数字档案管理范文

数字档案管理范文第1篇

关键词：信息经济网络化数字化档案管理

现代社会，信息技术的发展日新月异，信息经济已逐渐成为经济发展的新动力和新增长点。作为重要信息资源之一的档案，面临着广泛应用计算机技术、通讯技术、网络技术以及多媒体网络环境的巨大冲击，面对这种机遇和挑战，如何正确认识数字化档案管理的重要性和必要性，如何使档案信息快速地向数字化方向发展，构建高速、及时、准确、系统的数字化档案网络，实现档案信息资源的有效利用和共享，促进档案事业的跨越式发展，成为当前档案管理部门的热点问题。

一、我国档案管理的现状和信息化时代对我国档案管理的影响

档案管理，是指以建立一个门类齐全、结构合理、管理科学、能为社会主义现代化建设服务的档案资源体系为目的，依据国家有关部门档案法规开展的档案积累、移交、整理、开发等一系列的管理工作。按照我国《档案法》》的有关规定，档案馆是我国档案事业的主体，是执行档案管理的中心机构，是集中保存、保管档案的永久性基地，它所执行的档案管理的功能主要有：档案收藏功能、档案信息存储功能、档案宣传教育功能、文化传播功能等等。截至2000年低，我国有各级图书馆3037个，保存档案1.9亿卷（件）；各级各类档案室20192个,保存档案1.7亿卷(件)。可以说，在我国这个有着悠久历史的传统国家，档案管理取得了很大的成绩。但是，随着信息技术的发展，包括计算机技术、通讯技术和网络技术的相互结合的广泛应用，带来了档案功能的巨大变化，档案管理原有功能将借助信息技术而不断增强，这些功能的扩展对档案管理将产生深远的影响，使档案管理不再是纯粹的档案物质载体的保管工作，更加突出信息传输的中心枢纽作用。近年来，信息技术在档案管理中逐渐使用，并呈现快速发展趋势，新技术的革命，对档案工作产生了巨大的影响。由于电子文件的大量产生以及档案馆中纸质档案的数字化速度的加快，导致了档案实体与所包含的信息内容高速度的加快，档案工作本身也随之发生变化，档案实体管理与档案信息管理彻底分离。众所周知，档案是一种能够被传输、传播、传达、感受的，是以文件、图像、声音所表征的信息。由于计算机网络的建立，使不同范围内利用者共享档案资源成为必然的发展趋势。凭借网络互联技术，数字化档案管理将逐步建立起全国、全省性的档案目录中心和真正意义上的档案数字信息中心，从档案实体中分离出来的档案信息惊人地增加，人们更多地将从网络中获取档案信息，而档案实体将会从直接利用中脱身，充当“信息法官”的角色。这样一来，档案管理通过网络向利用者传递信息将逐步成为其重要的工作，档案管理的功能将得到不断的扩展，获得更大的发展空间。

二、数字化档案管理的内涵和优点

1996年第十三届国际档案大会上，美国的《档案与博物信息》编辑D.比尔曼以《虚拟档案》为题，第一次提出了与物理档案（Physicalarchive）和实态档案库（Physicalrepositoriesofarchives）相对应的虚拟档案（Virtualarchives）。由此，发达国家首先开始了“数字化图书馆工程”的建设，也就相应地出现了“数字化管理”的概念。所谓“数字化档案管理”是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件可以通过文字识别等技术达到相配于每张图片的科学手段，再运用级存储管理技术将图片和索引字段存贮于光盘库、磁带库等各种大容量的存贮介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，最终实现“数字化档案”管理网络的新兴的档案管理技术。它是一个建立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字化手段，以高度有序的综合档案信息资源为处理中心，以高速宽带通信网络为技术设施的超大规模、分布式数字信息系统管理。

数字化档案管理主要包括以下几个方面的工作：一是现代通信、计算机网络、多媒体信息技术设备为基础设施，在内部建立具备连同各个部门的计算机网络平台，外部建立调整信息的宽带公共通信网络。二是以各个时期、各种类别的档案信息库及其他信息库为基础资源，包含有传统档案数字化转换后获得的数据库、办公自动化系统生成的电子档案数据库以及来自政府机构和职能部门的各类信息库。三是以智能信息处理技术为主，将原有的数据库转变为知识库，应用自然语言进行所谓的概念性全网络搜索。四是建立全方位、立体化的应用体系，及时吸纳和提供各种各样的信息资源，并为信息资源的使用提供良好的维护和安全保密工作。

数字化档案管理优点主要有：一是信息管理数字化。采用先进数字化存储技术方案，具有通用性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询和实时浏览等特点。二是资源管理虚拟化。通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，实现档案馆馆际互借和文档服务，从而达到档案信息资源共享。三是信息资源管理智能化。可以使利用者运用超文本及多媒体技术进行智能化检索，检索速度快，效率高，范围广，同时还可采用电子加密技术对档案进行机密处理。四是用户使用方便化。用户可以在任何时间、任何地点通过计算机方便地使用档案信息，获取更为及时、准确、系统的信息，从而节省大量的人力、物力和财力资源。查询速度快：一次查询只需几秒钟；保存时间长：100年以上；保真性高：而一般的纸介质只能保存10年左右；内容全面完整：不仅包含档案目录信息，也完整包含了具体的信息内容；真正实施在线：授权使用者可以从全球任何角落访问自己所需要的档案资料。

三、字数化档案管理的重要性

1、信息时展的需要。长期以来，由于种种客观原因，计算机技术在档案工作中没有发挥其应有的作用和价值，档案利用需求与档案所能提供的档案信息、利用方式之间的矛盾迟迟难以解决，造成档案管理的信息化远远落后于社会信息化的发展。随着信息时代的飞速发展和我国加入WTO，档案管理的数字化建设已经成为加快国家信息化步伐和发展我国档案事业的需要。如果还不重视档案数字化档案馆的建设，不能在网络上有效地传递档案信息，就无法进入信息时代的快车道，最终将会被信息社会淘汰。

2、参与国际竞争与交流的需要。数字化档案管理不仅是档案部门在工作方式上的创新，更是参与国家信息高速公路的具体体现，它不仅可以充分发挥其信息优势，以多种语言、文字积极传播中国悠久、灿烂的历史文化，而且有利于营造良好的社会发展国际环境，促进国家经济建设的发展。

3、加强科学研究、普及教育知识、服务社会大众的需要。数字化档案管理为利用者提供了及时、准确、系统且具有较高权威性和参考价值的档案信息，它不仅能够满足科学研究大型而复杂的课题需要，而且可以满足家庭教育等需求，在落实科教兴国战略的方面可以充分发挥档案工作的作用。4、改善档案管理工作，提高档案工作社会地位的需要。数字化档案管理的落实将促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用，从而促进档案管理理论、档案管理技术和方法的变革，最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享，发挥档案信息的增值作用，从而实现档案事业的跨越式发展，进一步发挥和提升档案工作在信息化社会中的地位和作用。

四、数字化档案管理发展存在的问题和发展建议

存在的问题：（1）缺乏新型的档案专业人才。为了适应数字化档案管理的要求，我们需要努力提高档案信息开发人员的素质。而目前我国现有的档案管理人员无论在意识上或者是技术上都和国际的标准相差很远。这也是严重阻碍着我国数字化档案管理发展的一大“瓶颈”。要真正在档案工作上做到和世界接轨，我们必须大力培养自己的现代化档案人才。现代档案管理工作涉及到信息、科技、语言等多元化的知识结构，需要复合型人才，他们不仅能善于管理档案，而且还要了解产品技术特性。（2）对数字化管理的游戏规则，还缺乏了解和适应。在我国档案逐步数字化的过程中，纸质材料与电子文件并存的情况将在相当长的一段时间内并存，而由于我们对数字化档案的管理情况不熟悉，容易引发许多问题。例如，国内标准纸规格是16K、18K等，加入WTO后纸的规格发生了变化，国际标准纸的规格是A3、A4等。针对这一实际情况，档案人员应立即行动，定制档案卷盒、档案卷皮，从而把案卷装订的既规范又美观。对电子文件的磁性材料应远离磁场,同时最好采用防磁性装具存放软盘,否则就会引发许多不必要的麻烦。同时,由于电子文件、电子档案有时可能会受到计算机病毒、黑客的攻击而造成文件被偷盗、被修改，甚至造成系统崩溃的情况，现阶段难以保证计算机系统的绝对安全，这就要求我们的档案管理员不但了解档案信息管理的有关知识，还要对计算机系统的维护、保密和反黑客任务有充分的认识。例如，对于数字化档案的保密问题，我们就必须严格遵守安全保密机制。在档案管理软件的研制、安装和使用上，必须符合《计算机信息系统保密管理暂行规定》（国保发［1998］1号）文件的各项要求，加强系统访问控制、数据保护和系统安全监控管理等基本功能，确保档案数据安全。（3）硬件设施缺乏建设。数字化档案管理是一项耗资巨大的工程,需要投入许多人力物力。而目前我国的硬件设备还远远没有达到发达国家对数字化档案馆形成辐射全国的信息管理网络的能力。

