档案管理体系建设范文

档案管理体系建设范文第1篇

[关键词] 建设项目；档案管理；创新；建设

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 12. 026

[中图分类号] F272.7；G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）12- 0042- 02

1 前 言

建设项目档案管理随着建设工程项目的发展而发展，项目管理在投资建设等方面不断改革创新，建设档案管理必然也要摒弃传统管理模式，根据基建工程的新特点对其资料进行创新管理，采用信息化管理模式，针对建设项目管理中档案原始性、有序性、真实全面性等特点，建设项目档案管理新体系，解决复杂项目档案资料难以整理的问题，切实做好档案管理工作，推动项目建设有序进行。

2 档案管理创新的意义

（1）档案包括文字、图标、声像材料等，建设项目档案管理越是完善越是能够促进项目工程的完成，提高经济效益。时下社会经济高速发展，科学技术突飞猛进，项目建设与国家产业化管理息息相关，必然要随着时代建设而不断改革创新。创新是技术能力，是具有生产力代表的竞争力，是民族进步的催化剂。国家要取得可持续发展势必要不断保持创新力，创新发展才是推动时代进步的强大动力。建筑项目工程事务繁多，根据项目的不同又有不同的项目资料，其管理模式是否有效直接影响着工程建设的可靠性，影响着未来目标的制定，影响着现实目标的决策。档案建设工作已经列入国家重点管理项目之一，针对传统管理模式提出了改进办法，建设项目档案管理必须跟上时展要求，进一步落实档案创新改革。

（2）创新是档案管理部门发展的原始推动力，档案改革推动了建设项目工程的发展，实践证明档案管理要不断创新才能适应不断发展中的项目建设要求。提升业务效率离不开档案的有效管理，在实施档案管理过程中，不断吸引经验教训，为制定最优的建筑项目管理制度提供参考，档案管理过程中自身管理不断加强，更加能够适应社会的发展需要。

（3）创新是档案管理工作持续发展的必然要求，传统模式的管理方式必有其优势也有不足之处，档案创新吸取优秀的传统理念方法，摒弃阻碍性的落后模式，转变工作人员的思想观念，带动建工事业的全局发展。档案建设是以人为本，按照日常工作流程，记录工作行为，没有档案记录则建工信息紊乱无序，阻碍经济建设的发展。

3 建设项目档案管理创新措施

3.1 档案轮作透明化

档案管理的观念意识高低直接影响着档案工作的进行，多数工作人员还保持着落后的管理模式观念，工作人员较少接触档案，加上档案一般不予公开，缺乏了解继而不予重视，设立分项部门，根据档案资料的情况分门别类，设多人专职管理，在年限内重新挑选管理人员，为保持工作的热情，防止随意更改档案的情况，要采取规定年限内的轮作制度，三年一选或者三年一轮，但要求档案管理人员专业技能要高。逐渐开放适宜公开的档案收藏部分的内容，增加透明度，增加搜索引擎，鼓励相关人员及时掌握档案资料，为发展目标提供建议，根据项目建设的不同设置管理制度等，实现理念创新带动行为创新。

3.2 设立管理反馈机制

根据不同项目建设需要不同的管理模式，强化质量责任制，进行档案管理创新。严格按照制度强化管理，要求管理人员严格执行相关规章制度，有效、完整、真实地管理档案相关事宜，采取责任机制，若档案内容出现问题则追究档案管理当事人的责任，增强档案管理的自觉自动，提高档案管理及时有效性。设立反馈机制，实行人人都是管理者，人人都可监督的模式，对于档案管理过程中优秀的项目进行表彰，阻碍档案发展的行为及时通报批评。制定反馈表，定期进行问卷调查，针对管理过程中出现的问题听取民意，了解档案不合理的地方，通过数据统计分析，根据反馈的信息整理提出指导基层业务的建议、方案，开展业务咨询机构，针对相关业务给予咨询服务，定期定量开展培训活动，进一步落实档案管理责任制，推动档案管理有序进行。

3.3 分层服务

档案管理服务方式多种多样，有效的服务可以提高管理的工作效率，根据建设项目档案管理的不同又有其自身的特点，在服务创新中要注意服务范围与内容的界定和创新，可以设置中高层服务模式，根据建设项目档案管理的内容不同，由低到高分层次归纳档案，大众档案、中层档案、高层档案，根据层次的不同设置不同的服务态度，低层要亲切，中层要严肃，高层要活泼，不同的服务模式更易于被大众接受，更能够节省有效的时间抓住重点，参考有价值的部分。阶段性改变服务方式，一年一换或者根据建设项目的特点设定年限，范围针对的是不同的人群，根据不同群体的要求制定不同的理念，横向交叉纵向服务管理，共同延伸。此外，从服务对象基本要求出发，真正做到服务创新，体现人性化措施，有效推进档案管理工作有序进行。

3.4 责任连坐制

档案管理具有可变性，随着项目建设的不同而变化，档案资料的记录收集是围绕建设项目的建设过程以及施工工作的内容形成，单是依靠档案项目技术等工作者是难以推动管理机制建立的。要充分调动工作人员的积极性，相关管理部门协同合作，科学有效的管理各项工作。加强内部控制管理，实行责任制，切实把责任按照工作板块、职责落实到每一个部门、每一个工作者身上，进一步明确员工职责范围，设立监管机构，加强监督管理，推动工作有序进行，哪一个环节出了问题对责任人依条例严惩，连带其领导也要负起责任，层层负责，集体有责。此外，建立健全内部工作制度，针对内部员工工作内容、程序、方法、日常工作制度等制定适宜具有操作性的规章制度，严格按照制度进行管理。

3.5 分地协管

建设工程系统包括多个方面，档案管理不仅与建设内部各个部门机构紧密联系，还与外部许多单位联系着，要建设项目档案管理制度就必须加强内部与内部，内部与外部的协作关系，确保全体工作人员以及施工、监理、建设等共同努力。例如根据建设项目的不同联系合作办事处，设置外事员一名，建立临时或者常驻办事点，及时收集资料归档，总部档案中心分为几个部分，权利分开，档案分开，在分布档案有效整理前不予受理，几地分管处互相制约，实地管理，确保档案的及时性、准确性。在管理过程中，建设项目管理部门要及时了解工程运作信息，及时向相关工作部门了解情况，适当指导工作，同时创新管理模式，创新服务方式，根据不同对象采用不同服务模式，个性创新，确保各项工作落到实处，真实反馈施工建设工作，确保档案的真实有效性。

3.6 建立资源共享平台

随着数字信息化建设的不断推进，网络信息已经覆盖工作生活的各个方面，档案管理建设中更是不能缺少信息化建设，网络管理能够弥补传统档案管理模式的不足以及人力管理的限制，具有科学系统管理价值。建设项目工程随着社会发展合作更加紧密，建立资源平台，档案创新。例如集合各项目建工单位的信息管理处，构建信息平台，在平台存放各单位、各项目、各信息的自动搜索功能，形成统一的工作网，设置讨论板块，鼓励员工提出建议，提高信息共享效率。完善档案的整理编排工作，建立检索机制，信息公开化，方便相关工作者查阅档案资料，加强档案信息把握力，设置监察系统定期检查，发现问题及时解决。加强资源共享，建立共享平台，提供交流合作的互动，鼓励员工积极建设数字化信息平台，推动档案信息化建设。

3.7 影像监控，确保安全

档案信息在整个项目工程建设中非常重要，要确保档案信息的持久性、安全性，针对不同档案建设不同安全管理机制，保护档案的安全性能。首先要提高档案管理人员的安全意识，切实注意档案资料的保持，不能随意丢弃、损坏、篡改，可以开设适当的培训课程，定期定量培训相关工作人员。档案管理室与冗杂人群隔离开来，单独成室，安装监控设备，影像监督，确保每个角落都能通过电脑监控，实时录像。另外，要做好档案资料的备份工作，以防档案丢失破损，不可恢复，减少损失。对档案进行分区分库管理，确实保证档案项目管理有效进行。

4 结束语

建设项目档案管理在整个建设工程中起到非常大的作用，是项目建设决策的参考，是日常工作内容的管理，是不断发展变化的运动过程，其管理模式是动态的信息化管理。当今时代科学技术高速发展，城市化建设不断加强，各种档案资料越来越多，工作要求也越来越细致，针对档案管理项目出现的问题提出创新制度的要求，不断加强建设项目档案制度管理、服务创新管理、思想观念提升、加强信息化建设等，切实推动档案管理工作有序进行，促进建设项目工作的完成。

主要参考文献

[1]刘丽平.浅谈如何做好建设项目档案管理工作[J].中小企业管理与科技：下旬刊，2010，12（4）：45-46.

[2]何卫.重大建设项目档案管理之我见[J].科技创新导报，2011，16（16）：78-79.

档案管理体系建设范文第2篇

【Keywords】 nuclear power construction； file management； system building

【中图分类号】F462；G462 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）12-0007-02

1 引言

档案指的是社会中的组织和个人在社会中形成并保存的各种形式的数据。档案管理就是对企业以及各职能部门中的档案进行管理，最主要的就是档案的收集、整理、移交和保管等。对于核电建设来说，做好档案管理工作，对未来核电项目的改进和发展都有着重要的参考作用。

2 档案管理的重要性

档案作为企业职能活动的重要文件，不仅是企业管理的重要环节，还是企业进行?Q策、计划等活动的重要参考。对于核电建设来说，档案能够在工程验收过程中发挥至关重要的作用，还能对核电站建设成果进行相关的记录。在核电建设过程中对档案采取必要的管理措施，能够确保核电建设的管理工作顺利实施[1]。另一方面，将相关核电建设的文件进行分类处理，建立不同类型的档案。不仅能够真实、完整地记录工程进行的整个过程，还能够在核电工程竣工投入使用以后出现故障时提供重要的维修参考。

3 核电建设档案管理现状

对于核电建设来讲，档案管理工作的现状主要表现如下：首先，事业部门虽根据自身的需求制定了一系列的档案管理操作流程，但仍然还有大部分工作在开展过程中没有规范的流程，最主要的就是合同档案、工程的项目档案等[2]。其次，档案管理工作人员的配置问题，事业部档案管理配有一名专职的管理人员。有些项目部的档案资料甚至没有专门的管理人员，而是由其他部门的工作人员或者施工队的劳务人员进行兼职。进而，导致档案管理工作混乱，相关管理工作无法顺利实施。

4 档案管理体系的构建

4.1 档案管理机构建设

档案管理机构的建设需要根据核电建设项目的实际情况，对相关事宜在统一指导的情况下进行。自上而下地建立档案管理机构，在各核电建设的项目部门以及本部都需要建设档案管理部门，最终建立一个符合实际情况的档案管理机构。以此为基础对整个核电建设工程的档案进行管理，同时对整个核电建设项目的计划制定、实施和反馈等相关内容进行跟踪。实际的档案管理机构如图1所示。

4.2 档案管理体系的内容

核电工程档案管理主要是指在统一领导的基础上，根据不同核电项目的实际情况建立有自身特色的档案管理体系。同时，要兼顾分级管理的原则，事业部搭建统一的档案管理模式，明确不同部门、不同级别档案管理等工作人员的职责。并对档案管理工作的操作流程进行规范，确保档案管理工作的顺利进行。按照事业部的要求，可以将档案管理体系分为两个层次：

①管理程序。是根据体系文件的编制要求，对档案管理工作作出规范，着重对档案的分类、收集、整理、验收等方面。

②标准操作流程。档案管理的操作流程要严格遵守档案管理的相关准则，并根据核电建设的实际情况，对档案进行科学、合理的划分。常见的类别有工程类档案管理、文书类档案管理和财务类档案管理等。

