电子档案管理规范范文
电子档案管理规范范文第1篇
[关键词]电子文件档案管理；重要性；方法
建立健全电子文件档案管理机制，是档案部门和档案工作者一项责无旁贷的任务。管理好电子文件档案关系到国家和社会历史记忆的长期保存，极具重要意义。面对电子文件档案的大量形成，研究和规范电子文件档案的管理、利用和电子文件长久保存，这就需要创新工作思路，适应当今信息时代，把电子文件档案管理工作做得更好。
一、归档方法
1.保证电子档案的质量。明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、作数据、检测数据等。
2.保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
3.在内容、相关说明及描述上保持一致。此方法用于归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时。
4.适时生成纸质文件等硬拷贝。具有保存价值的电子文件进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。
二、收集、积累方法
1. 及时按照要求制作电子文件备份。
2. 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。
3. 电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。
4. 电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
5. 电子文件性质代码：R―草稿性电子文件；U―非正式电子文件；O―正式电子文件；N―无纸电子文件；T―文本文件；I一图象文件；G―图形文件；V一影像文件；A―声音文件；M―多媒体文件；P―计算机程序；D―数据文件。
三、电子文件的整理
1. 电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。
2. 电子文件应按《档案著录规则》著录，并制成机读目录。
3. 归档电子文件应填写登记表。
四、电子档案的移交与保管
电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管。v1. 检验。档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20%合格率应达到100%。
2.检验项目。 载体有划痕，是否清洁，有无病毒。核实电子档案的完整性和有效性审核手续。 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。将检验结果填入电子档案人库登记表。检验有不合格的，应退回形成单位，重新制作。
3.移交手续验收合格后，档案保管部门在电子档案人库登记表上签字盖章，一式2份，一份交电子文件形成单位一份自存。
4.保管要求电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件： 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。环境温度选定范围： 14℃― 24℃；相对湿度选定范围：45%―60%。存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。
5.存效性保证。每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。定期检验结果应填入电子档案管理登记表。
6.利用。电子档案的封存载体不得外借。利用时使用拷贝件，利用时要遵守保密规定。利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。
7.电子档案的销毁鉴定。电子档案的销毁鉴定，按国家现行有关规定执行。 电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。非保密电子档案可进行逻辑删除，属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。
8. 统计档案保管部门应及时按年度对电子档案的保管，利用等情况进行统计。
五、电子文件档案管理的重要性
档案工作者应做到对于流动不定的电子文件，掌握它的来龙去脉，证实它的真实可靠，告诉利用者如何在铺天盖地的信息中淘出知识的真金。只有这样，档案职业的地位和档案工作者的作用才会获得应有的社会认可。同时，要结合工作实际需要和未来发展趋势，培养电子文件档案化管理人才，注意招聘一支有档案管理知识，有档案管理专业技术、技能的人才充实干部档案管理队伍，以提高档案工作人员的整体业务水平素质。
电子档案管理规范范文第2篇
【摘要】
阐述了电子档案的优势特点，分析了医院电子档案管理工作中存在的问题，并立足医院档案管理工作实践，就如何将手工档案管理向现代化档案管理过渡，以适应现代医院数字化发展的要求进行了分析，提出了规范管理电子档案的措施和做法。
【关键词】医院电子档案管理 思考
现代信息社会计算机系统作为工具已经与人们的工作、生活紧密不分，在医院随着信息化程度的不断提高，各种新型信息介质和记录方式不断涌现，因此，医院形成了大量以磁盘和光盘为载体，可以在计算机、局域网、广域网进行复制、存储、传递、检索、使用的文字、语音、图片、影像、视频动态文件。收集、整理、管理、利用这些有价值的电子文件是电子档案规范管理所要面临的问题。
在电子文件产生初期的1988年，当时在法国巴黎召开了第十一届国际档案大会，大会的主题就是“新型档案材料”，会议意识到采用新技术的机读档案能为传统档案开辟新路。到了1996年的国际档案大会，会议提出了：档案馆原来只保管实体档案的传统做法和理论原则正在受到“虚拟档案”的巨大冲击［1］。由此可见，电子档案的作用和地位在飞速发展，逐渐为人们所重视。进入到21世纪，人们对各种时效性强、具有高价值的档案信息的需求量越来越大，比如医院这样的机构，各类档案也是种类繁多，形式不一，电子档案呈逐年成倍增长之势。现在，我院档案管理模式是：纸质档案与电子档案并存，计算机网络作为一种高效、便捷、处理庞大信息的现代先进工具被较为广泛地应用，并参与到医院档案管理中。这种模式大大简化了文件材料的收集、整理和归档过程，节约了时间、空间，提高了效率。应用计算机、光盘、硬盘、服务器等高科技存储、检索工具，借助网络信息系统平台，同时也可以便捷地得到所需的档案资料，丰富了档案查借阅手段，有效地提高了档案查、借、阅效率。
1电子文档所具有的共同特点和优势
1.1便于检索，办公效率大大提高
电子档案使用光盘、磁盘作为载体，将信息存储在上面，计算机强大的信息处理能力参与到文书档案管理，最明显的优点就是解决了在传统档案管理中人们使用手工操作时出现的信息收集不完整、漏抄、字迹不工整等问题，改变了过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的公文收集、公文处理，节约了人力，也提高了准确性。
1.2电子传输跨越时空，实现了资源的共享
电子档案在进行档案管理的时候，按照资料的分类进行收集、统计和查阅。因此，电子信息化管理相比传统的管理方式，检索效率高，同时还可以将诸如档案收集、查询、统计等功能与具体业务密切关联，快速查找，使档案利用更加便捷、充分、及时。
1.3存储时间长，节省资源，信息易于保管
与纸质载体相比，电子档案使用高科技材料制成，不仅能够防潮、防止虫蛀，而且可以重复使用、节能、环保、使用寿命长，解决了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的现象。电子档案最大的优点是存储在DVD、光碟、硬盘等电子设备上，占用的空间小，操作简单，不需要占用大量的人财物力［2］。
1.4流程化的业务处理将档案管理规范起来，强化了制度的执行
办公自动化软件的应用使大多数的数据是由协作工作流程执行过程中自动生成的，为医院档案管理提供了一个规范的工作过程的管理平台［2］，因而档案制度得以规范执行。
1.5传输安全性提高
传统的档案传输是靠人力，在传输过程中不免会出现资料的丢失，费时费力，安全性也随之降低。电子传输不仅保证文书档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象。
2电子档案管理中存在的问题分析
电子档案虽然优势明显，但是我院档案室在近年的工作中意识到电子档案的产生、收集、管理、利用与各部门密切相关；与各种软件、硬件的配备密切相关；与管理密切相关。各环节管理如果不协调，总有各种缺陷等待完善和弥补。
2.1电子文件自身缺限
电子文件具有依赖性和信息的不可识别性、信息载体的可分离性、信息的可共享性以及保存环境的特殊性［3］。因此，电子档案的收集依赖于操作软件。电子文件便于修改、复制，使体现原始记录的内容和形式不复存在。
2.2对电子档案资料收集整理重视不够
档案管理人员仍然将目光停留在传统的档案管理模式上，往往只注意收集医院颁发的行政文件，忽略了医务人员在从事医疗活动中形成的各种学术资料、电子视频教学传承资料、发表的论文、开展的科研课题、典型案例的影像资料等材料的收集归档，从而造成流失。
2.3对电子档案的管理仍然缺乏应有的专业技术能力
随着档案管理的数字化发展,电子文档越来越普遍。电子文档是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本和副本的差异，文件与档案之间很难划定界限，并且在机器上可以随时方便地复制电子文档。医院的档案管理者对这一新问题明显认识不够、经验不足。尽管引进了现代化设备，但是缺少专业培训，仅满足于一般的计算机操作，对于电子文件整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等知识匮乏，与医院档案量快速增长、档案信息电子化发展的需求存在一定的差距。
2.4在电子档案信息安全与保密方面重视不够
电子档案具有存放位置不固定性、载体可转换性、信息接受对象开放性以及文件内容可分解性的特点。电子档案原始数据来源于医院各个部门，各部门是电子档案的建立者或者是第一收集者，档案管理人员无法参与到档案的始建阶段，也无法控制各部门传播和利用的过程，因此，电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。分布在医院各部门的载体一旦被病毒感染或被“黑客”侵入，就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个信息系统瘫痪。
3规范电子文档管理的措施和体会
我院是一所有着半个多世纪悠久历史的三甲中医医院，档案管理的历史相对也较长，传统档案形式保存较多。作为中医医院在信息化建设方面虽然起步较晚，但是，近几年来，由于领导重视,投入增加，建设速度很快。目前，计算机管理已全面应用于医院的医疗、管理活动中。医院信息系统（HIS）可以为医院所属部门提供病人医疗信息、财务核算分析信息、行政管理信息和院长统计决策信息，具备收集、存储、处理，具有提取信息和数据通讯的能力，基本能够满足各部门用户的信息需求。医院信息系统、电子病历病案系统、办公自动化系统、成本控制系统等电子信息技术的普及，医院办公自动化、网络化的日趋完善，极大地完善了医疗服务管理,提升了工作效率。医院各部门之间的信息交流90%均在网络中完成，由此，相应也减少了很多传统文件，而产生了大量的电子文件。如何收集、保存、利用好电子档案，医院对此具有前瞻性,非常重视。2011年以来，根据精细化管理的要求，结合当前档案工作的新趋势新特点，我院在规范电子档案管理方面主要采取了七个方面的措施。
3.1建立电子归档的管理要求，明确电子资料的归档范围
2011年我院明确了电子文件归档范围和电子文件类型。参照有关纸质、磁性载体、照片等文件材料的归档范围，划定保管期限。归档内容包括相应的背景信息和元数据等。凡是在医院活动中形成的具有一定价值，通过计算机操作、传输、存储等处理的公务文件，明确规定均应收集、拷贝，按时归档。具体包括：①电子文书：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等；②电子图像：用数码相机、扫描仪等设备获得的静态图像文件；③图形文件：采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件；④影像文件：用视频设备获得并经计算机处理的动态图像文件；⑤声音文件：用音频设备获得并经计算机处理的文件；⑥多媒体文件：用计算机多媒体技术制作的文件；⑦数据文件：用计算机软硬件系统在信息处理中生成的各类参数、数据等；⑧程序文件：指计算机使用的或在某特定平台上开发的系统软件、支撑软件、应用软件以及相关软件的版本信息等。
3.2建立了完善的医院档案管理网络
实行院内三级档案管理网络，明确了档案室和各电子档案产生部门的相应职责。我院电子档案管理工作实行统一领导，明确分工，严格执行档案集中管理，由医院档案室具体负责，档案室隶属于医院办公室，由办公室予以指导，一名副院长分管医院档案工作，做到了层层负责，层层把关。三级档案管理机制相互配合、协作，把规范化管理延伸到归档前电子文件的形成、收集阶段，提前介入电子文件的运作与管理。院内行政管理与电子档案管理规范结合后，使文件的形成、检查、鉴定等一系列环节有章可循。所以，电子文件一旦形成，即可按照档案室提出的要求，进行鉴定、编目整理，通过网络传输，移交给档案室保存，档案室及时备份、存储，并定期归档，避免了电子文件被随意删除。
3.3严格执行电子文档归档操作要求
