档案储存管理范文

档案储存管理范文第1篇

一、云存储应用于人事档案管理的意义

目前，我国人事档案存储工作仍以手工操作为主，需要消耗大量的时间及人力，且档案的统一、精准、完整化管理难以实现。传统方式下人事档案管理工作的查询、处理能力较差，难以满足信息快速调取的要求，也不能有效实现人事档案信息的开发利用，无法提供高质量的人力资源服务。云存储技术的应用，使得档案管理工作变得便捷、高效，能快速为人力资源管理者以及档案需求者提供资源共享服务，大大提升了服务的质量和效率。此外，人事档案采用云存储的管理模式，不仅能有效避免无档、弃档、“死”档等情况的发生，还能减少档案管理人员的工作量，避免纸质档案遭受磨损与破坏，同时云存储能有效保证原始档案信息的完整性，杜绝档案资料损坏、内容遗失等现象。再者，人事档案作为各部门选用人才的重要参考依据，做好人事档案信息服务也是人事档案管理工作中的一项重要内容，而云存储在档案管理工作中的有效应用，能使该项服务工作的质量得以提高，有利于人事档案的充分利用，更好地发挥人事档案管理的工作职能。

二、云存储应用于人事档案管理存在的问题

云存储虽然是一项先进的技术，具有广阔的应用前景，但在目前的人事档案管理应用中还存在着一些问题，需要引起相关人员的重视，主要表现如下：

1.信息安全问题。云存储以互联网为依托，受到互联网各方因素的制约，最主要的是受到网络安全问题的影响。虽然云存储服务会采用各种方法防范网络安全问题，但网络攻击花样繁多、层出不穷，且电脑病毒不断更新、变化，严重威胁着网络安全，一旦网络安全出现问题，则会给人事档案管理工作带来麻烦，甚至出现档案信息被篡改、删除、泄露等情况。这就需要相关工作人员加强技术培训，确保云存储信息的安全。

2.访问限制问题。目前，人们对人事档案的重视程度越来越高，对其的利用开发也逐渐增加，这就使得个人档案信息被不断调阅与查询，难免会出现信息泄露、隐私被偷窥、权益被侵犯等问题。虽然云存储在人事档案管理服务方面设置了访问权限，增加了访问密码保障，但云存储加密技术还没有形成规范、系统的管理体系，如何有效防止越权访问、非法访问，实现用户检索活动的智能记录，还需要进一步完善相关技术。可见，云存储在人事档案管理中既具有查询、利用便捷的便利，也存在访问限制方面的问题，需不断探索，提升其效能。

3.数据管理问题。随着信息技术的不断进步，人事档案信息化程度也不断提升，档案数据的同步更新与备份问题日益突显。云存储环境下的人事档案信息同步更新还存在着多种问题，面临着多种挑战，不仅因网络限制使得信息更新系统受各种因素的影响而难以保证正常运行，降低了服务效率，而且信息同步更新缓慢还使得人事档案信息的完整性和保密性受到影响。此外，云存储属于共享平台，人事档案更新还涉及多个部门或机构，因而，单一方式难以保障档案的同步更新，这就需要改进云存储的应用系统，加强系统研究。

三、基于云存储的人事档案管理策略分析

1.完善人事档案云存储管理体系。要优化云存储管理，提升其应用实效，就需建立完善的管理体系。一方面需建立以人事部门为主体、档案部门为业务指导的管理体制，对于规模较大的人事档案管理部门，可建立专属的“云档案”管理系统，而小型人事档案管理机构则可依托大型人事档案管理部门构建“云档案”体系，实现资源的共享，降低管理服务的成本。另一方面需制定相应的制度规范，以使工作人员在人事档案管理工作中能照章应用、有据可依。对此，既要加强《档案法》《事业单位人事管理条例》的学习与运用，又可根据本部门的工作特点以及云存储的管理特点制定符合实际的制度及办法，以优化人事档案管理工作。此外，利用云存储实现资源共享，还应提升管理人员工作意识，以防重要信息被泄露，亦要便捷信息提取路径，实现管理的科学化、智能化。

2.加强云存储在人事档案管理中的技术应用。要加强云存储在人事档案管理中的应用，还需要加大技术研究力度，不仅应加强云存储管理的理论研究，还需依据人事档案管理之特点，开发与之适宜的应用技术和服务方案，实现管理的优化。一方面，应健全云存储加密技术，对于数据传输的安全问题，可采取128位数据加密技术进行数据的加密，此外还应设置访问权限，强化网络安全管理；另一方面，应加大技术开发投入力度，完善云存储管理服务体系。为实现资源的快速搜索，对各服务接口可采取Web2.0技术，并使用SOAP协议，以实现各终端及操作系统的兼容。另外，还可参照国际元数据要素规范标准（ISO/IEC 11179）建立数字档案资源管理平台，实现资源的共享及访问管理，最大限度满足人事档案的查询、开发和利用。

档案储存管理范文第2篇

1.1档案信息资源网络存储

随着互联网上档案信息资源类型的日益丰富和数量的大量增加，如何安全有效地存储这些档案信息资源，就成为档案信息资源管理工作者需要面对的实际问题。档案信息资源固然可以有多种类型的存储方式，其中，利用互联网进行网络云存储是最具有优势的存储方式。网络云存储是指通过一定的技术手段和特定载体，将档案信息资源永久存储在云端的虚拟空间中的过程。对于档案信息资源网络存储而言，云存储最大的优势在于，将各自独立单位存储的档案信息资源，通过网络变为云存储系统中的一个组成部分，从而实现多个档案信息资源管理单位所存储的档案信息资源实现云端的网络存储与服务。在档案信息资源管理工作中，如果将大量的档案信息资源与云环境下的网络云存储技术相结合，就可以实现档案信息资源的高速、海量、稳定、安全存储，从而为云环境下档案信息资源的网络化服务提供基础条件。云存储还可以充分节约本地的档案信息资源存储空间，从理论上讲可以利用互联网云环境下无限容量的云存储空间，进行档案信息资源的短期存储、中期存储、长期存储或永久存储。由于云终端是迄今为止最为经济、安全的计算机网络解决方案，档案信息资源数据保存在具有专业安全人员保护的云环境中，黑客常用的传统用户终端攻击会失去威胁。因此，云环境下档案信息资源的集中化管理更容易升级安全保护措施，安全性也更高。

1.2档案信息资源网络存储的意义

在档案信息资源管理机构所建设和拥有的各种不同类型和数量巨大的档案信息资源中，并非所有的档案信息资源都需要予以存储，需要根据其客观利用需求为依据，既要考虑其现实利用的价值，更要兼顾其长远的历史保存价值和参考利用价值。按照档案信息资源管理工作中有关档案信息资源保存期限的规定，档案信息资源的保存期限可分为无限期的永久保存、16一50年的长期保存和15年以下的短期保存3种。而如会计档案信息资源的保存期限则分为永久和定期两大类，其中定期保存包括3年、5年、10年、15年和25年共5个时间档次。对于具有永久保存价值和长期保存价值的档案信息资源，为了便于其内在价值可以得到长期地可持续性地有效挖掘、充分研究和开发利用，实现其价值的保值甚至增值，需要在特别安全的措施下予以存储，而云环境下的网络存储即可达到这一目标。在云环境下档案信息资源的网络存储，既包括永久性、长期性、短期性和临时性不同时间期限的存储，也包括保密性和共享性不同限制级别的存储，还包括本地和外地不同地域范围内的存储。在实际的档案信息资源网络存储过程中，存在着各种不同类型的存储方式，其中就有利用互联网开放存取模式下的网络开放存储方式，这也是几乎零成本的档案信息资源网络存储方式。因此，研究和探讨云环境下档案信息资源网络存储的各种方式具有十分重要的现实意义。

2云环境下档案资源的网络存储方式

2.1利用档案资源网站进行网络存储

对于数量巨大的原始档案信息资源，档案管理部门可直接利用云环境下的档案信息资源网站的服务器，相当于代替该部门进行原始档案信息资源的网络存储。利用这种原始档案资源网站服务器网络存储的最大优势，是可以完全不占用本地计算机的存储空间。其次，由于档案信息资源网站所收录的档案信息资源数据，无论在其更新频率、服务范围、文献类型、文献数量和安全保障等方面，都具有很高的可靠性，所以，档案信息资源的内在质量可以得到充分的保证。另外，档案信息资源网站由于建设专业化程度较强，因此也可以为用户提供更加良好的档案信息资源利用服务。网络存储方式在非云环境下，可能会受到档案信息资源网站稳定性的影响，这样一来，可能会给那些该网站独有的档案信息资源造成无法弥补的损失。而这种情况在云环境下将不复存在，由于所有的档案信息资源都被存储在具有安全保障的网络公共云服务器上，在巨大的网络存储空间中，档案信息资源会越来越丰富。

2.2利用网络硬盘进行网络存储

网络硬盘简称网盘，是一些网络公司推出的网络在线信息资源存储服务，向用户提供包括档案信息资源在内的各种文献信息资源的存储、备份、访问、共享等文件管理功能，使用起来十分方便，相当于设置在网络上的移动硬盘。网络硬盘的原理是网络公司将其网络服务器的硬盘或硬盘阵列中的一部分容量，分享给包括注册用户使用。随着具有网络存储功能服务网站的出现和快速发展，网络硬盘逐渐成为档案信息资源进行网络存储的重要工具。而具有云存储功能的网络硬盘的快速发展，又使得网络硬盘的存储空间容量记录也在不断被刷新。如目前提供初始存储容量最大的网络硬盘是“速度盘”，其初始免费永久开放存储空间的容量为5OOGB，单个文件容量可达ZGB，并可以实现批量巨传存储。再如作为云存储网络硬盘之.的“115网盘”，单个文件容量可达SGB，目前已经存储的信息资源容量已经高达145PB，文件数量达到17亿件的海量数据。因此，网络硬盘成为云存储档案信息资源的重要工具，特别适用于进行大容量和需要永久存储的珍贵或重要的档案信息资源的网络存储。档案管理机构也可以把网络硬盘看作置于网络云端上的移动硬盘，无论是在单位或在其他任何地方，只要可以连接到互联网，就可以管理、下载或巨传档案信息资源到网络硬盘中，而不需要随身携带，更不怕丢失资源。目前，可用于档案信息资源网络存储的网络硬盘网站已有不少，可供用户选择利用。

