电子合同归档管理范文

电子合同归档管理范文第1篇

1 电子档案归档现存问题分析

电子档案归档工作是档案管理部门重要的内容之一，但是当前仍然存在一些问题，下面对几种常见问题进行说明：其一，电子档案独立性较差。当前多数企?I的电子档案均由纸质档案生成，独立性较差，并且多数企业对电子档案管理工作过的重视程度不够，随意更改和丢失等情况时有发生，导致电子档案的真实性和完整性明显减低；其二，电子档案归档流程存在问题。电子档案归档主要指工作人员对整理完成的电子文件的属性进行判断，之后对其进行拷贝，进而实现长期存储的目标，但是当前一些企业在电子档案归档过程中不能严格按照相关流程进行，例如：未对电子档案真实性和属性等进行判断便直接进行归档处理，这种情况导致归档工作杂乱无章，工作效率和效果较差；其三，档案管理人员专业水平有限。电子档案归档工作对工作人员的专业知识和技术有较高的要求，但是当前工作人员在专业水平上存在较低的问题，在实际工作过程中会出现一些人为失误，导致电子档案归档工作无法取得预期效果。

2 提高电子档案归档工作效果的措施

第一，构建合理的电子档案归档管理体系。为了对电子档案归档的合理性进行提升，档案管理部门需要根据实际情况对归档管理体系进行构建，主要包括如下内容：其一，所有待归档的文件不能分散保存，需要及时进行归档；其二，制定科学、统一的整理方法，在正式归档前工作人员需要做好电子文件整理、鉴定及监测工作，此工作由文件形成部门负责；其三，对电子文件载体质量，格式以及规格等进行明确规定，让各部门对待归档文件按照规定要求进行调整；其四，制定责任制度，保证电子档案归档中每一项工作均有直接负责人，保证每项工作可以落实到实处，从而使电子档案归档工作保质保量的完成。

第二，对电子档案的真实性和完整性进行严格检查。在电子档案归档前工作人员需要对其真实性及完整性进行严格的检查，检查内容主要包括：对其同纸质文件内容是否相同及文件载体、格式和规格是否符合规定要求等进行判断，进而为其真实性提供更多保障。为了实现上述目标工作人员可以从如下几点着手：其一，在收集电子档案时需要对一些重要文件的原本进行保留，如果后期需要修改必须在保留原本的情况下进行，此种做法可以保留多种不同版本的电子档案，可以为后期真实性检查工作提供便利条件；其二，对一些新式的设备和软件进行合理应用，使用其对电子档案中数据计算是否准确进行检验，在发现问题后可依及时进行调整，从而对其准确性进行提升。

第三，对电子档案归档方法进行合理选择。现阶段电子档案归档方法主要有物理归档、逻辑归档和双套制归档三种，下面分别进行说明：其一，物理归档。物理归档方法又分为介质归档和网络归档，前者主要指文书部门将整理完成的电子文件储存在相应的介质后上交至档案管理部门，后者主要指在网络平台上将电子文件传送至档案管理部门相应的设备上。其二，逻辑归档。逻辑归档主要指文书部门将电子文件相对应的逻辑地址发送给档案管理部门，其在网络上对电子档案进行管控，此种归档方法能够保存电子档案原有的物理存在位置，并且不能进行随意更改，电子档案完整性较好。其三，双套制归档。双套制归档主要将上述两种方法进行联合使用，并且需要将相应的电子档案制成纸质版同时进行归档，此种方法能够对电子档案丢失后造成的影响进行规避，可以根据纸质版再次生成电子文件。在实际归档过程中档案管理部门需要根据电子档案的类型对归档方法进行合理选择，从而保证归档工作的质量和效果。

3 加快档案信息化建设速度的措施

第一，构建电子档案管理记录系统。为了更好的保证电子档案的真实性和完整性，档案部门需要对构建电子档案管理记录系统工作产生足够的重视，利用此系统可以自动的对电子文件生成、增添、删除以及归档时间等进行准确记录，能够最大程度的减少随意更改情况出现的可能，同时可以为档案信息化建设工作提供更多的数据支持，加快建设速度。除此之外档案管理部门需要建立专门的电子档案数据库，在数据库中对各类档案的多种形式和版本进行保存，为后期工作人员研究过程提供更多的有利条件。

第二，对档案信息化技术水平进行提升。通过提高信息化技术水平可以为档案信息化建设工作奠定坚实的基础，档案管理部门可以从如下几方面进行：其一，加大基础设施投入力度。档案管理部门需要根据实际情况对计算机，路由器，扫描仪以及服务器等基础设备进行合理配备，以供工作人员开展各类工作进行使用，通过配备上述基础设备后一些工作的效率和效果均明显提升，并且为电子档案归档及后期管理提供更多的便利。其二，在电子档案数字信息录入工作产生更多重视，工作人员需要边整理边录入，从根源位置对数据和信息错误的情况进行杜绝，使用双套制的方法进行归档，在保证归档效果的同时可以最大程度的减少工作量。其三，设定相应的权限。档案管理部门首先需要对密级标准进行合理制定，在制定完成后严格按照其要求对归档的电子档案进行分类，主要包括公开档案、内部档案和机密档案等，之后需要设置登录名和登录密码，在查找或者阅读机密电子档案时需要进行身份验证，在验证成功后才能进行一些服务，从而保证电子档案的安全性，减少丢失或者篡改等现象出现的可能。

第三，对电子档案工作人员进行培训。当前从事电子档案管理工作的人员在专业水平和素质等方面存在参差不齐的问题，一些工作人员对此项工作内容和相关标准的了解较为粗浅，无法更好的进行工作。为了对上述问题进行解决档案管理部门需要对工作人员进行专业培训，通过培训过程让其对电子档案工作产生更多的了解和认识，并且能够对自身知识和技术进行丰富，为后期实际工作奠定基础。与此同时在引进先进的设备或者技术后也需要对工作人员进行培训，让其对设备和技术的使用技巧进行掌握，能够将其正确的应用于工作中，从而推动档案信息化建设步伐。

电子合同归档管理范文第2篇

近几年，电子信息技术取得飞速发展。办公自动化、标准化、网络化渐趋完善。计算机管理广泛应用于企业生产管理活动的方方面面，办公自动化管理系统代替以往手工繁杂的办公行文、来往函件。文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔，许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结。先进的技术和管理方式产生了大量的电子文件。同时，每个文件形成部门为存储档案信息都投入大量的经历，保留旧的设备和多种应用软件，显然从人力和物力上都是一种浪费。因此,为适应现代化管理制度和信息社会的发展，做好电子文件的归档工作，对电子实施档案化管理势在必行。一、电子文件难以归档的原因

与纸质文件相比，电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪。笔者认为，在规划电子文件归档工作时，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，深入到现行文件工作领域，摸清信息产生的源头，并对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作一步步进行改革。这样才会促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。

二、电子文件归档方式和模式的选择

纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的模式有两种：

（一）开通电子文件归档专递网线

随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些日常产生的其它未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门（全宗构成者）以定期、不定期的方式编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。由专业档案部门对各个部门产生的电子文件信息进行集中统一的管理、保管与存储。档案部门对归档的电子文件提出标准化格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。（二）成立计算机与信息管理部门，由其负责归档，作为电子文件信息的汇集点

为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文件信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无疑是最佳归档途径之一。如根据__公司的组织结构，公司计算机与信息管理中心可利用网络技术建立企业行政信息管理系统，共分为行政、人事管理、企业策划三个子系统；而经营管理系统与综合业务（合同管理与产品销售）、部门业务（单、多用户项目）、财务可构成数据交换网。计算机与信息管理中心接收上述各部门相应数据后，进行集中处理，经汇总的数据在允许公布的时间段通过信息管理中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。

无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。

三、建立并执行一套科学、合理、严密的电子文件归档管理制度

（一）依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度

纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了负责人负责立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以单位计算机与信息管理保管为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。

（二）建立电子文件全过程管理制度

电子文件从形成到电子档案的开发利用，来源广泛，环节众多。电子文件形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员等。 哪一个环节的职责不清，制度不明，考虑不周，都可能影响电子文件的原始性、真实性。因此，电子文件收集归档，必须依靠制度约束。建立电子文件全过程管理制度，明确各方面的职责要求，显得尤为重要。这也是保证电子档案原始性、真实性和完整性的重要措施。

电子文件的归档范围、归档内容、归档部门与分工、归档的方法、归档时间、归档要求等和纸质文件相比，都有很大区别。抓电子文件归档工作，制定《机读(电子)文件归档工作规定》等，都要明确无误地分别对上述区别做出具体规定，并设计《机读(电子)文件归档目录》样式。同时还必须加强对电子档案的开发利用活动环节的保密管理。

为了使各部门主管档案工作的负责人和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，可在对电子文件的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择电子文件的信息综合性强，含“金”量高的综合业务管理部、总裁办公室做为开展电子文件归档的重点和试点部门。如将历年的各部门单用户报告和定制的多用户（专项）报告分电子文件归档。

与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、综合业管管理部门、计算机与信息管理部门四者结合的方法。电子文件形成部门熟悉各自管理的业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；综合业务管理部门是全面掌握公司和产品种类、部门业务类型，负责经营管理的部门；计算机与信息管理部门是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，又可以作为电子文件的形成单位，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。四个部门的职能相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，可共同形成质量较好的电子文档。

（三）将电子文档管理工作纳入公司业务管理程序，纳入公司各业务部门和职能部门的职责范围及有关人员的岗位责任制

其目的是使制度变成归档人员的自觉行动。体现在部门档案的管理工作要做到“三纳入”、“四同步”：纳入工作规划和计划、纳入:请记住我站域名管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

四、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性

签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式备份保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。

在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，但从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化档案贮藏，也能减少档案的体积。两种介质归档的简化合一，要经过审慎证证，在万无一失的情况下实行，最好以简报、情况报道类，以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。对于长久保存的电子文件，还需要定期进行复制，以防止信息损失。

__公司从20__年开始正式将公司公关、会议活动的照片和电子版整理由总裁办和综合业务管理部作为声像档案归档张贴和存档。最近又计划在FTP上随时输入电子照片、文章标题及摘要，通过网络传输到全公司，供全体员工共享。经如此办理，一般查询可利用电子档案，快捷方便，需查用全文时可借助电子档案所提供的索引到FTP上查阅，万一电子档案被损坏，相应的纸制裁档案还保存完好。同时，对电子文件档案信息采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理；并进行用户确认，以确保声像档案完整与安全。

五、档案人员知识结构的变革迫在眉睫

电子合同归档管理范文第3篇

1 电子文档归档途径及方式的选取

电子文件较纸质档案相比在载体稳定性、安全性方面存在一定不足，损坏情况时有发生，如何对电子文档归档方式进行选择便显得尤为关键。通过长期实践人们发现，脱机采集数据、磁盘等介质移交方式可能导致数据丢失问题的出现，在磁盘质量较差的情况下，对文件可读性产生一定影响，基于此档案信息管理人员需要进行多个备份盘存档，但是该做法导致档案管理人员工作量急剧增加，存储磁盘数量同样有所增加。为了对上述问题进行解决，档案管理人员借助网络平台完成归档移交工作，然后通过光盘完成存储，下面对网络移交途径进行具体分析：

1.1 对电子文件信息汇集点进行合理选择

电子文档归档工作需要由计算机及信息管理部门负责，在办公自动化发展背景下，档案信息管理工作的标准化、系统化及信息化建设工作已经受到人们广泛关注，对系统进行开发时将目光聚焦于“集中统一”的方向，档案信息管理工作不再受到立卷单位人方面的限制，其系统能够更好的服务于某一方面或是某几方面的档案管理工作。信息管理工作的统筹规划同样为该部门工作的重点之一，并且需要带头做好集中统一式档案信息管理系统的开发工作，充分发挥自身电子文件信息聚集点的作用，保持相关技术设备和人才方面的优势，为档案信息管理及归档工作的开展提供更多支持。

