电子档案管理方式范文
电子档案管理方式范文第1篇
【关键词】档案管理；电子文件；归档方式
一、电子文件的归档范围
电子文件的归挡范围的划分，可参照国家现行有关规定执行。但某些具体的与电子文件特点有关的问题需要进一步说明：
草稿和定稿。在电子文件中，对“草稿”修改后直接生成的新的稿本，如果不采用特别的措施，“正本”之前的所有稿本都可能被覆盖起来：因此，必须事先决定哪些文件需要保存草稿、定稿，在修改时通过拷贝保留原文，加稿本号后积累，将需要的草稿、定稿与正本一并归档。
各种数据文件。如数据库、图形库、方法库等等。大型数据文件大多是动态的，其中的数据在不断地发生更新变化，新加进来的数据代替、覆盖了以前的数据。对于这种数据文件应定期拷贝作为一个数据集另行归档，不再更改。拷贝间隔可根据数据库的内容而定，如一个星期、一个月等。拷贝可以人工的方式进行，也可由计算机程序自动实施。
电子邮件（E―mail）。
会议文件。电子时代很多会议将采用网络会议方式，与会者身处异地，通过电脑屏幕“见面”、做主题发言、讨论问题、做出决议。
与归档文件相关的“支持性文件”。所谓支持性文件是指能够生成、运行文本文件、数据文件、图形文件等文件的各种命令文件和设备运行所需要的操作系统。电子文件在相应的命令文件和操作系统中可以顺利读出，必要时应把它们与文件同时归档，档案室已有的命令文件和操作系统不必重复归档。
与电子文件有关的各种纸质文件。在没有达到完全“无纸化”的时候，必要的与电子文件相关的纸质文件也应纳入电子文件的归档范围。
二、电子文件的归档时间与归档前的检测、鉴定
（一）归档时间
总的说来，逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。在归档时，应根据具体情况加以灵活处理。在实行电子文件和纸质文件二套制的机关，有必要与纸质的文件的归档加以协调，以便于两种文件的对应处置和对应查找；管理性文件可按照内容特点确定一个归档期限；技术文件、科研项目文件等可在项目完成后归档。由于电子文件易于复制，归档后并不影响形成部门的日常工作查考，所以一般不必延迟归档时间，在系统允许的条件下可以提前进行。电子文件的流动性很强，及时加以控制是十分必要的。在完全办公自动化的文档一体化时代，文件将实行完全的逻辑实时归档，即文件的形成之时就是文件的归档之日。有关领导在正式批准签署文件时，办公自动化系统将自动将文件归档。
（二）归档前的检测
在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检查。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境的有效性及其信息记录格式等。
（三）归档前的鉴定
电子文件的归档鉴定工作，参照现行国家关于文件鉴定的有关规定并结合电子文件的特点进行。鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标识。具体鉴定内容及方法如下：
1、有效性和完整性鉴定。
归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果说文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件有效性和完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
2、保管期限的划分。
电子文件保管期限的划分，参照国家关于文件保管期限的现行有关规定实行。即与现行纸质文件基本一致。考虑到其保存的密集性与长期性，可适当延长其保管期限。
三、电子文件的归档要求
（一）把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第三套，异地保存。
电子载体的存量较大，电子文件归档时应适当集中，即制成归档数据集。这种归档数据集，在载体上一般使用单一载体，一张光盘即可将某一单位全年的文件集中保存在一起。这种优越条件确保了归档的电子文件集中统一、完整齐全，从技术上进一步体现了档案工作的基本原则。
（二）推荐采用以下载体：只读光盘、一写多读光盘、磁带等。一般禁止使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
（三）存储电子文件的载体和包装盒上应贴有标签，标签内填上编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等。
（四）将电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附归档电子文件登记表。
（五）需要长期保存的电子文件，应当把归档电子文件与相应机读目录存在同一载体上。如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。
（六）原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少一年。
（七）在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件，应按上述归档过程完成物理归档。
四、电子文件的移交
（一）介质移交
电子文件归档时，应按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行管理。
电子文件移交时，首先要进行电子文件的检验。档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子文件检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可以采取抽样检验的方法，样本数不少于总数的20%，合格率应达到100%。
（二）在线移交
执行在线移交时，重点解决文件数据检验问题。
参考文献
电子档案管理方式范文第2篇
电子文件的归挡范围的划分，可参照国家现行有关规定执行。但某些具体的与电子文件特点有关的问题需要进一步说明：
草稿和定稿。在电子文件中，对“草稿”修改后直接生成的新的稿本，如果不采用特别的措施，“正本”之前的所有稿本都可能被覆盖起来：因此，必须事先决定哪些文件需要保存草稿、定稿，在修改时通过拷贝保留原文，加稿本号后积累，将需要的草稿、定稿与正本一并归档。
各种数据文件。如数据库、图形库、方法库等等。大型数据文件大多是动态的，其中的数据在不断地发生更新变化，新加进来的数据代替、覆盖了以前的数据。对于这种数据文件应定期拷贝作为一个数据集另行归档，不再更改。拷贝间隔可根据数据库的内容而定，如一个星期、一个月等。拷贝可以人工的方式进行，也可由计算机程序自动实施。
电子邮件（E―mail）。
会议文件。电子时代很多会议将采用网络会议方式，与会者身处异地，通过电脑屏幕“见面”、做主题发言、讨论问题、做出决议。
与归档文件相关的“支持性文件”。所谓支持性文件是指能够生成、运行文本文件、数据文件、图形文件等文件的各种命令文件和设备运行所需要的操作系统。电子文件在相应的命令文件和操作系统中可以顺利读出，必要时应把它们与文件同时归档，档案室已有的命令文件和操作系统不必重复归档。
与电子文件有关的各种纸质文件。在没有达到完全“无纸化”的时候，必要的与电子文件相关的纸质文件也应纳入电子文件的归档范围。
二、电子文件的归档时间与归档前的检测、鉴定
（一）归档时间
总的说来，逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。在归档时，应根据具体情况加以灵活处理。在实行电子文件和纸质文件二套制的机关，有必要与纸质的文件的归档加以协调，以便于两种文件的对应处置和对应查找；管理性文件可按照内容特点确定一个归档期限；技术文件、科研项目文件等可在项目完成后归档。由于电子文件易于复制，归档后并不影响形成部门的日常工作查考，所以一般不必延迟归档时间，在系统允许的条件下可以提前进行。电子文件的流动性很强，及时加以控制是十分必要的。在完全办公自动化的文档一体化时代，文件将实行完全的逻辑实时归档，即文件的形成之时就是文件的归档之日。有关领导在正式批准签署文件时，办公自动化系统将自动将文件归档。
（二）归档前的检测
在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检查。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境的有效性及其信息记录格式等。
（三）归档前的鉴定
