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档案工作论文范文

档案工作论文

档案工作论文范文第1篇

1、爱岗敬业,争取领导的重视。领导是否重视文档工作,在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此,要想使单位的文书档案工作有起色,首先要争取领导重视,文档工作人员还要注重完善自我,热爱本职工作,忠于职守,忠实肯干,发挥主观能动性,干出业绩,干出水平,让领导满意,更好地为单位的发展服务。

2、加强宣传,增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视,大多都是因为缺乏档案意识,认为文书和档案工作不是主要的部门,可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先,要勤向领导汇报文书和档案工作情况,使领导受触动、受启发;其次,要努力做好档案服务工作,及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料,为领导提供档案利用信息,使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。

二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路

随着改革的深入发展,文档管理面临着许多亟待解决的问题,诸如文件和档案数量越来越多,给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等,只有实现文档管理现代化,才能有效地加以解决。

1、掌握现代化管理技能,提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用,使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接,系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作,这种现代化管理技术,迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求,也是文档工作者的努力方向。所以,文档管理人员要结合本岗位工作,边学习边操作,在提高业务素质的同时,特别要注重计算机知识、信息技术的学习,努力使自己成为综合型文档管理人才。

2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐,劳动强度大。而利用计算机整理文件,则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时,立卷人根据自己的理解对文件进行分类,虽然都按照统一的标准,但因每个人的理解同,对同一个文件的分类不尽相同,就不可避免地产生分类不准确的,影响案卷的质量,给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》,不需要拟定案卷标题,以件为单位,不仅省时省力,而且利用计算机检索达到方便快捷,既降低了人为因素在文件归档工作中的影响,又可发挥计算机管理优势,提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。三、加强在职教育,提高文书档案管理人员的整体素质

文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量,为了使档案工作人员能够适应工作的需要,要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性,努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化,管理方法要不断更新,因此,对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法,已不能适应新的形势,所以,必须对文档人员进行在职教育培训,尽快培养一批既能掌握新技术,又能熟悉文档专业知识的人才。

1、进一步提高文档管理人员对文档工作的认识。增强管理意识。文档管理是一项专业性很强的工作,它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神,又要有扎实的专业理论知识、科技知识,尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此,文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识,开拓视野、优化知识结构、提高综合素质,才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定,使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务;二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围,建立一个文档管理组织的领导体系,加强对文档工作的领导、检查和考核,不断提高文档管理工作水平。

档案工作论文范文第2篇

[关键词]档案管理;企业管理

档案管理工作做好了,一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况,适时调整经营策略提供准确依据,为经营决策提供支持性证据;另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果,为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下,做好档案管理工作,不断地更新档案管理观念,勇敢探索和尝试新的档案管理手段,以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式,决定着企业的商业版图和未来发展,对于实现该企业经营战略,不断提高管理效率具有深远的影响。因此,做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。

档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。本文研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代企业管理的现状,吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,不断适应档案管理工作的新形势,指导我国的档案管理工作,达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感,进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。

档案管理工作的重要性进一步淡化,很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识,认为档案管理工作可有可无。再加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视,在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感,良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识,因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象,工作责任心不强,对档案管理工作重要性的宣传力度不够,档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个企业。不利于形成企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围,整个企业的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍,在整个企业发展进程中有边缘化危险。

随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型(电子档案)。档案管理模式也从传统手工模式不断发展,历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式,并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。20世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化为档案看做是一个整体过程、档案整体运动过程由于档案价值形态的变化可划分为若干个阶段、不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础,档案生命周期理论准确揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响,为实现档案一体化管理、为前端控制提供了理论依据。

缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造。目前,一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法,档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后,给档案工作带来消极后果,主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点:一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识,财力投入少;二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备,但由于档案管理人员操作不熟练,导致先进设备没有起到先进作用。三是,领导重视不够,虽有微机和档案网络,但档案并没有录入电脑,还按手工在进行工作。档案工作缺乏制度化的管理程序当前企业档案管理不规范主要表现在:一是档案收集不规范。在收集过程中,制度形同虚设,想交就交,不想交就不交,档案收集考核不明确;二是档案整理不规范。企业近几年发展较快,新档案人员不断进入,档案人员的专业素质参差不齐,在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷,卷内目录与实际整理文件不相符,卷内资料漏失现象比较普遍。此外,在立卷时间上,有时会累积起来一次立卷,既不符合事毕立卷要求,又不利于查找利用;三是档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在,在行政上无法对各大部进行管理,在进行这项工作时,须向主管领导汇报,但主管领导一般都是兼任,本身的各项工作时间都较紧张,档案人员要想向领导说明一项工作较为困难,各项工作开展起来也较为困难,现在某些部门自设资料库,给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧,借出的档案没有按期归还。

企业档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则企业档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升级工作。但达标工作作为一项运动,一次考试在进行,整个过程加班加点,在短时间内取得了一定的效果,但达标以后,就出现后力不足,没有长期性和连续性,再由于部分干部对档案综合管理的参与程度不够,对档案在企业中的重要作用的认识不足,甚至有部分还认为档案室就是资料没有地方存放了就放的地方,档案室在某些人眼中成了废纸仓库,造成了档案工作有领导、无计划;在任务、无落实;有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。

档案工作论文范文第3篇

[关键词]档案管理;企业管理

档案管理工作做好了,一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况,适时调整经营策略提供准确依据,为经营决策提供支持性证据;另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果,为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下,做好档案管理工作,不断地更新档案管理观念,勇敢探索和尝试新的档案管理手段,以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式,决定着企业的商业版图和未来发展,对于实现该企业经营战略,不断提高管理效率具有深远的影响。因此,做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。

档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。本文研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代企业管理的现状,吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,不断适应档案管理工作的新形势,指导我国的档案管理工作,达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感,进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。

档案管理工作的重要性进一步淡化,很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识,认为档案管理工作可有可无。再加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视,在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感,良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识,因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象,工作责任心不强,对档案管理工作重要性的宣传力度不够,档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个企业。不利于形成企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围,整个企业的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍,在整个企业发展进程中有边缘化危险。

随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型(电子档案)。档案管理模式也从传统手工模式不断发展,历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式,并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。20世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化为档案看做是一个整体过程、档案整体运动过程由于档案价值形态的变化可划分为若干个阶段、不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础,档案生命周期理论准确揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响,为实现档案一体化管理、为前端控制提供了理论依据。

缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造。目前,一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法,档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后,给档案工作带来消极后果,主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点:一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识,财力投入少;二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备,但由于档案管理人员操作不熟练,导致先进设备没有起到先进作用。三是,领导重视不够,虽有微机和档案网络,但档案并没有录入电脑,还按手工在进行工作。档案工作缺乏制度化的管理程序当前企业档案管理不规范主要表现在:一是档案收集不规范。在收集过程中,制度形同虚设,想交就交,不想交就不交,档案收集考核不明确;二是档案整理不规范。企业近几年发展较快,新档案人员不断进入,档案人员的专业素质参差不齐,在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷,卷内目录与实际整理文件不相符,卷内资料漏失现象比较普遍。此外,在立卷时间上,有时会累积起来一次立卷,既不符合事毕立卷要求,又不利于查找利用;三是档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在,在行政上无法对各大部进行管理,在进行这项工作时,须向主管领导汇报,但主管领导一般都是兼任,本身的各项工作时间都较紧张,档案人员要想向领导说明一项工作较为困难,各项工作开展起来也较为困难,现在某些部门自设资料库,给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧,借出的档案没有按期归还。

档案工作论文范文第4篇

关键词:档案;文件中心;管理模式

Abstract:Manypeopleinquestionsandsoondocumentandfileconceptanddocumentlifecycletheoryhavethedifferentview,Ithoughtthatnomatterthedocumentorthefilearethedocumentmovementdifferentperiods,isonlythedifferentperiodhasthedifferentmodeofadministration.Byformstheunitinourcountrypresentdocumenttomanage,halfpresentdocumentbyvariousbasicunitsarchiveofficemanagement,thenon-presentdocumentmanagesbythearchives.Thiskindofloosemanagementpatternalreadycouldnotfollowthesocialdevelopmentthedemand,themanagementmalpracticetobegettingmoreandmoreprominent,alreadybecamethefileworkdevelopmenttheshackles.

keyword:File;Documentarycenter;Managementpattern

一小而全的管理模式,浪费严重

市县绝大多数立档单位规模比较小,文件、档案形成数量比较少,但麻雀虽小五脏俱全,每个单位都要设立档案室,这样就需要至少占用1-2间办公室,添置设备、配备人员,建立-整套的管理程序和方法。仅以石景山市为例,目前共有170多个-、二级档案室,档案室面积3970多平方米,190名档案工作人员。各个单位都要在人力、物力、财力方面投入,这种多方面投入形成了分散的、小而全的管理模式,造成的是人力、物力、财力的重复投入,浪费严重。

二市县档案局、档案馆工作压力大,很难提高工作水平

由于基层单位档案工作队伍不稳定,专业素质有待提高,档案局不加强培训和具体的指导就无法开展工作。因此基础业务培训和业务指导挤占了档案局绝大部分时间,使他们无法深入开展业务工作,提高工作水平。同样由于档案工作队伍专业素质有待提高,很大一部分重复和价值不大的档案被划定为进馆范围,因此,档案馆在接收进馆档案时工作压力非常大。

三工作不到位,管理水平低

从目前情况看,档案室工作的水平完全取决于该单位领导者的档案意识、重视程度和档案工作人员的素质。档案工作是-门专业,但绝大多数的档案员是兼职的,缺少档案专业知识,工作队伍不稳定。如石景山市93%的档案工作人员是兼职的,99%的档案员无专业知识,专业素质有待提高,虽经多次专业培训,但距工作要求仍相差甚远,工作人员经常调换,每年调换率均在20-30%左右。这些因素造成了档案工作水平较低。现代化管理是档案工作的必然趋势,但目前状况对实现现代化管理阻力很大。

四现代化管理进程缓慢

文件、档案现代化管理需具有“同一性”和“互换性”,只有工作水平基本统一才能达到资源共享。而分散管理,各单位档案室管理水平参差不齐,要达到资源共享难度非常大,且需要的时间也很长。

五文件社会化难度大

随着社会不断前进,人们的档案意识不断加强,自我保护意识不断加深,这些都会促进文件、档案利用需求的不断增加。分散管理给社会利用工作增加很多麻烦和不便。管理分散,也很难达到科学管理的要求,因而不能满足利用者优质、快捷的服务要求。

