档案的数字化管理范文

档案的数字化管理范文第1篇

关键词：演变　优越性　问题

随着计算机技术、数字摄影技术(录音、录像)、扫描技术、数据库技术、OCR技术、多媒体技术、数字存储等项技术的发展，档案数字化管理这种新型档案信息管理模式应运而生，这种技术把各种载体的档案资源通过计算机转化为数字化的信息存储起来，通过互联网、局域网等形式互相连接，实现计算机管理并建立档案信息库，及时为各种用户提供服务，充分实现档案资源实现资源共享。如今电子信息飞速发展，计算机、互联网、智能手机在改变人们工作方式的同时也在改变着传统档案管理方式。电子信息时代档案管理模式如何创新，如何发展，值得深思，值得探讨，值得研究，值得找出适合信息化飞速发展形势下档案管理创新发展的道路和途径。

《中华人民共和国档案法》所称档案是指具有保存价值由档案机关保存备查的历史记录，随着社会的进步和科学技术的发展，档案和档案管理工作也在不断的进步和发展，我们国家档案学理论也处于始终不断的创新和建设之中，人们对档案的认识也有一个不断丰富、不断完善、不断改革、不断创新的发展过程。尤其是计算机、互联网、智能通讯工具技术领域的飞速发展，计算机存储已经告别MB量级、GB量级，正在挺进TB量级。如今以TB量级的存储硬盘已经被广泛应用，存储信息量正在以几何级数迅猛发展。互联网技术已经把人与人之间的距离拉得很近，查询千里之外，甚至远隔重洋、万水千山之外的信息业可以信手拈来。如何适应信息化技术发展，不断创新档案管理模式和管理技术，充分发挥档案，尤其是科技档案的作用，促进经济建设事业和社会的发展和进步，这是每一个档案管理工作者需要认真思考，并且不断专研的新课题。

1　档案载体的演变

1.1档案是人类历史记录最重要的载体之一，通过载体记载，让后人了解历史真相，而档案本身载体也不断发生着变化。我国现存历史档案中年代最久远的是甲骨档案。历年问出土数量已经达十五万片以上。

1.2金文档案是在甲骨档案后出现的一种珍贵的历史档案。考古研究表明在商朝就己出现了青铜器上铭文铸字，到了西周中国的青铜器进入极盛时期，这个时代刻于青铜器上的文字数量增多，记事范围广泛。

1.3缣帛档案是中国是丝绸的故乡特有档案载体之一，随着中国丝织业的发展，早在战国时期中国就开始用缣帛作为书写材料，秦汉时使用更为广泛。

1.4简牍档案是指中国古代以竹木为载体而形成的文字材料。“筒”古人是指狭长的竹片或木片；“牍”是指方形木片，历史上曾经用于一般公务文书。“策”则指若干片简编联在一起，用于国家重大政事和书写典籍。

1.5石刻档案起源于树碑立传的传统习俗，在中国古代石刻档案遗存多姿多彩，浩如烟海。从先秦时期开始用石材作为记事材料，到了秦朝石刻不仅形制扩大，且数量增多，内容广泛。

1.6我国档案载体从纸质档案起发生了重大变革，取代了简牍，成为国家正式书写材料，一直沿用至今。

1.7声像档案，如照片、影片、唱片、录音带和录像带等。

1.8数字化档案是随着信息技术飞速发展形成的一种全新的档案管理模式，目前正处于起步阶段，世界各国都在研究探索数字化档案管理模式和管理方法，

2　档案数字化管理的优越性

从档案载体演变过程可以清楚的发现，历史上档案管理与所处时代技术进步与社会发展密不可分，年代久远的档案载体笨重、制作难度大、成本高、不易保存。目前公认世界现存最早外交条约档案是公元前1296年埃及法老拉美西斯二世与赫梯国王哈图舒尔三世在卡迭石战役后签订的和约并结成了军事同盟，这个条约原本是用银板制成的。历史上一些重要档案大多都是通过文物发掘发现并保存的，许多档案已经成为珍贵的历史文物。如今电子信息技术的发展为档案管理带来了一次新的技术革命，数字化档案管理模式正在逐渐被各国、各级档案管理部门所采用。数字化档案管理的优越性是显而易见的。

2.1存储简洁提高经济效益。数字化档案管理改变过去传统的载体模式，改变目前通用的纸质载体，利用全新的电子存储技术节约了保存管理费用，节省了大量的占地空间，保存方式简洁，查阅方便迅速，避免了反复印制纸质档案资料而造成的纸张和人员浪费，节省复印设备磨损造成的不必要浪费。

2.2检索查询便捷提高了办公效率。数字化档案管理使各种有保存价值的档案资料能及时归档，并迅速提供给有关部门充分利用。档案数字化管理能够提供图文并茂的详尽的数据信息，为有关领导决策提供有效服务。数字化档案管理使检索、查询档案资料变得非常简单，数字化档案管理数据库把档案纸质文件的保管，实现网络共享。通过互联网共享档案资源以后，可实现足不出户查询检索有用的档案资源。

2.3减少档案原件损伤，加强档案原件保护。将纸质档案通过现代技术转变为数字化档案后，档案的检索、查询和使用更加安全。由其是那些历史久远的珍贵档案材料，实现数字化处理并数字化存储已有无疑是对其更好的保护，对于一些事关重大的纸质档案，实现数字化管理可以有效防止不法分子恶意篡改档案的行为。

3　档案数字化管理需要注意的问题

档案数字化管理是对现行档案管理模式的重大创新和改革，这项改革牵涉面广，数据量特别大，涉及历史档案堆积如山，如何对这些历史档案资料进行数字化存储，在档案数字化管理进程中如何培养专业技术人员，如何做好各种档案管理软件开发，如何实现纸质档案和数字化档案管理的平稳过渡值得深思，改革不能一蹴而就，更不能草率行事，必须积极稳妥的进行改革，确保档案数字化改革实现新的飞跃。

3.1重视培养专业技术人员。档案数字化管理需要一大批熟练掌握计算机、互联网技术的专业技术人员，要高度重视专业技术人员培训工作，更新知识，更新技术，更新观念，在数字摄影技术(录音、录像)、扫描技术、数据库技术、OCR技术、多媒体技术、数字存储等项技术领域进行重点培训，让专业技术人员熟练掌握各种设备的原理和使用方法，熟练掌握影音、图片编辑和保存，掌握档案管理数据库工作原理和应用。熟练进行档案数字化管理技术，为档案管理创新改革提供强有力的技术支撑。

3.2做好各种档案数字化管理软件开发。众所周知，一款好的软件用起来得心应手，一款BUG过多的软件使用起来不仅憋足，还容易造成数据丢失，微软公司(Microsoft)的计算机操作系统软件Windows全球市场占有率一直遥遥领先的重要原因在于该公司在Windows操作系统软件研发过程中舍得资金投入，舍得重金聘请软件开发高技能人才。在档案数字化管理软件开发问题上我们国家最好不要走弯路，不要做无谓的盲目开发，最好能够研发一款像微软公司(Microsoft)Office那样的档案数字化管理软件，实现档案数字化管理软件开发一劳永逸。

3.3积极稳妥实现纸质档案和数字化档案管理的平稳过度。纸质档案被数字化档案取代为时尚早，单纯纸质化管理模式必将改变，纸质、数字化并存的局面还将长期存在，如何实现档案管理纸质到数字化的平稳过度，并且在这个过度的进程中不致造成浪费，不致造成脱节，这就需要档案管理部门动脑筋，想办法，既要积极，又要稳妥。切实把这项工作做好。

3.4确保数字化档案管理数据安全。数据安全问题一直是困扰计算机、互联网领域的一大难题，天灾、人祸、病毒、黑客入侵等都有可能造成数据损毁，在数字化档案管理工作中一定要加强防范，确保万无一失。

档案的数字化管理范文第2篇

一、房产档案数字化管理的内容

1．标准规范建设。这是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、扫描、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程。房产档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”，对于确保计算机管理的房产档案信息和网络运行的安全、畅通，具有重要的意义。

2．基础设施建设。主要指房产档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的房产档案信息网络，才能充分发挥房产档案信息化的整体效益。

3．应用系统建设。主要内容包括房产档案信息的收集、管理、利用、安全等方面，它关系到信息建设的速度与质量，集中体现了房产档案信息化建设的效益和房产档案信息服务的效果。

4．档案信息化资源建设。主要内容包括馆藏档案数字化和电子文件的采集和接收。主要形式包括档案目录中心数据库建设、各种数字化房产档案全文及专门数据建设。

5．人才队伍建设。房产档案数字化管理，不仅需要档案专业人才、计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。

档案的数字化管理范文第3篇

关键词：照片档案；档案管理；档案馆

照片档案属于声像档案的一个种类，它通过生动形象的视觉图像，直观地展现出一些难以借助文字或语言进行描述的场景和画面，真实地记录了第一现场的大量历史瞬间，具有独特的收集、保存和使用价值。尤其是近年来，随着数码相机的快速发展和日益普及，数码照片成为完整记录与保存国家与社会活动的便捷途径，为形成有价值的照片档案提供了一个便利的手段。然而，令人堪忧的是档案馆的照片档案收集工作并不尽如人意，存在许多方面的问题。主要问题是纸质照片档案收集进馆的数量有限，数码照片档案又较少移交档案馆保存，这在一定程度上影响了馆藏资源建设的开展。因此，如何加强照片档案的数字化管理和保护，成为一个值得关注和思考的重要问题。本文将着重分析档案馆照片档案数字化管理的情况，并提出相应的收集与管理对策，以实现照片档案管理模式在“互联网+”时代的更新与发展。

