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档案信息化管理论文范文

档案信息化管理论文

档案信息化管理论文范文第1篇

一、信息化发展的背景

1、信息系统对业务的覆盖率逐步提高

自上个世纪90年代后,互联网应用的普及和信息经济的兴起,带动了电子政务、电子商务和社会信息化的全面发展。

仅从政府角度看,我国电子政务经过十多年的发展,形成了一定规模的信息化基础设施,建设了大量的电子政务应用系统,正在经历由传统运行方式向以网络为基础的信息化运行方式转移的过程。以北京市为例,“十五”期间,全市1186种政府业务,运用信息化实现的有591种,建成726个业务支撑系统,50%的政府业务通过信息化手段实现;各级政府和业务部门高度重视业务应用系统的开发和应用,约90%的市、区政府部门建设了局域网,超过90%的政府部门达到了人均1台计算机,有90%的政务部门已建成或正在建办公自动化系统,其中无纸化程度达到50%以上的部门占80%。①

2、基于网络平台化的信息共享和业务协同

互联网技术和应用的快速发展,无论是政府还是企业的信息化,都受到战略管理和服务客户的强烈驱动,在不断地扩展信息化的应用领域和内容,朝着基于统一网络管理平台,跨部门信息共享和业务协同的方向发展。

政府各机构在履行经济调节、市场监管、社会管理和公共服务四项基本职能过程时,正越来越广泛地采用信息技术来实现。由于应用目标的整体性,要求政府业务系统、政府信息具有集成性和共享性。例如,北京市业已建立了连接各级政府机构政务系统的政务内网平台,通过信息交换平台和政务门户网站,各级各类政府机构可以实现协同办公和信息共享。又如,北京市东城区首创的网格化城市管理模式,通过综合的信息化手段,实现了对城市各类基础部件的综合管理。再如,“首都之窗”网站群作为政府门户,正把更加全面的政府公共服务纳入到信息化应用范围。②

企业信息化应用模式早已脱离了个别业务系统孤立应用的阶段,步入了企业战略协同系统应用阶段,其中ERP(EnterpriseResourcePlanning,即企业资源计划)最具代表性。ERP是20世纪90年代提出来的,目前已发展为企业管理信息系统中最为流行的一种形式,几乎是企业信息化的代名词。ERP系统以经营资源最佳化为出发点,全面整合企业的供销存、财务、计划、质量、制造等核心业务,并最大限度提升企业各项经营资源的应用效率。

实现统一的网络平台管理,进行系统协同整合,核心的内容就是要进行应用系统及数据集成,建立可以共享的统一数据管理结构。建立一致的数据规格标准和建立统一的数据管理、应用规则,是实现应用系统和数据集成的主要途径。如何建设与上述信息化环境配套的电子档案的统一管理、共享利用的机制、模式,网络环境下的档案馆如何构建和运作,都是需要深入探讨的问题。

3、信息资源战略成为信息化核心内容

2004年12月国家颁布了《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》,标志着我国的信息化步入了以开发利用信息资源为重心的发展阶段,这既是信息化向其本源的回归,也是我国信息化发展到一定程度的结果。

从国家层面来看,信息资源开发利用,就是借助于信息化手段,为提高政府公共服务能力、增强政府能力建设、推动和谐社会发展为目的,形成政府信息资源、社会信息资源综合开发利用的局面,同时推动信息资源产业发展,促进我国经济社会的可持续发展。政务信息资源的开发利用紧紧围绕政务公开、重大基础信息库和重点业务应用系统的建设进行。社会信息资源开发利用重点是强化农业、科技、教育、卫生、社会保障、档案等领域的公益性开发和利用。同时,国家将研究制定鼓励信息资源产业发展政策;健全信息资源市场监管制度,完善网络环境下的著作权保护,提高审批效率,扩大登记备案和事后监督的范围;研究制定政务信息资源社会化增值开发利用的财政政策和信息资产管理办法;制定信息资源开发利用标准体系表,优先制定并大力宣传贯彻信息资源分类、共享、基础编码等国家标准;推进公共文献基础数据库建设,积极开展社会化服务。③

从机构层面,信息资源开发利用是信息资源服务于战略决策、满足客户信息需求和提高业务管理信息提供水平的客观发展需要。从信息化发展的进程上来讲,信息系统总是由满足业务处理、运行需要开始,信息资源的开发利用遵循着数据—信息—知识的过程。机构层面的信息资源开发利用总是从系统集成、数据集成开始,在整合的数据仓库基础上进行数据的挖掘和满足不同需要的数据应用。这实际上类似于我们传统的档案管理利用流程,应当把它纳入到信息化条件下的档案管理内容范畴。

二、信息化条件下档案管理的若干问题

信息化系统正在演化成为各类组织业务运行的基本方式,网络平台正逐渐成为政府机构、企业信息运动的支撑平台。对档案管理活动而言,各类组织运行平台的变化,给我们提出了很多基于数字化概念的新问题,这些问题需要我们去深入思考,探索符合信息化特点的新思路和新方法。

1、电子文件长久保存和长期可用问题

人们把以数字化方式记录的文件,统称为电子文件。电子文件在性质、形式上与纸质文件的不同,无疑是档案界最先感受到和最先关注的信息化带来的变化和影响。由模拟方式转变成数字化的记录方式,主要的问题有三个:一是电子文件的长久保存问题,数字化信息复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料,都给电子文件的长久保存带来困难。二是电子文件的证据力和法律效力问题,这包含了对数字方式所记录信息的真实性以及获得、保持信息真实性方式方法的可行性、可信性问题。三是数字化信息与载体的依附关系问题,数字化信息的组织是通过编码形式完成的,人们处理、传输、存储和显现数字化信息,要借助能处理这些编码的信息技术设备间接完成,因此,数字化信息依赖于元数据、数据格式、软件系统和硬件系统才能够被处理、存储和显现。综上所述,电子文件的复杂性、变化性、多样性是过去纸张载体所没有的。

归纳起来讲,目前解决电子文件真实性、长久保存、长期可用的途径主要有如下几类方法:一是通过法规约束电子文件格式种类,如我国的《电子文件归档与管理规范》所选择的管理方式,方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式,通过降低电子文件格式种类繁复性,增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。二是通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制,以保证电子文件的真实性和可靠性,包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。三是提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。四是分离数字信息的语义表示与格式表示,形成不依赖于特定的通用信息存在形式,不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况,如以XML作为标识规范的方法,等等。

为了解决上述问题,国内外都作了相当多的探讨和尝试。首先,各国都倾注力量,制定系统成套的和普遍适用于各类信息系统的电子文件管理需求规范和档案系统标准,力求把问题解决在电子文件的形成阶段,达到电子文件永久保存的目的。如澳大利亚的国家“数字化保管动议”,通过建立文件管理国家标准、文件管理元数据规范、文件系统设计与实施程序等标准规范,保障电子文件的长久保存。其次,从数字档案的永久性入手,研究具有长久保存价值的数字档案的系统化保存、保管方式,如美国国家档案与文件署(NARA)于1998年开始,耗时6年时间对永久保存电子文件的可能性、保存技术、保存系统的功能需求进行了全面的论证和试验⑤。第三,研究数字化适用载体在各种状况下的长久保存问题,如荷兰2000年启动了“数字保存试验”项目,针对政府常用的电子文件类型,进行了迁移、采用XML格式和仿真三种数字保护方法的试验,评价各种方法的效果、局限性、费用及应用的可能性。第四,在我国,通常采用的方式是,档案部门站在长久保存的立场,通过归档要求的约束,保障电子文件的可靠性,如《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB/T17678.1-2-1999)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)等,省市地方和行业主管机构也制定了相关规范或标准,如建设部的《城建电子文件归档与电子档案管理规范》。

2、多种类型数字化信息的档案化问题

在电子文件数量快速增长的同时,其种类也日益丰富,包括文本文件、电子报表、电子邮件、图形、图像文件、视频文件、网页文件、数据库文件等。数字化信息的复杂多样,具有传统纸质文件所不具有的性质,因此,这些数字化信息的档案化在总体上处于随机状态,有些数据累计存储在业务数据库中,有些被定期销毁,有些则被迁移到临时载体上。如果不能建立系统型的管理规则,很可能造成不可挽回的损失。

导致数字化信息档案化问题的原因归纳起来有以下几种情况:

(1)与传统文件运转流程无关。长久以来,人们已经形成了纸质文件档案化的系统化的方法体系,主要是依靠业务流程的自然发展进程,在业务流程终结时,把文件归档转入档案系统,以备今后工作查考。或者对文件的价值进行鉴定,判别文件对形成者的意义大小以及对社会的意义大小,在规定的时间阶段,把分布在各个机构的文件汇集到档案馆集中保存,以长久留存社会记忆,保障社会发展的延续性。久而久之,文件的档案化形成了对业务运转流程及其规则的依赖性,当数字化信息因不能纳入一般的业务流程,或业务流程因信息化而发生变化时,将会导致电子文件在档案化过程中范围的缺失。比如,电子邮件系统已经成为绝大多数政府或企业网络系统的必备子系统,电子邮件也早已成为人们在进行工作交往时的基本工具,很多国家或组织也都制定了电子邮件的管理制度,但电子邮件的档案化问题依然处于随机管理状态,主要原因就是电子邮件联系方式的公私性质不容易界定,不容易纳入到正常的业务运转流程之中。

(2)非文本型数据。在纸质档案管理时期,由于非文本型数据的数据单元不能完整地表达一个事项,数据结构、信息组织方式与文本方式不同,并且很多结构化的数据库数据经常处在变动之中,无法纳入到文本文件的管理体系,往往不进行档案化处理。信息化的发展,使得电子文件的数量与日俱增,但档案机构往往比较注重对文本型电子文件的归档和收集,对非文本型数据库数据、多媒体数据的归档重视不够,也没有切实可行的档案化措施。而且,档案界还存在着一个概念误区,认为数据库文件本来就有自身的数据结构,并且处在存储状态,没有必要再转化为所谓的档案文件。目前,大部分关系型数据库,都是作为支持业务流程的存储机制来建设的,从性质上来讲,可以认为是“暂存数据”,而且,这些数据往往是随着业务过程的变化而不断更新变化的,在结构上又是连续性的,往往不能按事项分块,不能按传统档案管理方式管理。但是,这些数据往往是一个业务系统的核心资源,

