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文书档案管理范文

文书档案管理

文书档案管理范文第1篇

关键词:信息管理,疾控中心,机要文书,档案管理

0引言

疾控中心隶属社会医疗事业,是疾病预防控制、卫生检测检验、健康教育、预防医学科研、预防技术咨询与服务的中心,也是疾病控制机构的业务领导、技术考核和专业人员培训中心。如今,受工业化、城市化和全球化等多种因素影响,包括传染病、慢性病等多种疾病的防控形势越来越严峻,各类突发公共卫生事件呈现多发趋势,这都要求各级疾控中心立足自身职能职责,充分发挥积极成效,为积极维护人民身体健康做出更大贡献。机要文书作为疾控中心的重要档案,是实施疾病预防与控制的重要依据,理应给予重点关注与管理,从中挖掘出更多价值,切实维护人民群众的公共健康。

1机要文书档案管理的基本原则

机要文书属于极其重要的信息载体,根据疾控中心的工作职责和特点,疾控中心的机要文书档案一般主要包含工作秘密和国家秘密两类,所涉及的内容与信息至关重要,需要满足在一定范围内传播要求的同时,需要切实做好保密工作。因此,机要文书档案管理应区别于普通档案,增强其特殊性与规范性。在机要文书档案管理中应竭力遵循如下原则:(1)规范与保密统一,机要文书档案管理应基于制度之下,注重对各类管理要求的落实,遵循机要文书档案保密管理特点,既要符合安全和保密要求,也要发挥其实用性,做到管理的规范和保密。(2)职责与权益兼顾,机要文书档案管理中,应注重对管理职权的明确,确定管理的责任与义务,建立必要的安全追责机制,对管理纰漏严肃追责。(3)静态与动态结合,机要文书档案主要以纸质为主。但随着电子信息的进步,电子机要文书档案也越来越多,机要文档的电子化管理一变传统的档案保密形势和要求,需要在专用的机要计算机上处理[1]。因此,要特别加强对计算机的安全检查,强化机要文书档案的保密工作。

2机要文书档案管理中的问题

档案管理重视程度略显不足。通常而言,各级疾控中心都更侧重对各类疾病防控业务的关注,而在文书档案管理领域有所忽视,仅将其作为办公室管理中的一项职能,极易与普通档案管理混淆,使机要文书档案管理发展受限。另外,机要文书档案管理属于长期性、系统性和保密性工程,需要在人力、物力与财力上获得保障,在一定程度上增加了单位资金投入压力,导致机要文书档案管理需要配备的设施设备不足。加之档案管理工作人员专业性不强,使机要文书档案管理被边缘化,无法适应在工作内容与方法上的创新要求。档案管理制度建立不够完善。经过长期的发展,各级疾控中心都形成了一套行之有效的档案管理制度,但档案管理属于动态发展的过程,必须时刻加强档案管理内容与模式的革新,尤其是应突出机要文书档案的特殊性,才能够促进机要文书档案管理质量的升级。当前各疾控中心在档案管理的实际工作中,虽然大多数疾控中心都制定了档案管理相关制度,都不同程度存在着管理制度不够完善的问题。但针对机要文书档案管理的制度还不够细化,保密管理制度落实不够严格,未形成统一的标准与体系。档案管理信息化水平较滞后。近年来,随着网络信息时代的来临,档案管理信息化已经成为社会共识,信息技术在档案管理领域的融入,极大提升了档案管理的质量和效益,逐步构建了新形势下的档案管理新形态。然而,各级疾控中心在档案管理的创新发展中仍显滞后,尤其是机要文书档案管理趋于传统,缺乏与时俱进的管理手段。档案管理存在复杂泄密风险。网络信息时代背景下,虽然给档案管理工作带来极大便利,但受自身技术实力的影响,极易受到外部因素的影响,造成档案信息的泄漏。随着社会经济的发展,各疾控中心与上级单位及各相关业务单位的交流日趋频繁,为提升信息交换的便捷性,各种信息通讯平台得到广泛应用,实现着相互之间的信息互通。而为了追求信息交流的便捷性,少数单位及个人存在着利用其传递敏感信息,甚至涉及机要文书信息的现象,在信息技术快速变革的当下,极易产生机要信息的泄露,造成恶劣地影响,也增加了机要文书档案安全管理的难度。

