文书档案管理论文范文

文书档案管理论文范文第1篇

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关键词] 文书档案；电子化；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02

文书档案是企业档案的一个重要组成部分，是我们了解国家和行业政策法规，执行上级任务以及内部工作上传下达、互相沟通的主要载体之一，也是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现。随着信息技术、计算机网络技术的迅猛发展，在办公环境不断电子化的趋势下，组织机构的各类业务文档直接在计算机和信息系统撰写和传递的比例越来越高，档案工作的重点从面向档案实体管理为主，逐渐向实现档案信息数字化、网络化的方向发展。为适应文书档案数量的与日俱增以及档案载体和记录方式的多样化，文书档案电子化管理模式应运而生。

1 文书档案电子化的理论基础

（1）文书档案电子化的涵义。文书档案电子化管理就是档案管理理念要实现从传统的纸质文件管理向电子化管理的转变，管理方式以办公系统的计算机自动化和网络为依托，以电子文件的形式把以往手续繁杂的办公行为转变为容易储存、查找的电子信息。简言之，是一种手工模式向智能模式的转变。

（2）文件生命周期理论。指文件从产生直到因丧失作用而被销毁，或者因其具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程，是研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件到档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。文件生命周期理念提示了文件运动的3个阶段，即现行阶段、暂行保存阶段和永久保存阶段。

（3）前端控制理论。是根据文件生命周期理论和全程控制原则，对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划、统一要求，把可以预先设定的监控功能和档案管理功能，嵌入协从办公系统（OA系统）和各业务系统，对文件、档案工作的业务流程进行重组，并在文件形成和维护阶段进行有效地监督，从而实现对电子文件的超前控制和全程管理。

（4）文档一体化。以文件的生命周期理论为主要理论基础，通过对文件处理环节和档案处理环节的有效衔接，借助计算机等现代信息技术，把“文书处理”和“档案管理”这两个管理系统看成是一个系统工程中的两个子系统，从组织制度、管理方式到工作程序都实现科学、真正的统一管理，确保文件在整体运动过程中实现全面控制和综合管理。文档一体化的实施必须依赖于规范化的公文处理，从文书处理工作开始实行规范化，对文书档案进行超前控制，使文书档案在经过规范化的处理后，形成一个最终归宿和最长久的价值体现，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，充分发挥档案的真正效果。

2 文书档案电子化的管理办法

（1）文书档案电子文件的收集与归档。随着文档一体化管理模式的运用，文书电子文件的收集与积累往往是在计算机网络系统上进行的，其收集与归档比纸质文件更为困难和复杂。由于电子文件从形成到归档有一段时间间隔，因此电子文件就有被更改的可能，而且任何修改、删除都可以做到不留痕迹，所以电子文件的收集要由形成部门及时收集并归档，然后移交综合档案室集中管理，不得由个人分散保管。此外，电子文件归档时还要有附属于每一份文件的静态数据信息和动态数据信息。静态数据信息包括满足普通用户查询的原件属性信息，以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录；动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件的一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用。同时，电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据，不符合要求时发回归档人。数据信息应该以系统自动提取为主，减少人为干预。

（2）文书电子档案的存储与备份。电子档案是现代科技产物，它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件，应采取通用的主流存储格式，对非通用格式的电子文件，应提供格式转换功能。对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力。电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障，应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份及恢复系统。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁光介质上，至少一式两套，一套封存，一套供查阅利用，必要时复制第三套，异地保存。

（3）文书电子档案双套制保管模式。档案的本质属性是原始记录性，虽然电子档案的利用有很多优点，但由于电子档案便于修改、拷贝和难以防伪的特点，以及在计算机网络环境下，电子档案传递带来的档案信息丢失、失真、泄密等问题，容易使人们对电子档案的原始性失去信任，而认为纸质档案的原始性则更具有说服力。因此，文书电子文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“双套制”，即纸介质与磁光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案，这就很好地解决了如果文书电子档案信息丢失，那么也会有纸质的档案内容存在。可以预见，纸质文件和电子文件双套归档的局面将持续相当长的一个时期，随着技术的成熟和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为档案，多种介质并存的状况将长期存在。

文书档案管理论文范文第2篇

[关键词] 文书档案；电子化；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02

文书档案是企业档案的一个重要组成部分，是我们了解国家和行业政策法规，执行上级任务以及内部工作上传下达、互相沟通的主要载体之一，也是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现。随着信息技术、计算机网络技术的迅猛发展，在办公环境不断电子化的趋势下，组织机构的各类业务文档直接在计算机和信息系统撰写和传递的比例越来越高，档案工作的重点从面向档案实体管理为主，逐渐向实现档案信息数字化、网络化的方向发展。为适应文书档案数量的与日俱增以及档案载体和记录方式的多样化，文书档案电子化管理模式应运而生。

1 文书档案电子化的理论基础

（1）文书档案电子化的涵义。文书档案电子化管理就是档案管理理念要实现从传统的纸质文件管理向电子化管理的转变，管理方式以办公系统的计算机自动化和网络为依托，以电子文件的形式把以往手续繁杂的办公行为转变为容易储存、查找的电子信息。简言之，是一种手工模式向智能模式的转变。

（2）文件生命周期理论。指文件从产生直到因丧失作用而被销毁，或者因其具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程，是研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件到档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。文件生命周期理念提示了文件运动的3个阶段，即现行阶段、暂行保存阶段和永久保存阶段。

（3）前端控制理论。是根据文件生命周期理论和全程控制原则，对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划、统一要求，把可以预先设定的监控功能和档案管理功能，嵌入协从办公系统（OA系统）和各业务系统，对文件、档案工作的业务流程进行重组，并在文件形成和维护阶段进行有效地监督，从而实现对电子文件的超前控制和全程管理。

（4）文档一体化。以文件的生命周期理论为主要理论基础，通过对文件处理环节和档案处理环节的有效衔接，借助计算机等现代信息技术，把“文书处理”和“档案管理”这两个管理系统看成是一个系统工程中的两个子系统，从组织制度、管理方式到工作程序都实现科学、真正的统一管理，确保文件在整体运动过程中实现全面控制和综合管理。文档一体化的实施必须依赖于规范化的公文处理，从文书处理工作开始实行规范化，对文书档案进行超前控制，使文书档案在经过规范化的处理后，形成一个最终归宿和最长久的价值体现，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，充分发挥档案的真正效果。

2 文书档案电子化的管理办法

（1）文书档案电子文件的收集与归档。随着文档一体化管理模式的运用，文书电子文件的收集与积累往往是在计算机网络系统上进行的，其收集与归档比纸质文件更为困难和复杂。由于电子文件从形成到归档有一段时间间隔，因此电子文件就有被更改的可能，而且任何修改、删除都可以做到不留痕迹，所以电子文件的收集要由形成部门及时收集并归档，然后移交综合档案室集中管理，不得由个人分散保管。此外，电子文件归档时还要有附属于每一份文件的静态数据信息和动态数据信息。静态数据信息包括满足普通用户查询的原件属性信息，以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录；动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件的一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用。同时，电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据，不符合要求时发回归档人。数据信息应该以系统自动提取为主，减少人为干预。

（2）文书电子档案的存储与备份。电子档案是现代科技产物，它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件，应采取通用的主流存储格式，对非通用格式的电子文件，应提供格式转换功能。对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力。电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障，应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份及恢复系统。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁光介质上，至少一式两套，一套封存，一套供查阅利用，必要时复制第三套，异地保存。

（3）文书电子档案双套制保管模式。档案的本质属性是原始记录性，虽然电子档案的利用有很多优点，但由于电子档案便于修改、拷贝和难以防伪的特点，以及在计算机网络环境下，电子档案传递带来的档案信息丢失、失真、泄密等问题，容易使人们对电子档案的原始性失去信任，而认为纸质档案的原始性则更具有说服力。因此，文书电子文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“双套制”，即纸介质与磁光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案，这就很好地解决了如果文书电子档案信息丢失，那么也会有纸质的档案内容存在。可以预见，纸质文件和电子文件双套归档的局面将持续相当长的一个时期，随着技术的成熟和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为档案，多种介质并存的状况将长期存在。

3 文书档案电子化的发展趋势

（1）建立标准规范体系。文书档案电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于档案电子化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。目前电子档案工作尚无统一标准，这就需要国家档案行政部门制订一整套系统化、规范化的规则，以保证电子文件、档案信息的统一规范和资源共享。档案电子化标准规范作为一个规范化的系统软件，必须具备档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、开发利用及档案统计等基本业务管理功能。它不是简单地模拟手工作业，而是根据档案管理中各个环节的业务工作流程，结合计算机硬件特性来实现的，一个具有高效率、高质量、简捷及合理化的工作模式，能够把原有档案信息管理系统的数据库，平滑转入新的信息平台并投入使用，使其为档案资源数据库高度共享奠定一个良好的基础。

（2）完善安全使用制度。在电子档案使用过程中，应当：①应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全；②注意电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少程序化管理系统，不能实现系统间的直接对接，目前无法保证电子文件元数据完整归档，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法。另外储存电子档案选用的载体不耐久等原因，也影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性；③注间电子档案的法律效力问题。通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定的，电子档案由于没有固定的载体，所以制订相应的法律认定条文有一定的困难，这也就是光盘、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。与纸质档案相比，电子签署等非传统意义上的“亲笔签名”，法律上能否认可、如何认可，制约着电子文件的效力和归档保管的意义。

（3）加强人才队伍建设。档案电子建设最关键的是高素质创新人才的培养，这关系到档案工作数字化建设的成败。①档案管理者必须具有多元化的知识结构。档案电子化建设涉及数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动和文档一体化管理，这就要求档案工作人员既要掌握档案学基础理论和档案管理知识，还要掌握一些自然科学基础理论知识、计算机技术、网络技术和操作技能；②档案管理者要全面掌握档案专业知识。如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理，以及档案著录、标引、检索、编研等有关档案专业知识的基本技能；③从档案管理现代化发展趋势看，档案工作者必须具备档案管理现代化技术，进行档案信息分析与研究，提供高层次档案信息服务与咨询等方面的能力。