建立文件中心,半现行文件脱离形成单位,直接由文件中心管理,能做到人员专业化、经费专项化、设备专门化、管理科学化;既能减少文件形成单位多方位投入,又能满足方便利用;既节省人力、物力、财力,又能减少档案局、档案馆的工作压力,使档案局、馆的工作正常开展;既能实施科学的鉴定、合理分流文件,又能保证档案馆收藏档案的质量,将管理活动真正按其规律纳入科学管理轨道。文件中心突出的优势是符合高效、精简、节约的原则,能将松散的“小而全”的机关档案室管理模式迅速向具有集约化、科学化、社会化、规模化的管理模式转化,大大提高工作质量,为档案工作更广泛地为社会服务创造了条件。文件中心还可以通过各市域网,逐步实现档案信息网络化,达到资源共享,并可为今后电子文件网络传输做好准备。

档案工作生命力的所在就是利用,因此档案工作的出发点和落脚点都必须是档案的利用工作。旧的管理模式已经不适应需要,就应该建立新的模式。建立文件中心逐步取代各单位档案室是市县档案工作的发展方向。

二、市县文件中心的体制、职能

一文件中心的体制

文件中心应为政府职能。当初美国建立文件中心的目的是为了实现经济上的节约,是-种政府行为,而今我们建立文件中心仍应为政府行为,这也与当前我国现行和半现行文件档案管理体制相吻合。市县文件中心应是政府直属机构,在市县政府的领导下,接受市县档案局的监督与指导。

二文件中心的职能

文件中心负责现行文件和半现行文件的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁、向档案馆移交等项工作,具体包括:

1、文件中心的收集工作

文件中心的收集工作面对的是全社会,不仅包括党政机关、人民团体、事业单位等立档单位,还应包括不同所有制企业及个人所形成的不同门类、不同载体的现行文件。

2、文件中心的整理和管理工作

文件中心负责将接收的文件进行编目、排列、上架、保管等工作。其整理、管理条件和要求应与档案馆的要求一致。

3、文件中心的鉴定和销毁工作

鉴定和销毁工作指对已到保管期限的文件进行鉴定和销毁,其鉴定和销毁工作由文件中心和文件形成者共同完成。

4、文件中心的利用工作

文件中心的利用工作应面对全社会,遵守我国文件、档案利用的规定和要求,面对机关、团体和个人。利用的形式也应是多样的,但主要取决于文件中心发展的规模和工作水平。

5、文件中心定期向档案馆移交文件

向档案馆移交文件是文件中心的义务,文件在文件中心保管10-20年后向档案馆移交。究竟多少年移交更合适,可根据文件中心的发展和社会的利用需求逐步确定。

三、市县建立文件中心的步骤

市县建立文件中心取代各基层档案室,可以说是档案工作管理体制的改革,必然要有-个过程,我认为可分三步走:

第一步:建立文件中心取代市委、市政府、市人大、市政协、市纪检五套班子的档案室,开展市首脑机关的档案工作。

第二步:取代市委、政府下属局处单位的档案室,为市委、市政府工作服务。

第三步:面向社会、企业、个人,开展全方位的服务,并考虑有偿服务。

任何改革都会有一个痛苦的过程,从眼前利益看,建立文件中心政府要投入一笔资金。过去是各单位分散投资,现在将分散资金、多方位投资变为统一投资,看似一笔大投入,而实际上比分散投资要节约得多。

文件中心取代档案室,各单位不再配备档案员,而档案员大多是兼职,从眼前看,也没有减少工作人员,但工作量减少了,工作人员可以统筹安排。总之,工作专一了,质量提高了,工作面更广了,现代化水平高了。

档案工作论文范文第5篇

1、创新与基础的关系。创新不是凭空真象,不是“空中楼阁”,必须在原有基础之上进行。建国以来,我国档案事业得到了较快发展,形成了一整套理论、方法和工作经验,这些对今后的档案工作仍具有较强的指导意义,是创新的根基。因此,创新绝不能抛弃这个基础,要在认真研究、总结过去的基础上,分析现在和将来的形势,在发展中寻求新的突破。

2、创新与现实的关系。目前,还存在社会档案意识不强、档案服务工作不到位、档案事业发展后劲不足等问题。创新就要重视现实,面向未来,从实际出发,解决现实存在的问题,在打好基础、快速发展上求突破。

3、创新与学习、借鉴的关系。创新的基础,借鉴是创新的阶梯,创新是学习的动力,也是学习的目的。档案工作创新既要学习行业专业知识,借鉴本待业成功的经验和方法,又要学习和借鉴相关专业、其他待业知识、经验。要坚持“推陈出新”原则,运用批判、继承观念,在学习、借鉴中创新。

4、创新与实践的关系。创新是事业发展的动力,但理论创新、方法创新都林经过实践检验,凡是对事业的发展有促进作用的创新,都要大力推广,在实践中不断完善。

二、创新服务手段是档案工作创新的主要内容

1、建立档案网站,开展网上利用服务。随着档案馆(室)内部局域网的建立,档案部门应在此基础上建立档案网站,积极组织上网数据和信息,实现档案信息的网上检索,为用户提供更好的服务。

2、电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作,已尤为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是,许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了,因此,档案冲床改变传统工作模式,在网页上建立电子文件自动上传的工作容器,在第一时间将其收集,并在档案馆(室)的服务器上归档。

3、开展在线服务。传统的档案利用方式,如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件,特别是到档案部门利用档案原件的方式,在信息化时代里必然要发生变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境,使人们更注重洲的时效性,希望通过信息系统和网络及时准确地获得多种信息。因此,被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

4、开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入,到档案馆(室)查阅党政机关及有关部门文件的人员逐年增多。公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要,希望能够更加便捷地了解有关政策信息。为适应新形势发展要求,档案部门要进一步转变工作职能,提高工作效率,密切党和政府与人民群众的联系,维护方方面面人民群众的根本利益。

三、拓展服务领域是档案工作创新的主要方向

1、信息服务的社会化。信息化社会中,人们对各类信息的需求日益迫切,档案部门既要面对淀机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人,又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。随着科学技术的发展,人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂,越离不开信息服务。对档案信息的单五需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。

2、加强横向联合,实现信息资源共享。随着信息时代的发展,人类的知识和信息问题在急剧增长,面对浩瀚繁杂的文献情报,任何一个文献部门都不可能将所有的知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此,必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面,建立一个完整的社会信息系统,实行一体化管理,充分发挥整体优势。建立联合目录是用统一的著录格式,联合报道两个或两个以上档案馆、图书馆(室)馆藏的档案目录,可使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报;也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾,并有利于各级各类档案馆、图书馆(室)馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展,更好地满足社会多方面的需要。

档案工作论文范文第6篇

(一)档案文献编研是开发利用档案资源的有效方法。

档案文献的提供利用,一般是采取利用者登门查阅的方式进行的。这种传统的提供利用方式,虽然利用者可以看到档案文献的原件,但由于受地点、时间等条件的限制,加上案卷繁多、查阅不便,所以往往不能及时地利用,而且会使利用者饱受往返奔波之苦、大海捞针之难。档案文献编研工作则可以克服这种弊端,打破以往档案“养在深闺人不识”的局面。较好地适应利用者的要求。

(二)档案文献编研工作是科学研究的基础和条件。

科学研究必须在有各种材料的基础上进行,特别是系统大规模的研究工作,更需要占有大量的资料。然而随着社会的前进,档案文献的数量越来越多,利用起来确有“望洋兴叹”之感。如果把这些档案文献按一定专题整理编研,就会大大方便利用,提高科研工作的速度,有利于科研成果的早日完成。

(三)档案文献编研工作是保存,积累、传播历史典籍的重要措施。

档案文献是党和国家的宝贵财富。加强对档案文献的保护,最大限度地延长档案文献的寿命,是档案部门的重要职责,通过档案文献的编研,可以使许多重要的档案资料复制和流传。所以说,档案文献编研活动又是积累和传播知识的重要手段。

二、做好档案文献编研须重视的几项工作

(一)加强档案资料的收集,保证归档材料的齐全完整。

在档案工作的起始阶段,人们没有实践经验,难以确定、区分资料的价值,面对众多的档案材料,总觉的“存之无用,弃之可惜”,这是很正常的。一个单位的档案积累了数十年之后,面对成千上万的档案史料又会出现“存时嫌多,用时嫌少”的局面。我局在文献编研和档案利用过程中发现,过去有些重大事件、重要活动,既未留下文字记载,也未留下照片资料,仅凭一些老同志的回忆。但随着时间的流逝,每个人的说法不一,这是十分令人惋惜的。还有一些重要的依据、协议查无下落,为今后土地、资产的处理留下后患。这些都为我们敲响了警钟,要求我们档案工作人员在接收档案时,必须认真细致地对每个单位的案卷按照职责范围、上下级关系进行检查验收,发现问题,及时补救。还要将社会上和个人手中散存的重要文献、资料收回,并妥善保管,绝不能因现在的疏忽而愧于后人。(二)编制多种形式的检索工具,为编研工作提供利用创造条件。

编制检索工具与开发利用工作的关系极大。搞档案文献编研,也需要摸清库存,了解家底,全面地掌握档案情况。在档案数量不断增多、类型多种多样、内容丰富的情况下,如果没有多种形式档案检索工具,不仅查找效率低,而且常常查不准,查不全,甚至有的档案找不出来。所以,应该象同志教导我们档案工作人员时指出的那样:“不仅要整理保管好文件,更重要的是熟悉业务,多做些索引、目录,使利用查找方便”。

(三)充分发挥档案工作人员的优势,积极开展档案加工利用。

档案人员比较熟悉本单位库存档案的情况,要注意发挥这种优势,挖掘档案信息,搞好档案文献编研,为利用着提供系统的史料。过去档案工作侧重于对档案的整理和保管,对利用档案进行研究却不多。实际上,在这方面档案工作人员是近水楼台,得天独厚。他们开展档案文献编研工作,不但是档案工作的一项基本内容,也是科学研究的一支生力军。通过对档案文献的编研工作,还可以摸清档案的保管情况、改进管理,提出理论与实践的依据。

