城市建设档案利用的分析范文

一、利用现状

1.档案利用情况

2010—2017年，漯河市城市建设档案馆分别接待查档人数为167人次、177人次、132人次、181人次、197人次、230人次、217人次、242人次，8年累计接待人数1543人次；而利用档案卷数分别为286卷、321卷、221卷、324卷、302卷、712卷、692卷、702卷，8年累计利用档案3560卷。显然，不论是查档人数，还是档案利用卷数，总体都呈上升趋势。笔者认为，主要原因有以下3个方面：(1)城镇化进程加快《2018年政府工作报告》指出：“过去五年，我国城镇化率从52.6%提高到58.5%，8000多万农业转移人口成为城镇居民。”近年来，随着城镇化进程的加快推进，大量农村人口流向漯河市经济技术开发区等行政新区，截至2016年年底，漯河市城镇常住人口共计129.72万人，城镇化率达到49.23%。(2)城市改造的推进党的十八大以来，我国经济建设迅猛发展，全国各地都开始加大城市升级改造的力度。近年来，漯河市按照漯河市委、市政府的部署要求，紧紧围绕创建全国文明城市、国家卫生城市、国家环保模范城市和国家园林城市的目标，先后对城市道路交通、城市绿化设施、城区临时工棚等城市建设领域进行了升级改造，这同样促使查档利用人数的增长。(3)房地产市场发展近10年来，我国房地产市场发展迅速，这直接造成民用建筑类城市建设档案数量的增加。基于此，漯河市城市建设档案馆加大了对民用建筑类城市建设档案的收集力度，因此也吸引了大量档案利用者前来查档。

2.档案利用门类

从2010—2017年档案利用门类统计表中的数据来看，在漯河市城市建设档案馆馆藏的各类城市建设档案中，民用建筑类城市建设档案是档案利用者查阅利用的主体，工业建筑类城市建设档案的查阅利用数量有所增长。此外，市政工程类和公用设施类城市建设档案的查阅利用数量相对较少。笔者认为，主要原因是城市建设档案涉及城市建设领域的多个部门，而市政工程类和公用设施类城市建设档案大多由相关建设单位自己保管。更关键的是，这些建设单位自身的档案意识淡薄，不能及时对相关档案进行收集，而能将档案收集后移交到城市建设档案馆的更是少之又少。此外，重点工程项目建设档案的验收由漯河市档案局组织进行，漯河市城市建设档案馆并不参与此项工作，因此也没有对重点工程项目建设档案进行收集。

3.档案利用目的

从2010—2017年档案利用目的统计图来看，61.37%的城市建设档案利用者是为了办房产证而查档的，而为竣工备案或存档自用的城市建设档案利用者分别占12.38%和7.26%。毫无疑问，房产问题涉及人民群众的切身利益，档案利用者主要是对“建筑工程施工许可证”“建设工程规划许可证”“建设工程用地规划许可证”“建设工程竣工规划核实合格证”等档案文件进行查阅，而这些档案文件主要分布在建设前期文件材料和竣工验收文件材料之中。因此，城市建设档案管理工作者必须确保档案收集的完整性与准确性。

二、问题及措施

目前，在城市建设档案管理工作中，主要存在重视程度不够，收集门类不全，查阅制度不完善等问题。笔者认为，提升城市建设档案管理工作水平的主要措施有以下4个方面：

1.提升重视程度重视程度往往决定了办事态度。目前，之所以城市建设档案管理工作中存在一些问题，主要原因就是重视程度不够。基于此，广大档案管理工作者一方面要提高自身对城市建设档案的重视程度，另一方面要向外界宣传城市建设档案的重要性。具体而言，就是要坚持走依法治档之路，加大对城市建设档案法律法规和利用价值等方面的宣传力度。首先，要积极对城市建设档案收集流程进行宣传，让建设单位、施工企业、监理部门等城市建设档案形成部门提高档案意识、提升重视程度，为日后的档案收集打下坚实基础。其次，要积极宣传城市建设档案的民生价值，在社区、公园、广场等人员密集区举办展览、发放宣传单，让广大人民群众走近城市建设档案，从而了解城市建设档案的价值、感受城市建设档案的魅力，为日后的档案服务打下坚实基础。

2.加大收集力度档案收集是档案利用的前提。目前，市政工程类和公用设施类城市建设档案之所以收集困难，主要是因为缺乏制度保障。基于此，广大档案管理工作者要在《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国城乡规划法》《城市建设档案管理规定》等相关法律法规的基础上，结合自身实际情况，不断完善规章制度，只有建立一套科学合理的城市建设档案收集制度，才能确保收集到的城市建设档案准确、完整、系统、安全。例如，《城市建设档案管理规定》第八条规定：“列入城建档案馆档案接收范围的工程，建设单位在组织竣工验收前，应当提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。预验收合格后，由城建档案管理机构出具工程档案认可文件。”此外，由于城市建设档案的专业性较强，城市建设档案馆在与城市建设档案形成部门签订完《建设工程档案报送责任书》后，应当采取上门服务、现场指导、QQ群交流等多种形式对其进行业务指导。具体而言，就是按照城市建设档案的归档要求，对文件材料的收集范围、竣工图的编制方法、档案报送审核的程序等方面展开多层次、全方位的业务指导，并及时帮助城市建设档案形成部门解决档案收集与整理过程中所遇到的问题。这种将建章立制和业务指导相结合的方式，有利于进一步丰富和优化城市建设档案馆的馆藏结构。

3.完善查阅制度档案收集的目的是档案服务，而完善的档案查阅制度是为人民群众提供档案服务的基础。按照原有城市建设档案查阅制度规定，档案查阅的对象多为建设单位、施工企业、监理部门、律师或具有查档权益的个人。但随着城镇化的快速发展，民用建筑类档案数量猛增，业主、物业公司等也成为档案查阅的主要对象。显然，原有的档案查阅制度已经远远跟不上社会发展的速度，城市建设档案管理工作者必须在确保档案安全的同时，紧跟时展的步伐，不断修订完善《档案查阅制度》。此外，要坚持为民服务的工作宗旨，大力推动城市建设档案信息化建设，优先对人民群众需求量大、查阅次数多的民用建筑类档案进行数字化，将“互联网+”的思维融入到城市建设档案管理工作之中，打通档案服务民生的“最后一公里”，实现档案服务人民群众“零距离”。这种将完善制度和信息化建设相结合的方式，有利于城市建设档案更好地服务社会、服务民生，从而最大限度地发挥城市建设档案信息资源的利用价值。

4.创新服务理念创新是城市建设档案事业发展的动力源泉。一直以来，漯河市城市建设档案馆都将“创新服务理念，坚持需求导向”作为工作原则，不断拓展城市建设档案服务的广度和深度。具体而言，一方面要创新城市建设档案的服务渠道，在城市建设档案信息化建设的基础上，建立城市建设档案馆网站，开通城市建设档案馆微信公众号，搭建城市建设档案共享利用平台等；另一方面，要创新城市建设档案的服务形式，在原有的现场查阅服务、电话查阅服务、邮箱查阅服务的基础上，增加QQ、微信、微博等网络在线服务。总而言之，城市建设档案管理工作者要力争快捷服务、高效服务，不断完善服务制度，不断创新服务举措，让城市建设档案更好地服务人民群众、服务社会发展。

作者：尚春红单位：河南省漯河市城市建设档案馆