4 结 语

文书档案电子化管理是适应社会信息化发展的必然趋势，是全面提升档案工作为社会服务功能不可缺少的手段，但是文书档案电子化是一个艰苦的、长期的过程，建立一套完整科学的文书档案管理体系，有助于减轻档案管理人员的劳动强度，提高工作效率，为社会提供更高层次和更具价值的信息服务。

主要参考文献

文书档案管理论文范文第3篇

社会学科中的大部分学科的知识体系都包括两个部分:“形而上”、“形而下”。“形而上”指的是那些比较抽象的、原理性比较高的知识内容，而“形而下”是指那些应用性比较强、实验方面的内容。这两种分布在两级的知识内容通过一定的逻辑联系在一起，并且成为一个完整学科缺一不可的重要组成部分。图书情报与档案管理学科的分化还体现在学科知识体系内部，就是指在“形而上”和“形而下”两方面的扩展。作为管理学科中的典型的应用型学科，图书情报与档案管理学科的知识体系更加偏重于对于应用价值比较高的知识内容的讲授，也就是更加偏重于对于“形而下”内容的讲授，这在一定程度上也就造成了“形而下”强而“形而上”弱的特点。随着社会的不断发展，图书情报与档案管理学科也发生了一定的变化，使学科从更加偏重于对于操作性的原理的总结概括，转变为对于经济发展密切相关的经济信息内容的概括总结，一方面改变了图书情报与档案管理学科传统的“形而下”强而“形而上”弱的特点，在一定程度上促进了图书情报与档案管理学科的分化，在“形而下”方面更加注重接地气，深入了解，不断做精做细;另一方面在“形而上”方面不断深挖，在理论进一步成熟的基础上进一步深入探讨，不断地出新与实际需要相联系的理论学说，为解决实际问题提供理论依据。图书情报与档案管理学科的“形而下”与“形而上”的两级化发展，并没有阻碍该学科的发展，相反的在一定程度上促进了该学科整体水平的发展，使该学科的实际社会影响增强，以前对于该学科的一些批判性的言论已经不见了，换来的是社会对图书情报与档案管理学科的全面认识和发自内心的认可，以及与之相关学科的蓬勃发展。

二、图书情报与档案管理学科的整合

自从二十世纪五十年代起，我国的图书情报与档案管理就已经进入到整合为主流形态的发展阶段。图书情报与档案管理学科的整合方式主要有两种:通过一级学科内部的三个二级学科集成融合，以及跨学科外部交叉综合两种方式出现。［2］

(一)一级学科内部的集成融合是实现该学科内部整合的有效手段之一

学科集成指的是把N个分支学科综合在一起，使这些分支学科之间产生联系，最终形成一个有机学科整体，而学科的融合是指将N个学科综合在一起，使他们之间相互影响、相互融合，从而发生反应，产生一个全新的学科。图书情报与档案管理学科也是档案学、图书馆学、情报学三个学科在经历融合以后形成的一个全新的学科。不管是图书馆学还是档案学、情报学，都原本是文献科学的组成部分，但是随着学科发展，他们逐渐独立出来，成为三个独立学科。但是这三个有着共同的理论基础、逻辑关系的独立学科并没有实现有机的整合，重新形成一个新的学科，实现一加一大于二的理想效果。直到1997年，国务院在颁布的文件中打破了原先这三个学科并不属于一个学科群的惯例，并将其整合为一个一级学科，这也使得图书馆学、情报学、档案学三个学科有了可以整合在一起的基础。自此以后，图书情报与档案管理学科得以出现，并不断发展，为社会的经济发展提供了重要的理论指导。

(二)除了通过集成融合的方式实现图书情报与档案管理学科的整合，还可以借助交叉综

文书档案管理论文范文第4篇

文件是档案的前身，档案是文件的归宿。文书档案是办理完毕，且具有保存价值的文书。其重点在于“具有保存价值”，这就说明，有一部分的文书可以成为文书档案，而余下的那部分，就只是“文书”。这就存在文书档案归档范围和文书档案鉴定的问题。企业的实际操作过程中“，有文必档”的现象普遍存在。“有文必档”带来的是人力、物力、财力和时间的浪费。将很多不需要归档的文书归为文书档案，忽视了档案的有用性。档案学理论一直强调档案是有价值、有用的文件，是留存以备查考的历史文件。企业文书档案的归档范围必须明确，必须是那部分由查考利用价值的文书。2006年颁布的国家档案局八号令本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的原则，明确规定了机关文书档案归档和不归档的范围。其中指出“上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等”不属于归档范围。此外“，本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿”也属不归档范围。很多企业认为档案的齐全完整就是文件的历次修改稿都要留存，因此，在企业文书档案的整理过程中，一份文件的修改稿都放入其中。这是不必要的，文件的修改稿只是文件制作活动的反映，真正有价值、促进实践活动开展的是文件的最终稿。故文书档案只归文件的最终稿即可。从文书到文书档案需要档案整理人员的鉴定，这对档案人员的素质要求是较高的。档案人员要清楚地知道文书和文书档案的界限，熟悉文书档案的整理规则，认真参照国家和企业的文书档案整理分类方案，剔除不属于归档范围的文书，保留有价值、有参考的文书，保证文书档案“收集齐全、整理规范、安全保管、合理使用”。

2.文档一体化。

文档一体化已不是一个新的概念，很早就有人提出文档一体化，而它的实践却不尽如人意，往往是文书工作和文书档案工作脱节。在企业的文书档案管理中，文档一体化能起到简化流程、提高效率的作用，文档一体化的呼唤应该更加强烈。在文件生命周期理论中，文件从其形成到最终销毁都叫文件，无论是现行文件、半现行文件还是非现行文件。文件所呈现的价值有第一价值和第二价值之分，由于大多数企业档案不进馆，企业的文书档案就保存在企业的档案室，因此其呈现的价值就只是第一价值。一份被判定有价值的文书，其成为文书档案之后，只是在称呼、保管方式等发生了改变，最重要的是，这份文件的内容并没有改变。无论其是在文书处理处理系统还是档案系统中，它的内容始终是一样的，一样都具有价值，一样都是对本企业而言的第一价值。只是其价值的呈现方式不同而已：在文书系统中，它推动的是文件中所指活动的开展；在文书档案系统中，它的现行价值已经结束，它呈现的是为类似的活动提供参考的价值。为提高文书档案的整理效率，就要实施文书档案的“前端控制”，也就是说，把文书档案的管理要求纳入到文书处理程序中，以保证档案的齐全、完整。文书档案管理过程中，要重视档案人员对文书人员监督作用，以明确文书档案收集范围；保证文书档案及时收集、用纸规范、装订规范、原稿齐全、附件不残缺等。借此把好了文书档案的质量关，为文书档案的整理工作打下坚实的基础，减少文书档案整理中不必要的麻烦，最终促成了文书档案的有效管理。

3.电子文件和数字化文件。

计算机的普遍应用，带来了电子文件的出现。电子文件形成于电脑之中，是以数字代码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。在文书档案的整理流程中，要求档案数字化，扫描成为工序之一。数字化文件是利用扫描仪等设备将文件进行扫描，并以tif、jpg等图片格式存储于电脑之中而形成的。由于电脑是企业必不可少的办公设备，文件都是在电脑中形成，而后打印成纸质稿进行文书处理的。可见，文书档案的内容与形成于电脑之中的电子文件是没有区别，与扫描后形成的数字化文件也没有区别，那么，数字化是不是一道多余的工序呢？笔者认为，既然企业文书档案整理的最终目的是为了便于企业的查找、利用，那么，与数字化文件内容一致的初始电子文件也可以与文书档案的录入数据进行相应挂接，当然，这需要技术上的可行性。如果这种技术是可行的，就可以省略扫描这一工序，简化企业文书档案的管理流程，提高企业文书档案的整理效率，更方便了企业文书档案的有效利用。

4.单机版软件与网络版软件。

企业文书档案管理软件有单机版和网络版之分。目前，大多数企业所使用的是单机版软件，单机版软件的优势在于可以用vfp命令来对扫描后形成的数字化文件与系统中的录入数据进行挂接。而其缺点也是显而易见的：单机版软件容错能力差，可以毫不留痕迹的将其中的数据删除；分录在几台电脑中的数据，需要用命令来合并、排序，稍有不慎，容易引起数据丢失；单机版软件虽然也有文书处理这一菜单，但企业大多还是采用自己的办公自动化系统来处理文书。经过对比分析，网络版软件具有更大的优势，尤其是在网络覆盖率高的今天，企业应该推崇使用网络版档案管理软件，以便于多人同时查阅文书档案、提高企业文书档案的利用效率。

文书档案管理论文范文第5篇

关键词：医院；档案；创新性管理

社会飞速发展过程中，越来越多的资料和信息大量的出现。而在一些特定的场合和机构中，这些资料和信息都具有十分重要的作用，因此需要专门的部门进行收集和整理，进而加以管理。从这一角度来强调，档案管理在人们的日常生活中起着十分重要的作用，尤其是在医院等这些公共场合，需要对病人的档案加以手机和整理，从而提高医院对病人病情的掌控管理。而传统的档案管理已经在医院的发展过程中，呈现出一种发展的疲态。这就需要医院相关部门针对传统的档案管理进行现代化的改进，推动医院档案管理朝着现代化的方向发展。

