档案管理四性原则范文

档案管理四性原则范文第1篇

一、 现代企业档案管理的概述

在过去传统的企业档案管理工作中的主要核心是行政部门的管理，这种管理较为单一化和扁平化，而现代企业制度吓得企业档案管理则更为全面和立体，这种管理制度将多个部门多个管理进行结合，其工作核心由从前单一的行政档案管理专项以资产为桥梁的企业资产档案管理。同时，随着时代的发展，信息量呈爆炸式增长，这对于企业管理来说是一项巨大的挑战，因此现代企业档案管理更多的需要应用科学的管理知识和更高效的技术进行复杂海量信息的管理，这也是区别于传统企业档案管理的特点之一。

二、 现代企业档案管理的四大原则

（一）真实性原则

企业档案管理的作用之一就是为企业的发展提供可参考信息，在当下激烈的商业竞争下，一个企业能否做出正确合适的决策取决于现代企业档案管理能否为企业提供正确无误的真实信息。因此，确保信息的真实性是现代企业档案管理的原则之一，在企业进行档案管理的过程中，务必要将信息进行过滤筛选，核实其来源的可靠性与真实性。

（二）系统性原则

要保证档案管理工作的高效性，现代企业档案管理就必须保证其组织架构完整且完善，这也就是系统化原则的体现。这种系统化原则能够使得现代企业档案管理工作更加高效、清晰和规范提高企业查找、读取和保存信息的效率，从而提高企业运作效率。

（三）全面性原则

在市场经济的全新格局之下，现代企业所需要处理和管理的信息范围极为广阔，当下互联网技术日益发达，互联网逐渐接入到商业社会之中，这让企业的贸易范围也实现了前所未有的扩张，在这种大环境下，企业面临着信息范围广泛、信息成分复杂的严峻挑战，这使得企业档案管理不再仅仅局限于过去单纯的档案收集和整理，其要对各种各样的信息进行全方位的收集和管理。

（四）有效性原则

现代企业的档案管理中一定要遵循信息有效性原则，这种有效性通常被分为两种，信息的时间有效性和价值有效性。互联网时代下，信息通常都具有极高的时效性，许多信息都是通过互联网进行实时，因此对于现代企业档案管理而言，在信息采集和信息管理上务必保证时间有效性，这样才能高效进行贸易。第二个则是价值有效性，在互联网时代的海量信息下，存在大量的无效信息需要在档案管理工作中进行有效的排除。

三、 现代企业档案管理工作中存在的问题

（一）现代企业对于企业档案管理工作的重视程度不高

由于企业档案管理工作并不能够为企业直接生成经济效益，许多现代企业对于企业档案管理的重视程度并不高，认为在企业管理中，这项工作的存在必要性不大。这种问题的产生归根结底是企业对于现代企业档案管理的认识不够清晰和深刻，不明确这项工作的职责所在及其重要性。

（二）企业档案管理的工作理念和工作方式落后于时代

许多企业在档案管理工作上缺乏与时俱进的工作理念和工作方式，当下，我国已经步入互联网时代，过去传统的企业档案管理制度早已落伍，不再适用于当下复杂且海量的信息处理及采集，并且多数档案管理人员身兼数职，并不能够全身心地投入到档案管理工作中，随着人事调动，其所管理的档案也将发生变动。除此之外，许多企业在当下社会仍旧采用落后的纸质档案管理，这种档案管理对于如今的海量信息而言效率极低，对企业档案管理造成极大的不便。由于当下许多企业对企业档案管理工作的不重视，导致企业档案管理工作缺乏一定的安全保障。

四、 现代企业档案管理工作的相应对策

（一）加强企业对于档案管理工作的重视程度

企业需更加重视现代企业档案管理制度，完善整个档案管理系统，建立有效的工作机构，加强企业内部对于该项工作的认知和学习，明确其职能和重要性，是企业内部从上到下充分意识到企业档案管理对于企业发展的重大意义，通过这样的手段促使企业完善企业档案管理的制度，提高企业档案管理的工作效率。

（二）加强对于相关人员的专业训练

企业需要加强对于档案管理人员的专业训练，定期举行档案管理相关的基础知识培训以提升相关工作人员的专业素养，使其明确自身职责所在，掌握现代企业档案管理的知识和技能，相关人员务必专职专岗，保证其工作效率。对于企业的老职工，因主要以企业档案管理的技术转化为主，例如：对他们进行相关的计算机培训，使其掌握现代所需的计算机档案管理技能。而对于新入职的管理人员，则首先需要对他们进行最基础的企业档案管理知识的培训，使其明确其中的专业性理论知识，可以采用一帮一的模式，让具有工作经验的老职员带新职员，形成互帮互助的模式和学习风气，全方面提升企业档案管理人员的专业素养。

（三）采用现代化信息化的办公技术，提升工作理念

随着时代的不断发展，企业档案管理的工作理念和工作方式也需要与时俱进，过去对于企业档案管理单一的认识已经落伍，档案管理部门需要具备与时代同步的工作理念，采用先进的信息化办公方法，将容易腐朽丢失且浪费资源和空间的纸质档案管理转化为高效便捷的计算机档案管理，加强对档案管理人员的计算机培训，运用科学的手段工作，提高档案管理的效率。

（四）加强企业档案管理的安全性

企业档案管理对于企业发展的重要性不言而喻，因此必须保证企业档案管理的安全性，才能保证企业安全有效地运作。企业应当建立相应的保密制度，对相关工作人员进行制度上的约束，以保证其不会在工作过程中将企业档案和信息外泄，一旦发现泄密者，务必严加查办，并给予严厉处分，以保证企业档案的安全性。同时，随着互联网的发展，网络信息安全也成为了人们的焦点，企业应当积极普及互联网安全知识，让员工了解和意识到网络安全隐患的严重性，加大IT部门对于网络安全工作的工作力度，保证企业档案的安全性。

档案管理四性原则范文第2篇

[关键词] 项目档案；全程管理；固定资产投资

[作者简介] 徐礼祥，中国电子科技集团公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1007-7723（2012）12-0017-0003

固定资产项目投资对于促进我国国民经济建设，确保生产能力，提高生产技术具有重要作用。近年来我国加大了对固定资产项目的投资，伴随着固定资产投资项目的建设，产生了大量的固定资产投资项目档案（下称项目档案），项目档案具有数量大、种类繁、载体多、内容复杂等特点。由于项目档案是项目建设的原始记录和真实反映，具有重要的查考利用和凭证作用，国家对项目档案管理要求越来越严格，要求在项目竣工验收前进行档案专项验收，没有经过项目档案专项验收或者项目档案专项验收不合格不能进行项目竣工验收，给项目档案管理带来了严峻的挑战。

项目档案管理既是档案管理工作的重要组成部分，也是固定资产投资项目管理的重要组成部分，所以项目档案管理既涉及到项目建设人员也涉及到档案工作人员。目前项目档案管理分工中项目建设人员负责项目文件的形成，而档案工作人员负责项目文件的接收、归档和提供利用工作。档案管理人员只注重项目文件归档后的档案管理，不参与和干涉项目档案形成前项目文件的控制，同时由于项目建设人员缺乏档案管理工作的专业素质和对项目档案管理不够重视，很难保证项目档案的归档率、完整率、准确率。在项目档案管理中运用全程管理原则，把档案管理思想融入到整个项目管理的生命周期，对于提高项目档案管理质量具有重要作用。

一、实施项目档案全程管理原则的意义

项目档案全程管理原则要求在项目档案管理中做到“事前介入、事中控制、事后核查、验收把关”把档案管理要求纳入项目计划中，对项目档案实现全程有效控制。项目建设初期档案工作人员积极参与项目管理，提出档案管理要求；项目建设过程中全程跟踪，检查指导项目文件资料管理工作；项目竣工档案专项验收前，进行档案初检，为项目档案验收严格把关；对归档后的项目档案实行科学管理和利用。

（一）全程管理原则有利于提高项目档案归档质量

项目建设人员往往只注重项目建设本身，对项目建设过程中附带产生的文件资料没有足够重视。同时，由于项目建设人员文件资料和档案保管意识薄弱，缺乏专业的档案管理知识，对形成项目文件资料的格式、版本、载体没有严格的要求，导致归档项目文件质量较低。如大量归档项目文件为复印件，项目文件内容由铅笔书写，归档项目文件不是最终版本，等等。全程管理原则要求档案工作人员在项目文件形成前，对项目文件的版本、载体、格式提出要求，而不是在项目文件归档时发现项目档案存在的问题，实行事后补救措施。所以，项目档案实行全程管理原则有利于提高项目档案归档质量。

（二）全程管理原则有利于提高项目档案归档完整性

固定资产投资项目包括项目立项、可行性研究、勘察设计、施工、生产准备、竣工投产等阶段，在每个阶段中产生的重要项目文件都需归档；且包括文字、图纸、图表、声像等各种形式与载体的文件材料。固定资产投资项目建设周期一般较长，短则2～3年，长则5～6年。这些特点对项目档案完整性要求提出了重要挑战，如果仅仅通过被动地接收归档项目文件，而不实行全程管理原则，融入整个项目管理过程中，很难做到项目档案管理完整和齐套。通过全程管理原则，档案工作人员明确每个阶段需归档的项目文件材料，并向项目管理人员提出要求，注重平时积累，有计划地收集项目文件，避免在项目竣工档案验收时临时收集各阶段需归档的项目文件。

（三）全程管理原则有利于提高项目档案管理规范性

固定资产投资项目建设过程中涉及到项目建设单位、设计单位、施工单位和监理单位，每个单位对项目文件管理和项目档案管理的要求和规范存在不一致，这就导致同一个项目中形成的项目档案形态存在很大差异，没有统一的模板和标准。解决项目档案规范性问题只有通过项目建设单位档案部门全程参与项目管理，与设计单位、施工单位和监理单位沟通协调，制定本项目统一的项目文件和项目档案管理规范。并在项目建设工程中全程的监督、检查、指导各单位对规范的执行，严格按照规范实行项目文件管理和项目档案管理，提高项目档案管理的规范性。

