档案存档管理范文

档案存档管理范文第1篇

关键字：电子档案；纸质档案；对比分析；并存发展

计算机科技高速发展，电子档案的应用使得档案管理更加便捷有效，但是由于电子档案自身的缺陷也为档案管理带来了一定的困难，因此如何更好的解决纸质档案和电子档案并存发展、配合应用的关系就成了档案管理中非常重要的一点。

1 纸质档案和电子档案的优缺点

随着电子计算机和互联网的发展，纸质档案已经无法满足档案管理的全部需要，电子档案逐渐占据重要地位，但是事物都具有都具有两面性，电子档案和纸质档案都有各自的优缺点，客观分析他们的优势和劣势，善加利用，才能更好地应用到档案管理之中。

1.1 电子档案的优缺点

电子档案形成文件便捷快速。电子档案录入一次，可以多次输出，方便档案的查找和利用，而且电子档案的输出和输入不受到时间地点的限制，只要能够找到相应的档案，千里之外都能共享电子档案资料。电子档案在输出过程中不受形式的限制，可以集文字、图像、声音于一体，形式表现多样化。

电子档案是一种高密度的储存方法。以前有磁带、磁盘，现在有U盘、硬盘，都是小体积可随身携带的物品，但是其中储存的信息量惊人，最大程度发挥了共享资料的优势。

电子档案传递信息迅速。电子档案由计算机通过网络在全球范围内传播，传送速度非常快，和以只能通过邮寄的方式来传输的纸质档案相比，可谓是天壤之别。

电子档案稳定性差。

1.由于电子档案不受时间和地点的限制，不仅可以在电脑上多次输出，还可以用U盘等设备多次复制，这种不受载体限制的相互复制，很难确定哪一个是原件，更无法确定有没有人为的更改。

2.一旦电子档案遭到病毒的侵害，可能会无法挽救，变成废品。

3.电子档案依赖相应的技术设备。当存储电子档案的设备由于挤压、磨损等原因损坏时，电子档案也将失效；即使正常保存，这些设备的存放寿命也远不及纸质档案，例如光盘的使用寿命已经是载体中比较长的，也只有30年左右。电子档案载体如此短的寿命，影响了它的整体使用时长。计算机更新换代非常快，电子档案又依赖于特定设备和软件，如果使用这些及其设备形成的电子档案需要保存很长时间，而在此期间一旦厂家不再提供相应的技术支持，就容易造成数据丢失。

1.2 纸质档案优缺点

纸质档案与电子档案相比有明显的优势，阅读上具有便利性，易于安全保存，不易丢失。纸质档案可以做到有一定的法律效力，比如带有当事人印章、手印和签字的档案，具备了相应的法律效率，但是电子档案的法律效力尚不明确。纸质档案具有耐久性，现代文件用纸的寿命能够达到200年以上，可以较长时间保存重要档案。

纸质档案的缺点也是非常明显的，占据空间较大，能够储存信息的密度太小，查阅档案不方便，整理起来也比较麻烦，而且纸张容易损坏，因此需要妥善保存和管理。纸质档案的信息共享性较差，在同一时间同一地点只能供一位用户使用。同时，传递速率也较差，可以通过邮寄的方式传递，既是目前快递业发达，远距邮递也是需要以天为单位计算的，和以互联网传递的电子档案无法相比。

2 两者应并存发展

通过上述对电子档案和纸质档案优缺点的对比分析可以发现，二者各有优势，但是也各有缺陷，不可互相替代，但是应该相互配合使用，弥补彼此的不足之处。

在电子档案归档保存时将相同内容的纸质档案也一并保存，纸质档案具备的长久保存和真实可靠的优势，电子档案有检索速度快、存储密度小的优越性能。这就决定了纸质档案和电子档案必须共存，并且同步发展和管理。

2.1 档案管理人需具备完整的档案管理知识

由于互联网发展迅猛，很多老一辈档案工作人员对新鲜事物接受速度比较慢，对电子档案的操作流程并不理解，这就要求对档案管理人员进行系统化的培训，使其具备完整的档案管理知识。

而档案管理人员自身必须更新自己的观念，接受电子档案，学习相关知识。在增强自身档案管理方面的知识的同时，学习计算机应用的基础知识，并运用到日常档案管理工作之中。

2.2 电子档案全过程管理

由于电子档案非常依赖其设备和软件，因此要对电子档案做到全过程管理，也就要求档案管理部门在电子档案的制作形成、归纳整理和保管应用等全过程发挥作用，肀Vさ缱拥蛋傅恼媸岛陀行А

档案管理部门中应设有专门人员负责电子档案的存储和登记，实现办公和档案管理相结合，以便于日后电子档案的管理和利用。

2.3 同步归档

由于电子档案所具备的法律效力尚不明确，而且自身有一些缺陷，为了避免造成不可挽回的损失，对于同一内容的电子档案和纸质档案应当同步接收归档。比如，大学毕业生的档案移交问题，因为档案对于大学生之后的发展起着非常重要的作用，所以在毕业时，人才市场等负责档案移交的部门会做到将纸质档案和电子档案同步接收和归档，不仅保证档案内容的完整和准确，还能使档案更为长久地保存。

同步归档可以让电子档案和纸质档案达到优势互补的目的，更能扬长避短，避免出现不必要的损失。

2.4 建立联系

电子档案和纸质档案相结合的方式能够更加有效地保管和利用档案内容，为了能够把两者配合使用，应当在两者之间建立相应的联系。

如果目前库存中有大量的纸质档案，而电子档案内容很少，那么在条件允许的情况下，可以将纸质档案中重要的内容进行扫描转换，制作成为电子档案，并把两者同时归档；如果只有电子档案，可以选择电子档案中永久保存的重要部分打印出来，转换成为纸质档案，这样如果电子档案的设备不小心损坏，电子档案失去价值，还存有的纸质档案就可以发挥作用，挽回一些损失。

在电子档案和纸质档案之间可以利用数据库和软件建立通道，使得二者结合，实现方便快速的检索和有效的管理应用。

2.5 利用档案的管理措施

由于电子档案容易被改动，而且改动之后难以分辨原始数据和改动数据，使得在利用工作中管理人员经常难以控制，并且由于互联网的发展，人们在网络上就能更改自己的档案信息，更是为档案管理增加了困难。

为了保证档案的真实完整，有关部门可以采取相关措施，比如更改信息前必须验证口令和身份，并及时登记，对于非常重要的档案，必须经过有关部门领导的审批才可进行更改。对于更改过的电子档案应当及时记录并与更改前的电子档案保持关联，保证档案内容的延续性和完整性。

比如毕业生在档案管理网站上查找并审核自己的档案内容之前，必须登录自己的账号，保证查看的是自己的档案内容，在提出修改的过程中必须严格按照审核要求，如果需要学校老师和领导的批准和证明，必须出示相关资料才能进行修改，否则不予修改。

3 总结

由于计算机和互联网的迅猛发展，电子档案已经在档案管理中扮演举足轻重的角色，但是通过对电子档案和纸质档案优缺点的分析，可以发现两者配合使用更加有利于档案的管理和应用。本文第二部分还为电子档案和纸质档案配合提出5点建议，希望可以为档案管理工作提供新的思路和方向。

参考文献

[1]阮芳.纸质档案应与电子档案并存――开放教育环境下的档案工作[J].天津市经理学院学报，2013，01：37-38.

档案存档管理范文第2篇

关键词：纸质档案；电子档案；共存期；管理

随着信息化社会的到来，信息科学的迅速崛起，信息技术的广泛应用，信息产业的高速发展，很大程度上推动了人们的生产、生活、学习和思维。作为信息的主要承载形式的档案的存储介质正悄然发生着质的变化，即由纸质文件向磁盘、光盘等形式为介质的电子文件过渡。电子档案的产生，使档案室和档案馆打破了传统的单一的纸质档案管理，而出现了两种载体档案共存的现象。电子档案的崛起促使纸质档案的管理趋于有序化和科学化，从而促进整个档案管理的发展和水平的提高。为此我们要做好这一过渡时期的档案管理工作，也就不得不对原有的管理方法进行改进，为实现档案管理和信息处理的现代化做好准备。

1并存时期的档案管理的模式

纸质档案以纸质文件材料为工作对象，按照长期总结的工作流程进行。现在不少企业、机关在工作中形成了电子的和纸质的两种文件形式，且电子文件正逐年递增。两种管理方式同时存在于机关内，采取不同的管理方式。一部分按照纸质档案归档保存，电子文件由形成者自行保存处理；也有将电子文件和纸质文件分别集中保管于信息技术部门和档案部门，纸质文件以档案形式保存，而电子文件则以资料身份保存；但大多数机关将两种文件双双归档，形成了两种介质的两套档案。现阶段，大多数机关已经认可了电子文件不可或缺的功用，主张应该由档案部门统一管理电子档案。从而形成了两种介质档案的共存的场面，在未来会有更多的机关逐渐完成纸质文件向电子文件的过渡。20世纪中叶，国家档案局提出了省及省以上的首脑机关、要害部门和重要单位要实行档案两套制。从而形成与传统管理方式不同的观点，其是电子档案和纸质档案共存下的更科学、更实用以及更经济的新型档案管理方法。电子档案提供快捷、准确、简便、灵活的信息服务，满足档案管理的一般性需求；纸质档案的载体性能、字迹材料以及记录方式更加稳定，便于长期保存和实时查阅。两种档案相辅相成、相得益彰。档案管理两套制的成因大体有两种情况：一种是将计算机产生的电子文件转化为纸质文件，使之应用于实际工作中，履行文件的功能或者仅仅用于档案保存。档案工作者应尽可能的保证档案的真实性和准确性。在没有十足的把握证实电子文件的真实性、安全性之前，不能忽略传统的纸质文件形式。这种专业的精神即为档案工作者的职业精神。同时电子文件具备在检索、利用、传输、存储方面方便快捷的特性，这是纸质文件不具备的，构建一个功存管理的信息系统，可以更加高效率、更准确地满足利用者的信息需求。另一种情况是为现有的一些纸质档案制作数字化副本，起到拷贝的作用。我们在一些机关可以看到，大量被刻录的磁盘、光盘构成了电子档案的核心部分，这正是档案数字化工作的正面映射。与此同时，电子文件给利用者带来的方便是立竿见影的，正逐渐使全文检索和异地查阅成为现实。在档案保护方面，电子文件也有很大的便捷性，而且根据现有的技术水平，在对原件进行数字化时可以根据需要制作出不同分辨率的副本，不改变甚至获得比原件更好的质量。因此，要使两种载体档案的信息管理相得益彰，充分发挥各自的优势，需要做到以下几项工作：电子文件必须建立与纸质档案相一致的信息管理体系、在检索目录中增加反映电子档案状况的数据项、电子档案的数量可能少于纸质档案，应根据需要和可能确定其内容的完整程度。

