档案信息化论文范文

档案信息化论文范文第1篇

一、信息化发展的背景

1、信息系统对业务的覆盖率逐步提高

自上个世纪90年代后，互联网应用的普及和信息经济的兴起，带动了电子政务、电子商务和社会信息化的全面发展。

仅从政府角度看，我国电子政务经过十多年的发展，形成了一定规模的信息化基础设施，建设了大量的电子政务应用系统，正在经历由传统运行方式向以网络为基础的信息化运行方式转移的过程。以北京市为例，“十五”期间，全市1186种政府业务，运用信息化实现的有591种，建成726个业务支撑系统，50%的政府业务通过信息化手段实现；各级政府和业务部门高度重视业务应用系统的开发和应用，约90%的市、区政府部门建设了局域网，超过90%的政府部门达到了人均1台计算机，有90%的政务部门已建成或正在建办公自动化系统，其中无纸化程度达到50%以上的部门占80%。①

2、基于网络平台化的信息共享和业务协同

互联网技术和应用的快速发展，无论是政府还是企业的信息化，都受到战略管理和服务客户的强烈驱动，在不断地扩展信息化的应用领域和内容，朝着基于统一网络管理平台，跨部门信息共享和业务协同的方向发展。

政府各机构在履行经济调节、市场监管、社会管理和公共服务四项基本职能过程时，正越来越广泛地采用信息技术来实现。由于应用目标的整体性，要求政府业务系统、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市业已建立了连接各级政府机构政务系统的政务内网平台，通过信息交换平台和政务门户网站，各级各类政府机构可以实现协同办公和信息共享。又如，北京市东城区首创的网格化城市管理模式，通过综合的信息化手段，实现了对城市各类基础部件的综合管理。再如，“首都之窗”网站群作为政府门户，正把更加全面的政府公共服务纳入到信息化应用范围。②

企业信息化应用模式早已脱离了个别业务系统孤立应用的阶段，步入了企业战略协同系统应用阶段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企业资源计划）最具代表性。ERP是20世纪90年代提出来的，目前已发展为企业管理信息系统中最为流行的一种形式，几乎是企业信息化的代名词。ERP系统以经营资源最佳化为出发点，全面整合企业的供销存、财务、计划、质量、制造等核心业务，并最大限度提升企业各项经营资源的应用效率。

实现统一的网络平台管理，进行系统协同整合，核心的内容就是要进行应用系统及数据集成，建立可以共享的统一数据管理结构。建立一致的数据规格标准和建立统一的数据管理、应用规则，是实现应用系统和数据集成的主要途径。如何建设与上述信息化环境配套的电子档案的统一管理、共享利用的机制、模式，网络环境下的档案馆如何构建和运作，都是需要深入探讨的问题。

3、信息资源战略成为信息化核心内容

2004年12月国家颁布了《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》，标志着我国的信息化步入了以开发利用信息资源为重心的发展阶段，这既是信息化向其本源的回归，也是我国信息化发展到一定程度的结果。

从国家层面来看，信息资源开发利用，就是借助于信息化手段，为提高政府公共服务能力、增强政府能力建设、推动和谐社会发展为目的，形成政府信息资源、社会信息资源综合开发利用的局面，同时推动信息资源产业发展，促进我国经济社会的可持续发展。政务信息资源的开发利用紧紧围绕政务公开、重大基础信息库和重点业务应用系统的建设进行。社会信息资源开发利用重点是强化农业、科技、教育、卫生、社会保障、档案等领域的公益性开发和利用。同时，国家将研究制定鼓励信息资源产业发展政策；健全信息资源市场监管制度，完善网络环境下的著作权保护，提高审批效率，扩大登记备案和事后监督的范围；研究制定政务信息资源社会化增值开发利用的财政政策和信息资产管理办法；制定信息资源开发利用标准体系表，优先制定并大力宣传贯彻信息资源分类、共享、基础编码等国家标准；推进公共文献基础数据库建设，积极开展社会化服务。③

从机构层面，信息资源开发利用是信息资源服务于战略决策、满足客户信息需求和提高业务管理信息提供水平的客观发展需要。从信息化发展的进程上来讲，信息系统总是由满足业务处理、运行需要开始，信息资源的开发利用遵循着数据—信息—知识的过程。机构层面的信息资源开发利用总是从系统集成、数据集成开始，在整合的数据仓库基础上进行数据的挖掘和满足不同需要的数据应用。这实际上类似于我们传统的档案管理利用流程，应当把它纳入到信息化条件下的档案管理内容范畴。

二、信息化条件下档案管理的若干问题

信息化系统正在演化成为各类组织业务运行的基本方式，网络平台正逐渐成为政府机构、企业信息运动的支撑平台。对档案管理活动而言，各类组织运行平台的变化，给我们提出了很多基于数字化概念的新问题，这些问题需要我们去深入思考，探索符合信息化特点的新思路和新方法。

1、电子文件长久保存和长期可用问题

人们把以数字化方式记录的文件，统称为电子文件。电子文件在性质、形式上与纸质文件的不同，无疑是档案界最先感受到和最先关注的信息化带来的变化和影响。由模拟方式转变成数字化的记录方式，主要的问题有三个：一是电子文件的长久保存问题，数字化信息复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料，都给电子文件的长久保存带来困难。二是电子文件的证据力和法律效力问题，这包含了对数字方式所记录信息的真实性以及获得、保持信息真实性方式方法的可行性、可信性问题。三是数字化信息与载体的依附关系问题，数字化信息的组织是通过编码形式完成的，人们处理、传输、存储和显现数字化信息，要借助能处理这些编码的信息技术设备间接完成，因此，数字化信息依赖于元数据、数据格式、软件系统和硬件系统才能够被处理、存储和显现。综上所述，电子文件的复杂性、变化性、多样性是过去纸张载体所没有的。

归纳起来讲，目前解决电子文件真实性、长久保存、长期可用的途径主要有如下几类方法：一是通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》所选择的管理方式，方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。二是通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。三是提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。四是分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息存在形式，不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以XML作为标识规范的方法，等等。

为了解决上述问题，国内外都作了相当多的探讨和尝试。首先，各国都倾注力量，制定系统成套的和普遍适用于各类信息系统的电子文件管理需求规范和档案系统标准，力求把问题解决在电子文件的形成阶段，达到电子文件永久保存的目的。如澳大利亚的国家“数字化保管动议”，通过建立文件管理国家标准、文件管理元数据规范、文件系统设计与实施程序等标准规范，保障电子文件的长久保存。其次，从数字档案的永久性入手，研究具有长久保存价值的数字档案的系统化保存、保管方式，如美国国家档案与文件署（NARA）于1998年开始，耗时6年时间对永久保存电子文件的可能性、保存技术、保存系统的功能需求进行了全面的论证和试验⑤。第三，研究数字化适用载体在各种状况下的长久保存问题，如荷兰2000年启动了“数字保存试验”项目，针对政府常用的电子文件类型，进行了迁移、采用XML格式和仿真三种数字保护方法的试验，评价各种方法的效果、局限性、费用及应用的可能性。第四，在我国，通常采用的方式是，档案部门站在长久保存的立场，通过归档要求的约束，保障电子文件的可靠性，如《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行业主管机构也制定了相关规范或标准，如建设部的《城建电子文件归档与电子档案管理规范》。

2、多种类型数字化信息的档案化问题

在电子文件数量快速增长的同时，其种类也日益丰富，包括文本文件、电子报表、电子邮件、图形、图像文件、视频文件、网页文件、数据库文件等。数字化信息的复杂多样，具有传统纸质文件所不具有的性质，因此，这些数字化信息的档案化在总体上处于随机状态，有些数据累计存储在业务数据库中，有些被定期销毁，有些则被迁移到临时载体上。如果不能建立系统型的管理规则，很可能造成不可挽回的损失。

导致数字化信息档案化问题的原因归纳起来有以下几种情况：

（1）与传统文件运转流程无关。长久以来，人们已经形成了纸质文件档案化的系统化的方法体系，主要是依靠业务流程的自然发展进程，在业务流程终结时，把文件归档转入档案系统，以备今后工作查考。或者对文件的价值进行鉴定，判别文件对形成者的意义大小以及对社会的意义大小，在规定的时间阶段，把分布在各个机构的文件汇集到档案馆集中保存，以长久留存社会记忆，保障社会发展的延续性。久而久之，文件的档案化形成了对业务运转流程及其规则的依赖性，当数字化信息因不能纳入一般的业务流程，或业务流程因信息化而发生变化时，将会导致电子文件在档案化过程中范围的缺失。比如，电子邮件系统已经成为绝大多数政府或企业网络系统的必备子系统，电子邮件也早已成为人们在进行工作交往时的基本工具，很多国家或组织也都制定了电子邮件的管理制度，但电子邮件的档案化问题依然处于随机管理状态，主要原因就是电子邮件联系方式的公私性质不容易界定，不容易纳入到正常的业务运转流程之中。

（2）非文本型数据。在纸质档案管理时期，由于非文本型数据的数据单元不能完整地表达一个事项，数据结构、信息组织方式与文本方式不同，并且很多结构化的数据库数据经常处在变动之中，无法纳入到文本文件的管理体系，往往不进行档案化处理。信息化的发展，使得电子文件的数量与日俱增，但档案机构往往比较注重对文本型电子文件的归档和收集，对非文本型数据库数据、多媒体数据的归档重视不够，也没有切实可行的档案化措施。而且，档案界还存在着一个概念误区，认为数据库文件本来就有自身的数据结构，并且处在存储状态，没有必要再转化为所谓的档案文件。目前，大部分关系型数据库，都是作为支持业务流程的存储机制来建设的，从性质上来讲，可以认为是“暂存数据”，而且，这些数据往往是随着业务过程的变化而不断更新变化的，在结构上又是连续性的，往往不能按事项分块，不能按传统档案管理方式管理。但是，这些数据往往是一个业务系统的核心资源，

支撑着一个机构的业务运行，绝大多数具备档案价值，如果不尽快建立有效的档案管理制度，可能会造成比较严重的损失。目前，有注意到非文本型数据归档的机构，往往采用简单拷贝、累加存储的方式，或者以备灾数据库的方式同构备份数据。这些方式可能不能真正解决数量巨大的非文本数据档案化问题。

（3）网页类型文件。互联网的普及，使数量巨大的Web文件存在于流动的网络信息海洋之中。我国的各类机构为了与外部环境的联系与沟通，建设属于机构自己的网站的比率很高。据国务院信息化工作办公室的资料显示，到2005年底，我国政府域名（）注册量达到23752个，政府网站达到11995个，县级以上门户网站拥有率达到81.1%，其中部委、省级、地级和县级政府网站的拥有率分别为96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于网页文件的内容重复率高，数量巨大，各类机构往往都不作档案化处置。这种情况是否存在档案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。

3、双轨制与双套制问题

随着信息化的深入发展，各类机构的信息系统覆盖率不断提高，意味着文件的处理、运行过程的双轨制越来越趋向于单轨制，这是一个必然的趋势。但是，在人们的档案思维中，依然存在着对纸质档案的心理依赖，充满了对电子文件的不确信感。这种情形也体现在国家及行业已经颁布的电子文件管理的相关国家标准、行业标准中，规定对于具有长久保存价值的文件，要电子、纸质形式双套保存。

造成双套制比较普遍的原因，从根本上讲是档案思维还停留在纸质文件时代，对电子文件及其存在的技术环境还不熟悉、不确信，对电子文件是否能够长久保存及长期可用缺乏认知。其次，是国家的档案行政机构缺乏档案无纸化战略规划、制度设计和系统规范，使得对纸质文件依赖成为制度性的选择。包括我国在内的很多国家，都相继颁布了《电子签名法》或相关法律，力求通过法律的形式，确认数字化信息在社会交往和经济活动中的法律地位及其具有凭证性的条件。《电子签名法》的意义在于通过法律确定了电子数据可以作为法律凭证，使电子文件具有了与纸质文件同等的证据作用。一般来讲，《电子签名法》主要是规范电子文件的技术条件和应用背景，以保证电子文件在交互过程中的真实性是可确认的，是可以作为证据使用的，但并没有解决电子文件的长久保存问题。而这方面的规范有赖于档案管理机构来解决。

双套制的另一种情形，是国内的各级各类档案馆大量地将纸质档案拷贝成电子档案。为使档案馆蕴藏的丰富档案信息资源能够提供网络应用，根据档案利用需求有选择地提供目录定位服务以及部分档案的原件服务是必要的。如果盲目地无限度地进行档案的电子化，以此作为数字档案馆建设的成就标志，只能造成巨大的资源浪费。

可以想像，不解决双套制的问题，是无法推动信息化发展的。信息化发达国家在信息化进程中都强调“无纸化”作为信息化的战略目标来积极推动，可见它对信息化发展的重要意义。

双套制或无纸化的解决方案，一定不是单纯的技术解决方案，而应该是制度化方案。这个制度化的解决方案，依赖于我国信息化的发展程度，取决于信息系统的业务覆盖率，特别是网络应用的覆盖率。在此基础上要形成无纸化的全面管理制度，可能包括两个层面：档案馆层面的和机构层面的。档案馆层面要解决电子文件永久保存的技术条件（载体的可靠性、信息对格式的非依赖性）、文件真实性的制度和管理系统保障规范、电子文件应用的规范。对机构层面，档案及档案管理系统提供凭证性、证据性文件的系统认证标准、规范，第三方认证机构的建设等。

