档案人员个人工作计划范文第1篇
1 计划生育档案管理工作存在的问题分析
1.1 计划生育档案管理制度不健全
目前,在绝大多数乡镇、社区都制定了比较健全的计划生育管理制度,对各类各级工作人员的职责进行了明确划分。但是对于计划生育档案管理制度的建设、责任划分、考核却很少过问。现阶段,计划生育档案管理制度不健全,档案资料收集、整理效率低下,管理不集中,信息资源缺乏整体性。制度建设不完善,有价值的档案材料得不到充分的重视,资料收集效率低下,信息管理和档案管理严重脱节,档案工作逐渐失去了其自身的完整性,很多的档案信息资源缺乏有效的整合。
1.2 计划生育档案管理手段落后
现阶段,计划生育档案管理过程中手段和方法都比较落后,这和相关领导部门的不重视有很大的关系。在很多基层地区计划生育档案管理依然采用人工方式进行处理,计算机技术、网络技术和数据库技术在计划生育档案管理中应用较少。传统的人工管理方式,不仅工作效率低下,而且还很容易出现错误,对计划生育档案内容的真实性和科学性产生了深远的影响。此外,计划生育档案管理法规政策落实不到位。尽管最近几年,国家制定出台了多种法规和政策,但是这些法规和政策在具体实施过程中还存在不少问题,法规执行能力不足。
1.3 计划生育档案管理人员工作素质参差不齐
人才专业素质是影响计划生育档案管理质量和效率的又一个重要因素。目前,从事计划生育档案管理工作的专业工作人员在专业素质、专业理论水平和文化程度方面还存在很大的差异性,人员配置随意性大,人员流动性大,高素质专业人才普遍缺乏。工作队伍专业知识掌握程度不足,并且计划生育档案管理缺少专职人员,大多数是由从事行政、工会等部门的工作人员兼职的。现阶段,计划生育档案管理人员少,专业技术跟不上时展进程,缺少正规培训的机会,存在专业知识老化,知识面狭窄,知识结构不合理的现象。此外,计划生育档案管理工作由于缺少重视,薪资待遇较低,难以全面调动起计划生育档案管理人员的工作积极性,工作效率低,经常出现重大错误,不利于我国计划生育工作的顺利开展。
2 计划生育档案科学管理措施分析
2.1 强化制度建设
在原有档案管理工作的基础上,我们进一步完善了档案管理工作的各项规章。按照《档案法》规定,在档案局的具体指导下,结合地区实际情况,建立健全档案管理制度,即:档案保管制度、档案查、调阅利用制度、档案收集制度、档案整理制度、档案工作安全管理制度、档案统计制度、档案保密制度、档案员岗位职责。将这八项制度切实落实到实际,促进其在档案管理中发挥更好的作用。同时,还要加强基础设施建设。要保证档案室条件完备,基本符合档案室防盗、防光、防高温、防火、防潮等要求,保证档案的安全存放。档案人员办公室还配备办公桌椅、电脑、复印机,为档案工作的顺利开展提供可靠的物质保障。
2.2 强化自身建设
强化计划生育档案工作安全第一的意识,建立必要的投入保障机制,改善库房保管条件,严格遵守规章制度,落实档案安全管理责任,抓好汛期、黄梅天、极端高温天的档案库房巡查,确保档案安全万无一失。不断提高计划生育档案安全保管的制度化、规范化水平。确保档案信息安全和实体安全。做好创建测评自查验收工作,按要求填报《先进(合格)综合档案室申报表》。通过共同努力,寻找工作中的短板,真抓实干,确保计划生育档案管理更加规范和科学。
档案人员个人工作计划范文第2篇
【关键词】人口和计划生育档案管理问题完善措施
人口和计划生育档案是在开展人口与计划生育工作的过程中形成的,具有保存和参考、利用价值的文字、图表等不同形式的工作记录,它为人口和计划生育政策的制定和执行提供了依据,有利于人口和计划生育工作的顺利开展,因此,应该重视人口和计划生育的档案管理工作,解决档案管理中存在的问题。
一、人口和计划生育档案管理存在的问题
(一)对档案管理工作的重视程度不够
对管理工作的态度决定了管理工作的质量,在实际工作中,很多领导干部和档案管理人员对档案管理的重视程度不够,没有认识到档案管理的重要性,认为档案管理工作只不过是形象工程,是为了应付上级检查的工具,并没有实际作用,不会对人口与计划生育工作带来实际的意义。由于对档案管理工作的不重视,档案管理人员在进行档案整理、收集过程中,态度不够认真,导致档案信息不完整或不准确。
(二)缺乏完善的档案管理制度
档案的建立和管理没有统一的要求,没有按照档案立案原则进行档案的规范管理,受到技术水平的制约,档案的管理还停留在手工操作的阶段,不但增加了管理人员的工作量,还容易导致档案信息的失真。由于缺乏档案管理制度,档案内容存在着弄虚作假的现象,比如对临时用工隐瞒不报、对下岗员工和留职人员没有进行生育节育的调查,档案漏档现象严重,假资料、假文件泛滥,严重影响了档案的真实性。
(三)档案管理人员的素质参差不齐
档案管理人员的素质对档案管理工作水平有直接的影响,目前很多档案管理人员的素质不达标,领导者认为档案管理工作是谁都能胜任的,因而没有技术要求,更没有学历要求,有的档案管理者是领导的裙带关系,大多数是由年纪大、身体差的女同志来做这项“轻松活”,她们大多数没有较高的学历,更没有管理经验,只能边摸索边学习,影响了档案管理水平的提高。
二、完善人口和计划生育档案管理的措施
(一)提高对档案管理工作的认识
随着社会经济的发展,人口因素的作用对社会、资源、环境的影响是巨大的,既可以促进社会、资源、环境的发展,又可以阻碍社会、资源、环境的发展,因此,做好人口与计划生育档案管理工作有利于为相关管理部门提供真实有效的人口信息,为管理部门做出有关人口语计划生育的决策提供重要的依据,满足社会对人口与计划生育档案利用的要求。领导阶层和档案管理者必须要认识到档案管理的重要性,才能制定档案管理的相关制度,管理人员在工作过程中也能认真对待工作,提高责任感。
(二)加强档案管理工作的制度建设
档案管理制度是档案管理工作的理论依据,加强档案管理工作的制度建设,能够让档案管理工作有据可查,有利于规范档案管理人员的行为。在档案归档前,要严格每个环节的检查,工作人员做好任务分配,采用责任制,严格把关每一个环节,并做好对档案信息的审核,一旦出现问题,直接找各个阶段的负责人,建立档案预立卷制度、移交接手制度等,严格制度的落实实施状况,保证档案信息的完整性、真实性和科学化,发挥档案对人口与计划生育工作的作用。
(三)提高档案管理人员的素质
提高档案管理人员的素质,要从两方面进行,首先,要严格档案管理人员的招聘制度,要有一定的学历和经验要求,多招收一些年轻的管理人员,有利于创新档案管理思想,容易接受新知识,也可以招聘一些具有优秀管理经验的人才,使档案管理队伍既具有丰富的理论知识,又具有丰富的管理经验。其次,做好在职管理人员的培训,鼓励档案管理人员加强学习,参加培训班,或者单位为其提供机会,交流学习等,为他们素质的提高创造条件。
总 结:
目前,人口和计划生育档案管理工作还存在着对档案管理工作的重视程度不够、缺乏完善的档案管理制度、档案管理人员的素质参差不齐等问题,要想提高档案管理质量,促进档案管理规范化,必须要提高对档案管理工作的认识、加强档案管理工作的制度建设、提高档案管理人员的素质、加快档案管理的信息化进程,使档案管理更好的为人口与计划生育工作服务。
参考文献
[1]胡晓华. 浅谈人口和计划生育档案管理中的问题及其对策[J]. 黑河学刊, 2010,(11)
档案人员个人工作计划范文第3篇
1 计划生育档案工作中存在的问题
1.1缺乏对档案工作重要性的认识
即使为了提高对于计划生育档案工作重要性的认识进行了大力的宣传与教育,但是在实际的计划生育档案工作过程中仍有不少的工作人员疏于职守,看轻甚至忽视档案管理工作,因此档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。或者有的基层部门的领导自己都不注重计划生育的档案工作,以致单位制度严重滞后,无法形成科学的考核体系,从而为相关工作的进行带来了极为不利的影响。
1.2缺乏专业的计划生育档案管理工作人员
由于只注重技术服务专业人员的素质和水平,缺乏对于计划生育档案工作重要性的认识,所以大多数人口计划生育部门的档案管理工作的门槛变低,用人方面存在着严重的问题,工作人员存在着学历水平、理论知识、专业素养、管理水平较低的问题,思想观念和管理水平跟不上时展,仍然停留在传统经验上,缺乏面向现代化的意识,缺乏创新和活力。由此也阻碍了计划生育档案工作向着科学、高效的信息化方向发展。
1.3缺乏科学的计划生育档案管理手段和模式
当前的计划生育档案管理工作仍旧采取传统的手工管理模式和手段,没有紧跟时代将现代化信息技术运用其中,比如说档案的收集、管理和整理只能通过手工进行;各部门对计划生育档案管理信息化认识不到位;一些偏僻或者落后的地区没有一个健全的档案管理制度和档案管理设备;能在计划生育文化网站上进行查询的信息资料过少等。这些都易使计划生育档案管理工作出现混乱,从而影响到档案管理工作正常有序的进行。
2 计划生育档案工作问题的应对策略
2.1提高整个计划生育部门的档案意识
针对计划生育工作人员档案意识不强这一项,可以采取多种形式来 开展广泛持久的档案管理法规宣传教育,普及相关的法律法规,全面提高计划生育干部尤其基层的县、乡级计划生育干部对于档案管理重要性的思想认识,再通过分级指导,提高档案管理工作人员的业务水平。
2.2提高档案工作人员的专业素养
培养高水平的档案专业人员、提高档案管理工作人员的专业素质是档案工作向着科学化和现代化行进的必要条件。从档案管理工作者自身来看,最重要的是要找准自己的角色定位,充分认识到档案工作对于整个计划生育工作的重要程度,另外要热爱档案事业,努力去学习专业知识,熟悉自己所管的档案内容,熟悉相应档案法规。从计划生育部门来说,首先要注重选拔与任用综合素质比较高的管理工作者要不断加强对于档案管理工作者的培训教育,普及信息化管理知识。利用在职培训、进修、研讨、考察学习等方式使档案管理工作人员的专业素养达到现代信息化管理的需要;通过设立相应的奖励与惩处制度来坚决杜绝工作中的散漫现象。长此以往,通过不断提升档案管理工作者的工作水平?硗贫?整个计划生育工作的稳步前行。
2.3创新管理模式,完善管理制度
随着现代社会的发展,计划生育档案管理工作在新时生了一系列的变化,传统的手工管理方式已经不适用于现代档案管理的需求,现代化信息管理模式势在必行。除此之外,为适应这些新变化,进行档案管理工作时要具备一定的超前意识,创新档案管理的思路,拓宽档案管理渠道,让使用者满意。此外,任何计划生育部门都应建立好一套完备的档案管理制度。要求各项计划生育档案工作都能在制度的笼罩下进行;注重使用者的反馈,配备专职人员定期与相关人员进行交流谈话,以求获得工作上的主动权;设立相应的考核制度来加强各方面工作的协调,发挥制度的保障作用,推行目标责任制。通过类似的方案去完善计划生育档案管理制度,发挥档案管理工作应有的作用去推动整个计划生育工作的顺利进行。
档案人员个人工作计划范文第4篇
关键词:计划生育档案管理;存在问题;措施
