文书档案单位工作计划范文

文书档案单位工作计划范文第1篇

【关键词】科技计划；项目档案；管理模式

一、科技计划项目与项目档案

由国家科技计划中安排实施，由单位或个人承担，并在一定时间周期内进行的科学技术活动就叫国家科技计划项目。1982年，国家出台《“六五”国家科技攻关计划》，标志我国科技计划正式从科技规划中独立出来，到2014年，进入“十二五”时期。已有五大类，三十多种计划支撑着国家各个领域的科技需求。这些科研活动中（管理及实施）形成了大量的、具有保存价值的各种原始记录，承载信息的各种载体通过收集整理、归档、组卷的等活动形成的能够反映科研活动过程全貌的有机文件组合体，即为国家科技计划项目档案（以下简称项目档案）。作为组织机构在科技活动直接形成的、具有保存价值的信息记录，科技档案与一般的“技术资料”有本质的区别，是“一次”特定的科研活动中形成的原始的、完整的记录，是人类改造自然的产物，是具有创造性的成果和财富，是珍贵的科学技术资源，对于促进科学技术的进步、生产的发展和生产力的提高，具有重要的现实作用，并且具有长远的历史查考价值。

二、课题制管理与项目档案管理内容的变化

为集中科研优势，保障国家科技计划项目的创新与成功，2002年，国家科技计划项目全面实行课题负责制，根据任务内容，鼓励跨部门、跨学科选择课题组成员，组成临时的研发团队，研发任务完成后，团队即解散。研发团队成为了项目档案管理的主体单位，项目负责人同时作为项目档案管理的责任人，承担项目档案管理的相关职责。

实现项目――课题管理模式后，档案管理变为以项目为牵引，收集的档案需体现项目管理的全过程，项目档案不再是简单的科技档案，而是围绕一个科研项目形成的全套科技文件的总称，体现从申请立项到成果验收全过程文件。包括了科技管理部门在管理过程形成的管理档案，以及主持、承担单位在研发过程中现成的管理档案和科研档案，这些档案包括了传统意义上的文书档案、财务档案和科技档案（基建档案、设备档案、研发档案等）。项目档案所涉及的过程和类别改变了传统的文书档案、财务档案、研发档案、基建档案、设备档案的分类设置模式，打破了学科间的界限。对于国家科技计划项目档案管理，国家目前无相关的档案管理规定，对于从事档案工作的管理人员而言，项目档案管理包括了行政和业务两个的层面的融合管理，是对传统档案管理模式的变革和挑战。

三、国家科技计划项目档案管理面临的问题

（一）主体多元化使项目档案管理过程复杂化。采用跨行业、跨单位组成大型的科研团队后，项目的承担单位由一家变为多家，项目管理及实施主体进一步多元化、复杂化。项目形成档案的主体多元化，包括了各级管理部门、主持单位、合作单位、协作单位等多种职能、多种性质的单位。由于国家现行科技档案管理模式对各主体之间的归档责任没有明确规定，加上单位之间的竞争、知识产权保护等多种复杂的关系，项目档案管理过程更进一步复杂化。

（二）科技项目档案管理规范建设滞后。随着国家大量科研计划项目的开展，科技部先后出台了一些列的管理规范，这些管理规范主要从科技行政部门的角度对项目管理过程提出要求，重点是科技项目的立项和验收管理，对项目档案的管理仅提出了要求但无相关的规范，国家科技计划项目管理依然按原来的科技档案管理模式进行。相比众多的科研项目管理规范而言，我国现行部级科技档案管理标准仅5个：《科学技术档案工作条例》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《科学技术研究课题档案管理规范》、《国家高技术研究发展计划（863）文档材料管理办法》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》。这些规范多是二、三十年前的标准，已不能满足各种类别的国家科技计划项目档案管理的需求。在国家行业标准未及时制定的情况下，基层管理部门急需制定单位科研计划项目档案管理相关的规章制度。

（三）传统科技档案管理的模式的融合与变革。由于我国目前尚无统一的项目档案管理模式，1998年前，国家科技计划项目档案是科技档案的一部分。各管理主体在各自科技行业主管部门的业务主导下进行，形成了专业性、种类和类别多样性、成套型和现实性等特点，这些特点的形成是科技档案作为科技、生产活动的记录和产物密不可分的。

传统的科技档案管理工作分为档案事业（行政）管理和档案业务管理两个部分，档案事业（行政）管理又称为档案宏观管理，承担这部分工作的是档案行政管理部门和各级专业主管部门。档案业务管理又称为档案微观管理，是以科技档案为对象的科技档案管理工作，承担这部分工作的是基层科技管理机构和科技专业档案馆，基本工作内容是科技档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和开发利用等项业务工作。

对于科研单位而言，科技档案业务管理活动通常是单位科技管理部门和档案管理部门共同参与管理下完成，文件的形成阶段主要受控于科技管理部门，档案管理部门负责制定相关的归档管理制度，形成的“科技文件”通过一定的归档制度收集、整理，鉴定后移交到档案管理部门即形成“科技档案”。事实上，受传统管理模式的影响，在科研课题按项目管理模式实施后，课题组成员成为项目管理的主体，管理人员（科技、档案）通常难以进入课题组，在项目实施（即形成档案）的过程中，科技管理部门主要负责项目的管理、实施、考评等一些列重要过程，重点是课题计划、进度、经费的管理，而档案管理部门无任何实质上的管理“权力”，难以发挥管科研课题管理（即科技文件形成）过程中的宏观管理功能，无法掌控“科技文件”的形成及流向，成为被动接收、埋头整理、提供利用的“服务部门”。被动收集的科技档案势必存在不系统、不齐全完整、质量不尽人如意等诸多问题。在科研课题项目管理模式下，宏观管理职能和微观管理职能没能在课题组、科技管理部门、档案管理部门之间有效融合，难以发挥科技档案管理职能，保障科研项目档案的齐套性与完整性。

四、新形势下国家科技计划项目档案管理应对措施

流体物理研究所是中国工程物理研究院下属研究所，成立于1958年，现有研究人员830余人，主要从事核武器和高新技术武器的研制。成立之初，研制任务主要由国家下达，随着我国科技体制改革的不断深入和我所科研实力的逐渐增强，我所科研任务逐渐多元化，除主体任务外，每年承担了各种类型国家科技计划项目数十个。随着国家科技计划项目课题负责制的实施，主持跨单位合作的项目越来越多，如何做好这些项目档案的管理，是基层科技档案管理部门面临的重要挑战。根据近几年国家科技计划项目管理的经验，笔者认为适应课题管理模式的变化，可以从调整科技文件归档范围、完善归档制度、明确归档职责、适时分段收集控制归档几个方面采取相应的管理措施保障项目档案收集齐全和完整。

（一）打破传统档案分类，调整文件归档范围。对于合作研制的国家科研计划课题，除要求编制上报国家的资料及传统科研技术档案外，其他合作单位、协助单位在项目实施过程中产生的不同归属范围的档案也应纳入主持单位档案管理工作范畴，主要包括以下内容：

（1）科技管理部门在立项、验收过程中产生的各种任务书、委托合同、项目验收确认书、经费预算书、项目审计文件等，主持单位在项目管理过程中形成的招投标采购文件、管理合同、各种审批文件等传统归属于文书档案和财务档案的文件。（2）建设单位在建设实验室过程中形成的设计文件、施工文件、竣工图、监理文件（下转第206页上接第239页）、验收文件等归属基建档案的文件。（3）承担单位在研发过接程中研制或采购试验装备形成的各种采购论证方案、安装、调试总结、使用说明书、产品质量证明文件等归属设备档案的文件。（4）试验任务单位在项目完成过程中形成的各种研究试验原始记录数据、各种技术采集的电子数据等科研档案、课题鉴定验收过程中形成的成果鉴定档案等。

（二）完善项目档案管理制度建设。基于科技计划项目的复杂性及其快速发展，而国家或行业层面档案管理相关标准和制度相对滞后，基础档案管理部门及时制定相应的规章制度，将项目各阶段产生的文件纳入归档范围，在课题实施之前明确提出档案管理要求是管理好项目档案的重要手段。通过近年的实施，这些归档管理制度在档案收集管理过程中充分发挥了事前控制的效果，对项目档案的收集管理起到了良好的促进作用。

（三）明确的档案收集职责并分段控制归档。明确采用课题组或者科研团队模式管理下的档案收集归档责任，包括明确科研团队与单位职能管理部门之间，各级行政管理部门与主持单位、合作单位、协作单位之间责任的划分与落实问题。

对于单位内部管理部门、课题组之间责任的明确，通常采用单位规章制度、任命文件等方式。如我所由所办统一管理全所档案工作，除了明确制定各类科研课题归档管理实施细则外，还对每个科研项目均任命项目行政负责人、技术负责人、子课题负责人、项目管理员、项目档案管理员等具体人员，各阶段责任人依照规章制度负责承担各阶段文件的产生、审查、批准和归档工作。课题完成后，文件归档情况除通常的结题情况考核外，还纳入部门年度目标考核，采用两种方式将课题组与单位的职责结合起来，落实到具体的工作中。

五、总结

国家科技计划项目档案作为科技档案的重要组成部分，既是国家的重要的科技财富也是科研单位宝贵的技术资源。承担并能圆满完成国家科技计划项目的研制任务是科研单位的光荣使命，保护好项目档案是档案工作者义不容辞的责任，面对项目――课题管理模式变革所面临的问题和挑战，基层档案管理人员应立足本职岗位，积极采取应对措施，充分发挥档案人员的专业管理和监督作用，实现档案宏观管理和微观管理的有效融合，管理好项目档案。

参考文献：

[1]潘世萍 侯希闻.科技计划项目档案管理体制发展及创新研究 [J].中国档案，2011（11）：50-51.

[2]张芝慧. 课题制管理模式下国家科技计划项目档案规范化管理初探 [J].上海档案，2011（7）：13-15.

文书档案单位工作计划范文第2篇

关键词：工程项目档案 工程项目建设 施工 无损检测 监理

工程项目档案记述了工程项目建设过程中相关的管理和技术信息，凝结着工程管理人员、技术人员、质检人员和资料人员的劳动和智慧，是一种重要的信息资源，是工程建设的管理经验和技术经验借以贮存和传播的手段之一，对于提高工程项目建设的技术水平，促进管理的科学化、规范化和法制化有着重要的意义。

一、工程项目档案的概念

工程项目档案俗称竣工资料，是记录建设项目从建设的立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及生产准备到建成投产的全过程活动的资料，这些资料必须按照一定的要求对建设活动进行记录，也就是我们通常说的应归档保存的文件以及各类相关电子文件和其它载体的声像文件。而这些文件的整理也必须是按照相应的要求进行分类和排序，以便查找和使用。

二、工程项目档案涵盖的内容

1.项目前期文件、项目管理文件、项目竣工验收文件

1.1项目启动文件

项目建议书及其报批文件；项目选址意见书及其报批文件、规划许可证；可行性研究报告及其评估、报批文件；项目评估（包括借贷承诺评估）、论证；环境影响评价报告书及批准文件、劳动安全卫生评价报告书及批准文件、水土保持方案报告书及批复文件、地震安全评价报告书、地质灾害危险性评价报告及批复文件；设计任务书、计划任务书及其报批文件；有关前期工作的文件、纪要等。

1.2勘察设计资料

1.2.1设计基础资料

工程地质，水文地质，勘察设计，勘察报告，地质图，勘察记录，化验、试验报告，重要土样、岩样及说明；地形、地貌，控制点，建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录；水文、气象、地震等其他设计基础资料。

1.2.2设计文件

设计委托书，总体规划设计；方案设计；初步设计（含概算）批准、调整文件；施工图设计；技术秘密材料、专利文件；工程设计计算书；关键技术试验；设计评价、鉴定及审批文件；其他设计有关文件、纪要等。

1.3征地、移民文件

征用土地申请、批准文件，红线图、坐标图、行政区域图；征地移民拆迁、安置、补偿标准文件、协议书、土地使用证、特殊地区施工许可证；建设前原始地形、地貌、状况图、照片；施工执照。

1.4计划、投资、统计等工程管理文件

有关投资、进度、工程量的建议计划、实施计划和调整计划；项目管理机构资质报批文件；概算、预算管理文件，差价管理文件；规程、规范、标准、规划、方案、规定；投资、进度、质量、安全文件、合同控制文件。

1.5招标投标、承发包合同协议文件

招标文件审查、招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件；投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件等；开标议程、开标大会签字表、报价表，评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告；中标通知书；合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更、索赔、控制管理文件；专项申请、批复文件；环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划文件；水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件；原料、材料、燃料供应等来源文件。

1.6生产准备、试运及考核资料

生产运行管理方案；生产准备及试运投产执行计划；试运投产期间的置换、升压方案、全线联调方案及维修抢修预案；有关试运行的标准、规定；全线试运投产前的验收记录；各站场、阀室的设备单体试车、验收记录；系统调试、验收记录；SCADA系统调试、验收记录；各类报表、维修记录等资料。

1.7财务、计划及资产管理资料

财务计划及执行、年度计划及执行；年度投资统计；工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明；主要材料消耗、器材管理；交付使用的固定资产、无形资产清册等。

1.8科研项目资料

开题报告、任务书、批准书；合同书（协议书）、委托书；研究方案、计划、考察报告、调查研究报告；试验记录、图表、照片；实验分析、计算、整理数据；实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书；实验操作规程、安全措施、事故分析；阶段报告、科研报告、技术鉴定；成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料；重要课题研究报告。

1.9工艺设备文件

1.10涉外文件

1.11消防文件

1.12器材管理文件

2.施工文件

2.1施工管理资料

开工报告、工程完工证书、工程交工证书、工程竣工报告、企业资质、人员资质、施工组织设计、施工方案

2.2施工质量验收资料

建筑、工艺管道、设备安装、防腐保温、电气仪表等工程的检验批

2.3施工技术资料

建筑、工艺管道、设备安装、防腐保温、电气仪表等工程的技术施工记录

2.4质量控制资料

材料设备质量证明资料、各类设备材料及管阀配件的检测试验报告、理化试验类资料

2.5竣工图

竣工图包括所有的施工图，其中属于国家和集团公司的标准图、通用图，可以在目录中注明，不作为竣工图编制。

2.6经济资料

经济签证、施工合同、结算书等

3.无损检测交工技术文件

实行第三方无损检测的工程（项目），无损检测竣工文件由无损检测单位单独组卷，内容包括委托无损检测的合同、无损检测计划、无损检测工艺规程、无损检测工作总结以及无损检测完工交接证书、无损检测人员登记表、无损检测焊口布置图、无损检测报告等。

4.监理交工技术文件

主要包括按照监理项目管理、监理指令、监理内业、审核签认文件、工程检验记录五个部分。

三、石油工程项目档案编制收集整理的主要依据

1.通用部分

《石油天然气建设工程质量验收规范》SY4200-2007系列标准

《中国石油天然气股份有限公司油气田地面建设工程（项目）竣工验收手册（2010年修订版）》

《中国石油天然气股份有限公司建设项目档案管理规定》

《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规定》（DA/T28-2002）

《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）

《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）

《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328 -2001）

《中国石油天然气股份有限公司建设项目管理规定》

《股份公司建设项目文件归档范围和保管期限表》

《中国石油长庆油田分公司基本建设项目档案管理办法》

2.石油建设工程

SY4200-2007系列标准

中国石油天然气股份公司油气田地面建设工程（项目）竣工验收手册

石油天然气建设工程施工质量验收规范（宣贯教材）

3.土建工程

陕西省建设厅颁布：

陕西省建筑工程施工质量验收配套表格及使用指南

陕西省建设工程质量安全监督总站：

陕西省建筑工程施工质量验收技术资料管理整编规定

陕西省建筑工程施工资料表格（填写范例）

GB50300系列标准

四、工程项目档案的编制要求

1.单项（单位）工程划分及编号

由建设单位或委托监理单位组织施工单位在工程开工前，按照石油天然气行业标准《石油天然气建设工程施工质量验收规范通则》（SY4200-2007）的有关规定进行划分及统一编号。

2.工程项目档案的编制要求

工程项目档案是伴随着工程项目的建设过程产生的，它真实、准确地记述和反映了项目在整个建设过程中的实际状况和历史过程，是各种建设活动的直接和原始记录。因此，工程项目档案应按完整化、规范化、标准化的要求整理编制，必须做到及时、准确、系统、科学。

及时，就是在施工过程中，对各种要求的数据、现象及时进行记录；竣工验收时，施工单位要及时做好工程技术档案的整理、归档及移交工作。

准确，就是要求施工过程中形成的技术文件材料，应如实地反映工程施工的客观情况，严格按施工图和现行材料质量标准、质量检验标准、施工验收规范施工，做到变更有手续、有根据，施工各部位有记录。严禁出现擅自修改、伪造和事后补做记录等情况。