（四）全程管理原则有利于促进项目档案的开发利用

项目档案管理实行全程管理原则，档案工作人员从项目立项开始参加项目管理，并通过档案管理制度的宣传、贯彻、监督、执行，不仅仅有利于提高档案归档质量和完整性，更有利于提高整个项目组的档案意识。项目组档案意识的提高，对项目档案价值有了充分的了解，有利于项目建设中和项目结束后，项目组查询利用项目档案，发挥项目档案应有的价值。档案工作人员缺乏固定资产投资项目建设的专业知识，制约了项目档案的提供利用和档案信息开发，档案人员全程参与项目建设，熟悉项目管理专业意识，有利于档案工作人员主动提供档案查询服务，有利于档案工作人员对项目档案进行二次开发。

二、全程管理原则在项目档案管理中的应用

全程管理原则有利于提高项目档案管理水平，但全程管理是一项原则，在项目档案管理中的具体应用还需依靠基本手段和基本方法。笔者认为，可以通过前端控制、合同管理、制度建设和人才培养来贯彻执行全程管理原则。

（一）通过前端控制贯彻全程管理原则

档案工作人员一般不参与项目的调研、立项、评估、可行性研究和上报审批等前期工作，在项目实施的各个环节，档案管理人员也没有介入。档案部门往往是半途介入甚至有的是事后介入，这样导致有些项目档案没有及时得到档案部门指导，难以达到规范要求。全程管理原则要求项目档案管理前移，突破以往惯性思维。要确保项目档案的系统性、完整性和准确性，必须加强前端控制，从项目文件材料形成的源头进行控制。档案工作人员从项目立项开始就参与其中，制定项目档案管理制度，并监督贯彻执行。在项目开工之前，组织相关工作人员进行档案业务培训，增加项目建设人员档案管理意识和档案管理业务能力。

（二）通过合同管理贯彻全程管理原则

通过合同约束参建单位项目档案管理工作是一种有效的手段，也是今后的一种发展趋势。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定：“在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。”将项目档案纳入合同中进行管理，与项目参建单位签订合同时，在合同中明确档案归档范围、归档质量和归档时间，明确各方责任，必要时建立档案质押金制度。建设单位要充分发挥合同的作用，用合同约束参建单位，保证建设单位的项目档案资料齐全、完整、准确。

（三）通过档案管理制度建设贯彻全程管理原则

项目档案管理制度对于贯彻全程管理原则具有重要作用，通过项目档案管理制度的贯彻执行，把项目档案管理意识融入到项目建设的每个阶段和每个项目建设人员的思想中，在项目建设活动中，就会主动按照要求进行档案管理工作。

有的单位没有项目档案管理制度，或者只有项目档案管理制度，而没有落实到具体的项目档案管理活动中。相关单位需要根据《中华人民共和国档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《重大建设项目档案验收办法》和《建设工程文件归档整理规范》等相关规章制度建立本单位的项目档案管理制度。同时，针对不同的项目，根据每个项目的特点，制定符合本项目档案管理实际情况的项目档案管理办法，明确本项目文件材料的归档范围、归档计划和归档质量，约束项目参建单位和项目建设人员。项目档案管理制度的建设，不仅仅在于管理制度的制定，更在于项目档案管理制度的执行，档案工作人员在项目档案管理制度执行中，具有模范带头作用，负责项目档案管理制度的宣传落实工作，并监督制度的贯彻执行，实现对项目档案全程管理原则。

（四）通过档案人才建设贯彻全程管理原则

项目档案管理过程中，档案管理人员希望管理好项目档案，但由于缺乏土建、设备、工艺、监理等相关专业知识，往往只能被动接收项目档案，对所接收的项目档案的准确性、有效性很难把握，归档后又很难实现系统性的整理。而项目建设人员缺乏档案管理意识和档案管理的专业知识，不能实现项目文件资料归档的完整性和准确性。通过在项目建设人员中任命兼职档案员，对兼职档案员进行档案管理业务培训，提高其档案管理意识和档案业务能力，有助于项目档案归档前管理，确保了项目档案的完整性和准确性，同时兼职档案员可以弥补专职档案工作人员对项目专业知识的缺乏。兼职档案员偏重于项目文件归档前的管理工作，专职档案员偏重于项目档案归档后的管理工作，通过专职档案工作人员与兼职档案员分工和协作，实现了项目档案全程管理原则，提高档案的准确性、有效性和系统性。

三、结 语

档案管理是固定资产投资项目管理工作的重要组成部分，是建设项目的重要内容。一个项目建成后留下两个有形的东西，一个是工程实体，另一个就是工程档案，这两部分共同组成了一个有机整体。通过全程管理原则，加强项目档案管理，有利于提高项目档案完整性、准确性和系统性，有利于固定资产投资项目通过档案专项验收，有利于项目档案的开发和利用，实现项目档案的真正价值。

[参考文献]

[1]李亚娥.固定资产投资项目档案管理策略[J]. 机电兵船档案 ，2011，（1）.

[2]周艳.固定资产投资项目档案管理质量控制策略[J].机电兵船档案，2007，（1）.

[3]王娅.高校基建项目档案全程管理模式研究[J].兰台世界，2012，（14）.

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[5]丁杰.企业技改项目档案工作“全过程”管理的有益探索[J].档案与建设，2010，（1）.

[6]刘晓玲.企业技改项目档案管理工作探讨[J]. 机械管理开发，2012，（4）.

[7]姜红 .技改项目档案控制管理模式的探索与实践[J].四川档案，2012，（3）.

[8]邢晓援.固定资产项目档案的收集与管理[J]. 机电兵船档案，2011，（2）.

[9]石霞.固定资产投资项目档案的管理[J].广播电视信息，2011，（6）.

[10]石丽.论固定资产投资项目档案的管理[J].机电兵船档案，2010，（3）.

档案管理四性原则范文第3篇

[关键词]档案业务；监督指导；思考

当前档案法律法规日益完善，档案业务监督指导工作也要建立依法治档新秩序，依据档案法赋予的权利和提出的要求，依法对各级各类档案部门进行监督和检查指导，真正做到依法办事、依法治档，实现档案工作的规范化、法制化。社会在不断发展，档案管理工作的信息化趋势也在不断加强，按照档案业务的监督指导原则来做好档案管理工作尤为重要。档案管理人员也应该不断培养自身的创新精神，对档案管理工作的不同环节进行改进和完善，推进档案管理工作的高效运行。

一、全面把握档案业务监督指导的基本含义

1.档案工作业务的监督和指导主要集中在档案管理基础业务中，对档案信息的加工过程进行监督和管理。档案管理部门主要以层级的形式存在，每个档案管理部门都包含相对应的下属部门，工作人员的监督和指导行为是职责所在。

2.档案工作的监督和指导具有一定的特殊性，内容范围相对较广。第一是对机关、团体及各类单位的文件信息形成和利用的过程进行监督和指导。第二是管理人员可以对档案馆的工作内容进行监督和指导。第三是对档案行政管理部门的工作进行监督和指导。第四是对档案学会、协会等的档案管理工作进行监督和指导。第五是对相关的档案理论和科学技术研究所以及档案管理培训工作过程进行指导。

二、档案业务监督和指导的一般原则

1.统一领导原则。统一指导原则在档案管理工作中发挥了重要的作用，在党的方针政策的正确引导下，档案事业管理机构一般采用统一领导分级管理的原则，对档案工作进行改进和完善，提升档案工作人员的业务素质和能力，分层次分专业加强管理，提高档案业务工作质量，达到管理监督和指导的目的。

2.总揽全局原则。所谓的总揽全局原则主要体现在具体的档案业务指导工作上，业务指导部门采用系统的理论来对档案工作进行分级指导，协调处理局部与整体、局部与局部之间的关系。

3.分级指导原则。分级指导原则是指在档案体系范围内，根据统一领导分级管理的工作原则，按照指导部门及相关单位的数量、层次和规模，确定指导的宽度和范围，以便指导者发挥自身的创造性和主动性开展工作。

4.分类指导原则。分类指导原则是指在具体工作业务中，对不同情况进行指导和分析，提出有针对性的工作要求和方法。做到具体问题具体分析，不片面采用相同的方法解决问题，针对指导对象的差异性，采用科学合理的指导路线。

5.重点指导原则。对存在问题较多的或档案管理人员频繁变更的单位进行个别重点指导，帮助他们尽快熟悉档案业务，掌握基本操作技能，尽快进入工作状态。对某一时期的重点活动或中心工作进行档案业务指导和监督，处理主要矛盾和次要矛盾的关系，完成重要档案材料的归档工作。

6.专项指导原则。通过建立协作组的方式检查各单位档案工作情况，对其中带有普遍性的问题进行专项指导。如发现各单位对专项材料的标题不符合规范，就可以通过专项指导来解决。针对各单位出现的问题，从结构、内容、文字概括等方面进行具体指导，明确规范，纠正错误。

三、做好档案业务指导具体工作

1.加强联系，进一步发挥档案业务指导的作用。一是各级组织要认真贯彻国家档案事业的法律、法规和地方关于档案工作的方针政策，执行档案工作各项标准、规范，加强档案基础业务建设、档案资源建设、档案法制建设；二是要加强档案行政管理部门与各系统、各级档案部门的联系、沟通，提高档案工作网络效能，保证档案业务工作的完成和档案工作整体水平的提高；三是掌握和了解档案事业发展的经验，不断推进档案工作的创新和发展。

2.转变观念，与时俱进改进业务指导方法。服务是档案工作永恒的主题。业务指导工作一定要贯彻“服务”这个主题，在服务中实施监督，在服务中体现指导。在具体工作中要转变思想观念，突破传统做法，以机关、事业单位及国有企业为基地向各个领域、各个方面、各个层次全方位拓展，特别是私营经济领域、信用体系建设领域也应纳入档案业务指导的范围。

3.突出重点，注重业务指导工作的实效性。要做好对一般单位和一般业务工作的指导，要集中力量对重大活动、重点项目及改制企业档案管理的指导力度和频率。还要紧跟时展的脉搏，加强对档案信息化建设、档案资源开发利用工作的指导和监督。