计划生育档案是人口计划生育过程中所形成的具有保存价值和利用价值的各种文字、图表、音像制品等不同形式的记录,是制定人口计划生育政策重要资料,是做好人口计划生育工作的基础。最近几年,我国计划生育系统各个单位认真贯彻和执行档案法规,计划生育档案管理工作有了一定的发展,但是计划生育档案管理工作还存在很多不足,发展不平衡,在个别部门这项工作得不到切实重视,计划生育档案管理工作处于混乱无人管理的状态,档案现代化管理水平不足,严重阻碍了计划生育档案功能的进一步发挥。
1 计划生育档案管理工作存在的问题分析
1.1 计划生育档案管理制度不健全
目前,在绝大多数乡镇、社区都制定了比较健全的计划生育管理制度,对各类各级工作人员的职责进行了明确划分。但是对于计划生育档案管理制度的建设、责任划分、考核却很少过问。现阶段,计划生育档案管理制度不健全,档案资料收集、整理效率低下,管理不集中,信息资源缺乏整体性。制度建设不完善,有价值的档案材料得不到充分的重视,资料收集效率低下,信息管理和档案管理严重脱节,档案工作逐渐失去了其自身的完整性,很多的档案信息资源缺乏有效的整合。
1.2 计划生育档案管理手段落后
现阶段,计划生育档案管理过程中手段和方法都比较落后,这和相关领导部门的不重视有很大的关系。在很多基层地区计划生育档案管理依然采用人工方式进行处理,计算机技术、网络技术和数据库技术在计划生育档案管理中应用较少。传统的人工管理方式,不仅工作效率低下,而且还很容易出现错误,对计划生育档案内容的真实性和科学性产生了深远的影响。此外,计划生育档案管理法规政策落实不到位。尽管最近几年,国家制定出台了多种法规和政策,但是这些法规和政策在具体实施过程中还存在不少问题,法规执行能力不足。
1.3 计划生育档案管理人员工作素质参差不齐
人才专业素质是影响计划生育档案管理质量和效率的又一个重要因素。目前,从事计划生育档案管理工作的专业工作人员在专业素质、专业理论水平和文化程度方面还存在很大的差异性,人员配置随意性大,人员流动性大,高素质专业人才普遍缺乏。工作队伍专业知识掌握程度不足,并且计划生育档案管理缺少专职人员,大多数是由从事行政、工会等部门的工作人员兼职的。现阶段,计划生育档案管理人员少,专业技术跟不上时展进程,缺少正规培训的机会,存在专业知识老化,知识面狭窄,知识结构不合理的现象。此外,计划生育档案管理工作由于缺少重视,薪资待遇较低,难以全面调动起计划生育档案管理人员的工作积极性,工作效率低,经常出现重大错误,不利于我国计划生育工作的顺利开展。
2 计划生育档案科学管理措施分析
2.1 强化制度建设
在原有档案管理工作的基础上,我们进一步完善了档案管理工作的各项规章。按照《档案法》规定,在档案局的具体指导下,结合地区实际情况,建立健全档案管理制度,即:档案保管制度、档案查、调阅利用制度、档案收集制度、档案整理制度、档案工作安全管理制度、档案统计制度、档案保密制度、档案员岗位职责。将这八项制度切实落实到实际,促进其在档案管理中发挥更好的作用。同时,还要加强基础设施建设。要保证档案室条件完备,基本符合档案室防盗、防光、防高温、防火、防潮等要求,保证档案的安全存放。档案人员办公室还配备办公桌椅、电脑、复印机,为档案工作的顺利开展提供可靠的物质保障。
2.2 强化自身建设
强化计划生育档案工作安全第一的意识,建立必要的投入保障机制,改善库房保管条件,严格遵守规章制度,落实档案安全管理责任,抓好汛期、黄梅天、极端高温天的档案库房巡查,确保档案安全万无一失。不断提高计划生育档案安全保管的制度化、规范化水平。确保档案信息安全和实体安全。做好创建测评自查验收工作,按要求填报《先进(合格)综合档案室申报表》。通过共同努力,寻找工作中的短板,真抓实干,确保计划生育档案管理更加规范和科学。
2.3 计划生育档案科学管理队伍建设
首先,积极引起专业人才。针对计划生育档案科学管理待遇不高的问题,应该从政治和经济角度将其解决,提高领导对计划生育档案科学管理重要认识,极大对档案管理部门的投入,吸引高素质人才到计划生育档案科学管理部门开展工作。人才引进之后,要大胆启用专业人才,发挥专业人才的带头作用,通过直接和间接的指导,进一步提升整个工作队伍的专业能力;其次,开展业务培训。坚持每年举办1-2期计生档案管理员培训班,培训内容涉及政策法规、宣传教育、科技服务、流动人口服务管理、规划统计、药具管理、计生协会、档案法规、档案管理方法等各项业务工作,不断计划生育档案管理工作队伍的专业素质;最后,引入竞争机制,计划生育档案管理部门应该将工作能力、业务水平同员工的晋升联系到一起,充分调动起计划生育档案管理人员的工作积极性,激发计划生育档案管理人员主动学习,提高档案管理质量和效率。
参考文献:
[1]浅谈计划生育宣传技术服务站档案管理的信息化[J].吕小囡.世界最新医学信息文摘. 2015(52)
[2]浅谈如何提高人口和计划生育档案管理水平[J]. 秦雯莉.东方企业文化. 2015(11)
档案人员个人工作计划范文第5篇
关键词 基层计划生育 档案管理 问题 对策 模式
基层计划生育档案质量管理是评价计划生育工作管理水平的一个重要指标。随着计划生育工作深入发展和依法行政深入人心,计划生育档案质量管理的重要性也越来越引起人们的重视。同时,基层计划生育档案管理暴露出的深层次问题也不断地凸显出来,面临着许多亟待解决的问题,诸如随着计划生育档案数量越来越多,数量庞大的档案给保管和利用带来困难,管理方法手段的落后、专业人员新知识的匮乏都直接影响计划生育档案管理的质量。在新形势下,如何积极适应现代计划生育档案管理的需要,探索新型和规范化的档案管理模式,已经摆在基层计划生育管理者的面前。通过探索我们认识到,只有提高认识,加强档案管理专业队伍建设,健全制度,全面引入现代化的管理方式,才能实现计划生育档案管理现代化和规范化,从而有效地解决基层计划生育档案管理中出现的一系列新问题。
一、基层计划生育档案管理存在的问题
(一)档案意识不强,档案利用率不高
在基层计划生育档案工作实际开展中,部门工作人员对国家计生工作缺乏正确的思想认识,意识不到档案管理工作对我国的人口控制战略计划部署的重要作用性。对档案管理工作缺乏积极和热忱的工作态度,对档案资源的开发利用不足,没有挖掘档案的实际价值性,不利于上级部门决策的修正和制定。
(二)管理制度不健全,档案收集效率较低,管理分散
目前我国绝大部分乡镇和社区都制定了符合当地实际发展情况的计划生育管理制度,并具体分配了档案管理人员。但是,对档案管理工作的具体工作章程、具体负责内容、考核评价方式等管理细节上的内容缺乏统一、科学、规范化的管理准则。管理制度的不完善势必导致档案资料录用、搜集、开发利用等工作的效率偏低,档案资料的完整性与信息资料的整合度不足,档案管理工作的开展方式与时代科学技术的发展脱节,没有发挥档案管理工作在国家计生工作中的实际价值。此外,基层计划生育档案管理缺乏科学、严谨的绩效评价体系,部门基层单位甚至没有将档案管理纳入考核范围之内,这就造成档案管理部门纪律涣散,服务意识性不强,降低了档案管理工作的整体质量。
(三)重管轻用,档案开发利用率低,档案工作硬件投入不足
首先,由于档案系统长期形成的封闭或半封闭环境的影响,许多档案工作者仍停留在“重管轻用”的观念上,档案收集了、管理了,却忽视了最重要的信息资源的利用。档案信息的开发和利用方式单一,形式陈旧,档案室设备、技术条件落后,也造成了很多不必要的损失。其次,档案现代化管理水平不高。有些计生档案管理不符合档案保管的标准,档案管理设备陈旧,管理技术落后,虽然近年来随着科学技术的进步,计算机及网络技术在计生管理中被广泛运用,而运用计算机及网络技术管理档案的较少,基本还停留在手工收集、检索,信息量小,不利于档案的收集利用和开发。
(四)档案管理人员素质参差不齐
目前从事计生档案管理的人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐,表现为人员配备随意,流动性大,档案管理人员多是从行政、工会等部门转岗过来,而档案专业出身的人员较少,且存在着专业知识老化,知识面较窄,知识结构不合理,学历偏低,思想观念和管理水平相对滞后等问题,与时展的要求相差较大,难以适应新形势下的档案事业发展。另外,在行政人才培训中,对档案管理人员的素质提高没有纳入计划和要求,档案管理人员平时进修学习的机会不够,缺乏系统的档案知识培训,许多档案管理人员的管理水平停留在经验上,思想观念和管理水平跟不上时代的发展要求,缺乏创新和活力。
二、基层计划生育档案管理实现现代化的具体对策
(一)提高档案管理意识
基层计划生育档案管理工作关系到国家发展战略,更密切的关系到人民的实际利益。因此,基层档案管理工作的科学性、准确性和完整性是管理工作的重点内容,档案所呈现的内容应客观、全面的放映地方实际计生情况。因此,这就要求管理人员必须具有科学、严谨、服务国家、服务于民的管理意识。此外,还必须要求基层档案管理人员的法律意识,不能以位牟利,应以认真负责的工作态度来开展档案管理工作。要提高档案管理人员的思想意识水平,就要做好计划生育工作的宣传和教育培训工作,地方应建立人口计生宣传与教育专栏,包括基层宣传栏、广播、手册以及网上教育宣传平台的建立。采取现场教学、经验交流、法律知识宣传教育、网络在线教育、技能竞赛、业务能力评价等板块实际的提高档案管理人员和基层工作人员的思想意识和业务操作能力,使基层计划生育部门更好地服务于国家、服务于人民。
(二)理顺关系,健全制度,拓展档案的归档范围
建立并健全科学、现代化的基层计划生育档案管理体系,以规范化、法制化的管理理念来做好档案管理工作。随着现代科学技术水平的不断提高,基层档案管理工作应与时俱进,创新档案管理措施,更新管理手段,将先进的科学技术和管理手段融入现代管理体系之中。同时,要结合我国计划生育管理战略规划的实际部署,适应的拓展档案的归档范围,加强相关内容的收集与考证是基层档案管理工作的新内容。
(三)实现管理技能的现代化
基层计划生育档案管理实现数字化、现代化、网络化将是发展的新趋势。基层计划生育档案管理采用现代的计算机软件管理系统、信息共享技术、网络平台交互系统势必成为其发展的新方向,从而档案管理的无纸化、数字化、高效化运行。这就要求基层档案管理工作人员必须掌握计算机操作技术、信息处理技术和网络平台信息和业务操作技术,努力使自己成为具备掌握计生档案管理专业技能和计算机信息网络技术的复合型人才。基层计生部分应做好对工作人员的计算机技能培训工作,全面提高档案管理人员的现代管理技能和水平。
(四)加强档案信息化管理
现代计算机网络信息技术的发展,为基层计划生育档案管理实现信息化提供了可能。建立基层计划生育档案数据库系统,规范计生人口的电子数据档案,其中所包含的信息数据应有育龄妇女姓名、年龄、照片、家庭情况等,以此为基础实现档案录入、归档、分类等工作的规范化、信息化。构建基层计划生育网络平台,搭建与地方人员进行信息沟通与交流的窗口,在加强计划生育工作宣传的同时,为人们提供更便利的信息服务,实现部分档案信息的共享。
(作者单位为湖北省枣阳市熊集镇计划生育服务中心)
参考文献
[1] 王明芳.浅谈计划生育技术服务站档案管理的信息化[J].中国外资,2012(18).