4、电子文件运动规律与档案管理模式选择

近年来，关于“文件生命周期理论”和“文件连续体理论”的争论十分引人关注。信息化彻底改变了各类社会活动的时空关系和运行模式，人们需要基于新的社会运行方式，建立新的信息思维，寻找信息运动新规律，以求在准确揭示信息运动规律的基础上，更好地进行管理。这是这场争论的意义所在。

“文件生命周期理论”与“文件连续体理论”的实质，是如何看待文件运动的统一性和管理一致性问题。“文件生命周期理论”强调在文件的不同运动阶段有着不同的运动特性，强调在不同的阶段实施不同的管理措施。而“文件连续体理论”认为文件运动是一个整体，文件运动有着不同的功能轴，文件运动每一个时点，都可能包含一个或多个功能价值取向，因此，管理上不必划分文件与档案的阶段性。从弗兰克·厄普沃德对文件连续体模式的四项基本原则看：第一，文件价值的持续性与文件档案化。主要强调的是文件、档案的整体观，这与我国普遍认知的“文件管理与档案管理一体化”的观念是相类似的⑦，是“从文件形成到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。第二，文件联系以逻辑联系为主。这是传统档案学的基本原则，档案的分类、主题方法都是按逻辑组织文件的方法，即使是网络化条件下，文件分处不同的物理位置，也应坚持这种方法。第三，文件管理制度纳入业务活动目标与过程。它强调的是要把文件管理职能制度化地纳入业务系统中，应该说“纳入”概念在档案界也并不是新概念。第四，档案学是随着组织知识的背景条件变化而变化⑧。这是关于档案学理论随着社会发展环境变化的思想，是任何理论都应该具有的素质。归纳起来讲，文件连续体理论强调的是文件与档案是一个整体，不必区别管理，而且从形成阶段就应予以制度化的干预。显然，这一核心思想存在着理论臆断性。文件的形成是为业务运转服务的，其首要目的和价值是业务的有效运转，如果按照文件的历史价值进行文件系统设计，其结果不仅会削弱文件的真实性、客观性，而且可能导致业务系统效率的极大降低。信息化发展的进程已经证实，无论是政府或是企业的系统，随着时间的推移都面临着系统数据档案化的问题，在业务系统中建设数据档案库，或者是不经档案价值鉴定，简单地直接地迁移业务系统数据到档案库，其信息质量根本无法保证。况且，由机构档案室到档案馆的过程，也绝不能是简单的迁移过程。

作为我国的档案工作者，在学习国外的理论经验时，不能采取简单的“取代”或“覆盖”等方法，而应该是在考察各种理论的基本背景的前提下，积极汲取各种观点中的有益成分，构建适合我国的档案管理可行模式。

网络技术的发展极大地促进了业务系统的连续性、关联性，如果不在制度上和文件管理要素上对业务系统提出要求，比如提出元数据要求，就可能使业务系统自然生成的电子文件无法长久保存。所以，文件连续体理论提出的整体系统思想是非常值得借鉴的。我国的电子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是对这种理论的合理诠释。但是，档案有档案的价值取向，对电子文件的管理要素的控制，不能取代对档案价值的判断和对文件的取舍。特别是在信息膨胀的时代，这一点尤为重要。目前，我国很多地方正在积极建设网络文件中心。这种热潮的基本出发点是，对分布在各个机构的业务活动中的电子文件进行集中管理，有的采取集中存储、集中利用的模式，有的采用备份中心的模式，有的采用存储目录、逻辑归档的模式。网络建立的广泛联系，为各种模式都提供了支持条件。无论是物理集中，还是逻辑集中，电子文件中心都不能以文件的集中取代文件的档案化过程。否则，随着时间的推移，就会出现电子文件的大量堆积的局面。无论采用何种理论模式作为指导，在电子文件运动整体环节中都不能取消“档案化”的环节。在信息爆炸的时代，这一点尤为重要。

注释：

①北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”电子政务规划研究报告》。

②北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”国民经济与社会信息化发展规划》。

③⑥《2006年中国信息化发展报告》。

④。

⑤archives.gov/。

档案信息化论文范文第2篇

当今社会现代信息技术的快速发展和不断完善，使文件的形成电子化，存储形式数字化，传递网络化，管理动态化已经成为普遍的趋势。纸质文件的比重呈逐渐下降态势，而电子文件的数量持续上升，电子文件和数字档案将日益成为馆藏的主要档案信息资源。档案工作的内容和重心发生了转变，档案管理方式也必然随着发生变化。国家档案局经科司副司长王岚博士在2006年中国档案信息化年会上曾经说过“档案信息化是档案部门无法绕过的障碍，也是必须要跨过的颠峰”。档案信息化其实就是档案管理的一次变革，采用信息化技术来提高档案管理效率。杭州钢铁集团公司作为中国企业500强之一，办公自动化系统、ERP系统已成功建成运行，在企业信息化建设上已经处于行业前列。经过50年的发展，杭钢集团公司已经形成和积累了比较丰富的档案，截止2013年12月，杭钢档案馆馆藏档案52067卷，以件为单位的档案51202件，照片2692张，磁性载体档案153盘；底图14.92万张，资料2233册。列入年报统计范围的杭钢集团公司（含杭钢档案馆）馆室藏档案142595卷，以件为单位的档案60779件，照片7794张，磁性载体档案176盘；底图22.68万张，资料23646册。但是，杭钢的档案工作就其整体水平和发展进度来看，对照国家档案行政管理部门的规范要求，还有许多薄弱环节、甚至是致命弱点。一是档案信息资源的集中管理，特别是集团公司、股份公司机关的会计档案、基建技改项目前期文件材料和决算档案、股份公司董事会及证券部有关档案等重要档案资料至今没有向档案馆完整移交。二是档案信息化建设，与企业信息化建设（OA、ERP等）比较，没有同步考虑和推进。尤其是在业务档案规范、高效管理和利用方面，各种问题逐渐凸显出来：主要表现为1．1杭钢集团各二级单位各类档案数量多，日常档案管理工作强度日益加大。1．2尽管杭钢集团在用档案管理系统，但主要是针对条目进行管理。实体档案与电子档案大都仍然采用传统的管理方式，导致档案的利用效率低、利用及时性、全面性、完整性均存在问题。1．3杭钢集团各二级单位较多、区域分布较散，跨区域、跨单位间的业务档案信息利用成为一大难题，无法实现整个杭钢集团统一的业务档案数据共享中心。1．4杭钢集团形成的档案中，深层次、更高级、更有价值的数据未能从信息中挖掘出来，对集团相关单位提供准确、安全、快捷的信息，提高集团整体经济生产力起到的支持力不够。1．5杭钢集团总部档案部门无法实时监控各二级单位各类档案收集、管理情况，并很难对各二级单位档案业务进行实时督导和监控；

2杭钢档案信息化建设的目标和主要内容

对此，公司办公室在档案馆的改造中启动了信息化建设项目，到目前为止，杭钢已投入合同金额103.7万元用于档案信息化建设。项目在2010年3月开始准备，2011年1月正式启动，2011年10月钢铁主业生产单位及辅助部门的18家二级单位档案管理人员上线操作。并明确提出杭钢集团档案管理信息系统建设的最终目标是：按照总体规划、分步实施的要求，逐步建成一个由现代计算机技术和网络技术构成的跨区域、分布式、多功能、规范化、集约型管理的高效、开放、共享、虚拟、资源丰富的数字化“杭钢档案馆”。2．1阶段目标，2．1．1第一期实现杭钢档案馆和钢铁业二级单位档案信息资源的数字化，包括现有馆（室）藏档案有重点地逐步进行数字化处理，杭钢档案馆和钢铁业二级单位的档案信息管理软件系统接入办公自动化系统，电子文件通过办公自动化网络和光盘等手段和方式接收进杭钢档案馆。档案形成单位和部门可以利用档案信息管理系统或电子载体形式进行电子档案的移交；档案专业技术人员可以利用计算机和网络技术实现档案信息资源采集、分类、整理、编研、提供利用服务和进行档案工作的日常管理；合规用户根据授权可以在网络上实现档案信息资源的查询利用和档案业务咨询。2．1．2第二期实施集团公司在杭单位的档案信息资源数字化管理，并通过网络手段与杭钢数字档案馆信息系统相连接，实现档案信息资源的共享。2．1．3第三期实施集团公司杭外单位的档案信息资源数字化管理，并通过网络手段与杭钢数字档案馆信息系统相连接，实现档案信息资源的共享。2．2档案信息化建设的内容2．2．1基础设施设备建设杭钢集团公司由于公司内网布局已经完备，基础设施的主要内容就是配备与档案信息化建设相适应的支撑软件系统运行和相关档案业务工作的硬件设备。如：工程扫描仪、工程一体机、大型绘图仪、非线性编辑、音视频数据采集转换等设备。目前档案馆已配备了计算机6台、笔记本2台、高速扫描仪（3台）、打印机（2台，其中网络打印机1台）、光盘刻录机（2台）、数码照相机（1台）。为档案信息的采集、交流、交换和档案业务的监督、检查、指导服务。同时在数字档案信息存储管理平台上配备服务器（2台）、存储器（1台）承担档案信息主数据存储管理。在数字档案信息应用平台上配备计算机4台、终端4台：其中档案馆工作人员计算机2台，用于借阅利用和其他管理工作；档案馆用户查询计算机2台（独立连接国际互联网）、终端4台，装载应用软件系统，通过网络连接服务器群，提供在线利用。配备打印机2台、光盘刻录机2台，为用户提供档案信息载体。2．2．2钢铁主业二级单位档案室管理：一是加快现有馆室藏档案整理。按照国家和省档案行政管理部门和冶金系统档案工作标准、规范加快对现有馆室藏档案的整理、整改工作：杭钢档案馆、钢铁业各二级单位、非钢产业各单位需分步完成文书档案、职工档案、会计档案、实物档案的整改，以及完成照片档案、印章档案、科技档案的整理、整改。二是加强档案目录及其数据库建设。现已拥有各类档案管理软件、具备建立档案目录数据库的单位要充分运用计算机技术，加快档案目录数据库建设，并为下一步移植到数字档案馆管理系统做好准备。三是规范电子档案归档管理。集团公司机关各部门要根据公司档案管理规定和要求，抓紧整理移交应归档的纸质或其他载体档案材料；加强对本部门电子文件的积累、鉴定、著录、归档移交工作；职能部门在与外单位签订设计、勘察、监理、施工、设备采购等合同时，要提出在移交纸质档案的同时移交电子档案的要求，其中设计、勘察、设备供应方必须提供电子文件归档。2．2．3电子档案信息的管理和利用目前，杭钢档案馆的电子档案信息管理主要负责对采集到的档案信息进行规范整理、分类、管理，使之有序化。对采集的符合或通过转换使其符合档案管理规范的数字信息及其元数据，根据采集时所带的目录信息，采用《杭州钢铁集团公司档案分类编号实施办法》和《归档文件整理规则》等标准的分类方案将这些数据有序地存储到系统中。截止2013年12月，杭钢档案馆机读目录案卷级3.05万条，文件级19.31万条，集团公司（含杭钢档案馆）机读目录案卷级5.58万条，文件级25.64万条。数字化加工转化集团公司科技档案37547件，集团公司文书档案13046件；钢铁业二级单位科技档案12233件，文书档案馆619件。同时，根据逻辑关系将符合《中国档案主题词表》、《冶金档案主题词表》、《杭州钢铁集团公司公文主题词表》有关要求的主题词和符合《中国档案分类法》、《冶金档案分类法》、《杭州钢铁集团公司档案分类编号实施办法》有关要求的信息分类号组合在一起所形成的一套分类号主题词对照表，系统可以从对照表中自动提取相应的分类号—主题词，完成标引任务。此外，根据档案工作标准对整理立卷的档案或以件为单位整理的档案，进行分类后按不同要求自动编目，提供在线查询和输出为纸质载体。对重要文件和档案信息进行全文采集、转换、识别、压缩、加密、和检索等管理与利用。

3杭钢档案信息化建设的改进建议

档案信息化论文范文第3篇

首先高校人事档案信息化建设顺应了高校人事制度改革。随着高校的不断发展，要求高校要加强与创新高校管理体制，其中高校的人事制度是高校管理制度改革的核心，通过高校人事改革推动高校人力资源的不断完善，而高校人事制度的改革需要完善的人事档案管理模式，即高校能够快速的获悉高校人力资源的各种信息，便于高校对人力资源的优化配置，而这就必须要依赖具有信息共享性质的信息化管理系统平台；其次人事档案管理信息化实现了高校人力资源的最大配置。人事档案信息化管理就是通过计算机系统将高校的人力资源信息统一纳入到信息共享平台中。通过人事信息的网络化管理实现了对人事信息的分类管理，便于及时的了解高校人力资源的个人信息，比如我们决定对某位教师进行奖励时可以直接通过计算机信息平台调取它的个人信息，而不再需要进行大面积的搜索，大大提高工作效率；最后有利于对实体档案的保护。实体档案是以纸张的形式存在，这样人们在查找相关信息时需要不断的翻阅纸质档案，人们在翻阅的时候不可避免造成对纸质档案的破坏，而实施档案信息化后人们利用实体档案查找信息的次数将大大减少，从而有效的避免一些重要的纸质档案损害的现象出现。

