档案整理经验范文

档案整理经验范文第1篇

【关键词】高校；档案资源；“大档案”；管理对策

社会的不断发展以及科学技术的不断进步，势必会造成信息传播以及信息资源的速度有所加快。在这样的背景之下，高校的信息资源整合现象越来越明显。档案资源作为高校非常重要的资源之一，其本身对高校的教学质量以及学校的整体发展产生了非常大的形象。如何针对高校档案资源进行整合，实现科学有效管理，将成为高校档案管理工作者的工作重点。同时，档案资源管理水平也将直接影响高校的管理制度改革，对高校的发展产生深远影响。

一、当前高校档案管理存在的问题分析

首先，当前我国高校档案管理制度比较落后，并不符合未来高校的发展要求。比如许多高校新增加了许多档案资源，其中包括电子档案等，都没有列入到高校的档案管理范围当中。只是分散的散落在个别的职能部门，所以许多时候档案会存在严重分散现象。甚至无法为相关的人员使用提供便利，造成档案的大肆浪费。

其次，高校所进行的档案管理内容范围过于狭窄，只是涉及到学生的基础信息、入校登记以及体检信息、成绩信息这类基础资料。其他的综合性档案内容以及学生的动态资料，这会造成档案内容缺失，不能起到很好的档案管理效果。

再次，高校的档案管理部门现存结构存在严重的不合理现象。许多高校虽然已经开始意识到大档案管理的模式，可是并没有真正将档案管理工作归纳到行政管理过程当中。故而，档案管理部门并不能够真正享受行政管理的权力，同时也无法尽相应的义务。

最后，则体现为高校的档案管理部门并没有适应大档案管理制度实行之后，档案管理业务增加的趋势。高校由于没有合理分配档案，使得管理者在进行档案管理的时候，往往会出现比较混乱的局面，造成档案管理水平偏低。

二、未来整合高校档案资源且实行“大档案”管理模式的对策

（一）提升档案管理的效益

在大档案管理的大背景之下，高校的档案资源整合与管理必须要不断改进。通过提升档案管理水平，可以有效提升档案管理效益。作为高校的相关负责人，应该充分意识到档案资源本身所具有的效益，并且将其应用在档案管理过程当中。一方面可以有效整合本学校的档案资源，另一方面也可以将档案资源的效益充分发挥出来，帮助相关的领导人员进行决策，为高校进行长远战略制定提供有效依据。比如高校的档案管理可以借助于网站平台，通过网站建设或者间接建立起与某些网站之间的联系，可以使得档案用户针对档案进行及时的查询。同时还可以有效建立起档案信息共享平台，有利于整个高校对档案信息的管理和提取。

（二）对高校档案资源进行合理集中和统一分配

大档案管理要求高校将所有的档案进行科学规划和整理。通过将学校的档案资源库档案进行丰富，可以有效实现资源的共享。并且，还可以将高校的许多实体资源与信息实现全面融合。这样，许多资料都可以在档案管理的过程中被科学记录，信息资源也可以通过档案的管理，录入到网络平台当中。高校在对学生信息进行统计或者进行某一决策的时候，可以轻松对信息进行查询。满足高校对档案信息的应用要求。

（三）提升相关人员及其校内所有人员对“大档案”管理的认识

在高校进行大档案管理的过程当中，不仅需要相关的档案管理人员意识到大档案管理的优势，同时更需要全校内部所有的人员针对大档案管理进行全面认识。通过支持大档案管理，使得高校档案管理工作可以进行革新。比如高校可以通过宣传栏或者横幅等形式，针对大档案管理制度进行选换。还可以举办“大档案管理制度介绍会”，让全校师生针对大档案管理有更为直观和全面的认识。这样一方面吸引了全校师生的注意，另一方面也真正加强了高校的档案管理能力，为高校的不断进步与发展提供帮助。

（四）注重对档案管理者专业素质的提升

在进行大档案管理的过程当中，应该格外重视高校内部档案管理者专业素质的提升。加快培训速度的方式o疑是比较有效的一种方法。通过对档案信息资源的提取和开发，可以有效将专业人才聚集起来，组织开展培训。尤其在近些年来，我国的社会发展速度不断加快，社会科技水平不断提升，电子化以及网络化发展使得高校的档案管理工作更为科学。所以档案管理人员应该对基础的信息搜索以及信息检索方式进行了解，逐步将自身打造成为复合型、专业性人才。高校可以通过给予档案管理人员晋升的机会和权力，这样可以有效调动其工作的积极性，为后续高校制定科学的档案管理计划奠定基础和保障。

结束语：

在高校实行大档案管理制度，有利于高校将原有的档案资源进行丰富。同时也可以有效对档案管理方式进行革新。一方面可以使得高校的档案管理更为科学有效，另一方面也可以在高校利用档案资料进行决策的时候，真正起到有效的依据作用。所以，从长远角度分析，整合高校的档案资源，对其实行大档案管理，确实有利于提升高校的整体档案管理水平，对于促进高校的优质化、长远化发展，具有重要价值。

参考文献：

[1]徐欣. 整合高校档案资源 实行“大档案”管理研究[J]. 档案学研究，2008，05：28-31.

[2]郭怀珍. “大档案”管理体制下高校档案资源整合途径研究[J]. 兰台世界，2013，14：42-43.

[3]柯友良. 教育信息化环境下高校档案资源的整合与共享[J]. 中国教育技术装备，2009，18：15-16.

档案整理经验范文第2篇

一、组件（件的组织）

新《规则》中对归档文件的主要类型进行了说明，和老《规则》比起来主要包含下面几种情况：1.新增情形。如正本和翻译本为一件，简报等材料规定一期为一件，会议记录等材料一次会议为一件，有文件处理单以及发文稿纸的和其他相关文件共同为一件。2.修订调整的情形。如来文和复文独立成件，也可以为一件。3.略微调整的情形。如文件正本和定稿（其中包含政策法规等重要文件的修改稿）为一件，各种报表图册一本为一件（如其属于文件附件则例外）。对于各单位的文件材料，其中制度规范、工作报告、会议记录等文件属于相对普遍的归档文件形式，而其他的一些收发性的文件材料，通常都具有统一的文件处理或者发文稿纸。在新《规则》中对于此类文件材料的组件排列方式进行了规定，管理工作人员在对相关文件进行整理的过程中，特别是文件材料形成的过程中必须根据组件要求形成文件，确保文件材料在其形成阶段就可以符合归档文件的质量规定，真正把文件整理工作前置，减少后续的工作时间和负担。

二、文件分类、排列

随着社会经济的发展和现代化建设进程的推进，各单位的文件资料类型也更加多元化，大部分单位开始借助于部门整理的办法来工作，遵循谁形成、谁整理的基本原则，清楚地规定各个部门的归档责任。考虑到原《规则》中“保管期限-年度-机构分类法会给机关档案的日常管理、利用带来较大不便”，在新《规则》中推荐先采用“年度-机构（问题）-保管期限”三级分类方法。在归档文件排列这一环节上，新《规则》规定“按时间结合事由排列”，放弃了原《规则》中强调的事由原则和重要性程度标准。在实际工作中，目前办公自动化已非常普及，按新《规则》的要求大大提高了工作效率。

三、档号编制

档号的本质是字符形式的档案代码，其主要功能是规定档案材料的排列顺序，属于全宗中的位置标识。我们在开展档案整理工作时，为了确保各种类型档案材料整理方式的一致性，将档号当成是文件资料的一种身份标志，从而便于未来查询利用时更有效率。因为在旧《规则》中并未明确提出关于档号的规定，各单位结合自身具体情况来制定档号规则，导致了档号编制的混乱。在新《规则》中也明确规定了档号编制原则、档号结构以及档号编制的具体方法，是进一步贯彻推进深化检索的有效对策，也让我们在进行文件资料查询时带来了极大的便利性，让单位档号可以实现统一格式。档号编制工作同时也是针对各种类型档案实施统一有效整理的基本要求，按照新《规则》中的内容，档号机构一般是：全宗号-档案门类代码?年度-保管期限-机构代码-件号，上、下位代码用“-”符号进行连接，同级代码用“?”符号间隔。针对部分选择机构分类法的单位，相关部门已经设置部门代码，档号结构能够这样进行设置：全宗号-WS?2015-Y-01-0001。档号中档案门类代码的使用让新《规则》不单单能够适用于文书档案材料，同时还能够适用于其他不同门类的档案材料，确保不同门类档案都拥有唯一的档号，能够便于我们进行统一管理。

四、文件装订

旧《规则》中对档案文件装订相关的规定不是非常明确，单纯的规定装订材料必须要满足档案保护的实际需求，对档案装订材料以及装订方法都没有进行清楚的规定。现阶段很多单位一般所采取的档案装订办法包括线装、粘贴、不锈钢钉装订。所谓线装通常来说即是较为传统的三孔一线装订，实际操作起来相对繁琐，对于近年来越来越多的归档文件，采取这样的装订手段非常影响工作效率，但站在档案保护这一角度而言，线装依旧是最符合要求的。粘贴法的成本相对较低，对于纸张不多的归档文件比较适合，但其缺陷在于复印扫描不方便。不锈钢钉装订操作起来较为简单，然而对装订材料的质量要求高，成本较高。新《规则》中明确提出归档文件装订材料必须要和文件保管期限要求相符合，针对永久保存的文件可以选择线装法，对于定期保存的文件要按照其具体情况，可采取线装混不锈钢钉、封套等方式进行装订。如此我们在对归档文件进行整理的过程中，只需对部分永久保存的文件应用线装法，针对定期保管的归档文件可选择不锈钢钉进行装订，能够有效地降低工作操作时间。

档案整理经验范文第3篇

（山西省太原市太钢工程管理部，太原 030003）

（Taiyuan Taigang Engineering Management Department，Taiyuan 030003，China）

摘要： 工程项目档案涉及范围广、内容多、周期长，这就要求在工程项目建设过程中，要高度重视档案的管理工作，健全机制，提前介入，及时跟踪，收集完整，提高档案归档率、完整率和准确率三项指标，为企业的生产经营可持续发展发挥更加充分的作用。

Abstract： The engineering archives cover a wide scope， lots of content and long period. This requests great attention to the management of archives work in the process of project construction： mechanism improvement， early intervention， timely tracking， complete collection， to improve the filing rate， complete rate and accuracy rate， so as to be beneficial for the sustainable development of the production and operation of the enterprise.

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关键词 ： 工程项目档案；“三率”；措施

Key words： engineering archive；"three rates"；measures

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2015）19-0033-02

作者简介：陈贵娥（1966-），女，山西灵丘人，馆员，1997年毕业于山西电大档案学专业，研究方向为档案管理。

0 引言

随着技术进步和企业发展的需求，企业工程建设项目规模愈来愈大，生产经营与工程建设项目交叉进行也愈来愈多，而在工程建设项目中，业主单位大多会将很多精力投入工程建设项目的立项、设计、招标、合同、造价、进度、质量、安全及现场施工管理等环节上，对工程项目档案的收集、整理、归档等管理工作却很容易忽视。加之参建单位和人员数量多，分布面广，流程繁琐，因此与普通办公室档案管理工作相比，工程档案管理工作更具有挑战性。面对严苛的工作要求，我们首先要提高思想意识，高度重视档案管理在工程建设中的重要作用。领导要率先垂范，监督和强化工程档案机制建设，做到提前介入，实时跟踪，全面搜集，使工程档案归档工作由原来“工程建设期间抓工程，工程结束以后抓档案”的事后控制，转为全程动态控制，将档案管理关口前移，使善后工作变为前置条件，确保工程项目档案真实完整，准确无误。为此，笔者结合多年工程档案管理实践经验，就如何提升工程项目档案归档率、完整率和准确率三项指标，应采取哪些有效措施提出如下观点，供同行商榷。

1 档案归档率、完整率和准确率是衡量工程项目建设档案工作水平的标准

工程项目建设档案是反映工程项目建设过程的重要依据，是企业档案中最重要的部分。一套完善的工程项目建设档案，涵盖了从工程项目立项、可行性研究、设计勘探，到招投标、投资控制、进度计划、安全质量、施工过程及管理以及竣工验收等多个流程，期间每道工序所用材料、人员数量等细节全部囊括其中。那怎样衡量工程项目建设档案工作的水平呢？工程项目建设档案的归档率，档案的完整率和档案案卷质量的准确率一般作为衡量档案工作的关键指标，业内主要根据这三个指标来综合评估工程项目建设档案管理水平。

早在1996年4月，国家档案局就颁布了《企业档案工作目标管理办法》。该法规给出了具体的档案管理体系评估标准，即归档率和准确率必须达到100%，完整率应该达到90%。归档率是前提、是基础，缺少了归档率，其它两个指标就会失去依托；完整率是归档率的深化和细化，它直接反映出档案资料的实用价值；准确率是“三率”的核心，没有准确率，工程建设项目档案就失去了其存在的意义，档案的凭证作用不但无法保证，有时甚至会起负作用。因此，三者的关系是紧密相连，相辅相成的。