2.3利用同步盘进行网络同步存储

档案储存管理范文第3篇

关键词：云存储 人事档案管理 意义 问题 策略

信息化时代的到来，使得大量信息产生，如何保存越发庞大的数据信息资源成为人们关注的焦点。基于此，云存储技术得到开发与利用，有效缓解了数据信息存储量过大的压力。云存储具有高速度、大容量、易搜索等特点，相较于传统存储方式而言，其设备数量更多，分布区域更广。这些设备由网络连接起来，并通过计算机技术实现协同式工作，实现了管理的一体化。同时，云存储突破了单机存储的容量、空间及地域限制，能使用户更加自由、便捷地获取数据资源，满足了用户的现实需求。本文探讨云存储在人事档案管理工作中的应用，对于提高人事档案管理工作之效率和水平皆具积极意义。

一、云存储应用于人事档案管理的意义

目前，我国人事档案存储工作仍以手工操作为主，需要消耗大量的时间及人力，且档案的统一、精准、完整化管理难以实现。传统方式下人事档案管理工作的查询、处理能力较差，难以满足信息快速调取的要求，也不能有效实现人事档案信息的开发利用，无法提供高质量的人力资源服务。云存储技术的应用，使得档案管理工作变得便捷、高效，能快速为人力资源管理者以及档案需求者提供资源共享服务，大大提升了服务的质量和效率。此外，人事档案采用云存储的管理模式，不仅能有效避免无档、弃档、“死”档等情况的发生，还能减少档案管理人员的工作量，避免纸质档案遭受磨损与破坏，同时云存储能有效保证原始档案信息的完整性，杜绝档案资料损坏、内容遗失等现象。再者，人事档案作为各部门选用人才的重要参考依据，做好人事档案信息服务也是人事档案管理工作中的一项重要内容，而云存储在档案管理工作中的有效应用，能使该项服务工作的质量得以提高，有利于人事档案的充分利用，更好地发挥人事档案管理的工作职能。

二、云存储应用于人事档案管理存在的问题

云存储虽然是一项先进的技术，具有广阔的应用前景，但在目前的人事档案管理应用中还存在着一些问题，需要引起相关人员的重视，主要表现如下：

1.信息安全问题。云存储以互联网为依托，受到互联网各方因素的制约，最主要的是受到网络安全问题的影响。虽然云存储服务会采用各种方法防范网络安全问题，但网络攻击花样繁多、层出不穷，且电脑病毒不断更新、变化，严重威胁着网络安全，一旦网络安全出现问题，则会给人事档案管理工作带来麻烦，甚至出现档案信息被篡改、删除、泄露等情况。这就需要相关工作人员加强技术培训，确保云存储信息的安全。

2.访问限制问题。目前，人们对人事档案的重视程度越来越高，对其的利用开发也逐渐增加，这就使得个人档案信息被不断调阅与查询，难免会出现信息泄露、隐私被偷窥、权益被侵犯等问题。虽然云存储在人事档案管理服务方面设置了访问权限，增加了访问密码保障，但云存储加密技术还没有形成规范、系统的管理体系，如何有效防止越权访问、非法访问，实现用户检索活动的智能记录，还需要进一步完善相关技术。可见，云存储在人事档案管理中既具有查询、利用便捷的便利，也存在访问限制方面的问题，需不断探索，提升其效能。

3.数据管理问题。随着信息技术的不断进步，人事档案信息化程度也不断提升，档案数据的同步更新与备份问题日益突显。云存储环境下的人事档案信息同步更新还存在着多种问题，面临着多种挑战，不仅因网络限制使得信息更新系统受各种因素的影响而难以保证正常运行，降低了服务效率，而且信息同步更新缓慢还使得人事档案信息的完整性和保密性受到影响。此外，云存储属于共享平台，人事档案更新还涉及多个部门或机构，因而，单一方式难以保障档案的同步更新，这就需要改进云存储的应用系统，加强系统研究。

三、基于云存储的人事档案管理策略分析

1.完善人事档案云存储管理体系。要优化云存储管理，提升其应用实效，就需建立完善的管理体系。一方面需建立以人事部门为主体、档案部门为业务指导的管理体制，对于规模较大的人事档案管理部门，可建立专属的“云档案”管理系统，而小型人事档案管理机构则可依托大型人事档案管理部门构建“云档案”体系，实现资源的共享，降低管理服务的成本。另一方面需制定相应的制度规范，以使工作人员在人事档案管理工作中能照章应用、有据可依。对此，既要加强《档案法》《事业单位人事管理条例》的学习与运用，又可根据本部门的工作特点以及云存储的管理特点制定符合实际的制度及办法，以优化人事档案管理工作。此外，利用云存储实现资源共享，还应提升管理人员工作意识，以防重要信息被泄露，亦要便捷信息提取路径，实现管理的科学化、智能化。

2.加强云存储在人事档案管理中的技术应用。要加强云存储在人事档案管理中的应用，还需要加大技术研究力度，不仅应加强云存储管理的理论研究，还需依据人事档案管理之特点，开发与之适宜的应用技术和服务方案，实现管理的优化。一方面，应健全云存储加密技术，对于数据传输的安全问题，可采取128位数据加密技术进行数据的加密，此外还应设置访问权限，强化网络安全管理；另一方面，应加大技术开发投入力度，完善云存储管理服务体系。为实现资源的快速搜索，对各服务接口可采取Web2.0技术，并使用SOAP协议，以实现各终端及操作系统的兼容。另外，还可参照国际元数据要素规范标准（ISO/IEC 11179）建立数字档案资源管理平台，实现资源的共享及访问管理，最大限度满足人事档案的查询、开发和利用。

3.加强技术培训，提升管理人员综合素养。云存储既是一项应用技术，更是一种新式管理理念，这就需要相关工作人员不仅要掌握这一先进技术，学习相关知识，还需要更新管理理念，强化云存储管理之服务意识。一方面，相关部门领导需对人事档案管理人员加强技术培训，定期开展理论学习和实践学习，使之熟悉云存储相关理论知识，熟练掌握云存储有关的设备设施及软件的应用，研究云存储管理的最新动态，并从实际工作出发，探索人事档案管理与云存储之间的最佳契合点，实现管理和服务水平的有效提升；另一方面，应使人事档案管理工作人员更新观念，明确自身职责，转变服务理念，从传统的档案管理工作中走出来，适应“云档案”信息导航员角色的转变，以良好的服务满足用户对人事档案信息的个性化需求。

综上所述，目前云存储技术应用于人事档案管理虽然还存在诸多的问题，需要加大技术研究，以加快完善，但云存储的应用毫无疑问也给相关档案管理工作带来了便利，不仅使人事档案管理工作更加高效化，还实现了档案资源的共享，促进了人事档案的开发与有效利用，促进了人力资源管理工作向好的方向发展。

参考文献

[1]刘丁蓉.“云存储”在人事档案管理中的运用[J].兰台世界，2014（7）

[2]刘娟，李颖.高校人事档案管理云平台框架构建研究[J].中国成人教育，2014（10）

档案储存管理范文第4篇

[关键词]云存储；档案；管理；信息

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.108

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）04-0-02

0 引 言

云计算是计算机存储概念的延伸，侧重于数据的存储与管理，云存储是集数据存储与管理为核心的云计算系统，在档案管理上带来了重要的变化，使档案管理科学化、现代化变为可能。数字档案主要指的是在分布式计算机网络环境中，利用数字技术、多媒体技术和计算机网络技术创建、获取、存储、处理及数字档案信息的技术。

1 云存储对档案管理的影响

1.1 云存储的海量存储性可存储大量的档案信息

档案资料存储是一项工作量大、数据繁杂、内容丰富的一项复杂性工作，档案管理工作更是一项令人头疼的问题，海量数据占据的存储空间更多更大。而计算机云存储具有可扩容性，通过容量的扩展，可以存储海量信息及缓解计算机存储空间不足的现状。

1.2 云存储资源共享性有利于各部门利用档案信息

档案管理单位，将档案资源存入云存储中，通过云技术，能够实现不同机构间的信息调用与资源共享，避免了档案信息数据的重复存取，避免了大量繁复的劳动。云存储的资源共享性，不仅包括档案的数据存储，还包括各种部门对各种数据的调用与存储，有利于对固定资产数据进行管理，包括企业固定资产管理数据、资产明细、资产盘点情况数据及月度资产变动数据。所有的有关固定资产情况数据，量大且繁杂，归类存储以后，实现网络数据共享，其管理部门可以适时实现对企业固定资产情况的摸底与盘查；又如：在社会医保信息查询方面，部分医保人员为了及时掌握自身医保情况，往往需要对医保信息进行了解，实现医保信息云存储的资源共享以后，可以使医保人员在家，或者在其他移动终端，轻易地根据个人信息情况调出医保信息，随时随地掌握医保档案信息，即节省了时间，又节省了劳动量和社会资源；再如：在职工住房公积金的查询方面，住房公积金信息实现云存储以后，可以异地通过各种途径，如网络、移动网络等载体，快速地查询到个人公积金账户信息，这是云存储资源共享性带来的便利。

1.3 云存储降低了纸质档案的维护费用

纸质档案在运营维护上的工作量是极其巨大的，传统的档案管理中，需要投入大量的财力、物力、人力，例如：云南省农科院的固定资产、医保信息、机关车辆、职工住房公积金及劳资系统等档案资源，其数量庞大，所以占用空间较大；在管理方面资源耗费大，如档案材料在建档过程中，需要根据档案内容进行分类分级进行立档，这即是一项十分庞大的工作量；纸质档案在保存上，需要防老化、防潮、防虫等，虽然都有相应的保存技术，但是均需要耗费人力、物力去管理。纸质档案保存的目的，是为了发挥档案材料的价值，而在对档案材料进行翻阅与查找过程中，档案材料随着时间的推移，出现老化、脆弱现象，长期翻阅会加剧档案材料的损毁与老化，针对这种情况，还需对档案材料进行维修与补救，这为档案材料的后期维护增加了费用。而在修复上，如加膜、修裱、去污等，各种不同的修复方法，还需要专业的人员进行档案材料的补救，面对数目巨大的档案材料，需要巨大的费用支出，纸质档案材料的维护耗费了大量的人力与资金。而云存储取代传统的纸质档案后，各部门大量的档案信息存储到计算机上，节省了纸质档案占用的空间，电子版档案信息也节省了大量纸质档案的维护费用。