对上述出现的问题，我们应当做好以下几件事情。首先要为数字化档案管理工作提供资金保障、资源保障和人力保障。加强数字化硬件建设和软件开发。加强环境改造提供相应的技术支持，如购置、开发一定数量的应用软件，对现有人员进行专业技术培训，加快档案馆原始信息的数字转换进程和电子文件的积累，保证可传输数字信息的数量，并不断补充、更新和完善满足社会各界广大用户的需求，使数字档案馆正常运转，保持旺盛生命力。其次要培养和造就一大批具有档案、图书、经济信息、科技信息、信息技术开发与服务等多方面才能的数字化档案管理人才。这要求我们调整档案管理人员结构和知识结构,培养一批具有相关专业知识的技术人员进行日常维护、维修,从而保障各种专业设施的正常运行。同时加快各级档案管理人员的知识结构，加强现代知识的学习，掌握基本的计算机知识、网络知识、数据库管理知识及电子文件的管理知识，具备一定的适应数字化建设发展需要的基本技能。第三要正确处理传统与现代化的关系，正确解决数字化进程中录入与检索、保密与开放、资源共享与资源权属关系等问题。正确处理纸质档案与电子档案的关系，纸质档案的信息内容附在纸质载体上，与纸质载体密不可分，因此真实性和原始性容易鉴别，凭证作用和法律效力也就比较强。但受载体形式限制，纸质档案信息密度比较小，所需存储空间比较大。电子档案的信息内容通过光、电信号的相互转换附在磁盘、光盘上，不能在载体上直接读取，必须通过计算机等专用设备的再转换，虽然存储量大、节省了贮存空间，但在信号转换过程中，由于受载体的转换条件、存贮介质的稳定性和技术操作等因素的影响，容易造成信息的丢失或删改，却不易被察觉，因此对电子档案真实性的鉴别有一定的难度。我们应该积极实行“双套制”保存电子档案，既在保存电子档案的同时也保存对应的纸质档案。

目前我国正处于信息时代,如何提高信息档案部门信息管理和使用的自动化水平,提高办公效率,更好地发挥档案资料的作用已成为档案部门实现信息现代化管理的主要问题。随着数字化技术的广泛应用,随着电脑网络及其他数字平台的应用,数字化管理已经成为可能。由于地域、科技水平、教育水平及种族的差异，造成了国与国之间的“数字鸿沟”，但另一方面，信息时代也为每一个国家，尤其是发展中国家提供了一个全新的而又难得的发展机会。在《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十五个五年计划的建议》中专门提出要“加快国民经济和社会信息化”。其中对现代信息基础设施建设提出要抓紧发展和完善国家高速宽带运输网络，加快用户网建设，建成一整套宽带综合业务服务系统。随着社会发展水平和科学技术的进步，使档案越来越引起人们的重视。2000年4月，我国正式启动了中国数字化档案馆工程，现在已经在珠海、深圳等地取得了巨大的进展。一个覆盖全国、功能强大、方便快捷的数字化档案管理网络正在悄悄形成。我们完全有理由相信，在同志“三个代表”的精神指引下，我国的数字化档案管理一定可以不断地取得成功，加快我国迈向现代化的步伐。

参考文献：

1、国家档案局档案馆室司综合调查组：跟上时展的大潮提高档案服务质量－深圳市数字档案馆调查报告。中国档案，2001，12

2、吴化，当前我国档案信息网站建设状况分析与思考，档案学研究，2001，6

3、黄志文，我国数字档案馆研究综述,上海档案,2002，2

数字档案管理范文第2篇

一、档案数字化与数字化档案管理

（一）档案数字化

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术等数字技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它具有科学计算、数据处理、实时控制，辅助设计、智能模拟、文字处理等功能。档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技术加工成数字档案形式，通过局域网、政府网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高效率，提升档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。总之，档案数字化是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来。逐步依托信息技术，使档案工作更为有效地为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务，已成为今后一个时期档案发展的必然趋势。

（二）数字化档案

数字化档案管理是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴定、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查阅查借阅功能。数字化档案的特点主要有以下几个方面。

1.数字化档案依赖于数字化设备而存在。数字化档案依赖于计算机的软硬件和数据库与网络系统。离开了计算机及相应的软件，数字化档案就无法生存、传递、识别。

2.数字化档案的不稳定性。数字化文件的不稳定性决定了数字化档案的不稳定性。

3.文字、图形、声音、影像多媒体信息均可以单独或相互搭配构成数字化文件的内容，使得数字化档案的组成和结构要比纸质文件复杂得多。

二、档案数字化与数字化档案管理的优势及要求

（一）档案数字化与数字化档案管理的优势

档案数字化的实质是信息记录方式和载体形式的变换，为其共享网上资源打下了坚实的物质基础，其优势包括以下几个方面：

1.扩大经济效益。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便快捷，从而避免了反复印制资料造成的纸张和人力的浪费。

2.提高办公效率。数字化档案管理使资料及时归档，并尽快提供利用。同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便知晓天下大事。

总之，档案数字化是大势所趋。档案数字化从起草、修改到印发都在计算机上进行，它具有便于修改、便于复制的特性。这种特性使档案具有了开放性、检索性，可以使档案更好地为社会各个阶层提供服务。

（二）档案数字化与数字化档案管理的要求

档案数字化所要实现的就是为经济建设和社会发展提供优质、高效的服务，其主要目标：一是解决传统档案的存储问题；二是档案馆创建自身网络平台，使有效意义的动态链接成为可能；三是加快信息传递速度，以使档案在更大范围内提供最大的利用价值。其主要要求是：

1.科学性。档案信息资源数字化应具有科学性。从实际出发，通过对档案的分析、筛选，确定数字化范围。对档案分轻重缓急、分阶段、分层次有步骤地进行。优先对具有专业特色、地方特色的档案，用户利用率高的档案进行数字化。

2.系统性。在进行档案信息资源数字化时，只有系统地、连续地将档案信息资源数字化，才能充分发挥档案信息资源的效用。无论对档案的来源，还是对档案内容的内在逻辑，都应保持档案外在的连贯、完整与内在的有机联系。

三、推进档案数字化与数字化档案管理的对策

数字化档案管理在具体设施过程中，必须依托高新技术的支持。数字化档案不是在传统档案系统内部产生的，它的显著特点是完全依赖现代化通讯网络基础而进行的管理和工作。笔者认为，在推进数字档案化与数字化档案管理方面，可以从以下几个方面入手。

（一）予以科学规划

档案数字化是一个系统工程，必须立足于长远的科学规划，为此要抽调档案、信息等部门的人员组成规划小组，研究制定档案数字化的近远期目标，要明确哪些档案需要数字化，哪些档案需要优先数字化，哪些档案又需要长时间实行数字化，然后按照轻重缓急分步骤实施。

（二）进行成本核算

目前，将传统的载体进行数字化费用较高，并且传统档案数字化后，必须支付一定的费用，如对大量的数字文件进行管理和维护，数字化后电子文件的保存需要持续的管理，都需一定的经济投入，所以必须思考投入产出绩效。如果不加强核算，则有可能导致数字化成果在若干年以后完全无法使用，造成不必要的浪费。

（三）建立双套制管理机制

由于目前传统载体的档案管理基础相对薄弱，数字化过程中有很多问题待解决，因此在相当长的一段时间内企业的档案保存还要坚持双套制管理机制。在保存电子档案的同时也保存相对应的传统载体档案，以确保档案信息内容的安全、完整和真实，并最大限度地发挥档案信息的支撑作用。

（四）提高员工的素质

数字档案管理范文第3篇

一、业务流程及系统架构

（一）档案信息系统的架构在数字档案馆建设的过程中，纸质档案要经过整理、加工、著录、挂接等操作形成数字档案数据，这个过程伴随着相关信息将被加入到系统数据库，且挂接的数字档案原文信息将存储到指定的位置。数据库中的信息和挂接的数字档案原文信息都属于在线数据。只有了解了系统的架构，在开展在线数据管理工作时，才能做到有的放矢。云南省档案局的档案信息系统为CS+BS模式，系统管理在CS端进行，而数据查阅利用在BS端进行。后台数据库、系统的BS端、数字档案原文分别安装、部署、存储在到不同的服务器及存储阵列中，这样可以提高系统的性能及安全。

（二）数字档案数据分类根据云南省档案馆制定的数据管理办法规定，在线数据和离线数据要同时移交。为了便于解释和管理，将数字档案数据分为在线数据和离线数据。在线数据不是指连接到互联网中的数据，针对档案系统的特殊性，是指在系统正常的情况下，拥有权限的用户可以通过内部局域网对数据进行访问和操作的数据。离线数据是指将数据存储到某种介质中后，脱离计算机或带电环境保管的数据。以云南省档案馆为例，在线数据包括系统数据库中的数据、挂接后保存在存储阵列中的pdf格式原文数据和在线备份的数据；而离线数据指在数字档案馆建设过程中，由数据形成部门移交的数据，从表1可以看出，主要包括扫描文件、数码照片、视频文件、音频文件和其他类型文件。

二、做好数字档案数据管理工作的措施

（一）数据备份数据备份是容灾的基础，是指为防止系统出现操作失误或系统故障导致数据丢失，而将全部或部分数据集合从应用主机的硬盘或阵列复制到其他的存储介质的过程。传统的数据备份主要是采用内置或外置的磁带机进行冷备份。但这种方式只能防止操作失误等人为故障，而且恢复时间也很长。随着技术的不断发展，数量的海量增加，不少企业开始采用网络备份。网络备份一般通过专业的数据存储管理软件结合相应的硬件存储设备来实现。做好数据备份工作是保障数据安全的有力保障。当发生操作失误、系统故障等事件导致数据丢失时，如果没有对数据做备份，那么数字档案馆建设的部分成果甚至全部成果将不复存在。因此，要做好数字档案数据管理工作，备份工作是必不可少的。