支撑着一个机构的业务运行,绝大多数具备档案价值,如果不尽快建立有效的档案管理制度,可能会造成比较严重的损失。目前,有注意到非文本型数据归档的机构,往往采用简单拷贝、累加存储的方式,或者以备灾数据库的方式同构备份数据。这些方式可能不能真正解决数量巨大的非文本数据档案化问题。

(3)网页类型文件。互联网的普及,使数量巨大的Web文件存在于流动的网络信息海洋之中。我国的各类机构为了与外部环境的联系与沟通,建设属于机构自己的网站的比率很高。据国务院信息化工作办公室的资料显示,到2005年底,我国政府域名()注册量达到23752个,政府网站达到11995个,县级以上门户网站拥有率达到81.1%,其中部委、省级、地级和县级政府网站的拥有率分别为96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于网页文件的内容重复率高,数量巨大,各类机构往往都不作档案化处置。这种情况是否存在档案缺失的漏洞,也是值得深入研究的。

3、双轨制与双套制问题

随着信息化的深入发展,各类机构的信息系统覆盖率不断提高,意味着文件的处理、运行过程的双轨制越来越趋向于单轨制,这是一个必然的趋势。但是,在人们的档案思维中,依然存在着对纸质档案的心理依赖,充满了对电子文件的不确信感。这种情形也体现在国家及行业已经颁布的电子文件管理的相关国家标准、行业标准中,规定对于具有长久保存价值的文件,要电子、纸质形式双套保存。

造成双套制比较普遍的原因,从根本上讲是档案思维还停留在纸质文件时代,对电子文件及其存在的技术环境还不熟悉、不确信,对电子文件是否能够长久保存及长期可用缺乏认知。其次,是国家的档案行政机构缺乏档案无纸化战略规划、制度设计和系统规范,使得对纸质文件依赖成为制度性的选择。包括我国在内的很多国家,都相继颁布了《电子签名法》或相关法律,力求通过法律的形式,确认数字化信息在社会交往和经济活动中的法律地位及其具有凭证性的条件。《电子签名法》的意义在于通过法律确定了电子数据可以作为法律凭证,使电子文件具有了与纸质文件同等的证据作用。一般来讲,《电子签名法》主要是规范电子文件的技术条件和应用背景,以保证电子文件在交互过程中的真实性是可确认的,是可以作为证据使用的,但并没有解决电子文件的长久保存问题。而这方面的规范有赖于档案管理机构来解决。

双套制的另一种情形,是国内的各级各类档案馆大量地将纸质档案拷贝成电子档案。为使档案馆蕴藏的丰富档案信息资源能够提供网络应用,根据档案利用需求有选择地提供目录定位服务以及部分档案的原件服务是必要的。如果盲目地无限度地进行档案的电子化,以此作为数字档案馆建设的成就标志,只能造成巨大的资源浪费。

可以想像,不解决双套制的问题,是无法推动信息化发展的。信息化发达国家在信息化进程中都强调“无纸化”作为信息化的战略目标来积极推动,可见它对信息化发展的重要意义。

双套制或无纸化的解决方案,一定不是单纯的技术解决方案,而应该是制度化方案。这个制度化的解决方案,依赖于我国信息化的发展程度,取决于信息系统的业务覆盖率,特别是网络应用的覆盖率。在此基础上要形成无纸化的全面管理制度,可能包括两个层面:档案馆层面的和机构层面的。档案馆层面要解决电子文件永久保存的技术条件(载体的可靠性、信息对格式的非依赖性)、文件真实性的制度和管理系统保障规范、电子文件应用的规范。对机构层面,档案及档案管理系统提供凭证性、证据性文件的系统认证标准、规范,第三方认证机构的建设等。

4、电子文件运动规律与档案管理模式选择

近年来,关于“文件生命周期理论”和“文件连续体理论”的争论十分引人关注。信息化彻底改变了各类社会活动的时空关系和运行模式,人们需要基于新的社会运行方式,建立新的信息思维,寻找信息运动新规律,以求在准确揭示信息运动规律的基础上,更好地进行管理。这是这场争论的意义所在。

“文件生命周期理论”与“文件连续体理论”的实质,是如何看待文件运动的统一性和管理一致性问题。“文件生命周期理论”强调在文件的不同运动阶段有着不同的运动特性,强调在不同的阶段实施不同的管理措施。而“文件连续体理论”认为文件运动是一个整体,文件运动有着不同的功能轴,文件运动每一个时点,都可能包含一个或多个功能价值取向,因此,管理上不必划分文件与档案的阶段性。从弗兰克·厄普沃德对文件连续体模式的四项基本原则看:第一,文件价值的持续性与文件档案化。主要强调的是文件、档案的整体观,这与我国普遍认知的“文件管理与档案管理一体化”的观念是相类似的⑦,是“从文件形成到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。第二,文件联系以逻辑联系为主。这是传统档案学的基本原则,档案的分类、主题方法都是按逻辑组织文件的方法,即使是网络化条件下,文件分处不同的物理位置,也应坚持这种方法。第三,文件管理制度纳入业务活动目标与过程。它强调的是要把文件管理职能制度化地纳入业务系统中,应该说“纳入”概念在档案界也并不是新概念。第四,档案学是随着组织知识的背景条件变化而变化⑧。这是关于档案学理论随着社会发展环境变化的思想,是任何理论都应该具有的素质。归纳起来讲,文件连续体理论强调的是文件与档案是一个整体,不必区别管理,而且从形成阶段就应予以制度化的干预。显然,这一核心思想存在着理论臆断性。文件的形成是为业务运转服务的,其首要目的和价值是业务的有效运转,如果按照文件的历史价值进行文件系统设计,其结果不仅会削弱文件的真实性、客观性,而且可能导致业务系统效率的极大降低。信息化发展的进程已经证实,无论是政府或是企业的系统,随着时间的推移都面临着系统数据档案化的问题,在业务系统中建设数据档案库,或者是不经档案价值鉴定,简单地直接地迁移业务系统数据到档案库,其信息质量根本无法保证。况且,由机构档案室到档案馆的过程,也绝不能是简单的迁移过程。

作为我国的档案工作者,在学习国外的理论经验时,不能采取简单的“取代”或“覆盖”等方法,而应该是在考察各种理论的基本背景的前提下,积极汲取各种观点中的有益成分,构建适合我国的档案管理可行模式。

网络技术的发展极大地促进了业务系统的连续性、关联性,如果不在制度上和文件管理要素上对业务系统提出要求,比如提出元数据要求,就可能使业务系统自然生成的电子文件无法长久保存。所以,文件连续体理论提出的整体系统思想是非常值得借鉴的。我国的电子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想,就是对这种理论的合理诠释。但是,档案有档案的价值取向,对电子文件的管理要素的控制,不能取代对档案价值的判断和对文件的取舍。特别是在信息膨胀的时代,这一点尤为重要。目前,我国很多地方正在积极建设网络文件中心。这种热潮的基本出发点是,对分布在各个机构的业务活动中的电子文件进行集中管理,有的采取集中存储、集中利用的模式,有的采用备份中心的模式,有的采用存储目录、逻辑归档的模式。网络建立的广泛联系,为各种模式都提供了支持条件。无论是物理集中,还是逻辑集中,电子文件中心都不能以文件的集中取代文件的档案化过程。否则,随着时间的推移,就会出现电子文件的大量堆积的局面。无论采用何种理论模式作为指导,在电子文件运动整体环节中都不能取消“档案化”的环节。在信息爆炸的时代,这一点尤为重要。

注释:

①北京市信息化领导小组办公室:《北京市“十一五”电子政务规划研究报告》。

②北京市信息化领导小组办公室:《北京市“十一五”国民经济与社会信息化发展规划》。

③⑥《2006年中国信息化发展报告》。

④。

⑤archives.gov/。

档案信息化管理论文范文第2篇

随着计算机技术的迅猛发展,高速大容量的档案影像管理系统已经日渐普及。综合文书档案的建立与管理亦急需专业化。下面是编辑老师为大家准备的试论文书档案的信息化管理。

计算机具有强大的信息处理能力。在以往的档案管理工作中,工作人员过多地依赖于手工操作,要求资料收集完整、齐全,避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用,字迹工整、清楚;分类、统汁准确无误,结果又费时,又费力。在应用计算机软件之后,文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序,无论是起草文件还是办理传递,都变得简单易行。

在原始的手工操作管理中,企事业单位由于不能做到信息共享,使得大量信息闲置在文件柜中,不仅造成资金和资源的浪费,还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后,档案管理由案卷级深入到文件级,由单途径管理发展为体系管理,由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展,档案信息与载体分离利用,可与其他信息系统建立互联,从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率,可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理,可以保证很高的查全率和查准率,可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台,可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态。

与纸质档案载体相比,电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质,纤维素在一定的条件下容易受到破坏:如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下,可发生水解和氧化反应,在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同,随着电子技术发展日新月异,储存、读取电子文件的设备日趋成熟,我们可以根据不同的需要,选择不同的电子载体,如VCD、DVD光碟,小容量的闪存U盘,大容量的移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷,易于传递,且储存时间长,受外部环境影响小,不易损坏,具有很强的稳定性。

档案信息化管理论文范文第3篇

医院科技档案信息化管理的更好开展,成为了医院人才建设,实施科教兴院战略的重要基础。如何根据医院科技档案的基本特征,在医院科技档案管理各方面采取信息化管理的思路和模式,最大限度地发挥医院科技档案的作用,成为了医院科技档案管理的重要课题之一,本文就这一课题做一浅析。