电子文件的归档鉴定工作，参照现行国家关于文件鉴定的有关规定并结合电子文件的特点进行。鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标识。具体鉴定内容及方法如下：
1、有效性和完整性鉴定。
归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果说文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件有效性和完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
2、保管期限的划分。
电子文件保管期限的划分，参照国家关于文件保管期限的现行有关规定实行。即与现行纸质文件基本一致。考虑到其保存的密集性与长期性，可适当延长其保管期限。
三、电子文件的归档要求
（一）把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第三套，异地保存。
电子载体的存量较大，电子文件归档时应适当集中，即制成归档数据集。这种归档数据集，在载体上一般使用单一载体，一张光盘即可将某一单位全年的文件集中保存在一起。这种优越条件确保了归档的电子文件集中统一、完整齐全，从技术上进一步体现了档案工作的基本原则。
（二）推荐采用以下载体：只读光盘、一写多读光盘、磁带等。一般禁止使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
（三）存储电子文件的载体和包装盒上应贴有标签，标签内填上编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等。
（四）将电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附归档电子文件登记表。
（五）需要长期保存的电子文件，应当把归档电子文件与相应机读目录存在同一载体上。如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。
（六）原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少一年。
（七）在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件，应按上述归档过程完成物理归档。
四、电子文件的移交
（一）介质移交
电子文件归档时，应按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行管理。
电子文件移交时，首先要进行电子文件的检验。档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子文件检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可以采取抽样检验的方法，样本数不少于总数的20%，合格率应达到100%。
电子档案管理方式范文第3篇
1.档案行政管理部门指导不足
首先，让整个企业发展起来就要创新体制、强化服务和整个资源，民营企业的信息资源需要行政管理部门的积极的配合、指导和整合，已达到实现资源利用的有效价值，这样才能将企业的档案资源活跃起来。其次，民营企业现阶段缺乏建立档案的经验，档案行政管理部门要积极的帮助和采取主动一对一的服务，提供相应的建立档案方法、指南，业务管理制度和管理条例等，这样有了强有力的指导力度，民营企业中档案管理工作就能灵活、高效容易的展开了。
2.档案从业人员综合素质低
在当今网络和计算机高速发展的大环境下，原有的工作方法和现代化档案管理模式有了很大的差距，现阶段我国民营企业中档案管理人员学习不够积极，专业水平达不到现有学习水平，还停留在原有的工作经验中，这就造成了阻碍企业发展的因素，导致相应的档案管理工作不能按时完成。有的民营企业中完全不符合档案的保管要求，库房设施陈旧、环境差，对企业的形象和经营也有很大的损失。
二、成因分析
我国民营企业在档案管理上所呈现的问题从主观和客观上来说都要需要改善和提高的地方。第一，企业对档案工作的不够重视。由于民营企业的性质导致相关负责人对档案管理工作不够重视，我国的档案管理工作开展时间又很短，这其中很大程度上的原因是对档案管理工作认识上的误区。大多数民营企业中的领导人没有认真学习过“档案法”，对档案工作的不重视与企业的经营活动形成了很大反差，企业管理者对档案工作的认识程度是一个不可忽略的重要因素。因此，档案工作要想显现出其左右还需要很长是时间要走。第二，档案行政管理的指导不足。就目前我国现有的状态来看，我国行政管理部门与国企不同，其首先考虑的是经济效益，没有建立相应的监管机构，这就就会对民营企业的档案管理工作指导力度不够，约束能力不足。这就对管理部门的指导工作有一定限制，业务指导人员也没有达到很好的指导力度和效果。第三，企业信息化建设力度不够。当今时代，市场竞争激烈，要想在激烈的竞争中立于不败之地，就要企业加强整体管理水平和人员的素质，加快内部和外部信息化平台的建设。如宁波奥克斯集团4年中花费6000万元建立的档案信息资源体系,对企业的发展提供了很大的帮助，这种效果在以后会更加明显的感觉到也更加容易的被应用到各种企业中。
三、企业档案管理模式对策
随着计算机的发展与普及，很多的企业也开始重视起了档案部门，所以就要提高认识、宣传的力度，为档案管理跟上时代的步伐，这要包括：“档案法”的法规宣传，变换传统的工作思路，确定纸质的档案向电子的档案建设转化的工作重心。领导负责制企业内部加强组织建设,各负其责,互相督促,以领导的支持和组织保证为基础,开展建设档案工作就会更顺利。以点带面,通过抓典型可以减少工作中因经验少产生的障碍,全面开展这项长期复杂的工作是今后发展档案事业的坚实基础。重点坚持建设验收的制度以及项目档案登记，档案工作人员要坚持“三参加”制度、全程控制的管理以及做好项目管理收集、保管以及整理等工作。要做到项目建设与管理一起进行。企业信息化的建设以及档案的信息化网络化，全力发展信息资源，为了企业的发展，学习型组织是档案部门应该建设的，还要要求档案工作人员持证在岗。大力提升档案管理的人员的素质要以人为本，纸质档案与现在的企业的电子文件是不同的，电子的需要进行前端管理以及逻辑管理。国家批准的电子档案与文件归档中提出，文件在接受以及形成的时候，通过互联网向档案部门传送归档，面对着新的挑战以及危机，现代的企业要走的路还很长。
四、总结
电子档案管理方式范文第4篇
随着科学技术的发展，先进的通信技术和计算机技术在我国得到了迅速发展，在计算机技术和通信技术飞速发展的基础上，电子档案管理方法在我国开始发展。在很长的一段时间内，受到经济条件或者技术条件的限制，我国的许多高等院校在实施电子档案管理的过程中遇到了挫折，例如，有的高等院校由于受到通信技术发展水平的限制而影响了采用电子档案管理方法进行高效档案管理的具体实施；也有的学校受到计算机资源的限制，由于没有足够的计算机去从事教学工作，购买或者分配来的计算机被高效的其他教育项目占据，真正分到高校中专门从事档案管理部门的计算机数量非常少，根本无法满足庞大的档案管理工作的要求等等各方面的原因，最终导致了我国纸质档案和电子档案并存的高等院校档案管理局面。
（一）纸质档案和电子档案并存阶段的档案管理理念
在纸质档案和电子档案并存的档案管理阶段中，整合管理是此档案管理阶段最为主要的管理理念。所谓整合管理理念是指在高等院校进行档案管理的过程中，将档案的纸质文件和电子文件进行整合管理，使他们成为一一对应的关系，由于以纸质文件为材料的档案管理和以电子形式保存的档案管理方法各有优劣点，以纸质形式形成的档案可以实现随时随地的查看，但是工作量比较大，只要档案管理妥当就不会存在文件丢失的情况；以电子档案形式保存的档案查阅起来非常方便，只需要在保存档案的计算机中输入关键词进行搜索即可，省时省力，但是电子档案的查阅必须由电力保障和计算机运行正常为前提。不同的档案管理形式具有不同的优缺点，在当时我国在诸多原因的影响下，选择了以纸质档案和电子档案并存的高等院校档案管理模式，将纸质档案和电子档案一并进行保存。在纸质文件和电子文件并存的档案管理阶段，我国普遍的认为纸质档案和电子档案具有相同的价值和说服力，二者都被承认，都可以作为证明自己的有效凭据。
（二）纸质档案与电子档案并存的档案管理阶段主要采用的管理方式