（二）在线数据管理1.数据库备份对数据库采用了两种方式进行备份：一是通过ORACLE数据库的导出功能将数据库备份到服务器硬盘上，并定期将备份的数据拷贝到移动硬盘上；二是通过赛门铁克软件将数据库分别备份到磁带和硬盘上。也就是说，数据库中的数据共备份了四套。目前，数据库中的数据量达到8GB，为了数据备份的过程不影响系统访问的速度，以上1.2.4这三种备份策略将在晚上自动运行。以上四套数据库备份的保留期限均为2个月，以保证今后的持续备份有足够的存储空间。2.数字档案原文备份除了保障数据库的安全外，系统中挂接的数字档案原文的安全也是至关重要的。因此，应采取合理的方式对挂接到系统中的原文进行备份。由于挂接原文存储采用的是FTP的方式，每一个存储原文的FTP的存储空间不一致，受存储空间的限制，原文的备份就不能简单的采用盘对盘的拷贝，鉴于此，对于挂接到系统中的数字档案原文采用赛门铁克NBU软件将其备份到磁带上。由于挂接到系统中的数字档案原文的安全可用是系统正常使用及提供利用的关键，因此，在对原文进行备份后，还应定期对备份的原文数据做还原测试，以保证在误操作或系统故障时能够迅速的找回数据。3.操作系统及应用备份对数据库的备份和挂接的数字档案原文的备份在备份正常，还原测试正常的情况下，可以保证业务系统在出现问题的时候尽快对软件及系统恢复。软件的运行的基本要求是部署系统的服务器是正常的，为了避免服务器出现故障时，重新安装操作系统及相关软件可能出现的问题，有必要对服务器操作系统及其主要应用进行备份。采用赛门铁克SSR软件对数据库软件安装服务器、系统BS端部署服务器、赛门铁克专用服务器、域服务器的操作系统及主要应用进行了备份。每一个月或者服务器安装新软件时对操作系统和指定的应用软件进行备份，并且将备份保留两个月。这样，当服务器发生故障时，只需要使用赛门铁克的引导盘及对应的操作系统和应用软件备份，就可以在较短的时间内恢复系统，节省了重新安装操作系统、应用软件及相应配置的所需的大量时间，简化了操作，提高了效率。通过对用户权限和数据使用权限的管理以及对数据库、原文、操作系统和应用的备份，可以很好的对在线数据进行管理，以保障数据安全。

数字档案管理范文第4篇

关键词：信息经济 网络化 数字化档案管理

现代社会，信息技术的发展日新月异，信息经济已逐渐成为经济发展的新动力和新增长点。作为重要信息资源之一的档案，面临着广泛应用计算机技术、通讯技术、网络技术以及多媒体网络环境的巨大冲击，面对这种机遇和挑战，如何正确认识数字化档案管理的重要性和必要性，如何使档案信息快速地向数字化方向发展，构建高速、及时、准确、系统的数字化档案网络，实现档案信息资源的有效利用和共享，促进档案事业的跨越式发展，成为当前档案管理部门的热点问题。

一、我国档案管理的现状和信息化时代对我国档案管理的影响

档案管理，是指以建立一个门类齐全、结构合理、管理科学、能为社会主义现代化建设服务的档案资源体系为目的，依据国家有关部门档案法规开展的档案积累、移交、整理、开发等一系列的管理工作。按照我国《档案法》》的有关规定，档案馆是我国档案事业的主体，是执行档案管理的中心机构，是集中保存、保管档案的永久性基地，它所执行的档案管理的功能主要有：档案收藏功能、档案信息存储功能、档案宣传教育功能、文化传播功能等等。截至2000年低，我国有各级图书馆3037个，保存档案1.9亿卷（件）；各级各类档案室20192个，保存档案1.7亿卷(件)。可以说，在我国这个有着悠久历史的传统国家，档案管理取得了很大的成绩。但是，随着信息技术的发展，包括计算机技术、通讯技术和网络技术的相互结合的广泛应用，带来了档案功能的巨大变化，档案管理原有功能将借助信息技术而不断增强，这些功能的扩展对档案管理将产生深远的影响，使档案管理不再是纯粹的档案物质载体的保管工作，更加突出信息传输的中心枢纽作用。近年来，信息技术在档案管理中逐渐使用，并呈现快速发展趋势，新技术的革命，对档案工作产生了巨大的影响。由于电子文件的大量产生以及档案馆中纸质档案的数字化速度的加快，导致了档案实体与所包含的信息内容高速度的加快，档案工作本身也随之发生变化，档案实体管理与档案信息管理彻底分离。众所周知，档案是一种能够被传输、传播、传达、感受的，是以文件、图像、声音所表征的信息。由于计算机网络的建立，使不同范围内利用者共享档案资源成为必然的发展趋势。凭借网络互联技术，数字化档案管理将逐步建立起全国、全省性的档案目录中心和真正意义上的档案数字信息中心，从档案实体中分离出来的档案信息惊人地增加，人们更多地将从网络中获取档案信息，而档案实体将会从直接利用中脱身，充当“信息法官”的角色。这样一来，档案管理通过网络向利用者传递信息将逐步成为其重要的工作，档案管理的功能将得到不断的扩展，获得更大的发展空间。

二、数字化档案管理的内涵和优点

1996年第十三届国际档案大会上，美国的《档案与博物信息》编辑D.比尔曼以《虚拟档案》为题，第一次提出了与物理档案（Physical archive）和实态档案库（Physical repositories ofarchives）相对应的虚拟档案（Virtual archives）。由此，发达国家首先开始了“数字化图书馆工程”的建设，也就相应地出现了“数字化管理”的概念。所谓“数字化档案管理”是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件可以通过文字识别等技术达到相配于每张图片的科学手段，再运用级存储管理技术将图片和索引字段存贮于光盘库、磁带库等各种大容量的存贮介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，最终实现“数字化档案”管理网络的新兴的档案管理技术。它是一个建立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字化手段，以高度有序的综合档案信息资源为处理中心，以高速宽带通信网络为技术设施的超大规模、分布式数字信息系统管理。

数字化档案管理主要包括以下几个方面的工作：一是现代通信、计算机网络、多媒体信息技术设备为基础设施，在内部建立具备连同各个部门的计算机网络平台，外部建立调整信息的宽带公共通信网络。二是以各个时期、各种类别的档案信息库及其他信息库为基础资源，包含有传统档案数字化转换后获得的数据库、办公自动化系统生成的电子档案数据库以及来自政府机构和职能部门的各类信息库。三是以智能信息处理技术为主，将原有的数据库转变为知识库，应用自然语言进行所谓的概念性全网络搜索。四是建立全方位、立体化的应用体系，及时吸纳和提供各种各样的信息资源，并为信息资源的使用提供良好的维护和安全保密工作。

数字化档案管理优点主要有：一是信息管理数字化。采用先进数字化存储技术方案，具有通用性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询和实时浏览等特点。二是资源管理虚拟化。通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，实现档案馆馆际互借和文档服务，从而达到档案信息资源共享。三是信息资源管理智能化。可以使利用者运用超文本及多媒体技术进行智能化检索，检索速度快，效率高，范围广，同时还可采用电子加密技术对档案进行机密处理。四是用户使用方便化。用户可以在任何时间、任何地点通过计算机方便地使用档案信息，获取更为及时、准确、系统的信息，从而节省大量的人力、物力和财力资源。查询速度快：一次查询只需几秒钟；保存时间长：100年以上；保真性高：而一般的纸介质只能保存10年左右；内容全面完整：不仅包含档案目录信息，也完整包含了具体的信息内容；真正实施在线：授权使用者可以从全球任何角落访问自己所需要的档案资料。

三、字数化档案管理的重要性

1、信息时展的需要。长期以来，由于种种客观原因，计算机技术在档案工作中没有发挥其应有的作用和价值，档案利用需求与档案所能提供的档案信息、利用方式之间的矛盾迟迟难以解决，造成档案管理的信息化远远落后于社会信息化的发展。随着信息时代的飞速发展和我国加入WTO，档案管理的数字化建设已经成为加快国家信息化步伐和发展我国档案事业的需要。如果还不重视档案数字化档案馆的建设，不能在网络上有效地传递档案信息，就无法进入信息时代的快车道，最终将会被信息社会淘汰。

2、参与国际竞争与交流的需要。数字化档案管理不仅是档案部门在工作方式上的创新，更是参与国家信息高速公路的具体体现，它不仅可以充分发挥其信息优势，以多种语言、文字积极传播中国悠久、灿烂的历史文化，而且有利于营造良好的社会发展国际环境，促进国家经济建设的发展。

3、加强科学研究、普及教育知识、服务社会大众的需要。数字化档案管理为利用者提供了及时、准确、系统且具有较高权威性和参考价值的档案信息，它不仅能够满足科学研究大型而复杂的课题需要，而且可以满足家庭教育等需求，在落实科教兴国战略的方面可以充分发挥档案工作的作用。转贴于

4、改善档案管理工作，提高档案工作社会地位的需要。数字化档案管理的落实将促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用，从而促进档案管理理论、档案管理技术和方法的变革，最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享，发挥档案信息的增值作用，从而实现档案事业的跨越式发展，进一步发挥和提升档案工作在信息化社会中的地位和作用。

四、数字化档案管理发展存在的问题和发展建议

存在的问题：（1）缺乏新型的档案专业人才。为了适应数字化档案管理的要求，我们需要努力提高档案信息开发人员的素质。而目前我国现有的档案管理人员无论在意识上或者是技术上都和国际的标准相差很远。这也是严重阻碍着我国数字化档案管理发展的一大“瓶颈”。要真正在档案工作上做到和世界接轨，我们必须大力培养自己的现代化档案人才。现代档案管理工作涉及到信息、科技、语言等多元化的知识结构，需要复合型人才，他们不仅能善于管理档案，而且还要了解产品技术特性。（2）对数字化管理的游戏规则，还缺乏了解和适应。在我国档案逐步数字化的过程中，纸质材料与电子文件并存的情况将在相当长的一段时间内并存，而由于我们对数字化档案的管理情况不熟悉，容易引发许多问题。例如，国内标准纸规格是16K、18K等，加入WTO后纸的规格发生了变化，国际标准纸的规格是A3、A4等。针对这一实际情况，档案人员应立即行动，定制档案卷盒、档案卷皮，从而把案卷装订的既规范又美观。对电子文件的磁性材料应远离磁场，同时最好采用防磁性装具存放软盘，否则就会引发许多不必要的麻烦。同时，由于电子文件、电子档案有时可能会受到计算机病毒、黑客的攻击而造成文件被偷盗、被修改，甚至造成系统崩溃的情况，现阶段难以保证计算机系统的绝对安全，这就要求我们的档案管理员不但了解档案信息管理的有关知识，还要对计算机系统的维护、保密和反黑客任务有充分的认识。例如，对于数字化档案的保密问题，我们就必须严格遵守安全保密机制。在档案管理软件的研制、安装和使用上，必须符合《计算机信息系统保密管理暂行规定》（国保发［1998］1号）文件的各项要求，加强系统访问控制、数据保护和系统安全监控管理等基本功能，确保档案数据安全。（3）硬件设施缺乏建设。数字化档案管理是一项耗资巨大的工程，需要投入许多人力物力。而目前我国的硬件设备还远远没有达到发达国家对数字化档案馆形成辐射全国的信息管理网络的能力。