4.加强教育，提高档案业务指导队伍的工作水平。首先要提高认识，增强业务指导工作的责任感；其次要加强学习，提高法制政策水平和业务能力；第三要转变作风，增强业务指导工作的实效。要经常深入实际，加强调查研究，掌握被指导单位的情况，及时发现工作中的亮点，总结和推广先进经验。要注意及时发现新情况、新问题，抓住重点、难点，加强研讨，提出工作对策。第四要勇于创新，不断探索业务指导工作的新思路、新方法。要善于从不合时宜的观念、做法中解放出来，敢于突破传统模式，与时俱进，开创符合档案事业发展规律的档案工作业务指导的新路子。

四、总结

档案工作业务的监督和指导是档案行政管理部门的重要职能，也是档案行政管理的一个重要手段和必不可少的环节。它对推动档案事业向标准化和现代化发展具有重要作用。管理人员要将工作内容落到实处，促进档案事业的长足发展。

参考文献：

[1]翟玉梅.电子文件对档案业务和理论的影响[J].黑龙江档案.2012（03）

[2]张利民，焦宏.高标准抓好档案业务基础工作[J].兰台世界.2013（12）

档案管理四性原则范文第4篇

做好干部人事档案管理工作有利于加强对政治责任的重视。干部人事档案管理工作中对干部的个人资料的搜集及整理记录，不仅反映出了一个干部和整个干部队伍的历史面貌，同时也深刻地反映出了不同历史时期我党的人事组织工作的内容和发展规律，这对我党以及国家的历史了解及研究提供了重要的文献资料，并且为我党的执政规律的探寻以及进行相应的爱国主义教育提供很好的素材。

二、做好干部人事档案管理工作所应遵循的原则

（一）安全性原则

安全性原则是干部人事档案管理的基本原则，要想做好这项工作，就必须要对干部资料进行有效的保存和保护，特别是企业档案室的库存管理，必须要完全严格按照规定的硬件标准来执行建设，在档案管理工作中的“六防”原则，要完全执行，所谓的“六防”即防火、防虫、防潮、防盗、防腐和防强光照射。防盗门窗、铁质档案柜设施坚固，空调、温湿度计、加湿器、复印机、切纸打孔机、灭火器、防腐防虫物品齐备，库房面积和人事档案卷数匹配，档案库房、阅览室、办公室“三室”分开，管理人员具有高度的政治责任感和责任心，自始至终把安全放在首位，把好进出人事档案室安全关。

（二）规范化原则

我国干部人事档案工作应该充分依照现行的《干部档案工作条例》、《干部人事档案工作目标管理暂行办法》及上级档案目标管理规定，建立健全各项管理制度，特别是要从保密、安全、归档、立卷和查阅等方面，来建立起相当完善的规章制度，对人事档案管理工作的每一个细小环节都要进行严密的规范化管理。在干部人事档案管理工作中，最主要的工作就是搜集信息、鉴别信息、归档资料和进行业务建设，这是充分提高我国人事档案管理质量的前提和基础。在干部人事档案管理环节中，放在第一位的必定是信息的搜集，因此为了进行规范化管理，就必须要建立起一个网络状的收集体系，各个工作位置上，必须要明确自身的工作责任，收集自己需要的内容。在各司其职的前提下，管理工作必须要进行相应的创新，在坚持网络状收集的基础上，同时还应该进行经常性收集和针对性收集，普通收集和重点收集相结合的收集方式；另外，档案人员具有较强责任心，积极主动收集缺少材料；四是严把材料“入口关”，加大送交材料鉴别力度。如涂改造假、材料手续不全、错装错收等不符合要求的材料，要及时与材料形成部门联系，整改完善。

（三）保密性原则

干部人事档案管理工作中，工作人员必须要谨记保密性的原则，严格地遵守个性保密规定，以制度为准绳，以程序为标准，摒弃私情，严格保证档案内容不被泄露，时刻保证严谨的工作态度及状态，以严格地纪律性和严肃性规范自己的工作。坚持每半年对人事档案案卷进行一次检查核对，发现问题及时解决。

（四）服务原则

提供利用是档案价值的重要体现。开发干部档案信息资源，为干部人事工作服务，是干部档案工作的最终目的。强化服务意识，增强服务功能，创新利用手段，以“全、准、新”的信息量，为组织、领导决策和职工的排疑解惑服务。二是正确处理好档案利用与保密的关系。档案利用有利于保密，保密是为了保证档案能在一定的范围内得到更好利用，积极为干部选拔任用、政审、技术职称评定、办理离退休、住房分配、薪酬待遇等工作提供服务支持。三是积极探索和研究干部档案利用的特点和规律，加强信息资源处理与管理。

三、结束语

档案管理四性原则范文第5篇

一、分类原则定性不当，与一级类目设置反差太大

《规则》第三条称，“工业企业档案分类原则是以全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。”“企业管理职能”是《规则》规定的工业企业档案分类的依据即标准。对分类依据的这一定性，与一级类目的设置大相径庭。在一级类目中，只有“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”四类是按“企业管理职能”设置的，而“产品类”、“科学技术研究类”、“设备仪器类”和“基本建设类”四类是按档案种类(科技档案一门中的四种)设置的，“会计档案”和“干部职工档案”则是按档案门类设置的。这就是说，一级类目是将三部分档案分别按三种依据分类设置的，其中按“企业管理职能”设置的类目只占一级类目的40％，按档案门类和种类设置的类目却占一级类目的60％。抛开同一次分类可否有两个或两个以上的依据不说，只就按“企业管理职能”设置类目比按其他依据设置类目少得多而言，《规则》对工业企业档案分类原则以“企业管理职能”为依据的定性是不准确的。

也许有人会说，一级类目后六类中的档案是在企业的一定职能活动中形成的，尽管类名并不似企业管理职能，也可视作按“企业管理职能”设置的。但后六类档案是分别在党群工作、行政管理、经营管理和生产技术管理中形成的档案的一部分，怎能在按“企业管理职能”设置“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”之后又设立与之并列的其他六类呢?一级类目都是按“企业管理职能”设置说显然不通。一级类目可否按《规则》设置可以商榷，但其分类依据定性不准毋庸置疑。

《规则》除规定以“企业管理职能”为分类依据外，还规定要“结合档案内容及其形成特点”分类。“结合”说是不能成立的，一次分类只能使用一种依据，使用两个以上的依据，或以一个依据为主，结合其他依据，分类就无法进行。事实上，《规则》一级类目是无形中将企业全部档案分成“文书档案”、“科技档案”和其他门类档案三个部分，分别按照三种依据分类的，而不是三种依据的结合。

二、部分二级类目设置欠科学，档案归类难

《规则》第五条规定：“工业企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置。”按照“企业管理职能”分类设置二级类目，无疑只适用于“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”等四个一级类目档案。但是，《规则》第六条“1”规定“党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类的二级及二级以下类目一般按问题或组织机构设置”，“企业管理职能”无论与问题还是组织机构都不具有同一性，不是同一个分类依据。从某种意义上说，第六条“1”是第五条按照“企业管理职能”分类的否定。这种自我否定不仅是不应出现的，而且对一次分类提出前后两种不同依据，档案的分类其实也无法进行。

对工业企业的档案的分类工作来说，重要的也许不是《规则》各条款的文字规定，而是《规则》的附表——《工业企业档案分类表》。工业企业一般要严格按附表行事，只有部分工业企业可以根据档案实际情况增减某些类目。但是，附表中部分二级类目设置不科学，工业企业在对档案进行分类时，一些档案无类可归，一些档案又不知道归入哪一类好，归类难的问题不可否认。

在“党群工作类”下，既设置了“党务工作”，又设有“组织工作”、“宣传工作”、“统战工作”、“纪检工作”等类目。“党务”是指“政党内部有关组织建设等的事务”(《现代汉语词典》第5版，第273页)。组织、宣传、统战、纪检工作都属党务工作。很明显，这些类目是不能与党务工作类目并列的。有关党务工作的档案都归到“党务工作”类目中，组织、宣传等类目就无档案可归了。用规定各类目所属档案的“基本范围”来解决类目设置不严谨、不科学的问题，也不是什么好办法。例如，党委办公室工作大量不是党务工作，其形成的档案却列入其中了。还有，明知“其他事务性工作”不是党务工作，也列入“党务工作”的“基本范围”之中，就更没有道理了。另外，“党委综合性工作”、“党员代表大会或党委其他有关会议”形成的档案，有许多不纯粹是关于党务工作的，归人“党务工作”类不准确，不归入“党务工作”类又无类目可归，使工业企业档案分类处于两难境地。党委会和党代会的文件(如党代会上的纪检工作报告)，按二级类目设置应归人“纪检工作”类(这会破坏会议文件之间的联系)，按“基本范围”应归人“党务工作”类，这也是一大难题。“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”下二级类目设置也存在与“党群工作类”类似的问题。

三、《规则》对档案法律法规、标准和有关理论的强烈冲击

《规则》中“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”是对文书档案的分类类目设置，“产品类”、“科学技术研究类”、“基本建设类”和“设备仪器类”是对科技档案的分类类目设置。《规则》不使用“文书档案”、“科技档案”无疑是经过考虑的。但因隐去了“文招档案”和“科技档案”这两个概念及其对两者实质上的分类事实，《规则》就对档案法律法规、标准和理论都造成了很大的冲击。

《规则》避免使用“文书档案”和“科技档案”这两个概念，对档案法律法规、标准有很大的冲击。在档案法律法规、标准体系中，《规则》是一个下位规则，应当与上位法律法规、标准相符。然而事实却不是这样。例如“科技档案”这一概念，在《规则》前的《科学技术档案工作条例》(1980年)、《国营企业档案管理暂行规定》(1987年)这两部规章中都使用了“科学技术档案”(简称科技档案)这一概念，后者还称“企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体”。《规则》竭力避免使用“科技档案”这一概念与此相悖。在《规则》后实施的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(2000年12月)、《档案工作基本术语》(2000年12月)等规范中，仍然在使用“科技档案”这一概念，《规则》并未能起到想要起的企业档案工作不再使用“科技档案”这一概念的作用。