(四)积极采用现代技术,全面提高管理水平。

档案工作论文范文第7篇

关键词: 档案 利用工作 指导思想 构建和谐社会

做好档案利用工作是档案工作人员的根本目的。现今,档案利用工作更加受到重视,无论是中央办公厅主任王刚的讲话,还是国家档案局局长的报告,都把做好档案利用工作作为第一位的任务进行部署,要求搞好档案利用服务。为各级领导决策、为各部门工作服务、为社会各界和人民群众服务,现就如何做好档案利用工作谈三个方面内容。

一、档案利用工作的含义

档案部门向用户直接提供档案,为党和国家各项事业服务。档案利用工作包括了解和熟悉馆藏档案信息的内容,分析和预测社会对档案信息的需求和发展规律;积极开展档案咨询服务,向档案用户提供所需的档案内容。因此档案部门要进一步认清自身的职责,积极主动地开发和提供档案信息,为构建和谐社会服务。

二、档案利用工作的指导思想

档案利用工作的指导思想是全面、及时、准确,有效地为档案用户服务。

(一)全面为档案用户服务

档案馆是对那些具有正当利用目的的用户,应通过各种服务方法满足其需求,主动向他们提供有关的档案信息,向他们推荐、介绍与其利用需要相关的档案,让档案用户的利用需求得以全面实现。

(二)及时为档案用户服务

许多档案用户来馆室查找档案,是为了解决现实生活中的根本问题。因此,档案馆室必须建立科学的检索体系,同时档案人员也应当熟悉档案的内容,这样才能及时地满足档案用户的需要。

(三)准确地为档案用户服务

档案馆要准确地分析和把握档案用户的利用需求,对于那些由于缺乏经验,不能准确表达其利用需求的用户,档案服务人员应依据用户的目的,帮助他们筛选有用的档案信息,准确地为档案用户提供所需的档案与资料。

(四)有效地为档案用户服务

档案馆要积极主动地为用户查找档案与资料,努力提高档案利用效果,大力开发档案信息资源,建立完善检索系统,编辑各种档案资料,提高档案人员业务素质,增强为社会提供档案信息的能力,有效地为利用者服务。

三、档案利用工作的意义和要求

任何一项事业能够生存和发展的根本原因是社会的需要,党和国家之所重视档案工作,是因为档案工作对各项事业有用。因此,便于党和国家各个部门、各项工作对档案的利用,是档案工作的出发点和归属,而整个档案工作中,利用环节便是这一根本目的体现。档案利用工作对整个档案工作的发展有决定影响,档案利用工作是最实际、最富有说服力的宣传,通过档案实际发挥的作用,人们就能深刻认识档案的价值和档案工作的重要性,从而扩大档案工作在社会上的影响赢得各方面的支持。

档案利用工作不是单凭主观意愿所能做好的、必须遵循客观规律,妥善处理一系列问题,其基本要求是:

(一)明确服务方向,端正服务态度

档案工作是条件性、服务性的工作,二者都集中表现在利用工作上,要想真正做好,首先取决于服务方向的正确。而正确的服务方向又是与党和国家的工作重点、奋斗目标一致的。十六届六中全会后,党和国家工作重点是以人为本,构建和谐社会。随即档案服务工作重点也放到了开放、利用、科学研究、技术进步、特色建档、家庭建档等方面。因此档案工作须在明确服务方向的同时,还必须有坚定的服务思想和良好的服务态度;档案工作者也必须具有高度的政治责任感和甘于默之无闻,不图各利、全心全意为人民服务的精神,才能积极主动地做好档案利用工作。

(二)熟悉档案,了解需要

档案利用工作是解决档案供需矛盾的,因而,档案人员只有在熟悉所保存档案的内容,即做到知已知彼,才能有效地做好利用工作,所以档案人员还应注意以下两点:

1、熟悉重点:先熟悉经常查用的档案,后熟悉不常用的档案,先熟悉形成时间近的档案,后熟悉形成时间远的档案。先熟悉形成档案单位的历史和档案的保管,收存情况,后熟悉档案的具体内容。

2、结合收集、整理、鉴定、保管、统计、熟悉档案的内容及存放地点。

社会上的各行各业存着职能上的差异,对档案的需要也是多方面的,同一行业在不同的时期,面临不同的任务,又会提出不同的需求。所以要了解客观需要,就必须努力学习,熟悉党和国家的路线、方针、政策、了解改革开放和构建和谐社会的发展需要;了解本系统、本单位的生产、生活、工作的计划和任务,只有了解这些才能有针对性地做好档案利用工作。

(三)正确处理利用和保密的关系

从根本上说,档案利用和保密是一致的,保密只是相对地把档案的使用限制在一定的范围,而且这种限制也是随着形势的发展和时间、地点、条件的变化而不断变化的;保密的最终目的还是为了更好地发挥档案在社会主义各项事业中的作用。但在实际工作中,如果对什么档案要保密,什么档案不保密,保密范围宽窄,期限长短等问题处理不当,就会导致利用与保密之间矛盾发生。保密过严,无疑会造成档案信息资源的浪费,有密不保,又极容易危害国家利益。因此要正确处理二者的关系,就必须在维护党和国家利益的前提下,根据党的方针政策,根据国内外形势,把二者有机地结合起来,加以综合分析,凡是能促进安定团结和社会发展的档案信息,应积极地大胆地提供利用,凡是在一定范围内限制利用才有利于党和国家利益的,则应严格地、合理地坚持保密。

(四)正确处理利用工作与基础工作的关系

档案利用工作虽然在整个档案工作中居于主导地位,但必须依赖于基础工作,撇开基础工作便不能生存和发展。如果基础工作开展得不好,利用工作就会成为无源之水、无本之木,陷于衰竭的境地。同样,如果不根据客观需要,积极主动地开展利用,只是关门埋头于内部基础工作,那么基础工作就会失去存在的意义。所以,要以加强基础工作来保证、推动利用工作的发展,以搞好利用工作来检验、促进基础工作的完善。

(五)注重被动服务与主动服务并举

被动服务是利用者来档案馆提出利用档案的要求,档案人员尽量去满足这种 需求,包括接待阅览,外借档案和档案证明等。而主动服务是通过各种形式主动向外宣传报道馆藏档案内容,主动了解用户需要,主动送档案到各部门为他们服务。利用者来查找档案,只要能找出来,就可以发挥利用。这是档案馆提高利用的重要方式,如果能做好接待工作,主动帮助查找,就能在被动服务中争取主动。

(六)注意掌握档案的利用效果

档案的利用效果,是指档案用户在利用档案馆提供的档案信息后,所获得的结果,档案馆应当把利用效果的收集、整理、分析和研究作为一项基本工作来抓。了解和掌握档案用户利用档案后取得的经济效益和社会效益,了解和掌握档案用户利用后有没有产生积极效果。只有这样,才能全方位地把握各类档案与资料的利用价值,从而为改善馆藏结构和各项基础工作的建设,提供可靠的科学依据。

随着时间的推移,档案利用工作日益重要和明显,大批档案在社会中已经发挥和将发挥不可替代的作用。因此档案工作人员要做好档案利用工作,为构建和谐的社会主义事业服务。这是对历史负责,为现实服务,替未来着想。

参考文献:1、《档案人员岗位培训教程》

2、《中国档案》

档案工作论文范文第8篇

城建档案是指在城市规划、建设及管理工作中形成的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。城建档案是城市规划、建设和管理的重要基础资料,是建设各主管部门依法实施行政管理、行政许可、市场监管和执法监督的重要依据,是抗震防灾、应对突发事件的重要信息,也是工程建设、维修养护、改建扩建、审计稽查、维护权益的可靠信息和凭证。城建档案工作就是围绕城市建设开展的一系列档案管理工作包括档案的收集、整理、保管保护、鉴定、统计、开发利用等,是城乡建设事业的重要组成部分。按照国务院《科技档案工作条例》(国发[1980]302号第二十八条,大中小城市都应建立专门的城建档案管理机构,特别是大中型城市必须建立城建档案馆,收集和保管本城市应当长期和永久保存的基本建设档案。小城市和县镇按照要求,也要建立城建档案馆或设立城建档案室,并配备专职档案管理人员。

2城建档案工作现状分析

目前,全国80%的县级建设行政主管部门设立了城建档案室(馆),大中城市普遍建立了城建档案馆,负责收集、保管和提供利用本地区形成的城建档案,相当一部分城建档案馆(室)被赋予“城建档案管理处(办公室)”职能,指导监督本地区城乡建设档案工作,形成了“一个机构、两块牌子”的工作体制。许多地方和部门以及建设单位,将建设项目档案工作作为工程建设的重要内容,纳入项目建设管理计划和工作程序、岗位责任制,逐步走上良性发展的轨道。各建设行政主管部门将工程档案管理纳入规划许可、施工许可和备案管理程序,普遍推行“一书一证”制度(即工程开工前建设单位要与城建档案馆(室)签订《建设工程档案报送责任书》,工程竣工验收备案前要由城建档案管理部门出具《城建工程档案验收合格证》),工程档案接收率达90%以上。城建档案馆(室)档案数量快速增长,各馆配备了相应的硬件设备,如密集架、计算机、扫描仪、温湿度自动监控设备等,按照国家标准《城市建设档案著录规范》、《建设工程文件归档管理规范》和建设部颁布的《城建档案分类大纲》、《城建档案保管期限与密级划分》等一系列技术规范整理档案,档案规范化、现代化、信息化程度大大提高,村镇建设档案工作开始起步,各地积极贯彻《城市地下管线工程档案管理办法》,初见成效。

湖南省株洲市城建档案馆(城建档案管理处)2004年晋升为“国家一级城建档案馆”;县级城建档案馆(室)在各级领导的高度重视和支持下逐步发展壮大。醴陵市2006晋升为省一级城建档案馆,攸县设立专门的城建档案馆,株洲县、茶陵县、炎陵县等建设局设立了专门的档案室。无论是人员配置、库房建设都相应的增加和扩大,整个县(市)馆藏由原来的几千卷上升到3万余卷。

我国已进入全面建设小康社会和构建社会主义和谐社会的新阶段,各地各部门正全面落实科学发展观,统筹城乡发展,开展社会主义新农村建设,推进城镇化进程,在这种形势下,城市建设事业将获得前所未有的发展,对城建档案工作提出了更高的要求。城建档案工作面临新挑战,出现了新的问题和不足:城建档案的服务效能有待提高;地下管线工程档案管理滞后;信息化、数字化建设步子不大,建设档案工作仍然停留在“收集保管型”,没有实现向“信息服务型”的根本转变。

