档案管理概述范文

档案管理概述范文第1篇

1 档案一体化系统概述

在进行档案管理的过程中，这是一种最原始的记录，其中蕴含着丰富的资源信息，在人类不断发展以及实践活动开展的过程中，其作用是十分主要的，尤其是信息化的技术手段的发展过程中，档案是一门综合性的学科，在各个工作岗位中都具有重要的影响。传统的档案管理手段对于档案的发展情况会带来一定的制约，因此必须要对档案管理进行变革，应用现代化的档案管理手段就要保证档案朝着一体化的方向发展，积极的采用计算机以及电子文件等相关技术。新的管理方式可以说更加科学化，并且具有组织性的特点，所以值得在今后的工作中得到进一步的推广，更好的完善档案管理的工作效率以及工作质量。

2 档案一体化管理基础

在进行档案一体化管理的过程中，在理论以及实践方面都具有一定的基础，在理论基础方面，因为当前的档案管理正处在电子文件的发展时期，所以生命周期理论以及前端控制思想等都是主要的理论。而在实践基础中，应该为档案的一体化实现提供一定的物质帮助，信息化与网络化的发展趋势是档案实现一体化管理的首要前提，只有将理论基础以及实践基础有机的结合在一起，才能促进档案一体化更好的发展。为今后的档案管理水平的提升带来一定的帮助。

3 文档一体化管理思路

3.1 文档应用系统设计思路

在进行文档一体化管理的过程中，首先应该对应用系统进行设计，其主要的思路是应用网络服务器以及数据管理平台等方式对档案进行一体化的管理。在信息系统中，操作人员具有不同的操作权限，以处理阶段为例，这一阶段主要是进行文档的删减以及审批等工作，所以工作人员只具备对文件进行修改、删除或者增加等操作权限，档案工作者在这一过程中只具备查看以及浏览的权限，而在进入到档案归档以后，这一阶段的工作人员主要负责的任务是对电子档案进行整理以及进一步的筛选，选出有价值的档案资源进行保管。档案管理者的主要工作任务就是加以必要的指导。在生成电子档案文件以后，档案工作者的主要工作就是对这些档案加以进一步的保管，并且档案的使用者可以应用这些档案。整个过程中，档案具有完整性以及真实性的特点，减轻了工作人员的负担，降低错误的发生。

3.2 文档一体化管理的互动要求

在档案工作中，文书工作是最基础的环节，可以说档案工作是文书工作的进一步延伸，所以需要进一步加强二者之间的关联性，使其紧密的结合在一起，以促进档案管理工作水平的提高，保障档案管理的质量提升。在档案一体化的实现过程中，其中有一个最主要的特点就是可以将档案工作和业务系统有机的交叉在一起，这样可以对档案工作者带来重要的帮助，对社会积累财富执行力的强化起到积极的作用，同时也可以提高对档案的认知程度，让档案变得更加具有价值。只有将有价值的文件完整归档并移交给档案部门进行保管才能算相应的工作真正结束，同时还要意识到，在开展现行业务系统的过程中，要责任明确、注意积累，记录电子文件活动全过程中所有重要的和有价值的信息，确保电子文件的真实性和完整性。

3.3 工作流程的集成性

在传统的文件管理过程中，文件的形式、归档和作为档案保管与提供利用等关节，都将文件生命周期清除地划分为三个相对独立的过程，即现行期、半现行期和非现行期，并通过现行业务工作部门、机构档案室和档案馆三个物理位置不同的部门分别完成各自的工作。而文档一体化则将文件、档案的管理流程实现了集成，要求在一个统一的系统内，有统一的控制中心，统一的工作制度，统一的且各有特点的又互相衔接的工作程序，将档案著录、鉴定、保存和管理等工作贯穿于文件的形成、流转、移交、保存或销毁等各个环节，实现各个过程中工作流程的集成和信息的拱向，而且能够根据不同的文件与处理要求定义特定的工作流程，实现流程的优化和个性化处理，提高了工作效率，降低了档案接收和保管的复杂性，避免了信息的多次录入和产生不一致信息的可能性。

3.4 业务处理的自动性

文档一体化是在充分信任的网络、计算机和信息系统的数字环境下开展工作，采用信息技术和基于工作流程管理理念实现的自动化信息系统，不仅提高了工作效率，而且降低了错误发生的几率。同时，在一些业务处理环节增加了系统自动处理技术，如电子文件版本信息的自动跟踪、电子文件处理过程中的责任链信息的记录、基于管理规则实现的电子档案的自动标引等，都大大提高了业务处理工作的自动化程度，减少了人工操作的复杂程度。由于这些自动化的处理过程是通过系统进行身份认证之后自动生成并保存记载的，因而，大大提高了电子文件正生命周期活动中信息记载的真实性和完整性。

档案管理概述范文第2篇

关键词：镇巴县；退耕还林；档案；管理

DOI:10.14051/ki.xdyy.2015.24.180

1镇巴县退耕还林基本概况

退耕还林工程从1999年10月启动实施，到2014年底，累计完成退耕还林34187hm2，其中惠民工程退耕地还林还草14793hm2，荒山荒地造林12633hm2、封山育林1800hm2、补植补造4960hm2，任务完成率100%、成活率99%、保存率100%。2003年，正式被列为全国退耕还林工程试点示范县，退耕还林工程在全县21个乡镇、222个行政村、54000多户农户中实施。县乡镇都建有退耕还林档案室，均有专人管理。退耕还林工程实施15年来，县级档案室共形成退耕还林工程营造林作业设计档案45卷：其中退耕地退耕还林还草作业设计档案9卷、宜林地荒山荒地造林作业设计档案15卷、封山育林作业设计8卷、补植补造实施方案、作业设计共计13卷。退耕还林到户作业设计表册共计68卷，累计完成兑现资料原政策和完善政策400多卷。

2退耕还林档案管理的重要性

退耕还林工程是一项参建单位多、涉及面广、群众参与面广、建设周期长、政策性强、兑现时间长和操作难度大的社会系统工程，工程实施过程中形成大量的文件材料，工程规划、实施方案、各镇作业设计、检查验收报告、面积计算表、验收表、分户建卡花名册等相关资料繁多，因此，退耕还林工程档案管理工作是退耕还林工程建设中一项十分重要的基础工作。退耕还林档案是退耕还还林工程管理的重要内容，是在退耕还林工程建设实施中形成的各种原始资料，它是工程检查验收和国家兑现的直接依据，是工程式管理工作有序开展的基础，也是工程建设项目取得的直接成果。

3退耕还林档案的分类

3.1综合类

（1）政策性文件。包括退耕还林工程启动，实施过程中形成的文件材料，上级下达任务计划通知、报告，批复等。（2）会议文件。包括领导讲话材料、决议、纪要、通知、报告、重要影像资料等。（3）检查材料。包括上级领导检查工作时形成的材料、阶段性验收材料、自查材料等。

3.2工程建设类

上级任务指标下达文件；工程计划实施方案、作业设计、报告、批复；作业设计形成的镇村林地规划地图和表册；林地工程建设要求的附属设施；林地规划类的公告、看管协议等宣传资料、重要的影像资料等；工程实施所形成的招投标文件材料、苗木采购资料、资金调配等；实施、检查、验收等形成的文件材料。

3.3惠民工程类

上级资金下达文件；各镇所形成的兑现文件材料、兑现表册资料、变更情况报告。

3.4纠纷调处类

群众来信来访材料；纠纷调处记录；纠纷调处意见，调查、取证、协议、结果；上级部门批转的纠纷材料。

4退耕还林档案的管理

4.1建章立制

制定退耕还林档案的收集，保管和利用的规范化制度，建立健全库房管理制度、档案查阅制度以及管理人员工作职责等一系列规章制度，做到管好人、办好事，为档案的永久保存和利用提供有效的制度保障机制。

4.2规范退耕还林工程中建设工程卷的收集和整理

退耕还林工程卷按程序收集和整理持续时间较长，从计划下达、规划、实施方案、作业设计、工程施工、竣工检查验收、后期管护等程序需2～3年才能完成。建立退耕还林工程档案，需使用符合国家标准的档案盒，以工程项目为单位分开整理，按工程专卷编制案卷目录。

4.3完善设施设备

档案作为重要的历史依据，对档案管理必须严要求，建立专用档案库房和专用档案柜，采取各种防范措施来做好防火、防潮、防污染、防鼠、防虫、防高温、防盗等工作，确保退耕还林档案的安全。

4.4档案的社会服务

档案管理作为原始依据为人们的生产、生活服务。档案借阅要对借阅人员身份证明认真核实登记，并对归还的退耕还林档案在借阅者面前进行认真查验，发现案卷有被拆，卷内文件有被抽取、涂改、勾划、污损的应及时向上级汇报，追究借阅者的法律责任。

4.5动态管理

档案管理概述范文第3篇

1.电力工程档案管理概述

电力工程建设中的资料和数据都比较庞大，档案管理具有非常重要的作用。新形势下的电力工程建设日益增加，电力工程所担负的供电任务越来越艰巨，能否科学地管理好档案直接关系到电力工程建设能否顺利进行。如何归集种类繁多的电力工程档案，提升电力工程成果应用水平，这对电力工程档案的管理提出了新的要求。新形势下，科学合理地划分电力工程档案的类别，建立标准一致的电力工程档案模板以及规范电力工程档案管理流程，是做好电力工程档案管理的关键。

2.电力工程档案管理实施

电力工程档案主要对各类电力工程项目的实施过程、电力工程成果、存在问题及改进意见进行记录，使电力工程的各环节信息记录在案，电力工程项目的质量及效果有据可查，以达到电力工程质量管理、持续改进、扩大电力工程成果应用的目的。科学规范地做好电力工程档案管理工作具有重要的现实意义，而随着计算机技术的快速发展，电力工程档案的信息化管理也被赋予了新的历史使命。做好电力工程档案管理工作应该从规范化管理流程、档案类别的划分、标准统一的档案管理三个方面着手。

(1)规范电力工程档案管理流程

由于传统的电力工程档案随意不规范归档的模式已经不能适应现代企业的电力工程管理机制，也不能适应信息化形势下电子档案查询的要求。因此，需要根据企业文化及特点，在传统的电力工程档案归档的基础上，引入现代档案管理理念和标准化管理方式，使电力工程档案管理更加符合企业需要。在企业内部建立标准化的流程及归档时限实现整个电力工程资料归档的规范化管理，通过创建纸质及电子档案两种方式，真实有效地记载电力工程的信息，通过信息手段为企业工程管理决策提供有效信息。

(2)科学合理地划分电力工程档案的类别

包括电力工程设计过程、电力工程施工过程、验收过程。电力工程档案应按照“分门别类”进行存储及管理，便于保存、统计及查询。基于这一目标并结合供电企业当前开展的电力工程，将电力工程各类档案分别进行登记、编目、分类整理、保管，便于查找、统计和分析。

(3)建立标准一致的电力工程档案

电力工程档案的规范统一对于电力工程档案归档、后续查询及成果应用等有着极为重要的作用。建立标准一致的系统化电力工程档案模板以及电力工程档案装订顺序对于了解电力工程进度、电力工程效果及电力工程评估、改进意见都具有直观性及针对性。电力工程档案应根据电力工程类别分别制定各类标准化、系统化的档案。

3.电力工程档案管理的激励机制

在企业内部通过电力工程档案管理评选的办法，实现“鼓励先进，鞭策落后”，提升电力工程档案的管理水平。开展电力工程档案的评先评优，通过“五个方面”进行评比，如电力工程档案的标准性、完整性、分类的准确性、信息的丰富性，进行年度综合评选。对于优秀员工进行表彰，同时作为电力工程档案范例进行公开展览并组织学习，促使各电力工程负责部门按照电力工程档案管理规范的要求，督促按时保质地完成电力工程档案工作。另外，对于未按标准、未按要求时限对电力工程档案进行整理的，将列入绩效考核指标对电力工程项目负责人进行考核。

4.电力工程档案管理的意义

电力工程档案的精细化管理是电力企业不断加强电力工程过程精益化管理的一个重要环节。通过对电力工程档案及时归档、合理分类、规范整理、安全保管、方便利用，促进各电力工程项目的实施严谨有序，注重实效，具有很强的现实意义。第一，电力工程档案记载着电力企业发展过程中的各类电力工程情况，对管理人员研究、了解电力企业整体员工队伍素质及电力工程情况，以及为经营决策提供了支持性证据数据，同时有利于确认企业取得的经营成果。第二，档案是企业的无形资产，是企业在各项电力工程工作中真实的历史记录，电力工程档案本身就是一种重要的资源。过往的一个个电力工程案例、一份份电力工程评估表及改进意见书可以为今后的电力工程提供借鉴，从而可以提升电力工程建设的效率和效果。第三，实行集中管理，统一标准，规范管理，有力保证案卷质量，为电力工程档案的借阅、复印及以后工作的顺利开展奠定了坚实的基础。