3.3.1医院建立了一整套科学、合理、严密的《电子文件管理制度》。将电子文件管理工作纳入档案管理流程和相关人员的岗位职责中，旨在通过加强对电子文件制作、形成、收集、积累、鉴定、审查、记录，实现对电子档案的全程管理，提高医院电子档案归档质量。
3.3.2档案室现行档案实行纸质媒介和电子文件并存形式，两者之间相互联系，相互补充。在整理文书档案时，实行在案卷目录中注明文件的电子档案编号，以利对应查找，规范文件的名称、主题词、关键词和逻辑结构，以便分配、检索。
3.3.3电子文件归档要求拷贝两套，一套封存，另一套提供借阅。对于医院发生的重大活动、重要事件所产生的电子文件，归档时进行辅助认证工作，并要求与相关纸质文件结合，定期完成物理归档，载体要求选择通用性好、存储质量好、存储容量大的。
3.3.4对医院陈旧档案分步实行“数字化”管理。我院建院历史较长，目前档案室室藏档案仍以传统载体为主，如纸质档案、照片档案、录像带档案等。由于电子档案具备诸多优势，目前我院档案室正在计划分批逐步对现有档案实施经过数字设备等加工服务，转变为数字化图像，形成数字化档案［4］。尤其对医院珍贵档案进行专业、大像素扫描，进行服务器和磁盘柜存储，再备份刻录成DVD光盘或胶片，制作成数字化档案，为抢救和更好地保存原始档案作出努力。
3.4改善存储条件，妥善保管
3.4.1创造良好的保存环境。根据载体的特性，2011年我院增设了一间适合于磁、光电介质保存环境的档案室间，该空间保持了良好的温度和湿度，能够满足避光、防尘、防虫、防有害气体腐蚀污染及防机械磨损和强烈震动等条件，对于保存电子档案、延缓载体的自身老化，减缓载体所存信息的自然衰减起到了较好的保障作用。
3.4.2加大投入,不断完善档案室信息化建设。近年来，医院先后配备了先进的电脑、专业扫描仪、刻录机、大容量硬盘、防磁柜等，购置了专业档案软件，为电子档案管理工作提供了良好的条件。
3.4.3对已归档电子档案载体实行定期有效的检测和维护，同时保证电子档案所依靠的技术及相关支持软件。定期复制、转储（每三年至五年一次），转储后的载体与原载体同样编号保存。对于出现破损的电子档案及时修复和补救。
3.5确保电子档案载体的安全
由于电子文档不同于纸质载体形成的文档，其安全性特别重要。在国外电子档案已经实施多年，许多国家和国际组织都颁布了指导原则，电子管理方面均有一套严密的管理制度，这些是我院值得借鉴和学习的。因此，我院档案室在电子文档安全管理方面结合网络安全要求和保密制度，草拟和制定了更加切合实际的电子文档管理办法。该办法主要针对电子文档的非法访问、拷贝和对电子文档的篡改、非法打印问题，实施了一系列的安全措施。①通过对文件设置入口命令、口令、加密、注册登录来控制非法用户的访问。②通过提供特殊服务器来控制用户对文件的拷贝、下载、打印，利用防写技术将电子文档设置为“只读”状态，只允许读取而不能对其做任何修改。③在电子文档管理全过程中，严格遵守操作规程，并对其原始性进行认定，实行备份制度。④实施跟踪记录机制，实时记录电子文档的收集、整理、管理和使用等情况，在形成、处理、保管的过程中都有真实记录供查询，进行有效的跟踪监控。安装先进的防毒杀毒软件，建立防火墙，在局域网中应用VLAN（虚拟局域网技术）等［5］，强化网络安全，阻止病毒传播，隔离广播风暴，防止对电子文档恶意破坏和篡改。2012年我院全部实行了内外网物理隔离，确保了电子档案安全。
3.6加强医院办公自动化系统建设
由于医院办公自动化系统与档案管理系统、医院局域网系统之间存在不兼容情况，要实现依托医院HIS系统强化医院办公自动化系统、实现医院行政工作效率的提升、实现档案信息资源共享，必须在三者之间建立交换平台。2009年以来，我院在信息化建设方面实行有目的、有计划、有步骤，科学、合理发展。2011年办公自动化系统投入使用，该系统涵盖了医院各项业务办公领域，非常有利于归档各种电子档案。今年，我院继续完善信息化建设，在近期提出的第四期信息化建设需求分析中，档案室提出了通过进一步规范和统一网络办公自动化，规范办公自动化系统的操作管理，借助计算机网络技术和现代通讯技术，组建联合信息网络，实现不同软件下的数据转换，目前正在落实当中，不久将较好地解决我院多个网络系统无法对接，多数职能科室知识使用计算机单机办公，对所形成的电子文件未能进行统一管理的问题，节省时间，避免重复著录工作，方便网上电子档案的提供利用，有利于做好计算机组卷归档。
3.7注重档案管理队伍建设
积极培养档案队伍“多能”型复合型人才。要求档案员既要掌握专业知识、掌握现代化信息技术，又要熟练运用计算机以及现代化办公、通讯设备进行电子信息制作、使用、维护、管理，介入文件的形成和保管，参与电子文件管理、检索系统的规划设计。
电子文件来源广泛，形成者有业务管理部门也有数据录入人员、信息管理人员、计算机技术人员，医院档案室定期组织各部门此类档案兼职人员进行电子文档业务知识培训学习。将医院制定的电子文件管理制度形成文字材料，发到医院各职能部门，组织电子文件全程管理学习，并将电子文件归档工作纳入本部门的目标考核中。强化档案意识、保密意识、信息安全意识，提高运用和处理现代化信息的能力，担负起对电子文档监督管理的责任。
信息高速发展对档案管理提出了更高的要求，传统档案管理方式必然向现代信息化电子档案管理方式转变。医院电子档案规范化管理是一项系统工程，医院应根据自身实际情况，创造条件，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件综合条件，采取措施，确保电子档案管理形成一套科学化、规范化、流程化、标准化的安全、高效档案管理模式，以适应现代医院数字化发展的要求，更好地为医院决策层、为医院建设发展提供有价值的档案信息服务。
参考文献
［1］肖成刚.论电子档案利用的利与弊［J］.医学信息,2010(6):44.
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［3］朱焕芝.信息时代高校电子档案与纸质档案并存管理的思考［J］.河北联合大学学报:医学版,2012, 14 (2):278.
电子档案管理规范范文第3篇
关键词：档案管理电子档案优越性开发和利用规范措施
引言
电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录，电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，档案工作者必须要对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。
一、电子档案的优越性
1.1直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作时效在知识经济时代的当下，现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。文书档案管理工作实现微机处理后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改为平时随时整理立卷。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的，便于检索利用。
1.2微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档。可随时补漏增缺，使文档不形成存积，这时，只需按一下键盘，修改一下档案目录就万事大吉了。微机管理省时省力，可以给工作人员以充分的时间去提高业务水平。
1.3微机管理更有利于文档的保密过去查阅档案时是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，却能够看到整卷档案内容。这是不符合文档管理的保密要求的。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。
1.4微机管理有利于提高档案管理工作的质量档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时，归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间，致使档案管理人员的编研工作几乎处于空白的境地，这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的档案利用，也是被动式的。文书档案管理进行微机管理，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率，使文书档案的管理、在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。
二、电子档案的整理、开发和利用
2.1电子档案的整理。在电子文件转化为电子档案后，由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合，可以任意组成各种案卷。因此，“案卷”这一基本单位将从电子档案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”这个基本保管单位。电子档案整理的主要任务也从对案卷的整理而转为对光盘磁介质的整理;即对接收来的脱机保存的光盘数据进行编目、排架，或者是定期将电子文件保存系统中的电子档案制作光盘备份，同时对光盘进行编目、排架等。
2.2电子档案的开发利用管理。电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便，更具实用性。一是开发平台的选择。系统的目标是将各档案管理单位的数据通过网络连为一体，便于共享数据资源，因此应选用分布式数据库管理系统作为开发平台，同时在档案管理单位所在地建立数据库，本地数据直接上机存取，既节约了经费，又方便了各单位互访数据。二是硬件要求。各档案单位的计算机在处理大量各类档案信息的同时，又要互相进行数据通信，所以硬件必须具备相应的需求条件。三是数据库模式设计。数据库的模式设计是一个非常复杂的问题，设计的目标既要满足当前的应用需要，又要满足可预见未来的应用需要，既具有良好性能，又易于修改和扩充。四是应用程序设计。设计数据输入、查询、事务处理、报表处理等应用程序。五是数据的备份及故障恢复。档案数据是珍贵的数据资源，为避免出现系统对数据资源的破坏，应用系统必须能定期对数据进行备份，以便于数据信息被破坏后的恢复。六是数据库的安全性保护。电子档案利用必须在保证数据库的安全性的前提下进行。所谓安全性保护就是防止非法使用数据库。在一个系统中，安全性保护非常重要，并不是所有用户都可以使用档案数据库。这就需要对用户使用数据库提供鉴别方法，即使用权鉴别，也要由计算机确认合法性。例如:设置口令等，对存取控制权的鉴别，档案本身的保密程度不同，开放程序也不同，应对获准使用系统的人员及其访问数据库的范围加以限制，对不同的人员予以不同使用权限。档案管理者可根据电子档案内容的密级程度，确定提供利用载体的方法，使用者按照使用权限使用载体拷贝，由计算机确认是否合法，并按期回收，同时通过网络传输电子档案，互联网的开通方便了档案部门之间信息的相互交流，同一份材料可以同时为多人利用，也可以直接到档案单位电脑上查询权限范围内提供的相关内容。电子档案的开发利用应充分发挥计算机信息采集、综合统计的功能对整个过程进行分析、统计、找出规律，探求新的方式与途径，加强计算机软硬平台建设，满足用户需求，最大限度开发利用电子档案，与此同时，还要注意确保档案资源安全利用。
三、规范电子档案管理的几项措施
3.1加强电子档案归档制度建设各档案管理单位应根据电子档案管理规范，并结合本单位实际情况，制定一套切实可行的电子档案管理制度，规范电子文件形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节，做到有章可循。制定电子档案制度时应注意以下问题:注意划清归档过程中各级各类人员的责任；归档时机应适合本单位工作实际；归档电子文件的责任签署应明确；注意电子文件的动态管理问题。
3.2从电子文件的源头抓电子档案的质量为进一步加强电子信息的管理，对电子信息进行集中统一管理和工程图纸等文件集中制作。为档案部门增配必要的设备，建立一系列服务手段是加强这一工作的必备条件。
3.2.1档案室设立图纸与文件集中处理系统，对审查完毕的电子文件进行统一收集，按要求形成纸质文件。
3.2.2设置专门场地对纸质文件进行集中审鉴，以保证纸质文件与相应电子信息的一致性。
3.2.3电子信息由档案部门集中积累，并在项目阶段结束时，在项目组的配合下统一按“电子档案管理办法”集中整理归档。
3.2.4为便于操作和管理，建议进一步规范电子文件形成所使用的软件平台，因工作需要必须使用特殊软件的，有关人员应按“电子档案管理办法”的规定将软件一并归档。:
3.3要严把电子信息归档关，做好电子信息动态管理一是在电子信息归档时要利用一切可利用的条件对电子信息进行检查、鉴定、验收，除有关归档责任签署之外，还必须发挥电子档案专家咨询组的作用，有针对性地进行检查，及时发现问题、及时解决问题;二是做好电子档案管理中的电子信息管理，使归档的电子信息跟踪科研生产变化，也即做好电子档案的更改补充工作，实行动态管理。不能将电子档案管理停留在管好几张光盘的初级阶段。
四、结语
电子档案是信息时代的产物，是现代档案管理工作中不可回避的。因此，还要不断研究电子档案管理和利用中存在的管理和技术上的问题，并加以解决，以实现安全、高效的管理和利用电子档案的目的。
参考文献：
[1]唐雪妍.《浅谈电子档案的管理》[J].兰台世界.2006(15).
[2]张文亮.《关于电子档案管理的思考》[J].云南档案2008(9).