1.4 云存储服务提高了计算机服务器的可靠性

档案信息涉及个人隐私，而云存储不仅是一台服务器，也是一个系统，涵盖了网络设备、档案管理系统、公用访问接口、客户端等重要部分。云存储平台对大量的档案信息进行管理，为用户提供存储性能。在保存数据的服务器中，存在影响服务器安全的各种因素，如异常死机、操作系统瘫痪、异常停电、网络中断、病毒攻击等情况。服务器如何保证本机上的数据的安全性能，并且不丢失或者少丢失，还保持尽快恢复云存储的功能。针对这些问题，随着科技的发展，云存储对上述出现的异常情况采取了较为稳妥的措施，如对云存储数据资料的备份、恢复等功能，可以避免异常死机或停电造成的数据丢失现象；对黑客攻击采取了多种保护措施，如设置防火墙、杀毒软件、用户端控制登录等办法，保证云盘数据的安全性；对于停电等原因引起客户端无法登录的问题，云存储服务器配备了稳压器及UPS设备，能够在停电状态下的持续供电，能够避免异常停电带来的损失；这些措施提高了服务器云存储的可靠性。

1.5 云存储服务提高了档案管理效率

云存储节省了大量的人力物力财力，同时也提高了工作人员的工作效率，其具有随时随地调用异地信息的功能，提高了档案管理工作效率。云存储除了信息调用便捷，数据的计算与排查也变得轻而易举，例如：查验机关车辆信息，只需满足云存储入口要求，就可以在千万台车辆中快速查找到需要查验的车辆信息，使信息检索十分快速准确便捷，提高了档案管理效率。

2 数字档案的云存储建设

2.1 数字档案的可行性

云存储技术在档案管理上已应用多年，尤其是近年来逐渐应用到各行各业。目前，我国云计算在档案管理中的应用前景越来越广阔。云南省农科院在数字档案管理上，通过云存储功能，全部实现了档案管理数字化，并且建立了档案管理网络以及各种终端用户登录入口（如图1所示），并加强了服务器的保密功能，使档案管理工作精确、严密，方便了各部门使用档案信息，得到了各界的认可，使数字档案管理更具可行性。

2.2 推进建设的可行性

随着信息技术的不断发展，档案管理的数字化存储功能越来越先进，越来越完善，人们对档案信息的使用也越来越便捷。大力推进云计算技术，将其应用到档案管理工作中，是由云计算本身的特点、由其潜在的优势、数字档案云存储的需求及各部门与广大群众对档案管理的要求所决定的。数字档案云存储解决了传统档案管理中的系列难题，如人力、物力、财力浪费，查找搜索困难，调用不及时，受到时间、空间的限制等。

图1 数字档案云存储建设程序流程图

2.3 数字档案云存储发展构想

云计算技术应用到档案管理中，通过档案管理系统实现对海量档案信息的管理，这是档案管理史上的一次巨大变革，也转变了社会服务机构的服务方式。随着全国互联网技术的发展，云南省的数字档案管理逐渐与全国档案管理接轨，虽然具有一定的难度，但是在未来数字档案云存储技术发展上，这是势在必行的一项系统性工程。把全国各地的档案信息集中到一个强大的“云端”，即云存储器上，实现数字档案信息资源共享。

档案储存管理范文第5篇

关键词：电子档案；存储技术；前期研

在对电子档案存储技术进行研究中，发现其中还存在一些问题，这些问题的存在不仅仅影响电子档案的存储，对其内部信息的安全性也不能有效保持，针对于这一点就需要对电子档案存储技术中存在的问题进行深入分析，并根据分析结果提出有效解决措施。另外在这个过程中还需要对其自身设计的前期研究进行深入分析，保证研究结果符合现在社会电子档案的发展需求，这样对于促使我国电子档案的发展起到非常重要的作用。

1 电子档案存储技术中存在的问题

1.1 数据丢失的风险

在对电子档案存技术进行研究中明发现我国现在进行电子档案存储的主要载体就是光盘和磁带库，这些存储地点在使用的过程中经常会发生故障，而且发生故障的概率可以达到40%以上，也就是说采用这些存储介质进行电子档案存储经常会发生数据丢失的现象，加大了电子档案存储的风险。而且在对这些存储介质进行研究的过程中，发现其自身还存在一定寿命问题，这些问题的出现都会加大电子档案数据丢失的风险。对于在存储介质使用过程中出现的问题来说，主要表现在两个方面。即光盘划伤和磁带粘连的现象，这些现象不仅仅会导致介质中存储的档案信息准确性受到影响，还会导致相应电子档案信息发生大幅度丢失。

1.2 标准规范的缺失

电子档案和纸质档案进行比较中，发现电子档案在进行存储的时候，并不能对存储条件和现状有一个全面的了解，因此在这个过程中要想保证电子档案存储发挥自身最大的作用，就需要采取合理有效的方法对保存数据的准确性和安全性进行有效检测。磁盘作为目前电子档案存储中常见的存储介质，在使用之前需要对其自身的阵列参数和配件进行有效检测，其根本原因在于不同参数的磁盘阵列之间的标准也有很大的差异，这就导致在制定统一的存储标准时还存在一些阻碍。因此在发现磁盘阵列发生问题的时候需要对出现问题的原因进行全面分析，并及时与制造商进行沟通，只有这样才能从本质上保证存储设备的正常运行。

1.3 管理制度滞后

要想保证电子档案存储的安全性和准确性，就需要在进行档案长期存储的时候建立完善的管理制度，这样对于促使我国电子档案存储管理的顺利实施起到不可忽视的作用。但是在实践研究中发现我国在进行电子档案存储管理中并没有制定有效的管理制度，这就导致电子档案的存储管理还存在一些问题。尽管在进行电子档案存储管理的过程中还会对相应的设备进行检查和维护，但是其对电子档案存储管理并不能起到全面的保障作用。而且在对电子档案存储磁盘进行维护的过程中，并没有制定合理的维护周期，其大多数是通过与厂商合作进行的不定期维护，这种维护中涉及的责任和其他方面还有不明确的地方，自身的科学依据也没有全部体现出来，这种现象对我国现在实施的电子档案存储管理还会产生非常严重的影响。

2 电子档案存储技术中问题的政策建议

2.1 加紧出台电子档案存储技术的政府性文件

目前主流的存储技术中，没有哪一种存储技术能够被完全替代。为了实现电子档案的长期存储，档案管理部门应尽快出台电子档案存储技术的政府性文件，指导档案部门正确选择适合本部门需求的存储技术。可从介质和设备、利用、成本三个方面考虑。

2.1.1 介质和设备方面

存储设备的容量是档案部门首先要考虑的因素，随着电子档案存储量的增大，选择合适的容量且扩展性强的存储设备，可靠性高且有相应检测标准支持的存储设备，无疑是档案部门的首选。光盘的可靠性较高，对于数据量较低、长期离线存储的电子档案，可以采用光盘作为存储载体。磁盘阵列在数据存储的安全性方面是其他存储设备无法比拟的，它的多种数据保护技术，可在磁盘发生损坏的情况下，保证数据的完整性。

2.1.2 利用方面

档案部门对存储数据进行分级管理，根据数据的重要性、利用率等因素，将数据放到不同的存储设备中，利用率高的数据存储在在线存储设备中，利用率低、长期备份的数据则存储在离线存储设备中。这样有利于减少总体成本、优化设备性能、改善数据可用性。

2.1.3 成本方面

存储介质的性能和成本呈正比关系，性能越好，存储速度越快，单位存储成本越高，反之亦然。要从成本、容量和性能三个方面因素综合考虑，选择合适的存储设备，且不可追求低成本，要保证设备的质量和性能。

2.2 制定完善电子档案存储载体的行业标准

目前，因许多存储技术产品标准和检测标准缺失，档案部门为了保证电子档案长期存储的可靠性，不得不投入大量的人力物力，因此，健全档案行业存储设备标准体系势在必行。随着电子档案数据量的逐渐增加，档案部门在选择存储设备时，更加青睐于磁带库和磁盘阵列等大容量的存储设备。为了适应存储设备发展的需要，此类设备检测标准的制定和检测设备的研制，成为档案部门电子档案存储标准化的必然趋势。

2.3 大力开展存储技术可靠性的研究

从存储技术的发展来看，为了满足计算机应用的不断需求，不同存储介质和设备的传输速率、容量等性能有了极为显著的提高，功能也在不断扩展。然而，档案部门在注重磁盘阵列性能的同时，更加注重电子档案的长期存储，这就要求存储技术的可用性和可靠性非常高。目前，针对于存储技术长期存储的相关研究较少，且存储控制器、存储芯片等核心技术掌握在少数外国公司手中，因此应加大开展存储技术可靠性研究的力度，探索影响磁盘阵列存储电子档案的可靠性关键指标，开展存储介质和存储设备的相关试验和测试工作，为档案部门合理使用电子档案存储技术提供依据。

结束语

综上所述可以了解到我国现在电子档案存储管理在实施的过程中还存在一些问题，这些问题主要表现在三个方面，即数据丢失风险、标准规范缺失和管理制度之后这三个方面问题，这些问题的存在对电子档案存储管理来说都会产生非常严重的影响，针对于此就需要对这三个方面的问题进行深入研究，并根据研究结果提出有效解决措施，从根本上提升电子档案存储管理的安全性和准确性，对实现我国电子档案存储管理的发展也起到不可忽视的作用。

参考文献

[1]张杰.信息化应用与高校审计档案存储研究[J].经营管理者，2014（11）.