1 照片档案数字化管理的重要性

随着社会日新月异的发展，各级政府机关、企事业单位以及群众个体在撰写史志、社会宣传、招商引资、多媒体制作、电子邮件等方面的工作需求日益增加。为了适应与满足倍增的需要，势必要运用现代高新技术，如信息技术、扫描技术、计算机技术、存储技术等，与传统的档案收集、归类、整理、保管、查阅、利用等一系列方法相结合，建立起电子照片档案系统，这就形成了照片档案的数字化管理。数字化是一个系统工程，主要包括了档案资源数字化、信息传输网络化、信息资源共享化、信息利用社会化等内容。照片档案的数字化管理具有其必然性和重要性。

首先，数字化管理使得照片档案的收集方式更具灵活性。由于这些传统照片具有稀缺性与宝贵的历史记忆价值，通常有些照片档案的所有者并不具有将照片交给档案部门管理的意愿，并且无法提供可以进行复制的底片，因此，档案馆只能够通过翻拍的方式来收集所需的照片档案。倘若照片档案的所有者对照片保管不妥善，极有可能导致一些珍贵、重要照片档案永久性丢失，给以后的档案收集工作带来麻烦。照片档案实现电子化管理之后，不仅可以实现照片档案在相纸、磁盘、光盘等不同载体上的转移，而且各归档单位通过网络系统就可以直接将照片传送到档案部门。

其次，电子化管理的完善让照片档案的保存更加安全方便。传统的照片档案是以感光材料作为载体，对保存环境有较高的要求，耐久性不佳。无论是黑白照片，还是彩色照片，均会随着时间的推移出现影像褪色、渗化和消失等现象，使得照片效果大打折扣，甚至到了失真的地步。因此，即使照片能够保存下来，其所发挥的作用也会受到影响。照片档案的电子化管理，使得照片档案的载体变成磁盘、光盘、移动硬盘等，这些载体不仅具有容量大、占用空间小、存放方便等特点，而且保存与复制过程中不会存在变质、褪色等问题。同时，在照片修复上，可以先将老化、破损的照片扫描到电脑，再利用Photoshop等软件进行修复处理，使得图片达到较好的效果。

第三，电子化管理实行后，照片档案的利用会变得更加灵活便捷。人们在查阅和使用照片档案时，并不一定按内容一对一地调用照片，而是根据所需有所选择，这给手工操作带来许多麻烦。同时，照片档案的使用具有排他性，同一张照片不可能让多人同时使用。照片档案电子化管理，使得用户对照片档案的利用可通过计算机随时随地检索，使得档案工作人员的劳动强度大大降低，节省了大量的查阅时间，工作效率得到提升。而且查询速度快、支持多人同时使用、调看同一张照片而不必动用原件，还可通过通讯网络以电子邮件等方式进行远距离传输，充分实现档案资源共享，照片的利用率得到大幅度提高。

2 照片档案数字化管理现状分析

近几年，随着国家社会的发展和各地经济的增长，照片档案管理工作也进入到一个新的历史发展阶段。由于传统的照片档案有相应的《照片档案管理规范》，所以在管理实施的过程中会有章可循，相对规范，但对于数码照片档案的管理相对而言就不是那么规范了。

2.1 管理制度不完善

国内虽然早已出台了《照片档案管理规范》，但这个规范只适用于传统照片档案的管理，具有一定的限制性，对于新兴的数码照片档案在较长一段时间内一直没有制定出一套相对完整的的管理规范，这给照片档案的数字化管理带来了严重的影响。直至2014年，国家出台了《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014），使得数码照片档案的管理终于有章可循。虽然各级单位在照片档案电子化管理工作中，开始执行国家的相关规范，但由于长时间缺乏一套完整的规范，很多的档案馆（室）现行的管理制度仍不够完善健全，并且存在档案管理人员对照片档案的电子化管理意识还较为薄弱的现象，在管理过程中出现执行不严格，缺乏力度的情况。另外，一些档案馆（室）的上级管理部门仍未结合实际的具体情况，制定出相适应的电子化管理实施细则，如对数码照片档案归档时间、归档范围、归档要求、保管条件以及数码照片档案的利用等未做出具体的规定。因此，实际上，很多单位对于数码照片档案管理工作仍然处在一种无章可循、无序的工作状态，这对照片档案电子化管理工作产生了直接影响。

2.2 收集、整理难度大

与传统照片的管理对比而言，数码照片档案的收集难度更大。数码照片具有无底片、不用冲洗的特点，无需产生购买胶卷和冲洗的费用，使得照片数量比以往大幅增加。在这些大批量的数码照片中，质量参差不齐，也不全都具有收集价值，而且缺乏相应的收集细则，这为档案管理人员的收集工作增加了许多隐性困难。其次，现今数码相机的普及率很高，甚至智能手机也具有优质的摄像功能，不仅照片数量增多，收集对象更是难以把握，这使得档案人员很难将所有照片进行收集归档。

与收集工作密切相关的整理工作难度也加大。上述数码照片的收集已难以做到及时，更遑论做到及时的整理了。数码照片档案的数量相比传统照片n案的数量更加巨大，在整理数码照片时既要鉴定筛选，又要进行重命名、刻录光盘、编写文字说明等一系列繁琐的工作，数码相片的质量参差不齐，档案管理人员需要对这些照片进行整理、选择，所以数码照片的整理很难做到及时、准确。

2.3 安全隐患严重

数码照片的存储依赖于电子设备和计算机，这给数码照片档案的安全带来了严重的隐患。当存储设备发生故障时，数码照片有可能就会丢失。数码相片是数码文件，其具有数码文件的易损性、易改性，计算机和操作系统有被病毒感染的危险性，这会造成大量数码照片被破坏，甚至丢失。

3 加强照片档案数字化管理的对策

3.1 进一步完善数码照片收集归档制度

数码照片与纸质照片具有一定的区别，就形成模式和保存载体而言，数码照片与纸质照片完全不同，数码照片是电子静态图像文件，需要依靠计算机系统进行阅读、处理。因此，制定适合本地区本单位的切实可行的归档制度是首要之举。各档案馆（室）应当根据当前工作的实际内容以及自身部门的需要来制定一套与当前部门现状相符合的关于数码照片档案管理的规章制度。上级管理部门应当明确提出数码照片归档的各项指标要求，即对数码照片的格式、分辨率等作出细致具体的规定。档案管理人员应当专门制作归档照片著录卡片，对每张照片进行逐张编号并按照编号逐张进行录入说明，包括时间、地点、内容、主要人物和摄影者。严禁对拍摄影像进行加工修改，以保证归档数码照片的真实性、完整性和有效性。只有责任到人，工作要求明确，形成常规才可能有效解决照片由于存放散乱而未存或丢失的问题，形成数码照片档案收集的工作网。

3.2 建立有效的照片归档审核机制

归档的数码照片要求是真实且完整的原始文件，因此，档案管理人员在收集照片档案时，首先要打开数码照片文件仔细检查，通过读取照片EXIF 信息，判别图像是否经过编辑，如添加、合成、修改、挖补等后期编辑制作处理，不允许照片有调整、删改、压缩的处理，以确保归档数码照片的有效性和真实性。此外，对于数量巨大的数码照片必须严格审核，筛选条件主要包括照片的主题是否鲜明、有没有代表性、画面质量清晰度高不高等，以此确定其保存的价值，才能决定能否转化为照片档案。对反映同一内容的若干张照片应去粗取精，将反映事件全貌的或典型细节的图像文件归档，选择清晰度高的、对活动又具有表现力的、有重要价值的照片归档。使得每张归档照片都是有效的、可利用的，提高归档效率和质量。

3.3 加强安全保护

各档案馆（室）对归档的数码照片要严格按照《数码照片归档与管理规范》进行管理，要加强对照片档案电子化管理工作的执行力度。在电子计算机中建立分类整理完毕的数码照片电子版，保存方式分别建立三种备份形式，一是只读式光盘一式两份，进行脱机保存，远离强磁场，数字光盘的储存和利用方便，通用性较强，容量较大；二是移动硬盘，选用存储容量为500-1000 GB容量的，要注意移动硬盘的存放环境，避免磁化、强光照射和磕碰；三是传统的纸质照片，应选取一定数量比较常用的且具有代表性和有价值性的数码照片资料在入档案时就特殊记录，输出一套高质量的纸质照片进行整理存档，方便临时使用时阅览参考。实行一套纸质，两套电子，三备份制度。

电子版照片备份存档后可放置在专用的防磁柜中保存，要定期检查。使用数字光盘和移动硬盘储存的数码照片资料，都有丢失的风险，光盘和硬盘都可能因为灰尘、光照、使用过频、磕碰等环境因素而使寿命缩短，从而造成存储内容丢失。在数码图像都丢失的情况下，也可利用纸质照片进行翻拍、扫描，把丢失的数码影像恢复过来。

4 小结

照片档案的电子化管理，最大优势在于数码照片可以借助网络媒介迅速流通，有助于照片档案这一信息资源的有效开发利用。照片档案的电子化管理彻底改变了照片的利用方式，冲破了传统管理方式的限制，符合信息化社会发展的需要，符合时代大趋势。

参考文献

[1]段东升.照片档案整理[M].北京：作家出版社，2011.

[2]王莉.数码照片档案管理的粗浅思考[J].图书馆与档案工作管理.2016（9）.

[3]郑碧钗.照片档案管理的问题与对策[J].传承.2010（7）.