电子档案管理规范范文第4篇
天津市档案局在电子政务整体框架下，按照现有的档案工作体系，根据电子文件生命周期理论，提出电子文件三级四阶段管理模式。即各级机关文件形成部门通过办公自动化系统归档移交接口向机关档案室移交电子文件，机关档案室通过档案室档案管理系统向档案馆电子文件中心移交，档案馆电子文件中心定期将符合要求的电子文件向档案馆档案信息资源库移交。归档后的电子文件要经过档案室、电子文件中心和档案馆三级保管单位，而电子文件的产生流转需经过文件形成系统、归档管理系统、文件中心利用系统、档案信息保存系统四个阶段。文档一体化管理模式的确定，对于电子文件管理工作更具有实际指导意义。
在推进电子政务过程中，天津市档案局从管理制度与技术实施两方面入手。一手抓标准规范建设，一手抓应用平台试点。
一方面以标准研究为切入点，在承担国家行业标准《电子公文文档一体化业务流程管理规范》的起草编制工作的同时，结合天津的实际，先后起草制定了《天津市电子公文归档与管理暂行办法》、《天津市电子公文元数据表》、《天津市电子公文归档数据结构规范》、《天津市归档电子公文移交数据结构规范》等一系列标准规范。在电子文件和档案管理标准化方面进行了较为深入的研究和探索，推动了档案标准化建设的有序开展。另一方面，以抓应用平台试点，带动整体发展，实现不同业务系统、不同类型数据有效转换与交流的统一的信息共享平台。在制定标准过程中，联合社会科研力量，结合办公系统和电子文件归档管理系统的特点，采用“中间件”技术，开发了电子文件格式转化、电子文件元数据提取等相关软件，以先行办公系统和今易档案综合管理系统为范本，搭建文档一体化业务流程技术规范标准的应用平台。初步实现了机关档案室归档电子文件内容、背景、结构及版式等元数据归档齐全，并与同级档案馆的电子文件中心无缝对接。
目前，天津市人大常委会办公厅等单位，按照天津市档案局制定的相关标准规范，采用三级四阶段一体化管理模式，不仅实现文档一体化管理，而且顺利实现电子档案向市档案馆的移交，为市级机关实现电子文件归档管理提供了示范作用。电子公文相关标准和应用平台的研制，为档案室与档案馆提供一个完整统一的管理体系，进一步实现电子文件顺利进馆和探索档案信息利用的网络化模式奠定了坚实的基础。
附：天津市档案局制定的标准规范简介
天津市档案局于2006年2月20日制发了《天津市电子公文归档与管理暂行办法》、《天津市电子公文元数据表》、《天津市电子公文归档数据结构规范》、《天津市归档电子公文移交数据结构规范》等标准规范，目的是使各单位电子文件管理工作能够有章可循，更加趋向系统化、科学化和规范化，以确保电子中产生的电子文件能够得到长期保管和有效利用。
1. 《天津市电子公文归档与管理暂行办法》
该《规范》属管理规范，主要从管理模式、管理原则、设备要求、格式要求、整理要求、保管要求以及电子公文归档内容、归档方式、归档时间和方法等方面对电子公文的归档及相关管理做出具体规定。该《规范》原则上对于各单位办公自动化系统产生的电子公文的管理更为适合。严格意义上讲，该《规范》要求有基于软件的管理系统从文件生成时起就对电子文件进行前端控制和全程管理，这是适应天津市电子政务和电子档案管理工作发展的要求，是确保电子公文和纸质公文一样得到科学保管和有效利用的制度保障。
2. 《天津市电子公文元数据表》
该《规范》以表格形式列出了电子政务系统应归档的元数据项和档案室向档案馆移交的元数据项，并详细描述每一元数据项具体含义包括名称、定义、必备性、可重复性、数据类型、指定值、缺省值、著录信息源、著录细则、注释等。其中电子政务系统归档元数据有30项，包括有15个必选项；档案室向档案馆移交电子文件元数据有35项，包括有16个必选项。这些数据项是在电子公文开始起草到最后永久保管或销毁的运转过程对文件及其文件管理活动的著录，并为电子公文提供了可靠、真实和完整的凭证。
3. 《天津市电子公文归档数据结构规范》和《天津市归档电子公文移交数据结构规范》
该《规范》从技术层面解决电子公文的安全归档、数据共享、长久保存和利用等问题，适用于电子公文归档、移交信息的生成、存储与交换。它规定了电子公文归档、移交所需数据文件的信息组织方式、存储结构及其基于XML的数据体描述规则和方法。并结合《天津市电子公文归档与管理暂行办法》的有关要求，提出针对电子公文归档和移交的数据结构的形式、内容和XML的表达方式，按W3C的标准完成了Schema文件，基本确定了XML文件中所包含的必备数据项和可选数据项，并确定了各数据项的数据类型。
确定电子公文归档和移交的数据结构采取树形结构，以一定的编码方式设定根目录名称，归档信息的XML文件保存在根目录下，根目录下还存放一个用于记录本文件夹下所有文件信息的文本文件，以保证电子公文移交的完整性，根目录下再设若干文件夹，一个文件夹保存一份归档电子公文，包括归档电子公文定稿、正式文件、背景信息、元数据及其他附加文件。整个树形结构完整保存了一份电子公文的归档或移交信息。
电子档案管理规范范文第5篇
1.1电子档案的管理不规范
随着计算机技术在医学高校中的普及应用，医学高校中的电子档案数量也越来越多，如何对这些电子档案进行规范管理成为档案管理人员的工作重点。有很多高校档案室缺少必要的电子档案管理规范，管理人员在对电子档案进行整理时由于缺少一定的规范，各自整理的结果都不相同，反而增加了电子档案的管理困难。同时在档案安全方面，医学高校中也缺少必要的安全管理规范，很多教师和管理者对电子档案进行处理时只是简单地进行逻辑归档，并没有采取相应的安全措施对电子档案加以保护，同时，部分档案管理者对计算机技术了解过少，对于如何利用计算机技术对电子档案进行安全管理不甚了解，这就使得学校的电子档案处于危险境地中，一旦计算机网络出现问题，就会造成电子档案的丢失。
1.2缺乏电子档案管理人才
有的医学高校中对于电子档案管理并不重视，也没有设置专门的管理机构进行管理，而即使设立了管理部门对电子档案进行管理，但管理部门的人员很多都缺少必要的电子档案管理知识，对网络技术了解又很少，这就使得电子档案管理不符合相关档案管理要求，而高校电子档案由于缺少有效的管理，导致电子档案丢失、泄露等问题经常发生，归结起来都是缺少相应的管理人才造成的。而现有的管理人员自身素质又较低，导致整个医学高校的电子档案管理处于低效状态中。
2信息时代电子档案管理的策略
2.1建立相关电子档案管理规范
医学高校应该针对电子档案的特殊性质，并结合学校自身档案文件情况，建立相关电子档案管理规范和标准，对电子档案的归档工作、信息采集工作、整合工作以及安全管理等方面进行明确，并健全相关电子档案信息化管理机制，推动医学高校电子档案管理的信息化发展。同时，针对电子档案管理中存在的归档问题，学校应该建立相应的归档制度，从档案的形成到开发利用每一个环节都要进行明确，实施对电子档案的全过程管理，对每个环节管理人员的职责进行明确，以保证医学高校中的电子档案管理能够有规范可依。
2.2加强电子档案形成管理
针对于电子档案在归档前很多信息流失或是不加筛选地全部归档的问题，档案管理人员应该加强对归档前的电子档案形成管理，既要确保电子档案的完整性，又要仔细进行筛选。而为了做到这一点，有必要建立相关的归档政策，在保证管理人员在收集电子档案时妥善对档案文件进行保管，减少信息流失，同时还可指派专人进行电子档案的累积工作，对于公务性电子文件，不论是网上上传的还是网上下发的都应该进行归档保存，并且要及时进行打印处理，以防止档案在计算机出现问题时丢失。在具体的处理措施上，主要有以下几点，一是将归档的档案文件通通用汉字处理软件进行归档处理，并用文本形式进行保存；二是对于归档的电子档案应该统一保存在档案室的电脑硬盘上，并且定期档案管理人员要将其刻录在光盘上以防丢失；三是对于从各个部门中收集来的电子档案文件应该统一用杀毒软件进行杀毒处理，以保证档案的安全。
2.3加强对电子档案的安全管理
制定相应的安全管理规范，从电子档案的形成到存储、处理和利用都应该制定相应的安全措施，例如在存储电子档案时要选取性能好的存储载体进行保存，同时要加强对光盘保存环境的管理，避免光盘受到有害气体或是强光的危害造成电子档案丢失。再者，对于存储在电脑中的档案文件，管理人员应该在电脑上建立相关的安全保护系统，加强病毒防护措施，包括安装杀毒软件和防护墙等，保护电子档案安全。
2.4提高电子档案管理人员素质
电子档案管理与传统纸质档案管理相比，其对管理技术的要求更高，因而对管理者的素质要求更高。学校应该加强对档案管理室人员的培训工作，丰富其在电子档案和计算机技术方面的知识，提升管理人员对电子档案的管理能力。同时，要注意培养和引进具有专业电子档案管理技术的人才，提高电子档案管理的人员素质，促进电子档案管理水平的提升。
3结语
电子档案管理规范范文第6篇
关键词：档案信息化 标准 规范 电子政务
随着现代科学技术的日新月异，国家信息化和首都信息化建设的迅速发展，北京市也加快了档案信息化建设步伐，北京市档案局将档案信息化建设作为一项重要任务，纳入了《北京市“十一五”时期档案事业发展规划》，并将档案信息化建设纳入了全市信息化和电子政务发展规划。在档案信息化建设中，档案信息化标准规范建设是一项基础性工作，建立与完善档案信息化标准规范体系是保障档案信息化建设发展的重要基础条件。为了贯彻国家和北京市档案和信息化法规标准，有效引领和指导北京市档案信息化建设，使北京市、区县档案局和基层档案部门，在档案信息化建设中有一个切实可行、全面系统的依据性和指导性文件，顺利开展档案信息化建设，从而推动北京市档案信息化建设健康、有序、快速发展，需要研究和建立北京市档案信息化标准规范体系。
一、建设北京市档案信息化标准规范体系的必要性
⒈加强北京市档案信息化建设，推动档案事业发展的需要
档案信息化标准化建设是档案信息化建设的重要基础，档案信息化建设是首都档案事业建设的重要组成部分。近几年来，通过加强档案信息化建设，有力地推动了档案事业的健康发展。北京市加大档案信息化建设的宏观管理力度，北京市档案局和崇文区等12个区县档案局已成为该地区信息化工作领导小组成员单位之一。2005年12月，市档案局成为市政务信息资源共享工作领导小组成员。市档案局责成专门处室承担对全市档案信息化建设的宏观管理，全市18个区县档案局馆中已有12个档案局馆设立了专门的档案信息化工作机构。市和区县以及大多数市直单位档案信息化建设都已纳入本地区、本单位和本系统的信息化建设整体规划和办公自动化规划之中，档案信息化建设与电子政务同步进行。全市档案部门加强档案信息资源建设，加强档案信息化基础设施建设和档案管理系统的开发应用，档案网站建设不断完善；开展档案信息化建设的研究和信息化知识的培训，数字档案馆建设开始起步。信息技术的飞速发展和信息技术在档案管理中的广泛应用，大大提高了档案管理效率；档案利用在线化、网络化，使档案信息发挥了更大的作用。为此，加强档案信息化标准规范建设，以加速推进档案信息化建设，从而为首都档案事业又好又快发展提供信息化支撑。
⒉加强档案信息资源管理，深化电子政务的需要
中共中央十五届五中全会以来，信息化被提到了国家战略的高度，国家做出了推行电子政务、加强信息资源开发利用等一系列重要决策。2006年3月19日，国家信息化领导小组印发的《国家电子政务总体框架》，将政务信息资源作为电子政务总体框架的重要组成部分，提出以政务信息资源开发利用为主线，推进国家电子政务建设。《2006―2020年国家信息化发展战略》中，将信息资源的开发利用列为我国今后15年信息化发展的战略重点之一。政务信息资源是政府在履行职能过程中产生或使用的信息，它是为政务公开、业务协同、辅助决策、公共服务等提供支持的重要的信息资源。电子文件、档案是政务信息资源的重要来源，其中很大一部分是政务信息资源的核心资源。要加强档案信息资源管理，加大档案信息资源的共享和利用力度，使其在电子政务中发挥更大的作用，必须加强档案信息资源的标准规范建设；没有标准化就没有档案信息化、现代化，档案信息资源就难以得到广泛的开发和利用。档案信息化标准规范建设是电子政务信息资源管理的重要基础。目前，国家和北京市都在加强信息资源共享建设。为了加强档案信息资源管理，更好地发挥档案信息资源的重要作用，使档案信息化建设与电子政务建设相适应，需要我们研究和建立档案信息化标准规范体系。
⒊健全国家档案信息化标准体系的需要
北京市档案信息化标准规范体系是国家档案信息化标准规范体系的重要组成部分。近年来，我国制定实施了一系列档案信息化标准规范，并组织相关人员研究制定档案信息化和电子文件管理新的标准规范。从宏观角度讲，我国档案信息化标准规范体系有国家标准、行业标准、国家档案局规范和地方标准规范组成。因此，为了建立健全我国档案信息化标准规范体系，必须建立健全北京市档案信息化标准规范体系。
⒋健全北京市信息化标准体系的需要
