商务信函范文

写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。

口语化

每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Yourletterhasbeenreceived”，“Yourcomplaintisbeinglookedinto”而不是“Ihavereceivedyourletter”或者“Wearelookingintoyourcomplaint”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。

想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说“Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday”。既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday”？放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。

语气语调

由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。

真诚

不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。

【摘要】商务信函是商务交际活动中的一种书面表达文体，其中礼貌用语具有独特的特点，在商务英语信函中礼貌用语被广泛使用。不仅能够丰富语言研究，而且对商务英语信函的写作有着重要的指导作用。本文采用语境顺应论和动态顺应论为根据阐述商务英语信函中礼貌用语的使用。而语言的顺应论则是指能够让语言使用者从可供选择的项目中作灵活的变通，从而满足交际的需要。对商务英语信函的写作具有一定的指导作用。

【关键词】语境顺应论；动态顺应论；商务信函；礼貌用语

1基于适应性理论的商务英语信函礼貌语言分析

如果收信人按照写信人的意图来解释信息，即信件达到了写信人的目的，那么商务信函就被认为是成功的。一封好的商务信函不仅能促进商务和贸易，而且能促进写信人和收信人之间的关系，而达到这一目的的常用手段之一就是礼貌用语。本文从顺应的语境关联和顺应理论的动态性出发，对商务英语信函中的礼貌语言进行了详细的分析。显性礼貌是指语言交际中所使用的语言似乎是正确的，对听者似乎是礼貌的，但实际上被听者认为是不礼貌的。另一方面，隐性礼貌是指无论使用何种语言形式，最终都会产生礼貌效果；说话都被认为是礼貌的。显性不礼貌和隐性不礼貌与显性礼貌和虚拟礼貌正好相反。如果一个人说，“我想知道你是否介意我问你帮我的一个好朋友忙。在一个非正式场合，显然礼貌和虚拟无礼，这意味着即使句子听起来礼貌，它仍然被认为在那个特定的上下文中是不礼貌的。

2基于语境顺应性相关理论和顺应性动态理论下商务英语信函中礼貌语言的研究

在商务英语信函的沟通过程中。作者和读者都是交际的参与者，同时也是交际语境中的主导者。他们对商务信函中信息传递意义的理解是基于他们以往的经历、商务信函中信息传递以及双方关系等多重因素构成的语境。这些因素可能影响他们对信息的理解和解释。众所周知，不同的人会对同样的信息给出不同的解释，因此如果作者想让读者了解商务信函传输的信息，他应该创建一个理想的上下文通过使用适当的表达目的转达他的意思。礼貌用语是构成理想语境的重要因素。礼貌语言和基于上下文的作者是能够削弱其他因素的影响，如文化差异和不同的教育背景，传达一种友好而礼貌的信号的读者，这将引导读者与作者构通目的，帮助作者实现的终极目标。

3运用顺应论的语境关联分析商务英语信函中的礼貌语

3.1运用顺应论的语境关联分析

商务信函常用语

a.我们愿与贵公司建立商务关系。

Wearewillingtoestablishtraderelationswithyourcompany.

b.我们希望与您建立业务往来。

Pleaseallowustoexpressourhopeofopeninganaccountwithyou.

c.我公司经营电子产品的进出口业务，希望与贵方建立商务关系。

Thiscorporationisspecializedinhandingtheimportandexportsbusinessinelectronicproductsandwishestoenterintobusinessrelationswithyou.

2．自我推荐

［摘要］委婉语能够减少人际交往摩擦，使语言交际在和谐融洽的基础上实现沟通目标，取得良好的交际效果。文章以顺应理论为视角，对商务英语信函中委婉语的生成进行顺应性解释，并结合关联理论分析该文体中委婉语的理解机制，以期减少商务英语学习者和工作者的语用失误。

［关键词］委婉语；顺应理论；关联理论；商务英语

信函无论是在日常生活还是在商务交际中，使用委婉语这一语用现象无处不在。束定芳认为，交际者为了礼貌、自尊或是获得某种暗示效果而使用委婉语[1]。委婉语是交际者在遵守交际规则的同时，为达到交际目标所采取的特殊语言。委婉语是交际者根据对方预期进行语言表达上的调整通融，顺利实现交际目标的重要手段。鉴于其在语言交际中举足轻重的作用，委婉语历来受到语言学家的关注。委婉语的相关研究日趋成熟，众多研究者从修辞学、语义学、模糊语言学、社会语言学等角度入手，对委婉语进行了分析。但这些研究往往是静态描述，鲜见对委婉语认知语用机制的探索。本研究以商务英语信函这一文体为载体，从顺应理论和关联理论的视角探讨委婉语生成和理解的认知语用本质。该研究有助于读者加深对商务英语信函文体特征以及委婉语语用策略的认识，也对商务英语函电教学的创新与改革具有一定的现实指导意义。