“双套卷”是在纸质档案和电子档案并存的档案管理阶段中经常出现的词汇，所谓“双套卷”是指电子档案和纸质档案构成的两份相同的档案信息。在纸质档案和电子档案并存的档案管理阶段中，在档案管理方式上有两种，一是将现有的人为书写的纸质档案通过扫描仪等先进设备转化为计算机可以进行识别和编辑的电子档案；二是将已经存储在计算机中的电子档案通过打印机等设备传输转化为纸质文件，供人们使用和保存。众所周知，在我们的户口管理过程中，我们每个人都会对应一个号码，这个号码是一一对应的也是唯一的，如果在户口管理的过程中出现两个人拥有相同的号码则说明户口在管理过程中出现了错误。同样高等院校的档案管理也是如此，每个高等院校的学生都对应着唯一的档案号码，每个学生的档案号码是不变的，也就是说无论是采用电子形式保存的电子档案还是以纸质形式保存的档案，其档案号码是一样的，档案的内容信息也是完全吻合的，当然由于纸质档案在制作过程中存在一定的滞后性，所以当电子档案和纸质档案存在微小的偏差时也是有可能的。
二、以电子档案为主的档案管理方式
随着科学技术的不断发展和信息化程度的不断提高，我国的许多高等院校为了节省时间、提高办公效率都建立了属于自己的OA网和各式各样的管理系统，例如财务管理系统、教务管理系统、科研管理系统等等。近几年，随着电子签名技术的发展，以电子档案为主的档案管理方式正在迅速发展。在计算机技术和通信技术的大力支持下，我国的数据处理技术也取得了飞速发展。采用电子档案为主的档案管理形式可以将各个部门形成的档案进行汇总，具体来讲就是每所高等院校都建有自己的档案管理数据库，当分管部门对学生的档案形成可靠的电子文件以后，可以通过本校的专用网络系统，将个人档案发送到学校的档案数据管理库中，实现档案的汇总与融合。同时采用这种档案管理形式，可以使学生的档案在管理形式上统一化、正规化，在学校的档案管理过程中，专门从事档案管理工作的学校教务人员会对学生的档案进行实时监控，统一管理，有效防止不法分子对既定的档案进行修改，使之失去建设意义。采用电子档案为主的档案管理方式在管理形式上主要是通过网络交流，制作学生档案的分管部门在档案制作完成后将档案文件通过某一接口将档案传送至固定的服务器，由档案管理部门进行统一管理，上传到服务器上的学生档案被事先编制好的归档程序按照一定的规律进行逻辑归档和物力归档，以确保电子档案存放的完整性和规律性，便于需要提档的学生进行实时提档。采用电子档案的形式进行档案管理可以实现电子档案在网络上的及时提供和利用，档案管理部门可以将制作好的档案按照需要分发给学生，例如，当我们快要大学毕业时，我们都需要拥有自己的成绩单档案，学校就会将我们的成绩单逐个的发到我们的邮箱中供我们打印和使用。电子档案具有快速、准确的优点，大大提高了我国高等院校档案管理的效率。
三、结语
电子档案管理方式范文第5篇
1 电子档案与传统档案管理工作现状分析及相关特征
结合档案电子档案与传统档案管理工作现状，可知其中存在着一定的问题：（1）档案管理工作流程有待进一步的优化与规范；（2）档案管理人员专业水平有待提高，电子档案与传统档案管理工作创新性任重道远。同时，由于实际工作中档案管理机制不完善，加上其它因素的干扰，可能会造成档案流失或者档案信息保存不完整现象的出现；（3）传统档案受到当前发展形势的影响，自身的应用范围受到了一定的制约，即纸质档案管理工作面临着较大的挑战。相对而言，电子档案由于受到计算机网络及各类信息技术的支持，实际的应用范围正在扩大。与此同时，为了更好的加深对传统档案与电子档案的深入理解，应了解二者的相关特征。传统档案的特征为：易识别、存储形式直观，但在长时间的保存中可能会丢失或者损害；电子档案的特征为：档案信息保存工作效率高、管理成本低、档案利用时可共享、对保存场地的面积要求低等。
2 电子档案与传统纸质档案在管理中的区别
2.1 归档方式方面有所差异
结合电子档案与传统纸质档案的特征及实际的应用概况，可知二者在归档方式方面有所差异。具体表现在：电子档案管理中由于采用了可靠的电子编码技术，能够进行快速的修改，且不会留下痕迹，其载体并不固定。实际操作中若采用了一些原始凭证的关键信息，可对档案进行修改。因此，电子档案归档中应注重数字签名、信息认证、身份认证及保密机制等技术措施的合理运用，确保文件在保存与处理的过程中不会出错，增强电子文件的真实可靠性，确保电子档案的法律凭证地位不受影响；相对而言，传统纸质档案归档方式较为简单。通过相关部门出具的证明，可对既有的档案材料进行修改，修改的过程中由于其为纸制品，缺乏严格的验证程序，材料的保密性要求并不高。
2.2 归档时间不同
当文件办理完成后，电子档案可随时进行归档，或在一定的时间内进行统一归档，文件形成后可在计算机网络及信息技术的支持下传送给档案部门，并需要通过电子数码签名的方式进行身份认证，最终由档案管理工作人员进行登记。在管理电子档案的过程中，需要进行访问限制，确保档案资源的高效利用。在这样的档案管理工作模式下，确保了档案的高效归档及完整性，避免了档案流失；传统纸质档案管理工作中需要相关部门进行统一整理，并定期对所有档案进行更新整理，管理中的流程性突出。
2.3 保管方式及分类、编目等方面的不同
电子档案与传统纸质档案在保管方式方面的区别有：电子档案中保存文件的可读性易受到文件载体、新存贮介质的影响，需要在计算机网络及信息技术的支持下进行操作完成。同时，档案部门接收到电子文件后应进行格式转换，确保电子档案的统一保存；传统纸质档案保管中需要对纸制品材料进行存储，管理中占用一定的空间，并需要严格控制存储环境，实际的管理工作难度大。电子档案与传统纸质档案在分类、编目等方面的不同表现在：电子档案文件比较特殊，需要档案部门接收到电子文件后进行唯一的文件编号，并给出相应的分类号与档案号，其中采用了全方位的检索工具，方便了用户查询，减轻了档案管理工作量；传统纸质档案管理中需要消耗大量的人力、物力资源，管理中可能会出现人为错误。
3 ?子档案与传统纸质档案之间的联系
电子档案与传统纸质档案之间的联系表现在：（1）二者本质上都是档案，在档案的一般性能方面具有共性，某些电子档案管理中需要参考传统纸质档案信息；（2）电子档案是对传统纸质档案的继承，相比纸质档案管理工作效率更高， 某些业务中也需要交叉使用电子档案与纸质档案；（3）电子档案的发展与传统纸质档案密切相关，丰富了档案管理方式，保持了档案管理工作高效性。
电子档案管理方式范文第6篇
关键词：传统档案管理；现代档案管理；利与弊
一、档案管理基础工作在现代档案管理中的意义
做好档案管理基础工作有利于提高档案管理的整体工作效率，将档案管理的工作水平提升到新的层次。通过对档案管理基础工作的不断完善，加快建立完整有效的现代档案管理机制，能够提升档案管理事业的整体水平。
1.帮助建立更加标准和规范的档案管理机制。规范化、标准化和现代化是档案管理工作的重要目标。高效率的档案管理基础工作使查（借）阅者能及时且高效率、精准地进行档案查找，这其中增加的时效性与精确性意味着档案价值的整体提升。
2.确保档案搜索的准确性。档案的收集、整理、分类、录入、归档是档案管理中的基础工作，加强这些工作的细节管理和操作，可以有效地避免错误信息的出现，提高档案管理工作的效率。
3.提高档案利用价值。提升档案管理基础工作水平对于提高档案利用效率有着重要意义。在对档案进行分类整理、录入、归档等基础工作时要注意区分档案内容的程度级别。档案分类按照来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案有层次的区分，并组成一定的体系。根据涉及到借阅档案的重要程度，按照审批流程，对于内容重要的、急迫的档案优先处理，优先整理使用，这能有效地增强档案的使用频率，提高档案的利用价值，达到档案使用价值的最大化。
二、传统档案管理与现代电子档案管理的对比研究
传统档案能表述为以图表、文字等多种形式的存在，且具有保存价值的历史记录，传统档案管理所储存的主要是纸质资料；电子档案管理的储存介质为计算机光盘、硬盘，电子档案不仅可以在计算机中进行储存，还能通过计算机网络实现资料处理与传送，电子档案的表现形式是电子文书、电子信件、电子图表等，随着社会的飞速发展，人们对档案管理提出了更高的要求，传统档案管理很大程度上不能满足当前的需求，一方面，计算机网络与现代人们的日常生活密不可分，电子档案管理将是大势所趋，另一方面，传统档案具有不可替代的优势，有必要加强对电子档案管理与传统档案管理双方利弊的综合探究。
（一）电子档案管理与传统档案管理的特性分析
1.电子档案管理与传统档案管理的共性。
（1）两者的基本原理共通：以传统档案管理原理为基础，电子档案采用信息化技术将之进行了有效的整合与优化，电子档案是传统档案管理发展的成果；
（2）电子档案的存在与传统档案不可分离：传统档案所管理的信息属于社会实践数据，这些数据具有极大的真实性，传统档案资料就是电子档案真实性的重要保证；