2电子文件对档案业务管理的影响

简化了立卷归档方式，这是近期档案学术界关注度很高的一个问题。各种观点络绎不绝，主张立大卷、立小卷和不立卷的都有一定的支持人群。立卷是对所需归档的文件进行逻辑分类，并且组成不同问题的文件集合。不立卷的情况有两种：一是以件代卷。一件就是指有关一个问题或者一个事件的文件集合。另外一种是取消文件集合的存在，以一份文件为单位整理档案，重点集中在在检索工具上。在国家档案局颁布的《归档文件整理规则》中可以看出，不仅认可了文件集合，也包容了单体“件”的存在,其已经被广泛实施,充分展示了以“件”为整理单位的优越性和实用性，得到广大一线档案工作人员的赞许和认可。其优点是方便，缺点是装订工作量过大。与此同时，《归档文件整理规则》仅限于对文书档案的处理，还不涉及对其他门类的档案的管理，因此其整理形式还在采用传统的立卷方法。因为电子档案可以实现自动完成，随着电子档案的发展，就可以降低纸质档案立卷的工作量。

3确保电子文件原始性的管理措施

电子档案和纸质档案共存已经引起档案管理工作的革新。纸质档案与电子档案的管理之间既有联系又有所不同。电子档案已经具有强大的功能，实现档案管理工作的各项要求，为管理工作者提供便捷。通过电子档案，系统可以自动形成建库后全宗档案分类方案、排序规则、机构设置以及他们的变更情况和建立销毁清册、库存档案统计、年度归档移交目录等逻辑文件，以及输入系统的全宗介绍、鉴定报告、检索记录等有关文件，并输出纸质打印件。而且可以记录或自动赋予逻辑库存的库址位置，从而指明任何纸质案卷的具体地点和任意档案装具或档案库房的使用情况，并绘制各种示意图。通过电子档案的利用登记，就可以直接了解纸质案卷被利用的情况，可以以此作为鉴定档案的参考和依据，实现一举两得的功效。综上所述，纸质档案与电子档案共存的时代已经来到，分析其共存期的管理问题已经成为档案界的一个炙手可热的趋势。目前，我们形成了一系列新的思路和方法，也正在接受实践的不断检验。因此我们有理由相信，在纸质档案没有完全退出历史舞台，电子档案正蓬勃发展的当下，档案理论界会探索出一套合理的共存期管理方案，更好的服务于档案管理工作。结束语档案事业的发展与高素质的档案队伍密不可分，要适应变革，就得逐渐提高档案人员整体水平。现阶段，根据档案管理的实际情况，短时间内纸质档案仍会占主导地位，并不断向电子档案过渡，已经成为主流趋势。我们要做好电子文件和资质文件的共存管理，才能适应当今档案管理的大环境。

参考文献

[1]王岚.无法回避的挑战必须跨越的颠峰———迎接电子档案的降临[J].档案学通讯，2000，1.

[2]琳达.马里[美国]肖永英编译.谢伦伯格理论和计算机自动化世界[J].山西档案，2000，1.

[3]安素琴.国际档案界共同关注的话题：档案鉴定和电子档案的保存[J].档案学研究，2000，1.

档案存档管理范文第3篇

关键词：电子档案；纸质档案；共存管理

0 引言

随着现代科学技术的应用，档案信息的存储方式也不断地发生变化，存储形式多种多样。但按其记录性质及其采用的技术和设备，总体可以划归于以文字记录为特征的纸质档案和以数字代码序列记录的电子档案。随着电子计算机在档案管理各个环节的渗透和应用，时刻冲击着以传统记录方式为特征的纸质档案，使整个档案管理工作发生着深刻的变化。根据目前我国档案管理工作的现状，纸质档案与电子档案的不同属性和特点，两者互相依存，相互兼容，协调发展的状况将会在档案管理工作中持续相当长的一段时期。在纸质档案与电子档案并存时期，如何科学有效地管理好档案工作，完成手工档案管理向现代化档案管理的过渡，是档案工作者深入思考的课题。

1 电子档案与纸质档案的各自特点分析

1.1 电子档案的特点

电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案。它是电子计算机在档案管理工作中应用的产物，也是档案现代化的显著标志。电子档案以其现代化手段，在档案信息存储、输出、处理等方面，具有纸质档案无法比拟的优越性，主要表现在如下几方面。

（1）档案信息存储丰富性

电子档案信息的存储介质主要有磁盘、磁带、光盘，尤其是光盘，由于信息存储的高密度性，使档案信息存储量极为丰富，具有“海量存储”之称，大大高于纸质载体所存储的信息，这样既节省了大量保存纸质档案所占用的空间，又简化了各种档案管理环节。

（2） 档案信息生动形象性

随着网络技术的成熟，电子档案与多媒体信息相结合，通过用视频、音频或用数字代码形式存储事物信息的原来形态，形象生动地再现历史活动状况，从而改变了纸质档案记录信息的单一性，使反映出的信息图、文、声、像并茂，对人类社会活动的概貌进行全息化

再现。

（3） 信息存储与利用的迅速准确性

电子计算机具有高效率的信息处理功能，它通过数字或代码，对信息的数字编码进行存储、传递、编辑加工处理，由计算机转换成可视、可听的信息，从而提高档案信息开发工作中档案信息存贮、处理、输出的能力。

1.2 纸质档案的特点

纸质档案就是以纸张为信息记录载体的档案。自从公元105年东汉蔡伦发明造纸以来，这种传统的档案介质一直作为主要的信息载体被使用，它具有以下特征。

（1） 信息与载体的依附性

由于载体与信息的统一，构成了纸质档案所特有的属性——原始记录性。这种原始记录性不仅体现在档案信息的原始真实性方面，也体现在其存储介质的原始依附性上。在传统介质上，信息与载体是密不可分的，一旦信息与载体结合，就很难将其分离。同时，只有通过依附在纸张等载体上的文字、图形等，才可以了解其所承载的信息。

（2） 档案信息的原始凭证性

从其形成过程来看，纸质档案是从当时使用的文件直接转化而来。它客观地记录了以往的历史情况，具有令人信服的凭证功能。与档案信息相依托的载体，是由特定的责任人在特定的条件下制作完成的实体材料。

2 并存时期档案管理工作的发展策略

2.1 更新观念，提高职业素质。长期以来，档案人员一直从事着以纸质为存储介质的档案

管理工作，习惯于传统的管理方法和管理模式，面对现代化技术而形成的新型载体档案，应有充分的思想准备，更新传统的管理观念，树立档案现代化的管理意识，把电子档案作为档案中不可缺少的组成部分，进行科学的管理。同时，面对现代科学技术对档案工作的渗透与冲击，提高职业素质，调整专业知识结构也是档案工作者需要正视的一个重要课题。现代化信息技术的应用，新型档案载体随之产生，这必然引起传统的档案管理模式，工作重心，服务手段等方面的变化，对档案专业人员的素质提出了更高的要求，除了具有较高的政治素质外，同时对他们的专业素质和知识素质提出了相应的要求，在以往的档案专业人员要具有广博扎实的基础知识和文史知识外，还要具有计算机知识和外语知识。对于计算机知识已不局限于计算机基础知识的掌握，更应该了解计算机信息管理和开发利用知识，并要熟悉掌握计算机在档案各业务环节的应用。

2.2 改进、创立档案管理标准与制度

新型档案载体的应用与计算机的智能化管理，必然要求其所处理的信息规范、标准。档案信息系统的质量取决于数据的质量，要求设立数据格式标准，如已颁布的《档案著录规则》（ GB379215- 85） 、《文献主题标引规则》（ GB3260- 83） 等，新型载体档案广泛应用后，建立改善管理业务方面的标准已是刻不容缓，如统计标准，著录标准，标引规则标准等； 计算机数据库设置标准，新型档案信息载体存贮格式与转换标准、计算机硬件设备、多媒体设备标准等，都有待进一步改进与完善。创立适合于新型载体档案的管理制度、法规已提到议事日程，如制定新型载体档案的管理制度，包括电子文件的归档、整理、鉴定、保管、利用等各个环节； 由于电子档案自身的某些缺陷，电子档案的真实性和其法律地位，也需要建立相应的法规来维护与

确定。

2.3 创新档案管理体系

吸收与创新，探索和建立电子档案管理体系。以纸张为载体的纸质档案，其管理方法与模式，是经过长期实践证明了切实可行的。电子档案的形成与发展，给档案管理工作带来深刻的影响，在管理内容与方式上都会发生重大变化。

（1） 在管理方式上，许多管理环节可以借助计算机管理信息可在计算机上进行，如电子文件的归档，可以通过计算机进行机对机的拷贝来完成，不必对文件载体进行转移，档案的整理、鉴定、提供利用等工作也可以通过计算机来实现。其次，在管理内容上，电子档案收集要根据其形成规律，应全面进行阶段的、系统的、权威的电子文件组合，保证电子档案的完整性。

（2）电子计算机的软硬件环境，表达电子文件内容的基本格式及有关元数据等必须列入收集范围；电子档案的整理不再是纸质档案的组卷，而是通过对电子档案的著录和组盘来完成电子档案的整理； 电子档案的鉴定工作有所侧重，由于电子档案的易更改性，使档案的篡改、伪造变得很容易且不留痕迹，所以鉴定档案的真伪是电子档案鉴定工作的重点，并存在相当大的难度； 电子档案保管，与纸质档案相同的是都以档案信息的存储介质为对象进行保护管理，只不过是存储介质不同而已。由于两者存储介质不同，档案保护的标准、条件也不相同，所提供的保护设备、防护设施也有差别； 电子档案的提供利用同纸质档案相比，具有更快捷、更方便的特点，但需要以必要的先决条件和相应的措施为前提，电子档案的提供利用必须有相适应的电子转换设备，所以提供利用工作的重点应进行电子档案基础数据的准备和识别文件的建立等工作，以保证其在利用中得以准确恢复并易懂。再次，在管理程序上，纸质档案的管理程序基本上构成了一个流程性的工作过程，而电子档案的管理程序并不明显，由于许多环节在机上操作，所以在具体环节衔接上并不紧密，有些管理程序有可能同时进行，相互交叉，这些并不影响电子档案整体管理。