一、理论基础

（一）顺应理论顺应理论是由瑞士语言学家Verschueren提出的。他指出，为实现交际目的，交际者会根据交际语境的变化，灵活选择不同的语言手段。顺应理论研究交际者应该怎样顺应语境做出语言选择，并探索交际过程中交际者的心理机制？Verschueren认为，选择语言的过程是对语境因素、语言客体的动态顺应，从而产生一定的意识凸显度[2]。国内学者钱冠连将顺应理论引入中国，并总结了顺应理论所提出的语言的三大特性：变异性、协商性和适应性[3]。正是由于语言具有这三个特性，语言使用者必须做出有效的选择。1.变异性变异性是指交际者在使用语言时有诸多的选择，而且这些选择不断变化，不是稳定不变的。选择的内容不仅包括语言的形式，还包括交际策略。交际者可以根据交际目的，从这些形式和策略中做出选择。2.协商性这些选择既不是机械的，也不是根据严格的规则所做出的，使用语言的整个过程就是在灵活原则的指导下，从各种各样的可能性中不断地选择语言形式和策略，所以它一直是可以协商的。3.适应性适应性是指交际者通过某种可能的、可协商的语言选择来满足交际的需要。适应性不是不可逆转的，可以根据预先存在的情况做出选择，并且还可以通过做出的选择来改变或调整这些情况。顺应理论认为交际者根据语境的不断变化而做出语言选择。语境是语言交际的产物，可分为语言语境和交际语境。语言语境也叫信道，是指在交际过程中为适应语境而在句法结构、上下文衔接、语言连贯等方面做出的语言选择。交际语境是与交际双方相关联的物理世界、社交世界和心理世界。下图为语境顺应关系示意图[2]。语境由不断被激活的语境因素和客观存在的事物动态生成，随着交际过程的发展而不断发生变化[4]。交际者要动态顺应不断变化的语言语境和交际语境，才能实现语言交际的目标。委婉语是交际者为避免尴尬或冒犯对方等情况出现而选择的间接表达方式。特定的交际语境是产生委婉语的基础，在物理世界、社交世界以及心理世界的相互作用下，委婉语通过语言语境即信道复制和传播。因此，交际语境对委婉语的选择与使用起到决定性的作用。

（二）关联理论关联理论是由Sperber&Wilson提出的语用学理论，它以认知的视角探究明示推理交际，分析了语言使用者对语言交际的认知过程和话语本身与语境的关联性[5]。关联理论认为，语言交际是“明示—推理”的认知过程，是交际双方对认知环境再认识和互明的过程。当交际双方的认知环境中所呈现的假设一致时，会出现认知环境重叠，这种重叠便是双方共同的认知环境。这个认知环境下的所有假设都是互为显映的。交际成功与否的关键就在于双方对彼此的认知环境能否相互显映。说话人依据对受话人的性格、喜好、认知能力等方面的判断，选择合适的语言明示交际意图，而受话人则根据明示进行语言解码，激活关联语境，推理说话人的交际意图。关联理论认为每个明示性交际行为呈现的假设都应具备最佳关联性，即说话人的明示刺激足以引起受话人的注意，受话人为获得关联语境只需要付出最少的努力。换句话说，关联理论强调说话人要尽可能站在受话人的角度，选择与当下认知环境最具关联性的语言，使受话人以最少的认知努力取得最佳的交际效果。关联理论偏重对语言交际的理论分析，强调人类的认知在语言交际中的作用，没有考量人类所处的社会文化环境等因素对交际的影响。对于使用话语的具体规律，其描述不够充分。顺应理论注重语言的功能性分析，将语言使用与社会文化各方面因素紧密结合，详细描述话语意义产生的过程和规律，弥补了关联理论在描述上的不足。但是与关联理论相比，其理论基础不够扎实，因而解释力也较弱。所以说，分析委婉语的认知语用机制，顺应理论与关联理论各具优势。