二、电力工程档案管理中存在的主要问题

1.重视度不够，信息化意识不强

信息化建设尤其是电力工程档案信息化建设没有受到足够重视，信息化意识不强是影响档案信息化的关键因素。一些电力企业没有意识到电力工程档案信息化建设的重要性，对其信息化建设以及信息技术的管理应用缺乏全面深入的研究。只注重刻意追求档案数字化，而忽略了相关发展配套技术，这种信息化建设只是流于形式的存在，不能适应电力企业工程建设的需要。

2.专业人才不足

在电力工程档案信息化建设过程中，档案管理人员缺少专业化训练，不具备专业的信息化知识，在实践操作过程中对信息的采集、开发与利用缺乏实践经验，从而使档案信息化建设无法理论联系实际，影响了信息化的建设进程。

3.缺乏信息化系统标准，信息基础设施和信息技术开发利用不足

我国档案信息化技术处于较低发展阶段，在实现信息资源数字化、信息化的同时，因缺乏相应的配套服务平台和科学完善的检索工具，从而使档案信息化的建设与利用受到限制。目前要实现电力工程档案信息资源在企业内部共享，必须要统一档案信息系统设计和应用软件的管理标准，同时也要统一电子文件的管理标准和纸质档案的信息化建设及资源共享。

4.设备落后，资金投入不足

由于许多电力企业对档案工作不重视，加之档案管理的经费有限，导致没有足够的资金投入到档案信息化建设中，这成为阻碍档案信息化建设以及普及利用的关键性因素。缺乏信息化建设的必备基础设施，技术得不到提升，系统更新缓慢，影响了电力工程档案信息化工作的发展。

三、新时期电力工程档案信息化建设的策略

1.增强电力工程档案信息化意识，制定发展规划

档案管理概述范文第4篇

【关键词】档案管理 信息化 建设 对策

一、人事档案管理发展信息化建设的意义

在人类进化和发展的长河中，档案记录和管理工作有着非常悠久的历史，而档案的记录媒介也已经由古代的石刻、竹简等慢慢转变为近代的纸张，而这种演变不仅体现了人类文明的发展和进步，同时也显示出了历史发展的必然趋势；因此，在互联网信息技术高度发达的今天，我们同样也需要在人事档案的管理中大胆的引入信息技术，从而有效提高当代人事档案管理的效率和水平。

结合现代社会和经济环境，可以看出发展人事档案信息化建设的意义主要分为理论和现实意义两个方面：首先，深化人事档案管理的信息化技术改革和建设工作不仅是社会科技发展的根本趋势，还是实现我国档案管理达到国际先进水平的必要条件，同时更是我国未来人事档案管理行业发展的重要基础；其次，人事档案信息化建设还可以有效提升档案管理的水平和效率，同时通过科学的档案管理还能够让个人档案更为直观和明朗，从而能够在人事管理中真正达到人尽其才的效果，进而对维护社会的稳定发展有着重要的现实意义。

二、人事档案管理信息化建设的制约因素分析

在档案管理信息化建设中往往存在着诸多制约因素，以下将针对现阶段我国人事档案管理信息化建设的主要制约因素进行分析和探讨：

1、人事档案管理信息化建设发展不均

由于资金等因素的制约和限制，许多企业或地区的人事档案信息化建设工作几乎为零，甚至许多企业或地区由于初期认识不足而忽略了人事档案管理部门人才的培养和发展工作，从而导致档案管理部门不仅出现人员不足的现象，甚至有些地区档案管理部门的生存和发展都受到严重的制约，而这些因素也导致其档案信息化建设水平相对落后，而难以与其他地区或企业形成良好的对接，从而制约档案管理信息化建设工作的开展。

3、信息化建设成本较高

软硬件设施作为实现人事档案管理信息化建设的根本，其发展水平的高低将直接影响到档案管理信息化建设的成败，而现阶段绝大多数企业或地区档案管理部门的信息化建设工作仍处于起步阶段，其软硬件设施的建设和配置也同样需要庞大的资金支持，而这不仅给档案管理部门带来了强大的压力，同时也给信息化建设的周期和水平带来了严重的制约。

4、档案信息安全形式严峻

档案作为一个人最重要的私人信息，如果发生窃取或非法利用，往往会给所有者带来严重的后果，因此档案的安全性也也是档案管理的重要环节；然而，在现阶段由于档案管理部门的软硬件设施的仍处于建设阶段，而这也很容易让黑客有可乘之机，其通过非法入侵档案管理部门数据库而造成档案信息的泄密或损毁也将会给档案信息化建设带来毁灭性的灾难。

三、人事档案管理发展信息化建设对策

通过对上述制约因素的分析，可知在人事档案管理信息化建设的道路中仍需要注意许多问题，而在实际建设中采取合理的方案和对策也显得尤为重要：

1、加强信息化建设的投资力度

档案管理信息化建设的基础在于软硬件设施的建设，而这些设施的建设离不开资金的支持，因此，相关部门应当充分认识到档案管理信息化建设的重要性和意义，并加大信息化建设的投资力度，从而让档案管理系统能够得到良好的发展，进而为企业和地区的发展带来长久的利益和支持。

2、加强专业人才培养力度

人才作为21世纪最宝贵的财富，在进行人事档案信息化建设中同样也需要大量高素质的专业型人才，而这同样也是信息时展的必然趋势；因此，人事档案管理部门也应当在对现有员工进行培训和提高的同时，加强对专业型和复合型人才的培养和招募力度，从而为人事档案管理信息化建设事业培养出一只高品质的生力军。

3、完善档案信息化管理的安全系统

一方面，人事档案管理部门应当加强对档案信息安全的重视程度，加强系统操作人员的监管和教育以及操作权限的控制，从而防止内部n案信息发生泄漏；另一方面，档案管理部门还应当加强档案安全系统的建设，并对电子档案信息进行有效的加密和备份工作，从而有效杜绝档案信息发生泄漏的情况。

四、总结与展望

总之，21世纪作为信息化时代，人类几乎每一项生命生产活动都离不开信息的交流和传递，而互联网信息技术作为这些信息的重要传输纽带，它不仅扮演了连接人与人之间信息交流的纽带，同时还对重要事件或信息起到了记录和存储的作用，而档案作为一个人发展和成长中的重要信息，在对其进行传统的纸质化记录和管理同时，也应当敢于探索应用高科技信息技术建立数字化的档案信息，从而让档案管理理念和方式更为科学合理高效。

参考文献：

[1] 董洁. 信息时代高校人事档案管理的研究[D].山东大学，2008.

[2] 邵海燕，陶萍. 浅论人事档案信息化管理的现状和发展策略[J]. 沙洲职业工学院学报，2007，02：25-26+36.

[3] 朱伟玲. 人事档案管理的信息化建设探析[J]. 科技创新导报，2012，10：201.

档案管理概述范文第5篇

（一）管理投入不足，硬件滞后

体现在人事档案保管的硬件条件不能完全符合人事档案安全保管的要求，如档案库房多是普通的办公用房，没有配置档案保管所需的“八防”设施，与档案安全保管差距甚大。

（二）人员配备不足，素质不高

档案室很少设有专职的档案管理人员；从事档案工作的人员多数没有经过档案专业知识和技术培训的，且变更比较频繁；兼职人员无法保证有充足的时间和精力对人事档案进行管理，从而导致学校人事档案管理建设滞后，档案管理工作只能在低水平的层面上进行。

二、改进中小学校人事档案管理工作的建议

（一）提高档案意识，建立健全各项制度

制度建设是做好工作的前提和保障。要充分认识到人事档案在学校管理工作中的作用，从档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、保密和利用等各个方面都要得到各级领导和具体工作人员的重视，形成上上下下都有档案意识的工作氛围。当然，这必须进一步完善各项管理制度，并在落实上下功夫。因此，要建立健全学校人事档案的收集补充制度、转递制度、移交制度、检查核对制度、保管保密制度、查(借）阅制度、档案人员管理职责等。做到制度造册上墙，簿册与日常管理工作同步，人事档案工作做到有法可依，有章可循，台账清楚，责任分明。

（二）加强队伍建设，提高档案人员素质

做好中小学校的人事档案管理工作必须要有一支在思想上、政治上、工作作风、业务能力等方面过得硬的人事档案工作队伍。首先，要有较高的政治素质。要重视和加强理论学习，特别是要重视对新《条例》的学习。要通过学习使自身有较高的综合素质，有严格的组织纪律，有良好的职业道德。同时要求淡泊名利，忠于职守，踏实工作，提高为档案事业建功的责任心，要具有吃苦耐劳的精神。其次，要有较强的业务能力。要加大对人事档案管理人员的培训力度，满足人事工作的需要。在培训形式上采取集中培训与以会代训相结合，也可安排外出参观学习，拓宽视野，增长见识。第三，要有较强的服务观念。人事档案工作的宗旨就是服从和服务于学校的人事管理工作，因此说人事档案工作服务性较强。这就要求人事档案的工作人员树立服务意识，增强服务观念，时刻从大局出发，为全校的管理工作做好服务。

（三）加大经费投入，改善档案保管条件

档案工作经费做到年初有预算安排，特别是对档案库房的维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算，各个学校要按标准按要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，搞好通风、防光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，有条件的学校还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备及档案管理系统软件，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。

（四）加强信息化，提高档案管理水平

档案管理概述范文第6篇

随着各大高校对校史工作的重视，校史工作中档案管理日渐成为档案管理的重要工作，并且成为学校工作中不容忽视的一个部分。它对于总结办学规律，推进教学改革具有重要作用，以下对其具体功能进行简要分析。

（一）见证校史的功能

高校校史是高校发展的总结和反映，校史档案中涵盖了学校发展过程中的教学、育人、科研和服务社会等多方面的工作，而且记载了教师、学生和其他职工所开展的内容多样、博大精深的活动，档案形成的过程及其结果的内容和形式决定了档案具有见证校史的功能。从档案的内容上看，档案是当时当事人直接使用相关文件从而转化来的，它不同于事后的另行编制，它是对以往历史的客观记录具有令人信服的特征。正如恩格斯说：“对于事态的真相，现在是无法用文件来证明的，只有事件本身成为历史的时候才可以拿出证据来证明它。”档案是历史沉迹的证据，它可以对往事形成证明作用。从档案的形式来看，文件上保留着历史的真迹，有些文件是全文性的、是当事人的对原事件的亲笔记录；有些文件上保留着负责人和有关人员的亲笔签字；还有些档案直接是原来事件形成的照片、录像和录音等。这些原始标记和数据是对原来事件最原始和最真实的印记。档案管理就是通过这些反映高校发展历程的档案集中管理和开发，从而使档案对校史的考证价值显示出来。以南京中医药大学为例，校史馆通过对早期档案的整理，就可以发现建校初期的成就。根据校史档案显示：1954年7月江苏省人民政府召开中医药工作会议，1954年8月江苏省人民政府卫生厅上报关于筹建中医药大学的方案，1954年10月江苏省编制委员会同意了卫生厅的方案，当月任命叶橘泉为副校长，1955年3月江苏省中医进修学校举行成立大会，并于当年在北京成立中医研究院，1956年根据的指示中医应该开办学校，于是在北京、上海、成都和广州成立了中医学院。这些校史档案是南京中医药大学在新中国中医教育史上的历史见证。从该校另一份档案材料可以发现该校早期的办学成果，第一，在学校建设方面它从一个专科进修学校升级为本科院校，硬件设施有了极大的改进。第二，教材建设方面，该校已经形成自己的系列教材。第三，办学班次方面，该校所招收的学员遍布全国各地，甚至还有还有海外留学生，所办班次引人入目。