系统，就是要求按照施工程序和施工顺序，对形成的技术文件材料进行系统的整理，系统的反映施工的全过程。

科学，就是以科学的态度对待施工中的每一个数据，应做到施工有依据，检查有结论，现场有记录，试验、化验有报告，预制构件、材料有证件，修改图样有手续，工程竣工有结论。

五、工程项目档案的编制收集整理分工及顺序

1.建设单位资料

1.1可行性研究、任务书

1.2设计基础资料

1.3设计文件

1.4项目管理文件

1.5涉外文件

1.6生产技术准备、试生产资料

1.7财务、器材管理资料

1.8工艺设备文件

1.9环境保护、职业卫生、消防、安全设施、档案等专项验收文件

1.10项目竣工验收文件

2.施工文件

2.1施工管理文件

2.2技术管理资料

2.3质量保证资料

2.4施工日志

2.5竣工图

3.无损检测文件

3.1管理类文件

3.2无损检测报告

4.监理文件

4.1监理项目管理

4.2监理指令

4.3监理内业

4.4审核签认文件

4.5工程检验记录

六、工程项目档案的编制收集整理质量要求

1.根据中华人民共和国国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328－2001），工程项目档案应满足下述要求：

2.归档的工程文件应为原件。

3.工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

4.工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

5.工程文件应采用耐久性强的材料书写，如：碳黑墨水、纯蓝墨水等。

6.工程文件应字迹清楚，图样清晰，图标整洁，签字盖章手续完备。

7.工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜 为A4幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。

8.工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图样一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

9.不同幅面的工程图应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB10609.3-1989）统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图示栏露在外面。

七、工程项目档案的验收和移交

工程项目档案是在工程建设中，逐渐积累起来的大量的文字、文件、图样资料和来往批件，经过整理、编目而形成的反映有关工程建设的技术经济文件和资料。它是记录工程建设的永久性技术文件，也是建设项目进行复查、维修、改建、扩建的重要依据。因此，重视并搞好工程项目档案资料的收集、整理、归档、验收和移交工作十分重要。

竣工验收合格后，由施工单位的工程技术人员，按要求把竣工验收阶段的工程项目档案资料和施工阶段的工程项目档案资料一起整理好，编目建档，并于工程竣工后一个月内交施工单位主管技术档案部门，按规定检查验收，审查合格即可送工程质量监督机构评定认证后，移交给建设单位。

建设单位把施工单位移交上来的档案资料和施工前期由建设单位办理的工程项目档案资料重新整理，编目建档，形成全套的工程项目档案，并根据工程的重要程度来决定是否上交给有关主管部门或技术档案部门长期保管。

工程文件的归档，是建设程序和工程文件形成过程的一个具体的必要的环节。在工程项目的建设活动中，工程文件材料的形成、积累是建设活动的一个不可缺少的、必然的组成部分，建设活动的全过程，就是工程文件材料形成的全过程。因此，对工程文件材料加以系统整理，向档案管理部门归档是顺理成章的，应引起各施工单位的高度重视。

文书档案单位工作计划范文第3篇

第二条医药卫生档案，是指在医药卫生工作中从事医疗、防疫、科研、教学、生物制品、生产、药品管理、卫生行政管理以及其他各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其他不同载体、不同形式的历史记录。

第三条医药卫生档案，是国家档案的重要组成部分，是深入和发展医药卫生事业及其他各项工作的必要条件和依据，是重要的信息资源，是国家的宝贵财富，必须遵循统一领导、分级管理的原则，确保档案的完整、准确、系统、安全，便于开发利用。

第四条各级医药卫生部门，必须把档案工作纳入本单位工作的发展计划，在档案机构、人员配备、经费、库房等方面给予保证。

第二章档案管理体制和机构设置

第五条医药卫生档案工作在国家档案行政管理部门"统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导"下进行。卫生部档案处在办公厅领导下，负责管理本部门的档案工作，并对部属单位的档案工作实行监督、指导，地方各级医药卫生档案机构负责管理本部门医药卫生的档案和档案工作，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。

第六条各级医药卫生部门应有1名领导同志分管档案工作，把档案工作列入领导议事日程，切实解决工作中存在的实际问题。

第七条各级医药卫生部门要理顺档案管理体制，建立综合档案工作机构，负责本单位的档案工作和统一管理本部门形成的全部档案（病历档案除外）。规模较大、内部机构和下属单位较多、负有监督、指导和检查任务的单位，应根据本部门实际情况，设立档案馆或综合档案室；对下没有指导任务、但本部门档案工作任务较重的，应设综合档案室（处或科级）；设立档案馆的具体条件可参照1989年国家教委的第6号令执行。规模较小的单位可视档案工作的实际情况配备专职档案工作人员。

设档案馆的应配备工作人员8－12人；设档案科、室的，应配备工作人员3－6人。

综合档案机构的设置，按有关规定报上一级卫生行政管理部门审批，同时报所在地区档案行政管理部门备案。

第八条医药、卫生部门单位档案馆具有双重职能，既是收集、保管档案的科学文化事业机构，又是本单位档案工作职能管理部门。

第九条综合档案管理机构的基本任务是：

（一）贯彻执行国家和卫生部有关档案工作的法律、法规和规定；

（二）制定本单位档案工作的各项规章制度，负责对所属单位的档案工作进行业务指导、监督和检查；

（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管本单位形成的全部档案及有关资料；定期向档案馆移交有关档案；

（四）负责编辑档案参考资料，编制各种检索工具，积极开发利用档案信息资源，全心全意地做好服务工作；

（五）加强档案工作的横向联系，开展多种形式的协作，积极开展档案信息交流及学术研究活动；

（六）负责对本单位或所属单位档案工作人员的业务培训；

（七）负责收集档案利用效果的反馈信息，宣传利用档案的社会效益和经济效益，扩大档案工作影响，增强领导干部和科研人员积累档案、利用档案的意识。

第三章档案工作人员

第十条档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的各项方针、政策，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，并具备一定的档案专业技术水平和具有较高的科学文化知识。

第十一条档案工作人员（包括以做档案工作为主的兼职人员），均属档案专业技术人员，其业务能力的考核、技术职务的评定和晋升，应按国家有关规定执行，并实行档案专业技术职务聘任制（或任命制），档案专业技术人员享有医药卫生专业技术人员同等待遇。档案工作队伍要保持相对稳定。

第四章文件材料的形成、积累和归档

第十二条各级医药卫生部门要建立健全文件材料的形成、积累和归档制度，并纳入各类专业技术人员和管理人员的职责范围，确保每项重要的医疗、防疫、科研、教学、药品管理、行政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档。

第十三条各级医药卫生部门的档案工作要与本部门的各项工作紧密结合，实行"四同步"管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时应同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十四条各级医药卫生部门对科研成果、产品规划与试制、基建工程等项目进行鉴定、验收时必须有档案部门参加。有关业务主管部门应会同档案部门，对应归档的文件材料进行检查，并签署意见。未经档案部门检查或经检查没有完整、准确、系统的文件材料归档的项目，不能通过鉴定、验收，科研成果不予上报。

第十五条各级医药卫生部门应实行文件材料形成单位及科研课题组立卷归档制度。由立卷人按文件材料的自然形成规律和保管期限表系统整理组卷，编排张号，填写卷内目录和案卷标题，经立卷单位负责人检查，装订后向本部门档案室移交。卷内目录和案卷标题一律用钢笔或毛笔书写。

第十六条文件材料的归档范围：

（一）党政管理方面

凡是本部门党、政、工、团，包括纪检、人事、保卫、财会、基建、生产、科研、外事等单位和临时机构形成的具有保存价值的收、发文（电）和内部形成的会议文件、会议记录、纪要、重要电话记录、各类统计报表、出版物原稿和样本、剪报（不另行文的）等文件材料，以及反映本部门工作活动的影片、照片、录音带、录相带等声像材料，均应收集齐全，立卷归档。

（二）医疗技术方面

凡是医疗单位形成的以下材料应收集归档。

1．医疗技术的法令标准及各项规章制度。

2．医疗计划、总结。

3．处方章印模。

4．各类报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）。

5．医疗技术常规、操作规程、质量标准等文件。

6．医疗质量调查和监督检查中形成的文件。

7．突发事件、传染病暴发流行抢救工作记事、照片、录象、总结等文件材料。

8．医疗事故或医疗纠纷的来信来访调查分析，医疗事故鉴定书和处理意见。

9．新疗法、新技术的鉴定及实施中形成的文件材料。

10．名、老中医的临床经验总结、医案原稿、中药炮制等。

11．传统的药物标本、成分、配方、工艺等材料。

12．制剂处方单、质量检验报告、药检证书及制剂配剂的有关材料。

13．住院及门诊病历和各种检查的申请单、报告单、登记本以及病理切片、照片、图纸、X光片等（单独存放保管）。

14．医疗单位开展医疗合作形成的协议书、合同、聘书等。

15．地方病、职业病及肿瘤、心血管病等疾病防治的专题材料。

（三）卫生防疫和卫生监督方面

凡卫生防疫和卫生监督部门所形成的以下材料应收集归档。

1．有关卫生防疫和监督法律、法规、标准及各项规章制度。

2．各种传染病、地方病、寄生虫病流行报告、防治方案、规划、总结、监测点、防治点记录数据等有关材料。

3．传染病暴发流行防治工作记事、照片、录像、总结等文件材料。

4．疫情报表和统计材料。

5．青、少年健康检查、生长发育和调查分析总结。

6．青、少年学习、生活保健用品监测及学校卫生标准技术材料。

7．计划免疫效果观察以及异常反应、事故调查处理等有关材料。

8．消毒杀虫剂专题计划、实验数据、图表、实物标本及总结材料。

9．卫生监督规划、审查意见书、技术性总结及环境对人体健康影响的调查、环境卫生监测等材料。

10．食品卫生标准、规划、技术报告、审核意见书、批准证书及城乡居民营养调查、食物结构、食物成分表。

11．食品卫生监测、重大食品污染、食品中毒典型案例等有关材料。

12．射线防护、计划设计方案、实验数据图表、专题调查总结报告、仪器制作等有关材料。

13．放射事故（包括核武器、核电站）损伤救治方案、救护措施及远后期观察材料。

14．职业病危害现场调查、测定及劳动条件评价、职业病防治、急、慢性职业中毒报告、报表和统计数据。

15．新建、改建、扩建工程项目预防性卫生监督的审查意见及有关材料。

16．国境口岸卫生监督、卫生处理技术材料。

17．国境卫生检疫管理材料。

（四）妇幼卫生方面

凡妇幼卫生部门所形成的以下材料应收集归档。

1．有关妇幼卫生法律、法规及各项规章制度。

2．妇幼卫生长远规划、年度计划及工作总结。

3．妇幼卫生工作年报表。

4．妇幼卫生工作中考核评比标准及综合性评价材料。

5．妇女多发病防治材料。

6．青春期及绝经期调研材料。

7．孕产妇死因研究材料。

8．围产保健信息网监测及围产儿死亡率及死因研究材料。

9．女工保健卫生学调研材料。

10．计划生育手术规范化管理材料。

11．婚前保健、优生、遗传调研材料。

12．0－7岁儿童生长发育监测材料。

13．0－3岁营养性疾病患病率及分析材料。

14．四个月以内婴儿3种不同喂养率的调研材料。

15．有关儿童保健课题及调研材料。

16．5岁以下儿童死亡率及死亡原因。

（五）科研方面

按国家科委、国家档案局关于《科学技术研究档案管理暂行规定》等有关规定执行。

（六）教学方面

按国家教委、国家档案局关于《高等学校教学文件材料归档范围》执行。

（七）药品、生物制品监督、检定和生产技术方面

凡药品、生物制品监督、检定、生产部门形成的以下文件材料应收集归档。

1．有关药品监督的法律、法规、标准及各项规章制度。

2．药品标准（国家标准和省级地方标准）审评材料、批件或批复。

3．新药及新生物制品审批、审评记录、批件。

4．药品抽验报验结果、汇总和公报材料。

5．重大假药、劣药案件原始调查材料、处理结论和有关批复及来往文件。

6．执行药品监督任务的原始记录、报告和批复。

7．国外厂商申请进口药品注册的申报材料和批件。

8．生物制品产品计划、规划设计任务书、产品试制说明书、实验设计、实验数据、现场考核及临床试验观察记录、协作合同及完成情况报告等。

9．生产及技术检定记录。

10．产品质量及经济技术指标完成统计及说明。

11．生产检定规程、细则、生产工艺、产品目录、说明、规格及使用方法的有关材料。

12．生产及检定工作经验交流会等有关材料。

13．生产及检定工作管理办法、定额指标及责任制等有关材料。

14．药品质量考察检定中的实验数据记录及临床观察中所形成的有关技术材料。

15．安全生产制度、规定、规范、统计报表、工作安排、总结及重大事故调查处理等有关材料。

16．技术引进、技术改造等方面材料。

（八）基本建设方面

按国家档案局、国家计委关于《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

（九）仪器设备方面

各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在5万元以上）的全套随机技术文件及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（十）出版物方面

包括出版社、健康报社、医学会、医学院校、医学科学部门出版的书籍、报纸、杂志、其他学术刊物以及自行编辑出版的学报审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（十一）财会方面

按财政部、国家档案局关于《会计档案管理办法》执行。

（十二）其他医药卫生活动中形成的具有保存价值的不同载体不同形式的历史记录。

第十七条归档时间：

各医药卫生部门的文书档案，应在次年6月底以前移交档案室。医学院校应在次学年度寒假前归档，科研、医疗卫生技术和基建档案应在项目及技术工作完成后两个月内归档。

第十八条几个单位协作完成的医疗、防疫、科研等工作项目由主办单位保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本之外，应将复制本送交主办单位归档保存。

第十九条各医药卫生部门的个人在从事各种职务活动中形成的各种载体形式的文件材料必须按照规定向本部门档案室归档，任何个人不得据为己有。档案室的档案应按规定向档案馆移交。对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，档案部门可通过征集、代管等多种形式进行收集。对于个人向档案部门捐赠档案的，各医药卫生部门应予以奖励。

第五章档案的管理和库房设备

第二十条医药卫生部门的档案馆、室对接收的档案进行分类、排列、登记、编目及必要的加工整理。

第二十一条医药卫生部门的档案馆、室，对接收的档案，按照有关规定进行鉴定、划分保管期限和密级。对保管期限的变动、密级调整和需要销毁的档案提出建议，报本部门主管档案工作的领导批准后实施。

第二十二条医药卫生部门的档案馆、室，要建立保密、保管、借阅、统计等项管理制度。按照有关规定定期向所在地区档案行政管理部门和上一级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。

第二十三条医药卫生部门的档案馆、室，应根据《档案法》的有关规定和要求，对下属单位的档案工作经常进行监督、指导和检查。对在档案管理工作中取得显著成绩的单位和个人，要给予表扬或奖励。对因档案管理混乱、工作失职给档案工作造成严重损失的，报请有关行政部门按照《档案法》的有关规定追究当事人和主管领导的责任。

第二十四条各级医药卫生部门必须为保管档案提供专用档案库房，库房门窗要坚固，并保持适当的温度、湿度，要有防盗、防火、防光、防腐、防有害生物和防污染等安全措施。对存放声像等特殊载体的档案要配备恒温、恒湿设施。档案库房要指定专人管理，以保证档案的安全，延长档案寿命。