3创新工作机制,积极为城市建设和经济发展服务

挑战意味着机遇,问题就是机会。我们必须抓住机遇,解放思想,与时俱进,创造性地开展工作,建立城建档案信息资源主动服务工作机制,把城建档案工作推向新境界,使之在社会主义和谐社会建设中取得突破性进展。立足构建社会主义和谐社会对城建档案工作的要求和当前形势,努力创新城建档案工作机制,积极为城市建设和经济发展服务,我认为应做好以下几点:

3.1抓好重大建设项目档案工作,加强对重要数据的收集,将城建档案馆(室)建设成为城市建设重要数据的备份中心。

积极实施重大建设项目档案工作全过程管理,即以项目法人为管理核心,以纳入合同为管理依据,以监理控制为重要手段,在档案行政管理部门、专业主管部门、城建档案部门及项目建设、设计、施工、监理单位全方位参与下,实施事前介入、事中控制、事后稽查、验收把关的全过程控制的新的重大建设项目管理模式。国家对城市防灾抗灾,应对突发事件和反恐怖等工作十分重视,各城建档案馆(室)应紧密配合有关部门预防和应对城乡突发事件,一是做好重要工程包括重要建设、地下管线、人防工程、防洪工程等档案的收集管理;二是加强与政府公共安全和应对突发事件机构的合作,做好重点档案的备份和安全保管,建立紧急情况下重要工程档案的利用机制和受损恢复机制;三是加强对重要工程档案的研究分析,为制定应急预案和抢救方案提供及时准确的服务。

株洲市城建档案馆在抓好重大项目档案工作方面取得了一定的成效。通过加大业务指导工作力度,工作人员经常性地深入施工现场,跟踪服务,及时介入,多方协调,进行业务指导,确保了资料收集的完整性和及时性。2001年至2006年,全市共办理竣工验收备案项目1591项,重点工程210项左右,仅2005、2006年共收集重点工程档案约4000卷。6年来新增入库档案约38000卷,为全市城市建设发展做出了一定的贡献。

3.2加强地下管线工程档案的收集管理,将城建档案馆(室)建设成为本地区地下管线工程档案信息中心。

地下管线是城市的生命线。2005年建设部136号令颁布了《城市地下管线工程档案管理办法》。各级建设部门要建立配套政策措施,纳入行政审批环节,把《办法》所规定的查询制度、告知制度、竣工测量制度、档案移交制度、预验收制度、档案动态管理制度、责任制度等,纳入规划管理、施工管理、备案管理相关环节,建立起各部门、各行业加强协调、分工合作、密切配合、资源共享的地下管线档案信息管理体制和运行机制,保证各类地下管线档案信息及时移交,借助计算机、网络技术等现代化管理手段,建立城市地下管线信息管理系统,为城市建设提供高效优质服务。

2004年,长沙市城建档案馆通过省、市人大出台了《长沙市城市地下管线工程档案管理条例》,通过行政执法和地下管线工程档案业务指导以及检查督促,推动了地下管线工程档案工作全面发展。目前,全市包括引水、供水、排水、燃气、通信、电力等专业管线工程档案都做到了业务指导到位、档案编制规范、收集工作有力、报送移交及时;2005年至2008年共接收各类管线工程档案4000多卷;并根据城市隧道工程、轻轨工程的发展,适时跟进,出台了一系列规范文件,主动提供优质服务。特别是在地下管线档案信息中心建设方面,长沙馆自2006年以来,通过市财政投入3370多万元,完成了“长沙市地下管线信息化工程(一期)”,实现了地下管线信息的动态管理,把长沙市城建档案馆打造成了城市规划、建设和管理以及长沙市经济社会数字化发展的基础工作平台,充分展示了城建档案工作在城市建设和经济发展的作用。

3.3推进城建档案工作信息化,实现由“收集保管型”向“信息服务型”的转变。

当前我国信息化建设正在进行战略转型,即从信息技术阶段转向信息资源阶段,从基础设施建设阶段转向深入应用阶段,从数量建设阶段转向质量建设阶段,从粗放配置阶段转向集约经营阶段。档案是国家的基础性原生性信息资源,档案部门是信息资源大户,档案工作从本质上来说就是信息化工作,面对国家信息工作战略转型,档案工作特别是档案信息化工作必须转变工作思路,把重点转移到加快档案信息化资源建设,发挥档案信息资源的重要作用上来。

当前多数城市采用计算机管理系统对城建档案进行管理,不少城市开设了局域网,有的开始建设数字化城建档案馆,但各地发展极不均衡,距离社会主义和谐社会对“信息化服务”的要求甚远。各城建档案部门一定要认清形势,居安思危,积极应对,国家档案局、国务院信息化工作办公室于2006年9月联合启动了档案信息资源开发利用试点工作。试点确定了6个方面主题和16个试点单位,其中沈阳市房地产档案馆与另外两家单位联合承担“档案信息资源社会化服务”的试点任务,要求对利用信息化手段、采取不同运行机制、运用多种形式对档案信息资源进行深度开发、提供社会化服务等方面工作进行探索实践、总结归纳。各城建档案部门应主动融入对接全国档案信息化工作,努力把城建档案馆(室)建设成为本地区建设信息资料中心。“十五”期间,株洲市城建档案馆先后投资60余万元,用于声像设备和计算机信息化建设。安装了局域网,开发了“城建档案信息系统”,建立了株洲市城建档案信息网站,逐步实现了城建档案收集、管理、利用、统计的现代化,结束了手工操作和人工查阅的历史。建馆以来,共接待查阅利用者36980人(次)、查阅档案35019卷,复制资料50000余份,为城市建设、重点工程建设提供了大量的基础资料,也为全市各行各业及人民群众改扩工程、解决纠纷、补办手续、史志修编、新闻宣传等提供了大量服务,创造了可观的经济效益和社会效益。

3.4抓好村镇建设档案工作,为社会主义新农村建设服务。

总理在今年的《政府工作报告》中提出,要切实把国家基础实施建设和社会事业发展的重点转向农村,大力加强农村基础设施建设,加快农村水利、道路、电网、通信、安全饮水、沼气等设施建设,集中力量用两到三年时间基本完成全国大中型和重点小型病险水库改造。各地建设规划部门必须加强与档案、民政、农业等部门的合作,将村镇建设工程档案管理纳入三农工作、村镇建档工作,进一步纳入村镇建设工程规划管理、施工管理、备案管理程序,保证村镇建设档案的收集、保管和开发利用。

对株洲市各县(市)村镇建设档案工作来说,一是要进一步建立健全工作机构,提高工作人员素质。特别是在镇一级,一定要指定专人负责,目前镇域规划建设发展很快,建设档案工作要跟上新农村建设步伐,不能留下空白。二是要进一步加大投入,提高硬件配置,落实工作场地和档案保管库房,配备必要的工作设备设施,改善技术工作条件。三是要进一步争取领导重视,努力用好地方政策,以有为争有位,不断打开工作局面。四是要进一步营造城建档案工作一盘棋的工作氛围,加强市、区县(市)、镇建设档案工作联动,建立信息员队伍和工作网络,开展业务培训,加强横向交流,增强建设档案工作为社会主义新农村建设服务的整体实力和成效。

做好城建档案工作,服务和谐社会,是我们每个档案人应尽的职责。认认真真工作,踏踏实实做人,敢于创新,城建档案事业正如这五月石榴花一样,将会绽放出艳丽夺目之彩!

参考文献:

[1]求真实务,开拓创新,全面抓好中小城市建设档案工作——建设部办公室主任李秉仁在全国中小城市建设档案工作座谈会上的讲话.2006-11.

档案工作论文范文第9篇

一档案库房管理中的保密工作

档案的库房管理是档案保密的重点。

从总体上讲,档案库房应按照国家有关规定单独兴建,但是有一些不具备条件的单位,往往将库房附设在机关办公楼内。应注意的是,不是任何一间办公室都可以用作库房的,从档案保密的角度来看,不宜将库房设在办公楼的最底层,库房门窗等应专门加固,以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开,库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理,制定严格的库房管理制度,无关人员一律禁止入内。实践证明,档案库房的科学管理,是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

二绝密档案的管理和保密

绝密档案是党和国家的核心秘密,它关系到党和国家的安全,关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败,关系到四化建设的进程。因此,为确保国家核心秘密的安全,必须管理好绝密档案。

1、绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器,从保管条件上确保绝密档案的安全。

2、提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份,有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任,因此,档案保密工作好与坏,档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识,不仅要有严谨的工作作风,经手的事情件件有头有尾,手续清楚,而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家大量的秘密,这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合,往往一句话,说者无意,听者有心,在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合,都应做到守口如瓶,万无一失,把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。

3、加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理,必须经指定领导人审批,认真履行登记、签字手续,任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查,发现失密、泄密问题,应及时查明原因,进行补救。

三做好档案的保管期限与保密期限的区分工作

确定保管期限的原则是,正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要,全面确定档案的保存价值,准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内,如被泄露,将对国家的安全和利益造成的危害来确定的,它表示该国家秘密事项在其确定的期限内,受国家有关保密法律、法规的保护,产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定:除有特殊规定外,绝密级事项不超过30年,机密级事项不超过20年,秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计,在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项,在授权机关作出解密前,其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施,不得擅自决定解密和随意对外提供。

四档案管理人员的职责

档案管理人员的职责,就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务,也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏,就是使档案保管得完好无损,不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案,要及时抢救。不丢,就是使档案绝对安全,不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃,不仅保证档案实体安全,也要保证档案内容的安全。不散,就是要求档案的保管相对集中,不致因档案的分散保管而使档案管理不便,甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱,就是要求档案保管工作有条不紊,档案排架整齐规范,有规可循,有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的,也是光荣的,这是一项重要的基础工作,档案保管人员要持之以恒,时刻警惕,防止档案的损坏,确保档案的安全,为档案工作提供物质基础。

五档案情况的变化

档案在保管过程中,其密级不是一成不变的,而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的,也是暂时的;大多数的,总的趋势是降密,直至解密。其变化原因有三:一是保密范围的变化;二是密级文件作用的变化原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应,已失去了指导作用,为此立档单位废掉了此类文件,密级自然消除了。;三是保密时限的变化。原馆室所存档案文件,只标有密级而没有保密时限,多数都是超期服役,例如,50年代的绝密文件大都需要按照《保密法》关于划定密级和保密期限届满自行解密的要求去做,这既反映了历史上划密工作的不足,也说明进行档案解密划控工作的迫切,因此应依据档案内容的变化掌握划密标准,严防密级偏高或偏低,密期偏长或偏短。

