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一、高职院校人事档案管理的现状分析
(一)人事档案管理工作的管理懈怠
由于一些高职院校对人事档案管理工作缺乏应有的科学认识,造成从管理者到具体工作的员工对此不够重视。人事档案管理工作很难做出显著的成绩,工作考核方式不明确,不能引导员工的积极性,这样的状况使得员工的工作懈怠,员工不重视对自身专业能力和水平的提高,人事档案管理的办公设施难以得到更新,缺乏建立完善的管理制度,该项管理工作处于低水平状态,这就是被动的应对管理模式,急需要在改革中进行创新管理模式。有的高职院校人事档案管理部门缺乏专业性工作人员,这样难以满足该项工作对专业能力和业务素质的要求。这就需要对该部门的人员进行专业素质培训。在人事档案管理的硬件方面也十分匮乏,需要建立档案管理的相应的配套设施,增添打印机、扫描仪等专业设备。
(二)人事档案管理工作满意度较低
当前,随着社会对技能人才的急切需求,高职院校得到了迅速发展。对于新的发展形势,如“人档分离”,高职院校的人事制度也进行了改革。而长期以来形成的人事档案管理旧的管理理念一直阻碍着人事档案的管理服务。此外,一些院校的档案管理技术手段十分落后,仍旧采用手工技术,不能进行现代化的信息化的技术应用。与此同时,由于高职院校的发展迫切需要档案管理对师资的学历、教学能力和科研水平进行反映,但是,很多人事档案仍旧收集整理的是政治面貌、职务变动等信息,缺乏人事档案工作的个性化和创新,造成人档案失去了院校遴选人才的价值。在面临着高职院校师资力量的迅速扩大的局面,原有的人事档案管理观念和技术手段远远不能满足于高职院校发展的需要。
二、应用心理学原理与方法改善人事档案管理工作水平
(一)心理学原理与方法
通过运用心理学相关概念和方法,把握高职院校人事档案管理工作人员的心理规律、心理机制,给予他们人文关怀、心理疏导等,提高自我效能感,使其获得积极的正面的情绪,人事档案管理工作价值的自我实现激励和引导着工作人员不断改善和提高工作水平。改善该项工作人员的心理状态,不断挖掘他们的工作潜力,激发人的正向建设性积极力量和内在的优秀品质,使员工自身和工作都能够获得积极的进步。高职院校的领导应重视人事档案管理工作,加强该部门员工的乐观、积极等正性情绪的培养,通过积极情绪因素来改善员工的身心和工作状态,从而带动整个部门的工作效果。因此,应用心理学原理与方法改善人事档案管理工作水平具有重要的意义和良好的效果。
【摘要】时展伴随着新形势下的企业变革,企业内部的各机构职能和责任也会发生一些改变。企业所制定的各种规则都是依照国家颁布的规章而来,时代的不断发展,科学技术的不断进步使得企业所采用的档案管理体系已经不太适用于改革后的企业,无法满足生产力的要求。因此,制定出一套适合于现代企业发展要求的档案管理办法是体制变革的重要部分。
【关键词】档案管理体制;现代企业制度;档案管理
市场经济的持续发展使得如今的企业对人事档案有了更加严格的要求。现今社会的档案管理工作与以前有了很大的不同,过去的档案管理工作基本都是比较固定的体制,而现在这个体制被要求和企业的目标相贴近,这就要求我们重新审视档案管理工作,分析过往的规则存在的弊端,结合现代社会企业需求重新规划档案管理体制。
一、档案管理体制内部原则
(一)统一性原则。档案管理过程中很重要的一个原则是统一性,这个原则也是贯穿于整个体制中的。一个企业每天接受的各种信息数量巨大,档案信息的流入流出都至关重要,每一步都不能有差错,管理中必须做好分类工作,根据文件的性质、时间等将其进行不同的分类,并且按照相关规定完整记录,要能够保证档案类型的准确,以便在寻找档案时方便快捷,从而避免盲目寻找,节省时间。
(二)可靠性。企业档案管理中最重要的部分应该就是档案信息的可靠性。保存档案信息是为了在企业遇到相似项目时能够给予一些经验,提供很多有用的信息,使最终决策达到最优的状态。这就要求档案信息必须是准确可靠的,在实践过程中发生过的,并且档案记录的完整与否也是非常重要的。
(三)完整性。企业发展经营过程中发生的一系列改革和变化都要完整地记录在企业档案中,要保证文字叙述的准确性,不能使用有歧义的表达,注意问题的关键所在。个人能力的提高会带来工作效率的提升,档案信息的完整能够给企业的发展带来更大的收益。