参考文献

[1] 祁玉萍.电子档案与纸质档案在管理上的差异[J]. 档案管理. 2006（05）

档案存档管理范文第4篇

关键词：电子档案 传统档案 管理

中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2013）02-0215-01

近年来，电子信息技术飞速发展，各行各业的办公都逐渐实现自动网络化，利用电子档案管理系统进行无纸化办公，以光盘、磁盘等为载体进行文件存储、管理和传输，避免了纸质办公的浪费与杂乱。而面对大量电子图书、电子图像、电子资料等电子文档的产生，现有的计算机存储容量虽大但也有限制，管理软件也在不断的更新改进，因此，电子档案也需要专门的档案部门管理，否则有可能造成文件的损坏和丢失。

1 电子档案的特点

将作为档案管理的电子信息经过归档过程后形成电子档案，其管理不仅仅是管理档案的电子信息，还要实现实体档案的信息化管理以及电子信息和实体档案的关联。电子档案主要具有以下几个特点：（1）信息的非人工识别性，传统纸质档案采用人工可识别的记录符号，而电子档案依赖计算机、数据库和网络系统，采用数字代码，需借助计算机才能转换人工可识别的信息。（2）信息存储的高密度性，电子档案以磁盘光盘为载体，大大减少了档案的存储空间。（3）信息与载体之间的可分离性，电子档案的信息可进行修改复制和传输，快捷方便，有利于异地管获取和管理。（4）多媒体技术集成性，传统纸质档案信息记录方式单一，而电子档案应用计算机多媒体技术，通过音频、视频等信号存储信息使其更加形象生动。

由此可看出电子档案相对传统档案的优势，电子档案能有效地节约空间，其磁盘、光盘、硬盘等存储介质存储密度大、容量大且记录和传播速度快。

2 电子档案与传统档案管理的差异

由电子档案的特点可看出，电子文件从载体和技术方面都有别于传统的纸质档案，因此，对电子档案的管理也和传统的档案管理有所区别。

2.1 归档时间不同

传统档案管理，需等档案资料形成后才能进行归档开始管理；而电子档案可以在资料产生的同时同步进行，也可随时归档随时修改或定期进行统一归档。此外，通过网络传输，档案部门可以快速直接地获得电子资料信息，减少了资料寄送的过程，方便了工作人员对信息的及时更新和管理。

2.2 归档方式不同

传统档案一般对一批资料进行人工分类、编目然后统一归档；而在进行电子档案归档时，工作人员可以在收到文件时就通过计算机和数据库对档案进行分级、分类、编号，系统地给出对应的档案号，并且可以设定限制级别或设置密码，便于档案查找和保管，也保证文件的真实性和安全性。

2.3 保管方式不同

传统档案一般密封保管，由于纸质文件的保存期限有限，在一定时间后需重新整理；而电子档案虽然本身不会变质，但其载体若受到不适宜的温度湿度的影响，会使寿命减小，且磁场对载体的影响很大，外来磁场作用于磁性载体会破坏电子档案的记录信息，存储介质又在不断发展，这都会影响电子文件的长期可读性。档案部门在归档时可打印一份纸质档案作为备份，并将载体放在适宜的环境中保存，但根本的解决方法还需依赖计算机技术的发展，以通用的格式存储电子文件，使其在存储介质改进后仍可长期利用。

2.4 查询方式不同

传统档案需要通过档案号等进行人工查找，且一定保密等级的资料需授权证明才能进行查看；而由于数据库及互联网的应用，电子档案的查询较为方便，查询者可注册会员，通过登录数据库对档案进行搜索，更快捷的查到所需资料，而对于不同保密等级的文档，工作人员可对查询者进行身份认证，给与不同的权限许可。

2.5 管理人员要求不同

由于电子档案相对传统档案的科技化，其管理在技术上的要求就比传统档案要严格，这就要求电子档案的管理人员有更高的素质，能熟练使用计算机技术及相关的应用软件，了解各载体的使用性并与时俱进，掌握科学管理的新方法。

由此可看出电子档案可以有效地提高工作效率，通过充分发挥计算机技术的作用，档案管理员可进行快速的归档和便捷的管理，利用者也可通过简单的操作进行查询，免去了工作人员繁琐的手工编号和人工查找工作，因此，对电子档案的管理人员也提出了更高的要求。

3 电子档案与传统档案管理的共存

对比传统纸质档案，电子档案的出现给人们带来很大的便捷，但电子文件并不能完全取代纸质文件。由于电子档案存在易修改、载体不定等缺点，且一些工作人员对电子文件的认识并不全面，可能造成电子档案的改动和丢失。因此电子文件与纸质文件相结合，电子档案与传统档案的管理方法相辅相成，才能更好的对资料进行保管。

首先，传统档案是电子档案的形成基础。电子档案的信息资源需要传统档案的支持，除了一些是通过电子形式直接提供在网络上的之外，很大一部分是依靠资料收集整理后转录为电子信息在网络上使用的。因此，良好的传统档案管理对电子档案的形成有很大的作用，只有拥有了丰富的信息资源才有更加充实的电子档案，且电子档案的原始性也需要传统档案的管理作保证。

其次，电子档案无法完全取代传统档案。由于电子档案具有信息与载体可分离性的特点，使得信息很容易被复制更改，且计算机网络的应用使文件和系统会受到病毒的侵袭而损坏，而工作人员的一点小失误就可能造成很大的损失，这些都是电子档案仍存在的不足之处。但传统档案在严格保存之后，所记录的信息就不易被更改，且纸质材料只要保管得当、修复及时，可以保存很长时间，因此，传统纸质档案的存在仍有很大的意义，电子档案还无法完全取代传统档案。

4 结语

随着电子信息技术的不断发展，电子档案的出现有效提高了办公效率。由于电子档案与传统档案的特点不同，两者的归档时间、归档方式、保管方式和查询方式不同，对工作人员的要求也不同，通过充分发挥计算机技术的作用，不仅方便了管理人员的归档和管理，也能有效地节约空间和时间。但电子档案并不能完全取代传统档案，传统档案的管理保证了电子档案的原始性，也保证了信息的安全性。应不断增加现代化的先进设备，同时加强电子档案和传统档案的管理工作，为社会更好的服务。

参考文献

[1]王碧英.论电子文件档案化管理与传统档案管理的区别[J].管理与财富，2008（9）.

档案存档管理范文第5篇

关键词：档案管理；纸质档案；电子档案；并存发展；

中图分类码：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-08-00-01

引言

信息时代的脚步越来越快，使得信息高速公路朝着网络化和智能化方向发展，这给档案事业带来了严峻挑战的同时，也以其全新的管理方式和创新思维模式为档案管 理工作提供了丰富发展的契机，而电子档案的产生就是这种契机中典型的代表。但随之而来的纸质档案和电子档案的共同期管理也成为一个摆在我们面前的新课题， 值得我们深思和探究。

一、纸质档案与电子档案管理工作现状及发展趋势

就目前档案管理工作来看，在纸质档案和电子档案管理中存在很多问题：一是管理工作人员办理程序不规范，技术能力单一，在实践中不能较好的发 挥开拓与创新意识，致使许多档案流失和保存不完整；二是存在纸质档案和电子档案两者并存的现象，纸质档案受时展的影响，规模越来越小，电子档案则在信 息技术的支持下涉及的领域越来越广，交叉和融合性发挥越来越好。

二、纸质档案与电子档案简介及特征

纸质档案是人们为了纪念并保存一些有意义的事物而产生并加以利用的，也是我们最为熟悉的一种资料保存方式。电子档案则源于具有保存价值并已归档的电子文件，依赖计算机的软硬件及数据库等，并存储在磁带、磁盘或光盘上，时刻记录着人们的真实活动。

纸质档案和电子档案都具有各自的特征。纸质档案主要具有保存时间长、易识别、存储形式直观等优点，是电子档案所不能具备和替代的，但同时又 有许多弊端。

三、纸质档案与电子档案管理上的区别

电子档案的管理环节，应在纸质档案管理环节的基础上，增强电子文件形成的参与和电子档案长期保存，两者根本的区别是电子档案管理的各个环节技术含量高。电 子档案管理，实质是一项系统技术工作。所以，要求电子档案管理人员必须具备档案管理基础知识、计算机应用等方面知识，还要具备一定的外语能力。

第一，在分类、编目和归档等管理方式上的不同：纸质档案从收集到分类和组卷，要经过对文件进行分类；对已立卷归档的案卷进行排列、编号和整理，使其 用编制案卷目录的方式固定下来等一系列的步骤。但电子档案无需分类和编目，因为它可以借助计算机系统的超大功能，自动组建数据库，从任何角度任何时间进行 组合和检索，并呈现一种有序状态。同时，电子档案的归档时间也与纸质档案也不同，它可以在文件办理结案后任何时间归档或在某一周期内统一进行归档，工作人 员接受登记并给出档案分类号，设定档案分类级别等，这样即可避免漏档，又可减少不必要的麻烦。

四、纸质档案与电子档案在管理上的共同点

第一，管理过程中都存在信息载体的寿命问题：纸质档案靠纸张这个载体来延续其保存价值，而纸张寿命主要取决于纸张纤维的性质和所处环境的条件，只要 纸张纤维在所处的环境中避免氧化和水解反应，纸质档案的寿命就会得以延长。电子档案也不例外，电子档案的载体材料和支持体是磁性物质和聚酯底基，这两种化 学材料易产生强大静电，如若管理不善，将会导致磨损、卷曲等不良现象发生，直接影响信息的再读取能力和保存价值，对电子档案的寿命也会大幅度缩短，因此在 档案管理保存方面容不得我们忽视和大意。

第二，在管理上可以相互转化：这是二者最为典型的共性和交融点。为实现更便捷的保存但又能最大程度的反应历史的真实面貌，纸质档案和电子档 案实现了相互转化：一是将计算机中的部分电子文件转化为纸质文件，使之在实际应用中更具说服力，也间接反映了档案管理人员务实的职业道德精神；二是为现有 的一些纸质档案制作电子文件和数字化副本，其主要出发点是便于改善和保护信息存储，满足异地查阅和实现资源共享。

五、纸质档案与电子档案应并存

国家信息化发展战略的实施，对社会的各行各业产生着划时代的影响，尤其对传统的思维方式和管理模式产生了革命性冲击。档案的管理模式包括管理体制、 管理手段必然进行根本性的变革。尽管电子档案相对于纸质档案有着某些优势，而纸质档案的优点是电子档案所无可比拟的。对二者进行深入一层的分析，便可以发 现纸质档案与电子档案实际上有着某些不容忽视的联系。在当今信息化社会，纸质档案和电子档案的载体不具有继承性和相互否定性，二者发挥各自的优势。纸质档 案是保存和反映历史真实面目的可靠记录，电子档案可以发挥在检索、利用、传输、存贮等方面的优越性。在当前日新月异的数字时代，电子档案和纸质档案相辅相 成，相得益彰，为社会经济的发展发挥其巨大的作用。纸质档案与电子档案在当前以及今后相当长的一个时期将互为补充，取长补短，长期并存。