（3）子档案的出现使传统档案的信息量得以扩大：电子档案具有大容量优势，不仅可以存储各种各样的档案信息，还可以实现资源共享，在进行资料调用时具有更好的便利性。
2.电子档案与传统档案管理上的差异。
（1）管理方式不同：电子档案就其本质特性来说有着很大的特殊性，它能够实现档案一级管理，档案管理人员在接收到文件后，可以及时的给档案提供一个具有唯一性的档案号，并对档案类型进行标注，而传统档案管理的工作量相对较大，每一步都需要人工完成。
（2）保管方式不同：电子档案进行信息存储的载体往往会老化，其载体的老化容易造成档案信息的失真，进而影响档案的可靠性；传统的档案管理具有信息纸质备份，通常不会出现档案信息丢失情况，也不用承担病毒或网络风险。
（3）归档方式不同：电子档案具有可逆性与可重复性，管理人员进行信息修改不会留下修改痕迹，这种特性的优点在于消除了最初档案归类时出现错误的担忧，还能将错误信息进行及时的更正，但是这也使得电子档案内容存在一定的失真性；传统档案管理在进行归档时，通常是依照科学的顺序进行分类摆放，同类档案之间存在相关的联系，管理人员进行归档时还必须根据相应的程序进行，留有操作痕迹，能有效弥补电子档案管理上的不足，更能确保档案的原始与真实性。
（二）电子档案管理的利与弊
1.电子档案管理的优点。
（1）电子档案管理的出现，有利于绿色环保事业的开展。电子档案管理实行无纸化办公模式，对纸质文件的使用数量大大降低。这样不仅减少了资金的投入，还有利于环保事业。
（2）电子档案管理提高了传统档案管理的效率。档案归档、档案存储、档案查询等方面的工作时间缩短，使得档案管理效率大幅度提升。电子档案采用数据传输方式进行资料的共享与传递，不再具有文件打印、文件张贴需要，档案信息的查询与管理更加具有时效性。
2.电子档案管理的弊端。
（1）电子档案管理的信息载体面临变质与老化危机，如果长期使用，可能出现资料无法读取现象，因此，电子档案管理模式下，应该做好相关的安全备份工作，保护手段可以采用云技术等。
（2）企事业单位在进行电子档案管理时，由于其操作程序相对复杂，对档案管理人员的专业要求较高，因此，必须要配备以高技术人才，同时，还应该加强管理人员技术培训，充分保证电子档案可靠性。
（3）电子档案在进行数据共享与传输时，面临复杂的网络风险，例如病毒、黑客攻击等，管理人员需要加强数据信息安全管理，可以采取建立网络防火墙、档案加密的方式对电子档案资料加以防护。
（4）虽然我国的档案管理水平得到了一定的提高，且国家也出台了相应的电子档案管理法规，但是对于一些具体的细则仍不够完善，电子档案管理面临一系列的法律制约，相关部门应该退出相应的电子档案管理办法，为档案管理的发展保驾护航。
三、结语
相比传统档案管理来说，电子档案管理模式在很多方面都有了提升，表现得最直观的就是效率，电子档案管理方式的出现也有利于环保事业的开展。但是传统档案管理也有着它不可替代的地方，在现阶段和将来的一段时间里，电子档案管理与传统档案管理两者会相互协调着存在，因为电子档案管理暂时还不能完全取代传统档案管理，档案管理工作人员应该充分利用二者的优势，来提高档案管理质量。
参考文献：
电子档案管理方式范文第7篇
关键词：水库；电子档案；管理
1水库做好电子档案管理工作的意义
1.1是提升水库档案管理工作的要求
水库在管理和发展中会产生大量的档案，档案中的内容对于现实的水库发展情况是重要的记录，对于现在和未来水库的管理工作的发展都具有重要意义。因此，水库的档案管理工作水平如何关系到水库的发展，关系到水库各项工程的记录。如果在水库的档案管理工作方面采取电子化的档案管理，那么档案的管理和保存都会采用电子化的管理模式在，这种管理模式对于档案管理水平的提升发挥着重要的促进意义。
1.2是对水库档案的更好的保障
传统的水库档案管理工作延续着纸质化的档案管理工作方式，无论是人员档案还是工程项目档案等，都是通过纸质的档案形式呈现和保存的。从一定程度上来讲，这种传统的纸质档案管理容易出现档案丢失，损坏等情况，不利于档案的长期保存。同时，由于纸质档案一部分需要手写等形式来展现，因此，档案的真实性容易受到威胁。所以，在水库的档案管理工作中采用电子化的档案管理方式，这在一定程度上对于档案的保存也是有益的，减少档案管理中可能出现的丢失、损坏等情况的出现机会。
2水库电子档案管理工作中存在的问题
水库电子档案管理对于水库档案管理工作有着重要的影响，但是就目前情况来看，当前水库在电子档案管理工作方面还存在着一些问题和不足，这些问题的存在制约了电子档案管理的发展，是需要水库在电子档案管理工作中进行改进的。
2.1管理人员对电子档案重视程度低
在当前的水库档案管理工作中，水库档案管理人员对于电子档案的重视程度比较低，一直以来习惯了传统纸质档案管理模式的员工，对于现代化的电子档案管理的认识比较浅薄，没有充分了解到电子档案对于水库档案管理工作的重要意义，因此，在很大程度上，管理人员对于电子化的档案管理缺乏足够的认识，他们在具体的工作中所开展的电子档案管理工作水平也会下降。
2.2电子档案技术管理问题不到位
电子档案管理工作的开展还需要档案管理工作中实现一定的技术支撑，电子档案实现了档案管理的无纸化办公，不仅将传统档案中的内容复制到电子文件中，同时还要进行精密的档案安全保管，保障电子档案的安全。因此，在水库档案管理工作中要想实现档案的电子化管理，还需要水库发展中具备强有力的电子技术支持。但是，就当前水库电子档案管理工作发展的具体情况来看，水库管理工作方面的电子技术支持还非常落后，由于掌握专业的电子技术的人员数量不足，电子技术使用所需要的资金支持力度有限，电子设备老化，新型电子设备技术的数量比较少等情况的存在，这些都直接制约了水库电子档案管理工作的实现，影响了电子档案管理工作的发展进程。
2.3电子档案管理人员能力素质存在不足
在水库的电子档案管理工作的开展方面，不仅需要技术，资金的支持，还需要专业的电子档案管理人员来为档案管理保驾护航。随着水库开展电子档案管理的需求不断增加，如何在电子档案管理工作中保障管理质量，提升管理水平，这些问题基本全都需要具体的档案管理人员来实现。就目前水库电子档案管理工作的发展情况来看，档案管理人员对于电子档案管理技术的掌握程度还比较低，他们在进行具体的档案管理工作的过程中，由于缺乏技术支持和专业的电子档案管理知识，导致了他们的电子档案管理能力差，制约了整体的电子档案管理工作水平的发挥。此外，当前水库的档案管理人员普遍文化素质偏低，他们在对新型的电子档案管理技术学习的过程中，学习能力较差，这也影响了他们掌握先进技术的能力，制约了电子档案管理工作在水库中的发挥。
3做好水库电子档案管理工作的对策
水库发展中对于档案管理工作的要求比较高，当前信息化发展的大背景下，电子化的档案管理已经成为档案管理工作的大趋势，但是水库在进行电子档案管理工作方面还存在着很大的不足，针对这些存在的问题，未来水库做好电子档案管理工作需要从几个方面入手。
3.1重视电子档案管理工作的建设
重视电子档案管理工作的建设，需要档案管理人员和水库的整体管理工作等多方面进行努力。作为档案管理人员，应该从自己的管理思想和管理理念角度入手，充分认识到电子档案管理如今已经成为大难管理工作的大势所趋。此外，上级部门对水库电子档案管理工作有足够的认识，加大对电子档案管理工作发展的宣传力度，通过对档案管理人员进行培训，宣传，培养他们充分认识到做好电子档案管理工作的重要性。重视档案管理工作还需要从制度领域入手，设定更加与时俱进的电子档案管理制度，用制度的手段规范电子档案管理的工作流程。
3.2做好对电子档案管理工作的技术支持
这就需要从两个方面进行努力，首先，技术支持需要专业的技术人员对电子档案管理系统进行建设，水库可以针对性的聘请专业人员建设一套完善的电子档案管理系统，并且聘请专职的技术人员对系统进行定期的维护和更新，保障电子档案的保密性和安全性。其次，做好电子档案的安全管理，还需要水库投入一定量的资金支持电子档案系统的全面运转，提升电子档案的运行水平和整体能力，保障电子档案的运行更加专业化，精细化。
3.3强化对电子档案管理人员的培训
在培训工作方面，水库需要根据现行的电子档案管理需求和管理问题针对性地设计培训方案，对于具体的档案管理人员从技术、文化，以及思想理念等方面对他们进行培训，让他们在掌握先进管理技术的同时，也能够从思想理念方面与时俱进地发生转变，更好地适应电子档案管理工作的需求。此外，在水库的发展中，还可以适当地引进掌握先进技术的电子档案管理人才，提升整体的管理团队实力。
4结论
电子档案管理是水库档案管理发展的大势所趋，水库方面需要针对目前存在的问题，做好相应的管理对策，提升档案管理水平，促进水库的全面发展。
参考文献：
[1]陈鲜.南江水库电子档案管理初探[J].经营管理，2014，33（4）.