2 做好收集工作是提高工程项目建设档案“三率”的基本保证

归档工作是档案工作各个环节的首要环节，因此归档率在三项指标最为重要。在提高工程项目档案归档率的过程中应采取以下措施：

①要按照“超前介入、同步管理、依法治档、从严要求”的方针，保证工程项目档案的“三率”达到100%。建立纵向到底、横向到边覆盖工程建设各个方面、各个层面的工程档案收集管理三级网络体系。即一级管理网络由企业档案部门领导挂帅，专业员分系统进行指导监督管理验收工程项目档案；二级管理网络由项目经理部领导负责，收集职责落实到工程各专业员，项目专职档案员负责指导并兼任工程项目档案收发管理；三级管理网络分别分解到设计勘探、施工单位和监理单位，明确总工负责，各专业员配合，专职资料员负责工程项目档案过程收集、竣工后整理和移交管理。同时，在工程项目建设初期，工程项目项目经理部成立之时，必须设置档案资料室和配置档案管理设施、设备，设立专职档案人员，进一步明确档案管理制度、归档标准、质量及进度要求，确保档案管理与工程建设过程同步。

②要依据工程项目建设档案收集涉及面广，周期长，难度大等档案形成的特点，区别不同情况，按照“三率”指标采取科学的档案搜集办法。有的档案资料形成周期较长，需要参考投资计划划分时间区段进行搜集整理，也可以按照工作阶段或工作内容来划分。另外，还要核查当年年度已竣工验收的工程项目是否全部归档，并在签订设计、施工、监理合同时，明确工程项目档案的版本、份数、质量及移交方式，保证所有资料全部归档。

③制定工程项目档案编制规范。档案管理部门应该密切联系各职能部门，从监理、造价、施工等部门选调经验丰富的专家组建课题组，根据工程项目建设管理部门和国家、省档案行政管理部门有关文件的规定以及“三率”指标，编制一套适合本单位的《企业档案归档范围和案卷组成标准》，为企业内部的工程档案管理工作提供参考依据。

3 把控工程项目竣工档案形成全过程，是提高工程建设项目档案“三率”的根本保证

工程项目建设的原始资料和技术档案是全面鉴定工程项目建设质量的依据，是以后工程项目维修、改扩建的重要参考资料，也有助于我们总结施工经验，提高技术水平，积累实践经验。因此，工程档案管理应贯穿于从项目规划、施工开始到竣工验收的全过程。为确保工程项目档案收集、整理、归档工作达到收集齐全、内容真实、数据可靠，应采取如下措施：

①做好事前策划工作。工程项目档案的完整率是衡量每个案卷内归档材料是否齐全的指标，它反映的是档案案卷内归档材料的完整程度，所以它是一项重要指标。档案管理部门在收到施工图纸后，要与工程管理部门共同根据工程的专业、规模，划分单位工程，对每个单位工程中所包含的分部工程、分项工程、检验批进行了预划分，经过监理单位、业主单位的认可，把资料划分为工程项目管理资料、工程项目质量保证资料、工程项目评定资料，明确工程资料收集范围，作为资料收集整理的依据，为工程项目档案案卷有较高的完整率打好基础。

②参与过程监控。为确保资料收集及时，数据真实准确，做到资料与工程同步，形成对工程实体及资料的过程检查制度，根据工程进展情况，参加企业工程管理部门对工程项目建设阶段性监管，分别对不同阶段项目的资料收集情况进行检查评价，并将评价结果列入工程进度考核，实现工程建设过程与档案形成积累同步，及时整改存在的问题，确保预定目标实现。

③加强对施工单位和监理单位的业务指导。从源头入手，督促施工单位建立完整的质量管理体系，配备专职质量及资料管理人员，有专门存放资料的场所，提出归档要求，定期进行培训、检查、督促、完善。在编制监理规划、专业监理细则、各项监理管理制度（包括资料收集、验收管理制度）以及参加由业主组织的图纸会审、设计交底等各环节，指导监理人员的档案管理工作。

4 把好项目竣工档案验收关是提高工程项目档案“三率”的措施保证

①按照档案管理的要求，指导监督监理单位要对以下资料的同步性进行严格审核验收，确保资料与实体基本一致。一是工程项目管理资料，这部分资料主要形成于施工前，主要包括施工组织设计方案、施工单位质量管理制度、体系、图纸会审、设计交底等，对于这部分资料主要审查针对性、时效性及对施工管理的指导作用。二是工程项目保证资料，包括各种原材料、设备合格证、各类试验检测记录、测量、沉降记录、隐蔽记录等，这些资料与工程强制性条文都具有对应性，是确保结构主体安全及设备稳定运行的过程管理资料，也是资料审核验收的重点。三是工程项目质量评定资料，依据单位、分部、分项、检验批的划分，重点检查这部分资料数据的真实性，各级质量管理人员及项目负责人验收记录的合规性，与工程项目评定资料的对应性。四是加强设备随机资料的接收，根据设备合同中的设备清单，提前设定设备随机资料接收目录，实行有依据接收。

②案卷质量的合格率也是工程项目归档工作不可忽视的指标。按照“工程完工一个，验收一个”的原则，要求工程管理部门组织由档案管理部人员参加的交工验收协调会，提出工程项目档案验收要求和存在问题。并以国家标准为依据，按照国家对科技档案工作的要求，以《科学技术档案卷轴构成一般要求》为标准，制定工程项目档案案卷的整理规范。同时开办档案整理培训班，将工程项目档案的整理规范，向工程技术人员及各部门的兼职档案员做出明确的解释，必要时档案工作人员还要上门指导、实际操作。

③做好竣工验收阶段工程项目档案的整理编目、组卷等工作。在竣工验收阶段按照档案管理的要求，对形成的资料由项目经理部按照单位工程进行整理、编目、组卷，经监理单位、工程管理部门、工程质量监督部门的审核，将合格的档案资料移交业主单位和档案管理部门。

5 实例分析

太钢档案部门在新建150万吨不锈钢工程中实践了以上做法，为保证此工程荣获国家优质工程金奖（山西省首项金奖项目）创造了条件。此工程估算总投资165.78亿元，建设工期30.5个月，参加工程建设的中外单位共计88个（设备厂家52个，施工单位36个）。档案部门与太钢提出的将150万吨不锈钢工程建成世界上“无与伦比的精品工程”相匹配，推行档案人员“首问负责制”，承担工程建设项目档案资料管理包括项目资料的收发、查阅、保管，成为工程建设项目成员，参加设备开箱，随时参加工程例会给予业务指导和定期检查评价、监督验收，不仅使工程项目档案管理前移，而且直接参与整个施工全过程，实行预立卷制度，统一存放于工地档案室，以保证工程完工后，档案的完整与安全。还对未能按要求完成竣工文件编制和整理工作的建设单位考核工程质量保证金。由于在工程建设过程中档案工作实现了事前介入、事中控制、事后核查、验收把关的全过程控制的管理，以“四个同步”为主线贯穿整个工程施工过程，保证了工程项目档案齐全、完整、准确“三率”达标。

6 结论

总之，档案管理工作是工程建设期的一项重要的基础性工作，必须有一整套行之有效的档案管理机制，严格控制项目建设过程中档案资料的管理流程，才能确保工程建设期间档案材料的齐全完整与准确，充分发挥其在企业生产经营建设可持续发展中的作用。

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参考文献：

[1]许安泰，刘秀凤.重点工程项目档案的管理[J].城建档案，2009（12）.

档案整理经验范文第4篇

关键词：建设项目；档案管理

工程项目的建设是地方、国家的发展需要，是大事、要事和百年大计之事。随着我国经济的持续快速发展，工程建设项目逐年增多，规模也在不断扩大。基础设施建设和技术改造项目在全国各地如火如荼地进行，众多新建、续建的建设项目应运而生。如何管理好、使用好建设项目档案成为摆在建设单位面前的一个重要课题。建设项目档案是建设项目的宝贵财产，它记载着建设者智慧的结晶，是历史的真实见证。项目管理者要本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的宗旨，共同做好建设项目档案管理工作。

一、建设项目档案

建设项目档案是从项目提出立项、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理、设备采购安装、试运行、竣工验收等全过程管理中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的应归档的各类文字、图纸、图表、声像等不同形式与载体的历史记录。建设项目档案主要包括基建文件、监理文件、施工文件和竣工文件。基建文件是由建设单位在上述项目建设全过程中形成并收集整理的具有归档保存价值的文书档案和各种形式与载体的记录。监理文件主要是监理单位在工程建设监理过程中形成的监理管理资料、施工监理资料、竣工验收监理资料等向建设单位移交的档案。施工文件主要是施工单位在工程施工过程中形成的资料,包括施工技术文件、施工物资资料、施工测量监测记录、施工记录、施工试验记录、施工验收资料、质量评定资料、竣工图等向建设单位移交的档案。竣工文件包括工程规划验收、消防验收、人防验收、环保验收、档案验收文件、工程竣工验收备案文件等。

项目档案是一个有机载体，其特点主要有三：（1）成套性。它记载和反映建设活动的全过程和成果，与总体的基建程序和专业内容衔接，构成项目完整的成套性整体；（2）专业性。不论是生产性建设项目档案，还是国防性建设项目档案还是民用工程，它都是专业技术活动的真实记录，包括了从工程的酝酿、决策、设计、施工、竣工到建成使用的全过程；（3）现实性。它具有较强的现实使用性，是全面考核建设工作设计质量、工程质量的重要环节，是竣工验收的依据，是工程建设、使用维护和技术改造的不可缺少的现实性依据。

二、如何加强建设项目档案管理

建设项目档案是工程建设的客观真实记录，它不仅能静态反映项目建设的全貌，而且能动态反映项目建设过程的变化和发展情况，它记录了项目建设中间的每一个环节，这种客观真实的记录对单位的建设与发展，安全与生产科研，对总结建设项目工作经验、分析失误和提高项目管理水平，都有十分重要的意义和作用。因此确保项目档案与项目施工和实施过程相符，保证建设项目档案的齐全、完整、系统，是科学管理建设项目档案的基础。

1、充分认识建设项目档案的重要性

根据国家档案局、国家发改委联合的《重大建设项目档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。由此可见，项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重要性。此外，项目档案对项目建成后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目发挥最大效益。项目管理团队要高度重视项目档案工作。工程建设是百年大计，工程建设项目档案同样是百年大计，因此从项目立项开始，就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作。

2、制定符合实际情况的档案管理规章制度

首先要加强对建设项目档案工作的组织领导。根据建设项目的规模、特点和需要，合理配备档案管理人员或建立相应的档案工作人员网络体系；其次是加强建设项目档案管理制度建设，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩。俗话说“没有规矩，难成方圆”，建设项目由于规模大、工期长、形成资料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在建设项目档案管理中做到规范化、标准化，仅靠建设项目档案管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。因此，依据不同项目特点制定符合该项目实际情况的档案管理组织架构和管理程序，就成为做好建设项目档案管理工作的根本保障。第三要坚持做到“四同步”，即：项目下达计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完全归档同步。以“四同步”制度来确保做好项目档案的收集工作。

3、对项目管理人员进行档案知识业务培训

一个单位建设项目档案管理的好坏，不仅与本单位的档案管理规章制度健全与否，主管档案领导的思想观念，档案管理人员水平的高低息息相关，更与档案资料的组织者对档案资料的重视程度有着极大的关系。项目档案未形成时，档案资料都散落在各经办人手中。项目建设单位应根据实际情况，定期对各有关人员进行档案知识的业务培训，让项目管理团队从思想上重视档案管理，掌握项目档案的组织管理、归档范围、整理规范、保管要求等，不要等到工程项目需要进行档案验收时，才知道项目档案还有整理的标准和安全保管要求，这时往往积累了很多工作需要处理，搞得很被动。因此，建设单位应及时跟踪项目建设进度，及早介入项目档案工作，进行业务指导，保证档案在形成过程中的完整性，为最终建设项目的验收打下基础。