5 从体系上解决档案与文件的转换问题

就现阶段我国的核电建设档案管理情况而言，大多数管理模式都是将文件与档案对立开来。文件管理与档案管理之间缺乏应有的关联，并且档案的整理巩固节奏并不是随着工程的进行而来的。所以，大多数核电建设工程的文件转化为档案的工作都是在工程竣工后进行的，不仅档案的完整得不到保证，还会造成时间和精力的大量浪费。核电工程的档案管理工作，必须确保时效性和完整性，在工程进行过程中，将文件档案化。这是现阶段我国核电工程档案管理工作面对的首要问题。因此，必须结合文件与档案的共同点，将文件管理工作融入档案管理工作中。主要应该从以下几个方面着手：

5.1 确定归档的范围

文件管理工作融入档案管理工作中，首先要确定文件是否能够归入档案范围。归档范围应该涵盖所有能够反映企业职能和业务活动的内容，档案管理体系的设计要以此为原则。并结合核电建设过程中的实际情况，对档案的类别进行科学的划分，可以分为以下七个类别：人事档案、合同档案、会计档案、科研档案、设备档案、工程档案以及文书档案。

5.2 确定归档的流程

要达到档案管理工作细化的目的，需要对归档的流程进行适当的梳理和确定。根据不同部门采取具体化的措施，建立适合自身的归档流程。从而，顺利完成对文件材料管理的相关归档流程，确保文件材料的归档完整性。同时，在处理不同类型的文件和材料时，需要对文件材料进行充分的了解，按照文件的先后顺序进行归档，并对归档流程中的要求进行明确，保证具体步骤的实施。

5.3 定期归档制度

归档时间是归档工作中最重要的参考标准。在考虑定制时间时，要考虑的问题很多，既要保证运行时间内各材料可以充分发挥效率，又要保证归档工作的完整性和真实性。另一方面，核电工程不同阶段的归档时间应该与相关部门提前沟通，制定合理的归档时间。归档时间的确定，需要参考文件的种类、实际施工流程、工作责权以及具体时间这几个角度。实现文件积累到档案化的过程，是定期归档制度确定的重要保证。从根本上降低后期档案收集和整理的时间成本，也避免了由于档案存留过多以及存留时间过长导致的文件丢失现象，保证在核电项目中档案的完整，最终实现文件向档案的方向转化的目的。

档案管理体系建设范文第3篇

[关键词]档案；数字化；管理

引言

随着计算机技术的不断发展，各种办公应用软件不断出现，为实现办公管理的智能化以及自动化提供了良好的基础。对于档案管理而言，计算机技术以及信息技术同样带来了新的变革，档案数字化管理已经逐步成为档案管理的主流形式。档案数字化管理技术，主要是通过将文字、图像视频、声音等资料或者是纸质档案资料的扫描文件经过编辑处理后存储在数据库中的技术。在档案管理工作中应用数字化技术，不仅可以对传统的档案管理工作流程进行优化整合，同时能够有效的扩大档案资料容量，降低档案资源管理成本投入，提高检索查阅的服务水平，对于创新档案管理体制，推动档案管理工作的发展具有重要的作用。

1、档案数字化管理工作的技术优势分析

（1）有助于优化档案归档管理程序。在信息技术时代信息量高速增长，档案管理工作任务量日益繁重，由于数字化的档案管理体系能够确保信息收集传递渠道的快捷畅通，因此能够及时的将这些档案管理归档保存，可以大幅提高档案归集整理效率。此外，通过数字化的档案管理体系，可以通过信息网络进行档案资料的及时传递，进而实现档案资料的远程归档管理。

（2）降低档案管理的成本投入。传统的档案管理工作主要是由人工对纸质档案资料进行整理归档，这种粗放的档案管理模式，所耗费的档案管理办公费用是巨大的，随着信息量的增大只能通过增加办公人员来完成档案管理任务。通过档案数字化管理体系建设，档案的载体形式转变为存储盘、光盘以及服务器，有效的节约了档案管理费用与占地空间，因而能够降低档案管理办公成本以及库房管理成本，提高档案管理经济效益。

（3）有助于档案资料的检索查询。数字化的档案管理体系取代传统的人工纸质档案管理模式之后，档案资料的统计工作效率以及工作质量得到了大幅提高。同时由于数字化的档案管理体系都配套建设了数据库以及共享网络平台，因此有助于档案资料的在线传输、交流以及检索使用。此外，档案资料管理数字化可以实现检索的智能化，档案资料的检索效率、检索范围得到了拓展，有助于提高档案资料的利用水平。

（4）有助于档案资料的及时更新。数字化的档案管理体系实施，档案资料的归集整理效率大大提高，而且全过程都是采用计算机进行信息数据资料的处理，因此能够优化档案资料信息系的工作程序，各种档案资料可以及时上传至数据库，因而可以大幅提高档案资料的时效性。

2、数字化档案管理体系建设的制约问题分析

（1）硬件以及软件体系建设水平落后。开展档案数字化管理体系的建设离不开硬件以及软件设施的支持，但是由于部分单位的档案管理经费投入不足，计算机配置数量不足、机房建设水平落后，网络设备缺乏，造成了档案数字化管理体系建设工作推进迟缓。其次，在软件系统设施的建设上，对于档案数字化管理系统软件的选择把关不严，档案数字化管理系统软件功能不全，数据资料检索查阅困难，造成档案数字化管理体系整体建设水平较低。

（2）数字化档案管理系统软件与办公管理软件的兼容性较差。由于档案资料主要是在企事业单位或者是高校科研机构的业务、管理活动中形成的资料文件，但是由于办公管理系统与档案管理系统未能有效的兼容，在信息资料数据格式以及信息传输渠道上还存在较多问题，电子档案资料无法直接由管理系统传递至档案管理系统进行归档保存，这不仅增加了中间不必要的处理环节，同时也制约了档案信息资料在两套系统之间的数据共享。

（3）档案数字化管理的安全影响因素较多。档案数字化管理体系的建设虽然有助于电子档案文件资料的传递、整理以及归档保存，但是同时也存在着较多的安全风险因素。例如电子档案资料文件对于存储硬件设备依赖较为严重，如果存储设备不稳定则会造成数据信息资料的丢失。此外，由于电子档案数字化体系中软件系统容易被木马或者是病毒破坏，造成数据文件丢失、损坏等问题的发生。

（4）档案管理工作人员能力水平不高。建设档案数字化管理系统，对于档案管理工作人员的综合能力水平要求较高，但是现阶段由于管理部门对于档案管理工作重视程度不足，档案管理工作人员未经过系统的教育培训，档案管理业务知识理论基础不足，对于计算机以及档案管理系统软件的应用能力较差，制约了档案数字化管理体系建设的顺利开展。

3、档案数字化管理体系建设措施研究

（1）强化档案管理部门硬件以及软件系统等基础设施的建设，为档案数字化管理体系建设提供良好的基础。档案数字化管理体系的建设，离不开各项软硬件等设施的基础，因此应该将硬件设施支撑、软件系统以及网络工程等内容的建设作为档案数字化管理体系建设的基础工作来开展。首先，对于档案数字化管理体系硬件设施的建设，应该增加资金投入确保机房、计算机、办公设备以及网络通信设备的齐全，强化硬件环境的建设质量。其次，应该根据单位档案管理工作的实际情况，选择功能齐全、适用性强以及兼容性较好的专业软件作为档案管理系统软件，同时结合单位内部的办公网络共建档案管理网络平台。通过完善的软硬件系统设施建设，推动档案数字化管理体系建设工作的顺利开展。

（2）规范标准的建设档案数字化管理系统。对于档案数字化管理系统的设计，应该综合分析档案专业管理要求、信息传递要求，完善功能设计以及系统模块设计。首先在档案数字化管理系统功能的设计上，应该确保具有档案资料归集整理、组卷编目、检索查询以及汇总统计等功能。对于档案数字化管理系统模块的具体设计，应该涵盖档案资料文件管理、立卷管理、档案著录、档案利用、打印输出、系统设置等功能模块，同时针对资料信息管理必须设置好输入、查询、编辑以及归档工具提供能，以便于资料的及时更新。对于档案资料的检索查询功能模块，应该提强将档案资料的发文号、文件名称、文件生成日期、发文单位及备注作为检索要素，同时设置权限界定，以便于为经过授权的检索使用者提供全面准确的服务。

（3）强化对于档案数字化管理体系的安全管理。由于档案数字化管理体系需要将大量的档案信息资料置于数据库以及网络共享平台之中，因此档案资料的管理也存在着较多的安全隐患，必须这些信息资料进行全面的安全防护。首先，对于重要的档案信息资料以及数据文件，应该进行多次备份处理，并置于不同的存储设备或者是数据库之中进行资料的保存。其次，对于档案数字化管理体系的网络环境应该进行净化处理，通过安装安全防护软件，并设置好防护墙的访问设置等措施，避免由于病毒或者是木马程序造成数据库的破坏。第三，对于涉及到单位商业机密或者是重要的科研资料，应该做好档案资料文件的加密处理，对这些资料采用专业的密钥技认证技术进行保密处理，同时在网络平台上严格设置访问权限，避免资料泄密问题的发生。通过这些措施，确保档案数字化管理体系的安全可靠，为档案数字化管理体系建设提供良好的基础。

（4）提高档案管理工作队伍的整体素质水平。在知识经济时代，各个单位的信息量成指数形式的增长，档案管理工作任务量大大增加，同时随着数字化档案管理工作的应用实施，对于档案管理工作人员的能力水平也提出了较高的要求。为了确保档案管理工作的顺利开展，在档案管理工作队伍人才结构的设置上，应该选择档案管理业务知识涵养深厚，同时又能够熟练使用计算机以及软件的复合型人才充实到档案管理工作队伍之中，以对人才结构进行优化。其次，应该重视相关业务知识、软件应用能力以及分析能力的系统培训，作为知识密集型的管理岗位，必须全面的提高档案管理工作人员的能力水平。

4、结语

在知识经济时代，数字化档案管理体系已经成为档案管理工作的基本应用形式，同时这也是提高档案管理工作质量与管理效率的关键措施。档案管理部门应该充分认识到数字化管理体系建设的必要性，提高档案数字化管理意识，明确档案数字化管理体系建设的要点，进而优化档案管理流程的优化，确保档案信息的安全完整，推动档案管理工作水平的不断提高。

参考文献：

[1]金俊兰.基于信息数字化的高校档案管理新体系构建[J].湖北师范学院学报（哲学社会科学版），2010（4）：150-151.