电子档案管理方式范文第8篇
【关键词】纸质档案；电子档案；双轨制管理模式；差异
档案是直接形成于社会实践活动的原始的记录，档案是由文件有条件地转化来的，档案来源广泛，内容丰富，形式多样。在信息技术与网络不断发展的数字化时代，电子文件发挥着越来越重要的作用，电子文件的产生、形成、归档及传送、保管均与传统的纸质档案有所不同。本文对纸质档案和电子档案之间的差异作出比较，且对双轨制的管理模式作一探讨。
1 电子档案与纸质档案存在方式的差异
纸质档案基本上以传统物理形式存在，而电子档案中的一部分内容是由纸质档案经过数字化转化而来的，是以全数字化形式存在的信息。电子档案与纸质档案有相同的本质，都是文件存在的一种方式，是信息与载体的统一体，都具有物理实态的特征，电子档案和纸质档案都是形成真实活动的记录，有参考利用价值，需要存档备查。但是电子档案在记录方式上有许多不同于其他载体档案的特性，如依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统，不可直接识别；信息存储的高密度；载体的多样性；信息共享性；信息与载体之间的可分离性等。
由于存在形式的不同，在形成档案之前的涉及的内涵属性不同。传统形成的纸质档案如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性，也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文档有条件地转化成可保存的原始档案同时也会涉及很多技术理论层面。
2 纸质档案与电子档案归档、整理方面的差异
纸质档案的归档只需要将文件材料定稿及正本收集齐全，整理归档即可。电子文件除归档文件定稿及正本外，还必须归档元数据。电子文件的元数据是指在电子文件形成、管理、利用过程中形成的一些列关于电子文件数据的数据，主要包括管理型、描述型、维护型、技术型、利用型等数据。电子档案是靠计算机系统来进行管理，不同于纸质档案在档案库房的管理方式，如不将元数据归档，电子档案的管理将无法进行。电子档案的归档比纸质档案复杂，接收方式采用向档案部门移交软盘、磁带或光盘，或进入档案部门网络规定地址，档案部门则需配置专门的电子文件格式转换设备，对归档的文件进行转换，以解决不同格式电子文件的识读问题。
纸质档案的整理一般是对已立卷归档的案卷进行排列、编号以及分类等系统化的整理，并将其结果编制案卷目录的方式固定下来，经整理后形成的实体分类系统能够为查找档案提供方便。在电子档案的整理上，由于电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的规整，所以电子文件的整理在归档前就由各部门有序的将电子文件分类、标引、组合，并对电子文件进行分类和编号，组织建立数据库。对于脱机保存的归档电子文件，其整理工作主要就是组盘，按一定规律，将相关文件通过拷贝组合到同一磁盘，光盘或磁带等载体上。
3 纸质档案与电子档案存放保护的差异
纸质档案一般只需要配置木质或铁质档案柜保存，对保存环境进行温湿度控制，采用必要的防光、防虫鼠、防盗等措施就可以了，保护的是纸张，因为载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质文件的形体，以文字记录的信息就能得以保存，就可以人工识读，而且不宜更改其原始性。电子档案的保存条件和环境要求与纸质档案不同，因为其载体不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温、湿度，防磁性等其他条件的要求很高。在存放环境和防护设备方面除进行温、湿度控制、防光、防虫鼠、防盗等措施外，还应满足防强磁干扰、防机械磨损、防强烈振动、防病毒入侵等的要求。
4 纸质档案与电子档案利用方面的差异
纸质档案的利用是对档案文本的利用，档案载体是实体，具有相对的稳定性，不易更改或伪造。利用途径通过提供档案原件、副本，利用方式是档案的阅览服务、外借服务、档案目录信息服务、档案咨询服务等。电子信息技术的运用改变了传统文件的利用方式，使档案信息的利用不受时间和空间的限制，不仅可以提供原件电子阅览，而且能够根据利用者的需求对其中信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等。档案人员还可以按照一定专题对电子档案进行编辑，形成档案汇编或其他形式的编研成果提供利用。利用方式包括向利用者提供可复制所需档案信息的磁盘及光盘、从网上传输、通过电脑上的用户界面直接提供利用等。
5 纸质档案与电子档案双轨制管理模式探讨
虽然利用电子档案有很多优点，但也带来了一些新问题，如数据的易消失性、信息的不安全性、信息的易改动性、信息的易出错性等，由于这些问题的存在，决定了电子档案不能替代纸质档案，两种档案管理方式有各自的长处和短处，二者可以相辅相成、优势互补。为了更好的进行档案管理，在电子档案归档的同时，要求纸质版档案也要归档，这就很好的保证了在电子档案信息丢失的情况下，也会有纸质版的档案记载档案内容，二者之间不存在谁取代谁，二者相结合的利用将会同步发展下去。
总之，在现代信息技术迅速发展的条件下，档案工作者应转变传统的单一制档案管理方式，采取电子档案与纸质档案双管齐下的管理方式，在做好传统的纸质档案管理工作的同时，充分认识电子档案管理的优势，熟练掌握计算机网络技术、数据库管理、电子档案管理及保护技能，充分开发电子档案信息资源，维护电子档案的安全，与时俱进，不断提高档案管理水平。
【参考文献】
[1]游兰菊.电子文件与纸质档案的差异与管理[J].枣庄学院学报.
[2]于虹，李伟佳.浅析电子档案与纸质档案的区别[J].经营管理者.
电子档案管理方式范文第9篇
高校档案管理部门必须要重视电子档案管理技术的应用，保证可以提升电子档案管理工作效率与质量，逐步解决电子档案管理中存在的各类问题，少其中存在的各类问题，逐渐提升其发展效率，增强高校档案管理工作效果。
1 高校电子档案分析
当今时代，科学技术迅猛发展，在信息化、现代化建设步伐加快的今天，办公自动化和电子政务已应用到各个行业领域中。无纸化办公掀开了电子文件与电子档案管理工作的新篇章。目前各高校基本已普及运用办公自动化系统，电子文件的产生已然是高校政务信息的主体，也是高校办公过程中的主体。电子文件对传统纸质文件的大量取代，给高校档案管理工作带来了新的挑战。如何应用现代的科学技术，做好电子档案的管理，成为我们面临的新课题，亟待我们在实践工作中不断研究、探索和总结，本文就此做一探讨。高校电子档案是按照相关规范对凭证信息或是高校历史背景等进行把偶才能，利用电子形式对其进行处理，生成电子文件。电子档案与电子文件不同，电子文件在实际储存的额过程中，可以完全代替纸质的档案，并且与电子档案共存。
2 高校档案管理中电子档案管理问题分析
目前，高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，还存在较多难以解决的问题，无法提升电子档案管理效率与质量，难以提升高校档案管理效果。具体表现为以下几点：
第一，工作量较大。一是档案工作人员需要对大量电子文件进行鉴定，只保留有价值的文件进行保存，在实际工作期间，会耗费大量时间和精力；二是因缺乏相应的电子档案管理数据库、服务器等设备，大部分高校的电子档案管理沿用传统的物理存储方式，保管方式落后，整理强度大，不利于检索利用。
第二，电子档案管理信息化程度较低。我国高校档案管理人员开展相关工作，经常会出现电子档案管理信息化程度低的现象，无法利用高效便捷的方式开展相关工作，导致电子档案信息数据利用效率降低[1]。
第三，电子档案标准程度不足。目前，部分档案管理部门在开展电子档案管理工作的过程中，还没有制定完善的标准化管理制度，不能积极应用各类方式提升档案管理标准化程度，难以增强高校电子档案管理效果，甚至会出现一些难以解决的问题。同时，在高校电子档案管理期间，相关工作人员不重视电子档案管理技术的应用，无法提升其工作效率与质量。
第四，电子档案远程传输频繁，存在安全隐患。目前，高校大学生的入学量较大，并且信息量较多，在实际工作过程中，需要档案管理人员做好就业与入学等档案管理工作，这就需要档案管理人员利用远距离传输的方式提升其工作效率，然而，在远程传输频繁的情况下，高校档案信息的流动率逐渐提升，导致出现安全问题。
3 电子档案管理在高校档案管理中的应用措施
在高校?子档案管理过程中，必须要制定完善的管理制度，保证可以提升高校电子档案管理工作效率，增强其管理效果。
3.1 制定安全性管理制度
高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，必须要制定完善的安全管理制度，保证可以提升确保电子档案的安全性。例如：定期对电子档案进行维护与检查，无论是硬件设施还是软件设备，都需要建设完善的网络安全管理体系，保证可以增强其安全性。同时，还要建设网络安全管理人才队伍，使其可以更好的对电子档案安全性进行管理[2]。其次，各高校要高度重视档案管理人员思想政治建设工作，阶段性的开展多种形式的档案安全培训工作，让档案管理人员树立牢固的安全意识。
3.2 树立正确的管理观念
高校档案管理人员必须与时俱进，要树立正确的电子档案管理观念，保证可以提升档案管理人员的思想素养，要有创新的观念、改革的精神、发展的眼光看待电子管理工作中存在的问题与缺陷，在完善管理制度、改进管理方式等方面作谋划。利用电脑及现代信息技术建立电子档案库，利用网络管理等方式和途径，为电子档案管理现代化铺平道路。，逐渐提升其发展效率。首先，档案管理人员利用电子档案技术，保证可以提升电子档案技术的应用效率，增强其发展效果。其次，档案管理人员必须要重视电子档案思想政治建设工作，阶段性的开展安全培训工作，利用各类方式为电子档案管理人员树立安全操作意识，使其可以在一定程度上，熟练掌握操作技巧，进而达到预期的管理目的。
3.3 创新电子档案服务手段
首先，通过各种学习培训，使档案管理人员能熟练掌握电子档案管理业务知识，掌握电子档案管理技术，进一步提升电子档案的应用效率。其次，高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，必须要创新电子档案服务手段，保证可以提升其工作效率与质量。一方面，需要档案管理人员做好电子档案整理工作，对于不合格的电子档案，需要予以重新加工处理。另一方面，档案管理人员需要重视电子档案应用质量，构建媒体与信息整合的服务体系，进而提升其工作效率与工作质量[3]。