1学科技档案的基本特征

医院的科技档案主要包括五个部分:公开发表的科技论文、论着及其原始资料的收集;研究生的毕业论文及其相关实验原始资料的收集;科学基金资助课题从立题至结题期间,所有相关资料的收集;协作项目的协议书,技术转让或申请专利的有关证明等的收集;通过鉴定后的科研成果资料的收集。这五个重要组成部分均具有以下两个特点:

1.1源广泛

医学本身是一个多专业的庞大科学体系,涵盖了医、药、卫生、微生物、职业病、生化等。其分科的细致与多样性决定了医学科技档案的来源相当广泛性和分散性。而这些科技档案均自然形成于每一个科研机构和有科研能力的单位及个人的研究工作中,因此无论从内容上还是形式上都十分散乱。此外,医学科技档案的载体材料和形式也颇为多样化:载体材料包括纸质载体、磁盘记录载体、光盘记录载体等;档案形式包括文字材料,奖状、奖杯、证书等实物,这样导致科技档案管理工作量巨大,加之漫长的科研过程和周期,无疑加大了科技档案收集工作的难度。

1.2利用价值高

医学科技档案不仅具有凭证作用,同样也具有广泛的参考作用。其内容包含了丰富的医学知识、先进的科研思路、方法及大量有价值的国内外科研资料,包括成功或失败的经验,都可为今后科研开展提供参考,并对避免科研工作低水平重复或为科研而科研等,都有极高的利用价值。

2充分利用医院内部互联网,创建和完善医院科技档案管理系统。

根据医院科技档案的两个基本特征,如何在医院科技档案管理中采取信息化管理的思路和模式,最大限度地发挥医院科技档案的作用,成为医院建设中的重点问题之一。本文认为由于医院科技档案来源广泛,而档案管理人员人数、人力有限,医院可充分利用医院内部互联网,按照科技档案的管理要求,建立高效的科技档案管理系统,可促进充分发挥医院科技档案的作用。

医院科技档案管理系统可就以下几个方面进行创建和完善:

2.1医技人员个人信息管理

以科室为单位,将医院医技人员的个人科技档案信息输入医院科技档案管理系统。此系统可提供各类科技档案,如各年度科研项目执行汇报表、各项科研经费报销登记与结果反馈、论文投稿登记情况表、学术会议审批及学术成果统计表,外出培训以及涉及到个人的科研教学信息等。

2.2科研管理

档案信息化管理论文范文第4篇

1.1实体文件的收集与归档没有完整的信息系统支持

全部人为主观的因素在里面。就档案收集为例,档案管理人员多数情况下只是接收,而并不是去每个部门调查催要。如果部门负责人因为档案意识不强或者档案知识欠缺没有向档案室递送资料而造成后面需要档案资料却提取不成功。档案归档方面,归档的条件是否满足也是人为决定,这样的话难免造成疏漏。

1.2实体化档案特别是纸质档案的查阅也存在很多问题

例如,并发查阅(多人同时查阅同一文件)的问题,查阅过程中文件的毁坏,缺失,毁坏等等问题。同时,实体档案的查阅对文件的保密性造成严重威胁,一旦保密且重要文件内容泄露,会给企业带来严重的后果。

1.3随着企业大发展

档案的数量和类别也与日俱增,档案借阅给档案管理人员造成很大的工作量与出错概率。

2企业档案管理信息化的理论指导

在《全国档案事业发展“十五”规划》中,提出全国档案信息化建设的指导思想是:以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,适应国家信息化建设和档案事业发展的要求,把档案信息化纳入国家信息化的总格局,以档案网络建设为基础,以档案信息资源建设为核心,以扩大档案信息资源开发利用为目标,加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程,促进档案事业持续快速健康发展,为改革开放和现代化建设服务。而且,在《全国档案事业发展“十二五”规划》中,肯定了前面的成绩,继续把档案管理信息化建设作为主要任务并不断加强。2002年下发的《全国档案信息化建设实施纲要》明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务,提出把信息化作为档案基础业务建设的重点内容,在企业信息化建设中具有重要的指导作用。

3企业档案管理信息化的意义

3.1对管理人员的意义

①档案管理不再费时费力。数据只需一次录入可以多次利用,档案库中的信息需要统计时可以自动统计。

②检索查询更为方便。可以提供多种查询手段,档案管理员可以选取最佳的查询方式,在档案库中检索出需要的档案信息。公司其他人员也可以根据档案管理权限自行查阅档案信息,提高了保密性。

③档案的查阅工作更加可控。对国企不换的借阅者进行有效的催促。

3.2对部门的意义

①有效地进行档案的收集工作。档案的收集需要管理人员付出辛苦的劳动,档案的分类,整理需要付出辛苦的劳动,没有一个好的信息化系统,档案的收集和整编是零星和不完整的。

②有效地为决策服务。文书档案包括发文和收文,都是领导决策的具体体现,所以档案的信息化建设可更好地为档案的再利用和领导决策提供依据。

③让档案室变为公司内部的信息中心,也让员工更好地查阅一般档案。

3.3对于公司的意义

①更好地收集和管理档案。企业档案是一个企业在企业活动中直接产生的依法归档的具有保存价值的文件和材料,是企业历史活动的原始记录,特别对于收文和发文文件来说,实行档案信息化管理后,必将更好地收集和管理这种信息资源。

②发提高利用率。一般单位形成的档案要经过一年才整理完毕,但事实上本年的档案在二次利用的要求上是最多的,在这个过程中不可避免地会造成文件的损坏,档案管理信息化可以解决这一问题而且解决档案的并发查阅。

③解决档案损坏、丢失的问题。靠人工方式来收集档案、借阅实体档案不可避免地会造成档案的损坏和丢失。

档案信息化管理论文范文第5篇

[论文摘要]本文首先对当前档案管理信息化的现状及发展进行了初步的分析,然后针对档案信息化的应用提出了电子文件的管理方法,最后结合笔者的工作经验,探讨了档案管理信息化建设过程中应采取的具体措施。

随着社会的现代化发展。档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。近年来档案部门大力推进档案管理信息化建设,力图使档案工作与社会发展同步。尤其现在计算机管理广泛应用于各类单位管理的方方面面,在各项管理活动中,电子文件以其快捷的办公速度和传递速度逐步取代了纸质文件,如何加强档案信息化建设是做好档案管理工作的关键。

一、档案管理信息化的现状

社会现代化的发展,办公自动化、无纸化等事物的出现,使档案的生成方式发生很大变化,诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行,这样档案的前身必须以机读文件为主要形态,那么档案也自然以机读形式存在,这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容,这些信息可能来自不同的机读形式的档案中。把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息。必须有一个精选的过程,使得机读形式的档案信息具有系统性,真实性、有价值性,用户才能获得更为完善的服务。由此看来,档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

1、社会的现代化发展管理软件缺乏统一性。档案部门使用的计算机型号不一,规格各异,各自开发的软件不能互用,并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统,由于不能互调,就不能利用电脑完成信息管理工作,不能快捷地出版信息编辑成果,这制约了档案信息电子化的进程。

2、档案管理基础工作标准化规范化仍需改进。档案信息管理电于化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因,馆藏档案业务基础差。案卷质量不高,特别是各类档案的著录细则相容性不强,系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准,仅着眼于某一个馆或某个专业系统,无法全面实施、推广统一标准,这也制约了档案信息工作电子化。

3、档案管理的技术标准,组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑,越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘,现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

4、档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电于化。首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识屡次和先进技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术水平偏低。甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就谈不上档案信息电子化了。

二、加强档案管理信息化建设

1、建立网络档案系统。

在系统内建设数字化综合应用平台。建立健全内部服务网和公众服务网,发挥网站的作用,使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。促进档案现行文件信息化的标准建设,根据系统建设需求,采购必要的硬件设备,为系统提供硬件基础。提高档案管理软件的技术和应用水平,为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。制定相应的策略、保障档案资源的原始性、安全性、可靠性。

2、加强电子文件的管理是做好档案信息化的关键

2.1电子文件的载体稳定性差,易损坏,随着计算机信息管理网的建立与发展,越来越多的重要文件被传输上网。上网前,又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换,在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性,对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档,应由电子文件形成部门编目整理,也利用网络技术向档案部门传输,可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线,建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后,要对归档的电子文件提出格式要求。无论利用何种途径归档,必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后,传输给档案部门,不能由档案部门自行从网上下载,以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘,最好不用磁盘存贮。2.2电子文件归档所涉及的问题更加广泛,受制约因素多,仅靠档案部门独家很难完成,应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务,了解电子文件的自然形成规律和历史联系,是承担归档工作的主要责任者,在鉴定工作价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则、方法,又了解全局情况,可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位,又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门,在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应用于相互渗透,扬长避短,发挥各自的优势,在电子文件归档中集成一体,共同形成质量较好的电子文档。

2.3,做好档案归档电子文件的技术处理工作,实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行,这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域,对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导,保护电子文件的原始信息,了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说,通过采取技术处理,将已归档的电子文件改为“只读性”文件,即只能读不能写的不可更改的文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性,使之与纸质文件一样发挥社会效用。

2.4解决好档案电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件,从理论上讲能够长期保存。因为它的信息读出是无接触式的,不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内,不怕外界磁场的影响,不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是,由于电子文件形成的时间短,缺乏实际贮存的验证。所以,电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前,对于长久保存的电子文件。需要定期进行复制,以防止信息损失。

三、档案管理信息化建设应采取的措施

1、加强电子文件归档管理,提高档案信息化管理水平。根据档案管理的要求,对各种不同类型载体的档案(如:纸质档案和照片、录音、录像档案)进行数字化处理和转换,加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作,保证产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法,并制订电子档案管理办法。