综上所述，做好纸质档案和电子档案管理工作，不仅可以达到档案信息最大限度的利用，同时又能使这些资源得到最安全和最有效的保护。就目前发展的趋势来看， 纸质档案和电子档案的共存时代已经来临，随着档案管理工作的逐渐深入，将会有更多的技术和方法产生，同时对纸质档案和电子档案的共同期管理探究也将会成为 一个热点话题。

参考文献：

[1]王红蕾，单德凯.电子文件管理刍议[J].辽宁师专学报（自然科学版），2004，（2）

[2]樊建平等.电子文件档案与纸质档案在保护技术上的差异[J].内蒙古气象，2006，（2）

档案存档管理范文第6篇

关键词：纸质档案 电子档案 管理模式 并存

在改革开放和经济社会全面发展的新形势下，信息网络技术飞速发展。城市信息化建设和电子政务的不断推进，深刻影响着人们的生产和生活，逐步改变着我们的工作方式，也使城建档案工作发生了深刻的变化。网络技术的广泛应用，不可避免的产生大量电子文件，从档案的管理工作由单纯的传统的纸质档案向电子、纸质档案共同管理发展。这种纸质档案与电子档案双套制的管理模式必将持续发展。

一、电子档案与纸质档案相比的优势

纸质档案是以纸张作为载体的一种档案。电子档案是由数字电子计算机处理的档案，具有保存和利用价值。电子档案本身依赖于计算机识别、处理并储存，以电子文件的形式存在。当前，作为高新技术产物的电子档案越来越引起人们的关注和重视，自然是因为它有其不可替代的优势。

1、电子档案的载体形式多样，可以是磁带、磁盘、光盘等形式，打破了以往纸质档案单一的以纸张为载体的传统。并且相对于纸质档案占用库房空间大这个缺点来说，电子档案容量大、体积小，可以大大节省档案的库房空间。从而很大程度上解决了档案保存与存储空间的矛盾。

2、电子档案是直接由计算机进行处理，省去了传统纸质档案工作中的立卷、归档、分类等环节，使档案信息的处理快捷、方便，节省了大量的整档时间。并在提供利用上提高了利用率，方便了利用者。另外，传统的纸质档案的利用，需要利用者亲自到档案馆查找、阅读，而电子档案可以通过计算机网络进行远距离传输，使异地利用成为可能，也省掉了查阅者路途奔波的时间。

3、相对于纸质档案容易损坏、老化的缺点，电子档案有很好的复用性。电子档案重复利用多次也不会有任何损失和破坏。电子档案的重复利用在另一程度上也增长了纸质档案的寿命。

二、纸质档案与电子档案相比的优势

1、传统档案学理论强调，档案文献必须有原始性，即必须是原生载体和原真内容，以确保档案文献的历史凭证价值。传统的纸质档案就具备原始性与真实性两个方面。一是通过内容与原载体的结合来确认；二是通过文件的固定结构与格式来确认。纸质档案一旦形成，其所记载的数据，信息就不易更改。而计算机更改数据、信息可以做到完全不被觉察，因此纸质档案的生命力在于它在很大程度上保护了原始数据，信息安全、可靠。

2、档案不同于一般的文字材料，不是所有网上办公形成的数据都可作为档案，而是必须经过筛选具有保存价值的材料。纸质档案的表现和存储形式直观简单明了，并具有方便保存阅读等特点。纸张记录材料的稳定性特点更是电子档案所不具备的。

3、目前，各国仍愿意接受将传统信息体现的纸质档案作为有力证据。纸质档案的原始性鉴定，通常采用“原件”鉴定法，一般包括对档案的载体是否为产生该档案所属时代产物的鉴定。主要信息形态包括：印章、签字和笔迹等真实性鉴定。例如，本单位部分年代久远的基建档案，房产档案，其印章、发文部门经办人签字、红线图标志等，依然清晰。这些纸质档案在任何时候都可为法律提供有力证据，并作为权威材料。而新技术产生的电子文件若要成为证据，要受到更多的审查。所以，目前解决这一问题的方法仍然是在保存电子档案的同时，将电子文件拷贝输出成为纸质档案文件。

三、电子档案在档案管理中存在的风险

信息技术在给档案制作和管理方面给予了许多馈赠的同时，也必然为之带来更多的隐患，这也是所谓的“高技术、高风险”。

1、电子档案是信息技术的产物，它在大大丰富了档案的表达形式、结构和性能的同时，也把兼容性、安全性等方面更为复杂的技术难题和漏洞赋予了电子档案及其管理上。它在给档案的制作和传输及利用上带来了极大方便的同时，也给更改、截获、仿制电子档案带来更多的可能。

2、档案管理工作的分布由相对聚集转变为分散。在电子环境中，档案的生成、处理和流转功能是嵌入各个自动化业务系统之中的，对档案的安全监控、原数据捕获等工作分散在不同的业务点上。这样，一部分责任就会由专门文件管理人员转移到业务系统中每个节点的处理人员身上，档案管理的疏漏和失误等风险就容易产生，并贯穿于整个档案形成环节中，对于后期可能造成一系列连锁反应，甚至于无法弥补。

3、因为档案由某一特定的载体转变为相对独立的符号体系，电子档案的处理和传递可以由顺序推进转变为多向同步进行。这样，档案管理中的某些问题就可能同时存在于不同的节点上，其风险便由异时性转变为共时态。

四、纸质档案与电子档案应并存

国家信息化发展战略的实施，对社会的各行各业产生着划时代的影响，尤其对传统的思维方式和管理模式产生了革命性冲击。档案的管理模式包括管理体制、管理手段必然进行根本性的变革。尽管电子档案相对于纸质档案有着某些优势，而纸质档案的优点是电子档案所无可比拟的。对二者进行深入一层的分析，便可以发现纸质档案与电子档案实际上有着某些不容忽视的联系。在当今信息化社会，纸质档案和电子档案的载体不具有继承性和相互否定性，二者发挥各自的优势。纸质档案是保存和反映历史真实面目的可靠记录，电子档案可以发挥在检索、利用、传输、存贮等方面的优越性。在当前日新月异的数字时代，电子档案和纸质档案相辅相成，相得益彰，为社会经济的发展发挥其巨大的作用。纸质档案与电子档案在当前以及今后相当长的一个时期将互为补充，取长补短，长期并存。

参考文献：

[1] 张志敏.《再论数字城建档案馆及其建设》[J]．城建档案，2003（5）；

档案存档管理范文第7篇

1 地下管线档案管理现状

《城市地下管线工程档案管理办法》实施后，各地都相应地加强了对城市地下管线档案的管理规范工作。但从目前调查情况看，地下城市管线档案管理现状还存在较多问题，这些问题不仅直接给地下管线的合理利用带来诸多困难，而且也造成极大的资源浪费。存在的问题主要集中在以下几个方面。

1.1 建设单位对地下管线档案重视程度不够。建设单位对地下的管线建设重视程度不够：一是不注重自身建设项目管线档案的形成归档移交，往往是形成时间严重滞后，影响后续工程的利用。二是不注重对地下管线档案的利用，往往因为不了解原有管线的位置而造成管线的损坏。三是建设单位不完全按照设计图纸施工，并缺乏后期监管，导致管线设计图与实际管线的位置不符，现状与规划不符，无法利用。

1.2 权属单位众多协调困难。由于各个地下管线权属单位几乎都为行业垄断单位，独享各自单位的信息资源，对管线信息封闭管理，各自封锁测绘数据信息，加之没有有效的管理机制制约，很难实现管线数据的共享，使得“拉链马路”现象频繁发生。

1.3 标准不统一缺乏监督。地下管线的权属单位在建设和测量中均采用自己的标准，没有建立统一标准，造成管线数据无法统一使用。同时，地下管线施工缺乏第三方监督管理，使施工要求难以得到保障。

1.4 数据更新不及时。地下管线档案资料管理必须是一个动态的管理过程，而目前由于各单位普遍采用人工方式进行管理，一些管线权属单位没有设置专门的管线档案管理人员，导致管线数据的更新困难。

1.5 管理手段处于交替阶段。目前，许多单位管线数据管理方式正处于实体向数字化过渡阶段，过去的人工档案管理未结束，新的数字化管理系统又不成熟，且与现有电子数据标准或格式不统一，即使进入数字化管理系统，也无法进行良好衔接，使用困难。

2 城市地下管线档案管理对策

2.1 明确城市地下管线管理机构。切实落实《城市地下管线工程档案管理办法》规定，地下管线档案应统一由城建档案馆接收和保存。以市政府名义建立协调机构，从中协调权属单位之间的关系，保障地下管线档案管理工作的顺利进行，以实现管线信息的专业管理和信息共享。

2.2 统一数据标准，建立地下管线数据管理平台。不仅可以结合各个权属单位通过互联网实现管线数据的实时更新和交换，实现城建档案馆和各个权属单位之间数据的转换统一，而且可以实现地下管线数据的快速录入、准确查询、模拟开挖、填埋、深度测量、数据分析等，使之真正成为管线数据交流和共享的公共平台，发挥更大的社会服务功能。

2.3 城建档案馆全面参与地下管线档案的建立。城建档案馆应当全面参与到地下管线项目建设的立项、施工、竣工验收各个环节。首先，明确各权属单位需要报送和递交的各项数据资料，有条件的话，可提前展开数据收集工作；其次，在管线施工过程中，派专业人员检测管线的敷设位置，并在工程竣工后进行复核验收，以保证管线档案与实际管线数据的一致；最后，要及时对竣工验收后的地下管线技术数据进行更新，以确保管线数据的精准。

2.4 培养和引进地下管线档案管理人才。随着信息化工作不断深入，培养和引进地下管线档案复合型管理人才就显得尤为重要。作为城建档案工作者，既要懂得实体档案管理方式，又要懂得新的管线管理平台的管理方式，这样才能够保证纸质平面数据向电子数据的转换过渡工作，最终实现城市地下管线档案的数字化管理和利用。

档案存档管理范文第8篇

[关键词]企业档案管理；问题；解决途径

新时期，我国社会和经济处于快速发展阶段，由于这一时期的企业看重的是与生产经营直接相关的部门或机构的工作，而忽略了文件收集、利用、归档，文件资料、技术资料流失的现象时有发生，为此，充分了解企业档案管理存在的问题和有效解决问题就显得尤为重要。