1 我国医院文书档案管理的现状

1.1 整个医院档案管理基础差

自强调医院要重视档案管理之时开始，我国医院均采用一种传统的人工收集和整理的管理方式，而这种传统的管理方式一直使得医院的档案管理处在半封闭化的状态之中。一般人是无法翻阅这些经过收集和整理的档案。而传统档案管理方式进行管理的主要目的是将病人的资料进行收集并且能在未来的时间段内进行翻阅和参考，主要强调这些资料不要丢失这种基本性的管理原则。而人们在进行档案资料收集过程中，由于缺乏遵循原则，并且对档案管理工作不够重视，并且医院财政部门缺乏对其的经济支持，从而使得我国医院的档案管理基础差。

1.2 工作之间存在着脱节的现象

我国医院档案管理在传统的管理方式中，主要划归为行政文书的工作，而在实际的工作过程中，文书工作与档案工作之间采取的是不同的管理方式，从而使得档案管理工作之间存在着脱节的现象。另外，由于行政文书工作人员在工作过程中，由于缺乏必要的档案管理意识，从而在管理过程中，出现档案纸张不规范、装订不合格以及其它性问题，从而导致档案在后期查询时出现无法利用等情况，严重影响着整个档案的性质和价值。

1.3 档案管理的概念不清

传统档案管理方式是以人作为主要的管理成员进行，需要不同工作人员之间进行共同的努力。对档案所需要的各种信息和资料进行手机和整理是档案管理人员的主要工作。然而在现阶段的医院档案馆力过程中，工作人员进行档案管理的工作意识十分薄弱，档案资料和信息的整理总是存在着各种缺陷，使得整个医院在档案管理工作中严重拖了医院发展的后腿。并且医院对档案管理的工作重视不够，并没有将这项工作列入医院所必须要管理的工作，因此，这对于档案管理工作的不重视，也严重束缚着医院档案管理工作的顺利开展。

1.4 档案管理的整理工作不符合规范

医院对档案管理工作的不重视，使得它也没有颁布特定的规定来规范亿元的档案整理工作。这使得许多工作人员随心所欲进行档案所需要的资料和内容进行收集和整理。使得许多重要的资料在收集过程中存在着丢失等情况，并且许多收集起来的资料毫无长远的参考价值，使得档案缺乏最重要的参考价值。

1.5 档案管理方式十分落后

许多医院对档案管理仍然使用传统的人工方式，从而使得整个档案管理工作严重拉低医院现代化的整体水平。并且为相关部门在查询、搜索等方面存在着局限性，严重不利于档案作用的发挥。

2 针对目前我国医院档案管理的现状所提出的创新档案管理的方式

2.1 创新管理理念

创新医院档案管理理念，对于医院档案资源的管理利用和实现医院现代谁起着十分重要的作用。在档案馆里过程中使用现代电子档案的管理方式，以及运用现代高科技的信息技术，能够提高整个医院的档案管理工作效率，更能够提高整个医院档案的整体质量和价值。然而现代科学技术的运用也面临着诸多的挑战，需要医院上下多方面共同努力。以新的观念去迎接新的挑战，努力从过去长期封闭、半封闭型向开放型转变，从过去传统的手工型向现代化管理型转变；从被动服务向主动服务转变；从注重保管向注重提供利用转变。

2.2 环境的创新

加强硬件建设，促进文书档案管理技术现代化是适应现代医院建设发展的需要。因此应加大对文书档案设施的投入，配备必需的基础设施和办公设备，实现电子化、自动化管理。同时，选择适合医院文书档案管理的软件，并在档案工作人员中开展计算机培训，以掌握档案计算机管理运用技术，提高档案现代化管理水平。

2.3 文书工作与文书档案管理工作的创新

文书工作与文书档案管理工作是密不可分的，甚至可以认为是一种工作的两个不同阶段，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。做好文书工作是做好档案管理工作的先决条件，文书工作的好坏直接关系到文书档案管理的水平。因此，文书人员必须要有较强的档案意识，同时要具备一定的档案管理学知识，熟悉掌握档案工作业务环节的基本技能。这样，在实际工作中才能确保文件收集完整、及时和准确。为此，我院档案室副主任兼任了文书工作，并且参加医院一些大型活动和院长办公会，保证了文件收集的完整与安全。档案管理部门应严格执行文书档案归档管理制度，做好文书档案的基础工作、监督指导与沟通协调工作。认真做好文书档案的收集、鉴定、保管、利用、统计等文书档案管理的基础性工作，为实现文书档案工作一体化做好准备。

2.4 利用手段的创新

医院文书档案管理的最终目的就是利用、挖掘其潜在的经济价值社会价值，使之转化为现实的经济效益和社会效益。医院档案部门必须由被动服务转变为主动服务，拓宽服务领域、扩大服务范围、创新服务方式。目前将计算机这种高效地处理庞大信息的现代先进工具引入到文书档案的管理中，通过该技术的应用将大大简化文件材料的收集、整理和归档过程，节约了时间、提高了效率。应用计算机、光盘等高科技检索工具，借助网络信息系统的平台，档案利用者通过授权可以便捷地得到所需的档案资料，这可有效地提高文书档案查借阅效率，丰富了文书档案查借阅手段，这也是文书档案管理发展的必然趋势。

结束语

综上所述，实现医院文书档案管理的创新。一方面，医院领导要对此项工作给予高度重视，加大资金投入，同时，档案部门要加大对专业档案业务知识的培训，全方位提升文书档案管理人员的综合素质；另一方面，要加强医院内部各部门间的管理与沟通，充分利用计算机和网络技术，改进服务方式和手段，真正实现文书档案管理的飞跃。

参考文献

[1]贾芳琦.论医院文书档案管理的创新[J].城建档案，2015（12）：27.

文书档案管理论文范文第6篇

关键词：文书档案;管理;措施

近年来，随着我国社会经济的不断发展，各行各业的管理体系也在逐渐完善，而与此同时，企业对文书档案的管理也逐渐重视起来。文书档案对企业的发展历程、管理水平的发展起到着重要的依据，有着很高的保存参考价值。如何做好文书档案的管理工作，也成为摆在企业面前的一个重要问题。下面文中从文书档案的收集、整理入手，就提升文书档案管理水平的措施进行了分析论述。

一、文书档案管理工作的重要性分析

文书档案管理对于企业的发展有着非常重要的意义，主要体现在以下两个方面：第一，对于企业文书档案来说，它有着很强的凭证作用。当企业在发展过程中，需要查阅相关的以往的历史记录时，文书档案就是一个最为有效、也是最为重要的历史凭证，也因此，企业文书档案管理工作进行的好坏，对于企业战略的发展有着非常重要的作用。第二，企业文书档案有着很强的参考性。文书档案记载着企业发展进程中的各项重大活动与各项改革措施，当企业在进行重大举措时，可以通过文书档案来对这项实践活动的正确与否进行验证，从而根据文书档案中所记载的内容对当前所要实践的活动、重大举措来进行合理的改进，从而使得企业发展战略更加合理化，提高企业实践活动的正确性。

二、提升文书档案管理水平的措施

（一）加强对文书档案的收集与整理工作的开展

对于文书档案工作来说，收集是它的起点，更是做好文书档案管理工作的基础。如果文书档案的收集工作不能做到位，那么文件的归档就不可能齐全、完整，就不会利用企业发展的利用，不能起到文书档案应起的作用。因此，在进行文书档案的收集与整理时，必须要规范化，对于所收集到的档案必须是完整的，真实的，这样更能更好地对企业发展进程中的历史面貌进行良好的反映。另外，在对档案进行收集时，要确保这些档案的历史意义与现实价值的共存，这些档案必须要在企业发展过程中所自然形成的、真实的情况，不能对这些档案进行撰改或是删减，文书档案所收集的内容必须是真实发生的、客观的事实。同时，对于文书档案的收集与整理要规范化。不同文书内容所用的纸张大小、卷宗的薄厚、卷内记录的形式等等，都必须要严格按照要求来完成，从而使得文书档案的查阅更加方便，也使得文书档案管理工作的开展更加顺利。

（二）加强对文书档案管理工作的重视

要想加强对文书档案管理水平的提升，那么就必须要加强对文书档案管理工作的重视，从而根本上为文书档案管理工作提供一个有力的保障。在文书档案管理工作中，要不断加强企业领导与员工对文书档案管理工作重要性的认识，从而从根本上消除传统的重建轻档案、重使用轻管理的思想。不断加强对文书档案管理工作的创新与改革，使得文书档案管理工作快速地向企业经济建设这一中心靠拢，加强文书档案工作以经济建设为中心的出发点。另外，也要不断加强对企业文书档案管理工作的精力投入力度，从而使得文书档案管理工作者在实际工作中更好地做好档案管理工作。

（三）不断加强对文书档案管理工作管理制度的完善

对于文书档案来说，就是要把企业各个部门比较分散而独立的文件进行统一的分类管理，从而使得这些文件形成一个有机的整体，并进行合理、统一的管理。而要想做好文书档案管理工作，那么就必须要有一个合理、完善的管理制度为后盾，从而确保企业各个部门所上交的资料的真实性，最终确保文书档案的参考价值。文书档案管理是一项非常复杂的工作，通过对文书档案管理制度的完善，可以促进文书档案收集与整理的成为，从而在企业内部自上而下形成一个多层次的文书档案管理模式，进而提升文书档案管理水平。

（四）在文书档案管理工作中要加强对计算机的运用

随着科学技术的不断进步与发展，计算机技术得到了广泛的运用与发展，通过计算机技术的运用可以大大提升工作效率与准确性，因此，在企业文书档案管理工作中，我们要不断加强对计算机技术的运用，从而使得文书档案管理工作实现现代化。在文书档案管理工作中，通过计算机的运用，只需要借助计算设备来对电子版的档案信息进行管理即可，这样不仅可以减少工作人员的工作量，还可以起到事半功倍的效果。另外，利用计算机的自动整理技术，可以更好地实现对文书档案的自动编号，从而在检索时更加方便与快速，而且计算机以其精确的精准度，可以对文书档案中的一些数据进行核对，从而使得文书档案的整理更加迅速，而保管也更加方便。