（二）教化育人的功能

由丰富的校史档案所形成的高校发展历程本身就是一部非常有教育意义的教材，高校通过将最原始、最真实、最有说服力的档案材料呈现在人们面前，可以使人们体会到学校对真理的渴求和对学生欲望的满足，并使人们产生心灵的震撼。当该校的学生直面这些历史的时候就会激发起其以校为荣、尊师爱校的荣誉感和自豪感。因而，校史档案管理工作的开展具有教化育人的功能。搜集和整理校史档案工作材料其中有些是可以直接用于教书育人的，以高校的校训为例，如清华大学的校训是“自强不息、厚德载物”，厦门大学的校训是“自强不息、止于至善”。校训的形成是有一个过程的，从某种程度上可以说校训是高校办学传统和办学宗旨的高度概括，是学校引导学生做人、做事和做学问的行为准则，这些校训可以激发学生从事科学研究的兴趣培养学生的创新精神，为学校的学术氛围的营造奠定基础。无论是历史时间长的高校还是正在成熟的高校其档案管理都是其发展历程的真实写照，都是该校良好校风的凝结。高校档案管理教化育人的作用还体现在校史人物档案的建立上，高校的校史档案上记载了高校史上值得后人学习的优秀学子，他们自强不息艰苦奋斗的精神，可以营造教育人的良好环境，使人产生一种奋进的力量、使当前的大学生更加热爱母校，激发起创造业绩的雄心壮志。总之，校史档案的教化功能可以对学生进行思想和人生观教育，使其更加热爱本校热爱学习，增强对学校、个人的信心，从而更加自觉地投入到学习和科研中。

（三）传承校园文化的功能

首先，档案管理起着积淀校园文化的作用。高校的校史档案真实地记录了高校在发展中所形成的教育思想和教育内容，高校的校史档案是一个文化宝库。高校档案管理的作用就是要对这一财富进行完整地保存。其次，档案管理具有传播校园文化的作用。高校档案管理与校史工作的开展对校园文化的传播具有重要作用。校史的编辑、出版和展览过程中可以在每一个人的心中深深印上高校的形象，激发师生更加热爱自己的母校。

（四）服务科研的功能

首先，校史档案形成于当时教学、科研、党政管理活动中，是一系列活动的历史记录不仅可以纵向了解高校的发展还可以系统的归纳和评价科研工作方法，所以离开了校史的编研学术活动就无异于无源之水。其次，档案管理对校史编研的索引作用。不同类别的档案可以反映出学校工作的方方面面，有助于对校史纲领的勾勒，当有需要的时候师生可以从分门别类的档案中选择自己需要的信息。再次，档案管理对校史编研具有重要的参照作用。不同角度、不同侧面的史学材料相互之间存在着有机联系，把这些不同载体的档案归集起来就以对学校的历史进行复原从而起到重要的参考作用。

二、校史工作中档案管理的主要内容

（一）校史档案的征集工作

在校史档案的征集工作中应该做好以下几项工作：第一，做好宣传。档案征集管理应该做好宣传和教育，档案管理人员要从社会的需要出发，克服封闭状态，使人们认识到档案管理的重要性。第二，主动积极、细致工作。学校的档案管理部门要针对档案的材料来源广、范围大的特点，主动上门服务把反映学校主要功能的活动反映在教学、科研和实务中。第三，调动群众积极性。档案征集工作要涉及到学校的方方面面，因而要调动学校各个阶层人员的积极性做好会议文件、领导讲话的收集和整理工作，丰富档案管理工作的内容，为档案的利用提供极大的便利。第四，建立健全制度。档案管理要有规范的工作制度，来使工作有章可循，走向规范化的轨道。因此，要加强制度的建立和健全工作，使档案管理的各项工作逐步走向规范化。第五，学习新知识，提高业务水平。档案人员必须具有开拓创新意识，学习新知识，研究新学问，加强对电子文件的形成、归档和电子档案的管理学习，从而保证文件材料的真实性和可靠性。

（二）校史档案的科学管理

校史档案的管理工作应该遵循以下几个原则:第一，统一领导、实行校史档案二级管理模式。校史档案管理工作要严格执行国家方针政策，严格执行国家、省和高校系统有关档案管理与校史工作的规章制度和业务规范，因而应该建立健全校史档案管理的业务规章和业务规范，形成校史档案的院系二级管理制度，实现全校档案管理和校史工作的统一领导和科学管理。第二，努力维护学校校史档案的完全与完整。学校档案首先应该改善校史档案的保管条件，加强档案物质档案的保护措施，尽可能延长档案的寿命。档案管理要严守学校秘密，保证校史档案信息的安全按维护学校的合法权益。第三，便于学校党政机关及各个院系利用的原则。学校档案利用工作存在一个效率问题，要求利用及时准确。所以学校档案管理要从方便和提高效率的角度出发，改变作风、改进工作方式和改善工作手段途径，为利用者提供便利优质服务，这样才能使档案管理工作切实有效，为社会做好服务。

（三）校史档案的开发和利用

首先，开展多种形式的校史编研工作。通过多种校史编研工作，就可以吸引更多的师生、员工和校友来关注校史，为校园文化建设创造良好的氛围。其次，开发校史人物档案。人物档案的开发具有以下途径：报道式开发，报道式开发可以将科研人员的采访报道、科研成果简介编辑在校史人物传记上，通过这种方式可以收到很好的社会效果；展览式开发，很多高校档案利用馆藏人物档案资源，建立校史展览厅，使学校成为素质教育爱国教育基地；编纂式开发，编纂式开发分为简介、名录类、选编和专题书刊类，是校史人物档案开发利用的高级形式，可以起到良好的社会反响。再次，提供多渠道的校史信息服务。高校档案应根据学校校史档案信息的特别、用户的需求性质以及档案部门的自身条件，科学合理地设计和选择提供利用的方式方法，全方位地开展服务活动。具体应该做好以下工作：第一，编制校史档案检索工具。第二，提供档案报道服务。第三，提供档案阅览、咨询和复制服务。第四，不断提高校史档案的网络化建设。最后，建设富有特色的校史馆。校史馆的建设不能复制别的模式和样式，要抓住自己的特色做到精心选材，对历史有所选择有所取舍，体现特色，有针对性地体系学校的独到之处，发挥自己的档案优势，使之出现鲜明的特色。

三、结语

档案管理概述范文第7篇

首先是信息化时代的必然要求。在信息化时代，人们对各种时效性强、价值高的档案信息的需求量越来越大，而如果医院未建立档案信息化查询系统，庞大的资料库根本无法满足信息需求者的查询要求，更谈不上使用效率了。其次是提升现代化管理水平的根本途径。随着医院现代化的发展，对信息资源的需求越来越多。然而医院方面虽然在档案信息化方面做出了一定努力，但仍然受到意识、设备、技术等方面条件的约束，实际的工作效率并不高。要想解决这一问题就必须更新传统意识、改革管理方法、更换技术设备，从繁重的体力劳动中解脱出来，花费更多时间和精力研究和提升信息化管理水平。最后，医疗事业可持续发展的不竭动力。医疗事业是一项造福人类健康的伟大事业，从事这项事业要有长远的发展眼光。医疗事业的发展需要大批的建设人才，而档案管理就是为了充分掌握人才的资料，从而合理运用人才，发挥人才的重要作用，实现医院事业的可持续发展。总之，档案管理信息化是非常必要的，不仅有利于医疗卫生系统的发展，为医院造就大批人才，还能够优化信息资源，并延长档案的寿命。

二、推进医院档案管理信息化的具体措施

（一）加强档案软硬件基础设施建设

有许多医院的档案资料仍然是纸质或照片形式存储，这种传统的存储方式对空间、温度、通风以及防火条件等有严格的要求，这种方式的资料存储时间短且存在不安定因素，一旦出现火灾、地震等自然因素，很容易丢失重要的资料。利用信息化存储就能有效避免这种现象，一张硬盘甚至能装下一个图书馆的全部资料，这样就解决了存储空间的问题。为了档案的安全，还可以设置镜像站或选择在互联网服务器上储存，这样安全性就大大提高了。对此，医院要尽快完成计算机、网络、存储及录入系统的建设。

（二）大力推动医院档案数字化工程

我国大部分是公立医院，都有几十年的发展历史，而以往积累下来的资料仍然是传统的纸质或照片，不易保存且检索困难。对此，医院要加大档案数字化的进程，将这些资料利用先进的录入工具转变成数字化存储格式，进而解决传统存储的一些弊端。当前，利用影像录入的PDF格式文件占用存储空间小，而且便于检索，可利用专用软件进行文字的复制和粘贴，是非常值得医院运用和开发的。

（三）建立科学化的信息检索体系

医院要开发高效的检索工具，实现模糊检索、多关键词检索以及多范围、多角度的检索。检索工具的开发可借鉴一些知名的数据库模式，如知网，它的检索系统就是十分高效的。另外，还要充分利用互联网的检索功能，将资料上传于互联网或通过局域网让工作人员随时随地都能检索到需要的资料，最大程度实现资源共享。

（四）开展档案管理人员信息化业务培训

人才永远是基础工作的根本。档案管理工作需要高素质的人才，只有高素质的人才团队才能提高档案管理的水平，实现档案管理为医院管理服务的真正目的。医院档案管理信息化建设的专业性、技术性都很强，亟需一大批事业心强、专业基础扎实、熟练掌握信息科学技术的复合型人才。对此，医院要对档案工作人员进行系统而专业的培训，尤其是计算机技术网络知识、档案数据信息库以及信息设备的运用等方面进行重点培养，提高从业人员综合素质。

（五）充分开展网络共享建设

档案管理概述范文第8篇

1.供电企业档案管理工作必须坚持“信息化”的原则

当今时代是信息时代，日新月异的信息技术使经济社会发生了天翻地覆的变化，引发了各行各业的“信息革命”。对于供电企业档案管理来说，如何适应信息化的发展需要，借助信息化手段进行有效管理和充分利用是必然趋势，是当务之急，所以供电企业档案管理工作必须坚持信息化的原则，这样既可以增加档案储备的信息量，又可以扩展档案服务的利用领域。供电企业档案管理人员必须把自己锻造成适应信息化需求的人才，同时增配计算机、微缩机等软、硬件设施，并结合企业实际情况开发并引进档案管理信息化系统。

2.供电企业档案管理工作必须坚持“制度化”的原则

供电企业的档案一般包括文书档案、实物档案、科技档案、声像档案、电子档案等，而人事档案、会计档案、固定资产档案有的由职能部门管理，而有的则由档案室统一管理。供电企业档案管理的基本要求：首先必须通过科学、规范、有序的档案管理，使档案的收集更为完整、准确；其次档案资料的存放要合理、安全，档案的查阅更加方便、快速，以全面、细致、系统的文字、图像、数据为企业生产、经营、管理、精神文明建设提供确凿、全面的基础资料和数据资料，从而实现档案管理经济效益最大化。基于此，坚持科学化、标准化、制度化，正是供电企业档案管理的必由之路。档案管理工作的工作重点是：应该建立健全一套完善的、系统的、行之有效的规章制度，如收集、移交（录入）、审核、分类管理（待立卷）、立卷、归档、保管、借阅、归还、鉴定销毁、统计等规章制度，明确档案管理的范围、工作流程及各类档案管理的具体要求。

二、供电企业档案管理工作必须破除的“三个误区”

1.供电企业档案管理工作必须破除“辅工作”的误区

往往有的人只看到企业的生产、运行、科技、经营等部门直接创造经济效益，而片面、武断的把档案管理部门归类到只花钱并不赚钱的后勤部门，认为档案管理工作只能做些辅的工作。其实，这是一种完全错误的观念。只有现代化的企业管理制度，才能使企业永葆青春，经得起市场经济大潮的无情冲击，才能为企业健康、可持续发展、取得良好的经济效益而推波助澜。企业档案管理是企业管理整个链条上不可或缺的重要环节，一流的企业必须有一流的企业管理，而一流的企业管理必须有一流的档案管理，特别是在市场经济具有知识经济、信息经济、法制经济特征的时代，企业档案管理所发挥的独特作用是决不容低估的。供电企业在任何时候、任何情况下，都要把档案管理纳入企业管理的重要组成部分，其中最为重要的是建立健全档案管理组织机构，由供电企业分管负责人任组长、牵头部门（一般为办公室）负责人任副组长，相关职能部门负责人任组员的档案管理领导小组，确定档案管理的归口部门（一般为办公室），并设立专（兼）职档案管理人员，特别是相关职能部门要设立兼职档案管理人员，总之要形成覆盖整个企业的档案管理网络。

