档案管理的分类方法范文

档案管理的分类方法范文第1篇

关键词：档案管理；归档整理；分类；技巧

当我国引入现代化管理的模式与先进理念之后，无论在企业、政府部门、事业单位通过对人力资源管理的重视与普遍运用，逐渐开始意识到了档案管理的重要价值与功能取向。一方面，在不断的实施档案管理的改革；另一方面，也在进行相关的匹配措施的研究与资源配置。在这种新的档案管理局面之下，有必要针对当前档案管理所面对的新情况，对其配套的归档整理分类问题及提升效率的技巧进行具体探讨。

1 档案管理归档整理分类解析

1、内涵

不同的行业档案的类型、种类、数量、机密程度等也不相同。但是，从档案管理的本质来看，它的价值在于使数据、信息资源得到科学的管理，并能够在系统的管理中，方便保存、查询、提取、运用，以及按照管理程序进行的销毁等。因此，归档整理分类就非常关键。目前企事业单位、政府行政管理部门，按照人力资源管理中的档案管理体系，均有一定的培训，而且，已经将档案管理的归档整理分类作为了一个专门化的职能。

2、原t

从原则方面看，归档整理分类要求精准性、规范性。比如，精准性中，要求分类标准的准确、标识的简化、细则的清晰；再如，针对具体档案中的材料、价值的差异分析、等级划分，保管组织单位在不同种类中的对应性，目录的编辑、顺序的排列组合等。除了这些基本的原则之外，在归档整理分类制度、程序、装订，纸质、电子档案不同的运用形式，以及保存、转移、销毁等各个方面，也需要与之相匹配的精准性、严肃性、规范性等。

3、注意事项

根据现阶段的档案管理及其归档整理分类现状、经验分析，应该注重在这个方面的可操作体系构建，这样就可以实现统筹规划、统一管理，通过方法、流程使归档整理分类在秩序的基础上，逐渐的形成简化、快捷、便利的主要特征与表现，从而推动档案管理功能与价值体现的最大化；并将其转化为一种资源利用渠道，为进一步的人力资源管理、企业治理提供牢靠的依据。

2 档案管理归档整理分类技巧

1、以整理程序为准

一般而言，归档整理分类可以划分为两个层面，在整理过程中，可以按照设计文件、文字材等进行进一步的项、子项方面的划分，这样在划分中形成一个制定程序的基础，然后，按照我国的相关法律要求，设计出一套与现阶段的档案管理改革相匹配的归档整理分类程序。而在分类方面，则主要集中于对方法的运用，以及技能的熟练性。具体来看，整理分类程序相对简单，重点是按照档案的性质、材料、种类、类型、对应部门等做好划分。程序与整理分类本身就属于一个密切关联的系统构成要素。因此，建议从这些构成要素出发，制订与其相符合的程序。比如，以科学归档文件的整理分类为例，一是对其进行收集，如在文字材料、设计文件的大类下，进一步从子项的外部、内部、会议，以及次子项等进行一一的对应收集、整理，再进行对应的整理、分类。再如，对于人事档案的整理分类，就可以按照时间、职能、级别等进行划分，然后，进一步整理、分类。总之，不同的档案管理对象，应该采取与其相适应的程序，但主要的思路应该明确，并坚持简化原则等。

2、纸质档案电子档案区别对待

现阶段的档案管理中有纸质、电子档案管理两种，所以需要区别对待。

（1）纸质档案

针对纸质档案可以按照传统的流程进行一些简化，在化繁为简之后，先进行一系列的收集、检查，然后，再按照原来的基本分类，进行进一步的整理、分类。这个方面没有必要花费更多的功夫。因为传统的纸质档案管理在经过电子档转化的过程，已经实现了一次有序的整理、分类，所以，只需要在归档整理分类中细化、简化，保证其完整性、有效性、精准性即可；尽可能减少劳动要素中的资源浪费。

（2）电子档案

针对电子档案目前已经有了较专业的电子档案归档整理处理的软件，所以，在这个方面，重点应该放置在对于相关软件的专业知识与操作技能的训练，并做好技术性的安保措施。

3、技巧与方法说明

（1）以材料流向、流量为导向提升归档率

技巧与方法的使用，应该与效率结合起来。无论纸质、电子档案，都可以按照企事业单位等机构的文件流向、流量进行归档率的计算，并针对性的安排归档整理工作的投入比例。在这个方面，可以透过建立的数据库、运用频率进行数据图表的制作，根据流向、流量趋势图谱进行进一步的归档率提升。

（2）透过职能确保范围、期限

不同的职能，所处理的档案归档、整理范围也不相同，但可以按照项目管理的方法，划分不同的阶段，在明确数量、种类、类型、完整度、内容等基本要素的条件下，以机构、编制、职能设计出具体的方案，从而让机构的工作职能能够有理有序的体现在归档整理的范围、期限之内，这样就可以更好的实现针对性的整理分类，提高效率。

（3）以“主体”为旨归的归档法

所谓以主体为旨归，指的是在从机构或组织团体本身出发。比如，以学校的档案管理为例，其中的归档整理分类，就可以透过“以我为用、以我有用”的主导原则，尽可能从其功能、价值、应用方向，进行具体的归档整理分类。可以理解为从用途的角度进行划分，有助于提升针对性，提高工作效率。

（4）行业标准先行，提高整理质量

行业标准导向的直接指向是整理质量问题。所以，一方面，要明确相关的国家管理规范、条例、细则；另一方面，在纸质、电子档案整理中，按照行业的基本标准，进行整理、立卷等。具体看，如文件材料之间的历史性联系、保存价值、分别立卷，还需要注意时间性、秘密性与非机密性等。

（5）归档范围、分类方案密切结合

目前来看，传统的纸质档案归档整理分类主要用于保存、核对；而电子档案则倾向于利用方面；所以，需要运用好计算机文件整理，如范围、方法的融合、代码表的编制等。在这个方面可以推荐使用南大之星软件，因为它在目前的档案管理中的运用反响较好，也能够满足现阶段的电子档案归档整理分类的基本要求等。

3 结束语

由于现阶段的归档整理分类因档案管理整体革新还处于量变的过程，所以，可以透过对相关的技术性解析，提升归档整理分类水平，为档案管理质量与水平提供更好的促进作用。具体来看，一方面可以按照系统论的理论思路与框架，构建起归档整理分类的可操作体系，使其与目前的档案管理改革相适应。另一方面，可以在区分纸质、电子档案的形式、用途、功能及现阶段的利用情况方面，按照上面所说的五个提高质量与效率的方法进行进一步整理水平提升。

参考文献

[1]余红叶.信息化环境下档案管理的创新模式与改革[J].经营管理者，2014（05）.

[2]章洁.浅谈档案管理的难点及对策[J].档案与建设，2013（10）.

[3]党珍珠.信息化环境下档案管理工作的创新策略 [J].科技与企业，2014（08）.

档案管理的分类方法范文第2篇

关键词：教学档案；分类标准；管理系统

一、教学档案研究的现状

目前，不少高职院校的教学档案管理尚未按教育信息化要求形成完整的机制，如没有配备专职的档案管理人员、兼职人员一般都未受过专业知识与技能培训、档案管理制度也不健全、管理流程与教育信息化要求不匹配等。档案管理存在的主要问题表现在：一是对档案管理工作的重要性认识不够。教学档案数量大、内容多，其作用不受重视，档案管理投入也少，对档案管理工作持得过且过态度，更谈不上创新；部分工作人员认为教学档案管理工作轻松简单，不需要专业知识，致使教学档案管理质量和效率难以突破。二是档案基础工作不规范。需要归档的材料没有及时归档，造成了在评估和重点项目申报中材料的缺失；收集的材料类别混杂，没有及时装盒整理；相当一部分档案材料散存个人手中，造成档案收集不全，归档材料质量不高等。三是档案管理制度不健全，需要文件的时候乱翻乱抽，借阅、转阅不登记，借走后不妥善保管，用后不归还，造成重要文件的流失。四是在档案管理方面应用信息化技术少，与信息发展形势不匹配，档案管理效率差。

二、教学档案管理研究的方法

本课题主要采用三种研究方法：一是调查法。通过同类高职院校中档案管理的相关经验和做法，收集到更多有关教学档案管理工作办法，寻找本课题实施的理论依据以及可以借鉴的优秀经验；二是比较研究法。将现代化的档案管理与传统的档案管理方法相比较，找出两者的优缺点，将两者优点相互结合。三是个案研究法。以湖南水利水电职业技术学院（以下简称“我院”）教务处档案为实例进行试点。

三、教学档案管理系统研究的结论与对策

（1）建立了教学档案分类标准：DA/T22——2000规则同样适应于高职院校教学档案的管理，并能在配套制度环境中发挥作用，能够为教学档案管理提供有效规范。可以建立与DA/T22——2000规则相适应的教学档案分类标准。通过建立的教学档案实体分类目录，按照《归档文件整理规则规范》建立相适应的编号，以教务处的档案为案例，以“件”的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体的过程。对归档文件进行合理的分类，要体现出文件之间的内在联系，使教学类档案成为一个有机整体，便于系统的提供利用，而且对排列、编目后续工作的开展，以及文件柜、文件架的管理有着重要意义。结合我院实际工作以及机构设置的特点，参照《归档文件整理规则》中关于归档文件分类的要求，制定我院归档文件分类方案。采用年度—机构（问题）—保管期限三种分类法，并可以组合成许多种复式分类法。一级类目的标识，采用类目名称主词和汉语拼音的第一个字母，如“JX”即“jiaoxue”（教学）的简称。档号模式规定为“年度号+分类号+案卷号”。如2014年教学综合性第1号卷的档案为2016-JX11-001，分类号（类目）的设置学院文件数量的多少可分为一级、二级或三级类目。2016-JX01-1～N（保管期限为“永久”时从“1”～“N”件排列流水件号）（2）建立教学档案管理制度：通过建立档案分类标准来规范教学档案管理，必须有配套的制度，需依据档案相关法律法规，研制学院的档案管理工作规范框架。在调查的过程中发现，大家对档案不够重视，很多的档案规章都不是很熟悉，档案意识的加强，需要全院的各个部门都引起重视，我们根据《中华人民共和国档案法》、国家教育委员会《高等学校档案管理办法》等档案法规，并结合学院档案工作实际，形成《湖南水利水电职业技术学院档案工作规范体系》，为加强学院的档案工作，充分发挥各类档案的作用，更好地为学院教学、科研及其他各项工作服务。对于档案管理的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和编研提供利用等业务环节有以下相应的制度《湖南水利水电职业技术学院档案管理实施办法》《湖南水利水电职业技术学院档案实体分类方案》《湖南水利水电职业技术学院各类档案工作规范》《湖南水利水电职业技术学院综合档案室工作职责》《湖南水利水电职业技术学院档案材料保管期限规定》等制度，组成档案工作规范体系。通过学习档案规章和学院档案工作规范，对加强全院职工档案归档意识，促进档案建设的标准化、规范化起到重要作用，进而提高学院档案管理水平，更好地发挥档案资源的社会、经济效益。（3）提出教学档案信息化管理系统开发方案：采集.NET技术与物联网技术研究档案管理系统，结合DA/T22——2000规则，通过建立的档案实体分类标准，进行信息交换和通信，以实现智能化识别、定位、跟踪、监控和管理，可以有效地提高档案管理质量和效率，能极大地提升学院档案管理信息化水平。档案管理系统的功能需求：档案管理系统是建立在现代信息技术的普遍应用基础上，把分散在不同载体、不同位置的信息资源，以数字化的形式存储，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，实现档案的网络查询、借阅、归还、催还，对档案查询和利用情况进行统计分析，使档案管理人员对档案的管理更加容易，提高工作效率，降低管理成本。系统的管理员能够对录入的信息要求准确、完全；对录入的数据随时作更新修改，管理员能够得到最新的信息；为系统管理员和一般用户设置建立完善的权限和身份级别，一般用户不能对信息进行添加、删除。加快检索速度，促进档案的规范化和正规化，对做好学院档案信息化工作，对档案的整理、鉴定、保管、编目、检索、编辑、研究、统计与利用有着积极的推动作用。总而言之，随着高职院校的发展，根据人才培养质量的需要，发现原来确定的归档范围和保管期限已不能适应当前教学改革发展，给当前的档案建设工作造成了困扰。因此，本课题主要研究的是大数据时代高职院校的教学档案与DA/T22——2000规则相适应的教学档案管理系统研究，为教学档案的规范管理和教学档案管理系统的分类提供了依据，适应当前人才培养的需求，对教学档案分类进行研究，以适应档案现代化管理发展的需要。

参考文献：

[1]钱爱华.完善高校教学档案归档范围与分类标准的思考[J].兰台世界，2013（5）.