北京市档案信息化标准规范体系是北京市信息化标准体系的重要组成部分。1999年以来，北京市提出了“数字北京”的首都信息化建设战略口号和奋斗目标。以信息化带动工业化，实现社会生产力的跨越式发展，已经成为首都发展的新动力和新主题。首都信息化的标准化是围绕首都信息化各项建设事业，坚持与国际标准接轨，宣传贯彻国家标准、行业标准，研究制定首都地方实用性标准规范体系，推进信息化应用工程立项、实施、验收及重要信息技术产品的标准符合性测试与认证，促进高效率、高质量和高水平地开展城市信息化建设和标准技术服务。2000年北京市推出的《首都信息化标准体系》，在首都信息化建设中发挥了重要指导作用。首都建设包括了档案事业在内的各行各业的建设，首都信息化标准也涵盖了档案信息化及其他各项事业的信息化标准。因此，研究制定北京市档案信息化标准规范体系是健全首都信息化标准体系的需要。
二、北京市档案信息化标准规范建设的现状和主要问题
⒈北京市档案信息化标准规范体系建设基本现状
近几年来，北京市档案信息化标准规范建设取得了一定的进展。主要表现在下述几个方面。
⑴制定了档案信息化建设的相关规范
北京市档案局先后或与有关部门联合了一系列档案信息化建设的规范性文件。为了加强新形势下的电子文件和电子档案的管理，2003年5月，市档案局与市信息办联合发出了《关于加强电子文件和电子档案管理的意见》；为了加强档案信息的安全管理，2004年2月，市档案局与市国家保密局联合了《关于加强档案信息安全工作的通知》；为了规范电子文件的管理，2004年11月，市档案局了《北京市电子文件归档与管理暂行规定》；为了加强档案信息资源的开发利用工作，2005年4月，市档案局转发了《国家档案局中央档案馆加强档案信息资源开发利用工作的意见》；为了加强办公自动化系统电子文件归档与电子档案管理工作，2006年11月，市档案局了《北京市办公自动化系统电子文件管理功能需求指南》；2007年1月，市档案局与市信息办联合了《北京市国家机关电子文件归档工作规定（试行）》；为了规范综合档案馆档案目录数据库结构与数据交换格式，2007年2月，市档案局印发了《北京市综合档案馆档案目录数据库结构与数据交换格式》。全市各区县和市属单位也根据国家和北京市的相关规定和标准，加强了档案信息化规章制度建设。如北京市朝阳、宣武、西城、海淀、平谷等区县档案局馆，以及北京市工商局、北京市税务局等市直单位也逐步建立和完善了档案信息化标准制度。
⑵组织开展研究制定新的标准规范
近年来，北京市加大投入力度，开展档案信息化方面的课题研究，探讨解决档案信息化建设中的重点、难点和热点问题，为档案信息化建设提供必要的理论和技术支持。目前，北京市档案局组织一些单位和人员重点开展了电子文件，档案管理，档案信息资源的开发、共享和利用，数字档案馆建设方案，档案网站建设等标准规范的研究；正在研究制定《数码照片档案管理规范》、《北京市档案信息网站管理办法》等标准规范；此外，还在与北京市质量监督检验局密切合作，组织制定《北京市综合档案馆档案目录数据库结构与数据交换格式》地方标准。
⑶开展宣传培训工作
在加大研究制定档案信息化标准规范的同时，北京市还开展了相关宣传和培训工作，使全市档案部门和人员正确理解相关规范的内容，便于全市贯彻执行。例如，为了适应北京市属单位办公自动化系统电子文件管理工作的实际需要，加强办公自动化系统电子文件归档与电子档案管理工作，促进数字档案资源建设，根据档案法律法规和国家以及北京市有关电子文件管理规定、标准，北京市档案局在印发了《办公自动化系统电子文件管理功能需求指南》（京档发〔2006〕11号，以下简称《指南》）之后，市档案局召开市属单位专项业务会议，就全面推进电子文件管理工作，宣传贯彻《指南》，进行了交流和研讨。市档案局有关领导出席会议，向市属单位档案部门提出了档案信息化建设任务，强调要重视和加强档案信息化建设；要求将电子文件管理作为各单位档案工作的重点任务，认真抓好、抓实，抓出成效。来自159个市属单位档案部门的183人参加了会议。档案信息化标准规范的宣传培训对档案信息化标准规范的贯彻执行起到了很好的促进作用。
⒉北京市档案信息化标准建设的主要问题
虽然北京市已经制定和正在制定一些档案信息化标准规范，但总体上讲还存在一些突出矛盾和问题，主要表现在以下几个方面：
⑴档案信息化标准规范的管理机制不顺畅
过去，由于全市档案信息化没有专门的管理机构，致使档案信息化标准规范管理机制不顺畅，缺少档案信息化标准规范建设的宏观管理。
⑵档案信息化标准规范数量偏少、分布分散
目前，全市档案信息化标准规范数量偏少、分布分散，没有一个完整的档案信息化建设标准规范建设的总体方案，因而，在一定程度上给档案信息化建设带来一定的不利影响，制约了北京市档案信息化建设的有序发展。
⑶档案信息化标准规范的制定相对滞后
全市档案信息化建设正在快速发展，但由于档案信息化标准规范的制定相对滞后，档案信息化建设中缺少可遵循的标准规范，所以，相对于一些先进省市，北京市档案信息化发展较慢。
三、建设北京市档案信息化标准规范体系的主要对策
⒈明确指导思想和总体目标
以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，适应首都信息化建设和档案事业发展的要求，将档案信息化标准规范体系建设纳入档案信息化规划和档案事业“十一五”规划以及首都信息化整体规划之中，依据国家和北京市的档案和信息化的规范和标准，借鉴国内外档案信息化工作部门和信息化部门的成熟经验和标准，结合北京市档案信息化建设实际，研究制定科学、合理、可行的档案信息化标准规范体系方案，使之成为档案信息化建设的依据性和指导性文件，以加快推动档案信息化建设进程，最终为促进首都档案事业健康、快速、可持续发展和首都改革开放与现代化建设提供优质服务。
⒉确立基本原则
⑴全面科学原则
全面科学原则就是要准确把握档案信息化标准规范体系的现状及发展趋势，建立结构清晰、层次分明、科学合理、全面完整的档案信息化标准规范体系，形成各层次档案信息化标准规范之间、各类档案信息化标准之间相互补充、相互促进的一个有机整体，使档案信息化建设的每个阶段、每个过程和每个方面都有标准规范可遵循。在研究制定北京市档案信息化标准规范体系的过程中，运用先进思想、技术、方法和手段，力求体现出档案信息化标准规范体系建设的先进性、科学性和有序性。
⑵协调一致原则
协调一致原则就是要在档案信息化标准规范体系内，与国家、北京市和国际相关标准规范接轨，保持档案信息化建设的标准规范与国家、北京市和国际标准的一致性或兼容性。突出档案信息化建设的自身特点，使档案信息化建设的标准规范与档案工作的其他方面标准规范相协调。充分考虑档案信息化标准规范的原有基础，确保每一项标准规范的内容前后协调一致，同时又要保证各项相关标准规范之间在内容与技术方面的协调一致。
⑶动态发展维护原则
动态发展原则就是根据档案信息化新形势发展的需求，既要保证档案信息化标准规范的动态发展，又要保持一定时期的相对稳定。同时，档案信息化标准规范体系建设是一项异常庞大和复杂的工程。信息化发展具有变化快、更新快的特点，因此，档案信息化标准规范体系，必须随着信息技术发展和需求的变化以及档案信息化建设发展和需求的变化，定期或不定期地对档案信息化标准规范体系进行调整、补充和完善、更新和充实。
⑷突出重点和前瞻预见原则
突出重点原则就是档案信息化标准规范体系，应紧密结合当前档案信息化建设的重点，以档案信息化建设所关注的档案信息资源管理、档案信息网络系统和基础设施建设、档案信息安全保护等关键标准规范为突破口，从而达到以点带面、点面结合、相互促进的作用。
在档案信息化标准规范体系建设中，既要考虑到目前已有的档案信息化建设的现状水平，也要对未来档案信息化的发展有所预见，使档案信息化标准规范体系能适应档案信息化建设的发展。档案信息化各标准规范体系的构建应留有余地，便于扩展和延伸，使其能够很好地发挥宏观调控和规范管理的作用。
⑸科研先导原则
制定档案信息化标准规范，需要全面深入地进行调查和研究。科研先导原则就是要加大研究的力度，在广泛深入地调查和充分严谨地进行科学研究的基础上，紧密结合档案信息化建设的实际，研究制定档案信息化标准规范，从而使档案信息化标准规范具有较强的可行性和可操作性。
⒊建立标准规范体系的基本框架
北京市档案信息化标准规范体系，是指由若干档案信息化标准规范构成的有机联系的整体，包括管理性规范和技术性规范两大类别（在下文的“内容体系框架”予以详叙）。
四、总体目标和内容体系框架
⒈总体目标
依据国家和北京市档案、信息化相关标准规范，吸收、借鉴国内外档案信息化工作方面的标准规范以及信息化标准规范的建设经验，结合北京市档案信息化建设实际，建立科学、合理、可行的档案信息化标准规范体系，并逐步完善。有计划地研究制定档案信息化标准规范，指导和引领北京市档案信息化建设。
⒉内容体系框架
北京市档案信息化标准规范体系是指由若干档案信息化标准规范构成的有机联系的整体，以《北京市实施办法》为核心，由若干档案信息化标准规范构成：层级上，涵盖国际标准（国际上通用的信息化标准和档案工作标准）、部级标准规范（国家颁布的信息化和档案工作标准规范）、省部级标准规范（国家档案局和北京市颁布的档案信息化和信息化相关标准规范）、市局级和各区县及市直单位的档案信息化标准规范（北京市档案局、各区县和市直单位颁发的信息化和档案信息化标准规范）；内容上，广泛涉及档案信息资源建设、档案信息化基础设施建设、档案信息化应用系统建设、档案信息化人才队伍建设和档案信息安全保障等5个方面。
⑴档案信息化管理性基础标准规范
档案信息化管理性基础标准规范是整个档案信息化标准规范体系的基础部分，它服务、支持并指导其他标准规范的制定。包括档案信息化术语标准、档案信息化标准规范框架、档案元数据标准、档案数据交接格式标准、文档一体化管理规范、档案信息资源管理、档案信息系统和网络管理等标准规范。如《北京市“十一五”档案信息化建设规划》、《北京市数字档案馆建设整体方案》、《北京市档案信息资源共享管理规范》、《北京市电子文件归档与管理暂行规定》、《北京市归档电子文件整理规则》、《北京市电子档案著录规则》、《北京市档案信息网管理办法》等。
⑵档案信息化技术性标准规范
档案信息化技术标准规范包括档案数字化技术标准规范、档案信息系统与网络技术标准规范、档案信息应用与工程标准规范等。如《北京市数码照片档案管理规范》、《北京市数字档案安全保护规范》、《北京市档案数字化规范》、《北京市数字档案馆建设规范》、《北京市综合档案馆档案目录数据库结构与数据交换格式标准》、《北京市办公自动化系统电子文件管理功能需求指南》等。
五、具体实施步骤和计划进度方案
在明确了北京市档案信息化标准规范体系之后，就要制定切实可行的具体的实施方案。档案信息化建设是一个动态的、长期的发展过程，因此，结合北京市档案信息化建设实际，从“十一五”时期开始，要有计划、有步骤地梳理、修订原有标准规范，完成正在制定的标准规范，并着手制定新的档案信息化标准规范。
⒈修订原有标准规范
在“十一五”时期修订《北京市电子文件归档与管理暂行规定》。这是因为，2006年国家档案局已经提出修订国家标准《电子文件归档与管理规范》，因此，北京市也要依据国家标准和相关规定，修订2004年颁发的《北京市电子文件归档与管理暂行规定》。
⒉完成正在制定的标准规范
目前，北京市档案局正在组织相关部门和人员研究起草《北京市档案信息化建设规划（2008―2010年）》、《北京市数字档案馆建设整体方案》、《北京市档案信息网站管理办法》和《北京市数码照片档案管理规范》，按计划这些标准规范均在2009年前后完成。
⒊制定新的标准规范
“十一五”时期，北京市档案局还将组织相关部门和人员，研究起草《北京市归档电子文件整理规则》、《北京市档案数字化工作规范》、《北京市数字档案安全保护规范》、《北京市数字档案馆建设规范》及《北京市电子档案著录规则》等。
六、保障措施和机制
⒈组织人员保障
组织人员保障是建设北京市档案信息化标准规范体系的关键。在北京市档案信息化标准规范体系建设中，应加强对档案信息化标准规范建设的组织领导，明确档案信息化建设标准规范建设的管理部门和职责，保障配备开展档案信息化标准规范建设工作所需的机构和人员，并强化教育和培训，不断提高其业务素质和能力。
⒉资金经费保障
资金经费保障是建设北京市档案信息化标准规范体系的基础条件。建设北京市档案信息化标准规范体系，开展大量而深入的调查研究是必须的一项重要工作，这就需要有一定的经费为保障，因此，要设立档案信息化标准规范建设的专项经费，以保证档案信息化标准规范工作的顺利进行。
⒊联合合作机制
在北京市档案信息化标准规范体系建设中，建立良好的联合合作机制是一项必要的工作。研究建设北京市档案信息化标准规范体系，档案部门要加强与信息化工作部门、档案形成部门以及标准化管理部门的联系与合作，充分借助首都科研、人才优势，联合高等院校、科研部门以及其他相关部门，通过组织研制小组、委托和招标等多种形式和途径，开展档案信息化标准规范建设工作。
⒋监督检查机制
在北京市档案信息化标准规范体系建设中，建立有效的监督检查机制是工作顺利进展的保证。依据档案信息化标准规范体系方案和年度计划安排，做好档案信息化标准规范制定和实施的监督检查工作，按照预期工作目标，有序地推进和落实北京市档案信息化标准规范体系建设。