档案管理体系建设范文第4篇

随着我国档案信息化建设工作已日渐深入，加强档案信息安全保障体系的建设尤为重要。档案信息安全保障体系，简单来讲，就是在档案信息系统的整个生命周期内，从技术、管理和标准法规等多方面，以积极防御、适度安全和动态保障为安全保护原则，保障档案信息安全的保密性、完整性、可用性、真实性、可核查性、抗抵赖性和可控性属性，并保障系统安全的持续性的体系。档案信息安全保障体系建设，是目前档案信息化建设中的重要工作，全国上下都高度重视，也在不断探索有效的构建方法，并加以规范和推广。但是，在档案信息安全保障体系建设中还存在一些不容忽视的问题。一是档案信息化的有关法律、法规和制度不够健全。目前，我国在档案信息化建设过程中还没有专门的法律、法规来对档案信息化建设进行保护，仅仅依靠通用的计算机法律、法规来维护档案信息化建设的安全。这对那些刻意攻击、窃取、毁坏档案信息的破坏分子来说实在是微不足道，一旦他们得逞，势必给我国的档案事业发展造成不可估量的损失。二是档案信息化网络建设中信息安全技术应用不够全面。我国的档案信息化网络建设目前处于内网、专网和外网同时使用阶段，随着信息技术的不断发展，信息竞争、黑客攻击等人为恶意破坏因素的存在，档案信息化网络建设中信息安全技术应用不够全面，使得档案信息系统变得非常脆弱，易受来自各方面的攻击。三是各级档案部门的安全管理体制不够完善。有资料表明，大部分的计算机安全保密问题来自其系统内部，世界上70%信息被盗和泄密来自于内部，这主要是因为人员麻痹和安全管理体制不完善所造成的。四是缺乏法律与制度支持。档案信息化安全保障体系建设并非是一个单纯的技术层面的问题，它还涉及到管理、意识和国家法律等各个层面，因此，档案信息安全其实是一个综合性的问题，各个环节紧密衔接在一起。使用相关安全产品的同时，应在组织与制度上采用相应措施加以完善。因此，需要从理论上进一步加强研究，切实为档案信息安全保障体系建设提供坚实的思想保障，进一步健全档案信息安全保障体系。

二、加强行政执法，为档案安全保障体系提供法制保障

《档案法》颁布实施以来，使档案事业有法可依，并有力地促进了档案事业的发展。但是，目前的档案执法还处于初级阶段，还存在着一些亟待解决的问题。有的档案部门领导和工作人员缺乏对依法治档、依法行政重要性和必要性的认识；一些单位重视业务指导，忽视依法监管，在贯彻实施《档案法》过程中，还带有主观片面性和随意性，未获得人们所期望达到的效果。这就要求档案行政管理部门进一步建立健全档案执法监督制度，强化执法监督职能。一要从思想上入手，巩固提高依法治档、依法行政观念。档案行政管理部门是代表各级政府主管本地档案事业的部门，也是《档案法》所确定的档案行政执法主体和监督机构，这也使得管理档案事业有了法律的保障。我们的各级档案工作者特别是领导干部首先要带头认真学习档案法律、法规，做到知法、懂法、守法，并严格执法，带头依法办事、依法行政。《档案法》和《档案法实施办法》规定了档案部门是行政执法部门，要履行法律法规赋予档案部门的这一职能，应强化执法意识。二要从立法入手，完善档案法规体系。在建立社会主义市场经济体制过程中，真正做到执法机构依法行政，全体公民自觉守法，尚有待于法律体系的不断完善，而档案执法监督必须有完善的监督法律体系作为依据，健全完善操作性强的法律规章和相关监督条例，强化制约功能，是亟待解决的重要任务，各级地方人大、政府应依照《档案法》结合本地区实际，制定出配套性、实用性、可操作性较强的法规、规章文件，依法明确档案执法监督的形式、程序和手段，从而能够实行科学、合理、有效的监督，确保档案工作方针和法律法规的得以贯彻实施。三要从规范档案行政执法入手，加强档案监督制约机制的建设。在加强内部监督制约机制上，将档案工作列入本单位的目标管理责任制中，考核指标主要由贯彻《档案法》、档案业务等方面组成，定期对档案工作进行检查，以引起部门的高度重视，加大对档案依法管理工作的监督力度，确保机关档案的安全性；在加强外部监督制约机制上，与外部档案行政执法检查部门加强联系，通过行政执法部门对档案工作的指导和专业性的检查，对不规范或不符合要求的地方及时进行整改，以促进机关档案工作依法管理。通过外部监督，强化机关档案工作的法制建设。

三、加强制度建设，为档案安全保障体系提供机制保障

1.建立组织保障体系。档案安全保障体系建设需要有人来计划、设计和管理，任何系统安全设施也不能完全由计算机系统独立承担系统安全保障的任务。一方面，各级档案部门领导要高度重视，并积极实施有关档案系统安全方面的各项措施；另一方面，让工作人员和用户对网络安全性要有深入地了解，使他们积极地自觉地遵守各项信息系统安全制度和措施，防患于未然，就能降低档案网络信息系统的安全风险。档案信息以及档案工作者头脑中的包括直觉知识、阅历、情感等进行综合、概括、提炼的知识。档案信息专家能够充分使用认知、自然、情感和行为各个组成部分,在显性信息服务向隐性知识服务转变的过程中发挥重要作用。所以,一个高水平的档案馆必须重视档案信息专家的引进和培养,必须注重发挥档案信息专家的作用。业务工作者也是掌握多项技能的复合型人才,要求机构中的每位员工都把信息化和档案业务作为同等重要的基础性工作来开展。2.建立制度保障体系。建立有效的管理制度是保障档案信息安全的关键。规范档案管理、保障档案信息安全的永久性措施应该是建立程序化、制度化管理模式并严格执行、落实到位。这同样需要分别制定相应的政策与规范,并采取必要的措施强化落实,做到制度正确,落实见效。要积极争取上级有关部门的政策支持，根据档案部门的实际情况，参考《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》等法律、法规，制定出适合档案部门的规章制度，以此约束所有用户、系统管理员以及其他成员，保证档案信息系统安全、可靠地正常运行。由于网络设备和系统软件本身存在一定的缺陷，再加上从事黑客的个人或组织技术在不断升级，所以，档案信息系统没有绝对的安全，只有相对的安全。档案信息化安全保障体系是一个动态的概念，面对档案信息系统安全的诸多问题，必须时刻警惕，运用多种手段，不断在技术上更新，管理体制上完善，人员素质和管理理念上紧跟网络发展的步伐。只有时刻从档案数据安全的方方面面出发，点滴不漏，常抓不懈，才能建立起完善的档案信息安全保障体系，确保档案信息系统的安全，保证档案信息化建设顺利进行。

四、加强设施建设，为档案安全保障体系提供物质保障

一是加强档案库房建设。为了档案工作的可持续发展，我们必须做好档案实体的保护工作。因此，在档案库房与门窗的设计、防火材料、消防系统、库房温湿度、技术与管理方面，需要进一步加大投入。库房是保管档案的场所，档案库房多数是在机关办公大楼上的，客观上不具备建档案库房的条件。在这样的情况下，首先要考虑档案库房的承重问题。一般作为档案库房，钢筋的密度要大，数量要多，型号要粗。预防火灾对机关档案实体安全来说是头等大事。随着科学技术的发展，建筑材料、各种电器设备的种类日益增多，档案库房引起火灾的危险性可能性进一步增大。火灾是当今档案部门的头号灾害，为预防火灾，档案库房门口，必须配备消防器材，如手提灭器或手推移动灭火器等。档案库房要做好防火防潮的处理，保存的各种载体的档案对温湿度都有严格的要求，在技术参数范围内，档案能够长久的保存。反之，温湿度过高过低，都会影响档案的寿命。门窗要严格按国家档案局要求安装。作为档案实体安全的装具，我们仍然要求采用可移动铁皮柜和不可移动密集架，它具有防火、防鼠功能。档案盒作为贴身装具，制作档案盒的牛皮纸要做去酸处理，这样做，有利于档案实体安全的保护。二是加强档案数字化建设。在系统硬件设备方面，要做到：第一，内外网隔离。根据有关安全保密部门的网络安全规定，的计算机信息系统，不得直接或间接与国际互联网或其它公共信息网互相连接，必须实行隔离。因此，对档案部门的内部网络和国际互联网，要严格地进行隔离，防止不宜公开的内部档案信息通过网络连接泄露到外部公众网。第二，将内部网络划分成若干个安全级别不同的子网，实现内部一个网段与另一个网段的隔离。这样，就能防止某一个网段的安全问题在整个网络传播，限制局部网络安全问题对全局网络安全造成的影响。第三，每个厂家的设备有它独特的优点也有它不可克服的致命弱点，因此在选用档案网络设备时，尽量选用不同厂家不同型号的设备，做到优势互补，封堵网络漏洞，增强系统的安全性能。

五、加强技术建设，为档案安全保障体系提供安全保障

网络、计算机、存储器和信息系统是数字化档案信息生存的基础,也是引发安全问题的风险基地。黑客攻击、病毒蔓延、信息窃取、技术落后、制度不健全、管理不规范、措施不到位、治理不及时是产生不安全因素的根源,其中有客观的因素,也有主观的原因。因此,加强对客观侵害行为的防范,对主管漏洞的治理,对安全事故的补救是保障网络畅通、系统稳定、数据安全的重要措施。只有网络和系统安全了,数字化档案信息的安全才能得以保障。建立技术保障体系是提高网络和系统免疫力的重要措施。1.保障网络安全:防火墙和入侵检测技术是常用的保障网络安全的两种手段,入侵检测技术侧重于监测、监控和预警,而防火墙则在内外网之间的访问控制领域具有明显的优势、功能强大,效果明显。面对网络攻击手段复杂度的不断提高及融合能力的逐渐加强,要在网络层采取安全技术的应用和安全产品的联动启用措施,全面提高网络的综合防范能力。2.保障系统安全:加强升级服务,做到无漏洞运行。目前各操作系统的开发商已经开通了专业通道,提供升级服务的补丁程序下载、安装和检测服务,而且大多是免费的,因此,能否做到系统的无漏洞运行,关键在于人们是否使用正版软件,增强了安全意识并做到及时升级,及时打补丁，,保障每台客户端的无漏洞运行。3.保障档案信息系统的安全:要做好系统用户的安全管理,不给偷窃者以机会。

目前,保障合法用户的做法是采取强身份认证、加密和防密码偷窃等技术，并保证内部安全管理制度和措施的有效性实施与落实。4.保障档案数据的安全:实行隔离、加密、备份等措施。安全管理的最终目的就是保障网络上传输的、系统中存储的、用户访问到的档案数据和信息是真实、完整和有效的,并保障系统操作者能够方便地访问自身权限范围内的数据,杜绝无权用户进入系统,因此数据加密、硬盘加密、文件系统加密,增加系统存储的复杂性等都成为保障数据安全的有效措施。5.病毒防范:建立网络化的病毒防范体系,实现病毒库的同步升级几乎有网络和计算机存在的地方,病毒都会伴随。每台计算机上都应安装防病毒软件系统,并及时更新病毒库,而对于网络环境下的一个组织而言,病毒杀不尽的原因则是网络上至少有一台机器有病毒,并在网上扩散传播,因此购买网络版的防病毒软件,建立网络化的病毒防范体系,实现病毒库的统一管理,同步升级,是防范病毒侵害数字化档案信息的有效措施之一。同时,加强对病毒知识的学习,提高机构中每位员工的主动防范意识和警惕性也是非常重要的保障措施。

档案管理体系建设范文第5篇

【关键词】高校档案管理 质量保证 体系建设

随着信息化、科技化的快速发展，档案工作也进入了现代化、自动化的一个重要阶段，特别是随着网络化的发展，高校的档案工作也进入了网络化、信息化的新阶段。这个新阶段给高校的档案管理工作带来了很大的帮助，同时也助于减轻高校在整理档案管理中遇到的一些问题。在高校档案管理体系中，最重要也是最核心的一部分就是高校档案管理质量保证体系的建设，因为该档案管理体系不仅记录着高校的学生及教师的基本信息、师生及学校代表团的科研成果、社会服务的效益和开展。高校档案管理不仅保障了高校各项工作有条不紊的进行，还促进了各项事业的有序发展。

一、高校档案管理及知识管理

知识管理是由美国信息管理学家马钱德在20世纪80年代提出的一个重要概念，并且该概念在信息管理中扮演着一个十分重要的角色，特别是在高校档案管理中发挥着重要的作用，给高校档案管理工作提供了一个坚实可靠的理论基础和理论准备。高校档案管理是在档案学的理论基础上，通过总结高校档案工作的基本实践经验，经过一系列的分化、综合而形成的一门特殊学问。档案管理工作者通过自己所学的专业知识以及档案的管理知识对档案管理进行分析、分类处理，从而为档案使用者提供正确有效的各项信息。档案是通过书面以及电子文件，并结合事物实体等等，对个人生活工作、社会各个方面的活动及一些事物活动的具体数据、详细资料和知识进行记录、储存。