3机要文书档案管理的优化策略

重视机要文书档案管理质量。新形势下,各级疾控中心面对全新的档案管理环境和要求,尤其是机要文书档案管理,必须具备前瞻性和科学性,切实从各个层面增强对机要文书档案管理的关注,提升疾控中心的综合化发展水平。(1)转变管理思维,从中心领导层发力,加强对机要文书的管理与监督,尤其是注重对管理质量、评价与监督的协同,适应新形势对机要文书档案管理的要求。(2)管理结构调整,改变传统单一的机要文书档案管理模式,而是应将管理要点渗透至各个部门和环节,要求中心各个业务部门加强沟通与协调,形成统一集成的机要文书档案管理体制,确保机要文书档案管理从接收、传阅、使用到归档,均能够处于闭环管理状态,切实发挥出机要文书档案管理合力。(3)增强管理质量,结合新形势下疾控中心机要文书档案管理特点,注重对管理资源的开发和利用,规范档案信息分类、组卷形式划分、编目系统调整等内容,力求实现管理方法的创新延伸。优化机要文书档案管理制度。在疾控中心的机要文书档案管理中,应适应当前日益复杂的管理特点,依赖对管理制度的完善提升其管理与应用的优势功能,为疾控中心整体档案管理质量提升奠定基础。(1)注重对管理体系的优化,疾控中心应根据自身管理特点,注重对全新管理制度的开发和完善,从规范化、科学化、系统化的角度,制定更加多元的管理体系。如建立规范化的工作流程、管理条例、人员培养、奖惩激励等完整体系,确保机要文书档案纳入保密筹划,提升机要文的档案保密和安全效能,帮助机要文书档案管理迈上正轨。再如,利用岗位职责模式实施考核,从保密思维、保密操作等纬度,借力“以人为本”的发展思维,促进机要文书档案管理持续发展。(2)注重对标准体系的优化,针对机要文书档案管理的要求,制定高度统一的机要文书档案管理管理标准,做到有法可依、保密先行。对机要文书档案管理过程采取专人操作的方式,规范机要文书档案的知晓范围,形成一套行之有效的保密管理制度,避免外部因素所带来的影响。加强现代信息技术优势开发。基于网络信息化时代背景,各级疾控中心机要文书档案管理应与时俱进,正视信息化档案管理的优势,在条件允许的基础上,注重信息化管理平台的建设,尤其是注重人力、物力与财力的多重保障,形成以电子信息库为主的档案管理信息化体系。通过信息技术潜力的开发和利用,使机要文书档案管理获得“质”和“效”的双重提升,在机要文书档案管理过程中,依赖专网专收的管理系统,形成机要文书档案专门的生成、传输、查阅和存储渠道,既控制了机要文书档案的收悉范围,又能够与信息技术时代相融合,通过便捷性与保密性的有机统一,缓解传统机要文书档案管理的压力。提升档案管理安全领域投入。疾控中心机要文书档案管理信息化,适应了时代的发展与技术的更迭,大幅优化了管理的效能与质量。然而,面对日益复杂的网络信息安全形势,如果仅局限于技术优化,而忽视对信息安全的防控,势必导致严重的信息安全问题。因此,一方面要加大投入力度,其中包括资金投入和技术投资,引进更为先进的管理技术,通过技防手段满足信息安全风险防范需要,建立专门的机要文书档案管理办公室,设置档案办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房。另一方面要重视硬件更新,加强基础安全设备,在档案信息系统中采用身份认证、访问控制、数字签名等信息安全技术,避免档案信息资源被非法访问使用或恶意篡改,保障档案信息资源安全。

4结语

疾控中心作为公共卫生服务机构,机要文书档案管理工作显得尤为关键。因此,需要不断促进档案管理工作创新,弥补以往工作中的缺陷与不足。针对机要文书档案管理工作,应审时度势、与时俱进,突显机要文书档案管理的政策性、业务性特征,深化和改进机要文书档案管理质量,提高档案管理利用水平,档案管理规范化、科学化。

参考文献

文书档案管理范文第2篇

1.秦汉简牍官文书档案的收藏机构和管理人员。秦汉时期是我国封建制度的初创期,从中央到地方政府各项管理制度不断建立和完善,简牍官文书档案管理已建立了一套从中央到地方比较完善的管理机构,配有专门的档案管理人员和档案库房,在中央设有石渠阁、兰台、东观、麒麟阁、天禄阁、仁寿阁、石室等,专门收藏官文书档案、图籍等,由令史专门负责官文书档案的保存和管理。班固《两都赋》曰“:天禄、石渠,典籍之府。”《汉宫殿疏》云“:天禄、麒麟阁,萧何造,以藏秘书贤才也。”《太平御览》曰“:未央宫有石渠阁,萧何所造,藏入关所得秦之图籍。”兰台隶属于御史府,由御史中丞负责管理,具体掌管图籍秘书,称为“兰台令史”,主要收藏和保存皇帝的诏令、各级官员的奏章和奏疏、国家颁布的重要法律文书、各类舆图、郡县的上计考核集簿档案等。东观是东汉时国都洛阳的一处收藏文书档案和秘书典籍的档案库。《后汉书•安帝纪》注引“:洛阳宫殿名‘:南宫有东观’。”《隋书》载:“四方鸿生巨儒,负褒自远而至者,不可胜算。石室,兰台,弥以充积。又于东观及仁寿阁集新书。”东观藏有皇帝的诏书制令、历朝注记、臣僚的奏疏、功臣功劳簿等重要的档案文书。石室是两汉时期用来存放功臣受封时所立丹书铁券的专用档案库房。《史记•太史公自序》记载:“‘小子不敏,请悉论先人所次旧闻,弗敢阙,’卒三岁而迁为太史令,触史记石室金匮之书。”《汉书•高帝纪》云:高祖“与功臣剖符作誓,丹书铁契,金匮石室,藏之宗庙。”秦汉地方各级政府和军事机构也有系统的专属分管简牍官文书档案工作的官员和专门收藏简牍官文书档案的库房。郡级行政单位设有主簿、主记室史和书佐等官职专门负责相关简牍官文书档案工作。《后汉书•百官志》“:皆置诸曹掾史。本注曰:诸曹略如公府曹,无东西曹。有功曹史,主选署功劳。有五官掾,署功曹及诸曹事。其监属县,有五部督邮,曹掾一人。正门有亭长一人。主记室史,主录记书,催期会。无令史。閤下及诸曹各有书佐,干主文书。”县级及县级以下的行政单位也设有专门的简牍官文书档案管理人员,如县令长的属吏中县丞、令史、主簿、户曹等。县丞有兼署文书档案的职责;令史的主要职责就是掌管收发文书档案相关事宜;主簿的主要职责是记事和管理文书;户曹负责管理本县的户口名籍档案等。《后汉书•秦彭传》“:每于农月,亲度顷亩,分别肥塉,差为三品,各立文簿,藏之乡县。”睡虎地秦简《编年记》载,墓室的主人喜,19岁被任命为“史”。史就是当时从事官文书管理的小吏。喜还先后担任过安陆御史、安陆令史与郡令史,专门负责掌管文书档案等工作。秦汉时期的军事边塞地区也设有专门的简牍官文书档案的管理机构和人员,汪桂海先生在其《汉代官文书制度》一书中就指出,侯官是汉代军事边塞文书档案管理的基层单位。“候官是最基层的正规的文书档案保存机构,烽隧和部收到候官所下的文书最后都要缴回候官立卷存档,所以在部与烽隧一级的单位里很少存留文书档案,而候官以上的官署则或为收藏大量文书档案的地方。”1976年出土的居延甲渠侯官遗址,就发掘一个文书管理室,出土相关官文书简牍九百余枚,整理出王莽天凤到建武初年的官文书档案四十多卷。