4、掌握建设项目档案收集的方法

建设项目档案收集是否完整齐全, 整理是否科学规范直接反映工程建设的质量和水平。档案收集方法应体现全程跟踪收集和管理的原则。特别是投资大、周期长的项目，往往参建单位众多，形成的文件材料门类繁多，如果都由建设单位来整理是不现实的。因此建设单位在与设计、勘察、施工、监理、设备供货安装等各参建单位签署各类合同、协议时, 要明确规定工程档案应具备的质量和数量要求、移交时间等，或在工程招标合同中设专门条款说明对工程资料的要求，把项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，明确图纸资料移交的具体要求和处罚条款。项目档案管理人员应对上述移交资料进行检查、验收和鉴定工作，符合存档要求才可办理移交手续。据以往经验，一些重要的声像材料，如项目开、竣工仪式的照片、录音（像）带等是收集的难点；竣工图章的签署也不容忽视，实际工作中竣工图多数是从施工图直接转化而来，有些单位就简单地将施工过程未做改变的施工图直接作为竣工图保存，这里要强调的是，施工图可以作为竣工图保存，但必须要加盖并完备签署竣工图章，否则施工图就不能作为竣工图来保存。建设项目档案收集是建设项目管理中的薄弱环节, 注重建设项目档案的管理工作必须从重视收集工作开始。

5、定期开展资料整理检查与监督

由于资料琐碎，不直接产生经济效益，建设项目施工现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如不认真进行督导检查，到最后很可能一塌糊涂，甚至有大量资料流失。所以要定期召开建设项目档案工作会议，对建设项目中的各种资料应定期或不定期进行检查评比，引起各方面重视。项目建设单位应对建设项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议，汇报项目档案工作进度，安排部署下步工作。

6、严格把握竣工验收的质量

根据《重大建设项目档案验收办法》，建设项目档案的验收内容包括三个方面：一是项目档案的基础管理工作；二是项目档案的完整、准确、系统情况；三是项目档案的安全状况。建设单位要按照这三个方面在项目竣工验收前组织项目管理团队进行自查，审阅工程档案是检查的法定内容，工作的重点为项目前期管理性文件、竣工文件、隐蔽工程文件、质检文件、重要合同、协议等。在档案初验阶段，各项归档材料要切实做到“图实相符”、签字手续完备。对初验中发现的问题，要求相关部门及时解决。在掌握验收标准上，要坚持高标准、严要求、不马虎迁就，以确保项目档案的质量。

三、对做好项目档案管理的思考

一个项目的建设过程，凝集了设计者、建设者、组织者等很多人的心血，从项目的酝酿、决策、设计、施工、竣工到投入使用需经历很长一段过程，期间所保留的文字、图纸、图表等各种形式与载体的文件材料经过移交整理形成完整的建设项目档案。在现实中存在的一些问题，一直困扰着项目档案管理工作者，例如部分领导或项目执行者不重视建设项目档案管理，有可能因为平时忙于其他事务而放松了对建设项目资料的收集与整理。因此档案管理者一定要强化基础管理，注重过程控制, 要主动参与项目建设的全过程，健全建设项目档案工作细则，使各方人员确实履行职责，认真做好收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。

加强建设项目档案管理工作，是一项长期和艰巨的任务。首先我们要从宣传建设项目档案的重要性入手，加强各级人员的重视程度，并在保管与利用过程中体现出建设项目档案的价值和作用。在领导支持的同时，取得各方人员的理解和帮助，确保建设档案的完整、准确。其次在档案管理过程中档案管理者不但要积极探索，及时总结，不断创新，更要善于学习借鉴其他单位、其他项目的经验，少走弯路，在工作中不断发现新问题，找出新方法，适应发展与各种变化，才能更加科学地管理好建设项目档案，提高专业工作水平，为单位的科研、生产、管理服务。

参考文献：

[1]白思俊. 现代项目管理（上、中、下）. 机械工业出版设，2002.

[2]GB/TS0328-2001建设工程文件归档整理规范[S].

档案整理经验范文第5篇

关键词：项目档案 管理 文件依据相关的政策法规以及行业主管部门的行业要求，对项目的前期管理性文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、声像及电子文件、竣工验收等各类文件材料进行收集、整理、归档，并按照立卷归档问责制的原则，做到项目文件材料的形成、积累、整理、归档与项目工程同步进行，保证建设项目档案的完整性、系统性、准确性。只有这样加强和规范建设项目档案工作，才能真正实现档案对历史负责、为现实服务的使命。

一、建设项目档案的重要性和管理范畴

1、建设项目档案是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性的工作，是实现工程建设科学管理的技术基础工作和技术保障性工作，它具有成套性、专业性、动态性的特点。基本建设项目档案的性质决定其在整个工程建设中处于重要位置。根据《国家重大建设项目档案验收办法》关于“项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收”的有关规定，项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重要性。

2、建设项目档案是国家发展建设的原始记录，管理好建设项目档案是档案管理人员的基本职责。建设项目档案的有效利用以齐全完备积累为前提，所以完整收集、规范管理是做好建设项目档案工作的必要条件。收集管理建设项目档案应以形成使用者立卷归档为原则，以综合利用灵活方便为宗旨。

3、建设项目档案是各类基本建设档案的总称，是在基本建设过程中形成并归档保存的全部建设资料数据。其价值构成具有历史久远性、利用沿续性、数据固定性和原始参考性。建设项目档案的特点是数量大、种类多，施工周期长、时间跨度大，历史特征明显、载体形式复杂、重复使用率高、分散零乱、容易破损且不易保管。如果不及时收集整理，就有可能造成建设项目档案材料缺损或遗失，最后补救困难，利用不便。由于建设项目档案又具有成套性、专业性和动态性的特点，档案管理人员就必须在整个建设项目过程中实行跟踪收集，随时整理、丰富类别、积累经验，为建设项目档案入库存档奠定基础。

4、建设项目档案是指从工程项目的提出、调研、评议、决策、规划、征地、拆迁、勘测、设计、施工、生产准备、竣工投产、交付使用全过程中形成的应当归档保存的各种文字、图纸、图表、计算、声像等各种形式的文件材料。基本建设项目档案是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性的工作，是实现工程建设科学管理的技术基础工作和技术保障性工作，它具有成套性、专业性、动态性的特点。基本建设项目档案的性质决定其在整个工程建设中处于重要位置。

二、建设项目档案目前存在的主要问题

1、重建设、轻档案的思想在项目建设负责人和工程技术人员中普遍存在，影响着建设项目档案工作的正常开展。

2、重点建设项目中不按建设程序办事的现象多，影响了项目档案资料的齐全完整。

3、建设单位对项目的最后验收工作重视不够，影响了建设项目档案的接收。

4、各相关部门对建设项目的监督指导力度不够，影响了建设项目档案的管理水平提高。

三、规范建设项目档案重在执行力

1、合理依法治档，增强项目档案意识。建立健全项目档案是工程质量管理的重要内容，加强对建设项目档案工作的领导，切实将档案工作纳入基本建设管理程序和项目质量领导责任制。建设项目档案从动态和静态的全方位记录、反映工程建设过程和建设成果，这些都是项目建设的真实记录；同时也是项目建设、管理、生产、维护的重要依据和条件。

2、档案工作与项目建设同步进行，坚持档案工作与工程建设“三同步”是我国建设项目档案工作的一条重要经验，也是建设项目档案工作是否能达到预期效果的关键。首先是项目建设前期阶段就应及时建立档案工作，加强对前期阶段产生的文件材料的管理，在建设合同中要明确提出对文件材料的编制、整理及提交的具体要求；其次是在检查落实建设项目的实施过程中，要同时检查落实档案工作的情况；还有就是在工程竣工验收时，要同时验收工程档案情况，在竣工阶段，必须按要求认真进行项目整套竣工档案资料的汇总、编制、整理工作，并且要按国家要求组织竣工档案资料的专项验收。

3、深化建设项目档案管理制度是保证项目档案工作质量的前提。建设项目都应根据国家、行业有关文件、规范、标准，结合本项目的实际建立健全档案管理制度。必须建立归档制度，明确归档范围、归档时间、归档要求及归档责任人。建设项目单位还应编制档案分类大纲，以指导竣工档案的编制、整理工作。

4、必须严格按国家规定编制好竣工图。竣工图是整套竣工档案的核心，它真实地反映了工程竣工时实际状况，是项目生产、维护和改扩建的重要依据。各建设项目必须认真按照国家有关规定进行竣工图的编制工作，确保竣工图质量。竣工图必须准确反映项目竣工时的实际情况，做到图物相符，数据准确，签署完备。

5、严格把关竣工档案专项验收程序。完善的档案是项目生产、维护、改扩建的重要依据，也是项目竣工验收的必备条件。每项建设项目都应按照国家有关规定，进行项目档案竣工验收工作。各基本建设项目单位都要以对国家高度负责的责任心和使命感，确保每一项建设项目都有齐全、完整、准确、系统的竣工档案资料，以便最大限度的发挥档案在经济建设、社会发展中的巨大作用。各项目主管单位、相关部门要切实负起责任，依法履行好对建设项目档案的指导、监督职能。

档案整理经验范文第6篇

为加强和规范全县重点建设项目档案管理工作，确保重点建设项目档案的完整、准确、系统、安全，使档案工作更好地为全县“五个主题年”建设活动服务，按照《中华人民共和国档案法》、《 市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》，《国家重点建设项目档案管理登记办法》、《重大建设项目档案验收办法》和《 市档案局、 市发改委关于转发〈重大建设项目档案验收办法〉的通知》（渝档发〔 〕）33号）的要求，经县政府同意，现就进一步加强重点建设项目档案管理工作通知如下：

一、做好项目档案工作的重大意义

重点建设项目是指由县政府投资主管部门组织或委托组织的在一定时期内对全县社会经济发展起决定作用的工程建设项目。

重点建设项目档案是指从重点建设项目的提出、立项、可行性研究、勘察设计、招投标、施工、监理到竣工验收全过程中形成的具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料。它既是重点建设项目全过程的历史记录，又是项目投产运行、维修、管理、改扩建等工作的重要依据，是整个项目管理不可缺少的重要环节。各有关乡镇（街道）、各部门要以对国家和人民负责的态度，本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的宗旨，切实加强重点建设项目档案的管理工作。

二、夯实重点建设项目档案工作基础

重点建设项目主管部门负责监督、检查和指导所辖重点建设项目档案工作，将项目档案工作纳入项目建设管理程序，与项目建设实行同步管理。即下达工程任务与提出科技文件材料归档同步，检查计划进度与检查材料形成情况同步，项目验收与档案验收同步。

重点项目建设、施工、监理单位应建立项目档案管理机构，明确分管领导，确定专（兼）职档案工作人员并切实履行项目文件材料的收集、整理和保管职责，建立统一领导、职责明确、运转协调的档案工作管理网络，健全档案工作规章制度，保障经费投入，设置档案用房，配备完善的档案设施设备，为开展项目档案工作打下坚实基础。

县档案局要成立专门的工作小组，配备业务骨干，依法对全县的重点建设项目档案工作进行跟踪调查、指导、检查，随时掌握项目档案资料的收集、保管、整理、归档情况，并牵头组织重点建设项目档案的专项验收工作。

三、做好重点建设项目档案的全程管理

（一）登记重点建设项目档案

县发改委、全县各重点建设项目主管部门、县档案局应密切配合、互通情况，摸清本行政区域内续建、新开工的重点建设项目底数。项目主管部门应督促所辖项目建设指挥部及时填写《 县重点建设项目档案管理登记表》（附件1）（含电子版）送县档案局。

（二）统一项目档案业务标准

县档案局应根据全县重点建设项目档案登记信息，本着体现主动性、把握规律性、富有创造性的原则，采取集中培训、现场指导与函电答疑相结合等形式，有计划、有步骤地开展重点建设项目档案服务工作，并适时联合有关部门开展重点建设项目档案专项执法检查，推动全县重点建设项目档案工作整体水平提高。

（三）规范整理项目档案文件

重点项目建设、勘察、设计、施工、监理等单位应按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DAT28-2002）的要求，制定并落实本单位重点建设项目档案的归档范围、分类方案和保管期限表，在各自的职责范围内及时做好重点建设项目文件材料的收集、整理和归档工作。

重点建设项目前期阶段形成的文件材料，以及设备、工艺和涉外文件，应由建设单位负责收集、整理；勘察设计文件由勘察设计单位负责收集、整理;施工阶段形成的文件，凡项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、整理，并提交总承包单位汇总；凡由建设单位直接向多个单位发包的，由各承包单位负责收集、整理其承包项目全部文件；项目监理文件由项目监理单位收集、整理。各项目单位档案资料要按规定向建设单位移交。

（四）规范项目档案验收程序

《重大建设项目档案验收办法》规定：“项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。”“省以下各级政府投资主管部门组织验收的项目，由同级档案行政管理部门组织项目档案的验收。”因此，凡本县范围内由市投资主管部门委托县投资主管部门组织验收和县投资主管部门组织验收的固定资产投资项目，应由县档案局按规定组织项目档案的验收。