另外，在文书档案工作中，工作人员的素质对档案的真实性、精确性有着非常重要的影响，因此，在文书档案管理工作中，要不断加强对其工作人员综合业务素质与职业素养的提升，从而为文书档案管理工作打下一个坚实的基础。

参考文献：

文书档案管理论文范文第7篇

关键词：文书档案；科学化管理；策略

文书档案记录作为社会组织而从事的的各项管理活动，它的组成部分是活动过后具有储存价值的文书。随着社会的不断发展，文书档案管理也面临着新的挑战。如何能实现文书管理现代化，如何能提高对文书档案进行科学的具有价值性的资料归档，对其工作以及社会的发展都有着重要的现实意义。

1 传统的文书档案与实现文档一体化

我国传统的文书档案处理一般都属于不同的部门负责，即档案管理由档案部门执行，文书处理则由其他不同的工作者负责。这种两者隔开的管理方式在处理过程中容易出现错误，比如难以修改已归类好的档案，或者由于程序复杂而出现的遗漏现象。这些直接影响了文书档案管理的效率，降低了档案的信息服务功能。所以，随着社会的发展需求，文档一体化成为了一种新颖、具有高效的管理模式。文档一体化的意思就是把当前在工作中的各单位相对分散并独立的文件管理和档案管理统一归为一个完整的整体来进行有效的管理。这种新的管理方式彻底改变了过去文件管理与档案管理独立开来，过于分散的状态，将其统一为更方便管理的有机整体。

文档一体化管理模式的运用将文书的处理项目推向了文档管理工作中最重要的一部分。再者，文件的处理质量直接影响着文书档案管理的有效性与准确性。所以文档一体化不仅创造了科学管理所带来的崭新的空间，更使文档的管理程序更加精细与有序。体现了文档一体化的科学性与时效性，充分发挥了文书档案的真正价值。

2 计算机技术下文书档案的管理

随着计算机信息技术的快速发展，以无纸化资源为主导的操作模式为档案管理模式的转化起到了决定性作用。它不仅使档案管理的模式由手动操作升级为计算机操作，还使其储存的方式也发生了根本性变化，由纸质形式变为电子资源形式。

这种档案的管理模式按类即整理归档，不仅减轻了工作者的劳动量，还从整体上大大的提高了工作效率。另外，我国传统的文书档案管理中，对以归档整理好的文档若要再次进行修改处理的话，就只有将文书档案拆开重做，这种呆板的管理模式没有任何意义之外，还极大浪费了时间、资源与劳动力。而基于计算机信息技术下的文书档案管理模式根本不会出现这种问题，文件的修改仅仅依靠键盘操作即可。信息的运用与保存也可以直接转化为电子版的文献信息，网络科技的运用随时可以提供文书档案需要检索的资源，与传统管理方式相比，这种准确率是占绝对优势的。

3 加强档案原始性的认定、存储于备份

1.档案的形成是文件有规律、有价值的转化过程，是一种具有考查性与法律性结合而形成的原始记录的过程。而文件的收集、整理、以及鉴定是以传统的纸质档案记录为主的工作起点，当然这也是检验档案有效性与真实性的关键。

2.作为信息技术支持下的电子档案，它主要来源于档案库的数字化与现实结合而产生的电子文件，虽然数字化之后的电子原件可以作为纸质原件的副本，但它与传统的文件还是存在差异，比如收集、整理、检查等过程属于交叉形式，比较复杂，虽然过程当中也有数字签署、电子签署等技术来保证电子文件的原始性等，但其形成后的电子文件相对于原载体来说仍然充满了不定性，因为它可以继续编辑、修改制定，而且在转化为电子档案时并没有表现出文件归纳成档案的一个过渡阶段，完全是依靠工作人员通过网络进行复制、粘贴、上传，这类文档的质量是根本无法确认的。所以，我们要注意的是，电子文件在归档时必须要附属于每一份文件的静态以及动态数据信息。静态数据信息包括满足于大众想查询的原件属性信息以及原件所设定的存储格式、版本问题、涉及到的处理工具等基本环境的记录。动态数据信息包括创建、审核、接收、变更、归档等贯穿于文件始末处理过程的记录。这样才能确认档案的原始性，确保电子文件的最高有效性。同时，这也要求档案管理者在接收电子文件时要通过对其数据的信息分析与核对，如果发现有信息不符的文档就必须返回给归档人。除此之外，管理者还要在一定程度上保证数据来源是以系统自动提取为主的，减少系统之外的人为干涉。

电子档案是依赖于现代计算机技术的硬件、软件产品的科技产物。它所归档的类型有很多种，包括图文文件、图像文件、音频文件、视频文件等。为了对电子文件进行更安全有效的管理，对其进行隐秘的储存必要备份是非常重要的。其中，电子档案的存储格式要按照主流存储格式进行。对于部分非通用格式的电子文件，应提供格式转换的功能进行管理。对于存储电子档案用到的设备应该充分考虑到其使用的发展性与成熟性，特别针对不允许公开的机密电子文件，一定要保证其对档案具有脱机保管的性能。

另外，关于电子文档存储的方式也很重要，应该提供多样性的存储方式，比如目录存储、光盘存储、云盘存储、数据库存储等，而用户也可以根据自己的实际情况来选择。

为了防止文件的丢失，应该分别建立数据库备份、系统备份、网络备份到电子文档原件备份当中去。

4 科学管理文书档案的基本要求

1.提高职业修养

基于文书档案工作的特点以及环境因素来看，从事该项工作的人员往往经历的是缺乏活力、枯燥乏味的过程。另外，在工作中长期与数据、文字打交道，会因为其繁琐而导致心理麻痹，从而出现错误，直接影响了文书档案信息安排的质量。因此，这种情况下要求工作人员本身必须具有较高的职业素养与严谨的思维，耐得住性子，善于自我调节。另外企业在招聘档案管理职位时，要将门槛放高，注重人员的综合素质体现，从而确保档案的准确性。

2.加强培训，提高职员专业性

文书档案这类工作所服务的对象比较重要，所以，为了提供更优质的服务，展现企业的整体风貌，工作人员必须具备一定的专业知识和较强的管理技能，这也是一名合格文档管理员应该具备的基本特性。

因此，企业内部应该加强档案工作人员的培训工作，采用“内育”和外培相结合的方式，定期进行档案统计工作培训，通过员工与领导横向、竖向的双向交流，熟练档案操作以及专业知识的方法与技巧。员工之间要互相借鉴先进的工作经验，发现、正视自身的不足，认真分析工作中遇到的问题，探索解决问题的根本方法。提高档案管理工作的时效性。

3.健全档案管理工作监督机制

企业内部部门之间要接受上级单位的监督，接受业务单位的业务指导。对上级要求提供的档案内容如实填写、汇报，对统计中存在的问题不要选择回避或者视而不见。

建立档案定期清点制度。即档案员要定期的对库存案卷逐类进行清点、统计，保存清理痕迹，与台账仔细核对，如果发现有出入的地方，要查阅档案移交、借出、转出登记，查实出入数据，在进行数据更改。一方面，切实发挥上级部门监督的作用，另一方面，维护好库存档案的完整性。

5 结束语

文书档案工作是一项长期性、复杂性、连续性的工作，企业各基层需要对其高度重视，通过一系列的规章制度来提高企业内外形势发展的需求，树立良好的企业理念，在传统的基础上不断创新的进行资源开发、管理。

参考文献

[1]谢维丽.论医院文书档案的有效管理[J].中国培训.2015（06）

[2]熊秀红.文书档案的立案和材料收集浅议[J].办公室业务.2016（01）

文书档案管理论文范文第8篇

1.1操作方便

电子图书档案管理最明显的特点就是操作方便，主要表现在两个方面：第一，电子图书方案管理无论是增加还是删除都非常容易，并且删除后的信息不留任何痕迹；第二，电子信息准确性较高，因此，电子图书档案管理的检索操作非常简单。

1.2传递快捷

电子图书档案管理综合运用各种网络技术，其传递速度完全不受时间和地域因素的影响，通过网络传播可以快速递将档案信息传递到需求者手中。另外，电子图书档案管理还可以从一个终端向多个终端传递，从而达到资源共享的状态。

1.3复制时不容易丢失

与纸质档案管理相比，电子档案管理复制后不仅清晰度保持不变，还不会出现纸质档案管理中出现几遍、信息丢失等问题。通过数字化的信息处理，电子文件在复制的过程中依旧可以保持原本的特性。

1.4表现形式多样

与纸质档案管理相比，电子档案管理的形式多种多样。无论是图形、文字，还是声音、影像等网络信息都可以成为电子档案管理的内容，并且，这些信息无论是单独存在还是互相搭配都可以形成档案管理模式。

2加强电子图书档案管理的措施

我国电子图书档案管理工作在不断探索发展中取得了较大的成就，但是，在实际应用过程中还存在很大的问题，例如，伴随着经济的发展，电子图书档案存储的要求越来越高、电子档案的真实性受各种因素的影响可靠性较低、社会对电子档案的安全性以及工作人员的能力要求越来越高等。笔者结合多年电子图书档案管理经验，针对管理工作中存在的问题，对加强电子图书档案管理的措施做了简单介绍。

2.1加强环境保护，保证存放空间安全

电子图书档案的存放环境是保障其信息安全可靠的基本保障，加强电子图书档案管理首先应该加强电子图书档案管理的环境保护。电子图书档案的环境主要包括工作人员的办公场所以及存储工具等，工作人员的办公环境保持清洁卫生、温度适中的同时，还必须安装抗雷、抗电击以及抗磁场力等设备。另外，为了保证存放空间的安全，还应该对存储的电子图书档案进行备份处理，最好选择多个位置储存。最后，定时检查存储工具，发现问题，及时采取措施予以补救。