2.秦汉简牍官文书档案的分卷收藏。从大量的秦汉出土简牍的放置情况来分析,秦汉时期已经有意识的对简牍官文书档案进行分类收藏保管,官文书档案分级保存意识已经初露端倪,同一时期或同一类型的简牍官文书档案在处理完毕之后,会被分类捆扎成卷或捆简册的形式,在各个级别的衙署文书档案室进行妥善保存。如在睡虎地、张家山、尹湾、居延等地出土的大量秦汉时期的简牍中充分反映了秦汉时期简牍官文书档案的分卷收藏制度,官文书按照时间、内容、性质、范围等进行分类保存。秦汉简牍官文书档案按时间分卷收藏,简牍官文书档案多以月、季度或年份为分界线,分别称之为月簿(籍)、四时簿(籍)和年簿(籍),有时为了需要官文书还以日记载分类。其中以月簿最为常见。如居延汉简中的兵簿简牍文书载“,汉元始廿六年十一月庚申朔甲戌,甲渠鄣候获敢言之,谨移十月尽十二月完兵出入簿一编敢言之。”汪桂海先生在其《汉代官文书制度》一书中考证居延汉简中的案卷签牌的起讫时间,并把汉代官文书档案分卷归类为六种类型:某年某月尽某月、某年某月尽某年某月、某年尽某年、某年某月、某年、某年某月以来。除最后一种是进行过程中的文书以外,前五种都为完整的官文书档案体例。其实,可以看出简牍官文书档案多以月、季度或年份来分类。

二、秦汉简牍官文书档案立法

1.秦汉官文书档案的副本制度。秦汉时期为了防止官文书档案被篡改,设置了专门的文书档案副本制度,并制定定期核对的制度。官文书的正本由长官签署发出后,由书佐或史誊抄留底的官文书档案为副本。副本制度是秦汉官文书档案管理制度的重要组成部分,关于简牍官文书档案副本制度的记载有很多,如睡虎地秦简《秦律十八种•尉杂》曰“:岁雠辟律于御史。”里耶秦简“:库武敢言之,廷书曰令史操律令诣廷雠,署书到、吏起时。有追。今以庚戌遣佐处雠”《里耶秦简牍校释》解释“:雠律令,校勘律令。《慧琳音义》卷七十七‘雠校’注引《风俗通》云‘:二人对校为雠。’《正字通•言部》‘:雠,校勘书籍曰雠,比言两本相对覆如仇雠。’”

2.秦汉官文书档案的安全与保密制度。为保障文书档案的收藏安全,秦汉政府专门立法来防止火灾,严禁把火种带进收藏文书档案的府库。档案入库后,必须经过检查确认没有火源以后,才能关闭府库房门。制定了文书档案定期检查制度,派专人轮流值夜巡查。规定不能在收藏文书档案的府库周边新建官员居舍。睡虎地秦简《秦律十八种•内史杂》中就规定“:毋敢以火入臧(藏)府、书府中。吏己收臧(藏),官尚夫及吏府夜更行官。毋火,乃闭门户。令令史循其廷府节(即)新为吏舍,毋依臧(藏)府、书府。”秦汉时立法对于玩忽职守丢失官文书档案和伪造文书的官吏都予以严厉的处罚,睡虎地秦简《法律答问》规定“:亡久(记)书、符券、公玺、衡羸(累),己坐以论,后自得所亡,论当除不当?不当。“”发伪书,弗智(知),赀二甲。今咸阳发伪传,弗智(知),即复封传它县,它县亦传其县次,到关而得,今当独咸阳坐以赀,且它县当尽赀?咸阳及它县发弗智(知)者当皆赀。”秦汉时期的统治者们已经认识到官文书的运作对于保障国家政令正常传递,保护国家重大机密的重要性,为此建立了严格的官文书档案保密制度。如居延汉简中有“坐外吏窥府书,甚毋状”就是指不负责官文书档案管理工作的外任官吏不能阅览府库中的官文书,如有违反必定以重刑惩罚。

