留学生的人事档案范文

留学生的人事档案范文第1篇

档案存放不当后患无穷

刚刚回国的张某最近遇上些麻烦事，由于出国前，自己把档案没做存放，到现在找工作时，没有地方接收他这样的“口袋档案”人员。目前有越来越多的人自费出国留学，但当人们忙着办这样或那样的出国手续时，有一件事情却常常被忽视，那就是自己的档案存放事宜。有的人不是忘记存放在哪里，就是直接把档案放在自己家里。于是很多人“镀金”归来时，却发现由于人事档案存放不当，为回国后工作带来很多不便，受到档案问题困扰的“海归”也是越来越多。

据教育部留学服务中心留学人员档案室主管梁淑莲介绍，按国家的相关规定，自费出国留学人员的档案管理属于流动人员人事档案管理一类。而对于毕业后就直接出国的人来讲，学校的一般做法是:将在北京就读的外地学生的档案转往原籍，将本市人员的档案转往街道办事处。正是由于这种程序，很多人在出国留学后，档案被存放到街道即纳入无业人员范围，回国后不管取得什么学位，仍按无业人员就业渠道办理招工就业手续。如果转到街道没有干部身份，他的就业面很窄，按照工人的身份就业，有些岗位就不能承担，比如国家机关公务员等干部岗位。

还有一种情况是在职人员出国留学后，原单位就不保留他的档案了，要求他转出，有的就按辞职或者离职处理，没有保留他的干部身份，这对他今后就业也是一个麻烦。还有一些学生和家长对人事档案管理的严肃性和重要性缺乏认识，将出国留学人员的档案放在自己家里，以致发生档案遗失或永远无法转递的情况，为学生日后回国工作甚至个人生活带来后患。

找专业机构存放档案享受专业服务

随着我国自费出国留学人数和留学回国人数的不断增加，留学人员档案的存放和管理已成为社会关注的问题之一。高校在校生、应届毕业生等自费出国留学人员，在出国前能否存档、回国后能否直接将档案转给接收单位呢？

据梁淑莲介绍，首先，教育部留学服务中心留学人员档案室是专门为出国留学和留学回国人员办理存档手续的，它有特定的人群；第二，中心有一条非常完善的“一站式”、“一条龙”的配套机制，从出国开始有自费出国留学机构，回国之后有档案室办理存档手续，回国处办理派遣落户手续，还可以存放集体户口，认证中心可以认证学历学位，档案室还可以为学生做国外留学经历，将在国外学习的一段经历详细地记录在案。留学服务中心这项服务填补了学生在国外情况的空白，对留学人员今后回国就业工作很有利。“我们的优势总的来说，就是方便留学人员，也免除了他们往返原籍的麻烦。有些留学人员档案放在我们这里，到了生育年龄，我们可以办理生育服务证，如果长期存档可以办理转正定级，管理他的档案工资。目前档案室有些服务项目还不十分完善，比如现在还没有社会保险，这也是我们今年要做的工作。”

人事档案的重要性

留学生的人事档案范文第2篇

在中国，人事档案在个人的生活和工作中是非常重要的，升学、就业都需要档案；出国留学，工作、旅游、探亲、移民以及回国工作、结婚、生育等都需要档案所在单位出具相关证明1现在自费留学人员越来越多，许多人学成归国后成为国家的栋梁之才，没有档案其留学经历则无法记录，直接影响回国就业。为了解除留学人员的后顾之忧，教育部留学服务中心于 1997年成立了留学人员档案管理办公室（以下称“留学人员档案室”人 专门从事留学人员档案的管理工作。

自费留学人员的档案管理存在的问题

谈到自费留学人员档案的管理问题时，中国留学服务中心档案室负责人说：目前主要有两个问题，其一，有些自费留学人员尚不能选择自己的档案管理机构，致使他们在档案转递和充分享受国家政策方面遇到了很多麻烦件如在京有些学校、单位坚持把自费出国留学人员作为无业人员，将北京籍人员的档案转往街道办事处，将京外籍人员的档案转往原籍，使他们在办理出国留学手续和留学回国工作就业手续时遇到很多困难。如果本人坚持将档案调出街道办事处，即使本人还在国外学习，也必须先办理求职证并凭招工证明办理就业手续，人为地造成了档案材料的不实；回国后，不管他们取得什么学位，仍按无业人员就业渠道办理招工就业手续，影响了他们正常的在全国范围内的就业派遣，也挫伤了留学人员回国工作的热情。其二，有些学生和家长对人事档案管理的严肃性和重要性缺乏认识，将出国留学人员的档案放在自己家里，以至发生档案遗失或永远无法转递的情况，为学生日后回国工作甚至个人生活带来后患。”

国家关于自费留学人员档案管理问题有关规定

中共中央组织部、人事部1996年12月颁布的“流动人员人事档案管理暂行规定”指出：“待业的大中专毕业生的人事档案”、“自费出国留学人员的人事档案”均属流动人员档案。流动人员所在单位在收到人才服务机构、档案管理机构的调档通知单15天内，应将流动人员人事档案随档案转递通知单转交人才服务机构或档案管理机构。

留学人员档案管理的特点

留学人员档案室与教育部留学服务中心的其他服务形成了“一站式”全程服务机制，免除了留学人员因档案问题的奔波之苦。

一站式服务的具体内容如下：（1）开具各种人事证明；2）办理出国留学手续； 3）办理留学人员所获得国外学历学位的认证；4）记录留学经历，完善留学期间档案并办理档案转递5）办理回国工作派遣，落户手续（注：教育部留学服务中心受权在全国范围内解决学成归国人员的工作派遣和落户问题人

哪些人可在留学人员档案室办理档案存放手续

1、国家公派本科生和在学研究生以及已和原单位脱离关系的其他原公派留学人员；

2、自费出国留学人员，包括在校高中生。高中毕业生。高等学校在校大学生。研究生、高校毕业生、毕业研究生、辞职或离职的原公职人员以及出国探亲、访友、陪读、移民等转变为自费留学的人员：

3、赴中国香港和澳门学习的本科生、研究生以及其他已和原单位脱离关系的在上述地区的研修人员；

4、暂未在国内落实工作单位的留学回国人员；

5。虽已落实工作单位，但因无就业身份和当地户口工作单位尚不能接收其档案的人员。

办理存档的具体操作程序

l、申请存档人员需持本人身份证或护照、国外教育机构的人学证明（上述文件均出示原，递交复印件＊原单位介绍信及存档费办理存档手续；

2、申请存档者已经出境，可委托他人代办。代办人需出具申请人的委托书、护照复印件和代办人的有效证件办理；

3、暂未落实工作单位，或虽已落实工作单位尚无就业身份的留学回国人员需持我驻外使（领）馆教育处（组）开具的“留学回国人员证明”和所获国外学历、学位证书等文件和档案管理费办理存档手续。

怎样办理档案调出手续

存档人员因故未能出国留学，或留学未果，或学成回国，待国内就读学校（继续在国内读书的）或工作单位落实后可办理档案调出手续。届时存档人员需持“委托管理人事档案合同书”（赴新加坡和港、澳等国家和地区学习的项目生免）、录用单位接收证明（继续在国内学校学习的，由学校出具接收证明）和调档通知单以及原交费收据到本室结清档案管理费并办理调档手续。委托他人办理的，除上述材料外，还需携带本人的书面委托书和人的有效证件如身份证、工作证等。

档案管理收费标准及联系方式

1、 每份档案月收费20元：

2、为减少存档人员频繁交费的麻烦，长期存档人员需一次交清三年的档案管理费，三年内调出档案者，多交部分予以退还，三年后继续存档者，需按规定续交管理费；

3、短期存档人员按协议交纳档案管理费；

4、通讯地址：北京海淀区学院路15号教育部留学服务中心留学人员档案管理

办公室；

邮政编码：100083

电话：010一82301015（直拨）

0l0－82301006转327

传真：010-82303958

留学生的人事档案范文第3篇

据有关方面统计，从1978年到2003年间，我国的各类留学人员达到70余万人。在他们当中，自费留学生人数增长迅速，1998年仅为1.1万，到2003年达到11.7万人，增加了10倍多，2002、2003两年，自费留学人员的比例均占到出国留学人员的93%，成为中国留学生的主流。他们中的很多人对留学期间自己的档案应当如何存放以及由此会给将来回国就业所带来的麻烦不甚清楚。也有不少出国留学生对档案管理意识淡薄，出现了许多自己保管档案、档案遗失甚至档案记录失实等情况，对于留学人员在国内就业发展造成很多影响。

我国的人事制度规定，自费出国留学人员是流动人员中的特殊群体。国家对于留学人员回国就业有着特殊待遇，只要他们获得国家认可的国外大学本科以上学位或者出国前具有本科以上学历并在国外留学一年以上，不论是否是应届毕业生，只要经双向选择落实国内接受单位，既可被派遣他们落户当地，落户地点不受限制。

据了解，自费留学生出国前的情况不尽相同，他们或为各类学校的在校生，或为尚未就业的高中以上毕业生，或虽曾参加工作但已和原单位脱离关系，大都失去了公职和干部身份，人才交流中心和国家机关、企事业单位均不能接管他们的档案，档案存到街道即纳入无业人员范畴，又会为出国留学和日后回国工作带来很多麻烦和困难，国家对留学人员的优惠政策难以落实。

为此，经国家主管部门批准，中国（教育部）留学服务中心于1997年成立了留学人员档案管理办公室，专门从事出国留学人员和赴香港、澳门地区就读人员人事档案的管理工作，并可为他们提供各种相关服务。

下列人员（不受地域限制）是留学服务中心人事档案管理服务的对象：公派本科生和在学研究生以及已和原单位脱离关系的其他原公派出国留学人员；自费出国留学人员和自费赴香港、澳门地区的就读人员；公派赴港澳就读、研修已和原单位脱离关系的人员；出国探亲、访友、陪读、移民等改为留学身份的人员；尚未在国内落实工作单位的留学回国人员和虽已落实工作单位，但因无就业手续和当地户口，或档案需跨地区调动，工作单位或人才交流中心尚不能接收其档案的留学回国人员。

中国留学服务中心留学人员档案室可以为出国留学人员提供的服务包括：

第一，可以使服务对象免受社会无业人员办理出国留学手续的诸多不便，回国后不必作为无业人员去街道办事处办理求职证和招工就业登记手续，而是根据“双向选择”的原则在全国范围内择业，最终由留学服务中心为他们办理工作派遣和落户手续。