档案的数字化管理范文第4篇

关键词：档案信息安全；数字化；管理

档案信息的管理关系到整个部门、单位、行业甚至国家的信息安全问题。目前，档案信息的数字化管理模式已经广泛应用于各行各业之中，这时，数字化管理对档案信息的安全保障系统是否完善成为数字化管理模式发展和完善自我的关键点。

一、采用数字化模式对档案信息进行安全管理的重要作用

随着计算机管理技术、数字化管理技术的飞速发展和不断革新，其功能不断增强，涉及领域不断拓宽，计算机数字化管理技术逐渐融入人们生产生活以及各行各业之中，为行业内的发展与创新创造了更多的可能性，为行业的整体发展铺设了良好的平台；同时，计算机数字化管理技术也为行业间的交流与链接提供了可能性。档案信息是一个单位或企业非常重要的信息，是商业机密，其安全性必须得到保证，否则，企业的发展甚至生存都将受到严重影响。将数字化管理应用于保障档案信息安全中去，企业或单位的档案信息安全将得到更加强有力的保证，而且，档案信息的数字化管理模式是一种科学有效的管理体系，可以提升全体员工的积极性和参与程度。这样，企业或单位的凝聚力将得以提升，工作效率也将随之得到提高，企业或单位的发展与进步将得到保证。

二、档案信息存在的相关安全问题

档案信息的安全性受到多个方面的影响，例如自然环境方面的影响、技术方面的影响、管理方面的影响、国家政策方面的影响和社会形势方面的影响等。

（一）计算机网络引发的安全问题

如今，大部分企业的数字化档案信息管理都运用计算机进行运行和维护，企业所采用的计算机网络一般为互联网与局域网联合使用，内外联系却又相互分离和独立。局域网系统之间、局域网相对于互联网系统虽然属于相互隔离状态且设置了防卫措施和相关系统，但仍然不可避免会出现网络安全问题。

（二）外来产品和技术所具有的安全问题

我国的档案信息管理系统相关技术、产品、系统等的发展较西方发达国家比较落后。因此，我国的档案信息管理系统多为国外引进产品，从软硬件、应用软件、操作系统到数据库大都是进口产品。引入的产品未根据企业自身的实际情况进行一定的改动和调整，这将阻碍档案信息管理系统发挥其正常作用，也将导致出现一些安全问题。

（三）安全保障措施和系统不完善

随着计算机在中国的普及，计算机安全技术也日益成熟和完善，各种防病毒、杀病毒、防黑客入侵；安全漏洞扫描、检测和访问权限设置等技术正为计算机及网络安全保驾护航。但是，这些产品的完善程度和规范程度还有待加强，对于保障整个企业的档案信息安全的重任来说，还有很大的发展进取空间。不安全的网络环境加之未完善的网络安全保障系统的组合，使得数字化管理档案信息的安全问题频出。

三、使数字化管理档案信息趋向安全化的有效措施

（一）全面规划档案信息数字化安全管理

为提升数字化管理档案信息的安全性，对数字化管理档案信息活动进行全面规划具有举足轻重的作用。全面规划就是在对数字化档案信息安全性能进行评估后，预测安全风险，并综合考虑自然因素和社会因素等尽快制定出规避或解决该风险的策划和方案。这是一种有效的档案信息安全保障方式，能够使企业事先做好防范措施，做好应对风险的准备，以致在风险来临时能够快速应对、从容不迫。企业所遭受的创伤也将因此减小到最轻。同时，全面规划档案信息数字化安全管理，也能够协调各部门，加强部门之间的协作与交流，从而提升了企业的凝聚力，这对企业来说弥足珍贵。

（二）实行信息访问及操作安全控制机制

对档案信息系统的访问权限进行控制是数字化档案信息管理中常见的一种安全控制方法。它可以起到防止数字化管理中档案信息被非法访问和利用的作用。访问控制机制由几部分组成，各部分之间相互协调、共同作用。

1.档案信息数字化系统的访问权限控制。通常，数字化档案信息管理系统都设置有登录界面，登陆者需输入账号、密码和验证码等信息进行系统识别过程，其中若有任何一项不符合条件，该登陆者将无法进入档案管理系统。访问权限控制机制将能够进入系统与无访问权限的用户进行分类，这是信息安全系统控制机制的第一道防线。

2.档案信息数字化系统的操作权限控制。档案信息数字化系统的操作权限控制就是对不同用户所能够观看的系统内信息、所能操作执行的系统内文件、设备进行分类设置。例如：校园教务管理系统就对学生和管理员进行了分类设置，学生只拥有阅读与复制档案中某一个文件的权限，而管理员具有更改所有文件信息和限制学生登录系统的权限。3.信息分类和信息安全控制。在对档案信息进行数字化管理时，管理人员应将信息整合成不同文件、目录，并为其设定访问属性。不同用户在对档案信息进行访问时对应不同的访问信息控制表，用以在网络系统内部根据此控制程序进行运行。属性可以控制用户访问、复制、剪切、删除该文件信息的权限，以保证档案信息不被随意篡改，防止用户误删文件或信息导致系统出现问题，影响档案信息的真实准确性，同时也对数字化档案系统的安全性能造成负面影响。

（三）实行信息传输安全控制机制

1.进行实施网络监测。数字化档案信息管理系统的管理员应对网络进行实时监测，对服务器进行设置，使之记录下用户访问档案信息系统的情况。对不正常访问情况，服务器应及时进行报警，使管理员能够收到消息尽早做出维护工作和防范措施。如果有不法用户试图强行进入系统，服务器应自动记录其尝试次数，当到达一定次数时将该账户锁定。

2.对网络节点和端口进行控制。为强化数字化档案信息系统的安全性能，可以在网络服务器端口应用自动回呼设备，加之静默型调制解调器进行保护，且可以采用节点加密形式进行身份识别。用户在登录系统时需要出示将能够证实其身份的验证产品，例如：U盾、磁卡。安全秘钥等，待系统对登录信息和验证物进行搭配与核实后方可进入。这提升了安全指数，增加了一些非法用户破解用户信息登入档案管理系统的难度。

3.对档案信息进行加密处理。数字化档案信息具有不完全公开性的特点，为了维护系统的这一特性，可以辅之以信息加密技术对档案信息安全性能加分。对信息加密的方法多种多样，信息加密后的严密程度取决于安全密钥的长度。对信息加密的方法使通过各种各样的加密算法组合起来形成的，对信息加密的方法能够满足以小成本低代价提供高效用的安全保护功能的需求和目标。

（四）数字化档案信息管理员自身的信息安全控制

数字化档案信息管理员是接触档案信息最全面的人员，也是具有更改、删除、添加档案信息权利的人员，是档案信息的管理者、守护者，是档案系统的运行者，同时也是数字化档案信息安全问题的制造者。管理员自身的档案信息安全意识和安全问题处理能力都将对档案信息以及系统造成直接影响。若管理员自身对相关法律法规概念不熟悉，对档案信息管理的规范和标准等定义不清晰，将直接增加数字化档案信息管理的安全风险系数。因此，应定期对管理人员进行专业技能培训和安全意识塑造，监督管理员熟练掌握数字化档案信息安全管理的相关内容、要求和方法。综上所述，在对档案信息进行数字化管理时，保证档案信息的安全是重中之重。因此，应从多个方面进行控制和预防，对出现的安全问题进行及时彻底且科学合理的解决。

参考文献

[1]李旭,薛真真,黄湘武,张韬.企业数字化档案信息安全管理研究[J].机电产品开发与创新,2010,9(23):64-65.

档案的数字化管理范文第5篇

[关键词]档案管理；信息化；数字化

传统的档案信息管理是以纸质档案来作为管理的主要对象，对其进行收集、分类和存储，利用的时候进行检索调用，加上平时的维护，这些就是对档案工作的全部，而档案信息化改变了这一局面，首先是档案的介质发生的变化，再来就是管理模式出现了变化，很多的人工步骤都由计算机系统代替，最后增加了档案的利用，让档案的价值得到发挥[1]。

一、当前我国档案管理的主要问题分析

管理制度的发展滞后致使弃档、死档等现象已成为档案管理中普遍的一个难题。从长远的角度来看，我国制度的改革以及社会的发展随着人才流动壁垒的减少。我国档案实施社会化管理成为最终的必然方向。当前我国档案管理中的“人档分离”[2]、“死档弃档、现象较为严重。甚至出现一些“自持档案”的现象。随着社会的发展，档案本身的严肃性、准确性以及唯一性，逐渐已经被很多人视同为“鸡肋”。

（一）“人档分离”。因为传统档案管理存在较多的问题，加上目前的档案流动性比较大，因此档案内容和个人之见出现了一定的偏差，部分档案，比如认识档案就不能够对当事人的实际情况进行体现，作为人事档案应该要能够对当事人的各项基本资料体现。档案一旦何其主体之见失去了联系，就会出现人档分离的情况，档案的价值自然就没有了，因此档案必须要和实际相符，这是其特质也是其要求。

（二）“弃档死档”。在我国各类人力资源以及社会保障单位网络上，已经长期开始定期公示“长期失去联系超过5年的流动人员的人事档案名单”。每年我国在各类社会保障网及人力资源网站将很多这样失去联系超过5年且被公示又无人认领的档案最后都被入库封存，成为“死档”。当前我国面临的该类弃档现象已经成为全国各地人才档案管理部门的普遍遭遇。2002年我国人事部全国人才流动中心就做过一项不完全统计，当年在全国范围内就至少有超过60万的“弃档族”[3]。自从90年代以来，我国的新用工制度就让流动人口的数量变得更大了，企业单位对档案的管理也开始采取了分离模式，一些单位公职人员的档案从单位中分离出去，因此档案的管理工作开始产生了变化。加之，我国自九七年开始在全国逐步建立统一的城镇企业职工基本养老保险等制度，办理退休以及养老保险也逐渐开始与人事档案脱钩。

目前社会的流动性比较大，很多的地方都有了相应的服务机构以及档案管理机构，这样档案就会逐渐的和其主人失去联系，导致了目前的很多档案均是没有用的“死档”，而档案管理机构对于这些联系不到本人，无法收取档案费用的部门也是比较严重的损失，档案是不能够随意的丢弃的，即便是当事人不进行手续的办理亦是如此，所以档案部门只能够将这些档案进行封存，随着档案的积累越来越多，这样的弃档也在增加。导致了档案价值的丧失，其实档案在我国来说，因为国企和事业单位的存在，要在这些单位工作必须要有档案。