文书档案管理范文第3篇

(一)对水行政执法档案管理工作重视不够有些领导同志把执法工作的重点放在抓行政执法的过程上和抓行政执法的效果上,他们并不了解水行政执法档案管理工作的重要意义,往往忽视了水行政执法后的执法档案资料的收集、整理工作,因此对水行政执法档案管理工作投入的人力、物力、财力也就不足,从而造成水行政执法档案管理工作无法良性开展。

(二)执法人员素质有待提高根据河南省水政监察总队对河南省24个支队和154个大队的调查结果显示:水政监察大队的人员(3832人)中,中专以上学历为2017,占总人数的52.6%;大专以上学历为1497人,占总人数的39.1%;本科以上学历为318,占总人数的8.4%。从学历结构看,本科以上学历人数较少,大专以上学历的人数比例也不足50%,学历结构有待于进一步优化。有的大队虽然引进了文书档案管理专业的人员,但在案卷的整理和法律文书方面的知识还不足,需要展开专门的培训。

(三)经验交流欠缺档案利用不足要想提高水行政执法档案管理工作水平,各个水政监察大队之间就要不断地进行经验交流,只有通过经常性的经验交流才能找出本单位在水行政执法档案管理方面的差距和不足,也才能总结出本单位在水行政执法档案管理工作方面的经验。通过经验交流会促进各个水政监察大队在水行政执法档案管理工作水平的提高。另外,只有不断利用水行政执法档案,才能提高领导同志对水行政执法档案管理工作重要性的认识,从而加大对水行政执法档案管理工作的投入力度。

二、加强现代水行政执法档案管理工作的办法及措施

(一)强化责任,提高认识要加大对水行政执法档案资料管理的重视力度。各级各类水行政监察机构要把水行政执法档案资料管理和利用工作提升到重要的办事日程上来。明确各个水行政监察机构的水行政执法档案资料管理责任,经常组织检查组进行检查通报。对水行政执法档案资料管理不力、不善的要责令整改,并对整改方案进行监督和指导。

(二)严格执行水行政执法档案资料管理规定要想使水行政执法档案资料的管理更好地服务于水行政执法工作,就要严格执行档案资料管理规定。根据《关于印发水行政执法文书档案管理办法》中对水行政执法文书档案资料管理的有关规定,要对各种档案资料立卷归档进行严格的要求,认真收集、积累、整理水行政执法档案资料,然后分门别类进行归档,使所有的水行政执法资料都达到统一格式、统一标准。

(三)水行政执法档案资料整理应按章有序进行水行政执法档案资料整理与分类应按照水行政执法档案形成规律和特点,将水行政执法档案分成一定的类别和属类。保持水行政执法档案资料的有机联系,使其有系统、有条理地反映执法活动的历史面貌。划分类别和属类的标准要一致,层次要清楚,条理要明晰,不按年度分类,只按项目分类。

(四)强化水行政监察人员的业务培训水行政监察执法人员中有些人未经过专项培训,监察执法队伍中即懂专业又懂法律的人才比较缺乏,部分执法人员在执法过程中,法律知识掌握不够,业务不熟悉,造成执法水平较低。一些案例告诉我们,因对执法证据收集程序、步骤的不熟悉,造成执法过程不规范,不能把案件办成铁案。因此,必须经常开展执法人员业务培训,规范执法程序,提高水行政监察执法人员的业务素质和执法水平。

(五)应建立“案件首问负责制”和“案卷档案调用管理制度”对每一起违法案件都要明确主要经办人员,经办人员同时负责案卷、证据的整理,并负责及时将案卷移交给档案管理人员。案卷档案的调用和管理必须明确专人负责,并有专门场所保管案卷,做好调卷记录,要做到“专人、专柜、专室”。

三、结束语

文书档案管理范文第4篇

【关键词】医院文书档案管理;创新;对策研究

经调查发现,目前我国许多医院部门在档案管理工作中依然采用传统管理方法及手段,导致档案管理效果难以提升,严重者会影响医院的档案管理效果。基于此医院应对传统管理模式加以创新,提高档案管理有效性。

一、医院文书档案管理特点

(一)专业性。医院文书档案用于记录医院的各项工作,具备一定专业性,不仅如此医院文书档案还需对疾病的治疗、医院发展计划等信息真实记录,因此文书档案中记录的信息不可随意编造,同时做好保密工作,否则会充分降低文书档案内容的真实性与可靠性。

(二)综合性。医院文书档案不仅具备专业性,同时也具有综合性,这是由于医院文书档案用于记录医院的各项内容,包括医务、人事、科研、党务等工作,文书档案具有较高的规范性、指导性与业务性。为了确保文书档案的综合性,还应有效整理档案内容,确保文件的完整性与连续性。

二、医院开展文书档案管理的意义

综上笔者对医院文书档案管理特点进行了分析,医院通过文书档案管理可起到有效的辅助作用、凭证作用,详情如下。医院文书档案作为医学的原始资料,可对各种疾病有效预防,对科研工作起到良好的辅助作用,通过完整资料的提供可为疾病预防、治疗提供科学的依据,为医院决策的制定奠定基础。除辅助作用以外,医院文书档案管理还可发挥凭证作用,通过对医院各项工作的记录来解决各种问题,这些记录可对医院卫生起到良好的教育作用,具有极强的感染力与说服力。现阶段我国大部分医院未意识到档案管理工作开展的重要性,许多领导对档案工作的重视度相对较低,未及时对档案陈旧问题进行更新与修正,在这种情况下会导致档案内容相对滞后,医院部门应加以重视。