档案管理的分类方法范文第3篇

关键词：合同档案 归类 管理 措施

中图分类号：G272；F272 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）11（b）-0126-02

随着各大企业的迅猛发展，企业的经济活动变得愈来愈频繁，致使合同档案的数量也不断上升。要想实现数量多的合同档案的管理，就必须收集完善的合同材料。同时，进行合同档案归类管理也是十分关键的。就目前合同档案管理而言，多采用分散式归类方法，该方法存在一定的弊端，这种方法因企业合同档案相对分散，增加了合同档案管理的难度。分析企业合同档案存在的特征，结合管理注意事项，不难看出，企业合同档案管理方式的选择，更适合用集分式归类法。

1 企业合同档案的特征

要想分析企业合同档案的分类管理，就必须掌握企业合同档案的特征，具体包括以下几点。

1.1 法律性

人类社会中，合同制度是一种最为古老的法律制度。对于经济社会而言，合同以法律形式存在，其目的是为了保障市场交易。合同在合同法的背景下，又赋予了法律效力。合同档案是一种原始记录，其记录内容包括合同变更、签订和终止整个过程，因此，合同档案具有法律特征。

1.2 凭证性

在市场竞争日益激烈的背景下，会引发较多的经济纠纷。合同既是当事人履行合同义务和权利的凭证，又是法院及仲裁机构处理和解决纠纷的一种法律依据。因此，合同档案具有一定的凭证特征。

1.3 规范特征

合同的签订、变更和终止等环节，必须要在合同法允许的范围内执行，也因此，赋予了合同档案规范的特征。就合同的内容和形式等方面而言，合同法均有明确规定。例如，订立合同的形式有3种，包括口头、书面及其他形式；内容方面，对合同的当事人姓名、数量、价款和住所等一般条款做了明确规定；还特别规定了合同的格式条款。只有赋予合同法律形式，才具备相应的法律效益。将合同作为档案保存时，一旦丢失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，难以维护当事人的合法权益。

1.4 相关文件多

企业合同档案既包括签订的合同文本，又包括签订前和签订后的任何一个有关材料，例如，签订前的洽谈、招投标，签订后的变更、解除和签订等。邀请函、招标书、投标书、评标报告、会议纪要、议价单、会签审批表及解除协议等，组成了合同档案，要想确保合同档案的完整性，就必须做好合同档案的归档工作。

1.5 合同档案数量多

与行政机关相比，一个完备的企业，每年内制定的合同档案相对较多，少则几百件，多则几千件。在这种情况下，要区分两种合同档案的分类方法，从而更有效地做好企业合同档案的管理。

2 合同档案集分式归类方法分析

2.1 以集分式归类原则为中心

从旧版及新版电力企业档案分类表来看，主要是依据科技档案和文书档案进行归类，科技档案包括电力生产、科研项目和建设项目准备。而文书档案包括行政管理和经营管理两大方面。在这种归类措施下，既给合同档案的分类整理增加了难度，又不利于合同档案的查找及统计管理。对合同档案进行归类时，要以集分式分类原则为中心，依据《合同法》中无名合同及有名合同的种类，重新制定。

2.2 集分式分类表

根据我国合同法有关规定，适用于企业的有名合同包括：买卖合同，借款合同，运输合同，委托合同，技术合同，承揽合同，供用热力、水、电、气合同，技术合同及建设工程合同9种。依据有名合同和无名合同，制定集分式分类表，并在分类表中，将合同档案分类归档，依次为60～69号。

有名合同，又叫作典型合同，是指在法律规定中，确定其规则及名称的合同。无名合同，又叫作非典型合同，是指在法律规定中，未确定其规则及名称的合同。

2.3 分类表的使用法方法

将合同档案分类归档过程中，年度、分类号以及件号共同组成档号，年度为签订合同的年份，与合同相对应的具体分类号码为分类号，件号是在相同年度、相同分类号中，按照合同签订时间顺序制定的流水号。“―”作为代码间裂解符号，代码用阿拉伯数值0～9标注。例如：2014―62―002，该档号表示2014年度，借款合同中的第二件合同档案。

3 合同档案归类管理的注意事项

在把合同方案转交至档案室前，企业要安排一个部门，做好办理合同的相关工作，防止出现办理人员和部门相对分散，无法做好合同材料收集工作。

对合同编号实行统一编制，并由合同主办部门负责，从而有助于合同材料的统计、保管和利用。要按照相关原则编制合同编号。诸如，将合同分为几大类，同时采用特定符号标记，例如物资类可以采用WJ表示。随后依据时间顺序，在类别号里编制流水号。独立性是各个合同编号的特性，一旦制定，无特殊情况，不允许私自更改。采用合同编号排列法，对未移交的合同材料进行保管，从而实现简便、快捷地查找相关合同材料。

移交前，由合同主办部门统一负责收集合同材料，并保管好。相关文件多和合同档案数量多是合同档案的两大特征，因此，合同主办部门在收集合同材料时，要将与合同有关的一切文件资料进行收集。档案室要监督和检查合同主办部门合同材料的收集和保管工作，各部门相互配合、协调，确保合同档案的完整性。

合同主办部门在规定时间内，将年度全部合同材料上交至档案室。有些合同在签订结束后，存在变更、作废和解除等问题，难以确定合同最终办理时间。所以，尽量不要将刚签订的合同转移至档案室。对于此类档案，先由合同主办部门进行收集和保管，待合同办理时间确定后，转交至档案室。

4 结语

企业合同档案管理，对企业的发展起到极其重要的作用。传统合同方案的归类管理，大多采用分散式归类管理，给合同档案管理带来一定难度，不利于合同档案的查找和利用及统计管理。对于企业合同档案管理来讲，充分利用其管理特性，采用集分式管理能够更好地实现对于企业合同档案的有效管理。由此得出结论，在企业合同档案管理工作中，集分式管理效果更好，更加实用，更符合企业合同管理的需求，能够在企业合同档案的查找、使用及统计中达到显著效果。

参考文献

[1] 李林峰.企业合同档案管理难点问题分析及建议[J].中国科技博览，2013（20）：231.

[2] 王志伟.企业合同档案管理初探[J].机电兵船档案，2015（4）：40-43.

档案管理的分类方法范文第4篇

关键词：城管档案；档案管理；档案整理

档案是指国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录[1]。随着我国城市化建设进程的不断加快，城市规模的不断扩大，城市管理过程中形成的各类档案增长迅速，已经成为了城管工作中的一项重要工作内容。城管档案是指在城市管理活动中直接形成的具有保存价值的各类形式的城市管理活动历史记录。城管档案在城市管理与发展中发挥着重要的作用，是城市各项管理工作重要的参考与依据，也是反映城市管理水平的重要指标之一。

1 城管档案的重要性

城管档案是对过去城市管理工作和历史情况的记录，完整翔实的城管档案可以为机关工作提供备查依据，对城管档案进行调研，则可以深入挖掘城市管理工作内在的规律，为城市管理工作的发展提供最基础的参考资料。随着我国城市化进程的不断加快，城市人口、规模不断增扩，城市管理工作的难度也不断增加，问题不断增多。城管档案在此种发展形势下，其重要性越发突显，成为我国解决城市矛盾问题、提升城市管理水平、指引城市发展方向的最重要的数据信息来源与依据。

2 城管档案归档整理工作中存在的问题

目前，我国城管档案收集、归档整理工作主要是由城管局来负责进行。城管局是城市管理中负责综合行政执法的部门，是由原事业单位“城管办”、“联合执法大队”演变而来。工作内容繁杂、档案管理意识不强等诸多因素使得城管档案工作一直是城管工作中一项次要性的工作。对城管档案管理工作重要性的认识不足使得城管档案工作在相当长的一段时间内处于被动的局面，在档案收集、归档整理、保管、编研利用等方面存在不足之处，尤其是在城管档案的归档整理方面。

归档整理是档案管理工作的重要环节，也是档案管理工作的基础与起点。档案归档整理工作，就是按照一定的原则和方法，将处于零散和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列与编目，组成有序体系的过程[2]。目前，在城管档案归档整理过程中，存在着诸多问题，包括了档案的装订、分类以及排列等方面，其中，档案分类是问题较为突出的环节。

在档案分类上，没有根据工作实际情况制订合理的分类方案是比较突出的问题，而既使用“机构”又使用“问题” 标准来进行分类是较为常见的问题，这种分类标准的交叉使用，使得档案文件分散归档，对文档的检全率具有较大影响。在《归档文件整理规则》中，归档文件的分类方法有三种，分别为保管期限-年度-机构、保管期限-年度-问题以及保管期限-年度，但在实际的归档文件分类中，采用级次分类法、收文发文分类法、文号分类法等方法的现象多有存在，这些分类方法不是全国统一的分类标准，在反映归档文件间的历史联系、形成规律以及文件内容方面多有不足，容易给文件检索与存取造成困难。

对于归档文件的排列问题，《归档文件整理规则》中有着明确的规定：归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。但在实际的工作中，按文号排列、按问题排列或是全部文件都按时间顺序排列的现象十分普遍，给归档文件的存取以及整理造成困难。

3 归档整理问题的成因分析

任何问题的存在都有其产生的深层原因，城管档案的归档整理问题也不例外，只有对问题的成因进行深入分析，才能有效的解决问题。就城管档案管理中的归档整理问题而言，其成因主要是档案工作人员的专业水平与素质因素，当然，更深层的原因也与管理者对档案工作的重视程度有关。

档案管理是一项专业性较强的工作，而档案整理环节，尤其是档案的分类，是最能体现其专业性的地方。目前，城管系统内的档案管理工作大多是粗放型的管理状态，远未达到专业化管理的水平。档案工作人员大多是兼职，设有专职档案员的部门较少，而即便在设有专职档案员的部门，具备档案专业高等教育水平的人才也是少之又少。档案专业人才的缺乏，导致了城管档案管理工作一直滞后于城管部门的整体发展。长时间停留在表面意义上的管理，未能达到专业化的管理水平，对城管档案管理工作向更高层次发展造成了重要影响。

城管档案管理专业人员的缺乏，也使得城管档案管理各项制度的建立与完善缺少了专业指导。如专业人员的缺乏使得档案分类方案的制订无法从单位实际出发来有效规范档案的归档整理工作，导致了分类方法不具体、档案保管期限设置不合理等问题的发生。

4 提高城管档案归档整理工作成效的方法

4.1 加强档案管理专职专业人员的设置与引进

专职与专业人员的设置与引进既是两个方面的事情，同时也是合二为一的。目前，多数城管部门的档案员是兼职，但随着城管档案管理事务的增多，兼职档案员已经无法胜任与满足城管部门档案管理工作的需求，只有设立专职的档案管理工作人员，才能更好的完成档案管理工作的要求，同时，专职的岗位设立也体现了对档案管理工作的重视程度，也是吸引档案管理专业人才的基本条件。而对于专业档案管理人才的引进，要从多渠道、多方面来进行，要从城管部门人力资源战略层面出发来进行。单位应投入更多的资金支持，应提供更多的人才吸引条件，加强人才培训与平台的提升建设，为人才的发展提供上升的空间，只有如此，才能吸引到高素质、高水平的档案管理专业人才投身到城管事业，才能为城管档案管理的长远发展打下坚实的人力资源基础。