第二十五条各级医药卫生部门，要有计划地为档案部门配备复印、录音、照像、录像等设备，同时结合本单位业务管理工作的现代化进程，逐步实现档案管理现代化。

第六章档案的利用与开放

第二十六条为了充分发挥档案的作用，各级医药卫生部门要按《档案法》的有关规定，划分开放与控制的界限，大力开发档案信息资源。

第二十七条医药卫生部门档案馆的档案应向社会开放。开放档案应按以下规定执行：

（一）凡持有合法证明的单位、个人在说明利用目的和范围后，均可查阅属于开放范围的档案。

（二）港、澳、台及海外华侨利用档案，需经有关主管部门介绍。

（三）外国机关或个人要求利用档案，应按国家有关规定办理。

（四）向社会公布档案，需经本单位及上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布。

第二十八条凡涉及党和国家机密和专利的档案，不得对外开放。

第二十九条查阅、摘录和复制尚未开放的档案，需经档案部门负责人批准，涉及未公开的技术问题，需经有关部门负责人批准。查阅绝密档案需经分管档案工作的行政领导批准。

第三十条各医药卫生部门的综合档案室保存的档案，主要供本部门利用，其他部门查阅需持单位介绍信，经综合档案室或办公室负责人批准后方可查阅。

文书档案单位工作计划范文第4篇

1、 计划生育技术服务医疗档案管理的重要性

现在的社会发展如此快速，每一天都有大量的信息产生，这些信息汇聚层档案，加大了档案管理的难度，并且这些信息的传递速度越来越快，过去的档案信息管理方式已经负荷不了如此的速度，因此对于曾经的档案管理方法进行调整和改进，是趋势，也是需求。大部分的档案管理工作都可以借助计算机的强大功能来快捷的进行实现，并且可以进行信息共享和传递，这样档案服务工作就会更加的快捷便利。计划生育服务站也是如此，如果沿用曾经的传统管理方式，显然无法满足工作的需求，现代化信息水平的提升时对传统档案管理提出了挑战，计划生育服务站所必须要做的就是对现有的模式进行改革，以增强其适用性，将信息化档案管理作为发展的重点工作，加快建设步伐，发挥出信息化档案管理的最大价值。作为人口计划生育正常的记录性资料，计划生育技术服务档案需要保证其精确性、完整性和时效性，这是人口计划生育工作的基础资料和依据。我国的人口和计划生育工作正在不断的调整和完善中，其计划生育医疗档案管理也同样需要满足这一调整和完善的需求，因此需要做好以下几点。

1.1计划生育技术服务医疗档案是一个单位技术服务的原始依据，它代表着本单位的技术水平，也容易地反映了其发展历程。

1.2计划生育技术服务医疗档案为计划生育科学技术研究提供了重要且必不可少的基础资料。

1.3计划生育技术服务医疗档案是技术服务事故、纠纷发生后的重要依据。医疗文书是纪录患者就医过程的客观文书，也是解决医疗纠纷，进行医疗事故技术鉴定、判断医务人员和医疗活动与患者损害后果之间因果关系的重要法律依据。

2、规范计划生育技术服务医疗档案管理制度

2.1通过学习，提高计划生育技术服务人员对医疗重要性的认识，落实人员责任，组织技术服务人员认真学习相关法律法规。

2.2加强技术服务人员医疗文书书写的培训，计划生育技术服务记录应按照《病历书写基本规范》的要求和《计划生育技术服务医疗文书书写式样》的内容和格式书写工整、清晰，诊断准确，语言通顺，表达规范，标点正确，做到客观、真实、准确、及时、完整。

2.3计划生育技术服务机构应加强资料、档案的管理。建立档案接收记录，按立卷标准，及时分类整理、立卷、编目。建立健全医疗文书档案保管，统计、借阅、复印管理制度，防止损毁、丢失、丢弃原始文书。在整理归档前严把医疗文书的质量关，不规范的医疗文书一律不得进入档案室，在整理归档时严格执行病历管理制度。

3、如何改进有关在计生服务站档案信息化建设存在的问题

3.1注重基础建设

企业对于局域网的应用已经比较普遍，其可以快速的在企业内部进行资源的传递和共享，实现信息化管理。我国的部分计划生育技术服务站拥有这部分的建设，可是数量不多，仍然没有普及，大部分的仍然是没有这种观念和意识，因此档案制度存在漏洞。

3.2加强技术保护政策建设

我国法律对于电子格式的文件并与给予明确和标准的法律定位，其安全性仍然是比较令人担忧的地方，管理标准不统一，所以存在较大的安全漏洞，需要加强技术保护政策建设。

3.3不够完整的有关体系

关于档案工作，标准和规范是目前档案现代化发展的一个大的前提条件，在现在看来，虽然关于档案管理，已经有了部分的标准化文件发出，却离使档案现代化的发展更加迅速有一定的距离，这些不完整使得整个的档案建设速度有了约束。

3.4基础的设置等待加强

进行档案管理的硬件设备和软件设施属于基础设施，是开展档案管理的基础设备，这部分我国很多的计划生育服务站比较落后，部分地方甚至都没有这些设备。

3.5档案建设方面缺少人才

计划生育服务站缺乏专业性人才，目前的计划生育服务站人员他们大部分都没有专业的档案管理或计算机知识，因此不具备复合型人才的标准，为了能够满足计划生育服务站的需求，需要培养和引入这样的人才。

3.6档案安全第一

加强档案安全保护，档案是计划生育服务站工作的依赖，其安全性关乎计划生育服务站的工作开展，因此需要加强防范，做好保护措施。

文书档案单位工作计划范文第5篇

第二条医学科学技术档案，是指医学科学研究、科学管理、生产技术和基本建设活动中形成的，具有保存价值的文字、材料、图纸、照片、表报、录音带、录相、影片、计算机数据等科技文件材料。

第三条医学科学技术档案是国家档案的一个重要方面，是医学科学研究过程的真实记录和反映，是深入进行科学研究工作的必要条件和依据，在我国社会主义现代化建设中起着重要作用。医学科学技术档案工作是卫生部门科研管理、生产管理、技术管理的重要组成部分，各级医学科研技术部门，都应加强领导，把科技档案工作纳入科研管理、生产管理和技术管理的工作之中。

第二章科技文件材料归档范围

第四条医学科学研究档案

1．长远规划和年度计划、课题研究计划任务书、说明书、选题报告、工作方案。

2．领导部门的有关指示、专家的建议、协作的协议书、合同等。

3．科研论文、专著原稿、研究工作报告和阶段性工作报告、年终总结报告、最后总结报告、成果鉴定书、推广使用报告、成果奖励文件、发明申请书、发明评议书、发明证书、发明奖励及研究项目的修订或撤销等文件。

4．调查和考察报告，实验、分析、试制、测试、观测的各种原始记录和数据、或经过整理的计算数据、配方等。

5．各种稀有实物、标本、样品等分别编号登记，在科室指定专人保管。

6．研究过程中产生的图表、幻灯片、录相带、录音带、电影胶片、坐标图等。

7．对外科技合作协议书，批准文件，科技合作报告、方案等。

第五条防病治病技术档案

1．各种传染病、职业病、地方病、寄生虫病流行调查报告、防治方案、规划、总结、监测点防治点记录数据等有关材料。

2．疫情报表和统计材料。

3．计划免疫和新药临床的效果观察记录等材料。

4．住院及门诊病例的分析统计、医疗质量统计。

5．特殊病例的临床观察记录、治疗经过、病例分析、治疗经验总结，疑难死亡的病历讨论等。

6．医疗、护理等技术工作的发明、创造、革新材料及数据成果。

7．血站的科研成果、科技文件材料和数据等。

8．名老中医、教授及专家的学术经验、专著和医案、医话原稿。名老中药师的中药专著原稿，炮制技术材料。

9．婴幼儿健康检查、生长发育和调查分析总结。

10．妇女保健和疾病防治的专题材料，计划生育的技术指导、妇女"四期"劳动保护等材料。

11．住院及门诊病历、X光照片、病理室标本、心脑电图室各种生化检查的登记图表等，仍在原产生单位保管。这些档案均属科技档案，其借阅、转移、销毁均按科技档案管理办法办理。

第六条教学科技档案

1．教学管理工作的有关规章制度。

2．本单位自编或受委托编写修订的各种教材；水平较高的讲义、教学参考资料、实验指导书等。

3．教学计划、教学大纲和教案的执行记录，教学日历的编制。

4．研究生的毕业设计、毕业论文；学位论文及答辩记录，报告、批复的有关文件。

5．干部进修教育、函授教育的有关规定、计划等。

第七条卫生监督和卫生管理技术档案

1．电离辐射损伤的治疗、防护、环境放射性卫生监测和剂量、电离辐射远后期效应材料。

2．核武器损伤规律、治疗、防护、监测及卫生组织措施的实验材料。

3．职业病危害的现场调查、现场测定及评价劳动条件的材料，职业病防治调查、急慢性职业中毒报告等有关材料。

4．自然环境与人体健康关系的调查研究，生活饮用水源的监测资料、工业废气、废水、废渣及生活废弃物对人体健康影响的调查材料，重大环境治理方案的技术指导材料、审查意见书等。

5．食品卫生标准、规划、技术报告、审核意见书；重大食品污染、中毒事件的有关材料。

6．卫生标准研究的材料。

第八条药品、生物制品的生产及鉴定技术档案：

1．产品计划、规划设计任务书，产品试制说明书、实验设计、实验数据、现场考核及临床试验观察记录，协作合同及完成情况报告等。

2．生产及技术检定的记录。

3．产品质量及经济技术指标完成统计及说明。

4．上级部门对产品生产、抽查及检定工作的批复、审定文件。

5．生产检定规程、细则、生产工艺、产品目录、说明、规格及使用方法的有关材料。

6．生产及检定工作经验交流会等有关资料。

7．生产及检定工作管理办法，定额指标及责任制等有关材料。

8．动物的药理、毒理、免疫实验和效果观察及临床药理、临床试验等有关材料。

9．产品改进及合理化建议、重大事故的调查和总结等有关材料。

10．国外厂商申请的新药临床试验的来函、批准文件，临床试验研究的全部材料。

第九条仪器设备档案

1．订购仪器设备的合同、协议书、以及图纸、说明书、操作规程、合格证书、装箱单等。

2．安装、调试及验收记录、报告。

3．运行使用过程中取得的实效记录，大、中修记录，事故记录及处理报告等。

4．仪器报废的技术鉴定材料、报告及上级主管单位的批件。

第十条基建工程技术档案

1．计划任务书、合同、协议书、证明书及批准文件等。

2．选址报告、工程、水文、气象、地质等基础材料。

3．初步设计、技术设计、施工安装图纸、说明书及设计修改变更材料。

4．工程概算、预算、决算。

5．全套竣工图纸、验收报告、竣工总结。

6．工程改建、扩建及维修、使用中变更的图纸及有关材料。

第十一条其它技术档案

1．出国考察及出国进修人员的工作报告、论文等。

2．由本部门提供的开展学术交流的有关材料。

3．医疗事故、技术事故的调查、分析、鉴定及处理意见。

4．本单位编辑出版的科技出版物及原稿。

5．国外专家来我国访问、讲学和短期工作等材料。

第三章科技文件材料的形成、立卷和归档

第十二条各部门在下达科技任务时，应把科技文件材料的形成、积累、整理、归档工作列入科技人员的职责范围，并作为考核、晋升、晋级标准的条件之一。

第十三条凡需要归档的科技文件材料由各基层业务研究室、组的领导人负责监督检查，由科研课题或技术项目执行人负责立卷及时归档。科研或技术工作完成一个阶段或任务结束时，必须将所形成的科技文件材料加以系统整理，组成保管单位。要检查科技文件材料形成、整理和归档的质量。检查验收时要有科技档案部门派人参加，并履行签字手续。文件材料不完整或不符合质量要求的，档案部门人员可不参加验收签字，直到材料完整又符合质量要求时方可接收并补办签字手续。

第十四条科技文件材料整理的基本原则是，遵循科技档案自然形成规律，保持文件之间的内在联系，客观地反映科研技术活动的真实情况，加工整理，组成一个或若干个保管单位。

第十五条各单位由于科研任务协作关系所形成的档案，一律由承办单位负责保管，协作单位如有需要可复制保存与本单位业务有关的部分材料。

第十六条为了便于科技文件档案的整理和保管，各单位可按照科研技术工作需要，规定科学研究报告、表册、记录等用纸的规格。原始记录必须做到真实、准确、完整和表册化。书写不得用铅笔、圆珠笔，字迹应清楚端正，记录本应事先编好页码，记录不当的废页，可保留本内，不要撕去。

第十七条科技文件材料应按顺序编写张号，按附表一填写卷内目录，按附表二填写卷末备考表。每一专题案卷的卷首，可由有关人员按附表三填写归档说明。

第十八条科技文件材料一般用线装订。案卷厚度以200张为宜。案卷内页如遇未留装订边或装订边上有领导指示的，应贴补加宽，保留指示字迹。破损的重要科技文件材料及领导重要指示条子都要裱糊成张装订归档；科技文件材料如大于卷皮的，可按规定折叠，保持整齐。

不能装订的科技文件材料，可放入档案盒或档案袋内归档保存。图纸、照片的立卷，应收集成套，保持完整。

第十九条案卷封面的各项内容应按附表四认真填写。案卷标题应确切反映案卷的主要内容，文字要简明，一律用毛笔或钢笔书写。

第二十条根据案卷内容的重要程度，分别确定保管期限及机密等级。保管期限一般分永久、长期（十五--五十年）、短期（十五年左右）。密级的确定，可按有关保密规定执行。

第二十一条归档的案卷，应填写"案卷移交目录"（式样见附表五）一式两份，经清点签字后，一份交档案管理部门，一份由移交单位保存备查。

第四章科技档案管理体制及干部配备

第二十二条科技档案工作必须按专业实行统一管理。按国务院批准的《科学技术档案工作条例》的规定，部各直属单位可设立档案工作机构，同时兼管文书档案。基层科研管理部门不设立档案管理机构的，可配备专职或兼职的档案管理人员兼管科技及文书档案。

各部门要有一名负责人抓科技档案工作，定期督促检查。

档案管理部门的主要职责，是对本部门的科技档案工作加强业务指导和监督检查。

第二十三条卫生部直属单位的科技档案业务工作受卫生部领导，同时接受当地档管理部门的业务指导。

第二十四条科技档案管理干部，应当具备政治上可靠、熟悉档案业务和具有医学专业知识的条件。

科技档案的管理干部，属科学技术人员，其业务能力的考核、晋级、技术职称的评定和晋升，应按国家有关规定执行。对科技档案人员的工作安排要相对稳定，以利熟悉业务，积累经验，开展工作。

第五章科技档案的管理和利用

第二十五条科技档案部门应对科技档案进行登记、编目、统计、分类和必要的加工整理。

绝密级的科技档案应单独登记，专柜保存。

第二十六条科技档案部门应督促和协助本单位的有关部门，按立卷要求正确整理科技文件材料及时归档。

第二十七条科技档案管理人员应该熟悉科技档案的库存情况，经常了解科研技术部门的需要，编制必要的卡片、目录、索引等工具及参考资料，提供利用。

第二十八条借阅科技档案要根据档案的机密等级，履行不同的批准手续。借阅人员，应爱护档案，注意安全和保密，严禁涂改、翻印、抄录、拆散及转借。

第二十九条科技档案的鉴定工作应由科技档案管理部门会同有关科技部门组成鉴定小组负责进行。鉴定小组的组成人员，应是科技领导干部或熟悉有关专业的科技人员。鉴定小组的任务是：对尚未划定保管期限的案卷确定保管期限；对已过保管期限的案卷重新分期，对失去保存价值的科技档案剔除造册。

第三十条凡需销毁的科技档案，应将清册报经主管科技档案的领导同志审核批准，同时报送上级主管单位和有业务领导关系的当地档案管理机关备案后，方可销毁。销毁档案时，应指定专人负责和监销，销毁人和监销人应在销毁清册上签字。

第三十一条各单位在安排基建任务时，必须考虑存放科技档案的库房，并考虑库房应该是门窗坚固、保持通风，并有必要的防火、防晒、防潮、防虫、防盗等安全设施。

第三十二条为了保证科技档案的完整和准确，科技档案部门应对已归档的科技档案文件材料的审批程序是否符合规定的问题进行监督和检查，如发现审批程序不符合规定的，应及时补办。如科技档案已经作废或停止使用，有关部门必须及时通知科技档案部门予以注明。

第三十三条科技单位撤销或变动时，其档案应根据新的工作需要和保持科技档案完整的原则，办理移交，同时报告上一级主管单位和当地档案管理机关备案。

第三十四条科研技术单位需要调阅档案时，应填写调阅单，必要时可根据情况，规定归还期限。归还案卷时，应将内容清点清楚。

文书档案单位工作计划范文第6篇

1、配合《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的全面实施，举办机关和企事业档案业务规范化培训班1期。培训内容为《归档文件整理规则》、《企业档案管理规定》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》及国家、省档案局近年来颁发的有关档案业务建设规范。培训对象为机关、团体和企业、事业单位的专兼职档案人员。时间安排在4月份。

2、举办会计档案管理培训班1期。培训内容为《会计档案管理办法》及相关专业知识。培训对象为机关、团体和企业、事业单位的会计档案管理人员。时间安排在5月份。

3、认真贯彻实施省档案局、省人事厅《省档案人员持证上岗管理办法》，全面推行档案人员持证上岗制度。举办档案人员职业资格证书培训班1期。培训采用省档案人员培训材，主要内容为档案基础理论和专业知识。培训对象为全市尚未取得档案职业资格证书的专兼职档案人员。时间安排在6月份。