《规则》对理论的冲击有两个方面：

一是对分类逻辑原则的冲击。《规则》规定，“以全部档案为对象”是工业企业档案分类原则的首要内容。以企业全部档案为分类对象的，只能是一级分类，即首次分类，二级及二级以下的任何一次分类都是以企业某一部分档案为对象的。一次分类只能使用某一种标准，这是对任何事物进行分类所必须遵循的逻辑原则。《规则》所设置的十个一级类目，分明是使用企业管理职能、档案种类、档案门类三种标准分别对部分档案进行分类的结果，而不是某一种标准对全部档案进行分类的结果。这是违反分类的逻辑规则的。档案分类及类号层次过多，对档案的管理和利用不利。确有必要减少档案分类及类号层次，一级类目中不出现“文书档案”和“科技档案”两个类目，分别将其二级类目作为一级类目，也应当在《规则》的有关条款中加以特别说明。《规则》对工业企业全部档案进行一级分类违反分类规则，这毋庸置疑。

二是对档案学理论的冲击。“名无固宜，约之以命，约定俗成谓之宜，异于约则谓之不宜”(《荀·正名》)。事物的名称经过群众在长期的社会实践而共同认定或形成，这在许多学科中都是存在的。尽管在上世纪80年代初就有人对“文书档案”和“科技档案”这两个概念的科学性提出过质疑，因是约定俗成的，一直以来仍然被大家遵守和沿用。近几年来，出现了“科技档案”“淡化”和“式微”论，可以说这是缘自《规则》的。因为“淡化”(“式微”)论者认为，“企业档案”概念的出现是“科技档案”概念“淡化”(“式微”)的主因。尽管企业档案并不都是科技档案，科技档案也不是全部产生于企业，但因《规则》提出“企业档案”这一概念而摈弃“科技档案”这一概念，一些人这样认为并不是没有道理的。

四、适用《规则》的企业十分有限

《规则》规定“本规则适用于全国工业企业”，而实际只适用于形成档案多的大型、特大型工业企业，因分类层次多和类目设置过多，中小型工业企业和形成档案不多的大型企业均不适用。规模不大，档案不多的中小型企业如强行实施《规则》，一些类目的档案会寥寥无几，一些类目甚至会空置以待有朝一日有关档案的形成。这不是根据档案的实际情况进行的科学分类。《规则》虽然规定企业可以结合实际增加或减少二级类目，但增减过多以致与《规则》大相径庭，就不是实施《规则》了。其实，《规则》应附《大型工业企业档案分类表》和《中小型工业企业档案分类表》，使之具有广泛适用性。

五、工业企业档案分类过于复杂

档案分类应当尽量简化、实用。然而，《规则》却使工业企业档案分类变得更加复杂了，档案归类更难了。不少企业档案工作人员因不知一些档案该归入哪类而烦恼。档案分类不宜过细，这是因为，在广泛使用电子计算机等现代化工具的大中型企业，即使档案再多，只要进行一定的分类和整理编目，档案管理特别是检索利用已经变成易事；在尚未使用电子计算机等工具的小型企业，由于档案数量少，用手工管理、检索档案也无多大困难，分类复杂，类目过多，反而会使管理和检索变得困难重重。

六、按档案保管期限分类存在弊端

档案管理四性原则范文第6篇

一、分类原则定性不当，与一级类目设置反差太大

《规则》第三条称，“工业企业档案分类原则是以全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。”“企业管理职能”是《规则》规定的工业企业档案分类的依据即标准。对分类依据的这一定性，与一级类目的设置大相径庭。在一级类目中，只有“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”四类是按“企业管理职能”设置的，而“产品类”、“科学技术研究类”、“设备仪器类”和“基本建设类”四类是按档案种类(科技档案一门中的四种)设置的，“会计档案”和“干部职工档案”则是按档案门类设置的。这就是说，一级类目是将三部分档案分别按三种依据分类设置的，其中按“企业管理职能”设置的类目只占一级类目的40％，按档案门类和种类设置的类目却占一级类目的60％。抛开同一次分类可否有两个或两个以上的依据不说，只就按“企业管理职能”设置类目比按其他依据设置类目少得多而言，《规则》对工业企业档案分类原则以“企业管理职能”为依据的定性是不准确的。

也许有人会说，一级类目后六类中的档案是在企业的一定职能活动中形成的，尽管类名并不似企业管理职能，也可视作按“企业管理职能”设置的。但后六类档案是分别在党群工作、行政管理、经营管理和生产技术管理中形成的档案的一部分，怎能在按“企业管理职能”设置“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”之后又设立与之并列的其他六类呢?一级类目都是按“企业管理职能”设置说显然不通。一级类目可否按《规则》设置可以商榷，但其分类依据定性不准毋庸置疑。

《规则》除规定以“企业管理职能”为分类依据外，还规定要“结合档案内容及其形成特点”分类。“结合”说是不能成立的，一次分类只能使用一种依据，使用两个以上的依据，或以一个依据为主，结合其他依据，分类就无法进行。事实上，《规则》一级类目是无形中将企业全部档案分成“文书档案”、“科技档案”和其他门类档案三个部分，分别按照三种依据分类的，而不是三种依据的结合。

二、部分二级类目设置欠科学，档案归类难

《规则》第五条规定：“工业企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置。”按照“企业管理职能”分类设置二级类目，无疑只适用于“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”等四个一级类目档案。但是，《规则》第六条“1”规定“党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类的二级及二级以下类目一般按问题或组织机构设置”，“企业管理职能”无论与问题还是组织机构都不具有同一性，不是同一个分类依据。从某种意义上说，第六条“1”是第五条按照“企业管理职能”分类的否定。这种自我否定不仅是不应出现的，而且对一次分类提出前后两种不同依据，档案的分类其实也无法进行。

对工业企业的档案的分类工作来说，重要的也许不是《规则》各条款的文字规定，而是《规则》的附表——《工业企业档案分类表》。工业企业一般要严格按附表行事，只有部分工业企业可以根据档案实际情况增减某些类目。但是，附表中部分二级类目设置不科学，工业企业在对档案进行分类时，一些档案无类可归，一些档案又不知道归入哪一类好，归类难的问题不可否认。

在“党群工作类”下，既设置了“党务工作”，又设有“组织工作”、“宣传工作”、“统战工作”、“纪检工作”等类目。“党务”是指“政党内部有关组织建设等的事务”(《现代汉语词典》第5版，第273页)。组织、宣传、统战、纪检工作都属党务工作。很明显，这些类目是不能与党务工作类目并列的。有关党务工作的档案都归到“党务工作”类目中，组织、宣传等类目就无档案可归了。用规定各类目所属档案的“基本范围”来解决类目设置不严谨、不科学的问题，也不是什么好办法。例如，党委办公室工作大量不是党务工作，其形成的档案却列入其中了。还有，明知“其他事务性工作”不是党务工作，也列入“党务工作”的“基本范围”之中，就更没有道理了。另外，“党委综合性工作”、“党员代表大会或党委其他有关会议”形成的档案，有许多不纯粹是关于党务工作的，归人“党务工作”类不准确，不归入“党务工作”类又无类目可归，使工业企业档案分类处于两难境地。党委会和党代会的文件(如党代会上的纪检工作报告)，按二级类目设置应归人“纪检工作”类(这会破坏会议文件之间的联系)，按“基本范围”应归人“党务工作”类，这也是一大难题。“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”下二级类目设置也存在与“党群工作类”类似的问题。

三、《规则》对档案法律法规、标准和有关理论的强烈冲击

《规则》中“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”是对文书档案的分类类目设置，“产品类”、“科学技术研究类”、“基本建设类”和“设备仪器类”是对科技档案的分类类目设置。《规则》不使用“文书档案”、“科技档案”无疑是经过考虑的。但因隐去了“文招档案”和“科技档案”这两个概念及其对两者实质上的分类事实，《规则》就对档案法律法规、标准和理论都造成了很大的冲击。

《规则》避免使用“文书档案”和“科技档案”这两个概念，对档案法律法规、标准有很大的冲击。在档案法律法规、标准体系中，《规则》是一个下位规则，应当与上位法律法规、标准相符。然而事实却不是这样。例如“科技档案”这一概念，在《规则》前的《科学技术档案工作条例》(1980年)、《国营企业档案管理暂行规定》(1987年)这两部规章中都使用了“科学技术档案”(简称科技档案)这一概念，后者还称“企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体”。《规则》竭力避免使用“科技档案”这一概念与此相悖。在《规则》后实施的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(2000年12月)、《档案工作基本术语》(2000年12月)等规范中，仍然在使用“科技档案”这一概念，《规则》并未能起到想要起的企业档案工作不再使用“科技档案”这一概念的作用。

《规则》对理论的冲击有两个方面：

一是对分类逻辑原则的冲击。《规则》规定，“以全部档案为对象”是工业企业档案分类原则的首要内容。以企业全部档案为分类对象的，只能是一级分类，即首次分类，二级及二级以下的任何一次分类都是以企业某一部分档案为对象的。一次分类只能使用某一种标准，这是对任何事物进行分类所必须遵循的逻辑原则。《规则》所设置的十个一级类目，分明是使用企业管理职能、档案种类、档案门类三种标准分别对部分档案进行分类的结果，而不是某一种标准对全部档案进行分类的结果。这是违反分类的逻辑规则的。档案分类及类号层次过多，对档案的管理和利用不利。确有必要减少档案分类及类号层次，一级类目中不出现“文书档案”和“科技档案”两个类目，分别将其二级类目作为一级类目，也应当在《规则》的有关条款中加以特别说明。《规则》对工业企业全部档案进行一级分类违反分类规则，这毋庸置疑。