在重大建设项目进行交、竣工验收前三个月，建设单位应组织勘测、设计、施工、监理、运营等有关单位的项目负责人、工程管理者对项目档案进行自检，形成自检报告报县档案局和建设项目主管部门，并按规定向县档案局提交档案验收申请，填报《重点建设项目档案验收申请表》（附件2）。县档案局在收到验收申请后10日内作出答复，并牵头组织成立由县档案局、县发改委、县城乡建委组成的档案验收组，对该项目文件材料的收集、整理及项目档案的完整性、准确性、系统性是否符合国家标准和规范要求进行全面检查验收。对验收合格的，出具《 县重点建设项目档案验收合格通知书》（附件3）；对验收不合格的，提出限期整改意见，县档案局将适时组织对该项目档案进行复查验收，直到整改合格为止。

在重大建设项目进行交、竣工验收时，应按规定通知县档案局参加。项目交、竣工报告中应包含由县档案局出具的档案验收意见。

（五）各施工单位、建设单位在项目验收结束后，必须按有关规定办理项目档案的移交手续，并及时向相关单位进行移交。

档案整理经验范文第7篇

【关键词】水利工程；档案；质量问题；对策

0.引言

水利工程档案工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分， 水利工程档案主要形式有文字、图表、声像等，文件材料的收集、整理应符合《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）和《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008）等要求，归档图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T1O609.3—2009）规定统一折叠。

1.水利工程档案的质量问题

1.1 档案文件原件不齐全。工程参建单位的档案人员不重视管理文件的收集、整理，有些工程文件多数是复印件，如设计变更通知单没有原件，这很可能导致劳资纠纷。

1.2 工程施工质量评定表签证不规范。一些分部工程和单位工程的施工质量评定表中，没有严格按照《水利水电工程施工质量检验与评定规程》（SL176-2007）的要求，项目技术负责人与项目经理没有签名，监理工程师与总监也没有签名，没有填写工程质量评定意见和评定时间。部分质量评定表中的单元、分部、单位工程名称不统一，桩号、高程、工程量等与实际施工情况不符，计量单位、检测数据的小数点位数不符合规范，无内容的空白栏没有划斜线标识。

1.3工程质量评定表书写笔迹不规范。工程质量评定表中书写笔迹龙飞风舞、随意涂改，签证笔迹混乱，有用纯蓝墨水、蓝黑墨水、碳素墨水、圆珠笔、铅笔等，这些都与归档要求不符，给后期竣工文件编制工作带来困难。

1.4工程验收鉴定书内容描述不清楚，格式不合要求。部分工程验收鉴定书没有按照《水利水电建设工程验收规程》（SL223-2008）规定，内容描述过于简单，交代不清。没有按照规定格式逐项描述，存在缺项。此外，A4、16开、32开等纸张规格不同程度地混用，页面的上下左右边设置不合理，无法统一规范装订组卷。

2.质量问题的主要原因

2.1 工程建设人员档案意识薄弱。部分参建单位的领导存在重工程建设、轻档案管理的思想，档案意识薄弱，没有健全档案责任制度，没有配备工程档案人员，没有统筹安排档案工作经费。一些工程技术人员和管理人员缺乏基本的工程档案业务知识，在进行工程实体质量检查验收时，对工程档案质量的检查把关不严。

2.2工程档案文件标准、规范学习培训不力。由于资金和办公条件等影响，个别工程单位没有安排档案培训经费，不能及时、有效、准确学习掌握国家和行业主管部门颁发的有关工程质量评定与验收的标准、规范和档案管理知识。

2.3 档案管理制度没有严格执行。有些参建单位虽然建立了相关的规章制度，但大多流于形式，工作中没有严格按章办事，造成档案质量不高。

2.4 工程档案文件质量编制的要求和责任不明确。有些单位虽然制定了工程质量管理体系，但对档案文件编制的责任、内容、深度等要求不明确，缺乏有效监管档案文件质量的具体措施。

3.保证水利工程档案质量的对策和措施建议

3.1 大力提高水利工程档案质量意识。加强法规、标准和规范的学习，充分认识水利工程档案工作应贯穿于工程建设的各个阶段，项目法人应对水利工程档案工作负总责，并加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导，勘察设计、监理和施工等参建单位应明确本单位相关部门和人员的归档责任，切实做好职责范围内水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作；在检查水利工程进度与施工质量时，要同时检查水利工程档案的收集、整理的质量情况；在进行水利工程重要阶段验收与竣工验收时，也要同时审查、验收工程档案的内容与质量，并作出相应的鉴定评语。

3.2 建立健全工程档案管理制度，落实专人负责。 各建单位应对水利工程档案的归档范围、质量要求、档案验收和移交作出明确规定，配备相应人员负责工程档案工作。各建单位应负责做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人，须按要求将工作中形成的应归档文件材料进行收集、整理和归档，如有工作变动，应先交清原岗位应归档的文件材料。

3.3 提高工程档案编制人员的业务水平。选派工程技术人员参加工程档案培训班，经培训合格取得资格证后，方允许担任工程档案管理员；举办内部培训班，学习有关法规、水利工程质量标准、规范和工程档案管理知识；召开工程档案管理经验交流会，介绍、推广一些好的实践经验，以提高档案管理人员的业务技能，提高工程档案编制的质量水平。

3.4工程档案的整编与工程进度“同步”。在编制工程进度计划时，应将每个单位、分部和单元工程验收资料整编工作列入到该工程进度计划中，整编资料时发现“原件不齐全”、“签证资料不齐全”、“填写不规范”、“内容不统一”的，要及时解决。工程档案达不到规定质量要求，未能通过档案验收或档案验收不合格的，则不进行工程竣工验收。

3.5 把工程档案的质量纳入工程质量管理程序。水利工程档案质量是衡量水利工程质量的重要依据，工程档案应符合有关工程档案质量要求，例如：归档的文件一般为原件，归档文件的深度须符合国家有关工程勘察、设计、施工和监理等方面技术规范、标准的要求，工程文件的内容必须真实、准确，工程文件的字迹清楚、图表整洁、图样清晰、签字盖章手续完备，竣工图应加盖竣工图章，凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应重新绘制竣工图，工程档案的照片与声像资料应图像清晰、声音清楚、文字说明或内容准确，等等。

3.6归档工程文件的立卷要符合有关规定。工程档案的立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系。案卷厚度、组卷排列、案卷题名等应符合《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008）和《城市建设档案案卷质量规定》（建办[1995]697号）要求，以便案卷成套、系统，便于档案的保管和利用。

3.7资料分类科学化，档案工作标准化。档案工作标准化是档案工作科学管理的重要内容，也是提高档案工作质量水平的必由之路。按照《档案法》、《水利工程建设项目档案管理规定》和《水利水电建设工程验收规程》等有关规定，结合实际，制订一个统一的分类标准，按照统一标准实现档案收集、整理、编制、保管及提供利用的系统性、完整性和实用性。

4.结束语

水利工程档案不仅对水利工程施工质量的评定、验收等方面起着十分现实作用，而且为工程投产后运行、维护、管理、改扩建和技改等方面提供重要的依据，本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的宗旨，我们应该努力提高工程档案工作的自觉性和积极性，切实做好水利工程档案质量管理工作，促进水利工程档案质量再上一个新的水平。

参考文献：

[1]中国建设监理协会.建设工程信息管理[M].北京：中国建筑工业出版社，2009：30-32.

档案整理经验范文第8篇

关键词：项目；档案；验收

中图分类号：K826.16 文献标识码：A 文章编号：

一、组织形式

地铁建设工程项目档案验收由国家档案局组织或委托省档案局组织（需报国家档案局备案）。现阶段地铁建设工程项目档案验收是根据国家档案局、国家发展和改革委员会《关于印发[重大建设项目档案验收办法]的通知》（档发〔2006〕2号）的精神，建设单位根据地铁档案工作实际情况，经征求省、市档案局和有关部门的意见，地铁建设工程项目档案验收由江苏省档案局组织。江苏省档案局、南京市档案局、南京市城建档案馆、江苏省建设厅等单位代表组成项目档案验收组，首先听取工程建设单位“关于项目建设和项目档案工作情况”及施工监理单位“关于项目档案质量审核情况”的汇报，经现场检查项目档案及档案管理情况，验收组在认真讨论和综合评议的基础上，形成项目档案验收意见。

二、管理原则和目的

为加强地铁工程建设归档文件的管理工作，明确工程档案资料管理的相关规定，统一工程档案的验收标准，建立和健全完整、准确、系统的工程档案，根据国家档案局、国家发展和改革委员会、建设部有关建设工程档案验收管理的有关规定，并结合地铁工程的特点和实际情况而制定相关规定。工程竣工文件的编制应及时、有效，并与施工建设同步；工程档案资料一要在管理上一丝不苟，能真实而全面地反映工程建设状况；二要在组成上系统、规范，并服务于工程项目的验收；三要真实记录重大建设项目全过程，为项目运行、管理、改扩建等工作提供重要依据；四要便于管理和开发利用；五要在建立健全纸质档案的同时，同步建立电子档案。总之，本着对历史负责的态度，应认真做好项目档案管理工作。

三、验收和移交程序流程

建立健全横向到边、纵向到底的档案管理网络。该网络由建设单位内部各处（室）、公司档案管理兼职人员和设计、勘察、监理、施工单位联合组成，并明确一位主要负责人分管档案工作。工程归档文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。

1、在工程文件的编制、管理、验收和归档工作中，建设单位应履行下列职责：

1.1建设单位负责工程建设文件的归档和档案工作。

1.2各职能处室负责各自管理职责范围内档案资料的收集、整理和移交工作。

1.3建设单位项目工程师负责组织、监督和检查施工、监理等单位工程文件的形成、收集、编制、移交工作。

2、在工程文件的编制、管理、验收和归档工作中，勘察、设计、施工、监理等单位应履行下列职责：

2.1勘察、设计、施工、监理等单位应指派专人负责工程文件的收集和整理，并能根据工程进度及时编制工程文件。

2.2建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案；各分包单位应将本单位形成的工程文件管理、立卷后及时移交总包单位。

2.3监理单位要监督、检查施工单位工程文件的编制工作和完成监理文件的编制，确保工程文件的及时性、真实性、规范性、有效性，并配合建设单位对工程文件进行阶段性检查、评比和竣工验收。

2.4各单位形成的工程文件经过整理立卷并经验收合格后，要及时向建设单位移交。

在组织工程竣工验收前，建设单位负责邀请市档案局对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工初步验收。

在工程竣工验收前，国家或省档案局对工程档案进行验收。

四、不同阶段管理核心内容和管理要点

1、一般编制要求

1.1归档的工程文件一式三套，分别由建设单位、运营分公司、市档案馆存档。

1.2工程文件应完整齐全，内容必须真实、准确、有效，与工程实际相符合。

1.3工程文件应采用耐久性强的书写材料。

1.4工程文件中文字材料的纸张宜采用A4幅面（297mm×210mm）、80克重的白色书写纸。

1.5图纸宜采用国家标准图幅，图纸一般采用蓝图，竣工图应是新蓝图。

1.6不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3—89）统一折叠成A4幅面（297mm×210mm）。

1.7所有竣工图均应加盖竣工图章。

2、竣工图编制的要求

2.1竣工图必须编制各专业竣工图的图纸目录，绘制的竣工图必须准确、清楚、完整、规范，修改必须到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。

2.2施工图施工没有变动的，可在施工图图签附近空白处加盖并签署竣工图章后作为竣工图。

2.3凡一般性图纸变更，可根据设计变更依据在施工图上直接改绘，在所修改处标上变更依据编号。

2.4凡结构形式、工艺、平面布置、项目等有重大改变，或变更部分超过1/3的，应重新绘制竣工图，注明设计变更依据以及施工说明，加盖竣工图章并签署。

2.5施工图被取消，包括设计变更或现场未施工的，不需要编制竣工图，但应在原图纸目录中注明“取消”，并将取消的依据标注。

3、归档范围

与地铁建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体，均属于建设工程文件归档范围。归档文件应包括工程建设全过程的文件，包括工程前期、设计、施工、竣工验收和运营调试等阶段。

4、目录编制

根据地铁工程建设的特点和具体情况，地铁工程归档文件先按收集、整理单位，再按文件类别进行分类，其中，施工文件由于涉及专业、系统多，单位广，要按专业系统划分。

5、归档范围

5.1总体文件

5.2综合文件

5.3合同管理及竣工决算

5.4竣工图

5.5勘察设计文件

5.6施工文件

5.7监理文件

5.8科研项目文件

5.9运营管理调试文件

6、案卷编目步骤

为便于工程文件的保管查找，文件采用统一的编目标识，组卷编目的步骤按照如下的顺序进行：分类组卷编目（卷内文件排列编页号填写卷内目录填写卷末备考表填写案卷封面）填写案卷目录装订。