4、举办档案行政执法人员培训班1期。培训内容为档案法律法规基础知识，执法工作的程序、规范和具体要求。培训对象为市、县（区）档案局档案行政执法人员。时间安排在6月份。

5、举办档案通讯员培训班1期。培训内容为档案通讯、信息报道写作知识。培训对象为新聘任的全市档案通讯员。时间安排在3月份。

6、举办电子文件归档与管理，档案数字化业务培训班。培训内容为电子文件归档与管理，档案数字化基础业务知识及操作技能。培训对象为全市档案管理人员。时间安排在4月份。

7、与市建设局、规划局联合举办重点工程档案管理培训班1期。培训内容为重点建设工程项目档案管理知识。培训对象为全市重点建设项目主管和承建单位专兼职档案人员。时间安排在8月份。

8、举办“市档案管理系统”业务培训班1—2期。培训内容为档案管理系统软件的操作技能和《省电子文件归档与管理办法》。培训对象为全市有权使用“档案管理系统”单位具体操作管理人员和档案人员。时间安排在4月底。

二、培训要求

1、教育培训是提高档案工作者业务素质和创新能力的有效途径，希望各单位领导高度重视，积极为档案人员参加教育培训创造条件，认真组织本地区、本系统的专兼职档案人员参加培训。

2、举办培训部门要端正指导思想，严格遵守报批程序，精心组织，统筹规划，坚持按需施教的原则，采取切实有效措施组织好教育培训工作，确保培训质量。

文书档案单位工作计划范文第7篇

一、加强新校区建设工程档案管理的措施

1、增强新校区基建档案归档意识。大力宣传基建档案的重要性,并从思想意识上、组织职能上和具体工作上加以提高、充实和完善。

2、建立健全基建档案的各项规章制度。要根据有关法规,按照统一领导、分级管理的原则,遵循档案自然形成规律,制定本单位基建档案收集、整理、保管、利用制度。并严格执行。

3、基建档案的动态管理。要求档案人员随着工程建设有序进行,建立跟踪管理框架,加强与勘察单位、设计单位、施工单位的有机联系,形成多方信息反馈网络,以适应工程建设对档案管理的要求,做到建档工作与基建工程同步进行。工程建设过程中,要加强工程材料的积累、整编、审定。工程竣工验收时,要及时提交一整套合格的竣工图。这样,使档案工作贯穿于工程建设全过程,实行动态管理。

二、做好新校区建设过程中档案材料的收集

工程建设档案材料是随着基本建设工程的进展陆续产生的,主要包括以下几个方面:

1、上级下达的项目建设书及批复、可行性研究报告、项目评估、环境预测调查报告,设计任务书、计划任务书等。

2、设计过程中形成的档案材料,如初步设计、技术设计、施工图设计,技术材料、专利文件、设计计算书,关键技术试验,总体规划设计,设计评价,鉴定及审批等。

3、施工过程中形成的档案材料,如施工定位测量、地质勘探资料;质保书、试验报告;隐蔽工程验收记录;工程记录及测试、沉降、位移、变形、监测记录;图纸会审、变更设计通知单、技术核定单位等修改依据;工程质量事故报告及处理记录;工程质量检查、评定资料;焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录;设备、管线及电气、仪表施工安装记录、质量评定、事故处理报告等。

4、竣工过程中形成的档案材料,如建筑安装工程总量表、工程说明、竣工图、测试记录、随工检查签证、记录、工程变更单、重要工程质量事故报告、已安装设备明细表.竣工图主要包括:总平面图;建筑、结构竣工图;大型设备基础竣工图;电力、照明、给水、排水、煤气、通讯、暖通、监控、电梯等专业竣工图;建设用地范围内地下综合管网图(含管线接口位置)等。

5、监理过程中形成的档案材料,如监理通知、备忘录、报告、会议纪要;施工质量分析;监理规程;合同管理文件、三控制文件、协调文件等。

6、设备过程中形成的档案材料,如设备、材料采购合同、出厂质量合格证明;设备、材料装箱单、开箱记录;设备图纸使用说明书;设备安装调试记录等。

7、竣工验收过程中形成的档案材料,如工程竣工验收报告;工程设计总结、监理总结;质量评审材料;环保、劳动安全卫生、消防、档案等竣工验收审批文件;竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会签字名单;项目评优报奖申报材料、批准文件及证书等。

三、做好新校区建设过程中基建档案的整理

在遵循档案材料形成规律,保持材料之间的有机联系,便于保管和利用的原则下,对文件材料进行分类、组织保管单位和编目工作。

1、分类。按工程项目分类法分类,就是按照一个基本建设项目的全部材料为单位划分类别。在一个项目之内,可以按单项工程或专业性质划分属类。

2、组卷。按建设项目立项、设计、施工、竣工四个阶段分别组卷。项目立项阶段,按项目申报、地质勘探、工程征地等环节分别组卷。设计阶段按设计程序分别组卷。可根据材料的多少,分别组成一卷或数卷。施工阶段一般按单位、单项工程或专业组卷,组卷时文字材料在前,图样材料在后。工程竣工验收阶段的文字材料,一般单独组卷。

3、卷内文件排列。建设项目按依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术投计、施工设计)、工程施工、工程竣工验收等顺序排列。

4、案卷的编目。(1)编写案卷页号。以有书写内容的页面编写页号,正面写在右下角,反面写在左下角。不装订的以件为单位编写件号,并加盖档号章。(2)填写卷内目录。主要是序号、文号、责任者、题名、日期、页次的填写。(3)填写备考表。卷内备考表填写卷内文件材料的件数、页数,以及在组卷和案卷管理中需要说明的问题。5、编制检索工具。主要是编制总目录、分类目录、底图档案目录等。

四、把好新校区建设过程中基建档案的验收关

新校区建设是一项大型重点工程,其基建工程档案的验收应分项进行,分组验收。

1、查明上级批文及相关依据性材料。包括征用土地审批材料、计划任务书、建筑施工许可证、规划许可证等。特别值得注意的是除移交到城建档案馆的外,学院在办理时仍要保留一份原件,在今后的利用中可节省不少费用。

2、鉴定技术文件。主要从内容说明、数据尺寸、特定指标、设计变更部位、签字盖章等五个方面验收。

3、审核竣工图。除重大变更要求,重新绘制竣工图外,一般情况下竣工图都是在施工图的基础上更改以后加盖竣工图章而成的。

五、建立基建档案质量评估表

文书档案单位工作计划范文第8篇

[关键词]文书档案；自动化管理系统；建立

文书是一个概括性的名词，指的是一种记录信息、表达意图的文字材料。古住今来。人们通过书写和制作文书来记录信息，利用传递文书来彼此相互交流信息，利用公布文书对公众信息等。可见，文书是人们用来记录信息、交流信息和信息的一种工具。

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务和业务活动中产生的，由通用文书转化而来的那部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。由于这类档案在其产生、内容和形式上有一定共性，因此使用这―称谓对研究管理这类档案的工作规律有重要意义。也有人把文书档案作为与科学技术档案相对而言的各类档案的统称，还包括诸如外交、诉讼、会计、艺术、教学等专门档案和私人档案。

一、系统分析阶段

此阶段主要解决系统应该“做什么”的问题。用户与系统设计人员合作，确定该系统的总目标，给出系统的功能、要求和条件，经过认真地分析研究，提出解决问题的方案，并且对可以利用的资源及成本、效益和开发进度做出估计，进行费用、效果分析，然后选定最优方案，并写出实计划交上级管理部门进行审查。系统分析阶段完成的标志是可行性研究报告和开发计划通过审批。系统分析阶段是整个系统中关键的一环。系统分析阶段的组织者即系统分析员是计算机系统中最重要的工作人员，一般来说，他们应精通电子计算机技术，而且还要精通文书档案管理工作，但由于这样的人才较少，所以，系统分析阶段工作应由计算机专业人员以及文书档案管理人员共同参加，以取长补短.共同规划出一个系统。系统分析工作由可行性研究和制定系统的总体规划两个部分组成。

（一）可行性研究

文书档案管理人员要根据文书档案工作的特点和规律对计算机系统提出要求，然后在调查研究的基础上进行系统可行性分析、对系统提出全面的要求。这是系统分析的第一步，包括以下几个方面的内容：系统具备什么功能，确定系统的性能和使用范围；进行初步费用估计及进度估计；提出对安全性、可靠性、扩充性等方面的要求。可行性分析阶段重点考虑和解决的问题是：

（1）本单位对文书档案自动化管理系统的需要及其紧迫性。（2）自动化管理系统建立之后能提高工作效率多少，建立一个系统需花费多少人力、物力、财力，如何用较少的花费建立一个能获得最大经济效益的系统。（3）本单位及文书档案部门现有条件如何，如文书档案工作的基础、资金、设备条件、人员技术条件等，能否在现有条件下顺利地开发系统。（4）系统运行时将会出现哪些问题，是否具备了解决这些问题的条件。（5）对其他单位研制的系统或应用系统的软件进行分析、评价和比较，提出适于本单位的代选方案。

（二）制定系统的总体规划

（1）确定系统的目标和功能。系统的目标是系统设计的基础，在此基础上确定系统的功能。系统的功能包括服务功能、建立功能和维护功能。其中系统的服务功能是指系统的应用；建立功能包括系统初始化和建立数据文件或数据库，并把数据装入相应的数据库及数据文件中，以便使用和处理；维护功能指对数据进行增加、修改、插入、删除的功能以及数据的保密和安全方面的功能。

（2）选择硬件。要求硬件具有足够大的存储量，以存储大量的文件档案信息。具有较高的运算速度，以满足快速检索的要求，特别是联机检索的要求，因为一般联机检索系统要求每一提问的响应时间应在1秒钟之内，最多不超过5秒钟；具有较强的比较和逻辑判断能力；有灵活使用的汉字处理系统。此外，还要考虑计算机是否具有适应环境的能力，如维修是否方便，是否有服务支持，是否具有扩充内存、变化组合的能力。

（3）软件设计。要求软件具有以数据管理为中心的操作系统或管理文件；具有可靠性、简明性、可移植性等特点；系统的应用软件应对用户使用语言的限制少，并且有自动引导功能，输出格式能让用户自由选择。

（4）机房设置。要求能够防尘、防静电、隔音；有相对稳定的湿度，一般湿度为50%―70%，室温15―30℃。

（5）配备人员。应配备系统分析员、系统设计员、著录标引员、操作员、硬件及软件维护员等工作人员，要求其精通业务，对工作认真负责。

制定系统的总体规划必须是在文书档案部门对自动化系统的实际需要的前提下，根据本单位的经费、人员等多方面的情况，考虑国内硬件生产、引进的条件及本单位软件设计的能力进行开发，不能不顾客观条件盲目开发，以致造成资金的浪费。在进行系统设计时应采用培训与调入相结合的办法培养多层次的系统管理人员，并应进行人才储备。

系统分析阶段结束时，应产生系统说明书和可行性研究报告。系统说明书是通过系统分析员同文书档案人员不断交流研究而对问题的看法达成一致后形成的文件。可行性报告又可称为实施计划报告，它应对系统的实施方案进行粗略描述，开发进度、使用的资源、人员投入计划及组织形式等。

二、系统设计阶段

此阶段主要解决系统“如何做”的问题。它是系统的应用软件设计，内容包括数据准备、代码设计、程序语言的选择、输入输出的形式和格式、数据存储技术的自动选择、操作费用估算等。担任系统设计的人员称作系统设计员，主要由经验丰富的软件人员来担任。

三、系统实现阶段

又称系统实施阶段。指最终实现文书档案自动化管理系统的阶段。主要工作有：硬件购置、人员准备、软件编制及测试、数据淮备。

四、系统维护、运行和评价阶段

指软件开发完成后，从投入使用到报废为止的软件完善的阶段，其主要工作内容有：完善性维护、改正性维护、适应性维护。系统的评价一般应考虑系统的费用、性能、可靠性、灵活性和生产周期5个方面的内容。

参考文献：

文书档案单位工作计划范文第9篇

一、重点建设项目档案的收集范围

重点建设项目档案是指重点建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工、监理、竣工投产全过程中形成的，具有保存价值的，应归档的各种载体的文件材料。其收集范围主要包括以下几个方面：

1. 立项审批文件。主要包括项目建设书及批复、可行性研究报告、项目评估、环境预测调查报告，设计任务书、计划任务书等。

2. 设计文件。包括初步设计、技术设计、施工图设计技术材料，专利文件，设计计算书，关键技术试验、总体规划设计、设计评价、鉴定及审批材料等。

3. 施工技术文件。主要包括施工定位测量、地质勘探资料：质保书、试验报告；隐藏工程验收记录；工程记录及测试、沉降、位移、变形、监测记录；图纸会审、变更设计通知单、技术核定单等修改数据；工程质量事故报告及处理记录；工程质量检查、评定资料；焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录；设备、管线及电气、仪表施工安装记录、质量评定、事故处理报告等等。

4. 竣工文件。主要包括建筑安装工程总量表、工程说明、竣工图、测试记录、随工检查签证、记录、工程变更单、重要工程质量事故报告、已安装设备明细表。竣工图主要包括：总平面图、建筑、给水、排水、煤气、通讯、暖通、监控、电梯等专业竣工图；建设用地范围内地下综合管网图（含管线接口位置）等等。

5. 监理文件。主要包括监理通知、备忘录、报告、会议纪要；施工质量分析；监理规程；合同管理文件、三控制文件、协调文件等。

6. 设备文件。主要包括设备、材料采购合同、出厂质量合格说明；设备、材料装箱单、开箱记录；设备图纸使用说明书；设备安装调试记录等等。

7. 竣工验收文件。主要包括工程竣工验收报告；工程设计总结、监理总结；质量评审材料；环保、劳动安全卫生、消防、档案等竣工验收审批文件；竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会签字名单；项目评优报奖申报材料、批准文件及证书等。

二、重点建设项目档案的整理

建设项目档案的整理，就是在遵循档案材料形成规律，保持材料之间的有机联系，便于保管和利用的原则下，对文件材料进行分类、组织保管单位和编目工作。

1. 分类。按工程项目分类法分类，就是按照一个基本建设项目的全部材料为单位划分类别。在一个项目之内，可以按单项工程或专业性质划分属类。

2. 组卷。按建设项目立项、设计、施工、竣工四个阶段分别组卷。项目立项阶段，按项目申报、地质勘探、工程征地等环节分别组卷。设计阶段按设计程序分别组卷。可根据材料的多少，分别组成一卷或数卷。施工阶段一般按单位、单项工程或专业组卷，组卷时文字材料在前，图样材料在后。工程竣工验收阶段的文字材料，一般单独组卷。

3. 卷内文件排列。建设项目按依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工程竣工验收等顺序排列。

4. 案卷的项目。⑴编写案卷页号。以有书写内容的页面编写页号，正面写在右下角，反面写在左下角。不装订的以件为单位编写件号，并加盖档号章。⑵填写卷内目录。主要是序号、文号、责任者、题名、日期、页次的填写。⑶填写备考表。卷内备考表填写卷内文件材料的件数、页数，以及在组卷和案卷管理中需要说明的问题。

文书档案单位工作计划范文第10篇

关键词林场基层单位；森林资源档案；建立；管理

中图分类号F326.2；G271文献标识码A文章编号 1007-5739（2011）22-0225-01

霞浦杨梅岭国有林场隶属省办、市管的事业单位，是林业基层单位，在长期森林资源培育经营活动中形成文书、规划设计、森林资源调查、木材采伐销售、基础设施建设、设备购置、财务会计、林业科学试验、、林地林权争议等具有保存价值的文字、图表和不同类别的文字材料，是林场的宝贵财富。分析林场森林资源档案管理工作存在的一些问题，并提出改进建议，以加强对信息资源的管理，使之更好地为当今林场的经营活动服务，并为林业的长期经营提供参考和林业科学试验提供数据资料。因此，森林资源档案建立不仅具有很大的现实意义，而且还具有长远的历史意义。

1森林资源档案的种类和内容

1.1营林计划类档案

主要包括年度的造林、营林作业设计、伐区调查设计、森林资源调查、病虫害防治调查、林区间伐道路设计、防火林带设计、生产承包合同、质量检查验收和森林保护等经营活动中形成的各类图表数据和文字材料[1]。

1.2科学试验类档案

林业科学试验中形成的相关资料是林业科技档案最主要的组成部分。其主要包括年度科研计划、试验设计方案、项目调查记录、试验课题总结、成果申报、成果推广应用、论文专著和获奖证书等内容。

1.3良种基地类档案

良种基地从事生产优良品质的种子和优良穗条，其档案主要包括优树选择、种子园营建、母树林、基因库、采穗圃、全同胞和半同胞子代测定、种源试验、远缘杂交试验等试验设计方案，试验调查记录、总结报告、及获奖证书相关文字图表资料。