二、我国人事档案发展的方向和趋势展望

（一）人事档案管理向信息化方向发展。因为人事档案中对个人的过往记录比较多，虽然是纸质的，也是具备了唯一性，其管理会有问题，增加了风险性，而且遗失后的补办也是比价困难的，这是目前档案管理比较常见的问题。我国的档案事业发展后，政府部门对于档案信息化管理和数字化管理的关切也是比较多的，但是实际的情况却并不乐观，并没有取得比较好的发展和利用。但要在全国范围内尽快形成统一的信息化、数字化人事档案管理体系绝非易事，尽管由于我国人事档案管理的硬件设备、档案人员管理的问题以及人事档案信息化软件发展的制约不足，但我国人事档案管理实施的信息化、数字化进程已初现成效，并在全国各地逐步开展各类“社会人才人事档案电子化服务”项目，这些项目将分类整理的纸质档案进行电子扫描等信息化处理，形成与实物档案内容相对应和一致的“人事电子档案”。档案管理人员可以轻易通过进入到“数字档案库”中查询当事人的档案，并显著提升了日常的办公效率，如可以及时为当事人或查询单位开设证明。

（二）电子化、数字化、信息化是其主要的方向。我国的电子技术获得了比较大的发展，而数字化、信息化的档案管理模式也让我们看到了新的方向，其更加的高效，应用前景更加广阔，加上我国的人口多，档案信息资源也比较多，比较复杂，如果不进行数字化管理，将会是非常庞大的工作，因此电子化在很多的地方都相继的投入使用，在部分的单位、企业中也是使用比较多的，数字化人事档案管理是单位对档案个人进行了解的一个窗口，实际的应用价值比较大。

三、总结

信息化和网络化的应用让人事档案管理成为了必然的结果，而如何的利用网络来对档案服务进行改变，提供更多个性化的服务，将是档案发展的另一个阶段，档案一直都是非常重要的信息资源，在以前我们因为技术不够，无法对其进行良好的利用，而今，技术已经不再是问题，因此利用和服务将会是我们发展的主要方向。

参考文献：

[1]王露露.浅议干部人事档案数字化工作[J].才智，2012，（21）：350.

档案的数字化管理范文第6篇

一、当前我国档案管理的主要问题分析

管理制度的发展滞后致使弃档、死档等现象已成为档案管理中普遍的一个难题。从长远的角度来看，我国制度的改革以及社会的发展随着人才流动壁垒的减少。我国档案实施社会化管理成为最终的必然方向。当前我国档案管理中的“人档分离”[2]、“死档弃档、现象较为严重。甚至出现一些“自持档案”的现象。随着社会的发展，档案本身的严肃性、准确性以及唯一性，逐渐已经被很多人视同为“鸡肋”。

（一）“人档分离”。因为传统档案管理存在较多的问题，加上目前的档案流动性比较大，因此档案内容和个人之见出现了一定的偏差，部分档案，比如认识档案就不能够对当事人的实际情况进行体现，作为人事档案应该要能够对当事人的各项基本资料体现。档案一旦何其主体之见失去了联系，就会出现人档分离的情况，档案的价值自然就没有了，因此档案必须要和实际相符，这是其特质也是其要求。

（二）“弃档死档”。在我国各类人力资源以及社会保障单位网络上，已经长期开始定期公示“长期失去联系超过5年的流动人员的人事档案名单”。每年我国在各类社会保障网及人力资源网站将很多这样失去联系超过5年且被公示又无人认领的档案最后都被入库封存，成为“死档”。当前我国面临的该类弃档现象已经成为全国各地人才档案管理部门的普遍遭遇。2002年我国人事部全国人才流动中心就做过一项不完全统计，当年在全国范围内就至少有超过60万的“弃档族”[3]。自从90年代以来，我国的新用工制度就让流动人口的数量变得更大了，企业单位对档案的管理也开始采取了分离模式，一些单位公职人员的档案从单位中分离出去，因此档案的管理工作开始产生了变化。加之，我国自九七年开始在全国逐步建立统一的城镇企业职工基本养老保险等制度，办理退休以及养老保险也逐渐开始与人事档案脱钩。

目前社会的流动性比较大，很多的地方都有了相应的服务机构以及档案管理机构，这样档案就会逐渐的和其主人失去联系，导致了目前的很多档案均是没有用的“死档”，而档案管理机构对于这些联系不到本人，无法收取档案费用的部门也是比较严重的损失，档案是不能够随意的丢弃的，即便是当事人不进行手续的办理亦是如此，所以档案部门只能够将这些档案进行封存，随着档案的积累越来越多，这样的弃档也在增加。导致了档案价值的丧失，其实档案在我国来说，因为国企和事业单位的存在，要在这些单位工作必须要有档案。

二、我国人事档案发展的方向和趋势展望

（一）人事档案管理向信息化方向发展。因为人事档案中对个人的过往记录比较多，虽然是纸质的，也是具备了唯一性，其管理会有问题，增加了风险性，而且遗失后的补办也是比价困难的，这是目前档案管理比较常见的问题。我国的档案事业发展后，政府部门对于档案信息化管理和数字化管理的关切也是比较多的，但是实际的情况却并不乐观，并没有取得比较好的发展和利用。但要在全国范围内尽快形成统一的信息化、数字化人事档案管理体系绝非易事，尽管由于我国人事档案管理的硬件设备、档案人员管理的问题以及人事档案信息化软件发展的制约不足，但我国人事档案管理实施的信息化、数字化进程已初现成效，并在全国各地逐步开展各类“社会人才人事档案电子化服务”项目，这些项目将分类整理的纸质档案进行电子扫描等信息化处理，形成与实物档案内容相对应和一致的“人事电子档案”。档案管理人员可以轻易通过进入到“数字档案库”中查询当事人的档案，并显著提升了日常的办公效率，如可以及时为当事人或查询单位开设证明。

（二）电子化、数字化、信息化是其主要的方向。我国的电子技术获得了比较大的发展，而数字化、信息化的档案管理模式也让我们看到了新的方向，其更加的高效，应用前景更加广阔，加上我国的人口多，档案信息资源也比较多，比较复杂，如果不进行数字化管理，将会是非常庞大的工作，因此电子化在很多的地方都相继的投入使用，在部分的单位、企业中也是使用比较多的，数字化人事档案管理是单位对档案个人进行了解的一个窗口，实际的应用价值比较大。

档案的数字化管理范文第7篇

关键词：数字化；网络化；档案管理

当前世界各国包括我国，都在积极地进行数字档案的建设。由于计算机技术及信息传输网络化，为办公自动化管理提供了科学技术保证。随着数字化的社会生活，产生了越来越多的数字档案，对这些数字档案进行有效管理和利用，是时代对档案管理提出的要求。

一、数字档案及其特征

1.档案是“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。档案数字化，从技术层面理解指的是资源数字化、存储海量化和传递网络化。数字档案是一个数字化的信息系统，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以网络化的方式互相连接，从而提供及时利用，实现资源共享，数字档案具有如下特点：（1）资源数字化及空间虚拟化。（2）档案管理的数字化。（3）信息资源的共享化。（4）服务对象及需求扩大化。

2.数字档案同传统档案的区别。传统档案的馆藏主要是原始档案的实体，在历史真迹、凭证价值方面具有法律效力上的优势，是以文字、图像、图形等为符号，以纸质为介质的纸质档案。在长期保存方面也具有数字档案不可比拟的优势。而数字档案是一种新型载体的档案，是无形的，它的传输、运算、存贮是以数字编码的形式存在。因此数字档案是数字化信息技术的产物，是能够被计算机识别处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传递的数字代码序列，是数字信息的集合体。原始档案被数字化后，也并不意味着原始档案不再需要。数字档案容易发生改变，因此，原始档案在可能的情况下有必要继续保管。数字档案主要承担档案信息利用的职责。

二、数字档案的管理模式

1.时代与科技的发展使档案管理对象由传统的纸质档案为主，转变为以数字档案为主，纸质档案为辅。档案载体的历史演变也经历了甲骨、金石、简牍和纸张，直至现今数字档案采用的磁带、磁盘、光盘的变化，可以预见随着社会的发展，这种新型档案载体数字档案的出现很快能获得政府的法律承认。因此数字档案管理必将成为档案管理的主要对象。

2.数字档案的管理内容包括：数字档案的归档、历史档案的数字化、数字档案的存储、数字档案的业务管理、数字档案的交换和利用。面对新型的数字档案，应根据档案管理的要求，加强对本单位电子文件的积累、著录、归档等工作的监督、指导，保证各部门所产生的有保存价值的电子文件的齐全、完整、有效。

3.长期以来，档案管理一直处于手工操作状态，档案的收集、整理、分类、编目、鉴定、保管、检索、利用、编研、统计等都是人工完成的，而库房的管理也都是有形的，如：案卷、档案柜等。随着数字档案的建立将最大程度地降低手工操作，而向自动化管理转型。由于数字档案的存储介质具有大容量的特点，摆脱了档案对存储空间的依赖性。总之，计算机具有自动分类与组合功能，电子文件的产生与运用，使整个档案工作转化为以计算机为核心的自动化办公，简化了传统工作程序，解放了劳动力，改善了办公环境，提高了办公的质量和效率。另外，网络世界的形成，数字档案能够通过网络迅速传播，档案信息将成为全民共享的资源。