7、编制卷内文件页号应符合建设单位规定要求。

8、案卷封面、卷内目录、备考表、案卷目录等填写应按建设单位提供的标准样张打印。

9、文件排列与装订

9.1文件盒中文件的排列顺序为：扉页－封面－卷内目录－文件材料（按目录顺序以及施工和试验顺序排列）－备考表（封底）。

9.2工程文件应采用线绳三孔左侧装订，装订时必须剔除金属物。

10、编写《工程项目档案编制说明》

《工程项目档案编制说明》的内容包括：工程项目简介(开工、竣工日期、项目的设计、施工、安装单位，工程内容、工艺及设备情况等)、工程项目档案简介(分部工程的名称和档案的卷数)、文件材料立卷过程中须说明的问题。

五、专项验收要求和管理要点

1、工程文件的管理

项目经理是施工文件管理工作的第一责任人，项目总工是直接负责人。分包单位对自己工程文件的质量负责，总包单位应对分包单位的工程文件负有监督、检查的职责，并承担全面质量责任。

总监理工程师是监理文件管理工作的第一责任人，同时，项目监理部对施工单位的归档文件负有监督、检查的职责。

建设单位对工程归档文件的质量负责，对设计、施工、监理等单位的工程资料负有监督检查的职责。

建设单位负责各职能处室建设文件的归档和档案工作。

2、工程文件的验收

2.1工程文件验收的要求

同步性：工程文件应与工程施工同步，在单位、子单位、分部、分项工程验收和项目竣工验收前，都要对归档文件进行汇总、整理，并通过验收；

规范性：应符合现行工程建设规范、标准规定及设计、合同要求；

完整性：各类施工资料应完整齐全；

有效性：资料内容应真实、有效，不得弄虚作假；

科学性：资料分类、编号、组卷应合理、科学，便于追溯、查询；

竣工图：应按规定要求绘制、整理。

2.2工程文件验收组织程序

单位、子单位、分部、分项工程文件验收组织程序

项目经理部自查：由项目总工组织有关管理人员自查，通过后上报监理单位审查。

监理单位审查：对项目经理部报送的工程文件进行审查，监督项目整改。

建设单位验收：建设单位组成归档文件验收组，按规定的要求，对工程文件进行质量验收，对所存在的问题提出整改意见。归档文件验收通过后，才能组织工程验收。

竣工文件验收组织程序

项目经理部自查：由项目总工组织有关管理人员自查，通过后报送项目上级主管部门审查。

施工单位主管部门审查：对项目经理部报送的工程文件进行审查，监督项目整改。

建设（监理）单位验收：建设单位与项目监理部一起组成档案验收组，按规定的要求，对工程文件进行质量验收，并确定工程文件档案质量等级和验收、评分标准，对所存在的问题提出整改意见，并向工程验收组报告。

3、工程文件的移交

单位或子单位工程验收后三个月内，施工、监理单位必须向建设单位移交一式三套归档文件和二套规定内容光盘，同时办理工程文件移交手续，对未按时完成档案移交的单位和部门暂扣合同总价的5％直至移交工作完成。

六、关键环节、控制手段

1、各单位编制的工程文件需经建设单位的主管部门检查，不符合要求时应及时重新编制。

2、工程文件必须有完备的具有法律效力的责任签章。

3、单位、子单位、分部、分项工程验收前，要对工程文件进行验收，若工程文件不合格，不能进行工程验收。

4、为保证监理、施工单位竣工文件的质量，提高监理单位对施工单位指导、协助的力度，对归档文件实行捆绑式评定（即施工、监理单位的资料一起评定），监理单位文件得分为所管各施工单位得分的平均值。

5、工程文件未经审查验收或验收未通过的项目和竣工档案质量评分标准未达85分以上，不办理工程项目竣工验收手续，不得进行工程费用结算，不得申报优质工程。

参考文献：

【1】中华人民共和国档案法和江苏省档案管理条例及南京市档案条例。

【2】苏档发[2006]2号国家档案局国家发展和改革委员会关于印发《重大建设项目档案验收办法》的通知。

【3】苏档发[2007]27号关于印发《江苏省重大建设项目档案验收办法》的通知。

档案整理经验范文第9篇

［关键词］ 固定资产； 档案管理； 问题； 策略

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 13. 047

［中图分类号］ G271 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）13- 0079- 03

近年来，我国建设事业获得高速发展，固定资产投资项目（以下简称项目）的管理也日益受到更多的关注。从 2005 年开始，国资委已将项目完成情况列入对央企的考核指标当中。西北机电工程研究所作为国防科研单位，为了做好科研保障工作，自2005年以来，加大了国防科研基本建设项目投资力度及建设规模。项目档案既是项目建设的真实历史记录，也是项目建设和竣工验收的前提和保证。同时也是提升企业核心竞争力和整体装备研制技术水平，完成各种型号产品研制生产任务的重要保障。为使项目档案工作与项目建设真正同步进行，做好项目档案管理，实现项目档案的完整、系统、安全、有效是十分必要的。加强项目档案管理，保护信息资源，已成为全国各行各业当前及今后一项长期的重点工作。

1 项目管理的重要性

项目档案是对整个项目建设过程的真实记录，它真实地记录了项目从立项、 设计、监理、施工到竣工验收的整个过程，其本质属性是原始记录性，任何人无法篡改它的原始状况；是项目建设的前提，是工程质量评估的依据，是项目竣工验收的保证；也是今后工程改造、维护的不可替代的权威佐证；是企业维权最有力的证据。因此，加强项目管理具有十分重大的意义。为了加强项目档案管理工作，确保项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，从1997年开始，国家颁布了一些关于加强项目档案管理的文件，加强项目档案管理已成为档案工作的一个重点。通过加强项目档案管理工作，提高建设单位对项目档案管理的思想认识，促使建设单位规范基本建设和设备仪器档案工作，为今后工程的新建、 改建和扩建，设备的运行、改造、维护等提供信息查考和维权佐证。

2 国家对项目档案工作的要求

（1） 依法建立健全项目档案。国家有关通知指出，所有建设项目都要按照《中华人民共和国档案法》的有关规定，建立健全项目档案。档案管理单位和人员要依法行事，严格履行职责。要严格按照规定收集项目建设的各个环节的资料，然后整理归类，最后归档。

（2） 提高对项目档案管理重要性的认识。项目档案是工程质量评价的主要依据，是项目竣工验收的保证，地位非常重要，各级档案部门要高度重视，加强项目档案管理工作。采取有效措施，确保项目档案的完整、准确、系统和有效。

（3） 对项目档案管理进行考核监督。国家档案局明确规定，项目档案验收是项目竣工验收的必备条件之一。未经档案验收或者验收不合格的，不得进行或者通过项目竣工验收。加强固定资产投资项目档案管理，应与项目建设工作同步进行。因此，项目建设单位应当将项目档案工作纳入管理程序，实行领导责任制和相关人员岗位责任制，并进行考核监督。

3 项目档案管理工作的特点

（1） 收集过程复杂。首先，一个项目有许多的参建单位， 他们会各自产生大量与这项活动有关的文件材料，要将这些分散的项目文件材料收集起来很难；其次，建设项目一般耗时很长，收集文件材料的时间比建设过程时间更长； 三是收集人员变动大，而且人员业务水平不一，导致在材料收集范围上、重要程度上参差不齐。

（2） 整理标准多样。由于参建单位很多，既有同系统的又有外系统的。同系统的单位整理标准一般还是相同的，但是不同系统的单位收集和整理材料的标准会不同，这样建设单位会发现他们从各单位收集到的材料标准不一，给项目档案管理工作带来很多麻烦。

（3） 参与部门众多。每一个项目不仅参建单位多，而且就一个参建单位而言，它的内部参与部门也很多，而每个部门的职能各不相同，这就会产生大量与项目相关的文件材料。

（4） 整理难度大。首先，由于参建部门多，关系庞杂，人员变动大，专业种类多，资料很分散，造成积累和收集工作难以控制。其次，由于项目建设周期性强，决定了项目必须按照建设进度要求的时间点完成规定的工作目标。因而档案工作也必须与项目建设同步进行，以避免脱节。第三，由于项目档案种类多、数量大、载体复杂，这就使得档案管理工作也十分复杂。只有将这些分散的、数量巨大的、复杂的文件材料系统整理、统一保管，才能保证项目档案完整、 准确、 系统和有效。

（5） 整理要求高。项目档案是项目建设的信息与智力资源，是工程质量评估的依据，是项目竣工验收的保证；也是今后工程改造、 维护的不可替代的权威佐证；是企业维权最有力的证据。所以项目档案管理部门对项目整理工作提出了较高的要求，项目档案工作的质量高低决定了项目档案是否能够达到完整、准确、系统和有效。

（6） 资料分布广。项目参建单位多，资料分布广，项目信息的载体多种多样，因此，做好项目档案工作需要各部门、各级人员、各方面的配合，以合作理念构建一个多方参与的项目档案管理体系，并成为全员配合的自觉行动。

4 项目档案管理中现存的问题

（1） 项目档案管理未纳入项目工作程序。经调查研究发现，在管理过程中，常有些项目建设单位领导不重视档案管理工作。有的单位根本就没有建立项目档案管理制度，没有将档案工作纳入项目建设管理计划和工作程序，从而造成投资项目在启动阶段就开始出现项目档案缺失和不全的现象。有的单位虽建立了管理制度，但不够健全，缺乏完善的规章，相关规定指导性不强，可操作性不够等，依法管理的意识不强，执行力度不到位，随意性大，造成收集的档案系统性差，不完全。有的单位重视项目立项、轻视项目管理，对项目档案管理的程序控制不到位，导致档案部门无法及时对项目建设进度进行全程跟踪，收集最真实准确的记录，遇到验收，只好突击补全，使得项目档案管理工作严重脱节和滞后。有的单位制定的领导责任制没有落实到位，相对档案的数量来说，工作人员配备相对薄弱，使归档整理工作不能如期完成。有的单位项目档案管理工作人员待遇低，库房条件太差， 没有安保设施或者落后， 项目档案安全得不到保证。

（2） 资料收集不全。由于建设项目参建单位和部门众多，关系庞杂，资料分布广，归档制度又不完善，造成大量的项目文件材料收集不上来。再加上项目建设周期长，时间跨度大，人员变动大，业务水平不一，专业种类多，收集标准不一，往往造成各方之间文件材料接口很多，许多文件材料散失在外，收集不全。

（3） 整理不符合规范。国家相关文件对项目文件的收集、整理、归档、移交等都做了明确的规定，各行业也分别制定了适合自己行业的项目档案整理规范，但是在项目档案验收工作中，发现有的单位的项目档案整理完全不符合国家或行业的规定。有的将无效文件也归档，档案载体也不符合要求。

（4） 归档不及时。由于项目建设单位缺乏相应的项目档案管理制度，尤其是归档制度，造成一些文件材料没有及时归档。

5 加强项目档案管理的策略

5．1 更新观念，提高认识

长期以来，上至建设单位领导，下至全体员工，普遍对项目档案管理工作缺乏足够的重视。项目档案工作是一项涉及多方面的系统管理工作，要做好项目档案管理工作，需要领导重视、全员参与，各部门协作，这就需要全员提高认识，加强宣传工作，大力宣传项目档案工作各种规章制度，宣传项目档案的地位和作用。建设单位可以运用多种方式宣传，例如组织全体人员学习文件、举办培训班、评选管理先进人物、组织参观学习、举行各种研讨会等。通过宣传，提高领导和全体人员的重视，才能使项目档案工作在和谐中持续发展。

5．2 建立健全项目档案管理制度

许多单位没有项目档案管理制度或制度不健全，要提升建设单位档案管理整体水平，除了提高全员认识水平外，还需要从制度建设上进一步加强，为项目档案管理创造一个良好的氛围和条件。

（1） 实行领导责任制和工作岗位责任制，职责明确，相互协调，充分发挥各级各部门的工作职能。

（2） 制定归档制度及考核机制。对项目档案工作的组织管理、在建项目档案工作的监督指导情况、档案验收完成情况等进行考核，运用激励措施来推动项目档案的管理工作。考核机制使项目科技人员和管理人员有了工作动力，增强了他们的工作责任感，想方设法去干好本职工作。

（3） 制定文件归档范围和整理标准。有了范围和标准，就可以为管理人员指明工作方向，减少失误，节约时间和精力，提高质量。

5．3 将项目档案工作纳入合同管理

随着市场经济体制的逐步完善，合同管理成为一种非常重要的现代战略管理方式。把项目档案工作纳入合同管理，必然成为项目档案工作的迫切要求和发展趋势。为保证项目资料的齐全、系统、准确、完整，建设单位在与参建单位签订合同时，一定要在合同中列出有关项目档案管理的具体条款，对文件的收集、整理与归档、移交提出具体要求，明确责任，建设单位要用合同约束参建单位，使他们及时、系统地收集各项材料。