二、企业档案管理中遇到的问题
人事档案管理不严格,标准不规范,缺乏起码的档案管理制度,如交接手续不严密,重视程度不够等,这样就造成了档案管理工作的责任不明确和管理的混乱等。目前,很多单位的人事管理部门对于档案的管理仅仅只是简单的记载了员工的姓名、性别和年龄、工资等基本问题,这些内容已经不能满足单位发展的需要,不能为单位提供详尽详实的信息,无法为单位提供人才梯队、结构比例、技术力量等方面的参考,也不能更好地为单位选拔、使用人才、晋升职称、年度考核等提供依据和凭证,影响了员工的职位晋升,极大的打击了员工的积极性和热情。并且人事档案的管理和利用是几乎不相关联,这也造成了管理的混乱和成本的增加等。目前有很多单位人员众多,依然采用传统落后的手工操作的方式来查找和管理,这样不仅造成了信息的混乱,也造成了占用巨大的空间和书架等,浪费资源、资金和大量的时间。很多单位员工对于自身的档案不够重视,档案不能够及时的交给档案管理工作人员保管,由于受环境和思想观念的影响,造成了档案管理资料的不健全和缺失。档案管理人员往往受多种因素影响导致宣传不到位,不能及时通知单位员工所缺少的资料,对资料的补充、完善和更新不及时。档案管理人员对于档案的管理工作不够专业,往往是业余或者兼管的,受其自身专业知识和时间的影响,往往不能及时掌握档案管理工作的新技术和新知识。
要想改变目前所存在的问题,就必须要对其进行改革和创新,利用现代化的计算机技术来改善和提高档案管理工作。利用计算机对人事档案信息进行检索、查询、比较及统计等,有助于对人员的素质状况、人才结构等进行及时准确的分析,为人才配置和预测提供各种数据,为人事工作提供及时高效的服务。
1、大力应用计算机技术,重视信息化建设。利用计算机技术对档案进行管理,可以快速便捷的对档案信息进行存储和检索,实现现代化的信息管理,方便快捷的管理和更新档案资料,使档案管理工作操作使用方便,可以大幅度的提高工作效率,使档案信息管理更加透明,利于增强全体员工的档案管理意识,也方便单位选拔人才,员工自身也会受益,极大的增强了员工的工作积极性和创造性,从而凝聚员工,为单位创造更多的价值。
2、加强员工对档案的重视。档案管理人员应该采用多种方法和方式来大力宣传档案管理工作的重要性,使单位中全体人员都能够清醒的认识。只有全体人员的共同参与,才能使档案管理工作开展顺利,才能使档案管理更加完整,这样也能够及时和准确的更新档案信息。
3、完善档案管理制度。应该对全体员工进行档案管理意识的强化,并根据单位自身的发展制定更加合理的人事档案管理制度,使人事管理制度更加规范化和制度化。档案管理人员应该及时、准确的更新档案材料,这样才能更好的促进人员的合理运用,为单位和员工提供更好的服务。
4、提高档案管理人员的专业素质。随着现代化的快速发展,只掌握了传统的方法已经无法满足现在工作的需求,单位就必须要大力的培养一批高素质和专业水平高的人员,并对其进行专业知识技能的培训,加强计算机知识的学习和操作技能,帮助其更快的掌握现代方法。管理人员还需要时刻学习,并以此来拓宽自己的知识面,提高自己的知识水平,提高处理现代化档案管理的能力,只有掌握住现代化的管理技术,才能适应现代网络化和信息化的档案管理工作,才能更好的为事业单位服务。(本文作者:邹丽敏单位:长春市南湖公园)
一、人力资源档案信息管理现状分析
1、档案的搜集管理意识不强,重视程度低,管理效率不高档案资料的搜集和管理是档案管理的重要工作内容,但现实情况却是一些档案管理工作人员对档案动态管理意识淡薄,不重视搜集和整理对员工的最新动态信息,轻视了这项工作的重要性,导致现存人事档案内容单一,选拔任用干部时,只能从干部人事档案中得到如年龄、主要经历、入党入团、学历、工资调整等一些基本信息。
2、档案材料存在个别的弄虚作假现象,真实性与原始性有待提高数据的真实性与原始性是档案信息的根本属性。如果人事档案不真实,就失去了人事档案存在的意义与其利用价值。但现在人事档案存在不同程度的弄虚作假现象,使档案材料丧失了真实性、严肃性和权威性。
