档案的安全问题主要是指各种因素导致的医院电子文件缺失及其引发医院其他损失的不确定性，也可以说是产生的预期结果与实际结果的负面差异[6]。当前医院智慧档案面临的主要安全因素：（1）主体因素，是指由于档案管理者档案意识薄弱、业务技能缺失、对规章制度执行不力、面对突发事件的应急能力和心理素质不强，以及与医院智慧档案所要求的IT专业知识、系统开发能力不匹配等造成医院智慧档案面临威胁的情况。（2）管理因素，是指医院智慧档案安全管理中运用的管理方法，如人才梯队建设中技术型和高层次型复合人才缺失、人才队伍不稳定、年龄结构不合理；安全管理制度建设中登记备份制度、灾害防治制度、安全保密制度的缺失等造成的安全风险增加。（3）环境因素，主要包括网络环境中的黑客攻击、病毒侵袭、系统瘫痪、数据窃取等不安全因素，以及不可测的自然环境要素，即人力不可改变的气象、地质因素等所带来的水灾、地震、泥石流、台风等风险。（4）设备因素，主要是指医院智慧档案安全管理的软硬件设备由于质量问题、老化问题或者升级更新不及时等设备因素造成医疗数据批量丢失和泄露，给医院智慧档案安全带来的显性风险[7]。
2构建医院智慧档案安全管理模式的设想
鉴于上述医院智慧档案管理过程中面临的诸多风险因素，本文基于5W（WHY、WHO、WHAT、WHEN、WAY），从5个方面分析和思考医院智慧档案安全管理方面的问题及应对策略，并在此基础上提出构建医院智慧档案全生命周期视角下安全管理模式的设想。
2.1WHY——为什么要建立基于全生命周期的安全管理模式医院智慧档案管理过程中的权限移交、逻辑归档和集成管理等特点，使之有别于传统的档案管理工作，同时也意味着医院智慧档案的文件管理从一开始就要面向电子文件的全生命周期。然而目前有关医院智慧档案安全的研究和著作，大多是针对其中单个节点的安全问题，或者是某一方面的安全管理，对智慧档案整个生命周期的安全缺乏系统性、全景式的剖析、评估和研究。所以本文拟从全生命周期的安全视角出发，分析梳理医院智慧档案在流转各环节面临的种种问题和风险，再针对各风险节点采取安全策略、安全防控和安全衔接措施，把医院智慧档案的整个生命周期打造为一条安全可信的档案链条。
2.2WHO———由谁来管理档案安全管理的关键要素之一是明确管理者，从宏观层面来说，国家工信部、档案局以及网络安全与信息化相关法律法规的约束力，上级卫生计生委员会的监管力，社会的监督力以及医疗卫生行业的自律力，在一定程度上构成了医院智慧档案安全建设宽泛意义上的管理者。从微观层面来说，在医院内部必须组建明确且强有力的安全管理主体，成立由医院相关科室组成的医院信息安全管理委员会，并在其下设立安全管理办公室、安全风险评估组等部门，安全管理办公室主任由医院主管信息安全的副院长担任，成员由院办室、信息科、医务科、护理部、病案室等科室的主要负责人组成。安全风险评估组成员由上述科室中具备相关专业知识的人员抽调组成，便于从信息安全、档案知识、医疗数据应用需求和患者隐私保护等多角度出发，定期对医院智慧档案的安全管理工作予以全面的评估和督察。
