档案系统管理范文

档案系统管理范文第1篇

【关键词】档案管理；系统；网络

档案一般指的是国家机关、企事业单位和团体，在进行社会生产活动以及相关科研活动的过程中，所形成的富有特定价值的实物或者材料。档案是人类宝贵的精神财富。对于基层档案单位和综合档案馆来说，档案管理都是一项非常重要的工作。档案工作的核心任务是能科学而有效地保管和利用好目标档案。传统的档案管理系统由于时代变化而不能适应时代需求，所以人们需要利用新技术和方法来建构新的档案管理系统，有效管理档案，提高档案管理水平。

一、档案管理的发展现状

第一，存在的问题。传统的档案管理利用的是纸质载体，存在安全性不足、密级管理不到位、调阅无法及时、信息利用效率低下等方面问题，而且传统档案管理成本相对较高、人工管理繁重、信息提取相对困难、信息资源闭塞，传统档案管理系统严重影响了档案管理效率。第二，现代档案管理服务方式。现代档案信息服务方式可划分为传统型、机械型和智力型服务模式等方式。传统型服务模式一般包括档案外借、阅览、报道、陈列和展览服务。机械模式主要包括复制和联机服务。智力型服务方式主要包括编研、情报、检索、定题和咨询服务。第三，网络引发的管理变革。档案馆引用网络技术进行管理和服务是一种革命性管理变革。随着社会步入知识经济时代，档案管理工作正朝着网络化方向发展。档案馆利用互联网实行网络化档案服务方式是档案管理工作适应信息时代的必然发展结果。网络化档案服务一般指的是档案馆把馆藏档案和相应的资料实行数字图像化管理，利用独立的计算机工作中心，与互联网相互联接，普通用户可利用互联网登入站点查询，在经过系列要求的环节后获取目标档案信息。网络化档案服务模式具有鲜明的管理优点，并且给档案管理工作带来积极的影响。

二、档案管理系统的技术基础

第一，数字化技术。档案管理可以利用国际上通用的图像压缩的技术来压缩掉冗余信息，通过该技术可有效节省管理存储空间。如被压缩后25K大小的图书信息，一张lG大小的光盘就能集成该类型图书信息4万页，压缩存储技术能够有效满足大容量档案管理需求。第二，数据库管理技术。数据库是一种般以一个或多个表形式呈现的可查询数据的存储区域。现代网络档案管理系统一般采用的是数据库管理系统进行档案信息管理，如层次数据库，关系数据库和网状数据库。第三，图象压缩处理技术。现代图像压缩技术以分形理论、小波变换理论、视觉仿真理论和人工神经网络理论为基础，对传统信源编码理论进行优化，图象压缩编码逐渐拥有更高的压缩质量和压缩比，能有效管理高达几十万个数量的档案。第四，档案管理和检索技术。档案数据管理和检索技术可以借助特定检索逻辑规则快速从数据库中找到目标档案，并打印出所需要的原件和目录。

三、档案管理系统的实现

建立档案管理系统主要预期是变革低效的人工档案管理模式，实现档案信息的计算机化管理，以提高档案资料查询、检索的效率。整个管理系统以Client/Server架构为基础，档案馆内部网络上运行，并通过扩展实现远程连接客户端的功能，从而保障多级应用与档案数据资源共享。现代档案管理系统利用现代科技手段来提高档案馆的管理效率，可有效保障档案信息的保存和利用。

现代档案系统一般是以OBMS为基础，并利用DBMS中得到广泛运用的关系数据库模型来对档案管理系统中的属性数据进行有效管理。一般档案管理系统设计以用户功能需求为原则。首先，管理系统会提供录入手段，从而将档案原始数据进行分类和入库管理，并对数据进行安全管理；其次，管理系统会提供多种检索和查询档案数据方式；第三，系统会提供数据报表和档案的打印输出功能，并提供档案数据的管理维护功能；最后，系统还会能提供档案设计和规划功能。所有系统提供的功能都是以用户的功能需求为依据的，非常人性化。与档案管理系统功能相对应的系统设计会包括查询检索模块、录入功能模块、打印输出模块和系统管理模块。现代档案管理系统一般会采用最新的数据库服务器联接模式，即只是在人们有信息利用需求的时候（一般系统会设置某个时间段）建立数据库联接，用完后系统马上断开数据库联接，既有利于节省网络带宽，又可保证用户信息安全。而且在使用档案管理系统钱前，用户必须首先经过密码登录环节，这一步进一步保障了数据和系统的安全性。

现代网络档案管理系统一般采用面向对象的方法进行设计，操作起来非常简便，上手容易，直观、清晰、简洁的图形界面更突显出人性化设计理念。档案管理系统采用的计算机处理方式对档案馆进行档案信息管理极大地提高档案馆档案信息的管理效率。网络化档案管理系统的应用也有利于档案的保存和查阅，从而减轻管理人员负担，并且系统能及时打印出各种报表数据和所需目录，有利于对档案信息进行及时有效的利用；最后，系统采用的Client/Server运行模式为档案馆之间的信息联网铺垫了基础，促进档案信息资源的共享。

四、结语

传统档案管理系统已经不能适应时代需求，现代档案管理系统朝着信息化、网络化方向发展。本文详细介绍了现代档案管理系统的功能实现。现代档案管理系统以人本主义为设计理念，开发出灵活的用户界面和强大的管理功能，可灵活进行档案和文件的管理，如自动生成档案排列序号，简编的档案信息查询规则和手段。现代档案管理系统的研究已经步入了一个新的发展阶段，现代网络化管理系统有效提高了管理的速度和精度，降低了档案管理成本，有效降低档案数据资料的管理工作的强度，为管理人员的具体档案管理说明提供了准确的基础数据，推动档案管理工作的运行和未来的档案管理模式的变革。

参考文献

[1] 周锦云.档案管理系统的设计与实现[D].电子科技大学，2013.

档案系统管理范文第2篇

关键词：档案信息系统电子化管理

1、引言

目前，档案管理的信息化进程远远滞后于整体信息化的进程，档案管理水平与信息化高速发展不相匹配的矛盾越来越突出。主要表现在：

第一，大量纸质档案数量不断增加对现有库容带来极大的挑战，纸制档案面临无空间保存的窘境。

第二，随着企业发展规模的不断扩大，已经形成设计和生产异地并存的模式，这种状况不但给档案信息的归档、提供利用带来不便，更重要的是造成档案的更改、作废等信息传达不及时，这不但会直接给生产经营带来困难，还极有可能生产出废品，直接造成经济损失。因此，传统的档案管理方式已经完全不能满足企业高速发展的需要。

第三，档案是一个单位知识资源的核心部分，也是知识资源管理的最基础部分，在创建创新型企业的大背景下，档案管理系统建设也是知识资源管理的需要。

因此，加快档案管理的信息化建设步伐，更好地为企业生产经营服务，是摆在企业面前的迫切任务，也是建设创新型企业中知识资源管理的重要组成部分。

2、系统需求与功能设计

2.1系统需求

系统需求的目标是采用现代信息技术实现档案管理工作的信息化、提升档案管理水平、增强档案提供利用能力、确保档案信息安全、有效。

具体目标：

(1)建立档案系统信息化管理流程，实现各类档案归档计划的制定、档案移交、登记造册、借阅管理、作废、档案统计等全过程的信息化管理。

(2)电子图纸档案和文书档案实现电子化文件级管理；产品档案、科学研究档案、会计档案、生产经营档案、人事档案、声像实物档案、设备档案和基本建设档案等保存纸制档案，系统将对上述档案分类、案卷目录进行信息化管理；实现异地产品电子图纸档案和产品档案及时有效归档。

(3)增强档案提供利用能力。

(4)增强档案的综合检索功能；及时档案变更、作废信息；实现公司各类电子图纸档案异地晒印申请，异地晒印；有条件地向公司本地和异地使用者开放档案信息。

(5)建立电子档案系统的档案灾备中心和档案存储介质中心；采用水印和电子签章技术，确保归档文件的有效性、合法性、防篡改、防抵赖。

2.2功能设计

档案管理信息系统包括如下功能：归档计划制定、收集整编、档案管理、提供利用、系统维护和与其它系统的接口等。

2.2.1归档计划制定

归档计划是档案馆和归档单位共同制定的归档内容的计划单。主要适用范围为文书档案、会计档案、实物档案、声像档案、生产经营档案、产品档案、科研档案、设备档案、基建档案、人事档案等。

2.2.2收集整编

档案的收集整理是档案工作的重点，也是工作量最大的工作，因此通过管理办法明确归档范围、归档要求、归档时间、归档责任和流程，通过应用系统提供收集手段、自动整理功能、归档流程的控制和管理是系统建设的关键部份。

收集整编功能主要包含文件收集、档案移交清册形成、归档文件整理、归档文件审核和归档整理等。

2.2.3档案管理

档案管理功能主要包含电子图纸档案管理、产品档案管理、科研档案管理、基建档案管理、设备档案管理、文书档案管理、声像档案管理、实物档案管理、会计档案管理、生产经营档案管理、人事档案管理和鉴定销毁管理。电子图纸档案管理中包含电子图纸更改管理和电子图纸晒印管理。

2.2.4提供利用

提供利用功能主要包含档案检索、借阅管理、年报统计和档案进出登记等。借阅管理主要包含对实体档案和电子档案的借阅管理。

2.2.5系统维护

系统维护功能主要包含权限管理、数据维护、数据转换、档案设置、数据字典维护、口令修改、参数设置、数据备份和恢复等。

2.2.6与其它系统的接口

档案管理信息系统与其它系统的接口主要实现电子归档数据的直接对接。

3、设计原则

3.1实用性原则

软件系统设计时要充分考虑技术人员与操作者的要求和建议,一方面要使软件的人机交互界面友好,布局合理；另一方面要满足用户的各种需求,尽量将用户所要进行的操作包含在同一界面内。

3.2信息集成原则

强调系统中信息的一致性和在其范围内的共享。

3.3开放性原则

软件内核与外界的接口应具有良好的通用性和可移植性,动态数据库和静态数据库的数据结构、表结构、视图结构都应遵循特定规则,程序编码应尽量采用信息屏蔽原则和不使用语言标准文本以外的语句。