档案储存管理范文第6篇

关键词：国土资源；电子档案；管理；智能化

中图分类号：F301.2；G271 文献标识码：A 文章编号：1674-0432（2013）-04-0054-1

0 引言

近些年来，电子信息技术的发展为人类的生活带来了极大方便，丰富了人们的商务活动。目前，利用网络开展交易已经成为人们购物交易的重要组成部分。在传统的交易管理中，所产生的各种合同档案等手续，将逐渐被电子文本所取代，这就给传统的交易档案管理思想带来了挑战。电子档案的逐渐增多，为档案的管理带来了极大不便，采用现代化的电子档案智能化管理，逐渐成为电子档案管理的新趋势。

1 电子档案管理的特点和现状

电子档案管理不同于传统的档案管理，纸质的文件逐渐被电子文件所取代，而电子文档具有虚拟性、复杂性和集成性的特点。首先，电子档案主要发生在虚拟的网络空间中，并且电子档案的各个环节产生的交易记录和交易信息具有虚拟性。在进行电子交易时，会产生很多虚拟的电子档案，其档案管理数量多，虚拟性强，在管理上存在着一定难度。其次，电子档案具有复杂性，电子商务档案通过数字信息直接存储在存储介质上，人们无法用肉眼识别文件信息，只能借助于计算机才能进行阅读和记录。同时，存储在介质上的信息不尽相同，这在客观上就造成了电子商务档案信息的复杂性。最后，相对于单一的纸质档案，电子档案信息具有集成性，很多复杂的电子信息可以存储在同一份存储介质上。因此，在管理电子商务档案时，要针对其档案特点进行合理的管理。目前，随着计算机系统的发展，电子档案管理正在朝着智能化管理方向上发展。

2 国土资源电子档案管理智能化趋势

2.1 电子档案信息存储的智能化

电子档案的存储和查询以及改写都需要依赖于计算机和网络系统。电子档案的智能化存储主要是通过计算机的运算和控制功能存储到相应的存储设备之中。智能化的电子档案信息存储系统，通常能够实现存储资源的透明式管理和访问，同时还要能够完成存储资源的虚拟化和统一管理，分级存储管理，存储安全控制和存储设备安全预警等一系列功能。在未来，智能化的电子档案信息存储可以集存储与管理与一体，能够保证存储的数据能够被应用系统安全访问，并确保数据在系统出现故障时可以迅速恢复。对电子档案而言，电子档案信息存储智能化可以有效提高存储系统的实用性和可靠性，能够及时发现存储系统的运行故障，及时保护数据不受损坏。总之，智能化的电子档案信息存储功能，将会提高整个电子档案的管理。

2.2 国土资源电子档案信息检索的智能化

电子档案信息管理智能化不仅包括电子商务信息存储智能化，还包括电子信息档案检索智能化。电子档案信息的检索在电子商务信息智能存储的基础上，以文献和检索词的相关度为基础，按照相关度进行匹配排序，在结果排序的同时考虑相关性和重要性，使相关性分析更为准确，更能将与用户愿望最相关的文献排在前面，提高电子档案信息检索的效率。随着科学技术的进步，电子商务档案智能化信息检索将会更加人性化，利用人工智能开展电子档案信息检索会提高电子档案的管理，为电子档案管理提供更为智能化的、人性化的管理。

2.3 国土资源电子档案应用的智能化

电子档案的智能化存储和智能化查询为电子的顺利进行提供了重要的作用。借助于电子档案信息，智能化的存储和查询系统可以为企业提供较为便利的数据分析和信息整合。首先，智能化的管理可以有效的将相关资源进行整合，建立相应的数据库，为企业的营销策划提供数据支持。其次，在进行企业客户资源管理同时，智能化的电子档案信息管理可以提供智能化的客户关系管理系统，通过智能化的客户管理系统来加强对客户的服务质量，提高客户的满意度。最后，电子档案智能化管理中，智能化的数据分析和资料查询将会大大节省国土资源档案管理员工的工作量，提高的工作效率。

参考文献

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档案储存管理范文第7篇

电子文件分类的优越性

（一）电子文件分类有利于提高电子档案检索效率。电子文件只有做到科学分类，才能实现检索高效、便捷。计算机检索的原理就是利用计算机将用户所提出的文档信息检索标识与计算机检索系统中的标引标识进行比较，并将档案数据库符合条件匹配的档案信息作为检索结果提供给用户利用。如果，城建档案管理部门没有制定电子文件分类方案，对形成的电子文件进行科学的分类标引，归档的城建电子档案索引则杂乱无章，制约了机检速度和档案的查准率和查全率。

（二）电子文件分类是电子档案存储与备份的基础。城建电子文件的分类，就是把立档单位在城建档案信息数据的一体化管理系统所形成的文件，按照文件形成的领域范畴、项目、时间、来源、内容和形式上的联系，分成若干层次和类别，构成有机的体系。城建档案分类的内容广泛，例如，城市建设工程档案分类有：工业、民用建筑工程；市政基础设施工程；公用基础设施工程；通信、电力、交通基础设施工程；园林建设、风景名胜建设工程；市容环境卫生设施建设工程；城市防洪、抗震工程等范畴。如果电子文件形成单位没有制定分类策略，归档的各类城建电子档案在服务器的存储物理位置，不能按照电子档案的保存价值分别划分物理存储空间，也不能实现留其精华、删除无保存价值电子文件的科学管理方法。电子文件分类是城建电子档案存储与备份的基础，主要体现在以下三个方面：一是分类是保持电子文件有机联系的重要举措。一个城建档案馆的所有电子文件，如不经过分类，难免是一堆杂乱无章的电子数据。其存储在文档服务器的数据是呈现出无序排列的现象，只有对其进行合理的分类，不但能够揭示出电子文件之间的内在联系，而且真正使城建档案馆的电子档案成为一个有机整体，便于系统存储、备份和系统提供利用。二是电子文件分类是后续整理城建电子档案环节有序开展的基本前提。就整个电子文件整理工作的程序而言，只有经过分类，城建电子档案管理其后的一系列环节才易于着手和逐步深入。三是电子文件分类的优化可为城建电子档案的全面管理创造有利条件。文档服务器存储与备份策略的制定，都与电子文件的分类方案和分类的质量密切相关。所以，各级城建档案管理部门对电子文件分类的优化，可为各类城建电子档案的有序、有效管理奠定基础。

制定合理的电子档案的存储与备份策略

（一）归档电子城建档案数据大集中的存储策略各级城建档案馆应根据电子文件分类方案，制定电子档案存储与备份策略，对归档的电子档案数据进行科学组合，合理划分存储服务器的数据存储区域，便于备份工作的开展。为实现城建档案信息数据资源的共享，城建档案信息资源库的建设，必须打破目前小而全的数据管理方式，应采取城建档案数据大集中方式，即将分散到各分支机构城建档案数据库，集中存储到上属主管单位城建档案部门控制的计算机服务器中，建设符合国家电子档案管理规范与统一数据标准的城建档案信息数据资源库。

（二）根据分类标准，合理进行城建电子档案数据组合根据电子文件分类方案，归档的电子档案需要按一定的规则组合到计算机存储服务器或者脱机保存的光盘、硬盘、磁带等存储载体。由于光盘，特别是DVD光盘的存储海量化和日趋成熟，归档电子档案的脱机保存一般可采用DVD光盘。对不同类型、不同作用的档案要有不同的存储策略，如依据电子档案利用与保存价值从不同角度可分为：内部与外部使用(封闭与开放系统)；永久、30年、10年；重要与不重要；项目与重点工程建设、凭证与非凭证；保密与非保密；迁徙与非迁徙。从保持文件的自然联系和方便管理利用出发，遵循一些基本规则对归档的电子档案数据进行合理组合：一是将同一保管期限的文件组合，以便于按不同保管期限定期拷贝，以延长归档电子档案的保管寿命；二是将同一密级的文件组合，以便于保密管理；三是将同一分支机构的城建档案归档部门的项目文件组合，以便于查找利用和复制。四是将同一类型的文件组合，如将字处理文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、视频文件、多媒体链接文件分别组盘，以便于借助特定的技术环境进行阅读利用。

（三）城建档案信息管理系统的数据存储与备份策略归档城建电子档案数据采用微型计算机硬盘和DVD光盘的方式存储与备份，已适应不了采用城建档案数据集成化管理方式的需求，其存储和备份的数据由单机版城建文档管理的案卷级和文件级的数据，扩展到城建电子管理系统生成经鉴定归档的全文数据、多媒体文件、图像文件、检测数据等技术因素元数据。为有效地进行海量城建档案数据的存储与备份，必须合理制定存储与备份策略。一是合理划分存储空间。按照城建档案分类属性、建设项目、归档年度、保管期限对数据进行存储空间分配，按照来源关系，如城市规划、通信、电力、桥梁、道路、园林、环境卫生、市政、公用、房地产管理、人防等，对归档的城建电子档案数据进行科学排序。同时利用虚拟存储技术提高硬件的综合利用率。例如采用SAN的虚拟存储技术，将所有异构环境的存储资源，在一个统一的控制器控制下，做一个统一的分配与调度，可使存储空间从40%提高到80%。二是根据城建电子文档管理需求，采用切合实际的备份方式。在城建档案信息一体化管理系统生成的数据，可根据本单位的数据管理财力和文档人员、计算机技术人员配备情况，采用如下备份方式：磁带库、光盘库备份。由文档人员和计算机技术人员按照本单位数据生成和保管归档需求，设计备份时间，在规定的时间内，由生产机实时向备份机发送关键数据，将数据传送到远程备份中心制作完整的备份磁带或光盘的复制工作。远程数据库异地备份。根据《电子公文归档暂行办法》和《电子文件归档管理规范》的有关规定，归档的电子公文，实现异地保管。就是在与本单位主数据库所在生产机相分离的备份机上建立主数据库的一套备份。网络数据镜像备份。这种方式是对文档管理系统的数据库数据和所需跟踪的重要目标文件的更新进行监控与跟踪，并将更新日志实时通过网络传送到备份系统，备份系统则根据日志对磁盘进行更新。远程镜像磁盘异地备份。通过高速光纤通道线路和磁盘控制技术，将镜像磁盘延伸到远离生产机的地方，更新方式为同步或异步，其镜像磁盘数据与主磁盘数据完全一致，。采用不同方式文档数据备份，必须要考虑到数据恢复的问题，包括采用双机热备、磁盘镜像或容错、备份磁带异地存放、关键部件多套备件等多种灾难预防措施。这些措施能够在系统发生故障后对文档数据进行系统恢复。

档案部门应积极参与电

子文件分类与电子档案存储、备份工作建立一个完善的电子文件分类、存储与备份系统，城建档案部门要从城建电子文档系统的使用者转变为参与者，这就要求档案工作者必须深入到现行电子文件管理工作领域，对本单位产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储、备份工作进行指导，将电子文件分类知识融合到城建档案数据存储与备份工作中。

（一）根据城建档案信息管理系统生成的电子文件属性，如文本文件、数据文件、计算机程序文件、图形文件、设计文件、图像文件、影像文件、声音文件、超媒体链结文件等,设定固定的类别代码，，用以指导计算机技术人员结合分类编码、保管期限合理设计数据存储与备份的策略。

（二）积极参与系统实施方案的讨论。城建档案部门应负责文档数据存储与备份试点课题与档案学知识互相结合的论证工作，完成对现场电子数据分类与存储、备份三者之间有机联系的调查，提出切实可行的城建档案存储与备份策略，供计算机部门技术人员参考。