2.3WHAT———管理什么医院智慧档案作为一个完整的信息链条，其体系结构庞大复杂，运行和管理中面临着诸多的安全隐患。上文中已对其潜在的风险予以分析，并归纳为主体因素、管理因素、环境因素、设备因素几方面的威胁。具体来说，如管理人员失职、安全意识差、操作能力低，规章制度缺失，系统崩溃，黑客攻击，数据丢失以及地震、火灾等诸多不可测的因素，并且这些风险因素隐藏于医院智慧档案生命周期的每个阶段、每次流转、每个节点中。因此，医院智慧档案管理的目标对象为智慧档案自生成后整个生命运动过程中每个节点和每次流转，以及其中涉及的人员、管理、环境、设备等因素，以保证医院智慧档案的真实有效性、完整安全性以及长期可读性。
2.4WHEN———何时介入管理医院智慧档案从电子文件的生成到作为档案永久存储或者再次调取利用是一个完整的生命链条，整个过程不允许随意割裂。基于这种理念，医院智慧档案采用全程管理的系统性过程管理方法，从智慧档案形成的安全要求出发，建立起涵盖智慧档案所有管理活动的目标体系、技术体系和安全体系，对智慧档案的整个生命周期进行控制，包括其生成阶段、流转阶段、存储阶段以及再次调取利用阶段的每个环节实施过程监控，及时发现和纠正失误，实时进行数据完整性和真实性的校验，并且所有有效管理过程的信息都记录在案，以确保电子档案在管理系统中的运转状况及安全状态。这就要求智慧档案的安全管理工作必须提前介入和全程监管，将安全管理所需功能在前端实现和优化，消除过程管理中的疏漏和隐患，从而实现医院智慧档案全生命周期的安全管理。2.5WAY——采用哪些管理方式及手段鉴于医院智慧档案安全管理中面临的种种问题，本文拟构建以医院信息安全为核心，安全管理机制保障、信息安全制度为指导，安全技术、安全产业为支撑，安全专业人才为关键的安全闭环式管理模式。在依托医院信息安全管理委员会的基础上，从安全质控的要求出发，建立起涵盖主体因素、管理因素、环境因素、设备因素4个层面，以及专业技能、安全意识、应急能力、风险评估、制度建设、人才梯队、综合管理、网络环境、设备安全、硬件保护、技术支持、灾难响应12项指标的医院智慧档案安全防控模式。同时，积极贯彻落实国家信息安全等级保护制度，推进智慧档案馆安全技术指南、制度标准、政策法规等的建设进程，加强安全意识建设，建立维护智慧档案馆的信任机制[8]，最终打造出医院智慧档案全视域、全生命周期视角下的安全管理模式。
3思考
在当前“互联网+”和社会大健康的背景下，智慧医疗以及对医疗大数据的需求无疑为医院智慧档案的发展提供了发展契机。但是医院智慧档案在急遽式的发展进程中暴露出很多安全问题，这些问题的解决既需要国家层面法律法规的约束和监管，也需要本土成熟完善的安全管理模式来规范和制约，以期最终实现医院智慧档案安全、高效、稳定运行。
参考文献：
[1]崔文彬，唐燕，刘斌，等.智慧医院建设理论与实践探索[J]．中国医院，2018，21（8）：1-4.
[2]李亚子，田丙磊，李艳玲，等.医疗健康信息研究二次利用中安全隐私保护[J]．医学信息学杂志，2014，35（9）：2-6.
[3]刘迁.智慧时代档案信息安全的提升路径——以张家港市档案馆为例[J]．档案与建设，2015（5）：21-24.
[4]郭鑫杰.基于“互联网+”思维的智慧档案建设策略研究[J]．浙江建设，2015（11）：10-13.
[6]刘亚娟.论“三个体系”下高校电子文件的风险管理[J]．山东档案，2017（4）：46-47.
[7]张锦云，秦垒.动态风险评估视角下的档案安全管理研究[J]．档案与建设，2017（12）：25-28.