第二，能使服务对象充分享受教育部留学服务中心的“一站式”服务。如办理出国留学手续（教育部留学服务中心所属北京嘉华世达国际教育交流有限公司可提供出国留学中介服务），办理档案存入、转递，开具各种人事证明，办理国外学历学位认证，办理回国工作派遣和落户手续等等。

第三，中国（教育部）留学服务中心是政府所属的面向全国的人才服务机构，具有对留学人员的人事派遣、调配职能，可为存档人员办理跨地区的档案转递。留学人员回国后无论在哪儿就业，档案转递均无障碍。

上述职能和特色，是其它人才服务机构、街道办事处、职介中心、用人单位和学校都不具备的。这种“一站式”、全方位服务，方便了留学人员，也得到了学校、用人单位和社会的普遍欢迎。

留学生的人事档案范文第4篇

关键词：人档分离；档案保管；档案转递

一份人事档案，囊括了一个人的一生。随着企事业单位人员流动性的增多，造成了“人档分离”现象。辽河油田公司锦州采油厂保管职工档案6954卷，其中有档无人档案为322卷。造成这些档案滞留的原因主要是辞职、除名、历史原因等。如何管理和转递这些人事档案，本文将从造成“人档分离”档案的原因、“人档分离”档案的保管与转递三个方面论述。

一、“人档分离”的原因

1.辞职人员档案滞留。近些年，企业员工由于个人原因纷纷辞职，辞职后通常档案滞留企业，原因如下：一、辞职后未能马上找到接收单位；二、辞职后找到接收单位，但接收单位为私营企业，对员工档案不予以保管；三、辞职后未能考取研究生，在家继续复习；四、入职后没有实际参加工作立即辞职，新接收单位为员工新建档案；五、辞职后出国定居，档案滞留本单位。

2.除名人员档案滞留。企业中，由于违反劳动纪律或是违法犯罪行为被企业除名人员，除名后档案滞留企业，原因如下：一、除名人员在狱中服刑；二、除名人员未找到接收单位；三、除名人员重新就业，但由于个人隐瞒，在新单位新建档案。

3.历史原因档案滞留。由于历史原因与企业有偿解除劳动合同，养老保险仍在企业续交人员，其档案仍在企业保管，导致档案的滞留。

二、“人档分离”档案的保管

由于很多年的积累，企业滞留人员档案越来越多，一些辞职除名后找到新单位的人员能够回企业办理档案的转递，而大部分未能找到工作或是个人原因导致档案滞留，如何保管这些档案。

1.提高对档案工作重要性的认知程度

成立由有关领导挂帅的档案工作检查领导小组，对于检查中发现的相关问题，及时下发整改通知书，并安排专人对检查情况践行督导。同时为了使档案工作实现达标的要求，制定档案工作开展的整体规划，有利于档案工作的顺利开展。

2.争取领导和政策支持，加大对档案工作的硬软件投入

（1）按照人事档案管理规定中的有关要求，寻求政策和领导的支持，争取资金，为人档分离档案配置符合办公标准的微机室、档案柜温湿度计等硬件设施。

（2）加大办公自动化和信息化程度，争取资金引进管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统，提高人事档案资源的利用效率和速度，真正的实现“人档分离”。

3.提高档案管理人员的管理水平

（1） 按照岗位编制配置要求，合理安排专职或兼职档案员。不定期组织档案员参加各种档案管理业务知识培训，提高他们的业务素质。

（2） 档案管理工作是一项十分琐碎，繁重的工作，而且十分的乏味。这就要求档案管理人员要爱岗敬业，无私奉献，在扎扎实实干好自身工作的基础上，要不断创新工作方法，加强对信息化办公的学习领会，全面高效的做好档案管理工作。

4.加强人事档案管理现代化和信息化建设

传统的人事档案管理方法已经不能满足当今企业发展的需要，这就要求档案工作者和有关管理部门跟上时展的潮流，引进现代化和信息化辅助手段，通过人事档案管理软件，对企业中的档案信息按照不同的要求进行分类。实现要查找某一位员工的档案室，可是快速、准确、全面的查到这个人的所有信息资料，大幅度提高档案工作效率。

三、“人档分离”档案的转递

1.人事档案属于一个人的机要文件，只允许专人转递或者机要运输，严禁通过邮政和快递转递的。

2.需要转递的人事档案必须毫无保留的转递，不能无故扣留或漏发。档案内容须包括：学籍档案、入党材料、转档手续、婚育证明、原单位为国有企业的，必须有离职文件。

留学生的人事档案范文第5篇

1、留学生档案存放之户口档案留校：部分学校有提供户口档案留校这项服务，基本都是免费保留一到两年，只需要提交部分资料，需上交的材料视学校具体情况而定。两年以后如果没有接收单位，档案户口打回原籍，学校不再为其发放就业报到证。毕业生凭用人单位录(聘)用手续、劳动合同和《普通高等学校毕业生证书》办理落户手续。优点：由于学校的诚信度较高，代为保管户口关系和档案，提供就业咨询、就业信息、就业指导等与落实就业单位有关的服务，老师尽心尽力，而且不收取额外费用，学生自由度较大，安全性高，可以以应届毕业生的身份参加公务员考试等。缺点：毕业生档案留校只是延长了择业期，与学校没有人事隶属关系，涉及人事关系的证明都不能出具。另外，档案留校期间不计算工龄。留学期间的档案空白(学校没有资格填写留学期间的经历)。

2、留学生档案存放之人才市场或街道办事处：这种方式极为普遍，而且当地就业手续也非常方便，当然缺点也很明显，留学期间档案空白，不算工龄，失去应届生身份，可能会存在部分国家福利补贴的不同。

3、留学生档案存放之留学人员服务中心：教育部留学服务中心是教育部直属并具有法人资格的部级留学服务专业机构，是国家唯一提供全方位留学服务的单位。

（来源：文章屋网 ）

留学生的人事档案范文第6篇

高校学生档案管理一般是由高校学生工作部门、毕业生就业的相关单位负责管理，与学校档案管理中心或档案室的综合档案管理各司其职、相互独立。从90年代末开始，各个高校开始重视档案管理，陆续建立档案馆，高校毕业生档案逐步转入学校档案部门与社会人事中心进行统一全面管理。进入21世纪，学生档案管理日益受到重视。2008年8月，国家教育部第27号令，《高等学校档案管理办法》9月正式施行。文件扩大了档案的内容，首次将“学生类”档案纳入高校档案管理的范围，明确规定了学生档案的管理内容、管理方式，标志着对高校学生档案管理提高到一个新的高度。我国高校档案工作进入了一个新的发展时期。

二、毕业生档案管理存在的问题

1.管理主体多元化

（1）高校仍然存留毕业生档案。毕业生档案滞留学校，一方面原因是学校没有统一规范要求，另一方面是学生档案意识比较淡漠。特别是近年来，中小型民营企业在毕业生就业去向占有相当大比重，而中小企业一般不具备保管人事档案的资质，也就不要求毕业生转寄档案。而毕业生通过网上签约或书面协议均不能反映出档案转递去向，他们或不知道档案到底该去什么地方，或认为档案根本没有什么用，就会采取不要档案或者把档案暂留学校的方式。（2）毕业生存留个人档案。毕业生档案应该通过机要部门转寄。但是个别高校为了节约经费，甚至采取让学生自带档案的方式。毕业生担心档案丢失或是不清楚档案应该存放何处，就会自己处置。毕业后留学或到国外工作的学生，因为不需要将档案带到国外，也会私自存留个人档案。（3）地方人事机构存放毕业生档案。一是各地方人事机构作为经政府人事部门批准的人才服务机构有偿保存未就业生源地学生档案；二是人事机构与无人事档案保管职能的民营企业签订职工档案有偿保管协议；三是毕业生档案在人事机构，但是毕业生本人不是生源地学生，也不是代管单位职工。

2.管理流程简单化

（1）管理模式不完善。目前高校学生档案管理主要有两种模式，一种是新生入校后，由学校档案馆（室）统一管理，各院系按期将学生在校期间形成的档案资料归档，由学校统一转递毕业生档案。此模式人档分离，归档、查阅手续烦琐，不能充分体现学生档案的服务功能。第二种模式是新生入校后，学生档案随学生分散到各院系所，由院系所派专人一般是辅导员负责管理，学院统一转递毕业生档案。这种模式方便归档、查阅，便于实施动态管理。但是管理队伍庞大，管理分散，且缺乏专门的管理场所，档案的安全性和保密性皆无法保证。（2）档案内容简单化。目前的学生档案在内容上仍存在简单化、公式化的现象。如学生承担社会工作，参加科技创新、社会实践、文体活动、社团活动、志愿服务等的情况不能充分体现在档案中；学生诚信考试、按期还贷等诚信档案内容普遍没有建立；学生心理健康档案未纳入到收集范围。学生档案内容简单，不同个体评价性表达模板化、笼统化，缺乏针对性描述，生动性差。

3.服务功能弱化

学生档案的服务功能主要体现在四个方面：一是服务学生成材，二是服务教育教学，三是服务学生就业，四是服务用人单位。但是由于毕业生档案整理归档工作滞后，一般临近离校时集中归档，致使用人单位来校查阅硕士研究生档案看到的是本科阶段的档案材料，查阅本科毕业生档案看到的是中学阶段的档案材料。

三、解决毕业生档案管理失范的路径探析

1.提高档案意识，理顺档案管理机制

27号令把领导体制提升到“总则”中，首次规定了高校内部档案工作由高校校长领导，并明确了其主要职责，进一步确立了学生档案的价值和保存任务，明确了学校各级领导及工作人员在学生档案管理过程中的职责。各高校应深入开展学习贯彻教育部27号令的活动，提高从学校领导、基层工作者到全体学生的档案意识，建立高校档案工作体系。毕业生档案管理多元化的问题，是在市场经济条件下，多种所有制经济并存及单位与职工双向选择的现实决定的。27号令从根本上解决了教育行政部门与档案业务主管部门在高校档案管理的领导体制和职责上的不明确，进一步强化了省级及以上教育行政部门的高校档案工作主管责任和档案行政部门的业务指导监督义务。通过加强对毕业生档案管理的监督和对托管毕业生的教育及托管单位的考核，使存放在人事机构的毕业生档案得到动态更新，减少“弃档”现象，为毕业生进一步就业打下基础。