对上述出现的问题，我们应当做好以下几件事情。首先要为数字化档案管理工作提供资金保障、资源保障和人力保障。加强数字化硬件建设和软件开发。加强环境改造提供相应的技术支持，如购置、开发一定数量的应用软件，对现有人员进行专业技术培训，加快档案馆原始信息的数字转换进程和电子文件的积累，保证可传输数字信息的数量，并不断补充、更新和完善满足社会各界广大用户的需求，使数字档案馆正常运转，保持旺盛生命力。其次要培养和造就一大批具有档案、图书、经济信息、科技信息、信息技术开发与服务等多方面才能的数字化档案管理人才。这要求我们调整档案管理人员结构和知识结构，培养一批具有相关专业知识的技术人员进行日常维护、维修，从而保障各种专业设施的正常运行。同时加快各级档案管理人员的知识结构，加强现代知识的学习，掌握基本的计算机知识、网络知识、数据库管理知识及电子文件的管理知识，具备一定的适应数字化建设发展需要的基本技能。第三要正确处理传统与现代化的关系，正确解决数字化进程中录入与检索、保密与开放、资源共享与资源权属关系等问题。正确处理纸质档案与电子档案的关系，纸质档案的信息内容附在纸质载体上，与纸质载体密不可分，因此真实性和原始性容易鉴别，凭证作用和法律效力也就比较强。但受载体形式限制，纸质档案信息密度比较小，所需存储空间比较大。电子档案的信息内容通过光、电信号的相互转换附在磁盘、光盘上，不能在载体上直接读取，必须通过计算机等专用设备的再转换，虽然存储量大、节省了贮存空间，但在信号转换过程中，由于受载体的转换条件、存贮介质的稳定性和技术操作等因素的影响，容易造成信息的丢失或删改，却不易被察觉，因此对电子档案真实性的鉴别有一定的难度。我们应该积极实行“双套制”保存电子档案，既在保存电子档案的同时也保存对应的纸质档案。

目前我国正处于信息时代，如何提高信息档案部门信息管理和使用的自动化水平，提高办公效率，更好地发挥档案资料的作用已成为档案部门实现信息现代化管理的主要问题。随着数字化技术的广泛应用，随着电脑网络及其他数字平台的应用，数字化管理已经成为可能。由于地域、科技水平、教育水平及种族的差异，造成了国与国之间的“数字鸿沟”，但另一方面，信息时代也为每一个国家，尤其是发展中国家提供了一个全新的而又难得的发展机会。在《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十五个五年计划的建议》中专门提出要“加快国民经济和社会信息化”。其中对现代信息基础设施建设提出要抓紧发展和完善国家高速宽带运输网络，加快用户网建设，建成一整套宽带综合业务服务系统。随着社会发展水平和科学技术的进步，使档案越来越引起人们的重视。2000年4月，我国正式启动了中国数字化档案馆工程，现在已经在珠海、深圳等地取得了巨大的进展。一个覆盖全国、功能强大、方便快捷的数字化档案管理网络正在悄悄形成。我们完全有理由相信，在江泽民同志“三个代表”的精神指引下，我国的数字化档案管理一定可以不断地取得成功，加快我国迈向现代化的步伐。

参考文献

1、国家档案局档案馆室司综合调查组：跟上时展的大潮提高档案服务质量－深圳市数字档案馆调查报告。中国档案，2001，12

2、吴化，当前我国档案信息网站建设状况分析与思考，档案学研究，2001，6

3、黄志文，我国数字档案馆研究综述，上海档案，2002，2

数字档案管理范文第5篇

【关键词】档案；数字化；管理

如今电子信息飞速发展，计算机、互联网、智能手机在改变人们工作方式的同时也在改变着传统档案管理方式，随之档案的数字化管理模式普遍发展起来，所以本文就将对档案数字化管理进行简单的阐述，供参考。

一、档案数字化管理的特点

一是占用空间小、储藏信息量大。档案数字化管理运用先进的数字存储技术将各种文字、图片和声音影像等档案性资料转化为计算机能够识别的数据，通过计算机等电子设备展现给用户，占据空间很小的数据库能存储大量的信息资源，打破了原来纸质文档一统天下的局面，崭新的存储方式让传统档案馆望尘莫及，同时，全球互联的网络技术实现了信息共享，用户通过数字化档案馆能查阅到其他档案馆的信息，它不仅是网上档案馆，更是网上文化和信息交流中心；二是实现了管理模式自动化。通过设计出合理的程序，各种档案信息就能被分门别类地存入信息系统，无需人工鉴别再分门别类地运输上架。新型数字化档案馆将传统档案馆实现了高智能的技术型管理，而相关的工作人员主要任务也将以信息的收集、分析以及信息资源的开发为主，更有利于促进档案馆信息资源的全面化和服务优质化；三是查询资料更加快捷，使用数字化档案馆，短时间内就能获得大量所需要的档案信息，用户只要拥有数据终端，比如一台电脑，在操作系统中输入档案资料或信息的关键字就能立刻查询到数据库中存储的相关信息，更重要的是，档案数字化管理通过网络将信息自动呈现在读者面前，免去专门跑传统档案馆的麻烦，能够让读者随时随地方便快捷地查阅信息，省时省力，提高了工作效率；四是不同地域、单位建设的数字化档案馆通过网络的互联互通，实现了信息资源共享，大大增加了档案馆的资源，加大了不同地域、单位之间的信息交流。

二、数字化档案管理的重要意义

随着数字化管理方式的深入落实很多的企业开始对档案管理的工作效率进行关注，只有充分改善数字化档案管理的工作水平才能够促进工作效率的提高。数字化档案管理具有重要的意义，具体表现在三个方面：一是可以提高资料管理的工作效率，促进工作的积极完成。通过计算机等高科技设备的引进提高了企业的工作效率，减轻了工作者的工作的繁琐程度，在很大程度上减轻了工作人员的工作负担。现代社会是信息化时代，只有充分将这些信息进行整理和保存才能够将工作进行整体的规划，促进信息的畅通无阻；二是计算机的办公设备给工作人员带来了很大的帮助，很多的资料通过计算机就可以传递，工作人员通过计算机就可以进行信息的交换，同时，应用计算机设备可以快速查阅各种管理资料有助于资料的管理和保存；三是计算机技术的普及对于档案资料的保存也具有重要的意义。通过计算机备份系统可以将大量的信息结构文档的形式储备起来，促进工作的完成，关于信息的保存在充分利用计算机技术的前提下不断改善技术改善措施，增强工作人员的管理水平，总之，数字化档案管理的技术对于信息和资料的高效管理做出了很大的贡献，值得进行普遍推广。

三、档案数字化管理需要注意的问题

1、加大投资，奠好档案数字化的工作的根基。面对新事物，觉悟是基础，落实才是关键，所以各部门领导要高瞻远瞩，对档案的数字化给予充分的重视，并有计划、稳妥的进行设备的更新，如在计算机的硬件设施、软件更新、安全设备上更新等，至于软件的开发，则应由国家档案行政主管部门出面，尽快建立一套完善的、有关档案数字化管理的软件，进而加速档案数字化管理的进程。

2、重视培养专业技术人员。档案数字化管理需要一大批熟练掌握计算机、互联网技术的专业技术人员，所以要高度重视专业技术人员培训工作，更新知识，更新技术，更新观念，在数字摄影技术、扫描技术、数据库技术、OCR技术、多媒体技术和数字存储等项技术领域要进行重点培训，进而让专业技术人员熟练掌握各种设备的原理和使用方法，熟练掌握影音、图片编辑和保存，掌握档案管理数据库工作原理和应用。熟练进行档案数字化管理技术，为档案管理创新改革提供强有力的技术支撑。

3、加强对档案工作者的培养与培训。一方面要彻底改变传统的档案“重藏轻用”局面，使档案人员在工作中充分调动和运用信息资源管理理论和信息技术手段对档案信息资源实施科学，有效地开发利用；一方面要加强档案工作者对信息技术应用能力的培训。学习与档案信息化相关的计算机应用基础、数字化技术、网络技术、现代管理、外语知识等，提高档案工作者掌握和运用现代化技术的技能，以适应档案信息化的发展；一方面要强化档案工作者训练，加强培训。对档案工作者要分层次进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，同时还要突出时代应用知识教育，对档案工作者进行市场经济理论、法律等知识系统的教育培训，培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案生力军，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具有较强的开拓创新意识。

4、确保数字化档案管理数据安全。数据安全问题一直是困扰计算机、互联网领域的一大难题，天灾、人祸、病毒、黑客入侵等都有可能造成数据损毁，所以在数字化档案管理工作中一定要加强防范，确保万无一失。

5、实现档案馆资源共享。为避免重复化建设，节约数字化档案馆建设成本，我们要最大限度地实现资源共享，应按区域、按类别采用联合采购、联合存贮、联合编目、联合建库、联机检索等手段，实现不同地区间数字化档案馆的资源共享，更好地服务大众。