3.4 加大电子档案的投入力度
高校电子档案管理工作要实现高效率的信息化管理，就必须加大档案管理资金的投入力度，配备先进的档案管理软件与硬件设施。硬件方面要配备计算机、打印机、复印机、扫描仪、照相机等现代办公设备；软件方面要配备先进的档案管理软件与档案信息利用平台，切实满足电子档案管理工作的相关要求，实现档案存储介质的多元化发展，有效保障电子档案管理工作的稳定性与便捷性。
高校档案管理人员在应用电子档案技术的过程中，必须要加大投入力度，逐渐提升档案管理工作质量与工作效率。在此期间，高校档案管理人员必须要制定完善的电子档案投入制度，逐渐创新其管理方式，进而提升高校档案管理工作效率与质量，加大资金的投入力度，为其后续发展奠定基础。
电子档案管理方式范文第10篇
关键词：电子文件；档案化；管理；维护
电子文件档案管理相对于传统档案管理有很大的优势，它是通过网络这一媒介去完成一系列的程序过程，大大提高了工作效率；但对于电子文件档案的管理需要专业很强的人员才能够完成这项工作，对于善于传统档案管理人员来说，冲击力很大，但同时也有利于提高员工的工作能力。对于电子文件档案的管理，要做好备份和安全工作，善于电子文件档案的保管和维护。
1 电子文件档案化管理的概念和模式
1.1 电子文件档案化管理就是指在传统档案管理经验和形式基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行文件级的管理，对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，并相应的成立地区性、部门性电子文件中心或电子文件档案馆，本着服务社会，回报社会的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。
1.2 电子文件档案化管理模式应采取先进的技术和理念，以虚拟、开放、灵活的手段来管理电子文件档案。专业档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段对各个单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理，并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案，电子文件形成部门（全宗构成者）以定期或不定期的方式，把日常产生的电子文件档案信息，以标准化的格式通过网络传递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、编目，分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里，在必要时档案信息还可以脱机存储到其它更安全的介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。档案部门对电子文件档案信息采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理。档案部门为信息存储单位提供信息查询功能，并进行用户确认，以确保档案的完整与安全。
2 电子文件档案化管理与传统档案管理的区别
2.1 归档时间不同。传统档案都是需要在规定的时间内进行归档，而电子文件档案的归档时间较为自由，在文件办理完成后，文件形成部门可以随时通过网络将文件发给档案管理人员，然后档案管理人员按照标准对文件进行电子化管理，设定档案名称，方便日后的查找利用。这样一来，有利于增加档案的完整度、提高文件的归档率，避免漏掉文件的归档。
2.2 归档方式不同。传统档案管理是将文件进行收集整理后，然后根据目录存放指定的位置就可以了。而电子文件档案是利用互联网技术对文件进行编辑修改，无法固定载体，会造成某些鉴定文件原始凭证性的关键信息的模糊不清。因此，在电子文件形成档案过程中要进行信息和身份的认证，还要做好保管和维护工作，保证电子文件档案内容的完整性和真实性。
2.3 保管方式不同。传统档案的保管方式是将整理好的档案放在档案袋里，存放在档案室中，而电子文件档案的保管方式则是将文件档案以文件夹的形式存在计算机中，但是电子文件档案会由于多媒体的老化、存储介质的改变而发生无法读取的现象，为了避免对文件档案利用的影响，可以在电子文件档案形成之前，输出一份纸质的档案用来备份，但根本上的解决办法还是档案工作人员在接受到文件后，就要进行文件的格式转换，用通用统一的格式进行存储，以适应计算机的发展速度。
2.4 电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
2.5 查询和利用方式不同。传统的文件档案的查询和利用都是通过到指定的地点才能够完成，而电子文件档案的查询和利用就方便的多了，只要身边有一台电脑，就能都迅速地饿完成文件档案的查询以便使用。但电子文件档案的使用是对使用者有一定的要求的，只有使用者注册相关账号成为电子文件档案的会员，在登录过程通过身份验证后，才能够查询有关的电子文件档案。
3 电子文件档案的保管和维护
3.1 搞好电子档案载体的存放环境。电子档案载体应存放在防磁性能好的专用柜架内，环境温度可控制在15℃-24℃，湿度保持在45%-60%。同时注意防尘、防火、防有毒气体等库房“七防”工作。
3.2 做好备份工作。由于电子文档的稳定性较低，所以做好电子文档的备份工作是十分必要的，否则一旦出现异常，造成电子文档的丢失，就大大降低电子文档的使用率了。具体的做法是：对文件进行两份或三份的多套备份，并且要分开保管；还要及时定期的对电子文档的载体进行检查和更新。
3.3 做好安全保密工作。首先，防止电脑网络上“黑客”们的攻击。现在黑客技术和手段越来越高明，仅靠一道简单的密码是根本阻挡不住黑客的，国内外一些部门采取设置“双层电子门”的办法，除使用磁卡身份证对访问者验明正身外，还要设置电子密钥，使用个人活动密码。纵使如此，也不能保证其百分百不被黑客高手入侵，所以还应使自己的电脑网络系统具有良好的逆流跟踪查找功能，以便及时查出黑客行踪，逮住恶意的黑客，给予法律上的制裁，这样可以起到威吓作用，使黑客们不敢入侵破坏系统。其次，还要严密防止计算机病毒。
结束语
将电子文档推行到现代的企业中，是我们长期的工作，要努力实现企业的文档电子化。电子文件档案实施有效的管理对整个档案部门都有重要的意义。同时，档案部门在对电子的文件档案实施管理时，还要和各个部门以及各个行业的专业人员相互配合，使他们的档案法律意识有所增强的同时，还能推动电子文件走向社会化、网络化等现代化方向。有利于管理电子文件的工作顺利开展，还能为电子文件的资源信息共享做出贡献。
参考文献
[1]柳向红.电子文件档案化管理的特点[J].兰台世界，2005（11）.
[2]韦艳.电子文件档案化管理探究[J].吉林省教育学院学报，2010（5）.
电子档案管理方式范文第11篇
【关键词】档案管理；电子档案；管理模式
随着科学技术的进步人类社会已经进入到了信息时代，电子计算机和网络技术渗透到了工作和生活的各个领域并且极大的提高了工作效率。同时，电子档案管理与国际接轨逐渐成为信息时代的趋势，档案工作者正在面临新的挑战和机遇。西方一些发达国家电子档案管理在管理理念、管理模式以及相关法律法规上具有国际先进水平，电子档案管理机制及相关规范、标准、法规都比较完善，档案资源的服务比较精细化，档案的开放和利用方式也较丰富采，而我国电子档案管理还相对落后。因此，需要在总结国外先进电子档案管理共同发展规律和趋势的基础上，来为我国电子档案管理制度完善、管理模式的确立提供借鉴。本文选择美国、日本和澳大利亚等国家作为案例研究对象，从电子档案管理理念、模式以及相关法律法规三方面和国内情况进行对比分析，总结国外的成功经验并对我国电子档案事业的发展提出进一步完善的建议，这对提高我国电子档案管理水平和档案事业的发展具有重要的意义。
一、中外电子档案管理理念比较分析
（一）国外电子管理理念
目前，一些信息技术比较发达电子档案管理水平比较高的国家大多采用前端控制和全过程管理的理念指导电子档案的管理。电子档案前端控制，是基于电子文件生命周期理论（电子文件可以划分为设计、形成和维护三个阶段）提出的，指档案管理工作要再电子档案的形成之前就进行介入，贯穿于整个运行和归档管理过程中，建立起统一标准、相对独立的运行模式，从而保障电子档案真实性和完整性。前端控制理念更加注重文件从孕育到生成的整个动态过程，强调文件跨时空的保管和利用，同时强调电子文件管理过程中各环节责任上的连续，以及电子文件管理中各主体之间的相互协调配合。前端控制理念要求对电子档案的管理要从源头上进行把握，以相互之间关联的视角看待电子档案，在系统设计阶段就要把可能的管理功能纳入其中，以免造成后期的资源大量浪费。该过程对于电子档案管理意义重大，改变过去分环节阶段性管理为协同管理，而协同的关键在于预测后序可能出现的问题使之提前得到解决，尽可能把电子文件各阶段的管理要求放在系统设计阶段予以考虑，来实现功能合理的电子文件管理系统；全过程管理理念要求对电子档案从产生到永久保存或者销毁的整个生命周期的全过程都要进行管理，对各个阶段的管理活动进行控制、管理要素进行统筹安排、充分利用各种资源，追求信息资源的最佳效益。
（二）我国电子档案管理理念
我国电子档案管理实践中奉行电子档案与纸质档案整合的管理理念，即针对纸质档案与电子档案各自不同的属性以及特点，将电子档案与纸质档案进行一一对应集中统一管理。电子档案与纸质档案有着各自的优缺点，电子档案具有接收方便、归档及时、信息存储的密度高、存储的方式多样、共享性强等优点，但同时也具有对计算机软硬件环境依赖性强、信息易丢失、易被无痕迹更改等缺点。纸质档案具有载体性能相对稳定、保存时间长、内容不易被修改等优势，但具有文件形成的周期长、检索不便、整理难度大、存储密度小、共享性较差等不足。对电子档案与纸质档案进行整合的管理可以扬长避短，形成优势互补的良性发展关系。目前我国实行电子档案归档时将相同内容的纸质档案一并保存，这样既可以保存具有真实性可靠性的纸质档案，又可以充分发挥电子档案在检索、利用等方面的优势。