三、数字档案管理目前存在的问题

21世纪的数字档案要朝着各种载体形式并存的方向发展，包括各种电子文件、多媒体、缩微载体和声像载体等。尤其是要增加数字化馆藏的建设。数字档案管理是一种逻辑管理，档案从有型向无形转化，档案管理部门也变成信息化管理机构。电子革命给档案工作带来了一个质的变化，数字档案的内容与载体之间脱离了原有的一一对应关系，档案的内容可以选择不同的电子载体，可脱离原载体进行传输，我们从各部门收取数字档案的内容，而不需要它们的原电子载体。利用这一特性，我们可将档案复制若干套。但这些介质还有很多不尽人意之处，如记录信息有效寿命期的问题。电子文件具有管理和利用比较方便的特点，如记录密度很大，用极小的空间存储大量信息，节省存储空间，同时也不需要很多库房；在形成过程中，增删改非常方便；可利用计算机网络系统进行远距离传递，方便快捷地提供利用，达到资源共享；各种媒体信息能集中统一管理；可利用非实体归档，能较快地完成归档任务等特性。所采用的存储介质主要是磁盘、磁带和光盘等，它们的记录寿命一般不超过20年，这给我们保护数字信息带来了困难。另外除了保护载体材料外，对电子档案的备份措施、加密技术、电子签署技术、登录认证技术、访问控制技术等，还有电子档案被污染以及人为的破坏等问题。针对这些问题，产生了杀计算机病毒技术、数据库修复技术、信息刷新保真技术、电子文件法律凭证保障技术等。近年来，数字化档案的相关技术很多已在其它领域中成功的应用，如模式识别、海量数据存储、数字加密、影像压缩和信息隐藏技术等等。将这些技术引用到数字化档案管理中并加以发展，将会为档案保存和流通的安全提供强有力的技术手段。

四、数字档案的出现对管理人员的新要求

1.在现有的档案人员结构中，以文科的档案学专业人员为主，而理工科的专业人员较少，面对高速发展的电子时代显得力不从心，这就直接影响到档案事业的发展和信息资源的开发和利用。所以要适应新形势下的档案工作的需求，不仅对现有的档案人员进行必要的培训，优化知识结构，掌握计算机和其它方面的新知识、新技能，同时各院校应增设新技能课程，培养造就一批掌握现代科学技术的复合型档案管理人才。只有这样才能适应档案事业发展的需要，实现档案事业的现代化管理。

2.强化服务意识。档案是最原始、最可靠并具有凭证效力的信息资源，随着社会对档案信息需求的日益增长，档案人员要增强为广大需求者服务的意识，坚持面向社会、面向未来。

利用与服务是直接衡量档案管理水平的尺度并在使用中体现档案价值。1980年中央做出了开放历史档案的决定以来，档案工作的传统观念已经由重藏轻用向藏用并举的模式转换，服务扩大到为多种所有制的经济发展服务，这对所有档案工作者的服务理念也提出了一个全新的要求。就目前而言，笔者认为应做好下述几个方面：（1）丰富档案信息资源，为档案利用提供充分基础。（2）利用计算机等先进的设备，搞好检索工具及目录服务。（3）人员素质提高，以适应新的管理模式需求。（4）档案工作者的敬业精神，是搞好一切工作的思想基础。（5）主动出击，开拓服务面，做好宣传工作。（6）修改、完善档案利用的政策法规等。

档案的数字化管理范文第8篇

【关键词】数字化，信息，档案管理，意义

数字化档案管理是档案信息化建设发展到一定阶段的必然产物。随着计算机网络技术的普及，新的档案管理方式随着社会的不断发展进步，以新的形式出现。当前，档案管理工作步入了数字化时代，利用现代化技术有效管理各种信息资源，已经成为当务之急。笔者通过研究数字档案管理的前沿技术，结合当前工作实际，对现代档案工作进行数字化档案管理做进一步研究。

一、数字化档案管理的内涵

数字化档案管理是档案馆建设在信息时代的必然要求，是档案信息化建设发展到一定阶段的必然产物，是信息化建设综合实力的体现。在具体实施过程中，对具有高度价值的图像、文本、语音、影像、影视、软件和科学数据等多媒体信息进行收集、加工、整理和保管。随着数字技术处理和内容管理技术的飞速发展，新的档案管理必然以数字化档案管理的方式存在。

二、数字化档案管理的重要性

当前，计算机的广泛使用，形成了大量的数字档案信息。档案信息数字化随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展，产生的一种新型的档案信息形态。采用数字化档案管理，把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。

（一）数字化档案管理的优势。数字化档案管理把传统的以纸质为载体的档案信息对象转化为机读档案，从而节约了保管费用，节省了占地空间，查阅起来方便迅速，避免了反复印制资料所造成的纸张和人员的浪费。数字化档案管理查询资料非常简单，能使资料及时归档，尽快提供利用，提高办公效率。

（二）数字化档案管理的作用。在数字化档案管理中，计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域广泛使用，促进了档案管理理论、档案管理技术和方法的变革，实现了档案信息资源的有效利用和共享，发挥了档案信息的增值作用，进一步发挥和提升了档案工作在信息化社会中的地位和作用。

（三）数字化档案管理的效率。在工作中，档案因经常外借翻阅而产生破损甚至丢失，给档案的永久保管造成不便。档案资料经过数字化加工，各职能部门都能通过档案管理系统查询或利用所需要的电子文档原文信息，档案利用不再受档案原文不能共享的限制，有效地保护档案实体的安全，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本，实现资源共享。

三、实现数字化档案管理的新思路

（一）进一步提高档案管理人员的素质。随着档案信息数字化的发展，档案信息分析也成为一项非常重要的工作，这就要求档案管理队伍素质也随之提高。有针对性地对广大档案工作者进行档案知识的培训、教育，坚持用新思路、新体制、新机制、新方式，坚持以人为本，全面提高素质教育。加快档案数字化建设，在短时间内培养一批高素质、高技能的现代化信息管理人才，要使档案工作者掌握传统档案管理知识，掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络管理等基本技能，熟练运用现代化技术手段来管理档案，不断推进网络信息共享，早日实现数字化档案室。

（二）建立数字化管理的个性化服务。档案工作人员通过发挥自主的管理能力、研究能力和创新精神，做好个性化服务。档案管理利用自己独特的档案信息和能力，根据用户的实际任务搜集选择各种信息，为用户提供多样化的动态性档案管理服务，通过帮助用户解决他们自身难以解决的问题来实现价值，从而构成强大的档案管理资源体系。

（三）实现社会信息和档案信息的结合。要建立档案信息系统，实现社会信息与档案信息的结合，在档案信息网上设立站点或网页，实现档案信息网络的互联。提高数字化档案利用率，加强档案数字化管理软件的发展，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。

总之，数字化档案管理是档案信息化建设发展到一定阶段的必然产物。随着数字技术处理和内容管理技术的飞速发展，新的档案管理必然以数字化档案管理的方式存在，以新的形式出现。利用现代化技术有效管理各种信息资源，已经成为当务之急。

参考文献：

[1]吴化.当前我国档案信息网站建设状况分析与思考[J].档案学研究，2001，（6）.

[2]傅荣校.关于数字档案馆的思考[J].档案学通讯，2001，（5）.

档案的数字化管理范文第9篇

（1）经济效益高。即以增加办公费用和办公人员这样一种方式来解决这一难题。而数字化档案管理是机读档案，不再是传统纸质为载体的档案信息。这样不仅节省了占地面积，节省了保管费用。而且方便查阅，因此也避免了重复印刷而造成的纸张浪费和不必要的增加人员的费用。

（2）办公效率高。数字化的档案管理使信息资料能快速归档，并尽快使用。以人事档案管理为例，由于管理对象的范围，并具有很强的流动性，如工人进厂，退休，流动性等，要想准确了解统计这些情况，传统的档案管理方法必须“归档”后才能进行查询。数字文件通过网络计算机管理，能够准确地反映当前情况。数据查询通过数字化档案管理变得十分简单，可以真正做到让办公室的工作人员足不出户便可知晓天下大事，数字文件实际上已经成为一个没有围墙的边界文件，档案保管也形成了文件实体保管基地到信息控制中心的转变。

（3）档案利用率高。由于传统的档案大都以纸质为载体，通常保管在档案馆、档案室，给使用者造成了极大的不便。数字化档案管理使查找档案更加方便快捷，使用者可以准确地查询到到自己所需要的档案。信息网络的实现大大提高了档案的利用效率。使用着可以不受空间和时间的限制，更加便利快捷。

二、提高档案数字化管理的建议

（1）提高档案信息管理的创新服务意识。单位领导的档案管理意识对档案管理工作的影响力颇高，所以对档案的管理工作各级档案管理部门还应该进一步落实加强。单位在人力、物力、财力上给予档案数字化管理工作强有力支持。同时还要在思想层次上支持档案数字化管理工作。在网络信息社会条件下，档案管理者应该充分认识到档案数字化管理工作所面临的严峻挑战和新形势，档案管理工作者应该要加强自身的职业素养，加强档案管理的主动意识，提高自身对档案管理工作的创新意识及服务意识。

（2）加强档案管理人员数字化档案管理水平。单位档案管理者和部门应该提高职业技能，进一步加强对数字化档案信息系统的操作的技巧，应当鼓励档案管理者积极参加以计算机信息网络数字化技术为核心的技能学习和培训，并给予必要的支持。档案管理者还应熟练掌握档案专业知识。与此同时，单位还要积极向社会各界引进网络信息数字技术精通的专业人才，并对在职员工定期培训，使之成为档案数字化管理的坚强后盾。基于此，不仅可以提高档案管理团队的网络信息技术现代化技能，而且为档案管理数字化的实施创造了良好的条件。

档案的数字化管理范文第10篇

和传统管理相比具有显著的优势，但存在的一些安全问题，尤其是信息安全问题也必须引起我们的注意。本文就数字化档案及存在意义做了分析，提出了改善信息安全问题的可行性措施，以促进我国数字化档案管理整体水平的提升。

【关键词】数字化 档案管理 信息安全管理 策略

档案管理是社会发展中的一项重要工作，对各领域发展起着不容忽视的作用。随着网络和信息技术的发展，数字化程度不断加深，档案管理工作要取得发展也必须对管理方法进行创新，采用数字化档案管理方法，来全面提高了档案管理的效率。但与此同时，信息安全是其中的一个关键点，必须加以重视，并开展有效研究和改善，才能保证我国数字化档案管理得到更好的发展。