2高校人事档案管理信息化建设存在的问题

2.1信息化管理的意识薄弱长期以来我国的高校人事档案管理工作主要采取的是手工操作模式，对于信息化建设的认识程度不够，其主要表现为：一是高校人事档案的存在比较分散，结合笔者多年的工作经验分析，高校的人事处、教务处以及学生处都存有相关的人事档案，可以说人事档案存放的不统一，不利于档案信息化的构建。同时高校的人事信息收集情况也存在大量的问题，由于当前高校基本实施的二级院校独立管理的模式，造成高校对二级院校的人事档案信息了解不清楚，档案信息收集的不及时对档案信息化系统的构建会产生深远的影响。二是高校的人事档案管理工作仍然处于传统的手工管理模式，并且以纸质形式为主，没有充分的利用计算机技术实现档案信息的数字化。三是高校的人事档案信息化硬件基础相对比较匮乏。经过笔者对多所高校的基础设备调查发现，高校对信息化建设的重视程度还是比较高的，高校档案管理人员配置了电脑、打印机等基础设备，但是扫描仪、照相机的配置率不高，而这些设备的短缺必然会影响人事档案信息化的建设进程。

2.2人事档案信息管理系统功能性比较差信息技术的不断发展为高校人事档案信息系统发展提供了重要的平台支撑，基于信息技术的不断发展，各个高校基本上都建立了人事档案信息管理系统，但是就这些信息管理系统的运行效果看，其还存在不少的问题：一是高校档案信息管理系统应用的数据库比较简单，造成不能及时的对一些数据进行处理，影响人事档案的工作效率；二是人事档案管理系统的应用性比较差，很多院校的管理系统没有建立开放式链接功能，造成人事档案管理系统的利用率比较差，比如信息管理系统应用的程序比较滞后，其不能兼容原始档案信息，造成人们不能利用信息管理系统查询需要的信息；三是人事档案信息管理系统的建设标准存在滞后性，导致现有的信息管理系统无法兼容一些文件格式。

2.3信息安全保护措施不完善人事档案在某种程度上讲具有保密性，因为人事档案中记载了大量的个人信息，实现人事档案信息化管理就需要面临信息安全的问题，通过采取一系列安全保护措施避免因网络安全而出现个人信息泄露的事件。但是高校在人事档案信息系统应用中往往会忽视安全工作：一是高校的管理者对安全的重视程度不够，意识不到人事信息的重要性，因此他们不愿意在安全防护方面投入更多的资金；二是对人事档案信息管理系统的安全性能的检测、维护等工作落实不到实处，很多计算机网络安全管理人员不严格按照相关的规范对计算机网络进行必要的安全检测，比如不及时根据网络安全漏洞进行系统升级等。

3高校人事档案信息化建设的具体对策

3.1强化高校人事档案管理人员的信息化意识实现高校人事档案管理信息化前提就是要强化人事档案管理人员的信息化意识，提高他们对档案工作的重视程度：一是高校的管理者要具有人事档案信息化建设意识。信息技术的不断发展，构建信息管理模式是新型高校发展的基础与主要趋势，一所高校的信息化建设水平很大取决于高校管理者对人事档案信息化的重视程度，如果高校的管理者具有信息化意识，那么他们就会增加对高校人事档案管理信息化建设的资金投入、制度完善等工作。二是提高人事档案管理人员的信息化意识。档案管理人员是档案工作的具体操作者和使用者，如果他们没有较高的信息化意识，那么无论学校的信息化建设水平多高，高校的信息化工作都不能取得理想的效果。当然高校的工作人员也要具有信息化意识，信息化建设离不开档案信息的支持，如果高校人员不注重对相关档案信息的收集，那么信息化建设也不能取得理想的效果。

3.2建立人事档案网络化管理体系随着网络技术的发展，高校基本上实现了信息化管理模式，高校的网络基本上覆盖了高校的各个环节，高校网络已经融入到日常的教学活动中，因此稳定、全面的网络覆盖率为高校人事档案信息化建设提供了重要的物质基础，为档案管理拓展了网络资源共享平台。首先高校要建立基于档案信息的身份验证系统。高校人事档案管理系统要根据用户的需求建立基于开放程度和开发范围的控制系统，根据级别不同对其授权的范围也要不同，比如对于一般人员只允许其具有查阅相关资料信息的权利，而没有修改、输入相关信息的功能。其次要合理设计人事档案信息资源数据库。数据库的设计要遵循以下原则：规范数据库的命名、控制字段的引用、库表重复控制以及头文件处理等。并且要保证数据库的容量要符合高校的发展规模。最后加强学校内部不同院系之间的人事档案信息共享程度，基于当前高校实施二级院校独立管理的模式，导致二级院校之间的人事档案信息的共享程度不高，因此高校要充分利用网络技术实现人事档案信息的共享。

3.3做好人事档案数据资料的保密工作高校实施人事档案信息管理在给高校的人事档案管理工作带来便利条件的同时，也给高校的档案信息安全产生巨大的威胁，首先系统软件的升级可能造成人事档案电子信息的兼容问题，造成电子信息的不识别，影响用户的正常使用，比如在传统人事档案信息转化为电子数据时，其转化的格式与高校的信息管理程序不兼容，这就导致人事档案信息不被系统所识别。二是加强对高校档案信息管理系统的安全技术防护措施。基于网络环境的复杂性，一些网络病毒、黑客等会侵犯高校的人事档案信息系统，造成相关信息的泄漏或者丢失，为避免此种现象高校信息管理部门要通过设立防火墙、定期升级杀毒软件以及做好加密技术等提高高校人事档案信息管理系统的安全。三是做好人事档案信息管理系统的网络技术，高校的人事管理信息系统要杜绝与社会网络相联，从网络源头杜绝外来不良行为的入侵破坏。

3.4提升档案信息化管理人员的综合素质，实现档案管理人员专业化高校人事档案信息化建设需要一批懂计算机技术的专业人才，因此高校要加强对现有档案管理人员的培训力度，鼓励档案管理人员进行深层次的学习，通过系统的教育培训提高他们的专业技能。提高人事档案管理人员的政治素质。档案管理人员必须要有高度的政治意识和保密意识，以较强的责任心对待人事档案管理工作。高校要积极的引进优秀的档案管理人才，提升整个高校档案管理工作水平。

档案信息化论文范文第4篇

医院科技档案信息化管理的更好开展，成为了医院人才建设，实施科教兴院战略的重要基础。如何根据医院科技档案的基本特征，在医院科技档案管理各方面采取信息化管理的思路和模式，最大限度地发挥医院科技档案的作用，成为了医院科技档案管理的重要课题之一，本文就这一课题做一浅析。

1学科技档案的基本特征

医院的科技档案主要包括五个部分:公开发表的科技论文、论着及其原始资料的收集;研究生的毕业论文及其相关实验原始资料的收集;科学基金资助课题从立题至结题期间，所有相关资料的收集;协作项目的协议书，技术转让或申请专利的有关证明等的收集;通过鉴定后的科研成果资料的收集。这五个重要组成部分均具有以下两个特点：

1.1源广泛

医学本身是一个多专业的庞大科学体系，涵盖了医、药、卫生、微生物、职业病、生化等。其分科的细致与多样性决定了医学科技档案的来源相当广泛性和分散性。而这些科技档案均自然形成于每一个科研机构和有科研能力的单位及个人的研究工作中，因此无论从内容上还是形式上都十分散乱。此外，医学科技档案的载体材料和形式也颇为多样化：载体材料包括纸质载体、磁盘记录载体、光盘记录载体等;档案形式包括文字材料，奖状、奖杯、证书等实物，这样导致科技档案管理工作量巨大，加之漫长的科研过程和周期，无疑加大了科技档案收集工作的难度。

1.2利用价值高

医学科技档案不仅具有凭证作用，同样也具有广泛的参考作用。其内容包含了丰富的医学知识、先进的科研思路、方法及大量有价值的国内外科研资料，包括成功或失败的经验，都可为今后科研开展提供参考，并对避免科研工作低水平重复或为科研而科研等，都有极高的利用价值。

2充分利用医院内部互联网，创建和完善医院科技档案管理系统。

根据医院科技档案的两个基本特征，如何在医院科技档案管理中采取信息化管理的思路和模式，最大限度地发挥医院科技档案的作用，成为医院建设中的重点问题之一。本文认为由于医院科技档案来源广泛，而档案管理人员人数、人力有限，医院可充分利用医院内部互联网，按照科技档案的管理要求，建立高效的科技档案管理系统，可促进充分发挥医院科技档案的作用。

医院科技档案管理系统可就以下几个方面进行创建和完善：

2.1医技人员个人信息管理

以科室为单位，将医院医技人员的个人科技档案信息输入医院科技档案管理系统。此系统可提供各类科技档案，如各年度科研项目执行汇报表、各项科研经费报销登记与结果反馈、论文投稿登记情况表、学术会议审批及学术成果统计表，外出培训以及涉及到个人的科研教学信息等。

2.2科研管理

档案信息化论文范文第5篇

一、档案信息电子化的现状

1档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

2在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室 藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

4档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

5档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

三、档案信息电子化的益处

所谓档案信息电子化，就是以馆室 藏档案资料纸质或机读形式的 为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：

1可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆室 对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

4档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

档案信息化论文范文第6篇

1.城建档案工作的人力资源薄弱。调查数据显示，目前城建档案管理的工作人员中仅有48%的本科生，相近专业的高水平人才仅有38.5%，普遍存在学历偏低问题且数字化、信息化方面的专业技术人才不到3%。这就导致很多城建档案工作人员的业务素质、思想观念和整体水平跟不上日新变化的信息时代的脚步。人力资源缺乏必要的素质和活力，直接影响整个城建档案数字化及信息化的进程。人手不足，工作量与人员配备不成正比，这必然导致城建档案工作数字化及信息化发展缓慢和滞后，跟不上时展的步伐，更不能为城市的发展提供优良服务。

2.实现城建档案数字化及信息化的资金条件不足。在一些不发达地区，由于资金条件有限，直接导致城建档案信息化进程中的硬件软件设备投入都不足，因为在21世纪的今天，高配置的计算机、打印机、先进的信息管理系统、扫描仪等设备室城建档案建设中不可或缺的设备，以及信息管理系统的运行和维护都需要大量的资金支持。而现状是很多地方在上述设备的投入中力度不大，没有引起管理层的高度重视。

3.城建档案工作前期准备工作不充分。前期准备工作是城建档案数字化及信息化的重要基础和基本前提，而现阶段城建档案的前期准备工作仍存在一些漏洞和不足之处。尤其是在纸质档案的资料不完善、资料质量偏低、保存不安全等方面，城建档案管理的专业要求较高，因为档案涉及社会的各行各业，这就需要拥有较强综合能力的专业人员负责工作。很多城建档案部门过于重视文本文件的资料收集，而忽略了视频、音频、图片等电子文件档案的收集。

二、实现城建档案数字化及信息化的具体措施

1.着力打造专业城建档案建设人才队伍。首先，要构建一个高素质水平的人才队伍。培养一个优秀的专业城建档案建设人才队伍是城建档案工作的必要条件和前提基础，只有加强专业人才队伍的建设才能使城建档案工作有效顺利的开展。其次，要严格要求，科学管理。《南通市城市建设档案管理办法》中提到对于在工作中有“、、”的人员，不仅要给其所在单位和上级主管行政处分，还要上报司法部门追求其刑事责任。这样严格的要求，不仅利于人员的管理，更利于城建档案工作的科学开展。再次，要强化人才队伍的专业素质，提升城建档案数字化管理技术。一是要明确工作范围，工作职责。江苏南通的城建档案数字化信息建设包括城乡建设规划、管理中涉及的图表、文字、图片、影音声像、图纸等多种形式的承载着历史记录的档案资料。二是要提升数字化、信息化建设管理水平。

2.相关部门要加大对城建档案工作的资金投入力度。城建档案数字化及信息化需要技术力量和物质条件作为支撑，无论是在优秀人才的引进和培养、信息系统的开发，还是先进设备的引进、系统网站的维护都需要大量资金的支持和维护。因此，相关部门首先要对城建档案数字化及信息机化建设管理引起重视，要将其纳入议事议程并付诸行动，加大其资金的投入力度。以江苏某城建档案馆为例，管内配置了档案密集架、底图柜、声像档案防磁柜等档案装具，并配备2台服务器，1TB容量的数字档案存储磁盘阵列，25台计算机，20台空调，10台去湿机，为该市规划、建设、城建执法、解决房产纠纷和房改等工作提供了依据和凭证。

3.建设标准化、规范化的档案信息。目前我国档案工作还缺乏一套完整、切实可行的系统化、标准化的规则，以此来保证城建档案的规范统一以及完善，从而达到资源的充分共享和有效利用。