2.供电企业档案管理工作必须破除“神秘化色彩”的误区

长期以来，特别是在计划经济时代，企业的档案管理披上了一层神秘化的色彩，成为一般员工不能涉猎的，而只局限在少之又少的特殊人群中，甚至在“以阶级斗争为纲”的那个年代里，公文档案被断章取义，人事档案被利用为人身攻击的工具，即使是科技档案也被贴上“机密”的标签，利用者寥寥无几，唯恐被扣上“泄密”的帽子。自改革开放以来，这种状况得到了根本扭转，但是档案管理“神秘化”的色彩并未完全破除，究其根本原因在于不能辨别保守商业机密与大力利用档案的界限。档案依据重要程度可以分为绝密、机密和秘密等级别。绝密档案、机密档案和秘密档案分别是指涉及国家最核心机密内容、比较重要机密内容和重要机密内容的档案，一旦泄露会使国家利益受到严重损害、比较严重的损害和损害。但是企业档案一般不会涉及到绝密和机密的级别，充其量是秘密级，或者是具有商业价值的不得外传的内部资料，而档案信息资料日益成为企业乃至社会共享信息资料的一部分，如发电量、装机容量等在很长的时期是不得泄露的机密，而现在已经屡屡见诸报端，如果再被档案管理的“神秘化色彩”所迷惑，那就成为时代的落伍者了。

3.供电企业档案管理工作必须破除“重管轻用”的误区

企业档案管理是一项繁琐、复杂的系统工程，绝不是把档案放在档案室里即可，保管仅仅是企业档案管理的一个承上启下的环节，其上游环节为收集、整理分类编目，其下游环节为鉴定、利用，而统计则伴随各个环节。固然供电企业一般按照国家二级档案管理单位的要求，建立有利于档案保管的场所，档案库房面积充裕，设施完善，但是衡量一个供电企业的档案管理水平，上述的各项条件能够达到国家二级档案管理单位的验收要求仅仅是其中之一，最为重要的是要采取有效的方法和途径，充分开发利用供电企业的档案信息资源，以企业的需求为目标，通过对档案内容的编辑、归档，形成系统的档案信息加工品，主动、直接为电网建设、经营管理、教育培训和精神文明建设等方面服务，开创出以“保管”为基础，以“利用”为目的的“管、用并举”的局面。

三、供电企业档案管理工作必须做好的“三项工作”

1.供电企业档案管理工作必须做好“文件资料归档”的工作

文件材料的归档是档案管理的关键环节，如果放松了该项工作，档案管理就很可能成为无源之水、无木之林。实际上该项工作也是供电企业档案管理普遍存在的问题，特别是技术文件材料归档时间往往延迟，甚至有的工程已经进入运行阶段，但是文件材料却迟迟未能归档，所以供电企业应该依据不同档案的类别，确定文件材料的归档要求和制度。如文书档案的归档要求是：文件资料必须准确地反映本单位党群、生产、基建、经营、培训、科研等各项活动的真实内容和历史全过程，在规定的时间（或一年、或半年、或一季），由各部门兼职档案员移交给档案部门，由档案管理员核实整理后立卷归档。再如会计档案，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务档案归口部门归档保存。

2.供电企业档案管理工作必须做好“拓宽利用领域”的工作

如上所述，供电企业档案管理必须坚持为企业的中心工作服务，克服“重管轻用”的倾向。拓宽档案利用领域为档案管理工作者提供施展身手的平台。档案管理工作是有着职称评定的技术管理岗位，但为企业的各项活动提供参考、借鉴、学习的档案资料并非易事。近年来，有的供电企业开辟了档案查询网站，定期或不定期出版档案信息资料；还有的供电企业建立了档案触摸屏查询系统，这些都是拓宽利用领域的举措。

3.供电企业档案管理工作必须做好“增强科技含量”的工作

档案管理概述范文第9篇

企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成对国家、社会与本企业的具有保存价值的各种图像、文字、声像等各种形式的历史记录。企业档案是其自身经济效益与社会效益的体现，同时也是企业文化的重要组成部分，日常工作中，企业需对各种档案材料进行科学的整理与分类，实现档案有效利用。如今随着市场经济体制的不断完善，企业组织形式多样化、企业档案管理有了一个更为广阔的发展空间，同时也处在一个改革与创新的重要的转型阶段。企业档案是企业自身的管理、经济、科技等信息的重要部门，企业档案管理工作之所以能够获取不断发展，是因为它对社会与企业都有很大的利用价值，一个企业的管理成效，很大程度上依赖于企业企业档案管理工作的有效实施，具体而言，企业档案管理工作的作用体现在多个方面，首先，它能够准确反应出企业的成长历程，记录企业成长的点滴。其次，企业档案为企业决策制定提供有效地参考，企业的方案与决策往往都需要寻求历史数据。此外，企业档案也是企业文化的标本，更是企业宣传的资料库，在整理企业文化等相关资料时，只需将档案信息进行有效梳理与完善。因而，基于其重要性，新形势下企业更加需要针对自身与市场环境，合理完善档案管理工作，积极促进与推动企业自身发展。

二、当前企业档案管理工作存在的问题

（一）企业档案管理意识较为单薄

如今，许多企业领导者仍然没有意识到档案管理的重要性，过于重视企业经济效益而忽视了档案管理，认为档案管理工作只是简单地收集文件材料、没有有效利用其实用价值。同时，许多企业存在着“业务归业务、档案归档案”的工作现象，无法将档案工作同其他内容有效联系起来，并且，部分企业缺乏主观能动性，仅仅是为了应付上级检验考察而进行简单的档案管理工作，没有将档案工作摆到夯实基础的战略高度。

（二）管理与服务脱节

现代化企业多元化发展，其信息种类也更为丰富，但如今一些企业的档案门类过于简单，一些企业档案信息只注重文书与户籍档案等，忽视了与企业业务发展有关的资料的系统收集，导致档案工作无法全面有效地发挥。其次，部分企业档案管理由于保护不善导致资源流失。此外，许多企业在具体工作中并没有积极利用档案工作，忽视了档案资料所体现出的价值，没有利用档案资料来为企业战略发展提供有效参考的习惯，导致企业档案信息资源的闲置。

（三）档案管理人员专业素质缺乏

就现状而言，许多基层企业的档案管理人员为办公室人员兼任，毫无专业知识，有的管理人员只掌握立卷归档的基本知识，并且变动过于频繁，导致档案管理过于混乱，无法发挥其应有的作用。并且由于企业在日常的办事流程当中自主性大，例如一些项目审批往往先斩后奏，造成档案管理失控，手续不完整，导致档案资料缺失，重要文件与审批手续不全。同时，有些管理人员的工作责任性不强，导致企业档案资料的准确性、完整性与客观性差，漏洞百出，无法适应新时期企业档案工作的需要。

（四）企业档案工作主体不明确

当前有许多企业的档案工作主体观念存在着变差，部分企业将人事档案当成了企业档案管理工作的全部，但忽视了企业自身发展所需要的整体信息价值。档案主体的明确性是企业档案工作的关键因素，而主体的错位则导致了企业档案的有效开发与利用受到影响。

三、创新企业档案管理工作的建议

企业档案工作在企业各项活动与社会主义经济建设中的作用越来越大，每一个档案工作者需要针对其现状以及存在的问题，积极探讨新的方式，强化责任与服务意识，推进档案管理信息化与资源集约化，做好新时期的档案管理工作，从而使档案管理发挥其最大价值，现具体谈谈几点企业档案工作的创新建议。

（一）强化责任意识，健全机构

企业档案工作贯穿于企业的各个部门与层次，是企业的信息资源，因而企业领导者需要将档案管理例如企业管理工作的重要日程，提升对其重视程度，同其他工作同安排、同研究，定期召开档案工作会议，协调并部署档案工作中的问题。同时，需加强档案工作制度建设与网络管理建设，落实责任制，保障档案工作的基本专项经费，并将其列入企业发展计划当中。此外，挑选责任心强与整体素质高的员工担任档案日常工作，积极宣传档案工作制度，认真学习国家与行业的档案工作标准，提升责任意识与自觉性，保证档案工作的质量。

（二）推进档案信息化建设

如今随着电子信息技术的不断发展，工作管理信息化逐渐普遍。而企业档案工作也需要朝着信息化模式不断完善。首先，在文件管理上，可以利用相关的软件对档案进行科学收集、整理与编制检索等，从而大大提升工作效率。同时可以为档案编研工作提供更为方便的服务。而目前一些档案管理软件通用性不高，缺乏信息管理相关功能，并且不能够实现文档一体化。因而企业需建立起一个档案一体化系统，将办公自动化与档案管理融为一体，例如利用扫描仪将档案彻底数字化，建立起网络档案数据库，不断提升档案工作的共享性、服务性与规范性。

（三）服务创新

同传统的档案利用服务相比，信息时代下文件档案服务工作更具全面性与灵活性，有了更大的创新与发展空间。针对现代化企业档案工作的服务创新，首先，要树立起信息服务的理念，强调主动服务，因而档案管理人员需要对信息的来源于信息共享保持高度重视，需不间断地保持信息的新鲜程度，了解档案用户的潜在需求，针对性地规划出服务内容与形式。同时，在信息服务的方式上，要充分考虑用户信息需求，为用户提供一个专门的信息利用平台，过滤掉用户不需要的信息，帮助用户快速、准确地得到想要的信息。促进档案服务的人性化与主动性。此外，需建立起信息专题，深层加工信息形成信息产品，促进信息资源的共享，突出企业用户权益。

（四）提升人员素质，改善管理质量

企业档案部门需建立起专业的复合型人才队伍，要求档案管理人员具备现代档案管理所需要的知识，例如计算机、信息管理与经营管理等，并且要熟练掌握计算机操作与各类专业知识，促进其适应新时期的档案管理工作。同时，要改善管理质量，必须要创新管理方式，例如增强员工激励机制，适当地引进竞争激励机制，推行聘任合同制，对管理人员实行择优上岗，发挥出员工的潜力。此外，要促进管理人员更新观念，促使他们对档案管理工作产生更积极的认识，让他们了解到档案工作的重要性以及自身对企业的重要作用，而不是传统的所谓的“仓库保管员”，从而提升工作积极性与责任感，促进档案工作为企业发挥更大的经济社会效益。

四、结束语

档案管理概述范文第10篇

一、“实物档案”的讨论

档案的定义，在《中华人民共和国档案法》中是这样表述的：“本法所称的档案。是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事 政治 、军事、 经济 、 科学 、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的 历史 记录。”而文物，按《文物保护法》第二条规定，受国家保护的具有历史、 艺术 、科学价值的文物包括：古文化遗址、古墓葬、古建筑、石窟寺、石刻；具有重要意义的建筑物、遗址、纪念物；历史上各时代的珍贵艺术品、工艺美术品；反映各时代社会制度、生产、生活的代表性实物；重要的革命 文献 资料，具有科学、历史、艺术价值的手稿。古旧图书资料等。由以上可以看出，档案与文物是两个既有区别又有联系的概念。

“实物档案”的讨论，涉及如何认识和对待现有的档案概念。什么是档案?有人认为档案是信息载体，由于实物本身作为信息的载体存在，可以成为档案。他们不同意档案是信息记录，是实物的转化形态。他们还认为，档案具有凭证 参考 作用，因此具有相同作用的实物可归于档案范畴。笔者认为，这是分歧的根本所在。有人提出，“实物档案”的出现，是对档案“传统观念”的冲击，它表明目前人们对档案的认识尚不成熟，要经历一个 发展 过程，由此怀疑现有档案概念的合理性，并要以一个新的概念取而代之。那么现有档案概念是否具有合理性。是否需要修改或舍弃?笔者认为现有的档案概念是多年来理论研究的成果，并得到档案法的确认。它对档案本质属性、构成要素及范围界定等方面的表述，理论上立得住，实践上可行，基本方面是正确的，还应继续延用。

“实物档案”的讨论。涉及实物是否属于档案家族的新成员。有人认为，“实物档案”是档案家族中很有发展前途的一个类别，至少它是档案，这是确定无疑的。肯定某个事物，莫过于给它一个确切的表述。据我们看到的材料，是有人对“实物档案”做过表述。如具有保管价值的直观物件之类，但都是含混不清。而要做到明确、令人信服是难以办到的。这正如上述，因为它的内涵无法正确揭示，它的外延也无法准确界定。由此可以说。没有明确范围和界限的概念和事物是立不住的。这样不能不使人怀疑，所要肯定的事物是否存在。再有，作为信息之一的档案具有可以广泛交流的特性。但“实物档案致命的弱点是不便于交流。它虽然可以世代相传或转让，但基本上是单线的延伸，而不能像文献资料那样可以摆脱时空限制，实现多方位传播。”那么它靠什么进行交流呢，“必须转化为照片、录像或文字描述等材料”，“必须配有一定的说明和解说词”。这些看法恰好说明“实物档案”仍然是实物，而不是档案，因为它不具有档案可以广泛交流的特性。因为档案是凭借记录在不同载体上的内容和形式特征，起到凭证参考作用和进行交流传播的，它不用靠附加的因素。与之相反，需要人们加以说明、考证、研究，才能起到依据、凭证作用的，正是文物或纪念品。而其转化形式如照片、文字描述材料、说明等才是档案。