3.4利用面向对象技术原则

在软件开发过程中综合运用面向对象语言、面向对象的运行环境,也可以和结构化设计方法结合使用。

3.5可伸缩性原则

系统能够根据档案分类、整理规则的改变,在较长的时间内适应管理环境。

3.6高可靠性原则

系统要满足高可靠性要求,服务器应有容错、容灾设计,保证数据的可靠性。

3.7易操作原则

针对档案管理及利用人员进行设计,操作上要尽量简单,方便。

3.8安全性原则

安全性要求包括网络、系统、应用和数据等方面,系统应提供全面的安全性措施。采用一定的技术并与相应的管理制度相结合,以保证系统安全运行,防止可能发生的错误；设置严格的权限管理体系,合理授予合法用户权限,防止非授权用户对系统的操作；充分考虑应用层的安全性,做好信息资源的访问控制。

4、结语

档案管理信息系统通过采用先进的信息网络技术、办公自动化技术、数据库技术等信息技术，实现了归档计划制定、收集整编、档案管理、提供利用、系统管理和与其他系统的接口。档案管理信息系统的建设实施，严格的控制了档案归档的准确性，安全性和及时性；实现了档案数据的信息化和资源共享。目前，档案管理信息系统正在信息化实施中。

参考文献

档案系统管理范文第3篇

关键词 ：广电系统 档案管理 研究

Abstract ：With the social demands for broadcasting system files increase， the file management work attracts people’s attention. As a basic worker， I elaborate practical work to improve the function of the social value of file management.

key words ：The radio system; file management; research

要做好电视广播的档案管理工作，主要从档案管理人员、档案管理技术以及档案发展方向入手，打破管理常规，总结管理经验，在档案管理方面投入更多的资源，例如人力、财力以及物力，尤其是对信息化管理资源的投入。

一、 广电系统档案管理工作存在问题

（一）形成的档案材料缺乏协调、统一、集中。

广电系统档案从开始至结尾没有按照归档要求进行归档，实际操作中缺少相应的控制措施及后续的档案管理、服务工作，造成了档案材料流失。档案存放没有专用声像档案室或声像档案专柜，档案混存，存放环境不具备恒湿、恒温、防磁等特殊性要求，档案防护管理不到位。

（二）广电系统档案信息化建设进展缓慢

档案管理普遍存在管理软件或硬件落后、软件不适应社会的发展以及网络化、数据化功能退化的现象，使广播电视的事业进展受到严重局限。部分领导对档案信息化建设的认识不到位;档案的数字化监督力度不大，在广电系统网上可提供查询利用的档案数量不多;档案管理模式不新;从事档案工作的专业技术人员不足。

（三）广电系统档案的长效管理机制还没有形成。

广电系统行政管理体制发生了巨大的变化 ，但档案管理机制却没有与时俱进地进行改革和调整 ，各级领导对档案管理工作的重视程度不够 ，造成档案管理工作不规范 ，有的地方在档案管理方面甚至根本没有建立起规章制度。

（四）广电系统档案存储无序、混乱。

个别从业者认为只有上级发文 ，或者红头文件才是档案 ，档案意识淡薄，比如他们认为工作中形成的音像资料、新闻素材、播出作品等不是档案。他们对拍完、录完、播完后怎么处理这些声像档案并不在意 ，这就导致许多声像档案长期保存在个人或部门手中。使得单位档案归类不齐全、不完整 ，严重影响了广播电视档案的长久保护和开发利用。有些个人或部门为了应急 ，将一些具有重要保存价值的节目或作品带洗掉 ，作为空白带反复使用 ，等到以后认识那些作品的重要价值时 ，已经无可挽回了。广电系统档案与其他系统档案最大的区别就在于它的声像档案内容。这种特殊载体形式的声像档案已成为国家档案的重要组成部分。

二、 广电系统档案管理工作的措施

（一）加快广电系统档案的规范化、信息化建设

领导和档案工作者要解放思想，与时俱进，更新观念，变管理型为服务型，加强各类档案的规范化管理，进一步强化依法治档、制度治档的意识，认真总结档案管理经验，结合实际调整建立档案工作业务建设标准和规范;要落实资金，增配硬件，完善软件，构建档案资源共享网络平台。不仅要配备计算机等信息化建设的硬件，还要对当前使用的软件进行完善、维护和更新，以提高管理系统的稳定性和工作效率;要加快档案的数字化进程，为广播电视信息的资源共享提供必要条件;要按照专业化现代化的要求，既要加强广播电视档案队伍建设，又要培养既懂档案业务又懂信息技术的复合型人才。

（二）财力物力保障档案管理工作加大业务培训力度

加强在资金上的投入力度，完善广电系统档案管理系统的整体框架做到信息采集与报送管理规范化，让整个信息化管理系统不断在档案管理工作中发挥作用，最终为广电新闻事业的发展服务。建立档案管理数据库在广电新闻档案的多媒体信息系统的应用中，从多媒体数据库入手，加强广电系统档案管理。细化相应的落实措施，对已产生的档案从收集、归档到移交做到规范化管理防止档案流失。对档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。培养专业档案管理人员，注重其政治品德素质和职业道德素质。广电系统档案管理有必要不断对档案信息管理人员的专业技能和专业水平进行培训及考核评价以利于广电新闻档案管理信息化工作的有效进行。声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等，要因地制宜，因陋就简，积极创造条件，力求将声像档案妥善保管，要使用声像柜或密闭铁柜单独存放，要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等，录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的使用寿命。

（三）建立广电系统档案长效管理机制

按照档案管理的要求，结合实际，因地制宜制定适合本单位的各项管理制度、操作规范和工作要求，并严格按照规定抓好落实。要立足长远，常抓不懈，档案管理工作只有坚持常抓不懈，才能不断提高管理水平。

（四）档案管理人员应树立档案管理意识

广电系统应根据档案管理情况设置相关的管理部门以及管理人员，引入与之相关的专业人士，重视组建开发与编研音像档案的队伍，优化管理人才构造，提高综合素质。管理层应帮助管理人员树立档案管理意识，使管理人员明确信息化管理档案的重要性，给予档案管理人员主动关注信息化管理工作的动力，通过对管理人员的培训，培养档案管理人员的责任感、使命感。

（五）明确档案信息的发展方向，推广信息化管理

随着数字化与网络化在广电机构的产品制造中不断推广，广电机构的档案管理、利用也面临着更大的挑战，使广电机构的档案管理方式建设不断进步。档案是清晰、确定的原始记录性信息，而广电机构要信息化的不只是档案本身，还要将经过处理的档案信息以及相关的社会信息进行信息化，经过融合后将档案信息放大。

（六）推进档案管理工作规范化、标准化

在推进档案工作规范化标准化的工作进程中，一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。随着信息化技术的进一步发展 ，我国广电系统档案网络数字平台 逐渐发展为互动性或功能性数字平台。现阶段已开设在线咨询、查档答疑、业务答疑、个性化页面和邮件杂志等与网站浏览者互动的栏目。加强广电系统档案与社会公众的沟通与交流 ，多层次、多方位地满足公众的档案信息需求。

广电系统档案管理人员必须抛弃过去的陈旧观念和封闭做法 ，适应时展 ，塑造档案服务新形象 ，让档案信息服务切实走入社会公众生活。提升档案管理社会价值。

参考文献

[1] 探析广电事业单位档案管理的改进措施 陈丽英 城建档案 2014-02-15 期刊

[2] 如何提高电业局档案管理工作的规范化水平 刘敏敏 科技创新导报 2012-11-11 期刊

档案系统管理范文第4篇

一是以前传统的仲裁案卷工作以普通的白纸文件为材料工作对象，而有了计算机后，电脑中的文件取代了以往的白纸为主的文字材料，它是由作者直接写在专门办公软件上，并在WORD上进行修改，一旦完成后，马上存到电脑系统数据库中，由专业计算机人员掌握。白纸式的档案管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程如仲裁案卷的立卷归档制度。仲裁文件的立卷归档工作是仲裁档案工作流程的起点，也是仲裁院专职文书工作和专职档案工作的结合点，仲裁案卷形成后，由仲裁文书部门收集归档后，交专业档案管理部门，一年一般归档二次。而计算机文件随时产生，每时每刻都能变，安全存放在电脑中。因此，它对电脑有很强的依赖性。如果想要归档，必须以存盘形式移交，归档界限也不能只是“具有保存完整价值”的文件，还应包括此文件的阅读功能甚至更高级系统。二是电脑文件信息与它主体的可分开性，仲裁档案分类也可能被模糊分类整理所取代，因为仲裁档案分类的结果只能体现一种从性联系，因为排列的方式是简单手动操作管理仲裁档案的需要，但在当今由电脑管理所有文件的大背景下，档案文件的形式发生了变化，仲裁文件可以通过电脑系统进行迅速、有效、多层次的按顺序排列，不再需要对它进行象普通白纸文件那样的简单整理分类。不同的客户可以根据不同的需要，利用电脑自动化系统对电脑上的文件进行自由分类组合。三是电脑里的文件保存价值同时取决于仲裁案件其我价值的实现，其判断的程序、本身的内容及价值都发生很大变化，原来的仲裁档案价值也将随之扩大，要分析电脑中的文件的操作系统。要根据以前的档案价值鉴定理论，仲裁文件应依据自我价值和价值确定保管其中的期限，而电脑中的文件一是由于方便完成，将产生比以往更多的文件，二是由于客户的需要，数据信息不断地改进和加入，因此很难确定一个完整的保管年限，况且电脑中文件的自身价值还不能保证。因此，其确认、管理方法更无法来下结论。