1.4仪器设备类档案

主要包括专业设备仪器说明书、图纸资料、照片、鉴定证书及各种仪器设备的登记使用和其他科研的材料。

1.5其他类档案

主要包括该单位的基本建设规划和各种房建改扩建项目图纸及预决算、施工合同书及竣工验收等活动形成的文字、图表材料相关内容[2]。

2林场档案管理的现状

2.1档案管理意识淡薄

档案管理工作在林场基层重视不够，领导到职工对档案管理工作意识淡薄，没有将档案管理工作做为一项工作来抓，缺乏对档案管理工作利用而产生的经济效益和社会效益的宣传。有些人认为档案管理工作可有可无，认识不到档案管理工作在林场经营管理活动中的重要性和必要性；有些人把一些调查材料据为己有，有的长期不归档，有的因人事变动等原因造成材料失散或残缺不全，给档案的收集工作造成一定的难度和档案资料的中断损失[3]。

2.2档案员没有直接参与林业经营活动

森林资源档案与文书档案不一样。林业是集生态、经济、社会三大效益为一体的特殊行业，在国民经济建设中有着举足轻重的作用。其研究领域涉及到森林资源培育和保护、林产品加工利用、林业机械、生物防治技术和森林生态中形成大量的计划、设计、调查、图表、文字报告等森林资源数据内容材料。而档案员对林业知识和业务水平不熟练，加上没有直接参与林业各项经营管理活动，致使森林资源档案的收集、整理、归档易出错漏，造成归档资料缺乏系统性、完整性及连续性，同时也必将造成档案员思想观念、业务管理水平跟不上时展，缺少创新与活力。

2.3档案管理模式陈旧，效率低

长期以来，林场档案基础设施简陋，目前存放档案多采用铁柜，有的还用木柜，防火、防潮、防虫、防霉等安全措施不完全到位。同时档案管理还是采用传统的手工管理模式，不仅工作效率低，而且查询不便，不利于档案资源的开发与利用。

3加强林场资源档案管理的建议

3.1加强学习，增强档案工作的认识

加强《档案法》的学习，增强林场干部职工的档案意识观念，特别是增强领导干部的档案管理意识。领导的重视是档案工作管理的前提，应把档案管理工作纳入重要议事日程，作为一项重要内容来抓，与经营活动同步规划，同步开展。要大力宣传档案工作的重要性和必要性，使全场领导干部充分认识到档案与日常工作和生活的密切关系，从而更好地支持档案管理工作。

3.2健全制度，重视档案的利用

根据《档案法》要求，结合林场基层单位的具体情况作出规定，制订林场档案管理的规章制度。要求每年3月各股室的经营活动、规划设计、科研实施总结等有关资料各自收集归档，由档案员分门别类进行整理、立卷、归档保管。使之有条理性和系统性，进行有序地排列。确定林场档案管理部

门的职责，做到档案归档、保管、利用、鉴定、销毁、保密和档案的防潮、防火、防虫、防霉等保护措施，健全完善措施制度，使档案管理工作环节有章可循，发挥档案工作的效能作用[4]。例如，近几年林场林地发生多起纠纷，群众反映林场侵占村民林地，只有通过林场历史档案资料，查询建场初期林场与村委签定的山界议定书、林权证和林场1965年建档绘制林相分布图及小班卡片档案资料，才能证实林地的使用权属，使林地纠纷问题得以顺利解决。

3.3重视人才培养，提高档案人员素质

档案员不管是专职还是兼职，均要纳入人才培养的计划，多参加培训，突出专业性和实用性，使林场档案管理人员不仅具备档案管理的知识，还具备收集、整理、归纳林业资源档案资料的业务能力。档案员要加强自身的学习，必须熟悉计算机和分析来自各方面的信息资料，搞好森林资源档案资料的联网管理工作，并做出决策和反馈，使档案人员从传统、简单、落后的档案管理模式中走出来，跟上时展步伐，提高专（兼）职档案管理人员的业务水平、工作效率和准确性，特别在传递信息、促进科技发展方面，提高管理水平，使林场经营活动产生更大的经济效益，逐步走向标准化、电脑化，为林业现代化服务。

4参考文献

[1] 黄素兰.谈林业科技档案的建档与管理工作[J].林业勘察设计，2000（2）：73-75.

[2] 田兴珍.浅谈科技档案的利用与服务[J].农业装备技术，2003，29（3）：47-48.

文书档案单位工作计划范文第11篇

关键词：归档范围保管期限机关档案室文书档案

2006年底，国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称第8号令）颁布实施，有力地推动了档案基础业务建设和国家档案资源建设。时隔6年，机关档案室贯彻落实第8号令的情况如何呢？笔者对北京市朝阳区61家单位（约占区属立档单位的二分之一）2011年形成的文件材料的归档情况进行了调研，调研单位包括党政机关、具有行政管理职能的事业单位、人民团体、国有企业，涉及各部委办局、街乡等（以下统称机关）。通过调研发现朝阳区各机关贯彻落实第8号令及时，从总体上61家机关2011年形成的文件材料归档齐全，保管期限划分准确。但是机关档案室在正确界定文件材料的归档范围、准确划分文书档案保管期限方面仍存在一些问题有待分析解决。

一、存在的问题

（一）归档不全或归档范围扩大

1.归档不全。61家中6家机关存在归档不全的问题，其中1家机关5个科室分别只归档了一件档案，2家机关各有1个科室只归档了一件档案，1家机关2个科室只归档了科室计划、总结，缺少职能业务文件材料。未归档的文件材料主要有：领导班子会议记录未形成或未归档：向上级或同级机关报送的属于归档范围的材料未留底归档保存；重请示而轻批复的收集归档；本机关编辑、编写的出版物、书刊；机关财务预算、批复；财务审计、领导离任审计材料；职工住房公积金汇缴清册等。

2.归档范围扩大。2家机关扩大归档范围，将上级机关普发的不需本机关办理的、同级机关普发的不需贯彻执行的文件材料作为档案保存：1家机关在之前原件已归档的情况下把为完成编史修志而查找的大量文件的复印件集中归档，造成了重复。

（二）保管期限划分方法不统一或不准确

1.保管期限划分方法不统一。5家机关仍然采用永久、长期、短期，1家机关永久、长期、短期与30年、10年的划分方法混用。

2.保管期限划分不准确。14家机关在不同程度上存在保管期限划分不准确的问题。集中表现在反映领导决策过程和结果的领导班子会议记录、会议纪要，涉及个人权益等类档案保管期限偏短；事务性的会议通知、请示等类档案保管期限偏长。

二、原因分析

（一）档案室未严格执行本机关的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》

2009年朝阳区档案局根据第8号令对区属125家机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表进行了审批。审批后总体上各机关文书档案保管期限表归档范围齐全、保管期限划分准确，成为各机关归档的重要依据。但在实际工作中，某些机关档案人员将文书档案保管期限表“封存保管”，不了解、不熟悉这项制度，甚至新上岗的综合档案室人员和科室兼职档案员不知道本机关有这项制度，在归档中不按照制度界定一份文件是否归档，档案如何划分保管期限，而是凭自己的直觉进行鉴定，造成实际确定的归档范围和保管期限与文书档案保管期限表中规定的不一致。

在审查过程中发现，少数机关编制的文书档案保管期限表存在的一个突出问题是照搬照抄第8号令中的归档范围，未结合本机关职能工作的特色，条款过于宏观，可操作性不强，影响文书档案保管期限表的执行力度。

（二）档案人员对第8号令的认识程度不够

第8号令自2006年底颁布实施仅6年时间，各省、市、县在逐级贯彻中需要一个过程，文书档案保管期限表的编制和审批亦需要一段较长的时间。比如朝阳区档案局根据第8号令和北京市档案局出台的实施细则制定本区的实施细则，然后宣传贯彻、培训，各机关编制文书档案保管期限表并经区档案局的审查同意后执行，自2010年各机关按照第8号令执行本机关新的文件材料归档范围和文书档案保管期限表。也就是说具体到各机关按照第8号令实施的时间更晚，因此档案人员对第8号令的理解消化尚不够深入。而国家档案局1987年12月4日颁布的《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》实施长达19年之久，档案人员对永久、长期、短期的保管期限划分方法等规定印象深刻，尚没有完全转变到对第8号令的贯彻执行中。

第8号令改革了文书档案保管期限划分方法，但是《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）、《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）等规定的期限仍为永久、长期、短期，目前朝阳区基建、设备、实物档案仍采用永久、长期、短期的划分方法。一些不属于第8号令执行范围的企业事业单位仍然采用永久、长期、短期，比如朝阳区的社区居委会、社会保障事务所等三级单位。各门类、各单位保管期限划分方法不同，容易使档案人员混淆。

（三）专兼职档案人员业务水平不高

全区125家机关中除2家机关有专门的档案机构外，其它机关都没有专门的档案机构，也没有档案岗位编制，档案人员绝大多数身兼数职，没有足够的时间和精力钻研档案业务、透彻学习档案规章制度，存在突击做归档工作的问题，直接影响了归档质量。并且档案人员更换频繁，对档案工作的重要性、档案工作规定和业务工作比较生疏。档案人员在工作上表现得较被动，在文件材料的收集工作中，一般业务部门给什么就收什么材料，对保管期限的划定也较少过问：对学习贯彻档案工作新的规章制度有畏难情绪，习惯凭以前的经验或按照以前的做法开展现在的工作。

三、对策建议

（一）档案行政管理部门加大对第8号令的宣传贯彻力度，强化对归档工作的培训、指导、检查

1.加大对第8号令的宣传贯彻力度。第8号令是一部部门行政规章，具有法规效力，机关档案室在实际工作中必须贯彻执行。档案行政管理部门要继续加大对第8号令的宣传力度，使档案人员全面理解、准确把握第8号令的基本内容，了解与1987年颁发的两个业务文件的主要变化，增强档案人员依法管理档案工作的意识，把贯彻第8号令转变为自觉行动。加强对文书档案保管期限表的审查力度，切实发挥审查委员会或小组的作用，确保各机关归档范围条款细化、内容全面，保管期限划分准确。

2.强化对归档工作的培训、指导、检查。归档工作要对一份文件是否归档、若归档保管期限如何划分进行鉴定。档案行政管理部门应加强对档案人员的日常培训、新上岗档案人员的培训、新成立机关或档案基础工作薄弱机关的档案培训等，使档案人员掌握档案工作规章制度和档案业务要求，提高档案业务水平，能够胜任本岗位工作。在档案监督指导、行政执法检查中加大对各机关归档工作的检查力度，及时对各机关每年提交的文书档案目录和原文进行检查，督促各机关正确界定文件材料的归档范围和科学划分档案保管期限。

（二）机关档案室严格按规章制度归档，把好档案的入口关

1.严格按规章制度归档。规章制度一经公布，具有权威性和约束力，任何人不得随意违背。机关档案室要全面贯彻落实第8号令，学习、了解、掌握、并严格执行依据第8号令编制并经档案行政管理部门审查的本机关文书档案保管期限表，在每年归档前做好对本机关各部门兼职档案人员的培训、指导、检查。把对第8号令和文书档案保管期限表的学习扩大到本机关全员的学习，使每名人员注意本岗位文件材料的形成和积累，为做好归档工作奠定基础。

各机关编制的文件材料归档范围要细化，体现本机关职能业务工作特色，将“重要的”、“一般的”细化为具体工作，尽量具体到文件级，提高文书档案保管期限表的可操作性。在机关职能和内设机构有变动之后，应及时修订文书档案保管期限表并报档案行政管理部门审查。

2.把好档案的入口关。档案人员要主动了解本机关基本职能、掌握各部门主要职能活动及其形成的文件材料情况，做到心中有数。各部门注意做好文件材料的平时收集和归档前收集，每个部门每年可准备一个档案盒，文件在办理完毕后对照文书档案保管期限表判断是否需要归档，若需要归档及时放入盒中，防止文件材料散失；归档前再把分散在本部门个人手中的材料集中收集一次，查漏补缺，确保归档文件收集齐全完整。本机关形成的文件材料应当是归档保存的重点，上级机关普发性不需办理的、同级机关不需贯彻执行的文件材料不用归档，避免文件材料重复归档和档案将来重复进馆问题。严格按照文书档案保管期限表划分档案的保管期限，本机关制定的法规政策性、反映本机关主要职能、历史面貌、经济关系、个人权益等重要档案永久保管，第8号令规定为永久的，不能擅自突破划为其它期限；常规性、事务性、技术性等一般性工作中形成的文件材料根据重要程度保管30年或10年。档案人员要加强对各部门提交的文书档案目录的检查，依据本机关的文书档案保管期限表，可对照本机关职责、年终总结、大事记或发文登记、政府信息公开目录等进行检查，发现归档不全、归档范围扩大或保管期限不准确的问题及时督促各部门整改。

（三）不断提高档案人员业务素质

科学划定文件材料归档范围和文书档案保管期限，人是第一要素。档案人员要善于学习档案工作新的规章制度，提高认知程度和执行能力，维护规章制度的权威性。要以“为党管档、为国守史、为民服务”为己任，不断提高做好档案工作的荣誉感、使命感和责任感，增强工作的主动性，恪尽职守，做好本岗位工作。建议档案行政管理部门会同人事部门考虑制定根据室藏档案数量确定机关档案室人员编制的标准。建议各机关保持档案人员的相对稳定，保证档案人员有足够的时间和精力做好档案工作，为档案人员创造更多的培训机会，进一步提高档案人员的专业素质，确保文件材料归档范围和档案保管期限的科学划定。

本文为北京市档案局科研项目“机关档案室制定和实施《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的问题与对策研究”（项目编号：2012-06）研究成果之一。

参考文献：

[1]李明华.机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定问题解答[M].中国档案出版社，2007.

文书档案单位工作计划范文第12篇

关键词：糯扎渡；水电工程；档案资料；管理经验

一 引言

华能糯扎渡水电工程是我国已建、在建的第四大水电站，工程设计技术指标高、地质条件复杂，大坝、溢洪道、地下厂房等多项技术指标均名列国内外前茅，掺砾黏土直心墙堆石坝坝高在同坝型中属亚洲第一、世界第三；地下厂房是目前国内规模较大的地下厂房之一；开敞式溢洪道规模亚洲第一，泄洪功率和流速居世界第一。该工程自1986年开始勘测规划，2006年1月导流洞开工，2008年11月大江截流，2012年9月首台机组投产，计划2014年工程全部结束，建设总工期9.5年。糯扎渡水电工程建设目标为：“建流域一流工程，争创国家优质工程金奖，争创世界级精品工程”。档案资料管理的好坏，将直接影响工程能否最终达到预期建设目标，而工程档案管理的难点在于资料的过程控制，资料形成的准确性、规范性、齐全性将决定项目资料归档的质量。

糯扎渡水电工程的档案管理总体按工程档案和文书档案两大类进行管理，工程档案主要指在工程建设过程中所涉及的设计、监理、施工、科研等方面的建设档案，是跟随施工进度由各参建单位形成和整编的；文书档案主要指单位与单位之间的往来文件、通知、便函等，由各单位各部门内部公文处理文书进行收集整编，移交档案部门。本文主要阐述工程档案在资料过程管控环节的一些实践经验。

二 糯扎渡水电工程档案过程管理难点

参建单位众多：主体工程共分为七个标段，五个施工单位，两个监理单位，一个设计单位；辅助工程有数个施工单位和三个监理单位。参建单位数量多给工程的档案管理带来了较大的难度。

项目划分多：主体工程共有心墙堆石坝工程、溢洪道工程、引水发电系统、地下厂房工程、尾水系统工程、升压变电工程、左右岸泄洪洞、五个导流洞工程等主体工程以及砂石加工系统、交通、管理、环保等辅企工程。对工程档案管理的系统性和程序化操作提出了较高的要求。

存在跨标段施工项目：部分分部工程因现场工程进度的统筹安排，由多家施工单位共同完成，有的同时存在两家监理单位监理的情况。

复合型档案管理队伍参差不齐：部分单位的档案管理人员专业素质较弱，档案管理业务知识有所欠缺，与工程建设要求尚存在差距。

综上，糯扎渡水电工程档案资料过程管理具有参建单位众多、项目划分多、跨标段施工项目、档案管理队伍参差不齐等方面，面临水电工程档案管理普遍存在的典型难点。

三 糯扎渡水电工程档案过程管理措施

（一）档案管理体系的建立

糯扎渡水电工程建设管理局（以下简称“建管局”）作为华能澜沧江公司在糯扎渡水电工程的现场管理单位，自工程建设伊始，成立了现场档案管理办公室，归口于建管局综合办公室，并随着工程的进展，成立了竣工验收办公室，归口于建管局安全质量环保部。