档案信息化管理论文范文第6篇

档案管理信息化指运用现代信息技术加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用。档案管理信息化建没的基本内涵包括:档案信息的标准化建设、档案信息存储数字化和档案信息利用网络化。档案信息化建设是一个信息数字化建设的过程,也是同一种信息的存贮、检索、管理形式和载体变化的过程。在信息时代,档案管理信息化建设对推动我国经济社会继续发展具有十分重要的作用。

1、档案管理信息化是实现资源共享的必然要求

在当代,各行各业信息化已经成为世界各国抢占经济发展最高点,加速经济和社会发展的必由之路。加快档案资源信息化的步伐,既是经济和社会全球一体化新形势下加快发展的迫切要求,也是实现档案信息资源共享的现实需要。档案管理信息化可以进一步促进资源的开发、利用、保存和传递,消除了各个信息使用者互相共享资源的壁垒,实现资源的高度共享。

2、档案管理信息化是档案事业发展的必然要求

档案事业是为全局服务的基础性部分,在改革开放和现代化建设中具有十分重要的地位和作用,档案管理信息化无疑是奠定档案事业基础性地位的必然趋势。面对档案工作的新形势,档案工作的外部条件和内部需求都在发生新的变化,在新时期,要适应档案工作的要求,必须冲破“接档案、管档案”的陈旧观念,剔除影响档案事业发展的体制弊端,调整档案工作的结构,使其与社会整体发展相协调、相一致。同时,档案管理信息化建设可以促进传统档案管理理念的转变,有利于新一代档案管理体制的建立和完善。

3、档案管理信息化是提高工作效率,节约资源的必然要求

传统档案工作,主要是利用人工对档案实体进行精细的收集、整理、保管、利用等,投入的人力大,是以手工劳动为主的管理模式,花费了大量的人力、物力。传统的档案管理方法已经在信息技术和通讯技术高速发展的今天突显弊端。档案管理信息化不仅大大提高了档案的储存量,提高了工作效率,还有力地促进了节约型社会的建设。

二、制约我国档案管理信息化建设的主要因素分析

1、档案管理信息化建设驱动力不足

在信息化建设过程中,各档案管理部门应该是主体、是基础,政府的政策支持和相关制度安排,只能是起诱导和激励机制作用。如果各部门缺乏内在的动力和压力,这就直接削弱了档案管理信息化建设的基础,并且势必导致相关政策和机制作用失灵。

2、传统文化惯性的制约

传统文化惯性制约档案管理信息化进程。总体上看,我们尚处于工业社会时代,因而社会文化的主旋律也打上了这个时代深深的烙印。随着档案管理信息化建设的推进,由于计算机和网络管理与传统档案管理的方法有很大的区别,陌生的新工作手段方法与熟悉的传统工作手段方法之间在使用上的差异,容易产生天然的困难甚至“抗拒”心理,无论这种抗拒心理以什么样的方式出现,都是档案管理信息化建设的障碍。

3、档案的本质属性的影响

原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上,另一方面表现在档案的形式上,如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签名、单位盖章等等,都表现出真实的原始性,也正是档案的原始记录性才具有法律凭证作用。而在档案管理信息化中,档案多数以电子文档的形式存在,从起草、修改到印发都在计算机上进行,具有便于修改、便于复制特性,使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。这就引发了电子文档的原始记录性和凭证作用如何确定的问题:电子文档能否作为档案,是否具有法律凭证作用等,便成为档案工作的新课题,是决定电子文档能否转化为档案的关键,也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。

4、缺乏统一标准和规范,法律法规不完善

档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。但目前的状况是:计算机软件开发缺乏整体规划性,软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足;计算机及其有关设备型号各异,设备档次参差不齐,没有形成统一的硬件环境;档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一;并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑,缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准;这些都制约着信息交流的范围和程度,直接影响着档案信息化建设的步伐。同时,在日常档案管理中只有根据其来源,才能形成相应的法律责任。而在电子文档的形成过程中,打乱了或者是破坏了原始文件的本来顺序。原本清晰的法律责任界限变得模糊,缺乏法律依据使得大量的电子档案无法充分发挥其应有的使用价值,相关法律条例的制定迫在眉睫。

5、缺乏信息化建设的人才基础

人是最核心的资源,没有相应的人才,任何先进的技术和管理手段只能是流于形式,信息化也只能是空谈。档案管理信息化建设需要既懂档案管理,又掌握现代信息技术的复合型人才。而目前各级档案馆的信息化人才中,现有档案人员专业知识单一,普通操作型人才居多,系统开发、程序维护、咨询服务和信息导航复合型人才都十分匮乏。这在很大程度上制约档案管理信息化建设的质量和速度。

6、信息技术发展程度的影响

档案管理信息化后档案的存在形式主要是电子文档,具有易于复制、修改的特点,因此其保密和安全措施应该更为完善。在传输、保存过程中,电脑病毒的横行,黑客的恶意攻击以及网络技术的不成熟,电子档案尤其是一些高度机密的档案,容易被他人窃取、修改甚至伪造,这无疑是给档案管理构成了极大的威胁,同时由于档案保存的长期性,对载体寿命、电子计算机软硬件的生存周期和载体所载档案与电子计算机软硬件平台的一致性也有一定的要求,基于以上原因,信息化的加密技术、权限控制、防写措施必须达到相应的水平,档案管理信息化才能顺利进行。因此,信息技术发展程度也直接影响档案管理信息化的建设。

三、我国档案管理信息化建设的几点对策

《全国档案事业发展“十五”计划》明确提出了档案信息化建设的主要任务是:制定档案信息化管理的有关标准,研制、推广档案管理应用软件;加强电子文件和电子档案的管理,做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用,保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效,建立、规范、联通各区域网络,建立全国档案信息网络,并入国家信息网。具体讲,档案管理信息化建设的主要对策有以下几点:

1、尽快制订我国档案信息化发展规划

目前,我国档案信息化发展规划尚未确立。为了必须克服目前标准不一、各自为政的分散局面,我们必须研究制订全国统一的档案信息化发展规划。要通过制订相关措施,保证我国档案信息化网络建设沿着健康、稳定、有序的方向发展。当务之急应该是组织全国核心力量研究档案信息化建设,包括发展的总体框架、规划、措施、技术支撑、标准规范以及相关内容,使档案信息化建设驶入规范、有序的发展轨道。

2、确保档案保存“社会记忆”功能的实现,建立电子文件管理的记录系统,保证档案的真实性可靠性

对于档案部门来说,保存和延续“社会记忆”是立业之本,提供信息、服务社会是强业之路。档案信息化建设必须要在实现“社会记忆”功能的基础上进行,它不仅要利用先进的信息技术来拓展和实现档案部门提供信息服务功能,更要确保档案部门保存“社会记忆”功能的实现。由于电子化、信息化手段的应用,档案资料大多可以进行数字化处理,并按数字化手稿进行管理,以磁盘、光盘存贮量,已经有效地解决了传统档案管理中存在的“保存”问题,“安全性”问题,以及“借阅难”问题,确保了档案保存“社会记忆”功能的实现。国际档案理事会电子文件委员会制订的《电子文件管理指南》中指出,应对电子文件的“元数据”和“背景信息”进行记录和保存。电子文件记录系统是一种自动记录系统,这种“跟踪记录”具有原始性,可以记载电子文件的形成、修改、删除、责任者、入数据库时间等相关“背景信息”,相当于该电子文件的“出生证”和“身份证”,延续了档案的本质属性——原始记录性。

3、拓宽档案馆管理、服务职能,建立和完善档案数据库,为档案学理论研究学者提供丰富的信息资源

由于信息化后的档案管理是与传统档案管理有所区别的管理,近代档案学已经是一门完善的、体系严密的科学,新一代档案学尚未产生,在妥善处理档案管理信息化的管理创新和原有档案管理制度之间的矛盾之余,应尽快利用已有和现有的档案资源加快档案学理论研究的脚步。所以档案馆既要有历史信息,又要有政府的现行公文信息,不断扩充、拓展和延伸馆藏信息种类,并且积极推进馆藏档案数字化进程,加快建立档案目录中心,丰富档案数据储备,为档案信息化做好后台数据库支持,逐步实现馆藏信息转输网络化和利用在线化,建立档案馆局域网和广域网,实现资源共享,为研究学者们提供大量的有价值的信息资源,促进新一代档案学的形成。

档案信息化管理论文范文第7篇

关键词:地质档案;管理;信息化

社会发展步伐在加快,地质档案管理工作也向着信息化和电子化方向发展,这在档案管理工作中是最新型的一个课题,实现信息化档案管理能有效减少人力劳动的程度,能让档案管理的工作有所提高,地质档案管理系统也逐渐被开发,发挥出其特有的作用。和传统纸质档案管理相比,这种信息化管理更有力管理工作的进行,为档案需求者带来诸多便利,也方便了管理人员的管理工作,这能将资料档案的作用发挥出来。档案信息化管理也是时代的要求,更是诸多管理者和档案利用者的需求,所以这也是地质档案管理工作中最重要的问题。

1地质档案信息化管理概述

1.1档案信息化的内涵。所谓档案信息化就是对利用信息技术和计算机技术,对当前不使用的档案信息和相关资料进行管理。并利用信息技术等先进计算形成一个现代化的管理理念,主要的目的就在于服务于所有的档案需求者,这其中涉及的科学知识和领域是比较多也比较杂的,信息化管理介质平台也是档案管理的现代化管理业务。在日常的工作中,档案管理人员对档案进行编号,然后归档管理,如果有需求者想利用档案,管理人员可以通过计算机介质对档案进行查询,根据编号去寻找档案,再借阅给利用者;当利用者归还档案的时候,再依据档案的编号,将其归档到相应的位置,再将档案编号录入到电脑中,标注档案在档,这样能方便下一次的档案借用,还不会出现差错。这就是信息化管理为档案管理工作带来的便利。档案信息化建设的基本动力是资讯科技档案管理中的广泛使用以及档案信息化建设,以提高对档案工作的现代化水平和建立基本网络环境的框架,档案管理和档案信息服务在档案信息化建设过程中一定要注意反思以及记录管理的原则、理论和方法,档案信息化建设的最终目标是最大限度地提高文件的广泛信息化水平,以满足建设社会的需要,更好的社会服务。1.2地质档案信息化管理必要性。对地质档案进行信息化管理将是档案管理工作必然的发展趋势,利用信息化技术对档案资源进行收集,再对档案资源进行整理,然后开发档案资源所具有的利用价值,最后实现档案的利用。在整个过程中,都是要利用数字信息对档案资源进行整理的,并实现信息资源的存储和检索,管理人员再依据档案管理的载体对档案进行整理利用,现在传统档案管理也在时展的要求下进行了创新,向着信息化这一领域迈进。通俗地说,档案管理就是对有用的信息资源和有价值的信息进行开发,再到利用的过程,其利用结果是要依据社会信息化发展状况来定。当然,这种现代信息化的档案管理,更有利于各种信息的存储,也更能发挥其自身利用价值,这是信息时展的产物。