档案储存管理范文第8篇

[关键词]电子商务；档案管理；特点；智能需求

毫无疑问，随着电子商务的发展，智能化的电子商务将逐渐走入人们的日常生活。电子商务智能化是指利用数据仓库、数据挖掘技术对客户数据进行系统地储存和管理，并通过各种数据统计分析工具对客户数据进行分析，提供各种分析报告，如客户价值评价、客户满意度评价、服务质量评价、营销效果评价、未来市场需求等，为企业的各种经营活动提供决策信息。或者说电子商务智能化是企业利用现代信息技术收集、管理和分析结构化和非结构化的商务数据和信息，创造和累计商务知识和见解，改善商务决策水平，采取有效的商务行动，完善各种商务流程，提升各方面商务绩效，增强综合竞争力的智慧和能力。而电子商务档案管理的智能化将是电子商务智能化的一个靓丽的奇葩。电子商务档案是电子商务活动过程中各经济主体直接形成的具有保存价值的各种形式的原始记录。随着电子商务时代的来临，众多的电子商务活动将产生包括电子邮件、电子签名、电子合同、支付帐单、交易记录、产品资料等大量的有别于纸质文件的数字文件。同时企业在信息化管理、生产和科技活动中也会形成越来越多的存储在硬盘、光盘、网络硬盘、移动硬盘等存储介质上的电子文件。面对如此众多的商务档案既需要对其进行收集、归档，使之条理化、系统化、科学化，同时又要确保电子商务档案的完整性、有效性、真实性与安全性。因此，智能化的电子商务档案管理是目前电子商务档案管理的必然趋势。

一、电子商务档案的特点

电子商务档案与其它类型的纸质档案相比具有明显的数字化特征：1.具有虚拟性。与其他档案存在形式相比，电子商务档案具有明显的虚拟性特征。首先，电子商务行为本身发生在虚拟的网络传输空间。其次，电子商务活动各环节产生的交易信息和记录具有虚拟性。例如，根据电子商务的交易内容，它首先涵盖了通过网络实现的原材料的查询、采购、产品的展示、定购到发货、储运等一系列以实物商品为内容的贸易活动。其次，电子商务还包括网上商品信息的提供。其三，包括各种计算机软件，娱乐节目的联机定购，联机数据库的查询，网上信息咨询服务等等。其四，提供支付手段的电子银行和其他金融服务毫无疑问这些商务活动所产生的档案文本都具有显着的虚拟性特征。2.具有复杂性。电子商务档案通过数字信息存储在存储介质上，人们用肉眼无法直接识别，更无法直接进行手工操作管理，只有借助于计算机系统才能进行解码，才能转化成人眼可以识别的记录。同时，随着计算机技术的发展，存储在各种介质上的电子商务档案信息的信息格式、规范、传输协议、链接方式、存储形式不尽相同，这就客观上造成了电子商务档案信息的复杂性。3.具有集成性。相对于纸质档案信息的单一性来讲电子商务档案信息无疑具有集成性的特征。现存的电子商务档案信息不但是文字或数字信息，而且可以很方便地将图像信息、音频信号、视频图像等不同媒体形式的信息记录在同一份文件上，使其达到声像并茂，真实地记录商务活动的各个环节。由此可见，对电子商务档案的管理应针对其特点，在档案的归档、保存、利用方面尽量提高其智能化程度，以符合时代的智能化需求。

档案储存管理范文第9篇

[关键词] 电子档案； 管理； 归档； 高校； 规范化； 措施

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 05. 065

[中图分类号] G270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）05- 0112- 02

0 引 言

随着我国高校管理信息化建设的不断推进，高校档案管理工作也呈现出新的特点，档案资料的载体形式日益多元化，以磁盘、光盘等存储设备作为载体的电子档案文件日益增多，由于电子档案与传统纸质档案资料相比，具有信息存储密度高、信息存储形式多样性以及信息的集成性较高等的优点，当前已经成为高校档案资料的重要形式。因此，对电子档案管理工作进行标准化与规范化的建设，已经成为当前高校档案管理工作的重要内容，这对于确保高校教学、科研以及学生管理工作的正常开展也具有重要的作用。

1 电子档案资料技术特点分析

1.1 电子档案的技术优势分析

（1） 可以大幅度提高档案管理工作效率。由于高校电子档案资料主要是以计算机作为信息处理工具，因此，档案的归集整理、分类统计以及存储查阅等流程都是借助于计算机来完成的，这就改变了传统的人工作业管理方式。不仅提高了档案管理工作的工作效率，同时也减轻了档案管理工作强度，使档案管理质量得以提高。

（2） 电子档案资料有助于实现档案资料的共享使用。传统的纸质档案资料，无论是各项信息资料数据的查找还是资料的更新，都存在着程序繁琐与查找困难的问题，采用电子档案形式之后，应用档案管理办公软件，可以根据主题或者关键词等直接在线搜索下载所需要的信息资料。而且由于通过软件可以实现电子档案资料的分类、排序以及查找等一系列功能，提高了电子档案资料的检索效率，对于电子档案的共享使用十分有利。

（3） 电子档案资料写入、输出速度快。随着电子科技的不断发展，计算机以及各种存储设备朝着大容量、高速度的方向发展，数据写入、读取速度非常快。因此，采用电子档案资料不仅可以有效节约档案资料的库房占地面积，同时档案资料的整理归档工作速度有了根本性的提高。此外，采用电子档案的形式，由于可以采用同一文件多次备份的形式保存，因此能够保障一些重要资料文件的安全。

1.2 电子档案的技术劣势分析

（1） 电子档案的安全隐患问题较为严重。在电子档案的整理存储过程中，很容易受到互联网中病毒或者木马软件的影响，造成需要保密存储的电子档案资料被恶意获取以及非法使用。而且对电子档案进行篡改也不会存在痕迹，因此容易出现档案资料被非法篡改问题。

（2） 电子档案的技术升级频繁。电子档案的整理归档以及保存全部是依托于计算机来完成的，由于电子产品的升级更新速度较快，当计算机或者是软件系统升级改造之后，为了确保数据格式与操作系统的相容性，需要对电子档案进行数据转换或者是升级更新处理，这样才能确保电子档案的永久保存与持续可读。

（3） 电子档案对于系统以及存储设备的依赖性较高。电子档案的处理需要借助于计算机完成，而存储则主要是存储在数据盘等设备上，这就导致电子档案对于系统以及存储介质的依赖性较强。如果存储设备损坏或者是缺少备份，容易造成数据文件的丢失。

2 当前我国高校电子档案管理存在的问题

（1） 高校电子档案的归档管理不完善。归档工作是电子档案管理工作的首要任务，然而我国部分高校档案管理部门，正是在归档工作这一首要环节上出现了问题，导致电子档案管理工作效率不高。首先，对于电子文件档案资料的原稿保护重视不足，对于电子档案资料原稿随意增删的问题较为严重。其次，电子档案归档程序不明确，对于电子档案的收集、整理、筛选以及分类使用没有形成一套系统完整的管理程序。此外，在归档程序管理上，一些档案管理人员没有考虑到档案管理工作的技术性与特殊性，存储设备选择不当，数据格式分类不当，都有可能造成电子档案资料的损坏与丢失。

（2） 电子档案保存管理问题较多。当前高校在电子档案保存管理上同样存在着较多的问题，主要是对于电子档案存储设备的保管缺乏专门的设备，由于一些数据存储设备非常不稳定，很容易造成电子档案资料数据的丢失。此外，一些重要的档案资料缺乏必要的备份，一旦数据丢失或者被篡改，很难恢复，特别是对于一些重要的科研资料，将会造成重大的损失。

（3） 档案管理工作制度缺失。部分高校档案管理部门没有制定完善的档案管理工作制度，一些档案管理工作人员在开展电子档案管理工作中缺乏指导，再加上电子档案管理对于管理人员的业务知识以及计算机的应用能力要求较高，造成了电子档案管理工作的整体水平不高。

3 高校电子档案管理规范化措施

（1） 做好电子档案的归档管理。完善电子档案的归档管理，首先应该明确电子档案的具体归档范围。电子档案的归档内容主要包括以下几方面：高校内部各部门在教学、科研或者是管理活动中所形成的各类电子公文；高校信息网站的重要信息资料；高校教学科研活动、党政管理活动以及学校重大活动中所形成的各种图像或者影音资料；学校内部运行的数据库或者是数据库管理系统的复制件；高校教师科研活动记录或者是学生的毕业设计资料等需要电子版保存的文件。在明确了电子档案的归档范围之后，应该组织高校档案管理部门对电子档案的有效性与完整性进行相应的鉴定审核。对于需要加密的电子文件，则应该提前做好加密处理，同时一并将电子文件的技术加密方法进行归档。在将电子文件归档之后，应该对电子档案的具体内容、电子档案的创建时间、电子档案的存储格式以及电子档案的文件类型做好附带说明。此外，在电子文件归档过程中，应该确保数据文件格式的一致性，对于文本类文档在归档时一般保存为PDF格式的文件，对于图像电子文档则可以以TIFF、PDF或者是JPEG格式进行保存。视频以及多媒体文件则主要保存为MPEG或者是AVI格式，音频文件则主要以MP3与WAV格式进行保存。

（2） 完善电子档案的存储管理。电子档案的存储管理也是电子档案管理工作的关键环节，对于电子档案的存储管理，首先应该严格制定《归档文件整理规则》以及《档案实体分类方案》等技术文件作为档案整理以及分类管理工作的依据。在将电子文档档案资料整理存储之前，必须对存储设备或者是存储数据平台进行病毒检查清理工作，确保存储环境的安全可靠。对于重要的电子文件档案资料，应该一式三份进行备份处理，一份封存备案，另一份提供检索查询使用，第三份则采取异地存储的管理方式。为了确保存储介质的安全，应该采用专门的保护设备对电子文档进行保存管理，通过将存储设备置于防光、防磁、防火以及防潮的专业设备中，确保电子档案资料的安全可靠。对于电子文件档案资料，每年都应该采取机读抽检的方式进行检查，以确保电子档案的安全保存。同时应该间隔4～5年时间对电子档案资料进行转存，以免由于存储设备不稳定造成数据文件的丢失。

（3） 规范电子档案资料的查询使用。对于电子档案资料的检索查询使用，可以通过与高校的校园网络相连接，直接利用这一网络平台实现对于电子档案资料的查询功能，以提高信息检索与查询的效率。对于机密文件，特别是涉及学生信息或者是科研成果的电子档案资料，应该按照相关的保密规定进行管理，所有资料的查询必须经过相应的授权。可以采取设置电子密码或者是授权IP登录访问的方式，按照不同电子档案资料的密级程度，进行限制性的检索使用。

（4） 明确电子档案资料管理工作人员的职责。为了督促档案管理工作人员积极开展电子档案管理工作，应该制定相应的管理制度，落实电子档案管理工作人员的责任。重点要求档案管理工作人员严格按照管理规定对电子档案资料的收集整理、管理系统的维护开发以及档案资料的检索使用进行细致的管理。此外，为了提高电子档案管理工作人员的业务能力水平，应该定期对工作人员进行岗位培训教育，重点针对电子档案管理的业务知识、档案管理系统操作使用等方面进行培训，以提高其档案管理技能。