4.2 加强现有档案管理人员的专业技能培训

加强对现有档案管理人员专业技能的培训无疑是快速提升档案归档整理工作成效的有效方法。档案管理人员应对《文书档案管理归档文件整理规则》进行学习领会，对实施细则要加强理解。培训内容应以日常工作的常用技能与常见问题进行重点加强，要少理论性多实用性，注重实效。培训应定期举行，可以派员进行外部培训，也可以在单位内部组织，聘请省市档案馆的专业人士进行指导讲座。

4.3 制定科学合理的档案分类方案

档案分类是档案归档整理最重要的也是核心的内容，因此，制订科学合理的档案分类方案对于档案归档整理工作来说是至关重要的。档案分类方案要根据国家档案局2006年公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求以及《文书档案管理归档文件整理规则》来制定。档案分类方案要使用正确的分类方法，要正确界定城管局文件材料的归档范围，准确划分档案保管期限，使保存的档案反映本局职能活动情况，维护其历史面貌。

科学合理的档案分类方案，需要专业的档案管理人员来完成，而且还要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。鉴于城管局档案管理的专业水平，可以在档案分类方案的制定时请上级档案管理部门进行协助指导，方案一旦确定，文件的归档整理便可以按照整理规则顺理成章的进行。

5 结束语

档案整理工作的基本任务是建立档案实体的管理秩序，使档案实体有序化、条理化，其意义与价值在于为整个管理工作提供一个严格有序的工作基础。城管档案归档整理工作中存在的问题，除缺乏专业的档案管理人员外，对于档案管理工作的重视程度不够也是重要因素。因此，加强档案管理工作重要性的宣传，强化档案管理意识，也是提高城管档案管理工作成效的重要内容。

参考文献

档案管理的分类方法范文第5篇

一、文书档案改革运动的历史背景和进程

20世纪30年代初期，四次围剿红军均遭惨败，一些政界和军界人士在总结时，将原因归咎于国家机器运转不灵，行政效率低下。为了挽回败局，巩固其统治地位，国民政府采取了一系列政治和军事改革措施。提高行政效率，加速国家机器的运转就是措施之一。而国家机关公文处理迟缓、管理混乱等陋习积弊，直接影响和妨碍了政令的推行，也就自然成为行政改革的首选。加之早在运动之前，陈立夫在中央党部、蒋梦麟在教育部、黄伯樵在上海公用局都进行了文书档案改革的试验，许多机关内部也在酝酿改进文书档案工作。1933年6月，行政院召集改革公文档案会议，讨论了由中央各部会十八个提案汇集而成的“各部会审查处理公文改良办法”，会议主要有两项决议：一是文书处理方面，公文就文稿意义划分段落，采用标点符号断句；二是档案方面，对于各种分类目录，采用甲乙两种卡片登记，由行政院令行各部会试办。同时决定文卷保管年限原则及改良保管档案办法。这次会议可视为文书档案改革运动的序幕。

1934年9月，主持“文书档案改革运动”的国民政府内政部次长甘乃光针对当时文书档案工作脱节，档案保管分散、混乱的情况，提出了一个文书档案合一管理的方法――文书档案连锁法，作为改革运动的试行方案，在内政部试行。文书档案连锁法的主要内容就是把文书收发和档案管理在某些做法上统一起来，以使机关的总收发室和总档案室发生密切的连锁，改变文书运转迟缓和档案管理分散、垄断的状况。其核心是在一个机关范围内，以集中统一的原则组织文书档案工作。连锁的具体办法是通过统一编号、统一分类、统一登记三个环节实施。其后教育部、武昌行营第五处以及江西、广西、湖北、四川等地方机构相继推行文书档案连锁法。

1934年12月，行政院正式成立了行政效率研究会，由甘乃光出任主任。这是个研究机构，同时也是改革运动的领导机关。研究会专门设立了文书档案组，继续内政部文书档案改革的研究。1936年2月，行政效率研究会接管行政院新卷一批，验证了前期行政院各部会档案管理调查的方案并加以修正。这个阶段的试验，可说是文书档案改革运动的尾声。

二、文书档案改革运动对档案工作的影响

南京国民政府推行文书档案改革运动，客观上规范了文书档案工作，培养了一批档案专业人才，促进了档案学理论的研究，催化了档案教育的诞生。同时在比较大的范围内宣传了文书档案工作，提升了社会的档案意识。

1． 对近代国家机关文书档案工作的发展起了促进作用。改革初期，国民政府推行以公报代替公布的发文、以会签簿代替会稿咨文、修改收发文簿式及公文稿面、加强公文总检查、采用标点符号并分段叙述以及档案管理采用甲乙两种分类卡片、制颁文卷保管年限原则及改良保管档案办法等一系列文书档案改良措施，改善了文书档案管理混乱、落后的状况。在文书方面，公文就文稿意义划分段落采用标点符号断句，是国民政府肯定了教育部的前期做法，并颁布训令公文标点于1934年1月1日起实行，同时下发“公文标点举例及行文款式”，向中央各部会推广使用。早在1930年5月，教育部就颁布了《划一教育机关公文格式办法》，规定“公文句读为免除误解，便于阅读起见，一律加用标点……”。公文标点符号的使用，打破了传统的句读方法，使公文变得条理分明，易于理解，改善了行文质量，有利于国家政策法令的公布与贯彻执行，也有利于语体文式的公文逐步推广普及。20世纪30年代以后的公文明显有别于北洋政权时期的半白话文式的公文。在档案方面，行政院1933年颁发《文卷保存年限四项原则》，明确规定了案卷应分定期和永久保存两种。改变了“当时现行机关保管文卷不论是否重要，有无时间久暂性质，一概永久保存”的状况，这一系列措施逐步改变了因案卷杂糅、簿籍繁多而调阅困难、保管易于疏漏的弊病。

文书档案连锁法的推行，简化了文书收发、编号、登记等手续，加速了文件的运转，提供了机关文书档案管理的统一办法。改革之前，以内政部为例，内政部的文书和档案的处理存在：（1）收发文号数都用司作单位，无收发文总号。（2）档案管理分散，六司二十余科档案的管理和办法参差不齐。（3）遗失文书不易查考。（4）新旧档案整理不能划一，调卷、阅卷非常困难等问题。此等弊端，一般机关普遍存在。连锁法推行后，文书实行一个机关统一编订一个总收发文号，对所有收发文进行有序管理；其次公文档案统一分类，由总收发室根据机关的机构和业务分工，事先拟好分类方案，既有利于公文分门别类地归档，也有利于各部门各司其职；同时机关所有收文和发文只在总收发室用三联单登记一次，减少了层层登记的烦琐手续，也简化了登记的内容。

分类方法的实际改革和理论探讨，为档案工作的科学化和规范化管理积累了经验。当时“有的机关科有科的档案，股也有股的档案”，互不统属，各行其是。档案分类一直没有正确的标准，逻辑系统也不明确。运动期间，人们对于分类在档案管理中的重要性已有所认识。加之图书管理中分类方法运用的经验，也给档案管理方法的探讨带来了启迪。当时关于分类问题的研讨十分活跃，档案分类的一般原则和方法受到了普遍重视，各机关先后采用了十进分类法、纲目分类法和类户分类法等。文书档案连锁法试行的是纲目分类法，是一种固定以组织机构和职掌为区分原则的分类方法。20世纪30年代大多机构采用以职掌为主要区分原则的十进分类法，到了40年代则普遍采用纲目分类法。周连宽在《档案管理法》一书中，总结了纲目分类法与十进分类法比较的三大优点：一是按组织机构区分容易掌握，便于分合；二是各类目符号各异，层级醒目，便于检索；三是不以十为限，符合实际。分类方法的科学、规范，极大地改善了公文归档成卷的基础和案卷的有序管理。

文书档案改革措施的推广应用，尤其是连锁法自身的优点所形成的影响以及试验宣传的缘故，引起了社会各界对档案工作的广泛关注。一些报刊，特别是《行政效率》杂志发表了不少调查报告，刊载了许多有关文书档案工作研究的文章。这些文章一方面介绍了美、英、法等国家近代档案管理的方法，如《英国档案整理简史》、《法国国立档案学校沿革》等文；另一方面也讨论总结国内各级机关档案管理的经验教训及有关业务问题，如《内政部档案整理调查报告》、《现行档案制度与其改善方案》等。使人们了解了国内机关档案管理的现状和国外档案管理的方法。同时，运动中不同机构和文书档案人员相互交流、相互借鉴，使先进的档案管理方法得以推广、普及，也提升了社会的档案意识，使人们对档案工作有了进一步的认识。

2． 推动了我国近代档案学理论的研究和档案学的形成。我国档案学思想的萌芽，在进入20世纪30年代后，迅速成长和发展起来，形成了档案学最早的体系，奠定了档案学的初步基础。这与文书档案改革运动，有着直接的联系。

第一，改革运动促成了近代档案学研究的第一次高潮。由于国民政府推行文书档案改革的影响，客观上在比较大的范围内宣传了文书档案工作的重要性，改革动员了一批文书档案的实际工作者对一些部门进行了调查和专门研究，写了很多调查报告和论著。当时行政界的一些知名人士甘乃光、滕固、周连宽、何鲁成、程长源、龙兆佛等，都加入了档案学研究的行列。当时的《行政效率》杂志上先后刊载了67篇关于文书档案工作研究的文章，1935年5月还出版了《行政效率•档案专号》。一些研究档案工作的专著，如周连宽的《县政府档案处理法》、何鲁成的《档案管理与整理》、程长源的《县政府档案管理法》等相继出版，成为了近代最早的档案学理论研究成果。

第二，改革运动促使档案学从文书工作的研究中分离出来，并构成了自己的基本体系。我国封建社会档案工作一直是文书工作的后缀部分并主要为机关行政管理服务，因此档案学萌芽于文书工作的研究。档案学从文书工作的研究中分离出来，加以独立的研究始于“文书档案改革运动”，即当时所称的“档案管理”的研究。其时已经构成了档案学的基本体系。如档案的点收、登记、分类、编目、庋藏和调阅等。周连宽于1935年编著《县政府档案处理法》的同时，还出版了一本《县政府文书处理法》。它充分地说明了我国档案学的形成，不仅萌芽于文书和文书工作的研究，而且一开始就把档案管理与文书处理两者分别独立又密切联系地加以研究，也反映了我国档案学是从研究机关档案室的工作中成长和形成的特点。

第三，改革运动的实践经验为档案学的最终形成提供了平台。这一时期档案学理论主要是从总结现行机关档案改革的实际经验中产生的。文书档案改革运动的推行，使档案学的研究从最初萌芽时期以总结某一机关的经验为范围，提高到总结某一类型或某一部分机关的经验。如1935年周连宽著的《县政府档案处理法》实际上是湖北武昌县文书档案改革运动的经验总结，1936年程长源编著的《县政府档案管理法》则是根据浙江兰溪县政府整理档案的经验编著而成，这些一般只是直接经验的叙述。随着改革运动的开展，档案学的研究更进一步提高到从全国着眼，以中央国家机关的档案管理工作为研究目标，来总结整个改革运动的经验。1938年何鲁成编著的《档案管理与整理》，虽然还没有完全脱离当时整个档案改革运动的直接的经验总结，但较前述二著来说，则已有了显著的抽象概括，为当时档案学的最终形成奠定了基础。他认为文书档案连锁法的推行，是当时档案改革的中心问题，也是当时档案学的中心研究课题之一。所以说“以文书档案改革为主要内容的‘行政效率运动’开展的客观需要，是导致中国档案学产生的直接原因”。

