文书档案论文范文

文书档案论文范文第1篇

1.秦汉简牍官文书档案的收藏机构和管理人员。秦汉时期是我国封建制度的初创期，从中央到地方政府各项管理制度不断建立和完善，简牍官文书档案管理已建立了一套从中央到地方比较完善的管理机构，配有专门的档案管理人员和档案库房,在中央设有石渠阁、兰台、东观、麒麟阁、天禄阁、仁寿阁、石室等，专门收藏官文书档案、图籍等，由令史专门负责官文书档案的保存和管理。班固《两都赋》曰“：天禄、石渠，典籍之府。”《汉宫殿疏》云“：天禄、麒麟阁，萧何造，以藏秘书贤才也。”《太平御览》曰“：未央宫有石渠阁，萧何所造，藏入关所得秦之图籍。”兰台隶属于御史府，由御史中丞负责管理，具体掌管图籍秘书，称为“兰台令史”，主要收藏和保存皇帝的诏令、各级官员的奏章和奏疏、国家颁布的重要法律文书、各类舆图、郡县的上计考核集簿档案等。东观是东汉时国都洛阳的一处收藏文书档案和秘书典籍的档案库。《后汉书•安帝纪》注引“:洛阳宫殿名‘:南宫有东观’。”《隋书》载：“四方鸿生巨儒，负褒自远而至者，不可胜算。石室，兰台，弥以充积。又于东观及仁寿阁集新书。”东观藏有皇帝的诏书制令、历朝注记、臣僚的奏疏、功臣功劳簿等重要的档案文书。石室是两汉时期用来存放功臣受封时所立丹书铁券的专用档案库房。《史记•太史公自序》记载：“‘小子不敏，请悉论先人所次旧闻，弗敢阙，’卒三岁而迁为太史令，触史记石室金匮之书。”《汉书•高帝纪》云：高祖“与功臣剖符作誓，丹书铁契，金匮石室，藏之宗庙。”秦汉地方各级政府和军事机构也有系统的专属分管简牍官文书档案工作的官员和专门收藏简牍官文书档案的库房。郡级行政单位设有主簿、主记室史和书佐等官职专门负责相关简牍官文书档案工作。《后汉书•百官志》“：皆置诸曹掾史。本注曰：诸曹略如公府曹，无东西曹。有功曹史，主选署功劳。有五官掾，署功曹及诸曹事。其监属县，有五部督邮，曹掾一人。正门有亭长一人。主记室史，主录记书，催期会。无令史。閤下及诸曹各有书佐，干主文书。”县级及县级以下的行政单位也设有专门的简牍官文书档案管理人员，如县令长的属吏中县丞、令史、主簿、户曹等。县丞有兼署文书档案的职责；令史的主要职责就是掌管收发文书档案相关事宜；主簿的主要职责是记事和管理文书；户曹负责管理本县的户口名籍档案等。《后汉书•秦彭传》“：每于农月，亲度顷亩，分别肥塉，差为三品，各立文簿，藏之乡县。”睡虎地秦简《编年记》载，墓室的主人喜，19岁被任命为“史”。史就是当时从事官文书管理的小吏。喜还先后担任过安陆御史、安陆令史与郡令史，专门负责掌管文书档案等工作。秦汉时期的军事边塞地区也设有专门的简牍官文书档案的管理机构和人员，汪桂海先生在其《汉代官文书制度》一书中就指出，侯官是汉代军事边塞文书档案管理的基层单位。“候官是最基层的正规的文书档案保存机构，烽隧和部收到候官所下的文书最后都要缴回候官立卷存档，所以在部与烽隧一级的单位里很少存留文书档案，而候官以上的官署则或为收藏大量文书档案的地方。”1976年出土的居延甲渠侯官遗址，就发掘一个文书管理室，出土相关官文书简牍九百余枚，整理出王莽天凤到建武初年的官文书档案四十多卷。

2.秦汉简牍官文书档案的分卷收藏。从大量的秦汉出土简牍的放置情况来分析，秦汉时期已经有意识的对简牍官文书档案进行分类收藏保管，官文书档案分级保存意识已经初露端倪，同一时期或同一类型的简牍官文书档案在处理完毕之后，会被分类捆扎成卷或捆简册的形式，在各个级别的衙署文书档案室进行妥善保存。如在睡虎地、张家山、尹湾、居延等地出土的大量秦汉时期的简牍中充分反映了秦汉时期简牍官文书档案的分卷收藏制度，官文书按照时间、内容、性质、范围等进行分类保存。秦汉简牍官文书档案按时间分卷收藏，简牍官文书档案多以月、季度或年份为分界线，分别称之为月簿（籍）、四时簿（籍）和年簿（籍），有时为了需要官文书还以日记载分类。其中以月簿最为常见。如居延汉简中的兵簿简牍文书载“，汉元始廿六年十一月庚申朔甲戌，甲渠鄣候获敢言之，谨移十月尽十二月完兵出入簿一编敢言之。”汪桂海先生在其《汉代官文书制度》一书中考证居延汉简中的案卷签牌的起讫时间，并把汉代官文书档案分卷归类为六种类型：某年某月尽某月、某年某月尽某年某月、某年尽某年、某年某月、某年、某年某月以来。除最后一种是进行过程中的文书以外，前五种都为完整的官文书档案体例。其实，可以看出简牍官文书档案多以月、季度或年份来分类。

二、秦汉简牍官文书档案立法

1.秦汉官文书档案的副本制度。秦汉时期为了防止官文书档案被篡改，设置了专门的文书档案副本制度，并制定定期核对的制度。官文书的正本由长官签署发出后，由书佐或史誊抄留底的官文书档案为副本。副本制度是秦汉官文书档案管理制度的重要组成部分，关于简牍官文书档案副本制度的记载有很多，如睡虎地秦简《秦律十八种•尉杂》曰“：岁雠辟律于御史。”里耶秦简“：库武敢言之，廷书曰令史操律令诣廷雠，署书到、吏起时。有追。今以庚戌遣佐处雠”《里耶秦简牍校释》解释“：雠律令，校勘律令。《慧琳音义》卷七十七‘雠校’注引《风俗通》云‘：二人对校为雠。’《正字通•言部》‘：雠，校勘书籍曰雠，比言两本相对覆如仇雠。’”

2.秦汉官文书档案的安全与保密制度。为保障文书档案的收藏安全，秦汉政府专门立法来防止火灾，严禁把火种带进收藏文书档案的府库。档案入库后，必须经过检查确认没有火源以后，才能关闭府库房门。制定了文书档案定期检查制度，派专人轮流值夜巡查。规定不能在收藏文书档案的府库周边新建官员居舍。睡虎地秦简《秦律十八种•内史杂》中就规定“:毋敢以火入臧（藏）府、书府中。吏己收臧（藏），官尚夫及吏府夜更行官。毋火，乃闭门户。令令史循其廷府节（即）新为吏舍，毋依臧（藏）府、书府。”秦汉时立法对于丢失官文书档案和伪造文书的官吏都予以严厉的处罚，睡虎地秦简《法律答问》规定“:亡久(记)书、符券、公玺、衡羸（累），己坐以论，后自得所亡，论当除不当?不当。“”发伪书，弗智（知），赀二甲。今咸阳发伪传，弗智（知），即复封传它县，它县亦传其县次，到关而得，今当独咸阳坐以赀，且它县当尽赀？咸阳及它县发弗智（知）者当皆赀。”秦汉时期的统治者们已经认识到官文书的运作对于保障国家政令正常传递，保护国家重大机密的重要性，为此建立了严格的官文书档案保密制度。如居延汉简中有“坐外吏窥府书，甚毋状”就是指不负责官文书档案管理工作的外任官吏不能阅览府库中的官文书，如有违反必定以重刑惩罚。

文书档案论文范文第2篇

文书档案工作又有高度的政治性，又是一项由许多具体环节组成的事务性的工作。文档、档案工作的性质决定了从事这项工作的人，要有强烈的事业心和崇高的责任感。首先，要理解文书、档案工作的重要性，热爱自己所从事的文书、档案工作。其次，对文书、档案工作在机关工作中的地位和作用要有正确的认识，这样才能勤勤恳恳、默默无闻地做无名英雄。文书、档案工作是一项服务性的工作，是为领导机关和领导同志服务，为基层服务的。这种服务体现在每一件公文的办理中，具体说，党政机关为了贯彻党和国家的力针、政策，将要制定、和利用一些公文，而从公文的起草到印刷、发送出机关，都离不开文书、档案工作。上级机关下达的指示、命令，下级反映情况、汇报工作的公文，也都要经文书、档案工作人员的手来具体办理。可以说，党和国家的各顶事业的成就，中间都包含着文书档案工作人员的一份辛勤劳动。文书档案工作人员应当感到光荣和自豪，并以高度的事业心和责任感做好文书、档案工作。

二、遵守纪律，严守秘密

文书档案工作人员处理、管理的公文，许多是涉及党和国家以及单位政治、经济、军事、科学文化等重要秘密，或重大的机密科研成果。如果我们不严加防范，失去警惕，就有可能使党和国家在政治上、经济上遭到不可弥补的重大损失。文书档案工作人员接触和掌握了大量重要的核心机密，因此，文书档案工作人员不仅要严格遵守保密纪律，而且应该具有高度自觉的保密观念和良好的保密习惯;不该说的，绝对不说，守口如瓶，不该看的，绝对不看;不该记录的，绝对不记录。不在私人通信上或公共场所、家属子女面前谈论机密信息，与亲戚朋友的交往要适度，要谈吐有止;遵宁纪律，同时也要严格按照工作的职责行事，不以工作之便谋取私利。文书档案工作人员是机关中经常在领导同志身边工作的人员，同领导同志接触机会比较多，了解的机密也比较多，因此，他们在为机关、为领导同志服务的同时，又有假借领导同志名义谋取私利的机会和可能，也有失密、泄密的可能。因此文书档案工作人员应严格遵守纪律，清正廉洁，严守党和国家的机密，以自己的言行确保一切秘密的安全。文书档案工作人员应当严格遵守党和国家制定的一系列有关保密工作的方针、原则和条例，确保国家秘密。

三、精明干练、主动负责

文书档案工作是一项服务性的工作，要严格按照领导机关和领导同志的意图办事，同时还要处理许多事务性的工作。因此，文书档案工作人员应当头脑灵活，思路敏捷，办事利落、迅速而有条理，大事小事，案前百事，能分清轻重缓急，大事不误，小事不漏。文书档案工作的服务性和事务性，决定了文书、档案工作人员要有勤奋工作，主动负责的工作态度。文书档案工作人员应当腿勤、手勤、脑勤。在一些规模较小的单位，文书档案工作人员同时兼任秘书工作，工作任务里，因此更需要勤奋并且要有积极主动的负责精神。

四、埋头苦干、严谨精细

埋头苦干和严谨精细，是文书、档案工作人员应有的工作态度和工作精神，也是职业的行为准则。文书档案工作是属于事务性、服务性的工作，这些工作往往都很具体、繁杂，每一桩，每一件，不干不行，干好义不容辞，要做好这一工作，就必须具有兢兢业业、勤勤恳恳、积极奉献的精神。文书、档案工作又是十分细致的工作，有许多相当细小、零碎的环节，稍一马虎，就会出现这样或那样的纰漏和差错，只有具备严谨精细的工作精神，才能做到周到、圆满。