档案人员个人工作计划范文第6篇
[关键词]人口;计划生育;档案管理;对策
随着人口和计划生育工作加快向法制化、规范化、制度化发展,对人口计生档案管理工作也提出了更高、更严、更新的要求。探索新形势下人口和计生档案管理工作的新思路、新方法、新途径,进一步提高人口和计生档案管理水平,对更好地开展新时期人口和计生工作,促进经济社会又好又快发展有着多方面的积极作用。
一、必须进一步提高对人口与计划生育档案工作重要性的认识
人口计生档案是人口计划生育工作过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种文字、图表、音像等不同形式的真实历史记录,是制定人口与计划生育政策的重要资料记录,是搞好人口和计划生育工作的基础。要提高人口与计生档案管理水平,就必须对人口计生档案的作用有一个充分的认识,只有认识到位了,思想重视了,才能把档案工作搞好。
1.人口计生档案可为领导决策提供依据
人口计生档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。在工作中,分析、处理这些数据,其结果可用于统筹计划,明确工作重点,量化人口计划生育工作目标,可为人口计划生育决策提供依据。
2.人口计生档案可为育龄妇女提供优质服务
利用人口计生档案资料,通过从计算机中提取《育龄妇女基础信息一览表》和申请领取《生育证》资料,可成为对育龄妇女提供服务的依据。
3.人口计生档案可为流动人口提供优质服务
有效利用人口计生档案,掌握流动人口动向,及时了解流动人口的婚育信息,可以满足流动人口计划生育与生殖健康工作的需求。利用流动人口档案建立流动人口计划生育信息交换平台,互通信息,既可引导流动人口及时落实避孕节育措施,促进社会抚养费两地配合征收,又可防止两地因为“时空差”出现工作疏漏,如发错证、重复发证等。
4.人口计生档案可利用群众需求信息档案,促使计划生育工作方法进一步改进
让群众提出自己在计划生育、避孕节育、生殖保健、优生优育、政策法规等方面的疑问、意见及建议,通过信息采集记录簿收集整理,形成群众需求信息档案。人口计划生育部门根据群众的这些需求,不断改进工作方式、方法,为群众提供更加优质的服务,解决群众的实际困难,不断提高群众的满意度。
5.人口计生档案可保证计划生育执法的严肃性
《中华人民共和国人口与计划生育法》《流动人口计划生育工作管理办法》《计划生育技术服务管理条例》《社会抚养费征收管理办法》等法律法规的相继实施,使人口计划生育行政部门承担的监督执法任务越来越重。《行政诉讼法》《行政处罚法》《行政许可证》的实施,提高了群众的维权意识,这对人口计划生育监督执法人员提出了更高的要求,利用人口计划生育档案的真实信息,为计划生育执法的严肃性打下了基础。
6.人口计生档案可为人口计划生育工作政务公开和民主管理服务
目前中央对人口计划生育工作总的要求是既要控制人口增长,又要密切党群、干群关系,让人民群众满意。为此,要定期搞好人口计划生育政务公开,以公开促公正,求公论,树形象,维护群众合法权益,促进他们自觉实行计划生育,推进计划生育民主管理和民主监督。利用人口计生档案提供的育龄妇女信息、流动人口信息等及时进行人口计划生育政务公开,提高人口计划生育工作的透明度,赋予群众对人口计划生育工作参与权、知情权、监督权,防止和杜绝不公平、不公正的现象发生。
7.人口计生档案可为农民致富奔小康服务
利用人口计生档案信息,开辟“现行文件公共阅览室”和“非保密文件自由借阅”等服务,使农民能够及时了解和掌握党和国家有关人口与计划生育政策、科技信息,帮助农民致富奔小康。特别是帮助困难计划生育家庭发展生产,提高生活水平,利用人口计生档案信息,为他们传递国家对独生子女户、双女户家庭的优先优惠政策、奖励扶助政策,如农业部门优先向贫困女孩家庭提供高产优质优良品种,推广先进技术;金融部门对符合贷款原则和贷款政策的贫困女孩家庭优先发放小额贷款等一些优惠政策,让他们充分利用这些优惠政策脱贫致富。
只有对人口计生档案的作用在思想上真正认识到位了,在工作上给予足够重视了,采取了有力的措施,才能为提高人口计生档案管理水平打下良好基础。
二、认真分析和解决人口和计生档案管理工作中存在的问题
1.存在认识上的偏差
在实际工作中,有许多同志包括个别领导干部仍然没有认识到档案管理的重要性:认为计生档案无实际意义,档案与计划生育工作无直接关系,只要职工不发生计划外生育就行了,档案管不管无所谓;加上计生档案管理人员思想松懈,工作敷衍了事,致使档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。
2.内容存在弄虚作假情况
由于实行计划生育“一票否决”,少数单位在计生档案中将单位内部用临时工的情况隐瞒不报,停薪留职和下岗人员生育节育情况没有管理,出现漏管漏挡、报喜不报忧的现象。极个别单位有造假资料、假文件、假证明现象,损坏了档案资料的真实性。
3.监督检查流于形式
检查组“走马观花”似的检查不能认真解决档案存在的问题,检查过后人员思想松弛,易造成档案管理的停滞不前。
4.人员素质偏低
大部分单位计生档案管理人员多是由老、弱、病的女同志承担,文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍,工作上被动的多、主动的少,影响档案管理水平的提高。
5.人员不固定
计划生育干部多为兼职,在单位内部没有相应职务、职称,人员变动大,频繁的人事调动使得档案交接不完全、清理不彻底。造成档案资料的散失,影响档案的完整统一。
6.管理制度不健全,手段落后
对建立计生档案没有统一要求,处于放任自流状态,不能按照档案的立卷原则规范计划生育材料的收集,归档全部用手工操作,管理水平亟待提高。
7.档案立卷不规范
目前计生档案管理大多是室藏内容庞杂,案卷数量繁多,时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中,计生档案管理仅以保管为目的,以案卷不丢失为原则;再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同,整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面:一是档号不规范,没有目录号,一卷多册现象较多;二是案卷标题不规范,有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素,甚至没有案卷标题等现象较为普遍;三是部分特殊案卷缺少卷内目录,以至于有部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用;四是组卷混乱现象比较多,如有按时间组卷的,也有按职能部门管辖权限组卷的,还有按文种组卷的;五是案卷厚薄不一,有的一两页纸一文一卷,有的五六百页纸一类一卷;六是保管不统一,分散在各部门科室现象较严重。
只有认真研究和解决好这些问题,才能把计生档案工作提高到一个新的水平。
三、认真抓好人口和计生档案的规范化、标准化和管理现代化建设
1.实行标准化、规范化的工作程序和方法,提高计生档案管理基础工作水平
(1)要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法,即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
(2)要全面普查案卷,去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的计生档案由于多年来未作全面的清查,加之划分保管期限不准,不可避免地存在许多重复或无查考价值的文件,所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
(3)要重新组合案卷,实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。
(4)要统一分类号,保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性,在分类过程中,首先根据《中国档案分类法》进行分类,再因事制宜制定出一些具体细则。
(5)要规范题名,保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率,而题名准确才能保证查索的查准率。但仅保证查全率还是不行的,还必须保证查准率。因此在著录时要统一规范题名。
2.加快数据准备,推进计生档案现代化管理进程
在档案现代化管理工作的各个环节中,计算机数据的准备工作是一个大工程,尤其是对于那些时间较长的计生档案来讲,由于室藏案卷多,著录工作不仅量大而且复杂,如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法,会使计算机因数据准备不足而无法使用,甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作多、快、好兼而有之的效果。
(1)分轻重缓急,循序渐进。计生档案管理的一个重要目的就是要使档案为计划生育工作所用,而实现计算机管理档案的目的是为了提高计生档案的利用率。在推进计算机管理的过程中应先根据各案卷重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案进行排队,将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进行优先加工这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
(2)分级次著录,省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录,即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录;对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录;而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征,而且也可以减少著录条目和录入条目,既节约了时间、人力与财力,又提高了效率。
(3)分门另类,充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引,而对那些特殊形式的档案如“病历档案”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入,然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节,大大地提高著录速度。
(4)用关键词替代主题词,简化查找时间。主题词存在着查找烦琐、效率较低的弊端,怎样取其利避其弊,可以采取以关键词替代主题词的做法,即从题名或文件主题中用靠思维归纳出揭示主题内容的词汇——关键词进行标识,待录入计算机后,利用计算机批量处理的功能进行处理。
四、提高档案管理人员素质,提高档案管理水平
档案工作者掌握知识和技能的水平,直接影响到档案工作水平,必须做好档案人员的素质培养工作,努力提高档案的水平。
1.重视高素质复合型人才的培养
信息时代档案工作的特点要求档案人员应该是既善于档案管理,又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构,掌握现代信息技术的高素质“通才”。为此,档案人员的素质培养工作应该着重提高档案人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力,在提高全面素质上下功夫。
2.重视档案人员的在职培训
提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育。因此要积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班,提高档案人员的知识结构和整体水平,并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。在实施教育培训时,要采取多形式、多层次的办学模式,突出针对性和实用性,在培训内容上做好需求调研,将培训内容与实际工作相结合,针对不同岗位人员的工作职责和素质要求,制定相应的培训方案,加大计算机知识的比例,强化与图书馆学、情报学等相关学科的联系,重视网络知识的运用,并适当设立档案专业的课时,传授档案的新知识、新技术、新技能,使档案人员及时了解档案界的研究动念、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用,进一步拓展学习领域,更新知识结构。