一、目前我国档案管理存在的问题

1.档案意识不强，档案利用率低

大多数企业长期以来重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使企业员工对档案利用效益知之甚少。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

2.档案管理制度不健全

很多档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全；有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严。

3.电子档案管理的缺失

目前，档案人员办公常常是在计算机上起草和制作文件，一旦文件定稿打印，草稿性的电子文件的保存就经常被忽视。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施。随意对其进行删改，不是被清除就是被新文件覆盖，使具有原始性的电子稿件面目全非。失去了归档保存的意义。

4.档案的信息安全与保密问题有纰漏

电子档案存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性，会造成电子档案与载体的可分离，使电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。互联网的开放性，使电脑病毒和蓄意破坏的电脑“黑客”对档案存放载体形成威胁，载体一旦被电脑病毒感染或被“黑客”闯入，就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个信息系统瘫痪。

5.电子档案的接收格式存在问题

电子档案的应用尚未全国在范围内普及，档案文件在转手移交过程中，会出现因两部门存储档案方式不同，使用软件不同，而使电子档案在转交过程中出现困难。

6.档案管理人员的素质影响档案管理水平

企业档案管理专业人员队伍业务素质不高，在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时展的要求悬殊较大。

二、企业档案管理面临的挑战

1.创新企业档案管理工作制度

现代企业制度的建立，要求企业档案工作必须投入到经济建设中去，把工作重点转向为企业的生产经营服务，为企业增加效益服务；现有企业在产权关系，组织机构形式、管理体制、经营管理方式等方面都发生了深刻的变化，这就要求企业档案管理工作者必须适应这种变化，必须用创新思维来修订和完善企业档案管理制度、规定和标准，采取多种不同的管理方式和手段做好企业档案管理工作。

2.规范档案管理思路，做好企业档案管理创新

企业要以提高创新意识、提升创新能力、激发创新活力、规范创新行为、增强档案事业发展后劲为总目标，关注创新、思考创新、参与创新，按照档案管理工作科学化管理规范的严格要求，不断开展自测自评，随查随纠。对企业重要营运管理活动、重要业务推广、重点工程项目的“三重”档案加强跟踪整理、及时归档，为开展档案创新编研做足充分准备；精选极具代表性和专业性的档案材料，结合企业新闻、媒体宣传资料形成宣传文件汇编专题，建立特色专题，丰富室藏资源，为开展档案创新编撰工作奠定坚实基础。

3.实现企业档案管理工作检查考核规范化

定期开展企业档案管理的规范检查和考核，是确保企业档案管理工作顺利开展的手段。各企业应结合我国档案管理的需求，制定出一套适应企业档案管理工作的考评标准。对这些标准的制定应做到考虑周详，留足补充修改的空间，并对各项标准做出详细的解释。同时，完善企业档案管理检查和考评制度，将档案管理部门检查和考评工作做为企业内部管理工作考评的一个参考依据。

4.依托互联网实现档案管理的信息化

档案存档管理范文第9篇

关键词：积存档案；零散文件；组织整理

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：

档案是历史文件的积累物，现行文件的立卷整理归档，一般属于文书部门和有关部门的任务，但是由于历史档案的收集及其他某些特殊原因，档案室需要对积存档案或零散文件进行整理，或协助指导有关部门整理积存档案或零散文件，此项工作比较复杂，是一项较为艰巨的任务，怎样才能系统的整理这些文件让它们的价值得到充分发挥呢？本文主要针对云南省水文水资源局的积存档案和零散文件的组织整理情况进行了阐述。

1 现阶段云南省档案管理工作的实际情况

到目前为止全省各个水文观测站点当中保管的相关水文资料以及各类档案材料一共有12万多卷册，在这当中1928-2007年期间的水文原始档案大约有10万余卷册，1937-2005年期间的整编成果大约达到了2万余卷册，1887-2006年期间刊印成果将近3千多册，除此之外还包括文书、实物、财务、地图、声像、基建、专题、设备、民国、照片、科技图书等各种门类、载体档案若干卷册，这些档案仍然以每年3800多卷的数量快速增加；整个水文资料档案排架的长度达到了7400米，一共拥有1500多个档案柜，3栋档案库房，库房的总占地面积接近3000平方米。此外，全省水文数据库存储的水文数据达到了400多兆，并且以每年200多万组数据的速度在增加。但是，在档案整理的过程中积存档案以及零散文件的整理工作还存在很多问题，没有统一的标准，由于积存时间过长或者过于零散等原因很容易被人们忽视，导致水文档案资料不够全面，水文工作得不到可靠的保障。

2 做好积存档案以及零散文件的整理准备工作

2.1制定高效可行的整理工作方案

为了使积存档案和零散文件的整理工作能够顺利地进行，在整理以前，应先了解档案的情况，订出一个整理工作方案。此工作方案包括以下内容：立档单位的历史沿革和档案状况，整理的要求和具体方法，工作程序劳动组织，以及各次工作完成时间。根据所要整理的档案状况、数量以及参加整理的人数的不同，整理工作方案可详可简。整理工作方案一般以全宗为单位编订。整理互有联系的或同类型的若干全宗时，也可以合编一个整理工作方案。

2.2立档单位的历史沿革

积存档案和零散文件的整理，一般是从研究立档单位的历史沿革和档案状况开始的。只有熟悉了立档单位及其档案的历史和现状，才能深刻地了解和掌握被整理档案的各种特点，才能正确地解决整理工作中一系列的实际问题。对立档单位历史沿革和档案状况研究的结果，应写成书面材料，通常称为“立档单位和全宗历史考证”，作为整理工作方案的一部分，或作为单行材料。立档单位和全宗历史考证，对档案的整理和日常管理有多方面的作用。它是制订可行性整理工作方案和科学地组织档案整理工作的依据，如对该全宗及其各个部分档案的整理要求如何确定，采取何种方法等等，均应在研究全宗材料实际情况的基础上确定。较为详细的历史考证，不仅是档案整理的整个过程中一种必要的参考材料，它对判定文件所属全宗，考证文件日期和所属组织机构等等，都有辅助作用，而且对日后进行档案价值的鉴定工作、编制检索工具和利用档案，也有一定的参考作用。质量较高的历史考证，实际上是一种颇有实用价值的工具书。

2.3 立档单位的档案状况

立档单位和全宗历史考证，一般由立档单位沿革和全宗状况两部分构成。立档单位的主要内容如下：（1）立档单位成立的时间和原因，机关名称的变化，撤销的时间和原因，机关的名称；（2）立档单位的性质、任务和职权范围，它在社会中的地位，它与其他相关组织的关系；（3）立档单位活动的情况，如活动地点、范围等；（4）立档单位内部组织机构的设置及其职能，机构的变化，立档单位及其各组织机构负责人姓名；（5）立档单位文书工作制度及其变化情况，文件处理中使用的各种印章戳记及其作用。另外，全宗状况，即档案情况部分，一般包括以下内容：（1）全宗档案内容与成分的概况；（2）全宗的历史：档案入馆（室）前的保管处所和保管情况，档案馆（室）接收档案的时间等，入馆（室）后档案管理的情况（如是否经过整理，是否受过损失和经过销毁，及其它情况）；（3）档案现状，如整理、鉴定的质量等；（4）档案被利用的情况。总之，立档单位和全宗历史考证，通常在开始整理全宗之前写出初稿，在档案整理过程中边使用边补充修改，全宗整理结束时最后修订定稿，存入“全宗卷”内。

3 积存档案以及零散文件的整理程序

整理积存档案特别是零散文件，在研究立档单位及其档案情况的基础上制订整理工作方案时，必须科学地安排整理工作程序，它对于提高工效和整理质量具有直接意义。整理积存档案和零散文件的工作程序大致如下：（1）区分全宗；（2）全宗内档案的分类（分类中补充区分全宗）；（3）初步立卷（立卷中补充分类），拟写标题草稿；（4）案卷的初步排列；（5）调整案卷，修改标题，系列排列案卷内的文件，确定案卷的起止日期；（6）案卷的加工整理：案卷内文件编号，填写卷内文件目录和卷末备考表，卷内文件技术修整，填写案卷封面，案卷装封等；（7）确定各类内案卷的排列顺序和案卷编号；（8）编制案卷目录。以上这些序列步骤，只是全面系统地整理零散文件的一般程序。在实际工作中，应根据不同情况，因档案的状况和整理的具体要求而采取相应的程序安排。从上述步骤的全过程可以看出如下特点：零散文件整理程序，是在档案整理工作基本程序的基础上，有规律地交错结合而组成的；零散文件的整理程序及其实际运用较为复杂，但如运筹得当，却又可能摆脱材料由文书部门经档案室到档案馆这种常规流程所造成的限制，而把整理工作程序组织得更为科学。

4 积存档案以及零散文件的整理措施

最近几年以来，我省水文水资源局在档案管理的过程中存在很多问题，尤其是积存文件和零散文件的管理，给档案的管理和搜查造成了极大的困难。在档案管理过程中，常常会由于档案管理方法以及管理措施过于落后导致管理效率水平低下，造成管理不规范。这就要求我们必须不断的更新改进档案管理方法和措施，提高档案管理的效率。所以，目前在水文水资源局的档案整理过程中需要通过采用现代化信息技术来提高档案整理的效率，确保档案管理工作的顺利进行。

4.1 通过制定统一的分类标准，采用现代化技术进行分类整理

在人工立卷的过程中，工作人员都是按照自己对文件的理解进行分类，虽然分类标准都能够统一，但是每一个人对文件的理解和判断都不尽相同，在分类的过程中也存在一定的不一致现象，难免会发生分类不准确的问题，这就直接影响到了档案的整理质量，在日后对档案进行搜索和利用时会产生很多不便。另外传统的纸质档案整理工作过于繁琐，需要大量的劳动力，耗费过长的劳动时间。因此通过使用现代化计算机技术进行积存档案和零散文件的整理，能够获得更佳的效果，不需要再对案卷的标题进行拟定，可以有效的降低劳动强度，缩短劳动时间，并且在利用计算机进行检索时更加方便快捷，极大程度的减少了档案整理过程中由于人为因素而造成的不良影响，充分发挥计算机档案整理的优势，有效提高积存档案和零散文件组织整理工作的效率。

4.2 提高积存档案和零散文件管理人员的素质水平

档案整理组织工作的质量会直接受到档案管理人员业务水平高低的影响，为了提高档案管理人员的业务水平，让其能够更好的适应档案组织整理工作的需要，应该尽可能的调动工作人员的工作积极性，增强他们的工作责任心。由于积存档案特别是零散文件不管是从种类上还是从载体上来说，都具有多样化的特点，所以还需要及时更新管理方法，这就对档案管理人员提出了更多的要求。而过去所采用的方法已经无法再继续适应现阶段的发展形式，因此还需要尽快做好档案管理人员的教育培训工作，帮助其尽快掌握管理新技术。