3． 培养了一批档案专业人才，为我国近代档案教育的兴起提供了契机。我国档案和档案工作历史悠久，档案人员的专业技能一直由师傅传授，“卷阀”把持垄断档案的现象由来已久。到了近代，“卷阀”盘踞操纵档案尤以地方机关为最严重。这种管理上的“自成一套、密不示人”的封闭与落后，阻碍了近代国家档案事业的发展，尤其是妨碍了政令的推行和行政效能的提高。行政院档案整理处处长滕固曾说：“在中国图书馆事业，经过十余年的努力，已有可观的成绩；而在档案，则仍停滞于师父传徒弟的旧式管理。”20世纪30年代文书档案改革运动，就是以打击封建“卷阀”把持垄断档案为主要内容。改革措施的推广以及档案法规的制颁，都是围绕文书档案工作的规范、统一和公开来进行的。改革运动使专职档案人员的专业技能得到了培养与锻炼。1935年2月行政院成立档案整理处，一方面是加强文书档案工作的领导，促进档案工作的规范统一，同时也是为了加强对档案人员的管理和培养。改革运动从机关文书档案工作者中培养和造就了一批档案学理论研究者，在他们的著作中普遍论及了档案人才的标准及培养方法，有的著作系统地提出了关于档案人员的训练、考核、任用、进修、辅导等制度。对于一般档案工作人员，要求有相当素养的史学基础和编辑水平以及专科以上学校的学历，尤其寄希望予青年来改革档案管理，明确提出了档案教育的问题。这批理论研究者中许多人成为了第一批档案教育工作者，如甘乃光、周连宽、龙兆佛等。他们既在各机关率先推广实行新的文书档案管理方法，又对文书档案人员进行专业培训，传授文书档案管理新方法。内政部、教育部曾举办过培训讲座，四川、广东等12省地方行政干部训练团和西北干训团都曾设有档案班，学员主要是政府机关的档案人员，培训的内容多为文书处理与档案管理，如档案的点收、分类、登记等。1939年，为了适应各级机关改进文书档案工作的需要，国民政府教育部在湖北私立武昌文华图书馆专科学校内，附设了一个档案管理专科。教员主要有王坤、傅振伦等，学习的科目有中国档案通论、档案分类、档案编目等。这是当时培养档案人才的最早的专门教育机构。殷钟麒于1946年创办的私立崇实档案函授学校，则改变了我国档案教育“向无正式学校”的历史。同时上海私立中国档案函授学校、江苏学院行政管理系、四川国立社会教育学院图书博物馆系以及一些职业学校和讲习班等，也都讲授档案方面的课程，培养档案管理的技能。

可以说档案教育在20世纪30、40年代的兴起，与文书档案改革运动有着密切的联系。一方面改革运动推动了档案事业的发展，随着档案管理新方法的推广、普及，急需大批新型档案管理人才。另一方面，改革运动促成了一批档案学研究成果，培养了一批档案理论人才，为档案教育的兴起，做了理论和人才准备。因而初期的档案教育，更多的是培养了一批文书档案工作的应用型人才。

档案管理的分类方法范文第6篇

［关键词］合同档案；风电企业；管理分类

合同档案详细记录了风电企业的各项经济活动，在企业制定年度预算、评估和审计等工作中发挥了重要的参考价值。调查发现，许多企业对合同档案管理的重视程度不高，合同档案管理存在分散、混乱等问题，给档案的查找和利用带来了很大困难。因此，风电企业必须要采取合理的合同档案管理分类办法，实现合同档案的科学分类和优化管理，为各项工作的开展提供指导，维护企业的合法权益。

1企业合同档案的基本特征

对风电企业来说，企业运营中产生的档案种类主要有技术合同、劳动合同、工程合同等，这些档案虽然在具体内容和使用价值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表现为以下几方面。

1.1法律性

法律性是企业合同档案的基本特征，也是区别于企业其他档案的标志之一。合同档案的内容主体是合同，而依法成立的合同，受到法律的保护。因此，企业合同档案具有明显的法律特征，这也意味着无论是合同档案的保存、管理还是销毁，都必须严格依照相关的法定程序。除此之外，合同作为记录了企业经济活动和维护企业法律权益的文件，也只有在具备法律特性的前提下，才能发挥应有的作用。

1.2凭证性

近年来，风电行业蓬勃发展，风电企业在推动自身经济发展的同时，也加剧了行业内竞争的激烈程度。部分企业为了谋求私利，往往会采用不正当的竞争手段，从而带来许多经济纠纷。合同作为企业生产经营活动的真实记录，对企业应尽的义务和拥有的权利进行了明确说明，在解决经济纠纷、维护自身合法权益方面发挥了重要的凭证作用，从而避免了不必要的损失。

1.3规范性

规范性是企业合同发挥法律效力的必要条件，合同档案的规范性主要体现在两方面。一方面是合同档案内容的规范性。一份完整的合同档案，应当包括具有法律效力的内容、当事人的亲笔签名、合同的数量以及书写形式等，只有这些条件符合法律规定，才能确保合同具备法律效力。另一方面是合同档案管理的规范性。合同档案在管理过程中，如果出现损坏或缺失，都会影响其法律效力的发挥。因此，必须要严格按照相关的规定进行管理，保证合同档案的完整性。

1.4繁杂性

企业每年都会产生大量的合同，合同档案的管理工作面临着较大的压力。同时，企业合同档案还需要根据不同的类别进行分类管理，例如，合同签订前的洽谈、招投标等；合同签订后的招标书、评标报告、会议记录等。要想确保合同档案应用价值的发挥，相关工作人员就要收集、整理和保存好这些合同档案。

2企业合同档案管理分类的优化措施

2.1强化企业合同档案管理机制

建立健全合同档案管理机制，能够为合同档案管理工作的优化开展提供必要的制度保障。完善的管理机制应当包含合同档案的收集、汇编、整理、保存等工作。相关工作人员要根据风电企业经营业务的发展情况，有针对性的补充合同档案管理制度的内容，以确保合同档案的管理能够与企业发展向适应。从企业发展的角度说，只有在完善的合同档案管理制度下，才能借助于合同档案，帮助企业减少市场竞争风险，进而在保证自身利益不受损害的情况下，推动风电企业实现健康和持续发展。

2.2加强合同档案之间的联系

企业合同档案数量较多，如果采用单独整编和单独管理，必然会导致档案管理人员的工作压力剧增。因此，为了提高企业合同档案的管理效率，在进行合同档案的整理过程中，相关工作人员需要有重点的寻找合同档案间的内在联系，而合同档案的分类管理，可以显著提升其工作效率，减轻工作压力。例如，可以根据实际工作情况，单立类目、分类组卷，这能够起到化繁为简的效果。当然，企业管理者也要为合同档案管理分类工作提供必要的支持，可指派独立部门负责合同档案管理的相关事宜。

2.3实施合同档案的统一编号

为了便于进行合同档案的管理，风电企业在开展分类管理时，可以将不同的合同进行统一编号。这样一来，今后在查找某一份合同档案时，不需要花费过多的时间进行翻找，而是直接查找编号，极大的提高了合同档案的管理效率。合同档案的编号要按照一定的要求进行，例如可以根据合同档案内容的不同进行分类，如物资类、工程类等；还可以根据合同档案的生成时间进行分类等。需要注意的是，无论采用何种分类形式，都需要在档案袋上进行标注，避免混淆。

2.4定期进行档案材料的整理

合同档案的管理是一项动态的工作，随着企业各项业务的不断开展，也源源不断的产生了许多新的合同档案。因此，风电企业在进行合同档案的管理分类时，也要注重对新生产合同档案的整理和保存。档案管理人员还需要定期进行档案检查，确保合同档案的完整性和安全性。例如，要保持合同档案储存室的整洁干燥，避免因空气潮湿导致档案发霉、变潮。在合同档案移交时，也要提前清点好合同档案的数量、种类，对于失效的合同档案要按照法律流程进行销毁。对合同文件变化情况都要进行及时的掌握，由于有些合同文件资料的不确定性，不能一次性终结，因而不主张将刚签订的合同归入档案室，而需要相关工作人员关注合同的变化情况，将完结的合同档案统一移交给档案管理部门，这会使合同档案分类管理更为全面和系统化。

3优化企业合同档案管理分类的方法

3.1集分式归类原则为核心的合同档案分类管理

企业合同档案的分类管理要重点对科技档案和文书档案进行分类整理，科技档案主要包括企业的生产、科研内容以及建设项目的文件资料，具有技术性和保密性较强的特点。文书档案的分类整理包括企业行政事务的管理以及经营方面的管理内容，这些档案内容不利于查找和统计，在进行分类、收集、整理的过程中，存在较大的难度，因而，需要依循集分式归类的原则，进行合同档案的分类管理，还要依照《合同法》中的无名合同和有名合同的不同种类，进行重新拟定和分类，从而增强合同档案分类管理的有效性。

3.2集分式分类表

我国企业的有名合同主要涵盖了9种不同的合同形式，又称为典型合同，是具有规则和名称的合同形式；而无名合同又称为非典型合同，是没有规则和名称的合同形式。这9种不同形式的合同要以有名合同和无名合同为前提，拟定规范且科学的集分式分类表，并要在集分式分类表中，对合同档案进行分类归档，进行统一的编号和整理。实践证明，集分式分类表能够在很大程度上，提高企业合同档案管理分类的效率，与传统的分类方式相比，无论是在管理工作强度还是人力资源需求上都更具优势，这也是集分式分类方法在企业合同档案管理中得到普遍应用的主要原因。

3.3分类表的使用方法

集分式分类法作为一种新型的合同档案管理办法，具有提升合同档案管理效率、减轻档案管理工作压力等优点，但考虑到合同档案管理工作的重要性，在应用集分式分类管理时，仍然需要使用标准化的操作方法，以确保其应用优势得到完美的体现。首先，要明确合同档案的分类标准及其所包含的基本信息，例如合同档案的生成年份、分类号、合同数量等，这些信息都需要记录在分类表中，以便于档案管理人员进行参考。其次，科学区分合同档案的年号、分类号和流水号，这三个要素分别代表了不同的含义，在合同档案分类管理和后期档案查找中发挥着重要的作用。

4结语

档案管理的分类方法范文第7篇

论文关键词：合同档案,归类,管理,措施

1 企业合同档案的特征

要想分析企业合同档案的分类管理，就必须掌握企业合同档案的特征，具体包括以下几点。

1.1 法律性

人类社会中，合同制度是一种最为古老的法律制度。对于经济社会而言，合同以法律形式存在，其目的是为了保障市场交易。合同在合同法的背景下，又赋予了法律效力。合同档案是一种原始记录，其记录内容包括合同变更、签订和终止整个过程，因此，合同档案具有法律特征。

1.2 凭证性

在市场竞争日益激烈的背景下，会引发较多的经济纠纷。合同既是当事人履行合同义务和权利的凭证，又是法院及仲裁机构处理和解决纠纷的一种法律依据。因此，合同档案具有一定的凭证特征。

1.3 规范特征

合同的签订、变更和终止等环节，必须要在合同法允许的范围内执行，也因此，赋予了合同档案规范的特征。就合同的内容和形式等方面而言，合同法均有明确规定。例如，订立合同的形式有3种，包括口头、书面及其他形式；内容方面，对合同的当事人姓名、数量、价款和住所等一般条款做了明确规定；还特别规定了合同的格式条款。只有赋予合同法律形式，才具备相应的法律效益。将合同作为档案保存时，一旦丢失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，难以维护当事人的合法权益。