二是对档案学理论的冲击。“名无固宜，约之以命，约定俗成谓之宜，异于约则谓之不宜”(《荀·正名》)。事物的名称经过群众在长期的社会实践而共同认定或形成，这在许多学科中都是存在的。尽管在上世纪80年代初就有人对“文书档案”和“科技档案”这两个概念的科学性提出过质疑，因是约定俗成的，一直以来仍然被大家遵守和沿用。近几年来，出现了“科技档案”“淡化”和“式微”论，可以说这是缘自《规则》的。因为“淡化”(“式微”)论者认为，“企业档案”概念的出现是“科技档案”概念“淡化”(“式微”)的主因。尽管企业档案并不都是科技档案，科技档案也不是全部产生于企业，但因《规则》提出“企业档案”这一概念而摈弃“科技档案”这一概念，一些人这样认为并不是没有道理的。

四、适用《规则》的企业十分有限

《规则》规定“本规则适用于全国工业企业”，而实际只适用于形成档案多的大型、特大型工业企业，因分类层次多和类目设置过多，中小型工业企业和形成档案不多的大型企业均不适用。规模不大，档案不多的中小型企业如强行实施《规则》，一些类目的档案会寥寥无几，一些类目甚至会空置以待有朝一日有关档案的形成。这不是根据档案的实际情况进行的科学分类。《规则》虽然规定企业可以结合实际增加或减少二级类目，但增减过多以致与《规则》大相径庭，就不是实施《规则》了。其实，《规则》应附《大型工业企业档案分类表》和《中小型工业企业档案分类表》，使之具有广泛适用性。

五、工业企业档案分类过于复杂

档案分类应当尽量简化、实用。然而，《规则》却使工业企业档案分类变得更加复杂了，档案归类更难了。不少企业档案工作人员因不知一些档案该归入哪类而烦恼。档案分类不宜过细，这是因为，在广泛使用电子计算机等现代化工具的大中型企业，即使档案再多，只要进行一定的分类和整理编目，档案管理特别是检索利用已经变成易事；在尚未使用电子计算机等工具的小型企业，由于档案数量少，用手工管理、检索档案也无多大困难，分类复杂，类目过多，反而会使管理和检索变得困难重重。

六、按档案保管期限分类存在弊端

档案管理四性原则范文第7篇

档案工作既要规范化，又要标准化，具体来讲，就是文档一体化、文件中心理论的规范和标准。所谓文档一体化和就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理。而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。

一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性

文件生命周期理论告诉我们，文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程。这一过程可分为若干阶段，由于各阶段有其不同的价值、作用和特点，各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是四阶段划分法，将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段糅合起来，这种糅合是符合文件运动的特点的，这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。

依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所，其中暂时保存阶段文件尤为特殊，这一阶段的文件要经受时间的考验，有的可能没有价值，可以销毁，有的一段时间内有价值，然后再销毁，有的具有永久保存价值，将来还需要进馆保存，因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。

随着我国高新技术的发展，文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同，将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量，从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期，从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎，这种思想主要来源于为解决文档分离，使电子时代档案工作从根本上动摇，而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。

档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

二、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

档案管理四性原则范文第8篇

吉林省白城市档案馆馆藏档案都是建国后形成的，该馆从1996年开始试行提前接收市直机关纸质与电子档案双套制进馆，到2000年按照档案保管期限表，每年接收进馆的档案全部实现了纸质与电子档案的配套管理。白城市档案馆从科学的数据统计分析中找到了改变馆藏质量的答案。

（一）对进馆档案数量和档案利用率的综合统计分析

白城辖区内6个综合档案馆1981年至2000年20年间档案进馆数量平均每年以20％的速度增长。而档案的平均利用率则由1996年的14％下降到2000年的1．9％，平均每年降低2．4％。可见?熏进馆档案增多，利用档案减少是普遍的现象。

（二）对机关现行文件收发及归档情况的综合统计分析

白城市档案馆依据归档范围及保管期限表，对市委办公室等8个有代表性的立档单位1999年和2000年两个年度文件归档件数占收发文件总数的百分比、进馆件数占收发文件总数的百分比、进馆件数占归档总件数的百分比进行统计分析：

归档件数与收发文件总数比例的平均数由1999年的28％降到2000年的14％；进馆件数与收发文件总数的比例平均数由1999年的17％降到2000年的2．7％（国外不超过5％）。进馆件数与归档总件数的比例平均数由1999年的66％降到2000年的20％。

根据综合统计分析?熏辖区内综合档案馆现存档案需要数字化的比例并不大，档案价值鉴定任务却很重。与其齐头并进全部开展档案数字化工作，不如走先进行价值鉴定后数字化的路子，以收到事半功倍效果。

白城市已在市直机关进行了档案保管期限改革的实践，积累了经验，尽管没有现成的鉴定模式和具体方法，但从思想准备、业务基础、人员素质等各个方面条件已基本具备，完全可以实现新的突破。

二、工作组织流程

组成行政领导和档案业务人员结合、档案局业务指导人员和档案馆业务人员相结合的组织工作体系。领导小组决策鉴定的原则，鉴定小组把握档案取舍、整理小组重新整理纸质档案、现代化小组完成档案数字化任务。

工作流程是集中办公、流水作业、按年推进。

三、具体操作原则

鉴定工作以文件档案保管期限表为主要参考，结合以下原则综合分析具体操作：

年代原则，对不同历史时期的档案采取宽、严不同原则。级别原则，采取本级单位档案从宽、上级或下级单位档案从严的原则。职能原则，涉及市委、市政府及综合部门主要工作的档案从宽、涉及一般部门工作的档案从严的原则。问题原则，涉及综合工作及上级挂号的单项工作的档案从宽、涉及一般性工作的档案从严的原则。有用无用原则，鉴定时只要是无用的档案，不论是哪个级别、哪个年代的都要剔出的原则。凭证作用和参考作用原则，有凭证作用的档案从宽、参考作用的档案从严的原则。不重复原则，采取以主要发文单位为保留单位的原则。档案多少原则，特殊时期保存下来很少的档案可以从宽的原则。特色原则，全国普遍开展运动形成的档案当地党委和政府从宽，有地方特点工作形成的档案主要立档单位从宽的原则。横向推进原则，认真分析了在一个年度内市委、市政府及各部门文件之间横向联系多于一个全宗内各年度文件纵向联系的实际，采取各个全宗齐头并进开展鉴定的原则。

档案管理四性原则范文第9篇

在确定纸质档案数字化范围时当时有几种想法：

1.将档案全部数字化。这种全部数字化从理论上来说是理想的方式，但文档管理中心接收的档案文件在保管期限上与档案馆不同，短期以下的档案都保存在文档管理中心。这些档案有的利用率低，保存价值不高，而且重复档案文件多。将这些档案文件数字化会增加档案人员对数据库的管理和维护的负担。从保密和经济的角度考虑，此方法不能采用。

2．选择使用频率较高的档案数字化。文档管理中心代管45个部门单位的档案文件，各部门单位所产生的文件内容不同，利用需求不同，在范围和程度方面有不同的特点，利用的频率也不同。如果依据使用率来确定档案数字化范围，只强调部门单位的使用需要，而不考虑档案文件存在的价值、档案重复问题会提高扫描的成本。

3．以档案移交进馆范围确定档案文件范围。文档管理中心若干年后要将具有长期以上保存价值的档案文件移交进馆。这样既能保证移交进馆纸质档案与电子档案的一致性，也减轻档案馆日后档案数字化的工作量。

通过分析，确定从实现网络全文查询检索和向档案馆移交档案范围两个方面考虑，将档案数字化范围确定为：45个部门单位文书档案凡是保管期限为30年以上（涉及个人的，的档案除外）的全部扫描。在完成这部分扫描后将短期档案也进行数字化扫描。截至2006年6月已扫描挂接档案2406件，18965页。

开展档案数字化工作应该明确档案数字化工作的目的，明确档案数字化对象选取原则，文档管理中心在进行档案数字化工作方面虽然进行了分析研究，但由于多种原因没有形成一个详细的实施方案，对档案数字化工作中出现的一些具体问题显得无规则。主要表现在：

1.档案数字化范围宽泛。在划定档案数字化范围时，只是从实现网络查看原文和向档案馆移交档案范围两个方面考虑的。虽然从两个方面考虑的，但缺乏全面性。在档案价值、档案保管、资金投入与产出等方面缺乏考虑。范围的宽泛致使在处理工作过程中出现问题时显得束手无策。

2．数字化完毕的部分档案保存价值不高。文档管理中心档案数字化范围确定，凡是保管期限30年以上文书档案全部数字化。由于各部门单位兼职档案人员更换比较频繁，划定档案文件保管期限困难大，档案文件保管期限划分普遍过高。导致数字化的部分档案价值不高。例如，有些部门单位将一般性的单项工作（计划生育）总结作为长期保存。又如，有的部门单位将一次会议形成的文件全部划分一个保管期限，使保存价值不高的文件占据数据库空间。

3．数字化的档案重复较多。重复文件是一个普遍存在的问题。但在档案数字化工作中此问题不解决给后期档案数据备份、系统维护增加很大工作量，造成人力、物力、财力的浪费。例如，区政府办归档的区长办公会纪要文件。文件内容其中包括：讨论各部门单位重要工作的实施方案、重大问题决策、职能局形成的重要文件。会议讨论通过的这部分文件，政府办一并归档保存。但是作为文件形成部门单位也将这部分会议讨论通过审批的文件保存。双方保存的期限都在扫描范围内，造成扫描数据重复。增加了档案人员对数据库管理和备份工作量。也增加了扫描档案的数量。

4．同一类型的问题前后处理不一致。

在档案数字化扫描过程中，出现很多具体问题。例如，中国共产党党员统计年报表。文档管理中心代管的45个部门有36个部门单位有《党员统计年报》表，一份报表有68页，但部分部门单位报表内很多项目是空白的，空白页最多的是37页，最少的是17页。如果按照20页计算，36个部门单位就是720页。扫描前期为保证报表的完整全部扫描了。后期认为长期下去年复一年，大量空白表占据数据库空间，是一种浪费，采取空白页不扫描。