3、人事档案利用水平较低,档案信息资源整合技术有待进步不提升随着电子技术的飞速发展,出现了专门的档案管理系统,对人事档案管理起到了很大的促进作用。但是人事档案管理本身的作用尚未充分发挥出来,首先是在干部的考核、提拔和任用上,没能发挥出人事档案的考核作用;其次,人事档案管理也在于激励员工,促进员工,同时也促进企业的发展,显然,人事档案在这一方面还有待提升。
4、档案管理体制不合理,档案信息标谁化有待提升人事档案管理制度存在着很强的随意性,很多企业大量的档案资源长期处于疏于管理或管理混乱的现象,造成档案管理查找、利用困难,更难以服务于社会,甚至造成严重的损失。因此,档案升级管理工作亚需开展。?各企业应当吧?档案信息标谁化的制定成为企业人力资源工作的重要组成部分,把档案标谁化管理工作落到狠抓落实,形成标谁,以便更好地实现档案信息升级管理。
二、档案信息化管理的对策与建议
为了更好地促进档案管理工作,针对以上问题,我们应当从人员管理、制度建设、技术强化等方面全面提高档案管理队伍建设。
1、企业要树立合情的管理理念,引进高素质人才,并加强档案管理人员培训,提高员工的综合素质,并做好人员管理工作人事档案管理工作不是一项简单的操作,而是极为重要的系统工程,企业应当转变观念,合理地档案管理理念,引进一批高素质专职人才,进行档案管理,并加强档案管理工作人员的培训,进一步提高档案管理人员的计算机操作水平和具体的档案管理业务工作,培养出一批不仅懂业务知识,更熟练掌握计算机操作知识的复合型档案管理者,运用现代科技手段,使档案管理工作更优质、高效地开展。同时要做好人员管理工作,培养员工的责任心和工作热情,让员工积极热情的投入到工作之中。
制度创新并不是完全摒弃原有的制度不用,而是在吸收原有制度优秀的内容的基础上发展起来的符合时展的、拥有新理念的一种新制度。制度的创新更加有利于行业的发展,是社会发展的必然趋势。在档案管理领域上来说,制度的创新就是以一种即拥有旧制度的合理因素,又符合当前档案管理发展的新制度来提高档案管理人员工作能力、提高档案管理质量、增强档案管理效率、落实档案管理功能。档案管理的制度创新主要包括:(1)档案管理人员领域的创新;(2)各档案之间关系的领域的创新;(3)档案管理运行机制领域的创新;(4)档案管理模式领域的创新。这些分布在档案管理各种领域的创新共同作用,形成一种整体的创新,共同推进档案管理制度的发展。
1档案管理制度的创新对目前档案管理具有重要的现实意义
1.1档案管理制度创新符合社会经济的发展当今社会经济的飞速发展导致了社会各个行业人才需求量逐渐增加,而相对的人才流动也比以往更加频繁,这就增加了档案管理的难度,需要创新档案管理制度,以弥补传统档案管理出现的问题,主要可以体现在以下个方面:(1)不同性质的单位所面临的档案管理问题各有不同。第一,私有企业、公司人员流动量大,尤其是底层人员,常常出现跳槽现象,使得人力资源部门随时准备更新员工信息;第二,国有企事业单位、政府机关人员流动相对稳定,但是由于国有企事业单位、政府机关存在时间长远,人员档案众多,有很多档案随着时间而流失,造成档案资料的不完整和不全面,同时,无法做到及时更新档案,严重影响档案管理功能。(2)虚假档案。在传统的档案管理领域常常会出现涂改和伪造档案的现象,虚假内容逐渐增多。同时,单位组织评价过于死板,无法从简单的档案中真实的反映人员的实际情况,更加助长了虚假档案的产生。(3)档案管理制度创新补足管理漏洞。传统档案管理在档案材料的收集、整理和利用上存在着管理漏洞,导致档案资料由于缺损、遗失等原因形成信息失真,缺失了档案的意义。以上问题的产生充分体现了传统档案管理制度无法适应当前社会经济的发展模式,制度创新势在必行。
1.2档案管理制度创新为档案管理工作提供体制保证规章制度的设立规范了人们的行为、保证良好的社会秩序,为社会的有序发展提供了保证。人事档案作为直观反映人们整体信息和经历的档案,其档案需要更加全面、准确、清晰的反映出人的整体素质。完好的档案需要做到:(1)符合个人实际情况,充分反映该人的经历和状况;(2)档案资料必须准确,不实材料不得存档;(3)档案内容清晰,字迹模糊不得存档。档案的完备必须需要档案管理人员按照正确的档案管理制度严格执行,避免因个人的失误导致他人和单位的损失。因此,需要根据日常档案管理工作中出现的问题,创新档案管理的相关制度,使档案管理更加健全。