六做好档案密级的调整工作

1、要贯彻落实《保密法》以及1991年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神,在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上,重点解决好两个问题:一要严格执行解密划控的时间标准、有关内容标准及保密规范标准,做到有法必依,执法必严,违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导,齐心协力搞好档案文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限,确定哪些档案能开放利用,哪些限制在一定范围内利用,哪些还不能提供利用,为今后进一步搞好规范化、标准化和档案建设奠定基础。

2、要建立起法制的新秩序。对档案的变化调整,不仅要立足于当前的实际工作,还要着眼于长远。历史的经验教训告诉我们,以往关于档案保密的制度还不健全,适应不了《保密法》的要求,需要完善增加新的内容。为了适应档案调密工作制度化、正规化的需要,应建立以下三个制度:1建立划定密期制度,以便届满自行解密;2建立调密通知单制度,对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件,要下发通知单告知档案馆室,以便衔接工作,及时掌握,适时变动;3建立档案接收标准制度,加强档案的规范化建设。

3、要加强档案的科学管理。在调密工作中我们发现,过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供,造成了扩散机密的漏洞。对此,可以采取分段治理的办法。以1991年贯彻国档发28号文件实施馆室藏档案解密划控工作为界,对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动,但在今后一般查档中只提供所查内容,不提供含文件的原卷;外供卷时,可采取对与所查档案无关的文件进行密封等措施。今后对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存,彻底解决密与非密的文件材料混卷问题,堵塞过去那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞,以及档案文件分散不集中,日后调密不便的问题。同时,要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片,建立文件统计台帐和存放地点索引,为科学的管理,准确的掌握,有效的保密,及时的提供创造条件。

二、做好档案利用过程中的保密工作一做好档案利用中的监督工作

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施,它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为,从而做到既能利用档案,又能保证档案的完整与安全。具体说来,档案利用监督可以从以下几个方面实施:

1、制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况,对不同层次的利用人员确定不同的利用范围,规定不同的审批手续,使提供利用工作有章可循,在大力开展档案利用工作的同时,确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明,便于执行,并在实践中认真加以总结,不断充实和完善。

2、队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员,是利用制度的直接贯彻者,对档案的安全负有直接责任,必须具备较高的素质。一是政治素质,要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神,热爱档案和档案事业;二是业务素质,要具备专业知识,熟悉所保管的档案内容,熟悉档案法规;三是文化素质,要有较高的文化知识,能总结和分析利用工作中的经验与问题,从中掌握利用工作的规律。此外,还要有敏锐的工作能力和观察能力,善于做利用者的工作,能独立处理利用中出现的一般问题。

3、监督措施。在利用中,要根据不同的利用对象的不同目的,掌握其心理和思想动机,加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者,要防止偷撕或涂改档案;对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者,要及时提醒。做好利用监督,还要做到三勤:一是嘴勤,勤宣传利用档案的制度与规定,勤与利用者交谈,掌握其利用目的与动机;二是眼勤,勤观察动态,置每个利用者于视觉之中;三是手勤脑勤,勤分析利用者的情况和利用效果,勤检查被利用的案卷,勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前,仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件,发现问题及时查处,并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为,应及时报告有关领导,以便及时查处,挽回损失。

二正确处理好档案保密与利用的关系

保守国家机密是每个公民应尽的义务,更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中,档案管理人员十分重视档案保密,工作尽心尽职,但由于在传统的保密观念影响下,档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端:大批档案得不到充分的利用,甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁,变成一文不值的废纸,造成档案浪费;领导不能及时全面地了解情况,有效地利用档案;档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明,档案部门改变传统的观念,在严格做好保密工作的同时,切实完善工作职能,为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密,但保密的目的之一是为了利用,是有时间、地点、范围限制的利用,保而不用只会失去保的意义,失去档案的价值。当然,利用必须是在保密基础上的利用,无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以,对档案工作来说,保密与利用两者都十分重要,决不可偏颇。

三进一步做好档案开放中的保密工作

一成不变地看待档案的秘密性,无视其秘密性的时效和范围,是不对的;但如果缺乏保密观念,对档案无视其秘密性,无限地扩大开放利用范围,也是错误的。因此,在开放档案为社会各界所利用的同时,应当做好相应的保密工作。

1、做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作,也是开放档案工作的一个重要环节,其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步进行:一是初审,档案馆工作人员根据标准,对开放期限内的档案逐件进行审查,初步判定开放与控制使用范围。二是中审,由具有较高政策水平和业务能力的同志,重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案,以确定其取舍。三是终审,由有关领导,根据初审和中审的情况,权衡利弊,进行综合分析、审查,最终决定与批准档案的开放与否。

档案工作论文范文第10篇

公元前六世纪的代书人制度是公证制度的起源,历经宗教公证的完善,发展到现在的国家公证人的现代公证制度。由于其在社会经济活动中无可取代的地位,而愈来愈受到人们的重视。公证文书作为公证制度的最终成果体现,具有无可置疑的证据力和执行力,在现代各国都将其作为国家档案的重要组成部分。因此,对公正文书的鉴定工作是至关重要的。公证档案是公证人员和当事人在具体时间、具体地点、具体行为记录,也就是说当事人当时的一举一动、一言一行都是由公证人员以文字形式记载下来,并确定其真实合法性。文件档案鉴定是评价主体以一定的评价尺度或标准来衡量被鉴定的文件档案这一客体价值的活动过程。在档案鉴定过程中,由于文件档案自身价值存在多样性、相对性和潜在性等特点,再加上参与评价的主体在学识水平、分析问题能力等方面的差异,就会出现对同一鉴定客体得出不同鉴定结果或意见的情况。面对此种情况,为了最大限度地实现鉴定工作的科学性及鉴定结果的准确性,必须确立明确的档案鉴定标准依据,特设鉴定机构、统一鉴定程序、科学化管理方式,保证档案鉴定工作的有序进行。

二、公正文书档案的重要性

公证处存档的公证档案,有重要的利用价值,在一定程度上相当于机密档案,在人们的社会生活中起着重要作用。一方面,在市场经济活动中,大部分文件档案的履行都要持续一段时间,有些可长达几十年,在这期间,人们受客观外界的影响,以及形势的变化,可能在主观上会出现某些偏差,不履行或不能履行自己的义务。公证文书档案就像一个非常有威信的监督者,默默地约束着当事人要对自己的言行负责。另一方面,在市场经济活动中,调解和诉讼通常是解决矛盾和纠纷的办法。因为档案客观记录了以往发生的事情,当时的状态、当时人的真实意思表示,可以澄清有关事实,所以公证书连同公证档案的作用非同一般。在大量调解和诉讼实践中,司法机关和各级行政主管部门对公证档案一般都给予采纳。

三、现行公证文书档案鉴定工作中存在的问题

1.鉴定理论问题

我国的档案鉴定理论是结合我国档案工作实践,学习原苏联档案学理论的基础上,吸收民国时期档案学有关档案鉴定理论上形成的。建国以来长期形成并得以贯彻的具有我国特色的档案鉴定理论,虽在实践中证明了其价值,但同时也证明了这些理论自身存在着的不足之处:造成“档案价值”概念的模糊,鉴定理论的框架构建不完善;对应用技术研究的不足,造成具体操作中的技术、标准、鉴定质量的检查与控制的方法空白或残缺,忽略了档案价值中实际存在着的数量关系,缺乏足够的定量分析的成分,显然存在着具体操作上的困难。由于鉴定理论的缺陷使鉴定质量无法得到保证。

2.待鉴定的文书档案数量繁多

2.1进馆问题

档案界一直把馆藏量为档案馆的重点,衡量档案馆的规模以及达标升级评定中,馆藏量均为主要硬件之一,使丰富馆藏成为各档案馆追求的主要目标。在增加馆藏的片面指标下,一些不具有进馆价值的档案也随之入馆,造成进馆档案质量不高。由于上述原因,档案馆需要鉴定的已不仅仅是有鉴定价值的到期档案,还有相当一部分冠以长期、永久之名,却无实际保存价值的档案。

2.2认识问题

另一方面,档案馆没有做到有计划、周期性地开展鉴定工作,导致需要鉴定的档案日益增多。由于鉴定工作费时费力且见成效,档案馆未将鉴定工作放到应有位置,致使鉴定负担越来越重。

2.3鉴定程序问题

鉴定程序问题主要体现在两个方面。第一,鉴定程序复杂。目前,档案采取的是案卷装订法。在具体鉴定过程中,若发现卷中若有不符合保管期限的文件,就必须按照处理手进行处理。首先进行拆卷,将不需继续留存的文件剔出,并在卷内文件目录上注明。然后调整档号,保管期限的调整、案卷的变化,需要重新编排档号才能保证管理和利用。最后调整检索工具,案卷目录、全引目录、专题目录等检索工具都需作相应调整、更改。这一系列复杂繁琐的操作工作,令许多鉴定工作人员望而却步。

2.4鉴定标准问题

我国现行的文书档案的鉴定标准依据的是1987年颁布的《文书档案保管期限表》,此保管期限表虽然在多年的文书档案的接收、立卷、鉴定工作中起到了重要作用,但实践证明,文书档案内容庞杂,涉及面广,在鉴定时困难较大,不便于鉴定人员操作,影响了鉴定工作的开展。其次,文书档案的珍贵程度鉴定不准。对于同一份文书档案材料,不同的档案管理机构的鉴定期限有一定的差异,有的作为永久收藏,而有的可能作长期甚至短期保存,而一份真正的、有价值的文件材料应该从历史的角度、从社会的角度综合评定它的价值,这样才有利于珍贵档案的保存,才能体现档案管理机构的作用和地位。

2.5归档文书档案的问题

首先,文书档案是工作活动的原始记录,但不一定是真实的记录。这在不同时期和不同工作领域都不同程度地存在,档案工作者不可能、也不允许改正档案材料原始内容,但有责任也有义务对其进行鉴别、评价,以指导利用者。其次,不少单位除综合部门形成的红头文件外,对于其他部门的文档往往长时间没有文件归档。个别文件材料还不完整,编号文件本身连接不上,缺附件、少底稿等现象普遍存在。这样,在不同程度上造成了归档文件材料不完整。