二、高校档案管理工作现状

众所周知，高校档案管理是以高校各种各样的实践活动开展的，并在此基础上对这些实践活动进行记录和整理，从而更进一步的为各项工作 实施提供更加详细具体的数字和参考依据，这对于各大高校对档案管理工作的有效进行起着关键的作用。

（一）高校档案管理工作所面临的问题。最近，通过对各所高校调查的结果进行全方面的研究分析，发现目前我国大多数高校在档案管理这一方面存在着诸多不良状况，总的来说就是各个高校的档案管理水平并没有真正达到高校各项事业的要求、跟上高校各项事业的发展，在这方面依然存在着很多问题，如：各所高校档案管理工作不够准确规范，具体体现在高校档案收集不准确规范、档案整理不准确规范、档案保管不够规范；高校档案管理意识的薄弱；档案管理人员的服务意识薄弱以及对归档和建档的重视意识不够高。

（二）高校档案管理工作所存在的优势。在档案管理及知识管理的基础上，高校档案管理从传统的档案管理出发，向着创新模式前进，旨在建立一个更全方面化、更全方位化的新型高校档案知识管理。该管理模式集中了知识管理的各种创新理念和各种技术方法，在很大程度上有效地促进了各个高校档案管理工作的有效进行。目前，高校档案知识管理工作有着很大的优势，具体表现在：现阶段的档案知识管理与当今时代的发展主题相符合；高校档案知识管理模式有着更加可靠的理论基础；高校有着优良、坚实的知识管理系统。

三、高校档案管理质量保证体系的构建

建立一个高效、完整的高校档案管理质量保证体系，在一方面能够有效地促进高校各项教育事业的发展，在另一方面能够保证高校档案更好地建立。

（一）高校档案管理信息化。近几年，随着数字信息化技术的高速发展，各种信息化管理在人们的日常生活和工作中起着很大的一个作用，这使得高校档案管理也逐渐运用信息化技术去解决各种问题，高校档案管理信息化的建立可以通过以下几个方面进行。其中最具有客观前景的是可以建立一个专门的管理高校档案的网站，利用网络来管理各种档案，比传统的用纸质记录档案更加全面，更加安全可靠，并且更有助于档案的充分利用和共享，在学校内建立管理档案的网站不仅有助于学校有关领导人的管理，还有助于有效利用档案。其次，在各个方面更进一步地去完善以档案资源为基础的档案管理的应用信息，利用多元化技术，开展网上服务，便于让更多同学及老师人员进行有关档案查询。

（二）档案管理质量保证体系的建立与发展。高校档案管理是集中服务工作与管理工作于一体的管理体系，不仅体现在档案管理工作服务于学校的各项管理工作中，还体现在学校的各项教育工作中。建立合理有效的高校档案管理质量保证体系，要在以建立可持续发展的质量保障体系基础上，更加完善各项服务体系。高校档案管理根据其本身所具有的特性和发展规律，运用宏观管理和宏观调控，加强对各个部门各个组织的管理，加强高校档案管理工作有条不序的进行，将这两者有机的结合在一起，能够更好的促进高校档案管理的稳定、快速、可持续发展。

高校档案管理工作在目前仍然是一个十分艰巨、充满挑战与风险的管理工作，为了能够更好的把档案管理工作做到效益最大化、管理公开共享化、资源共用化、可持续发展化，这就需要建立一套完整的、可实施的高校档案管理质量保证体系。该体系是在高校档案管理的基础上，顺应时代的发展要求，切实实施各项工作的稳定进行。

参考文献：

[1]王艳玲.浅谈高校档案管理信息化建设.现代情报，2007（6）

[2]张晏如.谈高校档案管理质量保障体系建设.北京档案，2011（1）

[3]任洁.基于双向视角的高校档案管理探析.兰台世界，2012（32）

档案管理体系建设范文第6篇

测绘科学技术档案是指在测绘生产、科学研究、基本建设等活动中形成的应当归档保存的各种技术文件、技术标准、原始纪录、计算资料、成果、成图、航空照片、卫星照片、磁带、磁盘、图纸、图表等……。缘于人们的不熟悉与不了解，在许多人眼里，测绘一直被认为是个范围较窄且很专业的领域，但各种各样基于空间位置服务的社会应用都离不开测绘作保障。进入信息化社会后，据统计人们每天所接触到的信息中80％以上与地理空间信息有关，尤其随着计算机技术、空间技术和信息技术的发展，地理信息产业已经成为测绘事业发展的重要内容，测绘技术已由传统的模拟测绘、数字化测绘转向信息化测绘，测绘的范畴已经得到极大的扩展。同时，测绘档案亦由模拟纸质档案转向基础地理信息数据档案资料，特别是现阶段测绘成果档案的更新换代主要以遥感影像数据、航片为数据源，数字测绘成果档案的数据量将跳跃性增长，一个省级的数字测绘成果档案资料的数据量就达到几十TB，其信息服务面也迅速扩大，延伸到社会的每一个角落，影响着人们的生活。

现阶段的测绘档案利用

现阶段我国正处于实现工业化、城镇化与信息化的历史进程中。测绘档案首先为城市信息化提供城市电子政务与行业信息化建设、社区信息化、城市电子商务与智能交通、城市公众信息服务等保障。其次，影响我国经济社会发展的一个“瓶颈”一资源问题，即水源、能源、土地等问题，测绘档案在土地详查、资源勘探、农业水利建设、能源开发等诸多方面发挥着重要作用。第三，在环境灾害监测、“三防”体系建设、抗灾与灾后重建等方面，测绘档案的保障作用愈加显现。第四，随着电子政务信息化体系的建设，测绘档案作为基础资源广泛应用于政府管理决策平台建设、社会公共管理事业建设等领域。

通过对最近几年测绘档案的提供利用统计分析研究，有以下特点与趋势值得我们思考：

1.模拟纸质测绘档案的提供量总体呈下降趋势。模拟纸质测绘档案由于现势性差、更新周期慢、产品单一，难以满足计算机辅助设计应用，随着信息时代的到来，其应用将逐渐减少。

2.数字测绘档案的广泛使用是必然趋势。数字测绘档案具有现势性好，产品类型多样化，更新周期快，便于计算机辅助设计，可以方便实现喷绘纸质地图，适应性强等特点。随着社会信息化水平的提高，“数字地球”理念深入人心，各地“数字城市”框架建设全面铺开，政府决策部门使用数字测绘档案建设管理决策平台，都增加了对数字测绘档案的需求。另一方面，政府正在加大基础测绘事业的发展，大力推进数字测绘档案的共建共享工作，对社会公益性事业实行测绘成果无偿提供使用，促进测绘成果在政府科学决策、社会公共管理事业方面的支撑保障作用，可以预见，数字测绘档案在社会各领域利用的增长空间是非常大的。

3.信息化建设战略的实施是现阶段数字测绘档案需求不断增长的重要因素，与此同时促进了测绘事业特别是地理信息产业的发展。随着政府公共管理的信息化、电子政务的发展，数字测绘档案应用已延伸到社会管理、公共安全管理、应急管理等全新的领域，与以往狭窄的领域差异可谓巨大。如广东省完成的应急管理系统建设、抗震系统建设、地质灾害及气象预警预报系统建设等政府公共管理服务、辅助决策平台，其中，数字测绘档案成果是基础框架、底层，支撑了上层业务的运行。

4.测绘档案提供利用与国家实施的一系列项目特别是重大项目建设的数量呈正相关分布。一系列重大项目的实施带动了测绘档案提供数量的快速增长，两者的关联性大大增强，呈现周期性变化。第一，重大项目建设由于经济周期的影响，启动的建设项目数量有其周期性；第二，不同性质的重大建设项目测绘档案的需求差别很大；第三，测绘档案的利用也有其应用的周期性。这决定了测绘事业的发展要深度融合到经济社会的建设中，大力生产能满足社会急需的测绘档案。

测绘档案服务管理体系建设研究

测绘档案的管理与服务是一个系统的公共服务工程，即提供丰富、可靠、适用的测绘档案，包括提供模拟地形图产品、基础地理信息数据产品以及其他标准或非标准的测绘档案。笔者认为测绘档案服务体系建设应考虑以下几个方面：

1.重视测绘档案管理与服务工作

测绘档案管理与服务是国际社会普遍认同的一项重要公益性事业，政府应给予重视与财政支持。现今的测绘档案管理与服务已非传统的手工作业，随着计算机技术与测绘技术的深度融合，高档计算机、大型服务器、磁带库、磁盘阵列、大型绘图仪，以及遥感图像处理、地理信息系统、数据库管理等工具已经成为测绘档案工作不可缺少的工具，没有公共财政的支持难以适应现代测绘事业的发展，难以发挥对经济社会建设的保障支撑作用。

2.馆藏档案资源数字化

测绘档案馆保存着大量不同年代的测绘档案，这些地图档案是我国测绘科技发展的真实记载，亦是测绘文化的历史沉淀。由于年代久远或被重复提供查阅利用，这些地图档案存在磨损或失真的危险。通过利用数字化技术将地图档案资料转化为数据资源形式，实现档案资料基于电子文件的形式进行查阅和提供，避免频繁使用档案原件，这对科学长远地保存地图档案资料和方便使用是十分重要的，也顺应了数字档案馆所主张的档案管理信息化的新趋势。

3.档案服务管理信息化

(1)档案目录数据库与元数据库是信息化管理的基础性资源，档案目录数据库主要实现档案资源管理的问题，元数据库主要实现档案资源利用的问题，属于信息资源目录体系。信息资源目录体系是支撑信息资源的开发利用的重要技术基础，作为信息资源共享与交换的基本手段，必将在今后的政务、商务以及面向公众的信息服务中发挥更大的作用。测绘档案是基于地理位置服务的信息资源，可根据空间特性，构建基于网络化的测绘档案目录和元数据系统，实现目录信息资源的空间可视化表达、检索方式的多样化，促使传统的条目式目录向图文一体化转变，单一滞后的交流方式向多样的网络化模式转变。

(2)完善测绘成果副本与目录汇交机制，覆盖部级、省级、市县级的测绘档案目录与交换体系的建立，是实现跨行

业、跨部门的数据交换机制的重要基础与途径，属于测绘事业共建共享与社会信息化的组成部分。

(3)档案管理与服务系统的开发：建立相关的规范、制度、标准与流程，实现归档与服务的信息化、智能化，能快速、准确满足用户的需求。

4.实现测绘档案由档案管理机构向信息服务机构转变

测绘档案事业作为基础公益性事业，提供公共服务，追求最大的社会效益是测绘档案管理服务机构的核心价值与主题。信息社会的发展要求档案管理工作从档案实体管理转到信息管理上来，树立开放的服务理念，改变“重藏轻用”的观念，捕捉社会需求信息，进行测绘档案的深层开发，如在测绘档案的基础上开发各种专题应用、编研测绘档案成果、开展人文教育以传承测绘文化等，通过多种形式、多种渠道向社会各界提供测绘档案信息服务，做信息的服务者，而不仅是保管者。

5.加强测绘档案专业学术研究

以往的测绘服务模式偏地图生产轻服务，测绘档案专业学术薄弱，缺少与档案行业和系统内的学术交流活动和联系，测绘和档案学会中未设置涵盖测绘科技档案技术的委员会。今后必须关注测绘档案专业学术研究，培养研究氛围，创造条件，让更加的人参加到这个体系中来。

6.人才兴档

档案管理体系建设范文第7篇

关键词 高校档案 档案安全 网络化

中图分类号：G271 文献标识码：A

Establishment of University Archives Safety Management System

JIN Yi， WANG Chengyi， LIU Dongya

（Archives of Northeastern University， Shenyang， Liaoning 110004）

Abstract The University Archives systems are historical witness the development， which have been recoding teaching faculty works and the scholastic life of students. It is also a valuable reference of university development and establishment. Universities have been paying more attention on the establishment of archival work， meanwhile the safety of University Archive systems are one of the most important part of the works. This paper will mainly discuss on the security issues of university integrated file， which are including physical files and digital files safety management.