2地质档案信息化的管理现状

2.1缺乏通用性的系统平台。信息化管理平台都是有其各自特色的,最基本的要说就是要有记录管理功能,如今的文件信息已经向着更远的方向发展,档案管理平台和电子政务系统,在集成平台中也都是优先考虑文件管理这一功能,而这并不是单一形式的,档案部门不同,那么计算机的模型不同,文件系统平台也就不同,也就导致了规格的不同,各个软件开发系统也是有一定差异的。所以在各个档案部门之间,是不能有效利用计算机进行档案管理工作的,也不能对档案资料进行快速地归档,在信息上也是有一定弊端的,这也使档案信息化管理受到了发展的制约。2.2缺乏规范化管理。要想实现档案信息的规范化管理以及标准化管理,首先要做的工作就是对网络信息系统进行完善,光搞形式是没有用的,对表面不实用的东西并没有什么要求。现在的档案管理则是没有明确的等级分类,管理服务做的不到位,和档案需求者和提供者也没有过多地交流,这和新型的信息资源管理是相悖的,尤其是文件夹没有得到有效的共享,管理系统不能对所有的文件类型进行兼容,在档案资料进行移植时,也没有与之相对应的书目,文件自动化管理还是没有完善的标准。多数情况下,档案资料也都是限制于一种类型,只能提供给一小部分的人使用,这样是不利于档案信息化管理向更好方向发展的。

3档案信息化建设的实施措施和途径

3.1档案标准规范化建设。档案管理标准化、规范化是档案信息资源的共享过程,通过制定和实施的各项标准使其基本文件到达标准化,这也是规范的重要前提。劳动力的技术部门一直是—个统一的科学标准的部门,是为了确保档案工作与档案管理的有机结合,以达到最佳效果。3.2档案资源信息化。作为一种有价值的信息资源的地质档案,它的征收管理以及开发利用档案信息化建设的目标之一是实现资源的文件共享。使隐藏文件的价值得到最大化的凸显。在不久的将来,档案资源信息化建设作为档案管理现代化的核心内容继续推进现代管理记录不断向前发展。3.3档案信息的数字化。传统的地质文件基本上都主要是以纸张文件的形式存在的。劳动密集型的管理使得其访问也很困难,并且占用了很多的仓库空间以及增加了很多管理成本,保管十分麻烦。如纸张容易发黄,变脆。但数字文件能够克服传统档案馆的缺点,节省了大量人力、物力和财力。使用者可以在世界各地范围内的所有地方享受其的方便。任何人通过网络的任何一点、任何终端可以访问他们需要的信息的文件。这是真正意义上的资源共享。3.4档案干部队伍通才化。档案干部队伍是档案管理的主体。档案工作人员的质量对档案工作的实际成果以及更好地促进档案信息化建设过程起着直接影响。提高档案工作者的技术水平是整体性能提高的关键之一。培养一大批掌握现代科学和技术复杂的文件管理的工作人员是为了适应档案事业发展的需要,更好地推动现代化的档案工作和信息化水平的提高。

随着社会的不断进步与发展,地质单位也将有很大的发展空间,地质档案管理必须从管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面紧跟时代的步伐。这也要求地质档案工作者不断学习、不断进取,以完善的专业知识和丰富的信息处理、计算机操作技能,满足社会进步和地质发展对档案管理的要求,为建设有中国特色的社会主义地质档案事业、为更好地服务于社会主义和谐社会建设作出贡献。

作者:辛 玲 单位:黑龙江省煤田地质物测队

参考文献

[1]潘丽莉,孙燕鸣.浅析地质资料档案管理信息化建设[J].资源与人居环境,2011.

档案信息化管理论文范文第8篇

(一)血站档案信息化管理人员缺乏

当前,我国大部分地区血站档案信息化基础条件相对薄弱,相关部门的工作人员对血站档案信息化建设认识不足,缺乏重视。除此之外,造成血站信息化建设程度较低的另一个原因就是相关人员素质较低。血站档案信息化管理人才缺乏,即便加大资金投入进行信息化建设,也不能保证正常的运行。

(二)缺乏统一档案信息管理系统

血站管理是一个生僻的行业,信息化管理也是一种新型管理模式,其技术和软件方面均未成熟,因而部分档案管理部门未将档案管理信息化纳入议事日程。此外,目前我国血站档案管理缺乏统一专业的信息管理软件,由于地域性差异,各地软件运用在一致性上还存在很大问题。

(三)血站档案信息管理与其他管理

缺乏有效衔接“文档一体化”是血站档案信息网络化管理的必然趋势,其可有效连接档案管理工作与生产活动、文书处理,进而提高信息处理能力,实现档案信息的无缝连接和有效管理。目前,我国血站档案信息化程度较低,管理机制上存在很多障碍,因而档案工作很难与各生产、管理环节之间实现有效对接,因而,“文档一体化”实现较为困难。

二、加强档案信息化管理的主要措施

(一)加强软件和硬件的配套管理

加强档案信息化建设的过程中,首先应加强软件和硬件的配套,建立稳定的管理体系,加大资金投入,保障档案信息化建设软、硬件设施俱全。在档案信息化建设的同时,确保同步建设血站的网络化,将所有信息建立在同一管理平台上,在任何一台计算机上都可以查看有关资料,实现档案信息资源共享,确保档案信息化建设的各项工作科学化、规范化。

(二)加强对档案管理人员进行业务培训

对档案管理人员进行业务培训,组织档案人员一边学习一边实践,不断提高工作人员的档案信息化管理水平。档案管理人员应掌握计算机理论知识和应用技能,可熟练使用各种现代化信息工具,以便更好地开发档案信息。此外,档案管理人员应该通过各种渠道了解对档案信息的需求,从而做到有目标的对档案进行开发和管理,增强档案管理的实效性。档案管理者应熟练业务,收集档案的过程中应做到真实、全面,认真整理所收集资料,仔细分类、鉴别,筛选与工作紧密相关的资料,分类整理。整理好编号,严格区分保存期限,将其输入检索程序,使之易于查找、方便使用。除此之外,档案管理者还应保证档案信息的质量,随机检查,定期移交,确保档案信息书写规范,由本人签字。

(三)制定并完善血站档案信息化标准规范

制定血站档案信息化标准规范,加强档案信息资源建设。着力解决需要构建和遵循的档案信息化建设的标准规范,其中包括电子档案管理、电子文件归档及档案信息标识、描述、存储、查询和使用等方面,形成档案信息化标准管理体系。

(四)提高档案信息的安全性与保密性

档案管理者应坚守岗位,忠于职责,确保桉案的完整性、安全性、保密性。首先应配备防盗、防火设施,在档案室内放置温度计,作好避光、隔热处理,以防发生火灾;其次应做好防潮、防蛀工作,定期施药通风,以防档案受损、受潮发生霉变;此外,档案管理人员应细心检查利用过的档案,做好档案保密工作,不得随意借阅、翻阅,以防档案被抽拆或篡改,确保档案的完整性和真实性,体检、化验、血源管理等直接接触供血者档案的人员,不得泄露献血者档案信息,对献血者隐私保密。

三、新经济形势下加强血站档案信息化管理的必要性

档案信息化管理论文范文第9篇

一、街道办档案管理的基本状况

一是管理水平低下。街道办档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。这大大制约了街道办档案的科学管理与有效利用率,无法满足动态管理的需要,也无法实现信息共享。二是专业人才缺乏。要实现档案信息化,必须要有与之相适应的专业人才,档案信息化管理人员与计算机、电子软件、网络等打交道,不仅要有熟练的计算机操作技能,和获取判断运用信息的能力,还要精通档案业务知识。从目前看,街道办现有的部分档案干部知识结构和专业水平难以应对新形势的挑战,极大地制约了县级档案部门档案信息化建设工作的开展。

二、街道办档案信息化的优越性

一是方便快捷。无论是在街道建设中形成的,如卫生、计生、环境和文化建设等方面的内容,还是在街道服务工作中形成的,如服务机构、网络设施、居民家庭、就业、培训、救助、家政等方面的文件材料,都可以直接登记进入计算机,形成完整的、准确的街道办辖区档案数据库。原始档案数据进入计算机后,再利用其强大的分类组合、检索、调阅、复制功能来建立完整的街道办档案管理系统,完全可以满足社会的各项要求,凸现快捷、准确、方便、易于操作的效率优势,能够减少人力、物力和时间的极大浪费,使现代化设备物尽其用,群众查阅立等可知,办件事项不再是期盼和无休止的等待。实践证明,街道办档案管理的网络信息化运行,既提高了城市管理的档次,又为创建和谐社会提供了服务保障,给社会经济发展带来了看得见,摸得着的效益和优越性。二是标准规范。制定和实施档案工作标准和规范,是档案工作现代化的需要,是提高工作质量和效率的需要。实现档案信息化,应该坚持规范性原则,制定相应的标准、规范和法规及数据交换标准。只有这样才能使电子文件的归档,传统介质档案数字化,数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化,避免出现各自为政、互不兼容、重复建设等现象发生。三是安全可靠。随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入,网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。为充分保证档案信息的安全性,应采取物理安全策略;访问控制策略;信息加密策略;网络安全管理策略等,以确保系统的安全顺利运行。