文件批办单和发文稿纸。前期从利用者查阅档案角度考虑，认为利用者查阅文件多数只查文件具体内容，至于文件谁批办的利用者不关心，只将正式文件扫描，文件批办单和发文稿纸没有扫描。后来从发文角度考虑，发文稿纸反映了一份公文流转过程；从文件归档考虑，公文正式形成后，文件与发文稿纸一并归档保存，体现一份文件的完整性应该扫描。

由以上问题看出，档案数字化范围的确定是其工作的关键点。无效数据占据数据库大量空间，是一种人力、物力、财力的浪费。

产生问题的原因是多方面的。解决文档管理中心档案数字化出现的问题，必须研究制定档案数字化工作方案，特别是档案数字化范围研究的确定是解决目前存在问题的核心。

宣武区文档管理中心档案数字化范围的确定应本着安全第一，利用为本原则。并结合以下几个原则确定档案数字化范围。

年代就近优先原则。文档管理中心每年接收机关各部门上一年形成档案文件。这部分文件处于半现行阶段，利用率相对较高。为保证机关各部门利用档案的方便、快捷，当年接收档案文件优先扫描。

档案价值原则。文档管理中心代管的档案在中心满十年后，根据档案文件的保存价值，将保管期限在30以上的档案文件向档案馆移交。为减少日后档案馆数字化工作量，将每个单位符合进馆范围的档案扫描。

公开档案文件优先原则。档案文件保密期限标识为公开的档案文件优先。机关各部门在著录文件时将文件的密级及保密期限一同标识，将这密级标识为公开的档案作为数字化对象优先条件，有利于网上查阅档案，并减少提供利用中的中间（授权）环节。

系统原则。以部门为单位，对45个部门单位档案逐一分析，确定解决各机关单位存在的共性和个性问题的原则及办法。确定详细的扫描范围。保证一个机关或一个单位档案数字化范围的一致性、连贯性、系统性。

服务利用原则。文档管理中心直接为机关提供高效快速的服务。在确定档案数字化范围时，既要从文档中心职能上考虑，也要考虑如何发挥文档管理系统网络查询的优势，在保证档案安全的情况下，扩大扫描范围。保证机关各部门档案利用的方便、快捷。

效益原则。在档案中保存着各种统计报表，统计报表在档案利用中利用率很少。本着投入与产出、成本与效益原则，各中统计报表不作为扫描范围。（或报表扫描，空白表格不扫，减少无效表格占用数据库空间）。

职能原则。区委、区政府、区人大、区政协四套领导班子产生的全部文件扫描。四套班子产生的文件是区档案的核心全部扫描。

来源原则。按照文件的来源区别档案的价值，以我为主。本机关形成的档案优先外机关形成的档案扫描的原则。上级文件、下级文件及相互往来文件不作为重点扫描范围。避免重复。

档案管理四性原则范文第10篇

论文摘 要：档案管理是一门完善的、体系严密的科学。档案管理信息化——新时代档案管理的目标，是数字化技术、网络技术、远程通信技术等现代化先进技术的有机整合，进而形成档案信息远程传输和社会共享的完整服务体系。档案信息化管理面临诸多困难和挑战，任重而道远。

一、当前档案信息化管理面临的问题

电子信息化技术的飞越发展给档案信息化管理带来新的机遇，但我们必须清醒地看到，新一代档案学尚未产生，档案管理信息化仍然存在大量未解决的难题。

（一）面临创新与安全的挑战。原有档案管理制度的核心一是为了快速查询、应用，二是为了确保档案安全。档案管理系统向深层应用发展时，会出现与其它应用系统整合的情况，如文档管理一体化。对于这类整合，必须用创新思维来处理好各方面的矛盾。同时计算机系统和网络本身存在安全缺陷，不仅硬件资源易受自然灾害和人为的破坏，且软件资源和数据信息也易受到病毒的侵扰和毁坏。加之没有相应的内部措施加以管理、安全意识薄弱等因素，可能给网络犯罪分子可乘之机。

（二）面临标准化、法制化的挑战。由于档案自身的复杂性，我国政府的档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。由于多头管理，各有政策，造成了管理标准化的困难。档案的立法也相对比较缺乏，甚至对超过五十年的历史档案必须密都没有明确的法律依据，造成大量档案因密级问题无法发挥其应有的使用价值。

（三）技术支持不全面。一是电子文件在性质上确定了它的保管条件、保管期限等方面存在着局限，若不能很好加以解决，可能会适得其反。二是在档案信息化建设初期，有大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备转化为电子档案，目前我们多数单位使用的平板扫描仪虽然价格便宜，但速度慢，无法适应将原始档案资料短期内完成转化的要求。

（四）人员配备不合理。就目前的档案工作人员来说，既掌握信息技术、又懂档案专业的人才很少，现有档案人员专业知识单一，普通操作型人才居多。从年龄结构看，三十岁以下的年轻人极少，四十岁以上的人员占绝大多数，带来的问题是知识和观念老化等问题。

二、档案信息化应遵循的原则

（一）规范性原则：制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。通过馆藏档案数字化接收电子文件，应该坚持规范性原则，制定相应的规范和法规，只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。

（二）安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。

（三）效益性原则：档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益。要根据自身的能力、馆藏基础，分析用户需求，考虑馆藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，可以带来巨大的经济、社会效益；利用率不高的档案则无需数字化，否则浪费大量的人力、物力和财力。从某种意义上说，特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键。

三、推进档案信息化的策略

（一）建立规范体系。档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。档案信息化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个专业，无法全面实施、推广统一标准。同时，档案信息化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。所以制定统一的、标准的规范体系，切实推动档案标准化、规范化、信息化。

（二）完善安全制度。档案信息化建设最终落实都要靠人来执行，所以人是档案信息化安全的第一道保护屏障。为此，要提高档案人员的警惕性，从根本上铲除黑客对信息系统的威胁。采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。

（三）提高技术支撑。技术是档案信息化建设的生命，没有过硬的技术支撑，档案信息化形同空话。首先，要配备质量可靠、性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备，防止电磁干扰、辐射等影响，从源头上减少自然毁损概率。其次，要设计开发出通用性的档案信息管理软件，使档案信息化建设与办公自动化系统融合贯通。其三，要采取有效措施保证软、硬件安全运行。

（四）加强人才建设。档案信息化建设就是运用计算机和网络技术为社会和公众服务。作为信息化社会的档案工作者必须具备一定的计算机和电子文件管理知识。这就要求我们档案人员不断更新观念，学习新知识，掌握新技能，树立为社会和公众服务的意识。

述上所述，档案信息化管理是一项长期、全面而具体的工作，需要所有档案人员的积极参与与配合。档案队伍素质对档案工作信息化管理的质量起着关键作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界发展的大趋势，档案馆只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时展的需要，更好地服务社会。

参考文献：

档案管理四性原则范文第11篇

【关键词】人事档案；信息化；管理

中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1006-0278(2012)05-051-01

一、四航局档案管理的现状和存在问题

四航局目前的人事档案的管理模式是沿用计划经济时代的封闭式管理模式。在传统的干部人事档案管理模式中，人是单位的人，人事档案也为单位所有，一般不对外使用。这种档案管理模式主要适用于对本单位的人事档案管理，范围相对比较小，收集也是比较集中的，便于本单位的领导及时查看其人事档案，也有利于其档案的保密和保护。这种封闭式的管理模式尽管有其一定的优点，但随着社会主义市场经济的建立和发展，企业人事档案的传统模式逐渐暴露出许多局限。

二、构建四航局人事档案信息化管理系统

人事档案信息化建设是实现人事档案信息化的手段，是一个极其复杂的系统工程，只有充分提高这个手段的科学性、高效性和超前性，才能稳步实现预定目标。

（一）基础设施建设现代化

按照《中组部全国组织干部人事管理信息系统软件设计原则和规范》、《全国档案系统信息化建设实施纲要》和《广东省档案条例》的要求，四航局各单位要增加人事档案信息化建设的投入，加快人事档案信息基础设施的建设。基础设施是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，基础设施的核心是信息网络，它是实现档案信息传输、交换和资源共享的必然选择。人事档案管理部门要统一开发一套功能强大，格式统一的信息系统软件，以满足档案信息化建设的基本要求。

（二）建立完善的人事档案信息数据库

人事档案信息数据库中的数据必须规范，有关人事主管部门应会同档案业务主管部门制定有关标准和规范，并组织实施。否则，格式不一、标准各异的人事档案数据条目，是很难实现人力资源信息共享目标的，在数据项目设置上可以自行增加一些有本单位、本部门特点的项目。建立档案信息数据库是人事档案信息化管理方面十分重要的基础性工作，是人事档案信息化管理系统的核心，它集中了组织、人事部门管理工作所需要的全部基础数据，不仅能够重复使用，提高数据的利用率，而且能够消除重复的数据收集存储，减少数据的冗余，是一个结构比较合理，功能比较完善，可以共享的人才信息资源库，可随时为组织、人事部门的业务管理提供多功能、深层次的信息服务。另外，还要注意信息数据库中数据的更新和收集工作，以保持数据库中数据的采集准确和更新动态信息。

（三）安全保密法规化

在利用互联网实现干部人事档案信息资源共享的过程中，一定要重视人事档案信息的安全保密问题。对人事档案信息要采取有效的安全保护措施，防止人为破坏和泄密。档案管理人员还要有一定的责任心，要熟知计算机知识，对数据库及时备份。根据现有的《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》等法规，结合四航局的实际情况尽快制定出计算机信息安全与保密方面的具体实施办法，如计算机人事信息档案的安全与保密制度、计算机人事信息档案的安全保密防护办法，真正做到有法可依，有章可循。

三、形成全局范围干部档案网络化管理

传统的档案查阅必须到档案保管现场，虽然有一些索引查阅工具，但查阅全率和查阅准率非常低，而且耗时费力，这导致了社会对档案认知程度比较低。信息技术为档案的利用与服务提供了一个新的平台，完全改变了传统的档案利用方式。计算机网络技术为档案信息能超越时间、空间、机构等提供了便利。在档案信息管理系统实现检索功能，向利用者提供内容丰富、形式多样的档案信息，使档案服务工作中的时间与空间概念发生了巨大变化。现代信息技术为档案信息资源共享提供了条件。