2.加强制度建设，引入档案管理质量体系

高校应严格按照《档案法》、《高等学校档案管理办法》的要求，结合学校工作实际，制定有关学生档案管理的规范性文件，包括《高等学校学生档案收集制度》、《高等学校学生档案归档内容与范围》、《高等学校学生档案查阅借阅制度》等，对新生档案的接收、日常的归档整理、毕业生档案整理、转递等不同时段的工作明确工作要求，制定具体、详细、切实可行的管理办法。为了保证毕业生档案管理工作的质量，应当引入ISO9000质量管理体系。利用其先进的质量管理理念，丰富和完善档案质量管理理论，规范档案管理，促进档案质量的提高。另外，通过采用PDCA方法对档案管理过程进行质量控制，对体系中的档案过程控制进行优化，从而改革高校传统档案质量管理的观念与模式，构建适应当前需要的档案质量管理体系，完善并规范档案管理流程，不断提高高校学生档案质量。

3.完善管理模式，提高档案工作队伍素质

高校应结合自身情况，健全高校档案工作人员岗位责任制，规范档案流转的整个程序，确立本校档案管理模式。对于招生规模较小的学校，可以实行档案集中管理，但必须委派经验丰富、责任心强、素质过硬的专业人员进行管理。对于招生规模较大的学校，可以由学校统一招聘、统一培训学生档案管理工作人员，然后分配至各院所。在提高档案工作队伍的综合素质的问题上，要吸引人才，留住人才。加强档案人员的业务培训和知识拓展，要求档案人员在掌握档案基本理论和基本业务的基础上，主动学习相关领域专业知识，掌握计算机、网络、电子政务及办公自动化、信息开发和数字档案馆建设等现代化管理知识，全面提高综合素质。要转变管理理念，澄清毕业生档案的重要性及其服务于学生成长发展、服务于教育培养、服务于就业单位的意识。

4.重视档案信息化建设，提升毕业生档案后续服务功能

留学生的人事档案范文第7篇

Abstract:The foreign student educated already became the important component which Our country University educated. How has this article discussed emphatically as well as enlarges under the new situation foreign student records management pattern to the foreign student file use dynamics

关键词：留学生 档案管理

Key word: Foreign student Records management

作者简介：蔡玉霞，女 籍贯：湖北省黄石市 学历：大学本科

外国留学生教育是我国高等教育的重要组成部分，教育部用科学发展观统领来华留学工作，坚持“扩大规模、优化结构、保证质量、规范管理”的原则，逐步完善了来华留学生工作体系。2009年，全国在华学习人数突破23万人。随着来华学习者数量的增长，如何加强留学生多方面管理工作成为留学生教育中的一个重要问题。本文就如何科学规范外国留学生的档案管理及对其开发和利用等问题作了探讨。

一、科学规范留学生档案管理的意义

外国留学生档案是指外国留学生来到我国学习期间产生的一些有保留价值的文件图像资料，是他们在华学习过程中的重要凭证和依据。

外国留学生档案管理与国内学生档案管理有着本质上明显的差别，属涉外资料，不能简单地套用国内学生档案管理模式，应由专门的留学生管理部门统一负责，确保留学生档案的一致性、完整性以及规范性。

二、科学规范留学生档案管理的模式试探

1994年国家教委颁发了《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》，外事类档案为一级类目，其下设有五个二级类目，外国留学生档案作为外事档案的第五个二级类目，类目代号为 WS 15，内含类 目 名 称有：1，留学生录取审批材料（永久）；2，留学生学籍登记表、学籍卡片（永久）；3，学校教学计划、教学大纲、教学安排（长期）；4，留学生学习情况简报、成绩及评语（永久）；5，学位论文及学位证书复印件（长期）；6，留学生名册（永久）；7，留学生去向及有关材料（长期）。

随着我国国力的提高，世界各地出现了“中国热”、“汉语潮”，各个高校招收留学生的数量急剧增加，而且留学生的类别也发生了变化，留学生的档案材料也有了新的特点。

最简捷、最有效的方法就是把留学生档案管理的内容归纳为：入学前的档案建立、入学后的档案建立与管理和离校后的档案保存。也就是在原有的WS 15的二类归档类目下设三个三级类目，每个类目下列举归档的范围和内容，一目了然，力求精细、科学、合理。

WS 15.11――学前档案。学前档案建立是在学校在接到了申请人的申请后决定录取该生就开始为其建立档案。入档的材料主要有：入学申请书、来华留学签证申请（JW202表）和录取通知书。申请人凭借上述材料就可以到中国驻外使馆申请学生签证。

WS 15.12――学籍档案。入学后的档案建立与管理是指留学生报到注册后办理居留许可所需要文件的制作和相关材料，这是留学生档案管理的主要内容和工作重点。

办理留学生居留，留学生需持本人的有效护照、学校的学习证明、学生证、健康证明和体检报告，接受学校的法人证书、组织机构代码证及招收留学生的许可证，当地派出所出具的临时居住登记证明，JW202表第三联等材料。留学生居留的时间根据留学生申请学习的时间而定。留学生的学籍档案也根据学生的类别内容有所不同，大致可以分为三类：1，短期生（冬、夏令营）――归档范围和内容包括：学习时间、护照信息（姓名、号码、国籍）、日程安排、兴趣爱好、学习评价以及结业证明；2，语言进修生――归档范围和内容包括：学习时间、护照信息（姓名、号码、国籍、出生年月、护照有效期等）、班级类别、课程名称、考试成绩、兴趣爱好、学习评价以及结业证明；3，学历生（本、研究生、博士）――归档范围和内容包括：学习时间、护照信息（姓名、号码、国籍、出生年月、护照有效期等）、课程的设置、学分的规定、奖惩情况、各类协议证书、考试成绩、学籍变更材料、毕业实习、毕业论文、学历和学位的申请以及在国家留学生基金委的电子注册

WS 15.13――结业档案。留学生离校后的档案保存主要是指把留学生在学习期间所有的档案资料妥善保管，按照国籍、年份、学历与非学历等标准归类保存，以备需要时查阅。

归档方法以留学生来华时间及留学生类别为档案年代号。学历生用代号X，语言生用代号Y，短期进修生用代号D，以示区别。汉语语言进修生还可以分春、秋季，分别用代码1、2。例如，2008年春季进校的语言生，档案号可以是2008Y01001。

三、合理利用外国留学生档案

外国留学生档案已经成为了新的形势下重要的档案资源。在留学生档案工作的建立和管理过程中，我们可以利用现代科学设备和技术，大力加强外国留学生档案信息的网络化建设，一方面为各类留学生的上报统计工作和开展留学生的招生宣传工作做好准备，利用留学生档案材料进行招生宣传，对潜在的留学生有很大的吸引力，另一方面，扩大了学校在国际上的知名度和影响力；而且还可以给外国留学生的档案利用提供更为高效、快捷的查阅途径和方法，为外国留学生的成绩、各类证书提供翻译和认证等服务工作，让档案资源得以充分的利用。

总之，如何紧跟新形势的需要，科学规范留学生档案，并加以大力开发和利用，是新时代高校档案部门所面临的一项新的挑战。

参考文献：

留学生的人事档案范文第8篇

一、大学毕业生如何漠视档案

目前大学毕业生对自己档案的“漠视”主要可以归结为以下几点：

1、滞留在高校

如今高校毕业生自主就业，部分毕业生因没有落实工作单位把档案暂时留在了学校；找到工作后因身在外地或忘记等各种原因，没有再回学校办理档案转移手续。也有毕业生认为，档案转移手续复杂，放在人才市场每年需缴240元管理费，不如丢在学校安全省事。

2008年11月底，从"2008年高校毕业生就业工作总结会”上获悉，目前北京市高校京外生源毕业生户口和档案滞留学校的达到2，2万余名。据北京市教委的数据显示，在这2，2万余户档滞留高校的京外生源中，本科生占七成。这些学生滞留户档的目的明确，其中就业、考研和出国留学的超过83％。期满后继续滞留的户档数量逐年增加。超过两年期限的达到9200余人，其中有3800人甚至已经超过了6年。

2、弃之人才市场

最近，北京市人才档案公共管理服务中心对失去联系超过5年的流动人员的人事档案进行了网上公示。公示档案中，仅北京市市区就超过5000份；加上各区县，此次公示的档案份数超过了3.5万份，规模堪称庞大。2008年11月底，北京市人才服务中心有关部门负责人表示30天公示期满后，即解除对原档案的托管关系。

江西人才市场是江西省最大的人才流动管理机构，截至目前，该市场已存放两万多份人事档案。然而，许多档案从放进之日起就成了“死档”。该市场工作人员介绍，有的档案甚至已经有十几年无人过问了。

二、大学毕业生为何漠视档案

目前，人们的择业模式越来越多元化，自主择业已成普遍情况。无论是对于企业用才，还是个人择业，已经不再受户口和档案的限制，不再“惟档案是尊”，这是整个社会对于市场运转的一种自我调控，但也引发了大量的“弃档”现象。

1、企业不看重档案

近几年，随着人事制度改革的深化，人事档案已不再是企业考察个人能力和选拔人才的惟一标准。

现在深圳某企业工作的黄某曾说：“我换了七八次工作，从来没有人问我档案问题。现在企业看重的是能力，档案有没有，作用不大。”这代人的职业观较以前更追求自由和个性，流动也相对频繁，用处弱化的人事档案便容易被轻视。

某高校毕业生曾说：“自从大学毕业后，我的人事档案就一直放在学校，反正也用不着。很多同学都将档案留在学校，除非有正规的接收单位才想起档案，否则档案就永远地留在学校或人才市场。”还有学生喜欢频繁调槽，在工作单位变动后，由于嫌转档手续烦琐，便在流动或工作转换中放弃了档案。

市场经济的发展需要生产要素的流动，人力资本的流动也是必然。市场理性对人的要求不再是个人的政治地位和政治身份，而是专业和技能。用人单位在考察人时，也必然把个人能力与企业发展结合起来，从而谋求利润的最大化，这就是所谓的“考察档案不如考察现实的人”。

2、对档案的用途知之甚少

尽管档案作用的弱化在一定程度上减少了人事档案中不客观纪录现象的发生，杜绝了个人生活被他人主观操纵的可能性，可以看作是一种社会和公众理性的选择。但毕竟目前是社会转型时期，人事档案在某些方面仍然具有不可替代的作用。一些刚毕业的大学生们对于档案的用途知之甚少，不少毕业生甚至不知档案与自身有何关系。