4 结 语

随着科学技术的不断进步，电子档案在高校档案资料中的比重不断增加，对于确保高校教学科研活动的顺利开展，推动高校管理现代化发挥了重要的作用。由于电子档案资料无论是在档案资料的归集整理还是在建档保存等方面，都与传统的档案资料管理有着明显的不同，这就要求档案资料管理人员必须结合电子档案的特点，完善档案的整理、归集以及存储保管，进而提高高校档案管理的整体水平。

主要参考文献

档案储存管理范文第10篇

>> 浅析数字档案云存储 “云”环境下的数字档案信息存储方案设计 论数字档案建设 数字档案存储介质及格式研究 数字档案信息长期安全存储问题探讨 对数字档案云计算管理的思考 浅议云计算环境下的数字档案工作 云数字档案馆安全运营机制探讨 残奥会数字档案 数字档案建设 海量存储体系在数字档案馆建设中的作用 几种存储介质和方法在数字档案馆的未来应用前景 北京数字档案馆（电子文件中心）存储体系建设 数字档案备份初探 大地湾数字档案 云计算对数字档案馆建设的促进作用 云计算环境下数字档案馆信息安全分析及管理策略研究 云环境下数字档案馆面临的安全风险及其应对措施 云技术中数字档案资源共享与管理体系的构建 浅谈云计算环境下数字档案馆信息资源的安全管理 常见问题解答 当前所在位置：

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档案储存管理范文第11篇

关键词：电子商务；档案管理；特点；智能化；发展趋势

1 电子商务档案的特点

1.1 复杂性

电子商务档案的相关信息是以数据的形式存储在存储介质上，其是通过数据编码的形式而存在的，无法通过手工来操作，也无法直接用肉眼来识别，只有通过计算机操作才能够将其转换成可以为肉眼识别的信息记录。在科学技术快速发展的时代，对于档案信息的传输协议、连接方式以及存储形式等不断的变化，具有多样性的特点，所以在客观上导致了电子商务档案信息具有复杂性的特点。

1.2 集成性

相对于纸质档案而言，电子商务档案在信息的集成性方面具有很大的优势。因为电子商务档案信息存储的特点，使得同一份档案信息中可以包含文字、数据、视频、图片等各种形式的内容，对于电子商务交易的整个过程可以详细的记录下来，充分的体现出全面性、客观性的特点，所以具有很高的集成性。

2 电子商务档案管理的发展趋势

2.1 信息存储智能化

1.借助智能存储设备

电子商务档案在进行信息保存的时候需要借助于电脑、服务器和相关的移动存储设备等，而在对电子档案文件进行访问的时候也离不开这些设备的支持。电子商务其发展方向在于信息提取的及时性、便利性，以及不受到时间地点等的约束与限制，能够达到随时获取档案信息的标准。对于将来的智能化存储设备来说，这是基本的要求，对电子档案进行智能化管理的一个特征也在于电子档案存放之后的提取方式的转变。当智能化信息存储在进行输出的时候，应该是能够对不同的智能化设备都支持的，而且对于拥有权限的智能化设备还应该给与其关于电子档案信息的编辑、备份、安全管理等特别操作的权利，这也是为了让档案信息可以得到更好的保护。

2.存储设备智能化管理

未来信息储存的发展方向就在于信息存储智能化，这种电子档案管理模式让存储和管理结合在了一起，也让计算机系统、工作模式以及连接方式都发生了很大的改变，也将一些不必要的行为省略了，还可以让电子商务档案信息其安全以及实时访问得到保证。实际上，电子商务档案存储的智能化是由计算机系统当中的软件与硬件来进行决定的，而所谓智能化存储就需要让计算机其部分的运算以及控制功能可以下放到存储设备当中，让存储设备不只是能够进行数据存储，还可以拥有一定的运算与控制的功能。借助于智能存储技术，电子商务档案管理可以获得更多效益，不但可以让人工操作得带减少，也能够让过去对于档案管理所需空间得到节约，更能够缩短时间以及让运输、仓储相关费用得到节约。智能化存储管理技术能够实现对于存储系统当中存在的问题相关监控与调整工作，从而第一时间发现问题与潜在隐患，并且采取一定的措施进行处理，让数据存储的安全与持续得到保证，也让电子商务档案存储智能化水平得到提升。

2.2 信息检索智能化

1.智能检索

对于诸多档案信息而言，电子商务档案信息只是其中之一，也是电子商务的兴起才出现的。通常情况下，对于档案信息的检索主要发展在于自然检索、手动检索、计算机辅助检索以及计算机智能检索，对于电子商务档案信息其检索来说，也是类似的。计算机的智能技术不断带动着电子商务档案学信息检索的智能化，而面对拥有各式各样信息存储方式的电子商务档案，因为其信息内容可能包含文字、数字、图片、图像、声音等，还可能有加密信息与不加密信息的区别以及本地存储与其他存储等情况，关于电子商务档案信息有关的智能检索就拥有了更为重大的意义。对于智能检索而言，其基础就在于文献以及检索词的相关度，并且对文献重要性进行综合考察作为指标，再对检索的结果进行排序，从而让检索效率得到提升。

2.推理化分析

计算机科学技术的发展让电子商务档案信息的智能检索拥有技术支撑。计算机推理思想对于档案管理其智能化的应用，可以让档案管理其检索系统做到对于基于模式识别以及物景分析的图形图像检索系统，也更有利于档案信息搜索工具借助于别的基础理论实现更智能的模式开发。

2.3 档案应用智能化

1.客户管理智能化管理

电子商务档案其应用智能化，首先在于客户关系管理的智能化。对于电子商务档案而言，客户档案是重要的组成部分，而电子商务档案也相当于是让商家客户之间有了新的交流方式，那么企业的管理者在对客户关系进行管理的时候也应该变化思维方式。智能化的客户关系管理可以让企业对客户的服务得到加强，也让客户的满意度以及忠诚度得到提升，更能够让企业的效率与效益得到提升，这同样需要加强关于客户关系管理系统以及智能化的客户数据库开发以及应用。

2.商情智能化预测

智能化的商情预测，是电子商务档案应用智能化的另一个重点。客户数据庞大，而企业的营销信息、销售信息以及服务信息也非常多，只有高度商业智能的数据分析以及数据处理系统才能够很好的实现对于它们的分析与管理。智能化的商情预测系统，借助于数据挖掘思想以及数据仓库的管理技巧，一对一的营销策略、以及个性化的售后服务智能化的数据分析与处理，可以使得客户的需求得到满足，也能够让企业的盈利能力与盈利空间得到拓展与提升。

3.商业数据智能分析

商业价值的实践以及商业需求的满足，只是智能化数据分析以及数据处理系统的部分效用，关于对于市场以及客户的不断学习的过程，让企业的商业流程重新进行塑造，更是让企业管理者拥有更加智能化决策分析工具的重要方式。智能化的营销策划，需要利用到智能化营销策划其管理系统，而企业借助于此可以对产品以及市场信息做到全面分析，对高效的营销计划进行制定，而销售与服务指标应该切实可行，从而让企业管理得到优化。

3 结语

电子商务的快速发展推动了电子商务档案的发展，而关于电子商务档案管理其智能化趋势也变得越来越明显。相比于纸质档案管理，电子商务管理更加复杂，不但包含文字图像信息还包括声音视频等数据资料。对于电子商务档案的智能化管理，需要来自于企业的多方面配合，而这也是科技发展的必然趋势。

参考文献

[1]姚凤臣.电子商务档案管理的智能化趋势探析[J].华章，2012（19）.

档案储存管理范文第12篇

关键词：数字时代；声像档案；管理策略

一、传统声像档案管理存在的问题

1.人力成本高

声像档案管理工作流程中的八个环节是不能减少和避免的，每一个的作用都是非常重要的，但是其中难免会出现重复劳动的状况。以此来看，传统声像档案管理工作的流程相当繁琐，不同类别的声像档案其自身的材质也是不同的，所以在管理过程中就需要多样化的综合型人才对其进行梳理，这在工作中将耗费大量人力与物力，所需要付出的成本是非常高昂的。

2.资金投放量大

声像档案载体多样且有特殊性，所以对档案存储空间的需求是不同的，对于一些特殊的载体需要购买指定存储设备进行归档管理。对于声像档案多的企业，其开辟、购买的专用保管场所和设备是需要投入大量资金的。

3.传统声像档案管理发展滞后

一直以来，各级档案管理部门都对声像档案管理缺乏重视，导致目前管理工作滞后。鉴于声像档案自身的特殊性，目前尚没有形成统一的管理规范与标准。一般的档案馆认为，只要对声像档案管理履行相关职责，其他一概不问。这种未从长远角度考虑档案管理工作发展的态度，致使管理方法陈旧，限制了声像档案管理的发展。

二、数字时代声像档案管理的机遇和挑战

传统声像档案管理中以胶片、磁带为主要载体的存储形式已经不能满足大量的新型数字资源的存储要求。面对大量的信息资源，新型数字存储载体占有绝对优势，也是主要存储形式，在不久的将来就会逐步替代传统的存储载体。

随着科技的不断发展，数字信息技术已经逐渐渗透到声像档案管理工作中，所以需要管理人员能够正确认识数字化信息时代的需求，对声像档案存储载体形式进行转换。转换的内容囊括了照片扫描等工作，这样的转换使声像档案逐步走上数字化的道路，统一实现数字化管理。

三、数字时代声像档案管理策略研究

1.数字化采集

数字化采集可以应用于传统声像档案载体，转录可以通过扫描仪及其他数字化的设备来实现。另外，数字载体形式的档案内容，如照片等可以通过计算机技术来实现数字化采集。数字化采集能够作用于不同材质与特性的声像档案载体，能将不同类别、来源的声像档案统一、综合进行数字化采集。

2.构建在线数据库，实现资源共享

首先，需要对声像档案进行有效分类，通常情况下可以按照图片、视频以及音频将其分成三大类型。其次，整理声像档案分别建立资源数据库。对于以上三种声像档案，可以建立相对应的三种不同的数据库，以实现声像档案信息的单位职能。数据库的建立要与单位需求相适应，单位声像档案存储量越多说明以此建立的数据库结构越复杂，实现的难度也随之加大。这就要求声像档案管理部门加大数据库建设的力度，使档案管理工作能够实现数字化及资源共享。

3.统一标准，完善编目

声像档案管理工作中编目工作的重要性是显而易见的，其复杂程度也非常高。要实现快速检索，就必须对档案信息目录进行持续地完善和细化。以视频声像类档案为例，工作人员不仅仅要对每一个镜头、场景进行详细的编目，还要对录制的人、时间和相关负责人员进行细致的记录，以便日后检索。完善的编目能够实现快速检索，所以编目一定要做到统一、标准，这样才能够给使用者提供一定的便捷条件。

4.有选择存储在线声像档案

声像档案的存储与一般文件性内容的存储是有一定区别的。声像档案存储需要更多、更大的空间，所以就需要在存储声像档案过程中要有选择地进行保存。同时，要求管理人员将磁盘阵列数据库分为两种形式，分别是离线数据流磁带库和近线数据流磁带库。声像档案存储选择哪种形式的数据库存储是由其自身的利用率来决定的。

总之，数字时代给声像档案的管理工作带来新的挑战和机遇，档案管理工作唯有和新的社会发展需求相契合，才能为地方经济发展做出应有的贡献。

参考文献：

[1]李勇.系统的集成和组合一媒体资产管理系统的市场化架构[J].音像档案数字化研究与实践，2011（9）.