综上所述，本文主要对档案数字化管理的定义、特点、意义及需要注意的问题进行了论述，希望能对大家以后的工作有所帮助。

参考文献：

数字档案管理范文第6篇

1.1基于管理能力和技术水平的人为风险

除了基于计算机技术特性的档案数据风险，数字档案管理者的管理能力和管理水平也是要加以重视的一项风险因素。由于我国档案数字化建设是近些年才逐步发展起来的，因此，与之相关的法律、法规并不完善。在档案数字化进程中，从电子文件的形成到归档保存，都应该有严格规范的程序管理、科学统一的标准体系和业务管理制度，而现实上却并非如此。一般来说，档案数据灾难发生的可能性微乎其微，这样就造成了档案管理人员的麻痹大意和侥幸心理，还由于防范数字档案风险的成本较高，出于经济方面的考虑，很难为了提高数字档案的安全性投入过高的资金。此外，因为档案管理系统是多用户、多管理的系统，如果管理不善或者管理人员的操作失误，很可能导致数字档案载体的损害及误删除、误覆盖、恶意篡改、越权访问等安全事故的发生。

1.2基于自然灾害的档案数据风险

对于那些突发的灾难，如火灾、雷电、水灾、飓风、地震等，一旦发生，其破坏程度非常高，范围广，而且几乎没有预见性，很难进行预防，因此，无论是对实体档案还是数字档案来说，其破坏程度都是难以估量、极具毁灭性的。

2数字档案安全管理策略

2.1构建行之有效的数字档案安全管理机制

首先，要贯彻前端控制思想。在数字档案安全预防措施中，前端控制是重要内容，实现事前预防、未雨绸缪，把灾难控制在萌芽状态。在建设数字档案馆的设计之初，就要对档案馆的抵御灾难方面的设计重点考虑，并且合理制定数字档案的操作规程，进一步完善应急预案、抢救预案等配套措施。为了防止由于软硬件升级过快所带来的读取问题，在选择设备时，要选择技术成熟度高的档案管理软件和普及程度高的数字档案存贮介质。对于档案技术力量进行合理配置和储备，不断地对数字档案运行环境进行优化。通过前端控制的方法，可以有效地提高数字档案保存和维护的稳定性。其次，要开展日常维护、灾难备份、恢复和抢救等活动在内的全程管理。全程管理贯穿数字档案整个生命周期，通过有效的全程管理，对数字档案安全实现全程监测。最后，要对数字档案安全管理机制进行后续监督和评价。划定数字档案安全评价系统的范围，选择适当的评价方法和评价指标，对有关数据进行收集、统计、分析，根据评价结果，不断地进行改进，从而提高数字档案信息安全管理体系的有效性，提高具体过程的效率，让数字档案信息更加保密、完整、易于使用。

2.2加强数字档案管理的人力资源建设

要建立健全安全审查制度、岗位安全考核制度、安全培训制度，加强安全管理制度的培训和考核。数字档案是由人来进行管理的，因此提高档案人员的个人素质、业务能力以及提高安全意识是档案管理工作的重心。只有安全意识提高了，档案人员才会对数字档案工作真正重视起来，杜绝麻痹大意的思想，自觉遵守各项规章制度。对于管理操作数字档案信息内容的档案员，尤其要加强安全保障技术的培训。

2.3采用安全有效的技术手段与措施

2.3.1对数字档案进行异质转换所谓数字档案的异质转换，就是把数字信号转换成文字、图像、声音等信号，把数字档案转换成纸质档案、缩微胶卷、声像档案等，即异质转换或异质备份，对于重要的数字档案，这是对其长期、安全防护的有效途径。因为其脱离了数字信号的局限性，读取时不再过多地依赖设备和技术，读取方便，因此适合长期保存。经过异质转换的档案，脱离电子设备和环境，信息安全性提高，不易丢失。信息被"固化"到新的载体上，不仅避免的人为篡改的可能性，还可以对母本信息的真实性加以检验，甚至可以用来作为校正其母本的真实版本或可靠版本，成为真正意义上的档案。2.3.2对数字档案进行迁移新型信息存取设备对旧型档案载体的不完全兼容性导致了必须采取数字档案迁移的措施。计算机设备和软件正以飞快的速度进行升级、换代、淘汰，几年甚至几十年后，现在使用的设备就会被完全淘汰，不复生产，最终消失。以此，必须处于淘汰期的旧电子档案信息存取设备进行储备，用于迁移或载体转换时读取旧型档案载体上的信息。此外，新/旧信息存取接口转换设备也是要考虑的一项，如IDE/SATA接口转换器，接口转换设备可以有效延长旧型信息存取设备的生命周期。2.3.3对数字档案进行同质备份建立由数据备份系统、备份数据处理系统和完善的灾难恢复计划组成的备份与恢复系统。天灾人祸的发生难以预见，但是可以通过一系列措施，将灾害的破坏程度降到最低，甚至完全避免。数字档案信息的备份就是一个行之有效的措施，通常采取静态备份和同步备份相结合的方式。静态备份用以保证历史信息的完整，可以离线异地保存历史记录。同步备份用以保护当前系统的所有数据，适用于硬盘数据恢复、网络数据恢复、数据库修复等灾难数据恢复。2.3.4加强信息安全新技术的应用数字档案安全包括很多方面，其中最重要的就是档案信息的安全性和完整性。完整性即是要防止数字档案信息被篡改或丢失，安全性则是要防止内容被非法用户获取。电子签名技术和数据加密技术是保障档案信息内容安全的有效手段。电子签名技术能够可靠地保证自形成时起，内容保持完整、未被更改。目前最成熟的电子签名技术就是“数字签章”；加密技术主要涉及加密、解密算法和密匙，数据加密技术可以保障数字档案信息的安全性和保密性。

3结语

数字档案管理范文第7篇

关键词：数字档案 档案管理 问题

中图分类号：G25 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）02（b）-0142-02

从人类悠久的历史来看，档案已经存在了上千年。无论是民主自由的西方国家还是中庸重礼的东方国家。档案从未被丢弃。人类几千年来一直流传着档案记录，是因为时间可以改变，但是记录不会改变，它会清清楚楚记录着发生过的一切。由此可见，档案的存在是一种符合人类社会需要和历史发展的行为。甲骨文是中国发现的古代文字中时代最早，体系较完整的文字，主要是刻在龟甲兽骨上的文字。后续又出现了金石档案、简版档案、缠帛档案、纸质档案，等等。通过研究档案的发展，不难发现，随着时代的变化，记录档案的方式也从最初的雕刻发展为纸质记录。而对于如今这个科技发展纵横的新时代。人们对于档案的记录更是有了新的需求，希望档案管理可以更加规范化、制度化、科学化。而“数字档案”毫无疑问成为了当今档案领域里的“新宠”。它伴随着互联网技术和计算机技术等产生的新型档案信息形态，具有一定的多元性和分散性；它可以将不同的信息记录在不同的载体上；不受地理位置的影响；它不再是用人们常规的纸质来记录；而是用一种新型的更完整，更容易保存，方便及时查找的磁盘、光盘等载体来记录。

1 数字档案的主要特点

传统的纸质档案管理已不再适合社会的发展需要，因此，被数字化档案管理取代是时展的必然结果，究其原因在于其本身的几大优势。

1.1 数字档案载体容量大

一张3.5寸的磁盘可以贮存1.44M字节的内容；一张光盘可贮存650～700M字节；移动硬盘的贮存量达到几G、几十G、甚至上百G。通常一个单位在几年内保留的文件可全部贮存在一张光盘内，为人们大大节省了管理成本和保存空间，这是传统档案管理无法比拟的。再说大家现在的实践活动的范围相当广，劳动对象相当复杂，实践的节奏相当快，所产生的历史记录相当多，急需要一种新的档案载体来取代纸质载体。

1.2 数字档案安全性高

传统的纸质档案由于受自然条件和时间的影响，需要长期花费大量人力、物力和财力细心保管，而且纸质的档案若是遭到破坏会很难复原；数字档案与其相比会方便很多。首先，数字档案容量大可存储较多信息，实体档案数量少，方便管理；其次，数字档案可以多备份，而且很快就可以完成，避免了破坏后无法查找的弊端。

1.3 数字档案的使用效率高

纸质档案管理在实际应用时会出现查找不便的问题。例如在查找某所学校学生学籍档案，需要管理员翻阅数十卷甚至上百卷的档案寻找，花费的时间长、工作量也大，若是采用数字化档案管理，只需要在电脑上检索所需要的信息，计算机就会自动筛检给出，如需纸质版可直接打印出来，大大提高了人们的工作效率；同时，随着大量高科技电子产品的出现，如：计算机、数码相机、扫描仪等，这些产品具有操作简单、存储多且方便的优点，已被人们普遍使用。据了解，已有相当多的机关、企事业单位正在实现办公系统自动化，网络办公已不再是处于实验阶段，相反，它正处于一种飞速发展的普及态势，这样就不可避免地会形成大量的数字档案。

2 数字档案的不足之处

在档案管理方面，数字档案作为一个新生事物，还存在着一些不足之处。

2.1 首先是人们的认知度

从历史的发展来看。纸质作为最早记录档案的方式。最初出现在西汉时期。由于当时技术有限，造纸成本太高，使用范围也不是很广泛。直到东汉时期，蔡伦改造了造纸术。使得造纸成本降低。也让大部分人接受了纸质记录。纸质的出现经历了上数百年的时间，随着造纸技术的进步，更是一直保留至今，同样也深受广大人群的认可。而数字档案现在存在的问题就是要如何去推广，如何让人们正确地认识数字档案。而纸质档案具有真实性的本质感，能够清晰看到，所以内心会觉得纸质记录是最安全的；对于数字记录有着不安全感，所以很难接受和去尝试。

2.2 其次是数字档案的格式的问题

数字档案作为一种通过计算机磁盘等设备记录储存的档案。虽然节约了人们翻阅纸质档案的过程，缩短了档案搜索时间。但是由于设备的不同，软件也有不同，需要去下载、安装，而这样也会使得占用空间太大而导致有些软件无法正常安装，有时还会出现病毒入侵，使得我们的电脑瘫痪。对于不同人群来说，中年人的接受和学习能力还是较好的，而对于一些年纪大的人，他们接受能力有限，自然也不会去尝试一些新鲜东西。