一、数字化档案

随着科技的发展，计算机逐渐进入到各行各业的工作中，可以说现在人们的工作与生活离不开计算机。有了计算机的帮助，现今人们的工作更加的方便，就管理档案而言，原有的纸质版的档案虽可以完好的保存信息，但是，其存在难以保存，难以查找，占用空间等等问题，所以为了改善这种状况，现今的档案管理多向数字化转变。数字化档案的管理方式可以说是在现有技术的基础上发展而来的，应用计算机网络将原有的纸质版的档案进行保存，不可否认数字化档案是存在一定的优势的，因为现在的数字化档案更加容易保存，更加节省空间，也更加容易保管。数字化档案是一种新型的档案信息形态，它运用诸多技术，如计算机技术，扫描技术，数据库技术等等，将档案信息进行存档处理与保存。但是数字化档案技术虽然方便，仍然存在着一定的安全问题，尚需改善这些问题。

二、实施数字化档案信息安全管理的意义

在我国现代社会科技技术手段不断发展的过程中，对档案信息管理也不再拘泥于传统的管理模式，而是随着社会需求对档案信息管理做出了合理的更新。目前数字化档案管理在我国社会上也取得非常广泛的应用，其自身不仅仅能够为档案管理人员带砗艽蟊憷，而且对档案数据准确性提升也起到非常重要的作用。但是在数字化档案管理模式发展过程中还存在一定信息安全问题，针对于此就需要对整个档案信息管理的安全性进行深入研究，对其中存在的问题提出有效的解决策略，从根本的角度上促使数字化档案管理得到更好的发展。

在对数字化档案实施信息安全管理的过程中，不仅仅需要对管理手段起到高度重视，还需要对在管理过程中涉及的技术手段有一个全面的了解，只有这样才能更好的实现信息档案安全管理。在实施管理之前还需要制定合理的保障体系，这样对有效提升档案管理各个环节的合理性起到不可忽视的作用。在信息保障体制实施的时候还需要对各个环节涉及的安全信息有一个全面的了解，更好的实现信息安全运行。在进行数字化档案信息安全管理的过程中，需要技术人员的参与，因此还需要对整个过程中技术人员自身职业素养做出合理提升，从而提升技术人员自身工作效率，有效促使数字化档案信息安全管理得到更好的发展。

三、数字化档案的信息安全管理策略

（一）构建完善的管理制度

想要解决数字化档案管理中存在的信息安全问题，首先要做的就是构建完善的管理制度，在构建制度过程中，应该综合考虑所有的因素，并建立相应的岗位安全考核制度以及培训制度等；其次，应该对已经保存的数字信息进行加密处理，将一些重要的信息进行加密处理，并通过脱机的方式进行保存。这样可以提高数字信息的安全等级，防止数字信息被不法分子窃取；再次，应该从系统运行方面入手，对机房的出入人员进行控制，对机房环境进行有效的管理，同时还应该做好电磁波防护等相应工作；最后，应该设置管理权限、操作权限等相关的权限管理系统，这样只能是由规定的人员进行管理工作，同时还可以从中查看到进行管理的人员，这样一方面可以降低数字信息被窃取的危险，另一方面若是出现问题可以在第一时间内找到负责人员，从而降低工作人员篡改数据信息这一情况出现的概率。

（二）加强数字化档案宏观管理

想要提高数字化档案管理的信息安全，就应该加强宏观管理。宏观管理是一项对技术以及专业等要求比较高的工作，在开展此工作的过程中，领导的思想应该是统一的，而且还应该针对宏观调控工作设置相应的组织机构，通过明确的分工来有效开展宏观管理，进而发挥管理工作的作用，提高数字化档案信息安全性。

（三）计算机安全管理

数字化档案信息管理存在不安全因素和计算机出现故障有着密切的联系，所以相关人员必须保证计算机的正常运行，尽可能减少计算机出现故障的概率。工作人员应该针对工作需求来选择合适的计算机硬件以及软件，在使用过程中需要按照规定流程使用，同时还应该对硬件的兼容性进行审核，从而避免数据信息丢失。与此同时，还应该定期地更新软件，保持软件与时俱进，这样才能有效地保证信息安全，进而发挥数字化档案信息管理的优势，为相关部门的发展提供有力依据。

（四）提高数字化档案管理人员的素质

档案管理的工作人员是档案管理的执行者，员工的工作水平对于数字化档案管理的管理效率有着直接的影响，因此，提高数字化档案管理人员的素质是非常有必要的。想要促使管理人员做好管理工作，应该让管理人员具备以下几点素质：第一，要了解管理方面的专业知识，对于数字化档案管理有一定的认知，在工作中能够具备较强的安全管理意识，这样将安全管理工作落到实处；第二，管理人员要掌握计算机技术，能够熟练地使用计算机，在利用计算机开展数字化档案管理的过程中能够做到得心应手，这样才能用计算机有效的开展安全管理。员工想要更好地开展数字化档案信息安全管理工作，就要具有这二方面的能力，只有这样才能做好安全管理工作，进而发挥数字化档案管理的作用。

四、结语

总之，档案数字化是档案管理的必然趋势，要充分发挥档案管理的作用就要将维护档案信息安全作为一个重点工作来抓，结合数字化档案信息系统的实际运行特点，通过制度的完善、人员素质提升及宏观管理和计算机安全管理等措施实施，来促进我国档案数字化安全性的提升，促进档案管理工作整体发展。

参考文献：

档案的数字化管理范文第11篇

【关键词】数字化；档案；管理

数字化档案管理不仅通过采用先进的数字化储存技术对档案进行了有效保管，而且通过档案馆与馆之间的互借以及网络相互联通的方式构建了一个高速、及时，准确系统的数字化档案管理系统。并提高了档案信息资源管理的有效性和共享性。

一、数字化档案管理的内涵

信息资源的有效利用和共享是信息化建设的关键，档案资源因其标准化规范化的操作越来越受到人们的青睐。数字化档案管理系统基于大规模的数据库系统以及计算机技术，实现了对以下几种档案的数字化管理。如：科技、实物、文书、声像、照片、财务和人事档案等。数字化档案管理对价值较高的档案数据资料等多媒体信息进行电子存取。数字化档案管理系统可看成是存储数字信息的仓库。是计算机有序组织的、可处理的信息集合，它使用数字技术对档案进行信息资源的管理与组织，并能够存储大量信息，使用者可以借助于网络资源来方便高效地检索查询和获取自己想要了解的信息。并且使用者可以不受地域和时间限制的对档案管理进行储存和访问。档案作为一种重要的信息资源，在科技高速发展的今天将迎接信息技术时代的重大挑战。为适应社会信息化发展的步伐，充分利用高科技技术对档案信息进行管理，将信息数字化功能最大限度的发挥出来。档案管理数字化是档案管理发展的必然走向。

二、数字化档案管理的特点

（1）经济效益高。社会和经济的快速发展使庞大的信息量和落后的办公方式形成矛盾，之前一直使用的粗放型模式，造成了企业成本大量增加。即以增加办公费用和办公人员这样一种方式来解决这一难题。而数字化档案管理是机读档案，不再是传统纸质为载体的档案信息。这样不仅节省了占地面积，节省了保管费用。而且方便查阅，因此也避免了重复印刷而造成的纸张浪费和不必要的增加人员的费用。（2）办公效率高。数字化的档案管理使信息资料能快速归档，并尽快使用。以人事档案管理为例，由于管理对象的范围，并具有很强的流动性，如工人进厂，退休，流动性等，要想准确了解统计这些情况，传统的档案管理方法必须“归档”后才能进行查询。数字文件通过网络计算机管理，能够准确地反映当前情况。数据查询通过数字化档案管理变得十分简单，可以真正做到让办公室的工作人员足不出户便可知晓天下大事，数字文件实际上已经成为一个没有围墙的边界文件，档案保管也形成了文件实体保管基地到信息控制中心的转变。（3）档案利用率高。由于传统的档案大都以纸质为载体，通常保管在档案馆、档案室，给使用者造成了极大的不便。数字化档案管理使查找档案更加方便快捷，使用者可以准确地查询到到自己所需要的档案。信息网络的实现大大提高了档案的利用效率。使用着可以不受空间和时间的限制，更加便利快捷。

三、提高档案数字化管理的建议

（1）提高档案信息管理的创新服务意识。单位领导的档案管理意识对档案管理工作的影响力颇高，所以对档案的管理工作各级档案管理部门还应该进一步落实加强。单位在人力、物力、财力上给予档案数字化管理工作强有力支持。同时还要在思想层次上支持档案数字化管理工作。在网络信息社会条件下，档案管理者应该充分认识到档案数字化管理工作所面临的严峻挑战和新形势，档案管理工作者应该要加强自身的职业素养，加强档案管理的主动意识，提高自身对档案管理工作的创新意识及服务意识。（2）加强档案管理人员数字化档案管理水平。单位档案管理者和部门应该提高职业技能，进一步加强对数字化档案信息系统的操作的技巧，应当鼓励档案管理者积极参加以计算机信息网络数字化技术为核心的技能学习和培训，并给予必要的支持。档案管理者还应熟练掌握档案专业知识。与此同时，单位还要积极向社会各界引进网络信息数字技术精通的专业人才，并对在职员工定期培训，使之成为档案数字化管理的坚强后盾。基于此，不仅可以提高档案管理团队的网络信息技术现代化技能，而且为档案管理数字化的实施创造了良好的条件。（3）推进档案管理工作的标准化体系建设。档案管理数字化的真正实现要依靠档案馆之间、档案管理主管部门之间、档案室之间的共同努力。而不是单靠某个档案馆所能独立完成的，档案信息数字化管理的真正实现，不仅要确保信息资源的共享，而且各级档案管理主管部门要及时制定和更新档案管理的标准规范，积极促进档案数字化管理工作的有效实施，进一步加强档案工作标准化体系的建立，实现档案管理与时代和信息科技的同步发展。