三、医院文书档案管理创新对策研究

为确保医院文书档案管理的有效创新,还应采取行之有效的管理对策,笔者将分别从:档案整理方法的创新、档案管理科学化创新、档案管理服务手段的创新三个方面进行阐述:

(一)档案整理方法的创新。在医院文书档案管理中首先应对档案整理方法有效创新,提高档案管理效率。在传统人工管理下医院档案经初步整理后依然条理不清,这不利于档案管理工作的有效实施,据此医院应对档案整理方法加以创新,将信息技术运用到档案管理工作中,使纸质档案转变为电子档案,大大提高了医院档案管理水平。随着信息技术的发展,医院档案管理工作呈现出新的发展趋势,通过信息技术的运用可充分提高档案管理效率并且做到及更新,据此医院应对档案管理系统进行建立,提高档案资源的利用率。

(二)档案管理科学化创新。在医院文书档案管理中设备的科学化是不可缺乏的,随着时代的发展医院在文书档案管理中应积极转变传统管理模式,将信息技术的应用作用充分发挥出来,为医院档案的收集、整理工作提供技术支持,确保医院档案管理工作高效化、现代化与精确化。此外医院还可利用信息技术来构建电子档案服务平台,为医学研究者提供真实可靠的资料,为我国医疗事业的发展奠定重要基础。为实现档案工作的科学化,还应对档案管理人员合理分配,将不同岗位需求考虑其中,为档案管理工作的开展提供保障。档案管理人员素质将直接影响到管理效果,医院应定期对档案管理人员加强培训,使其掌握档案收集、统计、检索方法与技巧,提高工作人员计算机应用技术,在提高档案管理效率的同时也要防止档案被破坏与丢失。

(三)档案管理服务手段的创新。为了提高文书档案管理效果还应对档案管理服务手段有效创新,在具体实施中应对医院档案网页进行建立,档案管理应将信息技术运用其中实现医院内网与外网的连接,并将相关数据进行上传,确保网上检索与查询服务的实现,与此同时医院还应对传统管理模式积极转变。为了更好地发挥信息技术作用,还应构建电子档案数据管理系统,通过这一手段可加强医院各部门间的有效联系,提高档案管理效率,实现资源信息共享,通过档案管理手段的创新为医院的发展奠定重要基础。

(四)加强领导重视并提升管理人员培训水平。领导部门应积极主动地加强对文书档案管理的宣传工作,通过多种途径和方式,宣传文书档案管理的重要性,自上而下地加强管理理念和意识。另外,医院领导应加强对文书档案管理人员的业务能力培养,提升医院各级干部和职工的文书档案管理意识。领导首先认可文书档案管理工作的重要意义,然后将精神传达至基层,才能起到上行下效的效果。同时,领导人员应适时进行法律法规等教育工作,让档案管理人员意识到工作的重要性,在应用数字化技术的过程中注意做好保密工作,加入专业的保护措施。此外,在进行档案数字化建设的过程中,应意识到使用互联网就会对档案管理工作产生相应的威胁,档案管理人员良好的职业道德,严格按照相关标准使用电脑、存储资料。结束语现阶段医院文书档案管理工作还存在诸多问题,这些问题若不及时改善便会影响档案管理效果。对于医院而言文书档案管理工作至关重要,具有长期性及复杂性,要想在短时间内提高档案管理效果并非易事,据此医院应根据档案管理现状来提出一系列有效的管理对策,将信息技术引入其中,实现档案管理服务手段及防范的有效创新,希望通过这一研究,充分加强医院文书档案整体管理水平,为医院的可持续发展提供强有力的动力。

参考文献:

[1]顾建珍.解析信息化技术在医院文书档案管理中的价值及创新应用作用[J].世界最新医学信息文摘,2017,17(70):154.

文书档案管理范文第5篇

第一条根据部《文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作,特制定本制度。

第二条归档的文件材料必须按年度立卷,本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。

第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

(二)文件材料的收集管理

第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

第六条一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时,必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

2.本公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续,档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。

第七条各部门专(兼)职文书的职责:

1.了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。

2.认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续。

3.承办人员借用文件材料时,应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用文件材料登记手续。

(三)归档范围

第八条重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

第十一条本公司的请示与上级机关的批复。

第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总结。

第十三条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十四条信访工作材料。

第壹拾伍条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第壹拾陆条本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

第十七条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第十八条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

(四)平时归卷

第十九条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料,由专(兼)职文书集中统一保管。

第二十条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用的案卷类目。案卷类目的条款必须简明确切,并编上条款号。

第二十一条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收集齐全,加以整理,送交本部门专(兼)职文书归卷。

第二十二条专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料,按照案卷类目条款,放入平时保存文件卷夹内对号入座,并在收发文登记薄上注明。

(五)立卷(案卷质量要求)

第二十三条为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部室兼职档案员配合,档案室文书档案员负责组卷、编目。

第二十四条案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

第二十五条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第二十六条在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文有密切联系,也可随同绝密文电立卷。