Key words university archives； archives security； network

高校档案是学校在各个历史时期建设、发展过程的历史记录，是学校历史的体现和宝贵的精神财富，学校的继续发展很多也需要历史档案的借鉴作为基础。随着高等学校的发展，档案越来越受到大家的关注，高校档案工作也得到了日新月异的发展。在信息化的背景下，新的档案管理手段的应用也给档案管理工作带来了革命性的变化，数字化，网络化，档案信息载体多样化等，为档案管理工作和档案服务工作创造了发展的新机遇。虽然如此，目前高校档案工作仍存在诸多问题，其中档案安全问题是现阶段高校档案不容忽视的一项工作，档案具有历史性，真实性和唯一性，一旦损毁，势必给学校和社会造成难以挽回的重大损失，影响高校档案工作的发展。

1 高校档案安全工作存在诸多问题阻碍高校档案的发展

部分高校档案意识薄弱，规章制度的不健全，缺少组织保障。高校的领导和教职工，甚至档案工作人员对档案安全认识不到位，没有制定有效的防范措施和抢救措施，疏于防范，导致许多档案丢失，损坏，信息泄露等问题的出现。另一方面，高校档案安全缺少制度保障，部分高校档案没有完整的档案管理制度规范，甚至有些高校没有设置专门的档案管理部门和人员，档案产生部门和利用部门负责保管档案，对于档案的安全问题更是无人负责，一旦档案丢失造成损失更是互相推诿。

档案实体管理在安全方面存在着流失，保管不当，损坏等问题。（1）由于档案工作归档的滞后性，一些档案形成部门不能及时将工作过程中形成的在归档之列的资料及时归档，或者因为工作方便而拒绝归档，造成大量档案流失，留存在档案形成初期的部门、单位，而档案工作人员却不能及时知晓，随着时间的推移，很容易造成无档可归，无史可查的局面。（2）档案借阅传递过程中也存在安全隐患，造成档案损毁、丢失和泄密的安全问题主要出现在档案的借阅过程中。借档或阅档人对档案的保管不当，对于保密档案未按照审批规章进行查阅等，都会对档案的安全造成威胁。（3）对常规档案收集之外，档案的收集工作还应该注重随时随地的收集，比如学校重大事件的跟踪等，现在高校档案管理缺乏此项工作，直接造成的是学校某项重大事件后的档案形成分布在各个部门，造成部分环节的丢失和不完整。（4）档案保管环境和设备不符合档案保存要求，会造成档案文字模糊，纸张损坏，甚至虫蛀、发霉等问题。对于历史久远和重要的档案，需要专业档案人员进行修护或者按照档案原貌进行修补，因为这些档案一般都具有很高的保存和利用价值，而在这方面，国内高校能够做到这一点的也是屈指可数。

随着信息化在高校档案工作中的广泛应用，由数字化、网络化等新技术新手段带来的安全隐患也随之而来。数字化档案管理在安全方面存在着信息泄露，网络威胁，存储介质寿命等问题。

（1）网络化给档案带来的安全问题。网络是档案信息化的工作模式，网络化工作必将同外界相互联系，网络的安全和稳定对档案信息的传输造成了威胁，电子档案的真实性在传输过程中如何保证真实性、有效性、和合法性成为了档案信息安全的重点工作。

（2）数字化档案的保管环境和条件不具备。目前高校对数字化档案保管的环境和设备的投入不足，对于数字化档案的存储介质的保管缺少安全保障，数字化档案的管理依赖于计算机和硬盘等设备，并需要时时备份和异地存储，而现在高校档案馆几乎都没有这样的配置，这样的条件下，无法保障数字档案的存贮安全。

（3）数字化档案信息更容易外泄。档案中涉及到一些需要保密的信息，在档案信息化环境中更加容易被恶意侵占或者毁坏，档案信息系统平台的应用需要专业技术人员的管理和软件、技术支持，以上条件不能满足的情况下就会严重威胁档案信息的安全。

（4）高校对档案工作的人力和设施投入不足。高校档案工作人员的专业技能和档案管理能力不一，自身档案安全责任感不强，高校档案馆没有独立办公地点，和能保证档案安全的配套设施，这些都是档案存在重大安全隐患的所在。

2 建立健全的高校档案规章制度，明确权责，提高档案意识

首先要将档案安全工作列入到学校领导直接负责制度，建立专门的档案部门，档案馆至少设有档案室。明确规定校长作为高校档案管理的第一责任人，从高校分管领导到基层档案工作者都必须高度重视档案安全工作，强化档案安全保护职责和社会责任。其次，严格执行档案法律、法规，并制定档案安全工作的相关规章制度，包括责任制度、安全工作制度、数字化电子档案安全管理制度。再次，根据档案的珍贵程度对所能想到的各种突发灾害、突发事件到来时对档案实行抢救和保护方案，制定预警措施和应急措施等。

3 高校档案实体安全的保障

（1）根据本校的实际情况，完善归档门类，结合档案利用的反馈信息，对以前的档案归档范围进行完善，联合高校各部门针对部门工作性质对归档门类下的具体细节做以细化。严格按照归档范围进行档案收集，降低档案滞留在各部门的现象，避免档案形成环节的档案遗失。

（2）注意学校重大事件的发生和事件跟踪，有利于重大事件档案的完整、系统的收集。学校有重大事件发生时，档案馆应该指定专人介入事件的始末，这样有利于了解事件的全过程并有针对性的进行档案资料的收集归档，避免接收档案的被动型和部门归档造成的片面性，从而使重大事件的档案归档系统全面。

（3）在档案借阅规范中制定约束档案借阅者保护档案，对污损，丢失档案的借阅者进行处罚，督促档案借阅者在借阅过程中保证档案的完整与安全。

（4）建设保障档案管理安全的配套设施和符合标准的档案保管库房和办公场所，完善安全监控和警报设施，独立的档案库房和档案办公室，档案库房的温湿度控制器，给档案保管提供安全的环境。

4 高校信息化、电子化档案安全的保障

（1）增加经费投入，保障数字化档案信息安全。高校档案事业经费投入应该予以增加，用于高校档案信息化设备设施的配备，首先满足对建设数字化档案馆在设备设施建设的条件和要求，第二步，需要紧跟其后进行数字化的信息库的建立，实现计算机管理档案，提高档案信息采集、检索的功能，实现馆藏档案目录数字化，和重要档案的全文数字化，建立声像、照片等特殊档案的多媒体数据库，将档案管理信息系统同档案服务利用管理系统统一起来。同时实现档案归档的数字化，电子档案归档，网上归档和实体归档相统一。

（2）档案的安全需要从管理人员的意识上进行提高，电子档案管理更需要管理人员提高安全意识。因为电子档案的管理比较传统档案的管理需要更多的专业知识和技术支持，电子档案本身是无形的，又具有不稳定性和对存储介质的依赖性，在电子档案的归档以及存储过程中还受到来自网络漏洞的威胁，因此，电子档案的管理人员必须严格执行档案安全管理制度，树立“安全第一”的理念。完善档案利用安全保密利度，处理好档案开放与信息安全的关系等。

（3）维护网络安全，为数字化档案管理建设安全可靠的环境。选用可靠的操作系统，并对操作系统进行安全配置。网络服务功能中，加强用户合法性的认证环节，严格限制登录者的操作权限。

（4）保证电子档案的真实性和有效性，必须保证电子档案和纸质档案的归档同步进行。目前电子文件的法律效力尚不明确，电子文件本身也因目前技术手段难以实现档案的原始性和真实性，解决的方法只能是电子文件与纸质文件同步归档。保证电子档案真实有效性有所依据，实现电子档案利用便利和实体档案有效性的互补。

高校档案工作的重要性已经在逐渐被认识，高校档案的安全体系建设也正是档案管理工作中重要的一环，只要高校的领导，档案管理部门和高校各部门秉承着对高校的发展历程，对自己工作负责的态度，高校档案工作就会更上一层楼。完善高校档案安全建设，是在保护学校的宝贵财富，是学校传承历史和文明的重任。

参考文献

[1] 杨冬权.在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话.中国档案，2010.6.

[2] 冯博程，玉香.从“‘27’ 号令”看新时期高校档案规范化管理.兰台世界，2010.10.

[3] 蔡学美等.关于档案信息化建设一些问题的认识.中国档案，2010.10.

[4] 陈环.关于电子文件管理体制的思考.知识经济，2010.22.

档案管理体系建设范文第8篇

[关键词]档案管理；科学保障体系；意义；策略

当前无论是党的建设还是十二五规划过程中，都强调科学的重要性，这也决定了当前档案管理费工作需要提高科学化水平，这不仅是贯彻落实科学发展观的必然的要求，同时也时档案管理工作与时俱进，创新发展的需要。档案管理作为党和国家工作的重要组成部分，通过提高档案管理的科学化水平，可以更好的将档案的价值充分的发挥出来，更好的为国家的建设提供优质、高效的服务。

一、档案管理科学保障体系建设的重要意义

（一）提高档案管理科学化水平是提升国家文化软实力的需要

文化在一个民族凝聚力、创造力及综合国力提升方面具有极为重要的意义。而档案作为民族最为宝贵的精神文化财富，其在推动社会文化发展及繁荣过程中发挥着独特的作用。档案是对原始社会活动的记录，可以再现历史的原貌，具较强的可靠性和说服性，在对社会主义意识形态工作中有着非常重要的价值。档案涵盖较为广泛，包括了经济、政治、文化和社会等多方面的丰富资源，是优秀民族文化的集中体现，为文化创新起到了极好的推动作用，所以通过提高档案管理科学化水平，可以更好的发挥出档案的文化价值，使其为社会和经济发展的大局服务。

（二）提高档案管理科学化水平是顺应信息化发展趋势的需要

近年来在信息技术应用越来越广泛的情况下，我国一些新兴媒体得以普及，而且档案管理的载体、渠道和样式得以不断丰富，而且给档案收集、馆藏及应用带来了深刻的变革，档案管理工作开始向数字化、网络化和系统化的方向发展。同时人们对档案信息化的需求也不断向多元化的方向发展，公众具有更多的档案知情权，同时档案管理责任更为重大，这就对档案管理方式及服务功能的提升提出了更高的要求，在这种情况下，档案工作需要提高科学化水平，使其站在信息技术的前沿，更好的为社会提供优质的信息服务。

（三）提高档案管理科学化水平是推动档案工作健康发展的需要

我国档案工作已经历了几十年的发展历史，其管理工作已日益完善，管理范围也不断的拓展，档案工作取得了较好的成效。但与当前社会的发展的速度相比，档案管理工作还任重道远，需要在档案管理工作中不断提升科学化水平，加快推动档案信息化建设，提高档案从业人员的专业素质，对档案管理制度进一步进行完善，确保档案管理质量的提高。