依据各自的职责分工的差异，建管局竣工办负责编制《糯扎渡水电工程项目划分实施细则》、《糯扎渡水电工程验收管理办法》，以规范和指导工区各施工标段的工程资料分卷划分，验收程序和竣工验收资料。建管局档案室负责编制《糯扎渡水电工程项目文件材料编制、归档要求及档案整理办法》、《糯扎渡水电站工程档案分类表》、《糯扎渡水电工程文书档案归档办法》，统一规范了资料归档环节的各项内容。总体形成了三级资料审查模式，即以项目工程师负责资料初审，保证资料的准确性；竣工验收办公室负责资料复审，主抓过程资料收集和技术性审查；档案室负责资料终审，主抓工程资料归档保存和规范性审查。针对参建单位众多的管理难点，工区各单位也按照建管局的工程档案资料管理模式，各自成立了相应的档案室和竣工办，配置具有档案管理资质的专职档案管理人员和具有丰富现场施工经验的兼职档案管理人员。

为了在过程中掌控体系制度运转的有效性，建管局组织参建各方对档案资料的过程整编情况开展月度集中普查、半年期专项检查、年终总结性抽查，并对存在问题及时组织答疑和整改。

（二）档案管理队伍的建设

管理队伍的建设是每个大型工程共同面临的难题，糯扎渡在档案管理队伍建设方面，针对资料的准确、齐全、规范性要求，开展了针对性培训，在队伍建设之初，加大过程资料检查密度，由项目工程师负责把好资料准确关，竣工办管理人员负责把好资料齐全关，档案管理人员参与过程检查，对在资料整编的规范性方面存在的问题，提出具体的整改要求。使得培训与过程资料存在的问题密切结合，抛开了以往教科书式的培训模式，在整改中提高整体队伍的资料管理水平。

同时，建管局多次邀请中电建协达标投产和省档案局专家到现场开展专项培训和咨询答疑，并要求各参建单位档案管理人员外出参加国家档案局档案管理培训，通过采取“请进来、送出去”的培训模式，为规范糯扎渡工程档案管理工作和提高管理队伍建设起到了积极的促进作用。

（三）项目划分结构的优化

为了确保项目划分与实际建筑物的一致性及归档资料的统一性，建管局竣工办制定了《华能澜沧江糯扎渡水电工程项目划分表》，要求各参建单位按分部工程及时对分项、单元工程进行划分及编码。

单位工程、分部工程划分注重建筑物结构的完整性和功能特性，突出阶段性及使用性，不考虑施工标段的划分。有些分部工程包含多部位、多类型项目，为便于统计评价和资料整编归档，引入分项工程，分项工程对应归并同部位、同类型单元工程进行统计评价，按分项（工序）归并逐个统计评价各项的质量水平（即分项工程不作为一工程项目级别，也不作质量等级评定）。单元工程依工程类别、施工方法等按层、块、段、台套等划分。此外，中间产品的单元工程划分，如：混凝土拌合物按同一座拌合楼同一品种混凝土每月为一单元工程；在混凝土工程的分部工程中，同一品种的混凝土拌合物作为一个单元工程，所有品种混凝土拌合物单元工程归并为一个分项，并作为其主要分项评定分部工程的质量等级；混凝土预制构件按生产批和件（大型构件）划分；金属结构制作则按部件和节段（大型）划分。

（四）完善的验收程序

糯扎渡水电工程是由若干个不同规模、不同工期的合同项目工程组成。为了明确糯扎渡水电工程各层次项目验收工作的验收组织、验收程序，规范各种验收表格，统一验收文件编写深度、提供验收文件及备查文件目录和提出验收资料归档管理的具体要求，使合同项目工程验收规程更具可操作性，建管局竣工办负责编制了《糯扎渡水电工程验收管理办法》。验收内容包括有：单元工程验收、工程中间验收，分部工程验收、单位工程验收、工程阶段验收和合同项目工程完工验收。每个单元工程形成套表格式，并要求增加“验收资料清单”。

由于工程项目特点，对一些分部工程范围较大，工期较长，需要分阶段提前对部分项目进行专项验收。为了与《水电站基本建设工程验收规程》中“阶段验收”概念有所区分，引入了分部工程中间验收一项内容，同时这也较好的解决了跨标段施工项目的验收问题。分部工程中间验收程序按照各监理单位监管部位（范围），由各监理单位分别组织分部工程中间验收，形成签证书。待满足分部工程验收条件时，由建管局组织，所涉及的相关各设计、监理、施工单位参加，依据中间验收结论，结合现场情况，进行整个分部工程的验收评价，形成验收鉴定书，而中间验收签证书作为其支撑材料之一。

（五）闭环的资料审查流程

工程资料整编完毕后，先由施工单位竣工办按资料清单自检资料整编齐全性，报送监理单位竣工办复检，监理针对报送材料的齐全性、规范性提出整改意见，并在资料审查流水单上注明修改内容及整改期限，返回上一层施工单位落实整改，待整改完毕并经监理复审后，报送建管局竣工办审查，竣工办审查完毕后方可移交档案室，由建管局档案室审查并归档。使得资料审查全过程有组织可问责、有层次可管理、有记录可查询、有总结可改进，从而保证在归档案的全程闭环管控。

（六）多重考核评比模式

为了起到树立榜样，以点带面的作用，建管局大力推行样板内业评比工作，由施工单位将季度整编完成的在归档案资料报送至监理单位，由两家监理单位按照建管局已发《糯扎渡水电工程样板评比管理办法》的标准，逐条核对，筛选出满足标准的单元、分部工程资料，报送建管局竣工办进行复审，评选出季度样板内业并予以奖励。通过样板创建及考核评比，促进了档案资料控制的规范化、标准化，发挥了样板的示范效应和辐射作用，推动了档案管理水平的整体提升，形成各标段争创样板、各单位“比、学、赶、超”的良好氛围。

同时，糯扎渡建管局于2009年第四季度正式启动了达标投产工作，建管局及各参建单位均分别成立了达标投产办公室及安健环、土建、金结、机电、档案、综合各专业共八个考核组。其中，档案管理专业考核组由档案室牵头，制定了考核细则，按照达标投产考核评价系统，由档案专业考核组具体组织开展施工月度自检、监理季度复检和建管局半年期、年终阶段性的对标考核，结合考核评分项，逐条评价，及时发现与达标投产标准相悖的扣分项，并限期整改，将达标投产工作与档案管理实现日常化、过程化控制。

四 结语

通过以上一系列针对性措施，基本解决了在归、已归档案过程管理出现的难点问题，采用事前控制及早预防、事中控制及时纠正、事后控制总结经验，事前、事中、事后互相衔接、严格把关，使得糯扎渡工程档案资料在控、受控。中电建协达标投产专家组和澜沧江公司达标投产检查组分别多次对糯扎渡水电工程达标投产及资料管理工作进行了现场检查，对糯扎渡工程在归档案资料管理水平模式给予了肯定。

鉴于糯扎渡工程本身固有的复杂性，新问题、新挑战会不断出现，档案的过程管理需要不断总结、不断完善、不断创新、不断提高，以保证项目资料最终按期、按规范顺利归档，圆满实现工程建设目标。

参考资料

[1] 《提高档案管理科学化水平的路径选择》，《山东社会科学》，李国兰，2011

[2] 《从竣工资料归档谈竣工资料的过程管理控制》，《机电兵船档案》，张宝珍，2009

文书档案单位工作计划范文第13篇

【关键词】文书档案；收集；整理

办公室是每个单位中的重要组成部分，而档案管理工作是办公室各项管理工作的重要组成部分，它真实地收集和记录着人类活动，为后世的人类生活提供依据。而每个单位的文书档案管理则有其特定的价值和意义，档案的收集与整理在衡量k公室档案管理水平中起着重要作用，文书档案管理水平的高低直接影响着办公室档案资料保存的质量。而目前，新的办公自动化浪潮席卷而来，办公室的文书档案管理工作还不能完全符合文书档案工作的需要。

一、文书档案的收集与整理工作内容

首先，整理文书档案信息的人员必须收集完整的材料，对所收集到的材料进行分析鉴别，划分类别，编排顺序和目录，保证每卷档案的完整性、真实性，并具有条理性和实用性。排序时应考虑材料的内容之间的内在联系，划分标准，依据标准对文书档案材料进行排序，类别编码及页码等编号应标记清楚，以方便日后对文书档案的查阅和检索。

二、文书档案收集与整理工作中存在的问题

（一）档案管理人员的专业素质不足，职业道德缺失。目前，大多数的文书档案整理及保管人员是非科班出身，部分工作人员对于现代信息技术及档案管理相关软件的应用不熟练，不仅会使文书档案的收集与整理工作出现安全隐患，更严重导致了文书档案管理工作的效率和成果落后。另外其他相关工作人员档案意识不强，没有主动归档的意识。文书档案缺乏规范化和标准化，进一步拉低了档案管理工作的效率。

（二）对档案的重要性认识不到位，档案管理人员过少。文书档案管理属于一个默默无闻、不起眼的工作，人力、物力、财力的支持明显不足。据统计表明，至今仍有些单位没有设置专门的文书档案管理场所，缺乏一套完善的文书档案管理制度，使得档案工作人员在工作过程中缺乏准确的指导。另外，文书档案的收集与整理模式的落后使得档案的分类、整理、归纳都远远落后于其他领域，随着单位管理建设的逐步完善，文书档案事业的规模不断扩大，档案的内容愈加丰富，传统的文书档案的整理及保管工作模式根本无法满足当前社会的需要。

（三）对新媒体技术运用不到位，忽视电子信息保密工作。社会逐步进入数字化、信息化阶段，信息化技术在各领域各行业中的作用越来越突出。很多单位已经实现数字化的档案管理，利用现代信息技术对档案进行归类管理和储存，有效地改善了之前文书档案管理中存在的种种局限和不足。但是还是有单位忽视了对文书档案收集与整理的安全，没有配备相应的软硬件设施，一旦计算机硬软件出现无法预测的问题，就会造成电子文书档案的丢失，这对单位管理来说，是一个极大的隐患。

三、提高文书档案整理及保管水平的对策

（一）注重文书档案收集与整理人员的专业素质和政治素养的培养。首先，各单位把文书档案收集与整理工作纳入进一步的工作目标和建设计划，应把引进专业的复合型人才提上日程，并针对不同人员的特殊情况经常性地规范化地进行职业道德培训、专业基础理论与技能培训、信息技术培训、现代化管理方法和技术培训等，可采用边讲边操作的培训方式，不断更新他们的专业知识和技能，锻炼工作人员对信息技术运用的熟练程度，提高他们的信息专业化程度，以更好地适应档案管理信息化建设的需要和要求。其次，单位文书档案管理部门应把被动接受变为主动上门服务，主动收集各部门文书档案资料。对文书档案工作认识充分，一心一意为单位人才管理服务。

（二）加强制度建设，实现规范化管理。文书档案的收集与整理工作需要与档案局等相关部门密切配合，单位领导应重视对本单位文书档案收集与整理工作的管理，聘请专业的文书档案收集与整理人员。主管文书档案管理工作的领导应尽快结合实际情况，建立健全一套系统理论的档案管理信息化建设制度。为文书档案管理设置专门的办公室和工作人员，明确各部门的分工与合作。各部门之间密切交流、加强沟通，规范管理工作流程，共同促进文书档案的收集与整理工作的顺利进行。另外，后期的制约与监督措施也是必不可少的，通过对文书档案收集与整理工作的监督，对档案的安全进行保护，绝不给不法分子可乘之机。

（三）软、硬件配置齐全，减少安全隐患。软、硬件配置齐全是完成档案管理信息化建设的基础性条件，只有拥有齐全的配置，文书档案工作人员的工作才能顺利进行。计算机技术进行文书档案的收集与整理能够有效地处理大量文件信息，各类单位要舍得在这方面花钱，为文书的档案收集与整理工作配备良好的计算机及其系统，从而提高档案管理工作的效率。

四、结语

只有建立健全文书档案管理机制，保证文书档案管理人员的专业素质和综合素质过关，对电子档案实施有力的保护措施，才能保障文书档案管理工作有条不紊地前进，提升文书档案收集与整理工作的整体业务素质。

【参考文献】

[1]张滢. 浅谈文书档案的收集、整理和利用[J]. 连云港教育学院学报，1999（01）：91-92.

文书档案单位工作计划范文第14篇

作者：齐玉萍 杨培记 单位：河南省周口市疾病预防控制中心

用人单位建立职业卫生管理档案是《职业病防治法》的基本要求。⑴《职业卫生防病法》第19条规定，用人单位建立、健全职业卫生和劳动者职业健康监护档案。第24条规定，用人单位应当按照国务院卫生行政部门和国家安全生产监督管理机构的规定，定期对工作场所进行职业病危害因素检测、评价。检测、评价结果存入用人单位职业卫生档案，定期向所在地卫生行政部门和国家安全生产监督管理机构报告并向劳动者公布。第33条规定，用人单位应当为劳动者建立职业健康监护档案，并按照规定的期限妥善保存。⑵《职业病防治法》第48条规定，职业病诊断、鉴定需要用人单位提供有关职业卫生和职业健康监护等资料时，用人单位应当如实提供，劳动者和有关机构也应当提供与职业病诊断、鉴定有关的资料。这是用人单位在职业病诊断过程中所必须旅行的举证责任。⑶《职业病防治法》第33条规定，劳动者离开用人单位时，有权索取本人职业健康监护档案复印件，用人单位应当如实、无偿提供，并在提供的复印件上签章。《职业病防治法》第64条规定用人单位未按规定组织职业健康检查、建立职业健康监护档案或者未将检查结果如实告知劳动者的，有卫生行政部门责令限期改正，给予警告，可并处2万元以上5万元以下的罚款。

用人单位职业卫生管理档案的基本要求：（1）职业卫生管理档案案卷归档前要做好准备工作。①简明扼要的拟写案卷标题，包括文件执法机关、内容、文种3个部分，标题要反映案卷内容。②根据档案保管期限的规定，注明每一案的保管期限，职业卫生档案一般为永久保存。③填写卷内目录、备考表及案卷皮、编号、装订成卷。④归档的案卷要填写移交目录，双方签字。（2）档案室对各部门移交来的职业卫生档案，要认真进行质量检查，及时编号登记，入库保管。（3）档案工作人员要对档案的收进、移出、销毁、管理、借阅利用等情况进行登记，档案工作人员调离时，必须做好交接手续。（4）职业卫生档案库房要坚固、安全，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防高温、防潮、通风等项工作，并有应急措施。职业卫生档案库要设专人管理，定期检查清点，如发现档案破损、变质时要及时补修复制。（5）利用职业卫生档案的人员应当爱护档案，职业卫生档案室严禁吸烟，严禁对职业卫生档案拆卷、涂改、污损、转借和擅自翻印。（6）对保管的职业卫生档案要积极提供利用，严格执行借阅制度。对于涉及劳动者个人健康资料的，用人单位应当履行保密义务。

用人单位建立职业卫生档案的主要内容：（1）国家有关职业病防治工作的法律、法规、规范、标准清单及有关文本。（2）职业卫生管理方针、目标、职业卫生管理制度，职业病防治工作计划和年度总结。（3）职业卫生专职管理组织、职能及人员分工。（4）职业卫生管理方案、程序、作业指导书和其他内部文件。（5）建设项目职业病危害管理档案。①建设项目计划任务书及批准文件等。②建设项目初步计划书。③工程改建、扩建及维修、使用中变更的图纸及有关材料。④全套竣工图纸、验收报告、竣工总结。⑤职业病危害预评价委托书与效果评价报告。⑥职业病危害控制效果评价委托书与效果评价报告。⑦卫生行政部门审查意见书，卫生行政部门验收意见书。（6）建设项目职业病危害因素申报资料，包括职业病危害因素的种类、存在岗位、来源、预防策略等内容。（7）储存和使用的化学品清单包括种类、数量、使用的部位、储存的部位、毒性资料、预防策略。（8）工作场所职业病危害因素监测与评价资料，包括职业病危害因素检测与评价委托书，职业病危害因素监测记录与评价报告。（9）职业病危害防护设施及维修档案，包括，①设备的操作规程、合格证书。②安装、调试验收记录。③运行使用记录。④维修记录，包括维修责任人、维修原因、维修日期、维修人等。（10）职业病防护用品档案。包括工种清单，应配备清单，实配备清单，使用情况等。（11）职业健康监护资料。①职业健康监护委托书、职业健康检查工种及人员名单。②职业健康检查结果与分析报告、职业禁忌证明单及调离情况。③个人职业健康监护档案，包括劳动者的职业史、职业病危害接触史、职业健康检查结果和职业病治疗等有关个人健康资料。④职业病检出名单。（12）职业卫生培训教育计划、培训内容、授课记录及考核成绩。（13）职业病含工作有关疾病发生情况及职业病患者处理情况记录。（14）用人单位职业病预防控制措施技术档案，职业病诊断、鉴定资料。（15）各种监督文书，各种设备、化学品中文说明书。（16）各种汇总资料，包括，职业病危害因素检测结果汇总资料，职业健康监护汇总资料，职业病发病情况汇总资料，职业病人处理、安置情况汇总资料，培训情况汇总资料，因病缺勤情况汇总资料，职业病防护设施汇总资料，劳动者死亡资料等。