第二十七条不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其它文件的立卷按照有关规定执行。

第二十八条卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第二十九条卷内文件材料应按非列顺序,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。

第三十条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。

第三十一条有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明,也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。

第三十二条案卷封面,应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。

第三十三条案卷的装订和案卷各部分的排列格式:

案卷装订。装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

文书档案管理范文第6篇

电子档案的主要来源就是纸质档案,借助于传统的方法来收集、处理和鉴定文件,采用一系列的技术手段,促使库存档案的数字化得到实现,产生的电子文件符合相关要求。库存档案数字化之后,和传统的纸质文件相比,电子原件可以作为纸质元件的副本使用,因为依然可以有效的编辑和修改形成后的电子文件,同时,在网络上传和复制文档的过程中,人为因素发挥了较大的作用,那么就无法确定它的真实有效以及原始性。因此,在电子文件形成的过程中,就需要形成一份电子文件,将电子文件的静态和动态数据信息给涵盖过来,保证电子文件拥有齐全的信息,查询和辨别起来较为方便,这样才可以有效增强档案原始性,在较大程度上提升电子文件的利用程度,同时,电子文件的数据信息方面,也需要对人为干预进行减少,因此,就需要对系统自动提取产生足够的重视,档案管理人员如果发现了问题,可以向归档人发回。

二、电子档案的存储与备份

电子档案因为过分依赖计算机,那么就不够稳定,主要原因是计算机的硬件和软件产品不够稳定,随时都可能有意外情况出现,那么就需要科学存储和备份电子档案。要严格依据技术的发展要求来选择归档各种文件的存储形式,如文本文件、图像文件、音频视频文件等,可以选择不同的方式来存储电子原件,如数据库存储、光盘存储等,在选择的时候,需要充分兼顾用户的实际需要。因为计算机的稳定性无法保证,那么在档案管理中,还有十分重要的一份工作就是电子档案备份和恢复,这样才可以保证档案管理系统的安全和稳定。需要合理有效的备份网络备份、系统备份和数据库备份,同时,第三方介质也需要注意存储,比如可以将专用电脑以及专用的存储装置给应用进来,并且不接外网,这样档案管理系统的安全性和稳定性方可以得到保证,如果有意外情况出现,借助于备份信息,系统就可以得到有效恢复。

三、电子档案的检索和利用

我们需要注意的是,档案管理工作就是更好的服务于使用者,最终目的就是可以更加方便的检索和利用电子档案;在共享档案管理系统数据时,档案使用者在对需要的资料进行查找时,可以更加快捷和准确,将信息化的优势给充分体现出来。和传统的档案管理模式相比,电子档案对于档案的存在形式是一项根本性的革新,同时,对于档案的利用和查找方式也造成了很大的改变,可以更好的服务于档案利用者。同时,电子档案的维护性管理也需要引起人们的重视。在管理维护方面,主要利用用户权限来限制;维护下管理包括很多方面的内容,在数据库管理中,主要是进行一些日常的维护;查询浏览电子原件内各种动态数据信息等等。

四、结语

文书档案管理范文第7篇

(一)对高校图书馆档案管理工作缺乏全面的认识目前很多高校图书馆办公室人员并没有充分认识到档案管理工作的重要性,日常档案资料管理工作仍然处于简单的资料登记、保管方面,只有某一部分人员可以阅览,档案服务模式非常单一,并没有实现档案服务的普及,无法充分发挥高校图书馆档案管理服务价值。同时很多高校图书馆档案管理人员并没有重视日常文书处理以及统计资料的保管,认为档案管理和本部门并没有很大的关系,应属于办公室人员的工作,导致档案管理工作并没有深入、细化。

(二)图书馆档案管理操作缺乏规范性图书馆档案留档的过程中,并没有严格按照相关的档案管理制度以及存档要求进行操作,随意性较强,也没有科学、合理的对档案进行分类,导致档案归档缺乏一定的合理性。图书馆并没有制定一个统一的档案管理操作规范标准,内部各科室在归档的过程中各自为政,完全根据自己的习惯、喜好随意存放。档案也未编制目录或编号,没有制定标准化的档案外形式,装订较为麻烦,也不便于查阅。其次档案管理工作人员在存放档案的过程中,档案分散存放,并没有进行统一的管理,经常出现档案丢失现象。

(三)图书馆档案利用程度较低目前,很多高校图书馆档案管理工作主要是收集、整理各种档案资源,并进行妥善保管,并没有充分利用或者深入挖掘档案文献,导致档案资料并没有充分发挥其价值。合理利用、深入挖掘高校图书馆档案资源,有利于发现其中的问题,并提出相应的决策方案。然而目前很多高校图书馆档案管理工作中,并没有积极引进相关的现代化管理设备,与现代科学技术发展步伐明显滞后。而且目前仍然处于手工方式向现代化过渡的半封闭或封闭时期,一般人除了图书馆管理工作人员很难利用图书馆档案资源,图书馆档案利用程度较低,导致资源大量闲置、浪费。

(四)图书馆档案文献资料数字信息化程度不高目前很多图书馆仍然停留在形式单一的纸质档案文献操作和管理模式上,并没有跟上时展的脚步,实现档案文献的数字化管理,和社会现代化发展并没有保持同步。这种传统的纸质档案文献管理已经远远无法满足人们的需求,导致档案开发利用率低下,无法为读者提供更为快捷、方便、优质的档案信息服务。虽然部分高校图书馆逐步建立起数字化管理系统,具备一定的档案资料自动查询功能,但是和现代化档案信息化管理存在很大差异。