2.3 最后是数字档案的原始记录受到质疑

纸质档案是用纸来记录，一旦形成再去修改便会有很明显的修改痕迹，因此可信度比较高，不易被篡改。而数字档案是在计算机的环境下完成的，就有了一种无形的信息资源，人们可以去随意发送、复制、粘贴，一份文件成为了共享文件，也无法保证当事人的一些特征，容易被伪造和篡改，使得数字档案的可信度降低。

3 数字档案管理问题的解决方式

数字档案因其自身显著的优越性，从而被人们越来越重视、认可，进而广泛应用在人们日常的生活和工作中，对于其存在的不足之处，笔者认为应从以下几个方面入手予以解决。

首先，应当加强宣传，使人们对数字档案有更深层次的了解。如今网络世界日益发达，越来越多的人通过网络和计算机获取更多的有效信息，而对数字档案进行宣传，也可以借助网络和计算机的力量。通过使用数字档案，使相关部门档案管理工作走出以往的繁琐，管理工作变得更方便和快捷，同时，加大数字档案的运用途径，让数字档案以其便捷的优势被更多人所接受。

其次，可以将网络计算机行业、软件开发行业以及档案管理这几个行业相结合，将文档、图片以及声像等文件格式进行统一。这样可以有效突破行业限制，建立更加统一、规范且兼容性更强的文件储存格式。

再次，各档案管理部门在利用数字档案的过程中，要注重档案存储以及网络安全问题，在长期运用后形成一种更加精确快捷的数字查阅方式。同时，相关管理部门要根据档案密级为社会提供服务。

最后，应当提高档案管理工作人员的综合素质，使档案管理工作变得更加规范。新的数字档案具有可擦除式的更改性，这就为保留档案的原始性提出了新的挑战。一方面，档案管理人员应当注重维护档案的原始性；另一方面，档案行政管理部门也为保证数字档案的原始性新设立了相关制度。

由上述可知，时代的飞跃发展，要求人要用更先进的生产力与之相匹配，传统的纸质档案管理虽然有着“辉煌”的过去，然而它在人们实际生活和工作中却频频出现许多这样那样的问题，从而也证明了纸质档案管理已经无法适应当今社会发展的节奏，它被数字档案管理所代替是时展的必然趋势，也许数字档案在实际应用中会出现或多或少的不足，毕竟它是时展的一个新生产物，但是笔者相信在未来的发展中，这些不足之处会被大家一一克服，而它，也将会在数字化时代中为社会提供更加快捷、方便与优质服务。

参考文献

[1] 吴宝康.档案学概论[M].中国人民大学出版社，1988.

[2] 杨友秀.档案工作基本理论与方法[M].北京：档案出版社1994.

数字档案管理范文第8篇

2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，传统档案馆数字化建设的问题引起了人们的关注，并且有一些档案馆已经开始对此投资建设。我们认为，传统档案馆的数字之路并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程，对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案馆的数字化之路，为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。近年来，我们临海市档案部门在数字化建设方面进行了积极的探索，取得了初步成效，在工作中数字化建设也给档案工作带来了极大的方便。

首先我们充分认识到档案数字化建设的紧迫性

1、档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

2、形势发展的需求

21世纪是信息化的时代，临海市政府把数字临海建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。数字档案馆是数字临海的重要组成部分，其一，档案馆就是市委、市政府保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，数字临海就不是真正意义上的数字临海。所以，要建设数字临海，首先要建设数字档案馆。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。

3、社会强烈需求

当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些农村，尤其是僻远山区的利用者要查阅婚姻档案十分清便，来回要好几天，他们迫切要求信息共享。还有一些外商投资者，他们想了解临海的整体情况，才敢于投资，那么要了解临海的详细内容恰恰只有市档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，特别是我们建立临海市现行文件查阅中心之后，对各界人士及外商投资查阅信息更为方便，这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。二、档案数字化建设的内容

1、推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平

目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

2、数字化建设要着眼于提高系统的整体水平

档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

3、有重点地抓好数据库建设

目前，我们临海档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

三、档案数字化建设的步骤

1、建立档案数据库。第一步，输入文件级目录。从1997年开始，我们把馆藏档案的文件级目录输入数据库。截止2005年5月，已输入文件级目录30万多条、案卷级目录1万多条，我们准备再用1-2年将全部完成。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。临海市档案馆婚姻档案、知青档案、山林土地档案利用十分频繁，尤其知青档案已十分破烂，只有实行数字化，才能确保原件的永久保存。从实践看，档案数据库的建立大大提高了工作效率。如出具无婚姻记录证明，我馆由于实行了数字化管理，虽然保存着1962—2001年10多万条婚姻档案，利用者可以随到随办。而靠手工管理的市办事大厅保存着2001年—2004年不多的婚姻档案，则需5个工作日。利用者对我馆的数字化建设十分满意。

2、建立了档案局（馆）网站。并与市政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展览，展示本地两个文明建设的成果；建立网上现行文件查阅中心提供全文查询，逐步实现政务公开，营造有利于当地市经济建设和社会发展的良好环境。3、加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。

4、加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，我们要高度重视，采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。

截止2005年5月，临海市市镇两级机关和企事业单位已有20多家使用了PDE档案综合信息管理系统或其它综合信息管理系统。今后，我们准备加大档案信息管理系统的推广力度，对新达标升级的单位要求全部安装，对已达到各类标准的单位要求在1-2年内全部安装。另外依托市政府OA网上办公系统，做到文档一体化，及时迁移电子文件。随着系统设备更新、扩充，在不同系统之间交接电子文件，及时对归档电子文件进行迁移操作，确保电子文件的有效性。

档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。

参考资料

1、国际档案理事会主席王刚同志在《第十四届国际档案大会开幕式上的致词》，《中国档案报》2000年第547期

数字档案管理范文第9篇

关键词：电子档案；数字档案管理；特征；优势；策略

档案作为重要信息资料的载体，是社会发展和人们生活中一个重要的组成部分。随着社会市场经济和现代技术的发展和完善，电子档案的数量逐渐的增多，而传统档案管理的方式已经不能够满足现代社会发展对档案的需求，因此需要应用现代化技术进行档案管理，促进档案管理工作质量提升，极大的促进了档案利用效率的提高，促进档案的数字化管理，有利于促进我国档案事业的进一步发展。

1 电子档案与数字档案管理的特征

1.1 电子档案与数字档案管理的优势

1.1.1 便捷的共享特性在传统纸质档案工作中，档案管理与档案查询均需在工作日内进行，并且需要档案管理人员在场，亲力亲为，这就导致一些紧急与意外情况下档案信息获取的滞后性，并且查询过程也需耗费较多时间。与此相比，电子档案与数字档案的显著优势就在于其不受时间与空间限制，借助于网络技术与云存储技术，电子资料可以实现实时共享，即便相隔千里，也能在第一时间获取所需信息，在获得允许的情况下，无需档案管理人员协助便可自行浏览检索，真正体现了高新技术为人们工作生活带来的便捷性。

1.1.2 高效性与关联性对于档案立卷部门来说，电子档案将极大提升其工作效率，无需平日里零散地向档案室递交材料，只需将部门文件资料输入计算机中，通过局域网档案室便可方便地对部门文件进行立卷与目录编制工作，减少了周转环节，既可提高效率，又可避免零散资料的不慎遗失现象。而针对于档案查阅者而言，电子档案的关联性也将方便其查阅工作的进行，通过强大的系统索引功能，查阅者输入某一主题便可调出相关资料，并呈现多种排列方式，这一特性在查阅者就某一问题进行深层次研究的情况下显得尤为重要。

1.2 电子档案与数字档案管理的缺陷

1.2.1 系统依赖性与非人工识别性

电子档案是在计算机技术高度发展的前提下兴起的，其建设过程有赖于先进计算机硬件设备与高效软件的配置，而现代计算机技术的发展日新月异，电子产品更新换代速度持续加快，相应的管理软件也在不断换代升级，由此引发的不兼容特性易造成档案信息不可读的状况。此外，数字化档案信息的存储是以数字代码，即计算机语言的形式进行，若想进行解读，则需将程序恢复至原始状态方可顺利识别。

1.2.2 信息的易变性与寿命问题

由于数字化档案资料不具有唯一的元件，其信息可复制性强，也易于删除和修改，例如图片资料可用Photoshop等软件进行处理，而他人很难发现事实真相。同时，由于电子档案载体为硬盘、录像带等介质，其存储环境在温度、湿度、磁性等方面均有较高要求，且寿命一般在20年内，远少于纸质档案寿命，与档案使用的长期性相矛盾。

2 数字档案的收集

数字档案的收集是档案信息化建设的源头工作，所收集的数字档案的数量及质量是数字档案馆赖以生存的基础。随着办公手段的现代化和无纸化办公的推进，各部门产生的电子文件呈数量级的增加，因此，数字档案的收集工作显得非常重要，对收集的范围要做到丰富实用、质量优良、结构合理等。

3 提高电子档案与数字档案管理水平的对策

3.1 加强立法，保证法令实施的效力

就我国档案管理的实际情况而言，电子档案是一种新生事物，主要原因是我国数字化档案管理的起步比较晚，从而使电子档案的数字化管理水平普遍不高，加之，各个档案职能部门对数字化档案管理缺乏认认知，因此没有形成具有规范作用的相关法令条例。然而电子档案具有极强的易变性和无源性特点，对于其法令的很效力并不具有健全的规定，因此，电子档案管理工作的开展就会违章可循，没有依据的档案管理是神容易出现混乱的情况，严重的影响到档案管理工作的质量。因此，相关的档案管理部门对于档案数字化法律风险问题规定需要事先确定，并明确档案法令效力的界限，从而使档案管理工作的开展具有一定的依据，促进管理系统的正常高效运行。