参考文献：
［1］冯惠玲. 政府电子文件管理［M］. 北京：中国人民大学出版社，2004
［2］北京市信息化工作办公室,北京市质量技术监督局.信息化标准化工作指南［M］．北京：北京邮电大学出版社，2006
作者简介:
电子档案管理规范范文第7篇
关键词 电子档案；问题；发展前景
中图分类号TP39 文献标识码A 文章编号 1674-6708（2013）88-0218-02
近年来，信息化建设迅速发展，计算机技术广泛应用于生活、工作和学习的各个方面，产生的电子文件越来越多。由于电子档案具有操作方便、能资源共享、节约时间空间等优点，已逐渐成为现行文件的主导形式。因此，对电子档案进行现代化管理保证其真实性安全性也是至关重要。
1电子档案管理存在的问题
电子档案的方便快捷性受到广泛喜爱，但这也导致一些问题的产生。首先，电子档案由于其信息与载体的可分离性，很容易被修改且不留痕迹，且形成的文件材料上无法进行实际的签字确认，若有人将其中的内容进行了改动或删除或伪造虚假的资料，也较难被确认，很难找到责任人；其次，电子档案可进行远程快捷传输，实现网络共享，但这也对其安全性保密性带来了极大的威胁，当这些信息资料在网上进行传递时，可能受到中途的干扰和阻拦，特别是对于需要保密和特别重要的资料来说，容易被他人所利用或损坏。再次，电子档案的管理利用计算机技术实现了快捷方便的归档整理和查找，但如果计算机遇到病毒问题或出现硬件软件方面的故障，那电子档案也将遭到损坏甚至彻底消失。而且现如今的软件开发较为落后，还无法满足电子档案存储和管理的需求，也没有形成一个统一的管理软件，这也影响到资源的共享和电子档案的长期有效性。
目前针对以上问题，对电子档案的管理已较为重视，但相对国际上的电子档案管理工作来说，仍存在许多不足与缺陷。一方面是电子档案的管理方法还没有完全确定，没有完善的规章制度，造成工作人员无章可循，且缺少责任制度，使得工作较为散乱。另一方面是现有的工作人员的知识和技术还不够，原来的传统纸质档案管理方式较简单，而电子档案的管理要求工作人员有较强的计算机技术和软件应用能力。此外，一些单位的设备不配套不齐全，也造成不成电子档案管理方面的问题。
2 电子档案管理的原则
为保证电子档案的真实性和安全性，电子档案的管理工作需遵循一定的原则。首先是可靠性原则和规范性原则，可靠性原则是确保电子档案可用性的前提，在电子档案管理的过程中，应严格把关，从收集、归档到使用等各个环节，都要确保其真实性；规范性原则要求电子档案的管理工作应按规定的格式和标准进行，在电子档案进行传递共享时，采取统一认可的规范，减少资源浪费，提高工作效率，这是确保电子档案可用性的基本条件。其次是保密性原则和长久性原则，保密性原则是电子档案的基本要求，对一些需保密的信息、涉及隐私的内容或限制使用的资料，都应防止其被盗取和泄密，确保其安全性；长久性原则是保证电子档案能长期使用的前提，在管理过程中，应注重载体的保管更新，软件的改进提高，确保在科技迅速发展的背景下电子档案的有效利用。
3 电子档案管理的发展前景
3.1健全法规，完善制度
目前我国的电子档案管理规范大都沿用传统纸质文档管理的模式，还没有完善的电子文档案管理法规和标准，因此，首先要制定完善的制度。一方面，建立健全相关的法律法规，确保档案管理有法可依，工作起来更加规范有序，同时通过立法保证电子档案的法律作用，更好的维护电子档案的原始性和真实性。另一方面，对于电子档案的日常管理，也需要建立一套严谨的规范，从电子文件的形成、检查、整理、归档到查找、保存，一系列的环节都应有相应的标准，如安全保密规范、双套异地保存等，使管理工作能有条不紊，顺利进行。而从电子档案的形成到保管都应有相关的负责人，进行统一协调，建立责任制分配工作，在工作过程中进行登记记录，更好的保证电子档案的安全性以及工作的有效进行。
3.2培养人才，适应需求
由于电子档案相对传统档案的信息化和技术化，电子档案的管理对工作人员的知识水平和技术技能都提出了更高的要求。随着办公自动化的广泛应用，档案人员除了基本的档案学方面的知识外，必须具备电子文件管理的技术，并转变长期以来的传统思维模式，建立现代化管理意识。档案部门应制定完整的培训计划，根据不同工作岗位的能力要求和个人业务素质对工作人员进行培训，多开展交流活动，使他们不仅熟悉档案业务也精通计算机技术，了解计算机信息管理和开发利用，熟练使用计算机软件，不断提高他们的专业素质和文化素质，适应电子档案管理工作的需要。同时引进选拔专业的技术和管理人员，建立一支结构合理的档案工作人员队伍。
3.3提高技术，双套归档
目前电子档案的安全性还不能得到完全的保障，电子档案本身的缺点、工作人员的失误、硬件软件的故障都有可能造成电子档案的损坏和丢失。因此，对电子档案的安全性管理至关重要。一方面是技术方面的维护和提高，利用先进技术研发优化电子档案的管理软件，在较大范围内统一格式统一标准，使档案系统达到现代化管理水平，尽量避免由于文件载体或应用软件导致的问题，提高电子档案传输的安全性。在平时也应重视计算机网络和软件的维护，妥善保管好磁盘光盘等载体，减少不必要的损失。另一方面是实现电子文件和纸质文件双套归档，电子档案虽比传统档案方便快捷，但仍存在各方面的问题，如电子档案的易修改且不留痕迹的特点使得其原始性不如传统档案，因此仍不能完全取代纸质档案。双套归档是文件介质转换时期不可避免的一个过程，将两者结合，在电子档案和传统档案间建立对应关系，保持两者的一致性，提高档案的真实性和安全性。
4 结论
随着计算机技术的快速发展，电子文件在现代化社会得到广泛应用，无纸化办公已成为一种趋势。但目前的电子档案管理仍存在一些问题，还没有明确的法律规章制度来规范电子档案的管理工作，档案人员的专业素质也不足以满足现代化科学管理的要求，使电子档案的真实性、保密性、安全性和长久性都受到威胁。因此，档案部门应建立健全相应的法律法规，制定合理科学的规范制度，使电子档案管理工作有法可依、有章可循，注重培养专业高素质的档案管理人才，使他们的档案业务和计算机技术都得到进一步的提高，并利用科学技术研发优化管理软件，实现电子文件和纸质文件双套归档，提高电子档案的安全性。
参考文献
[1]夏利宏.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J]，图书与传媒，2009.
电子档案管理规范范文第8篇
【关键词】电子档案；档案管理；优越性；利用方法；管理制度
1.电子档案的优越性
在档案存储和归档工作上，电子档案极大地提高了统计、分析、归档等的速度。现今社会是信息的、网络的快捷式生活节奏。信息获取和处理的速度体现出了其自身在当今社会的竞争水平和生存能力。电子档案是将文档使用扫描形式录入电脑，避免了人工抄录错误的几率，即使是人工输入，电子档案的信息材料修改起来也非常方便，如果采用专业的高技术系统，还能自得识别相关错误信息，可使其得到及时修正。档案管理工作实行微机化工作方式后，就可以按“件”进行方便快捷的整理归档。由于进行随机管档，就可进行随时整理立卷。通过计算机编码排序后，只要按照电脑呈现的秩序编排，就能清晰地现实文档归置位置，省去了人工费时费力的编排工作。同时，电子档案的存储更为稳定，可采用光盘、U盘、硬盘、存储卡等载体进行存储，其受外部温度、湿度及微生物环境影响小，且储存时间长和信息存储量大大超过了其他介质，具有很强的稳定性。
在档案信息应用上，使用电子档案，利用信息化手段，可以很好地实现档案的体系管理，实现充分的资源共享，使索引、查找等更加快速便捷。同时，由于采用了信息、网络传输等技术，使得电子档案能根据不同要求实现分类、搜索、排序、过滤等操作，更加有利于档案的管理和调度，极大发挥了占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点。电子档案使档案在现实应用中实现了网络化、远程化的自动化操作，加快了信息检索速度，促进了文档信息的交流和共享。在知识经济高速发展的形式下，现代网络环境不仅为归档提供了方便有效的工作方式，并且对信息利用的快速途径也起到了一定的促进作用，废除了立卷归档与检索查找的繁琐工作，改变了繁琐低效率的工作强度，归档质量和检索速度也产生了本质的变化。在传统的工作形式下，各单位、各部门相互间都是靠纸来传输信息，以计算机为载体的电子档案管理系统，可以将各种档案信息通过网络传送出去，不论身在何地都能及时阅览到相关信息。
在档案管理模式上，电子档案在以电子信息技术为支撑的数字化管理模式下，文档的规范性和科学性进一步提高。
传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档，可随时补漏增缺，使文档不形成存积。微机管理省时省力，可以给工作人员充分的时间去提高业务水平。微机管理更有利于文档的保密，将整卷档案内容改为单份文件提供利用，利用者就无法接触整卷档案中其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。
2.加强电子档案管理制度
电子档案的出现，彻底改变了传统档案管理的流程，在内容、时间及顺序等诸多方面发生了巨大的变化。由于电子档案对软硬件设备的依赖性更强，且更易更改、流失等特点，常常会使人们对电子档案的信息真实性产生质疑，因为电子档案信息的载体与存放地点均可以不固定，复制后真伪难辨，存在难以认定是否为“原件”的问题。因此，只有通过规范的管理制度使电子档案的形成、归档、保管和利用等环节得到有效约束，并在每个环节上采用制度与技术相结合的方式，切实避免信息失真的隐患，这样既可以保证电子档案的规范管理，又能维护电子档案信息的真实性与原始性，使人们对电子档案产生信心。然而，传统管理制度已无法适应电子档案文件的管理，必须结合电子档案发展的具体情况，建立一套完善、健全和科学的电子档案管理制度。
2.1电子档案的形成制度要进一步完善
在形成电子档案的过程中，必须遵照国家规定的统一格式标准，对于不同媒体电子档案的接收、存储、参数指标和载体形式加以规范。同时，对于电子档案的背景信息和元数据也应一同加以保存，以保证形成的电子档案具有完整性。
2.2电子档案要执行更为科学的归档制度
要进一步完善电子档案的管理制度，归档制度的完善是必不可少的环节。归档是整个文档管理工作中十分重要的环节，但是不同于纸质档案的是电子档案的归档还有许多工作要做。需要检测档案文件在相应软硬件环境下的有效性；检查同电子档案有关联的纸质或其他载体形式的文件，以保证内容和相关说明与描述的一致性；电子档案机读目录及相关软件、说明等也应同时归档；电子档案所使用的存储载体是否符合要求。同时，档案管理部门还要对电子档案的归档时间、范围及归档方式做出明确、细致的规定，以维护电子档案在程序上的合法性与真实性。在归档制度制定的过程中，应以国家有关规定为参照进行，目前，我国已通过先后颁布实施的《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等规章制度，对电子文件归档工作提出了较为明确的规定与要求，这些规章制度的出台，确保了电子档案在归档过程中的科学性和规范性。
2.3建立严格的保管制度
电子档案归档后就需要一套严格的保管制度以确保其安全。首先，要把住存储载体的质量关；其次，要规范存储载体的保管条件，电子档案的保管应远离有害气体与强磁场环境，并建立一个适合磁、光介质保存的物理保管环境，同时保持良好的温度、湿度环境；再次，加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的载体不带病毒，并将载体置于保护状态，同时，注意对加密电子档案的管理最后，为了确保记录信息内容的完整性、可读性，以及载体无损伤，应定期对电子档案进行安全性检查，一旦发现信息或载体产生损坏时，及时采取有效的维护措施，进行拷贝或修复工作。
2.4规范电子档案的利用制度
在电子档案利用阶段，相关的管理工作主要包括对提供利用过程的管理和对人员的管理两方面。要制定完善的电子档案利用制度与规则就必须对上述两个要素加以明确。在利用制度中对利用过程和人都应做出较为明确的要求。一是对利用过程的制度管理。档案部门应当以自己的信息安全技术条件为依据，采取适宜的利用方式。在确保提供电子档案信息完整、真实的基础上，以电子档案的密级为根据，进行有效地分层次管理；二是对人员的制度管理。电子档案利用所涉及到的人员众多，有利用者、数据系统管理者和电子档案保管人员等。应以他们各自的分工为依据，对其使用权限进行合理的限制，可根据各种人员的身份、级别、层次及利用目的的差异判断其可利用档案信息的内容，决定对其授权的范围。
3.结语
档案工作要紧跟时代步伐，电子档案是新生事物，也是社会潮流的产物，迎合了信息时代的信息丰富、传递迅速的社会特点，我们要全力以赴采取多种措施管理好电子档案，利用好电子档案，使其更好的为我们工作、学习、生活服务。
【参考文献】
[1]王晓伟.浅谈数字档案管理制度的完善.科技创业家，2011（1）.