二、做好仲裁档案电脑管理制度的措施及建议

为了更好地发挥仲裁档案的作用，着力加强和规范劳动人事争议仲裁档案管理工作，进一步完善仲裁电脑中的档案管理可以按照以下办法：一是实现电脑中的仲裁档案管理由一个人专门负责。做好仲裁电脑中的文件归档处理工作，实施电脑文件管理长远目标。通过技术加工处理，将已归档的电脑中的文件改为在电脑中可阅读文件，即只能读不能改写的文件，从而区别和保护电脑文件的最原始结构，保证电脑文件的可靠性，使之与象白纸文件一样发挥效用。同时设置专门档案员具体负责档案文书材料的整理、立卷、归档、保管等工作。将档案管理责任落实到个人，有利于提高立卷、归档的质量和效率，杜绝结案之案卷久不立卷、立卷之案卷久不归档等现象。二是使档案管理向多个方向发展。伴着电子文件的加入，仲裁档案种类在丰富化，其简单工作和基础工作也都具有各自的特点了。因此，在原有结构基础上，又增加了一项档案电脑信息内容，就构成多种空间，形成了电脑化的管理结构。推进仲裁档案整理规范化。仲裁档案做到一案一卷，分正卷、副卷两部分立卷。在组卷整理时，做好材料的筛选、检查和修补工作，确保材料齐全、手续完备、格式规范。正、副卷均按照案卷目录将各类文稿排序、编码、组卷、装订，做到科学编目、利于检索。三是严格仲裁档案保管制度。仲裁档案实行统一保管、专人负责，档案管理员定期对归档情况进行检查，按照规定的保管期限保管仲裁档案。仲裁档案管理人员要忠于职守、熟悉法律业务、严格把关、严守秘密，积极认真地做好仲裁人事档案的收集、整理、计算机录入、转递、保管和统计等工作。档案收集要严把归档质量关，收集和转递应做到及时、完整、手续完备；整理要求对归档手案卷及时盖归档章，核定保管期限；计算机录入要将年度仲裁行政文书、业务等档案全部输入计算机，并打印成索引目录、全引目录；保管要做到月检查、年清点，统计工作要做到数据准确、内容完整，上报及时并将报表归档保存。建立健全仲裁档案内外查阅、借调等档案使用制度。建立档案利用台账，严格查阅、借调登记制度和归还档案验收手续。四是管理仲裁档案人员知识构成的改革近在眼前。仲裁档案人员要适应电子技术和档案事业的近几年发展趋势必须采取积极措施做好更新知识，适应新的电脑技术的成果，使专职档案人员拥有丰富的专业知识，以适应在新形势下仲裁发展的需要。

三、结语

档案系统管理范文第5篇

关键词 防雷档案系统；Access；防雷档案管理

中图分类号G271 文献标识码A 文章编号 1674-6708（2011）38-0094-02

0 引言

防雷档案是各防雷中心不可或缺的资料，它的内容对于中心领导及管理人员来说都是至关重要。一个好的档案管理系统应该具有能够存储大量的档案信息并且还应具有方便快捷的查询方式。随着经济的发展以及防雷工作的日渐成熟，各防雷中心的业务量与日俱增，档案资料亦随之俱增，因此各中心长期使用的手工管理档案的方式已跟不上时代的步伐，因为这种管理方式存在着许多缺点，如：效率低、保密性差、各类档案信息的查找、更新、维护过程烦琐等。

本系统使用计算机对防雷档案信息进行管理，具有手工管理所无法比拟的优点，例如：存储量大、占用空间小、查找方便、可靠性高、保密性好、寿命长等。这些优点能够极大地提高档案管理工作的效率，为各防雷中心向科学化、正规化方向发展提供了必要保障。

1 系统设计

1.1 系统流程图

本系统功能主要由两部分内容实现，一部分是数据库的设计，另一部分是用户的操作界面，具体参见图1。

1.2 数据库设计

本系统用Microsoft Access 2000建立了一个数据库[1-3]，并在数据库中建立了检测、验收、图审三个表。其中检测表用于存放常规检测的档案资料，如加油站的档案资料；验收表用于存放直接进行办理验收手续的项目档案资料，如工业项目（根据当地政府的政策要求，此类项目通常是先建后补手续）；图审表用于存储按正常手续办理的项目的防雷档案资料。本系统中的数据库相当于系统中的一个仓库，主要担负着存储档案信息的任务。

1.3 操作界面的设计及功能实现

本系统用Microsoft Visual Basic 6.0编写代码建立了一个人机交换的操作界面，在这个界面上用户能够录入、查询、查看及更新数据库中的防雷档案资料。由于检测、图审、验收的操作界面及功能实现相似，所以本文主要以检测档案管理的操作界面及功能实现为例介绍本系统。

1.3.1 登陆界面

由于档案资料具有一定的保密性，所以进入本系统必须要输入正确的密码才能进入，如图2所示。

1.3.2 数据录入界面及功能实现

本系统所有的常规检测档案主要是通过此界面存入到数据库中的检测表中，用户需填写检测报告编号、被检单位、被检项目、检测日期等相关信息，如图3所示。本操作界面中有添加、编辑、删除等控件，添加控件主要是向数据库中输入数据，编辑控件主要是对存储信息的更改，删除顾名思义就是删除数据库中数据。

2 结论

防雷档案管理系统是笔者在几年防雷工作经验的基础上开发的一个软件，虽然简单但在具体的防雷工作中确实能够起到很好的效果，日前已经在南平市避雷装置技术检测中心试用了一段时间，基本达到了预期的目的，但在软件的运行过程中还是存在一些不足，如查询项目比较单一等，需要在以后的工作中不断的加以改进。防雷是近几年刚刚兴起的一个行业，相对于其他部门它的配套措施还不是很完善，这就需要我们在以后的工作中认真总结、积累经验，这样我们的防雷工作才能更快更好的走向正轨，也更加的规范、合理。

参考文献

[1]刘凡馨，等.Access数据应用教程[M].清华大学出版社，2007，1.

档案系统管理范文第6篇

摘要

abstract

前言

第一章 为什么要开发一个学生档案管理系统？

第二章 计算机已经成为我们学习和工作的得力助手

1．1 在中小学中用计算机管理学生档案的意义

1．2 为将来学校上网做好准备

1．4 学生档案的设计分析

第三章 怎样开发一个学生档案管理系统？

2．1 编程环境的选择

2．2 关系型数据库的实现

2．3 二者的结合（dba）

第四章 windows下的visual basic 编程环境简介

3．1 告别“hello world”的年代

3．2 面对对象的编程

3．3 实现菜单选项

3．4 实现工具栏

3．5 帮助

3．6关于系统

第五章 使用access2000 实现关系型数据库

4．1 数据库的概念

4．2 新建一个数据库

4．3 修改已建的数据库

4．4 实现数据库之间的联系

第五章 系统总体规划

5．1 系统功能

5．2 流程图

第六章 系统具体实现

6．1 用户界面的实现

6．1．1 封面

6．1．2 主界面

6．1．3 帮助系统

6．2 数据库的实现

6．2．1 学籍数据库

6．2．2 学生成绩库

6．2．3 课程库

6．3 与vb的连接

第七章 结束语

第八章 主要参考文献

附录

--------------摘要--------------

学生档案管理系统是典型的信息管理系统(mis),其开发主要包括后台数据库的建立和维护以及前端应用程序的开发两个方面。WwW.133229.CoM对于前者要求建立起数据一致性和完整性强、数据安全性好的库。而对于后者则要求应用程序功能完备,易使用等特点。

经过分析,我们使用 microsoft公司的 visual basic开发工具,利用其提供的各种面向对象的开发工具,尤其是数据窗口这一能方便而简洁操纵数据库的智能化对象,首先在短时间内建立系统应用原型,然后,对初始原型系统进行需求迭代,不断修正和改进,直到形成用户满意的可行系统。

关键字：控件、窗体、域。

--------------abstract--------------

the system of managing student file is a typical application of managing information system （know as mis）,which mainly includes building up data-base of back-end and developing the application interface of front-end. the former required consistency and integrality and security of data. the later should make the application powerful and easily used.

by looking up lots of datum, we selected visual basic presented by microsoft because of its objective tools in win32. vb offered a series of activex operating a data-base. it can give you a short-cut to build up a prototype of system application. the prototype could be modified and developed till users are satisfied with it.

keywords: activex , form , field .

--------------前言--------------

学生档案管理系统是一个教育单位不可缺少的部分,它的内容对于学校的决策者和管理者来说都至关重要,所以学生档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。

随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。

作为计算机应用的一部分,使用计算机对学生档案信息进行管理,具有着手工管理所无法比拟的优点.例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能够极大地提高学生档案管理的效率,也是企业的科学化、正规化管理,与世界接轨的重要条件。

因此，开发这样一套管理软件成为很有必要的事情,在下面的各章中我们将以开发一套学生档案管理系统为例,谈谈其开发过程和所涉及到的问题及解决方法。

--------------------下面就让我们开始正文的介绍

第一章

为什么要开发一个学生档案管理系统？

 计算机已经成为我们学习和工作的得力助手：

今天，计算机的价格已经十分低廉，性能却有了长足的进步。它已经被应用于许多领域，计算机之所以如此流行的原因主要有以下几个方面：

首先，计算机可以代替人工进行许多繁杂的劳动；

其次，计算机可以节省许多资源；

第三，计算机可以大大的提高人们的工作效率；

第四，计算机可以使敏感文档更加安全，等等。

 在中小学中用计算机管理学生档案的意义

现在我国的中小学校中档案的管理水平还停留在纸介质的基础上，这样的机制已经不能适应时代的发展，因为它浪费了许多人力和物力，在信息时代这种传统的管理方法必然被计算机为基础的信息管理所取代。

我作为一个计算机应用的本科生，希望可以在这方面有所贡献。改革的总设计师邓小平同志说过“科学技术是第一生产力”，我希望能用我四年的所学编制出一个实用的程序来帮助中小学进行更有效的学籍管理。

归纳起来，好处大约有以下几点：

1． 可以存储历届的学生档案，安全、高效；

2． 只需一到二名档案录入员即可操作系统，节省大量人力；

3． 可以迅速查到所需信息。

档案系统管理范文第7篇

一、电子档案的两种管理手段

电子档案的管理手段目前主要有两种：其一是在OA系统中包含档案管理的功能，将所有的档案全部统一在OA系统中；其二是采用专业的档案管理系统，并将两者做无缝的链接，已达到文档一体化和规范的档案管理水平。

在国内，第一种情况基本上已经处于淘汰的地步，主要因为：

第一，在OA中包含的档案管理功能实用性比较差，而且不能根据档案业务管理的发展进行持续的升级；第二，OA中包含的档案管理对一般的文书档案管理尚能满足，但若包含企业所产生的其他档案(如图纸、声像等)，OA中的档案管理系统将不能胜任；第三，OA平台一般都采用将文件存储于数据库中的方式，这样便于文件流转的控制，但是带来的负面效果是数据库因此而变得很大，随着档案数量的日积月累很快数据库就会出现不能支持系统的情况；第四，由于OA专业软件公司的主要开发文件的流转过程，对于科技档案不熟，如果要做的话，OA专业软件公司就必须花很大的精力去了解各种需求，通常情况下，OA专业软件公司不会花这么大的力气去做这样的功能。类似的情况也同样出现在PDM软件供应商，PDM的软件供应商只做图纸的档案管理。