“实物档案”的讨论，涉及如何发展档案概念的问题。笔者赞成“当实践发展了，概念也应该发展。否则它将失去指导实践的作用，甚至会阻碍实践”的观点。当我们对实际问题进行研究时，可以根据工作发展，不固守于概念的框架，大胆提出新的见解，形成新的概念。但这里的关键是沿着什么样的思路和方向。笔者认为。档案概念必须是科学的、合理的、可行的，即在理论上合乎档案发展 规律 和特点，在实践上准确适当，界限明确，易于操作。例如声像档案，作为一种新的门类，以其声像原始记录方式丰富了档案的内涵。又以其照片、影片、录音带和录像带等形态扩大了档案的外延，因而得到确认，成为共识。相反，“实物档案”是如何发展的呢，它在内涵揭示上混淆了实物的自身和它的转化记录形态的界限，没有充实新的内容。在外延扩展上，也混淆了作为文献形式存在的档案。与作为实体存在的文物、纪念物的不同，含混不清。因此。严格说来，它没有前进一步，不是发展而是混淆了概念。

“实物档案”的讨论，涉及对其实践后果的评价问题。如果承认“实物档案”存在，应当提倡收藏和管理，那么实行起来会出现什么情景呢?笔者认为，会偏离档案工作的正常运行轨道，至少有两方面值得重视。

第一，档案概念包容了“有保管价值的实物”，就使档案管理的范围扩大了。长此下去。很难想像不会去管理诸如飞机、汽车、机床、楼房……等实物。它们若都是档案，也就湮没了真正的档案。什么都是档案，遍地皆是，处处都有，也就没有必要把档案单列出来，形成档案管理体系。如此这般，不是 发展 档案工作，而只能导致档案工作的消亡和解体。

第二，倡导管理“实物档案”，把属于文物、纪念品的实物都扩充到我们的门下，扩大职权，实行起来，岂不是档案馆与博物馆、纪念馆的合一吗?混淆职能分工只能引起混乱，遭到反对。我们国家有档案系统，也有文物系统。两个系统在职责、任务上是有明确分工的。我们档案部门的职责是管理档案，我们再有能力也不能以管理文物、纪念品为己任。

有人会提出，既然现在的某些实物就是将来的文物，那么积累保护某些实物的重任为什么不能由文物工作者承担呢?当然这也是可以的。但是应该看到，档案工作已经深入到社会的每个角落，可以说是每个基层单位都有，而文物馆、博物馆就很少，如果在某些基层单位建立文物工作，至少是目前还不可能。同时我们还应看到。现今一家一户的实物，让任何一家文物馆(博物馆)去收集、保管，都是难以做到的。这样，根据社会分工的效能原则，就是不谈实物的档案性质，只从积累、保护文物出发，档案部门承担这一任务也是必要的，光荣的。

二、结论

1、实物与档案各属不同的范畴。人类文明的载体有两种，一是实物，一是文字符号、图表、声像之类。实物是客观存在的实体。它可以直接传递信息，如其形状、颜色、味道、方位、构造等，属直接信息，不便于传播交流。而档案，应当说也是一种实物，因为档案都要依附于一定物质载体而存在。但由于其中必须有以文字、图表、符号、声像形式记录的信息，而使它从实物中分离出来，成为一种 文献 形态，属于间接信息，既可以存贮，又可输出，广泛交流。

2、不能任意扩大档案馆(室)管理的实物范围。目前看档案部门管理的实物主要有两类。一是与档案有密切联系的，一同随档案接收保管的。二是受委托加以保管的。现在被称为“实物档案”的，其中有的如奖状、证书之类，可归于档案，其余则不是，而是纪念品，或未来的文物，不应列入档案家族之中。对已保管的实物，姑且称之为“实物档案”，应将其转化成照片、文字记录形式的档案，同时保管起来为好。

3、档案与文物的区别在于：档案内容是抽象思维，文物内容是形象思维；档案是书面形式，文物是结构形式；档案具有实用价值，文物具有审美价值。把握住这三个方面，并进行综合分析，档案与文物就不难区别了。

4、由档案馆(室)保管的，不一定都是档案，除档案外，还有资料、图书，以及少量实物。不具有档案属性的，尽管在档案馆(室)保管，也不能称其为档案。

5、“实物档案”的提法现在已经流行起来，档案馆(室)保存“实物档案”的做法也确实存在。但我们不能奉行现实的就是合理的 哲学 。档案馆(室)保存实物，有属顺乎 自然 的一面，也存在着不得已而为之的一面。这是因为我国各项文化事业还不完善，文博事业很不发达，使本应由文博部门收藏的物品不得不由档案部门管理。在大型企、事业单位也没有设立类似档案室一样的机构，专司管理本地域、本单位具有保存价值的实物。

档案管理概述范文第11篇

一、“实物档案”的讨论

档案的定义，在《中华人民共和国档案法》中是这样表述的：“本法所称的档案。是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”而文物，按《文物保护法》第二条规定，受国家保护的具有历史、艺术、科学价值的文物包括：古文化遗址、古墓葬、古建筑、石窟寺、石刻；具有重要意义的建筑物、遗址、纪念物；历史上各时代的珍贵艺术品、工艺美术品；反映各时代社会制度、生产、生活的代表性实物；重要的革命文献资料，具有科学、历史、艺术价值的手稿。古旧图书资料等。由以上可以看出，档案与文物是两个既有区别又有联系的概念。

“实物档案”的讨论，涉及如何认识和对待现有的档案概念。什么是档案?有人认为档案是信息载体，由于实物本身作为信息的载体存在，可以成为档案。他们不同意档案是信息记录，是实物的转化形态。他们还认为，档案具有凭证参考作用，因此具有相同作用的实物可归于档案范畴。笔者认为，这是分歧的根本所在。有人提出，“实物档案”的出现，是对档案“传统观念”的冲击，它表明目前人们对档案的认识尚不成熟，要经历一个发展过程，由此怀疑现有档案概念的合理性，并要以一个新的概念取而代之。那么现有档案概念是否具有合理性。是否需要修改或舍弃?笔者认为现有的档案概念是多年来理论研究的成果，并得到档案法的确认。它对档案本质属性、构成要素及范围界定等方面的表述，理论上立得住，实践上可行，基本方面是正确的，还应继续延用。

“实物档案”的讨论。涉及实物是否属于档案家族的新成员。有人认为，“实物档案”是档案家族中很有发展前途的一个类别，至少它是档案，这是确定无疑的。肯定某个事物，莫过于给它一个确切的表述。据我们看到的材料，是有人对“实物档案”做过表述。如具有保管价值的直观物件之类，但都是含混不清。而要做到明确、令人信服是难以办到的。这正如上述，因为它的内涵无法正确揭示，它的外延也无法准确界定。由此可以说。没有明确范围和界限的概念和事物是立不住的。这样不能不使人怀疑，所要肯定的事物是否存在。再有，作为信息之一的档案具有可以广泛交流的特性。但“实物档案致命的弱点是不便于交流。它虽然可以世代相传或转让，但基本上是单线的延伸，而不能像文献资料那样可以摆脱时空限制，实现多方位传播。”那么它靠什么进行交流呢，“必须转化为照片、录像或文字描述等材料”，“必须配有一定的说明和解说词”。这些看法恰好说明“实物档案”仍然是实物，而不是档案，因为它不具有档案可以广泛交流的特性。因为档案是凭借记录在不同载体上的内容和形式特征，起到凭证参考作用和进行交流传播的，它不用靠附加的因素。与之相反，需要人们加以说明、考证、研究，才能起到依据、凭证作用的，正是文物或纪念品。而其转化形式如照片、文字描述材料、说明等才是档案。

“实物档案”的讨论，涉及如何发展档案概念的问题。笔者赞成“当实践发展了，概念也应该发展。否则它将失去指导实践的作用，甚至会阻碍实践”的观点。当我们对实际问题进行研究时，可以根据工作发展，不固守于概念的框架，大胆提出新的见解，形成新的概念。但这里的关键是沿着什么样的思路和方向。笔者认为。档案概念必须是科学的、合理的、可行的，即在理论上合乎档案发展规律和特点，在实践上准确适当，界限明确，易于操作。例如声像档案，作为一种新的门类，以其声像原始记录方式丰富了档案的内涵。又以其照片、影片、录音带和录像带等形态扩大了档案的外延，因而得到确认，成为共识。相反，“实物档案”是如何发展的呢，它在内涵揭示上混淆了实物的自身和它的转化记录形态的界限，没有充实新的内容。在外延扩展上，也混淆了作为文献形式存在的档案。与作为实体存在的文物、纪念物的不同，含混不清。因此。严格说来，它没有前进一步，不是发展而是混淆了概念。

“实物档案”的讨论，涉及对其实践后果的评价问题。如果承认“实物档案”存在，应当提倡收藏和管理，那么实行起来会出现什么情景呢?笔者认为，会偏离档案工作的正常运行轨道，至少有两方面值得重视。

第一，档案概念包容了“有保管价值的实物”，就使档案管理的范围扩大了。长此下去。很难想像不会去管理诸如飞机、汽车、机床、楼房……等实物。它们若都是档案，也就湮没了真正的档案。什么都是档案，遍地皆是，处处都有，也就没有必要把档案单列出来，形成档案管理体系。如此这般，不是发展档案工作，而只能导致档案工作的消亡和解体。

第二，倡导管理“实物档案”，把属于文物、纪念品的实物都扩充到我们的门下，扩大职权，实行起来，岂不是档案馆与博物馆、纪念馆的合一吗?混淆职能分工只能引起混乱，遭到反对。我们国家有档案系统，也有文物系统。两个系统在职责、任务上是有明确分工的。我们档案部门的职责是管理档案，我们再有能力也不能以管理文物、纪念品为己任。

有人会提出，既然现在的某些实物就是将来的文物，那么积累保护某些实物的重任为什么不能由文物工作者承担呢?当然这也是可以的。但是应该看到，档案工作已经深入到社会的每个角落，可以说是每个基层单位都有，而文物馆、博物馆就很少，如果在某些基层单位建立文物工作，至少是目前还不可能。同时我们还应看到。现今一家一户的实物，让任何一家文物馆(博物馆)去收集、保管，都是难以做到的。这样，根据社会分工的效能原则，就是不谈实物的档案性质，只从积累、保护文物出发，档案部门承担这一任务也是必要的，光荣的。

二、结论

1、实物与档案各属不同的范畴。人类文明的载体有两种，一是实物，一是文字符号、图表、声像之类。实物是客观存在的实体。它可以直接传递信息，如其形状、颜色、味道、方位、构造等，属直接信息，不便于传播交流。而档案，应当说也是一种实物，因为档案都要依附于一定物质载体而存在。但由于其中必须有以文字、图表、符号、声像形式记录的信息，而使它从实物中分离出来，成为一种文献形态，属于间接信息，既可以存贮，又可输出，广泛交流。

2、不能任意扩大档案馆(室)管理的实物范围。目前看档案部门管理的实物主要有两类。一是与档案有密切联系的，一同随档案接收保管的。二是受委托加以保管的。现在被称为“实物档案”的，其中有的如奖状、证书之类，可归于档案，其余则不是，而是纪念品，或未来的文物，不应列入档案家族之中。对已保管的实物，姑且称之为“实物档案”，应将其转化成照片、文字记录形式的档案，同时保管起来为好。

3、档案与文物的区别在于：档案内容是抽象思维，文物内容是形象思维；档案是书面形式，文物是结构形式；档案具有实用价值，文物具有审美价值。把握住这三个方面，并进行综合分析，档案与文物就不难区别了。