2.2加强管理制度设计

为了保证数据储藏的安全，必须根据电子图书管理的实际状况，加强管理制度设计。在进行电子图书档案的编制工作时，应该专门安排业务水平较高的工作人员参与电子档案编制工作，确保数据的真实可靠性。其次，工作人员应该及时整理电子档案，尤其是档案的归类管理，工作人员应该以档案的级别作为归档的依据，确保各级别信息准确无误后，进行归档处理。最后，电子档案编制结束后，必须交由领导检查核实，确保信息准确无误后进行存储。

2.3加强系统管理设计

为了保证数据的读取安全，必须加强电子图书档案系统管理设计。很多时候，电子图书档案的信息安全性不够高，主要原因是系统管理体系不健全或者是有人而已破换管理系统。针对以上问题，设计者可以对电子图书资料进行加密设计，为了防止破译，密码不能太简单，最好定期更换密码，确保信息的安全。另外，根据需求设置访问权限，杜绝任何人都可以获取信息等问题产生。最后，定期对系统进行维修保护，有的网站因多种原因会出现系统漏洞，这时候应该加强防火墙设置，保障信息的安全性。

2.4加强人员工作能力培养

为了保证操作的安全，还应该加强工作人员能力的培养。根据市场的需求，结合工作人员的实际状况，通过培训加强工作人员的业务能力，业务能力主要包括计算机的操作能力和扎实的网络基础知识能力。条件许可的情况下，聘请具有扎实专业功底的人担任电子图书管理工作，为电子图书档案的安全管理提供保障。

3结束语

文书档案管理论文范文第9篇

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准，是档案存在的基础与重要的资源发生地，其管理水平的高低直接关系和影响着档案资料的质量与完整性。而现代化的文书档案管理工作，是提升加强档案管理的质量和水平意义重大。

一、文书档案管理的特点

1． 文书档案管理的重点在于收集、保存资料，记载“历史”。文书档案管理多以发生的人事、事件、过程记载、文件、书报、物品存档为管理对象，管理手段主要就是用载体( 主要是纸质或实质) 记录下来，并分门别类地存放在挡案室中。这个阶段管理的重点就在“收集”、“管理”、“编目编册”、“保存”、“借阅”等工作上; 同时，非常强调资料的完整性、安全性。档案管理起到的最大作用就是记载历史，使得后人可以引用和借鉴历史资料，这样档案才产生作用。

2．与文书档案直接产生联系的主要是文书工作。文书工作包括文件的收集、登记、运转、催办、承办以及文件的收集、整理、立卷和归档。文书工作的全过程也是档案的形成过程。而档案工作是在文书工作的基础上对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用。文书工作是档案工作的前提条件和基础; 档案主要来自于文书。文书部门把本单位活动中形成的、具有保存价值的文件材料经过整理立卷，定期向档案部门归档。文书档案的质量，如文件的格式、书写材料的质量、能否收集齐全并及时进行归档等，对档案的质量和档案工作都有重大的影响。

3．文书档案内容丰富，载体多样。文书档案是单位工作各方面的真实记录和反映，涉及党群管理、行政管理、科技档案、会计档案、特种载体档案等方面，形成了档案内容的丰富多彩。由于文书档案包含有单位及上级部门印发的各类正式“红头文件”，各类民主选举的选民登记和选票，单位签订的各种合同、协议、责任书照片、录音、录像，以及各种电子档案等等这就形成了文书档案载体的多样性。

二、文书档案现代化管理的三个原则

1 保密原则

保密是文书档案管理、使用的最基本的原则。这一点在使用中要首先把握好。凡是涉及到一旦扩散，可能影响到本单位正当利益，在对外开放使用，特别是对国外、境外的开放使用时，一定要按照严格的审批制度和程序进行。从事文书档案管理工作的人员，头脑中要始终绷紧保密这根弦，不能有丝毫的马虎。

2 开放原则

在强调保密原则的同时，也要坚持开放的原则。文书档案管理的根本目的是提供使用，发挥作用。要根据形势的变化和发展，及时提出有关文书档案解密的建议，可以解密的就要及时解密。对一些实际工作中急需的、涉及密级又不高、保密时间要求比较短的档案，更要及时解密，积极提供利用。目前，要着重纠正那种不分主次、轻重，凡是进了我的门，一律都是重要机密的认识。不能守着大批价值连城的丰富资料，只当一个保管员，而要积极主动创造条件，挖掘对实际工作有利用价值的文书资料，为需要者提供有效的服务。

3 服务原则

在新的形势下，文书档案管理部门要努力改变"权力机关"的作风，去除"衙门"习气，坚持"服务"的原则。在提供服务中，提倡热情、主动、积极、方便的态度，简化相关的审批手续。我们应解放思想，打破在文书档案利用上的一些传统禁忌，文书档案为实际工作服务就能走出更加广阔的路子。

三、现代文书档案管理中存在的问题

1．文书工作与档案工作衔接方面存在问题。文书工作与档案工作既有联系又有区别，既有统一又有分工。在现实工作中，文书工作和档案工作应相互配合，形成一个分体式的管理体系。实际工作中，文书和档案实行的是分块管理制，这是一种有效的、比较科学的管理制度。但是，这种体制在某种程度上却拉大了文书工作和档案工作的距离。文书人员档案意识淡薄，档案人员也很少考虑文秘工作，致使二者在衔接过程中出现了许多脱节之处。目前，在文书工作和档案工作的衔接主体上，即公文的格式和处理办法方面存在着诸多不规范现象。如: 用纸不达标，装订不规范; 版记不全，附件不规范; 文种使用不当，办理程序不规范; 原稿不齐全，编号不规范，等等。

2．人员偏少，并兼顾其他工作。一些单位的办公室里只有2 ～ 3 名工作人员，缺乏专职档案员。于是，档案员往往由文秘人员兼任，他们要负责办公室的收发文、文字综合、后勤保障、信息宣传、档案管理等等方面的工作，投入到档案管理上的精力十分有限，存在收集范围不明确、收集工作不及时、材料真伪不分明、收集合力不强劲等方面的问题。另外，一些档案员对档案资料的收集普遍存在不到位、不完整现象。正是因为档案员的素质参差不齐，主观上又对档案工作缺乏能动力，就使得很多单位在文书档案的收集工作存在很大的漏洞。

3．领导对档案管理重视不够，存在片面的认识。档案工作在单位办公室众多职能当中的地位不高。在一些领导的心目中，档案工作是说起来重要、做起来却次要的工作。他们把档案工作想象得很简单，“不就是收集整理一下文件，再建立一些档案目录嘛”。而且，档案工作投入大，见效慢，看不见明显的经济效益，只要求单位的文件保存好了，工作需要的时候能够提供参考就行。

4．各部门对档案工作的配合不够，制约了档案管理水平的提高。单位的归档工作需要从各个部门收集重要的文件资料，而一些部门为了自己工作的便利，不愿意将一些需要归档的文件资料交给档案员统一保管。一些责任心较强的档案员由于得不到有关职能部门的配合支

持，在做好档案工作时常感到心有余而力不足。在多次催要未果的情况下，档案员最终也只有妥协，时间长久了，一些重要的文件资料就容易散失，要追究责任也为时已晚。

四．文书档案科学管理的对策与要求

1.领导的高度重视。领导要充分认识到文书档案在企业的经营和生产中的重要作用，并在全体职工中大力宣传，以增强全员的档案意识，在公司上下形成齐抓共管的局面，把文书档案工作作为提高公司整体管理水平的一个重要途径。在具体工作中，领导要经常督促指导、及时解决文书档案工作中的困难和问题，为搞好文书档案工作创造必要的条件。

2．必须牢固树立档案质量意识。对文书档案从产生、收集、整理、保存到利用的每一个环节都要进行不同程度的参与，确保每一个环节不出纰漏。一份文书档案是由许多部门、许多人在不同的时间、地点共同完成的。因此，要树立"我直接面对的就是利用者"的观念，为下一个环节提供高质量的"半成品"，这样，整个文书档案质量就会有可靠的保证。另外，对整个文书档案的形成和利用要有整体意识，明白自己负责的某一环节工作质量的好坏，直接关系到整体的质量。要努力做好文书档案管理工作。提供文书档案质量的好坏，往往事关全局工作能否继续，这也是全局工作不可缺少的一部分。文书档案全面质量管理要求与档案形成过程有关的工作人员，包括领导、拟稿人、校对人员、印刷人员、档案人员等密切配合，严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和立卷归档管理工作。树立"档案质量，人人有责"的观念。

3.要不断提高档案人员的政治思想素质。良好的政治思想和业务素质是搞好各项工作的基础。绝大部分的文书档案与公司的根本利益、员工的切身利益息息相关。这就要求管理人员要具有强烈的政治意识。在日常业务活动中，每处理一件文书档案，都要站在政治的高度来对待，把政治考虑放在第一位，在整理、保存、利用的每一个环节上首先确保文书档案的安全。

4.加强主动意识。即在现代新形势下，文书档案管理人员要树立主动服务的观念。一是开展编研工作。文书档案中蕴藏着丰富的有用信息，特别是一些年代久远、受当时历史条件限制，以及那些卷宗浩繁，在利用原始档案不易发现有效信息的情况下，就需要管理部门对其进行编研，形成方便利用、准确、简明的信息资料。二是打开大门，主动上网，积极热情提供服务。对一些可以公开的资料，要积极利用现代化的计算机网络系统，主动上网，让"死材料"变为"活信息"，提高利用率。

5.运用科学的手段。采用数理统计方法、现代科学技术和现代管理手段来解决档案的质量问题，不断提高档案质量和档案工作管理水平。如：统一制定文件格式。对文件选用、文号编发、标题制作、发文范围、正文提炼、标题字形、附件、主题词标示、印发科室等一一作了详细规定，严格执行。对上级单位来文和资料，在登记办理、传阅、立卷、归档、保密上做到环环紧扣，手续齐全。三是目录编号、检索系统的建立要科学。除了建立案卷目录、专题目录、计算机等检索体系外，还要逐步完善计算机、光盘等高科技检索工具。尽早地进入网络信息系统，通过上网，扩大信息来源，联系更多的信息内容，通过各种渠道，丰富文书档案管理经验。

结束语

总而言之，文书档案实行全面现代化管理，有利于实现文书档案管理的规范化、标准化。并加强档案管理质量，使企业切实发挥文书档案的作用，提升档案管理和利用水平，充分挥档案的功能，真正实现其应有的价值。

参考文献

[1]褚立慧. 文书档案管理中存在的问题与对策研究[J]. 黑河学刊，2011(2):165 － 166.