二、构建档案管理科学保障体系的具体策略

（一）强化科学发展观念

提高科学化水平是档案工作贯彻落实科学发展观的重要体现，必须着力转变不适应、不符合科学发展的思想观念，着力解决影响和制约档案工作科学发展的突出问题，把科学发展观贯彻落实到档案工作的方方面而。要增强服务意识。超前服务、主动服务，深入社会调查研究，了解信息需求方向，充分发挥好档案信息资源的作用，服务经济社会发展。增强安全意识，正确处理信息公开与信息安全的关系，自觉维护国家安全和社会稳定，维护人民的合法权益。增强创新意识，弘扬改革创新精神，注重研究新情况、把握新规律、解决新问题，克服因循守旧、墨守陈规的思想和做法，以新的思维对待新的形势，推动档案工作不断创新发展。

（二）完善相应制度体系

加强制度建设、建立良性运行机制，是提高档案管理科学化水平的关键和保证。要从宏观立法和微观运行方面，完善有关法律法规和规章制度，形成推进工作创新、促进科学化水平提高的制度约束和政策导向。从党和政府来说，要把推动档案事业科学发展纳入经济社会发展规划，纳入干部实绩考核的重要内容。从一个部门、单位来说，要重视档案管理工作，完善相应工作机构，落实工作责任制，注霞发挥档案工作的作用，为档案工作科学发展创造有利条件。具体到档案管理部门，要增强责任感、使命感，从档案收集、整理、管理和应用等各个环节，建立相应管理制度，使整个工作规范化、制度化、标准化，同时深化内部体制机制改革，通过职称评定、业务考核、表彰奖励、责任追究等具体措施，激发内部潜力，增强工作活力，充分调动干部职工的主动性、积极性和创造性。

（三）提高队伍整体素质

在当前新形势下，对档案管理工作的技术水平及内容具有了更高的要求，对档案管理人员的能力提出了新的挑战。特别是在计算机技术和信息化技术不断普及的情况下，作为档案管理人员不仅需要对档案工作的基本操作技能进行有效的掌握，而且还要对现代化科技手段和先进的操作管理技术进行熟悉，具有认真负责的工作态度，对工作能够统筹安排，勇于创新，这样才能更好的与当前社会发展的新形势相适应。同时作为一名优秀的档案管理人员，还需要具有较强的职业道德素质，加强政治理论学习，提升学习能力，加快自身知识的更新。同时还需要对档案方式和方法进行不断创新，对管理的途径和渠道进行优化和创新，加强档案管理科学保障体系人才的建设。

三、结束语

档案管理科学化水平的提升，需要对档案管理的规律进行深入研究，以务实的工作态度来推进档案工作的创新，使档案管理工作更具时代的特色，加快推动档案管理在功能、手段及服务上的转变，使档案资源实现由量变到质变，确保档案资源自身价值能够有效的发挥出来。

参考文献：

[1]吴丽丽.浅析提高档案管理科学化水平的路径[J].黑龙江史志，2013（23）.

档案管理体系建设范文第9篇

1、构建种子档案管理体系。

种子档案是种子工作历史轨迹的真实记录和缩影.因此要运用种子从生产到发展至消亡各阶段的规律.总结各阶段种子工作的经验.按照各类生物种子的整个生命历程的科学发展规律和人们围绕这种生命历程所进行的各项工作.有计划地收集、整理、鉴定、登记、保存、交流推广和利用种子资源。各级政府要以《中华人民共和国种子法》为依据，根据种子档案自身的规律和特点，构建起完善的、科学的、运作灵活的种子档案管理体系和服务体系。

2、建立健全种子生产档案体系根据种子生长特点。建立健全种子生产单位档案载明生产地点、地块环境、前茬作物、亲本种子来源和质量、播种期、播种量、密度、施肥用药、技术负责人、田间检验记录、产地气象记录、种子流向等在生产过程中所形成的全部档案定期审核生产者有无繁殖种子的隔离和栽培条件.查看种子生产相适应的资金、检验设施、检验专业技术人员等情况，建立专业、统一、成套的种子生产档案新体系，切实保证种子质量。

3、加强流通监督。建立健全种子经营档案体系对种子企业生产经营资质、生产经营许可证编号、生产经营品种真实名称、品种审定证书、品种授权证明或转让文件、生产经营档案、分支机构分布情况等重要信息全面详细地编录入库，载明种子来源、数量、名称、加工、贮藏、运输和质量检测各环节的简要说明及责任人、销售去向等内容，并对品种进行抽样封存。有效地规范种子企业的生产经营行为.使种子管理逐步实现统一化、规范化、信息化、科学化的新体系。同时要加强流通监督.依法规范种子市场.有效地维护农民合法权益.促进农业增产.农民增收。

4、运用现代化手段。建立种子档案资源共享网络体系运用计算机、扫描仪、摄像机、数码机等现代化设备把种子档案制作成光盘和电脑软件等缩微型.将所有的种子档案信息资源制作成电子版数据库建立统一的网络“种子档案信息网”服务体系.提供种子档案资源目录。充分利用网络的交互性、覆盖性、高速、便捷等功能.变被动服务为主动服务.在现有系统协作的基础上.应尽快建立一个实质性的共同体.即一个跨行业、跨系统、全国性的统一综合的种子档案信息服务平台.形成国家和地方两级链式网络模式的协作网。在专门机构的统一领导管理下.做好共享网络和资源建设的规划设计，遵循一定的标准法规，本着统一规划、统一开发、分工建设、共建共享的原则，有计划、有步骤地推动我国种子档案资源共享体系建设，极大地提高了种子档案信息资源的利用率和服务效率。

档案管理体系建设范文第10篇

一、狠抓档案开发体系建设

（一）有效开发档案信息资源。企业档案作为记录企业成长、发展历程的载体，真实地记录了企业文化建设所需的全部资料。企业档案管理工作者顺应时展趋势，立足新的起点，明确企业系统档案工作的科学发展方向，创新档案工作理念，把档案管理制度和要求，深入到企业的每一项工作中。同时，随着信息产业化的快速发展，给企业档案管理工作带来了巨大影响。档案管理工作在企业乃至社会的发展中起着非常重要的作用，进行档案管理相当于将各类知识进行浓缩、融汇，是信息的传承。认识到档案管理的重要性，并对其进行合理的开发与利用，可以达到事半功倍的效果。

（二）继续加大开发利用力度。改革是一场新的革命，它既是一场解放生产力的伟大变革，也是一场解放思想、转变思想观念的革命。随着企业档案升级活动的停止以及市场经济的撞击，档案工作面临着严峻的挑战。因此，我们要加大开发档案信息资源力度是档案事业发展的需要。最大限度地满足各个方面利用档案信息资源的需要，是档案工作的目的。档案部门原来的“你来查，我去找”的工作方式已不能满足社会需要。档案部门必须加大开发档案信息资源的力度，才能把“死档案”变为“活信息”，使其在现代化建设中发挥作用。提升档案服务水平；继续加大制度建设力度。

（三）更新观念创新模式，促进档案事业科学发展。一个企业从创立到发展，涉及到科技图纸、文件文书、财务报表、人事资料、信用凭证、科技成果等大量资料，包括文件、图片、录音和录像和实物等等。将这些资料整理保存起来并加以利用就是档案管理。档案工作的主体地位形成之后，就要注重学校的未来方向，把握前瞻性的特点，在档案资源、档案人力、档案开发、外部环境等方面进行全方位创新，这就能使档案机构高效、安全、有位。各项工作从维持性向创造性发展，为档案工作创造一个良好的氛围。

二、狠抓档案利用体系建设

（一）规范查档流程，提升档案服务效率和水平。档案管理现代化是档案不断发展的一个显著标志，也是提高企业管理效益和经济效益的重要手段。传统企业档案管理实现价值的手段主要来源于企业资本和劳动力的投入，那么未来企业档案管理存在价值则主要来源于知识，这是由新技术革命、企业未来走势和档案管理自身发展需求所决定的。因此，我们要进一步完善、修订、健全企业档案管理工作制度，如借阅制度、收集制度、鉴别归档制度、转递制度、检查核对制度、保管保密制度、管理人员职责、递交档案材料归档制度等。些制度明确了档案工作职责和任务，以及归档范围及整理要求，使各有关单位对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依。德州市质监局的档案管理由此逐步走向了规范化、科学化管理轨道。

（二）档案工作人员应创新思路，开拓档案管理的各项功能。档案管理是企业管理中的重要组成，它不是只局限与某一领域的管理活动，也不仅仅是档案部门和档案管理人员的事情，而是需要企业中所有人员共同参与的情况下才能取得一定成效的事业。现代企业管理是一个有机的整体，企业档案部门只是这个整体中的一“块”而已，所以，如果想完整地体现企业档案部门的管理职能，还必须取得企业中其他的“块”即各相关职能部门的支持、配合与协调才行。这就有必要在企业各职能部门制订、实施其岗位职责时，有意识地把他们在档案管理方面应尽的义务职责明确地予以规定并体现出来，从而实现整个企业内在档案管理工作方面的高度协调与配合。因此，我们就要积极探索和体现观念、机制、管理的创新。

（三）加强对馆藏档案日常管理。档案管理的好坏往往要通过对管理水平的评价来确定。根据发展的需要，对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏。档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。因此，我们要确保档案信息安全、实体安全，杜绝发生档案安全事故。档案安全体系是确保档案实体和信息安全的基础设施和制度规范。包括档案安全政策法规及规范保障、物质保障、机制保障和制度保障，档案馆建设、档案抢救与保护、档案工作突发事件应急处置。在档案管理中必须十分强调有章可循、有法可依，规范工作程序和工作行为，要建立起科学、严密的量化管理制度，实行差错告诫和责任追究制度，使工作人员做到事事、时时心中有“数”这样才能确保工作质量，提高工作效率。

档案管理体系建设范文第11篇

关键词：高职院校档案；档案安全；网络化

高职院校档案是学校在各个历史时期建设、发展过程的历史记录，是学校历史的体现和宝贵的精神财富，学校的继续发展很多也需要历史档案的借鉴作为基础。随着高等学校的发展，档案越来越受到大家的关注，高职院校档案工作也得到了日新月异的发展。在信息化的背景下，新的档案管理手段的应用也给档案管理工作带来了革命性的变化，数字化，网络化，档案信息载体多样化等，为档案管理工作和档案服务工作创造了发展的新机遇。虽然如此，目前高职院校档案工作仍存在诸多问题，其中档案安全问题是现阶段高职院校档案不容忽视的一项工作，档案具有历史性，真实性和唯一性，一旦损毁，势必给学校和社会造成难以挽回的重大损失，影响高职院校档案工作的发展。

一、高职院校档案安全工作存在诸多问题阻碍高职院校档案的发展

部分高职院校档案意识薄弱，规章制度的不健全，缺少组织保障。高职院校的领导和教职工，甚至档案工作人员对档案安全认识不到位，没有制定有效的防范措施和抢救措施，疏于防范，导致许多档案丢失，损坏，信息泄露等问题的出现。另一方面，高职院校档案安全缺少制度保障，部分高职院校档案没有完整的档案管理制度规范，甚至有些高职院校没有设置专门的档案管理部门和人员，档案产生部门和利用部门负责保管档案，对于档案的安全问题更是无人负责，一旦档案丢失造成损失更是互相推诿。

档案实体管理在安全方面存在着流失，保管不当，损坏等问题。

（1）由于档案工作归档的滞后性，一些档案形成部门不能及时将工作过程中形成的在归档之列的资料及时归档，或者因为工作方便而拒绝归档，造成大量档案流失，留存在档案形成初期的部门、单位，而档案工作人员却不能及时知晓，随着时间的推移，很容易造成无档可归，无史可查的局面。