广西某职业学院大四学生张某已与湖南一家公司签订了就业合同，现正在该公司见习。当档案调查人员问他打算如何处置自己的档案时，他表示根本没有想过此事，并发出了“档案不是存在学校吗，还需要迁出来吗”的疑问。

三、长期漠视档案有何不妥

尽管档案的作用现在有很多大学毕业生还知之甚少，但是大学毕业生无论是考公务员，还是到企业就业，或是自主创业，都应该重视并妥善安置自己的档案，否则，将来会产生许多不必要的麻烦。

1、档案滞留高校影响计算工龄

毕业生如果没有及时地将档案从学校转出，用人单位将不能为其计算工龄。按照有关规定，未就业的毕业生，档案放在学校期间不算工龄；须在人才交流服务中心办理人事，中心才能为其办理转正定级、年度考核、档案工资审批等手续，这样才能连续计算工龄。学校代为保管毕业生档案，只是延长了毕业生的择业期，而毕业生与学校之间并不存在人事隶属关系，学校不能为毕业生出具涉及人事关系的证明。根据相关政策规定，单位只能按应届毕业生标准为其办理就业手续，而工龄也就相应的从“零”开始。档案滞留学校还将影响今后的转正定级和职称评定。

2、无法报考公务员

已毕业多年的饶某这段时间颇为懊恼，年前他本来打算报考国家公务员。但当年毕业时他没有理会自己的人事档案，结果人事档案被学校转回原籍，自己也浑然不知。由于和原籍档案管理部门从未联系过，这几年他的人事档案上没有任何新增记录，导致没有地方及时给他出具报考公务员的政审材料，考公务员的事也因此落了空。

3、落不了户

孙某4年前毕业于辽宁某学院，不久前跳槽去了南宁一家房地产咨询公司。然而，让她郁闷的是，到南宁上班，没想到才过了几天她就不得不飞回辽宁调档案。原因是公司要帮她落户口，而她一直不知道没有档案就落不了户口这个道理。听孙某讲述说，她大学毕业后，把档案放到人才市场，第一年交了几百元的档案管理费，后来逐渐觉得档案对自己没什么用，就再也没有理会过，再到后来根本就忘了有档案这么一回事，直到迁移户口要用档案，才知道它的重要性。

4、办不了身份证

刘某几年前从某职业技术学院毕业，当时他揣着档案辗转于沿海各城市打工，没有及时将档案挂靠在人才市场。今年因为需要办理第二代身份证，这才想起，户口从学校转出后一直没有落户。为此，小金在省城和原户籍所在地的派出所折腾了近一年，费了诸多周折，可至今手续还没能办好。

人事部门一负责人曾经在一次访谈中指出，现在很多以档案为依据的个人证明等手续还是绕不开档案这一关的，如：工龄、研究生考试、公务员考试、职称申报、养老保险办理以及出国、结婚生育等都离不开档案。

四、大学生毕业后档案该何去何从

随着越来越多的大学毕业生选择进入私企或者自主创业，“弃档”现象也越来越突出。如何妥善处理自己的人事档案，成为这一群体必须面对的问题。

目前，我国的人事管理实行双轨制：一种是用人单位直接管理职工档案；一种是县级以上人才市场人事档案。这两种是平行运行、且能对接的制度。也就是说，假如你毕业后进入私营企业工作了两年，再考上公务员进入国家机关，你的工龄是从你的档案进入人才市场的时间开始算起。换句话说，是从进入私营企业工作的时间开始计算。因为档案放在学校只是学籍档案，转到人才市场才成为人事档案，才能证明你进入社会参加了工作。 那么，大学生毕业后档案该如何妥善处理呢?专家介绍，对于毕业后找到接收单位的学生，档案可以直接转到单位或者单位主管部门，如果单位不接收档案，毕业生可以将档案存入当地人才市场，由其进行代管。对于毕业后没有找到接收单位的，最好是将档案转入下列部门之一。

1、生源地人事部门

把档案转至生源地，由所在地级市的人事局接收，这种方式比较适合准备在生源地就业的毕业生。其优点是在生源地办理就业手续时比较方便，但如果毕业生想离开生源地就业，转出时就会比较麻烦。

留学生的人事档案范文第9篇

关键词：高职；毕业生；毕业档案；管理；建议

中图分类号：G712 文献标识码：A 文章编号：1672-5727（2012）10-0071-02

毕业档案记载着大学生在校期间素质、学业、能力、个性和家庭情况等各种信息，是了解考察学生历史和现实情况的主要依据，也是毕业生就业落户以及今后升学、选拔、任用、考核、离退休的主要依据。因此，大学毕业生应重视并正确对待自己的毕业档案。

毕业档案的现状及原因

目前，在高校特别是高职院校毕业生中流行着一种档案无用的观点，认为现在是市场经济体制了，用人制度日趋灵活，用人单位看重的是劳动者的能力，档案已经失去了往日的重要作用。因此，不少毕业生在毕业时根本不关心自己档案的去向，有的将档案留在学校就不管了，有的改换工作也不调档案，将档案留在原工作单位不管不问，有的甚至根本不知道自己的档案在哪里。

造成这种现象的原因主要有如下几点：一是随着我国经济体制的改革，用工形式多样，许多用人单位在录用和管理员工的时候并不看重档案。二是我国高职院校毕业生大都是自谋职业，部分毕业生在毕业的时候尚未落实工作单位，就将档案留在学校，在找到工作之后，或是因为已经身在外地，或是因为忘记，而没有回学校办理档案移转手续。三是毕业生在就业之后由于种种原因要离开原来的单位，此时，往往需要按照劳动合同的约定交纳违约金，许多人因为不想交纳这笔违约金，就在未经原单位同意的情况下，“跳槽”去了另一家单位。而用人单位则因为员工没有交纳违约金而不为其办理档案移转手续，扣押了其档案。时间一长，“跳槽”的员工觉得没有档案也没有什么影响，也就不再关心自己的档案关系了。四是有的毕业生因为存档费太高，觉得档案也没有什么作用，因而对自己的档案置之不理。

正确认识毕业档案的作用

（一）认清大学毕业生“学籍档案”与“人事档案”的关系

大学毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大学生的档案，以文字资料的形式记录了学生的高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等，是原始资料。大学毕业生的人事档案是由学籍档案转换而来，是指大学生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报到证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构。这时的学籍档案正式成为人事档案，需要经过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议，然后，履行相关毕业程序并取得报到证后，才得以形成。

（二）认清大学生毕业档案的合法去向

国家规定，大学生的毕业档案一般有以下三种合法去向。

档案转到工作单位 大学生毕业后找到了接受户口的单位，档案和户口都转到工作单位。这是通常认为最正规的一种档案处理方式，但据统计，在高职院校中属于这种情况的不到10%。

档案留在学校 国家规定，允许毕业时尚未落实工作单位的大学毕业生户口、档案留校保存两年。待落实工作单位后，将户籍和档案迁至工作单位所在地。大学毕业生档案留校超过两年仍未落实工作的，学校将其档案和户口迁回生源地，学校不再为其发放就业报到证。这种方式适合有就业愿望但尚未就业的毕业生，此种方式的优点与缺点并存。优点是学校的诚信度一般较高，代毕业生保管户口关系和档案不收取额外费用，缺点是毕业生档案留校只是延长了择业期，与学校没有人事隶属关系，涉及人事关系的证明学校均不能出具。学校保存的毕业生学籍档案只是“存放”，起不到任何作用，甚至无法缴纳社会保险，将来也无法计算工龄，从而会影响养老金的数额计算，在某种意义上说是得不偿失。

档案转至就业部门或人才交流中心 这种方式比较适合准备考研、创业、灵活就业的毕业生。此种方式也是各有优缺点，优点是易于毕业生解决一些实际问题，缺点是由于毕业生与就业中心交流相对较少，容易导致信息不畅。

除以上三种情况外，还有高职院校学生自行提取、保管档案的现象。他们认为自行保管档案即方便，又省钱。实际上，按照国家规定，严禁个人保管本人或他人的人事档案，除党委组织部门和政府人事部门所属的人才交流服务中心及普通高等院校可保管大学毕业生档案外，其他任何机构无权保管。用人单位只能向这些部门调档、查档。大学毕业生自行携带档案还会导致工作中的许多信息无法入档、工作多年后档案仍是学籍档案等问题的发生。

（三）认清大学毕业生档案的作用

当大学毕业生参加工作后，会面对诸如转正定级、职称申报、养老保险办理、人事调动、社保福利、工龄计算、继续深造（如出国、考研）、考公务员等问题，这些方面都离不开档案。因此，档案看似一时用不到，但“弃档”会使个人的一些合法权益无法得到保障。

会影响个人利益 有了档案，就可以享受到相关的人事、劳动、社会保障服务，如办理贷款，办理社会保险、失业保险等。无论是在原单位供职的人，还是辞职后另谋新职业者，在办理社会保险、领取失业金时，个人档案记录的工龄、工资、待遇、职务、社保参保年限等都是主要依据。

会影响毕业生转正定级和工龄计算 很多大学毕业生找到工作后，没有及时办理参加工作的相关手续，工作几年后仍然是学生身份，从而影响了自己的转正定级和工龄及退休金的计算。

留学生的人事档案范文第10篇

关键词：毕业生；档案；转递；高校

中图分类号：F20 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2013）33-0215-02

收稿日期：2013-09-25

作者简介：赵湘渝（1963-），男，河南林州人，副研究馆员，从事档案规范化管理与方便利用模式探讨研究。

目前高校毕业生就业模式是毕业生本人与用人单位直接面议、双向选择、多次比较后签订三方协议书、报学校就业指导中心确定分配派遣方案，经省教育厅批准后执行的分配就业方案。这种分配就业模式给用人单位和毕业生双方都提供了更广、更多的选择机会，人才资源市场化配置的结果是人才流动更加频繁，单位退档、毕业生跳槽、毁约改派、鼓励毕业生到中西部欠发达地区、外企、民企、私企等中小企业就业，允许毕业生在毕业后两年之内有一次改派机会等促进就业政策措施，特别是高校的扩招和民办高职院校雨后春笋般的兴起，致使每年有更多的毕业生涌入人才市场，高校毕业生档案转递去向由过去的清一色“单位人”，变为今天的就业单位无人事管理权而委托人才交流服务中心管理的“社会人”，这给高校毕业生档案“安全、及时、准确、完整”转递到用人单位或人才交流服务中心提出了更高要求。笔者认为只有抓住了“档随人走”的人——即个人人事档案的当事人要主动关注自己的个人档案去向与动态（档案的当事人要及时查询并确认自己档案是否转递到指定的位置），与此同时，学校方面要切实做好以下几方面的规范工作，才能确保高校毕业生档案转递任务的顺利完成。