电子档案管理规范范文第9篇
关键词：学生档案 规范化 管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2015）04-0039-01
进入21世纪，计算机技术的快速发展，加之各种软件和应用程序的推出，推动了计算机技术在各个领域的广泛应用。在如今电子化时代，档案资料基本上已经实现电子化，可以随时在线或者是在计算机上进行档案的创建、修改、查阅，传统的纸质档案的使用率明显降低。对于学校的学生档案管理部门而言，学生的档案管理工作分为文书资料档案的管理、查阅和电子档案的创建、查阅与管理等，目前已经在大力向电子信息化发展。随着时代的发展，由于文书档案资料的秩序结构、信息资料和时代的发展要求完全不同，保存的路径与电子档案有着很大的不同，因此，在实际的学生档案管理工作中，必须注重管理的有效性和使用的便捷性。
一、当前学生档案资料管理现状
在我国，由于历史文明底蕴深厚，历经上下5000余年，对于纸质文件有着极其浓烈的喜爱之情，而且我国从古至今在文字方面有着独特的记录技巧，因此，在现今的相关机构中，不仅能够查到或者借阅到当代许多学生的档案文件，而且对于一些历史珍藏尤其是具有历史意义的名人的学生时代的档案资料也能查阅到，这也是我国档案管理水平高的一种表现。对于学校的档案管理机构而言，一般都是由图书管理部门代为管理，因此，学校的图书馆在做好科学技术资料的保护、管理与收藏的同时，还要去做好学生档案资料的管理。但是，由于学生的档案性质与普通的图书资料的性质不一样，往往会耗费很大的功夫才能做好。目前，在学校图书馆文书资料的管理中，往往会依据不同的形态、内容或者年代对图书进行划分，进而形成了更多具有特色的分类方法；在目录的整理过程中，采取了第一类与第二类的分类方法，采用不同的文书资料体系进行了保存。80年代，对于公文等文书资料的保存，图书馆的重视程度比较高，分类方法也比较独特。这一进程中，由于许多图书馆的文书资料的阅览存在许多难点，使得文书资料没有被充分的利用。但是，对于学生档案的管理工作，在很长一段时间内主要是依靠学生对档案相关的表格信息进行填写，然后收回，最终整理成册，单个学生的档案放入单个档案袋并加封，以学生的班集体为单位进行统一的保管。在如今，由于信息技术的广泛应用，这类档案的文书资料已经被转换成相应的电子档案，但是，纸质档案和电子档案内容一样，只是记录形式和保管方式不一样。由于目前对于档案资料的阅览已经从传统的查阅纸质档案的形式发展为能够借助WEB等电子媒体进行阅览，使得档案资料的利用程度明显增强，而且越来越方便。但是，由于纸质档案和电子档案的管理都存在一定的不规范，给学生档案管理工作带来了严重的挑战。例如，电子档案的管理均是采用电子加密技术进行保密，但是有的管理员工作不规范，造成电子加密信息泄露，或者是电子加密技术被不法分子破解，他们会利用这些技术进入学生档案管理平台，修改学生的档案信息，尤其是那些制作成电子文档的非扫描档案文件的信息，而且修改不留下痕迹，很难察觉，可能在未来出现无法估量的严重后果。纸质档案管理工作中，相关教师或者是学生会成员对于学生档案的查阅很方便，不需要经过严格的审批手续，导致许多属于小范围人员知晓的学生档案信息被大量人员知晓，使学生档案管理的保密水平大大折扣。
二、规范学生档案资料管理的办法
电子信息化时代，对于各种材料或者资料实行电子化是历史发展的必然要求，也应是最终的结果。但是对于学生的档案资料，由于纸质档案资料仍是目前时代的主流方式，因此，对于学生档案资料的规范管理需要从纸质和电子资料两方面考虑。
1.纸质学生档案的规范管理策略
1.1专职教师进行建档
对于学生的纸质档案，首先应改变传统的由学生自行填写或者是由几个班级干部进行填写的方式，应该由专门的教师对学生的档案资料进行填写，保证相关档案信息的真实性、权威性和保密性。
1.2设立专门的档案保管室
对于学生的档案，在由专职教师进行填写并交由相关老师进行审阅、确认之后，应存放在学校专门设立的档案保管室。这类档案保管室要做到消防设施到位，杜绝烟火等。其次，保密室要做好安全防护工作，最好由两人同时管理。
1.3严格按照档案管理流程查阅
对于文书资料的档案，其查阅应严格按照相关的档案资料的查阅流程进行管理。不论是教师还是学生，必须要经过相关的查阅手续之后才能进行查阅，只有严格按照规章制度进行管理，才能保证学生档案资料的规范管理。
2.电子档案的规范管理
目前，对于学生档案的保存，利用传统的实物资料和现代电子信息的结合，对于档案资料实现数字信息化存储与管理，主要是首先做好目录数据，对相关数据进行存储，并连接好相关资源与数据的信息记载，这样，电子化和实物化资料能够实现有效的结合，进而方便档案资料的管理。为了适应不断变化的环境，更好的将电子档案资料进行保存，采用目前较为实用的档案文书资料数据格式Born Digital Contents，用实物资料以及电子图书资料的形式进行保存。在当前，建立OAIS模型化的数字信息管理，将电子档案资料逐渐分为保存记述、内容信息、组合信息以及相关组合信息模型。在这样的模型中，不仅能实现档案资料的有效管理，而且还能使各要素之间具有良好的互换性，促进各种档案资料内容之间的要素转换，方便档案资料的保存、使用。
总结
在电子信息化时代不断高速发展的今天，人们生活习惯发生了重大改变，尤其是在查阅行为方面，对于传统的文书档案资料的物理介质使用率逐渐降低，对于学生档案资料的管理，采取纸质与电子资料相结合的方法，然后按照有效的和规范化的管理方式进行管理，保证档案信息采集、信息记录、信息储存和信息查阅的流程规范，不断提高电子档案资料的安全性，使我国学生的档案管理工作越来越规范。
参考文献
[1]李妍.高校学生电子档案的规范管理探析[J].长治学院学报，2009，03：89-90.
[2]于映霞.当前医疗档案的规范化管理分析[J].黑龙江史志，2014，21：214.
电子档案管理规范范文第10篇
[关键词]电子档案管理；存在问题；对策研究；信息安全
今天档案管理已经进入电子化和网络化时代，档案改变了纸质形态，转变为以磁、电、光等介质为载体的方式。电子档案的优点有：快速接收、归档信息，存储密度大、实现多种信息媒体一体化、方便统一管理、资源共享等。但同时电子档案管理信息容易被更改，数据容易丢失，存储介质材料易损，对计算机依赖较大。电子档案管理是未来档案管理的发展趋势，因此必须及时解决存在的问题，找出有效解决对策，提高电子档案管理的水平。
一、电子档案管理中存在的问题
与传统档案相比，电子档案出现的时间并不长，虽然其在储存空间占用相关信息处理效率等方面有很大优势，但在对其认识、利用中仍存在一些突出问题。
1.档案管理观念陈旧落后
很多单位的领导对档案管理工作的重视程度不够，将档案工作与保管性工作混同，认为档案管理不会影响单位实质性发展。因此，他们对档案工作不能及时关注和更新，对新出现的电子档案管理方式缺乏正确认识。部分档案管理工作者的观念陈旧，没有及时调整管理思维，档案管理理念比较封闭，制约了电子档案的发展进程。
2.档案管理不规范
电子档案对计算机系统依赖性强，电子档案管理工作中规定了对重要系统、文件、数据信息进行定期备份，但是缺乏具体操作性规范。电子档案保存工作缺乏连续性和完整性，管理工作存在很多纰漏。目前的电子档案存储介质主要是光盘、移动硬盘和U盘等，没有进行备份数据档案登记管理，缺乏规范的放置措施，另外，计算机数据档案没有配套的避免拷贝技术，缺乏相应的检查机制。
3.忽视电子档案管理安全
档案管理工作者普遍忽视电子档案安全性，没有采取有效的安全防范措施。电子档案依赖于计算机系统，因此电子信息在收发、保存、归档的过程中存在病毒入侵、被盗、泄密、被伪造和篡改等风险。利用电子档案的过程也存在安全隐患，因为电子档案和纸质档案比，更容易被修改和覆盖，破坏电子档案的原稿。
二、电子档案管理改进对策
1.制定电子档案管理规范
电子档案的每一个环节：建立、处理、归档、利用、保管、更新等，都存在信息的丢失或更改的隐患，为提高电子档案管理质量，促进电子文件管理的科学性，应该制定相关的法律法规和管理规范，对单位、档案员进行约束，还要制定相关网络系统保密验收的规范、计算机和软件兼容性要求、密级电子文件的特殊管理规定等，更好地保障电子文件的原始性和真实度。
2.统一电子档案管理软件
建立规范的电子档案接收数据格式，将档案整理软件进行推广和统一。首先由地方的档案管理部门规定统一的电子文件模板，对电子文件和信息类型、格式进行规范化处理，然后发放到各单位进行参照。定期开展电子档案培训工作，对档案管理工作人员进行业务和技术的继续性教育，帮助他们进行软件更新，格式统一，使其熟练操作和管理。档案管理部门也可以定期对各单位档案管理工作进行指导，委派专业技术人员帮助档案管理人员发现工作的不足，找出解决措施，促进统一数据格式的电子档案体系形成。
3.提高电子档案的保存质量
电子文件的生命包括“物理生命”和“信息生命”。电子档案的存贮内容具有不稳定性，存储介质易受磁场、温度、湿度、细菌等因素影响，对电子文件“物理生命”的保护一是防磁，二是控制调节环境的温湿度，三是防止机械损伤，四是注意环境卫生。电子文件本身还易受到计算机病毒、电脑黑客的破坏，必须建造专用库房、档案柜存放电子档案，配备专业电子档案机房和较高的安全性的电脑设备，及时更新电子档案的文件结构，加强电子档案的保管，确保电子档案的长期可读性应用。对电子文件“信息生命”的保护主要有防电脑病毒，控制网络中电子文件系统的安全，备份处理，异处保存，及时更新档案支持软件，并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下，更新电子档案的文件结构，以适用新的“生存环境”。
4.加强电子档案的安全
（1）建立数据备份和恢复系统。备份技术是针对电子档案管理安全患的重要技术手段，是必不可少的安全性措施。面对网络系统的安全隐患，应完善数据备份和恢复系统，使计算机或者网络发生安全性事故时，关键、重要的信息数据能有效恢复。
（2）要加强网络的安全管理。通过验证用户信息、输入调阅口令和限制访问、权限，安装先进的防毒杀毒软件、建立防火墙来防止病毒和黑客对电子档案的恶意破坏和篡改。
（3）对重要文件采用。“双重“归档法。由于文件生效的主要标志是签署和印章，在现代技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性及易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。
5.提高档案工作人员素质
信息化进程推进了档案管理的现代化，为档案管理人员提出新的课题。工作人员必须提高自己的计算机技术水平，增强现代档案管理专业修养，熟练操作多媒体文件，掌握电子文件归档方法。能有效识别网络电子文件操作者，对其进行权限控制。单位应引进高端档案管理人才，让他们兼具档案管理业务和计算机技术。
综上所述，档案管理工作者应准确把握时代脉搏，积极寻找电子档案管理的先进经验，提高自身管理水平，学习现代信息技术和网络技术，针对性的解决本单位电子档案管理中存在的问题，寻找积极有效的对策，促进电子档案管理走上一个新台阶，适应不断变化发展的社会需要。
参考文献：
电子档案管理规范范文第11篇
关键词：办公自动化；档案管理；电子化
一、基层档案管理工作现状及存在的问题
近几年来，随着电子信息技术的飞速发展，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，基层央行办公自动化管理系统已逐步代替以往手续繁杂的办公行文，许多来往函件，公文处理直接在计算机和网络上办结，文件从产生到归档几乎可以不使用纸和笔，随之产生了大量的诸如电子邮件、磁盘、光盘、图片录像及数码声频视频等电子文件资料。但由于对此类文件的重要性缺乏足够的认识，相应的配套管理措施和有效的技术支持不到位，使基层央行的电子文件档案管理工作存在诸多问题和漏洞，主要表现在：