智慧档案管理范文第8篇
一、形成及其相对封闭性
国土规划数字档案馆管理对象是国土档案，即国土资源部门在日常工作活动中形成的具有保存价值的文字、图纸、照片、声像、实物等不同形式和载体的历史记录①。由于档案类型多样，形态差异大，质地多样，管理国土档案存在一定的困难。20世纪90年代，在国家信息化策略推动下，国土规划部门开始档案数字化工作，建立数字档案目录，使用计算机进行检索利用等。进入21世纪初，目录数据库已经完成，全文数据库不断增多，形成了大量的国土档案，相关管理部门开始建设国土档案管理系统，并不断进行改造、升级，形成了比较成熟的国土档案信息管理系统。
近10年来，尤其是在《国土资源信息化“十二五”规划》的引导下，数字档案馆基本建成。如武汉市国土规划数字档案管理系统、山东省济宁市国土一张图档案管理系统、安徽省安庆市可视化城建档案管理系统等结合自身工作职能，称谓“不同的数字档案馆”。目前，全国范围内，国土规划数字管理系统不仅能够满足特定区域内国土资源系统档案管理的实际需求，而且能够满足T级档案信息数据的可靠存储和快速检索，对土地、地质矿产、测绘、综合文书、声像等各大类档案数据进行统一集中管理，实现了国土档案数、图、文“一体化管理”。②近年来，国土档案管理系统通过与GIS技术的结合，形成了“空间库、目录库、图文库”三库合一的数字档案馆管理模式，不仅将电子公文流程形成的电子档案、档案数字化后形成的档案进行统一管理，而且具有统一的档案管理平台和档案利用平台，实现了档案利用的电子化、平台化，初步建成了国土规划数字档案馆。这种数字档案馆，通过与规划部门、土地管理部门、测绘部门等的结合，形成了一个开放的数字档案馆生态系统。
应该说，从国土档案到国土档案信息管理系统，再到国土规划数字档案馆生态化，是计算机技术、通信技术、GIS等现代信息技术发展的必然趋势，也是国土规划管理部门不断创新的结果。然而，目前看来，国土规划数字档案馆生态系统是一个相对封闭的系统，主要体现在：以管理为主，利用为辅；以系统内部使用为主，公共使用为辅；以土地规划为主，与其他部门的结合有限；以区域内利用为主，全国范围内的整体使用尚未形成。也就是说，数字档案馆的功能集中在工作人员对档案信息资源的管理，主要是单位内部国土规划部门使用，面向社会公众、面向其他管理机构、面向全国衔接的统一平台尚未建立，导致了国土资源规划数字档案馆档案信息的“管理”与“利用”和“输出”与“输入”存在着不平衡现象。这种现象的产生，一是因为数字档案馆建设的时间不长，其功能的完善需要时间；二是因为从已有的档案管理系统开发成数字档案馆是一个质的飞跃，这在不少单位并没有清晰的概念。
因此，需要充分认识国土规划数字档案馆生态系统的开放性，促进其快速成熟。数字档案馆生态系统是“数字档案馆空间范围内的人与其生存的环境相互作用而形成的统一复合体”，“是用生态系统的概念、理论和方法研究数字档案馆的结构、功能和管理运作”③。据此，国土规划数字档案馆生态系统是一个由人、国土数字档案信息资源、地域环境等要素组成的完整统一体。国土规划数字档案馆作为一个有机的生命体，不仅涉及该生态系统的形态结构，而且存在结构要素及其相互之间的关联，以及工作人员与数字档案馆生存环境之间的相互协调，从而实现数字档案馆档案信息的“管理”与“利用”和“输出”与“输入”之间的平衡。
二、开放性是基本体现