一、开展学生档案知识讲座，让毕业生了解个人人事档案相关知识和归档转递流程要求；学校有关部门要高度重视并精心组织相关人员通力协作，切实做好毕业生归档和转递工作

（1）让毕业生了解个人人事档案的相关政策法规，知悉毕业生归档材料的清册内容，毕业生归档材料包括哪些材料，提高毕业生对个人人事档案重要性的认识，更多地了解毕业生归档材料要求、档案归档与转递流程、毕业生派遣工作程序、毕业生立卷归档（个人档案）要求等的相关信息。如《报到证》应是毕业生与用人单位建立人事关系并到用人单位报到的凭证，报到证管户口和档案的转移去向，即除北京和上海市外的任何一个城市上户口落档案。《学籍卡》是学籍认证、考学、考职、评聘职称评定、转正定级等的重要依据。个人档案内相关材料的缺失会导致本人以该档案材料为依据的个人证明等无法办理，这会直接影响到个人合法利益的维护和正常社会经济活动的参与。（2）让毕业生了解机要文件转递档案是怎么一回事，机要文件转递有哪些前提条件、要求和须知：机要局规定县团级以上的国家机关、企事业单位必须与机要局建立了机要投递关系后，方可为该单位投递机要文件，否则不给投递机要。如没有机要投递关系的中学就只能将机要文件投递到他的上级机关教育局；如外企、民企、私企没有国家人事部门规定的人事管事权，就只能将员工的人事档案委托给当地的人才中心进行管理。机要文件查询规定在一年内凭机要文件编号协助查询，超过一年期限后机要局就不再协助查询了。（3）个人档案是组织建立，并由组织保管和使用的个人人事材料，具有查阅和凭证作用。本人及亲属不能接触到本人的个人人事档案。个人人事档案在转递过程中，本人应当及时查询档案的转递动态，并及时到档案转入机构查询和确认个人档案是否已经准确转入到档案管理单位。（4）毕业生派遣工作规定两年之内变换用人单位必须经过改派，每位毕业生两年之内只有一次改派机会。改派必须有原单位的解约函（证明信）、交回第一个报到证、提供第二个用人单位的调档函或劳资协议书。改派在学校就业指导中心办理，报省教育厅批准后执行。改派后持报到证到户口迁出地公安机关改变户口迁入地并加盖公章。改派后持报到证的附件通知书到个人档案所在单位转递个人档案，将通知书交给个人档案所在单位，请求将过时的通知书取出销毁，将新通知书装入个人档案并按照通知书上的转入单位转递个人档案。（5）“档随人走”是档案转递的原则，包括人档不能分离，毕业生上户口时要求见该毕业生的个人档案后，才能上户口。深圳市人才中心要求毕业生档案与户口同步管理。

二、通过机要方式转递毕业生档案校院分工及注意事项

（1）档案馆专职档案员负责找好“时点”拷贝学生处就业指导中心的《毕业生派遣数据》，打印“机要转递四联单”，裁切“机要转递四联单”，在“机要转递四联单”上加盖公章。负责联系省机要局上传下达机要文件转递要求，了解机要接收单位的要求，确定学校毕业生档案送到省机要局时间，订专业车辆、定人员和搬运工人。（2）档案馆安排布置本校各二级学院归档、整理、移交时间、召开培训会、下达文件、确定联系人员建立联系（专职人员指导监督、兼职人员）确定各二级学院的装档时间。（3）毕业生档案以个人为归档单位，该生的所有归档材料都应夹在该生的《毕业生登记表》中，包括学年鉴定、思想品德鉴定表、学籍卡、体检表、党团材料、奖惩材料、报到证等。（4）学院分班为装档单元，按要求规范整理毕业生材料，并在专职档案员的检查和指导下完成装档封袋工作。（5）学院分班提取毕业生的高中档案，检查、清点、确认毕业班各班学生的高中档案准确无误后签字验收；然后按学号排序（小号在上，大号在下）检查是否有误，检查无误后方可与大学期间产生的档案材料合并装档。（6）学院提前安排专人到档案馆粘贴机要文件信封，并负责将《机要转递通知单》和《机要转递回执单》装入机要信封。专职档案员负责检查机要转递信息是否准确无误！接收机要文件单位是否建立了机要文件投递关系，机要文件信封的书写是否符合机要文件投递要求。（7）学院分班汇总毕业生在校期间产生的档案材料，特别是存放在党支部书记处的党员材料，应当归入毕业生的个人人事档案袋内，学院应当安排专人负责将学院带来的大学期间档案材料与入学前的高中档案合并后装入本人的机要信封，同时对照《毕业生归档材料清单》检查每一位毕业生材料归档情况，确认每个毕业生已经装档的材料名称和份数。专兼职档案员共同确认全部个人档案材料装完后，再进行检查，经过抽查无误后封袋转递。（8）学院负责将异常情况在《毕业生归档材料清单》的备注栏内特别注明，确认是专升本、本校保研、考上本校或外校研究生、存档或缓期转递、留降级、待补考延迟毕业等情况。（9）学院根据以上情况分门别类处置毕业生档案，按《本校专升本、本校保研和考上本校研究生清单》、《存档或缓期转递清单》、《留降级、待补考延迟毕业清单》要求，分别打綑向档案馆移交以上学生档案。（10）对正常毕业生和考上外单位研究生的档案，按照每一张《机要转递清单》上的顺序排列和打綑毕业生档案等待转递，在等待转递过程中《机要转递清单》上的档案发生变化，如毁约改派、要求存档或缓期转递的，必须在《机要转递清单》上特别注明情况，处置人必须签名。（11）档案馆负责“安全、及时、准确、完整”地将毕业生档案材料转递到用人单位或档案托管机构（毕业生档案材料齐全，机要文件袋严密包封）。

三、毕业生因特殊原因需申请办理档案暂缓转递规范

毕业生延缓转递个人档案程序：本人写出书面延缓转递个人档案申请书，说明为什么要办理个人档案暂缓转递理由，经学院考证、审批同意并明确给出处理意见（须审批人签名加盖学院公章），然后申请人持批准后的申请书到档案馆学生档案室签订《毕业生档案暂缓转递协议书》，最后由专职档案员在整理归档完成后，在转出该生档案之前抽出该生档案留下即是。

常见的延缓转递申请理由有：（1）用人单位要求有工作试用期3～6个月不等；（2）用人单位确认录用该毕业生，但是进人编制指标待审批落实；（3）西部志愿者、村官等政策允许留存的个人档案；（4）用人单位是总公司签约给出的待遇条件较高，而实际用人单位是下属子公司，学生报道上岗时才发现总公司签约给出的待遇条件不能兑现而毁约改派；（5）毕业生盲目签约或有多家用人单位表示愿意录用后，该生毁约后改派正在办理中，不能转递个人档案；（6）毕业生报道后，用人单位体检或试用期不合格，将毕业生和档案退回学校；（7）毕业生签约单位在外地离家较远，学生父母亲不愿意子女远行致使毕业生未报道而重新派遣；（8）考生父母属于支边或“三线”建设工作多年，学生在校学习期间学生家长已经调往内地工作，毕业生毕业时派遣回原生源所在地而学生本人要求改派；（9）博士入学考试时间安排较晚，录取和发出调档函时间就更晚，这部分毕业生主动要求个人档案暂缓转递；（10）学生考上博士后调档的须在进站开题后，才能办理档案转递事宜；（11）外地生源分配到北京市或上海市工作，报道时间为1～30天，但是这两个城市要求必须有入城指标才能上户口落档案，工作单位为了避免退档和方便上户口主动要求学校办理档案暂缓转递，以便用人单位落实进城反指标。

留学生的人事档案范文第11篇

随着时光的流逝，不知不觉，从事档案工作和研究已近30年了。将近30个春秋日夜，做档案的工作，读档案的书，写档案的文章，从助理馆员到馆员，到副研究馆员、研究馆员、主任、副馆长、馆长。“路，也就是这么一步一步走过来的。”路，也是一条心灵的路，留下的是心灵的足迹。

记得在那个世人的思想比较纯真的年代，主席号召人们“向雷锋同志学习”，而雷锋同志的“党叫干啥就干啥”的信念和感人的事迹，深深地刻在我的心灵之上；我还记得，人民的总理曾教育人民的公仆，“要干一行爱一行专一行”，于是乎，这样的理念也牢牢地印在我的心灵之中，伴随着人生的脚步，走到今日。那时，我曾想，治国要有术，管理要有方，上至治理国家，下至管理一个部门一个单位，或是从事一项工作，莫不是如此。那就是要敬业，要爱岗、要懂行呀。坚守这样的理念，毫不讲价钱地服从组织的安排，做了档案工作，而意想不到的是，一做就是苦度磨砺了近30个春夏秋冬，也算是历经了风雨沧桑，艰难坎坷。虽然说，评聘了研究馆员，而这却是迟到的春天啊!几多青丝几多白发，几多岁月几多往事，如烟如梦，如歌如泣。这真是“人间酸甜苦辣喜怒哀乐”尽在其中。因为那时的我，感觉有如“遁入空门，做了苦行僧”，有如“本是栋梁材，冷落山边栽”，其心情感受是难以言表的。然而，那个年代追求人生的价值，讲究人的心灵美，是与组织的需要、与国家的利益紧紧联系在一起的。无可奈何花落去，既来之则安之，静下心，默默无闻地做起了默默无闻的工作――档案的收集、整理、装订、排架、编目、保管、利用等等――就这样成了名符其实的档案人，成了一个爱档案工作的人――敬业于档案事业的人。