在档案信息管理及归档人才、档案信息管理系统和相关技术设备的支持下，能够对具有存储价值的电子文档进行归档，并且可将其视为最佳途径之一。例如，我国某著名大学计算机及信息管理中心借助网络技术对本校的行政信息管理系统进行构建，将其细化成人事管理、教学及科研等几个子模块，财务结算处、教务部门、学生注册中心等均可与教学管理系统进行联系，共同组建数据交换网，财务结算部门需要完成学生交费信息的共享工作；学籍、毕业审查、授予学位及教学方面的工作由教务部门负责；学生注册、排课、选课及成绩信息共享方面的工作由注册中心负责。计算机及信息管理中心获取上述数据之后，需要完成集中处理工作，对信息汇总整理之后传递至不同的业务管理部门。每一年数据均有所增加和更新，信息中心需要严格根据档案管理部门要求对过期数据进行鉴定，并且完成整理编目一类的工作，并完成在线传输工作，移交至档案管理部门进行存储归档，亦或是通过光盘对其进行存储，每隔一段时间对其进行归档。

1.2 对计算机信息管理网进行充分利用

通过电子文档归档网线的开通能够为归档工作的开展提供更多支持。在计算机信息管理网日趋完善的情况下，数量众多的重要文件被上传至网络平台，业务管理部门需要对其进行挑选，进而对职能活动情况进行了解。上传工作开始前，需要根据档案信息管理人员的统一要求对文件格式进行统一和转换，为数据通用性及可靠性的提升奠定坚实基础，提高电子文档归档水平。至于未被传输至计算机信息管理网中的且需要存储的文件，需要交付电子文件形成部门完成整合及编目工作，借助网络信息平台将其共享给档案信息管理部门，在信息管理网的支持下档案部门及不同业务管理部门间设置了电子文档归档专用网线，并且在信息管理网基础上完成了归档专用子模块的构建。无论是上传或是未经上传的电子文件，只要其具有存储价值便需要借助系统分享给档案信息管理部门，在办公自动化及信息管理部门的配合之下，对电子文件归档工作的格式提出要求，并避免出现格式唯一的情况，需要将.dbf、.txt、.doc等通用性强文件格式进行适当应用。

上述两种电子文档归档方式中，均需要电子文件形成部门通过统一格式对其进行整理和编目，将其送至档案信息管理部门，并且避免档案部门出现私自下载等情况，为数据客观性及准确性提供更多保障，在对电子文件进行接收时，最好以光盘替代磁盘进行存储，提高电子文档归档及存储工作的安全性。

2 电子文档归档制度的健全

过去档案信息管理部门的归档工作以纸质文件的归档工作为主，并且已经形成了较为固定和稳定的归档团队，具备一定工作基础，不同立卷部门一般均具备立卷牵头人或分管领导，对立卷相关工作的开展进行监督管理。计算机及信息管理工作者的工作与档案信息管理工作联系甚少，因此对该部分工作较为陌生，与立卷归档工作者相比在经验方面有所欠缺，未能和档案部门进行更多的合作，并且不具备较为稳定的业务关系，在电子文档归档工作中容易出现不同的意见。基于此需要对原有纸质档案立卷人员的作用进行充分发挥，为电子文档归档团队建设及工作开展等方面提供更多支持。对电子文件进行处理时，和传统纸质档案整理及手工操作方面具有较大差别，相关电子文档归档人员应加强对先进技术、知识、理念等方面的学习，迅速适应新形势下电子文档归档及档案信息管理工作需求，在技术培训及业务学习方面的支持下对自动化知识及技能进行更好的掌握，为电子文档归档工作的开展奠定坚实基础。

数据录入者、信息管理及技术人员、业务管理部门负责人等均为电子文件的形成者及重要来源，对来源如此复杂的电子文档进行整合归档时，需要通过相应的制度对归档工作进行规范限制，确保归档人员能够严格遵照制度办事，根据立卷归档制度中对电子文档归档工作的要求开展工作，遵循信息管理程序开展工作，为信息管理工作的布置、考核及检查等工作的开展提供更多依据，提高电子文档归档水平。

3 电子文件归档

“?子文件归档登记表”的填写是归档工作中的重要组成部分，相关工作人员需要定期将具有保存价值的电子文件进行存储，根据格式要求将其存储至脱机载体中。此外需要做好归档鉴定、完整性及有效性鉴定方面的工作，根据国家文件及规定要求开展工作，将标识附于目录上，并且对审核、负责人意见签署等方面工作进行严格落实，根据归档要求完成电子文档归档工作：其一，汇总含有归档标识的电子文档，对归档数据集进行健全，并且复制到耐久性载体，一式两份，分别用于查阅使用及存储；其二，在包装盒及载体位置贴标签，对编号、保管期限、软硬件条件等进行注明，并且附上相应的归档登记表。

电子合同归档管理范文第4篇

一、电子文件的概念、特点

电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

与传统的纸质文件相比，电子文件具有无可比拟的优越性。主要具有以下几个特点：

1.便捷性。计算机具有强大的信息处理能力，借助计算机系统可达到一次录入，多次多种形式输出，方便进行查找和利用，这为档案现代化管理奠定了基础。文件的起草、修改、传递，资料的收集、分类、查阅都可在网上进行，十分便捷，减少了周转时间，又节省了大量纸张，极大地提高了工作功效。

2.共享性。电子文件能够同时满足多个用户的需要，实现信息共享。而且可依托网络服务平台、数据查询系统提供远程服务，提高了档案利用的质量和效率；也可运用网络技术，采集相关数据信息，不断丰富已有档案及资料的内容，有效提升档案工作的服务水平。

3.集成性。电子文件可以将文字、图形、图像、影像、声音等各种信息形式，加以有机组合，图、文、声、像并茂，能够更加真实地再现当时的活动情况，从而强化了文件对社会活动的记忆和再现功能。

二、电子文件归档的重要意义

电子文件是信息社会交往的基本工具，离开了电子文件，信息社会就失去了可信的信息基石。电子文件的归档管理，具有极其重要的价值和作用，能够极大地提高档案信息查询效率和档案信息利用率。更重要的是，电子文件已经成为社会记忆和文化传承的重要载体。如果电子文件流失，将严重损害社会记忆的延续性，造成历史的空白。在电子文件管理的短暂历史上，已经发生过不少这样的教训。比如：原民主德国（东德）产生的包括行政文件、农业文件、劳工资料、监狱登记、人事案卷在内的成千上万份电子文件，在德国统一之后，由于诸多原因不能读取，虽经全力抢救也无法挽回，造成了东德历史的一段空白。

三、电子文件归档的主要原则

与纸质文件归档范围相比，制定电子文件归档范围时要遵循以下原则：

1.吻合性原则。决定文件保存价值的关键是文件的内容，而文件内容的重要性取决于产生文件的业务活动的重要性。从这一点来看，电子文件和纸质文件的价值鉴定原则是一致的，电子文件的归档范围应与内容相同的纸质文件归档范围基本吻合。因此，应在原有归档范围基础上根据电子文件的特点制定电子文件归档范围及保管期限表，不必完全另起炉灶。

2.适度放宽原则。由于电子文件存储的高密度性，若遇到在纸质环境中可归档可不归档的文件，可以适当考虑放宽纳入归档范围。比如，纸质文件归档强调结论性和总结性的材料而相对忽略过程性、具体性材料，但在电子文件归档时则可以同时归档。当然，是否放宽以及放宽到何种程度，还需要综合考虑电子文件的价值和维护成本最终确定。

3、综合性原则。这里的综合性是指在判断电子文件归档范围时要综合考虑相关信息、材料对文件保存价值的辅助作用，除了文件本身之外，对于保证电子文件长期真实、完整、可用、安全的其他相关材料，如电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等，应与相对应的电子文件一同归档保存。

四、电子文件归档管理的对策

电子文件作为一种新型的信息载体，给档案管理工作带来新的变革。电子文件归档管理要做好以下几点：

1. 高标准严要求，走安全立档之路。坚持“安全立档”的工作理念，全面加强电子档案的安全防护，这是当前信息化时代档案管理的基础性工作，更是档案事业这座“大厦”的根基。电子档案的安全防护和应用系统的开发利用同样需要顶层设计，科学规划，统一开发，高标准做好安全防护工作。同时，增强档案管理人员的保密意识，对档案信息严格审查，严格管理，建立切实可行的管理办法和规章制度，从根本上保障电子档案的安全；建立行之有效的安全保障应急防范机制，定期对系统中的数据进行备份和统计，定时对系统的硬件环境进行保养和维护。

2. 建立统一标准，走规范兴档之路。严格遵照《电子文件归档与管理规范》，实施标准化建设，建立统一的数据采集制度，主要涵盖电子档案管理、电子文件归档、档案信息资源的使用和存储等。电子文件作为一种崭新的文件和档案门类，有其特殊性，管理中会出现许多新情况，必须突破原有管理模式，根据电子文件的特殊需要来制定相应的管理标准。如电子文件的命名标准、登记标准、收集标准、归档标准、鉴定标准、防护标准、安全标准等等，促使电子文件的管理逐步走向标准化、规范化、科学化的轨道。

3. 加强培训教育，走科学强档之路。人是事业之本，人才是成功实施档案信息化工作的关键。实现档案信息化、数字化，必须加强培训，提高档案管理人员素质，着力建设一支具有信息化技术、拥有档案管理知识，并能严格遵从行业纪律的档案队伍；注重引进先进的科学技术和高层次的技术人才，不断充实档案队伍的新鲜血液，提高档案工作的科技含量。

4.务必超前介入，走全程监管之路。为了保证电子文件归档时的质量要求和技术要求，就要超前介入，对电子文件实施全过程的监督与控制。文书工作者、档案管理者、网络服务者都要直接参与电子文件管理系统的开发论证，达到电子文件的运转同办公自动化、档案管理系统相关数据的无缝衔接。在文件形成之始就设计管理过程，对文件的形成到最终归档进行整体规划，按照统一的规范和标准，实行全程监督和维护，使文件流程与工作流程有机融合，实现电子文件的全程连续管理。

电子合同归档管理范文第5篇

与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪；笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。

一、电子文件归档方式和途径的选择

纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：

(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。

无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。

二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。

纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理保同为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。

电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。

清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作，制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定，并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一，会上，分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序，做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上，又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择了电子文件的信息综合性强，含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作，成立了两办电子文悠扬归档工作小组，由校办副主任任组长，并参照纸质文件归档范围，制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力，现已将部分电子文件归档。

与纸质文悠扬相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性

由于印章和

签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。

电子合同归档管理范文第6篇

一、网络信息技术及电子文件的基本内涵

（一）网络信息技术的基本内涵。网络信息技术是通信技术与计算机技术相结合的产物。其技术主要包括三个方面：其一，传感技术，这是人的感觉器官的延伸与拓展，如条形码阅读器；其二，通信技术，这是人的神经系统延伸与拓展，承担传递信息的功能；其三，计算机技术，这是人的大脑功能的延伸与拓展，承担对信息进行处理的功能。网络信息技术的技术特征，源于其技术领域本身，具体有以下五点：一是数字化。数字化就是将信息用电磁介质按二进制编码的方法加以处理和传输，将原先用纸张或其它媒介存储的信息转变为用计算机处理和传输的信息。二是网络化。计算机技术与通信技术是相结合将人类带入了全新的网络环境，它把分布在各地的具有独立处理能力的众多计算机系统，通过电讯线路和相应设备联结起来，以实现资源共享，也就是硬件、软件、信息资源的共享。三是高速化。速度越来越高，无论是计算机的发展还是通信的发展均是如此。计算机已经产生了巨大的存储能力和极快的处理功能。四是智能化。信息技术注重吸收社会科学等其它学科的理论和方法，表现最为突出是人功智能理论和与方法的深化与应用。五是个人化。信息技术将实现以个人为目标的通信方式，充分体现可移动性和全球性。即在任何时候、任何地方、都能自由地与世界上其他任何人进行任何形式的通信。