5 结语

总而言之，积存档案和零散文件的组织整理工作非常重要，随着信息化的不断发展，对档案管理的要求也不断增多，这就要求档案管理人员能够做好立档单位和全宗历史考证工作，严格按照积存档案和零散文件的整理程度，不断的引进现代化技术，采取新措施，从基础抓起，制定统一的档案分类标准，优化档案检索，完善积存档案和零散文件的组织整理制度，同时加强对档案管理人员的教育培训力度，确保其能够为实际工作提供更多更全面的档案资料。

档案存档管理范文第10篇

关键词：高中；档案管理；问题；解决策略

一、引言

高中档案是反映学生在高中学习、生活及发展情况的载体，通过档案可以对学校的管理情况进行了解，档案也是体现学校在教育教学工作的真实材料。随着时代的发展、社会的进步，档案管理工作的重要作用日益凸现出来，高中学校必须高度重视档案管理的作用，把档案管理作为教育教学管理的重要组成部分，提到了议事日程。高中学校需要在提高档案管理效率的基础上，不断提高档案管理质量，对档案信息进行核对，探索高效档案管理的有效途径。

二、高中档案管理存在的问题

第一，信息收集存在着障碍。目前相当一部分高中学校在档案管理方面仍然沿用传统的管理模式，档案信息的收集存在着障碍。因为信息收集的范围非常广泛，如师生的各个方面、每个阶段的信息，都需要收集完整。工作量较大，需要大量的人去做信息收集工作，在信息收集之后，又需要进行信息录入工作，又需要投入大量的时间。很多学生对信息收集工作缺乏应有的重视，在提交信息时存在着应付心理，影响了信息的质量，会出现大量的错误，再加之教职工对于信息录入工作缺乏重视与热情，即使信息录入档案当中，在以后的查询过程中也会存在诸多困难，这就影响了信息收集工作的质量与效率，档案信息也发挥不了应有的作用。第二，学校各部门配合不主动。由于目前大多数高中学校忽视档案管理工作，对档案管理缺乏有效的管理制度体系，或对相应的管理制度落实不利，导致学校各部门对档案管理的配合不主动。档案信息管理所涉及的范围很广，具有系统性，尤其涉及到的个人信息又较为复杂，学校各部门部认为档案信息的收集是一种额外附加工作，各部门存在着推诿现象，加之档案管理制度不完善，要求不具体，分工不明确，责任不到位，导致各部门在档案信息管理工作方面效率与质量不高，工作失误现象频频出现，导致管理的程序混乱，影响了档案管理的规范化、高效化。第三，科技手段的应用程度不高。部分学校还在沿用传统档案管理的手工操作管理形式，具体的档案信息需要档案人员耗费大量的时间，劳动强度大，还通常会出现失误，影响档案的准确度。个别学校只是把提高学生升学率放在首位，对档案管理缺乏应有的重视。随着科技的进步，信息化管理手段引入也为档案管理工作的高效管理提供了保障，信息的传输、整理、存储、共享等，打破了传统档案管理方式，提高了查询功能，提高管理效率，而学校还没有真正认识到档案管理信息化的重要作用，档案管理效率难以提升。

三、高中档案管理有效策略

第一，完善档案管理制度。档案管理离不开制度的规范，管理部门需要根据实际工作，使档案管理系统化，提高档案信息的质量与精确度，要制定出相关制度规范档案管理工作。如建立与完善档案信息收集制度、整理制度、查阅制度、网络制度等。要有专人具体负责档案管理，进行档案信息的收集与预立卷工作。档案管理工作需要分工明确，责任明确，才能使档案管理工作有章可循，落到实处。同时，要根据学校的实际情况，发掘档案信息资源，真正发挥档案的服务作用，以及教育管理功能。将传统档案管理以收藏为主的功能转变为以开发利用、为教育教学管理提供服务的功能。学校要重视档案管理的作用，并且进行管理的投入，更好的发挥档案管理的服务功能。第二，引入信息技术进行高效管理。档案管理的信息化是网络背景下档案管理发展的趋势，所以要大力推进档案管理信息化进程，从而改变传统教学以手工操作为主的管理模式，通过建立网络信息平台，促进档案信息管理手段的全面运用，这需要引入先进和档案管理硬件与软件，实现高中档案资源的校与校之间的共享与借鉴。此外，还要运用计算机及网络的管理储存功能，开发高效的档案管理信息系统，为学校与社会提供基础性和系统性的信息服务，发挥档案管理的服务功能。第三，提高档案管理人员的业务技能。档案管理是一项较为复杂的信息管理工作，需要有效的管理系统，这对档案管理者提出了更高的业务要求。高中学校目前缺乏专业的档案管理人员，这是档案管理低效与质量不高的重要原因。同时，需要成立专门的档案管理小组，加大对档案管理人员的培训力度，对档案管理人员进行考核，促进档案管理人员素质的提高。并且可以引进档案管理专业人才，激发档案管理人员的工作积极性，促进档案管理向着信息化、规范高、高效化的方向发展，提高档案管理的效率与质量。第四，科学地进行信息收集与管理。档案信息的收集需要持之以恒，是一个长期积累的过程。学校要加大宣传力度，提高师生对档案管理重要意义的认识，使广大师生能够积极投入到信息收集工作中来，提供完善的档案信息，完善档案材料。此外，档案管理人员要密切配合学校各部门的工作，对于复杂的信息材料，运用科学的手段进行筛选，保障信息的真实、完整与高效。提高信息质量，更好地为学校管理与社会发挥服务功能。

四、结语

做好高中档案管理工作是提高高中教学质量与管理效率的重要途径。学校要建立健全管理制度，运用科技手段提高档案管理的质量与效率，提高档案管理者的管理技能，更好地发挥档案管理为学校与社会服务的功能。

参考文献：

[1]秦尧：高中学校档案管理工作存在的问题及对策研究[J].办公室业务，2016（06）.

档案存档管理范文第11篇

[关键词]街道文书档案管理；存在问题；发展建议

所谓的文书档案，就是在社会的行政管理活动中，由行政性公文转化而成的档案。目前，文书档案在各行各业都能够见到，并在各行各业的发展中扮演着关键角色，街道文书管理实践中也不例外。但反观我国街道文书管理现状，普遍存在着档案管理意识淡薄、档案管理机制不健全、档案管理队伍素质低下等问题，因此，加强街道文书档案管理的研究，对推动街道档案管理健康发展具有重要现实意义。

一、街道文书档案管理的重要性

在一个单位的发展中，文书档案扮演着关键角色，文书档案包括单位的重大事件、发展历史、行政档案和人事档案等，文书档案以纸质为主，并包括影像、电子档案等文书记录。而随着文书档案管理的时代演变，对文书档案管理人员专业素质也不断提出新要求。

在信息化时代语境下，做好街道文书档案管理工作，对开发信息资源推动街道健康发展具有重要作用。由于文书档案具有凭证与参考的功能，因此加强文书档案管理工作，能够有效确保街道信息资源深入开发与利用。文书档案作为对历史的真实记录，完全不同于普通的文献资料，并具有一定的法律效用，因此街道文书档案的记录具有较强客观性和真实性。通过文书档案的科学管理，能够对街道实践活动的深广度加以客观反映，从而为街道未来发展提供历史依据和文献参考。

二、街道文书档案管理存在的问题

我国许多街道组织只注重行政管理和眼前效益，忽视文书档案管理工作，再加上其他主客观因素，通常连档案工作基本要求都无法做到。结合街道文书档案管理现状，笔者总结了以下几点街道文书档案管理的实际问题：

第一，忽视《档案法》的学习。虽然许多街道组织会定期开展法律学习活动，但往往忽视了《档案法》的学习。对档案行政管理部门组织的档案管理业务培训，也都是应付了事，流于形式；

第二，未能构建行之有效的档案管理机制，或是不能全面落实相关制度。许多街道组织存在不按要求将文件归档，随意借出档案，档案损毁不追责，奖惩制度设置不科学等问题；

第三，没有成立专门的档案管理机构和人员。街道档案人员通常由街道办秘书人员或工作人员兼任，档案管理专业水平低下、工作连续性不强；或者人员调动频繁，造成档案管理工作断档，最终影响街道文书档案工作实效；

第四，档案收集不齐全，管理人员素质参差不齐。许多街道组织工作人员的档案意识淡薄，导致文书档案丢失的现象时常发生，还有部分工作人员随意涂改污损文件，完全不在乎文书档案的完整性与安全性；

第五，重使用，轻利用，造成档案资料整理难度加大。由于档案管理工作的特殊性，其效益无法“立竿见影”，许多档案工作人员忙于应对日常街道事务，喜欢处理短期见效益的工作。此外，文件归档量大、整理手续繁琐、信息化建设滞后等，也是造成街道档案管理水平低下的重要原因。

三、街道文书档案管理的改进对策

（一）提高街道文书档案管理重视度

提高街道文书档案管理工作的地位，树立现代化管理理念，加深街道办员工对档案管理的认识和理解，尽快将档案管理工作纳入街道组织总体工作规划和工作重点中去。同时，要加大档案管理的资金投入，实现街道文书档案管理向信息化、智能化和现代化的转型。打破以往档案管理被动性局面，主动参与档案收集、整理和保存工作，提高档案管理积极性和前瞻性。此外，档案管理人员要不断完善和提升自我，加强理论学习和业务提高，强化街道文书档案管理意识，全面推动街道文书档案管理的现代化转型与发展。

（二）构建完善的文书档案管理机制

街道组织要以相关法律法规为根本依据，制定符合自身实际的档案保管与保密等条款，进一步完善街道文书档案管理机制。行之有效、科学完善的档案管理制度，能够有效避免出现随意管理的现象，促进街道文书档案管理工作的可持续发展。由于文书档案工作所涉及的范围比较宽广，工作量比较大，管理不到位，为实际工作的顺利开展带来了较大困难，因此需要结合街道组织实际情况，构建行之有效的文书档案管理机制，且在实践过程中不断加以完善。此外，要加强档案收集、外借和登记制度的建立，一旦出现档案损毁或丢失，要及时采取有效措施加以补救，确保街道文书档案的完整性和安全性。

（三）加强街道文书档案的人才培养

在街道文书档案管理实践中，要灵活采用业务培训、理论学习和进修学习等方式，完善街道文书档案管理人员的认知系统，不断提高他们的业务能力和创新能力，为现代化街道文书档案管理机制的构建提供根本保障。不管是文书档案管理专业知识，还是与之密切相关的其他领域知识，街道文书档案管理人员都要进行系统学习，只有如此，才能顺利实现街道文书档案管理的规范化、信息化和现代化。此外，同期强化对街道文书档案管理人员价值观的引导与塑造，以确保街道文书档案管理工作的方向正确性，进一步深化街道文书档案管理工作。

此外，要为街道文书档案管理人员的发展创造一个和谐的环境，切实解决他们工资待遇，评职晋级等切身利益问题，激发工作热情和创造性；加大经费投入，切实改善工作条件，加强硬件建设，为做好街道文书档案管理工作创造有利条件。

可以说，随着信息化时代的全面到来，文书档案管理的地位将越来越高。要想进一步提高街道文书档案管理的水平，不仅需要强化街道文书档案管理意识、加强街道文书档案管理的人才培养，还要构建完善的街道文书档案管理机制，切实推动街道文书档案管理的可持续发展。

参考文献

[1]谢王艳.试论文书档案管理中存在的问题与对策[J].办公室业务，2014（07）.