由于上述原因，目前电子文件的主流管理方式都是采用OA系统和档案管理系统二者相结合的方式。

二、档案管理系统与OA系统的实施顺序

但是企业在信息化建设过程中应该先上档案管理系统还是先上OA系统呢?或者是两者同时上呢?笔者认为，档案管理系统应该提前于OA系统建成。

首先，对于大多数企业而言，两个系统完全可以分开实施，待OA系统运行稳定之后在进行两个系统之间的接口工作。大多数企业的档案类型都多种多样――既有固定的文书档案，也有会计类、科技类档案资料，对于规模稍大的企业来讲，每年的实物档案(荣誉档案)也是非常重要的档案资料之一，都需要进行系统的管理。而OA系统中产生的档案仅仅只限于文书档案，如果档案管理一定要等到OA系统建成之后再进行考虑的话，就等于是所有其他类型的档案的电子化进程都要等着文书档案的前期电子化进程完成之后再进行，无意中浪费了时间成本。

其次，文书档案的管理在各种档案类型的管理中是比较简单的档案类型，从传统纸质档案管理转化为电子档案管理时相对容易，尤其是国家档案局颁布文书档案管理新规则后，用软件对文书档案进行管理更加简单易行。但是其他类型档案的数字化过程就不是这么容易的事情了，众多的档案类型中，归档与收集管理最复杂的当数科技档案，科技档案与企业的生产与经营息息相关(贸易型企业除外)，通常包含企业的核心技术，是企业中最受重视的档案类型。科技档案的信息化收集来源广泛，主要来源于企业的PDM系统和ERP系统，在具体整理时，还将细分为基建档案、设备档案、产品档案等。鉴于其广泛的来源和诸多的类型，在一个大企业的内部(如各个分厂之间)传统的纸质科技档案的管理方式都有可能不同，如果将其全部统一规范起来进行数字化的管理将更是一个比较漫长的过程。

所以，一套灵活的电子档案管理系统可以帮助我们在规范与整理上进行统一的要求，企业档案数字化管理的重中之重在于全套档案管理方式与规范尽量与数字化档案管理系统相结合或接近。只有档案管理系统建成之后，结合系统逐步进行各种档案数据格式的统一、档案分类整理的统一、档案移交的统一，才能真正做到档案信息化的网络应用。

档案系统管理范文第8篇

摘要

ABSTRACT

前言

第一章 为什么要开发一个学生档案管理系统？

第二章 计算机已经成为我们学习和工作的得力助手

1．1 在中小学中用计算机管理学生档案的意义

1．2 为将来学校上网做好准备

1．4 学生档案的设计分析

第三章 怎样开发一个学生档案管理系统？

2．1 编程环境的选择

2．2 关系型数据库的实现

2．3 二者的结合（DBA）

第四章 Windows下的Visual Basic 编程环境简介

3．1 告别“hello world”的年代

3．2 面对对象的编程

3．3 实现菜单选项

3．4 实现工具栏

3．5 帮助

3．6关于系统

第五章 使用Access2000 实现关系型数据库

4．1 数据库的概念

4．2 新建一个数据库

4．3 修改已建的数据库

4．4 实现数据库之间的联系

第五章 系统总体规划

5．1 系统功能

5．2 流程图

第六章 系统具体实现

6．1 用户界面的实现

6．1．1 封面

6．1．2 主界面

6．1．3 帮助系统

6．2 数据库的实现

6．2．1 学籍数据库

6．2．2 学生成绩库

6．2．3 课程库

6．3 与VB的连接

第七章 结束语

第八章 主要参考文献

附录

--------------摘要--------------

学生档案管理系统是典型的信息管理系统(MIS),其开发主要包括后台数据库的建立和维护以及前端应用程序的开发两个方面。对于前者要求建立起数据一致性和完整性强、数据安全性好的库。而对于后者则要求应用程序功能完备,易使用等特点。

经过分析,我们使用 MICROSOFT公司的 VISUAL BASIC开发工具,利用其提供的各种面向对象的开发工具,尤其是数据窗口这一能方便而简洁操纵数据库的智能化对象,首先在短时间内建立系统应用原型,然后,对初始原型系统进行需求迭代,不断修正和改进,直到形成用户满意的可行系统。

关键字：控件、窗体、域。

--------------ABSTRACT--------------

The system of managing student file is a typical application of managing information system （know as MIS）,which mainly includes building up data-base of back-end and developing the application interface of front-end. The former required consistency and integrality and security of data. The later should make the application powerful and easily used.

By looking up lots of datum, we selected Visual Basic presented by Microsoft because of its objective tools in Win32. VB offered a series of ActiveX operating a data-base. It can give you a short-cut to build up a prototype of system application. The prototype could be modified and developed till users are satisfied with it.

Keywords: ActiveX , Form , Field .

--------------前言--------------

学生档案管理系统是一个教育单位不可缺少的部分,它的内容对于学校的决策者和管理者来说都至关重要,所以学生档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。

随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。

作为计算机应用的一部分,使用计算机对学生档案信息进行管理,具有着手工管理所无法比拟的优点.例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能够极大地提高学生档案管理的效率,也是企业的科学化、正规化管理,与世界接轨的重要条件。

因此，开发这样一套管理软件成为很有必要的事情,在下面的各章中我们将以开发一套学生档案管理系统为例,谈谈其开发过程和所涉及到的问题及解决方法。

--------------------下面就让我们开始正文的介绍

第一章

为什么要开发一个学生档案管理系统？

 计算机已经成为我们学习和工作的得力助手：

今天，计算机的价格已经十分低廉，性能却有了长足的进步。它已经被应用于许多领域，计算机之所以如此流行的原因主要有以下几个方面：

首先，计算机可以代替人工进行许多繁杂的劳动；

其次，计算机可以节省许多资源；

第三，计算机可以大大的提高人们的工作效率；

第四，计算机可以使敏感文档更加安全，等等。

 在中小学中用计算机管理学生档案的意义

现在我国的中小学校中档案的管理水平还停留在纸介质的基础上，这样的机制已经不能适应时代的发展，因为它浪费了许多人力和物力，在信息时代这种传统的管理方法必然被计算机为基础的信息管理所取代。

我作为一个计算机应用的本科生，希望可以在这方面有所贡献。改革的总设计师邓小平同志说过“科学技术是第一生产力”，我希望能用我四年的所学编制出一个实用的程序来帮助中小学进行更有效的学籍管理。

归纳起来，好处大约有以下几点：

1． 可以存储历届的学生档案，安全、高效；

2． 只需一到二名档案录入员即可操作系统，节省大量人力；

3． 可以迅速查到所需信息。

 为将来学校上网做好准备

跟据1999年中国电信的调查报告显示我国的上网人数已达到890万，互联网已经十分普及，学校往界的毕业生希望能在世界的任何一个角落查到自己校友的信息，本系统为学校将来的上网作了先期工作，比如数据库的建立。



学生档案的设计分析

根据实际情况，我们使用原型法（Rapid Prototyping）即以少量代价快速地构造一个可执行的软件系统模型。使用户和开发人员可以较快地确定需求，然后采用循环进化的开发方式，对系统模型作连续的精化，将系统需具备的性质逐渐增加上去，直到所有的性质全部满足。此时模块也发展成为最终产品了。

第二章

怎样开发一个学生档案管理系统？

 编程环境的选择

微软公司的Visual Basic 6.0是Windows应用程序开发工具，使目前最为广泛的、易学易用的面向对象的开发工具。Visual Basic提供了大量的控件，这些控件可用于设计界面和实现各种功能，减少了编程人员的工作量，也简化了界面设计过程，从而有效的提高了应用程序的运行效率和可靠性。故而，实现本系统VB是一个相对较好的选择。

 关系型数据库的实现

Access2000 就是关系数据库开发工具，数据库能汇集各种信息以供查询、存储和检索。Access 的优点在于它能使用数据表示图或自定义窗体收集信息。数据表示图提供了一种类似于 Excel 的电子表格，可以使数据库一目了然。另外，Access 允许创建自定义报表用于打印或输出数据库中的信息。Access也提供了数据存储库，可以使用桌面数据库文件把数据库文件置于网络文件服务器，与其他网络用户共享数据库。Access 是一种关系数据库工具，关系数据库是已开发的最通用的数据库之一。如上所述，Access 作为关系数据库开发具备了许多优点，可以在一个数据包中同时拥有桌面数据库的便利和关系数据库的强大功能。

 二者的结合（DBA）

微软的JET数据库引擎提供了与数据库打交道的途径，我们是通过它以及Visual Basic 来访问数据库并对其进行各种操作。Visual Basic、Access以及其他微软的软件产品都是通过共用JET数据库引擎，从而给用户提供了丰富的数据类型。

DATA 控件在数据库中的信息与将信息显示给用户看的Visual Basic程序之间架起了一座桥梁。我们可以设置DATA控件的各个属性，告诉它要调用那个数据库的哪个部分。缺省情况下，DATA控件根据数据库中的一个或多个数据表建立一个dynaset-type（动态集合）类型的记录集合。一个记录集合是动态的也就意味着，当原来的数据表中的容改变了以后，该记录集合中的记录也会随之改变。DATA控件还提供了用来浏览不同记录的各种跳转按钮。将DATA控件放置在窗体中之后，我们还必须在该控件与要处理的数据库之间建立联系。

第三章

Windows下的Visual?????????????

?????????????????????????????

?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????

??????????????????????????????????????????????????????????

?

?????????????????