三、结论

档案信息化论文范文第7篇

论文摘要：档案信息化、信息化建设一直是新时代档案管理追求的目标，上个世纪末开始的计算机信息技术的高速发展是我国档案信息化管理的契机。本文对档案信息化、信息化建设进行了一些讨论。

在当前迅猛发展的信息社会下，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。从党和国家明确提出的“已信息化带动工业化”的要求，到国家档案局提出的“已档案信息化促进档案事业发展的目标”要求，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变，档案信息化和信息化建设势在必行。自2000年全国档案工作会议上正式提出了档案信息化的概念后档案信息化建设在全国各类档案馆（室）中蓬勃开展起来。对于档案信息化及档案信息化建设以前我是知之甚少的，在这几年的工作实践及学习中逐步有了一些认识，现将我的一些拙识浅见拿来与大家一起探讨。

一、究竟什么是档案信息化？什么是档案信息化建设？档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化；要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；要实现档案信息高度共享，而这必将引发档案管理模式的变革。档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。

档案信息化和档案信息化建设各遵循什么原则呢？

档案信息化应遵循以下三个原则：

1、规范性原则：制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。实现馆（室）藏档案信息化，一方面可以将馆（室）藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆，但不管是通过馆（室）藏档案数字化还是接收电子文件，都应该坚持规范性原则，制定相应的标准、规范和法规，如：字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准（包括信息的显示、打印、传递等直接面向网络用户的服务格式）及数据交换标准。只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。

2、安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取：物理安全策略；访问控制策略；（如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、防火墙控制等。）信息加密策略；网络安全管理策略等。

3、效益性原则：由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益，要根据自身的能力，根据馆（室）藏基础，分析用户需求，研究馆（室）藏体系还要考虑馆（室）藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，把那些利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化，可以带来巨大的效益。而那些利用率不高的档案则无需数字化，否则浪费大量的人力、物力和财力。还可以根据馆（室）藏档案的特色选择这些档案进行数字化，提供独具优势的服务。因为从某种意义上说，特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。在进行数字化建设时，要以用户的需求为导向，做到按“需”数字化。

以我单位为例：我单位现保管着管理类档案、产品档案、科学技术研究档案、基本建设档案、实物档案、照片档案、地质档案等多种类别的档案。但其中以地质档案的利用率最高。地质档案中详细的记录着每一口油水井的动、静态资料以及每口井从投产到目前的生产数据，油水井演变过程，能给我们提供初始条件下地下储层的情况，是原油生产建设的主要依据，是科学决策的基础条件。有效利用地质档案为油田的高效开发和稳产提供了强有力的保障。因此我室就将地质档案做为档案数字化工作的重点，集中投入大量的人力、物力、财力率先对二十一万余份地质档案进行了档案信息数字化工作。

那么档案信息化建设又需要遵循什么原则呢？在进行档案信息化建设时，应遵循的基本原则是：

1、文档一体化，是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。同时，也要求档案人员积极介入此项工作中，提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。

2、归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计，在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。档案信息化建设是档案工作在网络时代的必由之路，是深化档案社会化服务的必然要求。它是一项耗资大、要求技术含量高的业务建设。作为企业内部的档案馆（室）要想在信息化建设中有所建树，使档案工作适应社会和时展的需要，并能将档案信息化建设落到实处还应该坚持前瞻、协作、实用、人才储备四项原则。

1、前瞻原则：档案信息化建设的终极目标是建立数字化档案馆，将档案资源和档案各项管理通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案信息的合理配置与开发利用，最大限度地实现信息资源的社会共享。它需要分阶段、分层次、分步骤地有序进行，是一项耗资巨大、复杂的系统工程。建设所需的各类硬件及网络设施、软件开发以及进行数字化的投入，都需要高昂的费用。因此，在信息化实施过程中，作为企业内部的档案馆（室）在极其有限的财力前提下，一定要审时度势，深入调查，科学论证，努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施阶段的一致性，将有限的财力用在信息化建设的关键部位，保证软硬件资源的可继承性，使其既能适应当前信息业的特点和要求，还能符合今后发展和应用的趋势，尽可能避免资源的浪费。

2、协作原则：档案信息化建设包括基础设施、管理规范、数据库等方面的建设，在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。对于人力、财力有限的企业内部的档案馆（室）来说，独立完成这些项目存在相当大的难度，这也是制约档案信息资源建设的一大难题。因此，只有坚持协作的原则，加强与企业内各个部门的沟通、协调与配合，主动争取各级领导的支持和各部门的配合。才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。

3、实用原则：档案信息化建设不仅在量，更在于质，在档案信息化建设中，档案馆应坚持实用的原则。不仅要对馆藏档案目录进行数字化处理，更应有选择地对馆藏档案进行全文数字化，在信息服务的特色内容和独特形式上做文章。用自己的特色信息服务满足社会需求，使自己的信息具备"惟一性"，从而让利用者面对庞大的信息体系，而选择点击你的网址；根据利用者的需求，将馆藏信息资源加工成系统的、专题的、有序的信息，有机地将它们连接成一个整体，为利用者提供优质、高效的服务。

4、人才储备原则：由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。

档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆（室）某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界和社会发展的大趋势，档案馆（室）只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时展的需要，更好地服务社会。

参考文献：

杨公之：《档案信息化建设导论》

档案信息化论文范文第8篇

1.1是顺应国际形势和国家政策的必然之举

随着档案信息化建设的发展，国家逐步出台了《中华人民共和国电子签名法》《保密条例》《中华人民共和国档案法》《电子档案管理办法》和《电子档案管理规范》等法律法规，这一系列举措说明了信息化建设已成为国家工作、国民经济和社会发展中不可或缺的必要步骤。

1.2是档案传统式管理的发展趋势

中国最早的档案工作可能要追溯到原始社会的结绳记事，甲骨文、金文、竹简、羊皮卷、帛书等都是曾经档案的记录载体，发展到以纸张作为档案的主要载体后，档案管理逐渐制度化、系统化，但传统式管理有自身难以克服的缺点。一是由于档案需长期保存，纸张极易受潮、虫蛀及火灾等灾害的毁坏。二是需要投入大量的保管经费，档案被反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，导致档案工作人员为无备份而每年不得不有的文档损失担忧。三是档案传统管理特点决定了档案的交互性弱，不利于不同部门、不同地方和不同级别单位的使用。

2现代农业科研发展中档案信息化建设的作用

2.1优化保存

中国是一个农业大国，科学技术在农业发展中发挥着不可估量的作用。农业科研档案主要是农业科技工作者在科研活动过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表声像、载体材料的总称，其主要包括课题从立项、申报、总结、成果鉴定等一系列过程中形成的各种档案材料，如科研档案课题立项的申请书、合同书、实验调查记录、科研过程中的照片以及科研人员在该项研究中撰写的论文等，既是生产资料，也是体现现代科学技术的载体。档案信息化建设以现代计算机技术为支撑，利用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层级的加工，加强了对农业科研档案的保存优化率，是第二次农业科研创新，既扩大了档案保存的范围，又加深了档案管理的深度，有利于各种档案长期有序的保存。

2.2发展农业技术

农业在过去几千年作为主要产业，现在被称为关系国计民生的第一产业经历了漫长的发展。如何有效传承农业技术？除了身传言教，我国还出现了农业著作和一些有关农业生产的记录，如北魏时期贾思勰的《齐民要术》、明朝徐光启的《农政全书》，而沈括在《梦溪笔谈》中创造的十二气历对农业影响颇深。言传身教和过去的农业书籍具有很大的局限性，极易失传，印刷技术的落后和文言文的使用极大地限制了农业技术的推广和传承。20世纪的第三次科技革命以计算机技术的广泛使用为标志，档案信息化管理也被国内外应用于农业。档案信息化、电子化的特点是易传送、易分享、易再次加工，这使得先进的技术、理论、手段管理模式和经营方式能被更多人和更多地方学习、使用，进而有益补充，更带动农业科学向纵深发展。

2.3经济效益

1节约了档案管理成本。农业科研档案管理作为一门系统而专业的工作，既有农业科研工作的特性，又有科研档案管理的普遍性。传统式的档案管理需要长期耗费大量的人力、物力和财力，与之相比较，有赖于现代信息技术发展，档案信息化管理一旦建成就能减少投入，节约资源。2创造新的经济价值。科技是促进现代农业发展的巨大助力，农业科研档案是系统的科学技术的载体，蕴含着巨大的经济价值。从最近几十年档案信息化管理发展历程中我们可以得出这样的结论：档案信息化管理当然也包括农业科研行业可以创造新的经济价值，对信息、计算机系统和人之间流动的良性管理可以带动广告收入、知识产权相关收入和农业增收等方面的提高。如果忽视了档案信息化建设带来的经济效益，那无疑在很大程度上否定了档案信息化的重要性和发展趋势。

3在农业发展中的现状和困境

3.1农业科研档案信息化管理软件缺乏统一性

我国农业科研单位的信息化管理发展水平不一致，不仅表现在技术水平，也表现在硬件和软件方面缺乏统一性。使用的电脑系统不兼容，运行的软件各自不能互用，全国又没有共用一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，这些技术问题制约了档案信息化、电子化的进程，不利于工作人员利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果。3.2制约档案信息化建设水平和进程的起因由于我国事业单位的招聘机制分为管理岗位和专业技术岗位，使得各个农业科研机构出现了一个怪圈，懂技术的不懂档案信息化管理，精于档案管理的又不熟悉农业科技领域。一些单位在发展档案信息化过程中没有配备具有档案管理专业素养的人员，“抓壮丁”转去负责农业科研档案管理工作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，档案、信息处理和农业技术复合型人才就更奇缺，大部分人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象，尽管引进了现代设备，仍不能充分发挥作用，更是阻碍了档案信息化管理现代化。

4对农业科研档案信息化建设的思考

农业科研档案信息化建设顺应了全球信息技术发展趋势，对当前档案管理提出了严峻的考验，对农业科研发展提出了更高的要求。改变档案传统管理模式，打破档案信息化建设制约瓶颈，力争在农业科研档案信息化建设中脱颖而出，这就迫使我们要正视档案信息化建设，对照农业科研档案信息化建设的困境，积极地寻找今后农业科研信息化建设的应对之策。农业科研档案信息化建设是农业科研和档案管理两大专业领域的有机结合，要实现其长期的良性发展就要求从以下三方面采取措施，弥补短板，巩固长板，形成合力。

4.1建立全国农业科研档案信息化建设统一体系

个体的发展离不开集体的有力支持，要实现档案信息化建设，必须建立全国农业科研档案信息建设统一体系，体系要对档案管理中涉及的硬件、软件和法律法规有一个统一而明确的规定，让一切档案信息化建设有章可循，有规可依。

4.2高标准培养复合型人才

做好农业科研档案信息化工作离不开复合型人才的作用，要制定一个长期复合型人才培养计划，使其在档案、信息化和农业方面精而专，既能投入农业科研实践，又能做好农业科研档案工作，更能实现两者的有机结合，开发好农业科研档案信息的价值，创新农业科研档案信息化管理水平、管理方法。

4.3重视农业科研档案信息化建设的深层次开发

档案信息化论文范文第9篇

关键词：数字化档案信息开放利用原则

1传统“开放原则”的思想承继和内涵扩展

“数字化档案信息开放利用原则”并非是“空穴来风”或“生造概念”，其蕴涵的“权利意识”和“人本意识”与历史上由来已久的“档案开放原则”一脉相承，其实现的政策环境直接依赖于我国从“历史档案开放”方针到《中华人民共和国档案法》一以贯之的“开放利用”规定，同时又是新的历史条件下对传统“开放原则”内涵的扩展。

1.1对“开放原则”思想的承继

“档案开放原则”在国际档案界的提出和普及经历了一个从“档案馆开放”(法国1794年4月7日法令确立)到“档案开放”的思想演变过程，在中国档案界经历了一个从“历史档案开放”(1980年中共中央的决定)到“档案开放”的实际操作过程。《档案法》使面向我国“公民”的“档案开放”由行政指令转变为法律行为，增加了档案开放的规范性和透明度。尽管目前档案开放时间和范围时常受到社会的质疑，但“开放利用”的指导思想则一直是相当明确的。

随着社会信息化浪潮下国家对信息资源开发重视程度的提高，随着以信息技术为依托的档案生成和管理电子平台的设计实施和推广，档案开放利用自然而然地扩及到了数字化档案信息利用领域，使得“数字化档案信息开放利用原则”具备了与传统“档案开放原则”在思想上、理论上、政策法规上的一致性。而且，目前主要通过网站建设、网络、数据库在线检索、Email传递等方式提供利用服务的数字化档案信息的利用越来越注重利用过程的“以人为本”，无论是网站设计的信息构建和信息内容的选择，都在技术人性化的趋势中开始考虑人本精神的体现，让“档案的人权”在“比特”世界中也能受到尊重和保护。“数字化档案信息开放利用原则”在精神内涵上继承了“档案开放原则”的人本理念和人权思想，以保证社会所有公民对数字化形式的档案信息的方便获取和自由利用权利。