（2）档案借阅传递过程中也存在安全隐患，造成档案损毁、丢失和泄密的安全问题主要出现在档案的借阅过程中。借档或阅档人对档案的保管不当，对于保密档案未按照审批规章进行查阅等，都会对档案的安全造成威胁。

（3）对常规档案收集之外，档案的收集工作还应该注重随时随地的收集，比如学校重大事件的跟踪等，现在高职院校档案管理缺乏此项工作，直接造成的是学校某项重大事件后的档案形成分布在各个部门，造成部分环节的丢失和不完整。

随着信息化在高职院校档案工作中的广泛应用，由数字化、网络化等新技术新手段带来的安全隐患也随之而来。数字化档案管理在安全方面存在着信息泄露，网络威胁，存储介质寿命等问题。

（1）网络化给档案带来的安全问题。网络是档案信息化的工作模式，网络化工作必将同外界相互联系，网络的安全和稳定对档案信息的传输造成了威胁，电子档案的真实性在传输过程中如何保证真实性、有效性、和合法性成为了档案信息安全的重点工作。

（2）数字化档案的保管环境和条件不具备。目前高职院校对数字化档案保管的环境和设备的投入不足，对于数字化档案的存储介质的保管缺少安全保障，数字化档案的管理依赖于计算机和硬盘等设备，并需要时时备份和异地存储，而现在高职院校档案馆几乎都没有这样的配置，这样的条件下，无法保障数字档案的存贮安全。

二、 建立健全的高职院校档案规章制度，明确权责，提高档案意识

首先要将档案安全工作列入到学校领导直接负责制度，建立专门的档案部门，档案馆至少设有档案室。明确规定校长作为高职院校档案管理的第一责任人，从高职院校分管领导到基层档案工作者都必须高度重视档案安全工作，强化档案安全保护职责和社会责任。其次，严格执行档案法律、法规，并制定档案安全工作的相关规章制度，包括责任制度、安全工作制度、数字化电子档案安全管理制度。再次，根据档案的珍贵程度对所能想到的各种突发灾害、突发事件到来时对档案实行抢救和保护方案，制定预警措施和应急措施等。

三、高职院校档案实体安全的保障

（1）根据本校的实际情况，完善归档门类，结合档案利用的反馈信息，对以前的档案归档范围进行完善，联合高职院校各部门针对部门工作性质对归档门类下的具体细节做以细化。严格按照归档范围进行档案收集，降低档案滞留在各部门的现象，避免档案形成环节的档案遗失。

（2）注意学校重大事件的发生和事件跟踪，有利于重大事件档案的完整、系统的收集。学校有重大事件发生时，档案馆应该指定专人介入事件的始末，这样有利于了解事件的全过程并有针对性的进行档案资料的收集归档，避免接收档案的被动型和部门归档造成的片面性，从而使重大事件的档案归档系统全面。

（3）在档案借阅规范中制定约束档案借阅者保护档案，对污损，丢失档案的借阅者进行处罚，督促档案借阅者在借阅过程中保证档案的完整与安全。

高职院校档案工作的重要性已经在逐渐被认识，高职院校档案的安全体系建设也正是档案管理工作中重要的一环，只要高职院校的领导，档案管理部门和高职院校各部门秉承着对高职院校的发展历程，对自己工作负责的态度，高职院校档案工作就会更上一层楼。完善高职院校档案安全建设，是在保护学校的宝贵财富，是学校传承历史和文明的重任。

参考文献：

[1] 杨冬权.在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话.中国档案，2010.6.

[2] 冯博程，玉香.从“‘27’ 号令”看新时期高职院校档案规范化管理.兰台世界，2010.10.

档案管理体系建设范文第12篇

1.缺乏学科档案管理的有效机制

学科档案要得到妥善的管理就要有一定的制度做保障，但是在实际的学科档案管理中，高校缺乏有效的管理制度，管理工作无据可循，必然会出现严重的问题。有些高校即使有管理制度，但是在实际的实施过程中，不够彻底，只是流于形式，无法从根本上解决管理中出现的问题，规范学科档案管理。

2.学科档案的管理手段滞后

目前的学科档案管理中，还有很大一部分学校人工进行操作，对档案进行整理、分类、归纳等，由于工作的任务量比较大，人工操作很容易出现错误。高校的学科档案管理没有适应现代社会的发展需要，仍然采用原始的管理手段，效果必然会受到影响。

二、加强大学学科档案管理建设的有效对策

1.逐步完善学科档案管理制度

为加强高校学科档案管理，就要建立完善的管理制度，为档案的管理工作提供有力的依据，首先学校要建立各级档案管理机构，分级对学档案进行管理，其次要建立完善的学科档案管理制度，把学科档案的管理工作纳入到日常工作中来，使其更加规范、科学，能够合理地反映学校的学科建设情况。学校的档案管理部门的专家和学者，要定期到各级档案管理部门进行指导和监督，组织管理人员把学科档案进行系统整理，加强管理。

2.实现信息化的学科档案管理

在以往的学科档案管理中，经常是人工操作，在管理中很容易出现不必要的失误和错误，为加强管理工作的质量和效率，高校要积极利用现代化的技术手段，利用计算机进行档案管理，以提高管理工作的整体效果。在学科档案管理工作中，可以利用计算机收集和整理相关的学科档案信息，建立学科档案的信息库，整合所有学科信息资料，建立完善的信息管理体系，并且建立校内各院校之间的信息沟通和联系，能够及时找到自己所需的学科信息。由于高校的人数逐年增多，学科档案的数量也逐渐增多，面对庞大的信息量，如果靠人工进行整理和查找，不仅费时费力，结果也不一定理想，为此，我们可以利用计算机的优势，对学科档案进行保管，在需要时，能够及时准确的找到相关资料，提高工作的效率。

3.加强对学科档案的评估和检查力度

在高校管理中，为了提高学科档案的管理，就要切实加强对学科档案的评估和检查，提高广大教育工作人员的档案意识，促进档案管理工作的有效进行，在档案管理工作中，加强评估和检查，可以及时发现档案中存在的错误，并加以改进，使档案管理工作更加规范、科学。在学校的整个考核中，要把学科档案管理工作的审查作为其中的一项，切实提高各级管理人员的学科档案的管理意识，促进学科建设的稳步发展。

4.提高学科档案管理人员的素质能力

加强学科档案的管理工作，也要切实提高学科档案管理人员的素质和能力，使档案管理人员学习先进的知识，明确网络化管理和操作的流程和步骤，在实际的工作中能够更加高效，能够完美的处理各种问题，强化学科档案的管理工作。随着科学技术的不断发展，新技术的不断应用，就要求档案管理人员具有一定的创新精神和能力，能够适应社会的发展，促使档案管理工作更加顺利的开展。

三、结束语

档案管理体系建设范文第13篇

【关键词】地税档案；管理

多年来，靖江地税局为顺应税收信息化和办公自动化的新形势，本照“对历史负责，为现实服务，替未来着想” 的档案管理指导思想，始终将档案工作作为推动地税各项事业发展的基础性工作，努力开拓创新，将服务发展、地税文化、 资源要素和信息化等具有时代特色的理念有机融入档案工作之中，从以下几个方面构建了现代档案管理文化体系。

一、加强组织领导，提升档案意识，为档案工作规范化管理提供基础保障

一直以来， 由于社会档案意识的淡薄， 档案部门被认为后勤服务部门， 档案工作的实际社会地位没有得到应有的重视，档案工作长期被边缘化。但随着工作量的增加，越来越多的时候意识到，档案工作是推动地税各项事业发展的基础性工作。因此，我局提出了“全员参与、全程覆盖”的“大档案观”，即所有领导都是档案分管领导，所有干部都是档案工作人员，所有工作中形成有价值资料都是档案。此外，我局在思想层面和行为层面上对档案工作人员提出了 没有责任心干不了 档案工作， 没有主动性干不好档案工作，没有服务意识于不了档案工作，没有创新精神干不好档案工作；在心理层面上提出“找事干，有韧性，不服输”； 在心理预期或目标层面上提出了让全局地税干部知道有个档案室， 让全局地税干部有事找档案室，让全局地税干部永远离不开档案室。实践证明，不但没有给我们局工作增加负担，而且还规范了我局的各项工作，提高了我们局干部职工队伍整体素质，从而提升了全员的档案意识。

二、提升治档理念，建立治档机制，为档案工作科学化管理提供技术保证

其一是赋予档案工作以服务发展理念。 坚持以服务地税事业、服务纳税人， 面向社会、 面向税收征管、 面向决策管理进行需求研究，关注局情民意、社会热点和业务难点，充分挖掘有价值的编研资料，真正实现档案工作与中心工作的同步推进。 其二是赋予档案工作以地税文化理念。 以档案工作展示地税文化， 以地税文化丰富档案内容。用档案管理的手段将地税特色工作和斐然成绩进行归类和整理， 真正实现档案工作与地税文化的最佳融合。 其三是赋予档案工作以资源要素理念。 坚持将档案资源作为跨越发展的基础资源而加以重视。其四是赋予档案工作以信息化理念。为适应时代要求，提高管理质效， 我局坚持走信息化发展之路。 配置各类信息化设备，初步实现了 档案行政管理工作的电子化和网络化。

三、 创新治档形式，强化治档实效，实现档案工作切实推动地税工作开展

为了确保机关文件材料收集齐全与完整， 充分反映本机关的主要职能活动和历史面貌， 更好地为机关各项工作服务，我局加大了对软、硬件设施的投入， 有组织按计划地稳步开展档案管理升级工作，确立了 “收集是档案管理第一要务”的理念，“整理尽可能简化”的理念、“变档案保存为保护” 的理念， 使收集工作由被动变为主动， 整理工作由繁琐变为简化， 档案保存变为保护，推动了基础业务的创新发展。在档案业务建设方面，重点加强了各门类和载体文件材料的收集、整理、归档工作，档案整理质量不断提高，使我们局档案管理工作逐步走向规范化、科学化、现代化的发展轨道。

我局档案工作任重而道远。经过了近几年的改革和创建，虽然取得了很大的进展，但还有些方面需要改进。

（一）要制定严格的质量标准

《中华人民共和国档案法》、《国家行政机关公文格式》和《国家行政机关公文处理办法》等法规对国家行政机关公文处理工作应当遵 循的基本原则、公文格式、行文规则、收文程序、公文管 理要求及公文归档工作均已作了明确规定。这是“全过程管理”的法律依据，全体从事档案工作人T和文秘人员应 该认真学习，熟练掌握，在精通的基础上贯彻执行。

（二）要注意分类归档。地税各个部门分工明确，每个部门资料种类也不同。就拿大厅来说，根据档案的性质大致可以分为通知类、审批类、决定类、申请类、处罚类资料。由于大厅窗口业务复杂，种类繁多，所对应的资料也就多。所以一定要分类归档，按照前面说的五类，每个类材料都由按分装订，扫描。另外，由于大厅窗口人流量多，每天较为忙碌，应当能安排专门的人员来分类整理材料，以确保资料能够及时归档，入库。