?????????????????????????????????????????????????)。 Visual Basic应用程序基本的构建块是用户所创建的对象，每一个对象都具有一些特性和行为（属性、事件和 方法）。开发人员可以最有效利用所创建的每一个对象。使用应用程序具有可通用性可说扩展性和强有力的功能。

Visual Basic应用由一系列对象组成，包括有函数、菜单、函数、结构和数据窗口、用户对象、用户事件等等，对象中又包含若干控件如命令按钮、单行编辑器等这些对象和控件都可在许多应用中重复使用。



实现菜单选项

菜单是程序最重要的特性之一，大多数程序都依赖一个定义良好的菜单使程序易于使用和维护，Visual Basic也提供了强大的创建菜单功能是程序更加标准。

您可以使用Visual Basic的Application Wizard也可以使用Visual Basic 的菜单编辑器建立菜单或者修改已经存在的菜单。

 实现工具栏

CoolBar控件与Office97种看到的CoolBar是类似的。CoolBar就是一个可以在窗体上浮动的工具，同时也是其他ActiveX的容器。通过在CoolBar中迁入其他空间你局可以向用户提供更好的灵活性和义用性。

Toolbar 是工具条控件，是实现工具条的主体。其中的按钮可以显示图像和标题，并按功能分组或加入分隔符，还可以围棋设置鼠标停留在其上显示的提示字符。Toolbar也是一个控件容器且具有Style属性，并可以为其增加下拉按钮和平滑按钮等。

选择“工程”下拉菜单中的“部件”选项，显示“部件”对话框。在“控件”选项卡列表中选择“Microsoft Windows Common Controls 6.0”后工具相中增加改控件。其属性及对象如下：

1． Align属性定义工具条在窗体中的位置

2． ToolTipText属性是字符串类型，定义控件的提示字符

3． Style属性定义按钮外观。

4． ImageList属性定义与数据条对应的ImageList控件名，该控件定义工具条按钮显示的图像。

5． HotImangeList属性设置一个ImageList控件名，该控件定义按钮获得热点时显示的图像。

6． DisabledImageList属性定义工具条按钮无效时显示的图像。

创建工具条包括ImageList和Toolbar控件

ImageList用于为其他控件提供图像库，将ImageList控件加入到工具箱的操作于前述Toolbar控件相同。

 帮助

专业水平的软件通常都带有联机帮助功能。无论写出来的程序是要给大量的用户使用，还是仅仅局限于公司内部有限的使用者，我们都应该为用户提供详细的、易于理解的联机帮助文档。微软的Help Workshop4.0 是一套独立于Visual Basic 的用来协助我们创建、运行于32位Windows 操作系统下的帮助文件的工具。使用它我们可以为我们编写的应用程序生成一组帮助文件。

 关于版本

为了是程序显得更具有专业风格，首先可以在其中加入通常的应用程序信息。这些信息包括公司名称、版本号、修订号以及其他类似信息。Visual Basic允许你使用APP对象来保存这些信息，APP对象是一个预定义对象，不需要在程序中创建它。APP对象的大多数属性被应用程序用来提供常规的信息，通过使用这些APP提供的属性，可以在应用程序和用户之间交流重要信息，在项目属性框中可以设置它的属性。

第四章

使用Access2000 实现关系型数据库

 数据库的概念

数据库是一种存储数据并对数据进行操作的工具。数据库的作用在于组织和表达信息，简而言之，数据库就是信息的集合。计算机的数据库可以分为两类：非关系数据库（flat-file）和关系数据库（relational）。关系数据库中包含了多个数据表的信息，数据库含有各个不同部分的术语，象记录、域等。

 新建一个数据库

创建任何一个数据库的第一步是仔细的规划数据库，设计必须是灵活的、有逻辑的。创建一个数据库结构的过程被认为是数据模型设计。

1． 标识需要的数据；

2． 收集被标识的字段到表中；

3． 标识主关键字字段；

4． 绘制一个简单的数据图表；

5． 规范数据；

6． 标识指定字段的信息；

7． 创建物理表。

 修改已建的数据库

数据库的修改分为：添加、编辑和删除记录。这三种操作均可由Visual Basic 创建的程序来完成，下面的章节将详细描述实现的具体方法。

 实现数据库之间的联系

数据库之间的关系指明两个库之间共享一个共同的关键字值。一个连接是指一种虚拟的表，这种表是在当用户要求从相互关联的各个不同的表中获取信息时建立的，关键字段用于在相互连接的不同表中查找匹配的记录。一个更高级的连接形式称为自连接。这种连接是指一个表被连接到它自己的一个字段，或在不同的纪录中由重复数据的组合字段。数据库中有三种不同类型的关键字：主关键字、组合关键字和外关键字。在表中使用的关键字类型用于描述库表示什么以及在数据库中如何与其它的库建立关系。

第五章

系统总体规划

 系统功能

1． 可以进行文本操作；

2． 添加一个数据库项目；

3． 删除一个数据库项目；

4． 修改一个数据库项目；

5． 查询信息；

6． 察看课程表。

 流程图











第六章

系统具体实现

 用户界面的实现

6．1．1 封面

具体实现见 图_6.1.1



图_6.1.1

6．1．2 主界面

 具体实现见.图_6.1.2

图_6.1.2

主界面包含三方面的内容,以下一一介绍:

1.记录操作

打开记录操作,进入记录操作菜单项分别由文件、视图及帮助三个选项。

1.1文件包括：新建

打开

打开写字板---------如图<6.1.4> (源程序见附录清单6.1 )

保存

另存

打印

退出

<图6.1.4>

1.2视图包括：状态条

工具栏

背景颜色

显示

课程表---------如图<6.1.5>

文本编辑器

网络浏览

<图6.1.5>

1. 3帮助包括：内容

关于帮助

2．记录操作

档案系统管理范文第9篇

关键词：档案管理 OA系统 联系

0 引言

现阶段，办公自动化系统呈现双轨制模式：在OA系统中传输的是数字化文件，但是在归档的时候仍然沿用的是纸质版的文件。纸质版文件在价值上和法律效力上确实存在很大优势，但是数字化的文件也具有自身的特点和价值。企业在实现现代化管理的过程中，都面临着如何将OA系统和档案管理系统相衔接的问题。文中对于二者之间的关系做了简要的阐述。

1 档案管理系统和OA系统联系

企业在进行文件和档案管理的时候有两种设计方式，一种是将档案管理功能嵌入到OA系统中，在OA系统中实现文件和信息资源的归档、保存；第二种是分设两个系统，并实现两个系统的衔接，从而实现档案信息和办公自动化的统一管理。

现阶段，OA系统中直接整合了档案管理的情况比较少，无法实现OA系统的嵌入式管理是因为：将档案管理功能嵌入到OA系统中缺乏实用性，不能灵活动态的跟企业档案信息资源的发展情况进行对接；同时办公自动化中的档案管理部分只能满足通常的文书档案要求，不能实现对图纸、声像等一些特殊档案的管理；在OA软件开发的过程中开发公司就重点关注了企业流程管理部分，忽略了档案管理的内容，所以OA系统在功能上存在欠缺，在OA系统中的档案管理模块明显存在着数据的安全性和真实性方面的缺陷[1]。

因此，多数企业还是实行档案管理系统和办公自动化系统分开处理的模式。

2 实现OA系统和档案管理系统有效衔接的方法

2.1 保持二者登陆账号一致

现阶段，在大多数企业中OA系统和档案管理系统都有自身登陆界面，因为权限的不同又分别设置了不同的账户以及密码。笔者认为要想实现OA系统和档案管理系统的有效衔接就必须保持两个系统之间的账户和密码的一致。虽然每个系统的用户权限不同，但是毕竟办公自动化系统是档案管理系统的母系统，两者之间应该保持权限一致，可以将办公自动化里的权限表复制到档案管理系统里以实现账号的一致性[2]。根据档案管理系统的独立性，赋予档案系统相应具体权限，以实现账号同步、一次性进入的目的。

2.2 通过一个接口实现数字信息的收集和存档

就文件的使用周期看来，文件资料到档案资源是个动态的、相互衔接的过程，档案资源的质量直接取决于电子版文件的质量，这种情况客观上需要两个互相联系的独立系统来完成，在组织制度和操作程序上互相配合，实现两个系统的完美衔接。因此，要实现OA系统和档案管理系统的有效衔接亟需开发一个可以便捷准确的将OA系统中数据传输到档案系统中的接口。利用这个接口实现OA系统中文件数据向档案系统的传输[3]。

2.3 把握好物理归档的时间

通常情况下，为了提高办公自动化的效率，将电子文件长时间存储在OA系统中是合适的，同时为了确保电子文件的真实性、完整性和有效性，减少系统在线带来的电子文档的风险，应制定合理的文件归档的时间节点。在OA系统中设置的都是逻辑上的归档环节，只是将电子文件进行归档标记，实质上还存在于原服务器上。如果不能制定合理的归档时间，会给档案管理工作造成很多麻烦。如果OA系统和档案系统的服务器不属于同一个网段，在进行归档操作时经常会引起死机，有的会严重影响OA系统所在服务器的速度，在这种情况下，只能请OA系统开发公司的技术人员定期为企业进行集中归档。

所以要制定好电子文件归档的时间，完整及时的将电子文档转换成档案资源，只有这样才能确保档案信息的真实性和安全性[4]。

2.4 档案管理人员做好文件存档的跟踪管理

企业档案管理人员必须做好对电子文件的研究、出台、存储和销毁全过程的跟踪监管，对于电子文件流动全程做好系统监控和跟踪记录。只有档案工作人员做好文件资料的全程监管，才能保证电子公文存档时的安全和规范，确保电子文件从办公系统到档案管理系统的顺畅流转，实现企业办公自动化和档案管理工作的一体化[5]。

3 结束语

现在办公自动化系统正由传统的双轨制模式过渡到单轨制模式，也就是用系统中通行的电子形式的文件彻底取代纸板文件的流通方式。现阶段，在企业主流的管理模式中，通常采用的是OA系统和档案系统相结合的模式，实现二者的有效衔接，最终实现企业管理的一体化。

参考文献：

[1]张东.档案管理系统与OA系统的关联问题研究[J].广东档案，2011，04（12）：16-17.

[2]冯雯.浅析OA系统与档案管理系统的数据交换形式[J].陕西档案，2011，03（21）：25.

[3]周冬梅.关于高校OA系统与档案管理系统链接的几点思考[J].科技信息，2010，03（19）：250.