（二）电子文件的基本内涵。电子文件（ElectronicRecords）指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。电子文件是电子办公系统或网络环境中形成或应该形成的文件，包括原生性的电子文件和非电子文件数字化后的文件。在电子文件归档管理中所指的电子文件是原生性电子文件。电子文件的生成主要有两种途径为直接生成或模数转换。前者称为原生性电子文件，后者为非原生性电子文件。电子文件的来源途径主要电子政务、电子商务和传统文件的数字化等三种。电子文件具有以下特点：一是信息与特定载体之间的可分离性。通常信息与载体是不能够分离的。电子文件的信息可以在不同载体上同时存在或相互转换，可以根据需要随时改变或扩展，缩小其存储空时。二是信息的可操作性。电子文件中的数字信息不是静态的、固定的、消极的，而是动态的、可变的、积极的信息。首先是电子文件的可转换性。许多电子文件信息是可以通过适当的软件转换成其他形式的。数字文本可以通过电子邮件的语音产生系统转换成数字语言；数字语言也可以通过一定软件转变为数字文本。其次是电子文件的易复制性。电子文件是以比特形式进行记录与接收的，因而拷贝起来十分方便，只需从源文件中读出数据，并将其写到不同于源文件所在的物理介质上，这实际上仅是将电子文件的比特从一个媒体拷到另一个媒体上。三是信息的流动性。数字信息可以在计算机空间流动。计算机空间是一个虚拟的空间，不仅集合了成千上万台连接到商业性的联机服务公司之上的个人计算机，还更多地集合了通过高速成路与局域网、办公电子邮件系统和Internet等连接的计算机以及各种类型的无线电通讯等设置。四是数字信息的不稳定性。所谓数字信息的不稳定性主要表现在它容易被修改、丢失与毁坏。电子文件信息很容易被改变或被巧妙地不留痕迹地处置，被修改的拷贝很容易在网络上广泛传开，从而出现多个难辨是非的版本。五是信息存取的非持久性。电子文件的产生、传输和利用等都会受到硬件、软件与服务系统构成的技术系统和数字环境的制约。首先是载体寿命，常用的电子文件存储载体包括磁带、磁盘、CD-ROM光盘、硬盘等。与传统纸质载体相比，数字信息存储载体容易变质，易受外界因素影响，对自然灾害病毒入侵、黑客攻击、硬盘故障、电压不稳、误操作等造成的危害抵御能力不强，极易丢失电子文件的数据信息。其次是技术淘汰。电子文件的阅读与理解依赖于一定的软硬件设备，而计算机软件、硬件及信息处理方式大约2-5年就要更新换代，这使得记录、存储与检索数字信息的手段与产品也要迅速随之发生变化，导致许多电子文件信息无法读出。

二、电子文件中电子公文的流转

随着信息技术的发展及电子政务的深入实施，无纸化办公成为高等学校行政事务办公不可避免的发展趋势。无纸化办公使公文的形式从传统的纸质文件变为以“比特”为特征的电子文件。最明显的表现是电子公文可以完全通过网络传输，突破了时间与地域的限制，实现发文、收文、归档、移交等行政事务办理的一体化。在电子公文流转过程中公文传递是通过网络以信息传递的方式实现的。公文传输过程中加盖电子印章、封装公文与数据、加电子签名、压缩打包、加密等相关程序完成后上传给电子文件中心（或单位的文秘机构），电子文件中心或文秘机构给发文单位回执，发文单位向收文单位发送收文提示，收文单位收到提示后到电子文件中心接收公文，这一收发文的过程可以通过网络在线实时完程。电子公文流转过程以信息管理为中轴，以电子公文及其元数据信息的捕获、整合与处理为核心，是处理信息、产生信息、利用信息的过程。电子公文流转过程不仅仅处理公文还包括对电子公文处理过程中的各种形式信息的采集、加工、处理、交换、分析等，其目的是为学校行政管理服务。所以，电子公文流转过程中不可避免地涉及到元数据的设计及相关数据和信息的捕获、存储、查看，从而保证电子公文的内容、背景、结构等信息的完整性。电子公文流转过程是一个跨机构、跨系统、跨区域的系统性的流程，在一体化的构架下，关系到整个文件生命周期，其目标是电子公文既要得到高效处理，也要得到有效保管，保证电子文件的真实性、有效性和完整性。

三、电子文件的归档及归档的基本实践

“电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、利用和统计的过程。”归档是将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程，标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式转移。多载体文件并存的局面以及电子信息管理的特殊要求使得电子文件的归档工作比纸质文件归档工作更为复杂。基本上每个高校都设有综合档案管理部门。纸质文件的归档是在文件完成使用的次年的五、六月份进行移交、整理归档。电子公文在流转过程中打破了传统文件归档的那种严格的前后顺序，如电子公文形成过程中就对其进行鉴定和著录等；电子文件保存到电子文件中心也就完成了归档，归档与整理同步进行，归档后进入收文流程，收文流程处理完毕相关背景信息后再将其归档。归档时，公文依然是公文但同时有具有了档案的性质，这就是档案学界的新理念“文档”一体化。

（一）根据电子文件的特点，制定科学、合理的电子文件的归档范围。在遵循各级领导机构所制定的归档规范的同时，要明确归档前经鉴定为具有保存价值的电子文件是归档范围的主体，同时不能忽略对以下三方面材料的收集.首先，归档文件的支持软件及软件的文档，表达电子文件内容的基本格式及有关数据。例如在教务管理系统中产生的学生成绩登记表在其归档时其相关的系统软件要一并归档。其次，在同一活动中，除电子文件外，所生成的其他形式的重要文件，如纸质文件、缩微胶片等。再次对电子文件进行鉴定所形成的文件，前期管理所产生的文件以及电子文件归档时的各个环节所产生的文件都应一并归档。

电子合同归档管理范文第7篇

电子政务环境下电子文件管理所面临的问题

电子文件和数据是所有信息化建设投资最终获得的几乎唯一的回报，是极宝贵的数据资源。如何提高对电子文件管理的认识，切实做好电子文件管理是我们电子政务建设中必须面对和必须解决的问题。

1． 如何保证电子公文归档的原始性

电子文件易于修改，而且改动后可以不留痕迹。电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”，这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。为了保证电子文件的可读性，常常需要将原文件加以转换，或者转换为独立于任何电子计算机系统的中间形式，如文本格式；或者转换成新的存储格式，如软件版本升级或更新系统平台时数据库进行相应的转换。因此，长久保存的电子文件很可能在结构和格式上与最初形成的大不相同。电子文件不再具有固定的载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出文件，对于长久保存的电子文件，还需要定期进行复制，由于一份文件没有了固定的载体，也就无法通过载体来判定文件的原始性了。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性。目前电子签名法刚刚实施，借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否是原件，还需要实践。

2． 电子公文归档的复杂性和滞后性

电子文件在电子政务系统中不能做圆周运动。通过办理、办结、立卷、归档等诸多环节，有价值的文件将会沉积为档案，而通过鉴定需要长期和永久保管的档案则在若干年后将通过部门档案室向档案馆移交，在档案馆长期和永久保存和利用。文件向档案转化呈现运行环节多、文件产生的部门多、迁移保管利用的时间长等特点，使档案管理复杂化、滞后化。

复杂化主要体现电子公文的最终流向是档案馆，一个省级综合档案馆要接收和管理面对100多个委办厅局的电子文件，而各单位、各部门所使用的文件处理硬软件以及数据库平台不同，门类多、品种杂，产生的电子公文数据格式、版式各异。

滞后化主要体现在档案从档案室向档案馆移交的周期太长，最长的为20年。档案移交滞后所带来的技术难题更多。因为信息技术飞速发展造成的应用技术体系不断升级、换代，每次存储介质的革命都带来存储格式和标准的变革，档案部门必须处理来自不同历史时期未作标准化处理的电子文件，问题多多。

无以计数的办公自动化系统每日都在产生着各种数据格式的电子文件，使得十年、二十年以后，档案部门没有一个平台能完全理解这些排列、格式越来越复杂多样化的信息。现在我们必须解决在数字图像、数字化声音、地区性信息系统、网站和其他电子文件格式等问题对文件的管理、档案的保存和利用等一系列问题。

3． 电子文件管理法规滞后

目前，有关电子文件管理的标准规范和法规文件还严重缺乏，除已颁布的：电子文件归档与管理规范（GB／T 18894－2002）、电子公文归档管理办法（国家档案局第6号令 ），CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（ GB／T 17678－1999 ）之外，有关电子文件的元数据、归档、著录、鉴定、机读目录交换格式、电子公文文档一体化管理规范等相关标准正在制订中。

电子公文归档管理已成为信息时代档案工作者面临的重大挑战和发展机遇。

电子文件管理的基本要求

电子政务产生的电子文件管理应符合以下几个基本要求：（1）有保留价值的电子文件必须归档；（2）归档电子文件必须规范；（3）电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性；（4）应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性；（5）电子文件一般应在办理完毕后即时向档案部门归档；（6）永久长期保管电子文件实行双套制管理；（7）电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责；（8）归档电子文件应能脱离文件生成系统独立运行，并脱机保管。

电子文件管理的主要方法：

文档一体化：电子文件从文件形成、办理到归档、利用是连续的、不间断的，对电子文件管理是全程管理，实施前端控制。文档一体化的核心是在文件形成过程中，按归档要求，记录管理电子文件并形成规范的电子档案。

馆室一体化：档案室所保管电子文件及数据，在内容要求、数据结构、数据管理平台和档案馆保持一致，保证移交数据的无缝连接。

天津电子公文归档管理研究和技术实践

天津市对电子政务环境下的电子公文归档管理研究的总思路是：探讨电子公文管理模式、统一归档电子文件的数据结构、规范归档电子文件格式、实现归档电子公文独立与文件形成系统并脱机保管的目的。

为此，我们组织了天津市政府办公厅、天津市政府信息化办公室、北大方正电子有限公司、微软（天津）XML中心、天津大学天深科技公司等单位，经过一年多的研究探索，初步取得了电子公文文档一体化管理的相关文件、规范标准和相应的软件及应用平台等一系列成果。出台了《天津市电子文件归档管理办法》、《天津市电子文件归档管理办法实施意见》（试行）、《天津市归档电子公文保管元数据规范》（试行）、《天津市电子文件归档数据储存技术要求》（试行）等一系列相关规范，完成了“电子公文文档一体化业务流程管理规范”（草案）。规范了电子公文归档的主要内容和电子公文归档元数据及移交元数据要求、XML数据格式，提出了电子公文归档管理数据结构要求。

归档电子文件的数据结构采取树形结构，一般以“全宗号－年度－保管期限”设置根目录名称，根目录下可再设文件夹，分别管理不同类型的电子文件。根目录下应包括说明文件、盒目录信息、归档电子文件目录信息三个文件以及多个归档电子文件夹。规范规定了说明文件、盒目录信息、归档电子文件目录信息三个文件的XML表述结构。

电子公文归档数据要求：按电子公文归档内容所要求的、并产生符合电子公文数据结构的电子文件和数据；产生电子公文归档所需的32个元数据，并符合规范的XML数据格式；归档的电子公文及数据，必须脱离原文件运行系统；归档电子文件的格式符合规范要求（XML、PDF、TXT、RTF、DOC、WPS、CEB、SEP）；