文书档案单位工作计划范文第15篇

档案工作台账

启东市水利重点工程建设处

启 东 市 水 务 局

科技档案分类方案

二〇一九年九月

新港闸拆建工程

档案工作领导小组的主要职责

1、负责组织本工程所有档案人员的学习、宣传、贯彻档案工作的有关规定。

2、协调、指导、监督、检查整个工程档案管理工作，研究解决档案工作中的重大问题。

3、督促建设、监理、施工单位档案的收集、整理、归档工作。

4、负责组织档案人员的业务培训，表彰先进，鞭策后进。

二〇一九年七月四日

新港闸拆建工程

档案工作领导小组档案员岗位职责

1、严格遵守并执行《中华人民共和国档案法》和省市有关工程档案资料管理的规定，认真执行《江苏省水利厅水利基本建设项目（工程）档案资料管理规定》。

2、热爱本职工作，刻苦钻研业务，勇于开拓创新，不断提升自身政治、文化、业务素质。

3、负责对本工程涉及的建设、施工、监理单位的档案工作进行业务指导和监督检查。

4、负责收集本工程全部应归档材料，并对其进行整理、保管、保护、鉴定、统计和提供利用，积极开发档案信息资源，提高档案利用率。

5、忠于职守，确保档案载体与档案机密的完整与安全。

二〇一九年七月四日    

 新港闸拆建工程

档案管理制度

二〇一九年七月新港闸拆建工程

档案管理制度

新港闸拆建工程是江苏省水利建设的重点工程之一，为加强对工程档案资料的管理、收集、利用工作，确保工程档案的完整、准确、系统和安全，更好地为工程建设、管理、运行和维护服务，达到“建一流水利工程，创一流工程档案”的目标，根据省市的有关档案管理工作的要求，结合本工程实际，特制定本制度。

一、工程参建各方的职责与任务

工程档案是水利工程建设全过程的真实记录和建设成果的反映，是进行水利建设和工程管理不可缺少的依据和条件，是提高对水利工程的科学管理水平的重要环节，是一笔非常宝贵的财富，因此，工程各参建单位必须指派专人，按照“集中统一管理”的原则，做好工程档案的收集、管理和利用工作。

1、项目法人对水利工程档案工作负总责，须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。

2、勘察设计、监理、施工等参建单位，应明确本单位相关部门和人员的归档责任，根据各自的职责范围和工作内容，按照《江苏省水利厅水利基本建设项目（工程）档案资料管理规定》的要求，做好本工程文件、材料的形成、积累、整理、归档工作。凡是反映与本工程有关的重要职能活动、具有参考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，按照档案管理的要求，由文件形成单位分别进行整理，按合同协议规定的要求，由文件形成单位分别进行整理，按照合同协议规定的要求提交建设管理单位档案管理机构归档。项目准备阶段形成的前期文件，以及设备、工艺和涉外文件，由建设管理单位负责收集、积累；勘察、设计单位负责勘察设计文件的收集、积累，并按规定向建设管理单位提交有关设计基础资料和设计文件；项目施工阶段形成的文件由施工单位负责收集、积累、整理，并按规定向建设管理单位提交；项目监理文件由监理单位收集、积累。（具体内容详见《工程档案归档范围明细表》）。

3、水利工程档案的归档工作，一般是由产生文件材料的单位或部门负责。各参建单位技术负责人应对其提供档案的内容及质量负责；监理工程师对施工单位提交的归档材料应履行审核签字手续，监理单位应向项目法人提交对工程档案内容与整编质量情况的专题审核报告。

4、工程各参建方应按要求及时完成验收资料的制备并提交，项目法人应对提交的验收资料进行完整性、规范性检查。

二、工程档案资料的收集范围

工程档案是水利工程建设、管理、运行、维护的重要组成部分，凡是记述和反映本工程的立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件都应收集整理归档。

工程档案归档范围明细表

序号

收集整理单位

需要归档的文件内容

套数

备注

1

建设单位

工程项目的可行性研究报告及批复、工程地质、水文勘察报告、建筑物及重要设备的安全鉴定；工程初步设计与概算及其批复、施工图设计与预算及其批复，工程项目投资计划管理文件、工程实施前的地形地貌资料、招投标文件的审查、协议，招标书、招标文件、招标补遗及答疑文件，返岗标书、资质材料、履约保函、授权委托书和投标澄清文件、修正文件；开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告等评标本案资料；中标通知书、合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件等。

2

勘测设计单位

工程项目的勘测报告，初步设计、施工图设计、设计变更等有关的文件资料和图纸。

文件资料3套

3

施工单位

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺、施工组织设计报审表；原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单；建筑材料实验报告；原材料设备采购合同、出厂质量合格证明；设备图纸、使用说明书、零部件目录；设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续；施工放样记录；施工日志、大事记；隐蔽工程验收记录；工程记录及测试、沉降、位移等监测记录、事故处理报告；设备安装调试、整定记录；性能测试、校核；施工安装记录、操作联动试验；电气装置交接记录；工程质量检查、评定；施工总结、技术总结；交工验收记录证明；竣工报告、竣工验收报告；竣工图

文件资料3套，竣工图纸4套

4

监理单位

监理合同协议、监理大纲、监理规划、监理细则；施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审；施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度及付款报审；开（停复、返）工令、许可证、中间验收证明书；设计变更、材料零部件、设备代用审批；协调会纪要、监理工程师指令、指示、来往函件；工程材料监理检查、复检、实验记录、报告；监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录；各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录；工程质量事故、施工安全事故报告；工程进度计划、实施、分析统计文件；变更价格审查、支付审批、索赔处理文件；单元工程检查及开工签证、工程分部分项质量认证、评估；主要材料及工程投资计划完成报表；监理工作声像文件等。

3套

三、有关要求

1、归档文件必须完整、正确、系统。必须是工程项目的规划、设计、施工、监理及竣工验收全过程的真实反映；必须是工程建设过程和竣工时实际情况的真实记录，图物相符、技术数据可靠，签字手续完备；文件字迹材料及载体质量必须符合档案管理要求。

2、工程验收的图纸、资料和成果性文件应按竣工验收资料要求制备。除图纸外，验收资料的规格宜为国际标准A4。文件正本应加盖单位印章且不得采用复印件。

3、工程档案达不到规定要求的，或不能及时提交的，项目法人不得返还其工程质量保证金，所做工程不得评为合格以上。

新港闸拆建工程

档案接收制度

一、各参建单位在建设过程中形成的各类工程档案应在工程完工验收后三个月内，向启东市水利重点工程建设处移交三套完整的工程建设档案（其中一套必须为原件，二套为复印件），并办理好移交接收登记手续。

二、移交的工程建设档案资料收集不齐全、不完整的，监理单位应会同施工单位在15日内将缺失的资料补充完整，再报送启东市水利重点工程建设处。

三、工程各参建单位移交的档案资料应当符合《江苏省水利厅水利基本建设项目（工程）档案资料管理规定》（苏水办[2003]1号文件）要求、规范整理。

启东市水利重点工程建设处

新港闸拆建工程

档案保管制度

一、工程档案的保管必须以维护党和国家的机密，确保档案材料的齐全、完整、安全，延长档案的寿命为原则。

二、工程档案装具采用符合有关要求的档案柜架存放。档案要及时上架，排放整齐有序，便于管理和提供利用。

三、工程档案保管要符合防火、防光、防盗、防水、防潮、防虫、防尘、防高温的“八防”要求，确保档案安全。

四、档案管理人员在工程中应当遵守有关法律、法规、保密制度，不得擅自提供工程档案。不得损坏、涂改、伪造档案，严禁将档案资料私自借出。

五、定期对库藏档案进行清理、核对，做到账物相符，对破损和变质的档案及时进行修补、复制或者其它技术处理。

六、档案库房内严禁吸烟，档案工作人员下班前必须切断库房内所有电源，并备有灭火器，消除一切火灾隐患。

启东市水利重点工程建设处

新港闸拆建工程

档案利用制度

档案提供利用是档案工作重要环节。档案人员要树立档案为政治思想工作，业务工作服务的指导思想，努力提高档案的利用工作。

一、提供利用要坚持用原件或复印件提供利用。提供利用时，均应按查、借阅档案的管理办法办理相应手续。

二、档案人员要熟悉工程档案的工作性质、业务、范围、程序，提供档案材料要准确、及时，积极、主动为领导和各部门做好服务工作。

三、凡查阅档案者，都应当如实填写包括查阅目的等项目在内的《档案利用登记表》。

四、本单位人员因工作需要查阅档案按以下规定办理：

1、查阅一般的档案，需经分管领导同意；

2、查阅有关工程控制数据等需要保密的档案，必须经过主要领导批准，经同意后方可查阅。

五、其他单位人员因工作需要查阅档案，查阅者须持单位介绍信并经分管领导同意后方可查阅。

六、档案的利用一般于工作时间内在阅览室进行。如遇特殊情况需要借出利用档案时，必须经过主要领导同意。档案借阅时间不得超过5天，确实需要继续利用的，应当重新办理借阅手续。

七、查（借）阅档案人员，不得擅自摘抄、复印、照相、翻拍档案或借给他人；不得擅自公布档案内容；不得在档案上圈点、勾划、作记号，更不得撕毁档案；不得有其他有可能造成档案损毁的行为。违者将依法追究当事人责任。

八、档案人员要主动热情提供档案利用服务，对归还的档案必须进行卷数、页数等项目的安全检查，发现问题，及时汇报解决。同时，如实填写《档案利用效果登记表》。

启东市水利重点工程建设处

新港闸拆建工程

档案安全保密制度

1、档案工作人员必须严格遵守国家《保密法》有关规定，遵纪守法，维护党和国家的机密。

2、档案人员要严格按照档案文件的密级划分范围，采取保密措施，对不同密集范围的档案采取相应的保管措施和借阅措施。

3、利用者借阅档案完毕后，一律由启东市水利重点工程建设处档案工作人员放回库房，不得在办公室存放。各种文件材料不得任意堆放或悬挂，用后应锁在办公桌内。

4、档案人员对了解的档案内容不得随意向外泄露，禁止携带档案材料外出。

5、经批准销毁的档案材料和不需要归档的文件材料，应指定专人进行销毁，不得当废纸处理，销毁机密文件应登记造册，并有人负责监销。

6、档案人员一旦发现档案材料有丢失、损毁情况，应及时向有关领导报告，采取必要的挽救措施。

7、做好库房温湿度调节及防光、防尘、防虫、防鼠、及盗等工作，做好档案的保管、保护和用档过程的监护工作。

8、工作人员下班时要锁好办公桌、文件柜、关好门窗、锁好门。

启东市水利重点工程建设处

新港闸拆建工程

档案统计制度

1、对接收进的实际有效档案卷数进行登记造册、统计，掌握各种类别档案的数量。

2、每年以文字和表格的形式做好档案接收、保管、借阅、销毁的统计工作。

3、按年度做好档案管理机构和人员状况、档案设施情况的统计等工作。

4、建立健全档案统计的登记台账，统计应及时，数据要准确、可靠，账物相符。

5、加强对统计数据的利用、定期分析，及时提供给领导及有关部门，为制定计划、总结工作，探索档案工作规律提供依据。

启东市水利重点工程建设处

启东市新港闸拆建工程

竣工档案整编细则

为规范竣工档案的整编，实现档案管理标准化、规范化和现代化，特制定本细则。

一、竣工档案的收集

（一）竣工档案收集范围为反映与工程有关的重要职能活动，具有查考和保存价值的各种载体文件，应收集齐全，归入建设项目档案。

（二）竣工档案的收集、整理的责任划分

1、启东市水利重点工程建设处负责新港闸拆建工程前期文件资料整编。包括招投标文件、评标资料、合同、协议、计划、结算及有关部门、单位的来往函件、文件的收集、整理与归档；包括设计单位形成的项目初步设计及批复、施工图及批复；地质、水文、勘测报告；料场、工程地形图及各种技术文件的收集与归档。并负责指导施工、监理单位竣工资料的整编。

2、施工单位应对竣工图、开工报告、技术要求、技术交底、来往函件、施工组织设计、施工方案、施工工艺、安全措施、原材料、构件出厂证明、试验报告、设计变更、隐蔽工程验收记录、施工安装（焊接、检测、探伤）记录、中间验收、质量评定记录、仪器（表）调试记录、事故处理报告、施工日志、声像资料，在施工中产生的全部原始资料以及项目竣工报告等资料进行收集、整编、立卷归档。

3、监理单位负责协调和督促工程各参建单位完成各自职责范围或合同规定的竣工资料和项目文件、资料的收集、整理与归档；负责对所监理工程的竣工资料进行审查，对竣工资料的完整性、真实性、系统性负责；同时负责对自身的监理文件、日记、通知、报告及施工质量分析、开（停、复）工令、备忘录、合同支付证书、设计图纸等的整编、立卷归档。

4、各参建单位应提交与工程项目有关的声像资料（照片、录像带、光盘）并进行编辑。数码照片不需要打印，但必须提供该照片的光盘并编辑和注以文字说明。

5、文件、档案资料形成单位是文件、档案资料收集、积累、整理的当然责任者；几个单位形成的文件、档案资料，最后的完成者为最终责任者。

（三）竣工档案的质量要求

1、文字材料字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字手续完备。

2、材质优良，不得用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。若行业规定与此不符的（如测量原始记录用铅笔记录），可作特殊情况处理对待，但必须在备考表和编制说明中说明。

3、原始材料一律要求是原件。字迹不清、破损或热敏纸传真件的原件，应复制后与原件一起归档。

4、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定的质量要求。

5、录音、录像文件应保证载体的有效性；长期存储的电子文件应使用不可擦型光盘。

（四）竣工档案原则上要求一式三份存档，竣工图要求一式四份。国家另有规定的存档文件材料，按国家有关规定执行。

二、竣工档案的分类方案

新港闸拆建工程竣工档案的档号由分类号和案卷流水号两段构成，其档号为：J2.1.9-***,其中“-”前为分类号，“***”为案卷流水号，J代表建筑类，J2代表涵闸类，J2.1代表工程档案，J2.1.9代表新港闸拆建工程，J2.1.9-001代表新港闸拆建工程工程档案的第一卷。详见启东市水务局科技档案分类目录表。

三、项目文件的组卷要求

（一）组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；科学分类，组卷合理；符合档案管理要求。

（二）项目施工文件按单项工程或装置、阶段、结构、专业组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、项目竣工验收文件组卷；设计变更文件，应按单位工程或分部工程或专业单独组成一卷，工程联系单、监理文件按文种组卷，原材料试验按单项工程组卷。

（三）案卷及卷内文件不重份，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限按最长的确定。

四、卷内文件的排列

（一）管理性文件按问题、时间或重要程度排列。

（二）施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。

（三）设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。随机图样也可单独组卷。设备的构造和使用形式可划为两类，一类是同土建工程连在一起的，这种设备文件归档，同基建档案一般难以分开，可以作为基建归档的一个组成部分；另一类是各种机器、仪器、仪表设备等，可以同土建工程分开，应单独归档。

（四）不同类型文件材料的排列方法。

1、设计文件的排列。设计文件都有编号，可以按照原编号的顺序排列。如果一个卷内有两个以上专业（或项目）的设计文件，则可以先分专业（项目），然后按原有编号排列。

2、各种原始记录的排列。原始记录一般可以按形成先后顺序排列。如果一个卷内有各种记录，或者一种记录反映不同的工序或部位，则应先分清记录的种类或记录所反映不同工序或部位，然后再按形成的先后次序排列。

3、各种文字报告的排列。要求正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；译文在前，原文在后；印件在前，定（草）稿在后。如果卷内有多份文件而且反映同一问题的，一般应本单位的文件在前，与之有紧密联系的外单位来文在后；同一类型的文件按时间先后顺序排列；综合性的在前，素材性的在后等。如果卷内文件反映问题不同，一般还要先把问题分清楚，然后再按其次序排列。