档案系统管理范文第10篇

关键词:声像管理系统;油田档案;档案管理;设计;应用

声像档案具有直观、快捷以及生动等特点，随着信息社会的发展，人们对声像档案信息的真实可靠性的要求逐渐提高，传统的声像档案逐渐暴露出诸多问题，主要表现在录音环境差、录像保管条件差等，并且诸多声像档案缺乏必要的文字说明，造成原始档案记录的完整性与安全性无法得到有效的保障，随着声像档案数量的增多，上述问题在没有得到有效解决的情况下，将导致声像档案管理工作具有诸多不便。鉴于此，本文深入分析声像管理系统在油田档案建设当中的设计与应用具有重要的现实意义。

一、声像管理系统的设计

(1)系统框架设计。在设计声像管理系统框架时，需要明确该系统主要涉及两方面的人员，分别是档案管理人员和档案利用人员，并且根据油田公司声像档案管理业务的现状与实际需求，对所选体系架构的各种特点加以分析，才能确保开发系统过程中，充分发挥其优势，总结起来，功能结构特点主要包括以下几个方面的内容:首先，结合浏览器操作，构建多层架构体系，采取分布式方式进行设计，同时支持多条工作线路，具有结构稳定、可靠等优点。此外，系统支持跨平台的转移，具有脚本控制功能，有助于系统整合、扩展或者是二次开发。最为主要的是系统具有监视功能，能够对前台用户登录以及操作信息进行登记，增强系统的安全性。除此之外，系统具有杜绝地址拷贝、跟踪和分析等非法入侵等功能，无形中增加了档案信息的安全性。其次，采用了数据交换标准技术，解决了异构数据库之间的访问问题，同时有助于实现不同数据库之间数据资源同步更新，确保了企业档案与企业信息一体化管理。［1］再次，持用户统一的身份认证系统，用户在登录过程中，需要经过身份认证，用户认证系统主要由用户功能组及附加信息等组成。最后，系统当中具有多种先进技术，诸如集成全文检索、二维条形码管理以及工作流处理等技术。(2)系统功能设计。系统功能主要由8个模块组成，主要作用是收集整理电子附件、编码与条目著录等，并且对条目数据进行必要的审核，在此基础上，提交给档案管理人员，由档案管理人员进行档案的整理归档，同时生成档号以及目录，如此一来，实现了档案的统计。在人员管理当中，用户可以快速查询到人员信息，并且可以进行用户信息的修改。系统外部接口当中，主要具有集成认证、单点登陆、数据导入与导出功能，以此实现档案的收集、转码上传、海量存储和在线播放等。总结起来，系统功能主要包括以下几个方面的内容:首先，档案数据收集，主要是对声像类电子文件进行必要的格式转换，同时加以分类整理;支持声像类电子文件的批量上传工作。其次，档案数据鉴别，对档案数据加以审查核对，并且在审核过程中，进行必要的消息提醒。再次，档案数据整理，档案数据的整理主要是对档案组卷、自动编号与排序，最后自动生成与打印目录。第四，档案数据统计，自动生成统计报表，并且进行上报汇总。最后，档案数据利用，主要包括档案数据查询、声像档案的在线播放与授权下载、声像档案的编辑等。［2］

二、声像管理系统的应用分析

油田企业在发展过程中，积累了大量的油田档案，无形中增加了档案管理工作人员的工作难度。声像管理系统在油田档案管理当中的应用，有效提升了管理水平，促使档案价值得到充分发挥。声像管理系统应用，总结起来，主要能够实现以下效果:(1)避免系统不兼容与重复开发等问题，从而为企业节省了大量系统研发资金，有助于油田企业逐渐完善声像档案管理。(2)有效提升了声像档案管理水平，声像管理系统的应用，摒弃了传统的手工管理方式与纸质档案保存方式，转变为计算机管理与电子文件保存档案方式;摒弃了档案分散管理方式，转变为集中统一管理方式;摒弃了档案实体借阅方式，转变为远程保密查询方式。由此可见，声像档案管理系统的应用为油田企业提供信息服务在广度与深度方面均有一定程度的提高。［3］(3)推动了企业信息资源建设与共享，声像档案管理系统的应用，实现了油田公司信息门户统一的安全管理、单点登录，能够为油田企业提供更为优质的档案服务。(4)提高了油田企业的经济效益与社会效益，诸如加强了档案原件的保护，提高了档案检索效率，有助于提升档案管理工作效率等。

三、结语

综上所述，声像档案管理系统的开发应用，有效解决了声像档案电子文件的安全存储和在线利用问题，实现了声像档案保存与利用工作的规范化。为此，油田企业有必要加强声像档案管理系统的应用，同时加强先进管理模式的引进，只有这样，才能促进油田档案管理水平得到进一步的提升。

参考文献:

［1］王勇，夏海涛，康莉，石国兰．声像管理系统在油田档案建设的设计与应用［J］．中国管理信息化，2014(14):118－119．

［2］徐丽霞．武汉城市建设系统传媒与多媒体人才的现状与思考［J］．中华建设，2012(7):170－171．

档案系统管理范文第11篇

本文就本公司现使用的档案管理系统展开论述，详细介绍了BS系统及CS系统各自的优点和缺点，通过对比BS系统与CS系统之间的不同之处，使我公司能更好地选择合理适宜的档案管理系统，充分体现了档案管理系统在档案现代化管理中的重要作用。

【关键词】

档案管理系统；BS系统；CS系统；现代化管理

目前我公司使用的档案管理系统V5.0版分为BS版本及CS版本。档案管理系统以CS版本为基础，BS版本主要提供与之配套的WEB部分功能。BS版本，即浏览器版本，提供给项目部的档案人员，进行录入档案数据、上传电子原文，系统V5.0版BS版本不提供打印输出功能。CS系统提供给专职档案人员，进行录入、打印卷内目录等报表、移交清册的统计等移交统计收进统计、设置项目的录入界面与授权。

一、BS系统体系

（一）BS系统简介。

当前BS结构作为企业信息系统体系结构已基本成熟。在结构上，BS系统采用三层分布式，它是以BS应用系统结构为基础，缩小了整个系统的维护量，为客户机提供便利。该结构省去客户机与数据库互动的过程，客户机可以直接调用服务器的应用逻辑，然后由逻辑替代客户机对数据库进行存取。从而减少向服务器发SQL请求的次数，提高了服务器性能。在BS系统的三层分布式中，整个系统由三部分组成：应用服务器、数据库服务器及客户机。客户机主要负责处理与用户之间的交互和应用服务器的交互。而应用服务器的职责则是处理应用逻辑，接收客户机方应用程序的请求，然后通过转化为数据再与数据库服务器交互，将结果传达到客户机方的应用程序中。

（二）BS系统在企业档案管理中的重要作用。

项目应用档案BS系统大大提高了工作规范性及工作效率。通过给项目开放档案室数据，项目档案人员可浏览到全公司相应类别档案馆藏，对比其他项目档案著录项，规范录入本项目档案。同时，相对项目传统的利用Excel录入档案数据而言，效率明显提高了很多。BS的批量编辑功能是一个亮点，它最多可执行20条目录同时批量编辑，对于录入相同著录项或改写相同著录项，这一功能非常实用。BS的检索功能也值得一提，通过查询界面，利用录入框中的相应条件，即可查询到相应文件，如果不知道文件字号，可在题名框中输入最有可能在题名中出现的文字即可显示查询结果，方便快捷。在BS系统中还可进行库房日常温湿度记录，需要的时候打印输出记录即可。此外BS系统还可实现档案预约借阅功能，简化了档案管理工作流程。

二、CS系统体系

（一）CS系统简介。

CS模式体系的结构分为两层：一是在客户机系统的基础上添加了用户界面与业务逻辑的客户端程序。二是利用网络结合了数据库的服务器端。CS结构能够合理地将任务分配到服务器端及客户端，大大降低了系统的通信开销，充分发挥了服务器端与客户端硬件环境的优势。在早期软件系统中，客户端需要安装专用的软件。CS结构的优点在于其能够充分发挥客户端的处理能力，大部分工作可以先经客户端处理然后提交给服务器，从而使客户端的响应速度快，便于操作。

（二）CS系统在企业档案管理中的重要作用。

CS系统较BS系统具有更强大的功能。在BS系统录入档案数据后，在CS系统可打印卷内目录、案卷目录等各类表报，实现移交清册、保管清册、销毁清册等统计功能，免去了制作大量表格的麻烦。机关档案管理人员可给项目设置用户并授予相应权限，从而通过网络检查档案数据录入是否规范，指导项目完成档案数据录入及更改。较传统的指导、答疑方式节省了专职档案人员的时间，从而使专职档案人员有更多的时间从事档案开发利用工作。在档案年报管理方面，在系统中填写年报数据后，利用数据上传功能，即可将数据上传至上级档案管理部门进行数据接收，无需报送纸质报表，极大地提高了工作效率、简化的工作流程。

三、BS系统与CS系统的比较

企业管理档案信息的两种常见模式是CS系统与BS系统，他们各有优点和缺点，同时适用的业务范围也不相同。在系统的投入成本上，BS系统由于只有一次投入成本，之后的投入只在服务器端的特点，它的投入成本比CS系统少很多。在系统的安全维护上，BS系统相比于CS系统略显不足，因为BS系统的前台效率不高，表现力低下所以安全系数并不高。企业应当根据自身发展状况及业务需求来选择适合的档案管理模式。通常来说，CS系统适用于业务量较大且复杂的企业，因为CS系统能使企业在档案管理上更快捷更有效。而BS系统则适用于有众多异地分支机构的集团及企业或者业务量小且逻辑简单的企业，因为BS系统能简化网络模式，减少投资成本开支。笔者公司档案部门用的是CS及BS，BS主要用于录入，CS用于管理管理。

四、结束语

综上所述，档案综合管理系统的使用能够提高档案管理的效率，促进档案管理的标准化、规范化。它是档案现代化管理进程中的里程碑，是档案现代化管理模式的必然发展趋势。

作者：金鑫 单位：中铁大桥工程局集团第二工程有限公司

【参考文献】

[1]范豫峰.加强档案信息化建设促进企业可持续发展[J].兰台世界,2013(z2):52.

[2]刘廿.浅论计算机档案管理系统的设计[J].才智,2012(10):59.