5．4 项目档案工作与工程建设同步

在调查中发现，有的单位存在档案资料收集不全，档案内容缺项，归档滞后，无效文件归档，档案载体不符合要求，整理不规范等情况。其中一个重要的原因就是未做到项目档案工作与项目建设同步进行。项目建设周期长，时间跨度大，要做好项目档案管理工作，必须与工程建设同步：一是提出文件材料归档要求要与下达工程计划任务同步；二是文件材料形成情况与工程计划进度同步； 三是档案验收工作与项目竣工验收工作同步。档案工作与工程建设同步的实质是将项目档案工作纳入工程管理计划，避免脱节，实行节点控制，及时收集资料，不滞后。同时两者同步也有利于资料收集的完整和有效。

5．5 提高项目档案管理人员业务水平

项目档案工作系统复杂，涉及部门也多，每一项工作都影响着项目档案的整体管理水平，而档案管理人员的水平决定了每一项工作的质量。长期以来，人们不够重视档案管理，不仅人员配备不够，其业务水平也参次不齐，难以满足管理工作的要求。项目档案工作想要提高整体质量，得到较大发展，就要注意提高管理人员的专业素质，对项目管理人员和项目档案人员进行业务知识培训，组织学习文件和参观。提高他们的待遇，开发他们的智力，挖掘他们的潜能，使他们能够积极主动地甚至创造性地进行管理。

5．6 建立管理的网络体系

每一个建设项目都需要由多个部门密切配合才能完成。每个部门都会产生与项目相关的文件材料，造成资料多且分散，将这些文件材料系统收集，整理归档，集中保管起来，是一件非常困难麻烦的工作，但项目档案管理要求必须系统、完整、准确地收集资料，只有这样才能完整准确地反映出项目建设的整个过程，为项目竣工验收和建设单位在以后的工作中提供可靠的参考依据。因此，建立项目档案管理网络体系是十分必要的，不仅建设单位内部各部门应该相互配合，而且各参建单位也应该相互配合，相互支持，各司其职，各负其责。同时，在建设单位内部成立一个项目档案工作领导小组，全面管理这个网络，出面协调各部门和各单位的各项工作。这样，才能有效地保证整个项目档案工作顺利开展。

5．7 开展项目档案专项验收工作

作为项目档案管理工作的重要环节，档案专项验收是项目竣工验收中最为重要的组成部分。加强项目档案专项验收工作是督促建设单位规范项目档案管理、控制项目档案管理质量的重要手段，对推进项目档案管理工作具有重要意义。档案管理过程中存在的问题使得认真贯彻落实项目档案验收工作十分必要和紧迫。

目前国家正逐步加强对项目档案工作的管理，规定在项目竣工验收前，必须进行项目档案的专项验收。国家和各行业都明文规定：“项目档案验收是项目竣工验收的必备条件之一。未经项目档案验收或者项目档案验收不合格的，不得进行或者通过项目竣工验收。”各行业也把项目档案验收工作作为考核单位领导的一项重要内容。这样就促进单位领导提高对项目档案工作的重视，逐渐将项目档案管理工作提高到战略地位，纳入到日常工作计划中，纳入到单位的发展规划中，对项目档案工作合理地配置各种工作资源。通过开展项目档案专项验收工作，促使建设单位规范项目档案工作，确保项目档案完整、 准确、系统和安全。

5．8 积极扩大项目档案的利用范围

项目档案是为企业生产经营服务的。在实践中，管理人员要编制项目档案总目录、项目简介、归档范围、分类表；要对项目中的设备及基建项目进行拍照，制成Web文件，形成目录与设备相对应的多媒体系统，使项目档案能充分发挥作用，为企业生产经营提供有效服务。

6 结束语

固定资产投资项目档案管理质量高低决定了工程质量的高低，在项目建设过程中起着十分重要的作用。项目档案管理的目的是确保固定资产档案的价值能够完整、准确、系统地体现。但是项目档案管理工作是一个比较复杂的过程，涉及范围比较广，信息量巨大，系统性较强。这就要求档案工作者必须有高度的事业心和责任感，要耐心细致，要掌握一定的新技术和新方法，要有较高的专业技术能力。另外，随着社会的发展进步，在实际工作中，经常会出现各种各样的新问题、新情况。如何搞好这项工作，解决随时出现的问题，还需要我们在工作实践中不断地探索，不断地创新。总之，我们要坚持不懈地探索创新，寻找更加快捷有效的工作方式，将实现项目档案的有效利用作为永恒不变的工作目标。

主要参考文献

［1］ 连文平，倪玲． 固定资产投资项目档案工作中的主要问题与相应对策 ［J］． 机电兵船档案，2007（3）：48－50．

［2］ 周艳． 固定资产投资项目档案管理质量控制策略［J］． 机电兵船档案， 2007 （1）：5－8．

［3］ 国家档案局，国家发展和改革委员会． 重大建设项目档案验收办法 ［Z］． 2008．

［4］ 张金花，李艺坤． 固定资产投资项目档案管理工作中存在的问题及应对方案 ［J］． 机电兵船档案， 2008（5）：33－35．

档案整理经验范文第10篇

[关键词]重大建设项目；档案管理

一、目前重大建设项目档案管理工作存在的主要问题及原因

目前，重点建设项目档案在管理仍存在档案材料缺失、未按项目进度进行整理、保管措施不到位等问题，未达到《重大建设项目档案验收办法》要求的完整、准确、系统和安全原则，严重影响了项目档案的科学管理和利用。产生这些问题的原因主要有以下几点：

（一）相关领导不够重视，职责不够明确

目建设单位（法人）对《重大建设项目档案验收办法》认识不到位，执行不严格。在重点建设项目建设过程中，部分领导重视建设进度、建设质量和安全生产等问题，相比之下，档案工作意识不高、要求不严、重视不够、参与不多。没有将项目档案工作纳入项目建设管理程序，与项目建设实行同步管理，进行同步布置、同步检查、同步考核、同步验收。个别项目建设单位（法人）存在怕麻烦心理和侥幸心理，认为多一事不如少一事，未主动向档案行政管理部门进行报告，主动接受其监督检查，邀请其参与重点建设项目的档案验收。施工单位的领导认为按期保质完成工程建设就能顺利通过工程竣工验收，履行完成施工合同。长期的侥幸心理使得他们对重点建设项目档案管理工作投入的人、财、物不够。相关领导的不重视，不仅会给重点建设项目档案齐全性和安全性带来隐患，也必将严重影响工程竣工验收和使用。

（二）项目档案人员不高

在项目档案管理过程中，较多情况下在临近竣工时抽调人员进行整理。他们来源复杂，部分参与人员没有系统经过档案业务培训，不熟悉档案专业知识，不了解重大建设项目档案的收集范围和整理规范，造成整理前档案材料收集不齐全，整理过程中不规范，整理后不达标。

二、做好重点建设项目档案的对策

（一）领导重视，建立保障机制

档案工作人员在保持埋头苦干的传统的前提下，要主动向领导汇报各级档案部门对重大建设项目档案的要求，明确项目建设单位（法人）担负的主体责任，引起领导思想上的重视，同时促成领导行动上的重视，加强对重大建设项目档案工作的支持，明确项目档案工作管理机构与分管领导，配备项目专兼职档案人员，落实项目档案工作所需经费。

（二）明确职责，完善管理机制

明确相关单位职责分工。建设单位的上级主管部门对项目档案工作管理体制与设施、项目文件资料归档等工作进行监督指导，并参与项目档案验收。建设单位应当明确项目档案工作管理机构与分管领导，配备项目专兼职档案人员，落实项目档案工作所需经费，报送档案验收申请报告。承建单位项目档案工作管理机构的主要职责：建立健全项目档案工作各项规章制度，收集、整理本单位形成的项目档案；对勘察、设计、施工、监理等单位项目档案的收集、归档、整理、保管进行监督指导；确保项目档案工作与项目建设同步进行，维护项目档案的完整、准确、系统。项目勘察、设计、施工、监理单位和材料、构件及设备供应单位应根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）的要求，完成各自职责范围与合同规定的项目文件资料的编制、整理、归档工作。

将档案工作纳入管理机制。首先，将档案工作纳入合同管理机制，建设单位与各承包单位签订的项目承包合同，应项项目档案的归档、整理、移交、专项验收等工作要求写入合同。其次，完善过程控制机制，重点建设项目一般具有建设时间长的特点，建立分阶段的过程控制机制十分必要，项目档案工作纳入项目建设管理程序，把档案管理的要求纳入到招标、设计、施工、监理、竣工等各个环节中去，与项目建设实行同步管理。在项目的中间验收、单项工程验收等阶段同时进行相关档案验收，及时发现问题，及时整改问题，保障重点建设项目档案的完整性、准确性和系统性。再次，建立档案业务培训机制，开展对施工、监理等参与方的管理人员、技术人员和档案管理人员的档案业务培训，帮助他们掌握档案管理的法规、标准，增强案意识、提高业务水平，从源头上控制档案质量。

（三）强化监督，健全约束机制

第一是档案行政管理部门应当建立区域内重大建设项目登记制度，掌握重点建设项目的基本情况，防止项目建设单位（法人）故意不申请项目档案验收。

档案整理经验范文第11篇

【关键词】 建筑工程；档案管理；处理措施

一、建筑工程档案资料的内容

1. 土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料

主要包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；沉降拉移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。

2. 竣工图

主要包括总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电弱电工程竣工图；通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。

3. 综合性文件资料

主要包括上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。

二、当前建设工程档案管理中存在的问题

1.工程竣工时不能整理出完整的竣工档案

近年来，随着建筑市场的不断规范化，国务院、建设部分别颁发《建设工程质量管理条例》《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》，旨在增强建设单位和施工单位对工程竣工档案管理的重视，但是由于建筑企业的水平参差不齐，部分单位的管理人员档案管理意识淡薄，致使工程竣工时不能整理出完整的竣工档案，造成工程竣工档案不能及时的向城建档案馆报送，例如，一些建设单位注重工程进度、重资金管理，忽视编制工程竣工档案管理体系，在工程验收完成时，工程竣工档案都无法正常完成，造成建设工程档案移交滞后。

2.档案材料填写不真实

建设工程档案由于其本身的复杂性、特殊性与多样性，决定了在收集整理的过程中难度大，容易出现失误等问题，加上有些建设单位未建立工程竣工档案管理体系，很容易造成管理不严或对工程施工现场不了解等。根据建设单位提供不完整的资料编写竣工档案，这样的档案只是为了应付交档而做的，不能做到与工程同步进行，所以，往往采用虚假数据，导致建筑工程竣工档案与事实不符，竣工图产生误差。由于不能与工程进度同步，造成了各种建材的质保书和合格证不全，不能全面的反映工程的建设和质量。

3.竣工档案移交不及时

施工到了后期，大多的技术人员都撤离到了别的地方，加上很多施工单位没有按照竣工档案管理的要求在施工中整理必要的资料，造成工程竣工后不能按时完成工程竣工档案，造成工程竣工档案移交不及时；有些建设单位、施工单位及建材供应单位之间存在工程款拖欠的情况，致使工期延长，造成档案归档停滞，材料残缺不全，严重影响了工程竣工档案的编制；有些施工单位在施工期间进行部门重组，档案管理人员更换，致使材料分散、缺失，在工程验收后无法收齐，这些原因都会造成了施工档案移交不及时。

三、建筑工程档案有效管理的措施

1. 建立健全档案打理制度是做好建筑工程档案管理的基础

为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。

2. 严格把好竣工验收档案资料质量关

工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题，及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》，不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位不结清尾款，以确保工程建设档案的完整、准确、系统。

3. 加强建筑工程档案管理工作

建立完善的档案管理制度是做好工程档案工作的重要保证。

4. 加强施工管理，强化档案材料编制工作

按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程内业材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。开发公司要加强对施工的监督和管理，检查工程档案材料编制情况，按照标准形成档案材料，给后人留下宝贵的财富。

5. 及时做好传递和变更记录

在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门及时获取有效档案资料或信息。充分利用现代化手段，多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源，做好档案信息统计工作。

四、结语

要做好工程竣工档案资料的管理工作，不仅需要加强对工程档案人员的培养，更需要施工单位和档案管理人员共同努力来建立健全的工程竣工管理体系。我们应以积极学习和借鉴国外先进建筑工程档案管理经验的态度，充分发挥我们已有的优势，重视加强建筑工程档案人才的培养和激励机制的完善，不断总结建筑工程档案管理的经验，使建筑工程档案更好地为我们的经济建设和构建和谐社会服务。