1.2对“开放原则”内涵的扩展

以网络化为特色的数字化档案信息利用所带来的不仅是基于技术革新的原有服务范围和类型的扩大，更造就了新的思想观念的形成，新的研究视野的定位，新的利用群体(服务对象)的出现，以及利用性质的转变(从有目的学术利用到无目的休闲利用)和服务流程的重组。从历史发展背景和理论发展规律来看，“数字化档案信息开放利用”应比“传统档案开放利用”具有更为深广的内涵，并非侧重于强调从隔离到接触，从保密到解密，而倾向于倡导一种“系统开放”、“面向用户”的利用服务，更加关注服务理念、渠道、模式、技术的开放性，关注利用过程中障碍的消除、信息交流的普及和推广，关注符合用户需求和个性需要的信息组织和加工。

当然，由于现阶段大部分数字化档案信息只是纸质传统档案的“电子副本”，纸质“原件”不开放，数字化信息即使生成也无法开放利用，只能体现保管功能而未发挥利用优势。所以，数字化档案信息开放利用的实现仍然迫切需要国家各级各类档案馆加快档案解密开放工作的步伐，尽快缩小规定和实际开放度之间的差距。但笔者提出“数字化档案信息开放利用原则”的侧重点不在解密开放(这涉及信息敏感度、历史原因、政治体制、国际形势等复杂因素和法律法规、鉴定技术、专家培养的跟进)．而在于确立具有时代气息的“用户利用导向”的“开放式”数字化档案信息服务宗旨和目标，为多种途径的数字化档案信息利用提供原则和依据(完整全面的数字化档案信息开放利用原则体系包括基本原则、具体原则和实施原则三个层次，其中“系统开放原则”、“用户中心原则”是其基本原则，内涵要义笔者已另撰文阐述)。

“数字化档案信息开放利用原则”在精神实质上与“档案开放原则”具有历史上的渊源关系，同时又通过信息技术的优势弥合了从“开放”到“利用”的时空间隔、范围局限和方式限制，体现了对现实问题的回应和突破。

2档案信息利用的困境突破和现实回应

社会档案利用水平和服务程度是新型档案利用原则和理念萌发的现实土壤，档案利用的现实状况和外部环境决定了新型档案信息形态能否诞生以及新的档案利用方式是否具有生命力，是“数字化档案信息开放利用原则”提出的现实基石。

2.1突破档案信息利用困境

目前档案信息利用正处于困境之中。有学者从国家档案局1994-2003年的统计数据中揭示出“馆藏档案利用与99％以上的人不相关、档案利用与90％以上的馆藏档案不相关”的窘迫局面。

档案信息利用困境的产生既有档案信息本身的特点所内生的利用障碍，也有档案利用过程中时空间隔、范围局限和方式限制所带来的制约因素，还受到档案信息提供者、管理者、服务者以及利用档案的用户意识和行为的多重影响。对于档案信息的本质特点所导致的利用障碍，通过转换档案信息形态或载体性质，组织和深度加工档案信息内容，可以部分弥补和相对弱化，这正是“数字化档案信息”产生和迅速增长的源动力。对于档案利用活动中各参与主体消极影响的规避，只有依靠对档案信息价值的充分认知，依靠相关制度对各自行为的规范约束才能实现，这正是“档案开放”原则和制度不断调整修改、档案利用理论和法规不断补充完善的动力。而在利用服务过程中实现时空超越，扩大范同和灵活方式，是突破档案信息利用困境最立竿见影的有效方式。

首先，“数字化档案信息的开放利用”能够突破时空边界。“数字化档案信息”以“二进制代码”形式存在，以“比特”形式传播，只要服务器和数据库能正常工作，档案用户就能够在任何时间任何地点以任何方式检索和利用所需信息，在利用上突破时空边界。实际上，图书情报界早已多次探讨了基于互联网技术的3A服务(anytimeanywhereanyway)的重要意义，并在网络信息利用服务上开展了大量工作。信息技术在档案领域催生了大量数字化信息，确立“数字化档案信息开放利用原则”既是对传统服务方式的变革，又是对信息化社会冲击的适应。其次，“数字化档案信息开放利用”能够提升档案开放度。一方面，政府信息极强的公开时效要求推动了网上现行文件目录和全文的公开利用。这种“数字化的文档信息”在开放时限上已经与历史档案开放具有“天壤之别”，有的信息甚至是一生成即提供网上利用。在政务公开和信息化建设大环境下开展的“文件公开”实际上已经实现了当今档案的“高开放度”，必然提升未来档案开放的整体开放度。另一方面，档案开放度一直以来被界定为已开放档案数量与馆藏档案总量或已满30年馆藏档案数量的比值。这种开放度是一种客观的从档案保管和管理机构视角衡量的开放度。但是，由于当今信息传播和利用方式的灵活多样性，实际上社会利用者主观感知的“开放度”并不与客观的档案馆“开放度”完全一致。正如美国原史密森研究院档案馆馆长威廉·W·莫斯早在1999年就指出的“开放利用”强调的是档案的“可利用性”应从“对利用者友好”角度来衡量。对于越来越庞大的网民团体和在信息社会成长的一代，信息“可利用性”往往等同于“网上可获取性”。档案开放如果无法达到“数字化档案信息”的“网络化”开放利用层次，其开放度在社会利用者心中的认同必然大打折扣，这也是为何政府信息公开在提供纸质定点文件利用的同时尤其重视政府网站的电子文件公开。确立并执行“数字化档案信息开放利用原则”能提升档案开放度在网络用户心中的实际感知。最后，互联网世界的开放精神、现代社会对民主、权利、透明度的追求也将给历史档案开放进程带来更多压力和动力，促进其开放度的提高。

2.2回应电子政务信息公开利用

“数字化档案信息开放利用原则”提出的现实基础既建立在对档案事业内部利用服务现状的审视和考察上，以触动现实的“坚冰”、实现困境的突破为目标；同时，也立足于国家大力推进信息化建设这一外部环境，以积极回应政府信息化的重点内容——电子政务建设全面推进的需要，准确及时把握社会环境中的有利契机；顺应加强社会信息资源开发利用的时代呼唤，服务国家和政府当前的“中心”工作。

2001年8月，党中央重新组建国家信息化领导小组，其常设办事机构——国务院信息化工作办公室随之成立，电子政务建设开始进入全面推进阶段。电子政务建设的全面推进加快了信息化与政府管理的结合，促进了信息技术在政府办公、业务工作、公共管理、社会服务中的广泛应用，客观上产生了海量的丰富多彩的数字化档案信息。这不仅拓展了档案信息的种类、档案工作对象和学术研究领域，而且鼓励并刺激了社会信息获取和利用需求，为“数字化档案信息的开放利用”提供了物质条件和意识条件，创造了新的机会和动力。同时，也突显了传统档案信息传播利用渠道较窄、速度较慢、时空制约度较大、实现共享利用代价过高等缺陷，使得档案信息数字化转换和网络化服务变得更为紧迫。档案信息与政府信息的紧密联系使得数字化档案信息成为了电子政务信息资源深度开发和及时处理的核心资源。政府文件在政府信息中的极大比重和权威性，具有中国特色的文档管理体制决定了数字化档案信息开放利用是电子政务信息是否能够传播共享和有效利用的关键环节。

档案界对电子政务建设的积极回应也已进入了项目规划阶段。列入档案事业发展“十一五”规划的三大重大项目之一的“国家数字档案建设与服务工程”建设的总体目标是：“以3127个国家综合档案馆为建设对象，以分布式档案数据库建设为核心，重点建设涵盖全部馆藏档案的全国性、超大型、分布式、规范化、可共享的档案目录数据库、纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库；建立适应国家经济建设和社会发展需要的档案信息资源共享体系；建立适应各级党委政府电子政务建设需要的电子文件归档管理和电子档案接收管理系统。”“数字化档案信息开放利用原则”的及时提出和确立能够为档案部门融入电子政务信息建设和服务提供指导性意见。

3未来利用需求的趋势分析和积极应对

“档案工作一直把用户的需求放在第一位，但主要是到阅览室进行利用的用户。”“在线用户可能永远也不会造访档案馆”，“亲自到档案馆的用户只是用户的一种，而且在我们的用户中所占比例将越来越小。”英国曼彻斯特大学的档案同仁对于档案用户类型和需求趋势变化的论述也正好揭示了我国档案信息利用者的未来需求走向：越来越多的档案利用者可能是档案网站的在线用户，越来越多的档案信息服务将通过数字化、网络化、智能化的形式从实体档案馆搬到了数字档案馆。

3.1档案利用新需求的尊重和应对

现代信息技术对信息用户的影响在档案领域同样深远而广阔。作为一种不可替代的社会信息资源，档案信息不仅被传统的习惯于利用纸质档案原件或复印件，习惯于到档案馆使用照片档案和声像档案的档案利用者所需要，也是熟练掌握各种信息工具，习惯于轻点鼠标在网上冲浪的信息用户应该享有的宝贵财富。目前，信息资源管理界在用户研究和信息服务领域十分关注如何解决因信息素养、信息能力、信息基础设施条件的差异而导致的“数字鸿沟”和信息利用“不公平”问题。但是，对于信息化建设较为落后的档案界而言，因为传统观念和服务手段转变过慢而导致的另一种“信息不公平”更应该引起重视。正如我们不应强迫那些习惯档案目录卡片检索、喜欢领略档案原件风貌、偏爱到馆内使用档案的传统档案利用者都转而成为档案网站的在线用户，同样，我们也必须尊重那些喜欢享受网络世界跨国界、超时空、大容量、快捷方便信息服务的利用者的信息获取习惯和行为方式。对于已经将互联网作为主要的信息获取和利用方式的用户而言，如果没有“数字化档案信息开放利用”的配套措施、技术和服务，如果无法通过网络搜索、浏览、下载档案信息以获取知识和查阅资料，那么他们的档案信息需求将无法满足或者被抑制于萌芽状态。对于这些不想利用原始档案资料的网络用户来说，档案信息形态的单一、提供场所的独有也是对他们的需求习惯和方式的“不尊重”和“不公平”。只在档案馆内开放而无法网络利用，对其而言也是一种不方便的利用和不彻底的开放。

毫无疑问，未来的档案信息需求将越来越多地从实体转向内容，从纸张型转向数字化、多媒体，从到馆查阅原件转向搜索和点击档案网站。只有尊重新型档案利用需求的出现，重新定位利用者类型，并对未来利用需求进行理性判断和预测，才能在社会变化中仍然较好地发挥档案的信息价值。这正是“数字化档案信息开放利用原则”提出的长远考虑和对未来档案利用变革的意义。

3.2数字化档案信息开放利用是个性化服务的基础

档案信息化论文范文第10篇

档案管理信息化指运用现代信息技术加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用。档案管理信息化建没的基本内涵包括：档案信息的标准化建设、档案信息存储数字化和档案信息利用网络化。档案信息化建设是一个信息数字化建设的过程，也是同一种信息的存贮、检索、管理形式和载体变化的过程。在信息时代，档案管理信息化建设对推动我国经济社会继续发展具有十分重要的作用。

1、档案管理信息化是实现资源共享的必然要求

在当代，各行各业信息化已经成为世界各国抢占经济发展最高点，加速经济和社会发展的必由之路。加快档案资源信息化的步伐，既是经济和社会全球一体化新形势下加快发展的迫切要求，也是实现档案信息资源共享的现实需要。档案管理信息化可以进一步促进资源的开发、利用、保存和传递，消除了各个信息使用者互相共享资源的壁垒，实现资源的高度共享。

2、档案管理信息化是档案事业发展的必然要求

档案事业是为全局服务的基础性部分，在改革开放和现代化建设中具有十分重要的地位和作用，档案管理信息化无疑是奠定档案事业基础性地位的必然趋势。面对档案工作的新形势，档案工作的外部条件和内部需求都在发生新的变化，在新时期，要适应档案工作的要求，必须冲破“接档案、管档案”的陈旧观念，剔除影响档案事业发展的体制弊端，调整档案工作的结构，使其与社会整体发展相协调、相一致。同时，档案管理信息化建设可以促进传统档案管理理念的转变，有利于新一代档案管理体制的建立和完善。

3、档案管理信息化是提高工作效率，节约资源的必然要求

传统档案工作，主要是利用人工对档案实体进行精细的收集、整理、保管、利用等，投入的人力大，是以手工劳动为主的管理模式，花费了大量的人力、物力。传统的档案管理方法已经在信息技术和通讯技术高速发展的今天突显弊端。档案管理信息化不仅大大提高了档案的储存量，提高了工作效率，还有力地促进了节约型社会的建设。

二、制约我国档案管理信息化建设的主要因素分析

1、档案管理信息化建设驱动力不足

在信息化建设过程中，各档案管理部门应该是主体、是基础，政府的政策支持和相关制度安排，只能是起诱导和激励机制作用。如果各部门缺乏内在的动力和压力，这就直接削弱了档案管理信息化建设的基础，并且势必导致相关政策和机制作用失灵。

2、传统文化惯性的制约

传统文化惯性制约档案管理信息化进程。总体上看，我们尚处于工业社会时代，因而社会文化的主旋律也打上了这个时代深深的烙印。随着档案管理信息化建设的推进，由于计算机和网络管理与传统档案管理的方法有很大的区别，陌生的新工作手段方法与熟悉的传统工作手段方法之间在使用上的差异，容易产生天然的困难甚至“抗拒”心理，无论这种抗拒心理以什么样的方式出现，都是档案管理信息化建设的障碍。