3.积极支持、鼓励档案人员不断学习,注重知识积累
很多档案人员虽然已认识到提高自身素质的必要性,但往往过于倚重各类培训而忽视自身的学习和积累。事实上,自学也是提高素质的重要途径。档案人员应积极主动学习信息技术、现代管理等相关知识,掌握和提高应用计算机、网络技术的能力,注重学习过程中的积累与探索,把理论与实践有机结合起来。各级档案部门要为档案人员提高自身素质营造支持的工作环境,为他们学习、使用新技术创造条件,并积极引进竞争机制,注入拼搏活力,使大家通过竞争,增强危机感和使命感,激发档案人员充分发挥才能和特长,营造创优争先的良好氛围。
4.合理调配人才,优化人才结构
将不同专业、学历、年龄、职称的档案人员进行科学整合,充分发挥各类人才的整体优势,形成合理的人才结构。由此可以使不同层次的档案人员互相配合、互相影响,以利于整体效能的发挥。
档案人员个人工作计划范文第7篇
1.1计划生育档案能够为医院决策提供参考依据
医院计划生育档案是很多关于人口计划生育统计数字的重要资料来源,通过对计划生育档案中数据的统计与分析,不仅能够为医院管理者的科学决策提供依据。同时还可以使统计得出的结果用于医院计划生育工作,使之明确工作重点,有计划、有步骤地落实计划生育政策,更好地完成对人口控制的目标,为人口计生决策提供可靠依据,有助于社会主义和谐社会的构建。
1.2计划生育档案能够为育龄女性提供更加优质的服务
利用计划生育档案能够为育龄女性提供更加优质的服务,使医院不断改进计划生育工作方法,不断满足广大育龄妇女的需求。医院计划生育档案可以对流动人口的婚姻以及生育情况进行初步了解,建立流动人口计划生育档案,能够满足流动人口对计划生育及生殖健康的需求,使他们能够在医院的指导下落实避孕节育措施,避免出现超生现象。
2.当前医院计划生育档案管理存在问题
2.1计划生育档案管理工作意识淡薄,管理人员素质有待提高
在实际工作中,院方领导并未对计划生育档案管理工作给予高度重视,没有意识到加强计划生育的重要性。对于档案的管理不能做到严格要求,对于单位内部聘用的临时工、停薪留职以及下岗人员的生育节育出现漏管的情况,个别单位报喜不报忧现象严重,出现造假资料、证明,大大降低了计划生育档案的真实性。计划生育档案管理工作人员存在思想涣散、工作不严谨,导致一些计生资料收集不全,计生资料系统性、全面性较差。当前计划生育档案管理信息化建设进一步加强,而基层档案管理人员对于信息化软件的操作使用不熟练。信息化管理经验不足,管理经验与理念跟不上新时期计划生育档案管理工作的要求。很多档案管理人员的管理理念和管理水平仍停留在传统层面上,管理工作缺乏灵活性与创新力。有一些计划生育档案管理人员流动性强,多为兼职,人员不固定,在单位内部没有相应的职务,这部分人员往往文化素质不高,缺乏系统完备的档案管理知识,这也造成了档案资料出现流失,影响了计划生育档案的完整性。
2.2计划生育档案管理方法落后,管理制度有待完善
没有制定严格的档案管理规章制度,没有添置必要的档案保管设备,档案室存在一房多用,档案资料污损、丢失现象较为严重。由于计划生育档案资料案卷数量繁多,在基层对于计划生育档案的管理并没有统一的要求,计生资料的收集并没有按照档案的立卷原则规范来进行,如组卷混乱现象较严重,档案号不规范,出现一卷多册现象等。档案的收集、整理、编目等多数仍是采用手工管理模式,管理人员缺乏专业的档案知识,工作积极性不够,管理模式陈旧、缺乏创新力,现代化管理手段还没有完全地应用于计划生育档案管理中,制约了计生档案资料管理水平的提高。
2.3资金投入不足,计生档案信息化建设有待加强
近年来,随着信息技术与互联网的发展,档案管理信息化建设进一步推进。医院计划生育档案管理工作要跟上时代的步伐,符合人们对于计生与生殖健康的要求,就必须推进计划生育档案的信息化建设。而这就要增加相应的硬件设备,但是由于领导层未对计生档案的管理给予足够的重视,对于计生档案的经费投入很有限,这些有限的经费显然不能满足信息化建设的需要。信息化建设的受限,使得提供服务及资源共享方面范围狭窄,服务层次较低。同时,在计划生育档案信息化建设中由于缺乏专业技术指导,也出现了一系列新的问题,这也在一定程度上制约了医院计划生育档案信息化建设的推进。
3.加强医院计划生育档案管理措施
3.1提高计生档案意识,加大计生档案管理经费投入力度
计划生育档案能够有效促使计划生育政策的贯彻落实,随着医院档案管理向科学化、现代化的发展,计生档案管理已成为医院档案管理工作的重要内容。各级医院领导要提高加强计生档案管理的意识,将加强计生档案管理工作纳入重要议事日程,确保档案管理事业与医院业务同步发展。要通过多种方式,加大档案管理重要性的宣传,提高全院职工档案管理的认识,使其意识到做好计划生育档案管理所带来的经济效益和社会效益。不断普及档案管理相关法律法规,使领导层加大对计划生育档案管理的经费投入,推进计生档案管理信息化建设,加强在职档案管理人员的业务素质培训,不断提高档案管理人员的业务水平,确保在人力、财力等方面给予档案管理全面支持与保障,促使医院计划生育档案管理事业不断发展。
3.2计生档案管理人员要更新观念,加强自身素质建设
计划生育档案管理人员的素质直接影响着档案管理工作的质量,因此计生档案管理人员应不断更新理念,加强自身业务素质的全面提升至关重要。近年来,随着信息技术的不断发展,档案信息化已经成为一种趋势,人们对档案信息的利用需求增大,这就对档案管理人员的素质提出了更高的要求。档案管理人员不仅需要妥善保管好档案资料,而且还要具备熟练的计算机操作技术,不仅要掌握扎实的档案管理基础知识,还要具备现代管理理念与管理技术,掌握一定的计算机知识,具备一定的信息处理能力。同时档案管理人员还要具备一定的创新精神和创新能力,要敢于打破传统管理模式的束缚,在计划生育档案管理工作中有所创新。医院要做好对档案管理人员的业务培训与技术学习工作,不断优化人才结构,更新知识体系,档案管理工作人员的整体素质提升必将给计生档案管理工作带来新的发展思路。
3.3建立健全医院计生档案管理制度,不断提高档案管理水平
档案人员个人工作计划范文第8篇
【关键词】计划生育 档案 管理
计划生育档案担负着记载我国计划生育事业发展历程的重任。根据我国国情,于1981年我国专门成立计划生育机构后,具有中国特色的计划生育事业日新月异,蓬勃发展,机制不断完善,体制不断健全,广大人民群众的婚育观念也有了翻天覆地的变化。随着社会的发展,人们的生育意识和自我保护意识以及法律维权意识不断增强,计生档案正在成为各块工作的重要凭证和法律依据,因此,加强档案管理尤为重要。为此,笔者从自身经验出发,谈谈几点体会:
一、档案工作者首先要实现新的角色定位
在档案的手工管理时代,档案工作者主要充当着档案保管员的角色,负责对档案的保护、整理与提供访问文件的作用。但在,在当前的档案信息化条件下,档案工作者必须尽快进行新的角色定位,努力提高自身素养,以适应新的工作环境。只有这样,才能向社会提供高素质的档案信息与知识服务的文件。
二、加强宣传力度,提高档案意识
在实际工作中,有许多同志包括个别领导干部认为计生档案无实际意义,档案与计划生育工作无直接关系,只要职工不发生计划外生育就行了,档案管不管无所谓,因此工作敷衍了事,致使档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。
人口计划生育档案能够有效地促进计划生育工作的进行,计生档案管理也是党和国家事业发展一个不可缺少的环节。计生干部特别是乡镇地区领导干部缺乏这样的认识。因此,要采取多种形式,通过开展广泛持久的档案管理法规的宣传教育,让《档案法》等法律法规不断普及,全面提高各级计生干部特别是乡镇领导干部的思想认识和档案法治意识,增强对计生档案管理工作重要性的认识,不断完善档案工作者的业务水平,依法把计生档案管理工作列入社会主义新农村建设发展规划,列入党委政府的重要议事日程,在人力、物力和财力等方面给予全面的支持和保障。
三、进一步加强对人口和计生档案工作的领导
人口计划生育部门领导要更新观念,充分认识人口计生档案在人口计划生育工作中的重要作用,把人口计生档案管理工作摆到与宣传教育、政策法规、科技服务、计划生育协会等人口计划生育业务工作同等重要的位置,纳入主要议事日程,给予必要的投人,解决所需经费,为档案工作改善环境创造良好的条件。各级人口计划生育部门档案管理人员要更新观念,从人口计划生育工作法制化、规范化、制度化的高度出发,做好人口计生档案管理工作。
四、利用计算机等现代化的手段,改人工管理为计算机管理
目前在全国范围内,计算机技术在计划生育信息管理方面的应用还不够广泛,现在大多仍在延用传统的纸张作数据传递的媒介,与当今的信息时代显得极不协调。工作人员在抄录数据、统计计算的过程中,难免出错,故很难提高速度和质量。另外传统报送报表过程中的辅助开支(路费或邮寄费、人工费)也较多。基于以上原因,我们可以根据实际情况,编制统一的计划生育档案管理软件,下发到各单位。下级单位(或基层单位),根据统一的格式,填写数据,然后通过网络,将数据传递到上级单位。这样做至少有以下优点:统计速度快。数据上报只需要几秒钟时间;数据准确。排除了在抄录数据过程中由于人为因素而出现的差错;节约成本,不用纸张,不用乘车送报表,不用花费很多的时间去填表、送表,只需点击鼠标,利用现代化计算机网络,十分方便地进行数据传递;不用手工统计计算,大大地减轻了计划生育工作人员的劳动强度。
要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法,即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
五、加强档案管理人员队伍建设
大部分单位计生档案管理人员多是由老、弱、病的女同志承担,文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍,影响档案管理水平的提高。为此,必须做好以下几点:
(一)重视高素质复合型人才的培养。信息时代档案工作的特点要求档案人员应该是既善于档案管理,又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构,掌握现代信息技术的高素质“通才”。为此,档案人员的素质培养工作应该着重提高档案人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力在提高全面素质上下功夫。
(二)重视档案人员的在职培训。要积极组织档案人员参加业务培训和技术学习班,提高档案人员的知识结构和整体水平,并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。在实施教育培训时,要采取多形式、多层次的办学模式,突出针对性和实用性,在培训内容上做好需求调研,将培训内容与实际工作相结合,针对不同岗位人员的工作职责和素质要求,制定相应的培训方案。
(三)合理调配人才。优化人才结构。将不同专业、学历、年龄、职称的档案人员进行科学整合,充分发挥各类人才的整体优势,形成合理的人才结构,并使不同层次的档案人员互相配合、互相影响,利于整体效能的发挥。
六、积极开展计划生育优质服务工作
计划生育不仅仅是控制人口的问题,它还有着丰富的内涵。主要包括:调解人口数量、提升人口质量、控制人口结构,为国家宏观经济政策服务和决策等等,因此计划生育工作是一项非常重要的工作,必须做好计划生育工作中的每一项。计划生育工作人员要加强服务意思,满足育龄人员的需求,使计划生育工作人性化,建立完善的育龄职工档案,及时了解和掌握育龄职工的意愿和情况,关心育龄妇女的生殖健康和身体状况。定期开展育龄妇女的健康检查工作、对患有妇科病的女职工要及时治疗、生活上给予关怀。定期开展计划生育知识讲座、开展有奖知识问答,提高职工积极参与意识。
总之,档案管理在计划生育工作中具有十分重要的意义和作用,我们应当重视此项工作,提高对档案管理重要性的认识,进一步加强档案管理。
参考文献:
[1]顾云霞.刍议计划生育档案管理[J].江海纵横,2004,(3).