2.6管理方式问题

装订式案卷是目前档案保存的一种基本形式。这种形式影响鉴定工作的顺利开展,现在对档案鉴定后,如发现失去保存价值需剔除的档案,即使仅有一份,也要全卷拆开,页号重编、目录索引重新搞,一系列的连锁反应,工作量十分大。因此,很多情况下,明明知道有些案卷的档案已失去保存价值,但考虑到牵一发而动全身,即停止剔除工作因而滞后了鉴定工作的经常开展。

2.7期限问题

长期以来,档案部门一直承袭这样的理论与办法,即上级机关下发的文件除对本机关颁发和形成的外,其保管期限为长期或短期,并认为“这样会减少重复档案的数量”,但在实际操作过程中上,并没有达到减少库存的目的效果。目前档案室、馆中文书档案中长期卷的比例十分大,有的同一份文件可能会在同一档案馆的多个卷中找到,同一馆内重复性就这样大,加之上一级的档案馆也要长期或永久保存这部分档案,因此,这也是造成重复性归档的现象的重要原因。

3.提高公正文书档案鉴定工作质量的策略

3.1完善鉴定理论

我国现行的鉴定理论侧重于对鉴定的原则、保管期限、一般分析方法和保管期限表以及鉴定工作组织的研究,而对档案鉴定中的基本理论研究和应用技术研究等方面做的不够深刻,缺乏足够的实用性,可操作性不强,在实际工作中就显得空泛。因此,要完善档案鉴定理论,使其更具有实践操作性,逐步实现鉴定标准的多元化,更有效地指导实践。借鉴西方相对成熟的鉴定理论体系时,要加以正确的吸收与借鉴,同时要结合我国档案工作实际情况加以发展、完善,形成具有针对性的档案鉴定理论,以引导鉴定实践前行。

3.2设立专门鉴定机构

为了确保鉴定工作顺利进行,在档案馆内应健全必要的组织机构,专人负责鉴定工作,建立必要的监督机制,严格鉴定销毁制度。对馆藏到期档案进行统计,对馆(室)藏的文书档案的珍贵程度、文书档案的质量评价和保管期限的鉴定工作,主要是制定鉴定计划,对虽未到期但实践证明已无利用价值的档案进行分析、甄别,提出鉴定意见,确保鉴定工作有条不紊地进行。为当事人保密是公证处的义务和职责,为确保这项职责的正确遵守,公证机构应设专人保管公证档案材料,防止遗失或泄密。

3.3细化文书档案保管期限表

各级档案室可以依据国家关于档案保管期限的规定,并结合本机关的实际情况及档案特色细化保管期限表条款,制定出条款清晰、内容丰富精练、层次分明、明确具体、可操作性强,即符合全面、系统、准确要求的文书档案保管期限表。也可以在条款附上详细说明或举例,使条款规定更加明确具体、便于操作。特别注意的是,档案室细化的文书档案保管期限表,需经本机关领导人审查批准后,要以书面形式上报档案行政管理机关或档案价值鉴定工作组织机构,经过审查批准后才可实施。

3.4规范鉴定程序

3.4.1重视进馆质量

加强在档案进馆之前的鉴定工作。在立卷、确定保管期限时的筛选、鉴定,档案指导部门定期对案卷质量检查时涉及到的鉴定,档案馆接收之前对案卷进行的检查这三个环节上加强鉴定力度,确保案卷质量的关键,为保证档案进馆质量。

3.4.2完善鉴定程序

改变档案鉴定工作的一次鉴定制,规范为二次复核制、三次确定制。第一,由文书处理部门在鉴定当中,按照国家档案局颁发的机关文件材料归档和不归档的范围等规定划分,剔除无保存价值的文件,划分档案的保管期限后将应归档文件移交档案室。第二,由档案室鉴定人员复核归档档案保管期限划分的准确性,对移交进室的档案进行再鉴定,以提高鉴定的准确性。三是在档案局确定进馆单位的前提下,由档案局专门鉴定人员指导、监督、协助机关档案室人员对应移交进馆的到期档案、销毁档案等做最后的价值审查及保管期限确定。此外,对按手续办理准备销毁的文件要坚决销毁,使其尽量减少差错,以保证档案馆藏的质量。

3.5加强信息技术在文书档案鉴定工作中的运用

3.5.1数据库技术在文书档案信息化管理中的应用

首先我们要建立档案数据库,将所有库藏的档案资源按照一定的著录格式与标准进行计算机存储。具体来说,文书档案数据库一般具备档案数据的录入、修改、查询、删除、统计显示和输出等功能。用户界面要简洁直观,档案材料的所有著录项都能在屏上显示,并且著录项中的内容和排列顺序与纸质档案排列一致,符合录入人员的习惯,便于校对鉴定。数据库应当具有较强的自动纠错功能,有效地避免数据录入及人工校改中出现的差错,确保档案数据存储的质量,力求准确、规范。

档案工作论文范文第11篇

关键词:文书工作档案管理教学特征教学改革

0引言

文书与档案是一种社会现象,是人类社会实践活动的产物。文书,“经国之枢机”,“政事之先务”。文书的系统整理和保存,最终使档案形成,有了档案,人们就可以“疏通知远”,了解历史。档案,历史的真实记录,是党和国家的宝贵财富。文书与档案是人类社会本身发展的需要,文书是档案的前身,档案是文书的延续。

文书工作与档案管理在秘书工作中具有重要的地位,文书工作与档案管理是高校文秘、行政管理等专业的主干课程,是相关职业岗位群的关键技能模块,具有很强的专业技术性和操作性。现代社会的文书工作与档案管理课程的教学特征表现为:在理念上应尽力适应社会上相关职业岗位群对秘书人才知识和能力结构的新要求;在教学内容上要着力从学科体系建构、理论知识完整向注重实用、知识精讲、侧重实务操作转变;在教学方法上从学科式、授课型教学方法向技能型、训练式、体验式教学方法转变。通过该课程的学习,重点培养学生建构系统的学科体系,具备完整的理论知识,熟练掌握公务文书协作处理和档案管理的能力,使学生毕业后走上工作岗位能尽快胜任文书工作与档案管理工作。

然而当前文书工作与档案管理教学存在着以下问题:教学工作往往立足教材,以阐述文书学与档案管理工作的理论知识为主,课程内容较为抽象,学生甚至没有见过档案柜、架、盒等实物,重视理论知识的传授而轻视专业技术能力的实践培训。一旦参加实习或工作之后接触实际问题,又要从头学起,因此课程教学的目的难以达到,专业特色也无从体现。随着改革的深入发展,文档管理工作面临着越来越多的实际问题,例如文件和档案数量日益增加,给保管和提供利用带来困难。传统的管理方法直接影响了文件和档案的质量等。这些实际问题要求在文书工作与档案管理教学过程中深入开展教学改革和创新,才能适应社会不断发展的需要。

1转变教育观念,完善课程体系

传统的《文书工作与档案管理》课程的教学理念的弊端是有目共睹的:“老师讲,学生听,从理论到理论”。因此实现理论教学与实践教学并重的首要前提是转变教学观念。要坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针,切实遵守学有所用、用有所长的原则。从培养实用性文书工作与档案管理人员入手,在讲授档案资源的利用、文档一体化管理等基础理论知识的讲授前提下,加大实践环节的力度。密切联系文书工作与档案管理领域最新的动态、资料和国家有关的法律法规,以岗位需求设计专业培训能力模块,在边教学边实践的基础上,安排理论知识学习后的集中实习周或实习月,系统训练涉及该课程的所有操作技能,强化学生实际动手操作能力的培养,为今后的实际工作奠定扎实的基础。

2积极探索研究,改革教学方法

文书工作与档案管理的课程设计从总体上讲要以实用为原则,以必需和够用为尺度构建科学的教学体系。在教学方法上不局限于条条框框,强化针对性和实用性,将教、学、用三者有机地结合起来,融传授知识、培养能力和提高素质为一体。在教学实践过程中,我作了如下尝试:

2.1编写修订教材教材是学科知识的基本载体,学科发展的程度、深度应该在教材上体现出来。传统的《文书档案管理》教材,包括一部分针对高职院校编写的高等职业教育规划教材,大多是对本科教材或档案专业教材的简单“改良”,只是泛泛地罗列一些理论知识,对于实践环节和工作场景的模拟几乎都没有涉及到。针对这一现象,根据社会对文书档案管理工作的需求特点,在传统的教材基础上,我主动追踪文书与档案工作相关知识的发展前沿,结合新时期新形势下出现的有关电子文件的形成、处理、鉴定、归档,新的档案归档载体的使用和介绍等新兴问题,多方面整合知识资源,修订编写了顺应文秘专业特点、实用性较强的校本教材,这样做不仅保证了知识的前瞻性,同时又拓展了学生的知识面,使学生学有所用,为学生提供职业环境所要求的知识和技能。事实告诉我们,科学知识并非一成不变,有些知识是随着社会的发展而逐步被认识和发展的,不能用静止的眼光来看问题。

2.2加强实践教学在教学过程中,我按照科学规律加大了教学实践过程中实践训练的比重,以此来巩固和提高学生的专业技能操作水平,并在课程中体现“用理论指导实践,用实践再认识理论、发展理论”的基本思路。文书工作与档案管理课程应改革过去纯理论教学的模式,在教学过程中强化实习实践的教学力度,实训实践课时数应占40%以上,将平时的所有实训、实践课都结合相应理论教学,在适当的时机穿插在教学过程中;同时用一个学期左右的时间,让学生深入到文书档案的办公现场进行实习,实现理论在实践中的升华。实习实践的基本形式可以打破传统,可以到学校的文书与档案课程实验室、学校综合档案室或用人单位顶岗实习,强化学生对文书与档案工作的直观认识与切身感受。除此以外,教师还要对课程以及相应的实习实践教学进行课题分解,确定每个实习实践课题的教学目的、教学内容和所需课时,灵活设置相应环节,从而调动学生的学习积极性和参与欲,提升实习实践课程的教学效果。