4、文字材料和图样材料混合组成的案卷，其卷内文件排列是先文字材料，后图样材料。

5、竣工图按专业、图号排列。

五、案卷编目

案卷编目的内容包括：编写案卷页号、卷内目录、备考表、案卷封面、案卷卷脊的编制。

1、编页号。使用铅笔编页。一般单面书写的文字材料在右上角编写页号，双面书写的文字材料，正面在右上角编号，背面在左上角编号页码。案卷封面、卷内目录、卷内备考表均不编写页号。各卷之间不连续编页号。

2、卷内目录排列在卷内文件之前。卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号和备注等组成。

六、案卷装订要求

（一）文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式，图纸可不装订。但同一项目采用形式应一致。

（二）案卷内不应有金属物。

（三）单份文件装订时，应在卷内文件首页上方加盖、填写档案章。

（四）外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。

（五）卷皮、卷内表格规格及制成材料。

1、卷皮一般采用卷盒、卷夹两种。卷和外表规格为300mm×200mm，厚度分别为20毫米、30毫米、40毫米、50毫米、60毫米，用牛皮纸板双裱压制。软卷皮的外表面尺寸为297mm×210mm，厚度可根据卷内文件材料厚度调整，但不宜超过40mm。卷盒、软卷皮应根据实际情况和规范要求在江苏省档案局购买。

2、案卷内封面、卷内目录、备考表尺寸为297mm×210mm。

3、卷盒和卷内表格字迹要清晰端正。

（六）声像材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。

（七）归档要求。

1、建设管理单位各机构、各施工承包单位、监理单位应在建设项目完成后整理、编目所形成的项目文件、按合同协议规定的要求提交建设管理单位档案管理机构归档。

2、根据基本建设程序和项目特点，归档可以按阶段分期进行，也可以在单项（单位）工程完成后与竣工验收文件一并归档。

3、归档文件必须完整、成套、系统。

（1）必须反映建设项目的规划、设计、施工、监理及竣工验收的全过程；

（2）必须真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠，签字手续完备；

（3）文件字迹材料及载体质量应符合档案管理要求。

（八）参加建设项目的勘察、设计、施工及监理单位需要向其本单位归档的文件，应按国家有关规定和要求单独立卷归档。

（九）外文资料应将题名、卷内章节录译成中文，与原文一起归档。

七、审查准备

（一）拟写编制说明。分部分项竣工资料收集、整理立卷以后，必须写出编制说明，内容包括文件材料的形成、积累、整理情况、整理数量、分类组卷原则、方法及整编中需说明的问题。

（二）填写《XXX工程竣工档案移交目录》（规格见附件）

1、工程施工承包单位在项目实施完成后三个月内将竣工档案交监理单位审核，对归档文件的完整性、准确性、系统性签署评价意见，合格后移交启东市水利重点工程建设处档案室。移交目录一式三份，并提交案卷目录、文件目录的电子版本一份。

2、移交竣工档案时，案卷封面内容应注明档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限。

（三）竣工档案的技术审查

1、监理单位负责监督承包单位在建设过程中档案资料收集、积累的完整、准确情况；对分管项目的竣工档案进行审核把关；发现资料不准确、不完整或案卷质量不符合整编要求，要及时返回施工单位，并限期整改；敦促施工单位对已完工程竣工资料的及时整编归档；同时监理资料在各阶段监理工作结束后及时整理归档。

2、监理单位移交的竣工档案，先由启东市水利重点工程建设处技术人员审核，再由档案人员审查。

3、各单位移交的竣工档案应一式三份。其中，竣工图要求四份且均为原件，其它必须有一份为原件。

4、各施工单位竣工档案经自检和经监理审查合格后，移交水利重点工程建设处档案室整编归档。档案室人员在档案整编过程中或在今后档案验收中，如发现有不合格案卷，立卷方须负责整改，其费用自理。

八、附则

如果本细则与国家标准和行业标准相冲突，则以国家标准和行业标准为准。

启东市水利重点工程建设处

启东市新港闸拆建工程

档案归档范围与保管期限明细表

序号

归档文件

保管期限

1

可行性研究、任务书

永久

1.1

项目建设书及批复

永久

1.2

可行性研究报告

永久

1.3

项目评估（包括借贷承诺评估）

永久

1.4

环境预测、调查报告、环境影响报告书和和批复

永久

1.5

设计任务书、计划任务书、可行性研究报告的批复

永久

1.6

项目地址选择

永久

2

设计基础资料

2.1

工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土岩样及说明

永久

2.2

地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录

永久

2.3

水文、气象、地震等其它设计基础资料

永久

3

设计文件

永久

3.1

总体规划设计

永久

3.2

方案设计

永久

3.3

初步设计

长期

3.4

招标设计

长期

3.5

施工图设计

长期

3.6

技术秘密材料、专利文件

3.7

设计计算书

长期

3.8

关键技术试验

永久

3.9

设计评价、鉴定及审批

永久

4

项目管理文件

4.1

征地、移民、文件

永久

4.1.1

征用土地申请批准文件，红线图、坐标图、行政区域图

永久

4.1.2

征地移民拆迁、安置、补偿协议书

永久

4.1.3

建设前原始地形、地貌、原状图、照片

永久

4.1.4

施工执照

永久

4.2

计划、投资、统计、管理文件

4.2.1

有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划

长期

4.2.2

概算、预算管理、差价管理文件

长期

4.2.3

合同变更、索赔管理文件

长期

4.2.4

规程、规范、标准，规划、方案、规定

长期

4.2.5

招标文件审查、技术设计审查、技术协议

长期

4.2.6

投资、进度、质量、安全、合同控制文件

长期

4.3

招标投标、承发包合同协议

永久

4.3.1

招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件

长期

4.3.2

投标书、资质材料、履约保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件

永久

4.3.3

开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告

长期

4.3.4

中标通知书

长期

4.3.5

合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件

4.4

专项申请、批复文件

4.4.1

环境保护、劳动安全卫生、通讯、消防、规划等文件

永久

4.4.2

水、暖、电、煤气等供应协议书

长期

4.4.3

原料、材料、燃料供应来源文件

长期

5

施工文件

5.1

建筑施工文件

长期

5.1.1

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

长期

5.1.2

施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺、施工组织设计报审表

长期

5.1.3

原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单

长期

5.1.4

建筑材料试验报告

长期

5.1.5

设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续

永久

5.1.6

施工定位测量、地质勘探

永久

5.1.7

土、岩石试验报告、基础处理、基础工程施工图

永久

5.1.8

施工日记、大事记

长期

5.1.9

隐蔽工程验收记录

永久

5.1.10

工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告

永久

5.1.11

工程质量检查、评定

永久

5.1.12

施工总结、技术总结

长期

5.1.13

交工验收记录证明

永久

5.1.14

竣工报告、竣工验收报告

永久

5.1.15

竣工图

永久

5.2

设备及管线安装施工文件

5.2.1

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

长期

5.2.2

施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施

长期

5.2.3

设计变更、工程更改洽商单，材料、零部件、设备代用审批手续

永久

5.2.4

焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录

永久

5.2.5

隐蔽工程检查验收记录

永久

5.2.6

强度、密闭性试验报告

长期

5.2.7

设备、网络调试记录

长期

5.2.8

施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告

长期

5.2.9

系统调试、试验记录

长期

5.2.10

管线清洗、通水、消毒记录

短期期

5.2.11

管线标高、位置、坡度测量记录

长期

5.2.12

中间交工验收记录证明、工程质量评定

永久

5.2.13

竣工报告、竣工验收报告

永久

5.2.14

竣工图

永久

5.3

电气、仪表安装施工文件

5.3.1

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

长期

5.3.2

施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施

长期

5.3.3

设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续

永久

5.3.4

调试、整定记录

长期

5.3.5

性能测试、校核

长期

5.3.6

施工安装记录、质量检查、评定、事故处理报告

永久

5.3.7

操作、联动试验

长期

5.3.8

电气装置交接记录

长期

5.3.9

中间交工验收记录证明、工程质量评定

永久

5.3.10

竣工报告、竣工验收报告

永久

5.3.11

竣工图

永久

6

监理文件、资料

6.1

监理合同协议、监理大纲、监理规划、监理细则

长期

6.2

施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审

长期

6.3

施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度、延长工期、索赔及文件付款报审

长期

6.4

开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书

长期

6.5

设计变更、材料、零 部件、设备代用审批

长期

6.6

协调会审纪要、监理工程师指令、指示，来往函件

长期

6.7

工程材料监检查、复检、实验记录、报告

长期

6.8

监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录

长期

6.9

各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录

长期

6.10

工程质量事故、施工安全事故报告

长期

6.11

工程进度计划、实施、分析统计文件

长期

6.12

变更价格审查、支付审批、索赔处理文件

长期

6.13

单元工程检查及开工（开仓）签证、工程分部分项质量认证、评估

长期

6.14

主要材料及工程投资计划、完成报表

长期

6.15

监理工作声像文件

长期

7

工艺设备文件

长期

7.1

工艺说明、规程、路线、试验、技术总结

长期

7.2

产品检验、包装、检测记录

长期

7.3

设备、材料采购合同、出厂质量合格证明

长期

7.4

设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单

长期

7.5

设备图纸、使用说明书、零部件目录

长期

7.6

设备测绘、验收记录及索赔文件

长期

7.7

设备安装调试、测定数据、性能鉴定

长期

8

生产技术准备、试生产

8.1

技术准备计划

短期

8.2

试生产管理、技术责任制

短期

8.3

开停车方案

长期

8.4

设备试车、验收、运转、维护记录

短期

8.5

安全操作规程、事故分析报告

长期

8.6

运行记录

短期

8.7

技术培训材料

短期

8.8

产品技术参数、性能、图纸

永久

9

财务、器材管理

9.1

财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资计划

长期

9.2

工程概算、预算、标底、合同价、决算、审核及说明

永久

9.3

主要材料消耗、器材管理

长期

启东市新港闸拆建工程

工程简介

一、工程位置

启东市新港闸位于启东市秦潭镇入海口，吕蒿线与宁海线（临海公路G328）交汇处，同时又位于茅家港与蒿枝港间秦潭段主海堤上，该段海堤现状堤顶高程为9.20m，为2级水工建筑物。老新港闸原主要功能为挡潮、排涝、蓄水，为钢筋砼结构，底板高程0.30m，单孔净宽 8 米，设计流量 33 m3/s，该闸经安全鉴定为四类闸，为消除安全隐患，充分发挥新港闸的功能，适应当地经济社会发展要求，对该闸进行拆建。

二、工程概况

本次工程的主要任务是对启东市新港闸进行原址拆除重建，主要建设内容包括：

（一）原址拆建新港闸

1、闸室段，采用钢筋砼平底板开敞式结构，净宽8米，底板面高程0.0米（吴淞基面，下同），顺水流向长16米。闸上设交通桥，总宽8米，工作桥宽5米，启闭机房52平方米，桥头堡56平方米。

2、消能防冲与两岸连接。闸室下游布置消力池、海漫、防冲槽、护底，上游设护坦和防冲槽。闸室上下游接直线加圆弧布置钢筋砼扶壁式翼墙。

3、防渗排水与地基处理。闸室底板四周、上下游一级翼墙、闸室下游两侧路堤墙下采用水泥搅拌桩防渗墙。

4、电气与金属结构。平面直升式钢闸门1扇、卷扬式启闭机1台套、自动化监控系统，备用发电机组。

5、管理用房及配电房。拆建管理用房250.9平方米，配电房29.7平方米。

（二）堤顶道路

拆建堤顶道路128米，净宽7米。沥青混凝土面层，下设沥青封层，水泥稳定碎石基层。

三、工程布置及主要参数

拟建的启东市新港闸位于启东市秦潭镇新港河交主海堤处，为原址拆建，主体结构为净宽8米的单孔水闸，设计排涝流量54.7m3/s，主体建筑物级别2级。挡潮标准为50年一遇高潮位设计，100年一遇校核，排涝标准为20年一遇。

主要工程量：土方开挖2.39万方；土方回填0.75万方；干砌石362.16方；浆砌石840.05方；碎石垫层240.01方；砂石垫层240.01方；反滤层52.42方；混凝土3477.4方。

四、主要参建单位

建设单位：启东市水利重点工程建设处

施工单位：江苏省水利建设工程有限公司

设计单位：南通市水利勘测设计研究院有限公司

监理单位：南通通源建设监理有限公司

质量监督单位：南通市水利工程质量与安全监督站

五、工程概算与投资计划

2018年1月23日江苏省水利厅以苏水建【2018】2号文对本工程的初步设计进行了批复，批复概算总投资为1298万元，其中909万元为省以上投资，其余为县级财政配套。目前工程建设内容已全部完成。

六、招投标情况

本工程项目法人委托江苏省鸿源招标股份有限公司对本工程的施工标和监理标在省水利工程招投标平台上进行公开招标。2018年5月24日开标，评标委员会从省水利工程评标专家库随机抽取的7名专家组成。经过一天的开标、评标，最终由江苏省水利建设工程有限公司和南通通源建设监理有限分别中标施工标和监理标。设计标由于时间紧迫，经启东市人民政府专题会议讨论决定（2017年第14 次），采用直接委托方式确定由南通市水利勘测设计研究院有限公司来承担本工程的勘测、设计任务。

七、 工程建设情况

本工程于2018年6月26日正式开工，2019年4月30日通过完工验收，正在准备专项验收、工程审计和竣工验收等工作。

新港闸拆建工程

档案交接文据

启东市水利重点工程建设处

新港闸拆建工程档案交接文据

移出

单位名称

江苏省水利建设工程有限公司

接收单位名称

启东市水利重点工程建设处

交接性质

移交

档案所属年度

2018-2019

档案类别

数量（卷、米）

检索参考工具种类

数量

永久

长期

短期

长度

工程档案

合计

移

出

说

明

1、移出档案收集齐全，内容准确，装订整齐，分类合理。

2、文件材料字迹清楚，竣工图编制规范，图面清晰，签署完备。

3、所有案卷没有损坏、虫蛀、鼠咬、纸张变质等问题。

接

收

意

见

移出方填写的各栏内容属实，同意接收。

移出单位（印章）：

 

领导人：

 

经办人：

 

移出日期：    年   月   日

接收单位（印章）：

 

领导人：

 

经办人：

 

接收日期：    年   月   日

新港闸拆建工程档案交接文据

移出

单位名称

南通通源建设监理有限公司

接收单位名称

启东市水利重点工程建设处

交接性质

移交

档案所属年度

2018-2019

档案类别

数量（卷、米）

检索参考工具种类

数量

永久

长期

短期

长度

工程档案

合计

移

出

说

明

4、移出档案收集齐全，内容准确，装订整齐，分类合理。

5、文件材料字迹清楚，竣工图编制规范，图面清晰，签署完备。

6、所有案卷没有损坏、虫蛀、鼠咬、纸张变质等问题。

接

收

意

见

移出方填写的各栏内容属实，同意接收。

移出单位（印章）：

 

领导人：

 

经办人：

 

移出日期：    年   月   日

接收单位（印章）：

 

领导人：

 

经办人：

 

接收日期：    年   月   日

档案检查记录表

日期

部门

记录人

2018.8.11

启东市水利重点工程建设处

陆海群

    在对新港闸拆建工程建设现场进度和安全检查的同时，也对该工程施工和监理单位的档案资料进行了一次检查。通过检查发现，两家单位均比较重视工程档案的收集、整理工作，制定了较为可行的工程档案管理制度，指派专人负责档案的收集整理和归档工作，但也存在着一些问题，一是工程档案资料收集不够及时，二是整理不够规范，比较零乱。要求该单位对本次检查中发现的问题及时整改到位。

档案检查记录表

日期

部门

记录人

2018.12.5

启东市水利重点工程建设处

陆海群

    今天专门去工地检查安全问题，同时对工程建设的档案资料也一并检查，要求施工单位做到实事求是，用工程档案如实的反映工程建设的全过程，比如施工日志，要做到将每天的全部情况详细的记录在案。其他有关工程建设的档案资料要及时归档，按规范整理。同时要将关键时点、重点部位等有关情况及时用照片资料保存下来。

档案检查记录表

日期

部门

记录人

2019.1.3

启东市水利重点工程建设处

陆海群

通过对施工单位和监理单位资料的检查，发现监理签字手续不完备。要求将以上问题及时整改，并举一反三，不断提高工程档案的质量。   

 

新港闸拆建工程

档案利用效果记录

启东市水利重点工程建设处

附件3：

档案利用效果登记簿（表）

日期

单位

姓名

案卷或文件题名