档案管理体系建设范文第14篇

一、石油企业档案管理系统的发展现状

石油行业作为我国的一项重要经济发展行业，对档案管理系统的建设及其运行维护管理工作都十分的重视，通常都会通过制定统一的档案管理标准规范来规范系统运行的管理工作，建立起统一的档案信息资源管理和共享平台。目前石油企业档案管理系统的总体水平是能够体现各个部门的管理水平和业绩的一个重要标志，反应了石油企业的综合管理水平。同时档案管理系统对于企业单位来说是一份十分珍贵的物品，因为它里面记录着整个企业单位的发展过程史，是部门今后可以用来研究和分析发展方向的首要材料，为企业单位的日后发展方向提供重要依据。从中，可以通过分析扬长避短，提炼精华再加以升华，有力地促进企业单位部门的可持续发展。而且，通过档案的研究找出自己科学正确的发展方向，确定一条正确的道路是相当重要的事情。如果将部门的档案管理工作做得很好的话，有利于高层领导随时查看了解单位的工作情况，对于不足的地方可以第一时间提出解决方案，而且随时可以通过档案的分析，制定出更为优秀的经营方案。在部门准备与其他商家合作的时候，档案可以作为最有利的证据来展现出部门的实力，这将会大大增加合作的几率。

二、石油企业档案管理系统运行维护管理与体系建设存在的问题

1.档案管理系统运行维护管理与体系建设中档案原件的真实性问题。一方面，现代社会是信息快速传播的时代，档案作为石油企业的重要资料，必须保证它的真实有效。传统的档案管理系统难以保障档案数据的信息安全，使用传统档案文件管理方式很容易被有心之人不留痕迹的篡改数据或删除数据，甚至做到没有追踪记录，安全不被发现，导致文件档案数据真实性不强。另一方面，石油企业的档案管理系统中的图表或是形成资料的真实性，比如使用传统电子文件档案保存的形成文件材料，形成的文件资料上的拟稿者无法留下自己的真实笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性，或者是有人对传统电子文件档案中保存的资料进行了删改，同样难以确定。

2.档案管理系统运行维护管理与体系建设中档案内容的保密性问题。随着信息化的发展和科学技术的提高，传统的手写文档或电子文件档案的内容较之现代化方式的文件档案更容易丢失，在高效便利之余，安全性能相对较低。通过计算机网络可以随时随地同时发送给多个不一样的网络终端，接收设备接受速度快，为现代电子文件档案带来了高效率，也为档案资料的保密性带来极大的威胁。

3.石油企业档案管理系统运行维护管理与体系建设中档案保留的长久性问题。随着办公自动化的不断深入和信息化的不断发展。越来越多的办公单位正在逐渐进入无纸办公的状态，现代化方式的文件档案的运用日益广泛。所有的数据、信息、时间的前因后果都可以存储在现代电子文件档案中，人们只要操作一下键盘就可以得到所需的信息。企业单位档案管理中现代化方式的使用极大的简化了程序，提高了办公效率。但是一旦计算机网络突然瘫痪或被毁，企业单位档案管理采取现代化方式保存的档案可能会在一瞬间同时消失，造成难以弥补的巨大损失。

三、石油企业档案管理系统运行维护管理与体系建设问题的解决措施

1.库房管理中计算机的应用。随着信息技术和计算机在企业单位中的应用进一步加深，相关工作人员可以根据相对应的技术建立一套符合现代化标准的档案库房管理系统，充分利用计算机的高工作效率和处理事件的时效性等特点对库房管理进行实时监控，对库房内的温度和空调设备进行控制，让库房管理更加的智能化和现代化。

2.建立档案管理相应的网络。当今时代是一个信息需求量剧增、信息数量剧增、信息机构剧增的时代，档案部门的工作效率已经发展成为各档案部门竞争的主要标志。所以在这个时代里，只有必须拥有与时俱进的档案管理方式，才会使得管理档案工作得到最大的效益。建立档案管理相应的网络是档案管理突破传统的重要体现，不仅能够与时俱进满足人们日益增长的工作需求，还可以进一步促进计算机网络技术在档案管理中的推广和使用。企业单位最主要的是根据自己的发展实际情况和工作需求建立属于区域的局域网，为内部的资源共享和信息传递提供更加便捷的通道，实现计算机软件、硬件的共享，在档案管理部门和其他部门之间架起一座信息桥梁，让档案管理真正实现信息化。

3.培养技术型人才。要定期对石油企业档案管理系统运行维护管理与体系建设的相关人员做好现代化利用的技术培训，在合适的时间、适当的阶段要做好人才的定期培训。国家和石油企业要加大对石油企业档案管理中现代化方式利用的资金支持，促进对该工作重要性的理解，积极鼓励多人员进行培训，派遣相关专家对员工进行讲座知识培训，加强相关人员对此工作的理解和重视。同时，石油企业也要积极组织好大家对理论知识的学习，除此之外，也要结合实际和具体的案例进行分析，开展实地演练，只有在平时更多地练习，做好技术总结和经验的把握才可以为以后工作的运行做更多的铺垫，为以后解决困难提供更多的帮助。总之，对相关工作人员的培训至关重要。

4.加强信息技术在档案管理系统运行中的应用。随着我国改革开放的快速发展， 以及信息技术革命的开展，我们由原来那个信息技术极其落后的国家实现了向信息技术大国的转变，并且我国已经将信息技术应用于各个行业和各个领域。并且我国的信息技术已经积极应用到了我国的档案管理方面，在我国企业档案管理上发挥了及其重要的作用。但是，我国的信息技术发展与其他发达资本主义国家之间还存在着差距，尤其是在石油企业的档案管理系统运行维护和体系建设过程中存在着很大的缺陷，所以我们应该加快我国信息技术的发展，并采取措施加快其在档案管理中的应用。

档案管理体系建设范文第15篇

[关键词]档案管理体系 档案资源 事业单位 安全

中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）25-0338-01

引言

根据我国事业单位档案管理发展情况来看，我国事业单位档案管理体系建设主要涉及三个方面，即；档案资源体系建设、档案利用体系建设、档案安全体系建设。

一、事业单位档案资源体系建设应该遵循的原则

1、地域化原则

每个地区都在历史发展过程中形成了本地的地域特色，这些地域特色以各不相同或者相同、相近的方式融入到社会群体工作、生活等活动的多个方面，成为了推动区域发展的根本动力。利用区域特色来建设事业单位档案资源体系，主要包含以下方面：

（1）收集事业单位档案时要对该地区的地域特色进行充分考虑，将那些能够反映本地区特色的档案资源收集进馆。受历史问题影响，很多档案馆都没有丰富的馆藏文化方面的档案，所以档案馆在收集反映本地区特色的经济建设、社会建设档案资源时，还要收集有关文化方面档案资源。档案馆还可以利用现代科技手段，将记录非物质文化遗产的种类、数量、分布状况、表现形式、生存环境等方面的文书档案、音像档案收集进馆，并为其建立起档案数据库。【1】

（2）档案资源整理必须要突出地域特色，并按照最能反映区域历史真实的肌理整理卷宗和编辑展示。事业单位档案资源体系的构建要从源头开始抓，不仅要重视起档案收集工作，还要注意在整理的过程中突出地域特色，从而使档案的归集形式能更加符合历史，也更符合当前事业单位的实际情况。此外，从原则上来说，档案馆可以在保持过去文本档案卷宗不动的情况下，将馆藏档案资源开发利用的成果建立成专题数据库，达到丰富馆藏利用路径，发展服务科学的目的，这对事业单位档案管理工作开展也有重要意义。

2、多元化原则

总的来说，事业单位档案资源体系建设多元化原则主要包括档案资源内容的多元化和档案资源收集手段的多元化。

（1）档案资源内容的多元化。目前，我国各级档案馆接收的主要是现有机关和撤销机关档案，由此出现了各级档案馆馆藏资源内容单一的问题，所以为了给事业单位档案管理体系建设打好基础，就要先解决好档案资源多元化问题。可以通过以下途径去实现：一是扩大档案的接收范围，事业单位档案部门要改变过去不重视档案管理的做法，扩大档案的接收范围；二是不断丰富接收档案的种类，从多个角度去收集各种档案资源，不仅局限于文书档案，还可以延伸到实物档案、音像档案等，从而促使档案资源的准确度得以提升。【2】

（2）档案资源收集手段多元化。事业单位档案资源收集作为整个档案工作开展的一个重点，其收集工作质量的高低将直接关系到档案资源的建设水平。所以，就要运用多元化手段去收集档案。一方面可以在企业内部定期举办展览等档案利用活动，以该类活动作为契机，加强收集档案资源；另一方面则可以提前介入到重大活动的筹办举办、重要事件的处置，通过相关档案资源的收集，构建出专题数据库，这也是丰富档案资源的一个有效方法。

3、规范化原则

档案资源体系构建的过程中，要根据新的政策精神，发现问题、分析问题、解决问题，逐步建立起健全的规范、制度、标准，提高档案资源建设工作的规范化水平。

（1）健全归档规范。事业单位档案部门要认真调研当前不适合档案事业发展的条款，完善归档范围、健全归档制度。

（2）健全流程规范。流程的规范化有利于保证档案资源体系建设的良性发展，只有将档案资源体系各部分、各环节的建设流程都纳入规范化管理，才能使整个体系能按照预定的设计轨道发展。【3】

二、拓展档案利用体系建设

1、增加档案利用设施，对信息查阅平台进行不断完善

为了促进事业单位档案管理体系建设，应该积极的改造查阅环境，可以为档案馆多添置计算机、打印机、视频监控等查阅利用设备，从而为档案查阅提供便利条件，人们也能享受到更便捷的服务。

2、健全资料检索体系，完善档案利用制度

事业单位档案部门要健全资料检索体系，完善档案电子目录，及时更新档案目录数据库。此外，还要完善档案工作人员职责、工作流程、查档须知及现行文件查阅利用办法等，在网上公示出查阅利用指南和查阅须知等。

3、规范档案服务窗口，提高服务质量

为了能突出为民服务主题，提高服务质量和效率，档案馆还应该设立档案保管利用室，并由专人查档。档案管理人员要熟练掌握检索体系，熟悉馆藏内容，了解档案利用者的信息需求，使服务的针对性得以提高。

三、提升档案安全体系建设

档案安全是档案部门的第一要务，同时也是事业单位档案管理工作的生命线。所以，在档案安全体系建设方面就要先加强档案人的安全思想建设，提高他们的安全意识，并且执行安全法规。

1、建设安全的档案室

应按照《档案馆建筑设计规范》的具体要求，建设起能满足未来几十年查阅需要的高标准档案室及确保档案安全的档案库房。

2、完善安全设施建设？

在档案室内应该安装自动报警、自动灭火设施，配备灭火器材等。而对于那些温湿度不利于档案安全的档案室，则有必要安装温湿度调控设施，对特殊载体档案，如电子档案、音像档案等就要安装特殊的温湿度调控和防磁等设施。总之，所有涉及档案原件的场所，都有必须安装监控设施。【4】

3、管理好电子文件，保证电子文件的安全性？

统一技术应用标准，明确归档范围，保证数字档案和电子文件内容真实、有效。电子文件的档案室，要安装经过检测的档案信息系统，以确保电子信息在传输、存贮中的安全。用来扫描、复印、存贮、缩微档案的设备必须经过安全检测才可使用，以免档案信息被窃取。

四、结束语

通过上述的分析可知，档案管理在事业单位中发挥着重要作用，对于事业单位的未来发展有着极为重要的借鉴意义。它不仅记录着每位员工的成长、也见证了整个单位的发展。虽然当前来看事业单位档案管理体系建设仍然有很多问题存在，但是只要进行有针对性的分析，就可以将这些问题解决。为此，事业单位需要提高对档案管理工作的重视程度，完善档案管理体系建设，使用现代化的档案管理方式，提高档案管理人员的水平，优化事业单位档案室的建立，使事业单位的档案管理工作有良好的环境和氛围，促进档案管理效率以及效果的顺利实现。

五、参考文献

【1】李东《“三个体系”建设对档案管理工作的重要性分析》[J]，《黑龙江档案》2014年02期。

【2】杨波《档案安全体系建设研究》[J]，《档案天地》2013年10期。