1.3档案管理制度创新是调动档案管理人员积极性档案管理制度创新的实质是要从各自的实际出发,在各项制度的支持下,专业人员通过努力制定符合经济社会发展的新型档案管理制度。目前看来,适合各类性质、各类机制的档案管理制度不够健全,档案存储分散,规范性较差,利用率普遍较低,需要更为详实、科学的制度,将档案管理的方针政策明确化。而这一过程使档案管理人员的责任更加明确,明确档案管理人员的工作任务和目标,利用奖励和惩罚相接的办法,促进员工工作的积极性。
2档案管理制度创新的具体内容
2.1创建档案培训制度机关企事业单位应安排档案管理接受档案基础知识培训,可邀请上级业务人员授课,每年至少一次。上级部门负责对下级档案管理人员的上岗培训,制订教育培训计划,举办多种形式、不同层次人员参加的培训班,普及档案基础知识,提高档案业务水平。
2.2创建档案检查制度各级档案管理单位在工作中形成的具有保存价值的文件材料,档案员应主动、及时的向所属人员收集档案材料,熟悉档案整理规则、技术,规范整理各种门类的档案,按照档案制度向职工提供档案服务,并定期对归档档案的质量、数量进行检查。
一、管理工作人员整体素质不高
档案管理人员整体素质的高低直接影响着档案信息的质量,目前很多企业为了节约成本,很少聘用具有较高专业技能的管理人才。很多档案管理人员往往身兼数职,一方面缺乏足够的档案管理知识,没有熟练保险业务;另一方面企业对合同制工人养老保险管理的投入力度不够,无法及时整理和归档工人的保险资料,从而很大程度上损害了工人的利益,并大大降低了企业档案管理的整体水平。
执行力度不足,缺乏制约。一是由于保险经办部门没有投足足够的力度来管理档案,落实不力。一些控制制度逐渐趋于形式化,仅为了应付相关部门的抽查,当遇到实际问题时无法灵活、有效地解决。与此同时,企业内部监管部门受多方面因素的影响,无法充分发挥其重要职能,所以使内部控制制度更加流于形式化。
二、几点建议
1、健全完善制度,树立牢固的档案意识。养老保险在我国经过多年发展,已积累了大量的业务资料,例如参保职工的个人账户、参保企业的历年缴费资料等,这些资料不仅表现了合同制工人养老保险的发展过程,还是用于处理各种保险关系的现实依据和历史依据,直接影响着参保职工、参保单位等的切身利益。因此,无论是企业的领导还是普通工作人员,都应重视档案管理的工作,并将其纳入企业全体员工的岗位职责和全局工作计划的范围内
2、更新管理观念。在对合同制工人的养老保险档案信息进行收集过程中,要抛弃传统陈旧、单一的被动观念,主动与相关渠道建立联系,全面、真实、准确地对工人各项信息进行记录。
3、科学归档,理清条理,提高档案质量的整体水平。对合同制工人的养老保险档案进行管理时,必须注意其条理性。由于企业养老保险档案管理信息众多,管理工作较为复杂,所以必须确保分门别类工作的科学性,并据此来进行归档,以便于为日后利用和管理工作提供更多便利。
4、提高管理人员的整体素质。由于养老保险内容具有较高的变动性、广泛性、规范性及权益性的特征,所以对管理人员提出了更高的要求。所以,企业必须加强对已有员工的培养和提升,高度重视企业人才的引进。可以参照一下几点:一是建立完善用人机制,聘用专业技能强的档案管理员工;二是加强对已有员工的培训力度,从而为提高企业工作效率和质量提供更多便利;三是提高档案管理员工的职业道德,从而培养他们爱岗敬业、乐于奉献的工作精神,从而为参保员工提供更加优质的服务。如果管理人员具有精湛的业务又掌握计算机技术,那么会使档案管理工作更加智能化。
【摘要】
随着经济体制的改革,我国事业单位所容纳的档案数量越来越多,为了减轻档案管理员的工作负担,提高档案管理的质量和效率,事业档案管理信息化建设势在必行,而且已经成为目前事业单位档案管理工作的重点。
【关键词】
事业单位;档案管理;信息化
事业单位档案管理信息化建设是事业单位发展的必然趋势,只有在实行了信息化管理才能使事业单位档案管理工作顺应时展潮流,信息化、网络化技术的应用能够有效的提高事业单位档案管理水平,对于社会经济的发展起到不可忽视的促进作用。
1事业单位档案管理信息化的优势
1.1优化存储环境传统的档案以纸质形式保存,随着时间的推移、环境的变化这些档案很容易受虫蛀、发霉等因素的影响而受到破坏,使档案资料的完整性、安全性受到严重的威胁,不利于长久的保存,而且其存储流程相当繁琐,会造成人力资源的浪费。在实行档案信息化管理后,不仅大大地降低了管理成本档案信息直接由相关人员录入到计算机之中,而且还可以对档案进行备份,大大地提高工件的效率,保证档案的完整性和安全性。