五、谦虚谨慎

文书档案论文范文第3篇

1、爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。

2、加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。

二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路

随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。

1、掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。

2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。三、加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质

文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。

1、进一步提高文档管理人员对文档工作的认识。增强管理意识。文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务；二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。

文书档案论文范文第4篇

公元前六世纪的代书人制度是公证制度的起源，历经宗教公证的完善，发展到现在的国家公证人的现代公证制度。由于其在社会经济活动中无可取代的地位，而愈来愈受到人们的重视。公证文书作为公证制度的最终成果体现，具有无可置疑的证据力和执行力，在现代各国都将其作为国家档案的重要组成部分。因此，对公正文书的鉴定工作是至关重要的。公证档案是公证人员和当事人在具体时间、具体地点、具体行为记录，也就是说当事人当时的一举一动、一言一行都是由公证人员以文字形式记载下来，并确定其真实合法性。文件档案鉴定是评价主体以一定的评价尺度或标准来衡量被鉴定的文件档案这一客体价值的活动过程。在档案鉴定过程中，由于文件档案自身价值存在多样性、相对性和潜在性等特点，再加上参与评价的主体在学识水平、分析问题能力等方面的差异，就会出现对同一鉴定客体得出不同鉴定结果或意见的情况。面对此种情况，为了最大限度地实现鉴定工作的科学性及鉴定结果的准确性，必须确立明确的档案鉴定标准依据，特设鉴定机构、统一鉴定程序、科学化管理方式，保证档案鉴定工作的有序进行。

二、公正文书档案的重要性

公证处存档的公证档案，有重要的利用价值，在一定程度上相当于机密档案，在人们的社会生活中起着重要作用。一方面，在市场经济活动中，大部分文件档案的履行都要持续一段时间，有些可长达几十年，在这期间，人们受客观外界的影响，以及形势的变化，可能在主观上会出现某些偏差，不履行或不能履行自己的义务。公证文书档案就像一个非常有威信的监督者，默默地约束着当事人要对自己的言行负责。另一方面，在市场经济活动中，调解和诉讼通常是解决矛盾和纠纷的办法。因为档案客观记录了以往发生的事情，当时的状态、当时人的真实意思表示，可以澄清有关事实，所以公证书连同公证档案的作用非同一般。在大量调解和诉讼实践中，司法机关和各级行政主管部门对公证档案一般都给予采纳。

三、现行公证文书档案鉴定工作中存在的问题

1.鉴定理论问题

我国的档案鉴定理论是结合我国档案工作实践，学习原苏联档案学理论的基础上，吸收民国时期档案学有关档案鉴定理论上形成的。建国以来长期形成并得以贯彻的具有我国特色的档案鉴定理论，虽在实践中证明了其价值，但同时也证明了这些理论自身存在着的不足之处:造成“档案价值”概念的模糊，鉴定理论的框架构建不完善；对应用技术研究的不足，造成具体操作中的技术、标准、鉴定质量的检查与控制的方法空白或残缺，忽略了档案价值中实际存在着的数量关系，缺乏足够的定量分析的成分，显然存在着具体操作上的困难。由于鉴定理论的缺陷使鉴定质量无法得到保证。

2.待鉴定的文书档案数量繁多

2.1进馆问题

档案界一直把馆藏量为档案馆的重点，衡量档案馆的规模以及达标升级评定中，馆藏量均为主要硬件之一，使丰富馆藏成为各档案馆追求的主要目标。在增加馆藏的片面指标下，一些不具有进馆价值的档案也随之入馆，造成进馆档案质量不高。由于上述原因，档案馆需要鉴定的已不仅仅是有鉴定价值的到期档案，还有相当一部分冠以长期、永久之名，却无实际保存价值的档案。

2.2认识问题

另一方面，档案馆没有做到有计划、周期性地开展鉴定工作，导致需要鉴定的档案日益增多。由于鉴定工作费时费力且见成效，档案馆未将鉴定工作放到应有位置，致使鉴定负担越来越重。

2.3鉴定程序问题

鉴定程序问题主要体现在两个方面。第一，鉴定程序复杂。目前，档案采取的是案卷装订法。在具体鉴定过程中，若发现卷中若有不符合保管期限的文件，就必须按照处理手进行处理。首先进行拆卷，将不需继续留存的文件剔出，并在卷内文件目录上注明。然后调整档号，保管期限的调整、案卷的变化，需要重新编排档号才能保证管理和利用。最后调整检索工具，案卷目录、全引目录、专题目录等检索工具都需作相应调整、更改。这一系列复杂繁琐的操作工作，令许多鉴定工作人员望而却步。

2.4鉴定标准问题

我国现行的文书档案的鉴定标准依据的是1987年颁布的《文书档案保管期限表》，此保管期限表虽然在多年的文书档案的接收、立卷、鉴定工作中起到了重要作用，但实践证明，文书档案内容庞杂，涉及面广，在鉴定时困难较大，不便于鉴定人员操作，影响了鉴定工作的开展。其次，文书档案的珍贵程度鉴定不准。对于同一份文书档案材料，不同的档案管理机构的鉴定期限有一定的差异，有的作为永久收藏，而有的可能作长期甚至短期保存，而一份真正的、有价值的文件材料应该从历史的角度、从社会的角度综合评定它的价值，这样才有利于珍贵档案的保存，才能体现档案管理机构的作用和地位。

2.5归档文书档案的问题

首先，文书档案是工作活动的原始记录，但不一定是真实的记录。这在不同时期和不同工作领域都不同程度地存在，档案工作者不可能、也不允许改正档案材料原始内容，但有责任也有义务对其进行鉴别、评价，以指导利用者。其次，不少单位除综合部门形成的红头文件外，对于其他部门的文档往往长时间没有文件归档。个别文件材料还不完整，编号文件本身连接不上，缺附件、少底稿等现象普遍存在。这样，在不同程度上造成了归档文件材料不完整。

2.6管理方式问题

装订式案卷是目前档案保存的一种基本形式。这种形式影响鉴定工作的顺利开展，现在对档案鉴定后，如发现失去保存价值需剔除的档案，即使仅有一份，也要全卷拆开，页号重编、目录索引重新搞，一系列的连锁反应，工作量十分大。因此，很多情况下，明明知道有些案卷的档案已失去保存价值，但考虑到牵一发而动全身，即停止剔除工作因而滞后了鉴定工作的经常开展。

2.7期限问题

长期以来，档案部门一直承袭这样的理论与办法，即上级机关下发的文件除对本机关颁发和形成的外，其保管期限为长期或短期，并认为“这样会减少重复档案的数量”，但在实际操作过程中上，并没有达到减少库存的目的效果。目前档案室、馆中文书档案中长期卷的比例十分大，有的同一份文件可能会在同一档案馆的多个卷中找到，同一馆内重复性就这样大，加之上一级的档案馆也要长期或永久保存这部分档案，因此，这也是造成重复性归档的现象的重要原因。

3.提高公正文书档案鉴定工作质量的策略

3.1完善鉴定理论

我国现行的鉴定理论侧重于对鉴定的原则、保管期限、一般分析方法和保管期限表以及鉴定工作组织的研究，而对档案鉴定中的基本理论研究和应用技术研究等方面做的不够深刻，缺乏足够的实用性，可操作性不强，在实际工作中就显得空泛。因此，要完善档案鉴定理论，使其更具有实践操作性，逐步实现鉴定标准的多元化，更有效地指导实践。借鉴西方相对成熟的鉴定理论体系时，要加以正确的吸收与借鉴，同时要结合我国档案工作实际情况加以发展、完善，形成具有针对性的档案鉴定理论，以引导鉴定实践前行。

3.2设立专门鉴定机构

为了确保鉴定工作顺利进行，在档案馆内应健全必要的组织机构，专人负责鉴定工作，建立必要的监督机制，严格鉴定销毁制度。对馆藏到期档案进行统计，对馆(室)藏的文书档案的珍贵程度、文书档案的质量评价和保管期限的鉴定工作，主要是制定鉴定计划，对虽未到期但实践证明已无利用价值的档案进行分析、甄别，提出鉴定意见，确保鉴定工作有条不紊地进行。为当事人保密是公证处的义务和职责，为确保这项职责的正确遵守，公证机构应设专人保管公证档案材料，防止遗失或泄密。

3.3细化文书档案保管期限表

各级档案室可以依据国家关于档案保管期限的规定，并结合本机关的实际情况及档案特色细化保管期限表条款，制定出条款清晰、内容丰富精练、层次分明、明确具体、可操作性强，即符合全面、系统、准确要求的文书档案保管期限表。也可以在条款附上详细说明或举例，使条款规定更加明确具体、便于操作。特别注意的是，档案室细化的文书档案保管期限表，需经本机关领导人审查批准后，要以书面形式上报档案行政管理机关或档案价值鉴定工作组织机构，经过审查批准后才可实施。

3.4规范鉴定程序

3.4.1重视进馆质量

加强在档案进馆之前的鉴定工作。在立卷、确定保管期限时的筛选、鉴定，档案指导部门定期对案卷质量检查时涉及到的鉴定，档案馆接收之前对案卷进行的检查这三个环节上加强鉴定力度，确保案卷质量的关键，为保证档案进馆质量。

3.4.2完善鉴定程序

改变档案鉴定工作的一次鉴定制，规范为二次复核制、三次确定制。第一，由文书处理部门在鉴定当中,按照国家档案局颁发的机关文件材料归档和不归档的范围等规定划分，剔除无保存价值的文件，划分档案的保管期限后将应归档文件移交档案室。第二，由档案室鉴定人员复核归档档案保管期限划分的准确性,对移交进室的档案进行再鉴定,以提高鉴定的准确性。三是在档案局确定进馆单位的前提下,由档案局专门鉴定人员指导、监督、协助机关档案室人员对应移交进馆的到期档案、销毁档案等做最后的价值审查及保管期限确定。此外，对按手续办理准备销毁的文件要坚决销毁，使其尽量减少差错,以保证档案馆藏的质量。

3.5加强信息技术在文书档案鉴定工作中的运用

3.5.1数据库技术在文书档案信息化管理中的应用

首先我们要建立档案数据库，将所有库藏的档案资源按照一定的著录格式与标准进行计算机存储。具体来说，文书档案数据库一般具备档案数据的录入、修改、查询、删除、统计显示和输出等功能。用户界面要简洁直观，档案材料的所有著录项都能在屏上显示，并且著录项中的内容和排列顺序与纸质档案排列一致，符合录入人员的习惯，便于校对鉴定。数据库应当具有较强的自动纠错功能，有效地避免数据录入及人工校改中出现的差错，确保档案数据存储的质量，力求准确、规范。

文书档案论文范文第5篇

【关键词】案卷；文书；作用

根据对以往文书档案管理的分析可知，案卷在管理中发挥了十分重要的作用。在现今社会，经济科技技术的不断更新，计算机网络技术的出现极大的丰富了文书档案管理的程序，为文书档案管理提供了方便，但是案卷在现代社会仍有其自身的价值。

1.计算机的广泛应用赋予了案卷新的使命

案卷是保持文件之间历史联系的重要手段。案卷能够准确的再现历史，能够把各个文件之间的联系串联起来。通过案卷的串联在加上某些文件固有的联系，可以更明确、更清晰的记录和再现历史。但相对于一些机关行政的文件，这种情况刚好相反。文件之间的联系是通过日常工作不断的积累产生的，相对关联性不大，且文件本身易损害，复原相对困难。机关的相关文件本身并不能直接的反映历史联系和信息。所以，案卷作为对文件的整合手段在现在来说才更具价值。