档案人员个人工作计划范文第9篇
一、当前基层人口计生档案管理工作中存在的问题
1.存在认识上的偏差。在实际工作中,有许多同志包括个别领导干部认为计生档案无实际意义,档案与计划生育工作无直接关系,只要职工不发生计划外生育就行了,档案管不管无所谓,因此工作敷衍了事,致使档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。
2.内容存在弄虚作假情况。由于实行计划生育“一票否决”,少数单位在计生档案中将单位内部用临时工的情况隐瞒不报,停薪留职和下岗人员生育、节育情况没有管理,出现漏管漏档、报喜不报忧的现象。
3.监督检查流于形式。检查组“走马观花”式的检查不能真正解决档案存在的问题,检查过后人员思想松弛,易造成档案管理的停滞不前。
4.人员素质偏低。大部分单位计生档案管理人员多是由老、弱、病的女同志承担,文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍,影响档案管理水平的提高。
5.管理制度不健全,手段落后。对建立计生档案没有统一要求,处于放任自流状态,不能按照档案的立卷原则规范计划生育材料的收集,归档全部用手工操作,管理水平亟待提高。
二、提升计划生育档案管理的措施
随着我国计划生育工作的陆续开展,并取得了较多成果,计划生育档案管理工作的重要性也越来越得到行业内人士的认同和重视。随着新时期对计划生育档案管理要求的不断增高,探索新的档案管理手段和管理方式也成为当前急需解决的问题。
1.档案工作者的角色定位。在传统档案管理中,由于主要的管理方式是手动管理,因此档案管理人员相当于保管人员,对计划生育的档案起到保护和整理的作用。但是随着信息技术进入到档案管理工作中,档案管理人员也进行了重新的角色定位,以最快的速度提升个人知识水平,提升个人自身修养,努力适应新的档案管理工作对管理人员的挑战。只有这样,才能以更专业的管理方式、更贴近群众的管理态度为社会提供高质量的档案信息与资料,体现计划生育档案管理工作的实用性与科学性。
2.加强对档案管理的宣传。计划生育档案管理能够有效促进计划生育工作的进行,是党和国家事业发展的重要环节之一。作为计划生育的档案管理人员,应采用多种媒介对档案管理所涉及到的人员进行档案管理法律法?的宣传和教育,提升各地干部、工作人员对档案管理的认识,不断完善档案管理工作人员的专业知识和业务水平,普及工作人员对档案管理的思想认识,并将计划生育档案管理工作作为社会主义的发展规划,促使当地政府机关提供更多的资金、物质和人力支持,保障计划生育档案管理工作能够顺利进行和推广。
3.推进档案管理信息化的发展。随着信息技术在各行各业中的应用,档案管理工作人员应将信息技术引入当前的计划生育档案管理中,给档案管理模式和手段带来新的变革。在档案管理中,应建立档案网络化管理体系,实施计划生育档案的分级管理,并组建熟悉计算机技术、网络技术的小组,确保档案管理信息系统能够按照正常的方式运行,并对系统进行定期维护。
4.重视档案人员的在职培训。要积极组织档案人员参加业务培训和技术学习班,提高档案人员的知识结构和整体水平,并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。在实施教育培训时,要采取多形式、多层次的办学模式,突出针对性和用性,在培训内容上做好需求调研,将培训内容与实际工作相结合,针对不同岗位人员的工作职责和素质要求,制定相应的培训方案,加大计算机知识的比例,强化与图书馆学、情报学等相关学科的联系,重视网络知识的运用,并适当设立档案专业的课时,传授档案的新知识、新技术、新技能,使档案人员及时了解档案界的研究动念、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用,进一步拓展学习领域,更新知识结构。
5.合理调配人才,优化人才结构。将不同专业、学历、年龄、职称的档案人员进行科学整合,充分发挥各类人才的整体优势,形成合理的人才结构,并使不同层次的档案人员互相配合、互相影响,利于整体效能的发挥。
档案人员个人工作计划范文第10篇
一、必须进一步提高对人口与计划生育档案工作重要性的认识
人口计生档案是人口计划生育工作过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种文字、图表、音像等不同形式的真实历史记录,是制定人口与计划生育政策的重要资料记录,是搞好人口和计划生育工作的基础。要提高人口与计生档案管理水平,就必须对人口计生档案的作用有一个充分的认识,只有认识到位了,思想重视了,才能把档案工作搞好。
1.人口计生档案可为领导决策提供依据
人口计生档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。在工作中,分析、处理这些数据,其结果可用于统筹计划,明确工作重点,量化人口计划生育工作目标,可为人口计划生育决策提供依据。
2.人口计生档案可为育龄妇女提供优质服务
利用人口计生档案资料,通过从计算机中提取《育龄妇女基础信息一览表》和申请领取《生育证》资料,可成为对育龄妇女提供服务的依据。
3.人口计生档案可为流动人口提供优质服务
有效利用人口计生档案,掌握流动人口动向,及时了解流动人口的婚育信息,可以满足流动人口计划生育与生殖健康工作的需求。利用流动人口档案建立流动人口计划生育信息交换平台,互通信息,既可引导流动人口及时落实避孕节育措施,促进社会抚养费两地配合征收,又可防止两地因为“时空差”出现工作疏漏,如发错证、重复发证等。
4.人口计生档案可利用群众需求信息档案,促使计划生育工作方法进一步改进
让群众提出自己在计划生育、避孕节育、生殖保健、优生优育、政策法规等方面的疑问、意见及建议,通过信息采集记录簿收集整理,形成群众需求信息档案。人口计划生育部门根据群众的这些需求,不断改进工作方式、方法,为群众提供更加优质的服务,解决群众的实际困难,不断提高群众的满意度。
5.人口计生档案可保证计划生育执法的严肃性
《中华人民共和国人口与计划生育法》《流动人口计划生育工作管理办法》《计划生育技术服务管理条例》《社会抚养费征收管理办法》等法律法规的相继实施,使人口计划生育行政部门承担的监督执法任务越来越重。《行政诉讼法》《行政处罚法》《行政许可证》的实施,提高了群众的维权意识,这对人口计划生育监督执法人员提出了更高的要求,利用人口计划生育档案的真实信息,为计划生育执法的严肃性打下了基础。
6.人口计生档案可为人口计划生育工作政务公开和民主管理服务
目前中央对人口计划生育工作总的要求是既要控制人口增长,又要密切党群、干群关系,让人民群众满意。为此,要定期搞好人口计划生育政务公开,以公开促公正,求公论,树形象,维护群众合法权益,促进他们自觉实行计划生育,推进计划生育民主管理和民主监督。利用人口计生档案提供的育龄妇女信息、流动人口信息等及时进行人口计划生育政务公开,提高人口计划生育工作的透明度,赋予群众对人口计划生育工作参与权、知情权、监督权,防止和杜绝不公平、不公正的现象发生。
7.人口计生档案可为农民致富奔小康服务
利用人口计生档案信息,开辟“现行文件公共阅览室”和“非保密文件自由借阅”等服务,使农民能够及时了解和掌握党和国家有关人口与计划生育政策、科技信息,帮助农民致富奔小康。特别是帮助困难计划生育家庭发展生产,提高生活水平,利用人口计生档案信息,为他们传递国家对独生子女户、双女户家庭的优先优惠政策、奖励扶助政策,如农业部门优先向贫困女孩家庭提供高产优质优良品种,推广先进技术;金融部门对符合贷款原则和贷款政策的贫困女孩家庭优先发放小额贷款等一些优惠政策,让他们充分利用这些优惠政策脱贫致富。
只有对人口计生档案的作用在思想上真正认识到位了,在工作上给予足够重视了,采取了有力的措施,才能为提高人口计生档案管理水平打下良好基础。
二、认真分析和解决人口和计生档案管理工作中存在的问题
1.存在认识上的偏差
在实际工作中,有许多同志包括个别领导干部仍然没有认识到档案管理的重要性:认为计生档案无实际意义,档案与计划生育工作无直接关系,只要职工不发生计划外生育就行了,档案管不管无所谓;加上计生档案管理人员思想松懈,工作敷衍了事,致使档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。
2.内容存在弄虚作假情况
由于实行计划生育“一票否决”,少数单位在计生档案中将单位内部用临时工的情况隐瞒不报,停薪留职和下岗人员生育节育情况没有管理,出现漏管漏挡、报喜不报忧的现象。极个别单位有造假资料、假文件、假证明现象,损坏了档案资料的真实性。
3.监督检查流于形式
检查组“走马观花”似的检查不能认真解决档案存在的问题,检查过后人员思想松弛,易造成档案管理的停滞不前。
4.人员素质偏低
大部分单位计生档案管理人员多是由老、弱、病的女同志承担,文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍,工作上被动的多、主动的少,影响档案管理水平的提高。
5.人员不固定
计划生育干部多为兼职,在单位内部没有相应职务、职称,人员变动大,频繁的人事调动使得档案交接不完全、清理不彻底。造成档案资料的散失,影响档案的完整统一。
6.管理制度不健全,手段落后
对建立计生档案没有统一要求,处于放任自流状态,不能按照档案的立卷原则规范计划生育材料的收集,归档全部用手工操作,管理水平亟待提高。
7.档案立卷不规范
目前计生档案管理大多是室藏内容庞杂,案卷数量繁多,时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中,计生档案管理仅以保管为目的,以案卷不丢失为原则;再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同,整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面:一是档号不规范,没有目录号,一卷多册现象较多;二是案卷标题不规范,有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素,甚至没有案卷标题等现象较为普遍;三是部分特殊案卷缺少卷内目录,以至于有部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用;四是组卷混乱现象比较多,如有按时间组卷的,也有按职能部门管辖权限组卷的,还有按文种组卷的;五是案卷厚薄不一,有的一两页纸一文一卷,有的五六百页纸一类一卷;六是保管不统一,分散在各部门科室现象较严重。
只有认真研究和解决好这些问题,才能把计生档案工作提高到一个新的水平。
三、认真抓好人口和计生档案的规范化、标准化和管理现代化建设
1.实行标准化、规范化的工作程序和方法,提高计生档案管理基础工作水平
(1)要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法,即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。 (2)要全面普查案卷,去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的计生档案由于多年来未作全面的清查,加之划分保管期限不准,不可避免地存在许多重复或无查考价值的文件,所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
(3)要重新组合案卷,实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。
(4)要统一分类号,保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性,在分类过程中,首先根据《中国档案分类法》进行分类,再因事制宜制定出一些具体细则。
(5)要规范题名,保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率,而题名准确才能保证查索的查准率。但仅保证查全率还是不行的,还必须保证查准率。因此在著录时要统一规范题名。
2.加快数据准备,推进计生档案现代化管理进程
在档案现代化管理工作的各个环节中,计算机数据的准备工作是一个大工程,尤其是对于那些时间较长的计生档案来讲,由于室藏案卷多,著录工作不仅量大而且复杂,如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法,会使计算机因数据准备不足而无法使用,甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作多、快、好兼而有之的效果。