而时代的发展，赋予“档案人”的内涵是极其丰富的，他(她)不仅仅是一个政治思想可靠的“铁将军”，是一个能“红”的档案人；而且还应当是一个“懂”档案的专家，是一个能“专”的档案人，成为一个“专家治档”的人。因而，这就要努力地工作，刻苦地学习和钻研。况且档案工作是一个专业性很强的技术工作，档案学也是一门理论性实践性很强的学科。于是，30个春秋寒暑，我等被世人称为“傻瓜”、“不开窍”、“无用的人”，在经济浪潮和金钱的丁当声中，在灯红酒绿下，忍得住寂寞，忍得住清贫，默默地在档案和校史这块沃土，也可称为“净土”之上辛勤地耕耘劳作。始至发表处女作《学位档案初论》和《对“档案”的探讨》、《市场经济条件下档案信息的开发利用》等论文以及出版的《南强之光――厦门大学知名校友传略》、《南强之光――厦门大学人物传略》、《厦门大学校史第二卷》等有关编著到如今，问世之拙作有100余篇(部)。其中，大多是结合档案工作和档案学研究中不同时期不同阶段的实际有感而发的，既有档案学基础理论问题，也有档案工作管理中急需解决的问题，包括档案管理方法和管理技术等问题，同时，也有反映档案文献编纂研究和校史编纂研究的思想理论与方法等文章；既有理论联系实际，将自身档案管理工作经验体会从档案学理论上加以总结，给予理论升华，也有基于档案学理论研究和档案业务管理工作的前沿，即档案学理论研究和档案工作管理中在不同历史阶段出现的新情况、新问题、新特点、新对策、新办法而作的所思所想所论；既有对现代档案学、文书学和现代档案管理的研究，也有跨越历史的时空，对古代文书学、档案学的探讨，从中可显见作者之学术理论和学术思想的发展轨迹。为此，本集子名为《档案纵横论》，书中大体按其文章发表的时间先后为序，力求反映作者的心灵的足迹，即在档案学探索之路所走过的踪迹。

留学生的人事档案范文第12篇

口述档案的整理

口述档案的建立并不是采访结束后就大功告成，访谈者面临的新任务就是对访谈内容的整理(即口述档案的整理或抄本的制作)、分析、诠释及保管。访谈过程中形成的音频、视频或文字记录仅仅是毛坯，还须通过整理才能形成真正意义上的口述档案，整理的好坏直接影响着口述档案信息资源的利用。口述档案的整理可按以下步骤进行：

1　抄本的制作

访谈过程形成的音频、视频等声像记录对存储介质有依赖性，一旦发生意外，访谈记录极有可能受到破坏，另外有些研究者喜好选择抄本开展工作。为此，须及时将访谈过程中形成的声像记录逐字逐句转录成文字稿，即制作抄本。

(1)抄本的格式以问答式为主

原始性为档案的属性之一，因此建立口述档案时，抄本的制作格式应尽可能按照访谈过程中提问及回答的先后顺序，即采用问答的形式整理。与其他格式的抄本相比，问答式的优势在于再现访谈情境，体现抄本的原始性及访谈者与受访者间的互动性，能够保留比较丰富的口语形式和口语信息，便于通过文本分析验证访谈逻辑。但是问答式抄本的缺点在于有时断句不完整造成语意不连贯。

(2)抄本制作者的选择

访谈内容反映了受访者对访谈主题或历史事件的看法，对日后口述档案的价值分析有着直接的影响，因此抄本的制作者应持有谨慎而认真的态度。抄本的制作看似简单，实际非常繁重。因为抄本的制作非常耗时，平均每l小时的访谈大约需要6～8小时的抄本制作时间，同时还有更费时的监听编审工作，须回放或重播声像记录，检查声像内容与抄本是否一致。抄本制作者重任在肩，因此成功的抄本需要一位专业的、有高度责任感的抄本制作者。选择抄本的制作者时，一般可考虑如下人选：①专业的抄本制作者。在经费充足的前提下，请专业的抄本制作者不失为良策。他们既有口述档案经验，又有很快的领悟能力及打字速度。②访谈者。除受访者外，访谈者是对访谈内容及访谈情景最熟悉的人，因此往往是整理访谈记录的最佳人选。③新闻传媒专业或相关专业的学生。围绕口述档案工作，构建学生资源站。先让学生按照声像记录初步完成抄本的制作，然后再由访谈者仔细核对，在档案馆人手紧张的条件下，从人力上确保口述抄本的顺利完成。

(3)抄本制作不得任意删减受访者原意

抄本不同于文学作品，也不同于新闻报道，制作者首先必须充分理解受访者的言语要义，对访谈中含混不清的语音，需前后回放，直至听清。对实在难以听清的词语，应做好标识。访谈中涉及的历史事件背景、内容、人物姓名，访谈者应尽可能多途径了解或核实相关资料，以免曲解受访者原意，绝不能不清楚时就放弃或索性等待受访者后续的校核，否则受访者会质疑访谈者的诚意及口述档案交给访谈者的安全性，进而可能影响后续合作。其次必须尊重和保留受访者的原意，不用制作者的语言进行概述或删减。即便受访者谈及的事件背景、内容与所查核的资料不一致或访谈中出现前后不一致的情况，制作者也不应按自己的主观意愿或所了解的客观事实进行修改，应保留受访者的原意，同时做好标识，以便后续与受访者核对。

(4)尽量保留口语信息、口语形式及非语言行为

制作抄本时，还应尽量保留访谈过程中受访者的口语信息与口语形式，以及受访者的一些肢体语言、表情等非语言行为。制作者要及时记录或观看摄像记录，在抄本中做好注释，这不仅可以渲染访谈过程的现场，而且对口述档案的分析和研究具有一定的参考价值。从声音记录转换为文字记录时，总会出现口语信息的流失，即便采用问答式抄本，虽然能够保留较为丰富的口语形式和口语信息，但是从口语到文字的转换，不可避免会造成口语信息的流失。为降低这一现象的不利影响，可利用语言学领域的分支一话语分析中使用的记音方式，详细地记录访谈过程中受访者的语言特征，如停顿、犹豫等，但是这种口述文本更费时，对’没有受过语言学训练的抄本制作者构成较大的挑战。

2　抄本的校核

老人是历史的见证者，访谈中他们对重大历史事件提出自己的看法，讲述不为人知的史实。在访谈过程中，由于老人年龄较大，面对摄像镜头时稍带紧张，难免会对部分事件发生的具体时间、地点，涉及的人物等产生模糊或错误的回忆；还有一些老人虽然亲历了一些重大事件，但不很健谈，所以口述抄本的原始稿整理好后须请受访者校核和补充，进而丰富口述档案的内容，提升口述档案的准确性。也许有人会质疑事后再给受访者校核，能否保持口述档案的原始性。受访者可能会删去某些访谈内容，也可能会增加访谈中未提及的内容——这种情况确有可能。但即便如此，访谈者也须将抄本交给受访者校核，因为他们是访谈话题的主角，不能剥夺他们的审核权。此外，档案部门最好留存一份抄本的原始稿。

口述档案的分析

口述档案收集、整理完后，口述档案的建立就进入了最后的环节，即分析和研究。这一环节研究者不仅需要查阅大量的档案或文献资料，而且需具备社会学、史学、逻辑分析、统计学等多门学识，难度确实大，从而致使部分口述档案的研究工作仅停留在对访谈资料的收集、整理与保管，未能对口述档案信息资源进行有效分析提炼。笔者认为，只有对口述档案信息资源进行深入分析，才能整合口述档案的信息资源及提升口述档案的史料价值。口述档案的分析包括对访谈内容的核证、分析与诠释。

1　考证与核实

相对于纸质档案或文献资料，口述档案需要考证、核实分析的成分更多，因为口述档案是一种回忆式的收集档案资料，因此在研究口述档案时要采取审慎的态度，做到“大胆假设，小心求证”“大胆征集，审慎运用”。

在考证、核实口述档案时，经常利用纸质档案、文献资料等多途径比对。当口述档案与纸质档案或文献资料矛盾时，口述档案研究者就需深入挖掘，决定究竟哪一方更为准确。但如果不能进一步核证而难以取合时，暂以纸质档案或文献资料为准。在核证口述档案时，如果无法通过现有的纸质档案及文献资料比对，而现有的受访者对同一事件或同一人物的意见存在分歧时，不妨适当拓宽采访范围，合理确定采访对象，接着对访谈内容进行比较分析及对受访者的经历、接受教育程度、个性等因素进行剖析，最后下结论。如华南理工大学档案馆反映该校组建时期第一任校长的馆藏纸质档案及文献资料非常少，为此在启动口述档案之初采访了一些组建时期的老教师、老教授，采访中他们对首任校长的看法存在差异，接下来就需要访谈者必须对存在的差异进行比较分析，剖析产生差异的原因，然后再对该校长的性格特征进行归纳。

2　分析与诠释

口述访谈是口述档案研究者出于研究、挖掘历史、弥补断层记忆等目的而开展的，收集与整理好访谈内容或抄本，并对口述档案的历史性与准确性核证后，研究者还需将所有访谈内容或抄本展开，进行多角度剖析、归类、探究，对关键信息进行梳理，提炼受访者口述背后的核心理念，思考如何将众多个案的共性与个性有效串联起来，对问题进行梳理与探索，进而实现口述档案研究的逻辑框架与核心概念认识上的突破。

分析口述档案时，研究者首先要明确建立口述档案的预期目标，接着反复观看摄像记录或阅读访谈内容或抄本，再对访谈内容进行比较分析，留同存异，萃取精华。以华南理工大学为迎接校庆60周年而开展的“口述华工”为例，建立口述档案的目的非常清晰，即回顾办学历程、办学理念、培养目标、提练华工的精神及华工的特色文化，讲述老华工的故事。研究者就38位老华工对华工的回忆与叙说内容进行比较分析，发现受访者对华工的办学历程、培养目标及办学理念等问题，看法较为集中，对华工人的精神和华工特色文化的解读，则呈现波动，但异中有同，究其原因，精神和特色文化都是长期积淀的产物，比较抽象，具体到受访者的认知，则受他们的经历、思想情感、价值观等因素影响，38位老人的共识则展现了华工人的主流精神，已为大家所公认和接受。

此外，在分析口述档案阶段，口述档案的研究组成员更应强化团队合作的意识，定期分享、探讨每位受访者及研究成员观点或结论，最后形成对人物、事件、历史较为全面的理解。

总之，口述档案整理与分析进展的质量，直接关系着口述档案的信息资源能否有效利用，口述档案的研究者需理性面对这项工作的挑战，尽可能为今后的研究提供翔实的史料知识与便捷的利用平台。