1.1保持电子文件之间的历史联系

依托电子政务系统，要做好电子文档的归档、管理工作。电子文档与纸质档案有着明显的区别。它们在对文档归档的方法上都各有优点。建立电子案卷是一种适应社会时代的手段，利用现今的计算机数据库技术，通过读取物理标识，建立一个电子文件信息的逻辑性整体——电子案卷，只要保持物理标识的独立性，他们之间的关系就会维持稳定性。所以案卷能够确保电子文件之间稳定持久的联系。

1.2进行同一记录两种版本的统一管理

电子文件可以通过进行电子签名来完善其档案价值。但是纸质的文件相对来说更具法律效益和权威性，这是电子文件所不能给予的。同时，纸质档案也要通过建立数字副本来保持文件的长久性和可再生性。电子案卷能够为两者的持续联系提供保障。当电子文件不能使用时，电子案卷可以帮助使用者浏览目录和相关文件；当可以使用电子文件时，电子案卷中的目录内容就可以通过计算机进行登记和处理。通过这样的方式，达到电子版与纸质版的有效结合，为文件的使用者提供方便。

1.3实现多媒体信息统一管理与载体分类管理的结合

伴随着现代科技的飞速发展，一些机关文书的档案开始采用照片、录音、录像等多种形式。虽然它们内在功能和规律各有不同，但是它们同样构成历史内在联系。所以我们要通过对记录方式和载体的整顿，优化文档管理，达到案卷和电子文件的有机结合。我们可以先将具有历史联系的文件通过立卷形式，进行有序的分类归档。案卷是历史和文件联系的桥梁，可以把二者统一结合起来，还可以借助科技手段，让电子案卷通过多媒体的形式再现历史事实。

2.案卷是开发利用档案信息资源的重要基础

文书档案是一种重要而特殊的信息资源。经过档案人员长期不懈的努力，已经将其建设成为一个可被持续开发利用的档案信息体系，即以全宗为单位的档案信息分类检索体系。档案实体分类体系是建立档案信息体系的基础。案卷作为全宗内档案实体分类的结果和类目单元，不仅保持所属文件之间的历史联系，揭示类目的主题和特征，而且明确划分彼此，区分文件归属，反映分类体系的结构和自身的位置；因此是构筑分类体系和信息体系重要的结构要素，也是开发利用信息资源的重要基础。

2.1保护电子文件的利用价值

档案是一种独特的信息资源，它能够再现历史的真实性，它的作用是不可替代的。一份档案的价值只有在整体中才能发挥价值。通过对这些有这历史联系的文件进行整合才能还原历史的真实性。正确的归档电子文件，需要严格的管理和科学的技术。它们决定着电子档案存活的持续性和真实性。加强档案的科学化管理，做好就电子文件的归档保管工作，是历史得以进步的必要条件，是信息资源建设的重要保障。

2.2电子文件开辟了一条档案信息利用的新途径

档案信息库建设就是对现有档案信息资源进行整合，是档案信息化基础和核心。档案信息体系是有层次的。层次高，则信息量小；层次低，则信息量大。案卷作为一个中间层次，具有信息量和详略度适中、内容概括性与问题、事件专指性统一的优势，是获得所需信息、解决内容庞杂与需求专一之间矛盾的重要途径。

3.改革立卷方法，适应文书档案管理信息化发展的需要

档案管理者应该加强文书档案的管理工作，通过利用现今的网络技术，实现档案管理的现代化。案卷的作用虽然很重要，但是对于案卷的改革，必须遵循时代的要求。立卷是文书档案管理的基础，对档案管理各项工作的开展都有着重大的意义。档案管理者应该通过对不同文件的分析和管理，制定出行之有效就的管理办法，运用科学化的手段和管理模式，提高档案工作的工作效率。

3.1要明确案卷概念和明确组卷规则

过去，案卷有文件“组合体”和“保管单位”的双重属性，但在多媒体时代是行不通的。一张光盘可以存贮数百乃至上千个电子案卷，一个案卷的多媒体文件则可能存在于不同的保管单位之中。因此，要肯定电子案卷特殊的存在形式。案卷是全宗内档案分类的产物，但过去组卷要兼顾文件的联系和案卷的厚度；因此，应该建立更加科学、严谨、详尽的全宗档案分类方案，直接作为组卷的基础和依据。目前，职能管理在机关工作中的地位和作用日益凸显。档案作为历史的真实记录，应该反映这种情况。同时，文书立卷也是机关工作的组成部分，应该与之融为一体。

3.2运用先进科学技术，应用计算机辅助立卷

无沦是电子文件归档，还是完成纸质文件的立卷工作，都需要一个好的文、档一体化的文书档案管理系统。一方面，电子案卷的建立是人工不可能实现的；另一方面，要利用计算机替代手工操作，提高立卷工作的质量和效率。例如，利用文书登记的目录组卷并进行电子文件的自动归档，提供可选择的全宗名称、年度、机构、职能和保管期限表等着录项数据，复制生成可修改的案卷题名，进行案卷和卷内文件以及特殊载体档案的排序并生成档号，进行各种立卷统计，打印各种目录、封皮、统计表和交接文据等。可见档案信息化服务与文书档案管理水平将随着信息化时代的快速发展而不断提高。

4.结论

综上所述，通过对案卷在文书档案中的作用的详细论述，我们可以了解到案卷与电子文件是对立统一的，要把两者结合起来才能完成对历史的再现，要把两者各有的作用分开来看，才能保证机关企业的良好运作。随着社会的进步，时代的发展，我们应不断的完善文档管理的程序，克服其局限性，让文档管理为社会做出更大的贡献。

【参考文献】

[1]赵铁良，刘胜利.浅谈案卷在数字和网络世界中的作用[J].黑龙江史志，2009（07）.

文书档案论文范文第6篇

「摘要以图书馆地方文献与档案化因素(1)存有关联为念，论述了图书馆地方文献与档案献之间的共同特征，指出地方性档案就是一种特定形态的地方文献，地方文献与地方档案工作之间并无“鸿沟”。 「中图分类号]G256 「文献标识码A [文章编号]1005一8214(2004)01一0077一03 笔者以为，从历史环境与历史文化资源意义上考察，图书馆馆藏结构中的地方文献，在文献形态上与特定地方空间形成的档案虽不等同，但确有诸多类似。探究地方文献与地方档案的概念关系，有益于文献情报与档案工作的功能互补，从而有利于增强图书馆地方文献工作自身的社会服务功能。 l地方文献与档案文献的共同特征 图书馆的地方文献在区域性上有狭义与广义之分。狭义的地方文献，是指仅在内容特征上反映地方区域性的文献;广义的地方文献，是指除了在内容特征上，还在其他非内容的“本地”形式特征上反映地方区域性的文献，如本地(含籍贯)组织或个人撰写的文献，反映本地人物(包括原籍在本地的，或原籍虽不在本地但曾在本地任职、居住，并有影响的所谓“寓贤，”)或组织情况的文献，本地采用出版等形式形成的文献等。 无论是采用广义还是狭义的提法，地方文献最为本质的属性有二:一是对内容或形式特征反映上的地方区域性;二是在查考重复使用上的资料性。由于时代的进步，以地域特征为反映对象的地方文献除了传统的形式外，其记录知识的符号、手段及其载体形式已是多元化。此外，地方文献作为特定的文献类型，反映了特定地域阶段性发展的历史轨迹，因而作为一个体系的地方文献，还具有历史的累积性。 故而，笔者以为，地方文献可定义为:“是一种以内容或形式上的地方区域特征作为反映对象的、在查考与重复使用上具有资料价值的、在记录方式及载体的表现上文献形式较为多元的、在特定地域阶段性发展的反映上存有历史累积性的文献。” 按《档案分类标引规则》(GB/T15418一94)的定义，档案是“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。 其定义的基本含义有四:(l)档案是政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动的主体在特定社会活动中直接形成的，因而是原始的历史记录;(2)并非所有的活动记录都能成为档案，它必须是具有查考与利用价值的;(3)上述活动主体既有现在的，又有过去的，因而档案作为体系具有历史的累积性;(4)在记录方式及载体上，档案的形式又是多元的。 至于“地方档案”，将其形成一个特定概念反倒不妥，因为档案总是在特定的地方空间形成的，地方档案机构的馆藏在整体上总是一种对该区域自然与社会领域基本信息的原始反映。以笔者所见，档案也是“一种具有多种记录方式及载体的、在地方区域性特征上又是具有历史累积性与查考利用价值的特定社会活动的历史记录”。 地方文献与档案均为知识载体，都是人们在社会活动中形成的，它们之间的差异主要有二:一是地方文献并非都是特定主体在社会活动中直接形成的原始历史记录，地方文献所反映的内容，对其作者来说，更多地表现为间接经验，经过选择与加工，主要用于社会交流之目的;二是地方文献往往不全是原稿、原本、或“孤本”，其依据和凭证作用一般要逊于地方档案。 但从另一个角度来说，二者之间的差异又是相对的，因为原始记录性虽然是档案最重要的属性，充当依据与凭证虽然是档案的重要作用，却不是所有档案文献共同具有的、足以与其他非档案文献相区别的唯一标志。 但在一定空间范围的自然环境、人文地理、历史发展、人物、工业、农业、城乡建设、经济管理、政治、法律、社会、文化、教育和艺术等地方基础信息的反映上，地方文献 与档案各自都能形成相对独立的文献信息体系，它们在经济与社会特征、人文和文化传统的反映上都具有地方性区域性这个共同的基本特征。同时在区域性的自然地理、生产与经济、历史与政治、文化与艺术等内容的查考上，地方文献与档案在文献利用上又都具有重复使用的价值，因而“备以查考”又成了它们共同的文献基本特征。 2地方性档案是一种特定形态的地方文献 如前所述，档案就其形成主体社会组织与个人的活动范畴而言，总是和一定的地方空间密切相关的。由此，如果不拘泥于特定的概念因素，某一地区的档案在很大程度上就是这一地区的地方文献。而图书馆的地方文献就包含了那些直接反映特定主

文书档案论文范文第7篇

关键词：文书档案;管理;措施

近年来，随着我国社会经济的不断发展，各行各业的管理体系也在逐渐完善，而与此同时，企业对文书档案的管理也逐渐重视起来。文书档案对企业的发展历程、管理水平的发展起到着重要的依据，有着很高的保存参考价值。如何做好文书档案的管理工作，也成为摆在企业面前的一个重要问题。下面文中从文书档案的收集、整理入手，就提升文书档案管理水平的措施进行了分析论述。

一、文书档案管理工作的重要性分析

文书档案管理对于企业的发展有着非常重要的意义，主要体现在以下两个方面：第一，对于企业文书档案来说，它有着很强的凭证作用。当企业在发展过程中，需要查阅相关的以往的历史记录时，文书档案就是一个最为有效、也是最为重要的历史凭证，也因此，企业文书档案管理工作进行的好坏，对于企业战略的发展有着非常重要的作用。第二，企业文书档案有着很强的参考性。文书档案记载着企业发展进程中的各项重大活动与各项改革措施，当企业在进行重大举措时，可以通过文书档案来对这项实践活动的正确与否进行验证，从而根据文书档案中所记载的内容对当前所要实践的活动、重大举措来进行合理的改进，从而使得企业发展战略更加合理化，提高企业实践活动的正确性。