1.2优化查询服务传统档案查询不仅手续复杂,需要通过多个程序的审核而且不能保证档案的安全,不利于档案资料的长期保存。档案管理信息化不仅简化了查询程序,提高了查询速度,而且可以保障原有档案资料不被损坏,不会对档案和档案环境造成任何影响,而且使档案查询不受时间和地点的约束,随时都可以通过网络查询和调用所需要的档案信息,使档案的查询和使用更具优势。
摘要:企业档案管理是企业管理的重要组成部分。当前,有必要深入分析企业档案管理与企业文化建设之间内在关系,立足企业档案管理探索企业文化建设路径。不难发现,企业档案与企业文化都是在企业管理活动和生产经营中形成的,都是为了服务企业发展,两者之间有着密不可分的联系。做好企业档案管理能够促进企业文化建设,包括为企业文化建设提供充足的资源、展现企业精神和提升企业形象。为此必须加强企业档案管理,可采取的有效措施包括加强企业档案文化建设、档案工作主动融入企业文化建设、在档案管理中贯彻以人为本的理念等。
关键词:企业档案管理;企业文化;企业文化建设
企业文化建设对企业发展有很大促进作用,谷歌、阿里巴巴、腾讯、中国平安等知名企业非常重视企业文化建设,都将企业文化建设纳入企业发展战略。企业档案管理是企业管理的重要组成部分,企业档案客观记录了企业文化的发展历程。应当深入分析企业档案管理与企业文化建设之间内在关系,立足企业档案管理探索企业文化建设的路径。
1企业档案管理与企业文化建设的关系分析
企业文化是企业在长期经营和管理活动中形成的、为员工所接受和遵循的思想观念、价值信仰、行为规范等,包括企业精神、企业价值观、企业形象、企业战略、企业管理制度等。其中企业价值观是企业文化的基本内核,它决定着企业的发展方向、战略目标、共同理想等;企业精神是企业文化在精神层面的表现形式,它影响着企业文化建设的内容、方式、范围等;企业形象是公众对企业的总体认知和整体评价,也是企业文化的重要表现形式。企业档案管理是企业管理的重要组成部分,也是保存企业文化、开展企业管理的重要手段。随着企业改革的进一步深化和现代企业制度的确立,档案工作在推动企业各项工作开展、维护企业合法权益、促进企业文化建设等方面日益发挥出重要作用。从本质上说,企业档案与企业文化都是在企业管理活动和生产经营中形成的,都是为了服务企业发展,两者之间有着密不可分的联系。首先,企业档案真实记录了企业文化。一家企业在成立之初就开始积累企业档案,企业的经营理念、发展战略、重大事件等都会被真实地记录在企业档案中;此外企业文化建设需要从企业档案中寻找参考资料、汲取“养分”,不断完善企业共同愿景的构建、及时调整战略目标等。以笔者所在的河南金龙精密铜管集团为例,金龙集团自1987年建厂以来就非常重视企业档案管理,将集团在不同发展阶段形成的多种文字材料和所获得的荣誉证书、奖杯奖牌等进行归档并妥善保管,这些档案成为集团开展文化建设的宝贵资源。其次,企业文化建设能丰富和完善企业档案。比如企业开展教育活动、进行对外宣传时往往会产生大量的资料,这些资料是企业档案资料的重要来源。显然,企业档案和企业文化之间的关系是十分密切的。
2企业档案管理在企业文化建设中的作用探讨
企业文化建设需要以企业档案资料作为基础,对企业历史、企业战略、企业管理等进行提炼、加工和再创造。企业文化建设如果离开了企业档案管理,很可能会脱离企业历史和企业发展现状,变得不切实际,企业文化建设的针对性和有效性必然会受到影响。
2.1加强企业档案管理能够为企业文化建设提供充足的资源企业档案记录了企业发展、生产经营、战略目标、重大事件等内容,亦记录了与企业文化相关的内容。显然,只有深入分析和挖掘企业档案,通过企业档案把握企业的经营理念、发展目标、竞争优势等,才能更好地把握企业的文化精神、优良传统等,并有的放矢地开展企业文化建设,提高企业文化建设的针对性、科学性和有效性。为此必须加强企业档案管理,及时做好企业档案收集整理工作,为企业文化建设提供充足的档案资源。
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