档案系统管理范文第12篇

关键词：档案管理系统；构建研究；知识管理

一、知识管理概述

在当今这个知识经济时代，市场竞争越来越激烈，产业结构升级速度较快，知识管理在中国企业当中逐渐得到重视，越来越多的国有企业开始增强公司的知识管理体系，面对着如此紧迫性的改革，要想提高企业的竞争力，需要从知识管理的理念、方法、工具等方面来着手，这样才能在当下如此激烈的市场竞争中取得主导地位。知识管理顾名思义就是为企业实现显性知识和隐性知识共享提供新的途径，它主要是将群体的智慧高度集中，同时增强员工的应变和创新能力，知识管理包括几个方面工作：建立知识库；员工间的知识交流有待增强；企业内部环境要以尊重知识为主；知识和资产同等地位管理。众所周知，在当今这个社会上，在原有的知识基础上进行再创造，已经成为这个时代创新的新标志，这种新的创新型管理模式在国有企业中深受欢迎，它的主要形式表现在原有信息管理上，领导人以及员工进行不断的优化和创新，这样不但可以继承原管理模式的优势，还可以重新确立一套满足于当下社会全新的知识管理体系，确立全新的知识管理思想，它引领员工不断培养自己的创新能力，全面提高员工的综合素养能力，同时，它在保障组织方面关于知识流动性具有很好的促进效应，这在一定程度上实现了知识共享，同时增强了组织间的竞争力，有效的知识管理能够帮助企业提高市场性和博弈性，还能在短时间内为企业树立新的诚信形象，企业诚信决定了一个企业是否能够长远发展，知识管理系统的积极构建，在一定程度上提高了企业甚至是社会的整体知识文化水平。

二、基于知识管理的档案管理系统的重要内容

企业的管理模式要具有一定的科学性和合理性，它可以有效地促进企业员工工作效率的提升，帮助企业不断完善档案管理系统，由此可见，实施档案知识管理对于企业来讲重中之重。关于企业知识管理有以下几个内容：1.整合档案信息资源——集成管理。档案信息资源的整合与共享是企业档案知识管理工作的基础工作，为了满足管理工作的需求，还需要对信息资源进行深度挖掘，这就需要企业内部管理人员对各类档案信息资源进行合理的整合，整合档案信息资源来实现集成管理。集成管理顾名思义，它能够有效地促进科技生产力，伴随着经济的发展和科技的进步，随之而来的各种管理理论也不断在发展，在管理原理的基础上，管理理论也是层出不穷。管理对象的重点由传统的人、财、物等资源转变为以科学技术、信息、人才等为主的智力资源，在一定程度上扩大了企业的知识范围，同时员工受到激发释放出潜在效力，它能指导企业的管理行为实践。2.实现档案信息增值——知识服务。知识管理，作为当下管理领域一种创新型的管理方式，是社会发展的必然产物，我们在实现知识服务这个过程当中，管理机制的有效构建是我们的首要目的，这对于职工潜在潜能的深度挖掘具有重要意义，档案知识管理的主要宗旨是通过档案的知识服务，来增值我们的信息服务，使其具有实践性。企业如果要提高员工整体的综合素养，就必须通过培训以及专家讲座等教育手段帮助员工提高自己的创新意识，使员工掌握更多的管理手段，这样可以在无形当中提高企业的管理效率，在企业的知识管理体系中，知识服务作为它的核心内容，它的主要宗旨就是带领企业进行不断的知识创新和改革，这样才能提高企业在市场当中的竞争力，同时，知识服务也可以有效的实现档案信息增值。在档案管理工作顺利开展过程中，有这样的信念：管理是保障，服务是前提，在这个信息化时代，人们信息观念的增强非常普遍，但是对于获取知识的深度和全面性已经成为人们的迫切要求，不能再局限于表面的、分散的知识体系，档案管理必须符合当下客户的需求，那就需要打破传统，开展深层次、多形式的知识与信息服务。经过数据调查分析可知，在过去，档案客户通常要求快速查阅档案资料，而反观现在，客户提的最多的要求是增添咨询服务和或者提供检索，由此可见，在将来，知识管理体系会根据不同客户的不同需求进行改善和优化，提供“个性化”的知识服务，不断满足客户的知识需求，让用户感受到前所未有的最大限度服务过程。3.优化知识资源管理——IT平台化。企业的档案知识资源管理众所周知涉及到的技术多元化，为了满足这个需求，就需要为知识的开放式交流提供一个无缝的技术支撑平台，IT平台需要建立相应的技术支撑平台，而企业档案知识库和企业档案知识门户网站是其重要组成部分，例如：引用B/S结构设计，领导和工作人员可以实现实时查看平台系统，在这个科技飞速发展的信息时代，存在着各种形式的应用平台系统，4.确保知识管理持续发展——制度安全。安全是企业建设的“底线”，它关系到一个企业良好信誉度的建立和持续发展。为适应市场的变化，与发达地区的企业及专家加强沟通交流，不定期地请国内知名专家到公司进行指导、培训，力求完善已有的安全管理体系，使其更行之有效，更适应市场现状，更利于企业发展。要想保障企业的可持续发展，就需要制度化、安全化满足需求，相关的档案管理制度要不断地进行优化，通过安全的管理措施来保障知识资源的可持续利用，可以从以下三个方面入手：第一：用制度的形式确定知识资源管理的组织机构。完善管理机构，整章建制，把安全职责落实到实处：围绕企业整体工作目标，将各部门制定的相关安全知识资源管理制度和措施纳入安全体系文件和岗位规定中，深化了知识资源管理内容，同时，在企业中形成良好的竞争氛围，促进了内部交流。第二：建立员工参与在学习和工作中应用知识资源的奖励措施，提高员工的积极性。第三：还需要建立访问权限的审核制度。

三、知识管理背景下企业档案管理模式的建立措施

1.更新传统观念。在知识管理背景下，企业档案管理模式的重新建立可以有效满足社会需求，它作为企业的基础性工作，可以有效地促进公司各项任务的顺利开展。但是随着市场经济的不断推动，传统的档案管理模式以前无法满足客户的要求，在这个新环境下，需要更新企业员工的传统观念，由于企业档案观念的落后，直接会影响企业中大部分员工始终停留在对档案管理认知的初级阶段，高层管理人员更需要及时更新档案管理知识观念，这样才能保证企业在激烈的市场竞争中可以立于不败之地。不少企业档案机构进行档案信息化建设是盲目的，缺乏先进的思想理念作为指导，使企业的档案管理模式一直停留在原地，面对这样严峻的挑战，企业必须做出改变。在这个知识经济多元化的时代，伴随着信息技术的飞速发展，越来越多的创新型技术开始在企业中不断的涌现，它们的出现在一定程度上实现了企业整体水平的进步，促进企业获取最大化的经济效益。如果企业档案管理工作一直停步不前，继续实行边缘化的工作模式，则无法确立在当下这个知识经济时代的档案管理工作的中心地位。在具有创新意识的知识管理模式下，企业的档案管理对档案信息进行了严格加工，满足了当下客户的个性化需求。企业领导更应该起到带头作用，打破传统的管理理念，带领员工不断更新管理理念，重视企业档案管理，这样不仅可以改变员工过去传统的档案管理工作观念的认知，还能进一步确保传统管理模式和信息化管理模式有效融合及创新应用。2.信息化手段完善。伴随着科技时代的不断发展，信息化的产物大量涌出，知识管理就是其中之一。知识管理能够较好地体现出知识内涵与其存在的价值，因此，该模式下的档案管理工作也应引进国外先进的应用技术设备，吸取先进的知识管理观点，在企业档案管理工作中，要不断完善信息化手段，对于现代的信息技术充分利用，同时要明确工作的重心是整合信息资源，这样在激烈的市场竞争中，使其更具备优势。档案信息管理工作就目前来看，知识管理包括对企业的所有的各个单位、重要的文件以及资料的整合处理，使其具备一定的科学性和合理性，构建高校的档案管理模式。在这个信息技术突飞猛进的时代，档案管理工作必须具备一定的信息化和网络化，以适应当代社会的发展需求，科技是把双刃剑，有利处就必然有弊处，由于信息技术网络的发达，网络黑客也由此诞生，这就需要企业对档案管理工作更加重视，全面提高工作人员的专业技能，对档案信息管理资源设置一定的访问权限，需要设置一套专业的知识档案信息管理模式，这样才能增强档案信息资源的安全性，同时也体现出了档案管理的最大价值。综上所述，不管在哪一个行业，都应该顺应时代的步伐，不断的进行改革和创新，开展知识管理其主要目的是可以提高企业工作人员的整体文化水平，集合大家的创新意识，来实现知识的互通共享，企业只有以知识管理的视角开展档案管理，才能实现企业战略转型，希望本文能对大家有所帮助和启发。

参考文献：

[1]何小菁.病历档案管理模式演进与发展研究[D].南京大学,2018.

[2]胥伟岚.学术社交网络知识交流绩效研究[D].华中师范大学,2018.

[3]魏玲.云计算产业联盟云平台知识共享模式研究[D].哈尔滨理工大学,2018.

[4]王晓瑜.以强化开发利用为导向构建医院档案管理体系[J].兰台内外,2018,06:41-42.

档案系统管理范文第13篇

一、文书档案的工作原则

（一）整体性原则。和其他的管理工作不同之处在于文书档案管理工作具有整体性原则，文书档案管理工作并不是把每个部门的档案收集起来然后统一管理，其服务对象并不是哪个部门而是整个公司，其档案信息收集工作也并不是每个部门独立收集，而是在信息收集过程中需要每个部门的配合与相互合作，故文书档案工作是一个整体性很强的工作。

（二）规范性原则。文书档案工作的信息量大，涉及到每一个员工的个人信息以及企业的一些发展信息，信息覆盖面广，信息细节性大，因此做好文书档案工作必须要建立规范性的工作制度和工作流程，只有管理工作的每一步按照既定的流程走才能使如此多的信息有条不紊地进行管理，如果文书档案工作的整个流程缺乏规范性原则不但会影响文书档案中信息的管理和维护，而且会影响影响企业的长期发展。

（三）保密性原则。一个企业的档案库中包括整个企业中所有工作人员的个人信息，其中很多信息都是个人的隐私信息，因此在文书档案工作中一定要秉承保密性原则。参与到文书档案工作中的所有工作人员要对企业所有人员的档案信息负责，不能随意携带他人的档案出去，也不能随意翻阅、透露他人的档案信息，他人信息的泄露可能会给他人造成很多麻烦，是一种极其不尊重他人隐私权的行为。如果一个企业的文书档案工作连保密性这一基本原则都做无法做到，那在该企业工作的员工的信息安全性也肯定无法得到保障，该企业也无法取得长期稳定的发展。

二、档案管理系统在文书档案工作中所存在的问题

（一）档案管理工作与文书工作脱节。档案管理工作与文书工作既有着本质的区别，但是在工作中又有着一定的联系，良好的文书工作可以促进档案管理工作的进行，有条不紊的档案管理工作又可以方便文书工作的开展。但是现在在文书档案工作中运用档案管理系统所存在的一个最大的问题就是档案管理工作与文书工作相脱节。在很多企业的档案工作中，档案管理工作和文书工作都是分开进行的，导致信息流通受阻，工作效率不高。

（二）企业文书档案管理基础普遍较低。文书档案工作实质是一份管理工作，需要专业的管理人员参与到工作中，但是在我国大多数企业中，文书档案工作中的工作人员都不是专业的管理人才，他们既缺乏专业的管理知识又缺乏一定的管理技巧，由此导致企业的档案管理工作处于无比混乱的工作现状中。