档案部门开展口述档案，在拓展其社会服务功能、促进档案资源整合、弘扬优秀传统文化方面发挥着重要作用，因此建立口述档案是档案部门的一项责无旁贷的工作，它包括访谈对象的确定、受访者背景资料的查阅、访谈提纲的制定、访谈器材设施的准备、正式访谈、访谈内容的整理(抄本的制作)、分析及保管利用。面对这样一项长期且艰巨的任务，不能急于求成，任一环节都很耗时且急需口述档案研究者认真核证。

口述档案的整理

口述档案的建立并不是采访结束后就大功告成，访谈者面临的新任务就是对访谈内容的整理(即口述档案的整理或抄本的制作)、分析、诠释及保管。访谈过程中形成的音频、视频或文字记录仅仅是毛坯，还须通过整理才能形成真正意义上的口述档案，整理的好坏直接影响着口述档案信息资源的利用。口述档案的整理可按以下步骤进行：

1　抄本的制作

访谈过程形成的音频、视频等声像记录对存储介质有依赖性，一旦发生意外，访谈记录极有可能受到破坏，另外有些研究者喜好选择抄本开展工作。为此，须及时将访谈过程中形成的声像记录逐字逐句转录成文字稿，即制作抄本。

(1)抄本的格式以问答式为主

原始性为档案的属性之一，因此建立口述档案时，抄本的制作格式应尽可能按照访谈过程中提问及回答的先后顺序，即采用问答的形式整理。与其他格式的抄本相比，问答式的优势在于再现访谈情境，体现抄本的原始性及访谈者与受访者间的互动性，能够保留比较丰富的口语形式和口语信息，便于通过文本分析验证访谈逻辑。但是问答式抄本的缺点在于有时断句不完整造成语意不连贯。

(2)抄本制作者的选择

访谈内容反映了受访者对访谈主题或历史事件的看法，对日后口述档案的价值分析有着直接的影响，因此抄本的制作者应持有谨慎而认真的态度。抄本的制作看似简单，实际非常繁重。因为抄本的制作非常耗时，平均每l小时的访谈大约需要6～8小时的抄本制作时间，同时还有更费时的监听编审工作，须回放或重播声像记录，检查声像内容与抄本是否一致。抄本制作者重任在肩，因此成功的抄本需要一位专业的、有高度责任感的抄本制作者。选择抄本的制作者时，一般可考虑如下人选：①专业的抄本制作者。在经费充足的前提下，请专业的抄本制作者不失为良策。他们既有口述档案经验，又有很快的领悟能力及打字速度。②访谈者。除受访者外，访谈者是对访谈内容及访谈情景最熟悉的人，因此往往是整理访谈记录的最佳人选。③新闻传媒专业或相关专业的学生。围绕口述档案工作，构建学生资源站。先让学生按照声像记录初步完成抄本的制作，然后再由访谈者仔细核对，在档案馆人手紧张的条件下，从人力上确保口述抄本的顺利完成。

(3)抄本制作不得任意删减受访者原意

抄本不同于文学作品，也不同于新闻报道，制作者首先必须充分理解受访者的言语要义，对访谈中含混不清的语音，需前后回放，直至听清。对实在难以听清的词语，应做好标识。访谈中涉及的历史事件背景、内容、人物姓名，访谈者应尽可能多途径了解或核实相关资料，以免曲解受访者原意，绝不能不清楚时就放弃或索性等待受访者后续的校核，否则受访者会质疑访谈者的诚意及口述档案交给访谈者的安全性，进而可能影响后续合作。其次必须尊重和保留受访者的原意，不用制作者的语言进行概述或删减。即便受访者谈及的事件背景、内容与所查核的资料不一致或访谈中出现前后不一致的情况，制作者也不应按自己的主观意愿或所了解的客观事实进行修改，应保留受访者的原意，同时做好标识，以便后续与受访者核对。

(4)尽量保留口语信息、口语形式及非语言行为

制作抄本时，还应尽量保留访谈过程中受访者的口语信息与口语形式，以及受访者的一些肢体语言、表情等非语言行为。制作者要及时记录或观看摄像记录，在抄本中做好注释，这不仅可以渲染访谈过程的现场，而且对口述档案的分析和研究具有一定的参考价值。从声音记录转换为文字记录时，总会出现口语信息的流失，即便采用问答式抄本，虽然能够保留较为丰富的口语形式和口语信息，但是从口语到文字的转换，不可避免会造成口语信息的流失。为降低这一现象的不利影响，可利用语言学领域的分支一话语分析中使用的记音方式，详细地记录访谈过程中受访者的语言特征，如停顿、犹豫等，但是这种口述文本更费时，对’没有受过语言学训练的抄本制作者构成较大的挑战。

2　抄本的校核

老人是历史的见证者，访谈中他们对重大历史事件提出自己的看法，讲述不为人知的史实。在访谈过程中，由于老人年龄较大，面对摄像镜头时稍带紧张，难免会对部分事件发生的具体时间、地点，涉及的人物等产生模糊或错误的回忆；还有一些老人虽然亲历了一些重大事件，但不很健谈，所以口述抄本的原始稿整理好后须请受访者校核和补充，进而丰富口述档案的内容，提升口述档案的准确性。也许有人会质疑事后再给受访者校核，能否保持口述档案的原始性。受访者可能会删去某些访谈内容，也可能会增加访谈中未提及的内容——这种情况确有可能。但即便如此，访谈者也须将抄本交给受访者校核，因为他们是访谈话题的主角，不能剥夺他们的审核权。此外，档案部门最好留存一份抄本的原始稿。

口述档案的分析

口述档案收集、整理完后，口述档案的建立就进入了最后的环节，即分析和研究。这一环节研究者不仅需要查阅大量的档案或文献资料，而且需具备社会学、史学、逻辑分析、统计学等多门学识，难度确实大，从而致使部分口述档案的研究工作仅停留在对访谈资料的收集、整理与保管，未能对口述档案信息资源进行有效分析提炼。笔者认为，只有对口述档案信息资源进行深入分析，才能整合口述档案的信息资源及提升口述档案的史料价值。口述档案的分析包括对访谈内容的核证、分析与诠释。

1　考证与核实

相对于纸质档案或文献资料，口述档案需要考证、核实分析的成分更多，因为口述档案是一种回忆式的收集档案资料，因此在研究口述档案时要采取审慎的态度，做到“大胆假设，小心求证”“大胆征集，审慎运用”。

在考证、核实口述档案时，经常利用纸质档案、文献资料等多途径比对。当口述档案与纸质档案或文献资料矛盾时，口述档案研究者就需深入挖掘，决定究竟哪一方更为准确。但如果不能进一步核证而难以取合时，暂以纸质档案或文献资料为准。在核证口述档案时，如果无法通过现有的纸质档案及文献资料比对，而现有的受访者对同一事件或同一人物的意见存在分歧时，不妨适当拓宽采访范围，合理确定采访对象，接着对访谈内容进行比较分析及对受访者的经历、接受教育程度、个性等因素进行剖析，最后下结论。如华南理工大学档案馆反映该校组建时期第一任校长的馆藏纸质档案及文献资料非常少，为此在启动口述档案之初采访了一些组建时期的老教师、老教授，采访中他们对首任校长的看法存在差异，接下来就需要访谈者必须对存在的差异进行比较分析，剖析产生差异的原因，然后再对该校长的性格特征进行归纳。

2　分析与诠释

口述访谈是口述档案研究者出于研究、挖掘历史、弥补断层记忆等目的而开展的，收集与整理好访谈内容或抄本，并对口述档案的历史性与准确性核证后，研究者还需将所有访谈内容或抄本展开，进行多角度剖析、归类、探究，对关键信息进行梳理，提炼受访者口述背后的核心理念，思考如何将众多个案的共性与个性有效串联起来，对问题进行梳理与探索，进而实现口述档案研究的逻辑框架与核心概念认识上的突破。

分析口述档案时，研究者首先要明确建立口述档案的预期目标，接着反复观看摄像记录或阅读访谈内容或抄本，再对访谈内容进行比较分析，留同存异，萃取精华。以华南理工大学为迎接校庆60周年而开展的“口述华工”为例，建立口述档案的目的非常清晰，即回顾办学历程、办学理念、培养目标、提练华工的精神及华工的特色文化，讲述老华工的故事。研究者就38位老华工对华工的回忆与叙说内容进行比较分析，发现受访者对华工的办学历程、培养目标及办学理念等问题，看法较为集中，对华工人的精神和华工特色文化的解读，则呈现波动，但异中有同，究其原因，精神和特色文化都是长期积淀的产物，比较抽象，具体到受访者的认知，则受他们的经历、思想情感、价值观等因素影响，38位老人的共识则展现了华工人的主流精神，已为大家所公认和接受。

此外，在分析口述档案阶段，口述档案的研究组成员更应强化团队合作的意识，定期分享、探讨每位受访者及研究成员观点或结论，最后形成对人物、事件、历史较为全面的理解。

留学生的人事档案范文第13篇

一、档案共享的功能

学校档案信息实现社会共享是由建立档案的目的所决定的。《中华人民共和国档案法》第13条明确要求“各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用”。

档案共享具有以下功能：

1．服务功能：档案共享最根本的功能就是可以满足社会公众随时随地调用学校档案的需求。实现档案共享后，人们可以就地、自主、快速、方便地获得档案信息，使社会公众对档案信息的利用摆脱了时间和空间的约束，提高办事效率。实现档案共享后，学校档案室由“等人上门”的被动服务变为“送信息上门”的主动服务，这种转变体现出档案事业对社会的创新服务，拓展了档案工作的服务领域，提高了档案的利用率，使档案资料更好地为社会服务。

2．宣传功能：学校档案信息中有不少具有宣传作用，如学校概况、年鉴、校容校貌图片等等。查阅人在获得这些资料的同时也宣传了学校，扩大了学校的社会影响，提高了学校的知名度，体现出档案共享的宣传功能。我们在利用档案共享的宣传功能时，要牢记档案不是“广告”，档案是历史的写照，向社会开放的必须是真实、完整的档案资料。

3．沟通功能：通过档案共享，社会公众可以随时了解学校动态信息，学生家长可以及时掌握子女在校成绩、表现和动向。校方通过档案网日志文件，可以了解社会公众关心的焦点问题，通过反馈信息了解学生家长的意见要求。这样，档案共享成了沟通社会与学校的桥梁，有效地促进双方互相了解、理解与支持。