[2]孙琦.医院人事档案管理存在的问题及其改革思考[J].科技创新导报，2014（13）.

档案存档管理范文第12篇

一、医院档案管理中存在的问题

医院档案管理中存在着意识淡薄致使档案管理亟待重视、格局混乱致使档案管理职能不明以及人才缺乏致使档案管理水平低下等问题。

（一）意识淡薄致使档案管理亟待重视

意识淡薄致使档案管理亟待重视是医院档案管理中存在的第一大问题。不少医院管理者认为，医院的核心与重点工作是治病救人，只要把其中的医疗病历管理好就万事大吉，这致使不少人的医院档案管理意识薄弱。从根本上讲，这存在着以下几个方面的原因。首先，不少医院不够重视《档案法》与《档案法实施办法》的宣讲，致使不少医院管理者不了解档案管理的应有意义；其次，由于医院经营的利益指向，不少人认为医院经营就应当直接获得收益，所以不少人就不重视档案管理工作。

（二）格局混乱致使档案管理职能不明

格局混乱致使档案管理职能不明是医院档案管理中存在的第二大问题。由于医院管理者的档案管理意识淡薄，致使医院档案管理工作的组织机构不健全。具体而言，医院档案管理大都由医院办公室的下属档案室具体实施。然而在具体实施过程中，医院办公室下属的档案室大都只负责管理文书、会计资料和一些具体档案，和医院密切相关的医疗档案大都由医院下设的业务部门负责操作。因此，医院档案管理形成了各业务单位共管的格局。由于缺乏专业部门的操作，医院的档案工作仅仅局限在档案的简单搜集整理方面，却忽视了档案信息的综合分析与开发应用，最终没能在质的层次上形成飞跃。

（三）人才缺乏致使档案管理水平低下

医院档案管理还面临着人才缺乏致使档案管理水平低下的问题。具体而言，医院档案管理工作人员并不具备档案管理的专业能力，很多只是医院办公室的兼职人员，他们缺乏档案管理的专业知识，不能符合现代社会对档案管理的要求。

此外，一些医院领导仅仅把档案管理工作单一地定位为文件材料收集和装订，致使档案管理人员的管理水平停留在经验上，并不能创造性地把握档案管理的前沿动态，在档案管理工作中缺乏创新和活力。同时有造成了工作人员对档案管理的热情和积极性普遍降低，这致使档案管理水平徘徊不前。

二、解决医院档案管理问题的对策

要从不断增强档案知识、完善档案管理制度、加强专业人才培养等方面解决档案管理中存在的问题。

（一）不断增强档案意识

不断增强档案意识是解决医院档案管理问题的第一大对策。一些医院管理人员把医院的核心工作定位在治病救人方面，因而忽略了档案管理这一基础工作，导致档案管理人员意识薄弱。因此，下一步一定要大力宣传档案知识，不断增强人们的档案意识。具体而言，档案宣传一定要灵活多样，要通过各种新颖的手段与方式不断提升档案工作的吸引力，要结合当前医院的中心工作和档案工作实际，找准档案宣传的切入点，不失时机地抓住它，以取得最佳的宣传效果。“此外，档案宣传中突出抓好档案法建设，从而推动全院档案管理工作上一个新的台阶。

（二）完善档案管理制度

完善档案管理制度是解决医院档案管理问题的第二大对策。下一步，首先要建立健全档案管理部门，并建立合理的档案管理机制。档案管理制度的建立一定要从医院的实际出发，重点解决医院档案内容繁杂，分散在下属各个业务部门的问题，要整合各个部门的分散资源统一管理，建立档案收集归档制度、档案利用保管制度等相关制度，严格遵循档案保管期限、归档范围定，并将这些制度和规定纳入医院岗位责任和考核体系。

（三）加强专业人才培养

档案存档管理范文第13篇

1.档案意识薄弱，偏重病案档案

因为长期对于医院文书档案的重要性宣传不到位，相对于病案档案来说，很多人都认为文书档案无关大局，甚至认为没有存在的价值，对于文书档案也是只保存不利用，这就造成了资源的严重浪费，致使其利用率远远不能达到预想的状况。

2.医院文书档案管理不完善、职责不明，无统一标准

医院文书档案一般都存放在行政办公室的综合档案室，而医疗病历档案则由病案室管理，X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等分别有相应的科室进行管理。这种管理模式不利于综合的开发利用，造成使用效率低下。而且目前医疗行业中没有专门的、统一的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，对纳入档案管理的文书范围没有明确的要求和统一的管理标准。致使各医院文书档案的整理、收集等工作存在一定程度的不同。出现问题各个部门则会相互推诿，完全无法界定具体科室或者个人的责任。

3．医院文书档案管理人员专业素养有待提高

目前，我国的档案专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，主要表现在专业知识不足、知识结构老化或不合理、文化水平低、新知识储备不足等。这严重影响了我国医院文书档案管理工作的可持续发展，素质低下的管理队伍也造成了医院档案管理水平的落后。

4．医院文书档案管理的投入过低

由于医疗用房紧张，导致存放档案的地方十分有限，仅有的档案库房也用于病案档案的存放，这完全不符合档案管理的标准。还有档案管理技术的严重滞后，也限制了档案事业的进一步发展。随着信息化时代的前进，仍采用目前的医院文书档案管理方法，不仅人工收集、检索信息效率低下，也不利于档案的收集、利用及开发。

二、提高医院文书档案管理水平的方法

1．强化医院文书档案管理意识

加强档案法规学习和宣传力度，提高医院档案管理人员对于医院文书档案管理重要作用的认识。只有重视医院文书档案管理，才能使其与医院业务的拓展保持同步。对于医院文书档案管理工作的重要性一定要大力宣传，使每一个干部职工都能够自觉的配合文书档案管理工作。只有搞好医院文书档案管理才能促进医院整体管理的提高，促进医院医疗服务的提高。

2．规范医院文书档案管理

扎实推进医院文书档案规范化管理进程，建立健全科学的规章制度和管理体系，尽快出台统一的、有针对性的《医院文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，以此来规范医院文书档案管理的每个环节、每道程序，力求做到制度到位，程序明确，检查及时，堵塞漏洞。严格实行文书档案归口管理，严把文书质量关。扎实推进医院文书档案电子化管理进程，提高文书档案的高效化、规范化管理，提供快捷、准确、安全的检索服务。

3.提高医院文书档案管理人员业务水平和素质修养

档案管理人员素质是影响档案管理水平最重要的因素之一。因此，医院要把档案人员的培养纳入医院人才培养计划，定期组织开展有关文书档案管理的培训，定期派员外出进修学习，提升医院文书档案管理和办理人员的综合素质，拓宽知识面，做到对文书档案的收集、整理、立卷、归档、借阅、销毁等各方面、各环节了如指掌，为档案的完整性和系统性打下良好的基础。全面提高医院文书档案管理人员素质，提高其管理水平，推动医院档案管理水平的整体提升。

档案存档管理范文第14篇

关键词:电子文件档案;管理

中图分类号:G276　文献标识码:A　文章编号:1009-8631(2010)02-0215-01

一、电子文件档案的保存、维护

有效保存与维护电子文件档案,是一项及其重要而复杂的工作。因而,在对电子文件档案保存与维护过程中。应充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案的特点等综合条件,来制定技术方案和工作模式,并采取有效措施,以确保电子档案的安全可靠,使其在社会生活中发挥更太作用。

1.要保证电子文件档案载体物理上的安全。一般情况下,电子文件档案是以脱机方式存储在磁、光介质上,所以,要建立一个适合于磁、光介质保存的环境,诸如温湿度的控制,存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准的要求,载体应直立排放、并满足避光、防尘、防变形的要求,原理强磁场和有害气体等。

2.要保证文件电子档案内容逻辑上的准确。电子文件档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的,在以后的利用中,必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子文件档案的内容,还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。这对于电子档案而言是一个较为复杂的过程。因为,电子档案来自各方面,往往是在不同的电子计算机系统上形成的,且在内容的格式编排上也不尽一致,这种在技术和形式上的差异,必然导致在以后还原时,所采用的技术与方法的不同。而电子档案在形成时所依赖的技术,这是科技进步所带来的必然结果。因此,在实际工作中,除对电子档案本身进行很好的保存外,还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存,或采取其它方法和技术加以转换。

3.要保证电子档案的原始性。对于一些较为特殊的电子档案,必须以原始形成的格式进行还原显示。在实际工作中,可采用以下三种方法:一是保存电子档案相关支持软件,即在保存电子档案的同时,将与电子档案相关的软件及整个应用系统一并保存,并同电子档案存储在一起,恢复时,使之按本来的面目进行显示;二是保存原始档案的电子图形;三是将电子变为纸质文件,保存电子档案的打印输出文件或制成缩微品,因为这是最为稳妥的永久保存方法。

4.要保证电子文件档案的可理解性。对一份电子档案的内容来说,常常有不被人理解的情况。为了使人们能够完全理解一份电子档案,就需要保存与档案相关的信息。这些信息应包括:元数据;物理结构与逻辑结构的关系;相关的电子档案名称、存储位置及相互关系;与电子档案内容相关的背景信息等。