4、由档案馆(室)保管的，不一定都是档案，除档案外，还有资料、图书，以及少量实物。不具有档案属性的，尽管在档案馆(室)保管，也不能称其为档案。

5、“实物档案”的提法现在已经流行起来，档案馆(室)保存“实物档案”的做法也确实存在。但我们不能奉行现实的就是合理的哲学。档案馆(室)保存实物，有属顺乎自然的一面，也存在着不得已而为之的一面。这是因为我国各项文化事业还不完善，文博事业很不发达，使本应由文博部门收藏的物品不得不由档案部门管理。在大型企、事业单位也没有设立类似档案室一样的机构，专司管理本地域、本单位具有保存价值的实物。

档案管理概述范文第12篇

一、“实物档案”的讨论

档案的定义，在《中华人民共和国档案法》中是这样表述的：“本法所称的档案。是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”而文物，按《文物保护法》第二条规定，受国家保护的具有历史、艺术、科学价值的文物包括：古文化遗址、古墓葬、古建筑、石窟寺、石刻；具有重要意义的建筑物、遗址、纪念物；历史上各时代的珍贵艺术品、工艺美术品；反映各时代社会制度、生产、生活的代表性实物；重要的革命文献资料，具有科学、历史、艺术价值的手稿。古旧图书资料等。由以上可以看出，档案与文物是两个既有区别又有联系的概念。

“实物档案”的讨论，涉及如何认识和对待现有的档案概念。什么是档案?有人认为档案是信息载体，由于实物本身作为信息的载体存在，可以成为档案。他们不同意档案是信息记录，是实物的转化形态。他们还认为，档案具有凭证参考作用，因此具有相同作用的实物可归于档案范畴。笔者认为，这是分歧的根本所在。有人提出，“实物档案”的出现，是对档案“传统观念”的冲击，它表明目前人们对档案的认识尚不成熟，要经历一个发展过程，由此怀疑现有档案概念的合理性，并要以一个新的概念取而代之。那么现有档案概念是否具有合理性。是否需要修改或舍弃?笔者认为现有的档案概念是多年来理论研究的成果，并得到档案法的确认。它对档案本质属性、构成要素及范围界定等方面的表述，理论上立得住，实践上可行，基本方面是正确的，还应继续延用。

“实物档案”的讨论。涉及实物是否属于档案家族的新成员。有人认为，“实物档案”是档案家族中很有发展前途的一个类别，至少它是档案，这是确定无疑的。肯定某个事物，莫过于给它一个确切的表述。据我们看到的材料，是有人对“实物档案”做过表述。如具有保管价值的直观物件之类，但都是含混不清。而要做到明确、令人信服是难以办到的。这正如上述，因为它的内涵无法正确揭示，它的外延也无法准确界定。由此可以说。没有明确范围和界限的概念和事物是立不住的。这样不能不使人怀疑，所要肯定的事物是否存在。再有，作为信息之一的档案具有可以广泛交流的特性。但“实物档案致命的弱点是不便于交流。它虽然可以世代相传或转让，但基本上是单线的延伸，而不能像文献资料那样可以摆脱时空限制，实现多方位传播。”那么它靠什么进行交流呢，“必须转化为照片、录像或文字描述等材料”，“必须配有一定的说明和解说词”。这些看法恰好说明“实物档案”仍然是实物，而不是档案，因为它不具有档案可以广泛交流的特性。因为档案是凭借记录在不同载体上的内容和形式特征，起到凭证参考作用和进行交流传播的，它不用靠附加的因素。与之相反，需要人们加以说明、考证、研究，才能起到依据、凭证作用的，正是文物或纪念品。而其转化形式如照片、文字描述材料、说明等才是档案。

“实物档案”的讨论，涉及如何发展档案概念的问题。笔者赞成“当实践发展了，概念也应该发展。否则它将失去指导实践的作用，甚至会阻碍实践”的观点。当我们对实际问题进行研究时，可以根据工作发展，不固守于概念的框架，大胆提出新的见解，形成新的概念。但这里的关键是沿着什么样的思路和方向。笔者认为。档案概念必须是科学的、合理的、可行的，即在理论上合乎档案发展规律和特点，在实践上准确适当，界限明确，易于操作。例如声像档案，作为一种新的门类，以其声像原始记录方式丰富了档案的内涵。又以其照片、影片、录音带和录像带等形态扩大了档案的外延，因而得到确认，成为共识。相反，“实物档案”是如何发展的呢，它在内涵揭示上混淆了实物的自身和它的转化记录形态的界限，没有充实新的内容。在外延扩展上，也混淆了作为文献形式存在的档案。与作为实体存在的文物、纪念物的不同，含混不清。因此。严格说来，它没有前进一步，不是发展而是混淆了概念。

“实物档案”的讨论，涉及对其实践后果的评价问题。如果承认“实物档案”存在，应当提倡收藏和管理，那么实行起来会出现什么情景呢?笔者认为，会偏离档案工作的正常运行轨道，至少有两方面值得重视。

第一，档案概念包容了“有保管价值的实物”，就使档案管理的范围扩大了。长此下去。很难想像不会去管理诸如飞机、汽车、机床、楼房……等实物。它们若都是档案，也就湮没了真正的档案。什么都是档案，遍地皆是，处处都有，也就没有必要把档案单列出来，形成档案管理体系。如此这般，不是发展档案工作，而只能导致档案工作的消亡和解体。

第二，倡导管理“实物档案”，把属于文物、纪念品的实物都扩充到我们的门下，扩大职权，实行起来，岂不是档案馆与博物馆、纪念馆的合一吗?混淆职能分工只能引起混乱，遭到反对。我们国家有档案系统，也有文物系统。两个系统在职责、任务上是有明确分工的。我们档案部门的职责是管理档案，我们再有能力也不能以管理文物、纪念品为己任。

有人会提出，既然现在的某些实物就是将来的文物，那么积累保护某些实物的重任为什么不能由文物工作者承担呢?当然这也是可以的。但是应该看到，档案工作已经深入到社会的每个角落，可以说是每个基层单位都有，而文物馆、博物馆就很少，如果在某些基层单位建立文物工作，至少是目前还不可能。同时我们还应看到。现今一家一户的实物，让任何一家文物馆(博物馆)去收集、保管，都是难以做到的。这样，根据社会分工的效能原则，就是不谈实物的档案性质，只从积累、保护文物出发，档案部门承担这一任务也是必要的，光荣的。

二、结论

1、实物与档案各属不同的范畴。人类文明的载体有两种，一是实物，一是文字符号、图表、声像之类。实物是客观存在的实体。它可以直接传递信息，如其形状、颜色、味道、方位、构造等，属直接信息，不便于传播交流。而档案，应当说也是一种实物，因为档案都要依附于一定物质载体而存在。但由于其中必须有以文字、图表、符号、声像形式记录的信息，而使它从实物中分离出来，成为一种文献形态，属于间接信息，既可以存贮，又可输出，广泛交流。

2、不能任意扩大档案馆(室)管理的实物范围。目前看档案部门管理的实物主要有两类。一是与档案有密切联系的，一同随档案接收保管的。二是受委托加以保管的。现在被称为“实物档案”的，其中有的如奖状、证书之类，可归于档案，其余则不是，而是纪念品，或未来的文物，不应列入档案家族之中。对已保管的实物，姑且称之为“实物档案”，应将其转化成照片、文字记录形式的档案，同时保管起来为好。

3、档案与文物的区别在于：档案内容是抽象思维，文物内容是形象思维；档案是书面形式，文物是结构形式；档案具有实用价值，文物具有审美价值。把握住这三个方面，并进行综合分析，档案与文物就不难区别了。

4、由档案馆(室)保管的，不一定都是档案，除档案外，还有资料、图书，以及少量实物。不具有档案属性的，尽管在档案馆(室)保管，也不能称其为档案。

5、“实物档案”的提法现在已经流行起来，档案馆(室)保存“实物档案”的做法也确实存在。但我们不能奉行现实的就是合理的哲学。档案馆(室)保存实物，有属顺乎自然的一面，也存在着不得已而为之的一面。这是因为我国各项文化事业还不完善，文博事业很不发达，使本应由文博部门收藏的物品不得不由档案部门管理。在大型企、事业单位也没有设立类似档案室一样的机构，专司管理本地域、本单位具有保存价值的实物。

档案管理概述范文第13篇

所谓数据挖掘（Data Mining），就是从大量的、不完全的、模糊的、随机的数据中，提取隐含在其中的、人们事先不知道的但又是潜在有用的信息和知识的过程。这些数据可以是结构化的，如关系数据库中的数据，也可以是半结构化的，如文本，图形，图像数据，甚至是分布在网络上的异构型数据。发现知识的方法可以是数学的，也可以是非数学的；可以是演绎的，也可以是归纳的。发现了的知识可以被用于信息管理、查询优化、决策支持、过程控制等，还可以进行数据自身的维护。数据挖掘借助了多年来数理统计技术和人工智能以及知识工程等领域的研究成果构建自己的理论体系，是涉及数据库、人工智能、数理统计、机械学、人工神经网络、可视化、并行计算等的交叉学科，是目前国际上数据库和决策支持领域的最前沿的研究方向之一。

一、数据挖掘的功能

数据挖掘通过预测未来趋势及行为，做出预测性的、基于知识的决策。数据挖掘的目标是从数据库中发现隐含的、有意义的知识，按其功能可分为以下几类。

1、关联分析

关联分析能寻找到数据库中大量数据的相关联系，常用的一种技术为关联规则和序列模式。关联规则是发现一个事物与其他事物间的相互关联性或相互依赖性。

2、聚类

输入的数据并无任何类型标记，聚类就是按一定的规则将数据划分为合理的集合，即将对象分组为多个类或簇，使得在同一个簇中的对象之间具有较高的相似度，而在不同簇中的对象差别很大。聚类增强了人们对客观现实的认识，是概念描述和偏差分析的先决条件。聚类技术主要包括传统的模式识别方法和数学分类学。

3、自动预测趋势和行为

数据挖掘自动在大型数据库中进行分类和预测，寻找预测性信息，自动地提出描述重要数据类的模型或预测未来的数据趋势，这样以往需要进行大量手工分析的问题如今可以迅速直接由数据本身得出结论。

4、概念描述

对于数据库中庞杂的数据，人们期望以简洁的描述形式来描述汇集的数据集。概念描述就是对某类对象的内涵进行描述并概括出这类对象的有关特征。概念描述分为特征性描述和区别性描述，前者描述某类对象的共同特征，后者描述不同类对象之间的区别。生成一个类的特征性只涉及该类对象中所有对象的共性。生成区别性描述的方法很多，如决策树方法、遗传算法等。

5、偏差检测

数据库中的数据常有一些异常记录，从数据库中检测这些偏差很有意义。偏差包括很多潜在的知识，如分类中的反常实例、不满足规则的特例、观测结果与模型预测值的偏差、量值随时间的变化等。偏差检测的基本方法是寻找观测结果与参照值之间有意义的差别。这常用于金融银行业中检测欺诈行为，或市场分析中分析特殊消费者的消费习惯。

二、数据挖掘在建设现代化档案馆中的应用

1、资源类数据包括馆藏档案经过数字化加工而产生的各类电子档案、电子文件中心中存储的各类电子档案、档案软件收集的信息、档案信息网建设和维护信息。我们从研究大学档案用户的信息需求出发，数据挖掘为大学档案馆全面掌握和准确理解档案用户的信息需求提供了方法。

（1）利用Web访问信息挖掘技术发现其中的关联模式、序列模式和Web访问趋势等，构建多维视图的用户兴趣模型。从而可以确定档案信息或服务受欢迎的程度，发现用户访问模式和用户需求的趋势，从不同侧面来研究用户的信息需求，为优化档案馆的档案信息资源建设提供了科学依据。

（2）收集档案网web服务器保留的用户注册信息、访问记录，以及有关用户与系统交互的信息等原始数据，经过清洗、浓缩和转换形成便于统计分析的用户查阅数据库、日志数据库、用户定制信息库、用户反馈信息等各种数据集合。

2、从建设档案馆馆藏信息资源出发，数据挖掘为档案馆提供了选择一条科学发展道路的重要依据。

（1）利用档案网和档案管理软件访问信息的挖掘分析出档案资源的利用率，将利用率高、需求量大的传统载体档案优先数字化。例如：通过对档案信息的访问记录、检索请求中用户请求失败的数据进行分析，按类统计档案拒用集和频繁利用集，结合聚集算法发现馆藏资源的缺漏，有针对性地补充和丰富档案信息资源。

（2）在档案馆藏管理过程中利用文本挖掘，运用关联、分类、聚类等方法，从海量档案信息中按照相关专题进行挖掘、分类、加工、整理和有序化重组，构建特色档案信息库及各类专题档案信息库等。