电子公文归档移交数据要求：按电子公文归档内容所要求的、并产生符合电子公文数据结构的电子文件和数据；产生电子公文归档移交所需的50个元数据，并符合规范的XML数据格式；归档移交的电子公文及数据，必须脱离原文件运行系统；

电子公文日志留痕信息归档要求：1?雪日志文件：电子公文在形成、流转、办理、归档等各个节点，对所有的操作者、时间日期、操作者行为（角色）的记录和描述；文件格式为XML和TXT。2?雪留痕留真信息：电子公文在形成、流转、办理、归档等各个节点，主要领导批示意见。文件格式为TIF、PDF、CEB、XML和TXT。3）完成电子公文文档管理相关软件开发：各种电子公文格式通过CEB转化为XML电子公文格式的电子公文格式转化系统；电子公文归档移交系统（电子公文文档交换平台）；归档电子文件管理和利用系统（归档电子文件中心）。4）天津市文档一体化业务流程应用平台的建立：文档一体化业务流程应用平台就是要建构一个公共的信息化平台，实现与电子政务的对接，接收政府各职能部门和其他相关部门的电子文件，进行电子文件和电子档案的传输、流转和归档等。

天津市文档一体化业务流程应用平台是依托天津市电子政务二级平台为基础建立起一个归档电子文件信息平台。

通过努力，实现了天津市政府办公厅的政府办公系统的归档电子文件及数据能符合规范的要求，在线或离线迁移到机关档案室的档案管理系统和天津市档案馆的归档电子文件中心，实现电子文件全程管理和规范管理。

电子合同归档管理范文第8篇

一、实践过程

2011年11月，国家档案局第9号令颁布实施，大大扩充了档案的接收范围，尤其是对归档电子文件接收提出了明确的要求。在这种形势下，全国各地档案部门纷纷开展了归档文件及其电子文本接收的实践。苏仙区档案局为丰富馆藏、改善结构、同时便于管理，决定顺应潮流，率先在全市开展提前集中接收工作。

1.集体筹划。在2011年第一次苏仙区档案局局务会上，提出了开展归档文件及其电子文本提前集中接收的工作重点。苏仙区档案局按照《中华人民共和国档案法》及实施办法、《湖南省档案馆接收文书档案质量标准》、《湖南省档案管理条例》、《归档文件整理规则》、《电子文件管理暂行办法》等法律法规有关规定，同时参考《天津市档案馆归档电子文件接收办法（试行）》，制订了归档文件及其电子文本接收细则。细则经全体干部职工讨论通过并交由苏仙区区委办、区政府办领导审定后，以苏仙区区委办、区政府办的名义行文，下发到了全区各立档单位。

2.精心组织。接收细则下达以后，苏仙区迅即组织了全区各有关单位档案员业务培训班，严格按照接收细则的有关规定要求，开展档案移交知识培训。为了便于将2001年文书立卷改革以来形成的归档文件与国家档案局8号令颁布后形成的归档文件区分保管，苏仙区将接收工作目标定为2001年-2007年的全部归档文件及其电子文本。业务培训一结束，苏仙区马上组织人员制订归档文件及其电子文本接收工作实施方案。按照大单位配小单位、易接收单位配难接收单位的原则，苏仙区将接收细则上确定下来的接收单位，按月依次划分为12个组，有计划有组织的推进档案接收工作。2011年11月，国家档案局第9号令颁布实施，苏仙区及时调整接收细则，将区属企业、二级机构的档案也纳入了接收范畴。

3.稳步接收。我们的基本做法是：首先，电话告知各有关立档单位移交的时间及相关事宜。其次，档案局业务股骨干就接收工作上门开展技术指导。第三，立档单位档案员按照接收细则的规定做好移交前的各项准备工作，如撰写全宗说明、大事记、制作电子文本等。第四，立档单位档案员将与纸质档案及电子文本交至档案局，并与档案局业务股骨干一起，按照要求共同对电子文本数据及其技术环境进行检验。检验项目主要是：存储归档文件及其电子文本的载体外观是否完好清洁无损坏；核实归档文件及其电子文本的真实性、完整性、有效性及审核手续；核实数据完整、内容准确、编目规范、检索条目等著录项目与登记一致，手续完备、资料齐全。检验不合格的，退回立档单位重新制作，并再次对其进行检验。第五，双方履行交接手续。检验合格率达100%后，移交、接收双方共同填写《归档文件及其电子文本移交、接收检验登记表》一式两份，由移交、接收方各执一份。对于接收工作中的每一个环节、每一个步骤，我们都严格要求、认真实施、稳步推进。

4.取得实效。经过苏仙区档案局干部职工的共同努力，我们完成了全区90%的归档文件及其电子文本接收任务，取得了以下效果。一是在全区形成了共识。在全区形成“所有有价值的档案必须由区综合档案馆保存”这样一种共识。提高国家综合档案馆的接收权威，是完成归档文件及其电子文本接收工作的关键。为此，苏仙区通过各种形式，广泛宣传归档文件及其电子文本接收工作的重要性，引起了区委、区政府和各立档单位领导的高度重视，得到了全区广大档案员的大力支持与配合。二是丰富了馆藏，改善了结构。这次我们共接收了归档文件8000多盒2万多件，增加了馆藏数量，改善了馆藏结构，顺应了档案信息化发展的趋势。三是提高了技能、锻炼了人才。归档文件及其电子文本接收工作涉及了档案资源建设、档案信息安全管理、归档电子文件管理、数字档案馆建设等知识，对信息技术的要求特别高。通过接收实践，所有参与这项工作的人员都提升了档案信息业务技能，锻炼了一批档案信息管理人才。

二、主要经验

1.制定细则要周全。各档案局在制订接收细则时，一定要从多方面因素加以考虑。尤其是归档电子文本接收，因无现成经验可循，只能在摸索中一步步改进。如苏仙区在制订细则时，首先没有考虑电子文本数据格式的统一问题，结果出现了字段类型各异、字段长度不一现象。有的档案员为了省事，将机读目录和电子文本脱机保存后从邮箱上发送，而档案局的管理软件系统接收不了，无法实现信息挂接。又如，对于接收电子目录的技术要求，我们最初也没有统一，结果各个单位生成的数据库结构五花八门，有DOC、DBF……等等，根本就无法转换到苏仙区的档案管理系统内。结果很多单位都只能重做，导致移交、接收双方都浪费了很多时间和精力。后来，苏仙区统一制作电子接收模板，下发全区各立档单位，并对档案员开展技术培训，接收速度马上大幅提升。

2.接收程序要到位。接收一个单位的档案，从制订细则、宣传发动、业务培训、移交前的准备到档案检验、完成接收的整个过程，往往要经过很多道程序。这些程序每一步都要执行到位不能省略，否则就会出现差错。如，电子文本的安全性（病毒）检验问题。最初，我们认为，如果移交单位事前已经开展了病毒检测没有问题的，可以省略安全检测这一步。结果，最后操作时，还是发现有少数中毒现象。其原因就是各单位的杀毒软件版本（有正版、有盗版）和功能不同，会导致病毒检测的结果各异。

3.工作态度要端正。档案接收工作非常繁琐，要求无论是档案接收单位工作人员还是档案移交单位工作人员，都要有一种吃苦耐劳、认真细致的工作态度，否则，接收工作很难开展。比如，我区有一个立档单位，领导不重视、档案人员不努力，因而到现在也没有完成移交任务。而另一个单位，档案员是新上岗的，业务也不熟悉，本单位又无档案管理软件。她为了做好电子文本，一趟趟地跑档案局或其它立档单位，请教业务、借用设备，前前后后经历了几十个来回，最后成功完成了移交任务。

4.必须建立馆室一体化信息平台。归档文件及其电子文本信息化程度高，对硬件、软件运行环境要求很高。如何保证归档文件及其电子文本的真实性、完整性、有效性在接收过程中不被破坏，是对档案部门的一种挑战。必须尽快建立馆室一体化信息平台，优化归档文件及其电子文本信息迁移的软、硬件运行环境（如管理软件、数据结构、各种元数据等），才能确保归档文件及其电子文本信息传递的准确性以及相对安全。

三、发现问题

由苏仙区开展归档文件及其电子文本接收工作的实践，我们发现，电子文档管理工作中暴露出来的一些问题，是严重的，也是带有普遍性的，值得我们深层思考。

1.归档“双轨制”并未有效实施。在实践中，我们发现，重纸质档案轻电子文本现象在全区普遍存在。在档案行政管理部门表现为：重视各立档单位对纸质档案的收集、归档，忽视对电子文件归档的指导；关注电子文件归档但并没有进行必要的监督检查，对其数据格式和运行环境也没有作出统一的规定；即使有极少数接收进馆的电子档案，也都未制定电子文件迁移规划，仅停留在定期检查、保存软硬件系统、转换成通用格式等较为初级的措施上，未采取任何措施以保证电子文件的可读性。在立档单位，重纸质档案轻电子文本的现象则表现得更为突出。一般而言，纸质档案在大部分单位都保存得较为完好，但对于电子文本的归档则难言乐观。由于无纸化办公还没完全普及，大部分档案员都已习惯于传统纸质档案归档，认为新增电子文件归档既麻烦又浪费时间，所以找出种种理由不归档或滞后归档，导致已归档的纸质文件并没有相对应的电子文件，从而出现收集的电子文件与纸质档案不一致、收集不齐全、归档不及时、制度执行不到位等状况。多数实行电子文件逻辑归档的单位，由于系统设计未充分考虑电子档案长期保存问题，应归档的电子文件不能脱离办公系统完整独立存储，电子档案资源存在丢失隐患。在全区所有的立档单位中，真正实行了归档“双轨制”的不到5%。由于多年累积工作量大，一旦想要完成需要花费大量时间，因而直接影响了接收进度。

2.数据转换集成困难。由于电子文件的前后端管理脱节、管理功能不完善、管理制度不健全、管理技术落后等一系列问题的存在，使得电子文件面临着划分保管期限不正确、无法保证长期可读性、无法维护其真实性等多重风险。大量电子文件处于无序、无规的混乱状态，导致电子文件归档面临着严重的失控风险。同时，随着政务信息化推广应用快速发展，也快速形成了复杂的电子文本使用格局。目前各单位形成的主要电子文件格式有word、jpg、excel、xwps等，多达十几种。其它的网络会议电子记录、录音记录的格式则更为复杂。这些文件格式相互间至少需要交换10多次才能达到完全的数据共享。档案馆面对系统各自独立、数据格式各异的电子文件，很难开展数据格式转换，数据信息无法同步，难以将电子档案信息集成到档案管理系统，给档案馆的电子档案信息传输、接收和整编带来重重困难。

3.档案员信息技能水平偏低。档案部门是冷部门，档案员岗位是机关最不受欢迎的岗位。因此信息技术人才不愿到位，档案工作人员岗位更换频繁，专业知识更新缓慢，难以深入掌握电子文本管理技能，不能很好适应档案信息化发展趋势。

四、应对策略

1.强化归档“双轨制”监管。目前，各立档单位形成的电子文件存储载体有多种，如光盘、U盘、移动硬盘等。尽管它们能满足存储量大、利用方便的档案管理要求，但不能永久保存和不具凭证作用的特性让人感到美中不足。在实际保管过程中，由于高温、潮湿等因素使上述介质遭到破损，就连一度宣称不可毁坏的CD-ROM也易受杂散磁场、氧化作用和潮湿物质的影响而产生衰变。谁也无法确定，10年、20年甚至更久一些时间以后，这些电子文件中有多少内容可以读出来。同时，软、硬件配置的不断消失，如操作系统、文件格式、加密解密技术、解压缩技术、硬件设备的升级换代，也同样会使盘片与磁带上信息的读取发生困难。所以，电子档案介质能否永久保存，现在还无法定论。另外，我国目前对电子文件的凭证作用从技术措施上还不能得到完全保证。因此，只有电子档案与纸质档案长期并存保管的“双轨制”，才是我国归档文件管理最安全的方法，必须加大对“双轨制”归档工作的监管力度。