3、档案的本质属性的影响

原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签名、单位盖章等等，都表现出真实的原始性，也正是档案的原始记录性才具有法律凭证作用。而在档案管理信息化中，档案多数以电子文档的形式存在，从起草、修改到印发都在计算机上进行，具有便于修改、便于复制特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。这就引发了电子文档的原始记录性和凭证作用如何确定的问题：电子文档能否作为档案，是否具有法律凭证作用等，便成为档案工作的新课题，是决定电子文档能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。

4、缺乏统一标准和规范，法律法规不完善

档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。但目前的状况是：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足；计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境；档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。同时，在日常档案管理中只有根据其来源，才能形成相应的法律责任。而在电子文档的形成过程中，打乱了或者是破坏了原始文件的本来顺序。原本清晰的法律责任界限变得模糊，缺乏法律依据使得大量的电子档案无法充分发挥其应有的使用价值，相关法律条例的制定迫在眉睫。

5、缺乏信息化建设的人才基础

人是最核心的资源,没有相应的人才,任何先进的技术和管理手段只能是流于形式,信息化也只能是空谈。档案管理信息化建设需要既懂档案管理，又掌握现代信息技术的复合型人才。而目前各级档案馆的信息化人才中，现有档案人员专业知识单一，普通操作型人才居多，系统开发、程序维护、咨询服务和信息导航复合型人才都十分匮乏。这在很大程度上制约档案管理信息化建设的质量和速度。

6、信息技术发展程度的影响

档案管理信息化后档案的存在形式主要是电子文档，具有易于复制、修改的特点，因此其保密和安全措施应该更为完善。在传输、保存过程中，电脑病毒的横行，黑客的恶意攻击以及网络技术的不成熟，电子档案尤其是一些高度机密的档案，容易被他人窃取、修改甚至伪造，这无疑是给档案管理构成了极大的威胁，同时由于档案保存的长期性，对载体寿命、电子计算机软硬件的生存周期和载体所载档案与电子计算机软硬件平台的一致性也有一定的要求，基于以上原因，信息化的加密技术、权限控制、防写措施必须达到相应的水平，档案管理信息化才能顺利进行。因此，信息技术发展程度也直接影响档案管理信息化的建设。

三、我国档案管理信息化建设的几点对策

《全国档案事业发展“十五”计划》明确提出了档案信息化建设的主要任务是：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件；加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网络，并入国家信息网。具体讲，档案管理信息化建设的主要对策有以下几点：

1、尽快制订我国档案信息化发展规划

目前，我国档案信息化发展规划尚未确立。为了必须克服目前标准不一、各自为政的分散局面，我们必须研究制订全国统一的档案信息化发展规划。要通过制订相关措施，保证我国档案信息化网络建设沿着健康、稳定、有序的方向发展。当务之急应该是组织全国核心力量研究档案信息化建设，包括发展的总体框架、规划、措施、技术支撑、标准规范以及相关内容，使档案信息化建设驶入规范、有序的发展轨道。

2、确保档案保存“社会记忆”功能的实现，建立电子文件管理的记录系统，保证档案的真实性可靠性

对于档案部门来说，保存和延续“社会记忆”是立业之本，提供信息、服务社会是强业之路。档案信息化建设必须要在实现“社会记忆”功能的基础上进行，它不仅要利用先进的信息技术来拓展和实现档案部门提供信息服务功能，更要确保档案部门保存“社会记忆”功能的实现。由于电子化、信息化手段的应用，档案资料大多可以进行数字化处理，并按数字化手稿进行管理，以磁盘、光盘存贮量，已经有效地解决了传统档案管理中存在的“保存”问题，“安全性”问题，以及“借阅难”问题，确保了档案保存“社会记忆”功能的实现。国际档案理事会电子文件委员会制订的《电子文件管理指南》中指出，应对电子文件的“元数据”和“背景信息”进行记录和保存。电子文件记录系统是一种自动记录系统，这种“跟踪记录”具有原始性，可以记载电子文件的形成、修改、删除、责任者、入数据库时间等相关“背景信息”，相当于该电子文件的“出生证”和“身份证”，延续了档案的本质属性——原始记录性。

3、拓宽档案馆管理、服务职能，建立和完善档案数据库，为档案学理论研究学者提供丰富的信息资源

由于信息化后的档案管理是与传统档案管理有所区别的管理，近代档案学已经是一门完善的、体系严密的科学，新一代档案学尚未产生，在妥善处理档案管理信息化的管理创新和原有档案管理制度之间的矛盾之余，应尽快利用已有和现有的档案资源加快档案学理论研究的脚步。所以档案馆既要有历史信息，又要有政府的现行公文信息，不断扩充、拓展和延伸馆藏信息种类，并且积极推进馆藏档案数字化进程，加快建立档案目录中心，丰富档案数据储备，为档案信息化做好后台数据库支持，逐步实现馆藏信息转输网络化和利用在线化，建立档案馆局域网和广域网，实现资源共享，为研究学者们提供大量的有价值的信息资源，促进新一代档案学的形成。

档案信息化论文范文第11篇

实现房产档案馆数字化是房产档案管理信息化建设的基础和前提。建立健全数字房地产档案馆，首先要把握好节点有偿访问。一般性查询、检索无论传统服务还是远程服务均可无偿义务提供，但网上深入查询或特殊专题检索、下载等应为有偿服务，对于科技成果还应收取成果转让费。另外，关于档案开放范围和权限问题，要设立相应的访问权限，对于那些可以对公众开放的档案，公众可在公共网上查询、利用，而只可对内部人员开放的档案，只能通过上内部局域网查询利用。开放数字房产档案馆的建立必将会进一步提升房产档案馆的宣传、教育、服务和经营功能。

2．3完善房产档案信息归集、检索系统

为了全面、准确地收集信息，就要将房产档案信息系统与房产交易系统有机地结合，将房产交易过程中产生的房屋产权信息自动归入房产档案信息系统，形成文本信息；另一方面要利用扫描仪、数码相机等先进设备将有关资料以图像信息方式归入房产档案信息系统；原始档案数据进入计算机后，再利用计算机强大的分类、组合、检索、调阅、复制等功能建立起完整准确的房地产档案数据库。由于房产产权频繁异动的特点，房产档案的更新速度很快，因此在档案数据库的更新、管理、维护上要实现实时控制，保证房产档案信息与房产产权状况的同步变动，这是房产档案管理的核心所在。由于高校房产交易涉及面广，这就要求建立高效的房产档案信息检索系统。由于司法查封、抵押登记、房屋租赁、房产交易等不同业务的特点不同，对房产档案信息要求也不相同，因此，必须建立一个多角度的档案检索系统。要充分利用计算机强大的检索功能，将房屋坐落、产权人姓名、房屋面积、交易时间、产权状况等房屋产权管理中的每一要素都作为检索点，编制各种检索工具，形成计算机检索与手工检索互补的档案信息检索体系，实现万能检索，从而提供高效、便捷的查询服务。

2．4建立准确的房地产档案数据分析系统

房产档案信息不仅要满足产权人产权交易的需要，而且也应该为高校职能部门进行宏观调控提供科学的决策依据。这就要求必须建立一整套房产档案数据分析系统，以便管理人员能够从多角度对房地产产权产籍数据进行分析、整理。通过数据分析系统对房地产市场的现状和发展趋势做出准确的判断，以便相关职能部门能够及时运用相关调控手段，使学校房产需求保持基本平衡、结构基本合理，达到科学决策，回避风险的目的。

2．5提高管理人员的综合素质

档案信息化管理的日趋完善，要靠掌握现代化技术和管理方法的档案专业人员来实现。档案工作者不能满足于现状，应正视自己的业务水平、组织管理能力等方面的欠缺，主动、及时地提升自己的政治理论知识、相关科学文化知识和档案学知识，做到依法治档，使档案得以安全保管和科学利用，要加强学习业务文件和各级档案专业刊物，明了档案管理的法律法规，及时贯彻落实有关档案管理的新规定，执行新规范，密切注意国内外档案工作的发展动态，借鉴先进的管理经验和技术，不断提高管理水平，促进档案事业逐渐实现法制化、规范化，推进档案工作的发展。推广使用新归档方法，减轻档案工作量和劳动强度，提高工作质量和工作效率，实现档案管理的现代化，是我们不可回避的责任。管理人员要充分利用计算机与档案管理软件，对档案的收集、存档、查找、借阅甚至统计等等实现电脑化的规范管理，提高档案的存储和处理能力，为相关部门提供方便、快捷、及时、准确的参考信息，充分发挥档案的信息服务功能。

3．小结

房产档案管理信息化是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合，是新形势下房地产业发展的必然趋势。运用现代信息处理技术手段来开发房产档案信息资源，必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，必将使房产档案管理的各个方面发生深刻变化，使房产档案管理的整体水平明显提高，大大减少了房产管理工作人员的投入．降低了联系渠道的费用支出，缩短了大量事务的处理时限，使高校房产管理人员在有限的时间内得到充足的信息，不仅降低了成本，而且极大地提高了效率。

参考资料：

[1]玄艺兰．论房产档案室的数字化建设[J]．中华教育周刊，2003，(6)．

[2]周长华，吴小军．高校档案管理网络化建设[J]．扬州大学学报(高教研究版)，2004，8(6)．

档案信息化论文范文第12篇

【摘要】当前,计算机管理已经广泛应用于各行各业。本文针对医院档案管理的信息化进行探讨,分析了医院档案信息化需要面对和解决的问题,提出了对应的策略。

【关键词】医院档案管理信息化

1何为档案的信息化管理

1.1档案信息化管理的内涵

档案信息化管理的内涵包括两个方面:一是应用信息技术对档案信息系统集成、有序分类、便于查询、开发应用,对档案的鉴定分类、编目、排序、检索、归档保存等进行高效的管理,以提高医院的管理效率。二是用信息流来调控档案物流,最终实现“无纸化”管理,促进管理创新。

1.2档案信息化管理的内容

(1)数据资料信息化。应用扫描仪、计算机和网络把应当存档的文件、资料信息等以统一规范的数据格式录入计算机,以备处理。

(2)工作流程信息化。通过专用软件实现档案分类、编目和排序,为此首先需要规范管理流程、确定岗位员工的工作标准,减少人为调控和干预。为保证文档一致性,医院办公自动化系统要与档案管理系统兼容。

(3)档案检索信息化。在施行分级检索制度的前提下,通过医院网络和互联网可随时准确地检索到所需要的存档文件、资料、原始记录、文献等。

1.3档案信息化管理的条件

一是需要配备开放式电脑查询检索系统,向利用者提供快捷、方便的档案信息服务。

二是要加快医院局域网络的建设。

三是需要建立档案用户信息库,及时分析、了解用户对档案的需求,有针对性地编辑完整的系统档案信息,提高档案利用率。

四是要紧紧围绕中心工作,多角度、多层次、多形式地开展利用宣传活动。

2医院档案信息化管理的重要性及必要性

2.1适应社会发展的需要

现代信息社会日新月异,人们对各种时效性强、具有高价值的档案信息的需求量越来越大,对利用网络实现档案资源共享的要求越来越强,对档案工作服务信息化的要求也相应地越来越高,传统的档案管理模式及各业务环节已不断受到新的挑战。

2.2提升档案管理水平的需要

从总体上来看,医院档案管理现代化程度不高,有些单位还比较落后,这就需要不断更新管理意识,改革管理方法,运用先进的设备与技术,提高工作效率,实现管理的现代化,从根本上提高档案管理和利用的水平。

2.3确保医疗事业可持续发展的需要

档案信息化管理不仅有利于发现、培养和造就大批人才为医院事业发展服务,而且将会大大提高工作效率,使档案信息资源得到更加充分的开发利用,同时可以延长档案寿命。

3医院档案信息化管理需要解决的问题

3.1需要大量资金投入

医院档案信息化的初期建设需要整体规划,包括整个硬件平台和网络基础设置,如需要投入的设备就有计算机、扫描仪、数码相机、刻录机、缩微设备、打印机、复印机等,还需要进行信息的安全防护,这些都需要很大的经费投入。另外,这些电子产品更新换代速度快,生命周短,其后续的维修、更换、升级等也在一定程度上制约了档案信息化工作的开展。

3.2任务繁杂,工作量大

医院档案的信息化管理有很多优势,但其工作量并不轻松,档案的信息化建设需要完成的工作很多:(1)对现存档案室的纸质档案进行数据化处理,通过扫描缩微等手段,将其转换成电子文件。(2)要利用文档处理软件按照标准要求对数据库进行规范整理,便于检索利用。(3)要对医院职能科室和业务科室提供网上利用平台,搞好远程服务。(4)要采取数据备份,数据加密,设置防火墙等多种防护措施,确保档案信息安全。(5)要根据电子信息技术的不断完善与进步,要对电子文件进行转换升级,使其处于可用状态。(6)纸质档案与电子文档并存,工作量是双倍甚至是多倍。