三、提高街道办档案信息化管理水平的有效途径

档案信息化管理论文范文第10篇

目前在科技档案的管理中主要存在以下几个方面的问题:第一,科技档案管理模式落伍,信息化时代下的科技档案管理涉及大量硬件和软件的投入,尤其是在知识爆炸的背景下,科技档案的产生、分类、甄别、归档等工作量迅猛增长,继续采用传统模式对科技档案进行管理已经无法满足需求;第二,科技档案管理手段落后,科技档案管理的重要内容之一就是对科研工作的管理,而多数科研工作都具有周期性、阶段性和长期性等特点,涉及到需求论证、项目申请、科研实施、验收推广等诸多环节,持续时间长,涉及内容广,这一情况下,如果缺乏科学管理的手段和制度,往往会造成管理混乱和低效管理的情况发生;第三,科技档案管理专业化水平较低,完整的科技档案全程记录了科学研究活动的全程,由于信息化手段在科学研究活动中的广泛应用,因此,科技档案中涉及大量的设计图、工程图、照片、录像等新型记录形式,给管理活动带来更多的挑战,对其进行管理要求很高的专业化水平,但目前的管理水平和能力还存在较大差距。综合来看,目前在科技档案的管理中主要存在管理能力不强、投入资源不足、人才队伍培养滞后以及专业化水平不高等问题。

二、信息时代对科技档案信息化管理的做法和思考

科技档案信息化管理的目标要求就是充分利用现有的通信、计算机、数据库等先进技术,在国家、行业以及单位科技档案管理法规制度和标准规范的框架下,用信息化手段来保障和促进科技档案的管理水平,为科技档案资源的形成、收集、整理、保管、开发、利用等提供坚实的基础,科技档案开展信息化管理,重点可以从以下方面进行。

第一,采用信息化手段实现科技档案的自动编目、检索、立卷和标引等工作。对科技档案实施自动编目和自动检索是应用信息化手段管理科技档案的基本要求,其中自动编目是将收集到的科技档案相关信息制成档案机读目录数据库,在不同要求下编制出不同的档案检索工具,包括全宗目录、分类目录、案卷目录、专题目录、作者目录等各种目录和索引,充分发挥信息化编目速度快、项目全等优势。自动检索是通过查找档案目录并利用档号、题名、责任者、分类号、关键词等检索标志,迅速、准确地查找出满足要求的档案资料,与手工检索相比,自动检索速度快、线索形式多样,检全率和检准率高,能最大限度地满足利用者要求。计算机自动立卷是计算机以科技档案目录中每份文件的有关存录项为依据将某方面具有共同点和联系密切的文件综合在一起组成案卷,并自动对同一卷的卷内文件进行排列和编号等工作,极大地提高了立卷速度和立卷质量,改善了效率。科技档案自动标引是计算机通过对科技档案题名或全文信息进行字词切分、对内容特征进行分析,提取及给出正式主题词或分类号的过程,科技档案自动标引能够显著提高工作效率和加快科技档案目录数据库的建设。

第二,采用信息化手段实现科技档案的借阅、统计、编研及保管环境的自动控制。科技档案的借阅管理和统计工作复杂而繁琐,而通过采用信息化手段进行自动借阅管理和统计,对科技档案的利用登记、审批、检索、调卷、归档、利用情况统计等进行自动管理,不但能够有效完善科技档案的借阅管理制度,还极大地提高了工作效率。采用信息化手段实现科技档案的借阅管理,重点涉及内容包括以下几个方面:用户的借阅资格验证、借阅情况登记、归还登记和自动统计。

通过利用计算机技术,还能够有效实现对科技档案资料的自动编辑处理,不但能够提供对科技档案原文信息的检索和分类,还能够对科技档案资料进行文字编辑处理和排版印刷等工作,实现科技档案资料的自动编研。另外,在科技档案的管理环节中,对档案保管环境的自动控制非常重要,应用计算机技术对档案排架进行自动管理,能够结合科技档案登记数据库的信息,给出档案库房架位的分配图,实现架位的自动分配,为新进科技档案合理分配架位,提高架位的利用率,还可以实现对科技档案保管环境的温、湿度以及防火防盗等进行自动监测和管理。

第三,加强培育科技档案管理的信息化人才。对科技档案实施信息化管理以及使信息化管理模式不断深入的关键是信息化人才,信息化人才是使用信息化手段进行科技档案管理的主体,也是实现科技档案信息资源增值的主体,更是不断将科技档案管理向信息化方向不断推进的中坚力量,因此需要加强科技档案信息化人才培训,使科技档案管理的信息化活动能顺利开展,并实现可持续发展。

三、结束语

档案信息化管理论文范文第11篇

关键词:高校、人事档案、信息化管理

近年来,计算机网络技术的广泛应用使档案信息管理进入现代化管理的先进行列,并为档案信息管理提供了可靠的保证,传统的高校人事档案管理方式面临着越来越严峻的挑战。为了充分发挥档案工作在信息社会中的重要作用,高校应该积极地将信息技术与档案管理技术和方法结合起来,促进档案的信息化管理。

1.信息技术在人事档案管理中的作用

人事档案是纪录个人从事各种社会活动的文件,是高校人事部门对个人管理的重要凭证和开展各种工作的基础,对学校考察和识别干部选拔优秀人才,加强高校师资队伍建设,促进教学、科研、党政管理的开展具有重大作用。在档案信息计算机检索系统中采用现代计算机网络通信技术,可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索,发展为智能检索及网络检索,实现档案信息传递网络化。另外,人事档案通过计算机的管理,对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工,可以直接提高档案工作的效益。并且,与传统档案资料相比,数字档案更易于保存、查询、修改,并且可以通过网络快速传递,提高了档案的利用率,降低了档案管理的成本。

2.如何搞好人事档案的信息化管理

2.1提高档案管理的现代化意识

人事档案工作者向来以默默无闻、无私奉献著称,封闭意识较强,要改变这种局面,不断更新观念、勇于进取,努力学习邓小平建设有中国特色的社会主义理论,关注改革开放的新形势、新问题,把高校人事档案工作与社会活动结合起来,使档案工作由封闭型向开放型转变。在信息化时代,强化档案管理的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识,在加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中是至关重要的。增加档案人员计算机技能管理内容10分必要。档案管理中应用计算机技术时,要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来,变“封闭型”为“开放型”,主动面向知识经济主战场,把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。

2.2增强档案信息化管理的安全意识

信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法,但也给档案管理带来了安全隐患。目前,1些单位在进行档案信息化建设时,安全意识往往不够,往往造成档案信息的丢失和泄密,带来巨大的损失。而且对电子文件保存中存在的更新版本的不兼容性和不可识读性,存储材料及载体的易损毁问题的忽视,往往会造成宝贵档案信息资源的丢失。在管理中,1定要对人事档案管理的相关政策进行认真的研究,在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上,正确运用好计算机的加密功能,对通用数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密,要正确处理好档案资料的保密与利用的关系,既要克服求稳怕险、不思进取的保守观念,又要防止不设界限、随随便便的麻痹思想。另外,电子档案对保存环境和保存方式手段的要求都很高,管理人员要注意防潮、防高温、防辐射、防病毒工作,切实加强档案资料的安全性研究,认真搞好电子档案的及时备份与维护工作,要正确处理好电子档案与纸质档案的关系,确保档案资料的安全完整。

2.3完善管理人员的专业素质

尽管技术进步对信息环境的构建起着至关重要的作用,但是人仍然是决定的因素,档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在,这就需要培养1支专业化干部队伍。随着信息时代的到来,对每位档案工作者在业务素质上提出了更高的要求,管理人员要加强专业知识学习,不断拓宽自己的知识面,提高文字能力、综合分析能力,并且还要加强计算机知识及人事档案管理软件知识的学习,掌握现代信息管理技术,努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识,又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。另外,由于人事档案工作人员在档案建设和管理中承担着10分重要的责任,因此还要不断加强档案管理人员政治思想和职业道德教育,使他们具有较高的政治思想觉悟,以及坚定的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力。

2.4强化档案管理的法规建设

档案管理需要相应的法律环境和有力的法律保护。档案管理部门与形成档案的社会各个部门或个人的关系往往存在1系列复杂关系和法律问题,这就需要相应的法律法规加以调整。档案的收集、保管和利用也需要法律法规加以保护。可以说,依法治档是保证档案工作健康发展的重要手段。高校党委、人事及各组织部门领导,要增强档案意识,了解、熟悉、研究人事档案工作,组织人员学习《档案法》等1系列法规文件,强化人事档案管理意识,要根据社会和学校的改革发展对人事档案工作的需求,制定人事档案工作发展规划,备好人事档案管理工作所需的软、硬件,建立健全人事档案管理工作的各项规章制度,使人事档案工作有章可循。

3.小结

可以说,信息化的人事信息管理模式及人事档案管理现代化建设对实现高校的人事人才信息管理工作的社会化服务有非常突出的现实意义。高校档案管理人员要积极创造条件,尽快实现人事档案管理的信息化,实现高校的档案管理的根本变革。

参考资料:

[1]朱小琪.科技人才的流动与动态[J].山西科技,2000(5)

档案信息化管理论文范文第12篇

一、文书档案信息化管理的优势

(一)提高办公效率。在以往的文书档案收集、整理、归档等过程中都需要手工操作,而且对后期的文书档案进行修改时还需要拆卷拆件重新整合,不仅浪费了大量人力物力,并且办事效率也低下,而利用了计算机信息化处理技术,文件资料的收集、储存、分类、利用都变得十分便利,提高了工作效率。