在完成人事档案信息数据库的基本资料收集后，则需录入相应的开发软件，形成一个管理系统。随着现代科学技术的发展，各类人事档案管理系统的职能越来越庞杂。为了进行各种决策，对所需要的信息的质量要求也越来越高、分类越来越精细、管理越来越科学。为了适应全局业务部门对人事档案管理管理需要，需要对档案进行精确的管理和查阅，还需要与原有的数据信息型人事管理系统进行对接，充分利用数据信息型信息管理系统的方便性、易统计性和人事档案管理系统的原始依据性、可靠性综合对某些人员的信息进行鉴别、整理和分析，为组织工作提供快捷、精确的信息。为了实现系统安全性和保密性，应该对访问系统的人员进行精确划分和权限设定。

四、提高四航局档案管理工作人员素质和水平

提高人事档案工作人员的整体素质，建设一支高水平的干部人事档案工作者队伍，是人事档案工作改革的基础。工作人员的素质直接影响人事档案工作水平，必须从以下几个方面入手：

首先，人事档案工作人员要具备较好的政治素质和良好的保密意识。要坚持四项基本原则，努力学习和贯彻党的路线、方针、政策，不断提高思想认识和政治水平。其次，要具有过硬的业务素质。人事档案工作者要热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务知识，努力提高业务水平和工作能力。第三，要有较高的计算机操作水平。现代化是人事档案工作的发展趋势，人事档案工作者要想适应岗位要求，必须学会运用计算机贮存、加工、传递档案信息，应用多媒体技术、网络技术等一系列现代化管理手段开发人事档案信息，为全局提供科学、全面、及时的档案信息服务。第四，要熟悉家底，对所管人事档案的内容了如指掌，如数家珍。人事档案工作者既要熟悉本单位人员的整体概况，如人员结构、年龄结构、知识结构等情况，也要了解个体的素质特长、历史背景及现实表现，能及时、有效地为本单位提供人力资源服务，使人事档案部门真正成为“开发人才的参谋部”。第五，要通过培训等方式培养出一支过硬的档案信息化建设队伍。总体上讲，应立足于实际需要，有计划、分阶段、分层次地进行重点培训。

参考文献：

[1]冯毓英.人事档案管理研究[D].中国学术期刊网,中国人民大学硕士论文，2003:15.

[2]胡玉艳.人事档案信息化管理初探[J].山西科技,2004,4:35．

档案管理四性原则范文第12篇

关键词： 档案工作 规范化 标准化 立卷 建设

在新的历史时期下，人们越来越注重档案工作的规范化和标准化建设。档案工作的规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，对档案工作规范化、标准化工作要任务清楚，目的明确，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

一、文件与档案的本质区别

《档案法》第十二条规定：“博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物图书资料同时是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理。”可见，同样是原始记录，并不影响我们对档案与图书、文物进行区分与管理。也许有人会说，既然原始记录性是档案的本质属性，那么文件与档案的本质属性岂不完全相同?的确，由于“文件与档案记录的内容相同”、“文件与档案的物质形态相同”，因而“文件与档案的本质属性相同。原始性和记录性的有机统一是文件和档案的共同本质属性”，［1］所以，文件与档案从本质上来说属于同一事物。但是，有人据此认为，既然文件与档案本质属性相同，那么“文件与档案属于同一概念”［2］。其实，这是对文件与档案关系所作的错误理解。文件与档案之所以属于同一事物，是由于两者的载体与内容完全相同，这就决定了两者的本质属性相同。但同一事物在根本性质不变的情况下次要性质可以发生变化，而恰恰是这种变化使得同一事物的发展呈现出阶段性。所以说，文件与档案是同一事物，但并不是同一概念。我们通常所说的文件与档案是同一事物在不同阶段的两个名称，也就说明了这一点。

二、做好档案工作规范化、标准化的前提工作

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。所以，我们首先要做好公文制发的工作，而公文制发得怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响着日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须注意解决好规范化、标准化的问题，提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。要做好以下四个方面的工作：第一，公文用纸质量要好应该是前提，要统一幅面尺寸、规格、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。第二，注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。第三，公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，保证字迹鲜明、清晰，以利于日后长久保管利用。第四，使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

三、做好档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。立卷归档工作是解决问题、实现目标的关键性工作，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：第一，要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则将会给档案管理造成无序和混乱。第二，明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在以本单位形成的文件为主的原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料，具体问题具体分析，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，从而提高档案利用的效率和效果。第三，在坚持贯彻以本单位形成的文件为主归档原则的前提下，要注意有效地维护卷宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

四、依靠原始材料进行档案立卷，建立电子文件归档制度

除了依靠原始材料设立分管领导和立卷牵头人负责督促检查立卷工作外，还要开展电子文件归档。电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原始材料立卷，要以各单位计算机与信息管理保同为主体，重新建立归档工作队伍。进行这项工作需要新的知识和技术手段，而现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，因此，在进行这项工作以前，要对承担此项工作的人员加以培训，通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。

电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文归档工作，这样才能逐步实现档案工作规范化、标准化的根本目标。

总之，为促进档案工作规范化、标准化的建设，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，建立电子文件归档制度，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