1.4 相关文件多

企业合同档案既包括签订的合同文本，又包括签订前和签订后的任何一个有关材料，例如，签订前的洽谈、招投标，签订后的变更、解除和签订等。邀请函、招标书、投标书、评标报告、会议纪要、议价单、会签审批表及解除协议等，组成了合同档案，要想确保合同档案的完整性，就必须做好合同档案的归档工作。

1.5 合同档案数量多

与行政机关相比，一个完备的企业，每年内制定的合同档案相对较多，少则几百件，多则几千件。在这种情况下，要区分两种合同档案的分类方法，从而更有效地做好企业合同档案的管理。

2 合同档案集分式归类方法分析

2.1 以集分式归类原则为中心

从旧版及新版电力企业档案分类表来看，主要是依据科技档案和文书档案进行归类，科技档案包括电力生产、科研项目和建设项目准备。而文书档案包括行政管理和经营管理两大方面。在这种归类措施下，既给合同档案的分类整理增加了难度，又不利于合同档案的查找及统计管理。对合同档案进行归类时，要以集分式分类原则为中心，依据《合同法》中无名合同及有名合同的种类，重新制定。

2.2 集分式分类表

根据我国合同法有关规定，适用于企业的有名合同包括：买卖合同，借款合同，运输合同，委托合同，技术合同，承揽合同，供用热力、水、电、气合同，技术合同及建设工程合同9种。依据有名合同和无名合同，制定集分式分类表，并在分类表中，将合同档案分类归档，依次为60～69号。

有名合同，又叫作典型合同，是指在法律规定中，确定其规则及名称的合同。无名合同，又叫作非典型合同，是指在法律规定中，未确定其规则及名称的合同。本科会计毕业论文

2.3 分类表的使用法方法

将合同档案分类归档过程中，年度、分类号以及件号共同组成档号，年度为签订合同的年份，与合同相对应的具体分类号码为分类号，件号是在相同年度、相同分类号中，按照合同签订时间顺序制定的流水号。“—”作为代码间裂解符号，代码用阿拉伯数值0～9标注。例如：2014—62—002，该档号表示2014年度，借款合同中的第二件合同档案。

3 合同档案归类管理的注意事项

在把合同方案转交至档案室前，企业要安排一个部门，做好办理合同的相关工作，防止出现办理人员和部门相对分散，无法做好合同材料收集工作。

对合同编号实行统一编制，并由合同主办部门负责，从而有助于合同材料的统计、保管和利用。要按照相关原则编制合同编号。诸如，将合同分为几大类，同时采用特定符号标记，例如物资类可以采用WJ表示。随后依据时间顺序，在类别号里编制流水号。独立性是各个合同编号的特性，一旦制定，无特殊情况，不允许私自更改。采用合同编号排列法，对未移交的合同材料进行保管，从而实现简便、快捷地查找相关合同材料。

移交前，由合同主办部门统一负责收集合同材料，并保管好。相关文件多和合同档案数量多是合同档案的两大特征，因此，合同主办部门在收集合同材料时，要将与合同有关的一切文件资料进行收集。档案室要监督和检查合同主办部门合同材料的收集和保管工作，各部门相互配合、协调，确保合同档案的完整性。

合同主办部门在规定时间内，将年度全部合同材料上交至档案室。有些合同在签订结束后，存在变更、作废和解除等问题，难以确定合同最终办理时间。所以，尽量不要将刚签订的合同转移至档案室。对于此类档案，先由合同主办部门进行收集和保管，待合同办理时间确定后，转交至档案室。

4 结语

企业合同档案管理，对企业的发展起到极其重要的作用。传统合同方案的归类管理，大多采用分散式归类管理，给合同档案管理带来一定难度，不利于合同档案的查找和利用及统计管理。对于企业合同档案管理来讲，充分利用其管理特性，采用集分式管理能够更好地实现对于企业合同档案的有效管理。由此得出结论，在企业合同档案管理工作中，集分式管理效果更好，更加实用，更符合企业合同管理的需求，能够在企业合同档案的查找、使用及统计中达到显著效果。

参考文献

[1] 李林峰.企业合同档案管理难点问题分析及建议[J].中国科技博览，2013（20）：231.

[2] 王志伟.企业合同档案管理初探[J].机电兵船档案，2015（4）：40-43.

[3] 李莹.浅谈企业经营管理中合同档案工作的重要性[J].商业文化月刊，2015（15）：83-84.

档案管理的分类方法范文第8篇

【案例】某建筑公司初创时，领导不太关心档案工作，仅指派一名年事已高又体弱多病的人管理，公司的档案管理处于无档可查、无据可寻的状态。近年来，由于公司的业务量大增，人力资源、勘察测绘以及建筑施工等档案的基本信息资料也不断增加，档案管理与公司的发展极不协调。于是，单位招聘了13名档案专业人员，分设数据、音像、人事和综合4个类别的档案室，进行集中统一管理。至此，单位的档案管理才有了新起色。

【点评】档案机构的合理设置，是档案工作的组织基础，它直接关系到档案工作的质量和效率。中小企业一定要考虑自身特点，根据需要建立适宜的档案工作机构。在此，笔者针对现实中存在的问题，结合工作实际，就中小企业档案管理，从中小企业建立档案机构的职责、中小企业档案工作的管理体制、中小企业选择档案分类的方法、中小企业档案管理要符合基本程序等四个方面进行探索。

一、中小企业建立档案机构的职责

企业内部的档案机构，是单位档案工作的主要承担者。主要职责包括：贯彻执行档案工作法律、法规和方针政策，建立健全本单位档案工作的各项规章制度；统一管理本单位的档案工作；对本单位及下属单位的档案工作进行监督和指导。档案机构的设置既要依据相关的法规，还要考虑单位实际和档案工作现状、发展和档案管理成本。

二、中小企业档案工作的管理体制

从广义上说，中小企业档案工作的管理体制是指机构设置及隶属关系、行政职权的划分及运行等各种相关制度的总称。从宏观上看，主要是指国家对档案工作进行管理的行政体制，包括管理国家档案事务的转移机构的设置、职能分工、运行方式等内容。而中小企业的档案管理，属微观管理范畴。具体指单位对其档案工作进行管理的内部体制，包括档案的领导关系、档案工作机构的设置及职责、档案工作人员的配备等内容。

三、中小企业选择档案分类的方法

由于企业规模大小不一、性质不同，档案管理分类方法也有区别。

1.年度分类法

一般来说，年度分类方法简单易行，运用也最为广泛，适用于组织机构界限不清、档案数量少的中小企业单位。

2.组织机构分类法

此方法能较好地保持档案在来源上的联系，归档较准确，共同内容的文件相对集中，便于查找利用档案，适于内部机构较稳定的中小企业单位

3.问题分类法

采用问题分类法能较好地保持档案在来源上的联系，集中同性质的档案，便于档案的查找，但文件的归类有一定难度，较适用于职能分工界限不清，档案数量少的中小企业单位。

四、中小企业档案管理要符合基本程序

档案管理的分类方法范文第9篇

论文关键词：合同档案,归类,管理,措施

1 企业合同档案的特征

要想分析企业合同档案的分类管理，就必须掌握企业合同档案的特征，具体包括以下几点。

1.1 法律性

人类社会中，合同制度是一种最为古老的法律制度。对于经济社会而言，合同以法律形式存在，其目的是为了保障市场交易。合同在合同法的背景下，又赋予了法律效力。合同档案是一种原始记录，其记录内容包括合同变更、签订和终止整个过程，因此，合同档案具有法律特征。

1.2 凭证性

在市场竞争日益激烈的背景下，会引发较多的经济纠纷。合同既是当事人履行合同义务和权利的凭证，又是法院及仲裁机构处理和解决纠纷的一种法律依据。因此，合同档案具有一定的凭证特征。

1.3 规范特征

合同的签订、变更和终止等环节，必须要在合同法允许的范围内执行，也因此，赋予了合同档案规范的特征。就合同的内容和形式等方面而言，合同法均有明确规定。例如，订立合同的形式有3种，包括口头、书面及其他形式；内容方面，对合同的当事人姓名、数量、价款和住所等一般条款做了明确规定；还特别规定了合同的格式条款。只有赋予合同法律形式，才具备相应的法律效益。将合同作为档案保存时，一旦丢失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，难以维护当事人的合法权益。

1.4 相关文件多

企业合同档案既包括签订的合同文本，又包括签订前和签订后的任何一个有关材料，例如，签订前的洽谈、招投标，签订后的变更、解除和签订等。邀请函、招标书、投标书、评标报告、会议纪要、议价单、会签审批表及解除协议等，组成了合同档案，要想确保合同档案的完整性，就必须做好合同档案的归档工作。

1.5 合同档案数量多

与行政机关相比，一个完备的企业，每年内制定的合同档案相对较多，少则几百件，多则几千件。在这种情况下，要区分两种合同档案的分类方法，从而更有效地做好企业合同档案的管理。

2 合同档案集分式归类方法分析

2.1 以集分式归类原则为中心

从旧版及新版电力企业档案分类表来看，主要是依据科技档案和文书档案进行归类，科技档案包括电力生产、科研项目和建设项目准备。而文书档案包括行政管理和经营管理两大方面。在这种归类措施下，既给合同档案的分类整理增加了难度，又不利于合同档案的查找及统计管理。对合同档案进行归类时，要以集分式分类原则为中心，依据《合同法》中无名合同及有名合同的种类，重新制定。

2.2 集分式分类表

根据我国合同法有关规定，适用于企业的有名合同包括：买卖合同，借款合同，运输合同，委托合同，技术合同，承揽合同，供用热力、水、电、气合同，技术合同及建设工程合同9种。依据有名合同和无名合同，制定集分式分类表，并在分类表中，将合同档案分类归档，依次为60～69号。

有名合同，又叫作典型合同，是指在法律规定中，确定其规则及名称的合同。无名合同，又叫作非典型合同，是指在法律规定中，未确定其规则及名称的合同。本科会计毕业论文

2.3 分类表的使用法方法

将合同档案分类归档过程中，年度、分类号以及件号共同组成档号，年度为签订合同的年份，与合同相对应的具体分类号码为分类号，件号是在相同年度、相同分类号中，按照合同签订时间顺序制定的流水号。“—”作为代码间裂解符号，代码用阿拉伯数值0～9标注。例如：2014—62—002，该档号表示2014年度，借款合同中的第二件合同档案。

3 合同档案归类管理的注意事项

在把合同方案转交至档案室前，企业要安排一个部门，做好办理合同的相关工作，防止出现办理人员和部门相对分散，无法做好合同材料收集工作。

对合同编号实行统一编制，并由合同主办部门负责，从而有助于合同材料的统计、保管和利用。要按照相关原则编制合同编号。诸如，将合同分为几大类，同时采用特定符号标记，例如物资类可以采用WJ表示。随后依据时间顺序，在类别号里编制流水号。独立性是各个合同编号的特性，一旦制定，无特殊情况，不允许私自更改。采用合同编号排列法，对未移交的合同材料进行保管，从而实现简便、快捷地查找相关合同材料。

移交前，由合同主办部门统一负责收集合同材料，并保管好。相关文件多和合同档案数量多是合同档案的两大特征，因此，合同主办部门在收集合同材料时，要将与合同有关的一切文件资料进行收集。档案室要监督和检查合同主办部门合同材料的收集和保管工作，各部门相互配合、协调，确保合同档案的完整性。

合同主办部门在规定时间内，将年度全部合同材料上交至档案室。有些合同在签订结束后，存在变更、作废和解除等问题，难以确定合同最终办理时间。所以，尽量不要将刚签订的合同转移至档案室。对于此类档案，先由合同主办部门进行收集和保管，待合同办理时间确定后，转交至档案室。

4 结语

企业合同档案管理，对企业的发展起到极其重要的作用。传统合同方案的归类管理，大多采用分散式归类管理，给合同档案管理带来一定难度，不利于合同档案的查找和利用及统计管理。对于企业合同档案管理来讲，充分利用其管理特性，采用集分式管理能够更好地实现对于企业合同档案的有效管理。由此得出结论，在企业合同档案管理工作中，集分式管理效果更好，更加实用，更符合企业合同管理的需求，能够在企业合同档案的查找、使用及统计中达到显著效果。

参考文献

[1] 李林峰.企业合同档案管理难点问题分析及建议[J].中国科技博览，2013（20）：231.