3.2 加强档案标准化建设，规范操作

数字化的档案管理模式自身具有较强的易变性和删改性，因此需要一套完善的规范制度对档案管操作形成一定的约束，在管理电子档案的过程中，集中管理的方式是十分可取的，将有效的管理措施贯穿在档案管理的全过程，从而形成全方位的管理，从档案资料的收集、整理和归档环节需要档案管理部门进行统一的管理，档案原始材料的遗漏和丢失现象能够得到有效的避免。而档案管理部门在管理电子档案的过程中，应该遵循一定的原则和顺序，全程保护制度和传递记录制度需要认真的贯彻和落实在，这样的话，有利于避免由于工作人员的专业水平较低造成档案管理水平的降低，同时还能够加强归档文件和其他文件之间的关联性，对电子档案的日后使用的方便奠定了坚实的基础。

3.3 加强档案管理人员的片培训，提高其的业务能力

与传统档案管理模式相比，数字化的档案管理模式对从事档案管理工作人员的专业能力和综合素质具有较高的要求，不仅需要掌握全面的档案管理理论知识，还需要具有较高水平的计算机设备操作能力。因此，档案管理部门需要加强对档案管理人员的业务培训工作，促进档案管理人员专业素质的提升，并且还要建立定期考核的机制，从从而实现档案管理人员专业素质的检测，进而采取有效的措施进行改善和提高；另一方面，对于数字档案管理的人才要加强引进，从而激发档案管理部门的活力，充分利用专业人才的榜样作用带动原有工作人员素质的提升，从而促进档案管理部门整体素质的提高。

结束语

综上所述，在现阶段的档案管理过程中，电子档案数量逐渐的增多，而传统的档案管理模式很难适应现代的档案管理，其具有严重的滞后性，严重的阻碍了档案管理工作效率和质量的提升，因此，为了实现对档案资源的有效开发和合理利用，就要在管理的过程中广泛的应用现代化的技术，从而有效的促进档案管理水平的提高，满足社会人们发展对档案资源的使用，还需要加强对电子档案的管理模式进行改进和创新，实现电子档案的数字化管理。

参考文献

[1]李新功.数字档案小常识（一）[J].广东档案，2013（2）.

[2]邱立.数字档案安全保障研究[J].赤峰学院学报（自然科学版），2015（18）.

[3]陈智兵.数字档案长期存取研究[J].兰台世界，2015（S4）.

数字档案管理范文第10篇

关键词:高校档案管理;创新;数字化问题分析

众所周知，随着我国社会市场主义经济的高速发展，科学技术的显著提高，促使我国的各行各业迅猛发展。其中教育行业尤为突出，得到质的飞跃，各个高校档案管理工作也得到显著提升。随着我国网络技术的发展以及广泛应用，数字化管理高校档案方式应运而生，高校档案管理需要不断创新，紧跟时代的脚步，紧扣时代的需求。今天，本文就以“高校档案管理创新及档案管理数字化问题”为主题进行探析。

1.高校档案管理创新

据调查可知，现代管理方案是我国各高校进行档案管理创新以及档案管理数字化的必要前提和必然基础。现代管理方案中具有先进的管理观念以及管理形式，我国各个高校有效结合先进的管理形式，从而能够有效打破传统落后单一的档案管理形式，促使高校档案管理能够进行有效创新，高校档案管理形式能够逐渐变得规范化、科学化以及系统化。笔者通过查询高校传统的档案管理形式发现，将传统档案管理形式与现代化档案管理形式进行对比分析，现代化档案管理形式具有多种多样的特征，呈现多元化趋势。主要表现为占据空间较小，有效减少教学资源的流失，档案信息储藏形式丰富多样。

2.高校档案数字化管理的具体含义

据调查可知，档案数字化是随着计算机技术、OCR技术、多媒体技术、数字摄影技术以及存储技术的不断发展而衍生的一种新型档案信息形态，能够把各种各样载体的高校档案资源巧妙转化为数字化的档案信息，存储方式呈现数字化趋势，运用网络化的形式将诸多档案信息进行连接，进而结合计算机系统来统一进行管理，形成一个有结构性、有序性的高校档案信息库，能够实现资源共享，推动高校的进一步发展。显而易见，高校档案管理数字化建设是必然发展趋势，能够紧跟时展的脚步，顺应时代潮流，高校档案是一种原生资源，其重要程度不言而喻。

3.高校档案管理创新及数字化管理中存在的主要问题

众所周知，随着我国国民经济的高速发展，我国各个高校的档案管理工作取得一定成效。然而“金无足赤人无完人”，高校档案管理以及数字化管理中不可避免地存在一些问题，主要表现在以下三个方面：

3.1档案管理工作缺少统一性

众所周知，我国各个高校的发展时间以及发展形式都存在差异性，从而促使各高校档案管理工作缺少统一性。各个高校的发展时间不同，从而导致管理技术存在差异，进而导致高校档案管理工作没办法进行统一。并且，高校档案管理室的设施应用的效率以及使用时间也存在不同，种种因素导致高校档案管理工作缺少统一性。

3.2档案管理形式缺少创新性

随着时代的发展，高校档案管理发展趋势逐渐演变为数字化管理。众所周知，随着我国的信息技术的不断提高，我国对档案管理现代化发展越来越重视。然而，笔者通过调查发现，我国多数高校档案管理工作存在局限性，档案管理形式缺少创新性。由此可见，高校档案管理应该具备创新观念，紧跟时代的脚步，紧扣时势的需求，进而能够促使档案管理不与时代脱轨。

3.3构建的档案数据库缺少实用性

目前，我国在投资高校管理经济上，对档案管理工作的资金投入比较少，没有重视高校档案管理工作。正因如此，我国多数高校在开展工作的时候存在局限性，不能够及时更新一些优质的管理设备，从而促使构建出的档案数据库缺少实用性、档案管理形式比较单一、落后，高校档案管理工作不够规范化，大大减少了档案管理的完善性。

4.高校档案管理创新及数字化管理的有效措施

各个高校负责人应该针对档案管理创新以及数字化管理中存在的种种问题，进行具体问题具体分析，进而寻找促使高校档案管理创新以及数字化管理的有效措施，并将措施加以落实，进而能够有效推动高校档案管理具有创新性，并且能够做到数字化管理，有效提高高校档案管理水平。笔者结合自身多年的工作以及查询相关资料，提出以下见解：

4.1完善高校档案管理的系统

各高校负责人想要有效创新档案管理，实现数字化档案管理，首先就必须完善高校档案管理的系统，一定程度上减少网络影响，开发出有效的高校档案管理软件。一般情况下，优秀的档案管理数字化技术需要具备以下几个特征：（1）必须满足各种各样形式的档案需求，做到“有求必应”；（2）数字化技术应用起来非常容易；（3）能够有效保障高校档案管理信息不受网络平台的约束。高校负责人应该结合以上三个特征来进行高校档案管理创新，进而能够促使数字化技术满足管理人员的需求，保障档案信息的有效性。

4.2构建数字化档案管理

据调查可知，构建数字化的档案馆是推动科技技术进一步发展的必要前提和必然基础，能够有效创新档案管理形式以及档案管理方向。基于此，为了实现高校档案管理的创新以及数字化管理，我们应该构建数字化档案管理。随后，档案管理人员可以通过扫描以及手工录入的形式将优秀的信息资源储存到U盘以及光盘等系统中。

5.结束语

综上所述，随着我国计算机技术以及多媒体网络的不断发展，人民群众的物质生活水平得到显著提高，促使人们对学习形式的要求越来越高。在信息数字化的社会背景下，现代化管理形式应运而生。传统的档案管理形式已经不能与时代接轨，需要将其摒弃，从而灵活运用现代化管理形式，推动高校档案管理创新，从而能够推动高校档案管理数字化理念的发展以及广泛应用。

参考文献

[1]王丽勇.探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].赤峰学院学报(自然科学版),2014(03):164-165.

[2]季轩.高校档案管理创新及档案管理数字化探索[J].产业与科技论坛,2016,15(15):209-210.

数字档案管理范文第11篇

【关键词】高校 档案管理 创新 数字化问题

创新就是人类社会和国家发展的重要依据。随着社会经济的有效提升，科技技术的不断创新，促使高校的档案管理工作也出现了一定的改变，并且进入到全新的管理形式，解决了以往的高校档案管理工作出现的问题，同时满足了现阶段高校学生和人们的需求，有效的推动了档案管理工作的实施。档案管理数字化的发展，主要是依据数字转换、扫描、压缩等网络技术将以往的档案素材归纳到完善的档案库中，从而有助于高校学生、教师以及研究者等进行阅读和下载，从而保障了档案素材的完善性和有效性。但是，实际发展的过程中，高校实施的档案管理工作较为落后，因此需要实时创新，从而满足现阶段高校发展的需求。

一、高校档案管理创新和档案管理数字化具备的含义

高校档案管理的创新和档案管理数字化是依据现代管理方案为依据，全面依据现代管理观念和形式，结合优质的管理形式和设施，突破以往的管理形式，促使高校档案管理更具备创新观念，引导高校管理走向科技、数字、系统化的管理形式。

高校档案管理的现代化与以往的管理形式对比分析，有非常多的特点，例如占据的空间相对要小，减少了资源的流失和浪费，信息储存的形式多变，同时数量也在不断地增加，个性化的管理形式不断的推广，还加大了信息的传播速度。在实际发展的过程中可以提升高校档案资料的传播速度，保障信息资料传播的有效性，提升档案管理工作的工作质量。高校档案数量和时间也在不断地改善。因此，现代化的管理形式是发展的必然方向。

二、高校档案管理创新和数字化管理中存在的问题

在实际发展的过程中，想要到达创新，进行数字化管理并不是简单的工作，需要实施工作的人员坚持实施。在目前的高校档案管理中还存在一定的问题。

（一）档案标砖缺少完善性。由于不同高校的发展时间和形式也不相同，促使档案管理工作在实施的过程中也存在一定的差异性。依据高校来说，其时间的差异性，促使技术也存在一定的不同，从而导致档案管理工作无法统一，设施应用的效率和时间等也存在不同，这些都影响着整体档案管理工作实施的有效性和完善性。