参考文献：

档案管理四性原则范文第13篇

地方立法是在国家不可能以统一立法形式解决全国各地各种复杂问题情况下，对法律条文细化或延伸。也是对有些问题因经验的局限、时机不成熟或各地情况不同，国家立法没有及时统一立法的情况下，地方根据本地特点，在不违反国家法制的前提下，以立法的形式开展地方工作，因地制宜地解决本地问题，使国家法律法规能够在当地得到有效的落实。那么，依据《档案法》和《广东省档案条例》，结合广州市档案工作的实际，制定一个能够解决我市档案事业发展中存在的突出问题、可操作性强、具有广州地方特色的地方政府规章是十分必要的，甚至有些新问题在国家法律法规中没有规定，但因档案实际工作迫切需要规范，确需通过创设新的条款，以填补空白。《广州档案管理规定》（以下简称《规定》）正是以此为切入点和突破口。 一、《广州档案管理规定》的制定背景与依据 （一）广州档案事业需要适应社会新形势的地方法规作保障 当前，我们面临的情况是：法律成为社会调控的主要手段，档案工作已作为国家行政事务、社会文化事业发展中的一个领域纳入社会主义法律调整的轨道；档案部门延伸的领域不断扩大，只要党的中心工作发展到哪里，档案工作就延伸到哪里，档案、档案工作已经成为社会发展的重要组成部分，其公共服务功能已经渗透到社会发展的各个领域，延伸到社会生活的各个层面；档案和档案工作成为经济建设和社会发展的基础性工作，产生的门类和载体日益增多；社会档案意识也逐步增强，社会对档案的管理和利用提出了更新、更高的要求。 但我国上位法还有地方过于原则，有些方面滞后发展，而我市档案综合性立法空白，导致我市执法环境和综合治理不协调。其主要表现在近年来我市档案工作领域中出现的新问题、新情况，如电子政务中电子文件的归档管理、重大活动形成档案的管理、档案信息资源共享、已公开现行文件的利用服务等问题在实际工作过程中缺乏可操作性的法律依据，有的案件在处理环节上也有找不到适当法律条文，在依法治国、依法治市的今天，法律法规缺失状态将较大地影响了我市档案事业的发展。 （二）广州档案地方立法依据充分 1、《立法法》第七十三条规定：省、自治区、直辖市和较大的市的人民政府，可以根据法律、行政法规和本省、自治区、直辖市的地方性法规，制定规章。 2、《广州市行政规章制定办法》政府令（2002）7号文第三条制定：规章应当遵循《中华人民共和国立法法》和国务院《规章制度程序条例》确定的原则，适应本市实际需要，具有地方特色；第八条报送立项的规章项目应当符合基本条件。 3、《档案法》（1996）第二章第六条规定：县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业。 从1996年开始至目前为止，我市13个档案行政管理部门都成立档案行政执法机构和组建了档案行政执法队伍，清理广州市人民政府继续有效的档案工作规范性文件14个，广州市档案行政管理部门继续有效的规范性文件33个，保障了依法行政的组织实施。1998年以来，我市各级档案行政管理部门建立了档案行政执法责任制，档案行政执法人员都领取了档案行政执法证，进一步规范了执法行为。对贯彻《档案法》、《广东省档案管理规定》方面管理制度不健全，保管条件恶劣，管理不善又或者不利于档案安全保管的单位，根据《档案法》、《广东省档案违法行为处罚办法》向有关单位发出《档案执法监督检查通知书》，限期进行整改。2008年，行政执法行为调整10项，新增行政执法行为12项。 二、《广州档案管理规定》的制定及特点 （一）《广州档案管理规定》立法框架 《规定》的立法框架是根据2001年11月16日国务院公布了《规章制定程序条例》，规定制定规章的基本要求，其一应当遵循《立法法》确定的立法原则，符合宪法、法律、行政法规和其他上位法的规定。其二应当切实保障公民、法人和其他组织的合法权益，在规定其应当履行的义务的同时，应当规定其相应的权利和保障权利实现的途径。应当体现行政机关的职权与责任相统一的原则，在赋予有关行政机关必要的职权的同时，应当规定其行使职权的条件、程序和应承担的责任。其三，应当体现改革精神，科学规范行政行为，促进政府职能向经济调节、社会管理和公共服务转变。应当符合精简、统一、效能的原则，相同或相近的职能应当规定由一个行政机关承担，简化行政管理手续。根据以上原则，《规定》的起草主要依据《档案法》、《档案法实施办法》、《广东省档案管理条例》等法律法规和相关政策文件，同时参照了福建、山东、江苏、陕西、甘肃等省，以及上海、武汉、南京、西安、吉林、深圳、珠海等市的立法实践和我市档案工作实践。还有当时考虑立法原则，如果按照章节做，必然有些章节丰富，有些章节单薄。因此，决定《规定》不分章节，共二十五条。分别对立法目的、适用范围、档案机构及其职责、档案的管理、档案的公布和利用、奖励与处罚等问题进行了较为全面而具体的规定。 （二）《广州档案管理规定》的主要特点和创设 条款与上位法和其他城市的档案法规、规章相比，《规定》主要特点突出和强化了公共服务、档案信息化建设、重大活动管理、管理制度建设以及罚则等五个主要特点，其中有些地方是创设条款。 一是突出了档案公共服务思想。如《规定》第十九条第三款规定，各级国家档案馆是同级人民政府公开信息的查阅场所，应当配备相应的设施、设备，通过现场查阅和网络查询的方式方便公众查阅利用已公开现行文件；第二十条第二款规定，档案馆应当建立档案信息公共服务体系和档案信息资源数据库，逐步实现档案信息资源共享，依法向社会提供所保管的已公开的档案信息资源；第二十一条第二款鼓励私有档案向社会开放。这些规定将会推动广州档案事业科学发展。#p#分页标题#e# 二是突出了重大活动档案的管理。重大活动档案是各级档案部门应当集中力量做好的重点工作。 《规定》第十四条规定重大活动主办或者承办单位有义务做好档案的收集、整理和移交；在主办或者承办重大活动之前要通知同级档案行政管理部门，并会同档案行政管理部门制定重大活动档案收集工作方案；同级国家档案馆应当及时拍摄，主动收集照片、录音、录像等声像档案。为了便于操作，第十四条第四款对重大活动的范围作了界定。 三是设计了具体的管理制度。《规定》对新设机构档案管理登记备案（第七条）、档案（包括声像和实物档案）移交（第十条、第十二条）、档案征集（第十一条）、重大建设项目档案验收（第十六条）等工作的范围、期限及程序等作了具体规定，增强了可操作性。 四是细化了行政处分和处罚规定。《规定》第二十三条、第二十四条是针对《规定》中各条款相对应所设的义务，具体列出了应当给予行政处分和处罚的行为，使处罚的主体也更为明确，从而保证《规定》在实际工作中能够得以有效贯彻实施。 与上位法相比，《规定》创设了不少新条款，这些新条款具有突破性，对创新机制，加强监督，落实责任，具有重要意义。 （一）《规定》第三条：该条第二款首次明确了各级人民政府应当把档案信息化建设纳入当地信息化建设的整体规划，统一设计和实施，为档案信息资源的共享打好基础。 （二）《规定》第七条：规定有关单位建立档案工作机构或者指定专人后，要向同级档案行政管理部门登记备案。第七条是本《规定》的一大亮点，对档案管理机构的登记备案的管理权力直接派生于档案行政管理部门对档案工作的监督指导权。我市行政区域内单位众多，变化较为频繁，且不断有新单位成立。由于目前没有开展档案登记备案工作，档案行政管理部门较难准确掌握各单位的档案管理情况，影响了监督、指导服务的效果，更影响到我市国家档案资源的完整收集、规范整理和安全保管。因此，有必要创设实行登记备案制度。《规定》第七条第一款规定机关、团体、企业事业单位、其他组织和各级人民政府设立的临时机构应当自成立之日起三个月内建立档案工作机构或者指定专人负责本单位的档案工作，同时向同级档案行政管理部门登记备案。 （三）第九条：对归档电子文件的转存和抽检做出了规定。2003年国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》对电子文件的归档管理作了规定。为了保证电子文件归档齐全完整和有效利用，《规定》第九条规定了电子文件在形成后应当即时归档，实行“双轨制”，具有永久和长期保存价值的电子文件应当同时制成纸质文件归档保存，并使两者建立互联。为保证归档电子文件长期有效可用,第九条第二款根据国家标准《电子文件归档与管理规范》首次对归档电子文件做出了的每4年转存一次和每满4年进行一次抽样机读检验的规定。为保证电子文件归档管理工作得到落实，第九条第三款规定这项工作应由专门机构或专人负责，并将电子文件管理的全过程纳入文件管理制度和岗位职责。 （四）第十一条：细化了各级国家档案馆应当收集、征集的档案、资料的类别。从全市范围来看，我市档案资源比较分散，不利于档案资源的整合与有效利用。广泛征集分散在其他组织或个人手中的档案、资料，是档案馆目前面临的一项迫切任务。但由于缺少可操作性强的法律法规依据，使得征集工作面临很大困难，成效不够理想，因此《规定》第十五条就档案的征集工作做了规定，并进一步细化了应当收集、征集的档案、资料的四种类别，使档案馆收集工作更为明确。 （五）第十四条：列举了应加强档案管理的重大活动的六种情形。重大活动产生的重要档案，是我市经济建设和社会发展的真实记录，是同级综合档案馆重点收集和保管的档案。但由于承办或举办这些活动通常是时间紧、工作量大，组织者往往会忽视档案管理问题，很容易出现档案收集不全、保管不善的问题，造成不可弥补的损失。为加强对这类档案管理，兄弟省市地方法规和规章中也有关于加强重大活动档案管理的条款，但对于“重大活动”的范围，上位法和兄弟省市立法都未明确。第十六条第四款则首次对重大活动的范围进行了划定，列举了重大活动“党和国家领导人在本市的公务活动”等六种情形。 （六）第十九条：规定了各级国家档案馆是同级人民政府公开信息的查阅场所。《规定》突破了档案工作中原有的重为机关工作服务，轻为人民群众服务，重收集保管，轻开发利用的观念，与上位法相比，通过第十九条第三款首次规定了各级国家档案馆是同级人民政府公开信息的查阅场所，应当配备相应的设施、设备，通过现场查阅和网络查询的方式方便公众查阅利用已公开现行文件。 三、《广州市档案管理规定》对广州档案事业发展的促进作用 一次立法不可能把所有问题一揽子解决，但由于立法，可以使解决所暴露的一些隐性矛盾明朗化，一方面为地方档案行政管理部门强化依法治档实践创造制度化、规范化的平台，另一方面加快了依法治档的保障体系的建立。 一是促进完善各项配套制度建设，保障《规定》的推行。围绕《规定》条款，我市各级档案行政管理部门和各级档案馆建立健全了相关的配套制度，如档案行政执法人员培训上岗制度、档案行政执法监督检查制度、档案行政执法责任公示制度、档案规范性文件备案审查制度等各项配套制度，用制度规范和约束执法行为，从多角度、多层面有效保障《规定》的推行。按照《规定》等法律法规的规定，我们对行政处罚、行政许可、行政检查、行政强制、行政奖励、行政确认等行政执法程序做了进一步完善，在每个执法岗位设定了工作程序与工作标准，制定了详细的执法程序流程图，全面规范档案行政执法行为。 二是提高制度建设质量。要提高制度建设质量就应完善规范性文件制定程序，规范和监督档案行政行为，确保法律制度的全面实施。《规定》制定过程，主要采取与法制部门共建，以媒体网络形式公开等形式，符合国家法律法规规章的规定，接受机关团体以及公众的意见和建议，体现合法、公开的原则。#p#分页标题#e# 三是强化档案法制机构统一审核职能。今后凡市档案局起草或者参与起草的规范性文件，必须由本局档案行政执法责任制领导小组归口审查，同时，将市档案局制定的规范性文件按照规定程序及时报送市法制办备案。建立规范性文件实施效果评估制度，定期对规范性文件的实施情况进行评估。 四是使清理规范性文件工作制度化。适时对制定的规范性文件进行修改和废止，切实解决法律规范之间的矛盾和冲突。 五是促进制度建设公开化。档案规范性文件等制度的出台，应根据具体情况采取座谈会、听证会或者在公共媒体以及网站公布等方式听取意见。

档案管理四性原则范文第14篇

关键词档案管理 工作 规范化

档案工作繁琐枯燥，但对工作的开展却极为重要，所以这就要求档案工作必须规范化、标准化。为了使档案工作进一步规范化、标准化，应该采取以下措施：

一、健全档案管理制度

建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

二、严格公文的制发

公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也决定了日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。提高公文质量，首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，这有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施。 ，

三、采用信息化管理手段

信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。

四、实施“以我为主”的立卷归档原则

“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则，这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。

五、提高纸质档案立卷的质量

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷问题与人防工程档案案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

六、加强对特殊载体档案的管理和保护

特殊载体档案是指国家机构、组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、光盘等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的记录。特殊载体档案是一个单位档案的重要组成部分。随着社会的及办公条件的改善，在机关工作和各类业务活动中形成了大量的特殊载体档案。特殊载体档案有较强的时效性和特殊的归档要求，如果不及时归档，日后难以追忆齐全和准确。所以这就要强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对特殊载体档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。要结合实际，创造条件，力求妥善保管，从长久保护和利用考虑。

七、做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平

档案管理四性原则范文第15篇

一、建立健全切合实际的档案管理制度

档案种类繁多，形式各异，有日常文书档案、业务档案、电子档案等，要实行规范和管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《中华人民共和国档案法》为指导原则，首先要加强硬件的建设，存放档案必须有专用库房，并设有专柜，便于查找，做到科学管理，排列整齐，并健全检索工具。库房要经常通风，做到整洁卫生，库房内不准吸烟，以免发生火灾，做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案寿命，其次，建立档案工作网络，由领导负责包括业务档案在内的档案工作的领导，提出业务档案工作的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，对档案管理进行督促指导。

二、做好文书以及电子文件的处理工作

工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化。在现今的网络工作环境下，电子文件也属于档案的一部分，由于电子文件与传统纸质文件有很大的差别，电子文件通常以脱机方式保存。

三、严格公文的制发

公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的，可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时也决定了日后档案质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打基础提高公文质量，首先是公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排。二是要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致。三是公文字迹要牢固清晰。各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，这有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施。

四、实施“以我为主”的立卷归档原则

实现档案工作规范化、标准化的根本目标，就是实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化、乃至现代化的一个重要原则。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标，就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。注意解决好三个问题：一是准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的则不能立卷或归档。否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时又要注意防止应归档文件的散失。