[2] 王志伟.企业合同档案管理初探[J].机电兵船档案，2015（4）：40-43.

[3] 李莹.浅谈企业经营管理中合同档案工作的重要性[J].商业文化月刊，2015（15）：83-84.

档案管理的分类方法范文第10篇

一、分类方案的选择

不同县直机关每年形成的归档材料多少不同，2010年政府机构改革后，除党群部门中的纪委、组织部、县委办公室，行政部门中的政府办公室、发改委、人事劳动，其他各部门每年形成的归档材料数量均较少，许多单位每年形成的归档材料不足50份。考虑移交县档案馆时对归档材料再整理的劳动量及复杂程度，建议每年形成档案材料较多的单位采用年度―保管期限―问题或组织机构三种分类方法联合的复合分类为宜；形成档案材料较少的单位采取年度―问题分类法比较合适。

1、年度―保管期限―问题或组织机构分类。这一分类方法符合《归档文件整理规则》和《文书档案案卷构成的一般要求》的要求，保留了原来的分类整理体系，只是将问题和事由作为卷内材料排列顺序的依据。这一方法与县档案馆档案分类方法一致，便于向档案馆移交，在实际工作中，这是多数单位正在使用的方法。

2、年度―问题分类。年初，机关文书处理部门总结分析往年档案材料，找出形成档案材料的规律，在此基础上确定本单位工作中肯定涉及的几个问题（工作），机关文书在工作中对形成的档案材料按不同问题进行分类装盒。档案材料的保管期限在年末整理时再具体考虑，不同问题作为材料分类排架的方法。

二、年度―问题分类的优点

1、简便易学。按年度―问题分类，县直机关文书岗位，多是由新参加工作的同志担任，经过一段时间的锻炼，往往被调派到其他工作岗位，人员流动性大，按年度―问题分类，简便易学，容易掌握，档案材料整理也简单。

2、节约有限的档案保管资源。按年度―保管期限―问题或组织机构复合分类后，每个卷盒内的文件数量较少，装柜时，各保管期限之间还要预留一定空间，大大降低了档案盒、档案柜等档案装具的利用率，增加了目录、卷皮、卷盒的用量，增加了管理费用。按照年度―问题分类，同一问题的文件集中在一个盒内，装柜时，无需再预留空间，有效提高了档柜利用率，并省去倒柜的麻烦。

3、便于提供利用。实际工作中档案资料的查询、利用，查档者几乎全部是提出某项工作或事由，并附带不太准确的年度信息，少有人直接提供作者信息或文号，更没有从保管期限的角度提出查档要求的。

4、更符合国家《归档文件整理规则》。《中华人民共和国归档文件整理规则》规定文件归档要“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系……”的整理规则。按年度―保管期限―问题分类整理排架，把同一事由的文件分散在不同的保管期限中，把历史联系人为地割裂开来，而年度―问题分类，同一事由的文件集中，更符合整理原则。

5、使“文书处理部门立卷”及“平时归卷”变的易行。“文书处理部门立卷”，由于归档整理技术性强、要求高、操作繁琐，在实际工作中，机关单位都是在下年初对上年度形成的档案材料，进行集中整理、阅卷、归档，而在归档的过程中，各单位基本上都是在县档案馆的指导下，由机关文书整理归档，少有单位能做到“平时归卷”。按年度―问题分类，表面上看，只是减少一个分类层次，实际上，大大降低了操作难度，使“平时归卷”成为可能。

虽然按年度―问题分类有着许多优点，但选择这一分类方法也存在着在向档案馆移交时，要重新装盒、重新生成目录的弊病，综合平衡，利大于弊。

三、年度―问题分类操作中应注意的问题

1、问题不宜分的太细，工作职责较单一的机关单位，设置问题一般不要超过10个，具有综合职能的单位问题设置也宜简不宜繁。如需设置15个问题或不同问题存在一定关联的，不宜采用年度―问题分类方式。

2、归档文件目录的编制。保管期限仍需鉴定划分，归档章的“保管期限”栏仍是必注项。向档案馆移交时，可按保管期限重新编制两份新目录移交档案馆，一份放入盒内做内目，一份档案馆做检索工具。

档案管理的分类方法范文第11篇

[关键词] 复式分类法；多级目录；档案分类

[中图分类号] G27 [文献标识码] A 文章编号：1671-0037（2014）01-42-2

档案分类是档案管理工作中的重要环节，既是上承档案收集的基础工作，又是下启档案整理的关键程序，是资料组织从无序到有序、从原始到科学的第一步；影响档案管理人员选择档案分类方法的因素复杂多变，能恰当运用科学的方法将档案分类，有助于实现档案便于利用的目标，值得每一位档案员深入了解，认真学习。本文将介绍一般的档案分类方法及其使用过程中的常见问题，逐步深入了解目前档案分类中的复式分类法及多级目录结构编制之间的关系，探索复式分类法与多级目录配合使用的妙处。

1 档案分类方法

1.1 常用的三种档案分类法

1.1.1 年度分类法。年度分类法以形成和处理文件的年度为标准，将档案分成各个类别。适用于使用文书档案逐年归档工作制度的单位。

1.1.2 组织机构分类法。组织机构分类法是根据文件的承办单位将档案进行分类，即按照立档单位的内部组织机构将档案分成若干类别。适用于内部机构稳定、机构头绪不多的单位。

1.1.3 问题分类法。问题分类法是以文件内容所设计的问题为标准，将档案分成各个类别。适用于存在时间不长，组织机构模糊不清、档案数量不大的终结全宗。

2 档案分类法使用过程中的常见问题

2.1 使用年度分类法时难以正确区分文件年度

由于文件产生过程的成文日期、签署日期、日期等不尽相同，因此档案员在鉴定文件所属年份时需多动脑筋、细心思考。以下的文件值得档案管理员认真思考，区分归档的所属年度：

《**公司2013年工作计划》（成文日期：2012年12月15日）

《**公司2012年工作总结》（成文日期：2013年1月6日）

《**公司2012～2015三年发展规划》（成文日期：2013年1月15日）

《**公司第三届科研成果交流会》（该会议于2012年12月16日召开，2013年1月4日闭幕，会议材料需归档的包括会议通知、会议议程、开幕词、交流的科研论文、获奖名单等）

以上文件的年度划分，没有一成不变的参考标准，必须从文体种类入手，细心分析，遵循原则，正确处理：

2.1.1 法规性的文件以批准日期为依据；

2.1.2 指导性的文件以签署日期为依据；

2.1.3 会议记录以开会日期为依据；

2.1.4 计划、总结、预算、决算、统计报表以该文件内容针对的时间为依据；

2.1.5 跨年度计划以开始年度为依据；

2.1.6 跨年度总结以最后年度为依据。

2.2 在使用组织机构分类法时，文件属于多个组织机构（部门）的或为多个组织机构（部门）所利用的，档案管理员往往为图工作简便，只在其中一个组织机构（部门）的档案中保管该份文件。这有悖于档案管理便于利用的最终目的。正确的做法应该是在各组织机构（部门）分别备份。

2.3 问题分类法常见的类别设置，档案工作者在为立档单位设类之前，用通过调研，对立档单位的主要职能、内部机构设置等情况有深入了解，根据实际情况拟定类别，试以某公司为例：

问题分类法容易遇到年度跨度大、涉及部门多的情况，可归入“综合管理类”或设“总类”。

档案管理员应注意在档案管理过程中不断完善类目，其体系应为逐渐完善的动态过程，对不尽合理之处或实际工作有变动的情况需及时调整改良。

因此，单一的档案分类方法在现实情况下是无法满足实际工作需求的，将上述三种单一的档案分类方法综合使用，能使档案分类呈多维立体的态势，最终服务于检索与利用，这就是档案分类中普遍运用到的复式分类法。

3 多级目录

多级目录在电子档案出现以后发展迅速，该目录结构也称为树形结构。在多级目录结构中，每一个根目录包含若干子目录，在子目录中又包含下一级子目录，这样类推下去就构成了多级目录结构。采用多级目录结构的优点是建档单位可以将不同类型和不同功能的文件分类储存，方便档案的管理和查找。如果仅仅依据以上的档案分类方法，可将档案目录平面铺开，形成多级目录。然而，这种单一、扁平的结构在工作中是无法满足实际需求的。只有将多级目录与复式分类法的巧妙结合结合，使扁平的结构立体起来。

4 复式分类法

以年度分类法、组织机构分类法、问题分类法为基础，由年度和组织机构、年度和问题灵活组合形成的档案分类方法叫复式分类方法：

4.1 复式分类法的常见类型：

4.1.1 年度-组织机构分类法。

即先将立档单位内的档案按年度分类，然后在每个年度类下再按组织结构（部门）进行分类。适用于内部组织机构经常变化但不复杂的立档单位，适合现行机关的档案使用。

4.1.2 组织机构-年度分类法。

即先将立档单位内的档案按照组织机构分类，然后在每个组织机构（部门）下按年度分类。适合内部组织机构稳定的立档单位，一般多用于撤销机关的档案分类。

4.1.3 年度-问题分类法。

即先将立档单位内的档案按照年度分类，然后在每个年度下按问题分类。适用于立档单位内部组织机构变化复杂，或由于组织机构间分工不明确、文书工作不正规等难以区分文件所属机构、没有内部机构或内部机构简单的立档单位。

4.1.4 问题-年度分类法。

即先将立档单位内的档案按照问题分类，然后在每个问题下按年度分类。适用于撤销机关档案和历史档案。

档案管理员能根据上述四种复式分类法，编制多级目录，如图所示：

如此，复式分类法的立体维度结构形成。

4.2 使用复式分类方法应以立档单位的实际情况灵活设置，适当变动。试看以下例子：

某公司在成立之初由办公室、生产车间、采购部、销售部和研发部五个部门组成，由于该公司主要经营范围是加工生产，档案管理人员按组织机构-年度分类法来分类整理档案；其后几年内，企业人员变动较大，因为加工订单充裕，公司领导层决定增设生产线，提高盈利效率，生产车间增加到3个，撤并研发部，办公室分立成行政办公室和总务后勤两个部门。这样的例子在企业档案管理中是颇为常见的，档案管理人员应及时作出灵活的应对，对企业档案的分类方法做出调整，以免影响档案的利用效率，甚至导致档案管理混乱。该单位可将原先的组织机构-年度分类法调整为年度-组织机构实现档案的科学管理。

4.3 在以上复式分类法的基本模式下，按照档案管理的实际情况与保管年限结合使用，组合成以下的复式分类方法，使档案管理更趋条理化：

小结：档案管理的分类方法是将档案资料从内容到形式理出立体层次、纵横维度的过程。是一门充满理趣的学科，需要档案管理员用心用脑关注本单位的实际情况，用耐心和恒心去构筑适用好用的框架，在此过程中，多级目录的使用千变万化，但万变万变不离其宗，把握好根目录和二级目录的维度是关键，不少档案管理员将多级目录编成简单的序列，抹杀了多级目录的价值，实在可惜。在二者的完美配合下，实在不难建立合理的档案实体管理体系，更好地对档案实行科学管理与信息资源的开发利用。

参考文献：

[1]中华人民共和国档案法实施办法[S].

[2]张虹，姬瑞环.档案管理基础[M].中国人民大学出版社，2008.