二、提升文书档案管理水平的措施

（一）加强对文书档案的收集与整理工作的开展

对于文书档案工作来说，收集是它的起点，更是做好文书档案管理工作的基础。如果文书档案的收集工作不能做到位，那么文件的归档就不可能齐全、完整，就不会利用企业发展的利用，不能起到文书档案应起的作用。因此，在进行文书档案的收集与整理时，必须要规范化，对于所收集到的档案必须是完整的，真实的，这样更能更好地对企业发展进程中的历史面貌进行良好的反映。另外，在对档案进行收集时，要确保这些档案的历史意义与现实价值的共存，这些档案必须要在企业发展过程中所自然形成的、真实的情况，不能对这些档案进行撰改或是删减，文书档案所收集的内容必须是真实发生的、客观的事实。同时，对于文书档案的收集与整理要规范化。不同文书内容所用的纸张大小、卷宗的薄厚、卷内记录的形式等等，都必须要严格按照要求来完成，从而使得文书档案的查阅更加方便，也使得文书档案管理工作的开展更加顺利。

（二）加强对文书档案管理工作的重视

要想加强对文书档案管理水平的提升，那么就必须要加强对文书档案管理工作的重视，从而根本上为文书档案管理工作提供一个有力的保障。在文书档案管理工作中，要不断加强企业领导与员工对文书档案管理工作重要性的认识，从而从根本上消除传统的重建轻档案、重使用轻管理的思想。不断加强对文书档案管理工作的创新与改革，使得文书档案管理工作快速地向企业经济建设这一中心靠拢，加强文书档案工作以经济建设为中心的出发点。另外，也要不断加强对企业文书档案管理工作的精力投入力度，从而使得文书档案管理工作者在实际工作中更好地做好档案管理工作。

（三）不断加强对文书档案管理工作管理制度的完善

对于文书档案来说，就是要把企业各个部门比较分散而独立的文件进行统一的分类管理，从而使得这些文件形成一个有机的整体，并进行合理、统一的管理。而要想做好文书档案管理工作，那么就必须要有一个合理、完善的管理制度为后盾，从而确保企业各个部门所上交的资料的真实性，最终确保文书档案的参考价值。文书档案管理是一项非常复杂的工作，通过对文书档案管理制度的完善，可以促进文书档案收集与整理的成为，从而在企业内部自上而下形成一个多层次的文书档案管理模式，进而提升文书档案管理水平。

（四）在文书档案管理工作中要加强对计算机的运用

随着科学技术的不断进步与发展，计算机技术得到了广泛的运用与发展，通过计算机技术的运用可以大大提升工作效率与准确性，因此，在企业文书档案管理工作中，我们要不断加强对计算机技术的运用，从而使得文书档案管理工作实现现代化。在文书档案管理工作中，通过计算机的运用，只需要借助计算设备来对电子版的档案信息进行管理即可，这样不仅可以减少工作人员的工作量，还可以起到事半功倍的效果。另外，利用计算机的自动整理技术，可以更好地实现对文书档案的自动编号，从而在检索时更加方便与快速，而且计算机以其精确的精准度，可以对文书档案中的一些数据进行核对，从而使得文书档案的整理更加迅速，而保管也更加方便。

另外，在文书档案工作中，工作人员的素质对档案的真实性、精确性有着非常重要的影响，因此，在文书档案管理工作中，要不断加强对其工作人员综合业务素质与职业素养的提升，从而为文书档案管理工作打下一个坚实的基础。

参考文献：

文书档案论文范文第8篇

1．应具备良好的政治素养和职业道德。

爱岗敬业、无私奉献是做好图书档案工作的前提。电大的中心工作是教学，图书档案管理要为教学服务，是教学辅工作，因此电大图书档案管理人员大多是幕后工作者，选择了这项工作就意味着选择了一项不计名利的工作，要有耐得住寂寞、守得住清贫。在新时期，不能简单用市场经济的价值观来评价图书档案工作的价值，应树立图书档案工作者的职业使命感和荣誉感，培养敬业、乐业以及创业精神，把工作当作实现自身价值的需要，在平凡的岗位创造不平凡的业绩。因此，强烈的事业心和高度的责任感是电大图书档案工作者应具备的基本素质。

2．应具备一定专业理论知识和科学文化素质。

随着新的技术革命的深入发展，对图书档案管理人员知识及素质无论从广度还是深度都提出了更高的要求。图书馆学及档案学逐渐向多学科相互交叉渗透的综合性学科发展，包括社会科学、自然科学、应用科学等。因此，电大图书档案管理人员应具备丰富的图书、档案、情报、文献编纂学等专业基本知识，了解管理科学、领导科学、信息科学、决策科学、预测科学等方面的知识，并要把这些专业知识灵活运用于自己的实际工作，从而积极有效地服务于学校的教学及管理工作，及时、准确地为领导的决策提供依据，为各部门工作提供可靠的信息，为学生提供必要的资料。

3．图书档案管理人员应具有较高的信息处理能力。

图书与档案两者都是以文献信息为工作对象，都强调管理和利用。信息时代不再仅仅整天忙于收集、整理、进库取卷等烦琐低效的工作，而是负责将丰富的档案信息数字化，提供给利用者的不再只是纸质档案，而是大量的电子文件。通过专用网络向社会传播，使档案成为重要的信息资源。档案管理人员必须熟练操作运用计算机、复印机、传真机等现代办公设备，以提高工作效率。数字化图书馆的建立，要求图书管理人员，除了必须掌握图书馆学、情报学、文献信息学、计算机学与检索参考咨询工作所必须具备的知识和技巧以外，还应熟练掌握网上各种资源信息的检索，有效地选择利用各种检索工具，做好信息检索与咨询辅导工作，更好地为广大师生服务。

二、多措并举提高电大图书管理人员素质

内蒙古广播电视大学正处于向开放大学转型的关键时期，图书档案管理是学习支持服务的重要手段，打造一支思想过硬、业务精湛、管理能力强、具有开拓创新精神的高素质图书档案管理人员队伍，以此推动图书档案管理工作整体水平，是时代的呼唤，更是建设内蒙古开放大学的需要。

1．坚持思想政治理论学习，提高道德修养。

良好的政治素质是图书档案工作人员的内在要求。图书档案工作人员必须在思想和行动上必须和党中央保持高度一致。坚持经常学习党的路线、方针、政策和科学理论，注意关注和了解国际局势和国内局势，掌握时局动态，了解国家、自治区及学校的中心工作，围绕中心工作积极主动地开展图书档案工作。牢固树立主动服务意识和奉献精神，树立“一切为了学生”的理念，增强责任感和使命感，既要坚持原则，照章办事，又要改革创新，提高效率，在服务中树立良好形象。

2．加强业务学习和培训，提高业务水平。

图书档案管理人员业务理论水平低、新技术知识缺乏的状况普遍存在，加强现有人员的业务学习和培训是当务之急。目前学校已经建立每天学习一小时的学习制度，要求业务人员每天根据自身的业务需要进行自主学习，不断充实提高。图书档案管理人员应建立定期检查制度，才能使这种学习制度不流于形式。此外，还应多创造条件进行参观访问和学习交流，加强与国家开放大学、发达省市电大及普通高校之间的业务交流，尽快学习了解别人的先进经验，及时查找自身的缺陷和不足，借鉴好的经验并运用于实际工作中。加强业务培训，根据现有图书档案人员队伍的现状，对不同层次、不同需求人员，按需施教，学以致用。对于初涉图书档案领域的新人，需要进行基本专业知识的培训学习，尽快掌握图书档案管理工作的基本技能。对于现有的专业队伍，应加强信息化培训，熟悉本学科及相关领域新知识新动态，特别是计算机网络知识及数字化图书馆的开发及使用方面的培训，使所有图书档案管理人员能够与时俱进。

3．加强责任心和服务意识。

图书档案管理人员的基本职责就是要维护图书档案的完整，防止丢失与破损，确保图书档案的安全，做到不坏、不丢、不散、不乱。在第一时间为需要者提供第一手资料。对于电大图书档案管理这个学习支持服务领域，服务态度和服务意识是第一位的，电大图书档案管理主要面对服务对象的是学生，因此服务态度是第一位的，应该让学生有宾至如归的感觉，坚决杜绝“脸难看、事难办”的作风。

4．增强创新意识。

文书档案论文范文第9篇

关键词：文书档案；电子化

文书档案是反应各个阶段，各个时代的主要政治和管理制度的记录过程，是社会发展过程中的主要记录者。文书档案记录了一个社会组织在生产过程中各个阶段的重要管理活动和各个业务开展状况，是社会发展过程中主要的体现形式。文书档案管理是通过由各种已经完成的活动中能够具有保存价值的文书整理形成的，是历史的客观记录，是用来来反映在某一时期领导的决策、部门建设、研究开发、问题处理等的过程和成果。随着当前社会中计算机技术和信息技术不断的开发和利用，人们对网络技术和信息技术的不断加快，文书档案管理工作也逐步的出现了高水准，高系统化的工作流程。文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。为了能够满足当前人们对档案管理过程中的系统化，精确化，各种先进的技术在档案管理工作中的应用不断的加快，成为当前为人们提供准确信息的前提，用以满足当前人们对信息的需求。

一、文书档案管理信息的电子化的优点

电子档案管理是文书档案工作中重要的环节，是提高其工作效率的主要手段和方法，是通过各种先进技术进行工作的前提和基础，其主要作用是通过电子化手段将文书档案标准化和规范化。

1，电子档案的便于检索，使用方便，提高了办公效率。电子档案是将信息储存在光盘或磁盘上，应用计算机来查询。计算机拥有强大的信息处理能力，使得文书档案管理更快捷，更方便。同时电子档案改变了传统纸质档案的操作方式，避免了人们使用手工操作时出现的字迹不工整、漏抄等搜集不完整的问题，也节省了人工，提高了效率。而且档案管理的过程

也变得更容易操作，只是在计算机上打打字和点点鼠标便可完成，时间大大缩短。所以，电子信息化管理文书档案相比传统的管理方式，最明显的就是方便，检索效率高。

2，信息易于保管。电子档案是存储在光盘和磁盘上的信息。比传统的纸质载体更易保存，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，符合国家提倡的建立节约型社会的理念。更避免了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的风险。而且光盘和磁盘的存储量大，占用空间小，稳定性高，操作简单，造价低廉，方便备份，易于管理，所以，资源信息的电子化，这大大提高了档案管理的服务质量。

第三，电子传输，实现资源的共享。在传统的手工操作中，各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展，方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用电子网络传输资源。

第四，提高了文书档案传输的安全性。传统的档案传输是靠人力来完成，时间较长，给传输带来安全隐患，比如会出现在传输过程中资料的丢失，并且通过邮递极高费时费力等，安全性也随之降低。电子传输的出现解决了这一问题，只要有互联网，便可方便的传输，保证了档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象，绿色节能，大大节省了人力、物力和财力。

二、文书档案管理信息的电子化的缺点

首先，档案真实性难以保障。因为电子介质具有可读写性，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，并且没有修改后的特殊标记。文书电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式，人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性，并且电子档案没有印章和亲笔签名，相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。