二、中外电子档案管理模式比较分析
（一）国外电子档案管理模式
国外电子档案的管理模式主要有机构自行分散管理模式和档案馆集中管理模式。采用机构自行分散管理模式有日本，而美国和澳大利亚则采用档案馆集中管理模式进行电子档案的管理。机构自行分散管理建立在文件连续体理念的基础上，是指电子档案存放在档案形成部门。部分机构设置档案室来负责接收、管理各部门档案，或者只负责管理机构历史档案等。这种管理模式有助于避免文件管理和档案管理相互分离，把文件管理与档案管理整合到一个连续的过程中；档案馆集中保管模式，即将应归档的电子档案及其载体集中保管到档案馆。根据文件的生命周期对文件进行管理，对于处于现行使用阶段的文件由文件形成机构进行保管。而对于失去现行使用价值的文件交由档案馆进行保管来避免文件生成机构因为其失去暂时的使用价值而对其疏于保管造成的资源破坏，也不利于档案的综合利用。美国于1998年开始启动美国电子文件档案馆项目（ERA），该项目是由美国国家档案与文件署专门针对联邦政府电子文件的持续采集和长久保存而开发。电子文件档案馆将作为集中永久保管文件的专门机构，在电子档案管理链上占据至关重要的位置，在协调全国电子档案管理系统方面发挥着枢纽的作用。2005年文件属与著名的军工企业洛克希德・马丁公司合作，于2011年完成了ERA基本的系统建设和数据准备，2011年9月与IBM建立合作，标志着ERA开发阶段的结束进入操作与运营阶段，文件属还制定了《ERA运营与维护工作草案》对开发商在该阶段的任务进行了部署，还要求大部分美国联邦机构工作人员使用该系统对文件和档案进行管理与移交，公众则可以OPA检索系统对收录的电子文件进行检索。
（二）我国电子档案管理模式
我国对于电子档案的管理模式还处于不断探索中，目前的情况是大多数企业采用机构自行分散管理模式，政府部门和事业单位大多采用档案馆集中管理模式。电子档案管理方式主要采用双套制，即将具有重要凭证作用和长远保存价值的档案采用电子和纸质两种载体同时存储和管理。国家档案局、中央档案馆的《电子文件归档及电子档案管理办法（征求意见稿）》中规定，具有保存价值的电子档案必须适时生成纸质档案等硬拷贝，进行归档时也必须将电子档案以相应的纸质档案等硬拷贝一并归档。
三、中外电子档案管理法律法规比较分析
（一）国外电子档案管理相关法律法规
美国等信息化程度较高的国家的电子档案管理水平处于领先地位，电子档案管理方面的相关法律法规体系也比较健全，因此，选其作为样本进行研究。美国法律法规对政府、组织和个人的电子档案信息都做了相关规定。美国电子档案相关法律中主要代表性法律有以下一些（见表1）。
（二）我国电子档案管理相关法律法规
经过党和政府以及档案工作者不断的努力已经逐步将电子档案管理纳入法制化进程。我国电子档案相关法律中主要代表性法律有以下一些（见表2）。而后还相继出台了一系列相关的法律法规包括：《电子签名法》、《电子认证服务管理办法》等。
四、结语
目前我国电子档案事业发展快速，但在其发展和建设中应及时增补有关电子文件归档管理实施办法、电子档案安全保护、电子档案利用管理办法等一系列的配套的规章制度。目前集中―分散式电子档案管理模式适应我国的档案管理体制。但国外电子档案管理前端控制和全过程管理理念有助于保障电子档案信息的内容真实、信息安全以及利用的便利，电子档案管理机制及相关法律法规、标准也比较完善，档案的开放和利用方式多样化等先进性都给我国档案管理提供了宝贵的借鉴。
参考文献
[1] 李铭.档案化管理前端控制和全程管理的核心[J].浙江档案，2005（11）.
[2] 安小米.国外电子文件管理模式及其特点研究[J].山西档案，2006（5）.
[3] 王玉超.中外电子档案管理的比较研究[D].吉林大学， 2009.
[4] 高建军，蒋知瑞.中美电子文件保护法律法规比较[J].黑龙江档案，2010（2）.
[5] 肖秋会，沈茜.美国电子文件档案馆项目（ERA）进展[J].信息资源管理学报，2012（2）.
[6] 李香仙.美国与欧盟电子档案管理立法情况述略[J].黑龙江档案，2012（4）.
电子档案管理方式范文第12篇
关键词：电子档案电子档案管理电子档案利用
中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：
一、加强电子档案管理的重要意义
电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。
1、加强电子档案管理，有利于节省人力物力
在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。
2、加强电子档案管理，有利于提高服务质量
档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。
3、加强电子档案管理，有利于满足多样化需求
随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。
二、电子档案使用的主要途径
电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。
1、提供拷贝。拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。
2、通信传输。通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。
3、直接利用。直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。
三、做好电子档案管理和利用的主要措施
由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。
1、建立档案利用制度，整合各类档案资源
要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。
2、规范档案利用方式，避免不可挽回损失
电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。
3、建立“双套制”模式，确保重要信息完整
所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。
4、加强工作人员管理，提高档案保护意识
电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。
四、结语
现代社会正在跨入“信息时代”，网络技术的广泛利用会产生越来越多的电子档案。电子档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应其规律，加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。
参考文献
电子档案管理方式范文第13篇
1 现代化和电子化档案管理的特点及优点
档案记录了事业单位日常工作的方方面面，在提高事业单位工作效率上有着不容忽视的作用。档案如此重要，其管理也是相当重要的。因此，如果能够进一步提高档案管理水平，推进档案现代化和电子化进程，意味着档案管理的水平会有突飞猛进的发展。档案管理现代化是档案管理水平提升的基础。档案管理不再是以前的单纯的纸质媒体，而是多种档案管理手段的综合应用。档案管理的现代化是加强档案管理综合管理水平的重要方面。在收集、检索和应用等档案功能发挥作用的时候，档案管理的现代化也就体现出了对比传统的档案管理方式的优势。档案管理的电子化，即计算机和多媒体化。传统的纸质档案肯定不能适应当今社会发展的需要，因为纸质媒体不适宜携带，不容易综合处理数据，而且容易损坏，电子档案就发挥出了它的重要作用。电子档案对比传统档案的优势体现在很多方面。一是在收集方面。电子档案更容易接收和存储档案信息，而且不需要占用物理空间，只需要存储在电子设备就行，不会造成空间的浪费。各种档案都可以统一进入到电子档案进行管理，这比传统的档案管理方式在时间和空间上有明显的优势。二是在处理和选择档案方面。电子化了的档案比传统档案更加方便和快捷。电子化档案随时可以从电子设备上抽调出来供工作使用，而且在选择信息的时候只需要点击相应的功能键就能处理大批量的数据，而且准确无误，这是传统的档案管理方式无法比拟的。三是在加工方面。如果电子档案需要综合处理或者修改数据，随时随地都可以进行，而纸质档案则没有这么方便的功能。遇到特殊或紧急情况，传统档案不能满足迅速发展的社会需要。
2 我国目前档案管理的现状及不足
虽然目前我国的现代化和电子化档案管理方法比传统的档案管理方式具有不可比拟的优势，但是这种档案管理方式还是存在着诸多问题。首要面临的问题是规范化问题。我国目前的现代化和电子化档案管理方式不具有规范性。具体表现在工作人员处理电子化档案的方式上面。大家知道电子化档案容量小，方便携带，但是某些工作人员大手大脚，不重视电子档案的安全性和机密性，随意处置档案，这就容易造成档案的遗失和泄露。某些工作人员只知道上传电子档案，但不知道如何规范有效地存储电子档案，重要数据没有备份，这就容易造成一旦电子设备出现故障，那么电子档案就会出现遗失的情况。而且，一旦电子存储有电子档案的设备遗失，就会造成档案泄露，给事业单位和国家造成不必要的损失。因此，提高档案管理人员的综合素质极其迫切和重要，要加强工作人员的培训和学习，确保他们意识到档案管理的重要性，要时刻保持警惕，防止档案遗失或泄露，改变他们传统的档案保存理念，使工作人员能够跟进档案管理的现代化和电子化进程。在这一方面，事业单位需要加强对档案管理人员的培训，让他们学习新的档案管理方法和思路，让他们认识到档案管理不是一项简单的保存档案的工作，而是具有极高的科学性和管理性的工作，只有改变档案管理人员的工作态度，提高档案管理人员的管理水平，才能跟上现代化和电子化档案管理的发展趋势，才能提高事业单位工作的效率。
上面的论述已经提到电子化档案的安全性问题，一是档案管理人员的问题，二是电子技术本身存在的一些问题和漏洞。一些事业单位没有与时俱进的思想理念，没有及时更换老旧的电子存储设备，这就容易导致一旦电子设备出现问题和故障，那么存储在里面的电子档案必然受到损坏和遗失。一些事业单位电脑落后，处理速度慢，这必然影响到档案数据管理的处理效率。另外，计算机的软件没有更新，导致一些档案数据出现错误，给档案管理带来了不必要的麻烦。这就要求相关的事业单位能加强档案管理意识，及时更新电子存储设备，及时维护档案数据，做好必要的备份，保证正常的档案处理管理工作有序稳定进行。