3、从做好档案馆信息管理工作的角度出发，数据挖掘为优化馆藏信息和对未来工作的预测发挥重要作用。

（1）在提供利用环节中，对用户每次借阅的信息进行关联分析，发现各类档案信息之间的关联规则或比例关系，这样可以进一步优化馆藏信息。

（2）开展档案馆馆藏信息文本特征的建立、特征提取、特征匹配、特征集缩减和模型评价工作，实现对大量文档集合的内容进行总结、分类、聚类、关联分析、分布分析，通过归纳与总结，发现的知识可以为未来档案工作的趋势进行预测。

三、数据挖掘在管理类数据中的应用

档案馆的管理类数据包括：智能监控系统、消防系统、温湿度控制系统、智能密集架、数据管理系统、数据利用系统等在日常工作产生大量的管理类数据。我们得用数据挖掘工具在这类看似无用的数据中提取有价值的知识并运用到大学档案馆工作中，并在大学档案馆的现代化建设中发挥作用。

档案管理概述范文第14篇

存在问题

一、同一词汇概念不一致

在一部法律中，同一个概念，只能用同一个词汇来表述，这样才能避免出现矛盾和混乱。

在《档案法》中，共有9个“管理”词汇，且出现了前后概念外延不一致的情况。比如，在《档案法》第一条中，条文以“管理和收集、整理工作”的形式涉及“管理”这个概念。在这里，“管理”与“收集”、“整理”三者的概念互不包含，是并列关系。又如，《档案法》第五条阐述档案工作的基本原则，用的是“统一领导、分级管理”，条文中没有出现“分级收集”、“分级整理”一类概念。显然，“分级管理”就是将一级之内的档案事务全部“管理”起来。这里的“管理”是广义词，意指管理一级区域内的全部档案工作，其中也包含着档案的“收集”、“整理”等工作在内。可见，在此条文中，“管理”概念与“收集”、“整理”等概念又构成了属种关系。

二、法律用语结构不严谨

法律用语的严谨，表现在概念、句式、标点、符号等方面，以及相互之间没有任何矛盾。

《档案法》第三章以“档案的管理”为标题，与第四章标题“档案的利用和公布”相对应，表明法律授权第三章包括了除第四章“档案的利用和公布”以外对所有档案工作的管理。但是，第三章第十四条又明确用了“保密档案的管理和利用”的词语。在这里，“管理”和“利用”应该是并列关系。如果此定论成立的话，“保密档案的利用”职责放在“档案的管理”一章表述显然不合适，理应放在“档案的利用和公布”一章中表述比较规范。

三、标题不符合逻辑结构

使用立法性文体，不但要注重语法修辞，而且必须符合逻辑结构。

《档案法》第四章标题是：“档案的利用和公布”。显然，“利用”和“公布”被当成了两个并列概念，这种标题排列法违反了概念之间固有的逻辑关系，因为“公布”只是“利用”其中的一种服务方式。而作为档案的服务方式，它始终属于整个档案工作的第二过程，即将档案提供出去服务于社会的过程，这个过程就是“利用”。“公布”只能是属概念“利用”其中的一个种概念，只能同“编研”、“查阅”、“咨询服务”等服务方式处于同等层次位置，构成并列关系或交叉关系，而不能直接同“利用”并列。

四、授权性规范档案机构职责歧义较大

授权性规范是指法律授予国家机关的某种职权。

《档案法》第七条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导”。

《档案法》第十三条规定：“各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化”。

以上两条都提到了“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构”。在第七条中，它们的主要职责是保管本单位的档案，但在第十三条中，其职责却扩大了，取得了与“各级各类档案馆”完全一致的职责，即“应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化”。

《档案法实施办法》第十五条对《档案法》第十三条作出了具体规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案保管，根据需要，参照前款(各级国家档案馆应当对所保管的档案采取下列管理措施)规定办理”。

从《档案法》第十三条规定中，看不出“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构”与“各级各类档案馆”是“主次”关系，而从逻辑角度看应是“并列”关系。《档案法实施办法》如果按语法结构和法律规范根本无法实施，只能采取“精简主语”的办法，只对“各级国家档案馆”(将“各类”档案馆也省去)作出具体规定，而对“机关、团体等档案机构”则规定为“参照”，使之十分牵强。

由此可见，《档案法》第七条与第十三条对“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构”其授权职责表述的前后不一致，使之难以确定究竟是依照第七条还是依照第十三条执行。

五、准用性规范刑事法律责任失衡

准用性规范是指规范的某一部分准许引用其他法规的法律规范。

《档案法》第二十四条第一款规定：“有下列行为之一的，……构成犯罪的，依法追究刑事责任”。被列举的行为有8项16种：损毁、丢失、擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；涂改、伪造档案的；擅自出卖、转让档案的；倒卖档案牟利，将档案卖给、赠送给外国人；不按规定归档或者不按期移交档案的：造成档案损失的。

而实施这些档案违法行为应当承担刑事法律责任的，在现行《刑法》里，除了“”以外，其他全部没有对应的规定。而且《刑法》第三条规定：“法律明文规定为犯罪行为的，依照法律规定处刑；法律没有明文规定为犯罪行为的，不得定罪处罚”。这就意味着，《档案法》所列上述8项16种违法行为情节严重需要由《刑法》来制裁时，无法实现。

同时，《刑法》对档案保护制定了三条规定：于1979年公布的《刑法》第100条中，在反革命罪中规定了涉及国家档案的犯罪，即“以反革命为目的，抢劫国家档案的”；于1997年公布的《刑法》第329条中，规定了两个选择性的罪名，即“抢夺、窃取国有档案罪”、“擅自出卖、转让国有档案罪”；于2002年公布的《刑法》第162条中，规定了一个选择性的罪名，即“隐匿、故意销毁会计凭证、会计账簿、财务会计报告罪”。

由此可见，《刑法》明文规定为犯罪行为的，在《档案法》中不认为是违法行为；而在《档案法》中明确规定为属于犯罪行为的，在《刑法》中并没有相应的规定。这种法与法之间规定不衔接、指向错位的“失控”现象，必然会造成“无法追究属于构成档案犯罪行为”的刑事法律责任，档案法律的威慑力必将大打折扣。

几点建议

一、鉴于在《档案法》中共有9个“管理”词汇，且出现了前后概念外延不一致情况，修改原则是：同一部法律中的同一个词汇，应该保持其概念的前后一致性。

二、按照法律规范要求，《档案法》第三章“档案的管理”所含九条规定中，应避免涉及其他章、条的相关内容和词语。

三、《档案法》第四章专指“档案的利用”，因此应将其现有标题“档案的利用和公布”中的“和公布”三个字去掉，即为“档案的利用”。如果认为“公布”在档案利用中的作用非常特殊和重要，有必要在标题中显现，也可将标题中的“和”字换成“及”字，即为“档案的利用及公布”。

四、应将《档案法》第十三条规定分成两款表述，即：“各级国家档案馆，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。

机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当根据本单位安全保管档案的需要，参照前款规定办理”。

档案管理概述范文第15篇

自20世纪五六十年代以来，这一理论问题的研究和发展一直受到档案学界的关注，并形成了两种“对立”的观点：“档案自然形成规律”和“档案有意识形成论”，本文从这两种基本观点出发，结合自己的观点加以分析，以图深化认识。

一、对档案形成规律的不同表述

(一)“档案自然形成规律”

“档案自然形成规律”这一思想的提出有两个历史契机：第一，经过了建国后近十年的实践和发展，档案学理论研究有了一定的经验积累，为形而上的认识提供了一定的事实基础，使得这一时期一系列理论问题被提出和不同程度地得以解答。如：对档案工作的性质、作用、特点的认识，对档案工作基本原则的认识，对档案工作各环节的认识，技术档案概念的建立与管理原则的认识，等等；第二，受“”运动中高指标、瞎指挥、浮夸风的影响，档案部门也出现了一些偏差，违背了档案工作的客观规律。因此，为了纠正在“”中的错误做法，曾三同志在1959～1962年首次提出了要尊重“档案自然形成规律”的思想，这一理论的产生在我国当代档案学的发展史上具有开创性的意义。“档案自然形成规律”回答了以下四个基本问题：第一，档案是怎么来的?它和人类社会活动的关系特别是与形成机关的关系；第二，“档案自然形成规律”对档案收集、整理和保管工作的要求，特别是要按照全宗原则进行管理；第三，档案的主要功能变化及档案室、档案馆的分工问题；第四，档案形成与运动的过程问题。可以说，这些问题都是十分重要的，有着重大的理论与实践意义。

“档案自然形成规律”一经提出，受到了当时多数档案学者的赞成和支持，陆续有一些研究文章问世，并将该理论编入教材。使得该理论得以广泛传播，同时也对其理论内涵进行了深化和完善。特别是以吴宝康教授主编的早期人大版《档案学概论》等教材的影响面最大，“档案自然形成规律”在档案界一时深入人心。

(二)档案是有意识形成论

作为对“档案自然形成规律”的否定，很多学者从文件转化、归档保存等方面需要人有意识地干预出发，认为“档案自然形成规律”这一说法是不正确的。这种观点的基本大意是：文件与档案并不是同一事物，文件是自然形成的，档案是有意形成的。即：文件不能自然地转化为档案，文件转化为档案，是人类有意识活动的结果。冯惠玲、张辑哲主编的人大新版《档案学概论》是这种观点的代表，影响也最为广泛。

(三)两种观点的分歧及对“自然”一词的理解

以上两种观点存在着较大的分歧。这种分歧的根本点在于其针对对象的不同，即它们分别是针对实体和事物的(见本文稍后的部分)。但争论双方没有意识到这一点，所有他们存在分歧的表面原因是对“自然”一词含义的理解不同。“档案自然形成规律”赞成者认为“自然”主要是指档案本身所固有的规律，即内容和形式上的“客观性”，它强调的是在人类实践活动中同步产生的，并非是事后另行编写的，更不能随意编写档案，要求人们按照档案本身所固有的规律办事；而“档案有意识形成论”者则把“自然”一词理解为“天然，非人为”、或“自然而然，不加人为作用”的意思。有人因此认为“档案自然形成规律”排斥“档案有意识形成论”：“用‘自然’二字说明档案的形成规律，不但在理论上行不通，在实践上也是有害的。档案是人类精神世界的产物，不是自然界的自然物，不管命题的原意是什么，其形成用‘自然’来表述，使人费解。‘自然形成’排斥‘有意识形成’观点，无法解释档案意识的能动性。”

我们知道，词语代表着事物的概念，它们是思维和交流的工具，人们的感情、思想、生活、工作一刻也离不开它。词语意义严谨、概念清晰会使人们增进了解、认识明确，给我们学习、研究、社会生活带来诸多方便；相反，如果语意不清，概念混淆，不仅会产生误解，影响生活和工作，还会思维混乱，产生错误的思想意识和观念。在中国档案学界，因对用词的意义理解不同，而导致意见分歧的例子比比皆是。以上对“自然”一词的不同理解就是一例。

表面上由于用词的歧义，导致了概念在不同意义之间的犹豫不决。那么档案到底是自然形成的还是有意识形成的呢?“档案自然形成规律”与“档案有意识形成论”之间真的是相互对立、相互排斥的吗?两者能否并存?并存的条件是什么?要真正弄清楚这些问题，我们要回到事物的本原上去，需要我们以哲学的角度，对“形成”所指的内容和过程有一个新的认识，对文件与档案之间的关系有一个新的认识。

二、“实体”、“事物”与档案形成规律

争鸣是学术研究过程中的常态，有发展有创新就会有争鸣。在争鸣之后，统一认识往往会形成学术研究的阶段性成果。分歧一统一一分歧的循环是学术研究不断发展的过程。关于档案形成规律，中国档案界的认识经历了一个从无到有、从有到争的不断深化过程，但笔者认为这一过程还远没有完结。下面就档案形成问题笔者谈谈自己的看法。

人们常常因看待事物的角度不同，而引起纷争。所谓档案的形成，表面上的分歧在于“自然形成”与“有意识形成”，实际上存在着不同的认识角度。从本质上说两者谈的不是一回事，因此也就谈不上“对立”。两种观点都从文件形成谈起，“档案自然形成规律”论者以同一性对待文件与档案，从而形成了档案在人类活动中自然形成的观点；而“档案有意识形成”论者则从文件与档案的差异性出发，认为文件是自然形成的，而档案却是有意识形成的。表面上两者针锋相对、观点迥异，实质上两者并没有根本性的分歧，因为对文件和档案来说，同一性和差异性同时存在，这两种观点自然也就可以同时存在。实际上，对档案而言，这两种观点分别说的是实体的形成和事物的形成。