档案馆在社会中是一个独立存在的个体，是社会的一个组成部门，它存在于社会之中，受社会的制约，同时也对社会产生作用，具有社会服务性。档案馆不同于档案室，它保管档案的目的不是为某一单位、某一系统小范围服务，而是为社会各项工作提供服务。它的服务范围大而广，面向社会各个方面，遍及机关、团体、企事业单位和公民个人，④这是自19世纪40年代至今档案开放的基本结论。数字档案馆的本质是档案馆。数字档案馆是利用各种信息技术手段将原有的馆藏档案数字化，并收集、采集、捕获有价值的数字档案信息资源，通过网络技术建立分布式、跨地域的有序的档案信息资源管理系统；该系统以数字档案信息资源为基础，以信息技术、网络技术、数字技术、多媒体技术等为平台，以用户需求为根本，提供各种信息服务。⑤国家档案局的《数字档案馆建设指南》⑥指出，数字档案馆的四项基本业务功能“收集、管理、保存、利用”，一旦缺乏广泛的、本机构以外的“利用”环节，便不能称为数字档案馆。基于这种认识，国土规划数字档案馆理应是服务社会大众的档案馆，是大众利用国土资源信息的开放性的窗口。
1.是自然生态系统基本法则任何一个自然生态系统都是开放的，有输入和输出，而输入的变化总会引起输出的变化。虽然输出并不是立即变化，有时会延迟，但是决不会赶在输入之前。输出是输入的结果，输入是原因和源头，两者呈现一种动态的平衡。⑦信息生态系统中，信息的生产者、传递者、分解者、消费者与外界环境之间的信息交换，构成了一个信息生态循环。⑧数字档案馆生态系统作为人与其生存环境相互作用而形成的统一复合体，与外界环境有着不断的交流，其自身处于不断输入和输出的循环往复之中，通过信息传递和价值转化不断地与外界进行交流，包括机构、人员之间的相互交流与合作，这是自然生态系统的基本法则。
2.是技术发展的必然产物20世纪60年代以来，随着全球范围内“第三次浪潮”的兴起，信息技术对档案工作产生了极大的冲击，对数字档案馆的产生和发展产生了重大的驱动作用。近年来，计算机技术、信息处理技术、信息可视化技术、存储技术、网络技术以及web2.0技术、云计算技术的发展，为数字档案馆的建设和发展提供了技术支撑平台。在一定程度上，数字档案馆是现代信息技术发展的产物，也是集成了众多现代技术的复合系统。国土规划数字档案馆生态系统在建设过程中主要依托3S技术、物联网、ArcGIS、WebService等先进技术，这些先进技术在国土规划数字档案馆开发应用，本身就是一个种开放性的体现。同时，这些技术不断更新、升级，早期的国土档案数字化也不断发展成国土规划数字档案馆生态系统，不仅体现了技术的推动作用，也展示了国土规划数字档案馆的开放性。
3.是落实民生政策的必然要求自2007年党的十七大召开以来，各级政府部门纷纷将民生问题与部门职能相结合，形成了全社会关注民生、重视民生、保障民生、改善民生新局面。国家档案局颁布的《关于加强民生档案工作的意见》提出，要建立覆盖人民群众的档案资源体系和服务人民群众的档案利用体系。显示了我国在推进政治民主化、打造阳光政府、满足公民信息获取过程中所做出的积极努力，也为进一步发挥档案信息资源社会价值、实现档案信息共享迈出了坚定步伐。国土规划数字档案馆保存有国计民生的重要档案信息。例如，征地文书、土地调查、土地登记、违法占地处理材料等，详细地记录了土地开发利用过程的基本情况。这些信息不仅是确定土地权属的依据，也是征地、处理纠纷的依据，还是土地科学规划利用的依据。从这个角度看，落实民生，也必须将国土规划档案馆设计成一个开放的生态系统。
三、进实践应用
国土规划数字档案馆生态系统的开放性符合数字档案馆本质与时展潮流，有着坚实的理论基础，也有着广泛的实践应用。
1.应用视角
(1)多目标不同的使用者，对同一档案信息有不同的使用需求。例如，国土规划数字档案馆的人口信息，可以用作学区规划，也可以用作住房区规划等。档案资源具有多目标的使用特性，从而大幅度地提高了开放国土规划的档案资源的价值。