档案管理的分类方法范文第12篇

关键词：新时期；机关；档案管理；流程

目前，机关档案工作是新的历史时期机关档案工作面临的新任务和新要求。根据《中华人民共和国档案法》与《中华人民共和国档案法实施办法》有关规定，各地区机关应该从多方面入手，进一步规范档案管理流程工作[1]。这不光是衡量机关管理水平的重要标志，也对今后国家调取档案资料，了解历史事实方面具有重大的意义，即使现阶段的机关档案工作有着与以往相关工作的长足进步，但我们也务必看到它存在的种种不足，有效解决现实存在的问题和困难，着力构筑档案工作典型，以典型带动面上工作，全面推进我国机关档案管理工作。

一、目前机关档案管理流程现状

1、各机关部门对档案管理工作重视不够

机关档案是各地机关在公共行政管理工作中所直接形成的具有保存价值的文字、图像、音频等多种形式的历史记录，是档案工作的宝贵信息资源。各单位对档案工作的有效开展起着至关重要的作用。近年来，各地机关把主要精力都放在抓经济建设上，整天忙于中心工作和施工建设，对与档案管理流程相关的法律法规和业务知识学习甚少，认识不深，许多基层干部档案意识十分薄弱。由于部门对档案工作重视不够，没能把档案工作列入机关年度工作计划，档案工作不研究不安排，档案问题一直得不到解决，场地、经费、人员没有保障，档案工作无法更好展开。

2、机关档案工作人员业务素质不过关

当今办公设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法需要进行改革，这就对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理技能等方面都提出了进一步要求。原本那些传统的业务知识与工作方法，都不能适应新的形势，这使得档案管理工作不但是一项政策性很强的工作，还是一项专业技术性很强的工作，档案人员如果没有较好的专业素质就无法胜任档案管理工作。但在实际管理中，有的单位档案人员由于一岗兼多职，除了要对档案进行管理和保护还要完成单位交代的其他日常事务，这将导致他们疲于应付日常事务，无法保质保量完成档案流程工作，加之工作需要变动频繁和业务素质欠缺，大大影响了档案管理工作的持续性和稳定性。另外，档案人员技能水平不足，无法正常操作计算机软件，致使归档文件的整理、分类与保管期限划分等问题上不够准确，档案不及时立卷归档和未及时移交综合档案室等情况时有发生。

3、机关档案管理所需硬件设施不够完善

机关档案管理方面经费投入的欠缺会大大影响档案管理流程工作的开展，虽然有些单位一早就建立了专门的档案管理系统与库房，但在后期工作中忽视了这方面的更新与投入，导致原来的硬件设施远远跟不上如今档案的更新与保管工作所要达到的要求。大部分机关的档案室建设简陋基础条件差，档案柜不少是陈旧老化的铁质结构，通风性能不好，安全措施没落实到位，防虫防霉设施不配套。多数单位还达不到档案工作要求，综合档案室变成了杂物室，设备设施老化，有的综合档案室设施设备不齐全，档案柜也五花八门不统一，比较零乱。个别单位档案室设备防护意识不强，设施设备不完善，治理体制不到位，使一部分档案受到严重损害。

二、加强机关档案管理流程的具体办法

加强机关档案管理流程工作是新的历史时期机关档案工作的重点。各地区务必高度重视，聘请与建设一支专业档案管理员队伍，规范单位内部档案管理，真正做到了认识到位、工作到位。时时严格落实档案资料的保存、使用管理制度，坚持做好档案登记、定期清洁等工作，确保档案资料的安全存放。具体流程如图1所示：

1、做好档案归类工作

机关档案的分类必须遵循机关文件材料形成的客观规律，保持机关文件材料归档工作的成果及其与机关档案工作的自然联系[2]。机关单位形成的全部档案，作为一个全宗，按门类可分为：文书档案、专门档案（婚姻档案、司法档案、纪检案件档案、会计档案、党员档案、业务考绩档案、企业转制档案）、科技档案（基建档案、设备档案）、特殊载体档案、实物档案。分类方法可分为：（1）党政工团档案，其属类可按组织机构或问题设置排列，前后保持一致，不可任意改动。（2）基建档案的一级属类，按工程性

或建筑项目设置。（3）设备仪器档案的一级属类，按种类或型号设置。（4） 会计档案的一级属类，按报表、账簿、凭证，工资单及其他设置。（4）已故人员档案的一级属类，按已故人员级别设置。（5）声像档案的一级属类，按照片、底片、录音带、录像带设置。（6）专门档案（本机关形成的专门档案）一级属类，按问题或机构设置。（7）荣誉、实物档案。

2、加强档案管理人员队伍建设

档案管理是一门专业性很强的工作。所以，面对新的形势，迫切需要造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案队伍。这就要求各机关单位选配优秀的档案管理人员，建立稳定的档案队伍。经常关心和支持档案管理员的工作，给他们提供良好的工作环境，落实相关福利待遇，对工作业绩突出的档案管理员要向组织部门推荐提拔重用，调动他们的积极性。档案主管部门需要加强工作指导，通过举办档案业务培训班等形式，组织管理人员学习档案法律法规和业务知识，通过业务学习实行持证上岗，并建立档案管理网络体系，实行动态管理，加强档案队伍之间的交流。与此同时，档案主管部门则要加大监督检查力度，要建立健全档案执法责任制，依法查处违法案件，使档案执法检查变成制度化、经常化、规范化。

3、加强档案管理流程中的硬件设施投入

随着数字化档案馆建设的实施，各地区档案馆档案数据库不断扩展，为使档案信息数据顺畅录入、安全存储、快捷提供，各部门应该对档案设施进行更新改造，给综合档案馆安装了档案库房安全保护综合智能管理系统，保证档案管理的齐全、完整、准确，有效地保护和利用档案提供了先决条件，突出了档案库房档案安全保护的“十防”要求，实现了档案库房安全保护由被动人工管理向现代化、智能化、科学化、人性化管理的历史性跨越。有效确保档案资料的安全[3]。

三、 结束语

我国《档案法》与《档案法实施办法》公布实施以来，各地机关档案部门认真贯彻相关的指导思想及措施，我国的档案工作呈现了较好的发展势头，机关档案工作取得了明显的成绩。但是有部分单位档案管理流程方面还并不乐观，仍然存在对档案工作不够重视的现象，有的部门档案治理意识相当淡薄，致使机关档案工作还存在许多问题。要搞好机关档案工作，应当提高档案人员的素质，促进机关档案工作创新，不断加强档案室基础设施投入，改善档案保管条件等工作。

参考文献：

[1]王英玮，高璐娜；关于修订和完善《机关档案工作条例》的建议与思考[j].档案学通讯.2013（03）

档案管理的分类方法范文第13篇

关键词： 高校档案管理 标准化 规范化

随着现代化社会信息技术的飞速发展，高校的各项管理已走向现代化，档案管理也面临着新的发展方向。档案工作规范化、标准化是实现管理现代化的重要环节，高校档案管理作为档案事业与为教学服务工作的一部分，更应加快现代化进程。高校档案管理工作多年来由于没有一个统一的归档标准，导致档案整理过程比较混乱。《高校档案实体分类法》给高校档案管理注入了生机和活力，解决了长期以来没有一个适合高校档案工作特点的科学分类标准问题，打破了传统档案管理工作的模式，提出了科学、规范、标准的操作方式。国家教委办公厅编著的《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》自推行以来，对高校档案工作确实起到了一定的推动作用。实践证明，它具有明显的可操作性，使档案工作步入了一个标准化、规范化的轨道，将档案事业引入了社会进步和发展的轨道，促进了高校档案的科学管理。

一、实行高校档案工作标准化、规范化的目的和意义

以实施《高校学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》为主要内容的高等学校档案标准化、规范化的主要目的是：

（一）为了适应高等学校档案工作发展的需要。多年来，特别是改革开放以来，高等学校档案工作有了很大的发展，档案工作规范化、标准化也越来越为档案界所认识和重视，档案门类由单一发展到多门类，数量越来越多，档案干部队伍素质越来越高，工作范围越来越大，越来越复杂。总之，无论在速度规模方面，还是在档案工作内涵、质量、效益、方法、管理的科学程度等方面都上了新台阶。但是，由于没有一个统一的标准和规范，在高等学校档案工作的概念、原则、技术方法、工程、程序、操作模式、档号编制标识等方面基本上还是各行其是，各搞一套。

（二）为了适用科学管理和档案工作现代化的需要。《中华人民共和国标准化管理条例》指出：“标准化是现代化的重要手段，是科学管理的重要组成部分。没有标准化，就没有专业化，就没有现代化，就没有高质量，搞速度。”

高校档案工作的发展，组织由分散到综合，结构由单一向多重，由封闭向开放，功能由保管向利用转变，检索由收购向计算机过渡，要实现现代办公自动化，就必须有相应的基础。没有标准、规范化的实施，就不能实现现代化和自动化，也难以实现真正的科学管理。

(三)为了便于对档案部门进行监督，提高档案干部队伍素质的需要。过去，高校档案工作在培训、指导、检查监督方面没有一个统一的要求，大都按照国家地方或者其他行业的要求去做，要么比较原则，要么主要从地方机关、企事业单位的实际出发所拟定，不完全符合高校的实际情况，而实行“高等学校档案工作规范”的目的，就是要克服上述不足，使之有一个客观的可供使用和操作性较强的统一标准规范，从而不断提高档案干部队伍的素质。

二、标准化、规范化是实现档案工作现代化的前提

建立完善的档案管理工作制度，是档案管理的有力措施和可靠保证，我校根据学校的现状和需要，建立了档案管理制度，完善了档案管理规章制度，制定了《档案管理人员守则》、《档案保密制度》、《借阅档案守则》、《档案立卷归档制度》、《档案保管制度》、《档案室安全制度》，此外还编制了档案分类方案和保管期限表，使学校的档案工作有章可循，保证了档案的质量。

在标准化与规范化的管理过程中，档案管理要有目标、有程序、有措施，资料要完整，档案要落实，档案工作现代化就必须建立在先进技术、严密分工和广泛协作的基础上。档案的形成必须由收集、整理、归档、登记、移交、传递等一系列环节组成。如果检索工具各搞一套，符号、代码混乱，标引著录方法格式不一，内容平行重复，使用计算机联网是无法实现的，那么计算机也好，缩微设备也好，其优越性就难以发挥出来，所以，现代化必须以标准化、规范化为基础。现代化程度越高，越要标准化、规范化，反过来又会促进档案管理的现代化。

（一）标准化和规范化是提高高校档案工作科学管理水平的重要手段。科学管理包括档案机构的高效化、管理工作计划性、管理方法科学化、管理技术现代化，而这些都是以标准化、规范化为基础的。为使学校档案工作在共同语言、衡量准则、比较的基础、评估依据等方面有一个统一的要求，避免无规可循，克服各行其是的弊端，国家教委制定了《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》，从而结束了长期以来高校在档案实体分类和业务建设诸环节不规范、不标准、各行其是的局面。《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》一书把高校档案划分成党群、行政、教学、科研、财会、基建、设备、产品、外事、出版十大门类，拟定了永久、长期和短期等，解决了很长时间没有一个适合高校工作特点的科学分类标准和业务建设规范的问题，促进了高校档案工作特点的科学分类标准和业务建设规范，促进了高校档案工作的科学管理，加强了整体业务建设的深化。