档案从何而来?它的形成要经过怎样的过程?在这个过程中形成了怎样的文件与档案的关系?摒弃以往的视点及争论，我们试着以一种新的角度――一种具有超学科的具有学术统一性的视角，即哲学的角度来重新审视这个问题。之所以要从哲学的角度，是因为哲学能够使人们对各种有关对象、事物产生疑问，并促使人们去对这些疑问进行深入细致的思考，从而探索出有关问题的本质，回答是什么、为什么、怎么样等影响事物存在和发展的较深层次的问

题。因此，在对档案学的研究过程中，我们应当努力培养一种哲学的态度，这种态度要求我们在研究有关档案学的问题时，不能采取一种简单的、片面的、较为肤浅的方式去思考问题，而应尽量扩大我们的思考范围，要在更大的学术范畴中思考问题，接受并使用具有学术规范性和广泛统一性的概念，提高我们思考的理性水平，接受(针对我们原有的较为狭窄的知识范畴而言的)新的或相异的观念，而不是简单地拒绝或仅以自己的狭隘经验为依据决定取台。

那么，从哲学观点出发，在档案形成规律的问题上，有必要引入两个哲学概念：实体与事物。运用它们分析文件与档案的形成过程及其相互关系，并由此廓清此前的混沌与模糊。

(一)档案实体与档案事物

1　实体与事物

什么是实体?从一般语义学上讲，通常我们所认为的实体有三种含义：(L)与思想相对应，指不仅可触知的而且是有形的；(2)指实际存在的物体；(3)客观存在并可相互区别的事物称之为实体。而从哲学上讲，所谓实体(英substance；拉substantia)是古希腊哲学家亚里士多德首创的一个重要哲学概念，也是后来西方哲学史上许多哲学家使用的重要哲学范畴。又译为本体。其含义一般是指能够独立存在的、作为一切属性的基础和万物本原的东西。本原即某种独立存在的东西，一切存在物都由它构成，最初都从其中产生，摄后又复归于它。亚里士多德认为，实体是一切事物的主体或基础，它不依赖其他东西而独立存在，而其他东西，如数量、性质、关系等则属于实体并且依赖于实体。从逻辑上说，实体是主词，别的范畴或概念则是宾词，是表述它的，而它并不表述别的东西，实体在任何意义上都是第一的。他还区别了“第一实体”和“第二实体”。在《范畴篇》中，他提出了“第一实体”和“第二实体”的概念。他把“第一实体”理解为个别实体，即可感知的事物，并指出：“除了第一实体(primarysubstance)外，我们有充分的理由把剩下的一切事物(即种和类)称之为‘第二实体’(secondary substance)。”③即个别实体与种属实体。莱布尼茨不仅把实体视为变化的中心，而且作为逻辑主体。

什么是事物?“事物”一词，在日常生活中很常见，通常是指客观存在的一切物体和现象，而在哲学上，“事物”则是一个非常重要的范畴。在古汉语中，“事物”一词可以拆开来注解，“事”有“从事、治事”之意，是一个带有动词性的概念，而“物”在一般意义上，则是一个名词性的概念，也就是我们平常所讲的“物体”。在这里，我们所使用的是哲学范畴的“事物”。黑格尔认为事物(英thing；德Das Ding)是根据和实存的统一。“物或事物就是根据与实存这两个范畴由对立发展而建立起来的统一的全体”。事物就是矛盾，是对立统一体，或者说是根据与实存统一的结果，而矛盾就是实存的根据，矛盾的否定原则同时也是肯定的原则，它是实存的充足理由，一切事物本身都是矛盾的，没有矛盾，就没有实存的一切。统一与差别的矛盾贯穿于实存中，矛盾使事物多处于相互否定的运动中。它包含了矛盾、运动和流变的原则。正如黑格尔所言：“‘物’作为全体，就是矛盾。”。在谈到事物时也说道：事物即是矛盾，即是过程。因此，我们需要在矛盾和过程中分析和看待事物，即事物是在矛盾运动的过程中形成的，事物是因为解决矛盾而存在的。

就实体与事物的关系而言，实体是事物的本质，是事物最重要的方面。实体有其属性，并且其属性是事物的本质属性。档案实体的本质属性就是所谓的“原始记录性”。从文件到档案，体现了实体的一种属性变化(但不是本质变化，当实体产生后，其本质属性就是确定不变的)，这种属性变化是文档管理活动所赋予新事物的属性(管理属性)。

文件与档案，是我们在这里所要探讨的两个前后相因的续生事物。那么，它们各自的实体是什么呢?其作为事物的存在价值和形成过程又是怎样的呢?在探讨档案形成的问题时，我们无法回避这样一个问题：文件形成在前，档案来源于文件。所以，不探讨文件的形成，档案的形成就无从谈起。由此，我们需首先基于文件形成的角度来探讨文件实体与文件事物。

2　文件实体与文件事物

文件的实体是什么呢?即文件的本原是什么呢?文件的实体是原始符号记录(文稿)。文稿是人们针对具体事件起草的，它是处理这一事件的过程中具有基础和本原意义的存在；而文秘和其他工作者为了解决原始文稿与具体工作需求之间存在的一些适应性矛盾，使文稿的作用得以发挥，实施一系列管理性活动，确定其文号、密级、发放范畴等等，使之成为作为事物的文件。而这一事物作为处理事件的一个完整的工具，在其使命完成后，又以完整的形式成为档案管理活动的实体，并经过档案工作者的相关加工工作而成为档案事物。

但所谓的“原始符号记录”在不同时代具有不同的含义：传统时期，原始符号记录包括信息及其物质载体，因为两者是不可分的；数字时代，原始符号记录中可以忽略物质载体的含义，因为这时的信息与载体的关系不再是一一对应的关系，信息可以在不同载体间转移与流动。但信息数据与它有关的“数据之数据”又变成了一种不可分的关系，所以，数字时代的原始符号记录是信息数据及其同时产生的相关数据，不包含文件管理类数据。文件管理类数据是在作为事物的文件形成过程中产生的，也就是我们将文稿进行文件管理性加工时产生的。

3　档案实体与档案事物

什么是档案实体呢?之前已有著作和学者对此进行过解释和表述，主要有以下三种不同的观点；第一种观点是把档案实体视为档案原件，即档案载体及其所承载的信息内容。第二种观点是把档案实体视为文件的定稿。第三种观点则是认为档案实体不仅仅是指定稿，还应该把文件包含在内。这三种不同的表述折射出了档案学者对档案实体内涵及其相关问题的不同理解。

从更深层次上去理解，档案实体就是档案存在的基础和本原。那么，什么是档案的本原呢?在这里，不论是原始符号记录的制作还是文件的管理性加工，我们都认为是形成档案实体的客观性人类社会活动。很明显，档案是由文件转化而来的，而文件的实体是原始符号记录，所以，从根本上说，原始符号记录也是档案的本原和基础，也是档案的源实体，档案是其续生事物。而文件作为档案的直接来源，是档案的直接实体。而由实体转化为档案事物取决于特定的社会矛盾运动，即办理完毕的文件在需要长期保存并提供有效利用时，其自身形态不能够满足上述需求。这一矛盾运动是档案作为一种事物存在的前提，也是档案事业存在的前提。“事物”绝不是一个外在于我们的抽象物，它实实在在、鲜活地贯穿于我们的生活和工作实践中。当我们把档案当作一种“事物”时，它就是在实体的基础上，因实

体的原始状态与有序保存和方便社会利用之间的矛盾，使得人们对其进行一系列的有意识的管理行为――归档保管、开发利用，而转化来的。即将实体(文件)通过归档转化为档案事物。所以，我们在谈到档案事物时，就不能不联系到档案工作者的管理行为，这是他们工作的社会意义所在。

4　原始符号记录、文件、档案的关系

现在，我们需要对上述论述进行一个系统的总结和深化，以便我们可以比较清晰地了解原始符号记录、文件、档案的关系，并在哲学的实体与事物的范畴内对此三者进行概念定位。

首先，关于原始符号记录(包括原始文稿等)，不论相对于文件还是相对于档案，它都具有本原性基础性的地位，其作为实体的性质是确定无疑的。但作为实体，它在直接导致文件之后，还间接导致档案的产生，因此，我将这种实体称为源实体。

作为各自的管理方式、作用方式等颇有不同的两种事物，文件与档案的关系不同于源实体完全不同的两种事物，它们是在同一源实体下具有前后相因，依次演化嬗变关系的两个事物，可称为续生事物。

同一源实体下的事物前后相因地演化嬗变是带有一定普遍性的，在自然界和社会活动领域都有相应的实例。如自然界中，蛹和蝴蝶也是在同一源实体(卵)下前后相因、演化嬗变而来两个事物。两者从形态学上来看，毫无共同之处；再如，在社会活动中，原本被用作各种实际用途的器物，在许多年后，演化嬗变成另一种被称为文物的事物。

概括起来，三者的相互关系和相应哲学概念可如下表述：原始性符号记录(源实体)－文件(一次事物)－档案(续生事物)。

(二)档案实体形成与档案事物形成

当我们了解了档案实体与档案事物的区别之后，关于“档案”的形成，我们就可以从两个角度来加以理解了，即档案实体形成与档案事物形成这两个角度。在这样一个理论视角下，“档案自然形成规律”和“档案有意识形成论”也就不再是相互对立、相互排斥的了，其存在都有其合理性，因为它们实际上是分别针对“档案实体形成”与“档案事物形成”这两个不同问题所形成的理论认识，它们是我们认识档案形成问题的相互补充的有机组成。

关于文件与档案是不是同一事物，历来存在着两种不同的认识：即“两种事物论”和“一种事物论”。在这里，我们结合档案界已往的讨论，在新的理论视角下对这一问题进行再认识。

1　文件与档案分属于两种不同的事物

对于这一点，学者们是从两个不同的角度来论述的：一部分学者认为文件与档案处于不同的阶段，性质和作用不同，是两种不同的事物。如张照余认为：“事物的区别是由事物质的差别所决定的。文件与档案在属性上有同有异：同者，两者都具有对客体对象的记录性，对活动过程的原生性；异者表现在诸多方面，其中最根本的差别是社会功能上的差异。形成、保管文件的目的是传达制作者的意图，推动实际事务活动的开展；而收集、保存档案的目的则是形成社会活动的记忆。”

另有一些学者将档案视为集合体的概念，因而档案与文件不是同一事物。如王荣声、王玉声指出：“档案是拥有一定内部联系的集合统一体。单独抽出集合体中任何一份文件(材料)都不能称之为档案。集合体概念所反映的集合统一体与组成这一统一体的各分子具有不同性质。构成档案集合体的文件材料，与档案是相互独立的，没有任何交叉关系的概念，这就像军队与士兵，森林雨林中之树一样。”但这种说法本身就是错误的，因为它建立在档案保管单位是案卷的概念基础上，殊不知档案的保管单位因管理手段等的变化，也可以是单份文件。

2　文件与档案属于同一事物

有些学者认为文件与档案不仅属于同一事物，而且是同一概念，即档案就是文件，文件就是档案；如刘智勇认为：“文件与档案在本质上是相同的，实为同一概念。它们是同一事物在不同阶段的称谓，尽管在不同阶段，二者的社会功能和存放方式不尽相同，但毕竟它们是同一事物，在本质上没有差别。”而作为我国档案界的传统观点，绝大多数学者则认为文件与档案虽属同一事物，是同一事物发展过程中的不同称谓，但非属同一概念，而是属于同一层次的两个不同概念，即文件与档案是同一事物在不同阶段的两种称谓。吴宝康曾撰文写道：“我们承认文书、档案是原属一物的，同时也承认文书工作与档案工作属于同一过程的，但是，我们又认为文书、档案又是有区别的，文书工作与档案工作又是同一过程的两个不同阶段。”

3　文件与档案是源于原始符号记录的前后相固、演化嬗变的不同事物

那么，文件与档案到底是一种什么关系呢?在我们明确了实体与事物这两个概念后，这个问题就很容易解释了。即：两者是源于原始符号记录的前后相因、演化嬗变的不同的事物，档案是文件的续生事物。前者是在原始符号记录(文稿)实体的基础上由文书工作者创造的事物；后者是在文件的基础上由档案工作者创造的事物，前者在后者的形成过程中作为直接实体存在。