(2)多内容国土规划数字档案馆含有丰富的专业化档案信息资源，在开放性的视角下，可以将不同来源、不同载体的档案信息资源进行整合。例如，同一主题下不同载体（纸质和声像）档案进行整合，或透过共同的地理坐标系统将各种不同主题的档案资源套叠，以方便对档案信息的深度挖掘，并逐步形成良好的生态环境。
(3)多途径国土规划数字档案馆拥有调查、收集、整理的专业档案，是真实、完整、可靠的档案信息资源，为利用土地的不同机构（尤其是政府机构）和个人提供了保障。例如，有关机构进行土地规划、旅游规划、商居土地投入或个人进行土地置换、拆迁补偿等，就可以通过专业数字档案馆的平台进行咨询利用。通过协调“管”与“用”的关系，形成良好的生态平衡。(4)多范围公路建设选线、垃圾场选址、工业发展区区位规划等空间选址，均需要利用国土规划数字档案馆生态系统的支持，再配合专业的数据库，整合专家系统，出台建设规划方案，分析各种方案的优缺点，从而使决策的过程更加科学化。国土规划数字档案馆整合了庞大的国土及规划专业档案信息，通过该数字档案馆生态系统不断与外界进行信息交换，有利于未来空间发展。
2.应用重点
(1)与政府部门相结合，实现生态系统的区域开放性为政府部门规划服务是国土规划数字档案馆生态系统的基本任务。2014年以来，国家发展改革委、国土资源部、环保部和住建部在28个市县开展了“多规合一”试点。⑨随之，其他市县甚至一些省级行政区也陆续提出。究其实质，“多规合一”就是国土规划数字档案馆与政府部门结合，不同的政府机构利用数字档案馆平台，消除原有的市县规划下的自成体系、内容冲突、缺乏衔接协调等问题，以此来提升政府对于土地空间的管控能力，促进国土空间集约、高效、可持续利用和规划管理。国土规划数字档案馆生态系统开放性应用最早体现在政府规划方面。在国土规划数字档案馆建设以前，由于政府部门之间的“信息壁垒”，各种与规划相关的信息无法及时地传送，冲突时有发生。国土规划数字档案馆拥有精准的土地档案信息等资源，通过信息的及时推送，打破了政府部门之间的“信息壁垒”，实现了国土资源与管理机关与政府其他部门之间的信息共享，进而为政府各部门之间搭建起了“桥梁”，形成了节约型的生态系统。
(2)与“智慧城市”相结合，实现生态系统的整体开放性为“智慧城市”服务是国土规划数字档案馆生态系统功能的拓展。近年来，国土档案管理系统通过与GIS技术的结合，形成了空间库、目录库、图文库三库合一的数字档案馆管理模式。例如，陕西省西安市勘察测绘院建立了规划用地档案管理的GIS系统，科学管理大量征地信息和档案资料⑩；安徽省安庆市城建档案馆通过融合城建档案管理规范、著录规范和GIS技术，研制开发了“可视化城建档案管理系统”；山东省济宁市国土资源局建立的“国土一张图档案管理系统”，实现了国土档案“数、图、文”一体化管理；武汉市国土资源局开发设计了国土规划数字档案馆，初步实现了国土规划数字档案图文一体化查询。随着城镇化进程的加速，我国城市人口激增，交通等问题开始凸显。国土规划数字档案馆为加强城市管理，为“智慧城市”建设提供了框架和基础。“智慧城市”绝不仅仅是实现城市的智能化，还包括人的智慧参与、以人为本、可持续发展等，具有丰富的内涵。国土规划数字档案馆生态系统的整体开放性就是与“智慧城市”建设全面结合，充分展现国土规划数字档案馆生态系统的开放性建设在“智慧城市”建设过程中的重要地位，全面实现档案信息与地理信息、社会信息的融合与共享。例如，与实时路况结合，实现智能交通；与遗产资源结合，实现历史遗产的保护；与旅游资源结合，推动旅游业的发展等。总之，国土规划数字档案馆生态系统与不同行业、系统或空间的结合，创建“互联网+”国土规划数字档案的空间，衍生出基于国土规划数字档案馆生态系统的新平台，从而推动“智慧城市”的发展。