(1)分轻重缓急,循序渐进。计生档案管理的一个重要目的就是要使档案为计划生育工作所用,而实现计算机管理档案的目的是为了提高计生档案的利用率。在推进计算机管理的过程中应先根据各案卷重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案进行排队,将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进行优先加工这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
(2)分级次著录,省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录,即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录;对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录;而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征,而且也可以减少著录条目和录入条目,既节约了时间、人力与财力,又提高了效率。
(3)分门另类,充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引,而对那些特殊形式的档案如“病历档案”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入,然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节,大大地提高著录速度。
(4)用关键词替代主题词,简化查找时间。主题词存在着查找烦琐、效率较低的弊端,怎样取其利避其弊,可以采取以关键词替代主题词的做法,即从题名或文件主题中用靠思维归纳出揭示主题内容的词汇——关键词进行标识,待录入计算机后,利用计算机批量处理的功能进行处理。
四、提高档案管理人员素质,提高档案管理水平
档案工作者掌握知识和技能的水平,直接影响到档案工作水平,必须做好档案人员的素质培养工作,努力提高档案的水平。
1.重视高素质复合型人才的培养
信息时代档案工作的特点要求档案人员应该是既善于档案管理,又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构,掌握现代信息技术的高素质“通才”。为此,档案人员的素质培养工作应该着重提高档案人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力,在提高全面素质上下功夫。
2.重视档案人员的在职培训
提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育。因此要积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班,提高档案人员的知识结构和整体水平,并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。在实施教育培训时,要采取多形式、多层次的办学模式,突出针对性和实用性,在培训内容上做好需求调研,将培训内容与实际工作相结合,针对不同岗位人员的工作职责和素质要求,制定相应的培训方案,加大计算机知识的比例,强化与图书馆学、情报学等相关学科的联系,重视网络知识的运用,并适当设立档案专业的课时,传授档案的新知识、新技术、新技能,使档案人员及时了解档案界的研究动念、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用,进一步拓展学习领域,更新知识结构。
3.积极支持、鼓励档案人员不断学习,注重知识积累
很多档案人员虽然已认识到提高自身素质的必要性,但往往过于倚重各类培训而忽视自身的学习和积累。事实上,自学也是提高素质的重要途径。档案人员应积极主动学习信息技术、现代管理等相关知识,掌握和提高应用计算机、网络技术的能力,注重学习过程中的积累与探索,把理论与实践有机结合起来。各级档案部门要为档案人员提高自身素质营造支持的工作环境,为他们学习、使用新技术创造条件,并积极引进竞争机制,注入拼搏活力,使大家通过竞争,增强危机感和使命感,激发档案人员充分发挥才能和特长,营造创优争先的良好氛围。
4.合理调配人才,优化人才结构
将不同专业、学历、年龄、职称的档案人员进行科学整合,充分发挥各类人才的整体优势,形成合理的人才结构。由此可以使不同层次的档案人员互相配合、互相影响,以利于整体效能的发挥。
档案人员个人工作计划范文第11篇
【关键词】
人口;计划生育;档案
人口和计划生育档案是计划生育工作中形成的具有保存和查考利用价值的各种文字、表图、影像、声音等不同形式的真实历史记录,是制定当地人口与计划生育政策的重要资料,是过去人口和计划生育工作的积淀。要提高科学管理人口和计划生育工作档案的水平,就必须对人口和计划生育档案的作用有一个充分的认识,这是科学搞好档案工作的必要前提。
一、科学管理人口与计生档案的重要性
1.人口和计划生育档案可为政府决策提供准确的依据
人口和计划生育档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。在工作中,分析、处理这些数据,其结果可用于政府统筹计划,为政府决策提供人口数据,为发展区域经济明确工作重点,对科学统筹安排生产提供前瞻性的理论数据。
2.人口和计划生育档案可为育龄群众提供优质服务
利用人口和计划生育档案资料,通过从存储计算机中的《育龄妇女基础信息表》和《生育证》、《独生子女证》等资料,可为育龄群众提供相应技术服务的依据。
3.人口和计划生育档案可为流动人口提供优质服务
有效利用人口和计划生育档案,掌握流动人口动向,及时了解流动人口的婚育信息,可以满足流动人口计划生育与生殖健康工作的需求。利用流动人口档案通过人口宏观管理与决策信息系统的流动人口管理交换平台,互通信息,既可引导流动人口及时落实避孕节育措施,促进社会抚养费两地配合征收,又可防止两地因为“时空差”出现工作疏漏,如发错证、重复发证等等。
4.人口和计划生育档案可保证计划生育执法的准确性和严肃性
《中华人民共和国人口与计划生育法》、《流动人口计划生育工作管理办法》、《计划生育技术服务管理条例》、《社会抚养费征收管理办法》等法律法规的相继出台实施,使人口和计划生育行政部门承担的监督执法任务越来越重。《行政诉讼法》、《行政处罚法》、《行政许可证》的实施,提高了群众的维权意识,这对人口和计划生育监督执法人员提出了更高的要求,利用人口和计划生育档案的真实信息,为计划生育执法的准确性和严肃性打下了基础。
二、人口和计划生育档案工作现状
1.领导重视不够
在档案保管的全过程中,基层人口计生档案室的整理保管工作是基础,但这往往是工作的薄弱环节。一些领导不够重视基层的档案管理工作,因此,档案工作在基层人口计生工作中没有地位,根本提不到议事日程上来。比如,没有将档案保管工作是否达标列入各级人口计生的考核体系中;在人员配备上,只考虑是不是党员,但却不考虑其是否具有档案专业的背景;档案工作人员兼职多,专职少;基层档案室没有制定规范的档案管理制度等,从而导致工作人员对各类人口计生工作的档案管理只能是“随心所欲”,各行其是。
2.缺乏档案管理意识,档案保管条件差
目前,因基层档案保管工作基本没有开展或没有受到应有的重视,基层工作人员在档案业务素质、档案意识等方面,均与《档案法》的要求相差甚远。基层档案工作者大都缺乏档案保管技术的基本知识和业务能力,因此,档案管理工作较为杂乱无章。多数基层部门缺乏必要的档案保管条件,无论是库房建设,还是添置必要的档案保管设备,或是对档案库采取经常性的保护措施等,均存在不容忽视的隐患和问题。
三、抓好人口和计划生育档案的规范化、标准化和科学管理现代化建设
在人口和计划生育档案科学化管理工作的各个环节中,计算机应用是一个大工程,尤其是那些时间较长的计划生育档案,著录工作量大而且复杂,如果没有一整套现代化和科学化的工作程序与方法,会使计算机因数据准备不足而无法有效使用,甚至直接影响档案管理工作科学化的进展速度。因此,在著录时掌握以下重点才可以取得基本的“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1.全面普查案卷,去糟补漏,取精去陈重新组合案卷,实现案卷规范化。将那些组卷过厚、不规范和内容混杂的案卷进行重新装卷,尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起,去掉过期不符合的案卷。
2.统一归类,建立门户,搞好类别,保证计算机检索的显著优势。为了确保检索的完整性,在分类过程中,首先根据《中国档案分类法》进行分类、规范题名,档案的分类号保证了检索查全率,而题名准确才能保证查索的查准率。
3.分级次著录,省时省力。在著录过程中将案卷分层次进行著录,对人口报表等数据进行图表级著录;对影像、声音等资料进行影音采集刻盘分类保管;将反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录;对一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录;而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征,而且也可以减少著录条目和录入条目,既节约了时间、人力与财力,又提高了效率。
4.分门另类,对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引,而对那些特殊形式的档案如“病历档案”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入,然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节,大大地提高著录速度。
5.用关键词替代主题词,简化查找时间。主题词存在着查找烦琐、效率较低的弊端,可以采取以关键词替代主题词的做法,即从题名或文件主题中用靠思维归纳出揭示主题内容的词汇———关键词进行标识,待录入计算机后,利用计算机批量处理的功能进行处理。
6.提高档案管理人员素质,搞好科学管理档案水平。人口和计划生育档案管理工作者掌握知识和技能的水平,直接影响到档案工作,必须做好档案管理人员的素质培养工作,努力提高科学管理档案的水平。积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班,提高档案人员的知识结构和整体水平,并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力,是提高人员素质的根本途径。
参考文献:
档案人员个人工作计划范文第12篇
关键词:计划生育档案 信息化 问题 对策建议
中图分类号:G271 文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2011)08-287-01
信息化是人类社会通过广泛应用信息技术,更加充分有效地开发和利用信息资源,推动经济社会发展的过程。近几年来,信息技术与网络技术的迅猛发展,对世界政治、经济、军事、教育、科技和社会等各个领域产生了深刻的影响。信息时代引发了档案工作的变革,也激活了人口计生部门的档案管理工作,同时也对人口计生部门的档案信息化提出了新的更高的要求。面对新形势、新任务、新要求,笔者结合人口计生部门的工作实际,谈几点个人的看法。
一、计划生育档案信息化任重而道远
计划生育档案主要包括文书档案、计生档案(统计报表、计生证件申请办理以及技术服务的相关资料)、会计档案、科技档案(基建、设备等)、特殊载体档案(照片、音像等)等,基本上由文件、证明材料、原始记录、凭证、实物等构成。它具有量大、面广、进出频繁的特点。人口计生档案是各级领导科学决策的重要依据,是开展优质服务、提升群众满意率的主要依据。同时,为维护计划生育执法的严肃性,实现人口计划生育工作的政务公开,推进民主监督和民主管理具有重要的参考价值。因此,人口计生部门的档案管理工作是一项重要的基础性工作,实行档案管理的信息化是提升档案管理水平,服务人口计生工作的有效途径。
二、计划生育档案信息化存在的问题
自《机关档案工作条例》颁布实施以来,各级人口计生部门的档案管理工作在制度建设、内容规范和完整以及鉴别等方面都取得了突破性的进展,然而部分基层人口计生部门仍然存在一些带有普遍性且不容忽视的问题,主要体现在:
1.认识不到位,重视力度不够。信息时代给我们提出了一个新的课题,如何利用计算机技术,建立高效、便捷的档案信息系统,更好地服从服务于人口计生事业的发展。但是,一些基层计生部门负责人没有站在科学发展观的高度,认识新形势下的档案管理工作,仍片面地认为抓计生档案信息化是可做可不做的,思想上没有重视,档案意识淡薄,对上级要求的档案信息化建设存在应付心理;大部分单位由于编制、人员等原因没有专职的档案员,或者即使安排了档案员往往也是身兼数职,不能沉下心来做好档案工作;档案管理工作基本处于“说起来重要,做起来次要,忙起来不要”,造成基层计生档案管理工作陷于困境。