2.规范电子文件归档管理。首先，要改善电子文件归档弊端。纸质文件归档的同时，必须同时归档相应完整的电子文件，改变电子文件归档拖期滞后的问题。电子文件归档前，要按要求填写“电子文件著录单”，归档验收合格后由电子档案接收人在归档单上签字盖章，作为归档凭证。第二，要规范电子文件的元数据体系。档案局（馆）要统一印发电子文件数据库结构与交换格式，对数据库结构的字段名称、类型、长度作出规定，规范软件和数据格式，做好各个单位各种格式的电子文件形成、交换、办理和归档的标准衔接工作，整合电子文本资源。第三，针对电子文件形成和电子文件归档系统存在异构性的现实问题，要从标准入手，借助新技术手段，以目前比较先进的计算机语言作为电子公文信息的描述工具，来解决电子文件归档和移交信息跨平台的传输。主要是围绕归档和移交数据的处理方式及描述方式的标准化展开研究，制定出一套较为详细科学的数据描述技术标准。第四，要建立统一的信息平台。通过推广运用统一的档案管理软件，规范软硬件平台，实现信息处理标准的完善和统一。第五，要改变电子文件归档滞后和电子文件“无效归档”的混乱局面。电子文件管理需要强调全程管理和前端控制，因此，有条件的单位可以试行电子档案每年移交。同时，做好电子档案管理工作需要建立新的管理平台，为此，应适时在档案馆建立电子文本管理中心。功能设计上虽然相对独立、完整，但实质上是“数字档案馆”系统框架的一部分，最终将与数字档案馆实现无缝连接。档案馆电子文本管理中心，应配备必要的设施设备，建立满足长期保管电子文本需要的电子文件接收、存储、数字化描述（整理）、提供各方面查询需要的电子档案管理系统，集中管理电子文本，有效解决分散管理状态下电子文件信息容易发生丢失、不能被直接读取、难以长期保存、“信息孤岛”和重复投入等问题。电子文本中心的工作内容主要是两个：一是实时做好机关日常工作中生成的定稿电子文件归档管理，实行集中采集、实时归档、统一管理。二是提供其他档案管理软件的数据导入接口，做好纸质档案扫描形成的电子档案规范移交，实现电子档案接收进馆及馆、室一体化建设。三是确保归档文件及其电子文本（档案）完整、真实、可靠、安全。

3.开展试点积累经验。归档文件及其电子文本接收面临很多技术、管理上的问题，需要我们在实践中不断总结经验，发现问题，完善技术措施和管理方法。为此，我们应合理选择基础较好的县（市、区）档案馆开展归档文件及其电子文本接收试点工作。其目的：一是关口前移，控制质量；二是探索经验，便于指导；三是积累资源，逐步推广。通过试点，树立一批归档文件及其电子文本接收典型单位，做到管理模式有参考，管理技术有比较，管理制度有借鉴，管理人员有交流，管理方法有创新，最终从整体上推动全省归档文件及其电子文本接收工作的健康发展。

电子合同归档管理范文第9篇

在信息科技飞速发展的今天，档案逐渐趋于信息化发展，纸介版的档案逐渐向电子版档案转型，电子档案的归档与利用就成为了重要问题。电子档案的归档质量直接影响电子档案的利用。本文以电子档案为切入点，分析电子档案设计资料归档利用存在的问题，切实探讨新形势下的电子档案利用。

一、电子档案设计资料归档相关要求介绍

电子档案在设计完毕后，需要进行归档，即经系统整理后交由档案室保存备案的过程，便于档案的利用。归档需要严格按照相关要求进行，例如电子档案设计资料要定期的整理、立卷、移交档案室。所归档的电子档案设计资料必须为原件，且归档的资料要齐全、完整，对归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。

二、电子档案设计资料归档利用存在的问题分析

尽管电子档案设计资料归档有着一定的要求限制，但实际的存档过程中，往往由于很多因素的影响，导致电子档案设计资料归档利用存在则会很多的问题，以下是对这些问题的具体分析。

1.归档电子档案缺乏完整性

归档缺乏完整性是电子档案设计资料归档过程中主要存在的问题之一。电子档案收集工作本身就是档案资源建设和利用的首要环节，直接影响着档案利用作用的发挥。但往往资料收集内容并不全面，破坏归档资料的完整性，进一步影响了电子档案的利用。某些设计单位偏重于纸质版的文件收集，而忽视了电子档案资料收集的重要性。有些电子档案资料均存储在各设计人员的储存设备中，没有及时归档，导致资料较为分散。除此之外，一些电子档案达不到长期或永久保存的要求，没有将有保存价值的纸质文件、电子文件按“双套制归档”并存的原则办理，达不到可利用状态的网络存储需求。这些原因都直接导致了电子档案归档缺乏完整性，出现了档案归档利用并不适应实际需求的现象。

2.电子档案归档处于被动状态

由于缺少对电子档案归档工作的重要性认识，使得电子档案归档工作进行的并不顺利，且一直处于较为被动的状态。所谓的电子档案归档处于被动状态是指大多数档案部门收集档案采取“你交我收”，定期接收的被动收集方式。这种“坐、等、靠”的收集方式，很大程度上制约着电子档案归档发展需求。

3.新形势下云计算服务网络系统实施缓慢

档案管理人员应具有超前意识和高效摄取信息的能力，既要求懂专业技术，又要求懂计算机数字化管理知识，熟悉设计领域的电子档案存储保管业务。因为档案管理已进入电子时代云计算服务领域，高科技的超大计算机硬盘储存器，能储存大量电子档案设计图像资料。设计单位已采用云服务网络储存器来管理电子文档，不出门轻松点击键盘，输入密码，就可获取相关的电子档案图像信息资料。现实的设备和管理已经跟不上科技信息发展需求，从而使电子档案管理难以适应新形势下的档案利用。

三、新形势下的电子档案利用

随着电子档案与网络的结合，不断开拓电子档案归档利用的新局面，在新形势下要充分利用好电子档案，发挥其应有的价值。在充分利用的同时要做到以下几个方面：

1.实现电子档案网络共享

随着经济社会的发展，电子档案对各类信息的需求越来越大。近些年来，电子档案利用工作取得了明显成效，得到了利用者的肯定和好评。但是，利用者都是采用自己储存的电子资料信息为新的设计提供了有效应用。纵观设计资料的各类档案归档情况：各设计行业参差不齐，规模大的设计院已运用云计算服务网络储存系统，储存超大能量的电子文档图像资料。较小规模的设计院舍不得投资，无法存储电子图像文件成果资料。要改变纸质文字材料的收集整理归档，满足客户个性化需求，采用多种技术网络应用程序，以云计算服务网络的强大技能开展多种服务，更好的实现电子档案区域网络共享，实现网络利用云服务。

2.提高电子档案的归档质量

在新形势下，需要我们提高对电子档案归档重要性的认识程度，提高电子档案的归档质量，为电子档案的充分利用提供先决条件。在电子档案的归档过程中，要确保归档的电子档案具有完整性、准确性，在归档后要确保电子档案的安全性。提高档案归档意识，使收集归档工作成为自觉行动。树立全局观念和超前意识，主动及时参与、介入到档案形成过程中去，加强对重点工程建设档案的电子图像资料的收集，既要收集纸质、实物档案，又要收集非纸质载体的电子档案，确保声、光、电、磁介质档案的收集归档的完整性。在收集整理、价值鉴定、保管编号、统计与服务中严把质量关，提高电子档案区域网络成果资料的归档质量。

3.做好电子档案的管理工作

（1）全面检查档案，清除无效档案与重复档案。档案过多，信息相对杂乱，不可避免的会出现对有些无效档案的剔除与重复档案的去重处理等工作的疏忽。对于重份或无查考价值的档案要及时的处理掉，对档案资料信息进行再次组合，从而提高档案管理的工作效率。（2）统一分类号，保证检索查全率。在分类的过程中要加强校审力度以便及时校正分类人员的错误，并且要经常组织大家统一认识，统一标准，尽量做到前后标引一致、同一类文件标引一致、从而达到标准化和规范化管理。（3）加强对电子档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。档案管理人员的素质包括很多种，有服务意识、管理水平、专业素养等等，档案管理人员要不断加强自身的服务意识，了解档案管理工作的重要性以及产生的作用。不断加强自身的知识素养，学会结合现如今的发展趋势，采用科学合理的管理方法，制定相适应的管理措施，切实做好对电子档案的管理工作，提高电子档案归档质量，便于利用。

4.转变电子档案归档管理利用观念

要转变这些电子图像资料归档意识，必须重新认识信息时代的电子文档管理模式。按科技档案类分别编号存储。一是将档案管理的焦点从文件的纸质实体转向电子文件归档的形成过程，从文件实体的收集、整理、编目、保管转向到电子系统管理中去；二是电子图像文档，需要投资建立云服务网络系统，通过超大硬盘储存设备进行鉴定存储，进行永久性的的保存；三是从分散的个别电子图像成果资料文档转向集中存储。利用者应通过共享设计资料进行提取和有效利用，开发交流研究成果，探讨新的设计程序。所以，档案工作者要转变电子档案归档与利用的思路和观念。高度重视云计算网络建设，借助于自动化先进设备，为用户提供安全的云服务网络。

电子合同归档管理范文第10篇

随着近几年海事事业的跨跃发展，海事管理过程中所产生的电子信息技术也在飞速发展，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善。计算机管理广泛应用于海事管理活动的方方面面，办公自动化管理系统代替以往手工繁杂的办公行文、来往函件,先进的技术和管理方式产生了大量的电子文件。因此,为适应海事现代化管理和信息社会的发展，做好电子文件的归档工作，对电子实施档案化管理势在必行。

?荩电子文件难以归档的原因

一是电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管和利用等各个环节，都有信息更改、丢失的可能性，因此使得归档整理变得复杂。

二是上级档案部门缺乏有效指导。

三是没有统一高效的电子档案归档整理管理系统。

四是档案人员更换频繁。

?荩电子文件归档方式和模式的选择

纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。

?荩建立并执行一套科学、合理、严密的电子文件归档管理制度

依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。

建立电子文件全过程管理制度。

将电子文档管理工作纳入单位管理工作程序，纳入单位各职能部门的职责范围及有关人员的岗位责任制,其目的是使制度变成归档人员的自觉行动。

?荩“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性

签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式备份保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码（或归档号）及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。

在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，但从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化档案贮藏，也能减少档案的体积。两种介质归档的简化合一，要经过审慎论证，在万无一失的情况下实行。对于长久保存的电子文件，还需要定期进行复制，以防止信息损失。

?荩档案人员知识结构的变革迫在眉睫

随着海事档案事业的发展，档案人员的知识结构问题逐渐引起重视，并分别从不同角度、不同层次有所探讨或涉及。笔者认为，所谓档案人员知识结构的优化，主要应通过处理好如下一些关系体现出来；应处理好纵向与横向、基础与提高的关系；应处理好系统提高与发展特长的关系；应处理好集体智慧与个体智慧的关系；应处理好智能因素与非智能因素的关系。

