档案信息数字化存在的问题及策略范文

摘要:随着信息技术的快速发展和广泛应用，人类社会进入数字化时代，高校档案工作也随之产生了新的需要和新要求。基于此背景，本文从档案数字化管理的现状出发，结合本校档案数字化工作实际情况，提出了促进档案数字化工作管理的对策，期望能推动档案数字化管理规范化和标准化，更好的发挥档案信息资源的有效利用。

关键词:档案数字化;档案管理;存在问题;优化策略

随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源。档案作为一种原生的信息资源，已越来越被重视和广泛利用。鉴于此，在档案管理的活动中全面应用计算机软硬件功能，最大限度地发挥人力资源和数字化加工设备能力，更具效率性、便利性和科学性的档案数字化成为新时代档案管理的需求和发展趋势。

1档案数字化工作的目的

档案数字化工作是利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质、声像、缩微胶片等传统介质的档案，转换成数字档案的过程(牛秀英，2009)。其目的:一是对现有馆藏档案的目录进行数据库建设以推动馆藏纸质档案、照片、录音、录像等各种传统载体档案的数字化。实行网络化管理，规避安全风险，确保档案信息的安全，节约档案管理成本。二是能够实现馆藏破损、字迹模糊的老档案修复抢救，有效保护档案原件，有利于档案管理工作的长远发展，更好地发挥档案信息资源的作用。

2档案数字化工作的现状及问题

档案数字化工作是一项系统性工程，涉及档案保管、保护、整理、鉴定、转换、存储、利用等多个环节，应当统筹规划，分步实施。通过数字化工作，能够实现对馆藏档案的全面梳理。在实际工作中，由于设备的配备和人手不够等因素的制约，档案数字化工作更多的是采取效率较高的委托加工方式，即档案数字化外包。根据国家有关规定和《档案数字化外包安全管理规范》要求，档案数字化外包公司大多是具有相关资质的数字化服务公司，加工质量和后期服务也相对有保障，档案部门通过招投标方式竞标选择合适的外包公司来完成档案信息数字化工作。虽然签订了外包服务合同，对档案数字化的基本环节都作了相关规定，然而在实际档案数字化过程中，不管是服务外包公司还是档案管理部门都存在对档案数字化新标准理解不透、目标不明确的问题。除此，无论是服务外包公司还是档案管理部门，都或多或少地存在以下问题。

2．1档案数字化服务外包公司存在的问题外包服务人员整体素质不高。外包服务工作人员的业务素质没有进行认证，对于工作人员是否经过岗位培训取得专业资格证书缺乏专业的鉴定，因此，并不能保证接触到档案的外包人员都具备专业能力和档案管理技术。如:整理年代久远的老档案和手稿材料，由于字迹潦草不清晰，且很多没有标题索引或标引不全，这些老档案数字化后难以通过OCR识别进行全文检索，在整理录入文件级目录数据时对信息著录人员的要求相对较高，著录前必须了解文件的内容和在整个档案中的地位作用，综合概述标题索引。由于外包公司聘请的人员有的是临时性的，岗位不是相对固定，随意流动性较大，综合素质不够高，这些人员状况对档案内容及保护档案信息安全的要求是相悖的。数字化前期档案整理质量低下。由于档案部门要求外包公司在有限的时间内完成库藏档案卷内条目的著录和数字化扫描工作，而外包公司以盈利为最终目的，追求的是利润最大化，同时还兼顾其他档案部门的数字化工作，因此外包公司更注重的是时效。这种情况下，档案部门人手有限监管不力，外包公司对档案整理的质量通常会被忽视，导致诸如在整理录入时偷工减料，整理不规范，档案目录的著录不符合要求，著录的信息内容不全，错别字多等现象的出现，从而影响档案的检索利用。此外，外包公司是以著录条目数量和扫描纸张的页数来计算收益，对档案是否需要数字化的范围根本无瑕鉴别分析，以至出现密级较低已无利用价值或重复的档案继续著录和扫描，造成资源的浪费。档案载体的还原性无法保障。档案数字化的原则是遵循档案管理的客观规律，真实反映档案内容，最大程度展现档案原貌。然而在实际操作过程中，载体的安全得不到保证，未能保持档案的完整齐全。如;彩页封皮胶粘合的汇编册、名册，牛皮纸封皮包装三孔一线装订的案卷等，在进行数字化扫描拆封后，会产生无法还原档案原貌的情况，这极大地影响案卷的美观和整洁。