二、应建立系统、完善的图书馆档案管理机制

(一)应提高图书馆工作人员对档案管理工作的认识以及重视图书馆档案管理工作涉及的内容非常多,涉及的范围较广,不仅仅是办公室一个单一部门的工作,必须图书馆各部门、各科室人员共同参与、管理,才可以确保高校图书馆档案管理工作的顺利开展。首先最重要的一点是应该提高图书馆领导者对档案管理的认识和重视程度,馆领导定期检查,亲自过问、参与图书馆档案管理工作,加强档案管理的督促。馆领导应随时向档案管理工作者提供自身工作档案材料,同时应加大对档案文献管理方面财力、物力、人力的支持力度。同时图书馆档案办公室工作人员应提高自身的责任感,积极配合、协助馆领导以及各部门主任及时准备好做好各类档案材料,做好档案建设以及管理工作。档案管理专兼职人员应及时、全面收集各类档案材料,认真、仔细整理档案资料,做好登记,正确归档,妥善保管,并进行编号成册。其次应要求共青团、工会、党支部以及各业务部门管理干部以及相关成员都积极参与到图书馆档案建设及管理工作中,各部位通力合作,相互协调、配合才可以有效提高工作效率,提高档案管理工作的规范性、科学性。

(二)应建立健全的档案管理制度科学、统一的图书馆档案管理制度是确保图书馆档案管理工作规范性、有序性的关键,图书馆应指派专人负责档案管理工作,尽可能做到每一项档案管理工作都有理有据,有章可循,提高档案管理执行度。应建立科学的档案保密制度,要求档案管理人员应严格保密档案内记载的所有内容,不能随意将档案文献利用范围扩大。在档案文献资料借阅的过程中,必须经领导批准,仔细填写完善档案文献借阅登记薄,并且应办理相关的档案文献借阅登记手续。应进一步完善图书馆档案管理结构,行政档案管理工作不仅应重视整理、归档,同时应该将光盘、奖状、音像、奖杯、照片等实物档案以及电子档案也作为其中的重点。其次,应成为一个专门的档案鉴定小组,鉴别、筛选出相关档案的保管年限、档案等级,完成鉴定后,若有档案需要销毁,应办理档案销毁批准后及时销毁。应建立完善的档案立卷归档制度,避免遗失一些具有保存价值以及相关的文件或材料。应规范书面材料,正确排列立卷顺序,标清档案资料的目录以及页码,准确划分档案资料保管期限,使案卷装订得更加整齐、美观。

(三)应提高档案操作的规范化实现档案管理操作的标准化、规范化是进一步完善档案建设以及管理的根本途径,在日常管理过程中,应根据档案学的相关专业要求,严格规范每一个档案建设环节,提高档案管理工作的标准化以及规范化。通常而言,应该先对档案进行鉴别,然后再分类、归档档案,因此必须要制定一个统一的档案鉴定标准,将一些并没有保存价值或者重复的档案材料剔除。在进行档案装订的过程中,应注意统一档案外形,应规定一个统一的外在形式,严格按照档案专业要求,确定纸张样式、装订格式、保存体量以及装裱形式。同时应注意统一检索符号,统一名称,使科学、合理分类归档装订档案,并编制一个合理的名字,明确要求每一种档案收集的命名原则以及收集范围。

(四)应建立一个完善的档案管理体系行政综合档案以及业务档案是高校图书馆档案的两大主要档案类别,在日常档案管理过程中,应科学分类,有机结合两种档案组成一个科学、完善的图书馆档案体系。1.图书馆行政综合档案主要内容。一般情况下,图书馆行政综合档案内容非常繁杂,条目很多,分类、归档难度较大,具有很多不确定因素,而且其中有很多档案都与高校教职工的切身利益以及图书馆对外形象密切相关,因此确保这些行政档案的安全有非常重要的现实意义。具体的行政综合档案主要包含个人合同、服务合同、采购合同、工作总结、工作计划、申请报告等一些重要合同以及文书,同时也包括一些统计资料(物品领取登记、加班、考勤、津贴等)、科研学术资料(学习培训、课题结项、论著发表等)、文化活动资料(读书标兵评选、读书征文、文体活动、学术讲座等)、评优以及考核资料等。2.图书馆业务档案主要内容。图书馆业务档案是提高相关工作人员服务水平、业务工作质量以及决策科学性的重要借鉴和参考。通常,图书馆业务档案的内容主要包括:(1)用户档案,主要指用户姓名、专业、系别、特长、研究方向等,尤其是针对一些高校教授、知名专家等一些比较重要客户的档案应妥善保管;(2)文献利用档案。主要是用于反映服务效果,以及收集读者意见的一种有效管理方法,具体包含有文献复制、文献阅览、文献外借等工作中一些文献借阅规律、用户人数。通过仔细分析借阅档案,可以随时了解、掌握各种文献的利用情况以及每一个时期读者的阅读倾向,便于及时调整采编部的采访内容,使文献更加满足不同用户的实际需求,提高文献利用率;(3)文献采访档案。这类文献档案资料主要记录的是采访图书馆各类文献的名称、折扣、数量、渠道、方式、价格等相关信息,同时也会记录文献采访中标方的一些基本资料以及相应的服务效果。可以对比分析不同时期的采访档案,可以进一步优化文献采访策略,建设更好的文献资源;(4)教学科研服务档案。主要应包括实习服务、调查支持、教参提供、科研课题进展、文献需求、课题查新、项目内容、课题名称等教学服务档案以及科研服务档案。有利于扩宽高校教学科研人员的知识结构和广度,为高校教学和科研提供更优质的服务,充分体现图书馆的文化价值。