电子合同归档管理范文第11篇

关键词：电子档案；归档；档案信息化建设；研究

档案信息化建设是时展的必然趋势，通过档案信息化建设可以对档案归档及后期管理工作等方面提供较大的便利，具体体现在能够最大程度的减少归档过程中存在的问题，保证电子档案的真实性和可靠性较高等方面，并且管理人员能够在网络平台上对电子档案进行管控，对档案丢失和随意更改等情况进行规避，从而使电子档案归档和管理工作的效果有所提升。

1 电子档案归档现存问题分析

电子档案归档工作是档案管理部门重要的内容之一，但是当前仍然存在一些问题，下面对几种常见问题进行说明：其一，电子档案独立性较差。当前多数企I的电子档案均由纸质档案生成，独立性较差，并且多数企业对电子档案管理工作过的重视程度不够，随意更改和丢失等情况时有发生，导致电子档案的真实性和完整性明显减低；其二，电子档案归档流程存在问题。电子档案归档主要指工作人员对整理完成的电子文件的属性进行判断，之后对其进行拷贝，进而实现长期存储的目标，但是当前一些企业在电子档案归档过程中不能严格按照相关流程进行，例如：未对电子档案真实性和属性等进行判断便直接进行归档处理，这种情况导致归档工作杂乱无章，工作效率和效果较差；其三，档案管理人员专业水平有限。电子档案归档工作对工作人员的专业知识和技术有较高的要求，但是当前工作人员在专业水平上存在较低的问题，在实际工作过程中会出现一些人为失误，导致电子档案归档工作无法取得预期效果。

2 提高电子档案归档工作效果的措施

第一，构建合理的电子档案归档管理体系。为了对电子档案归档的合理性进行提升，档案管理部门需要根据实际情况对归档管理体系进行构建，主要包括如下内容：其一，所有待归档的文件不能分散保存，需要及时进行归档；其二，制定科学、统一的整理方法，在正式归档前工作人员需要做好电子文件整理、鉴定及监测工作，此工作由文件形成部门负责；其三，对电子文件载体质量，格式以及规格等进行明确规定，让各部门对待归档文件按照规定要求进行调整；其四，制定责任制度，保证电子档案归档中每一项工作均有直接负责人，保证每项工作可以落实到实处，从而使电子档案归档工作保质保量的完成。

第二，对电子档案的真实性和完整性进行严格检查。在电子档案归档前工作人员需要对其真实性及完整性进行严格的检查，检查内容主要包括：对其同纸质文件内容是否相同及文件载体、格式和规格是否符合规定要求等进行判断，进而为其真实性提供更多保障。为了实现上述目标工作人员可以从如下几点着手：其一，在收集电子档案时需要对一些重要文件的原本进行保留，如果后期需要修改必须在保留原本的情况下进行，此种做法可以保留多种不同版本的电子档案，可以为后期真实性检查工作提供便利条件；其二，对一些新式的设备和软件进行合理应用，使用其对电子档案中数据计算是否准确进行检验，在发现问题后可依及时进行调整，从而对其准确性进行提升。

第三，对电子档案归档方法进行合理选择。现阶段电子档案归档方法主要有物理归档、逻辑归档和双套制归档三种，下面分别进行说明：其一，物理归档。物理归档方法又分为介质归档和网络归档，前者主要指文书部门将整理完成的电子文件储存在相应的介质后上交至档案管理部门，后者主要指在网络平台上将电子文件传送至档案管理部门相应的设备上。其二，逻辑归档。逻辑归档主要指文书部门将电子文件相对应的逻辑地址发送给档案管理部门，其在网络上对电子档案进行管控，此种归档方法能够保存电子档案原有的物理存在位置，并且不能进行随意更改，电子档案完整性较好。其三，双套制归档。双套制归档主要将上述两种方法进行联合使用，并且需要将相应的电子档案制成纸质版同时进行归档，此种方法能够对电子档案丢失后造成的影响进行规避，可以根据纸质版再次生成电子文件。在实际归档过程中档案管理部门需要根据电子档案的类型对归档方法进行合理选择，从而保证归档工作的质量和效果。

3 加快档案信息化建设速度的措施

第一，构建电子档案管理记录系统。为了更好的保证电子档案的真实性和完整性，档案部门需要对构建电子档案管理记录系统工作产生足够的重视，利用此系统可以自动的对电子文件生成、增添、删除以及归档时间等进行准确记录，能够最大程度的减少随意更改情况出现的可能，同时可以为档案信息化建设工作提供更多的数据支持，加快建设速度。除此之外档案管理部门需要建立专门的电子档案数据库，在数据库中对各类档案的多种形式和版本进行保存，为后期工作人员研究过程提供更多的有利条件。

第二，对档案信息化技术水平进行提升。通过提高信息化技术水平可以为档案信息化建设工作奠定坚实的基础，档案管理部门可以从如下几方面进行：其一，加大基础设施投入力度。档案管理部门需要根据实际情况对计算机，路由器，扫描仪以及服务器等基础设备进行合理配备，以供工作人员开展各类工作进行使用，通过配备上述基础设备后一些工作的效率和效果均明显提升，并且为电子档案归档及后期管理提供更多的便利。其二，在电子档案数字信息录入工作产生更多重视，工作人员需要边整理边录入，从根源位置对数据和信息错误的情况进行杜绝，使用双套制的方法进行归档，在保证归档效果的同时可以最大程度的减少工作量。其三，设定相应的权限。档案管理部门首先需要对密级标准进行合理制定，在制定完成后严格按照其要求对归档的电子档案进行分类，主要包括公开档案、内部档案和机密档案等，之后需要设置登录名和登录密码，在查找或者阅读机密电子档案时需要进行身份验证，在验证成功后才能进行一些服务，从而保证电子档案的安全性，减少丢失或者篡改等现象出现的可能。

第三，对电子档案工作人员进行培训。当前从事电子档案管理工作的人员在专业水平和素质等方面存在参差不齐的问题，一些工作人员对此项工作内容和相关标准的了解较为粗浅，无法更好的进行工作。为了对上述问题进行解决档案管理部门需要对工作人员进行专业培训，通过培训过程让其对电子档案工作产生更多的了解和认识，并且能够对自身知识和技术进行丰富，为后期实际工作奠定基础。与此同时在引进先进的设备或者技术后也需要对工作人员进行培训，让其对设备和技术的使用技巧进行掌握，能够将其正确的应用于工作中，从而推动档案信息化建设步伐。

4 结束语

本文对电子档案归档问题及措施进行说明，并且对促进电子档案信息化建设提出建议：构建电子档案管理记录系统、对档案信息化技术水平进行提升以及对电子档案工作人员进行培训等措施，希望档案管理部门可以重视现存问题，并借鉴文中内容或者采取其他更加合理有效措施及时处理解决，从而保证电子档案归档工作的合理性，加快其信息化建设速度。

参考文献

[1]王欢.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用[J].安徽农业大学学报（社会科学版），2014，23（4）：66-69.

电子合同归档管理范文第12篇

关键词：档案、电子文件

一、电子文件特点

电子文件归档管理区别于传统的纸质档案管理，它有如下特点：

1、信息的非人工识读性

电子文件使用了人工不可识读的记录符号――数字式代码，这种代码人工是无法直接破译它的含义，只有通过计算机特定的程序解码，使之还原为输入前的状态，人才能识读它。电子文件只有依赖于计算机系统，才具有生命力，才能发挥作用。

2、信息的可变性

电子文件的增删十分容易，不留痕迹，计算机系统中的静态文档被大量动态文档所取代，动态文档中的数据不断地被更新或补充，以反映最新信息。

3、信息存储的高密度性。

电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，随着技术的进步，电子介质的存储密度还将继续加大。档案管理长期存在着文件的数量与存储能力的矛盾。随着技术的进步，电子介质的存储密度将继续加大，把一个档案室库藏档案全部装进一只皮箱不再是神话。

4、信息的可操作性。

电子文件可以随时适应人们的需要，修改、调阅可以跨越时空界限。

二、电子文件归档现状

1、电子文件归档不到位

由于计算机电子文件涉及的技术环境较复杂，采用标准化的方法管理会更细致、周全、易于操作。目前电子文件收集，常常执行不到位。

2、电子文件归档管理人员职责不明确

很多单位电子文件归档管理主要由计算机人员操作，多数计算机操作人员对档案工作较为陌生，而档案管理人员管理对档案管理比较专业，但对计算机应用还不熟悉，这样容易对档案管理造成脱节。

3、归档的电子文件质量较差，内容真实性无法保障，且缺乏可读性。

目前很多部门档案管理仅处于坐等电子文件归档阶段，且归档的电子文件仅从形式上进行鉴别，对其内容的真实性、可读性未把关，草率整理刻盘归档，致使归档的电子文件不齐全，内容不真实，形成电子文件的背景信息及元数据未同时归档，无法提供可利用的资料。

三、电子文件在我处的应用

2000年，我处开展企业升级达标工作，购置了一批奔腾Ⅲ电脑，引进了宝业预算软件，使用ACAD2000进行道路工程设计。经过多年实践，设计人员已经熟练使用计算机辅助设计软件，CAD的应用减少了劳动强度，大大地提高了工作效率。“扔掉图板，使用CAD进行绘图和设计，”如今这已成为设计人员自豪的现实。

2006年4月，我处有关人员参加了由大连市政工程监督站举办的《大连市市政基础设施工程质量监督资料管理系统》使用培训班，并购置了《资料大师》软件。由大连市政工程监督站和北京筑业新技术有限责任公司联合开发的《资料大师―大连市市政基础设施工程质量监督资料管理系统》软件，为从事市政工程内业档案人员带来了福音，同时也带来了挑战。利用这个软件，我们可以很方便地整理出完整的工程档案。更重要的是由于软件的推出，使我们市政施工档案、监理档案、工程报监及工程验收备案变得更加规范。虽然该软件有排版不灵活、缺少上脚标、缺少施工管理方面内容等不足，相信随着软件的不断升级，这套资料大师软件一定会为我们带来更多的惊喜更多的便利。

虽然单位在计算机应用方面取得了一定进展，但在电子档案管理方面还有很多工作要做，例如，现仍是沿用传统的方法，只对纸质进行验收，电子文件散落在设计人员手中。随着时间的推移，电子文件逐渐丢失，各种信息被逐渐忘却，再重复利用查找相当困难。而设计行业设计文件的重复利用率又比较高，电子文件的归档工作就显得更迫切。另外，电子文件内容复杂、专业性强，档案部门不一定能够保证电子文件完整、准确、系统。因此，需要领导高度重视，各个部门通力合作，才能使单位的电子档案管理工作更上一台阶。

四、电子文件归档注意事项

在电子文件归档过程中，应注意以下几个方面：

1、明确指责、完善制度，措施到位。

应根据本单位情况，依据电子文件全程管理、前端控制原则及完整性、真实性、可读性保障原则，制定本单位电子文件归档管理制度。必要时辅以一定的行政、经济手段，保证电子档案的质量。

2、统一电子文件归档格式。

在工程项目中，电子文件管理系统应建立一系列标准，制定统一的格式。由档案管理部门对工程项目电子文件进行编号、著录、刻录、标识，保证归档的电子文件齐全、完整、真实、有效，便于长久利用。

3、合理配置资源，包括设备和人力资源。

电子文件的形成、处理，都是在电子计算机软、硬件平台支持下完成的，因此充分配置电子文件管理所需设备是从事电子文件归档管理的前提。此外，电子文件的整理、保管、鉴定、统计和提供利用都要由电子文件管理人员负责实施完成，尽快培训一批档案人员来负责电子文件的管理。