参考文献

档案整理经验范文第12篇

关键词：固定资产；项目档案；收集管理；处理对策；

中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-01-00-01

流体物理研究所是中国工程物理研究院下属研究所，成立于1958年，现有研究人员830余人，主要从事核武器和高新技术武器的研制、开发及成果转化工作。近十年，我所承担了多项国家重大固定资产投资项目建设，先后建成了“神龙”系列直线感应加速器和Z箍缩初级试验平台等具有国际先进水平的大型科学装置和多个大型爆轰试验设施，2013年荣获国防科技工业固定资产投资管理（技术创新）先进单位。

我所固定资产投资项目特点是：工艺技术创新和专业面广、建设跨度时间长，参与建设单位多，项目档案与城建档案有共性也有其特殊性。近几年，我所承担的项目进入验收密集阶段，根据目前已通过国家验收的几个项目档案管理经验，就收集管理中存在的共性问题进行探讨。

一、档案收集管理过程中存在的共性问题及现象

（一）项目档案系统性与分类收集的问题

按国家重大项目建设规定，项目档案包括工程准备、施工和竣工验收各阶段文件。其中工程准备阶段文件包括勘察、论证、立项、批复、计划、设计、招投标、合同等文件，类别涉及文书档案、科技档案、财务档案、基建档案、设备档案等，项目档案收集过程中，常常存在着分类管理和单个项目档案管理之间的矛盾。由于不同门类档案的收集方式、归档范围、保管期限、档号编制与项目档案管理要求的不同，使项目档案在系统性或目录索引编制上显得凌乱、条理不清晰，成为项目档案的专项验收中质疑最多的问题。

（二）基建档案重复组卷与复印件问题

接收归档的基建档案中存在重复组卷文件及较多的复印件，如设计变更单、图纸会审记录、经济技术核定单在管理文件、施工文件、工程审核报告书中重复；施工组织方案在投标文件、施工文件、监理文件中重复；特种设备质量检验报告（验收记录、合格证等）在施工文件、基建验收文件、单项验收文件、专项（环境影响、安全、职业卫生等）验收报告等处重复。重复多以复印附后方式出现，页数远多于正件，显著影响了项目档案的质量和库存量。

（三）设备档案的完整性问题

科研用科学装置和试验系统的研制大部分采用自行研制的方式完成，除科研中形成的项目论证、实施方案、技术总结等科技档案由科研室产生并收集外，进口设备涉及采购、涉外环节的资料由相关单位或部门产生及归档。随着进口设备被列入专项工程档案验收的重点，验收中出现较多的问题是：建设单位归档文件中政府采购、招投标等资料不完整、涉外资料为复印件、部分设备随机资料项目归属不清晰。

二、产生问题的原因及应对措施

上述问题的产生与我院档案管理和项目管理模式密切相关。

（一）项目档案系统性管理

项目管理采用院、所两级管理，其中，基建档案、设备档案由所级管理，已纳入项目统一管理。而国家重大项目的各种批复通常由行政主管部门采用红头文件的方式逐级下发或转发，根据我院档案管理的传统做法，“红头文件”在院、所两级文书档案和科技档案分别归档管理，客观上一个项目的档案被“四分五裂”存在各处，项目验收时，由各责任

（二）基建档案和设备档案完整性问题

基建和设备档案的问题产生主要有两方面的因素：档案人员业务水平和项目管理责任制的落实。

一方面，档案人员业务素质的高低直接影响到其指导和管理的项目档案的质量。近年来，我所加强了档案只是培训和业务指导，每个项目指定专职档案管理员，在日常管理中，积极与项目管理员和负责人沟通，主动跟进项目，加强前端控制和过程管理，认真做好子项档案的预验收和归档工作，确保项目档案管理与项目建设同步进行，使项目档案处于可控状态。

另一方面，大型项目施工周期长，参建单位多。如果组织单位、建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、实施单位相互之间的职责及分工不明确，管理责任制落实不到位，原件在实施或管理部门留存，最后建设单位档案人员的业务水平再高也难以形成一套完整的，能反映整个项目过程的原始凭证档案，导致项目档案归档不够完整、复印件多，影响项目档案整体质量。目前在项目管理中采取的措施包括强化责任制和归档前检查。

三、结语

根据我所固定资产投资项目档案管理的一些经验和对以上问题的分析，要做好固投项目档案管理，主要有以下几点体会：

（一）明确归档责任，分段收集控制

项目档案独立管理，项目一旦立项，项目管理部门应联合档案管理部门明确档案管理方式和责任人，明确各阶段的归档责任单位，外协责任单位应在合同中明确归档要求及相应职责。档案收集过程中，指定项目档案管理员，制定归档计划，按项目进度分段、分项收集整理，及时检查档案质量和完整性情况，并依据归档要求和合同进行追溯或考评，确保项目档案的完整性和质量。

（二）加强业务学习和指导，实践锻炼稳定的档案管理队伍

项目档案管理人员的业务水平直接决定所指导的项目档案的内在质量。除必备的档案管理专业知识外，很多经验往往是在实际过程中不断摸索总结出来的。只要在实践中重视档案在项目管理中的作用，让档案人员在工作中获得相应的成就感，产生立足本职、爱岗敬业的信念，同时保障岗位持续培训，就能培养出一批业务扎实、持续稳定的档案管理队伍。

（三）系统清晰的档案文件级目录

档案整理经验范文第13篇

1 抓好基础管理，保障建设档案齐全完整

电力工程档案是工程建设过程、工程实体状况、工程建设质量的最真实、最全面、最原始的记录，日益成为一项维护企业经济效益、合法权益（工程变更、索赔动态依据）及反映企业历史真实面貌重要的基础工作，也是工程建设过程中，及时收集技术档案信息，准确鉴别工程文件材料，规范整理技术档案，确保档案的完整性和系统性，不仅是为当前在建工程中各项工作做好服务，也是为工程项目投产后开展各项工作做好服务。因此电力企业要本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的宗旨，切实做好电力建设项目档案管理工作。

建设项目档案的内容，基本上是从项目的提出立项、可行性研究、批准立项、设计、决策、招投标、施工、质检、监理、设备采购安装、试运行、竣工验收等全过程管理中直接形成的，对企业和社会具有保存价值的应该归档的各类文字、图纸、图表、声像等不同形式与载体的历史记录。档案管理人员应及时了解重点工程建设项目的计划、规模、性质、进度等，并且经常与工程资料员保持联系，使得档案的跟踪收集工作从工程立项开始就与工程同步进行，为保证竣工档案的案卷质量，打下了良好的专业基础。

2 做到科学管理，发挥建设档案的作用

电力工程建设全过程的记录--工程档案的管理工作日趋重要和复杂，工程档案的管理水平和质量直接影响到工程建设的水平和质量。要求档案管理人员及时做到档案资料收集的及时性、完整性和准确性，以及组卷的科学性与系统性、文件的有效性。因此，必须加强对电力建设工程档案的管理，进行深入的分析，找到切实有效、科学的管理方法。

2.1 加强对档案管理重要性的认识

项目档案在项目建成后的管理、使用、维护、技改、修理中起着十分重要的作用。假如项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目的整体效益。

按照国家档案局、国家发改委联合的《重大建设项目档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。也就是说，工程项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重要性。

2.2 建立健全档案管理规章制度

鉴于档案管理在企业生产经营工作中的重要作用，企业要加强对建设项目档案工作的组织领导。结合建设项目规模、特点的实际需要，合理配备专业档案管理人员，并在相应生产部门建立相应的档案工作网络体系。其次是建立健全档案管理规章制度，以及切合实际的档案工作管理体制和工作程序，制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩。从而在对档案的管理上，形成有有序规范管理，有借阅使用记录，有使用效益评判。切实保障档案能在用时拿得出，修理、改造用得上，为企业生产经营提供技术支持和保障。

2.3 抓好档案管理人员业务培训

企业科技档案管理的好坏，档案管理人员水平的高低，与档案管理人员的业务知识水平息息相关。在工程项目档案形成初期，档案资料基本上散落在经办人员手中，企业要结合项目建设实际情况，抓好对各有关人员进行档案知识的业务培训工作。让档案管理人员从思想上重视档案管理，了解和掌握项目档案的组织管理、归档范围、整理规范、保管要求等。使档案管理人员及时跟踪项目建设进度，全过程介入项目档案的收集、整理与管理，切实保障档案在形成过程中的完整性。

2.4 掌握建设项目档案收集的方法

建设项目档案收集是否完整齐全， 整理是否科学规范直接反映工程建设的质量和水平。档案收集方法，应体现全程跟踪收集和管理的原则。特别是投资大、周期长的项目，往往形成的文件资料门类繁多，建设单位在与设计、勘察、施工、监理、设备供货安装等各参建单位签署各类合同、协议时， 就要明确规定工程档案应具备的质量和数量要求、移交时间等，把项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，明确图纸资料移交的具体要求和处罚条款。项目档案管理人员应对上述移交资料进行检查、验收和鉴定工作，符合存档要求才可办理移交手续。建设项目档案收集是建设项目管理中的薄弱环节， 注重建设项目档案的管理工作必须从重视收集工作开始。

2.5 定期开展资料整理检查与监督

由于资料琐碎，不直接产生经济效益，建设项目施工现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如不认真进行督导检查，到最后很可能一塌糊涂，甚至有大量资料流失。所以要定期召开建设项目档案工作会议，对建设项目中的各种资料应定期或不定期进行检查评比，引起各方面重视。项目建设单位应对建设项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议，汇报项目档案工作进度，安排部署下步工作。

2.6 严格把握竣工验收的质量

根据《重大建设项目档案验收办法》，建设项目档案的验收内容包括三个方面：一是项目档案的基础管理工作；二是项目档案的完整、准确、系统情况；三是项目档案的安全状况。建设单位要按照这三个方面在项目竣工验收前组织项目管理团队进行自查，审阅工程档案是检查的法定内容，工作的重点为项目前期管理性文件、竣工文件、隐蔽工程文件、质检文件、重要合同、协议等。在档案初验阶段，各项归档材料要切实做到“图实相符”、签字手续完备。对初验中发现的问题，要求相关部门及时解决。在掌握验收标准上，要坚持高标准、严要求、不马虎迁就，以确保项目档案的质量。

3 对做好项目档案管理的思考

档案整理经验范文第14篇

【关键词】企业；重点工程；档案管理

工程档案管理是企业工程建设管理的重要组成部分，由于企业重点工程建设具有参建单位多、建设周期长、组织机构临时、建设人员不稳定、管理主体多元、工程项目专业、建设实施系统、施工现场复杂等特点，因此，加强工程档案管理直接关系到整个工程档案工作的质量和效率，保证工程档案的完整、准确、系统、规范。

一、成立工程档案组织管理体系，争取领导对档案工作的重视

工程建设管理机构的成立时，就要结合企业重点工程建设具有 “小筹建、大承包”的特点，抽调既熟悉档案业务知识又对工程建设专业知识有所了解的档案员负责工程档案管理，建立与工程档案工作相适应的档案管理网络体系，由分管领导、专业项目负责人、档案员组成，并明确各工作岗位中档案管理职责；同时，与承建单位及其项目部建立横纵向联系制度，不定期召开业务交流会，及时沟通信息，了解情况，掌握工程档案工作进度；坚持工程建设与档案工作三同步：即工程建设开工与工程建档同步，工程建设过程与档案收集、整理同步，工程竣工与档案交付验收同步。为了保证工程档案工作有章可循、有法可依、规范有序开展，要根据有关档案管理规章制度，结合工程建设具体实际情况，制定建立一整套适合本项目特点工程档案管理的工作制度，使工程档案管理有切实有效的控制措施，并把档案工作纳入领导议事日程，纳入建设管理工作计划，纳入工程建设管理机构的职责范围和工程技术人员岗位责任制。

领导对工程档案工作的重视，并在人力、物力、财力上给予大力支持，是顺利开展工程档案工作的关键所在。因此，在工程施工建设过程中，要积极主动争取领导对工程档案工作的重视，及时反馈工程档案工作在开展中存在的问题，使档案工作摆上领导议事日程，并列入监理例会、专业协调会、商务谈判的主要议题内容来抓，要强调档案工作重要性，同时提出具体的措施要求；要求参建单位，为确保工程档案资料的完整、准确、系统，要通力协作认真做好工程档案资料的收集、整理、移交工作；同时，将工程档案工作的业务经费列入工程预算，能切实保证工程档案工作顺利开展有可靠的经济来源。

二、通过多种途径和方法，提高参建人员档案业务水平

根据工程建设的不同阶段，采取多种形式，组织档案员、工程技术人员，认真学习宣传《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规，学习关于建设项目竣工档案验收细则、项目施工及验收技术规范及工程档案的归档范围、保管期限、整理细则、分类编号、案卷质量等内容的有关规定规范，提高参建人员的档案意识，使领导、工程技术人员充分认识到做好工程档案工作的重要性及如何做好工程档案工作，形成人人理解支持重视工程档案工作的良好氛围。

