客户档案论文：供电企业顾客档案监管思索范文

作者：张皓莹单位：广东电网公司中山供电局电气工程师

供电企业客户档案的特点

客户档案与文书档案、科技档案有所不同，它属于供电企业专门档案，专业知识性强，具有如下特点：

1．档案保管期限长。因客户档案关系到供用电双方责权利的保障，只要供电单位具备能力，原则上为永久保管。

2．档案中包含有用户房产证、身份证、营业执照等复印件。

3．在日常供电业务中，随时产生“销户档案”。

4．续档量大，具有动态管理的特点。对新增的客户增容、更名过户、迁址、移表等业务文件资料，应及时补充到原客户档案中，而不能替换原文件资料。

加强规范管理，提升客户档案管理水平

1．严格档案制度，规范基础业务管理。根据档案管理的工作要求，结合营销管理工作实际，由档案专职人员协同市场营销人员，对供电客户资料管理现状和存在的问题进行研讨分析，经广泛征求意见、基层调研、反复修改，共同编制出《供电客户档案管理规定》、《供电客户档案分类编号方案》及《电力客户档案保管期限表》等管理制度，使单位供电客户档案管理有章可循，积极推动客户档案管理规范化、标准化、一体化工作进程。

2．保障档案安全，建设标准库房设备。在领导的重视关注下，按广东电网公司档案安全保护工作规范要求，对各供电公司建立起供电客户档案专用库房，并相应安装了档案密集柜，配备了电脑、彩色打印机、抽湿机等硬件设施，使客户档案库房建设符合国家标准，为确保档案安全、最大限度延长档案寿命提供保障。

3．设定档案分类，制定编号原则。为加强供电客户档案分类的稳定性和唯一性，避免因业务变更导至类别变化，从营销业务性质考虑，将供电客户档案分为“高压客户”和“低压客户”两大类，低压客户又可细分为“低压非居民客户”和“低压居民客户”，以电压等级区分，10kV及以上电压等级的用户为高压客户，380V及以下电压等级的用户为低压客户。大类用英文字母标识，H表示高压、L表示低压。档案编号力求简明合理、减少代码差错、便于续用库藏空间，按档案的分类划分，客户档案号由供电公司代号—类别号—柜号—案卷顺序号组成。具体如下：

4．利用网络技术，加强客户档案信息化建设。将供电客户档案“卷内目录表”和“客户档案归档范围表”，嵌入单位电力营销信息管理系统中，利用系统信息库数据，通过相关系统功能模块操作，使客户档案归档内容在系统中能自动生成，并打印出归档案卷卷内目录表，从而使档案目录可随着系统实际业务的流转和变化及时调整档案目录最新数据，保持档案的有效性和可靠性，并且改变了供电企业客户档案以往手工书写档案目录的落后形式，大大提高了人员的工作效率。

5．优化库藏空间，规范档案整理和排架方式。根据档案保管要求和客户档案分类，供电客户档案装具分为“高压客户”和“低压客户”两种档案盒，盒内档案实体应全部去除金属钉子，采用“三孔一线法”或“左上角粘贴法”装订方式，将卷内目录表，放在案卷首页。“高压客户”为一户档案装一盒，盒背脊包含用户名、档案号、户号、地址等内容，卷内文件盖上档号章、填上档案、处月等内容；“低压客户”为若干户档案装一盒，盒背脊包含供电公司代号、类别、档案柜号、起止卷号等内容。排架方面，也按照高压和低压客户档案分类，按序上架保管。对于被鉴定为销户的客户档案，要从“永久档案”中抽出，而将新建的客户档案放入“销户档案”位置，从而以“顶号换空间”的手段来满足供电客户档案库存需求，最大限度地利用库藏空间。

6．维护合法权益，做好供电客户销户档案的管理。销户档案是用户与供电企业终止用电关系后，原申请用电时所产生的档案，主要有居民屋拆迁、客户合并、临时用电等业务方面的资料。销户档案被确定后，需另柜存放，妥善保管。为了维护供电企业的合法权益，避免产生纠纷，对已销户的高压客户档案5年内不准、得销毁；已销户的低压客户档案3年内不得销毁。销户档案号由供电公司代号—类别号—年月—案卷顺序号组成。案卷顺序号以每月一个小流水号编制。在销户档案被确定后，另柜存放，妥善保管。

7．完善档案保密措施，促进企业健康发展。客户档案涉及供用电双方合法权益，属企业商业秘密、知识产权范畴的，档案管理人员和使用人员应严格遵守国家档案法、国家保密法和公司有关规定，做好档案的保管、保密、查借阅管理，保证供电企业持续健康发展。