2、电子档案的安全问题随着网络的普及而变得更为严峻： 现在，通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容，或者使用计算机病毒，病毒的入侵会让档案管理人员的电脑瘫痪、信息丢失，而且假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题都对电子档案的安全性构成了威胁。人们通过安装杀毒软件等方式来减少病毒的入侵，设置专门人员维护计算机和局域网，这就为管理带来了另一笔费用，购买杀毒软件，增加人员开支。

第三，文书档案管理信息的电子化应用对管理人员的要求也大大提高。文书档案的管理不仅要求工作人员懂得在纸质文书档案管理的操作理论、方法还要求工作人员能够熟练的使用电子计算机，懂得数据传输的技术。这样的管理人员要具备较高的知识水平，但是目前我国的电子化文书档案管理人员技术水平有限，不能适应电子化进程的需要。电子化管理中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面。

第四，电子文件兼容问题。电子文件的通用问题比较严重，现在全世界各大软件开发公司都相对独立，为了获得更多经济效益，电子文件之间都是不兼容的，电脑软件开发的通用性差，不同的系统生成的不同的电子文件，相互不能通用，或者是不同的软件生成的电子文件难以实现格式的转换，这也为档案管理人员增加了工作量，在电子文件之间进行转换格式。同时也增加了经费的支出，要同时购买多种格式的软件，以便使用。

三、加快推进档案信息化技术的基本原则

1、科学化规范化和精细化原则。标准化、规范化、精细化是强化电子文档管理的重要原则，因为文档管理本身就是一项严谨细致的工作，必须要进一步细化档案工作标准和规范，才能提高档案管理的质量和效率要求。

2、快捷与安全同步的原则。信息化在提高办事效率、质量和速度的同时，也给安全保密工作带来诸多压力和挑战。所以，要坚持快捷与安全同步的原则，在确保安全基础上提高工作效率，不断增强信息化条件下档案管理的全安系数，强调安全使用和管理。

3、效益与质量兼顾的原则。因为档案信息数字化建设的艰巨性、复杂性和繁重性，因此需要投入相当的人、财、物力，所以，要坚持效益与质量兼顾的原则，研究自身实力，分析客户需求，强化建档质量，思考快捷安全建档的途径。

四、改革措施和解决办法探讨

针对在文书档案管理信息的电子化应用中出现的实际问题，本人结合相关资料总结以下方案：第一，针对安全性问题，使用局域网，让文书档案只能在局域网的范围内传输，给文书档案的传输控制在一个IP地址范围内，防止文件流向外网。比较常用的办法是设置隔离的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范围内的IP地址，这样就可以有选择的进行文件的传输。也可以通过设置防火墙的方法，对网络数据进行过滤，检测不安全的攻击行为。第二，加强人员管理，针对人员素质低的现象，定期进行教育培训。经过定期的教育培训，让档案管理人员能够掌握较全面的电子化档案管理方法，树立较强的责任心，同时，提法他们的综合文化水平，比如外语水平、计算机操作水平等，加强思想教育，树立较强的责任意识，从根本上杜绝管理人员私自泄露档案的事情发生，达到档案管理的保密要求。

五、结束语

现代社会是一个信息高速发展的社会，是一个科学技术不断进步的社会，文书档案作为档案管理工作的重要组成部分，它不仅记载历史发展的兴衰历程，同时也客观真实地反映着生产经营过程中重要事件，成为历史轨迹的再现者。现在，科学技术正在日新月异的发展着，信息科学已经影响着我们的生活方式，电子档案也成为了当前社会发展中主要的档案管理手段。信息化文书档案管理已经逐步取代老式的纸质档案管理，更是实现档案管理过程中对其精确化划分和系统化整理的有力基础和前提条件。文书档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。因此在其工作中实现电子化成为其发展过程中的必然结果和前提条件，为电子化档案提供了理论基础。加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。

参考文献

[1]南剑茜；文书档案管理信息电子化应用《商场现代化》2011年第03期

文书档案论文范文第10篇

关键词：文书；档案管理；问题；对策

中图分类号：G275.2 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2013）15-0055-02

文书档案管理工作在目前的单位管理中是最基本的工作，属于服务性工作，单位领导在做出重大决策时都要依据此工作，它是历史的记载与再现。随着计算机技术的不断发展，对于广大的文书档案管理工作者提出了更高的要求，就是如何使文书档案管理工作更加规范化、程序化和数字化。文书档案管理工作是一项非常重要的工作，其主要特点是政策性、保密性和专业性都非常强，尤其是在我国目前经济快速发展的大环境下，单位各项事业能否得到长足发展都要受到文书档案管理工作的影响，因此有必要引起文书档案管理工作者和单位领导的重视。

1 文书档案管理工作存在的问题

1.1 对文书档案管理的重视不够

由于我国传统文化的影响，我国对档案管理工作的重视不够，认识上存在很大误区，很大一部分人，包括一些干部人员对文书档案管理工作认识不足，对档案管理工作存在很大歧视，认为文书档案管理人员的工作就是保存好文字资料，抄抄写写和处理相关事务，没有在单位主要工作范畴内。而且在我国市场经济飞速发展的背景下，档案管理工作不能给企业带来明显的利益，导致一些档案管理人员对自己的工作也采取了忽略的态度，仅仅做一些档案管理的表明工作，例如保证不泄密文字，不丢失资料，通过外调检查，查档资料齐全等等就可以。这无疑中也影响了档案管理工作的质量，造成了文书档案管理的困难。

1.2 对文书档案管理工作的管理不足

我国的文书档案管理工作水平与发达国家相比非常落后，管理方法单一，管理力量也较为薄弱，我国目前的文书档案管理工作者对档案管理工作仅停留在表面的认识上，缺乏对专业档案管理知识和技能的掌握，没有深刻认识到工作的重要性，对一些相关业务严重掌握不熟，对档案资料的收集、管理意识也相对薄弱。加之受我国传统思想的影响，对文书档案管理工作的重视程度不够，导致没有专门的档案管理工作人员，档案管理工作者往往身兼数职，不能全身心地投入到档案管理工作中，最终降低了工作效率和水平，影响了档案管理的质量。此外，由于档案管理人员工作精力不集中出现一些将材料归档错误或者错误传达信息的问题出现，这些都体现出文书档案管理工作的不足。

1.3 文书档案管理工作的规范程度过低

目前，文书档案管理工作的规范程度过低是很多档案单位及大中型事业单位中普遍存在的问题，主要体现在：案卷名称、卷宗分类、文件档号不规范等，还经常出现档案文件的卷宗组卷不规范，缺少卷内目录等现象。除此之外，普遍存在的问题是文件档案检索的效率较低，目前大多数单位主要采用两种类型的检索方式：即电子检索和人工检索，而目前多数单位选择的是人工检索的方法，而且很多文书档案管理人员经过多年的工作实践也逐渐研制了多种检索工具，但是文书档案管理工作的质量不是多运用检索工具就能够得到提升，而是要求精而非求多。

1.4 文书工作与档案工作的衔接不够紧密

文书工作与档案工作是对立统一，密不可分的，二者是相互独立又相互联系的，要确保文书与档案管理工作正常有序开展的方法就是进行分体式管理模式。从目前来看，很多单位对文书档案工作的管理方式是分块式管理，这种方式在过去的工作中存在一定的优势，但是在实际工作中会使文书与档案管理之间的距离越来越大。加上很多文书人员没有深入了解认识档案管理工作，档案管理工作者也不是很了解文书工作，这就导致很多矛盾和问题出现在文书档案管理工作中。

1.5 单位各部门之间的配合不够密切

文书档案管理工作需要各个部门的密切配合，可是在实际的档案管理过程中，各个部门之间的配合不够有效，这就严重影响了文书档案管理的质量。以文书档案的归档环节为例，这项工作需要收集各个部门相应的文件资料，但是一些部门却因为自身利益或本部门的利益等因素隐瞒上交，收集文件资料的工作频受阻力，长此以往，文书档案管理人员就会因为力不从心放弃收集文件资料，最终导致无法找回一些重要文件，为单位损失更多的利益。

1.6 文书档案管理的配套设备不到位

由于我国对文书档案管理的重视程度不够，导致很多文书档案管理的设备陈旧，很多老旧的档案管理设施依然坚持在工作岗位上，设备更新慢，这就严重影响了文书档案管理的质量。还有一些单位的文书档案设备没有配备齐全，造成硬件设施服务不到位、质量差，而且相关部门没有想办法去解决，甚至个别单位还没有设立专门的档案室。此外，文书档案还存在丢失、销毁和霉变等情况，这是由于没有及时采取防潮、防湿的举措，不但影响了档案的整洁、美观，还会困扰今后的工作。因此，相关部门有必要高度重视文书档案管理的设施问题，并及时改进。

2 加强文书档案管理工作的对策

2.1 提高单位管理人员的重视程度

文书档案管理工作属于服务性质的工作，因此，要努力提升文书档案管理人员的服务水平，增强服务意识，并逐步更新服务理念，用最新的理念和服务态度积极主动地面对新时期的新挑战。衡量文书档案管理工作者职业道德标准的重要尺度就是服务质量，要想充分发挥好档案管理工作的作用，就需要文书档案管理工作者努力提升自身的服务水平，服务于社会主义现代化建设，单位的各个领导也要加大对文书档案管理工作的重视程度，这直接影响着文书档案管理工作的质量。此外，文书档案管理工作者也应将自己的工作情况及时汇报给单位的管理者，将文书档案管理相关的政策法规传达给单位领导，使单位领导能够更深入地认识到档案管理工作的重要性，从而全力支持此工作。文书档案管理应被单位的领导者纳入到单位的重点项目之中，加大对文书档案管理工作的支持力度，从而实现文书档案管理工作从传统模式向现代模式的转变。

2.2 规范文书档案管理工作

首先要仔细检查显存的文书档案资料，对于部分陈旧失效的卷宗要及时剔除掉，以免在使用电脑管理时发生重复，降低档案管理的效率和水平；其次，要再次组合文书档案资料，再次编排那些组卷较为混乱的卷宗，尤其是重新组合、编排那些有关联的档案，重新填写无页码、无标题的档案资料，确保文书档案资料的规范性；最后，要统一对不清楚或者命题存在重复的档案资料进行命题，杜绝在电子管理时难以识别的情况发生。要想解决目前我国文书档案管理存在的问题，就要义不容辞地建立相应的档案制度。但是从目前档案管理的现状来看，在现代文明下体现档案管理工作的特色，建立科学、合理的档案管理机制，完善档案制度不是一件轻松的事情。建立规范化的文书档案管理工作要拥有较高的可操作性和实用性，为以后工作的执行提供便利，这样才能更好的发挥其效用。

2.3 紧密联系文书工作和档案管理工作

档案管理的基础工作时文书工作，档案管理工作质量的高低在很大程度上取决于文书工作水平的高低，如果文书工作效率不能得到有效提升，那么就无法谈起档案管理的工作质量。所以档案管理工作的基础是建立在文书工作的规范之上的。此外，文书工作人员也要提升自身的业务素养，加深对档案管理工作的认识，能够保证文书材料及时有效地进行归档立卷处理。紧密联系文书工作和档案管理工作，对于文书档案管理的质量要进行科学控制，更要第一时间内处理部分帐外资料，确保文书档案管理工作的高效、高质。