3.3难以获求满足工作要求的人才

档案信息化管理要求工作人员要有相适应的熟练的计算机操作技能,有获取判断运用信息的能力,要有精通的档案业务知识。那种既会档案管理、计算机操作,又懂卫生管理的复合型人才大受欢迎。但档案部门待遇不高,优秀人才难以吸引进来,进来后又难以留住,冗员又难以消化。

3.4需要转变传统的服务方式

传统的档案管理处于一种封闭的环境下,收集的也只是上级发来的红头文件、科研课题等等,没有对信息进行深层次的开发和加工,致使应变能力不强,竞争力不高。而档案信息化面对的是远程的看不见的,是背靠背的服务,服务方式是公开的透明的全方位的,服务质量要经得起网上的检验。这就要求我们要更新服务理念,拓宽服务领域,提升服务质量。

4正视问题所在,加强医院档案信息化的建设

4.1医院档案信息化的问题所在

(1)基础设施有待完善。大部分医院的局域网建设还有待完善,有的办公自动化系统尚未实施,形成不了医院档案专业体系,档案信息化管理也由此受到制约。

(2)技术保障与政策支持不够。保证电子文件信息安全的技术措施还有待于相关法律、法规、规章和标准的引导,电子文件的法律地位尚未确立。另外信息安全技术问题也缺乏明确的管理性、业务性和技术性标准。

(3)相关体系规范有待健全。档案信息化建设的前提和必要条件是档案工作的标准化、规范化。目前虽然已有一些标准规范出台,但还不能满足档案信息化快速、有序的发展。制约着信息交流的范围和程度,直接影响着档案信息化建设的步伐。

4.2医院档案信息化的措施

(1)加强基础设施建设。包括软硬件方面的设施,即各种机器设备、各种档案自动化处理程序、档案数据库建设等。

(2)重视人才培养。档案信息化建设涉及的技术性较强,要采用各种措施,培养既掌握档案管理知识,又通晓计算机和网络技术,又熟悉医院业务的复合型人才,以满足档案信息化建设的需要。

(3)加强安全管理。一方面要制定严格的档案信息化安全保密制度,强化从业人员的安全保密意识和安全防范技能,另一方面要完善档案管理系统和严密的流程化处理机制,引入科学实用的网络安全应对策略,加强监控。

参考文献:

[1]程洁.医院档案信息与数字化管理初探[J].实用全科医学,2007,(05).

档案信息化论文范文第13篇

企业人事档案主要记录了企业职工的详细信息，为企业未来发展选拔人才提供了参考。过去很长一段时间内，我国企业一直运用传统的方式来进行人事档案管理，管理效率比较低，而且难以充分发挥出人事档案的作用，已然不能符合现代社会的需求。为此，企业需要采用信息化的手段来管理人事档案，以便能够为企业、职工发展提供帮助。

【关键词】

企业人事档案 信息化管理

企业采取信息化的手段来管理人事档案具有非常多的优势。比如企业领导能够在档案信息系统上直接查找职工信息，而省去了人工查找的时间。另外，信息化管理方式能够实现人事档案资源的智能化管理，可以依据程序进行自动分类、自动分析、自动加工等，这对提高人事档案工作效益有着重要的意义。

1企业人事档案管理现状分析

（1）缺乏完整性和适时性，未能在更广泛的领域运用。

早期人事档案管理人员会根据相关规范来档案立卷折，仅注重如何妥善保管，把完整性和保密性作为重中之重，人事档案往往只是简单的材料堆砌与积累，并没有对员工档案信息展开更为详细的分析与运用，再加之，因为企业人事档案自身就存在着一定的滞后性，记录的信息可能与职工现实表现并不相符，或者有很多现实表现并没有及时的更新，形成综合性的信息材料，使我们无法进行一些深层次的思考，更无法打开人事工作的新局面，致使档案使用效益甚微。

（2）目前在企业的人事档案管理中，缺档、断档和死档的问题时有发生。

之所以会出现这些问题，原因有很多，例如认识档案管理人员更换而未做好交接工作，或者企业的人员流动较大等等。这些问题的存在为企业人事管理工作的开展带来了极大的不利影响，也不能使企业更好地掌握员工的动态和现状，不利于企业发展战略的制订与实施。

（3）管理方法落后，工作效率低下。

长期以来纸张一直都是有效管理档案的主要媒介，但是随着档案内容的不断增加，各类档案的打印、整理、装订、保存和查询逐渐暴露出了一弊端，比如纸张长时间的保存之后，会出现明显的泛黄现象，而且字迹会变得模糊不清，查询期间，需要从很多的档案中进行查找，便利性差，同时难以共享。近几年，随着信息量的增加，人力资源部作为大型企业的核心部门，档案管理工作量越来越大，传统的档案管理方式逐渐陷入被动。

（4）一直沿用的管理体制阻碍了信息化管理的发展。

这主要是因为早期的管理体制将人事管理与档案管理分离以及纸制档案归档的滞后性使人力资源信息和人事档案管理脱节，从而造成人员数据信息不完整。

2人事档案管理信息系统的解决方案

随着社会规范化、诚信化程度的不断提高和信息化时代的到来，人事档案作为人力资源管理的凭证、参考和依据，必须引起各级领导的重视，采取切实有效措施，充分利用员工素质模型，用信息化建立全面、真实、详细、连续的人事档案，实现人事档案信息化与纸质化双轨制，全面提高人事管理水平，为合理使用人才，加强个人诚信提供强有力的支撑和帮助。作为人力资源管理信息系统的延伸，通过系统的合理设计和管理体制的适当调整，即可实现人事管理系统和人事档案系统的连接，从而形成完整的个人信息档案和与之对应的规范化的人事电子档案。人事档案管理信息系统功能具体表现如下：

（1）人事档案管理系统中详细的记录了企业人员的各项信息，这些信息实时更新，并且咪每年都上报中央企业。这样中央企业要想了解某一个员工的信息，只需要查询信息系统即可。这不仅节省了人员检索档案的时间，也减轻了工作人员的工作量。而且由于信息系统中所管理的人员信息都是最新动态的信息，企业领导可能随时了解到员工的表现情况，这对劳资管理意义重大。

（2）人事档案信息化之后，便于组织部门对企业部门干部进行考察。信息系统由于维护及时，泽人员更新快速，企业领导者能够随时查看员工个人的履历表，各个部门干部的变动情况。这样企业领导就能够掌握企业全体员工的素质情况，以此作出合理的人员调整。

（3）系统不仅支持多种格式的电子文档文件、图片文件，还支持音频及视频文件，对于某些重要工作或（档案）场景，可以录音或利用摄像机拍摄，生成音（视）频文件保存到电子档案中，从而使人事档案的记录更加生动具体。

（4）系统还可以对人事档案进行日常的管理，比如记录人事档案的借阅信息等各类信息。

3人事档案信息化管理中注意的问题

（1）进行数据整合。

人事档案记录的信息十分庞杂，而且前后所记录的信息者相距时间比较长，在记录的过程中，因为主客观因素的影响，人事档案中信息中时常会出现差错，很有可能会出现前后不一致，或者出现相同的信息记录不同情况。所以企业人事档案的信息化系统建设前提条件就是做好信息数据的整合工作，保证所获得信息是唯一正确的信息。这项工作十分繁琐，需要花费非常长的时间，尽管如此，也需要人事档案信息建设者努力做到这一点，因为人事档案中所记录的错误的信息没有任何的意义，而且可能会引发更严重的问题。

（2）转变管理思路，努力做到人事管理与人事档案管理相结合。

目前我国企业的人事档案管理和人事管理分别由不同人员进行管理，有的是两个部门管理，这样在档案收集、信息录入及档案移交归档案方面就存在诸多不便，笔者认为：人事及档案管理应该统一管理，实现从人事材料的收集、录入、归档及管理的一体化操作。

（3）注重培养人事档案管理人员的各方面素质，尤其是政治业务素质。

虽然信息技术的应用，对人事档案信息化管理起着不可替代的作用，但是人依然起着决定性作用的重要因素。为此，企业定要对人事档案管理人员进行专业性的培训，以使其能够完全掌握最先进的人事档案信息管理技术，知识层次更加深入。因为人事档案管理工作特别强调责任，为此，企业必须着重对管理人员进行政治业务素质的培养，以使管理者拥有非常高的政治觉悟，拥有政治责任感，并且具有一定的政治辨别能力。

4结语

综上所述，可知人事档案管理工作作为企业管理内容之一，企业充分的重视，这不仅有利于企业未来发展，也能够为人事档案管理事业作出一定的贡献。企业人事档案管理部门要转变管理思路，运用现代化的管理模式，以使企业人事档案管理能够与时俱进的发展。

作者：刘波 单位：赤峰热电厂

参考文献：

[1]文迎春.关于国有企业中档案信息化管理问题的探讨[J].科技创业家,2013(18).

[2]赵黎霞.浅议企业人事档案信息化建设策略[J].办公室业务,2013(13).

[3]焦咏梅.人事档案信息化管理之对策[J].黑龙江史志,2012(15).

档案信息化论文范文第14篇

信息技术的迅速发展和广泛应用加快了信息社会前进的步伐，也给社会道德注入了新的活力，促进了社会道德的开放性和多元化。然而网络技术在促进人与社会全面自由发展的同时，也给我们传统的伦理观带来了不小的冲击，一系列的伦理难题应运而生，成为当今社会潜藏的危机。

1.信息安全

信息系统自身存在的漏洞，给黑客的非法入侵提供了可乘之机，从而使网络信息的安全性极端脆弱，严重的安全失范行为会给国家带来灾难性的后果。我们目前采取的各种防范措施，还无法从根本上保证信息的安全，正如美国计算机软件专家科思所说：“我们甚至有理由怀疑，绝对可靠的防范措施可能永远也找不到。”[1]如何保证信息安全，成为我们面临的新的信息伦理难题，也是我们在构建数字档案馆过程中，至今仍无法完全克服的一个“瓶颈”。

2.信息侵权

提供文化信息资源为社会服务是网络的一个主要功能，然而由于网络传播的不可控性，信息侵权现象时有发生。所谓信息侵权指的是未经版权所有者允许擅自转载、复制其信息内容。可以说网络上的版权纠纷成为时下纠缠最多的问题之一。据国家版权局的消息：近两年来国家各级版权机关共受理版权案件2824件，有关著作权、技术专利权和软件盗版等所涉及的金额已达到数亿元人民币。[2]另外，信息技术的发展使个人隐私被采集和公开的可能性大大增加，互联网为某些居心不良的人获取和传播他人隐私提供了便利，使个人的自由和尊严受到潜在的威胁。

3.信息犯罪

信息犯罪是指运用信息技术或信息故意实施的严重危害社会、危害公民合法权益并应负刑事责任的行为。作为一个犯罪概念和特殊的犯罪形式，学术界有几种相关的概念和定义，如电脑犯罪、计算机犯罪、网络犯罪等。[3]从类型上说，信息犯罪可以分为信息窃取和盗用、信息欺诈和勒索、信息污染和滥用、信息攻击和破坏等。无论哪一种犯罪，其危害都是相当大的。信息犯罪给知识产权、个人隐私、社会信用和国家安全都带来巨大威胁。档案部门向来是国家保密机关关注的重点，信息犯罪对档案工作的破坏作用不言而喻，如果发生档案失窃、被篡改或恶意传播，将会给社会带来极大的影响。

4.“非人性化”问题

网络只是一个技术平台，只能充当人与人之间相互交往的媒介，隔着计算机屏幕，人们感受不到对方作为一个活生生的人的反应，忽略了对方的感情需要。在网络社会，人们终日跟计算机打交道，在家办公、电子商务、网上购物等新事物的出现，使具有可视性、亲切感的人际交往活动越来越少。人们在这种“非人性化”的世界中，产生的孤独感、紧张情绪、对周围事物的冷漠都给社会带来不和谐的因素。网络的“非人性化”问题已经成为信息时代伦理建设不可回避的话题。[4]

二、信息伦理建设必须重视法制化

如果说以上出现的新的伦理问题中，诸如网络非人性化、信息肆意传播我们还可以通过加强“道德自律”加以控制的话，那么信息安全问题、信息侵权行为的控制和防范问题，信息欺诈、信息攻击和破坏等信息犯罪问题，仅仅依靠人们在道德观念上的自我约束恐怕已经很难奏效了，迫切需要强制性法律措施的配合。信息活动管理上的法制建设滞后是信息犯罪增加的一个不容忽视的因素。法制化建设是信息活动规范的迫切需要，也是对信息关系调整的外在约束力。法律手段在档案信息伦理建设中的作用可以从以下几个方面来分析。

1.传统伦理道德在信息时代的约束力已远远不够信息技术带来的诸多新的伦理问题依靠传统伦理已经无法解决，信息时代处理新的伦理问题缺乏传统的价值参照体系，这就导致了人们心中的道德模糊感。[5]人的某种观念的形成需要相当长时间的培养和适应，我国传统价值观是几千年悠久历史的积淀，要使人们在短期内建立新的价值观体系，在这种道德缺失中维护正常的秩序，法律，是一个有力的工具。