（二）标准化和规范化还要求档案管理人员的业务素质的提高。面对二十一世纪档案工作的未来，为适当档案岗位发展的需要，就必须拓宽知识面。传统的档案管理对档案人员素质的要求是掌握档案学基础理论和档案工作技能为主，掌握扎实的理论知识。随着科学技术的迅猛发展，传统档案管理人员还必须不断更新观念，更新知识，掌握现代管理水平和现代化技术，不断提高自身的综合素质，以适应新的信息环境。我校专职档案员有综合档案两名、人事档案一名、学术档案一名、财会档案一名、基建档案一名等，另外，我校每个系、处、室还有二十几名兼职档案员。高校档案现代化管理需要学校领导的重视，在改善档案管理条件和工作的同时，我们更应强化业务，提高能力。为此，应培养一专多能的人才，要有计算机应用能力及网络知识，同时还应掌握相应的建设知识及信息存储技术。标准化、规范化对档案人员的素质要求要比传统档案管理高得多，因此，目前，就应有目的、有计划地培养复合型人才，使其既有管理知识，也有科学知识。随着社会的进步，科技的创新，每一个档案管理人员都必须努力培养自身具有更深层次、更改的综合素质，这也是信息时代标准化、规范化的要求赋予档案人员的历史使命。

档案管理的分类方法范文第14篇

【关键词】档案分类；困惑；对策

档案分类就是依据一定的标准，按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次的区分，并形成相应的体系。档案鉴定是判定档案真伪和价值的过程。档案价值是客观存在着的，而人们对档案价值的认知却是主观的。档案鉴定由于缺少较为符合当前需要和客观具体的原则、方法和标准，这项工作便存在着许多的主观性和很大程度的S意性。档案鉴定越发加重对经验的依赖。而用一些狭隘的片面的甚至是过时的经验指导广泛的、日渐深人的市场经济条件下的档案鉴定实践，必然产生许多的不适应性，甚至对实践产生误导，引出消极的结果。

一、困惑的提出

（一）档案分类工作以“杂乱”形容是基本上恰当的。若干种档案分类方式中，有以年代、类别、文种、地域、机构、问题、保管期限单一分类的；也有以年代结合机构、年代结合问题、年代结合期限、类别结合机构分类的；最为常见的是年代结合机构参考问题分类，或年代结合问题参考机构分类这两种方式。档案工作随意性造成的问题等等状况，更加剧了档案分类工作的纷乱。

（二）以单份文件为最终归档单位的分类方式是一种积极的、创新意义的改革，但是这种分类方式存在着三个方面的缺陷。一是这种全新的文件分类方式，失去了案卷分类的基础，或使得案卷类的特征不复存在，或使传统的案卷概念发生嬗变，与过去的分类方式无法吻合而割断了历史的延续。二是这种文件级分类方式仅仅实现了文书档案分类的改革，其它门类档案由于继续沿用传统的分类方式，便使得原本有机联系着的档案板块发生了异步变化，必将引发档案管理基础上的紊乱。三是实行这种文件级分类，对于手工检索存在由于取消了案卷分类号、案卷标题等案卷级检索标志和检索途径，无法实现案卷级检索，而按归档文件目录查找文件则变得繁琐起来。

（三）档案工作者的经验和分类方法没有得到认真总结和及时推广。档案分类理论研究一直没有在实践中找到合适的切入点，一直没有以基层的档案分类实践为依托，建立在为指导档案分类实践服务的基础之上。

二、走出困惑

首先档案分类是档案管理工作重要的一环，应当遵循“维护历史真实面貌、利用原有管理基础、便于管理利用”的原则，全面、慎重地加以考虑。尊重整体性原则有利于维护档案真实面貌，而不能由于分类规则的不一致将档案面貌搞得支离破碎；还要考虑到如何与原管理基础加以协调，搞好新旧两种分类方法的过渡，这是实现档案工作持续稳定发展的必要措施；最后要考虑到这种分类是否便于档案管理利用；尤其是是否便于手工检索。

其次，档案作为一个有机整体，即使仅仅改变某一门类档案的分类方式，也是牵一发动全身，易引起全局性的不协调问题。单一门类的档案分类方式改革，往往受到其它门类档案原有分类方式的制约而使其积极作用黯然失色。档案分类规则改革，应当是全局性的、同步的、相互兼顾并考虑到计算机网络管理的这么一种模式，才是积极有效的、科学系统的档案分类规则，才可以具备普遍实行的意义。

再者要实现档案分类方法改革，除了遵循档案管理三原则，进行统一规划、整体推进之外，还需要理论上的整合与实践上的踏步。在这个基本理论观念指导下，档案分类实践应当是有目的的、整体推进和分阶段实施的这么一种实践活动。因而大多数企业的档案分类实践不再是盲目的、自发的或不自觉的状态，而是按照统一部署、先进行某一方面的实践，再进行另一方面的实践，分步实施，相互协调，总结经验，提出方案。这就是档案分类实践的踏步。理论整合与实践踏步的最终目的，是建立一个完整的、系统的、可以适应全国档案分类需要并适应于计算机档案管理的一个分类规则。

最后，制订出一个档案分类规则，体现出档案分类的原则性、统一性、权威性，把大的管住管好，又允许档案分类保留一定的差异性。贯彻这个分类规则，应当分步实施，分阶段完成，允许企业根据自己的情况逐步实现分类工作标准化。总之，没有这样一个分类规则，全国的档案分类标准化规范化就无从谈起；没有这样一个分类规则，国家档案部门对全国档案工作有效的宏观管理就无法实现；没有这么一个分类规则，全国的档案信息科学分类体系及高效率网络化管理亦无从规划。

三、结语

在档案管理工作中，由于不同单位、部门的性质及档案不一样，每个人的工作方法和经验都不一样，在现代技术发展的今天，利用计算机进行档案管理可以大大增加检索的难度，因此手工管理的办法迟早都要朝着信息技术的方向发展。因此本文提出的一些方法仅供借鉴，希望可以给其他档案管理者带来启发和帮助。

【参考文献】

[1]王桂岩.关于档案价值鉴定的几点思考[J].赤峰学院学报（汉文哲学社会科学版），2007（01）：107-108.

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[4]葛荷英. 关于档案鉴定知识及诸多难题的研究[J]. 档案学研究，2003（05）：12-14.

档案管理的分类方法范文第15篇

1、《高等学校档案实体分类法》的历史作用与实践意义

《高等学校档案实体分类法》以下简称《分类法》的制订与实施，结束了高校档案分类各行其是、乱无章法的局面，开启了高校档案分类标准化、规范化的先河。“该分类方法以‘领域范畴’和‘内容性质’为依据将高校档案划分为十个大类（一级类目），另设置若干二级类目，以汉语拼音和阿拉伯数字作为混合的分类代码，直观、准确、易识、易记。它的实施是高校档案管理工作的一大进步，为我们提供了一个科学实用的档案分类办法。”①高校档案分类方法的从无到有，是高校档案分类工作实践的历史转折点，是高校档案分类工作发展历程的一个重大标志，它起到了承前启后、继往开来的作用。它保证了档案室藏的完整性，促成了室藏内容的系统化，实现了室藏分类与排架的统一性。由此可见，一部高校档案分类法的实施，带动与影响了整个高校的档案管理工作，其意义是广泛与深远的。

2、《分类法》需要改革和完善

历史上产生的任何一个事物，都必然经历从新生到成熟，又由成熟到衰亡的发展过程。新事物终究要取代旧事物，高校档案分类方法也是如此。这就是事物发展变化的辩证法。

在《分类法》多年的实践过程中，在它发挥着重大历史作用，产生着重大影响的同时，人们也相继发现其存在的若干不适用的方面。姜树滨1995年在《学校档案》第3期撰文分析高校档案分类问题时指出：高校档案分类一级类目的划分，采用“领域范畴”标准，但高校部门的领域往往是多方面的，如教研室具有教学和科研两个职能，用“领域范畴”的原则划分类别，必然将同一部门在不同工作领域中形成的档案割裂，破坏了其间的有机联系。倪德云在《吉林档案》1994年增刊中撰文认为，使用《分类法》对高校档案分类，由于类目层次多，类目划分过细，除了档案不易合理排架之外，类目不便记忆、档案不便管理，还经常发生因类目交叉而难以确定具体文件归属的问题。王根健在《阜阳师范学院学报》1998年第3期论述《分类法》适用性问题时认为，由于我国高校数量众多，高校教育事业发展迅速，原有分类法没有考虑横向结合和跨专业的档案类目协调等宏观问题。从上个世纪九十年代至今，倡导高校档案分类工作深化改革，使其与时俱进的呼声日趋强烈。笔者加以概括后分为三种类型：其一是推倒重来，如倪德云等同志建议，推倒旧的分类法，建立新的分类系统，使高校档案管理发生彻底变化，面貌一新。其二是进一步规范，如王根健等人认为，改革高校档案分类法，主要应注重规范，以适应高校档案分类的标准化要求。其三是简易直观，张小蓉等人认为：新的分类法应直观易记，易于标识，便于档案检索。

二、关于高校档案分类工作改革的建议

1、应当建立正确的高校档案分类工作指导思想

高校档案分类工作应当格外注重实践，并以正确的思维方法指导实践，才能通过实践认识高校档案分类工作的实质，掌握其间的规律性。实践又依靠科学分类理论的指导，郑铁锤建议：“将‘科学性、先进性、前瞻性’作为高校档案分类工作的指导思想。”②成玉柱在《档案》1996年第1期撰文指出：高校档案分类应以“科学、实用，体系结构合理”作为高校档案分类指导思想。笔者综合了多方面意见，提出以“科学、通用、简约、前瞻”作为指导高校档案分类工作的“八字方针”。高校档案分类首先应当注重科学性（即客观性），要求其类目设置合乎高校档案分类客观要求并符合逻辑性，成为相互协调前后贯通的有机整体。新的分类法可以直接应用于不同体制、类型、规模高校的档案分类工作实践，因而具有相当程度的通用性。为了便于识别，易于记忆，易于计算机网络查询，高校档案分类类目必须符合简约原则，将高校档案分类类目合理归并，简单明了。同时，为了使分类方法在今后相当长时期保持相对稳定，应当充分考虑到高校档案分类将来的发展变化，具有前瞻性。

2、明确高校档案的分类规则——职能简易分类规则

在确定了高校档案分类思想之后，应当进一步明确分类操作的规则，以保证分类思想在档案整理各项工作中的全面贯彻。职能简易分类规则为“年代—类别—保管期限”。在档案分类时，先将档案区别为不同年代，然后按简易职能加以区别，最后划分档案的不同保管期限，形成若干档案保管单位。为了便于档案排架和检索，应当将分类号醒目标识在卷盒脊背上方的空白处。该规则特点是：在档案分类、编目、案卷流水和进行排架等档案整理工作中，始终保持了档案类目特征和类的先后次序，从而保持了案卷之间的有机联系。这是档案馆藏实现科学组织，大幅度提高档案利用效率的基本要求。

3、推行职能简易分类和数字标识

高校是履行国家教育职能的机构，高校教育职能与社会公共职能的演变必定相互关联并保持同步性，这是高校教育适应社会需求，并按照社会需求培养人才的客观要求。尽管高校因专业而存在许多方面的差别，但是，任何专业都是高校综合职能的组成部分，它们属于个性与共性的相互关系。在充分考虑到上述问题之后，以高校公共教育职能作为制订高校档案分类办法的客观依据；将高校档案分类工作结合国家赋予的教育职能加以宏观思考，便是对高校档案分类工作和制订高校档案分类法的客观规律性的把握。笔者认为，高校档案内涵的基本职能应当是党群工作、行政管理、教学活动、科学研究、专业技术管理和综合事务等方面，可以重新整合为党群行政类、教学专业类、科技管理类和综合事务类，以此作为高校档案分类的一级类目；另外，以2008年8月颁布的《高校档案管理办法》中的第十五条“高校文件材料归档范围”所列“党群类、行政类，学生类、教学类，科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类，出版物类、外事类、财会类”作为二级类目，形成高校档案类目划分的基本框架。类目符号分别标识为一组独立的阿拉伯数字，一级类目与二级类目之间用“-”隔开，如党群类档案标识为1-1、财会类档案标识为4-3,其他依此类推。该数字标识既便利了实体档案手工检索，又为档案信息计算机快速查询奠定了基础。

注释：