4．促进功能：档案上网首先对学校档案工作产生了压力，提高档案开放力度，首先要提高档案管理水平，对档案实行规范化、现代化管理。其次，档案上网后，学校的各项工作计划、总结、活动记录等等都要接受社会公众的审阅，这会对学校及各职能部门产生压力。一旦把这种压力变成动力，不仅可以有效地促进学校档案室的建设，更能进一步促进学校整体管理水平的提高。

二、实施档案共享的原则

1．人本主义原则：学校档案是一种资源，享用这种资源是社会公众的权利，实施档案共享时应该处处以人为本，从各方面考虑满足档案查阅人的需要。在指导思想上，要由为少数人服务转变为面向普通大众服务，要由等人上门索取转变为主动送信息上门。档案网页页面应该清晰、简明，一目了然，查阅使用方法应该简便易行。档案网页要设置留言板，以便查阅人留下自己的意见要求。对留下的意见要求，档案管理员应该及时处理，必要时向学校有关领导报告并向留言人反馈处理意见。

2．效能原则：效能原则是指档案网站要努力提高使用效率，为查阅人提供有效服务。学校上网的档案信息应该是点击频率高的内容，对一些很少有人查阅的内容，可以只有条目标题，具体内容保留纸质文件查阅方式。另外，查阅检索方式应该多样化――可以通过分类大纲查阅，通过内容要点查阅等等，特别需要具有强大的模糊查阅功能支持，只要输入关键字段，就可以查到有关条目、内容。

遵循人本主义原则和效能原则，我们应该充分了解主要是谁在关心学校档案的什么内容，以便首先满足这些群体的需要。下面列表分析。

其中本校师生、在校学生家长、初三学生及家长、档案同行是最主要的用户群体，实施档案共享时首先要设法满足这些群体的需求。

3．保密原则：保密原则是档案管理的基本原则，《中华人民共和国档案法》第14条规定“保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理”，在实施档案共享时必须贯彻执行。学校档案需要保密的内容不是很多，不能上网公开的内容，主要有领导笔记、会议记录、文件讨论稿等等，学校会计档案也不上网公开。

保密具有相对性，例如学生家长可以查阅自己子女的学习情况，但不宜将所有学生成绩向社会开放。所以档案上网共享必须设置分级查阅功能，有密级要求的必须凭密码查阅，确保档案保密要求。

4．安全原则：学校档案上网以后，不可避免地会出现设计程序、档案信息被误操作或恶意修改的现象。为了保证档案网站安全，必须重视做好安全防范工作，对重要程序、内容需要采取双机备份、光盘备份等方法，以备修复使用。档案网络要设置身份认证、访问控制、密钥等安全保密技术措施，要设置功能强大的防火墙，有效维护系统信息的安全。档案网最好单独配置服务器，与学校对内的校园网分隔设置。

三、实施档案

共享的注意事项

1．档案共享的平台建设：学校档案数字化、网络化，实现档案共享，需要一定的软件支持。对学校来说，这个软件尽可能自己组织力量编写开发。自己编写开发档案专用软件的好处是有利于体现学校特色，可以节约开发费用。自己编写的软件，使用起来也更加得心应手，发现问题还可以及时修改、补充。学校拥有计算机专业教师，这是学校自己开发档案专用软件的一个有利条件。

2．一次规划、分步实施：实现档案共享是一项系统工程，涉及面比较广，具体工作量又很大，不是在一个短时间内就可以完成的。采用一次规划、分步实施的方法，可以缩短准备时间，提前实现档案共享。

一次规划是指对档案共享作总体上的设计，搭好整体骨架，在此基础上，再订出分阶段计划。这样做可以使档案共享这一系统工程有序开展，具体工作忙而不乱，防止返工浪费。

分步实施是指共享不断完善，内容逐步充实。 档案共享在范围上首先做到在校园网上共享，这是一个档案社会共享的试运行阶段，便于及时发现问题，不断积累经验，不断整改完善，等到档案网站基本成熟以后，再推广到全社会共享。档案信息可以先输入条目，详细内容分阶段逐步充实。

3．强调归档时效：原来以纸质档案材料为主时，档案材料归档“以卷组档”注重阶段性。现在档案上网，实现社会共享，档案信息强调时效性。如反映学校动态信息，用于沟通学校与家长的信息等等，都应该在第一时间归档整理后及时上网。为此，档案管理员的工作理念、工作流程都要作相应的调整，以适应档案共享的需要。

总之，学校档案信息实现社会共享是学校档案事业现代化建设的一件大事，可以使学校档案更好地为社会主义现代化建设服务。只要我们思想上重视，充分调动各方面的力量，就一定能实现学校档案信息的社会共享，使学校档案事业建设展现出一个崭新的面貌。

参考文献：

1．《档案管理学》邓绍兴、陈智为主编 首都师范大学出版社出版

2．《电子文件归档与管理规范》 浙江档案网(WWW.zjda．gov．cn)

留学生的人事档案范文第14篇

民办高职院校毕业生在离校之前没有落实就业单位的学生，需要将档案返回生源地由院校就业指导中心派人送至即人才交流中心进行登记编号，毕业生择业期一年内可以进行免费存放。

二、民办院校就业档案服务程序

1.开具证明。择业期内未落实就业单位并且档案还存放在市人才交流服务中心的毕业生可以享受一下服务：凭就业报到证开具存放档案证明、开具未就业证明其他与档案相关的证明。

2.档案提取。择业期（2年）内就业手续办理完的毕业生，可以凭就业报到证、加盖公章的就业协议书，到各级人社局进行档案提取。择业期内没有就业毕业生不能进行档案的提取。

3.对于自谋职业、出国留学、择业期未满的毕业生档案和派遣期内自谋职业或自费出国留学以及择业期满后仍未就业的毕业生，可在各地市人才交流服务中心办理人事档案保管。

三、民办高职院校学生“学籍档案”与“人事档案”的主要区别

民办高校毕业生学籍档案是指学生通过参加全国统一高考并被录取的学生档案，它以文字资料形式记录学生在校期间的学习成绩、家庭状况、高考成绩、在校期间表现、在校期间的奖惩情况等。民办高职院校毕业生的人事档案是由学籍档案转换的，毕业生毕业后将其学籍档案中放入该毕业生的报到证当中，然后由学校将档案转交毕业生就业单位或人才交流机构。学籍档案也就正式成为毕业生的人事档案，它需要通过毕业生与用人单位或人才交流机构签订就业协议，取得报到证后才能得以实现。

四、民办高职院校毕业生档案存在问题及解决办法

一是毕业生进入国家机关、事业单位、国有企业，这些用人单位本身具有人事管理权，他们可以直接接收毕业生档案。二是各类非公企事业单位与民营机构他们没有档案管理权。毕业生毕业后一定将档案交由各级人才交流服务机构进行统一管理。档案存放在人才交流中心，方便又安全。三是毕业生在档案的转递过程中需要注意一下几点：

1.在不能完全搞清楚用人单位是否具备人事管理权之前，不能把档案转入该用人单位，应将档案转交给该用人单位所在地的人才交流中心进行管理。

2.个别没有档案管理权的单位违规接收档案，导致档案丢失。为了避免上述情况发生，毕业生应首先询问用人单位的性质，在确定对方是否具有人事档案管理权限后再决定将档案投向哪里。

3.档案的归属是有相关规程的，学生在离开学校之前要制定好档案调离时间，不要将档案来回调离，最好做到一步到位。

4.毕业生毕业后在异地找到工作单位，户口不落回本地的毕业生、考研的毕业生以及无法确定是否在用人单位长期就职的毕业生，这部分学生可以将自己档案交由人才交流服务中心进行托管。

五、民办高职院校毕业生工作后档案提取及补办办法

留学生的人事档案范文第15篇

民办高职院校毕业生在离校之前没有落实就业单位的学生，需要将档案返回生源地由院校就业指导中心派人送至即人才交流中心进行登记编号，毕业生择业期一年内可以进行免费存放。

二、民办院校就业档案服务程序

1.开具证明。择业期内未落实就业单位并且档案还存放在市人才交流服务中心的毕业生可以享受一下服务：凭就业报到证开具存放档案证明、开具未就业证明其他与档案相关的证明。

2.档案提取。择业期（2年）内就业手续办理完的毕业生，可以凭就业报到证、加盖公章的就业协议书，到各级人社局进行档案提取。择业期内没有就业毕业生不能进行档案的提取。

3.对于自谋职业、出国留学、择业期未满的毕业生档案和派遣期内自谋职业或自费出国留学以及择业期满后仍未就业的毕业生，可在各地市人才交流服务中心办理人事档案保管。

三、民办高职院校学生“学籍档案”与“人事档案”的主要区别

民办高校毕业生学籍档案是指学生通过参加全国统一高考并被录取的学生档案，它以文字资料形式记录学生在校期间的学习成绩、家庭状况、高考成绩、在校期间表现、在校期间的奖惩情况等。民办高职院校毕业生的人事档案是由学籍档案转换的，毕业生毕业后将其学籍档案中放入该毕业生的报到证当中，然后由学校将档案转交毕业生就业单位或人才交流机构。学籍档案也就正式成为毕业生的人事档案，它需要通过毕业生与用人单位或人才交流机构签订就业协议，取得报到证后才能得以实现。

四、民办高职院校毕业生档案存在问题及解决办法

一是毕业生进入国家机关、事业单位、国有企业，这些用人单位本身具有人事管理权，他们可以直接接收毕业生档案。二是各类非公企事业单位与民营机构他们没有档案管理权。毕业生毕业后一定将档案交由各级人才交流服务机构进行统一管理。档案存放在人才交流中心，方便又安全。三是毕业生在档案的转递过程中需要注意一下几点：

1.在不能完全搞清楚用人单位是否具备人事管理权之前，不能把档案转入该用人单位，应将档案转交给该用人单位所在地的人才交流中心进行管理。

2.个别没有档案管理权的单位违规接收档案，导致档案丢失。为了避免上述情况发生，毕业生应首先询问用人单位的性质，在确定对方是否具有人事档案管理权限后再决定将档案投向哪里。

3.档案的归属是有相关规程的，学生在离开学校之前要制定好档案调离时间，不要将档案来回调离，最好做到一步到位。

4.毕业生毕业后在异地找到工作单位，户口不落回本地的毕业生、考研的毕业生以及无法确定是否在用人单位长期就职的毕业生，这部分学生可以将自己档案交由人才交流服务中心进行托管。

五、民办高职院校毕业生工作后档案提取及补办办法