2.传统伦理与信息伦理的区别

传统社会人们的活动和交往范围狭窄，伦理规范不仅容易建立，而且容易形成固定的自我约束和舆论控制功能。而在信息时代，信息技术在缩短了人与人之间的距离，把地球变成“地球村”的同时，使人们的心灵接触越来越少，感情逐渐淡漠，人与人之间的关系退化成了计算机的语言和符号，信息伦理调整着的人们的感情逐渐疏远，传统社会所谓的“熟人约束”、“面子管制”在这样一个相对自由的时空中变得软弱无力。因此，信息伦理需要法律规制，而且应改变传统伦理中法律只是作为道德辅助手段的观念，把法制化作为调控信息伦理的主要方式。

3.法律是化解和消除信息环境下各种问题的主要和重要手段

伦理道德只是一种软性的社会控制手段，它的实施依赖于人们的自觉性和自主意识。而对于一些道德沦丧、良心泯灭的人来说，伦理道德就显得苍白无力了，不足以制止其做出危害社会的行为。而且，由于网络的开放性、虚拟性和操作的隐蔽性，人们无法判断行为的真正发出者，依靠社会舆论和风俗习惯来维系的信息伦理很难发挥规范人们道德行为的作用。法律作为一种最专门化、最具效力和强制性的控制工具，仍然是化解和消除信息环境下各种问题的主要和重要的手段。只有将那些成熟的、共性的信息伦理规范适时地转化成法律法规，使之具有法律的强制性，才能更好地规范个人与社会的信息行为，构筑社会安全的第一道防线。[6]

4.信息立法是促进建立全球伦理价值观的有效措施

在全球化趋势日益明显的今天，信息本身的普遍性、共享性和无国界化要求与之相适应的信息伦理应包含全球伦理或普遍伦理的成分。然而，通常的观点是，生长于不同文化背景下的伦理往往具有不同的性质，具有文化上的“异质”性，但若仅仅局限束缚于伦理的“异质”性，则不利于信息的无国界传播和信息全球共享。[7]因此，达成信息伦理基本准则上的共识，能更好地促进信息交流和传播。信息立法不仅有效打击了在信息领域造成严重后果的行为者，而且为信息伦理的事实创造了良好的外部环境，为信息伦理的“同质”构建提供了一个平台。

另外，法律法规作为一种“他律”，为我们的道德“自律”提供了可遵循的规范，也给信息时代提供了一种可量化的是非评判标准。

三、现有档案法制建设的不足及应采取的措施

通过以上论述，使我们认识到了法制建设在信息伦理建设中的重要作用，不可否认，我国已经出台了一些规范信息行为的法律法规和行政规章，但与飞速发展的网络技术相比，我国的信息法制化建设还是很薄弱的，迫切需要加强。具体到档案工作领域，到目前为止，已经形成了法律、部门规章及文件、地方规章及文件等多层次的档案法律体系。1987年颁布的《档案法》是我国档案法律体系的核心和主体，同时还出台了《档案法实施办法》、《各级国家档案馆开放档案办法》等一系列相关的法律法规和各种地方性行政规章，还先后制定了《档案管理软件功能要求暂行规定》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等有关电子档案的规则和标准，在一定程度上满足了档案管理信息化发展的需要。但就目前的现状来看，档案立法方面存在的问题还是不容忽视的。

1.档案立法方面存在的问题

第一，档案信息化方面还存在着不少立法空白点。目前除了少数几个法律层次较低的部门文件以外，还没有出台其他以电子档案为主体的规范性法律文件，我们在面对电子档案的归档管理、档案网站建设、电子档案数据备份管理等问题时仍无法可依。在已建立的档案网站中普遍存在着档案站点、站名设置不规范，提供信息内容的水平和深度参差不齐等一系列问题。这些弊端会直接损害档案，尤其是与国家利益密切相关的档案的保密性和真实性[8]，极易导致电子档案的泄密、贩卖、恶意传播等严重违法行为。而立法上存在的空白点使我们无法追究这些行为的法律责任，不能对犯罪行为展开有效的打击和实施应得的惩罚，从而给社会带来不良影响和危害。

第二，现有《档案法》中的条款需要增加和调整。由于1987年的《档案法》是在当时特定的技术水平和社会发展状态下制定的，其中缺乏有关信息时代规范电子档案、进行档案信息化管理的内容，而且有关档案定义、档案归档期限、档案违法现象等的规定也与新的形势不太适应，需要加以补充和调整。

尤其在人们的维权意识日益增强的今天，有关档案著作权、知识产权的问题，不能再仅仅借鉴邻近的《著作权法》、《合同法》来保护电子档案的版权或确认电子档案的归属，档案管理是一个独立、特定的行业，要给其提供有力的法律理论支持。第三，现有的档案法规中有关信息化方面的规定立法层次偏低。《档案管理软件功能要求暂行规定》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等规则和标准，都属于层次较低的行政部门文件，在法律效力上远无法满足档案信息化发展的需要。这种状况造成的后果就是，在某一案件出现时，无法对其形成强有力的约束和制裁。电子档案管理中的利益维护由于缺乏法律保障而长期处于不利地位。

2.加强档案法制化建设

第一，加强档案立法。这包括了很多方面和层次，具体说就是要制定有关电子文件、电子档案管理、电子档案网站管理、电子文件数据备份管理等方面的法律法规，填补现有档案法律体系的空白点；对《档案法》中不适应信息时代要求的条款进行修正和补充，特别要增加有关电子档案信息资源的管理、保护、利用等方面的内容，对于档案著作权制定相应的管理规则和惩处措施；把一些必要的原有的部门性行政规章上升到以国家名义制定的法律的高度，避免一些肆意破坏者钻立法层次低的空子，降低由于对档案信息化管理和规范力度不够带来风险的可能性。

第二，档案立法建设要与现有的法律体系保持良好的兼容性。不仅要制定管理性的法律法规，更要坚持发展的原则，制定能够促进档案信息化健康发展的法律法规。同时，在对原有条款进行补充和修正时要考虑法律法规的可操作性，使整个体系更加科学完善。

第三，档案信息法制化建设不仅强调“立法”的重要性，还要全面考虑法制化体系的系统建设，包括立法、执法、司法、监督等多个方面；要积极进行机构改革(如现有的局馆合一模式)，为档案行政执法和监督职能的顺利开展创造良好的社会环境。

第四，认真研究档案信息法制建设的国际动向，积极参与保障信息网络安全的国际合作。走向国际不仅使我们在制定相关国内法律法规和实施管理时能博采众长，更使我们在打击跨国计算机网络犯罪时，在解决网络侵权、网络违约等跨国纠纷时有良好的国际合作基础，做到公平、公正、有效、合理。[9]

档案信息化论文范文第15篇

关键词：信息化建设;干部人事档案管理;必由之路

由于现代计算机技术突飞猛进的发展，对于干部人事档案管理而言，不能只停留在纸质材料的保管与利用上，更要依靠现代信息、网络技术和资源，利用现代网络技术和计算机技术构建一个崭新的平台，从而提高企业的干部人事档案的管理能力。因此，信息化是干部人事档案管理的必由之路。现代企业的档案管理者，需要有职业创新意识，将实现干部人事档案信息化建设作为推动企业人事档案管理工作的长期目标。

一、干部人事档案信息化建设的必要性

1.降低目前干部人事档案纸质化存储与管理的风险。干部人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后形成的。一本完整的干部人事档案，会跨越数十年的时间，完整的记录干部从中学至退休及死亡的全部信息，具有唯一性、完整性、无可替代性。因此，干部人事档案对于个人和企业的重要性是不言而喻的。如果遇到火灾、洪灾、地震等重大灾害或意外，致使档案出现损毁，将会给企业和个人带来无法估量的损失。因此建立干部人事档案的备份及信息化存储将会大大降低目前干部人事档案纸质化存储与管理的风险。2.确保干部人事档案的完整性和安全性。加强推进干部档案信息化管理，能大大提高干部档案保管及利用水平。通过将干部个人纸质档案转化为直观化，可视性强的电子图片文档录入干部档案管理系统，能充分实现运用计算机技术对干部档案进行管理，最大限度的减少直接查阅档案的次数，防止档案在查借阅过程中产生的磨损，减少人员对纸质档案材料的接触，防止人为涂改和档案内容缺失。3.提高人事信息利用效率。科技型企业的发展，得益于人才的发展。干部人事档案，构成了一个庞大的各类人才信息资源库，开发利用档案信息资源，充分发挥干部档案的作用，对于培养人才、选拔人才、使用人才具有十分重要的意义。同时，进一步完善干部档案信息管理和分类管理，对于各类人才、不同行业、不同地区之间的人才流动，促进人才资源的合理配置，同样有着重要意义。应建立一套完整的干部人事档案信息采集系统、管理系统和信息处理系统，提高人事信息利用效率。

二、干部人事档案信息化建设的可行性

企业干部人事档案信息化，就是根据企业的实际情况，在干部人事档案管理中，全面运用现代信息技术，对企业干部人事档案现有信息资源进行处置和管理并提供利用服务。企业干部人事档案信息化建设，可以从实现档案信息的数字化和网络化，实现干部人事档案的信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，实现档案信息的共享，引发档案管理模式的变革。可以说，现代信息技术为实现干部人事档案信息化建设提供了技术保障。

三、干部人事档案信息化建设的内容

1.档案资料的数字化转化。首先利用扫描仪将现存的干部人事档案纸质材料录入计算机，通过计算机技术处理，将扫描的图片材料转化为数据资料。2.建立干部人事档案信息化建设与管理标准规范。从管理、法制、技术等方面制定标准规范，建立适用于档案信息采集、网络化利用、数字资料长期保存、档案资料安全保障等各方面的标准规范。制定的标准规范应在充分调查研究的基础上依据国家标准与规范逐步建立适用于企业的干部人事档案信息化建设与管理的标准规范，如：干部人事档案电子文件的归档与管理，人事档案信息资源的标识、存储、查询、管理与利用标准等。逐步建立起企业干部人事档案信息化建设与管理标准体系。3.建立干部人事档案材料收集的信息系统。干部人事档案信息的采集包括十大类材料的收集，第一类履历材料、第四类职业资格评聘材料、反映个人科学研究水平的材料，第九类招工任免材料，出国出境材料由人力资源部技术干部部门提供；第二类自传材料、第三类领导考察、考核、鉴定材料由人力资源部干部部门提供；第五类政审材料、第六类党团组织建设工作中形成的材料由组织部门提供；第七类表彰奖励材料由工会及组织部门提供；第八类涉纪涉法材料由纪委部门提供；笔者之所以罗列出来，是干部人事档案信息收集系统的建立涉及人事、组织、及其他有关部门，需要与企业人力资源管理信息化建设想衔接，将干部人事档案信息化纳入人事、组织部门信息化建设体系中。各部门提交的干部人事档案信息需要由档案管理人员审核后才能进入干部人事档案信息库。4.建立与人力资源管理系统与人力资源数据相衔接的信息库。目前我们已能够完成干部对人事档案的基本内容包括姓名、性别、民族、出生日期、身份证号、政治面貌、简历、参加工作时间、学历、学位、毕业时间、毕业学校、所学专业、学习形式等基础信息的采集工作。对于干部任免考核材料、专业技术职务技术人员业务能力、专业特长、科研成果论文论著获奖材料、业绩考核材料、奖励惩罚材料，工资材料，家庭信息材料等则需要通过编辑各种信息资料库，建立班子建设、干部管理、干部任免、干部教育、干部统计、党员统计等子集库来形成了干部人事档案库。通过集约化的共享数据库和发达的计算机通信网络，建立各部门的信息交流的通道，来实现企业干部人事档案的信息化管理。5.采取有效的安全措施。采取有效措施建立干部人事档案数据库的安全存储与恢复机制，在档案信息化管理与利用工程中，由于使用了网络技术，加大了档案信息泄露的渠道与风险，需要建立各种加密技术、防火墙技术与病毒防控系统。同时干部人事档案信息库的利用，需要建立相应的查阅与利用权限以保障干部人事档案信息的安全。6.加强相关人才的培养。推进干部人事档案信息化的关键是人才。干部人事档案的信息化，其中包括档案收集内容的数字化，现有档案材料的数字化，文档处理的一体化，电子档案的保存安全性，档案利用的多样化，使得干部人事档案的信息化管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对档案管理人员提出了更高的要求。干部人事档案信息化建设是一项复杂而宏大的系统建设，需要一批懂档案管理又能熟练掌握信息技术的人才，只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能最大限度地能满足企业对干部人事档案信息化管理的需求。干部人事档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化建设的实现不可能是人力资源部档案部门力所能及的，也不是凭档案管理人员及几个计算机技术人员能够完成的，它需要企业各级领导及计算机部门领导的大力支持，更需要企业统筹兼顾全面安排。在中国中铁的干部人事管理工作中，已经实现了ERH人力资源信息管理，信息化将会是人力资源管理的核心，随着企业人力资源信息化建设和网络技术的不断发展，必将实现干部人事档案的管理信息化，干部人事档案信息化的实现也一定能促进企业的发展。

参考文献：

[1]王一楠.人事档案管理与信息化建设[J].中国科技纵横,2016(13).

[2]胡春梅.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].人力资源管理,2015(5).

[3]刘慧超.新时期下人事档案管理的信息化建设探讨[J].才智,2015(35).