4、尊重并贯彻前端控制思想

对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，以保证电子档案的质量。电子文件归档与传统纸质文件归档不同，传统的做法可以不管文件形成过程中的具体细节，只要根据文件的保存价值，在工程项目结束后对其进行收集、整理、归档、保存，但电子文件沿用这种方法行不通的。电子档案的归档从工程项目立项、设计文件形成之时起，档案管理者就要立即介入，进行监督、指导，提出文件运行的环境背景、元数据，划定该归档的文件范围，敦促其进行适时归档，防止电子文件的丢失，保证电子文件的完整、准确。

5、重视技术鉴定

工程项目电子文件的归档与验证应同步进行。电子文件的技术性鉴定包括对信息的真实、可靠、完整、可读性的认定和对文件载体的性能的检测。

可读性鉴定目的在于确认电子文件中的内容可以正常读出，没有丢失和差错。

对于电子文件的可靠性鉴定，主要从内容的真实、完整性上去把关。电子文件的易修改性使得计算机系统中同一文件经常存在不同版本，归档的电子文件必须是最终版本，必要时可保存某些草稿和定稿。

对归档的电子文件进行无病毒鉴定。档案部门接收的电子文件来自四面八方，受病毒侵害的机会多，因此对于以介质状态归档的电子文件，应先杀毒，再接收，避免危及整个档案管理系统。

电子合同归档管理范文第13篇

重数据备份管理，轻系统软、硬件管理

根据会计电算化相关管理规定，系统操作员均会按日、月、年进行数据备份。金融机构为确保电算化系统运行安全，甚至还构建了以省或行政区划为管理单位的异地数据备份，历史和当前数据备份均得到应有重视。但不同版本操作系统、数据库软件、电算化系统应用软件及其升级补丁往往因缺乏有效管理而散落于各单位负责具体工作的软件工程师手中，很少按规定要求归档保存。而对计算机等实物档案更是缺乏档案管理意识，不同时期的计算机、服务器等硬件设备，如可以运行DOS、WINDOWS95、WINDOWS98等操作系统的计算机，一旦完成升级换代，大都作报废处理。对数码电子文件而言，失去了运行环境，读取就存在一定困难，更难以作为证据加以有效利用了。

重电子文件归档形式，轻归档电子文件鉴定确认

当前，对会计数码电子文件的归档通常是由产生数码电子文件的部门向档案保管部门提供会计核算系统年终数据库数据备份光盘，或是将计算机（服务器）上所有涉及核算系统的文件刻录到光盘上，双方签字后就算完成归档。只重归档的形式，而轻视归档电子文件的鉴定、收集、筛选、分类和确认，同时因各种会计电算化业务系统自动生成备份文件名，以满足数据恢复的需要，因此，电子文件归档也无法按《电子文件归档与管理规范》归档时所要求的标准规范代码进行标识和登记，所有这些，均可导致对一些毫无利用价值的数码电子文件进行归档保存，形成资源浪费。

重电子档案表面管理，轻电子档案综合利用

当前，会计数码电子档案普遍缺乏有效管理，或是管理水平低下，把诸如简单编制一些电子文件目录等工作称之为电子档案管理，加之电子档案管理规定本身缺乏相关实施细则，如《电子文件归档与管理规范》要求电子文件归档一式3套，一套封存保管、一套供查阅使用、一套异地保存，但对这些电子档案如何封存管理、如何查阅使用、怎样异地管理等并无配套管理办法。由于缺乏符合要求的保管设施，存有数码电子文件的光盘等存储介质随意存放，致使一些存储介质受损而无法利用。此外，因数码电子档案的综合利用具有很强的系统依赖性，通常只能通过联机方式检索、查询和利用与当前会计电算化系统同一版本的电子档案，而对系统升级前的历史数码电子档案，即使是按要求归档，但由于缺乏相应的运行环境而无法读取，造成归档保存的数码电子档案形同虚设，无法利用，从而失去保存这些数码电子档案的价值和意义。由于历史电子档案在利用上的种种不便，实践中很少被利用。

重行政公文电子档案管理建设，轻业务系统电子档案管理建设

政府部门、行政机关及大型企业集团因履职和保密需要，行政公文文书管理基本上已实现电子化和无纸化，行政公文文书电子档案管理不仅继承纸质档案管理好的做法，而且通过开发和推广应用电子档案管理系统，使电子文件在归档、存储和档案检索利用等方面更加显示出纸质档案管理无法比拟的优势，得到良性发展。相反，会计核算等业务系统电子档案管理因受系统复杂性、各系统间电子文件兼容性、系统依赖性等因素的制约，实现会计电算化以后，在电子档案管理方面却未有明显起色。以人民银行系统为例，其主要业务系统有会计、支付清算、征信、反洗钱、国库、货币金银、调查统计、账户管理、贷款卡、外汇、同城票据交换等，而这些系统因服务对象不同、处理信息内容不同，大都自成体系，操作系统、数据库等运行环境也大相径庭，加之受软硬件系统更新换代、应用软件升级等影响，客观上造成各业务系统电子档案在利用上的种种不便。但如从深层次和根源上找原因的话，归结于一点，就是轻业务系统电子档案管理系统建设，因缺乏有效电子档案管理系统支撑，大量历史形成的数码电子文件已经成为一种摆设，造成严重浪费。

会计数码电子档案综合管理利用的基本思路

档案之所以具有保存意义，正是因其具有非常重要的利用价值，抓好会计数码电子档案的综合利用，就抓住了数码电子档案管理之实。因此，应加强会计电算化实物档案管理，电算化系统升级后，计算机、服务器和数据库等软硬件实物均应与相应的数据备份一同归档，操作员代码和操作口令等一律明码刻写光盘并打印纸质文件一同保管，增加系统透明度和可操作性。与此同时，那些过了时效的电子档案，也应当妥善存档，使其发挥应有作用，避免新产生的电子档案重蹈覆辙，乃是当前会计数码电子档案管理的当务之急。

（一）构建具有非系统依赖的数码电子档案管理系统

要从根本上解决好电子档案的利用问题，使其真正发挥备以查考、作为证据或依据的作用，实现其应有价值，必须构建具有非系统依赖的、具有较强通用性的数码电子档案管理系统。该系统可自成体系，也可在当前电算化系统中增加电子档案管理模块，以彻底摆脱电子档案对特定系统的依赖。其基本思路是：不论电算化系统使用何种数据库，在输出电子文件时均应将其转换为标准数据格式或通用数据格式的电子文件，以供电子档案管理系统调用。以会计核算系统为例，因电子文件内容是数字、字母和汉字集合的数码文件，归档时即可选用通用性较强的TXT文本文件。其他数据类型电子文件归档时亦应尽可能使用《电子文件归档与管理规范》所要求的通用数据格式，以及符合国际开放标准的其他数据格式，如PDF（ISO32000国际标准）等。当需要查询利用历史电子档案时，即可读取标准数据格式电子文件，解决电子档案对特定系统的依赖问题。

（二）尽快研究建设非公文电子档案管理系统规划

针对目前公文电子档案管理系统应用水平高、非公文电子档案管理系统严重缺位的现象，行业主管部门应重视非公文电子档案管理系统研究建设，组织通用非公文电子档案管理系统的研究、开发和推广应用。该系统应充分考虑电子文件的系统环境依赖性，研究并选择通用性强、符合国际开放标准的数据格式作为存储标准，由国家档案主管部门或各行业主管部门以适当形式予以，以此统一电子档案管理数据格式和应用平台，推进通用非公文电子档案管理系统建设。该系统应具有一定通用性，不得进行有改变和影响原电子文件的信息加工，并可输出与纸质档案内容相同的加密电子文件和纸质拷贝件，以便使用者作为电子档案利用的依据。

（三）循序渐进稳步推进非系统依赖电子档案管理系统建设

数码电子档案利用的系统依赖性决定了非系统依赖电子档案管理系统建设不可一撮而就。首先，各行业主管部门应将该系统建设列入重要议事日程来统筹规划，加强基础研究，设定时间表，稳步推进。业务主管部门在对系统进行升级改造及新系统研发设计时，均应把电子文件归档、利用作为基本业务需求正式提出，以便在应用软件设计、开发时通盘考虑。对现行业务系统已具备输出标准数据格式功能的，如可输出TXT文本等标准数据格式的，还应采取加密措施，通过制度加以规范。即在完成系统默认数据备份后，再按通用数据格式增加备份，收集资料，以便将来电子档案管理系统利用。电子档案管理系统的构建还可通过定期读入归档电子文件的办法，逐步实现电子档案系统与在线应用系统的模拟镜像，其区别在于，只查询而不进行计算、统计等数据加工处理。通过移植历史数据信息，最终实现电子档案的实时查询和有效利用，充分体现电子档案的保存价值。

（四）重视信息安全管理，采用通用国际标准的加密方法

非系统依赖电子档案管理系统采用通用和符合国际开放标准数据格式，在方便数据读取利用的同时，也为篡改数据信息留下方便之门。因此，必须强化数据信息安全管理，以防电子文件在传输、复制、归档和利用等环节被篡改。以输出TXT文本文件为例，可选用国际通用的MD5（信息摘要算法）加密，该算法可对一段信息（如TXT文件内容）加密，产生一个32位由数字和字母组成的信息摘要作为验证码，写在TXT文本的末尾，如文件内容被篡改，系统验证时就会产生与之不同的验证码，由此进行识别。而加密后的TXT文件仍然像加密前一样，可读、可显示，有效防范文件被篡改，确保电子档案安全利用。

（五）充分发挥计算机信息管理优势，实现电子档案利用便捷化

电子档案管理的最大优势就在于可最大限度地发挥计算机在信息管理方面的优势，改变纸质档案的人工查阅模式，实现电子档案的联机实时查询和综合利用，提升查询效率。通过构建非系统依赖电子档案管理系统、做好数据移植等措施，经过一段时间的努力，完全可以实现电子档案信息的在线实时查询，实现电子档案查询、利用的便捷化。只有电子档案查询效率高了，利用更加便捷了，才能彻底动摇电算化条件下纸质会计档案仍占主导地位的尴尬局面，充分体现电子档案的保存意义和保存价值。

以无纸化和数据集中为契机，提高会计数码电子档案管理水平

电子合同归档管理范文第14篇

1 电子档案与纸质档案整合管理的观点

不论是电子档案还是纸质档案，从本质上来看都是档案，都具有档案的特点，但因为他们的载体不同，所以也存在一定的不同。两者都有相应的缺点和有点，将两者综合起来，才能在应用过程中取长补短，保证档案管理工作的顺利发展。在实践活动方面来看，电子档案和纸质档案均是以人的基本实践为依据，对人们在社会各阶段的生活信息进行收集整合，形成档案。但是电子档案的储存时间要比纸质档案储存的实践要长，档案的完整性更出色，由于电子档案是以网络技术为载体，所以更容易受到病毒的侵袭，安全系数比较低。纸质档案的载体是纸质文件，安全系数相对就高，能有效保证档案的真实性，使档案在使用的过程中更清晰。但是纸质档案的载体很容易在保存过程中遭受破坏，不易保存，使用的时候检索也很慢，有一定的排他性。通过分析，不难看出两种档案都有利弊，那么要想发挥各自的优势，更好的为使用者服务，就要对两种档案进行整合管理，相互之间各取所长，补己之短。

要想达到电子档案和纸质档案共存的局面，就要使档案管理者适应新形势的变化，积极创新，制定科学合理的档案管理方案。首先，要顺应时代的变化，积极地应对档案电子化的转变，从管理方法、管理制度等技术层面使电子档案有合理的法律地位；其次，要稳中求进，不光要充分利用电子档案，还要做好纸质档案的保管工作，使两种不同载体的档案都发挥其所长，最大限度地把握档案改革的主动性，做好自身的职责工作。当前我国的档案保管工作是在电子档案建立的同时，还要对纸质档案一同保存，既保存了安全可靠真实性强的纸质档案，又发挥了电子档案的优势，检索快，利用效率高等优势。从根本上两种档案并存是必然的选择，并对其进行有效的整合管理。