档案储存管理范文第13篇

关键词：声像档案 归档管理 有效利用

声像档案包括以照片、扫描图片、幻灯片、缩微胶片、唱片、影片、录音带、录像带、光盘、硬盘等不同介质保存并能够再现声音以及图像，对国家、社会和个人有保存价值并辅以文字说明的历史记录，种类丰富。本文主要结合录音录像档案在制作、保存与利用的不同阶段应当引起重视的一些问题进行分析，并提出一些确保声像档案保存与利用效果的针对性措施。

一、源头干预：录制模式的最优选择与录制标准的最少变动

档案部门主动加强对声像档案音视频文件摄录标准的质量控制和源头干预，并将声像档案的收集积累工作拓展到对摄录器材以及摄录存储介质的挑选和购买，拓展到对摄录人员进行指导与培训，实现音视频文件录制质量与录制格式的规范化和标准化，是顺利做好录音录像档案归档保存和利用工作的首要环节。

（一）确保声像档案中音视频文件摄录格式的规范化

为确保声像档案中音视频文件摄录格式的规范化，选择声像档案制作的技术平台，使其在制作之初就能满足当前标准与最新技术要求，是保证声像档案长期存取安全的第一道防线。这就需要标准制定者在选择音视频文件存储格式时，应选择那些市场占有率高、占用存储空间小，具有较强通用性、开放性和可移植性，对计算机软硬件平台依赖程度低的格式，以避免技术标准的频繁变更。

目前，根据《电子文件归档与管理规范》（gb/t 18894-2002）的规定：“对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以mpeg、avi为通用格式。”“对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以wav、mp3为通用格式。”

（二）确保摄录文件存储介质的标准化

根据《电子文件归档与管理规范》（gb/t 18894-2002）的规定，存储介质按优先顺序依次为只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。软磁盘不能用作归档电子文件长期保存的载体。

档案部门通过采取质量认证、加贴认证标志的方式对达到能够制作档案级光盘要求的可记录光盘、光盘刻录机采取准入制度，是确保摄录文件存储介质标准化的必要措施。

磁带存储系统具有成本低、技术成熟、可靠性高、标准化程度高、互换性好的特点，是备份声像档案的首选介质。在磁带格式技术中，lto技术是一种开放格式的技术。同时，lto还特别规定，由第三方进行每年一次的兼容测试，以确保产品的延续性。

从mb到gb再到tb级，移动硬盘在用户可以接受的价格范围内，成为满足很多用户在存储容量、数据传输速度和便捷性方面不同要求的首选存储工具。鉴于一旦硬盘突然失效，上面存储的数据就很难恢复，特别是对硬盘频繁进行读写操作也增加了病毒入侵的可能性，移动硬盘不适宜作为声像档案长期保存的存储介质。

二、归档管理：对归档声像文件的严格校验与妥善保存

声像档案信息在其制作、保存和利用过程中，应避免遭到破坏或更改，确保其真实性、完整性和有效性，对含有重要或敏感信息的声像档案还要确保机密性。

（一）严接收：坚持归档声像文件入库格式的规范化、入库内容的选择性

根据《电子文件归档与管理规范》（gb/t 18894-2002）的要求，对归档的声像文件的真实性、完整性、有效性必须进行检验和审核。

1.把好对拟归档声像文件所记载内容的挑选关

并非所有音频视频资料都有长期保存的价值，对声像文件在管理、财务、法律、证据或信息等方面的持久价值与档案价值进行鉴定，是归档前对声像文件内容重要性进行评估，并在此基础上对拟归档文件进行挑选的第一步。声像档案只是从音频视频资料中挑选出来的有必要长期、持久保存的声像文件。

2.把好对拟归档声像文件格式的校验关

从理论上讲，为了保证声像档案的原真性，无论是数字化采集还是直接形成的需长期或永久脱机保存的声像档案，均应保存未压缩或无损压缩的格式。但是在实际工作中，在符合国家规定的存储格式及存储载体相关技术参数要求的前提下，既要保证视听质量，又要尽可能地实现存储空间的最小化。

3.把好对拟归档声像文件所确定的密级、保存要求与保管期限的鉴定关

在对拟归档声像文件确定密级与保存期限时，应根据其所记载的内容，参照国家对同类内容的纸质文书档案的管理规定执行。需要引起重视的是，由于声像档案存储介质本身的物理及化学性质的不稳定性，使其即使在符合规定的保存条件下存放，也难以达到长期安全存放的要求。因此，及时对声像档案所记载的信息进行更新或迁移是非常必要的。

（二）妥保存：根据存储介质和读取方式的特殊性，对声像档案采取相应的安全措施

为确保声像档案具备可理解性和可被利用性，以及信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性，还应当做好以下几项工作：

1.做好提前备份工作，避免因存储介质损坏或技术淘汰危及声像档案安全

备份介质应选用较耐久的材质，以减少存储或利用过程中的损坏几率；应使用标准的软件和文件格式存储备份数据，以减少长期保存中数据迁移带来的风险；应减少数据迁移的频率，以降低数据丢失的风险。提前制作存储介质的备份，备份后实行远距离异地存储，既可以防止存储介质因污迹、霉变、介质层间开裂等原因导致声像档案无法读取，也可以避免因水灾、火灾、风暴、地震等自然灾害或人为损坏危及声像档案的安全。

2.对归档的声像档案要定期检查

声像档案的形成单位和保管部门每年均应对声像文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。由于声像档案一般都是脱机保存在唱片、磁带、光盘等存储介质上，设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性。如不兼容，必须保存原播放设备及播放软件，同时注意做好声像档案的载体转换工作。

3.对存储介质要适时更新

通过将声像档案的内容信息从原存储载体转换到新的或稳定性更高的同类载体上，是避免因存储载体的老化或损坏造成档案内容信息损失的基本方法。尽可能保存母带、提高存储载体质量、加大更新的时间跨度、将模拟信号转换为数字信号等方式，都是提高更新质量、降低更新损失的有效方法。

4.对存储信息要适时迁移

近年来，开盘录音、盒式录音等模拟录音方式逐渐被数字录音方式取代，磁带录音机的市场份额急剧下降，无论是生产厂家还是维修单位都迅速减少，适时采取数字录音方式按照最新的技术标准转录备份，并实现规模化集中储存和备份，可以为将来的进一步转换升级创造更加便利的条件。对于目前已经基本淘汰的唱片、钢丝录音带等录音档案更应抓紧转录。

5.操作系统与应用软件的同步保留与及时备份

尽管数据的丢失与存储介质的损坏有很大关系，但由于数字声像档案必须在一定的系统环境中才能被利用，因而由于软件与硬件技术的迅速更新而导致的技术淘汰，常常成为影响音频或视频声像档案长期存取安全的主要因素。根据《电子文件归档与管理规范》（gb/t 18894-2002）的规定：“对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。”

6.播放设备的同步配置与同步维护

尽管有些电子产品升级换代后还可以读取此前的信息，如dvd机可以读取cd光盘，但是随着电子产品更新换代的加速，曾经被普遍采用的读取设备几年之后就难觅踪影，甚至荡然无存。因此，原则上，声像档案的保存单位应当具备读取自身所藏全部声像档案的软件系统与硬件设备。如果难以实现同步配置与同步维护，应当优先确保可识别声音与图像能够实现跨存储媒介、跨操作系统、跨播放工具的再现与保留，而不要拘泥于原始技术信息的保存。

三、有效利用：读取方式的最优选择与最佳效果

为了更加有效地利用录音录像档案，提高读取方式的安全性和内容检索的便捷性是非常必要的。

（一）提高读取方式的安全性

提高录音录像档案读取方式的安全性，就是要提高录音录像档案存储信息的安全性、阅读工具的安全性和存储介质的安全性。确保录音录像档案存储信息的安全，主要是防止录音录像档案存储内容被改动，归档后的声像文件应当被设置成禁止写操作的状态。确保录音录像档案阅读工具的安全，主要是指防止遭受计算机病毒的侵害。如果在归档过程中未能按照相关规定进行严格的检查，声像档案尤其是视频档案就有可能带有计算机病毒。确保录音录像档案存储介质的安全，主要是指防止存储介质在借阅过程中被损坏，供查阅使用的电子文件在利用时应使用拷贝件。

（二）提高内容检索的便捷性

尽管目前并不要求建立与音频、视频声像档案所录制的语言信息相对应的文字文本，然而随着录音录像档案中语言类音频、视频文件总数的不断增加，从海量的库存中快速检索特定语言信息的难度越来越大。如果建立声像档案信息检索系统，将与特定录音录像档案相对应的，能够全面准确地反映录音录像档案语音信息的内容摘要、发言底稿或录音文稿，以及发言者的姓名、发言的时间、地点等信息都录入到系统中，对于克服录音录像档案不能像电子文本那样进行海量搜索的缺点，提高对关键信息的查找能力是非常有价值的。

值得高度重视的是，将语音识别及人像识别技术应用于声像档案的信息检索，很可能会成为今后提高声像档案信息查询的准确性与便捷性、提高声像档案内容快速检索能力的一个重要突破口。

参考文献：

1．周耀林.档案文献遗产保护理论与实践[m].武汉大学出版社,2008.

2．邹家炜主编.档案管理实用大全[m].同心出版社,1996.

3．吴建西，张绍武.电子文件长期保存的问题及解决方案[j].现代情报，2003（6）.

4．电子文件归档光盘技术要求和应用规范（da/t 38-2008）[s]/全国档案工作标准化技术委员会.档案工作标准汇编（7）.中国档案出版社,2008.