一是电子文件档案管理意识不强，文件丢失问题严重。由于基层央行档案管理人员存在思想认识上的误区，认为只有书面纸张类的文件资料才是档案，非纸化文件的管理不是自己的事，对电子文件缺乏管理意识。在工作中形成的大量电子邮件、磁盘、照片录像及数码声频视频等电子文件资料，一般都是由制作者、使用者或收件人自行保管，认为拍摄完成、看完用完就算完成任务了，不需要归档保存；由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，致使部分电子档案长期在个人或业务部门内部保存，特别是由于电子文件的可删除性和电子文件信息与载体的可分离性以及机构调整、人员变动等原因，造成电子档案被删除或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了电子档案的长久保护和开发利用。
二是电子文件档案管理制度不健全，操作不规范。基层央行虽然健全了相应的档案管理制度，然而对非纸化文件资料的管理操作却是空白，使管理人员无章可循；有的同志对电子文件的重要性缺乏足够的认识，在使用完之后乱丢乱放或随意删除，完全处于自主管理、自由处理状态；也有的单位虽有管理制度，但落实不够，执行不严，归档不及时，交接无手续，保管不规范，缺乏行之有效的管理措施。
三是档案管理工作存在"一重一轻"现象，基础设施建设相对滞后。由于部分领导存在思想认识和管理理念上的偏差，认为纸张化文本档案易管理、易操作、易出成绩，且投资少、见效快、效果明显，因此，非常注重传统档案管理的人财物投入，而对电子类文本档案则相对忽视，存在"重传统档案管理，轻电子档案管理"的现象，使档案管理电子化建设进程发展滞后。
四是管理人员专业素质不高，缺乏现代化档案管理专业知识和技能。目前基层档案管理人员大多都是兼职，管理水平参差不齐，档案综合管理能力有待提高，部分档案管理人员对《档案法》及有关档案管理规定和要求知之甚少，对档案的形成、收集、整理及归档等管理环节和程序也是一知半解，尤其是对档案管理标准化、电子化的专业知识、技能更为缺乏，致使档案管理水平停滞不前。
二、大力推进基层央行档案管理电子化建设势在必行
一是加强领导，提高认识。基层央行档案管理工作的电子化建设是顺应潮流、适应形势发展的新举措、新要求，是实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为人民银行中心工作任务提供高效、优质服务的有效措施，是推进基层央行工作全面协调可持续发展的基本要求。基层央行档案管理电子化建设要坚持以科学发展观为指导，紧密结合基层央行工作实际，坚持实事求是，既要精心组织、真抓实干，又要做到统筹规划、科学谋划，为长远发展打下良好基础。
二是着力实现档案管理标准化、规范化，大力提高档案管理基础工作水平。加强基础工作是实现档案管理电子化的前提和条件，基层央行首先要对原有档案进行广泛收集、分类整理，并依照档案管理规定对归档范围、保存期限，保密文件收发、销毁等各个环节要求，全面普查案卷，去糟取精，剔除无用和过期的文件；将历史形成的档案资料，按照档案装订归档要求，进行重新分类整理、装订和归档，并明确各类档案的装订顺序和归档时限，对档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等环节认真加以规范。然后按照标准化、规范化管理要求，重新分类组合，归档立卷，编目著录。使原有档案全部实现标准化和规范化，为档案管理电子化提供了充分准备。
三是建立健全相关管理制度，保证档案管理电子化沿着标准化、制度化、规范化的轨道发展。要依据《档案法》、《机关档案业务建设规范》等有关规定，结合基层央行工作实际，进一步充实完善《档案管理制度》、《档案保密制度》和《档案操作规程》，建立电子化档案管理措施，规范工作程序，从档案资料的收集、整理、立卷、归档、检索、借阅，直到最后的鉴定、销毁，每个环节都要做到有章可循。同时进一步明确档案管理负责人，专职、兼职档案员的岗位职责，对归档范围、保存期限、保密文件收发、存档、销毁等各个环节工作程序，做到定期或不定期监督检查和考核评价，发现问题，及时整改，以确保各项制度落到实处。
电子档案管理规范范文第12篇
一、疾控中心档案管理工作中存在的问题
（一）电子档案缺乏规范化管理。为适应大数据时代的发展要求，我国档案信息化建设全面提速，逐步落实“存量数字化、增量电子化”的发展战略要求，积极推进档案数字化建设，应用档案管理系统，全面提升数字档案的管理工作层次、管理工作水平。我国疾控中心也在不断建立中心局域网络管理系统，应用档案管理系统，各科室应用办公自动化管理系统，提升中心数据信息的管理水平。但在中心局域网环境下，各科室OA系统与档案管理系统并未形成统一的网络系统，各科室数据信息仍需手工录入，并未实现自动归档。档案室虽然应用档案管理系统，但只能实现文件级目录的检索，并未实现全文检索。而对于原基础条件下保管的纸质档案，并未实现全部的数字化归档。另外，中心档案室电子档案的备份程度也较低，如遇突发事件，极易造成不可挽回的损失。
（二）电子档案开发利用程度较低。档案管理的最终目的是为了实现档案的利用，为了实现更广范围内的资源共享。疾控中心档案室藏丰富档案信息资源，具有极高的参考价值和社会价值。但现阶段疾控中心档案室仍停留在“上门查档”的被动查档阶段，提供较为简单的档案复制、查阅等档案服务。而对于电子档案的检索服务，也仅限于以文件题名、形成者、年代、案卷号等为关键词的档案目录检索。另外，档案的编研水平也较低，仅有少量的编研成果。因此，疾控中心日常工作中形成的大量业务档案在一定程度上并未实现其所具有的价值。
二、对疾控中心档案管理问题的对策建议
（一）加强对电子档案的规范化管理。随着疾控中心数字化建设水平的不断提升，电子档案的日益增多，实现对电子档案的规范化管理势在必行。疾控中心在应用电子档案管理系统的基础上，要不断实现与疾控中心各科室业务管理系统的有效衔接，实现从“源头上”对业务数据的有效管理，而且各业务系统产生的电子档案要可实现自动归档，以减少人工录入成本以及信息错误。同时，疾控中心档案室也应按照国家档案局的《电子文件归档与电子档案管理规范》进一步规范电子文件的归档流程、数据标准，实现中心电子档案的统一归档，实现各科室业务系统的有效对接。而对于“存量”部分的纸质档案，疾控中心还应不断实施数字化建设。对于纸质档案的数字化，其中重要的一点就是要不断加强硬件设备的建设，配齐扫描设备、存储设备、计算机设备等。其次，档案室人员要熟练应用档案信息化的加工设备，提高数字化加工水平。另外，在此基础上也可选择“外包”的形式，选择第三方责任公司进行中心档案的数字化加工。
对于疾控中心电子档案备份程度低的问题，疾控中心要建立电子文件安全保障体系。首先，在本地备份的基础上，实现异地备份，以避免突出事件所引起的不可挽回的损失。其次，实现对电子档案的分级管理，设置不同的管理权限，以实现资源的利用安全。再次，要加强对电子档案的安全加密，防止黑客入侵；另外，对于上网的电子档案信息要进行严格的审核，以防止重要信息外泄。
（二）提升电子档案的开发利用水平。疾控中心档案室针对电子档案开发利用程度较低的问题，一方面要以中心资源为依托，以历年疾病预防控制数据为分析对象，从业务档案入手，开展编研工作。对此，中心档案工作人员不仅要掌握一定的档案编研专业知识，还要全面了解中心的各项业务工作，积极争取与各业务部门合作，共同完成对中心各项年度业务知识的汇编；另一方面，要选择多样化的电子档案利用方式，对内以中心局域网为依托，在电子档案目录检索的基础上实现更高程度上的全文检索，以及对电子档案全文的下载、打印、传输、共享；对外可选择以网站的形式，面向公众提供一定的疾病预防知识。另外，随着我国移动互联网技术的不断发展，移动终端应用的普及，疾控中心也可以选择以“两微一端”（微信、微博、APP）为载体，移动传播现已公开的疾病预防控制知识，使公众随时随地得在线获取，以提升自我保健和防护的能力。
电子档案管理规范范文第13篇
电子档案的真实性、原始性以及完整性存在缺陷由于在纸质档案转化为电子档案的过程中，很容易出现失误而导致电子档案资料失真，更为严重的是电子档案即使遭到恶意篡改也很难留下痕迹，因此电子档案的真实性存在一定缺陷；而在原始性方面，纸质档案可以通过文字、图像、印章以及字迹等多种形式来保证其原始性，但电子档案就无法通过上述形式来对其原始性进行保证，这就使得对电子档案的原始性很难检验；由于电子档案的文件信息一般处于流动状态，如果捕获不及时，就极易造成信息的丢失或缺失。此外电子档案的保存形式多种多样，这从一定程度上也导致电子档案的缺失，难以保证电子档案的完整性。
完善电子档案科学管理的对策
建立并健全科学的电子档案管理制度电子档案的管理在某种程度上可以看成是对各种数字存储介质的管理，简而言之就是对接收而来的各种电子文件进行分类整理、编制目录并进行备份，方便日后查找和利用。因此，要根据电子档案管理的特点、档案管理的相关规范与规定，结合本单位和部门的实际情况，来建立和健全科学的电子档案管理制度，从制度上对电子档案管理工作进行规范。具体来说，要做到电子档案的形成、归档、鉴定、利用等各个环节都有制度可依，并将每个环节的责任落实到具体的责任人[2]。
转变思想认识并培养出专业的电子档案管理人才要自上而下的转变目前对电子档案管理存在的一些错误认识，将这些阻碍档案管理电子化、数字化进程的绊脚石都消除掉。各个单位和部门都要从思想上引起对电子档案管理工作的高度重视，必须将电子档案管理工作提到领导的议事日程中去，从而有效加强组织领导。此外，要切实搞好电子档案管理人才的建设工作，努力培养出一批既精通计算机应用技能，又熟练掌握档案管理知识的复合型人才。
制定科学合理的电子档案管理工作标准及规范随着电子档案资料大量产生，为了改变目前电子档案的管理范围仍然缺乏一个统一的标准的状况，迫切需要建立起一套科学合理而又严密的电子档案管理标准以及规范。从而将电子档案形成、接收、整理、归档等工作内容用标准和规范确定下来，使得电子档案管理从一开始就是科学、有序和规范的。
采取有效手段保证电子档案的真实性、原始性和完整性要采取积极有效的手段来保证电子档案的真实性、原始性和完整性。一方面可以通过身份验证手段，如用户信息加密、用户个人信息验证、电子档案调阅需要输入口令等手段来限定和验证用户对电子档案的访问与调用权限；另一方面在电子档案进行归档时，采取数字签名或者在电子文件储存介质的背面进行签章等方式来杜绝不良分子弄虚作假、等破坏电子档案完整性、原始性的行为，最大限度的使电子档案的真实性、原始性与完整性得到保障[3]。
电子档案管理的风险控制
电子档案管理存在的风险电子档案管理中存在的风险主要表现在电子档案资料是通过互联网进行传输，在传输过程中极易受到互联网服务的影响，出现泄密、伪造、窃听以及篡改等事件。再加上电子档案的信息接收与归档过程中还要面临计算机病毒和网络黑客等多方面的威胁，因此造成电子档案管理中风险重重，电子档案的安全难以得到有效保障[4]。
安装安全防火墙。作为单位内网与外部公共互联网的第一道安全屏障，安全防火墙是最基本也是最简单的防御措施。电子档案管理部门必须要安装防火墙，以保护单位内部的计算机网络。
设置入侵检测程序。为了及时发现外部对单位内部计算机网络的入侵，必须设置相应的入侵检测程序，对单位内部的计算机以及网络进行监控，一旦发现入侵行为，就立即报警并进行自动拦截，为电子档案管理提供保护。因此，电子档案管理人员需要经常和专业的网络维护人员进行沟通和交流，以掌握必需的网络知识。
安装杀毒软件。在计算机和互联网的普及过程中，计算机病毒呈现出不断蔓延和传播的趋势，其所带来的危害也日益严重。对于电子档案管理系统而言，计算机病毒会造成系统文件损坏，导致档案资料的丢失。而杀毒软件可以有效查杀计算机病毒，保证计算机系统的安全。因此，电子档案管理人员需要对电子档案管理系统的计算机安装合适的杀毒软件，并进行及时升级，以达到安全防护的目的。
合理利用硬拷贝输出法。电子文件要想做到永久性保存难度较大，因此电子档案管理人员可以通过硬拷贝输出的方法，将单位中那些重要的电子档案资料再转化为纸质档案进行保存。这种有选择性的同时保存电子档案和纸质档案的“双轨制”模式，对于那些重要电子档案的管理而言，具有十分积极的意义。
结束语
电子档案管理规范范文第14篇
［关键词］电子文档；信息管理；数字化；网络化；规范化
［中图分类号］G276 ［文献标识码］A ［文章编号］1005-3115（2012）08-0088-02
随着电子计算机技术的迅速发展及其在工作、生活中的广泛应用，电子文件开始大量产生。在《全国档案信息化建设实施纲要》中，提出加强电子文件归档管理的计划，要求各机关档案部门加强对电子文件的积累、鉴定、著录、归档。而国家档案局要求认真贯彻执行《电子公文归档管理暂行办法》，要求各档案部门认真学习领会，以加强电子公文归档管理工作为突破口，加快推进全国档案信息化建设，全面提高档案工作整体水平。当前，如何正确认识、规范管理、科学利用电子文件，已经成为文件处理领域和档案管理领域一个急需解决的新的重大课题。