3 提高档案管理水平的途径
首先，我们必须明确即便是再现代化和电子化的档案管理方法，也需要档案管理人员的处理和数据分析。因此，事业单位要把提高档案管理人员的管理水平作为档案管理工作的首要工作来抓。当今社会是信息化和电子化的时代，档案管理也必须加强信息化和电子化。如果档案管理人员没有相应的理念，是不可能适应现代化的档案管理模式的。因此，事业单位应该加强对档案管理人员的培训，提高他们的档案管理水平，转变他们传统的档案管理思想和理念，让他们学会如何应用好电子设备来处理庞大的档案数据，而不是简单地存储档案信息。提升档案管理人员综合分析处理档案信息数据的能力，是事业单位提高工作效率的首要任务。
提高目前档案管理水平的第二个方面是要确保电子档案信息和数据的安全性。电子设备比起传统的纸质档案虽然方便快捷，但是电子设备一旦出现故障，对档案信息和数据具有毁灭性的损害。因此，安全对于档案信息来说必须作为基本任务来重视。首先，要想确保档案信息和数据的安全，要从档案管理人员入手，提高档案管理人员的安全意识。加强对档案管理人员的电脑技术培训，让他们学会如何综合分析处理数据，如何维护档案信息，以及遇到电子存储设备故障应该如何应对等方面的知识。其次，提高电子档案存储设备的时效性。要经常及时更换老旧的电子存储设备，应用最新的软件，及时更换必要的硬件设施，保证电子设备的运营能够配合日常的工作需要。这就需要事业单位提高工作管理意识，加强对档案管理工作各个方面的投入，力图改善现有的档案存储环境和处理数据的局限性。把档案管理工作放在日常工作的重要位置，确保档案信息数据的应用及时和有效。
电子档案管理方式范文第14篇
[关键词]档案、发展，电子时代
中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）09-0334-01
引言
大数据时代的到来，对国家经济发展、信息发展、企业规模化管理，普通人生活都带来巨大的改变，以及全球文化经济发展都与其关联密切，这种发展让档案管理工作面临巨大的改变。尤其是电子档案的发展，不断冲击着传统档案管理模式，同时，传统档案又弥补了电子档案管理中的不足之处，因此，只有将传统档案与电子档案的管理进行有效的互补，才能让二者的优势得以发挥。
一、传统档案与电子档案的差异
（一）传统档案与电子档案共同点
电子档案与传统档案的共同点主要表现在：第一，电子档案和传统档案是以实体形式存在；第二，电子档案和传统档案都是对当时社会中出现的事件变化，以及个人信息进行真实记录；第三，电子档案和传统档案记录的信息和事件主体紧密相连。两种档案在管理工作过程中彼此取长补短，通过创新共同发展。同时，在发展过程中，电子档案将传统档案的作用进一步完善，为档案工作的顺利进行，及真实的记录社会发展，为客户提供更便捷的服务，创造更多的有力条件。
（二）传统档案与电子档案不同点
传统档案与电子档案不同点主要表现在：第一，电子档案的储存容量比较大，并且占据的空间比较小，传统的档案管理恰恰和电子档案管理相反，传统的纸质档案管理不但信息储存容量小，而且占据的空间大；第二，电子档案不仅能把大量的文字进行保存，还可以把一些图像或者语音进行保存，图像和语音的保存形式，是传统的纸质档案管理模式无法胜任的；第三，电子档案的查找方式，运用起来快捷，方便，只要输入个人信息，便可以完成查找，提高了档案管理人员的工作效率。而传统纸质档案在查找资料时，要根据客户的需要，去查找原有的记录，再根据记录，档案管理员再去档案管理室去查找客户需要的档案方式比较繁琐，既浪费时间，又浪费人力。
二、传统档案与电子档案的发展与互补
（一）电子档案的发展与管理优势
随着电子信息的快速发展，电子档案的使用率越来越高。由于电子档案的发展弥补了传统档案工作中的一些缺陷。如医院的电子病历建立，弥补纸质病历无法把一些图像进行记录的缺陷，而且医生只要输入患者名字，就可以找到患者病历，上一次检查结果或就诊治理的内容就会出现，两次检查结果对比，可以让医生及时准确的做出判断，即为患者节约了时间，也提高了医生的工作效率，医院电子档案的实施，让管理优势得以体现。
（二）专业人才的培养
传统档案和电子档案的管理，都需要专业技术人才。只是传统档案管理对工作人员的要求，滞留在原始意识下，工作人员只要具有对工作认真负责的态度，能把复杂的档案根据不同的内容进行分类整理，并把档案标上编码，做好记录，便于今后查找，就能胜任此项工作。这种工作方式，已经不适合电子档案管理的用人标准，电子档案管理工作者不仅对工作要认真负责，还要具有专业的电子操作技能。因此，在大数据发展过程中，档案管理要想跟上时展，就必须适应现代新形势的档案管理方式，引进专业的管理人才和技术人才，对现有工作人员进行培训，让他们及时掌握新的信息技术，只有提高管理人员的专业技术水平，档案管理工作的发展才会更上一层楼。
（三）传统档案与电子档案的互补性
传统档案和电子档案的管理差异虽然很大，但是两者之间存在一定的互补性，电子档案的发展来源于传统纸质档案，电子档案建立初期，离不开传统档案的扶持与帮助。档案信息的资料来源于真实的事件，或者个人简历的记载。这些档案在创建初期，都是以纸质档案的形式记录，通过工作人员的整理、归类后，输入电子档案，电子档案为日后使用提供了方便。虽然这些信息已经存入电子档案，传统档案仍然要把原始资料进行保存，为电子档案出现问题时提供一定依据。同时，电子档案也可以根据客户需求打印成纸质档案来使用。由此可见，传统档案与电子档案两者之间的互补，为进一步完善档案工作的，做出贡献。
结束语
电子档案是通过现代化信息技术的发展而新兴的一种管理模式。随着网络电子信息技术的普及，电子档案的发展也越来越引起档案管理单位的关注。为了更好的服务于社会，电子档案和传统纸质档案要在发展中进行共性互补，弥补彼此的不足。
参考文献
[1] 于晓萍.大数据时代下档案管理的应对策略研究.兰台世界.2014（S5）
电子档案管理方式范文第15篇
从电子文件形成的过程和特点看，电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。根据文件生命周期理论，电子文件的处置阶段（归档）仍应由档案部门集中统一管理。这是《中华人民共和国档案法》有关规定的要求，也是电子文件形成部门的必然选择。
现有的计算机存储设备，容量虽然很大，但面对呈几何级数发展的电子文件，总有穷尽的时候。而且应用软件的更新很快，许多早期形成的文件在新的软硬件环境下不能读取，即使同时期的电子文件也有应用软件不兼容的问题。每个文件形成部门为存储档案信息投入大量的精力，保留旧的设备和多种应用软件，显然从人力和物力上都是一种浪费。所以，电子文件归档工作要走社会化管理这条路，由专业的档案部门去管理。
电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复杂的编码和解码过程，才能提供利用，与载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应，因此，适应现代管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作，对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。
电子文件档案化管理
那什么是电子文件档案化管理呢？电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行文件级的管理，对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，并相应的成立地区性、部门性电子文件中心或电子文件档案馆，本着服务社会，回报社会的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。
电子文件档案化管理模式应采取先进的技术和理念，以虚拟、开放、灵活的手段来管理电子文件档案。专业档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段对各个单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理，并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案，电子文件形成部门（全宗构成者）以定期或不定期的方式，把日常产生的电子文件档案信息，以标准化的格式通过网络传递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、编目，分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里，在必要时档案信息还可以脱机存储到其它更安全的介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。档案部门对电子文件档案信息采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理。档案部门为信息存储单位提供信息查询功能，并进行用户确认，以确保档案的完整与安全。
因此，电子文件档案化管理是由电子档案部门集中统一管理电子文件，对电子文件采取社会化、自动化、标准化、网络化管理，它不由文件形成部门或其它非专业部门来管理电子文件，也和传统的档案管理方式有所区别。
电子文件档案化管理与传统档案管理的区别
首先，电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。
其次，电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。
第三，电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。
第四，电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