档案数字化管理与传统以纸质为载体的档案相比，其最大特点就是能够通过网络迅速查询，其流动性也更快。档案数字化管理的实现有利于档案管理信息资源的开发。随着数字化档案管理的不断深入研究、创新发展，数字化档案管理将彻底代替传统的档案给管理方式。

参考文献

[1]姜亮，张宇阳.浅谈数字化档案管理[J].云南档案.2008（1）

[2]朱宝钧.浅议高校数字化档案管理[J].开封教育学院学报.2003（6）

档案的数字化管理范文第12篇

一、数字化档案管理的内涵

数字化档案管理是档案馆建设在信息时代的必然要求，是档案信息化建设发展到一定阶段的必然产物，是信息化建设综合实力的体现。在具体实施过程中，对具有高度价值的图像、文本、语音、影像、影视、软件和科学数据等多媒体信息进行收集、加工、整理和保管。随着数字技术处理和内容管理技术的飞速发展，新的档案管理必然以数字化档案管理的方式存在。

二、数字化档案管理的重要性

当前，计算机的广泛使用，形成了大量的数字档案信息。档案信息数字化随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展，产生的一种新型的档案信息形态。采用数字化档案管理，把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。

（一）数字化档案管理的优势。数字化档案管理把传统的以纸质为载体的档案信息对象转化为机读档案，从而节约了保管费用，节省了占地空间，查阅起来方便迅速，避免了反复印制资料所造成的纸张和人员的浪费。数字化档案管理查询资料非常简单，能使资料及时归档，尽快提供利用，提高办公效率。

（二）数字化档案管理的作用。在数字化档案管理中，计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域广泛使用，促进了档案管理理论、档案管理技术和方法的变革，实现了档案信息资源的有效利用和共享，发挥了档案信息的增值作用，进一步发挥和提升了档案工作在信息化社会中的地位和作用。

（三）数字化档案管理的效率。在工作中，档案因经常外借翻阅而产生破损甚至丢失，给档案的永久保管造成不便。档案资料经过数字化加工，各职能部门都能通过档案管理系统查询或利用所需要的电子文档原文信息，档案利用不再受档案原文不能共享的限制，有效地保护档案实体的安全，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本，实现资源共享。

三、实现数字化档案管理的新思路

（一）进一步提高档案管理人员的素质。随着档案信息数字化的发展，档案信息分析也成为一项非常重要的工作，这就要求档案管理队伍素质也随之提高。有针对性地对广大档案工作者进行档案知识的培训、教育，坚持用新思路、新体制、新机制、新方式，坚持以人为本，全面提高素质教育。加快档案数字化建设，在短时间内培养一批高素质、高技能的现代化信息管理人才，要使档案工作者掌握传统档案管理知识，掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络管理等基本技能，熟练运用现代化技术手段来管理档案，不断推进网络信息共享，早日实现数字化档案室。

（二）建立数字化管理的个性化服务。档案工作人员通过发挥自主的管理能力、研究能力和创新精神，做好个性化服务。档案管理利用自己独特的档案信息和能力，根据用户的实际任务搜集选择各种信息，为用户提供多样化的动态性档案管理服务，通过帮助用户解决他们自身难以解决的问题来实现价值，从而构成强大的档案管理资源体系。

档案的数字化管理范文第13篇

1.档案数字化建设的必要性

1.1档案数字化建设是信息时代的发展要求

随着科技的进步以及信息时代的飞速发展。人们的生活、学习、以及工作都在这信息化浪潮中发生着巨大改变。办公自动化水平的提升使无纸化办公成为了必然，为适应时代的发展需求，档案管理从传统的管理模式走向了信息化管理的发展道路。数字化建设比传统的管理模式更加迅速和准确。

1.2档案数字化建设是社会发展的需要

档案所包含的原始凭证是最真实可靠的记载，是国家信息资源的重要组成部分，具有很大的经济价值。当今的人们已经越来越开始关注获取档案信息的便捷性和时效性了。与传统档案载体相比较，数字化档案的获取更加方便快捷，而且不会损坏到原文件。所以顺应社会发展的实际需要，应该尽快改变传统的管理模式，加快档案数字化建设的步伐，准确及时的为各个领域提供便利，实现档案信息资源的共享。

1.3档案数字化建设是档案管理发展的必然趋势

档案数字化建设之所以会成为档案管理的必然，是由于传统的管理和数字化管理存在着几点显著的差别。传统的纸质档案载体成本高、容量有限，而且一旦遭到破话，将难以得到恢复。而数字化档案载体成本低、容量大，数字档案可以通过备份避免档案受到损害。再加上纸质档案工作繁琐、浪费时间和精力，而数字档案只需通过计算机就可以很方便的在很短的时间检索到所需的内容。最重要的差别是数字化档案可以满足人们在建筑设计和科研等方面的多维需求，这是传统模式不能相比的。

1.4档案数字化建设是开发和利用档案信息资源的基础

如果能将档案的数字化工作做的出色，就能实现档案信息资源的合理开发。开发档案信息资源的目的是为国家更好的服务，达到社会资源共享的效果。档案数字化建设之所以说是开发和利用信息资源的基础，是因为数字化建设可以克服地域的限制，实现大规模档案信息资源的服务和使用，确保档案信息资源的准确、时效性。因此，应该加快档案的数字化建设，使档案信息资源得到最大限度的开发和利用，为社会主义现代化的建设事业服务。

2.提高档案数字化管理的对策

2.1建设系统工程，实现信息共亨

档案电子化建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、档案管理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等一套硬件加软件的系统。由于各大型机关、企业日常工作中，每天都要产生大量的文字档案，需要进行录入、保管，因此该系统应采取双服务器、磁盘陈列存储、高速扫描仪集中扫描、光盘和磁带双备份的解决方案。同时，为了提高利用率，还应设置适当的档案查询系统，通过触摸屏查询及文档网络上传，达到资源共享的目的。

2.2提供科学技术保障措施

在技术上进行不断改进和创新，技术创新要多样化，譬如信息加密技术，数字签名技术，防火墙技术，操作系统安全内核技术，入侵检测技术和长期可存取技术等。只有技术的不断进步与不断更新才能促进档案数字化建设的安全性，提供科学有效的技术保障，促进档案数字化管理的顺利进行。

2.3实现数字档案统一管理

针对档案数字化建设中的问题，要保障电子档案的真实性与完整性，需要从管理的角度出发。主要包括对管理体系的加强、提升体系标准化、增强研究体系的支撑体系等。在管理制度上，也要从不同方面来完善。譬如，要改善人员安全管理制度，加强文档管理，健全系统运行环境安全管理制度等。在建立档案数字化建设标准体系时，必须依据国家确定的国家信息化相关规定来制定，同时还要与行业和地方的相关政策、办法相结合，使之形成严密的体系，从而使整个数字化建设标准统一，步调一致，有利于部门之间、单位之间、系统之间，乃至整个城市、国家和国际之间的互通互联。

2.4完善纸质档案规范处理

由于之前的档案馆存储的文件等信息主要是纸质文件、图纸、照片和录像带等。所以，现在大部分档案工作者首要的任务就是将这些档案资源从各种不同的载体全部都转化为数字档案资源，从而实现网上数字信息的传递。首先，对提供利用率高的档案信息，优先进行数字化，将档案信息的案卷级目录、文件级目录、摘要、提纲、重要数据等数字化。然后，利用相应的设备，分阶段依据不同的载体，采取不同的方式，着手实施必要的数字化处理。只有通过数字化的转换，才可使大量的馆藏的固定化的信息被激活，使信息管理技术得到发展，从而适应新世纪中高速高效的网络环境。

2.5加强数据系统设施建设

数据库建设已成为信息资源开发的重要手段之一，其建设在数字化信息资源管理中有着举足轻重的地位。基础设施的优化，需要配备适应数字档案信息发展所需的软硬件。档案部门应根据实际情况、配备适应档案数字化工作需要的办公设备，保证能够满足档案资料从输入、存储、管理到利用的数字化管理全过程的需要，努力实现网络、应用、技术和产业的良性互动，促进网络融合，实现资源优化配置和信息资源共享，充分利用数据库技术对档案信息资源进行合理的组织与加工。同时，还要配置先进、适用和可靠的数据库管理系统软件，从而提高档案信息的有序性、完整性、可读性以及安全性，此外，数据库技术与网络技术的完美融合极大地方便了档案信息资源的开发利用，提高了开发效率。

2.6建立档案安全保障体系

随着科技的发展，社会上网络犯罪的手段也愈加高端，如今网络违法犯罪等问题日渐突出，譬如，计算机病毒、网络攻击、垃圾邮件、系统漏洞、网络窃密和虚假有害信息等问题层出不穷。要利用杀毒工具、访问级别控制、防火墙、加密技术和病毒防护技术等全面堵截，防止网络文件被非法破坏。在加强软硬件以及网络安全维护的同时，也不能忽略自然因素对管理工作造成的影响。要采取有效措施，积极预防应对地震、火灾、冰雪和洪涝等突发自然灾害对重要档案造成的破坏，避免造成难以估量的损失。数字档案的存放如果能存放在不同的地方，这样会大大降低损失率。数字档案在保管条件上要求高，在选择存放地点时要多角度、全方位地考察，将档案的安全风险系数降到最低，确保数字档案的安全管理。

档案的数字化管理范文第14篇

关键词：档案；数字化管理；计算机技术

信息时代计算机技术飞速发展，计算机技术的普及为新时期档案的数字化管理带来契机。人们手中的账本变成了笔记本电脑，越来越多的数据开始了数字化进程。数字化的数据不仅方便了信息的采录，更是方便了信息的查询、使用。自此，人类社会进入崭新的大数据时代。在大数据时代的社会背景下，如何更好地进行档案的数字化管理成为企事业单位不得不关注的问题。