2．2档案馆内部工作现状问题档案数字化管理监控有缺失。由于档案馆人手严重不足，在档案数字化管理监控中没有形成系统性和规范化的模式，导致角色定位不清，监管作用弱，质量控制不严，效率不高等问题出现。由此，档案工作人员不仅需要丰富的专业知识，还需要具备较高的计算机水平以满足档案的录入、存储和管理需要。然而大部分档案工作人员的专业知识储备和计算机技术并不能满足数字化档案管理的需求，因此无法及时对档案数字化外包过程中的相关规范性操作进行监管，并对严格的数据验收进行把关，这使得一些不规范操作无法得到即时纠正或调整，导致后期原件挂接和数字资源的利用提供错误信息。此外，由于数字化档案管理依赖计算机技术和设备支持，当计算机系统出现问题时，可能会引发档案数据丢失或损坏等问题，不利于促进档案信息管理的发展。档案数字化后的利用价值有待提高。档案数字化加工扫描后的数据信息主要通过网络和计算机提供方便快捷的服务利用。然而在实际检索利用过程中，一方面由于档案信息内容著录不全，标引不规范，利用时不能全面检索，特别是老档案还需通过翻阅实体提供利用。另一方面由于档案工作人员自身能力素质问题，计算机配置不适应需求和网络效果不佳等原因，使得档案资源管理系统成为简单查询数据堆砌的工具，未能全面实现数据共享，数字化成果成为了“死”档，服务效率也没有得到充分提升，档案的价值并未得到充分利用。档案业务人员工作责任心有待加强。档案的数字化，是一项涉及方方面面，由多个工作环节相互衔接构成的系统工作。档案馆要配合外包公司做好这项工作，有时加班加点，还很辛苦劳累，要求档案工作人员必须有无怨无悔、严谨细致、一丝不苟的精神用心做事，才能把任务完成好。实际工作中，由于人少事多工作量大，在档案业务人员中或多或少存在工作敷衍、应付差事、粗心大意等现象，这样无形弱化了档案馆功能。如:在数字化成果验收时不认真细致，有的档案业务人员在录入文件级条目信息时为图方便，著录项的录入过于简单，同时在整理档案时不加甄别，以致出现数据重复，不规范或无用的数据等，使得数据存储空间不堪重负，系统出现卡顿。此外，对系统未能进行及时的管理和维护，使数据的安全无法得到及时保障，如:在导入数据时出现著录的信息错乱或卷内目录与打印出的目录不一致等问题，降低了工作效率。

3档案数字化工作的应对策略

档案数字化是为了适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理，提供公共档案信息服务和共享利用而产生的时代新需求。笔者结合工作实际，针对馆藏档案数字化工作中存在的问题，提出以下改进和完善对策:(1)完善规章制度和工作制度，规范档案数字化外包监管。依据国家档案局的《纸质档案数字化规范》、《档案数字化外包安全管理规范》等行业标准，档案数字化外包公司应该严格按照《规范》标准加强档案数字化外包服务的安全管理。外聘人员上岗前应进行安全保密教育和必要的上岗培训。在数字化过程中要保证人员岗位固定，相对专一，分工明确，建立岗位责任制，确保档案卷内文件级数据条目著录规范，档案实体与信息安全。档案部门在实行档案数字化过程中应注意需求导向，分步组织实施，结合本馆实际制订切实可行的管理流程和规章制度，严格按规范的操作流程和规章制度加以监督落实。针对档案安全性的问题，从档案部门来说，在选择档案数字化外包公司时，应仔细挑选，选择信誉高和有较高保密资质的公司。同时，档案部门的工作人员自身也应加强专业技能和素养的培训，提高档案保密性的意识。对于外包公司管理层面讲，公司应着力健全工作制度，围绕档案实体安全和内容安全两个方面，加强对员工素质的培训。(2)搞好前期档案鉴定筛选，实现数字化同步。档案的归档范围和保管期限的设定主要由立卷人员决定，由于归档时把关不严，导致馆藏档案中有不该归档、重复归档的文件材料较多。建校以来长期保管的档案有的已经超过保管期已无保存利用价值。因此，在数字化前期整理工作中应进行档案价值鉴定，剔除无用或价值不高的档案，以免再造数字化垃圾，避免资源浪费。档案价值鉴定是避免失效档案数字化的最佳方法，只有这样，才能控制档案数字化投入与产出比例失调，数量很大共享很少的问题。建立文件级目录数据库，在对卷内条目的著录时，加强对文件材料内容的鉴定，著录项要准确规范，不得随意加减内容或错别字的录入。对手稿和难以辨认的文字要加以比较、分析、考证等方法进行鉴定分析，最大限度地揭示档案原意。同时，应选用性能稳定配置较高的计算机存储数据信息，建立全文数据库，实现档案的文件级目录机检，提高档案查全率、查准率，满足档案信息资源的开发利用。(3)加强学习教育，提高档案人员职业素养和综合能力。面对当前数字环境下为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用的需求，档案信息数字化不仅对工作人员职业素养提出了新要求，也对档案工作人员的综合能力提出了更高要求。因此，应通过经常性思想教育、党日主题活动，教育档案工作人员端正思想，提高认识，明确责任，增强事业心和责任感，夯实对档案事业执着追求的思想基础;通过努力提高档案人员业务知识，将计算机知识作为重点内容突出出来，采取个人自学、集中讨论、参观交流等方法，加强业务培训，提高操作技能。只有档案人员人人成为档案专业知识和计算机操作技能的复合型人才，才能科学有效地管理好档案，才能保质高效做好档案数字化工作，才能为学校师生和社会提供优质的服务，真正实现档案信息数字化的共享。

参考文献:

［1］牛秀英．档案数字化的再探讨［J］．城建档案，2009(1):56－61．

［2］郭冰洁，谢海洋．档案数字化业务外包面临的问题及对策［J］．兰台世界，2014(23):28－29．

［3］王丹．档案数字化工作中遇到的问题与对策分析［J］．企业文化(中旬刊)，2017(7):292．

［4］苗红梅．档案数字化过程中发现的问题及对策［J］．办公室业务，2016(1):117．

［5］姜之茂．档案人员岗位培训教程［M］．北京:中国档案出版社，2002

作者：邬冬梅单位：中南民族大学档案馆