二、商务信函委婉语的生成

使用委婉语这一语用现象是顺应语境的结果。委婉语在商务英语信函中被广泛运用，可以说已渗透到外贸业务的各个环节之中。为了开发目标客户，取得客户的信赖并妥善解决问题纠纷，营造完美的企业形象，写信者通常会顺应对方的情感和心理需求，考虑社会环境、言语行为的准则等因素，婉转含蓄地表达自身的想法与期待，在创造和谐氛围的同时达成预期的目的。商务信函委婉语的生成是写信者选择语言和交际策略的动态过程。这种选择并非随意为之，而是在符合双方的物理世界、交际世界或心理世界的前提下，写信者所作出的恰当选择。

一、情景语境特征

商务英语信函多用于国际贸易交往中，是英语文化中的一种特殊的语篇。根据情景语境的三个变项,商务英语信函的情景语境可以描述为：

话语范围：涉及外贸交易的各个环节，如下订单、跟进业务、付运、存货、付款等等。

话语基调：正式的，商务信函具有合同性质，是双方经过多次交往而达成的交易。

话语方式：用于阅读的书面语，具有较强的语境独立性，属于信函。

商务英语信函情景语境的这三个变项制约着语言的选择，使得语篇表现出特定的语域特征。

二、语言特征

1.词汇特征

摘要：本文参照韩礼德和赖清燕对主位的定义和分类，及朱永生和严世清对主位推进类型的分类，采用随机抽取、逐句标注的方式对不同质量等级商务英语信函中主位的选择、主位推进使用的特点进行了分析。分析表明：在商务英语信函写作中，作者更倾向于使用单项主位和复项主位，其次为句项主位；在主位推进类型的使用上，除交叉型没被使用外，述位同一型、延续型、主位同一型都有所使用，且使用频率较为均衡。此外，商务英语信函写作质量越高，单项主位的使用越少，复项主位和句项主位的使用越多；随着信函写作质量的提高，写作中的有效主位推进模式所占比例也有所上升，使得文章更加连贯。

关键词：主位选择；主位推进；商务英语写作；连贯

一、相关研究综述

国内关于商务英语信函写作的研究大多从宏观角度着手，如研究商务英语写作的教学实践等。部分相关研究也从微观角度进行，即研究商务英语信函写作中的话语本身。其中，对于商务英语信函写作连贯的研究不算多，大部分关注词汇和语义层面。从主述位角度对英语写作的研究相对丰富，主要是对比EFL/ESL和英语母语人士英语写作中主位和主位推进的特点（Ebrahimi&Ebrahimi，2012）、探讨主位和主位推进与英语写作连贯关系（Alvin，2015；王学文，2010）、研究影响英语写作中主位和主位推进选择因素（North，2005）等。目前，从主述位角度探讨英语写作连贯的研究不在少数，但大部分都集中在对主位推进模式的分析上，只有少数同时关注主位选择。这些研究主要集中于一些特定类型的英语写作，如议论文、考试作文和论文英文摘要，极少触及商务英语写作。尽管部分研究也关注商务英语信函写作技巧或商务英语信函的连贯，但很少有人把这两者放在一起讨论。

二、理论框架和研究方法

（一）理论框架功能语言学家把主位与述位分别定义为“充当信息出发点的成分”和“信息中扩展主位的其余部分”（Halliday&Matthiessen，2014）。根据复杂程度，主位常被分为单项主位、多项主位和句项主位。参照赖清燕（2003）的分类，本研究把多项主位分为三种，分别是篇章主位+概念主位、人际主位+概念主位、篇章主位+人际主位+概念主位。此外，句项主位也被细分为常见的一般句项主位和篇章主位+句项主位。语篇中前后句主位和述位以某种方式相关联，后面句子选取、重复并进一步阐明前面句子中重要的概念，这一过程构成主位推进。本研究以朱永生和严世清（2001）对主位推进模式的分类为框架，把主位推进模式分为四类：主位同一型、述位同一型、延续型和交叉型。