2.4 提升文书档案管理人员的综合素质

素质的提升，人员的管理是管理的根本，因此，从目前我国文书档案管理的现状及档案管理人员的组成来看，我国急需改善档案管理队伍，应将更多技术过硬、专业技能过强、为人可信正直的人员加入到文书档案管理的队伍中来，并培养一批具有较高的政治信仰和较高素质的专业档案管理人员，注重档案管理人员素质的多角度提升，将档案管理工作的创造性和积极性充分地调动出来，从根本上改变目前的档案管理工作现状。随着信息技术的不断发展，网络和电子计算机也逐渐深入到档案管理的领域，这无疑给文书档案管理工作带来了机遇和挑战，这需要一批具有更高业务能力的文书档案管理人员才能驾驭信息技术带来的便利条件。因此，相关部门领导一定要注重提升文书档案管理人员的业务水平，要提供各种学习培训的机会，不仅让文书档案工作人员对档案管理工作的知识和技能精通，还要对一些基础的计算机知识进行了解，使工作人员能够熟练地运用网络这个便利条件进行档案管理工作。

2.5 加强相关部门的协同合作

文书档案管理的资料是从各个基层部门采集而来，因此，文书档案管理人员要对各个不同的部门深入了解，不能只埋在资料堆里，要了解各部门的实际情况，将有价值的文件资料第一时间内收集，并及时归档。此外，文书档案管理人员还要协调各个部门之间的关系，成为单位各部门联系的纽带，实现自身工作的价值。总而言之，就是要更高效地发挥文书档案管理部门自身的功能和职责。

3 结 语

随着社会经济的发展，文书档案管理工作的重要性无可厚非，这需要单位领导和档案管理人员都要加强重视此工作，我们要采取措施彻底改变文书档案管理工作中出现的问题：例如管理不规范，领导不重视以及部门的不配合，对于这些妨碍文书档案管理工作顺利开展的因素要立刻清除，提升文书档案管理人员的综合素质，加强领导对档案管理工作的重视和加大部门之间的配合沟通。总之，我们要重视文书档案管理工作，提升文书档案管理工作的效率，健全文书档案管理工作的流程和管理机制，为推动单位各项事业的发展做出贡献。

参考文献：

[1] 侯明，白宇红.谈文书档案管理的现有问题及对策[J].办公室业务，2012，（2）.

[2] 成丰.论在文书档案管理中的问题及对策[J].经营管理者，2011，（6）.

[3] 高春英.文书档案工作应该注意的几个问题[J].兰台内外，2010，（12）.

[4] 张宪.档案管理存在的问题及对策[N].经理日报，2011-3-12.

文书档案论文范文第11篇

一、医院文书档案管理存在的主要问题

根据我国医院文书档案管理的情况可知，文书档案管理是一项具有较高标准、比较规范和保密性极强的工作，需要不断转变管理模式、管理方法，才能提高文书档案管理水平，从而推动我国医疗事业长远发展。目前，医院文书档案管理存在的主要问题有如下几个方面：

（一）对文书档案管理工作的重视不够

目前很多医院的高层领导不够重视文书档案管理工作，认为文书档案管理不会产生直接经济效益，故而忽视在其管理方面的投入，致使医院文书档案管理出现设备不齐全、管理机制不完善、管理技术落后等问题。市场经济体制下，各行业迅速发展，在医院日常管理工作中，管理人员只注重企业经济的发展和基础设施的建设，对文书档案管理的认识严重不够，导致管理人员的文书档案管理意识不强，影响文书档案管理的信息化发展。在实际工作过程中，档案资料不齐全、不准确等带来严重后果，大大降低医院的服务质量和服务水平，从而影响医院未来的长远发展。

（二）现代化的文书档案管理制度不够完善

由于文书档案管理相关的各种制度得不到有效完善，使得医院文书档案管理工作开展无法可依、无章可循，是当前医院文书档案管理中存在的最主要问题之一。以各部门的协调制度来说，文书档案管理工作涉及到的内容比较广、要求较高，医院各部门必须要积极配合文书档案管理机构的工作，加强沟通和交通、相互协作，才能提高文书档案管理的工作效率和质量。但是，大部分医院缺乏这方面的管理制度，致使各部门不能有效的配合工作，使医院文书档案管理的质量和效率不断下降。另外，部分医院甚至未设立专门负责文书档案管理工作的部门，一般都由其他相关部门代替，致使文书档案管理工作比较滞后，先进的设备和管理方法都没得到合理应用，很多档案资料无法得到完整保存，严重制约了医院的进一步发展。

（三）文书档案管理的信息化程度不够高

随着信息技术的全面发展，社会各行业都开始利用信息技术促进自身的发展。对于医院来说，必须要跟上时代步伐，充分利用现代科学技术，提高自身服务质量和医院的医疗水平，才能更好的迎接各种挑战。在实践过程中，医院不仅要利用信息技术改进自身的医疗服务方式，同时还要利用信息技术改进文书档案管理的工作方式，才能真正提高文书档案管理水平，促进医院不断发展。但是，大部分医院只将信息技术应用于医院的服务方面，没有在文书档案管理的各方面灵活运用，使得文书档案管理的信息化建设滞后，信息化程度不够高，无法有效的促进医院不断发展。另外，部分医院虽然重视将信息技术应用于文书档案管理的工作中，但是因为缺乏既精通文书档案管理，又熟悉信息技术的复合型人才，不能满足文书档案管理的相关实际需求，使得医院文书档案管理信息化发展非常缓慢。

（四）文书档案管理队伍的整体素质不高

目前，大多数医院都存在文书档案管理队伍素质不高、管理人员综合技能不高等问题，导致文书档案管理工作的质量和效率无法得到快速提升，给医院文书档案管理工作创新造成极大阻碍。在安排人员时，医院将一些工作能力不强或是年老的员工放置在文书档案管理的工作岗位上，致使文书档案管理队伍素质普遍不高。随着医院文书档案管理信息化建设脚步的不断加快，很多医院都开始对文书档案资料进行信息化管理，但是原有的文书档案管理工作人员因为缺乏信息技术方面的能力，故而无法适应新时代文书档案管理工作的需求，造成医院文书档案管理队伍整体素质水平无法快速提升，给医院文书档案管理创新造成严重阻碍。

（五）信息不完整，文书档案利用率低

在漫长的发展过程中，医院文书档案管理遗留了很多档案信息方面的问题，文书档案管理工作人员没有进行整理和收集，造成文书档案相关信息的缺失，使医院档案信息的有效管理存在很多困难。在实践过程中，文书档案信息的整理、收集和归纳没有得到真正落实，使医院文书档案信息出现不完整问题，给医院各部门工作带来严重影响，致使文书档案利用率非常低，失去存在的真正价值。另外，文书档案管理考核标准的不完善，使文书档案管理工作人员缺乏责任感，忽略网络平台的建设和与有关网络信息的收集，从而降低企业其它部门工作人员的工作效率，严重影响医院文书档案管理创新。

二、医院文书档案管理的创新策略

（一）创新管理意识，提高服务质量

我国现代化建设中，医院管理人员要改变观念和经营理念，创新管理意识，提高对文书档案管理重要性的认识，才能确保文书档案管理相关工作得到真正落实，从而提高医院文书档案管理水平。在根据医院文书档案管理的实际情况，制定文书档案管理相关工作考核标准的同时，增强文书档案管理工作人员的服务意识，提高他们的专业水平，可以有效提高医院的服务质量，从而推动医院文书档案管理不断创新。在实践过程中，将文书档案管理工作与医院核心竞争力相结合，可以促进企业市场竞争力的不断提高，从而提升医院的经济效益和社会效益。在日常工作中，医院文书档案管理相关工作的不断创新，还必须要加强对文书档案管理工作人员的全面监督，严格按照国家规范标准执行，确保医院文书档案信息的准确性、可靠性和完整性，才能真正促进医院文书档案管理创新。

（二）创新管理机制，提升管理水平

在创新管理机制方面，医院必须积极学习各行业在文书档案管理方面的先进经验和国内外的先进管理技术，以根据医院的实际情况、工作性质和特点，制定出符合本医院需求的文书档案管理制度，从而保障文书档案管理工作有法可依、有章可循。与此同时，注重先进管理技术的应用，提高计算机应用水平，不断提高医院文书档案管理的信息化水平，才能更好的适应社会发展。另外，在制定文书档案管理制度时，还必须将该项工作与医院的经营制度、经营模式、经济水平、企业文化等有效结合起来，确保该制度能够有效的协调各部门之间的合作，从而提高医院文书档案管理效用，共同推进医院文书档案管理不断创新。

（三）创新管理队伍，提高整体素质

医院文书档案管理的不断创新，必须要加强文书档案管理人员的培养，注重专业管理人才吸收，才能有效提高文书档案管理队伍的整体素质。在实践过程中，首先，必须要强化文书档案管理人员对这项工作的认识，端正自己的工作态度，在思想上重视这项工作；其次，必须要加强文书档案管理人员基础知识、信息技术能力、业务能力等方面的培训，以不断提高文书档案管理人员的综合能力。在实践过程中，想要逐步实现医院文书档案管理的自动化、信息化和现代化，医院必须注重全体员工的综合素质能力提升，增强医院的市场竞争力，促进医院社会效益和经济效益不断提升。只有这样才能真正满足社会发展需求，推动医院文书档案管理不断创新，从而促进医院长远发展。根据医院实际发展情况，文书档案管理工作人员必须提高服务意识，增强责任感，注重自我综合素质能力的提升，在实际工作中，加强与同事之间的沟通，不断学习新的档案管理知识，熟练掌握和运用现代信息网络技术，才能真正推动医院文书档案管理信息化进程，真正实现医院文书档案管理创新。

（四）创新管理模式，提高信息化程度

信息技术在医院文书档案管理工作中的应用，对于提高文书档案管理的效率和质量有着不可估量的作用。在实践过程中，不断创新医院文书档案管理模式，注重信息技术的合理应用，可以将以前纸质档案的管理方式逐渐转化为电子档案管理方式，不论是档案收集、档案编辑，还是档案存储、档案调用等工作的程序都得到了极大的简化，从而大大提高文书档案管理工作人员的积极性。与此同时，信息技术的应用，大大降低文书档案管理工作人员的工作量，使文书档案资料变得更加准确和完整，有效避免了传统管理方式中手动管理造成的各种错误，最终大大提高医院文书档案的利用价值和有效利用率。

文书档案论文范文第12篇

[关键词]文书立卷；改革；档案

一、引言

随着计算机技术和网络技术的快速发展，档案管理工作也朝着现代化和电子化方向发展。这对文书档案归档立卷工作提出了新的要求。我国传统的归档立卷方法，存在着立卷过程复杂繁琐，主观随意性和个人化色彩比较浓重的问题。同时，由于传统的立卷方法缺乏统一的评价标准，立卷人员对于案卷质量常常难以把握。因此，在档案管理工作信息化和数字化的时代，对文书档案立卷的方法进行改革，对提高我国档案管理的水平具有非常重要的意义和作用。为此本文就这一问题进行了研究，并提出了自己的一点想法。