无论是纸质档案还是电子档案，都要在记录在同一个档案管理系统中，运用自动采集的方式对电子档案进行数据录入，运用人录入的方式进行纸质档案的录入方式。同时，对一些重要的纸质档案进行数字化处理，使其在利用时更方便快捷。在档案系统中，还要将两种档案进行统一的组合，维护档案之间的相关联系，便于使用。

2 电子档案和纸质档案整合管理的具体要求

现如今，数字化信息技术不断发展，档案管理系统也要利用电子技术建立一个网络的信息办公平台。现代化档案管理和传统档案管理的模式有所不同，前者针对的是电子档案管理，后者针对的是纸质档案管理。当然，在现代化档案管理中也要对纸质档案进行有效的管理，那么，要想有效的实现现代化档案管理系统，对电子档案和纸质档案完美的整合，就要做好下面几方面工作。

2.1 同步归档工作

在对所收集到的纸质文件进行详细的检验和审核之后，需要及时的将纸质档案进行归档处理。而利用网络所收集的电子信息，在进行有效的审核之后，也要及时的进行归档。无论是纸质档案还是电子档案，在归档的过程中，都需要符合相关的归档要求，只有符合归档要求的文件才能够正式的进行归档。而在电子档案归档时，要将其存入到制定的计算机硬盘中进行存储，并且要注意标记上已归档的标记。

2.2 同步整理工作

要想使得档案整理工作可以有效的开展，就需要采用折中的方法，实现对电力档案和纸质档案的同步整理，由于电子档案与纸质档案都具有档案的共同入特点，两者也都拥有一致的档案号，所录入的信息也基本上相同，因此，可以采用合二为一的方法对电子档案以及纸质档案进行整理，确保在整理归档纸质档案的同时电子档案也可整理完成。

2.3 同步鉴定工作

对于电子档案的鉴定最理想的情况是南计算机自动鉴定，系统依照预定的保管期限表判断保管期限；纸质档案可随时鉴定，即时归档。

2.4 同步利用

在查阅档案时，我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时，以电子档案为主。在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案，这样既提高了档案的利用率，又减少了纸质档案的磨损，有利于纸质档案的长期保存从实质讲，电子档案与纸质档案整合管理理念，实际上主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。

3 加快档案管理工作人员的知识结构变革

加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才是共存期档案工作最根本的对策。由于电子档案的来源广泛，档案人员要对电子档案生成的全程监控，就必须具备良好的计算机知识。现在不少单位的计算机技术人员不了解档案，档案管理人员不懂计算机技术，这就要求档案工作者加强学习，更新知识，提高电子档案的管理能力，尽快掌握电子档案管理方面的基本知识和技能，对电子档案管理涉及到的设备和技术，做到会操作、会管理、会使用，切实担负起电子档案管理的工作职责，做好开放教育电子档案的管理工作。

电子合同归档管理范文第15篇

关键词：电子档案管理；价值；对策

电子文件指在计算机及网络环境中生成的社会活动记录，即以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通讯网络上传送的文件。从形式上看，它是数字化的。能够直接借助数据通信技术和网络技术进行远程传递和共享利用。我国从20世纪90年代中期开始集中力量研究电子文件问题，国家档案局成立了专门的课题组，形成了电子文件归档及电子档案管理方法的试行稿，电子文件的管理正从无序状态进入规范化管理的攻坚阶段。由于电子文件是通过代码形式记录于载体，它的内容只能通过设备来利用，所以它对传统的档案管理理论及管理模式等方面造成了极大的冲击。因此，在实践中探索电子文件的档案管理，尽快建立健全电子文件归档、电子档案管理的方法体系十分必要。这有利于对这部分信息资源的检索、利用和共享，有利于本行业对电子档案管理统筹规划，有利于对电子文件的档案价值进行准确鉴别，统一进行电子文件收集、存储、保管、保护，确保归档电子文件的安全，建立有利于归档电子文件之间以及归档电子文件与其它载体档案之间的有机联系，有利于加速档案工作的现代化进程。因此档案部门应该积极主动地承担起收集电子文件、管理电子档案的责任。

1 在历史上，具有的完整性和客观性价值

电子文件将成为人们进行信息交流的主要媒介，将电子文件归档后即形成电子档案。作为保存历史记录的专业机构的档案部门，电子档案是档案的重要组成部分，目前人们因为尚未认识文件形成运转的客观规律，因此管理电子文件总是难以摆脱管理纸质文书的方式方法。对于电子文件往往只作为资料或副本保管，如果不主动承担起保存电子文件的责任来，长此以往，人类记忆的完整性和客观性将很难得到保证，我们将失去大量“像样”的档案，我们的历史将面临断代。

2 在现实中，具有开发和利用的价值

随着办公自动化的进一步深化和CAD、CAM技术的推广应用，特别是电子计算机和现代通信技术相结合的信息技术产业的迅猛发展，能提供越来越完善的信息服务。电子文件随之大量产生，但这些信息资源存在着数量大、类型多、范围广、无序化等特点，一般利用者很难准确地找到所需信息，这对于档案管理带来了一次革命性的挑战。要对有用信息进行深层次开发与利用，必须通过对电子档案的网络化管理，由于电子档案的信息内容的数字化，文、档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使之与纸质档案的管理及网络信息的繁杂、混乱有着截然不同的区别，它对信息资源的开发和运用显然更快捷、更方便。人们可以通过电子档案的网络化管理获得便捷直观的电子文件信息；能够使人共享电子文件信息资源；能够通过网络科学地管理电子文件而降低费用，提高效率；能够改变人的生活方式、工作方式，使人开阔视野，拓宽思维空间等等。而如果因循守旧，继续沿用传统的管理模式，则有悖于利用先进技术提高工作效率之初衷。

3 在发展中，存在提高和更新的需要

档案管理技术是长期坚持不懈、不断发展的重要技术之一。在不同的历史时期产生了不同的、相对于那个时代最完备的档案管理技术与管理制度。我国的档案管理学是经过几代档案工作者的努力和长期实践、不断丰富而形成的一门完整的管理学科。但档案学面临信息化的冲击与挑战，我们必须清醒地看到，新一代档案学尚未产生，档案管理信息化还存在大量未解决的难题。它不完全适用于电子档案的管理。例如：它强调“原件”才具有法律凭证作用。在电子档案中，由于技术原因，强调原件毫无实际意义，那么怎样才具有法律凭证作用？它强调档案集中保管，电子档案是集中保存好，还是分布式保管好，这是一个有争议性的问题，有待在实践中找出正确答案；纸质文件的归档完全可以不管文件的形成及承办过程中的具体情况，而电子文件的归档必须在电子文件的形成和设计阶段，档案人员就要进行参与，否则将无收集、整理、归档可言；纸质文件归档及其档案管理，不是以技术环境为前提，而电子文件的归档及其档案管理，必须在原有的设备和技术条件下进行，档案部门将会碰到一系列技术问题，电子档案的收集规范要求不同于纸质文件，如何保证电子文件格式的统一性，文本文件的通用格式统一转为XML ＼RTF＼TXT等，扫描电子文件的通用格式JPEG＼TIFF，保证电子档案的内容、结构和背景信息的真实性，保证电子档案的内容、结构、背景信息和元数据等的完整性，以及保证电子档案收集的及时性、有效性和安全性等。

这些问题必须要一一解决，方能达到管理和开发利用电子档案的目的；电子档案的管理是一项极其复杂的技术工程，与纸质档案管理截然不同，所以应充分注意到电子档案管理的各项标准、法规的建立，以防有长期保存价值的电子档案在形成、使用、归档过程中遭受损失，等等。处理好档案管理信息化中的管理创新和原有档案管理制度之间的矛盾是我们面临的首要挑战。我们要在坚持电子文件必须归档形成电子档案，电子档案是档案―个门类的基本指导思想的前提下，根据电子档案、电子档案的特性，及其所涉及到有关载体的理化性能和技术设备不断更新的实际情况，在认真研究不断实践的基础上，创立我国的电子档案及其电子档案管理理论；管理方法和技术；管理标准、法规和制度，形成我国的电子档案管理学科，促进档案事业进一步发展。

当然，在电子文件的档案管理中，我们还面临着诸如：网络是电子文件的生存基础也是引起管理问题的根源；技术发展和更新过快，造成电子文件长久保管的困难；保证电子文件的真实性、完整性、可靠性的技术难题很多；电子文件的法律效力尚不明确等困难；但其无可回避的价值意义和必要性要求我们要积极应对，趋利避害，在探索电子档案管理的科学道路上与时俱进，以适应档案工作不断发展的需要。

4 做好电子档案管理的措施

1、建立健全的法规和制度，规范电子档案的管理

根据国家最新的《归档文件整理规则》，贯彻落实统一的电子文件管理标准。实行文件管理与档案管理统一领导和规划，紧跟国家最新档案行业标准，湖北省档案局已于2015年10月了最新档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2015，替代DA/T22-2000），自2016年6月1日执行，其中归档整理规则规定了新标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料一并归档，制定了最新科学的电子文件归档管理标准[1]：如：归档电子文件的整理要求：

1.1 归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目，应符合本《规则》的规定。

1.2 归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》（2014 年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38 等标准执行。

1.3 归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894 等标准的应用系统等。

在进行电子档案管理过程中，除执行国家的法律法规外，还应该制定严格的电子档案的归档、保管、定期备份、借阅、销毁等切实可行的内部管理制度，对电子档案实行规范化的管理。

2、做好电子档案收集与管理安全

2.1电子档案的收集应形成由单位档案部门联合各个业务部门同步进行，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的收集归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行，业务部门全程参与配合并同时提供相关电子原始数据。

2.2 档案部门在收集电子档案时，应包括元数据和背景信息的收集，元数据是电子档案的技术数据，如描述电子文件的编排与内部结构的数据等[2]。电子档案是由电子文件转化而来，元数据是保持电子文件真实性完整性和长期可读性的关键，并对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。鉴别电子文件的保存价值，并对电子文件真实性、可读性及其数据特性实施判断，包括价值鉴定和技术鉴定。

2.3 做好电子档案系统的安全管理，要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全。首先建立健全电子档案系统的安全管理制度，加强对密码、口令、授权的管理；如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而对电子文件进行特定的保护；做好电子档案使用权限的审核；根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录；加强电子档案使用中的安全措施，对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理[3]。

其次采用先进的计算机操作系统并对数据库文件进行加密；三是采取必需的技术手段来防范病毒和黑客对网络系统的攻击和破坏。

3、人才队伍建设，提高档案管理人员的综合素质

应优化专业结构，建立一批新时代的档案管理人员队伍。在电子信息日益发展的今天，档案管理工作者不仅需要具备档案学、图书、情报的专业知识和一定外语水平[4]，还需要具有较强的现代信息技术应用能力。档案部门应重视和加强对档案管理复合型人才的培养。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。建立一支具有较高素质、结构合理，适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。

4、电子系统硬件设备安全性，严格控制库房环境

由于电子档案的新型存储介质的不断出现，其保管手段也必须与时俱进，紧跟当代计算机技术的发展，不断引进先进的存储介质和技术手段，从而有效地保证电子档案的安全性和时效性。同时，需要严格控制介质的保存环境，做好库房的防磁、防尘、防光、防有害气体，严格控制库房的温度和湿度，并对储存介质定期迁移复制、防止载体的损坏，造成电子档案信息的丢失。

参考文献

[1]http：///manage/upload/html/20160309114313_9312.shtml？netyId=28&newsId=9312

[2]国家档案局，电子文件归档与电子档案管理概[M].中国档案出版社，1999.