文书档案管理范文第8篇

档案数据库是各类档案信息系

统正常运行的核心部分数据库在信息资源组织、管理以及共享等方面具有明显的优势,在数据冗余度以及效率管理方面具有强大的技术力量。档案数据库是一系列信息单元的组合,例如档案实体、档案管理人员等,通过把这些信息单元相互连接,使之相互联系,进而形成一个结构完整的整体。同时,通过这些结构和联系,数据库可以充分实现档案数据的收集、编辑以及修改等,保证档案管理流程的顺利实现。

数据库在档案管理中的应用分析

(一)档案数据库的建设

数据库在档案管理中的应用要求建立档案数据库,档案数据库代表着档案信息管理服务方式的转变。因此,分析数据库在档案管理中的应用,首先要对档案数据库的建设进行分析。

首先,档案应用需求分析:档案应用需求分析旨在解决档案利用者难以从现有的系统中获得所需信息的问题,针对这一问题,需要对大量的数据进行综合处理,这就需要利用数据库技术。例如,对档案用户的分析,决策者就需要掌握用户的利用偏好,用户的年龄层次以及查阅时间等,并参考大量信息数据得出相应的结论,通过这种方式来调整档案开放的时间,从而为档案编制产品等开发决策提供必要的信息保证。

其次,档案数据的采集:数据是档案数据库的主要内容,在档案数据库的建设中,数据的采集十分重要。目前,在档案领域中普遍存在着多样化的档案信息源,例如关系数据库文件和网络数据形式等。虽然这些档案数据源在数据结构上有着不同的构造,但是也可以通过数据的采集来对其进行总汇,进而归纳到统一的档案数据库中,形成档案信息源。

另外,档案数据转换:档案数据采集之后,就需要对现有的档案数据进行转换。这种转换就需要根据信息源的质量和规范程度来进行。例如,以档案用户分析为例,有些用户的籍贯信息记录方式各不相同,有的是以中文的方式来表示,有的则是以英文的方式来表示的,有的甚至是用数字或拼音来表示的,此时,面对这些五花八门的格式数据,档案管理人员就需要对这些数据进行转换,根据用户的具体需求将其转换为相同的格式,实现档案数据库的规范化管理。

(二)档案数据库技术分析

首先,档案数据仓库分析技术。档案数据仓库是根据档案数据的特殊结构对其进行存放和管理的一种方式,在档案数据库技术中,数据库仓库服务质量的高低往往取决于联机分析处理技术和数据挖掘技术。联机分析处理技术也称之为OLAP技术,主要针对数据库特定的问题进行联机访问和分析,通过数据库进行多层次、多阶段的分析处理,从而获得更高的分析结果。该技术是一种自上而下的分析工具,通过该技术可以将数据仓库模拟为多维的数据库,并通过EXCEL等分析工具来获得有效信息。其次,数据挖掘技术。数据挖掘技术主要应用于分析档案数据仓库,通过查询获得数据,并经过人的理解或解释,使之成为有效的信息,从而建立了有效的数据库管理系统,即DBMS,改系统可以提供一种有效的查询手段,用于基本的数据库操作。数据库挖掘技术中常用的是聚类分析技术,是一种针对共同趋势和模式的数据进行分组的方法,以相似性最大和类间相似性最小的原则对数据集合进行分组,进而划分不同的用户群体。

(三)数据库在档案管理中的应用建议

首先,确保档案的保密性和安全性。档案信息的安全性和保密性是至今令人十分关注的一大问题。数据库技术在档案管理中的应用代表者计算机网络进行档案管理事业中,因此,网络安全也将直接关乎到档案信息的安全。介于此,对于计算机网络在档案管理中存在的技术弱点,就需要通过技术的改进来解决。例如,加强对防火墙、密码技术以及网管和电子水印等技术的应用和管理,通过先进的科学技术来弥补数据库技术的弱点和不足,实现现代化档案管理。

其次,加强网络监管,做好数据库的备份工作。一方面,重视网络监管,采用多种网络安全策略,对网络的安全访问进行有效管理和控制,这样才能真正起到网络安全保护的作用,维护网络资源,防止非法使用和访问。另一方面,及时做好数据库的备份,防止数据库的丢失和破坏,避免给档案管理造成不必要的损失。

同时,坚持数据库的科学开发。传统的档案管理内容单一、更新速度慢,现代化的档案管理复杂性和变动性较大,因此,在对数据库进行开发时,必须坚持科学开发,正确使用新的档案管理软件,合理采用一种或多种数据库转换方式,实现数据在不同软件之间的信息共享。

除此之外,还要及时考虑到数据库信息量的增加速度,考虑数据库技术的发展趋势,以便及时对数据库进行升级或更新换代,提高档案管理的有效性。