2.管理方式陈旧,工作效率低下。由于一些基层计生部门计算机管理应用水平较低,使得人口计生信息不能共享,查阅不方便。现阶段人口计生部门档案的提供、利用还是以实体档案为主,主要依靠人工归档;实体档案虽然利用范围广,适应性强,具有原始凭证的作用,但它利用效率低,工作量大,根本不能适应计划生育档案信息化建设的需求。
3.人员配备不足,整体素质不高。从目前人口计生部门档案管理人员的整体状况看,普遍存在学历层次、理论水平、专业素质较低等问题,与新时期计划生育信息化条件下档案工作的发展要求存在较大悬殊。一些基层档案管理人员信息化管理经验不足,管理观念不强;在人口计生部门人才培养中,重视技术服务专业人员素质及动手能力的提高和继续教育,对档案管理人员的素质提高和继续教育没有作要求,许多档案管理人员的管理水平仍停留在传统经验上,思想观念和管理水平跟不上时展,缺乏创新和活力。
4.资金严重不足,技术指导缺乏。计划生育档案要实现信息化管理,硬件设备投入需要一笔较大支出,而人口计生部门经费主要依靠财政拨款,经费来源中没有用于档案建设方面的专项资金。如调剂使用有限的办公经费,只能是杯水车薪,不能满足信息化工作需要。同时,档案信息化建设涉及很多新情况、新问题,有的内容专业性较强,究竟如何入手、怎样操作,缺少相关的业务指导,这已成为制约人口计生部门档案信息化工作上水平的主要瓶颈。
三、计划生育档案信息化的对策建议
针对人口计生部门档案信息化管理工作中存在的问题,结合计划生育档案信息化工作实际,要实现计划生育档案规范化管理,让“死档案”变成“活信息”,应从以下几个方面采取对策。
1.档案工作者首先要实现新的角色定位。在档案手工管理时代,档案工作者主要充当着档案保管员的角色,负责对档案的整理、保护与提供利用。但在目前档案信息化条件下,档案工作者必须尽快进行新的角色定位,努力提高素质,以适应全新的工作环境。只有这样,才能向社会提供高素质的档案信息与知识服务。
2.积极争取领导重视和支持,为档案信息化建设营造良好的发展环境。信息化工作能否开展,离不开领导的重视和支持。就人口计生部门而言,要将信息化建设纳入人口计生工作的整体规划,在制定办公自动化、信息化、区域网总体方案时,应把档案信息化列入其中;要将档案信息化建设的要求、分类、信息安全、公用信息资源管理、存档阅档等标准,明确细化,并抓好贯彻落实;要投入专项资金,落实档案信息化所需要的设备、场地和人员等。
3.统筹规划,突出重点,整体推进。计划生育档案信息化建设是一项系统工程,必须统筹规划,科学布局,这样才能防止重复建设。首先要根据《全国档案信息化建设实施纲要》提出的数字化建设的意见,搞好档案室和档案部门之间的有效合作,使之达到档案信息资源的最优配置;其次要加强档案管理业务基础建设,做到档案收集齐全,整理有序,鉴别准确,安全保密,推进档案数据库建设;第三要运用全员人口信息网络优势,做好文书档案、计生档案的入档工作,便于群众共享计划生育档案信息,扩大档案的开放利用,最大限度地满足利用者的需要。
4.建立档案网络化管理体系,实施计生档案的分级管理。在统一使用全省全员人口信息数据库的基础上,加强计算机网络建设,建成技术先进、功能完善、安全可靠的计划生育档案信息服务网络。根据档案信息的安全性和保密性,对各种信息资料的密级进行严格界定,按不同的用户、不同的数据和信息授予利用单位、利用部门和利用者不同的使用权限;利用者在被授予权限后拥有查看权,获得相关信息,从而实现基层人口计生系统内部和上级主管部门之间的档案信息资源共享,既方便了利用者,提高了计划生育档案利用工作的效率和质量,又实现了计划生育档案的信息化管理。
总之,在网络技术和社会经济不断发展的今天,人口计生部门应以社会信息化为依托,运用现代先进信息技术,不断解放思想、实事求是,与时俱进、开拓创新、更新理念、整合资源,争取早日实现较完整意义上的全面的计划生育档案工作信息化、现代化和资源共享,使计划生育档案工作更好地服务工作,服务群众、服务社会,从而推进人口计生部门档案工作的健康、顺利发展。
档案人员个人工作计划范文第13篇
(鄄城县人口计生局,山东 鄄城 274600)
1 提高对人口与计划生育档案工作重要性的认识
1.1 人口计生档案可为领导决策提供依据
人口计生档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。在工作中,分析、处理这些数据,其结果可用于统筹计划,明确工作重点,量化人口计划生育工作目标,可为人口计划生育决策提供依据。
1.2 人口计生档案可为育龄妇女提供优质服务
利用人口计生档案资料,通过从计算机中提取《育龄妇女基础信息》和申请领取《生育证》资料,可成为对育龄妇女提供服务的依据。
1.3 人口计生档案可为流动人口提供优质服务
有效利用人口计生档案,掌握流动人口动向,及时了解流动人口的婚育信息,可以满足流动人口计划生育与生殖健康工作的需求。利用流动人口档案建立流动人口计划生育信息交换平台,互通信息,即可引导流动人口及时落实避孕节育措施,促进社会抚养费两地配合征收,又可防止两地因为“时空差”出现工作疏漏,如发错证、重复发证等。
1.4 人口计生档案可利用群众需求信息档案,促使计划生育工作方法进一步改进
让群众提出自己在计划生育、避孕节育、生殖保健、优生优育、政策法规等方面的疑问、意见及建议,通过信息采集记录薄收集整理,形成群众需求信息档案。
1.5 人口计生档案可保证计划生育执法的严肃性
《中华人民共和国人口与计划生育法》、《流动人口计划生育工作管理办法》、《计划生育技术服务管理条例》、《社会抚养费征收管理办法》等法律法规相继实施,使人口计划生育行政部门承担的监督执法任务越来越重。《行政诉讼法》、《行政处罚法》、《行政许可证》的实施,提高了群众的维权意识,这对人口计划生育监督着法人员提出了更高的要求,利用人口计划生育档案的真实信息,为计划生育执法的严肃性打下基础。
2 认真分析和解决人口和计生档案管理工作中存在的问题
2.1 存在认识上的偏差
在实际工作中,有许多同志认为计生档案无实际意义,档案和计划生育工作无直接关系,只要职工不发生计划外生育就行了,档案管不管无所谓。
2.2 内容存在弄虚作假情况
由于实行计划生育“一票否决”,少数单位在计生档案中将单位内部用临时工的情况隐瞒不报,停薪留职和下岗人员生育节育情况没有管理,出现漏管漏档、报喜不报忧的现象。极个别单位有造假资料、假文件、假证明现象,损坏了档案资料的真实性。
2.3 监督检查流于形式
检查组“走马观花”似的检查不能认真解决档案存在的问题,检查过后人员思想松弛,易造成档案管理的停滞不前。
2.4 人员素质偏低且不固定
大部分单位计生档案管理人员档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍,影响了档案管理水平的提高。计划生育干部多为兼职,在单位内部没有相应职务、职称,人员变动大,频繁的人事调动使得档案交接不完全、清理不彻底。造成档案资料的散失,影响档案的完整统一。
2.5 管理制度不健全,手段落后
对建立计生档案没有统一要求,处于放任自流状态,不能按照档案的立卷原则规范计划生育材料的收集,归档全部用手工操作,管理水平亟待提高。档案立卷不规范,计生档案管理仅以保存为目的,以案卷不丢失为原则;再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同,整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。
3 认真抓好人口和计生档案的规范化、标准化和管理现代化建设
3.1 实行标准化、规范化的工作程序和方法,提高计生档案管理基础工作水平
(1)要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法,即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
(2)要全面普查案卷,去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的计生档案由于多年来未作全面的清查,加之划分保管期限不准,不可避免地存在许多重复或无查考价值的文件,所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
(3)要重新组合案卷,实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷、重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。
(4)要统一分类号,保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性,在分类过程中,首先根据《中国档案分类法》进行分类,在因事制宜制定出一些具体细则。
(5)要规范题名,保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率,而题名准确才能保证查索的查准率。但仅保证查全率还是不行的,还必须保证查准率。因此在著录时要统一规范题名。
3.2 加快数据准备,推进计生档案现代化管理进程
(1)分轻重缓急,循序渐进。在推进计算机管理的过程中应先根据各案卷重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案进行排队,将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进行优先加工整理。
(2)分级次著录,省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录,即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录;对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合机著录;而对那些重要文件或反映庞杂的文件则进行文件级著录。
(3)分门另类,充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引,而对那些特殊形式的档案如“病历档案”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入,然后用计算机统一给出分类号。
(4)用
关键词 替代主题词,简化查找时间。主题词存在着查找烦琐、效率较低的弊端,怎样取其利弊其弊,可以采取以
关键词 替代主题词的做法,即从题名或文件题目中用靠思维归纳出揭示主题内容的词汇—
关键词 进行标识,待录入计算机后,利用计算机批量处理的功能进行处理。
4 提高档案管理人员素质,提高档案管理水平
4.1 重视高素质复合型人才的培养
信息时代档案工作的特点要求档案人员应该既善于档案管理,又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构,掌握现代信息技术的高素质“通才”。
4.2 重视档案人员的在职培训
提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育。因此要积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班,提高档案人员的知识结构和整体水平,并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。
4.3 积极支持、鼓励档案人员不断学习,注重知识积累
很多档案人员随人已认识到提高自身素质的必要性,但往往过于倚重各类培训而忽视自身的学习和积累。事实上,自学也是提高素质的重要途径。档案人员应积极主动学习信息技术、现代管理等相关知识,掌握和提高应用计算机、网络技术的能力,注重学习过程中的积累与探索,把理论与实践有机结合起来。
4.4 合理调配人才,优化人才结构
档案人员个人工作计划范文第14篇
关键词:计划生育;档案管理;信息化;真实性
中图分类号:G271
一、加强对计划生育档案管理工作重要性的认识
1.1为流动人口提供优质的服务
通过具有针对性和有效性地管理计划生育档案,可以帮助政府及时掌握人口的流动数量和流动去向,也有助于流动人口的婚育掌握情况。建立高效的计划生育档案管理系统,能为计划生育的信息交流与共享提高平台,也能保证信息的正常交流。所以,加强计划生育档案管理工作至关重要[1]。
1.2计划生育档案可以为领导决策提供依据