（二）研究方法本研究主要收集了24篇商务英语信函，这些信函写作全部来自剑桥商务英语高级证书考试（BEC）官方真题辑二、三、四的参考答案，其官方评分质量等级被视为写作质量的直接参考。剑桥商务英语证书被视为从事国际商务业务人士的英语“通行证”，本研究语料来自该考试的最高级别，具备一定的权威性。为了解主位选择与主位推进模式的使用对商务英语信函写作连贯的影响，本文提出以下三个研究问题。1.在商务英语信函写作中，主位选择和主位推进模式的整体特征如何？2.在五种不同质量的商务英语信函写作中，主位选择和主位推进模式的使用有何异同点？同写作质量有何关联？3.分析商务英语信函的主位选择和主位推进模式对如何写出一篇结构清晰的商务英语信函有何指导意义？

三、结果与讨论

一、英语商务信函的文体特征

（1）词汇特征

1）商务英语在遣词造句方面显得准确无误，大多数时候运用较为常见的词语，确保被对方接受和理解，但又避免口语化。

2）运用了较多的简写词汇和缩写词汇。在全球性的商务活动发展过程中，大量简化和缩写的商务英语高频词汇被广泛接受，这样就很容易让使用者理解和接受。

3）较多地运用专业术语，它是国际贸易中主要的交流工具。

4）礼貌用语被广泛应用。在商务英语信函中，会最大限度地运用礼貌用语，虽然对初学者而言，此类用语看似繁冗，但事实上只要掌握了规律，就可以很娴熟地使用而且还有助于把握信函的总体结构。

5）运用了较多的同义词以及近义词，展示出在商务英语信函中多元化以及灵活性的语言风格，而且它们的具体用法以及含义也有所区别，这展示出商务英语信函在遣词造句方面的精准性。商务英语有着特殊的语境，这影响了许多词汇的具体语义。因此买卖双方都要意识到商务词汇在具体语境中的准确含义，将它和一般性词汇区分开来。例如，balance以及quote表示“平衡”以及“引用”，而在商务英语中，它们的含义却是非常特殊的。例如，Westronglydemandimmediatefullorpartialpaymentwithastatementofwhenyouwillpaythebalance（.我们坚决要求你们立即向我们付全款或部分款项，但是要承诺何时付清余款）；Theirpricesarealwaysquotedindollars（.他们总是以美元来报价的）。此处的balance以及quote分别表示余款和报价。

（2）句法特征

目前，我国加入世界贸易组织后，与国际的交往日益平繁，在世界各种商务沟通中，英语作为一种世界语言，起着极其重要的作用。本文从实用性的角度出发，向读者介绍最能体现国际商务英语写作特征的几个特点，即语气，6C原则及文体的特点，使读者了解其精要，在国际商务沟通中流刃有余，创造更多的利润。

众所周知，商务英语是指非英语母语国家在国际贸易中所使用的一种特殊的概念，更准确的说，它包括普通商务英语和专业商务英语。前者是指那些与商务活动有关的书籍、杂志、新闻等，后者只包括文件、法律、规章、信件、专业理论和商务活动中惯例。

因为商务英语是与国际贸易紧密相连的，所以很多非英语母语的外国人在研究商务英语时的目的就是和美国、英国等讲英语的国家做买卖，或者是在本国的外国公司打交道。

国际商务英语最主要的用途就是交流。在我们的日常生活中，特别是在商业活动中，我们需要彼此熟悉有关商品的各种信息，包括名称、价格、质量、数量等等。贸易双方需要首先建立贸易伙伴关系，并在贸易条款上制定详细的协议，所有的这一切都需要双方的相互交流。我国加入世界贸易组织以后，随着商业、文化、科学、技术和信息方面的交流不断扩大，英语，作为国际交流的一种主要工具，在世界贸易中起到了决定性的作用，所以，从某种程度上来讲，国际商务英语也是一门艺术，它的目的就是赚钱。在我们国家来讲，掌握了商务英语，就为大学生就业拓宽了就业渠道，从另一个角度讲，也是为我国的经济建设服务，因此，有必要了解并掌握国际商务英语的特点。

国际商务英语写作主要是指商务信函、备忘录、电报、传真等。在国际商务交流中，书面形式的信函就特别重要，它是一种有法律销路效率的记录，所以国际商务英语的信函必须在用词上目的明确，措辞准确，格式正规。清楚的，有效的商务写作不仅读起来顺畅，同时也能最大限度地传递信息，对你的事业也是大有好处的。商务英语的主要特点如下：

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一、把握国际商务英语的语气

国际商务英语写作中语气是很重要的，仓促而就的信函不会有效甚至还会惹恼对方而黄了一柱生意，所以我们必须从以下几个方面注意。