[2]罗文妍. 做好文书档案管理工作之我见[J].黑龙江生态工程职业学院学报2011,24(3):79-80.

[3]成丰. 论在文书档案管理中的问题和对策[J]. 经营管理者，2011(12):337-338.

文书档案管理论文范文第10篇

1.1 重要性

文书档案所涉及的工作基本上就是对文书档案进行立卷、收集整理、缩微、鉴定、检索、保护利用、统计等等，这些工作不但是互为相连的，也是互为制约的。在这些工作内容中，尤为重要的就是文书档案的利用，其余的皆是服务于文书档案的利用工作并为文书档案的利用创造条件。通过文书档案管理而服务于单位、部门的中心工作是办公室人员的主要任务，加强文书档案的管理也是为促进文书档案在中心工作里的参谋作用，并且也被视作宣传教育素材以及历史根据，其重要性不言而喻。

1.2 特征

1.文档工作一体化。文书档案的应用与形成都是在文书工作中促成的，文书工作的最终步骤就是整理文书档案，是基于文件搜集、运转、催办、承办来进行的，二者密不可分。文书档案主要是在文件工作中形成的，文书档案的质量对档案工作及档案管理的质量有直接影响。2.文书档案管理的综合性。文书档案管理工作的开展主要是在单位办公部门的文档室进行，它有着一定的综合性。它不但负责管理文书档案，还管理着人事、财会等档案，分类众多、内容繁复、工作系统，为单位的各项工作及时、准确地提供参考资料，也由此提高了管理难度。当前，随着单位的不断发展，办公室人员和文档室人员身兼多职的情况较多。所以，办公室人员必须要提高文秘工作水平，同时具备文书档案工作意识，不断学习相关的专业理论、业务、技能等等，才能做一个优秀的文书档案管理者。

2 文书档案管理现状中出现的问题

2.1 文书档案管理制度方面不完善

通常办公室文书档案资料都设置于综合档案室或库房里，办公室工作人员由于主观上的个人原因如工作繁重、使用方便等及客观上的存放档案受区域限制，没有及时将文书档案资料归档。这造成管理松散，使用效率低下，在出现问题时各个部门相互推诿，十分不利于管理。加之文书档案管理工作得不到重视，管理意识薄弱，档案管理制度不完善，职责分工不明确等最终造成了管理成果与管理标准相去甚远的结果。

2.2 办公室文书与档案工作认知不足

文书与档案工作相辅相成，目前大多数单位采用的是文书和档案“分块管理”的制度。虽说这种管理制度具备一定的有效性和科学性，但文书管理人员在实际工作中对档案意识较为单薄，对自身职责认知不清以及档案人员对于其工作内容理解的不到位，不愿意花精力作指导，于是在某种程度上这种制度让文书工作和档案工作产生了分歧，无法真正做到和谐的统一。 甚至会导致管辖区内的文书档案管理工作存在一定的滞后性。

2.3 文书档案管理工作人员缺乏专业素养

由于文书档案的管理人员存在专业知识与文化程度的差异。很多人员基本素质有待提高，新知识明显储备不足。专业知识的欠缺在实际工作中会致使归档文件材料质量不高，文件材料分散不利查阅和管理。再加上少数档案人员的工作责任心不强，没有认真记录与整理相关的档案文件，造成档案文件的真伪性不明。这些均严重影响了文书档案管理工作的可持续发展。

3 办公室文书档案管理效率提升对策

3.1 利用信息化管理提高效率

办公室文书档案管理需要改变以往的那种独立、封闭的管理方式，将文书档案和网络、通信技术有机结合起来，建设文书档案信息管理系统。当前，因为网络数字技术的飞速发展，将之运用到文书档案管理中，可以实现管理的便捷性与规范性，提升文件归档速度，减少文件归档时间，从而极大地降低了文书档案管理者的工作强度，也有利于避免因为人为原因而导致的档案遗漏、操作不规范等问题出现。运用信息化管理文书档案还有助于保护和补充遗漏文件。具体来说，就是运用计算机数据库技术让按件归档效果更加稳定，最终可以更好地补充、插入遗漏文件。还有就是，在文书档案的借阅上实行单份文件管理模式，让借阅者不能接触别的文件，以实现文书档案的保密。运用数字化扫描更清楚、方便地了解文件的原始面貌，在保护原件的同时也简化借阅工作。

3.2 提高“文档一体化”意识

文档一体化的最终目的就是将文书档案的管理工作在组织制度与具体运作程序上进行有机融合，超前控制文件管理，确保档案质量，使档案工作程序简化，防止出现重复工作，促进文档工作流程更加合理化。文档一体化的基础工作就是文书工作，办公室人员的档案意识极其重要。要高度重视文书材料的立卷归档，处理文件时必须和档案工作联系在一起，让文书、档案管理一体化。因此，办公室人员一定要确保文件材料的质量，使文件材料的文体、格式等要规范而标准，不能使用复写纸、圆珠笔等起草、修改、誊印，文件要完整且齐全。

3.3 完善文书档案管理制度

单位领导需真正认识档案管理的重要性，重视制度的制定，完善管理中需要的配套硬件，并能深入贯彻实施文书档案管理制度。文书是档案的来源。遵照立档归档原则，以企业形成的文书为准则，工作中严格统一工作流程，建立健全归档制度。认真学习省档案局颁布的规章制度，拟定相应的工作计划。并在工作中注意：1.严控立卷归档的时效。2.保证文书的完整并合理分组。3.明确分档的重点。4.定期清理已无保存价值的文档。

3.4 保证文书档案齐全完整

办公室文书档案管理工作者在工作中不仅要将已形成的档案收集齐全完整，而且还应关心文书档案的形成与办理过程中的相关情况。文书工作者在最初归档时要认真检查材料，发现应有附件而未及时归档的要记得催要；有外借却未按时上交的文件要跟踪收回。在做收文登记后应甄别该文件会否具有保存价值，不具社会价值的无需归档。在检阅完毕后进一步完成归档工作。认真完成从零散“页”到“件”，再到装盒为“卷”的档案入库工作。

文书档案管理论文范文第11篇

关键词：文书档案；整理；保管方法

文书档案的利用率逐渐升高，因此，做好档案的整理和保管工作是前提和基础，最重要的是档案管理方式不断地与时俱进，主要是为了能够更好地适应社会的发展。在做好档案的管理工作的基础上要不断创新，进而发挥文书档案管理工作的效率，提高管理工作的价值。

1 文书档案的归档范围和保管期限

从文书档案的归档范围上看，不同的单位具有不同的规定，同时也需要根据档案信息本身的特点来进行归档。其保管期限也是如此，档案的价值是确定保管期限的重要因素。各大企事业单位都是根据档案文件对于单位发展的贡献和价值来判断文书档案的归档范围和保管期限。进行归档的文书档案主要可以分为以下两种：一种是针对单位分发的文件类型，其中包括单位机构、人事以及职称、物资、经费等等工作内容做出的皮肤、通告等。这一方面的文件具有一定的法律效益，因此，需要进行长期保存。相关的文书档案管理工作人员需要对这类文件加强重视。另一种就是上级下发的法律或者是政策的规定，作为企事业单位执行的依据，这些文件只是在一时具有较大的效力，但是一段时间之后，就是失去了作用，因此可以进行短期的保存。

文书档案的归档工作包含的范围相对较广，不仅有正式的文件，还有对短期工作的总结和报告、领导的讲话以及工作部署的文字形式等等。对于相对重要的内容要将进行永久性的保存，如果是价值和作用一般的档案可以进行长期保存，然后根据档案的具体应用情况来确定以后的保存时间。同时要做好档案文件的归档工作，尤其是一些合同或者是协议等都需要进行归档处理。

以下下属文件包括计划、总结以及报表等要进行归档处理，其长期性和短期性，需要根据文件的重要程度来确定。由于企事业单位的档案归档类型较多，且文书档案具有一定的权威性，因此，需要将其分成党群工作文件、行政管理文件、经营管理文件以及生产技术文件等等。归档工作主要是为了保证以后工作的合理性和高效性。

2 文书档案的整理方法

2.1 文书立卷责任部门

从文书档案立卷责任管理部门来看，主要是有文书或者是相关的收发人员来进行档案信息的收集和归档。我国为了保证档案立卷工作的科学和合理性，已经建立了一定的立卷制度。可见立卷工作的重要性。档案对于企事业单位来说可以说起到了监督和控制的作用，但是有些小的企业单位还没有明确的管理制度，档案管理工作的规范程度还不够。在具体的工作过程中，都是有文员来进行档案的归档和整理工作，其规范性和全面性就得不到保证。造成档案的内部质量不高，立卷制度不完善，文书档案管理工作无法适应社会发展的需要。