5．电子文件归档与管理规范（gb/t 18894-2002）[s].中国档案,2003(11)-(12).

6．仇壮丽，唐思慧，王协舟.对《电子文件归档与管理规范》进行修订的几点建议[j].档案管理,2007(6).

7．刘家真.更新与迁移中的风险管理策略[j].档案学通讯,2005(4).

8．刘家真.保护数字信息长期存取研究综述[j].情报杂志,1999(4).

档案储存管理范文第14篇

1储存空间

纸质档案的管理对空间有着极大的需求，一般都会储存在档案室里面，这对档案室的环境有着很高的要求，也占据了较大的空间。而且纸质档案的管理需要专门的人员进行监察，也需要定期的进行维护，极大的增加了档案管理者的工作量。

2环境因素

纸质档案在保存过程中，极易受到潮湿、虫蛀、高温影响。各种因素的作用会导致纸张易碎、模糊、损坏，降低纸质档案保存寿命，对纸质档案的真实性与直观性造成了较大的影响。

3其他档案载体的发展

由于信息化技术的普及，电子档案开始越来越广泛的在档案管理工作中进行运用，对传统的纸质档案形成了较大的冲击，对纸质档案的发展有着很大的制约作用。

二、电子档案的优点与缺点

1电子档案的优点

1.1提高效率

随着计算机信息技术的普及，极大的提升了工作效率，也为工作人员在储存、查找方面提升了速度，保证高效高质的查阅工作进度，也减轻了档案管理工作人员的工作量。

1.2档案储存

通过电子档案储存系统，降低了档案对于空间的需求，也保证了档案储存的完整性。档案也不再需要担心储存过程中受到环境因素影响其保存寿命，提高了档案的保存年限。

1.3保密性能

电子档案储存的载体是计算机系统，通过对系统进行加密措施，做好档案的保密措施，没有相关权限的人或者没有得到授权的人，是无法进入电子档案储存系统的。

1.4提升工作质量

人为因素过多的介入，会直接影响档案存在错误的概率。电子档案很好的避免了这样的问题，直接的提升了档案管理工作的质量与利用率，保证了电子档案的价值体现。

2电子档案的缺点

2.1容易被人为篡改

计算机作为电子档案储存的载体，很容易受到管理人员、黑客技术、电脑病毒等因素对实际储存的电子档案进行拷贝、篡改，而且在篡改或者拷贝之后，往往不会留下痕迹，这导致我们对电子档案的真实性与权威性有了很大的疑问。

2.2安全患

电子档案作为信息数据储存在计算机系统中，因为系统漏洞问题，极易导致黑客入侵系统，窃取、拷贝、篡改电子数据，这样就会破坏电子档案的保密性，给档案管理工作造成了一定的影响。

2.3缺乏管理制度

计算机信息存储技术目前还缺乏较为有效的管理制度，不同的地区、不同的企业对档案的管理系统也不一样，对档案的统一利用有一定的影响。

三、档案管理系统的设计

1数据库设计

为了满足我国实际需要，一般采用全关系型GIS数据库管理方式，这种模式的优点众多，主要因为其升级投入过程不需要过多的资金，但是对其的应用相对较于纯熟，缺点就是这种全关系型GIS数据库管理方式的读写效率较低，但是值得推广使用。

2数据扫描

档案数据扫描是通过计算机控制相机进行摄影，这样就能在保证扫描质量的前提下提升对于档案数据扫描的效率，这种方式扫描可以将JPG图片类文件转化为PDF阅读文件，这种PDF格式文件相较于JPG图片文件更小，更有利于系统的存储工作。

3自动入库

传统的档案管理系统需要人工对档案进行入库封存，这样增加了档案管理人员的工作量。现阶段档案管理系统通过扫描，将文件格式转化，将会自动存入相应的数据库。

4安全性保存

数据档案管理主要是对其做好保密措施，保证档案能够安全的保存，这样才能切实的保障档案数据的真实性与有效性。

四、结束语

档案储存管理范文第15篇

一、电子档案的特点

电子档案主要有着以下的层面的特点。首先电子档案具有存储空间小的特点，即电子档案一般存在于移动或者固定的存在载体中，主要利用计算机磁盘，或者应用应硬盘进行存储。例如，音像资料，以及图片一般存储在磁盘。比较于传统的档案存储，电子档案存储空间较小，这对于档案管理而言，是一种优势。其次，电子档案还具有存储信息量大的特点，存储信息量大的特点，还是比较于传统的档案资料而得出的，档案管理电子化，也是今后档案管理的趋势所在。对于音像，图片档案资料而言，存在的信息是十分丰富的。此外，比较于传统的档案资料，电子档案管理的过程较为简单，这种管理的过程中，体现在电子档案的归档，加工以及存储的层面[2]，总体的流程是较为简单的，是电子档案的优势所在。值得注意的是，电子档案虽然管理过程较为简单，但是具有较高地技术性，即在管理的过程中，需要大量的信息技术作为支撑，例如，电子档案的维修观力以及后期调用等，这对于档案管理人员的专业素质也提出了较高地要求。总的来说，以音像，图片为代表的电子档案是今后档案管理工作的重要内容，不断地分析其特点，根据其特点进行进行管理策略的提出，提升其管理层面的实效性，积极意义十分深远。

二、提升音像与图片档案管理的实效性的策略分析

上文中对于电子档案的特点进行了分析，电子档案对于信息存储层面有着一定的优势，但是在管理过程中，以及管理技术层面有着新的要求。根据电子档案的特点，分析提升音像与图片档案管理的特点，成为了我们思考的问题。提升音像与图片档案管理的实效性，能够为社会健康教育保存众多的资料，能够有效地提升健康促进服务发展，对于全市健康事业发展有着积极作用。

1、应用信息化平台开展档案管理

当前音像与图片档案的保存，主要是基于计算机进行保存，或者是应用存储硬盘进行档案存储，为了提升音像与图片档案管理的实效性，不断地提升效率，促进档案管理的质量，积极应用信息技术，开展平台化的档案管理模式十分关键。首先，信息化平台开展档案管理，就是根据工作建立相应的系统，系统对于各个档案进行归档，分类，形成相应的目录，对于各个档案的信息进行存储。例如，根据存储档案的不同，在信息化平台中对于档案存储的类别进行划分，然后按照已经划分好的类别，直接进行电子资源上传。其次，这种信息化的平台系统，就是使得音像与图片档案的存储更加地清晰明了，对于相应的信息能够完备地进行记录。例如，在平台中存储图片，能够十分容易找到存储位置，在存储的过程中，会弹出相应的窗口，填写相应的图片信息，如，对于图片的大小，生成时间，文件类型，打开方式等信息均进性记录，然后进行存在，保证了信息层面的完整性。此外，应用信息化平台[3]，进行音像与图片档案管理，能够较为容易地进行资料的调取，不用像直接利用计算机磁盘存储一样，需要寻找电子档案。应用信息化平台，不仅仅有利于音像与图片档案的存在，还有利于档案的调取，还可以不断地引入新技术，高效地管理档案。值得注意的是，为了保证音像与图片档案的安全性，信息化平台开展档案管理也是在没有网络接入的状态下应用，并且通过技术手段，定期地查杀病毒，保证信息化存储平台的安全。应用信息化平台开展档案管理，是的音像与图片档案管理更加系统，更加规范，对于档案管理的实效性提升有着十分积极的意义。

2、建立档案管理制度

音像与图片档案在管理的过程中，与传统档案有着较大的差别，为了适应今后大量电子档案出现的趋势，建立相应的档案管理制度，是提升音像与图片档案管理实效性的有效思路，使得音像与图片档案管理管理均按照制度开展，均规范化的开展，对于实效性的提升十分关键，主要有着以下层面的体现。首先，建立适应于单位自身工作特点的档案归档工作，即对于音像，图片档案的相关信息进行规定，对于文件大小，类型进行制度层面的要求，保证档案的良好地存储性。在音像图片档案管理的过程中，制定相应的归档制度，应当高于《电子文件归档与电子档案管理办法》的标准，使得制度更加适应工作实际，更加具有针对性。其次，电子档案管理的过程与传统档案管理有着较大的区别，因此建立电子档案的保管制度也是十分关键的[4]。其一，应当定期地对于音像与图片档案进行检查，及时地发现存储过程中的问题，尤其是对于存储过程中存在的并且进行及时地查杀。其二，音像与图片档案存储的过程中，对于相应的物理环境也要进行制度层面的建立，对于光，磁等环境要素进行定期检查。此外，音像与图片档案，的安全问题也是十分关键的，因此应当建立必要的安全制度。例如，对于音像与图片档案的存储，拷贝，修改等均进行书面的记录，能够有效地提升档案的安全性。值得注意的是，由于人员的更迭，部门之间的拆分与合并，档案在移交的过程中容易发生损毁，因此建立电子档案移交的制度也是十分必要的，尤其是人员更迭的过程中，责任人之间做好相应的工作移交。总的来说，制度的建立，能够有效地规范音像与图片档案管理的过程中。这对于档案管理的实效性提升十分有利，同样促进了档案管理的规范化发展，应当引起我们的重视。

3、提升档案管理人员的专业素质

音像与图片档案作为一种新的档案管理形式，与传统的档案管理有着较大区别，为了提高电子档案管理的整体效果，档案管理人员需要具备?^强的专业水平和素质。因此通过人员素质提升的角度促进档案管理实效性的提升同样十分关键。首先，应当不断地提升档案管理人员的专业素质。音像与图片资源在归档的过程中，需要相应的编辑，工作，需要使用角度的计算机软件，尤其是一些多媒体软件，不断地加强档案管理人员对于软件的使用能力是必要的。在音像与图片档案管理的过程中，放光，防潮，防磁同样需要一定的专业知识，因此定期地对于档案管理人员的专业技术知识进行培训考核，能够有效地促进档案管理的质量水平。其次，音像与图片档案档案管理中，还应当不断地促进档案管理人员养成较高地责任意识，即对于存档的各类资料负责，在维护检查的过程中，具有很强的责任意识。例如，在档案移交以及档案记录的过程中，全面系统地对于音像与图片档案的归档与管理进行书面记录[5]，能够为后期工作作出重要的依据。此外，提升档案管理人员的专业素质，还要不断地对于档案管理人员进行考核，例如，定期开展档案人员专业知识的竞赛等活动，在轻松的氛围下，促进档案管理人员不断地提升意识，不断促进自身专业素质的提升。总的来说，提升档案管理人员的专业素质，使得档案管理人员能够适应电子档案普及的背景，积极进行工作层面的转变，积极意义十分深远。