5.要对电子文件档案载体进行有效的检测与维护。电子档案载体,特别是磁性载体,极易受到保存环境的影响。因此,对所保持的电子档案载体,必须进行定期考核和拷贝,以确保电子档案信息的可靠性。定期检测,应每年一次,采取等矩抽样或随机抽样的方式进行,样品的数量不少于10%为宜。首先进行外观检查,确认载体表面是否有物理损坏或变形,外表上层是否清洁及有无霉斑出现等。然后进行逻辑检测,采用专用或自行编制检测软件对载体上的信息进行读写校验。通过检测发现有出错的载体,需进行有效的修正和更新。应每四年拷贝一次,且原载体继续保留的时间不少于四年。对于电子档案的检测与维护,必须进行严格管理,因为任何一次误操作,都可能使保存的电子档案遭到人为损害,必须建立相应的维护管理档案,对电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录,避免发生人为地误操作或不必要的重复劳动。

二、电子文件归档的组织管理

1.加强电子文件归档的组织领导

从电子文件的形成到归档,跨越了多个部门。这些部门往往通过电子计算机网络连成一个有机的整体,有时工作互有交错,职责难以区分清楚。所以,应加强组织管理,由主管部门或负责人统一协调,制定专门机构或负责人。电子文件的形成、收集积累、整理和归档工作,应由形成者或承办者按照归档要求将行成的电子文件收集积累下来,进行整理归档,向档案部门移交。因为电子文件的形成、收集积累贯穿于公务、科技等工作的始终,只有电子文件的形成或承办者最熟悉电子文件内容和电子文件之间的关系,由他们收集积累并整理归档,才能保证电子档案的质量。收集积累、整理归档又是档案工作的基础和首要环节,需要有档案部门进行指导和参与管理。对归档后形成电子档案的管理应有档案部门负责,电子文件形成部门要协助支持。各级档案协助管理部门,对电子文件归档要有明确的规章制度、标准和具体的规定。

2.明确电子文件归档的工作程序、内容和要求

电子文件的归档,应按归档程序和步骤进行,这样才能有效地保证归档的文件的真实性、完整性;有利于归档工作的全过程管理;有利于较好地执行有关的规范和标准。一般来说,电子文件的归档工作应坚持以下程序:一是电子文件形成签署、审批;二是收集积累;三是编制目录;四是整理需归档的电子文件;五是鉴定归档的电子文件,确定归档电子文件的档案属性;六是检测归档的电子文件;七是编制归档说明;八是存入磁盘、光介质;九是复制备份;十是确定载体标识。电子文件的形成者或承办者还要明了电子文件归档的具体工作内容和要求,如制定电子文件归档的工作步骤、归档制度和归档计划,明确电子文件的形成、收集积累的质量要求。在电子文件形成阶段就要做好收集积累工作,建立必要的记录和登记。要求归档的电子文件必须真实、完整,要系统地反映工作的过程和结果,对一些研究成果的归档,还应要求其产品与实际的技术状态要保持一致。电子文件的归档应由形成者进行整理并编制归档说明,经有关领导审批后向档案部门移交。归档前。档案部门应协助电子文件形成者或承办者进行整理,同时对归档的电子文件进行检查、检测、验收。电子文件归档的时间应视具体情况可分为阶段归档和任务完成后归档,公文处理周期长和周期短的工程项目可按阶段归档。

档案存档管理范文第15篇

[关键词]人事档案；管理；弃档：材料

据统计，全国至少有60万“弃档族”，60万这个数字与每年超过千万的流动人员大军相比，尚不及其百分之一，但弃档这种现象给中国的人事档案制度带来的思考却是深层次的。所谓“弃档”，这主要是指存档人长期不缴纳存档费用或存档人完全不理会档案，也包括一部分自持档案者，在档案管理部门看来也就是档案成了“死档”。本文将针对高校人事档案管理工作存在的问题进行分析，提出人事档案管理的解决措施。

一、高校人事档案管理存在的问题

(一)档案材料填写不规范

高校人事档案是师生个人经历、思想道德表现、工作能力、工作成绩、学习情况、健康情况，以及所受到的奖励和处罚等情况的历史记录。大多数学生根本不知道平时填写的履历材料最终将放入档案袋里，因此他们在填写姓名、出生年月、参加工作时间时随意性太强。除此之外，从现存的档案材料来看，虽然规定材料统一使用16开办公用纸，但各高校印制的纸张大小不同，致使有的表格超过装订线，给档案的保存和整理带来了麻烦。

(二)档案材料不全，内容失真

材料是档案管理工作的主要对象，是开展各项业务的基本条件。由于历史原因，我国现存的档案材料反映个人经历、家庭情况以及社会关系的较多。这些材料大多注重过去，重历史而轻现实，反映个人现状的东西，如个人能力、技术专长、德才表现、工作成绩等方面的内容较少。而在书写档案过程中，抽象语言较多，具体、动态的东西比较少，甚至还有一些虚假的东西掺杂其中。这些情况具体反映了档案的严肃性和权威性还有欠缺之处，致使档案本身的价值和作用就难以得到完全体现。

(三)档案管理手段落后

在科技、信息高速发展的时代，信息管理和技术相联系的做法已经成为追求高工作效率的重要手段。但是由于受到各种旧观念和人力、物力、财力等因素的影响，致使管理方法和管理手段还比较落后，不适应当前经济和社会发展的需要。首先，档案信息的储存主要以纸张为主，未能实现计算机电子存档。其次，档案材料的采集和管理基本上靠手工操作，缺乏基本的管理设备和先进的管理手段。再次，大部分高校的院系没有设置专门的档案室，造成档案丢失的现象时有发生。最后，档案的传递未能实现网络化，需要的资料不能及时提供，使得档案管理具有一定的滞后性。

二、存在问题的原因

(一)档案意识淡薄

高校未能在学生毕业之前加强对档案的认识，导致大多数学生对自己的档案不关心，不重视，最后还出现“弃档”这种现象。紧接着就是毕业生在毕业之际，忙于寻找理想的工作岗位，对档案存放就不会有过多的考虑。特别是在外打工的高校毕业生来说，由于用人单位只重视毕业证和个人能力而不重视个人档案，导致高校毕业生也只重视毕业证，而不重视自己的档案。由于这种对人事档案的重视程度不够，导致高层次人才中无档人员逐渐增多，档案管理过程中出现的“人档分离”、“人质档案”、“弃档”等现象越来越多，给人事档案管理带来新的挑战。

(二)档案的作用体现不明显

在目前阶段，档案作为个人身份的一种象征，其作用还是毋庸置疑的。某人才中心的陈处长指出，尽管档案的某些功能在弱化，但其作用在两方面还是有所体现：一是办理社会保险，如养老保险、失业保险等，无论在原单位供职的人还是从辞退职后另求新职者，在交纳养老保险金和退休后保险金的发放问题上，个人档案记录的工龄、工资、待遇、职务、受保时间等都成为主要依据。二是办理自费出国手续之用。中国出入境管理条例中明确规定，必须对自费出国人员进行身份认定、政审等程序。有些人因人事档案断档，不能出具有效证明，会导致出国手续办理不畅通或不予办理。那些因弃个人档案而出现断档的人，就会在实际的利益上遭受损失。

(三)流动档案不断增加

随着高校招生人数不断增加，每年接受的档案也成倍增加，导致管理的工作更加沉重复杂。档案的增加一方面使得高学历、高职称人才竞争愈加激烈，另一方面也使得高学历、高职称人才的流动越来越频繁。在人才流动的过程中，部分单位采取扣档的方法想留住人才，而又有部分单位采取不要档案或者重建档案的方法来吸引人才，加之部分人才档案意识薄弱，最后导致档案管理权限不清，职责不明，人事部门很难进行有效的管理。

三、高校人事管理档案问题解决对策

(一)加强宣传力度，增强对人事档案的认识

首先，高校领导和相关部门要予以高度重视，大力宣传《档案法》，普及档案知识，把档案法制建设纳入普法宣传计划；加大档案管理资源投入，改善基本条件，加强和完善基础设施建设，建立人事档案专用库房，做到档案室、阅档室、办公室“三分开”：加强对人事档案工作的领导，建立人事档案管理领导小组，定期对人事档案管理工作进行检查、指导、督促：建立健全档案管理工作考核机制，对档案工作实行定性、定量考核管理。其次，作为高校毕业生档案的人才服务机构应该努力做好咨询服务工作，利用多渠道向高校毕业生宣传有关人才服务机构人事档案的管理业务：对落实了就业单位但档案不能及时或无法转出的高校毕业生，要做好与其本人和用人单位的联络，请他们将工作后形成的档案材料及时转移到档案管理地。最后，高校毕业生要及时向就业单位的人事部门咨询，办理好相关手续。

(二)提高高校管理人员的素质

作为人事档案的工作人员，要充分认识到本职工作的重要性，要不断地完善自己的专业知识和业务水平，通过不断的学习提高自己管理能力，及时递交档案，积极、主动地开展档案工作。首先，高校应该对档案管理人员进行业务培训，让他们系熟悉人事档案工作环节和基本要求。其次，档案管理人员在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中要保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。最后，高校应该组织档案考察小组，随时检查档案人员掌握的专业素质和政治素质。管理人员除了具有熟练应用计算机、网络的能力，还必须能够结合档案管理中出现的新问题，修改程序系统，实现高效、动态管理，积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用，为不断发展的高校教育提供有利的人力资源。

(三)加强档案管理现代化和信息化建设

随着社会的发展，人才流动的数量和质量也会逐渐提高，在更大的范围内实现信息化的档案管理方式已经是必然趋势。首先，人事档案管理要应用计算机技术编制各种检索工具，实现人事档案数字化，建立人事档案信息库，充分利用计算机把人事档案原始材料通过电子设备转换成数字模式存储到磁盘等存储设备上，方便进行档案的登记、统计、查阅等工作，使人事档案管理实现信息化、网络化。其次，通过网络平台，档案人员可以直接进行信息采集与核对，有关部门可随时将本部门形成的重要电子文件通过校园网或其他局域网发送到档案室，或直接将数据信息向档案室数据库录入档案室也可定期到各部门的专门文件夹中采集归档资料。最后，高校应该建立人事档案信息管理网站，以人事档案信息通用数据库为核心，以人事档案数据库管理系统为服务手段的高校人事档案信息网站，通过网站将档案信息服务直接面向用户形成用户与人事档案信息管理者之间良好的互动，还可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，以实现人事档案信息资源的有效共享。

参考文献：

[1]张家英，高校人事档案管理若干问题的思考[J]，湖北档案，2011(4)

[2]李海燕，当前人事档案管理存在的问题及对策[J]，兰台世界，2010(12)

[3]毛凌，浅谈高校人事档案管理中存在的问题及对策[J]，教育观察，2011(3)

[4]张珊，高校人事档案管理工作中的问题及对策[J]，湖南城市学院学报，2011(7)

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[6]蔺芳，葛龙英，浅析新时期人事档案管理存在的问题及对策[J]，黑龙江史志，2009(3)