2.2 文书立卷的基本要求和方法

在进行文书立卷工作的过程中，需要遵守的主要原则就是文件材料本身的规律和联系，要保证文件本身的整体性，对于不同价值的文件进行分类整理，其保管方式也存在着明显的差异，可以从以下几个方面来进行具体的阐述：

2.2.1 分年度。正确的整理方式是要将文书档案按照年度来进行整理，这也是立卷工作需要遵循的基本特征，如果是特殊的文件要进行立卷工作，其中包括一些计划和统计报表等。

2.2.2 分级别。在分级别处理的过程中需要严格按照上下级文件的密切关系来进行，要将上下级的文件进行分开组卷。但是如果是一些批复可以将其放到一起，要注意区分上下级。

2.2.3 分类别，注意问题的专门性和问题之间的联系，按分类方案分成若干类，如企业先按四大类分开，每一大类再按文件多少分成若干卷。

2.2.4 分保管期限，注意保持问题的完整性。一般需要永久、长期、短期保存的文件应分别组卷，但为了保持文件间的有机联系，少量保管期限短的文件与保管期限长的文件一起组卷时，保管期限从长。

2.3 文书立卷的操作程序

2.3.1 初步立卷：根据每年形成的材料数量，剔除不归档文件，按“四分四注意”的方法组成案卷。

2.3.2 拟写案卷题名。案卷题名应当准确概括本卷文件的制发机关、内容、文种，文字应力求简练、明确，一般案卷题名应具备作者、内容、文种三要素，如涉及重要地区的要标出地区，涉及特定时间的要标出时间。

2.3.3 卷内文件排列与编号

a卷内文件排列，密不可分的文件应当依序排列：正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发件在前，被转发件在后；多种文字的同一文件，中文在前，其他文字在后；处理同一问题的文件与电报应根据内容和文件一起依次序排列；案件材料结论、决定、判决材料在前，依据材料在后。一般文件可按问题或时间顺序排列。

b装订的案卷要编页号，卷内文件凡有文字、图象等页面都应每页编写一个号，空白页不编号。编写应该用阿拉伯数字每卷从1开始，文书档案在正面的右上角，背面的左上角编写页号。不装订的文件编件号，要盖档案号章，在档案号章内写档号、件号。

3 文书档案的保管措施

3.1 编制归档文件责任者、内容、文种的报表，并按上述分支对每个词条给分，这些词条我们可以预先找出一部分，其他的一部分可以通过计算机进行找出。另一方面，我们可以通过对列出归档文件的性质，把文件分为重要性和一般性，通过各种性质进行合理的归档。

3.2 根据现行文件的格式，确定不同的模板。如模版一：责任者、内容、文种；模版二：内容、文种。这样可以为计算机的自动抽词提供方便。

3.3 编制计算机的归档程序。对电子文件的标题名中各个字段进行比较，对责任者、内容进行一次性的抽取，并给予相应的分数。它们共同组成了编制工作的核心。

3.4 每一份文档形成电子文件后，需要在设计好的程序中运行，通过对运行后的总分数确认可以实现初步的保管期限，并对其进行人工审阅。

结束语

文书档案的整理需要档案管理人员明确自己的职责所在，确定文书档案的管理范围。本文通过对文书档案的管理的基本要求和归档方法的详细阐述，提出了对档案创新保管方法。做好文书档案的管理工作要与科技的手段相结合，运用计算机辅助文档的管理，达到管理的合理性和科学性，为社会各个领域的发展提供完整的参考资料。■

参考文献

[1]史卫军.新时期档案工作的走向[J].吉林水利，2003（S1）.

文书档案管理论文范文第12篇

[

关键词]文书档案管理 存在问题 解决对策

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2015）07-0109-01

随着计算机信息技术的发展，我们逐渐步入信息化的时代，文书档案管理发挥着越来越重要的作用，目前文书档案管理工作中还存在很多问题，需要不断改进文书档案管理方式，有效地对文书档案进行利用。

一、文书档案管理中存在的问题

（一）文书档案管理人员的专业素质不高

目前很多文书档案管理人员的专业素质不高，只是对相关理论知识有一定的了解，没有丰富的文书档案管理工作经验，对档案的立卷、分类等工作不熟悉，在工作中经常丢失档案信息，或者出现其他问题，影响文书档案管理质量，对文书档案管理工作造成不利影响。文书档案管理人员对自身专业素质不够重视，受传统观念影响，不重视专业的文书档案管理培训，文书档案管理人员的专业素质得不到提高，使文书档案无法实现规范化、标准化的管理。[1]

（二）文书档案管理人员偏少

很多单位的文书档案管理人员只有一、二位，专业的文书档案管理人员十分缺乏。另外，很多单位的档案管理人员都是由文员、秘书兼任文书档案管理工作，文员、秘书既负责其专职工作，又要进行文书档案管理工作，投入到文书档案管理工作的精力就非常有限，降低文书档案管理效率。

（三）文书工作与档案工作的衔接存在问题

文书工作与档案工作有着密切的联系，但是又有一定的区别，目前在进行文书档案管理的工作中，很多单位都是将文书工作与档案工作分开来进行，使文书工作脱离档案工作，使文书工作人员没有较强的档案工作意识，没有意识到档案工作的重要作用，会使工作人员不明确档案收集的范围，没有及时地进行档案收集。工作人员没有规范地对文书进行装订，文书使用的纸张也没有按照相关标准进行选择，对文书的附件没有进行规范的处理，没有按照相关的程序进行文书管理，文书没有按照规范要求进行编号，降低文书管理工作的质量，对档案收集有一定的影响，影响档案收集工作的质量和利用程度。[2]

（四）电子档案保存的安全意识不强

随着计算机信息技术的进步，很多单位已经实现数字化的文书档案管理，但是对档案管理的安全不够重视，电子文书档案对计算机的软件和硬件有着较强的依赖性，计算机硬软件出现病毒侵袭、设备故障等问题的时候，电子文书档案资料很容易丢失，对需要长期保存的文书档案的安全造成威胁，文书档案管理人员对计算机杀毒相关知识比较欠缺，对计算机防毒意识较差，一旦计算机硬件或者软件出现问题，难以得到及时地维修和恢复，对文书档案资料会带来很大的损失。

二、提高文书档案管理水平的对策

（一）提高文书档案管理人员的专业素质

文书档案管理人员的专业素质对文书档案管理水平有很大的影响，在聘用文书档案管理人员的时候，要注重其文书档案管理工作经验和工作能力，文书档案管理人员要重视专业素质的提高，加强对自身专业素质的锻炼，参加专业的文书档案管理培训，及时更新文书档案管理相关知识，掌握文书档案管理相关技能，能够熟练地完成文书档案的收集、鉴定、保管、利用等管理工作。[3]

（二）提高文书档案管理工作质量

很多单位由办公室文员兼任文书档案管理员，对文书档案管理工作一知半解，缺乏专业的文书档案管理员，使文书档案管理工作质量得不到保证。为促进文书档案管理工作更好的开展，必须认识到文书档案管理工作的重要性，需要聘请专业的文书档案管理人员，对文书档案工作进行规范化的管理，完善文书档案管理小组，使文书档案管理工作具有程序化，专业化。同时，为提高文书档案管理工作的质量和效率，应该重视对文书档案管理人员的培训，加大培训力度，提高工作人员的专业素质，促进文书档案管理水平的提高。

（三）使文书工作与档案工作实现规范衔接

文书工作的质量直接影响到档案工作的质量，要想提高档案的质量，必须实现文件的高质量。文书工作规范处理文件，认真做好文书的立卷归档，对文件进行科学分类，提高档案管理水平。将文书工作与档案合理的衔接起来，要注意很多细节工作，如文书纸张的材质、大小问题，文书的格式，起草的时候不能使用圆珠笔、铅笔、红墨水，要及时地处理文件和收集资料，保证文书档案的完整。

（四）提高电子档案保存的安全性

利用计算机技术进行文书档案管理能够有效地处理大量文件信息，提高文书档案管理效率，节约文书档案管理时间。为提高电子文书档案保存的安全性，必须加强建设安全保障体系，制定档案信息安全制度，制定相应的安全保护措施，如在文书档案管理系统中设置身份认证、数字备份等功能，避免文书档案因计算机硬软件出现故障导致资料丢失。在计算机上安装防火墙，提高文书档案管理系统的安全性，防止出现档案信息泄露现象，保证文书档案的安全，使文书档案管理工作能够更加顺利的进行。

参考文献

[1]李道逸.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].经济与社会发展，2011，6（01）：12-13.

[2]刘延玲.浅析企业文书档案管理中存在的问题及对策[J].兰台世界，2013，18（03）：47-48.