(二)便于规范保管。传统的文书档案虽然也制定了整理规范标准,但是由于是手工整理、录入,工作人员的主观能动性比较强,想把某一文件归为哪一类往往在工作人员的一念之差,而利用了信息化管理技术,客观规定哪一类文件规整为哪一个系统,都由系统程序做了硬性规定,不仅方便规范管理,而且也有利于查找。

(三)便于查阅利用。基于计算机文书档案处理系统,使纸质的文书档案转变为电子文件,使得文书档案可以随时随地查找,还可以利用大数据分析查寻需要的内容,便于档案的开发利用,大大提高了查准率,这些都是传统档案管理模式无法比拟的。

二、文书档案信息化管理中存在的弊端

(一)档案管理人员不适应新的信息化管理模式。部分档案工作人员文化程度较低,专业知识老化,知识面较窄,计算机水平不高,思想观念和管理水平跟不上时代的发展。这一现状极大制约了档案工作信息化的发展,部分档案工作者对于自身工作所面临的巨大挑战认识不足,或者满足于自己已掌握的知识,在接受新的技能后不懂得如何将其应用于实际工作中,或者缺乏应用的动力,不愿花费时间和精力来整合提高新的技能。从目前来看,许多档案部门缺少高技术人才,其中的档案信息处理复合型人才就更奇缺,尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就更谈不上档案信息化建设了。

(二)档案的安全性缺少保障。电子文件是在社会活动中形成的以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料,它的内容不仅容易变化,形式也易于修改,不能保证电子文件的原始性,使其失去参考价值。而且电子文件的存储介质不固定,可以在电脑、U盘、移动硬盘之间传递,很难认定那份为原始文件,而且这些存储介质易受磁场、电磁波等影响,需要经常做好备份,这些都对电子文件的保密性提出了严峻的考验。

三、文书档案在信息化管理中去弊存利的对策

(一)加强档案管理人员的现代化管理技能。随着文书档案规模的日益扩大,档案内容的日益丰富,档案信息载体日益多样。根据档案信息化建设的需要,迫切要求培养和造就一批既懂计算机网络技术,又懂档案信息管理的高科技复合型人才,为档案事业持续发展提供技术支持和人才保证。首先要加深对提高政治素质的认识,良好的政治素质是档案人员的内在要求。其次要加强业务培训提高专业水平,培训内容要因需设计,将培训内容与实际工作相结合。在安排上,除加强专业理论知识学习外,应加大计算机知识的学习,重视网络知识教育,以适应新时期档案工作的需要。

(二)提供安全技术保障。由于网络环境的不安全性,档案信息在网络上公开要保证信息安全,要对的信息进行筛选,可以主动公开的档案信息可以在网上,涉及个人、单位的保密信息只提供阅读目录,并采取访问权限、身份认证等保密措施进行保密,涉及国家秘密的禁止,从而保证档案信息不被非法访问、篡改、丢失、泄露。在这基础上,安全防护软件开发也需要更新换代,在技术上设置防火墙,实行访问人身份认证。把企事业单位内部办公网络和互联网分离,外部电脑无法访问企事业单位内部网络,无法查看在内部流转的文件。

档案信息化管理论文范文第13篇

1.1人事档案管理手段落后目前,我国虽然很多大型企业已经全面实施人事档案信息化管理,但是还有很多小型企业未能全面开展档案的信息化管理工作。很多小型企业的设备不足,办公硬件跟不上,导致企业无法建立专门的人事档案管理办公室,将所有档案全部集中在办公人员的办公室内,而且存放设备简陋,没有严格的保密性,几乎所有人都可以轻松地接触到人事档案,严重危及一些重要档案信息的安全性。同时档案管理工作人员不具备专业技能,对人事档案管理没有给予足够的重视,缺乏工作积极性。即便人事档案管理工作人员具备专业技能,但是其综合素质较低,无法科学管理、规划人事档案管理工作。

1.2电子档案管理意识淡薄很多人认为档案管理对企业的发展没有作用,其实不然,档案管理不仅可以优化企业工作人员的资源配置,同时还可以帮助企业储备人才,了解人才资源发展的前沿信息。但是在现实环境中,企业档案管理人员非但不能及时整理现有人员的基本资料,还经常发生丢失、遗漏等问题,更没有人才储备的工作环节。此外,有些企业的档案管理部分工作仍然停留在人工手写的环节,资料填写随意性很强,而且手写资料字迹潦草,容易损毁,造成人事档案的质量和完整度不高。

1.3思想上不重视档案管理工作很多企业领导认为企业的档案管理工作并不重要,只要提高生产技术便可以全面提高企业的发展。其实不然,企业人事档案管理对提高企业发展具有重要意义。企业人事档案管理可以优化企业的资源配置,提高企业人事管理效率,有效为企业吸收优秀人才。但是很多企业并未重视档案管理工作,对此岗位只安排了一些“关系户”,或者从企业其他岗位转过来的人员进行档案管理工作。这些人基本上都不是专业档案管理人员,根本没有档案管理工作经验和基础,仅仅对档案进行简单的整理,根本没有充分发挥档案管理的优势作用。

1.4信息化管理技术更新较慢目前,我国部分企业对人事档案管理虽然采用了信息化管理,但是企业并没有根据发展需求对档案管理系统进行更新和维护。电子档案管理系统虽然有很多优势,但是管理系统仍然需要人为地进行管理、维护和更新,这样才能适应企业发展,适应社会发展。然而我国的部分企业虽然引进了电子档案管理,却严重缺乏对档案的管理与维护,导致管理系统经常出现问题,影响正常工作。

1.5工作人员综合素质有限企业档案管理曾经是最容易被企业忽略的岗位,所以岗位职能看似并不重要,因此档案管理职位基本上都是非档案专业人员进行操作。这些工作人员要么是企业工作人员的家属亲戚,要么是从其他岗位转过来的,根本没有档案管理的经验,也没有相关的理论基础。同时,企业未能对档案管理工作人员给予适当的培训。然而全新的电子信息化管理对档案管理提出了更高的要求,不仅要具备档案专业知识,还要具备相应的计算机和网络知识。原有的工作人员工作能力已经远远不能胜任现有的岗位,综合素质亟待提高。

2企业人事档案如何实施信息化管理

2.1不断完善电子信息化系统要想在人事档案管理工作中运用信息化管理,首先要建立一个完善的信息化硬件管理系统。该系统要对企业的每一个科室的档案信息进行整理分类,通过计算机网络实现信息资源共享,有效提高人事档案电子信息管理的作用。为了全面提高工作人员对电子信息化的管理和操作能力,企业应该不断加强对档案工作人员的培训,保证档案信息录入的真实性、有效性。为了保证企业档案资料的时效性,工作人员应该对档案进行及时修改。与此同时,企业还要做好对档案管理信息系统的升级维护工作,保证信息系统的正常运转。

2.2建立企业人事档案的信息数据库人事档案电子信息化的实现,首先需要把馆藏多年的纸质文件的内容输入到计算机人事档案管理系统中,但是由于文件的数量过多,延缓了工作的进展。这就要求企业加大对信息化改革的投入,增加工作人员,加快对纸质文件的扫描与输入,并对资料进行整理和分类,建立起一套由数据输入、整理、更改、信息查询及系统维护为一体的完整的档案数据库,实现信息资源的网络与计算机一体化,及进行信息的远程运输和区域化共享。

2.3转变档案管理人员的意识在企业人事档案传统的管理模式中,在信息收集方面比较滞后,难以适应信息管理的转换。因此,企业需加强档案管理人员的安全意识,做好档案信息管理的保密工作,并确保档案信息不被恶意修改和破坏;为防止黑客入侵对档案造成破坏,应确保网络安全,做好防御工作;对重要的文件设定只读权限或进行加密,以保障档案信息的真实性,可以通过制定相关的规范标准,来使档案得到规范化管理,从而提高档案的使用效率。

2.4企业需要加强对档案管理人员的培训企业积极引进人事档案电子信息化管理,这对该岗位提出了全新的要求,为了适应企业现代化发展需求,企业应该对现有工作人员进行适当的培训,让其能够熟练掌握计算机和网络技术,能够熟练应用人事档案管理系统,保证人事档案的有效使用,提高工作效率和质量。

3结语

档案信息化管理论文范文第14篇

高职院校基建档案记录着一所高职院校产生,发展和不断壮大的整个过程,因此高职院校基建档案的保存管理工作是一份值得人们下功夫去做的,随着信息化技术的不断发展,信息化技术的高效率性在高职基建档案管理工作中也得到了体现。本文将分析我国高职院校在基建档案保存管理方面存在的问题,并据此给出策略建议。

关键词:

高职院校;基建档案;信息化管理

我国大多数的高职院校发展步伐很快,高职院校的迁徙和重建等工作已经成为大多数高职院校都会面临的问题,在高职院校迁徙和重建的过程中需要进行大量基建档案的建立,保存,审核等工作,信息化技术能够很好的帮助高职院校完成基建档案的管理,因此很多高职院校在进行基建档案管理工作时都会借助信息化的手段或工具。

1我国高职院校基建档案信息化管理存在的主要问题

目前我国高职院校在基建档案信息化管理中存在主要问题有四个。一是不能合理理解档案信息化管理,我国高职院校的相关负责人不能正确理解基建档案信息化管理,对于这个问题可以从基建档案管理的领导人员和普通工作人员两个方面进行分析:首先,很多高职院校基建档案工作的领导人员不能正确地认识基建档案管理工作的重要性,也意识不到信息化管理对于基建档案管理效率的重要影响,这种对高职基建档案信息化管理工作认识的不到位,导致领导人员并不重视高职基建档案在信息化管理过程中的硬件更新以及软件升级等。其次,很多高职院校基建档案管理工作的一线操作人员由于不重视基建档案的信息化管理,以至于在处理基建档案资料时不够认真,出现不合规范地保存和归档相关基建档案的电子资料。二是高职基建档案信息化管理工作的制度化建设有待提高,目前很多高职院校在基建档案管理方面存在无依据可循无标准可依据的问题。三是高职院校进行基建档案信息化管理的基础不够坚固,基建档案信息化管理的工作人员专业知识匮乏,技能不过关。四是高职基建档案管理过程中信息的利用率较低,很多高职院校基建档案管理虽然采用了信息化的手段,但是由于并没有合理地利用信息化技术手段,致使信息化技术手段的使用对于基建档案管理效率的影响并不明显。