三、档案管理系统在文书档案工作中的优势

（一）提高了工作效率。在传统的文书档案工作，大部分的档案工作都是依靠人力独立完成，如档案信息的收集、档案信息的分类保管等，工作强度大而且所耗费的时间长，面对如此多的档案信息，档案工作的管理人员也很容易出现失误，影响后期的档案工作。在文书档案工作中运用档案管理系统可以大大减少工作人员的工作强度，而且管理系统具有强大的信息处理能力可以大大提高对信息计算的准确率。档案管理系统为文书档案的信息收集、信息处理、信息分类和信息保管工作提供了很大的便利，在传统的档案管理工作中，为了保证档案不受损害，必须对档案的保存条件进行严格的控制，而且档案运输工作需要大量的人力和物力，而现在可以利用网络信息化的力量借助于档案管理系统实现档案信息的“瞬时”搬运。

（二）使信息得到共享。在传统的档案管理工作中，档案室与其他部门之间的信息流通得不够流畅，档案室往往在企业中成为了一个虚设的部门。在企业中，大部分的档案都是一直存放在档案室中，由于缺乏规范性的存放管理以及档案数量太多等因素，给想借阅或者查阅档案信息的工作人员造成了很大的困难。在文书档案工作中有效地运用档案管理系统可以使企业中所有的档案信息及时地得到共享，任何想借阅或者查阅档案信息的工作人员都可以借助该系统进行借阅或者查阅。

四、档案管理系统在文书档案工作中的建议

要想使档案管理系统在文书档案工作中发挥出最大的作用，首先要提高工作人员对于档案管理系统的应用意识，要给每位员工普及到档案管理系统的使用方法和使用条件，使每位员工认识到档案管理系统的巨大作用，继而使档案管理系统渗入到员工的日常工作中。其次，要加大档案建设数字化监督力度，对档案建设的每一环节都要加大监督力度，对档案建设工作中出现的任何不规范行为要及时给予处罚，建立健全档案建设工作的工作标准。

档案系统管理范文第14篇

一、文书档案工作的原则

1.整体性原则

相较于其他管理工作，文书档案管理的一个显著特点就是具有整体性，其工作不是简单地划分至办公室职员和档案部门，文书档案数据资料的收集过程需要各个职能部门的协助，经过归类整合后的资料也不是仅仅服务于哪个部门，而是对整个企事业单位起指导作用和借鉴意义。

2.规范性原则

文书档案管理工作的规范性主要体现在业务和数据两个层面，其中，文书档案工作需要严格的业务流程化管理方式，贯穿于收文管理、发文管理、文件著录、案卷著录、借阅归还、销毁、变更、更正等各个环节，应通过规范性的操作方式和管理模式为文书档案查阅者提供便利，便于查阅者在短时间内获取有效信息，提高单位运转效率。

3.保密性原则

由于文书档案记录了许多单位内部核心技术，在管理过程中，一定要注意保密行为，对于重要程度不同的文书档案采用分类归置，核心文档应妥善保存，管理职责应落实到人，对于重要文书档案的经手人需要进行详细记录核实，确保核心资料的安全。

二、文书档案工作现存问题及档案管理系统的优势

1.目前文书档案工作的主要问题

（1）单位领导对文书档案工作认知不足

意识是行为的基础，只有提高单位高层管理人员对于文书档案工作的重视程度，才能为新型档案管理系统的建立、文书档案工作水平的进步扫清障碍。由于传统档案观念的束缚，部分单位领导依旧认为文书档案工作只是简单的记录收集保存，应付检查的一种无关痛痒的行为，没有意识到档案管理对于单位发展和潜在风险预测的重要意义，进而导致档案管理人力财力投入较少，严重制约了文书档案工作的进一步发展。

（2）文书工作与档案管理脱节现象

在文书档案管理工作中，文书工作与档案管理既密不可分又有着本质的区别，处理好文书工作与档案管理的一体化是做好文书档案管理工作的关键所在。目前实际文书档案管理过程中，常实行一种分体式的管理体系，这种管理制度相对科学合理，却在一定程度上分离了文书工作与档案管理工作，两者在衔接上出现失误的现象时有发生。究其根源，是因为部分文书工作人员缺乏档案意识，在进行信息收集过程中效率低且不能扣住档案主题，而档案专业人员基本不接触文秘工作，从而造成了两者脱节的现象，降低了文书档案管理质量。

（3）文书档案管理工作人员专业素质较低

由于长期对文书档案管理工作的不重视，档案管理人员通常不是专业人才，在档案工作以外往往还兼有其它职位，这就导致其自身的责任感不强，不能将文书档案工作摆在一个正确的工作位置；此外，有些单位的档案管理人员虽然具备专业技能，但由于自身不积极和单位的不重视等原因长期未能接受进一步培训，其管理方法和管理理念极易受陈旧观念桎梏，很难适应新时代的发展要求，从而不利于文书档案工作效力的发挥。

2.运用系统管理文书档案的优势

（1）大幅度提高工作效率

档案系统管理文书档案工作的最大优点就在于档案系统强大的信息处理能力，在传统的档案管理工作中，档案管理工作人员完全依赖于手工操作，耗时费力，工作效率也比较低，手工操作对于某些数据的计算还极易出现错误偏差。档案管理系统为文书档案材料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节提供便利，文件材料的移交和借阅利用，都变得简单易行，通过互联网和信息技术，文件材料的转移可以便捷实现，省去了以往的搬运过程，大大提高工作效率。

（2）充分共享档案信息

在传统的档案管理工作中，档案室与各职能部门难以实现信息共享，大量信息闲置在档案库房，不仅给管理和信息查阅带来诸多不便，还造成了资金和资源的浪费。电子技术和网络信息技术简化了信息载体，节省了存储空间，并可便捷地与其他信息系统建立共联，提供局域性网络档案信息的在线移交及借阅，超越了旧管理模式下信息流动的单向性，实现了信息资源的多方共享，极大地提高了档案管理工作的质量和效率。

三、档案管理系统应用于文书档案工作的可行建议

1.提高档案管理系统应用意识

单位高层管理应加强对现代档案管理重要作用的认知，主动将现代化手段引入本单位文书档案管理工作中，加大企业档案管理资金投入，结合单位自身情况和实际需求，配置档案管理系统硬件设备和应用软件，为档案管理系统现代化提供基础保障。同时，也要注意对档案管理人员的培训，增强其管理意识和责任感，提高其档案管理专业知识储备量，还要对其进行现代化信息技术基础培训，使其能自觉将现代化手段运用到档案管理工作中。

2.加强企业档案收集整理力度

企业档案是企业发展的无形资产，也是在现今激烈的市场竞争中占据一席之位重要信息保障。要保证企业档案信息的充足、有效，就要加大对企业档案的收集、整理力度。应建立健全档案管理相关规章制度，对档案信息收集、归类整理工作进行规范，设定统一标准和格式，确保所收集整理的文书档案信息质量，为查阅者提供便利条件。

档案系统管理范文第15篇

关键词：档案利用；中国石油档案管理系统；档案搜索；档案借阅；档案报表；档案编研

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-3044(2011)21-5049-02

Research on Records Using in Electronic Records Management System

HOU Li-li

(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)

Abstract: Whether the module of records using is good or bad, relates to value and efficiency of Electronic Records Management System in use. The functions of the whole and every modules in Electronic Records Management System of Petro China are introduced.

Key words: records using; Electronic Records Management System of Petro China; records search; records lending; records report; records editing

档案利用，是档案利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。因此档案利用模块，是电子档案管理系统中最重要的模块之一，直接衡量着档案管理系统的使用价值。开发一个好的档案利用模块，使档案管理系统不仅满足了用户查询搜索、借阅等功能，从长远角度看，将成为一个内容非常丰富的知识平台和社会资源。项目组在信息部的支持下，与微软合作开发了中国石油档案管理系统。本文主要介绍系统中的档案利用模块。

1 总体功能结构图

档案利用是用户利用档案资源进行工作，也就是各部门、各单位使用档案的过程。包括档案的搜索、借阅、报表、编研四个子模块。如图1。

2 各个子模块功能

2.1 搜索

系统不仅可以利用档案名、档号、类别、归档单位、归档日期等项结合进行高级搜索，还支持全文搜索。

2.2 借阅

系统除了可以借阅实体档案以外，还支持电子档案的在线借阅。电子档案的借出和归还都是由系统自动完成，无需用户手动操作。包括我的借阅、借阅审批、借阅办理等标签页。图2是档案的借阅/归还流程图。

2.2.1 我的借阅

用于实现用户的档案借阅以及个人借阅管理的功能，是用户自己的工作区。

包括我的借阅单、未归还档案和已归还档案三个标签页。

1）我的借阅单：保存在借阅列表中，但没有上交审批的借阅档案；

2）未归还档案：已通过审批借出，但未归还的借阅档案；

3）已归还档案：用户曾今借阅过，并已归还给档案馆的档案。

2.2.2 借阅审批

是对用户提交需借阅档案的审核过程。

审批部门包括用户本单位、归档单位、档案部门和指定的业务主管部门。系统规定了三种审批流程：

1）借阅无密级档案或借阅本部门有密级档案，如图3；

2）跨部门借阅有密级档案（归档部门是一般情况），如图4；

3）跨部门借阅有密级档案（归档部门为空或归档部门和档案保管部门是同一部门），如图5；

2.2.3 借阅办理

是由档案馆用户进行管理，主要管理档案的登记、借出、归还、催还、借阅查询等操作。

2.3 报表模块

固定报表模板有档基表、人员基本情况统计表、档案利用统计表、历年各类档案库存统计表、档案库藏情况统计表等。系统还支持自定义报表模板，档案工作人员可以根据自己的需求定义报表的行和列。

2.4 编研模块

编研模块是为编研人员提供的一个讨论平台，其中包括编研编写、汇编、参与等工作。

档案编研的流程是：档案管理部门人员填报“新建编研课题” 档案管理部门领导审核 档案编研。标签页包括待审批编研、进行中编研和已完成编研三部分。编研模块的流程图如图6。

3 结束语

中国石油档案管理系统目前已在中石油多家下属单位上线。其中的档案利用模块以其强大的搜索功能、严密的借阅审批流程、方便快捷的电子档案在线借阅、灵活的报表模板自定义功能以及高效的在线编研平台，赢得了广大单位用户的好评。

参考文献：

[1] 邵彬,李莉.黄河档案利用软件系统分析设计[C].OA'2000办公自动化国际学术研讨会论文集,2000(11).

[2] 马娟红.浅谈档案利用中存在的几个问题[J].档案天地,2000(7).

[3] 赵屹,陈晓晖.中美档案利用若干问题比较[J].山西档案,2002(12).

[4] 王秀霞.中国石油档案管理系统应用架构的分析与设计[D].兰州:兰州大学,2010.