2.3探索新型教学方法

2.3.1范本教学法俗话说:“熟记唐诗三百首,不会作诗也会吟”。在文书工作与档案管理课程的教学过程中,可以通过范本学习和借鉴他人的长处。教师可以收集党政机关、企事业单位和社会团体等不同类型的文书范本和档案范本,在此基础上适当加以修改和加工,作为案例以小组讨论、分析答疑等形式,让学生了解当前文书工作与档案管理工作领域最前沿的规定以及出现的新问题,从而提高学生用理论去解决实际问题的应用能力。:

2.3.2情境教学法面对没有实践工作经验的学生,打破枯燥无味的教学桎梏,情境教学方法是行之有效的方法之一。教育家杜威说:“教育即生活”,教育的目的就是为了更好的生活。现代社会终身教育理念的提出,使教育与人的生活紧密相结合。在教学过程中,根据教学重点教师创设相关场景,模拟现实生活中的工作环境,使学生在模拟中体会知识,培养学生的动手能力。例如,在讲授“收文处理”这一知识点时,设置如下场景,让学生分别扮演秘书、主管领导的角色,绘制收文登记簿和文件处理单,将收文处理的程序一一进行演练;通过组织学生观看指出其中的正确与不足之处;然后由教师作点评。通过情境模拟,使学生对收文处理工作有了直观的认识,掌握了收文处理工作的基本处理环节,与纯理论式讲授相比,情景教学法更能激发学生的参与意识,能收到意想不到的教学效果。

2.3.3实物演示法俗话说:“百闻不如一见。”这是人们认识客观事物的一条规律。运用实物演示教学,正是从这一认识规律出发的。文书与档案教学中涉及的物体,对学生来说是陌生的,一旦出示实物,学生便能豁然领悟。例如在讲解“档案保管的物质条件”这一章节的内容的时候,可以结合知识点给学生展示档案盒、小型缝纫机、塑料螺钉、起订器等专业工具,同时也可以充分挖掘网络、报刊杂志等多种资源,为学生展示档案库房、缩微品阅读复制设备、易耗低值物品等的相关图片资料,把枯燥的理论介绍变成直观生动的形象演示,更加有利于教学效果的提高,为学生所接受。

2.3.4参观学习法在课堂教学的基础上,组织学生前往地区、县市的档案馆参观,将档案馆、档案室变成我们的第二课堂,通过实地观摩学习加深学生对档案馆的库房建设、检索工具建设、规章制度建设等基础设施方面的切身了解。同时也可以学习现代数字化、科学化的现代档案信息处理技术,如利用计算机技术建立档案目录数据库,通过网络为相关单位进行档案全文信息查询业务等服务。除此之外,通过参观也能使学生学习档案工作人员吃苦耐劳,无私奉献的精神以及对档案工作高度的责任感和荣誉感,对于学生提高自身的素质有着良好的促进作用。

3加强“双师型”教师队伍建设

受到传统观念的影响,以往文书工作与档案管理课程教学存在着片面性,例如重理论,轻技术,轻实践;重知识传授,轻能力培养和知识应用;师资队伍建设和评价偏重于理论水平等。为了弥补这些缺陷,促使理论教学和实践教学的正确定位和有机结合,因此,“双师型”教师队伍建设是文书工作与档案管理教学改革发展的必然要求。首先要加强宣传,转变人们的观念,一是要转变教育行政部门和学校领导的观念,使他们充分认识到培养“双师型”教师的重要性,将培养计划纳入议事日程,制定相关的政策,将培养工作落到实处。另一方面要转变专业教师自身的观念,树立竞争意识,增强危机感和紧迫感,自觉主动地投入到不断提高自身素质的学习中去。对于从高校毕业直接进入文秘专业的教师,可以定期组织教师到秘书岗位进行专业实践,在实践中提高他们的职业技能,并为他们获得文秘资格证书或专业技术职称提供实践和机会;对于从行政转行过来的教师,可以给予他们进修学习的机会,引导鼓励他们开展学术研究,提升他们的教育理论水平。此外,还可以从有关单位引进文书工作与档案管理工作第一线的高素质人才,寻找、鼓励并帮助优秀的文书工作与档案管理人才到学校任教,通过他们把积累多年的实践经验、操作技能以及行业发展的信息和新观念带入学校,帮助在校任职教师开阔眼界,了解市场需求,从而提升教学改革的有效性,因此,积极引进高素质的文书工作与档案管理工作人才也是提高“双师型”文书工作与档案管理教师队伍质量的有效方法之一。

将先进的教学改革理念有机地融入到传统的文书工作与档案管理课程教学中去,使学生熟练掌握并运用与时俱进的专业技能,以适应现代社会对文书档案管理人才的需要,是文书与档案管理教学工作者的使命。随着社会的发展,教学改革还将继续深入开展,我相信,只要我们善于思考,勇于探索,积极创新,教学改革之路必定会越走越宽。

参考文献:

[1]王文亮.浅论高职教育秘书专业《档案管理学》的教学改革[J].彭城职业大学学报.2001.

[2]张小玲.“双师型”文秘教师队伍的建设[J].秘书杂志.2005(12).11-14.

[3]梁健平.浅析技校《文书与档案管理》的教学[J].职业教育研究.2007(7).85.

档案工作论文范文第12篇

《机关档案工作业务建设规范》规定:“机关档案人员调动工作时,必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。”然而在实际工作中,尤其是在基层单位中,有一部分单位或档案人员却忽视了这一工作环节,存在如下问题: 一是档案交接不及时。一些基层单位对档案交接工作不够重视,领导把关不严。老档案人员离了岗,新档案人员进了岗,而档案交接手续还未办妥,以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清。甚至有的基层单位领导或人事干部认为档案交接只是一串钥匙的交接,从而使得一部分基层单位档案工作前后脱节。 二是档案交接手续不严密。按工作性质和岗位职责要求,档案人员交接应是一项认真细致、手续严密,责任重大的工作,而在一些基层单位档案人员离岗或调动工作时,移交不按程序办事,手续不按程序办理,该检查的不检查,该清理的不清理,该签的字也不签,从而出现一些基层单位档案交接只有一串钥匙的现象,忽视了档案交接工作中的重要内容,忽视了档案交接工作的基本要求。 三是档案监交工作不严格。一部分基层单位的领导把档案交接当作事务性的工作,看成是档案人员之间的事情,从而对档案交接准备工作很少过问,就连档案监交之时也懒得光临,使得基层单位档案监交工作不严格,工作程序不完整。 笔者认为:做好档案交接工作,不仅是明确档案人员责任,维护档案安全完整,确保档案工作连续不断有序进行的需要,而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。如何做好档案交接工作,笔者认为应做好下列工作,采取如下措施: 一是档案交接要纳入基层单位的议事日程、工作程序和规章制度之中。档案交接是基层单位档案管理中的重要环节,应引起基层单位的重视,尤其是基层单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程,在档案人员离岗或调动工作单位时要把好关,做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续,然后再办理调动手续,对未办理档案交接手续的档案人员,不得签发调动工作通知,不得办理工资转移手续,不得离开原工作岗位,并要把档案交接工作纳入单位工作制度,列入有关人员的岗位职责之中。当地档案行政管理部门要加强基层单位档案交接工作的监督检查,对那些明知档案交接手续未办理妥,仍然随意签发调令的人员,要查明原因,分清责任,依法进行处理。 二是档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作。档案交接分为移交和接收两个方面,而认真做好档案移交前的准备工作,是确保档案交接工作顺利进行的前提。对于移交方来说在正式移交之前主要做好五项工作:1对所保管的档案进行一次全面清理,做到帐物相符、心中有数;2对借出的档案要及时催还,一时归还不了的要问明原因,整理好借据,并在借据上注明原因及催还情况;3对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序,做到系统有序;4按档案移交要求编制档案移交文据及表格;5撰写档案移交说明。对于接收方来说,在接收之前要做好三项工作:1了解移交单位职能活动内容和工作活动情况;2向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况;3必要时要了解或检查档案移交准备工作情况。只有交接准备充分,才能保证交接工作顺利进行。 三是认真做好档案监交工作。档案监交工作对档案交接起着鉴证和监督作用,因此无论是档案机构负责人交接,还是一般档案人员,特别是负责档案保管接待人员的交接,都必须安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责,坚持原则,按程序办理。一般档案人员交接,可由档案机构负责人监交;档案机构负责人交接,可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作,做到帐物相符,手续齐全,并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册册、页数等。移交文据一式3份,移交人、接收人各执一份,单位存档一份。交接工作结束之后,移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章,以示对交接工作负责。 四是加强档案交接中的思想教育工作。档案交接工作中出现的问题,不单纯是基层档案人员的业务素质问题,其中一个十分重要的原因就是近几年来,一些基层单位忽视了对档案人员的思想教育工作,使得一些基层单位档案人员工作责任心不强。因此在档案交接的过程中要补上这一课,教育交接双方端正思想、提高认识、明确责任,增强事业心和责任感,从而保证档案交接工作严

档案工作论文范文第13篇

【摘要】加强档案管理工作,必须大力提高档案专业人员的素质,要具备较高的政治思想品质,强烈的事业心和责任感,勇于创新的精神和全心全意为人民服务的思想;要有良好的职业道德,熟练掌握档案学专业知识和良好的身体素质。总之,政治理论知识扎实,档案专业知识深厚,科学文化知识广博,是一个档案专业人员比较理想的知识结构。

【关键词】档案政治品德职业道德专业知识

档案管理工作是由档案、必要的物质条件、档案专业人员三个基本要素构成的。人是档案管理工作中最重要、最活跃的决定性因素,要搞好档案管理工作,既要具备良好的政治品德素质、职业道德素质、专业知识素质又要有健康的身体素质。当前档案事业的规模日益扩大,档案内容日益丰富,档案信息载体日益多样化,档案管理现代化逐步推广,对档案提供利用的要求日益提高。为了加强档案管理工作,使之适应改革开放新形势的需要,培养和建立一支高效精干的档案管理工作队伍势在必行[1]。

1档案专业人员的政治素质

1.1档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重大事业维护档案真实和历史真实是档案工作者义不容辞的职责。档案工作的政治性、服务性,决定了档案专业人员必须具有较好的职业道德素质[2]。此外还要求档案专业人员必须具备较高的政治品德素质。档案专业人员的政治品德素质是指政治态度、政治品质和思想作风。它要求档案专业人员必须遵守宪法和法律,恪守工作纪律和职业道德,严守党和国家的秘密,自觉贯彻执行党和国家关于档案工作的一系列方针、政策,不断加强自身的政治修养。大力倡导和坚持立档为公的精神,从实际出发,实事求是的维护党和国家历史的真实面貌,满腔热情的为社会各个方面提供档案服务,做好档案管理工作。要想成为一名合格的档案专业人员,必须做到以下几点:

1.1.1要有强烈的事业心。事业心是一种坚定的职业信念,对自己从事职业执著的追求,始终以旺盛的精力、满腔的热情投入到工作中。档案专业和其他各种事业一样,在发展过程中会遇到许多困难和挫折。有强烈的事业心,才能使档案专业人员有知难而进的信心和决心。

1.1.2要有高度的责任心。档案专业人员的责任心就在于把党和国家的宝贵文化财富自觉的管理好、利用好、维护好档案的完整和安全。“严谨求实、一丝不苟、实事求是、严守国家机密”等工作作风和思想道德情操都来源于档案工作者高度的责任感。

1.1.3要有勇于创新精神。树立勇于创新的进取心,才能使档案工作者在工作中大胆开拓,勇于尝试,进一步加强档案管理,改善档案管理条件,逐步实现档案管理现代化。

1.2档案专业人员的职业道德素质档案专业人员的职业道德素质是根据一般社会道德结合档案工作职业特点提出的生活准则和行为规范,它是职业道德在档案工作领域中的具体体现。

1.2.1不为名利,甘为人梯,热心服务档案工作的任务、工作对象和工作手段决定了它本身是一项服务性、条件性很强的工作。而档案工作与其他服务性工作的不同在于它不能通过服务对象直接产生效益,而是通过服务对象利用档案所取得的社会效益和经济效益来体现。不为名利、勤奋工作、积极主动、热情周到的为利用者提供优质的服务,是档案专业人员职业道德素质的最基本要求。

1.2.2尊重档案,尊重历史档案职业道德要求档案专业人员必须维护档案和历史事实的原貌,既不能任意篡改和歪曲档案的内容和特征,也不允许主观臆断随心所欲的鉴别档案。无论在什么情况下,都要实事求是,坚持据实立档,据实用档,尊重历史,忠于职守,维护党和国家档案的历史真实面貌,同一切篡改档案、歪曲历史的行为作斗争。

1.2.3遵纪守法,严守党和国家秘密由于档案工作是不同于其他服务性工作,档案工作者对于利用者不能“来者不拒,有求必应”。必须克服主观随意性,按照法律和工作纪律的要求正确处理保密与利用的关系。当前我国对外交流与合作都在日益扩大,外事活动不断增加,这给国外敌对势力窃取我国的高科技技术提供了可乘之机。档案专业技术人员必需具有严格的保密观念和良好的保密习惯,在不违背保密原则的前提下充分开发利用档案信息资源,确保档案在政治上的安全。

1.2.4工作作风要严谨细致档案工作是一项科技性、服务性和技术性很强的工作。

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也是一项复杂、细致、繁琐的工作,它要求我们在区分全宗、分类立卷、编目、鉴定、确定保管期限、汇编、注释档案内容、利用档案咨询及信息反馈等各个工作环节中,都必须做到准确无误。

2档案专业人员的知识素质

档案专业人员的知识素质指的是一个档案专业人员从事本职工作应该具有一定广度和深度的知识面。一般的说,档案专业人员必须具备较高的政治理论知识、档案专业知识和相关的科学文化知识。

2.1政治理论知识指导我们思想的理论基础是马列主义和思想,革命理论是革命行动的指南。档案专业人员只有努力学习,掌握并正确运用马列主义、思想,才能确定正确的立场、观点和方法,才能科学的探索、总结档案工作的规律,保证档案事业的健康发展。

2.2档案学知识档案专业人员必须系统的学习和掌握档案学知识,具有较全面扎实的实践技能。档案学理论来源于档案工作实践,档案工作实践又迫切需要档案学理论的指导。档案专业人员要了解和掌握档案专业知识,一方面,档案是一种知识载体,档案专业人员要发挥档案的社会效益,就要熟悉档案的内容,掌握档案内容所涉及的知识。另一方面,档案专业人员在对档案进行收集、整理、保管、编研、提供利用中始终贯穿着分析、研究、综合、判断等各种科学的研究活动。档案专业人员只有熟悉和掌握档案专业理论知识,并具有一定的广度和深度,这样在实际工作中才能发现新情况,解决新问题。从目前情况看,档案专业人员应重点学习、掌握《档案学概论》、《档案管理学》、《科技档案管理学》、《档案保护技术学》、《档案文献编纂学》、《文书学》、《档案分类学》、《档案目录学》。这是档案专业人员必学具备的专业知识。

2.3相关科学文化知识档案工作是一项系统工程,涉及工作面广,知识门类繁多,特别是在各门学科相互渗透的今天,仅有档案专业知识是远远不够的,还要有比较全面系统的文史知识、科学技术知识,才能更好的胜任档案工作。

2.3.1掌握文史知识。语言文字与档案管理和服务是不可分割的,具有较强的语言表达能力,对于搞好档案信息管理工作具有重要作用。通晓历史,才能了解档案产生的历史背景和作用,更好的熟悉、管理和开发档案信息资源。书写水平也很重要,因为档案工作的各个环节,如编目、著录、标引等与书写水平是分不开的,若所写的文字难以辨认会直接影响档案作用的发挥。

2.3.2掌握相关学科知识。现代档案学与相关学科的渗透日益加强,档案专业人员应有重点的学习和掌握相关学科知识。如现代管理学、情报学、图书馆学,还应具有一定的经贸、法律知识。

2.3.3掌握现代化管理知识。随着档案管理现代化技术建设和科学技术管理手段在档案工作中的应用,要求档案专业人员必须熟悉和掌握复印、缩微、音像以及电子计算机等现代化技术知识,才能适应档案工作发展的需要。

2.3.4掌握一门或多门外语知识。随着改革开放和国际交流的扩大,档案专业人员掌握和熟悉一门或多门外语知识,以确保外文资料的管理与开发利用的顺利进行。

2.3.5掌握宣传知识。改革开放的形势强烈要求档案专业人员走出“馆堂”,面向社会。档案部门要借助各种媒介宣传档案工作,提高社会档案意识,促进档案事业的发展。同时,还要注意相关知识的学习,加强档案专业与其他相邻专业的渗透与联合,培养自己的信息编研、开发能力,成为能够胜任“办公文秘—档案管理—信息开发一体化管理多面手”,并逐步使档案管理工作从经验型的手工操作模式向现代型的技术操作模式转变[3]。综上所述,政治理论知识扎实,档案专业知识深厚,科学文化知识广博,是一个档案专业人员比较理想的知识结构。

3档案人员的身体素质

档案专业人员应当具有强健的身体和充沛的精力,这是做好档案工作的前提。档案管理工作要长期收集、加工、编研,具有很强的系统性、连续性,这些都决定了做档案工作要有一个适应紧张工作的精神状态,而良好的精神状态皆来自健康强壮的体魄。脑力劳动的工作效率与健康的身体密切相关。从档案工作目前的情况看,不仅有脑力劳动,也有大量的体力劳动,因此,在档案专业人员诸素质中,健康的身体素质应成为重要的一个条件。

综上所述,档案专业人员的素质是多方面的,这是由档案工作的性质和特点决定的。为了发展我国的档案事业,提高档案管理水平,适应我国经济建设发展的需要,必须提高档案专业人员的素质。

参考文献

[1]朱祥.信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力.企业家天地(下半月版)2008,(5):145.

档案工作论文范文第14篇

一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性

所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。

文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。

依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。

文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。

文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。

随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。

最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的,文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节,在搞好硬件建设的同时,做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明,虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务,具有相对的独立性,但由于文书是档案的来源,档案是文书的归宿,所以,两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此,我们要强化系统思维意识,树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想,在实际工作中,把住文书处理工作规范化、标准化的入口关,做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身,档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样,不仅仅决定公文本身的质量,同时,也影响日后档案的质量,决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此,我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题,以提高档案实体质量,为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好,幅面尺寸规格要统一、规范、标准,符合国家的有关规定。排版形式为横写横排,左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续,是否符合审批权限,公文标题是否准确,主送单位和抄送单位准不准,落款是否与公文一致,有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文,缮印公文,还是做出的各种记录、报表、签字、批注等,都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张,以保证字迹鲜明、清晰,有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理,拟制格式要规范,行文不要滥用简称和使用不规范的字,以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则,即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则,不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则,而且还是推进档案工作规范化、标准化,乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中,在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上,要注意解决好三个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性,完成现行文件阶段任务的,才能予以立卷或归档,而没有完成的,则不能立卷或归档,否则,将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点,在实际工作中要注意区分文件与资料,特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别,具体问题具体分析,以减少档案管理中的重复度和信息冗余度,提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下,要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点,分清主次,把住全宗的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中,要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内,保持同一问题的完整性,反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉,从而在提高档案利用价值的同时,使立卷归档后所形成的档案既完整,又不庞杂,为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

档案工作论文范文第15篇

一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性

所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。

文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。

依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。

文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。

文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。

随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。

最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的,文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节,在搞好硬件建设的同时,做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明,虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务,具有相对的独立性,但由于文书是档案的来源,档案是文书的归宿,所以,两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此,我们要强化系统思维意识,树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想,在实际工作中,把住文书处理工作规范化、标准化的入口关,做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身,档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样,不仅仅决定公文本身的质量,同时,也影响日后档案的质量,决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此,我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题,以提高档案实体质量,为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好,幅面尺寸规格要统一、规范、标准,符合国家的有关规定。排版形式为横写横排,左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续,是否符合审批权限,公文标题是否准确,主送单位和抄送单位准不准,落款是否与公文一致,有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文,缮印公文,还是做出的各种记录、报表、签字、批注等,都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张,以保证字迹鲜明、清晰,有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理,拟制格式要规范,行文不要滥用简称和使用不规范的字,以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则,即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则,不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则,而且还是推进档案工作规范化、标准化,乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中,在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上,要注意解决好三个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性,完成现行文件阶段任务的,才能予以立卷或归档,而没有完成的,则不能立卷或归档,否则,将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点,在实际工作中要注意区分文件与资料,特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别,具体问题具体分析,以减少档案管理中的重复度和信息冗余度,提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下,要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点,分清主次,把住全宗的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中,要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内,保持同一问题的完整性,反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉,从而在提高档案利用价值的同时,使立卷归档后所形成的档案既完整,又不庞杂,为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。