2改善高职基建档案信息化管理工作现状的措施

2.1正确对待高职基建档案信息化管理工作

首先,基建档案管理部门的领导层应该认识到信息化管理的优势,通过了解这种信息化管理模式基建档案管理部门的领导人员会重视起高职基建档案管理工作的信息化,并积极引进先进的硬件设施来保证高职基建档案信息化管理工作的物质基础,领导层的正确意识还可以逐渐传染给其下属的工作人员,使实际管理基建档案的工作人员也可以正确对待高职基建档案管理的信息化。其次,基建档案管理部门工作人员对信息化管理的正确认识,可以促使他们积极学习对基建档案进行信息化管理的技能,减少他们在工作过程中的失误,提高基建档案管理工作的规范性。

2.2做好高职基建档案信息化管理的制度建设

高职基建档案信息化管理的制度建设能够以书面的形式正式让员工们意识到基建档案信息化管理的重要性,在进行高职基建档案信息化管理的制度建设时,一方面,应该考虑我国相关法律的规定以及相关行业的标准,制度要求应该符合法律法规的要求,保证基建档案管理人员进行档案管理时所遵循的是正确合理的标准和制度要求。另一方面,高职院校应该规范一些在建项目和工程负责人的职责和态度,这些手中掌握高职院校原始基建资料的人员应该配合基建档案管理部门的合作,不应该以各种理由拒绝基建档案管理部门对于相关资料的使用要求,这种横向的协作机制可以提高基建档案信息化管理部门的工作效率和工作质量。

2.3提高高职基建档案信息化管理工作相关人员的专业技能

无论高职院校基建档案信息化系统的硬件和软件是如何的先进和发达,工作人员是进行基建档案管理的实操人员,这有这部分实操人员的专业技能满足要求才能真正使信息化手段发挥功效。高职院校的基建档案管理部门在招聘和吸引基建档案管理的工作人员时,应该严格考核这些人员在高职基建档案信息化管理方面的专业知识和技能是否过关,只有对高职基建档案信息化管理方面的专业知识和技能都达标的人才可以接受。此外,对于从事高职基建档案信息化管理工作的在职人员应该进行定期的培训,不断提高这些基建档案管理人员的技能,扩展他们的眼界,让这些从事高职基建档案信息化管理工作的在职人员可以在日常的工作中不断完善不断进步不断创新。

2.4积极建立高效的信息资源系统

为了解决高职基建档案管理过程中信息的利用率较低的问题,应该积极建立高效的信息资源系统,提高高职院校基建档案管理的效率,可以通过构建电子化数据库以及增强网络环境的运行效率。首先,高职院校基建档案管理部门应该建立一个信息完整的电子数据库,信息完整的电子数据库不仅可以帮助工作人员有效的检索,而且可以增加基建档案管理工作的质量,高职院校为了构建一个信息完整的电子数据库,应该至少进行三种电子数据库的建设:高职院校全部基建档案的电子版数据库的建设,高职院校内单个建筑物的基建档案资料的电子数据库以及高职院校子系统的基建档案电子数据库,这三个数据库的建设能够使高职院校的基建档案资料以电子形式进行存档,既保证了基建档案资料的全面完整,又使得基建档案资料的保存条理清晰,高效便捷。其次,高职院校基建档案管理部门应该完善网络环境,网络的使用可以提高相关人员对高职院校基建档案进行查阅和远程传输的便利程度和速度,以便于及时对相关的基建档案资料进行保存和管理,在日后进行基建档案的检索和审阅时,也不用对纸质的基建档案逐个进行处理,可以说这提高了大多数高职院校进行基建档案管理的工作步骤。

3结束语

本文通过分析高职基建档案信息化管理工作中存在的问题,给出了完善高职基建档案信息化管理现状的策略:端正高职基建档案信息化管理工作人员对工作的态度和认识,做好高职基建档案信息化管理的制度建设,提高高职基建档案信息化管理工作相关人员的专业技能,积极建立三个基建档案数据库并完善网络环境。

作者:钱琳琳 单位:常州机电职业技术学院

参考文献

[1]赵哲琼.浅析高职院校基建档案管理中存在的问题与对策[J].现代经济信息,2013(6):52-52.

档案信息化管理论文范文第15篇

关键词:教学档案;信息化管理;研究

一、前言

随着教学管理改革的进行,学校逐渐意识到教学档案管理的重要性,将该项工作作为教学管理中的一部分。由于学校办学规模不断扩大、教学活动也越来越丰富,教学档案的内容增多,形式也不再局限于书面文字,传统的管理方法显然已经不能满足实际需要。在这种形势下,教学档案的信息化管理已经成为一种必然,如何利用先进的信息技术提高教学档案管理水平,是所有教学档案管理者必须要思考的问题。

二、教学档案信息化管理中存在的问题

(一)对档案信息化的认识存在误区

首先,教学档案管理者没有认识到档案信息化管理的重要性,很多工作仍旧停留在手工阶段,不仅效率低,而且容易出错。很多教学工作者在对网络资源进行利用时,将一些音频、视频随意删除,没有按照规定处理档案资源,导致资源缺失,阻碍了档案的信息化管理。其次,很多管理者认为,档案管理信息化就是将档案编号规定,需要的时候直接查询编号就算是实现了信息化管理,这显然是一种认识误区,这种错误的认识阻碍了档案信息化的发展,不利于教学档案资源的利用[1]。

(二)硬件、软件设施不完善

硬件设施是档案信息化的基础,但是从目前的情况来看,大多数学校的硬件设施都不够完善,如计算机的容量不够大,不能满足实际需要,扫描仪不够先进,不能对所有类型的资源进行扫描等,这些都对教学档案的信息化管理造成负面影响。而学校虽然积极引进了软件设施,也比较重视教学档案系统的开发,但是一般都将重点放在了归档研究上,没有将归档与查阅功能联系起来,也没有与相关部门联网,部门间缺乏合作,导致教学档案资源的开放性不强,没有实现资源共享。

(三)缺乏专业的管理人才

教学档案的信息化管理对管理人员的综合素养提出了较高要求,一方面,要求其掌握先进的计算机技术,熟悉电子资料的归档、查询流程,熟悉相关软件的使用方法,并且能够利用扫描仪将纸质资料迅速转化为电子资料;另一方面,要求其掌握专业的档案管理知识,能够按照学校具体管理规定对档案进行分类管理,同时知道这样利用教学档案。从目前的情况来看,学校档案管理工作人员没有达到以上水平,一是对计算机不熟悉,二是没有掌握专业的教学档案管理知识[2]。

三、提高教学档案信息化管理水平的策略

(一)提高对教学档案信息化管理的认识

管理者要认真学习教学档案信息化管理知识,走出认识误区,明白什么是真正的信息化管理,并将信息化管理系统的建设和应用作为工作重点。无论是资料收集、整理、归档还是资料的查询、应用,都要利用计算机系统,将信息化管理的优势充分发挥出来,自上而下形成一种全新的管理理念,不断提高教学档案信息化管理水平。

(二)加强基础设施的建设

要想提升信息化管理水平,首先要加强基础设施的建设。首先,要加大硬件设施的投入,要改变教学档案管理部门硬件设施落后的现状,一是保证计算机的容量足够大,可以容纳大量教学信息,二是要购置先进的扫描仪,可以将各类纸质资料扫描进电子系统中。其次,要重视软件设施的建设,积极引进先进的归档软件,定期对软件进行升级维护,同时要将归档与查阅功能联系起来,教学档案管理部门要与其他各部、系联网,一是方便资料的收集与整理,提高归档效率,二是通过联网实现教学档案资源共享,其他部、系以及教师可以通过检索直接找到自己需要的教学资源,提高资源利用率。

(三)纸质档案与数字档案的统一管理

目前很多学校在对教学档案进行管理时存在纸质档案与电子档案不同步的现象,这是教学档案管理中必须要解决的一个问题。要求学校在建设信息化管理系统的同时,也加强对纸质教学档案的管理,二者之间的一体化管理能够有效避免一些重复劳动,提升管理效率。其次,二者之间要做到一一对应,计算机会电子文档进行自动组卷,而纸质文档则需要借助辅助工具进行归档,两种档案不仅要做到档案号的对应,对于更新的内容也要做到完全对应,避免出现电子档案更新滞后的现象;最后,纸质教学档案中的信息可能不完全包含在电子档案中,如教师的文字教案、习题等,对于缺失的部门要将其数字化处理,保证电子档案信息的完整性。

(四)重视信息化管理人才的培养

要加强对教学档案管理人员的培养,首先,要督促其学习先进的计算机知识,提高其信息化管理意识,对于一些年龄偏大、对计算机不熟悉的工作人员更要加强培训,熟悉电子归档以及电子信息查询流程,降低对人工的依赖,提高管理效率。其次,要督促其学习教学档案管理知识,熟悉国家相关法律,明确学校对教学档案管理的要求,避免随意性。总之就是要求工作人员将计算机知识与教学档案管理知识有效联系起来,提高工作效率[3]。

四、总结

认识误区、硬件、软件设施不完善以及专业人才缺乏是教学档案信息化管理中面临的主要问题。对此,应当提高管理者对教学档案信息化管理的认识,加强基础设施的建设,实现纸质教学档案与数字教学档案的统一管理,另外要重视信息化管理人才的培养,这样才能真正实现教学档案的信息化管理,将教学档案的价值充分发挥出来。

作者:谷露 单位:镇江船艇学院

参考文献:

[1]孟霞光.浅议高校教学档案信息化管理的现状及对策[J].天津市教科院学报,2013,13(15)05:51-53.