在计划生育决策中,领导首先就需要对历史的资料进行分析,再结合当前的具体情况,制定出可行的解决方法,以便确定以后工作的重点,确保计划生育工作的顺利实施。这要求较好的计划生育档案管理作为基础,否则,会直接影响到领导决策的制定。
1.3计划生育档案使工作人员与群众信息互通
为了提高群众的满意度和计划生育工作的效率,需要计划生育工作人员与群众进行交流,只有通过人民群众的意见,计划生育工作人员才能为群众提供优质的计生服务。计划生育工作人员可以采取的措施如下:通过采集和记录信息,收集整理,然后将群众关心的计划生育、优惠政策、生育措施、生育指标、政策法规等方面的意见和问题进行归纳,整理成档案并做好管理工作[1]。
1.4计划生育档案可保证计划生育执法的严肃性
计划生育档案的真实性为计划生育执法的严肃性打下坚实的基础。根据《中华人民共和国人口与计划生育法》、《流动人口计划生育工作管理办法》和《计划生育技术服务管理条例》等法律法规的相继实施,要求人口计划生育行政部门的监督执法任务越来越重。因此,具有针对性和有效性的计划生育档案管理能提高执法人员的效率而显得非常重要[1]。
1.5计划生育档案为民主管理服务
要搞好人口计划生育政务公开化,树立公开、公正的形象,维护群众合法的权益,促进人民群众自觉地实行计划生育,推进计划生育民主管理和民主监督。计划生育档案管理能提高人口计划生育工作的透明度,能赋予人民群众对计划生育工作的参与权、知情权和监督权,能防止和杜绝不公平的现象发生。因此,计划生育档案管理在实现民主管理中发挥了及其重要的作用[1]。
二、当前计划生育档案管理工作中存在的问题
2.1管理工作人员档案管理意识较差
在实际档案管理工作中,工作人员认为计划生育档案管理无关紧要。管理人员思想松懈,工作态度不认真,导致档案资料缺失甚至丢失等。在很多单位,计划生育工作中文件、资料和证明等造假的行为屡见不鲜。这严重破坏了档案资料的真实性和有效性,并给计划生育人口统计者带来了很多麻烦[2]。
2.2管理手段传统落后
在很多单位,计划生育档案管理还是采用以前传统的以手工为主的纸质模式,在工作中很少使用计算机等先进技术,管理手段跟不上时代的发展,这严重影响了计划生育档案管理工作的效率。
2.3计划生育档案管理人员素质不高
计划生育档案管理人员在学历、知识、技能和素质等方面普遍都存在问题,他们既没有管理经验,又没有较高的专业技术水平和良好的管理理念。并且在其工作后,在专业人才培养过程中,对工作人员的素质和能力两方面的培养液不重视。这直接导致了计划生育档案管理理念和模式与时代脱节[2]。
2.4监督检查不严
造成计划生育档案管理停滞不前的主要原因是检查监督“走马观花”似的检查形式。这就会直接导致检查过后工作人员的思想松弛,更加不认真去解决档案管理中存在的问题[2]。
2.5管理制度不健全,工作效率低
在很多单位里面,对计划生育档案管理都没形成统一的要求,管理方式随意放任,不能档案管理的基本原则规范计划生育资料的收集,造成档案信息不完整,更不能归档成为有用的资料。当政府部门需要计划生育资料来做出决策时,往往因为档案管理中某些内容的缺失,给计划生育工作造成了极大的障碍[3]。
2.6缺乏资金导致的技术匮乏
新时代是信息化时代,管理模式一定会着信息化的管理模式发展。因此,以大量的资金作为支撑,为计划生育档案管理配备先进的硬件设备很有必要。而且,即使有了先进的设备,在档案信息化建设过程中也会出现很多新的问题,例如:信息化专业高的设备如何使用、操作和维护等,这些问题将成为计划生育档案管理信息化过程中的非常重要的问题[3]。
三、提高计划生育档案管理的方法
3.1提高计划生育档案管理人员对档案重要性的认识
使计划生育档案管理认识到计划生育档案的重要性,可以不定期地做有关计划生育档案管理工作重要性的宣传工作。最好是让每个工作者都能参与到档案形成的整个过程中,让他们对计划生育档案工作有更加深入、更加全面的了解[4]
3.2实行标准化、规范化的工作程序
实行规范化、标准化的工作程序,促进计划生育管理效率,要求计划生育档案的收集、整理、归纳、鉴定、录入和保管等全过程,都要严格按照标准的档案管理的方法和工作程序进行。具体包括一下四点:第一,要全面普查档案,提取精华部分;第二,要重新组合档案,现实档案的规范化管理;第三,要统一分类,提高检查的效率;第四,要规范提名,保证检查的准确性[2]。
3.3提高计划生育档案管理人员的素质
要提高计划生育档案管理的水平,高素质人才的应用是关键。计划生育档案管理人员必须要掌握档案管理的工作理论基础和技术技巧,这会直接影响到档案管理工作的整体水平。所以,要重视高素质人才的培养,特别是在以信息管理为主要管理方式的时代,档案管理人员不仅要充分掌握档案管理专业知识和技能,更要具备较高的计算机操作水平和信息加工处理能力。因此,掌握现代信息技术的高素质人才是当前档案管理人员的要求,是提高计划生育管理工作的关键决策[4]。
3.4加大数字化和信息化设备的投入
计算机为我们的工作带来了极大的方便,在计划生育档案工作中当然也不例外,计算机业是计划生育档案管理工作中的主要工具,对推进计划生育档案工作显得十分重要。例如利用关键词代替主体词,简化查找时间,提高工作效率。
3.5维护计划生育档案信息的真实性
计划生育档案的真实性十分重要,不真实的信息会给政府部门进行计划生育管理带来一连串的麻烦。所以,要认真核实计划生育档案真实性情况,更不能肆意篡改信息,同时还要提高档案管理工作者鉴别计划生育档案真实性的能力[4]。四、总结
正是由于档案管理是计划生育工作中非常重要的组成部分,各级管理部门人员更应该重视计划生育档案管理,要不断加强计划生育档案管理人员对其重要性的认识,加强档案管理程序的进行,要与时俱进地转变管理模式,有必要加大对计划生育档案管理的资金投入,这有利于计划生育档案管理工作的正常进行。从而使计划生育工作法制化、规范化、制度化,进一步为我国人口计划生育工作的深入开展做出贡献。
参考文献:
[1]魏晓英.计划生育档案管理存在的问题和解决途径[J].医院档案,2013(4):129
[2]王英雁.提高人口和计划生育档案管理水平的对策[J].人资社科,2013(9):248
档案人员个人工作计划范文第15篇
关键词:人口;计划生育;管理;档案
当前我国人口的数量日益增加,计生工作的重要性也愈发得到人们的关注,必须要提高计划生育档案管理的重要性认识,才能为相关的工作提供必要的理论依据。进而促进档案管理水平的进一步提升。更重要的是,主要从思想上认识到档案管理的重要性,才能在实践中得到进步,希望在本文的论述下,能够为今后的工作带来一定的思考,更好的发展我国计生档案管理工作的有效性。
1 计生档案管理工作的重要性
首先我们需要认识到这样的一个问题,人口数量的变化来源需要依靠计生档案资料,要想对这些数据进行分析与处理,就需要进一步将工作重点予以明确,这样才能制定出下一阶段的工作目标,为实现计划生育的相关决策提供必要的依据。其次是通过计生档案的管理工作,可以让育龄妇女得到更加优质的服务,同时也能为流动人口提供必要的服务。流动人口数量是最难以进行统计的人口数量,更不必说为流动人口进行计划生育的档案管理工作了。但是在建立起数字化的计划生育信息交流平台以后,可以更广泛的倡导节育措施,征收必要的社会抚养费,在很多问题上都能够得到有效的解决。第三,群众通过对计划生育档案管理工作的认识,能够收集更多群众需要的信息,从而为群众提供必要的服务,对解决实际难题带来了重要的帮助,人们的满意度也就因此而得到有效的提升汇。最后,在计划生育的执法方面具有一定的严肃性,通过计划生育档案管理工作的进一步落实,相关的法律法规变得更加完善,通过对真实信息的落实,能够实现执法效率的进一步提升。
2 对计划生育档案管理中存在的问题予以重视
在当前的计划生育档案管理工作中主要存在的问题包括以下几个方面,首先是在认识上出现的一些偏差,很多领导将档案管理与计划生育工作相互脱离,没有将这两项工作有机的融为一体,这样就会造成相关的档案管理人员在思想上存在松懈的态度,进行工作时出现档案收集资料不完整或是归档不及时的情况,计生档案的管理水平因此也就无法得到有效的提升。
其次是在档案管理的内容中,存在虚假信息的情况。因为在计划生育的管理工作中,主要实行的是“一票否决”,所以很多单位没有将下岗人员或是停薪留职人员的生育情况进行及时的上报,有些时候甚至还会存在报喜不报忧的状况,在这样的情况下,假证明与假资料的现象就凸显了出来,无法保证档案资料的真实有效性。
第三,在监督检查方面,并没有真正的履行职责,而是流于形式,在表面上看准确无误就可以了,并没有深入到档案管理的实际工作中,这也就因此造成了计生档案在管理的过程中始终无法得到进一步的提升。
除此之外,人员素质以及人员不固定的现象也是当下档案管理过程中存在的一个主要问题。工作人员自身不具有积极主动的意识,而是经常被动的接受工作,在心理存在不满意的现象直接表现在工作中,或者因为人员的流动性,档案资料无法进行有效的交接,所以经常出现丢失的现象,也会造成档案无法得到统一。
3 提高计生档案管理的主要手段
要想让计生档案的管理水平得到进一步的提高,就需要朝着规范化以及标准化的方向发展,在具体工作中应该重点抓基础性的工作。掌握具体的工作程序以及方法,将其应用到档案管理的各个环节中,将案卷得到全面的普查,实现精细化的管理,这样才能实现整体水平的提升。同时将案卷进行重新的组合,也能起到规范化的作用。要统一分类号,保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性,在分类过程中,首先根据《中国档案分类法》进行分类,再因事制宜制定出一些具体细则。要规范题名,保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率,而题名准确才能保证查索的查准率。但仅保证查全率还是不行的,还必须保证查准率。因此在著录时要统一规范题名。
加快数据准备,推进计生档案现代化管理进程。(1)分轻重缓急,循序渐进。计生档案管理的一个重要目的就是要使档案为计划生育工作所用,而实现计算机管理档案的目的是为了提高计生档案的利用率。(2)分级次著录,省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录,即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录;对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录;而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征,而且也可以减少著录条目和录入条目,既节约了时间、人力与财力,又提高了效率。(3)分门另类,充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引,而对那些特殊形式的档案如“病历档案”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入,然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节,大大地提高著录速度。
4 提高档案管理人员素质,提高档案管理水平
4.1 重视高素质复合型人才的培养
信息时代档案工作的特点要求档案人员应该是既善于档案管理,又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构,掌握现代信息技术的高素质“通才”。为此,档案人员的素质培养工作应该着重提高档案人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力,在提高全面素质上下功夫。
4.2 重视档案人员的在职培训
提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育。因此要积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班,提高档案人员的知识结构和整体水平,并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。
4.3 合理调配人才,优化人才结构
将不同专业、学历、年龄、职称的档案人员进行科学整合,充分发挥各类人才的整体优势,形成合理的人才结构。由此可以使不同层次的档案人员互相配合、互相影响,以利于整体效能的发挥。
结束语
最后笔者想要说的是,计划生育的档案管理工作需要得到相关领导以及部门的重视,这是实现人口质量与数量的首要前提条件,只有相关部门制定了合理有序的计划,投入更多的人力与财力支持,才能更好的发展档案管理事业,让档案管理工作在良好的环境中展开,这是未来发展进程中的主要工作任务。
参考文献
[1]秦雯莉.浅谈如何提高人口和计划生育档案管理水平[J].东方企业文化.2015(11).