一、档案的数字化管理简介

档案的数字化管理，顾名思义，就是利用计算机技术对档案进行数字化的录入、管理和应用。原有的档案存在方式如：文字、图片等被数字化的文本，图像等方式所代替。档案的数字化管理方式就存在于我们的日常生活中，比如我们经常提到的电子档案，指纹录入等。利用优秀的数据库技术，档案管理的方式变得更加科学，档案的采录和提取也变得更加方便。

二、档案的数字化管理的应用

在当今的大数据时代，档案的数字化管理的应用已经非常普遍，如：财务管理、人事管理等方方面面。数字化档案管理方式的出现不仅解决了纸质档案的不容易保存，查找困难，局限性大等一些难题。还增设了DNA采集、数据库管理等比较先进的新技术。由此可见，档案的数字化管理跟上了时代进步的脚步，具有广阔的发展空间。但是纸质档案作为传统档案，为档案管理方面的发展起到了砥柱中流的作用，它的优劣不能一言以蔽之。时至今日，纸质档案的存在仍有其意义。例如，合同的存在仍是作为传统档案形式的一种，不可取代。因此，传统档案还会存在并会长期的存在下去。而什么样的档案需要数字化，什么样的档案又应该保持传统形式，这就得需要相关的技术人员仔细斟酌。

三、档案的数字化管理的优势

1.提高了办公效率。数字化的档案管理因为引进了先进的数据库技术，利用MicrosoftExcel、MicrosoftAccess等软件简化了档案管理工作的复杂程度，大大提高了工作效率。省去了传统档案采录和提取应用的诸多不便。办公效率的提高更是直接带来了经济效益的提升，是高速率的现代生活的体现。

2.增强了档案原件的保护。数字化的档案保存方式相当简便，只要存贮的硬盘不损坏，档案就不会损坏。相比于传统形式档案保存质量受天气、时间、温湿度等因素影响严重的情况。数字化的档案优势明显。另外，以传统档案形式为原件的档案（如：合同），使用时可以采用数据化的档案复制品作为替代，增强了对档案原件的保护。

四、如何推行档案的数字化管理

1.规范工作流程，提高工作效率。在对原有纸质档案进行数字化的过程中，规范化的工作流程至关重要。为充分应用计算机软硬件功能，最大限度地发挥人力资源和数字化加工设备能力，根据数字化的内容和方式，探索优化，确定最佳工作流程，这是提高数字化效率的捷径。这里引用某市档案馆的数字化进程为例，该馆采用“双套双备”的形式开展数字化进程。“双套双备”是在数字化实施中，完成从纸质档案到电子档案，再从电子档案到缩微胶片、纸质档案的转化。形成可相互转化的、确保安全的档案。完成后原件封存，不再提供利用。利用采用电子文件和纸质复制件（双套），备份采用电子数据和缩微胶片（双备），兼顾数字化成果（电子文件）的安全备份和档案原件的保护利用，兼顾国家局异质备份和异地备份战略的实施。通过对该过程的具体实施，该馆确定了十几个环节的最佳工作流程，优化了各环节岗位数的配置，提高了数字化加工的效率，确保了数字化工作的高效运行。这使该馆成为数字化进程的模范单位。

2.更新思想，转变观念。科学技术是第一生产力，而人则是科学技术的创造者。为更好的运用高科技、更好的为社会提供优质服务，就需要一支高素质的档案管理队伍。数字化的档案管理工作对档案管理人员的知识水平要求更加严苛，如何建设这样一支思想先进，技术过硬的队伍就需要有关部门的充分重视。有了观念的不断更新，才有视野的不断开阔，新事物才更加容易被吸收。新时期的档案工作者应该认识到，在信息爆炸的今天，档案的数字化管理是推进档案管理工作走向历史新阶段的契机。档案管理工作必然通过数字化进程跟上社会信息化的步伐。大数据时代，社会日新月异，瞬息万变。档案管理人员应该紧跟时代的步伐，顺应时代潮流，更新思想，开阔视野，用新知识、新观点、新技能武装自己。做到档案管理工作跟得上经济、政治、文化事业的发展脚步，与经济发展和社会进步相协调，相适应。

3.充分利用先进的计算机技术。计算机网络技术给人们日常生活带来了翻天覆地的变化。一部电影不再需要庞大的胶片储存，一个小小的u盘就可以搞定。同样，成千上万的档案的存储因为硬盘、磁盘等存储技术的出现，不再需要庞大的存储空间，而是一个高容量的硬盘就足够。计算机网络技术不仅解决了档案资源存储空间不足的问题，更是提高了档案的利用率和管理水平。互联网上，人与人之间的距离被无限缩短。同样，人与档案间的距离也被缩短。档案工作者可将各种档案信息和电子文件存储在档案馆的中心服务器中，建立大型数据库。新时代高容量的计算机存储为这项工作的实现提供了基础。查阅档案的人不再需要到档案馆或相关部门翻阅实体档案，而是直接在自己的计算机上通过互联网直接访问档案中心服务器，随时随地查阅电子档案。大大节省了时间和资源。

五、结语

在科技飞速发展的今天，数字化渗透到社会生活的方方面面。我们的模拟有线电视变成数字IP电视，模拟电话大哥大变成数字的智能手机。档案作为一种信息资源只有得到利用才能体现其存在意义。档案管理者必须顺应时代要求，把数字化引进到档案管理工作当中，实现档案管理工作的现代化，为更好、更出色地实现档案资源的价值提供基础平台。

参考文献：

[1]彭毅，王建国，新世纪档案管理工作若干问题的分析[J].文化综合.2012（05）.103-121.

档案的数字化管理范文第15篇

【关键词】城建档案管理；数字化；信息技术；城市化

自我国社会主义市场经济体制确立以来，新时期社会进步飞快，城市建设也获得了广阔的发展空间，城市化脚步越来越快。城市化进程的不断推进中，建筑工程规模和数量不断增加，为了确保城市建设活动有序开展，需要全面开展城建n案管理数字化建设活动，实现数据的高效、安全和便捷存储，为城市建设规划提供更为科学合理的参考依据，推动城市化建设和发展。由此看来，加强城建档案管理数字化建设研究是十分有必要的，对于后续理论研究和实践工作开展具有一定参考价值。

一、城建档案管理数字化建设的意义

城建档案数字化建设是一个具有十分广阔发展前景的行业，在建设和发展过程中，仍然有许多缺陷和不足有待进一步完善。在城建档案数字化建设中，由于传统的城建档案管理方法需要耗费大量的人力、物力和财力，需要人工对纸质档案进行管理和检索，需要占有大面积空间，档案资料查阅速度较慢，效率不高。与此同时，由于档案资料自身具有分散性特点，所以对信息资源的整合和查找只能依靠人工实现，一旦纸质档案出现损坏，将造成大量的珍贵资料丢失，产生严重的危害和影响。城建档案资料完整性和系统性不高，而在广度和深度上同样存在着局限性，而且很多城建档案馆分布在不同区域，档案馆之间的档案资料调度和查阅较困难，需要占用大量的存储空间。数字化城建档案能够有效改善此类问题，利用先进的信息技术和数字化技术实现资源共享和存储技术，充分发挥档案信息原有的功能，提供更大的便利和支持。

二、城建档案管理数字化建设中存在的问题

城建档案管理中，主要工作内容在于如何长期地保存和查阅。伴随着我国科学技术水平的快速提高，越来越多先进技术涌现，并被广泛应用在城建档案管理中，能够实现信息的高效、安全和长期存取。城建档案信息数字化主要是在物质载体上记录，物质载体性能越好，存储时间越长。所以在城建档案数字化建设中，档案信息存储物质载体直接影响到数字信息的存取期限，保证物质载体的稳定性是尤为必要的。

城建档案由于自身性质较为特殊，所以除了记录城建的相关信息以外，还具有一定的法律价值。传统的纸质档案管理中，档案信息存储载体是纸张，很难被改变，可以更有效地确保信息完好。但是对于电子档案而言，档案信息很容易被删改，可能造成数据信息的丢失和不完整，法律价值需要在长期验证中才可以肯定其原有价值。

数字档案资源共享，首要前提是建立一个统一标准，利用统一的格式和规范，实现更大范围的档案资源共享。但是就当前城建档案管理数字化现状来看，仍然缺乏一个统一的标准，在不同程度上制约着资源的共享，影响到信息资源的大范围交换。

三、城建档案数字化建设对策

（一）做好全面规划。城建档案数字化建设中，前期规划工作是一项十分重要的工作，将大量的纸质档案资料信息转化为数字化档案，工作量十分庞大，需要耗费大量的时间和精力。数字化建设中，需要对档案馆内部的信息资源储藏量具有一定的了解，深入调查分析后，才可以突出工作重点，根据档案类型有针对性地开展数字化建设活动。

（二）建立城建档案数字化建设标准。数字档案的资源共享，需要在相关标准和规范的支持下，实现档案信息的数字化。建立城建档案数字化标准，主要是包括对数字化档案管理规范和信息化标准规范，通过对数据信息的收集和整理，为档案信息提供更为安全的保障，并做好网站管理的相关说明。数字化档案管理规范化建设，可以为后续的城建档案数字化建设工作提供更为充分的参考依据。

（三）建设统一的信息系统。城建档案数字化管理不仅仅需要依靠计算机网络开展工作，还需要建立统一的信息系统，利用相配套的设备和软件，搭建一个网络平台，实现数字化档案信息资源的共享。

四、结语

综上所述，城建档案管理数字化建设是应时展需求，提高城建档案管理水平的主要途径，在建设过程中需要充分考虑到数字化档案信息管理的安全问题和系统稳定性，有针对性地开展工作。

【参考文献】

[1]袁志海.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].城建档案，2012，6（1）：35-36.