所谓电子文件，是在计算机系统中生成的以数码形式和一定的格式储存在磁带、磁盘和光盘等化学磁性材料并且通过计算机等数字设备才能识别、处理，可以在通信网络传递的文件。
一、电子文件的基本特点
（一）储存方式上的特点
传统档案管理以纸和笔作为档案信息记录和传递的主要工具，而电子文档是在电子计算机内部，无论是储存、传输，还是文字、声音或图像，电子文件均以数字编码的形式存在。电子文档与档案数字化依赖计算机信息存储技术、网络通信技术等现代信息技术，其基本途径是把固化在纸质载体中的档案信息开发汇集成数字档案信息，利用数字照相、扫描等技术将档案原件进行数字化处理，直接在办公自动化过程中形成标准规范的电子文件信息。
（二）运行方式上的特点
数字文档的运行方式是存取档案信息的网络化，数字文档存取的是各种数字化档案信息。档案信息传输服务网络化，与传统档案储存利用不同，在档案资源的利用上，档案数字化后，利用网络交流与分发信息，可以不受地域限制，提供远程存取的信息服务。
（三）功能定位的特点
电子文档主要是信息资源的动态搜寻链接，在功能上以存取为中心。首先，它以电子载体形式取代纸质档案，实现数字化转变；其次，从手工作业转变为计算机自动编目、电子检索、自动标引、自动统计等。
二、电子文件的独特作用
（一）改变办公方式，提高办公效率
电子文档与纸质文档比较有其独特的优势，作为高科技产物，随着计算机网络、通讯、多媒体等技术的迅速发展和广泛应用，使得“办公”远远超出了办公桌的范围，利用现代技术可以在网络上进行文件的制作、传递、处理和归档，实现办公自动化和信息化。使用电子文件不仅仅在文件存在方式上发生了根本变化，更重要的是从更本上改变了办公的方式，提高了办公效率。
（二）促进文档一体化的实现
利用计算机网络可以对电子文件从生成到归档进行一系列操作，统筹安排文件处理与档案工作，大量减少重复作业和滞后作业，使二者在网络系统中实现无缝对接，从而实现文件一次输入和多次、多途径输出，达到文件与档案资源的优化管理和最佳利用效果，使文件工作和档案工作成为一个有机体，实现了真正意义上的文档一体化管理。
（三）集成多元化信息
运用多媒体技术，将图、文、声合成在一个电子文件之中，真实地保存和再现历史演变的原貌。
（四）实现高度的信息共享
在电子文件的生成和处理中，可以借助计算机的高速处理信息能力，通过多种途径实现快速检索，可以实现全文检索和远程检索；借助计算机网络可以使不同地点的人员同步协作，也可以使电子文件的利用者不受时空、孤本和人数的限制，由系统软件来操作，节省人力、物力，实现了多角度、全方位的高度信息共享，这是计算机网络的最大优势，为档案利用者提供了准确、方便、快捷的信息。
三、电子文件的归档
根据《电子公文归档管理暂行办法》规定，电子文件形成单位应指定有关部门或人员负责单位的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文件的处理程序和相关人员的岗位职责之内。电子文件归档应从三方面抓起：
第一，电子文件在归档前应由文件的形成部门按照规定确定文件的归档范围，执行保管期限的划分，对电子文件归档进行全面、认真地检查。在内容方面，检查归档的电子文件是否齐全完整、真实可靠，是否最终稿本；电子文件与相应的纸质或其他载体文件的内容是否一致；软件与文本是否一致等，确保电子文件的真实性、完整性、有效性及密级性。
第二，在进行电子文件归档工作时，应对电子文件硬件环境和软件环境的有效性及有无病毒感染、归档电子文件载体的物理状态、读出信息的准确性、记录信息格式的规范性与完备性进行检测。
第三，电子文件归档分为逻辑归档和物理归档两种形式。逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原储存方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程；物理归档是指把电子文件按照一定规律集中下载到可脱机保存的载体上以后再向档案部门移交的过程。电子文件在归档前要按本单位的档案分类方案进行系统整理，同时，按照保证真实性、完整性和有效性的要求，补充电子文件特有的著录项目和其他标识，将著录结果制作成电子目录和纸质目录。
四、 制约电子档案实现的因素
第一，档案电子化改革，最难的是转变思想，打破常规和原有的模式，改变档案管理人员怕麻烦、安于现状的想法。在新技术应用与传统思想的碰击中，扬弃传统理念，根据档案数字化的特性，创立新型数字档案管理理论与方法，才会促进档案数字化进程的健康发展。
第二，电子文件归档的基本条件还不完善。办公自动化、网络化、管理程序化还没普及。由于电子文件归档所涉及的问题广泛，受制约因素多。推行电子档案管理，需要将电子文件的形成、流转、收集、整理、保管等工作环节有机地联系在一起，有些档案管理部门无论从物力、财力，还是技术力量还有待提高。
第三，电子档案管理还缺乏标准化、规范化。电子文件归档的前提基础工作是规范化和标准化。有了标准，工作的开展就有了可以共同遵守的依据，电子文件在网络上传输需要遵循规范传输，电子文件信息交换和共享需要遵守共同的交换格式。档案部门软件的开发、利用与管理系统不够规范，不能适应档案信息资源共享的要求。
第四，档案管理人员的素质制约档案电子化进程。目前，档案管理缺乏专门性人才，操作技术手段落后，对网络知识了解不够，不能灵活使用档案管理软件，部门复合型人才引进缺乏，无法适应信息技术和档案事业的发展需要，因此人才的培养是当务之急。
五、档案电子化管理对策
（一）认清档案电子化的发展趋势
随着现代高新技术发展，档案信息载体多样化、管理对象信息化、工作方式电脑化、服务方式网络化这些变化对传统的档案管理理念和管理方式必然产生巨大冲击，因此，推行档案电子化进程首先要转变思想，支持并开展档案管理的改革创新工作 。
（二）立足现有条件，努力发展
从我国目前的现状来看，大面积铺开档案数字化建设的技术条件尚不成熟，在传统档案馆向数字档案馆变革过程中，一个主要的技术问题是档案信息资源数字化建设成本较高，在网络技术开发与档案信息网络建设方面，缺少统一的技术标准，无法对各档案数据库进行搜索，从而造成数据库资源无法交换与共享。各档案馆要依靠自身努力，艰苦创业，积极探索研究档案电子化建设与管理的思路和办法。
（三）加强人才引进与培养
档案数字化建设，必须有一批档案资源加工与管理、系统开发与维护等方面的专业人才，随着电子文档信息资源的形成、整理、存储、检索、传递、保管、利用、鉴定、销毁、统计等过程的变化，档案管理者应成为信息资源的管理者。管理技术的发展和管理者角色的转变，对档案管理者素质水平提出极大挑战。实现档案电子化必须有一批具备较高素质的电子档案建设、运行、管理及维护等方面的复合型人才，为电子档案建设提供管理和技术保障。
（四）应用系统开发
利用现代技术在网络上进行文件的制作、传递、处理和归档，实现办公自动化和信息化，要开发一套涵盖档案的数字加工、信息采集、处理、存储、归档、组织、、利用及资源管理全过程的网络应用系统。通过应用系统实现文件会签或阅览，实现真正意义上的文档一体化。
（五）逐步完善档案信息安全管理制度，保障电子档案信息安全
电子档案管理规范范文第15篇
【关键词】电子会计档案 ； 档案管理 ；元数据
为高效推进电子会计档案管理，财政部、国家档案局自2012年起历时4年的时间经过多次试点工作，对原《会计档案管理办法》进行了修改和完善，制定了新《会计档案管理办法》，并于2016年1月日起实施。新《管理办法》将电子会计档案的管理列为此次修订的重点。
一、实行电子会计档案管理的重要性
随着社会的不断进步和发展，各行各业对现代化信息要求越来越高，互联网技术应用的成熟，电子会计业务规模不断扩大，这些都要求会计档案管理要与时俱进，推进电子会计档案管理对未来会计档案的管理和利用具有重要的现实意义和深远的历史意义。
（一）有利于绿色环保，减少资源浪费。会计工作耗材成本巨大，日报、月报、年报所需纸张加上色带、打印机等各类耗材，无以计算，造成资源浪费、环境污染。由于大量的会计报表、报销单据及记账凭证等都以纸质档案呈现，给档案管理及档案利用带来诸多不便，以我校为例，一些科研项目结题审计、学科评估、教学评估等等不仅需要大量的原始票据凭证，还需要例如合同、协议、文件等原始凭证等，这些文件材料大部分都附在会计原始单据后面，这样一来，一个项目查下来就要翻阅少则一年多则五、六年，甚至十年的原始会计凭证，另外由于复印、照相、扫描不清不详，还要往返档案馆查找多次，耗资耗力耗材，给会计档案的利用带来诸多不利。如果实行电子会计档案管理就不一样了，新《会计档案管理办法》规定，符合条件的电子会计资料和电子会计凭证都可以同纸质档案一同归档立卷。这样会计档案利用者就可以通过电子会计平台迅速查到自己需要的会计原始凭证，既节省了时间又降低了耗材成本，节能减排，绿色环保。
（二）提高会计工作的效率，便于会计档案管理。纸质档案在形成和保管、利用的实践过程中，投入大量的人力、物力和财力，近年来纸质会计档案，尤其是记账凭证成倍增加，占用了大量的空间，一些馆所由于缺少现代化、标准化档案库房管理，出现会计凭证摆放杂乱、无序的现象，给工作带来极大不利，甚至造成严重的安全隐患。电子会计档案管理的出台，以它独特的便捷性，提高了会计工作的效率，加速了会计信息资源的传递速度，进而提升了会计档案的利用率。
（三）有利于现代化会计大数据事业的发展。现代化信息时代的发展，要求财务会计大稻莸闹С帧Mü一些会计数据的分析和研究，可以为决策者提供有价值的依据和决策。新《会计档案管理办法》的出台，将有利地推动电子会计大数据的实现，为机关企事业管理者提供更准确、更真实、更可靠的一手数字信息，为社会经济的发展做好参谋。
二、建立严谨的、规范的电子会计档案管理制度
电子会计档案的管理需要以科学的态度、完善的管理进行，它与纸质档案的管理无论在制度管理，还是业务流程，以及安全防范方面都存在着很大差别，为保证电子会计档案的管理科学、规范，最大限度地开发、利用，应该从规范管理、组织流程、建立安全防范体系几个方面落实。
（一）制定完善的电子会计档案的制度。新《管理办法》明确了电子会计档案的管理，规定电子会计档案在接收、传输、保管、利用等环节，要遵循建立与纸质会计档案相关联的会计档案检索系统，并且强调同时要符合长期保管的条件。规定从外部接收的符合存档条件的电子会计资料，同时其电子签名必须符合《中华人民共和国电子签名法》的要求。
（二）健全电子会计档案的移交手续。规定指出，电子会计档案在移交时，应严格遵守电子会计档案与其元数据一同移交的规定，并且要求电子会计档案在形成过程中的文件格式必须符合国家档案管理的相关规定。强调如果是特殊的电子格式必须连同电子会计档案的读取平台一同移交归档保存。
三、建立健全科学完善的电子会计档案安全保障制度
电子会计档案归档，应当从它形成的全过程加以监控。首先应当从电子会计档案的收集、传输、整理、保管开始，到最后的移交，形成电子信息一体化的电子会计档案管理体系；对其形成过程中的准确性、完整性、可用性及安全性一一进行严格的检测把关，真正符合规定的会计资料才可以接收归档。
（一）建立电子会计档案安全保障体系。从管理系统、网络传输、到电子会计档案的利用，档案部门应协同会计部门、信息技术管理部门一同建立安全有效的防范体系，严防电子会计档案利用中的丢失及篡改。
（二）建立电子会计档案的备份制度。防止自然灾害及人为破坏。
（三）建立电子档案查阅权限的控制机制。防止电子会计档案内容的篡改或泄露。
（四）在系统管理的安全保障上，采用相应的IT安全保障系统。保证各授权人员规范化操作，防范电子会计档案归档前不被篡改。
在电子会计档案管理过程中，要明确职责，严把质量关、风险控制关，保证电子会计档案质量及管理工作的安全。财务会计部门要确保会计资料形成过程中业务流程安全；档案管理部门确保管理利用过程中的权限操作程序安全。真正实现电子会计信息与电子会计档案的融合，实现电子会计管理的信息规范化、统一一体化、网络现代化管理，为电子会计档案科学化管理工作打下坚实的基础。
【参考文献】
[1] 会计档案电子化进程与前景.会计纵横.
[2]杨茜雅.电子会计档案实现机制研究.档案学研究，2015（02）.