二、传统文书立卷方法存在的问题分析

传统的文书立卷方法是以案卷为单位组卷的，案卷是手工检索时期的必然产物，以案卷为单位的组卷方法是与当时生产力和科技发展状况相适应的，加上当时社会条件过多地强调安全、保密，使档案工作重心偏向整理、保管；传统的档案装订采用的是“三孔一线”的装订方式，这种方式具有便于管理、不易散失等特点；传统立卷以问题为中心，我们可以通过案卷目录、卷内文件目录来进行分层查找，限定检索范围，增强手工检索的目的性和效率，从这个意义上讲传统的立卷方法是有益的。但是在档案管理工作信息化和数字化的时代，传统的文书立卷存在着越来越多的弊端，多年的实践证明以卷为单位的组卷方法使档案工作诸多环节陷入困境。具体表现在：

（一）工作程序繁琐，工作量大

传统的立卷归档方法首先要对卷号、卷内文件目录、案卷目录进行统一编写，然后按照三孔一线的方法进行装订。在卷皮和卷内文件目录上，案卷标题名要进行重复抄写，在卷皮上还要对其它的相关内容进行填写，工作过程之繁琐，工作量之大，与新时代高效率生产不相适应。

（二）案卷题名难以拟写

实践证明，案卷组卷方法是归档文件整理难度加大，立卷工作的难点就是对案卷题名的拟写。在各种教材中都要求归档文件应当按照6个特征立卷，并要求讲6个特征综合使用，他要求在名称之中体现出责任者、问题、名称等，对于字数又有要求，名称也会对日后的编目，检索等工作顺利进行有着重要的影响。事实上，由于立卷人员的知识结构参差不齐，认识程度也因人而异，因此，这种复杂的工作过程和工作方法，让档案人员很难掌握，整理结果也往往是一人一个样。

（三）保管期限划分不准确

档案的保管期限是档案保管价值的体现，它直接决定着到期档案的鉴定和销毁。事实上，在进行传统的档案保管期限划分时，存在两方面的问题，一方面是档案人员很难用历史的、全面的和发展的观点来准确判定档案的价值。尤其是大量的档案还不是以整卷为处理对象，所以尽管费了九牛二虎之力，但结果仍是既破坏了原貌，又在质量上很不理想。另一方面是管理人员认识不同，常常出现保管期限划分不准确、组卷不合理等问题。

（四）档案价值难以衡量，开放鉴定难

档案是否开放，其形成时间长短已经不是问题，主要是看其是否可以让人们知晓。由于传统的以案卷为单位组卷，每当开放鉴定时，面对案卷中大部分可开放仅有一二件不能开放的案卷就比较难处理。结果便是要么干脆整卷不开放，要么拆卷重整。然而这两种处理方法均不是上策，前者无端缩小了开放范围；后者耗费很大的工作量不说，并且对档案的原始状态进行了一定的破坏，而且对以后的编目等工作带来一系列的麻烦。

（五）不适应计算机检索的要求

随着档案工作时间的不断发展，机关办公自动化进程大大加快，计算机技术越来越多地应用于档案管理工作。由于计算机检索速度的快捷，以及高效、灵活的缩减方式和强大的随机多途径的检索能力，加上各种应用软件的配合使用，使计算机成为档案管理不可缺少的工具。在过去，由于技术条件的限制，手工检索是传统的利用途径，利用计算机查找传统的归档文件，只能通过模糊检索，并必须经过两次检索才能得到所需要的文件，这种方法已远远不适用计算机检索要求。在这种情况下，我们完全可以对归档文件简化整理，而在查找时，则依靠现代化检索手段来弥补。

（六）不便于档案文件的复制

传统立卷装订要求必须拥有整齐下边、右边，且对于纸张规格要去统一，大要进行剪掉，小要尽心裱糊，特别是装订线的地方要求进行裱糊。这样在进行复印，就必须要将装订拆开，否则文件的复印将不完整。

以上所列的几大问题，根本原因均出于“卷”。如果我们的基本保管单位是件而不是卷的话，那么在各种鉴定、整理工作中就会方便得多。为此，“立卷”改革是势在必行。

三、文书档案立卷改革措施和方向

文书立卷改革中，对于“件”的把握和界定是一个重点和难点问题。因此，对于“件”进行定义和划分的关键，就是在遵循档案管理工作相关原则的基础上，建立合乎人们检索思维和档案历史形成特征的最小管理单位。档案整理中，无论哪种类型档案，常常都是存在“一事一文”和“一事多文”这两种形式。

目前，我国进行的文书立卷改革方向，常常仅仅是针对文书档案，主要原因有以下两个，首先传统的立卷方法对于计算机档案管理的相关要求不适应；其次，在文书档案之中，存在着非常明显“一事一文”的特征，只要稍加改革传统的档案管理模式，就可以轻松地借助计算机辅助管理。传统的管理方式之中，大多数文书档案都可以轻松地进行平面化管理，事实上，传统的文书档案中也存在着“一事多文“的格式和形式，对于这些文件如果不按全宗进行处理，在进行后期检索服务时，会出现很多问题。

首先，使得文件之间的有机联系分散了，这样多年以后在文件成为历史性档案时，就难以进行考究。其次，存在着类别层次混乱的问题，从事由角度对“一事多文”和“一事一文”两种档案进行实体划分时，他们在类型上是属于同一个管理层次和类别的，在对其进行分类时，应该是以一个全宗单位为一件，不可与其他类别的文件混淆和拆散。在进行档案整理工作之中，实际上存在着目录结构和实体结构两种方式的。所谓实体结构就是要按照实体分类原则、全宗原则及最低类目中档案特征整理方法，最大限度地对于文件材料之间的有机联系进行保持和管理，这些原则也是目录结构的基础。第三是不利于相关的检索要求，提高工作效率和提高检索质量是文书立卷工作的出发点和归宿。

档案实体整理的成套性问题成为计算机时代和网络时代档案管理的不可回避的问题，当然，在实体整理时保持一成不变也是不可取的。实体整理也应该是一个不断发展和变化的过程。事实上，档案管理工作往往存在着一定的滞后性和稳定性特点。检索体系管理和档案信息管理往往存在一定的超前性和预测性，因此，文书档案在实体整理上，应该按照“一事一文”和“一事多文”两种情况立卷。同时，根据文书档案的内容特征进行分开处理，在此种情况，文件级的整理方法是不易全盘采用的。具体整理方式可以是对“一事一文”的相关文书实行文件级管理的方式，而对于“一事多文”要组成一件进行相关文书实行文件级管理的方式，而对于“一事多文”要组成案卷，这样既保持了文件的有机联系，又实现了文书档案的快速归档整理。

四、改变现有的装订方法

档案整理工作的原则之一就是“便于保管和利用”因此在进行档案装订时，完全可以借鉴传统案卷装订形式采用综合处理的方法，例如，可以进行多份文件的合订。这种合订的方式，就解决了上文提到的“三孔一线”装订方式存在的诸多问题。一般，在进行合订时要注意四个原则：第一，为了满足保密的相关要求，按文件密级进行分开装订；第二，单独装订数量较多的成套性文件，方便日后的使用；第三，单独装订日常工作中需要经常借出的文件；第四，保持适当张订件数，方便复印。

文书档案论文范文第13篇

1文书档案信息化管理的优点

1.1办公效率大幅提高

计算机具有强大的信息处理能力。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求资料收集完整、齐全，避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用，字迹工整、清楚;分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用计算机软件之后，文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，无论是起草文件还是办理传递，都变得简单易行。

1.2文件和文字信息得到充分共享

在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态。

1.3电子文件保存的稳定性

与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术发展日新月异，储存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

1.4提高了文件传递的速度和安全性

在日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统，传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术，可直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和及时性。

2文书档案信息化管理存在的问题

2.1电子文件保密性受限制

电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在原稿上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，而且网上窃密技术不断发展，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。

文书档案论文范文第14篇

关键词：办公室；文书档案；管理效率；常见问题；解决对策

1 文书档案管理的重要性与特征

1.1 重要性

文书档案所涉及的工作基本上就是对文书档案进行立卷、收集整理、缩微、鉴定、检索、保护利用、统计等等，这些工作不但是互为相连的，也是互为制约的。在这些工作内容中，尤为重要的就是文书档案的利用，其余的皆是服务于文书档案的利用工作并为文书档案的利用创造条件。通过文书档案管理而服务于单位、部门的中心工作是办公室人员的主要任务，加强文书档案的管理也是为促进文书档案在中心工作里的参谋作用，并且也被视作宣传教育素材以及历史根据，其重要性不言而喻。

1.2 特征

1.文档工作一体化。文书档案的应用与形成都是在文书工作中促成的，文书工作的最终步骤就是整理文书档案，是基于文件搜集、运转、催办、承办来进行的，二者密不可分。文书档案主要是在文件工作中形成的，文书档案的质量对档案工作及档案管理的质量有直接影响。2.文书档案管理的综合性。文书档案管理工作的开展主要是在单位办公部门的文档室进行，它有着一定的综合性。它不但负责管理文书档案，还管理着人事、财会等档案，分类众多、内容繁复、工作系统，为单位的各项工作及时、准确地提供参考资料，也由此提高了管理难度。当前，随着单位的不断发展，办公室人员和文档室人员身兼多职的情况较多。所以，办公室人员必须要提高文秘工作水平，同时具备文书档案工作意识，不断学习相关的专业理论、业务、技能等等，才能做一个优秀的文书档案管理者。

2 文书档案管理现状中出现的问题

2.1 文书档案管理制度方面不完善

通常办公室文书档案资料都设置于综合档案室或库房里，办公室工作人员由于主观上的个人原因如工作繁重、使用方便等及客观上的存放档案受区域限制，没有及时将文书档案资料归档。这造成管理松散，使用效率低下，在出现问题时各个部门相互推诿，十分不利于管理。加之文书档案管理工作得不到重视，管理意识薄弱，档案管理制度不完善，职责分工不明确等最终造成了管理成果与管理标准相去甚远的结果。

2.2 办公室文书与档案工作认知不足

文书与档案工作相辅相成，目前大多数单位采用的是文书和档案“分块管理”的制度。虽说这种管理制度具备一定的有效性和科学性，但文书管理人员在实际工作中对档案意识较为单薄，对自身职责认知不清以及档案人员对于其工作内容理解的不到位，不愿意花精力作指导，于是在某种程度上这种制度让文书工作和档案工作产生了分歧，无法真正做到和谐的统一。 甚至会导致管辖区内的文书档案管理工作存在一定的滞后性。

2.3 文书档案管理工作人员缺乏专业素养

由于文书档案的管理人员存在专业知识与文化程度的差异。很多人员基本素质有待提高，新知识明显储备不足。专业知识的欠缺在实际工作中会致使归档文件材料质量不高，文件材料分散不利查阅和管理。再加上少数档案人员的工作责任心不强，没有认真记录与整理相关的档案文件，造成档案文件的真伪性不明。这些均严重影响了文书档案管理工作的可持续发展。

3 办公室文书档案管理效率提升对策

3.1 利用信息化管理提高效率

办公室文书档案管理需要改变以往的那种独立、封闭的管理方式，将文书档案和网络、通信技术有机结合起来，建设文书档案信息管理系统。当前，因为网络数字技术的飞速发展，将之运用到文书档案管理中，可以实现管理的便捷性与规范性，提升文件归档速度，减少文件归档时间，从而极大地降低了文书档案管理者的工作强度，也有利于避免因为人为原因而导致的档案遗漏、操作不规范等问题出现。运用信息化管理文书档案还有助于保护和补充遗漏文件。具体来说，就是运用计算机数据库技术让按件归档效果更加稳定，最终可以更好地补充、插入遗漏文件。还有就是，在文书档案的借阅上实行单份文件管理模式，让借阅者不能接触别的文件，以实现文书档案的保密。运用数字化扫描更清楚、方便地了解文件的原始面貌，在保护原件的同时也简化借阅工作。