文书档案管理论文范文第13篇

1.文书工作与档案工作衔接不好

文书工作与档案工作既联系又有各自的分工，两者互相配合，才能形成一个完整的管理体系，而在实际工作中，文书和档案往往分块管理，拉大了文书工作和档案工作的距离，这种体制在某种程度上使得文书工作与档案工作脱节，文书人员缺乏档案意识，档案人员不懂文秘工作，文书工作和档案工作的衔接存在着诸多不规范现象，公文的格式和处理办法不恰当。例如，装订不规范，用纸不达标，附件不规范，版记不全，原稿不全，编号不规范，程序办理不规范，使用文种不当等等。

2.档案员的素质不高，需加强培训

一些单位的档案人员，没有经过档案专业培训，不懂档案的分类、立卷等工作要求，素质有一定的差距，与档案工作的要求相差很大，很少参加继续教育培训，档案知识陈旧，急需提高档案管理水平。随着计算机网络技术的普及，利用计算机进行文书档案管理是时展的趋势。加强档案员技能培训，规范化、标准化档案管理工作势在必行。各部门配合不够，制约了档案管理工作，档案工作需要从各部门收集文件资料，一些部门着眼于单位工作不愿意把文件资料交给档案员保管。档案员因为得职能部门的配合，难以做好档案工作，导致重要的文件资料散失。

3.各部门配合不够，影响着档案管理水平的提高

从单位的各部门收集文件资料，是单位归档工作的重要一环，但在工作的过程中却困难重重，有些部门不愿把需要归档的文件资料送到档案员处进行统一保管，只为了自己工作的方便迟迟不肯去交，而那些有着较强责任心和严谨工作态度的档案员由于得不到有关职能部门的配合与支持，在工作中也常常感动心有余而力不足。在多次催要未果的情况下，档案员最终也只有妥协，时间长久了，一些重要的文件资料就容易散失，要追究责任也为时已晚。

二、提高文书档案管理水平的措施

1.加强领导重视

单位领导重视文书档案管理工作是做好文书档案工作的前提，文书档案管理人员积极主动汇报和宣传文书档案工作，采取多种活动形式，向领导者宣传档案工作的法律法规，提高单位领导对档案管理工作的认识，争取单位领导的支持，使文书档案管理工作纳入单位工作重点，从而大量投入档案管理的设备，实现文书档案管理的现代化，使得文书档案管理工作标准化、规范化。在实际工作中，充分发挥档案资料的作用。信息技术的发展普及，对档案管理提出了更高层次的要求，文书档案管理人员只有不断的学习新知识，开展新业务，坚持终身学习的理念，积极主动的学习档案管理的现代化专业知识，更新管理理念，提高综合素质，具有技术型、管理型和复合型的素质，为档案工作提供更加方便快捷的服务。

2.规范衔接文书工作和档案工作

文件是档案管理的基础，文件质量直接影响档案的质量，要提高档案的质量必须有高质量的文件作基础，文书规范化处理文件是档案规范管理的前提。文书人员要切实做好文书材料的立卷归档，提高档案意识，实现文书和档案工作系统化，文书人员重视纸张的大小、文字的格式等文件材料的质量，制定标准，例如，严谨使用红墨水、圆珠笔、铅笔等修改和批阅文件材料。处理文件要准确及时，收发文件要登记，发现文件缺少，要及时查找。对领导者的讲话、外出开会的记录等帐外资料，及时收集处理，确保文件材料的完整。

3.办公自动化管理文书档案

档案人员的专业素质和工作能力需要提高，信息技术的发展对档案工作人员提出了更高的要求，档案人员要坚持素质教育、终生学习的理念，学习新业务、新知识，确定新的学习目标和任务，学习信息技术和现代管理知识，掌握计算机、网络技术，朝着管理型、技术型的复合型人才努力，加大档案管理投入，从硬件建设上下功夫，不断改善硬件环境，提高档案管理人员的业务技能，不断增加现代化设施投入，档案人员熟练运用现代化办公设备，提高管理水平，“自学为主，培训为辅”，形成终身教育机制，随时代的变化，档案人员素质需要不断提高，建立档案人员的学习激励机制。加大档案区域间、部门间的合作力度，扩大交际面，交流成功的经验和现代通讯高科技手段，发展创新思维。

4.加强部门合作，做好收集工作

档案管理人员要主动的了解业务部门的工作，经常性走动，获得及时信息，思考档案的工作如何围绕单位的中心开展，怎样做好资料的收集和整理。加强档案管理和各个部门的沟通，确证资料收集的顺畅。分清重点收集资料，关注能够展示单位历史、现状、未来发展的资料，为研究服务，提供有价值的证据。做好文书的基础工作，调整文书档案的结构。收集资料是文书档案的物质基础，做好鉴定、保管和统计工作。文书人员要善于收集有用的文件资料，整理单位在活动中形成的反应细节的档案资料，筛选研究，综合分析，认真整合，发挥档案信息功能，丰富档案资源，明确单位的工作在不同时期的重点，服务单位大局，开展文书档案工作。

5.完善管理机制

办理公文按照规章制度，尽可能的细化档案管理的程序和规定，简洁明了，可操作性强，文书档案管理人员，要严格执行公文规定，严格审核、签发，杜绝滥发文件现象，认真审核签发的手续、附件是否完善，在公文正式印刷之前，审查文件格式是否规范，在印刷以后再一次的复核，然后发送给工作人员，按照程序复审需要修改的内容，公文的用纸、字体、排版都要按照技术指标进行，利用随文卡片，简明扼要的填写发文稿纸的卡片、文件处理单，制定文件的发文范围，严格控制文件件数，禁止随意抄送。

三、总结

文书档案管理论文范文第14篇

一是系统主要功能模块设计：在设计图书档案管理系统的过程中，需要对图书档案管理的特点和要求充分考虑，在Windows环境下，应用的工具就是VisualBasic6.0系统。系统采取了一系列的技术，如VB编程技术、数据库技术等，促使新书录入、图书查询以及图书退换和查阅等功能得到实现。二是人机对话接口设计：通过人机对话接口，输入以及输出工作才可以顺利实现。系统将下拉式菜单、工具和按钮等给应用了过来，有着友好的界面，即使不是计算机人员，对于系统操作也可以很容易完成。

2图书档案管理系统的实现

一是系统版权界面的设计：系统将Windows界面风格的设计方法给应用了进来，在启动时，系统采用的是splash效果，会有一个信息提示窗体出现，将软件的版本号以及软件开发者等信息显示出来，在初始界面的顶层设置窗体，同时设计了标签、图片框以及计时器等，有着较为优美的界面，与普通软件的编写风格较为符合。

二是普通用户使用界面的设计：因为图书档案管理工作比较的重要，用户如果没有权限，那么只能查询图书，借书、还书等工作是无法实现的，可以更加科学方便的进行管理和操作。读者进入到系统界面之后，所拥有的功能是一个部分，比如查询图书、打印结果预览等等。

三是管理员登陆界面设计：结束了splash界面之后，图书信息管理系统的初始界面就出现了，在这个时候，查询功能以及登陆功能都可以实现，只有登陆之后，系统的全部功能方可以获取到。要想将登陆窗体打开，就需要借助于工具栏或文件菜单中的登陆选项来实现。在设计登陆窗体时，将命令按钮、组合框以及标签等应用了进来，操作人员将用户名以及密码输入进来之后，就可以进入到系统主界面，系统的全部功能都可以实现。采用的是屏蔽形式的密码框，以此来促使系统安全得到保证。确定按钮集中了登陆窗体的主要功能，要想实现它的功能，管理员只需要将用户名和密码给正确输入进来即可，如果用户没有权限，那么登陆工作就无法实现。用户有三次机会来对用户名和密码进行输入，如果错误出现，系统将会提示信息框，避免系统密码被解码器所破解，连续三次错误，登陆窗体将不会再次出现。

四是图书查询：图书查询是系统非常重要的一项功能，它需要连接数据库。在处理相关数据信息时，比如查询方面，将SQL语言以及数据访问对象给应用了过来。在查询的过程中，结合系统需求，读者和管理人员结合实际需求，来对不同的查询方式进行选择，在对所借的图书信息进行查询时，可以通过四个选项，分别是书号、书名以及作者和出版社等。在本界面中，将组合框应用了过来，借阅者可以对查询途径进行选择，将查询内容输入到文本框中，将查询命令按钮单击下去，查找到的图书信息就会被显示于控件中。

五是图书借阅：借书功能就是由本模块所实现的，读者借到图书后，系统就会将消息框弹出来，将成功借阅图书的信息给显示出来，然后修改数据库中的相关数据。本功能模块可以分为两个部分，首先是用户信息，指的是需要将借阅者的借书证号、性别以及姓名等详细信息输入进来；其次是新借图书，需要输入新书书号以及借书日期等详细内容，确定之后，用户就可以对图书成功借阅，并且本用户借到的图书也可以被显示于控件中，弹出相应的消息框，提示用户已经成功借阅了图书。

六是新图书录入：新图书录入也是需要重视的一个方面，只有在数据库中储存新的图书，在以后的图书借阅过程中，记录和校对工作方可以顺利进行。进入到主界面之后，如果对新书进行了购买，新书录入模块就会出现，输入相关的信息内容即可。

3结语

文书档案管理论文范文第15篇

农业科研所在科研、党政管理等项工作中形成的大量具有保存价值的文书档案材料，因种种原因不能完全归入到档案室里。所以，改革目前的文书档案管理工作，健全农业科研所的文书档案管理体制，使档案更好地服务于农业科研是一项十分重要的任务。

存在的问题

1.文件资料收集不完整

据了解，许多单位的文书档案都没有按规定进行分类管理，档案室虽然是一个单位档案管理的最高机构，但许多职能部门为了今后查找资料方便，把一部分文件、资料留下来不归入档案室统一管理保存，组织、人事部门也各自有自己管理的人事档案，而档案室又没法协调好这方方面面的关系，导致一个完整的档案有时被分割成好几部分。同时，因为农业科研所的主要工作任务是进行农业科研，大多承担了国家、省、市重点项目，科研人员对科研档案建档意识较强，也比较重视，但对文书档案却缺乏应有的重视。加上有些人对档案工作不够理解，一些重要的档案不愿意交到档案室存档，从而造成一些反映单位重大科研成就、经济利益、人员奖惩的文件材料得不到及时归档，影响了归档材料的质量。

2.文件资料归档过程中存在漏洞

目前，大多数单位都有一部分人兼职档案管理工作，他们负责对本单位在工作中形成的文件资料进行收集、整理、编目、立案、装订、归档。因大多数兼职管理人员流动性大，文化程度不同，工作性质不同，文书档案专业知识又不全面，哪些文件该归档，哪些不该归档，概念模糊，再加上有些部门领导对文件归档工作不重视，使得单位许多具有保存价值的文件不能如期、完善、系统地归到档案室，给以后的档案开放工作带来了许多困难。

3.人员管理和文件印制中造成浪费