工程档案工作是一项的系统工作，不是单靠档案人员所能完成、做好的，也不能完全依赖工程技术人员，要求所有参建人员必须统一认识、配合协调、依靠共同努力才能完成、做好的。因此，从事工程建设的档案人员必须具备扎实的档案专业知识，并熟练掌握实际操作技能，还必须对工程建设专业知识有所了解；同样，工程技术人员除了精通工程建设专业技术外，也要对档案专业知识有所了解。工程建设初期，要邀请上级档案主管部门领导和专家到工地现场举办档案业务知识讲座，宣传有关档案的法规政策，使参建人员对档案业务知识有所了解，正确认识档案工作在工程建设中的作用和地位，为顺利开展工程档案工作打下基础；同时，要求档案人员参加工程建设基本专业知识培训，使档案人员对工程建设的基本程序、内容、技术规范有所了解，从而促进工程档案整理质量。工程建设过程，要针对项目档案的特点和存在问题，采取请进来，走出去的办法，组织档案人员及有关工程技术人员，对有关档案管理问题进行讲解、咨询，并进行现场操作演示，增强相关人员对档案工作的感性认识和理性认识，以提高工程档案工作质量。工程档案人员和工程技术人员可互相学习、交流，了解对方专业知识和工作内容，保证工程档案收集及时、准确、完整；此处，档案人员和工程技术人员还要正确对待上级主管部门与指导部门对工程档案工作的监督、检查、指导，不断提高各自的管理水平和业务素质。

三、利用经济制约手段，切实有效地开展档案工作

随着社会主义市场经济的深入，建筑市场的规范，合同、协议在工程建设中的作用日益突出。建设单位与承建单位在合同关系中是平等主体，任何手段都不能制约影响有效合同的签订、履行。因此，合法有效地利用合同的法律效力和经济制约手段搞好工程档案工作，是非常必要的。

在与设计、施工、设备供货等单位签订合同协议时，主动商洽将档案工作所要求的条款写进有关合同或协议中，有利于档案部门和有关部门具体操作，可有效防止在工程档案资料交接验收和设备开箱移交资料时推诿扯皮现象的发生。条款内容可包括：归档范围、移交套数、案卷质量、验收交接等具体要求。特别在签订设备供货合同协议时要注意三个问题：一是明确，哪些是设备的随机及厂家必须提供的资料，哪些是设备厂家技术保密及可不提供的资料；二是清楚，对进口设备，要求供货方提供哪些政策性所需的文件材料及其提供的方式，并辨认审核其合法性；三是了解，对成品设备要求提供针对整个设备的质保材料及印刷成套的资料手册，而对非成品设备要求提供集成设备的各构成部分的质保材料及打印装订的资料手册。

目前，某些建设项目为赶工期、早投产收益、早入固资折旧，采取了工程先竣工验收投产，甚至结算工程款项，只留工程维护款，工程档案事后再收集、整理、移交，这样给工程档案工作带来多方负面影响：事随人迁，事后编制竣工档案，破坏了工程档案准确性、完整性；丧失经济制约手段，置工程档案工作于被动局面；甚至出现将部分工程维护款抵消部分应移交的工程档案资料，损坏了工程档案工作的严肃性等等；因此，必须适时强调工程档案是工程建设不可分割的组成部分，并运用适当的经济手段对工程档案工作实行有效控制，增强对工程档案工作与工程建设同步的认识，避免出现工程档案工作滞后的现象。财务部门在进行工程决算时，要注意检查竣工档案资料交接手续是否齐全，竣工验收证书有无档案部门的签字和加盖“档案资料验收专用章”，手续完备的，财务部门才予决算；特别在结算时，要注意审查项目业主档案部门对工程档案资料接收的意见，严把工程款项结算关。对项目档案收集整理不符合规范要求的，可从施工单位工程款中扣缴用于工程档案资料的补办、补测、补绘、编制整理等费用，留项目业主财务暂存，限期整改，待竣工资料收集齐全、整理规范并经档案部门验收后方予返还。

建立相应的奖惩机制。积极争取质量监督部门、地方建设委员会的支持，把工程档案资料的质量列入工程质量的评优评先考核指标范围，并对工程档案资料质量的奖罚及其金额比例、方式以合同的形式予以具体确定；同时，加大工程管理机构内部人员考核力度，把工程档案资料的质量落实到具体的人和岗位，明确职责，奖罚分明。

四、加强建设工程项目档案验收移交的工作

档案整理经验范文第15篇

关键词：重点工程档案管理项目组负责制

0引言

宣钢5#、6#焦炉及配套设施改造工程从立项、审批、设计到开工建设，形成了大量的有价值的档案资料，这些档案资料全面反映了工程建设的详细情况。做好这些资料的收集与管理，对工程建设过程管理和工程竣工投产后的正常生产组织维护，具有十分重要的意义。同时，我们也看到，随着我国市场经济体制的逐步建立，重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，对工程档案的收集、归档、管理提出了新的要求。宣钢焦化厂在组织好工程建设的同时，把工程建设资料的收集归档作为工程建设的一项重要工作来抓，切实加强企业重点工程档案管理工作。在工程管理实行全新的项目组负责制的基础上，建立了重点工程项目档案负责制，从实际出发，认真做好工程建设资料的收集工作，理顺工作程序，采取有效措施，在保证重点工程项目档案工作与建设进程同步的基础上，保障工程档案资料收集工作的正常进行，确保5#、6#焦炉技改工程项目档案完整、准确、系统。

1建立重点工程项目档案负责制，形成覆盖工程建设各个方面的工程资料收集网络体系

宣钢5#、6#焦炉技改工程是宣钢为实施铁钢材各600万吨规划目标的重点配套项目，也是为张家口市城市居民提供优质煤气气源的一项重点工程。焦化厂继续采用“项目组负责制”的工程管理模式对整个工程进行管理，在工程所涉及人员各自身份不变的情况下，成立工程项目指挥部，下设四个项目组，由厂长、承担工程任务的生产车间主管领导、科室的技术人员组成，在不改变现有编制的情况下，充分利用现有的人力资源，而每个人原来所承担的厂内业务不变，同时规定了各项目组的职责和任务，对项目的招标、合同签订、工艺技术论证、方案确定、施工组织、设备到货验收、资料整理收集等方面进行管理。

宣钢5#、6#焦炉技改工程竣工资料收集的齐全完整准确，对焦化厂今后的生产管理、技术改造具有十分重要的作用，因此焦化厂加强对档案工作的集中统一管理，建立重点工程项目档案负责制。我们按照统—领导、统一制度、分级管理的原则，成立了档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，由总工程师主管档案工作，档案室设立专职档案员，在各项目组指定专业技术人员担任兼职档案员，形成了全厂的档案管理网络。技改工程指挥部在工程开始时，即把有关技术文件材料收集工作落实到人，做好积累、保管工作，由各工程项目组组长负责档案管理，做到每个重点工程均有专人管理，负责工程资料收、发、转、整理、归档及竣工档案收集等日常工作，其它项目组负责本工程范围内的技术方案、设计审查、施工组织、网络，这样从组织机构上形成了一个专、兼职档案员、各项目组、各施工单位相结合的工程资料收集网络体系，保证档案管理与项目建设同步进行，确保了工程资料的完整收集，避免了工程资料收集上的疏漏。

2围绕工程建设，理顺工作程序，形成全面的重点工程档案收集渠道

近年来随着技术进步和宣钢发展的要求，焦化厂技术改造任务加大，生产与基建施工项目交叉点多，为确保重点工程项目档案资料齐全完整，在基建工程项目开工之前，将有关计划通知各部门的档案管理人员，让档案人员参加设备开箱与有关工程会议，使档案人员在文件资料形成之初就能把握文件的来龙去脉，以便及时完整地收集相关资料，使应当归档的资料“粒粒归仓”，对基建、技术等档案的收集、整理、保管、移交、存档规定了明确的工作程序。工作程序由档案管理部门、各建设单位的工程技术人员和施工人员共同制订，制订出的工程项目档案工作计划，既符合工作进程，又符合档案管理要求。

在健全组织机构、明确工作程序的基础上，还进行具体的分工。各项目组负责工程档案资料收集工作，档案室与各项目组密切联系，首先对中冶焦耐工程技术有限公司、宣钢设计院等完成的有关工程项目的各种设计图纸、资料、设计变更等材料，经过档案室收进来、登记、审核、建台账，然后将施工图纸等资料分发到各项目组，并登记上账，再由项目组向施工单位分发。工程竣工时项目组负责项目竣工资料的验收，及时将该工程需要归档的有关图纸、文件资料收集齐全完整，进行审查，经过系统的整理后向档案室移交。各项目组在资料管理上对档案室负责，既负责接收资料，又负责收集、汇总、整理工程项目档案并与施工单位一起交付竣工资料。

为更好地做好档案管理工作，档案室人员经常深入现场进行指导，一方面向工程技术人员和施工人员宣传档案工作在工程建设中的重要作用，使他们在平时工作中有意识地做好工程档案资料的收集，另一方面加强档案人员与工程技术人员的联系，积极提供有效服务，从而通力合作，共同做好工程档案管理。

3强化档案全过程管理，形成做好重点工程档案工作合力

重点工程项目档案涉及面广，贯穿于工程全过程，工程的管理、设计、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解，因此建设和施工单位的每一个档案管理人员头脑中都要有“档案”意识，要认识到做好档案工作，不仅仅只是为当前工作服务，也是为历史负责的表现。因此必须把各方面的力量集聚起来，形成齐抓共管的整体全力，即全过程管理。在全过程管理中，按照《档案法》和《建设项目（工程）验收办法》的有关规定，坚持对重点项目档案工作实行集中统一领导、分级管理的原则，保证工程档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用，为竣工后的生产、运行、维修、改扩建服务。

首先，要树立质量管理意识，运用合同条款和档案管理的有关规定来提高重点项目建设工程档案的编制质量。在与施工单位签订施工合同和协议时，就把有关档案资料收集归档工作列入合同的条款中，同时在合同和协议中明确提出档案资料的归档要求，将《建设项目（工程）档案管理规定》下发给进厂的施工单位，做到工程验收与档案检查、交付验收同步进行。从工程项目的可行性研究论证、施工许可证、初步设计审查、土建、设备、供排水、电器的施工、设计变更单及竣工图的编制等方面进行检查验收，各项目组严格把关，并列入厂经济责任制考核中，以确保工程竣工档案的形成质量。这样形成齐抓共管的局面，确保重点工程项目档案资料齐全、完整、准确。

其次，在搞好重点工程档案管理中，充分利用先进的档案管理手段，建立档案管理网络。档案室负责集中统一管理本工程项目的所有档案，并对项目建设过程的各个阶段及各部门、设计单位、施工单位文件资料的形成、积累、整理、归档工作进行监督和指导。让网络覆盖整个工程项目，使之适应现代社会需要，为项目建设单位提供更好的服务。

4注重实效，健全完善的保证措施

重点工程项目建设是一个动态的过程，从项目的提出、设计到施工、验收，档案一直处于活跃的状态，直至验收以后，才能相对稳定。工程项目档案记载了工程项目活动的全过程，一旦工程出了问题，或交工后，需要改建、扩建，档案资料就会成为宝贵的信息资源。搞好企业重点工程档案管理，仅靠档案工作人员埋头进行具体业务工作远远不够，其档案管理体制、管理措施在整个档案工作中有着举足轻重的作用。

在重点工程项目建设中，影响重点工程资料收集归档工作开展的因素主要有工期紧、任务重，部分人员不重视。为了解决这个问题，焦化厂注重健全和完善工程资料收集的保证措施，从制度入手、从验收环节和经济手段上进行制约，做好“三约束”，摆正档案和建设项目的关系，确保了重点工程收集归档工作的正常有序进行。

4.1在《经济责任制考核》上进行约束。把工程资料的归档情况，作为对车间、部室的一项考核内容。工程资料收集归档不及时、不齐全的，与各单位奖金挂钩，进行扣罚。

4.2在工程竣工验收环节上进行约束。按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，认真做好档案验收工作，查漏补缺，发现问题，及时纠错改误；工程竣工验收前必须先交齐工程竣工的有关资料，工程资料不齐全的不进行竣工验收。

4.3在工程决算、付款上进行约束。把工程建设资料收集、归档的及时性准确作为办理施工单位工程决算、支付工程款、支付工程质保金的一个重要条件。各工程项目组、档案室负责对施工单位的工程竣工资料归档情况进行审核、验收，齐全完整的予以签字确认。经签字确认的，给予决算、付款。验收不合格的，不签字确认，并不予付款、决算。

5开发利用档案信息，促进档案管理工作