3.2 提高“文档一体化”意识

文档一体化的最终目的就是将文书档案的管理工作在组织制度与具体运作程序上进行有机融合，超前控制文件管理，确保档案质量，使档案工作程序简化，防止出现重复工作，促进文档工作流程更加合理化。文档一体化的基础工作就是文书工作，办公室人员的档案意识极其重要。要高度重视文书材料的立卷归档，处理文件时必须和档案工作联系在一起，让文书、档案管理一体化。因此，办公室人员一定要确保文件材料的质量，使文件材料的文体、格式等要规范而标准，不能使用复写纸、圆珠笔等起草、修改、誊印，文件要完整且齐全。

3.3 完善文书档案管理制度

单位领导需真正认识档案管理的重要性，重视制度的制定，完善管理中需要的配套硬件，并能深入贯彻实施文书档案管理制度。文书是档案的来源。遵照立档归档原则，以企业形成的文书为准则，工作中严格统一工作流程，建立健全归档制度。认真学习省档案局颁布的规章制度，拟定相应的工作计划。并在工作中注意：1.严控立卷归档的时效。2.保证文书的完整并合理分组。3.明确分档的重点。4.定期清理已无保存价值的文档。

3.4 保证文书档案齐全完整

办公室文书档案管理工作者在工作中不仅要将已形成的档案收集齐全完整，而且还应关心文书档案的形成与办理过程中的相关情况。文书工作者在最初归档时要认真检查材料，发现应有附件而未及时归档的要记得催要；有外借却未按时上交的文件要跟踪收回。在做收文登记后应甄别该文件会否具有保存价值，不具社会价值的无需归档。在检阅完毕后进一步完成归档工作。认真完成从零散“页”到“件”，再到装盒为“卷”的档案入库工作。

4 结束语

总的来说，在办公室的文书档案管理工作中，要想有效利用、保存好相关的文件信息资料，就需要转变观念，从思想上和行动上高度重视档案管理和文书管理工作，善于运用创新思维，着重强调档案管理和文书管理工作人员的专业素质和理论素质，让管理人员认识到自身工作的责任和使命，让单位的有效资源得到最大化地利用，最终实现单位历史信息资源的全面优化，同时也从根本上体现出单位的综合管理水平，推动单位全面稳定发展。

参考文献

[1]王威.适应新时期发展需要做好文书档案管理工作[J].华章，2010（18）：64.

文书档案论文范文第15篇

总理衙门担负的职责范围很广泛，几乎所有关于涉外的“洋务”皆归其掌管，直到1901年《辛丑条约》签订后，其机构撤销，职权分散于外务部和其他机构。总理衙门的组织原则上参照军机处，在体制上沿袭六部，分股设官，按层负责。主要官员分总理大臣和章京两级。总理大臣设领班大臣一人，其他大臣若干人。章京是具体办事人员，一般从军机处、内阁、部、院、司员中选任。总理衙门的内部组织机构除设有俄国、英国、法国、美国、海防等五个股分别办理各国事务外，设有总办章京，综合办理文书收发、起草章奏、对外交涉会议记录及经费、杂务等事类似于后来的秘书部门。文移、照会由各股办理。具体办理文书档案的机构是司务厅和清档房。司务厅设有领办二人主管厅务。下设有收掌四人收发往来文件，请送印钥四人(类似监印)，呈送折件、监视关防及请送印钥等事。清档房设有提调二人掌稽察章京修档、校档及供事缮写清档之事。下设有督修五人协助管理工作，掌督催承修、校对清档之事。分设承修五人，编辑档案；校勘五人，校对档案；又设清档供事20人，专任清档缮写工作。另外，设有军机处兼行八人，掌交涉事务，检查机密文移及校理清档之事。①但是，总署衙门章京的实际人数和职掌与《光绪会典》记载有一定的出入，在各个时期有不同的变化。1901年7月，奕勖在奏折中指出总署旧有满汉章京48员，另有军机处兼行8员。②

清承袭明朝的有关文书档案保密制度并加以进一步的发展，在《清实录》中，历代皇帝几乎都留下了多次严厉申斥议处在保密问题上出现疏漏官员的记载。办理外交、购买军火、对外和战等事宜的总理衙门更是注重保密。早在设立之初，就制定了严格的保密制度，比较好地达到了预期的目的。大体上，有以下几个方面：

(一)严格缜密办稿。所有承办的奏稿、文移、照会等，均由章京亲自办理，供事只负责缮写，不准假手办理；机密要件由总署大臣密奏，或者由兼领之军机大臣面奏，不另具折。奕新曾向同治皇帝上奏说：“臣衙门自办理洋务以来，凡有应行事件，均由臣等督率章京慎密将事，从不敢稍事疏忽。其最严密者，或由臣等亲自缮写具奏，并经奏明公牍而外，准令函商，无非严防泄露之意。”③

(二)严格文件保管。一般文件留存总署，每天下班后，将所有文件和文稿封锁于柜中，由值宿章京照管。其中的机密要件则必须收集存放于军机处。奉到朱批奏折，照各衙门之例，于次日缴回军机处。收存于军机处的文件由军机处兼行章京专门保管和调取，并建立有相应登记制度。军机处兼行章京又称为额外章京，满汉各四人，共八人由军机章京内挑选，专管交涉事件及检查机密文移；在军机处兼管其事，不常到总署。其中，每日派一员在方略馆住宿，看管总署存取要件。④

(三)严格精选人员。针对长期以来逐步形成并且已经积重难返的各种衙门积弊，总理衙门在请设司员、供事办公的奏折中指出：“查各衙门书吏，习惯于作弊，稽查难周。惟各馆供事，均系由京官出结考取有来历之人。平日职在缮写，亦无胥吏习气。拟于国史馆、方略馆挑取供事十六名，办理文案。”㈤通过人员的选拔、办稿分工等制度规定，在相当程度上避免了许多衙门中长期以来存在的“司员不习公事，奉吏如师”⑥的习气。对于苏拉、马差役、听差等人也严格挑选，以免其为他人传递消息。

同时，总署考试挑选章京还严格坚持大员子弟回避的规定。1862年总署奏准，“嗣后考取章京时，凡现任大员暨科道子弟，均毋庸保送。”1868年奏准，“章京之胞兄升任三品者，以列署在先，与保送有间，毋庸回避。”1881年又奏准“现任科道子弟，暂停补本衙门章京。”回避制度的目的是为防止泄密和援引，回避等级等同于军机章京甚至更严。⑦通过严格选拔；确保了总署章京相对较高的素质，减少了泄密的可能性。

(四)严格信息传递。总理衙门与各衙门交涉事件，一般事务由公文知照。机要要件由总署章京中的该衙门司员当面回明各该部堂官；与各部无涉之事，不令该堂官与闻，以限制知密范围，避免造成泄密。总署与南北洋大臣、各省将军督抚的来往公文、信函，也都要求各地严格保密。光绪年间使用电报后，规定凡是外交、军情等重要电报都必须用密码传递，并严禁各地电报局随意翻阅。为了保密，后来甚至将电报局直接设在总署里面。为了限制知密范围，对于外省情报，事属机密者，援照“奏而不咨”的成例，不向总署咨报，而由军机处随时知照总理衙门。

(五)严厉议处泄密。遇到重大复杂敏感而棘手的问题时，则比平时更加严格地采取保密措施。1870年天津教案发生以后，总署大臣恭亲王奕新对办理有关事宜上奏同治皇帝，说：“在臣衙门凡有陈奏事件以及与各省大吏往来文移书札，悉令该章京等亲自缮写，不假胥吏之手。各章京亦深知事关重大，随时严密防范。凡非经手办理之人，概不得预闻窥探。故数月以来，所办机密要件虽多，尚不致有所泄漏，贻误事机。”⑧

对于违反规定而泄密的人员则予以严厉制裁。1884年，有官员弹劾总署大臣张荫桓“有私行函致上海道”邵友濂情事，经总署管理奕勖等查实，张所复上海道电信“皆系公同商办……所寄电信内有措词未当”。光绪帝上谕着将张荫桓及奕勖在内八人均交该衙门议处，并申饬“总理各国事务衙门从前办事每有不能详慎之处，嗣后该大臣等务当加意慎重，不得仍蹈前辙。致干重戾。”⑨数日后，清廷又将周家楣、张荫桓等大臣开去在总署行走的差使，这是中国近代史上著名的“甲申易枢”的导火索之一。

总署还积极追查泄密事件并向皇帝提出制裁有关责任人，增强保密观念的建议。奕语在上奏中说：“中外交涉事宜，原非各衙门寻常日行事件可比，况系案关重大，尤应慎之又慎，密益加密。庶不致事未行而已为外人所传播，办理愈行棘手。”并将以前的泄密事件作为反面教材惩前毖后。直到1870年，奕新仍然在上奏中重提两年前曾国藩泄密之事。“曾国藩密陈换钓事宜一折，于是年六月间，据总税务司赫德录送到臣衙门。当经臣等函致该督，追究泄漏缘由。旋经该督以密陈事件不能慎密，自请议处，并于是年八月间，经臣等奏请饬令南北洋通商大臣暨各省将军督抚于办理中外交涉事件，务宜格外慎密。”⑩奕语如此，一方面是为防止再次出现泄密事件。另一方面，办理有关对外交涉事宜均需总署参与其间，彻底查清责任人也可使总署包括奕新摆脱干系。

1870年，天津教案发生后，因廷寄江西巡抚刘坤一令其暗中筹防的上谕被九江英领事抄得，奕新上奏指出：“朝廷密谕之件，致为外人所传抄，实属不成事体”，“请旨饬下江西巡抚严查泄漏之由从重惩办，”并请饬令各地“以防漏泄而免衅端”。同治皇帝谕旨：“刘坤一何以漫不经心，致有疏漏。其为养尊处优。事事假手于人，已可概见。此件谕旨究由何处漏泄，著即彻底查明，严参惩办”。嗣后“无论是何寄谕，均需亲自拆阅，如再有漏泄机密、贻误大局者，一经讯明，即将漏泄之人，按照军法从事，并将疏于防范之大吏，严加惩处，决不宽贷。”⑾刘坤一因无法查明泄密原因而与驻九江的两名江西省镇、道官员受到交部严加议处的处分。

总体上，在清末的中央国家机关中，总理各国事务衙门在继承前代保密制度的基础上并进行了一定的发展，在许多情况下，避免和减少了可能由于泄密而给国家造成的损失。注释：

①沈云龙主编，《光绪会典》，台北，文海出版社，1967年版，卷一百，第437页一447页。

②席裕福，沈师徐辑，《皇朝政典类纂》，台北，文海出版社，1982早版，卷二百四十

③④⑧⑩⑧沈云龙主编，《筹办夷务始末》(同治朝)，台北，文海出版社，1971年版，卷六十一，卷七十二、卷七十三，卷七十八，卷七十八。

⑤王钟翰，《清史杂考》，北京人民出版社1957年版，第228页

⑥沈桐生辑，《光绪政要》，台北，文海出版社，1969年版，卷二十七，第16页

(9席裕福，沈师徐辑，《皇朝政典类纂》，台北，文海出版社，1982年版，卷二百四十