（二）管理形式缺少创新性。高校的档案管理发展形势逐渐向数字化挺进，这是时展的需求，具备一定的连续性。从信息技术的发展初期到现阶段，我国越来越关注档案管理现代化发展，但是随着科技技术和社会经济的不断提升，在实施高校档案管理工作的过程中，大部分的高校没有满足时展的需求，缺少一定的创新观念。科技发展的越来越快，促使档案管理也需要具有创新观念，从而满足时代和人们的需求。

（三）数据库构建缺少实用性。现阶段，国家在投资高校管理经济上，依据对档案管理工作的投资非常的少，因为投资金额较少，但是大部分的高校实施工作也存在一定的限制，无法及时更新优质的设备，促使大部分构成的档案数据库形式较小。大部分的高校档案数据库管理都缺少实用性，数据库模式的减少，标准不完善，形式单一化，同时没有规范的管理，以此无法满足时代人们的需求，从而减少了高校档案管理的有效性和完善性。

三、高校档案管理创新和数字化档案管理的方案

（一）完善档案管理的系统，减少网络影响。要想实施高校档案管理数字化，最先要完善管理系统的软件，从而奠定有效的基础，以此高校需要提升软件的开发工作，开发有效的高校档案管理软件。一个优质的档案管理数字化技术，需要具备以下几个特点：第一，满足各种形式的档案需求。第二，可以保障档案管理信息不受到网络技术和平台的约束。第三，应用技术简单方便。在实施管理工作的过程中，依据上述三点实施创新，不但要提升软件的有效性，还要满足工作人员的需求。例如，可以构建优质的专属服务器，促使校外的人员可以进行搜查。并且定期更新数据库信息，确保信息的有效性。

（二）构建数字化档案管理，促使文书档案自动化应用。构建数字化的档案馆是科技技术发展的重要组成部分，并且改变了档案管理工作形式、目标以及方向等。因此，在实际发展的过程中需要依据信息和网络形式构建数字化的档案馆。最先需要将高校以往的馆藏信息和资源进行数字化管理，有助于校内外的人员进行阅读和下载。工作者可以依据扫描、手工录入的形式将有效的信息资源储存到光盘、U盘等系统中。在最开始实施数字化档案管理工作的时候较为复杂和艰难，需要制定完善的工作方案，有效的实施工作。之后，现阶段的档案工作都将实施数字化，需要工作者依据数字化技术和系统的要求将文书工作转化为数字化的形式，从而自动化管理文书。文书档案管理是进行自动化管理的重要基础。但是其实施的时间较长，不仅是工作人员的录入工作转换为数字化的形式，还要将整体的管理工作转换为数字化的形式。这需要数字管理的构建融入管理，依据系统管理人员的录入可以明确哪些工作没有完善，以及及时解决问题，保障数字化管理工作的质量。

（三）提升数字班培训，提升档案工作者的信息管理能力。为了满足新档案管理工作的需求，需要制定有效的档案数字班培训工作，从而提升工作者数字化管理能力。工作者依据培训班，可以学习新的知识，优化自身具备的知识系统，并且掌控新的计算机管理能力，满足档案数字化管理的要求，提升整体工作的质量和效率。

结束语：综上所述，计算机技术和网络平台的不断发展，促使人们的生活和学习形式都发生了一定的改变，信息数字化已经是现阶段社会发展的重要组成部分，更是创新的重要依据。高校档案管理是档案管理数字化管理中组成部分，结合了创新的理念，满足了现阶段时展的人们需求，同时也推动了档案管理数字化理念的发展和应用。

参考文献：

[1]王丽勇.探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题

[J].赤峰学院学报（自然科学版），2014，03.

[2]季轩.高校档案管理创新及档案管理数字化探索[J].产业

与科技论坛，2016，15.

[3]乌日娜.浅谈高校档案管理创新及档案管理数字化问题

[J].福建质量管理，2016，05.

数字档案管理范文第12篇

关键字：档案数字化；医院档案；管理体系；对策

医院档案医院的一笔宝贵财富，对于医院各项管理经营、科研创新、文化建设都有着举足轻重的意义。档案是医院开展日常经营活动的重要基础。譬如，病历档案是医院开展医疗服务的有效凭据，具有法律效力，当发生医疗纠纷时，举证倒置原则下，医院可以依据患者的病历档案进行维权，保护医院和患者的正当权益。而人事档案记录了医院所有人员的各项资料，是现代医院队伍建设、人力资源优化、岗位结构调整等的重要依据。数字化档案管理是医院信息化建设的内容之一，也是当前我国医疗行业转型的必然要求。

1 档案数字化管理中存在的问题

1.1 人才制约

专业人才的缺乏是当前档案数字化管理的最大障碍。由于缺乏专业人才，医院在开展档案数字化建设时不能有效地开展整体规划和具体细节的制定。即使数字平台搭建好后，也会由于档案工作缺乏必须的网络操作技术，而导致平台的利用名不副实。此外，部分医院甚至是由其他员工兼职档案管理，其工作能力不但有待考量，甚至其工作热情和日常工作量都难以保证。

1.2 制度有待完善

医院档案是医院人在长期社会实践活动中留存下来的历史真迹[1]。它记录了医院在不同发展阶段包括前身、建设规划、基础建设、财务活动、设备科研、党建工作等在内等的各项事务，保存好医院档案能够使我们全面地认识医院的发展轨迹以及历史沿袭。不同性质的档案管理有着不同的要求。但目前医院的档案工作由于多种限制而存在粗放式管理，制度笼统松懈，针对性不强。因此造成了档案出现遗漏遗失、损坏甚至是偷盗篡改。这样不仅不利于档案的长期有序管理，而且还可能使医院的内部信息、保密成果受到破坏与泄露。

1.3 档案管理意识落后

开始医疗改革后，医院公益性质和事业单位性质逐渐削弱，医疗服务和经济利益成为了其发展的主要方向，像档案管理这类后勤保障类的工作逐渐受到冷落。致使在医院领导层以及档案人员都逐渐放松了对档案工作的管理。这样下来，致使档案工作的物理环境、经费投入、人员制度保障等都难以满足档案管理的正常需求，更谈不上档案的数字化管理。

2 提升医院档案数字化管理的对策建议

2.1 树立医院档案管理的数字化观念

数字化是现代档案管理的基本发展思路。医院开展档案数字化工作，必须首先转变观念，摒弃传统的人工操作。医院管理层应积极树立现代化的档案管理观念，深刻认识档案数字化发展对于提升档案管理成效，构建医院信息化体系的重要意义。档案部门应当深刻到当前形势下档案工作肩负着提升医疗水平，创新工作局面的承前启后职能。档案人员应当尽早树立数字化意识，同时积极开展学习。只有首先树立了现代档案管理意识，才能确保数字化工作的有序开展。

2.2 推进档案数字平台建设

数字化档案管理应当充分依托医院的信息化平台。一是积极在医院局域网内积极构建档案管理网络，重点建立档案的电子资源库。从而逐步实现手工作业向数字化管理的转型。二是重点开发档案网络与医院信息化平台的有效对接和信息共享。实现平台对接和信息共享后，档案的采集与筛选工作就可以直接通过信息平成，而不必再经过纸质资料这一过程。三是开展重点项目的档案管理。对于医院的科研立项、管理试点等重大项目应当建立独立档案，并与其所属档案分类项目的管理并行。同时积极协助课题组完成项目立项、资料整理、建档归档及组卷等工作。此外还应当适当开放医院档案，为医院的医疗科研、经营管理、文化建设等工作提供资料与参考。

2.3 加快传统作业与数字化融合

从目前来看，医院档案管理的数字化仍然处于降低水平。仅仅是人工的手写记录操作转变为了电子形式，而远没有实现依托计算机技术的信息处理平台。笔者认为，今后医院开展数字化档案管理工作应当着重将档案管理从传统人工向数字自动转变。实际上，传统档案管理是其数字化的前提和基础，也是其过渡阶段的重要辅助工具。这两者之间既有形式上的区别，又有着内在联系。因此医院在推进数字化档案工作时，应当充分依托传统档案管理，积极开展数字化的档案业务再造，分阶段分步骤地开展数字化改造。

2.4 开展软件硬件建设

在医院科技档案数字化建设过程，要以计算机分布和网络设施为基础的硬件建设[2]。数字档案管理的建设不可一蹴而就，需要全院上下全员参与。它涉及广泛，包括了网络工程、软件系统、硬件支撑、信息的采集处理及存储规则、网络安全等诸多技术问题。笔者认为医院当前的档案数字化工作应当从以下方面入手：一是积极开展软硬件建设[3]。硬件建设，包括基础的机房、计算机、办公自动化、网络通信等。医院前期应积极投入资金，加强硬件环境建设，开发引进软件平台。在构建信息平台的过程中，重视平台的移植性和实用性。二是积极统筹档案资源。由于医院档案管理工作覆盖面广，包括了医院建设沿袭、人事档案、病例资料、科研成果等等。这些档案由于长期采用封闭式的人工管理，其中本身就存在着一些归档错误、填写不规范、资料破损遗失等问题。因此在开展档案数字化建设时，应当对现有档案工作进行全面的梳理与校验。同时医院内部深入调研档案资料采集、筛选、审核以及保管过程存在的问题，也为今后的数字化发展提供参考。

2.5 加强数字化档案队伍建设

数字化档案管理工作除了在软硬件环境上需要医院积极投入资金，购买基础设备，引进信息平台。现代档案工作应尽早从传统的手工作业步入自动化、网络化管理阶段[4]。医院应将人员培训纳入数字化档案管理的实施路径中。档案人员应当尽快转变心态，树立现代化的档案管理观念。尽早围绕数字化工作成立专业小组，积极开展档案调研，引进其他医院成功的数字化档案建设模式与经验。同时联合医院信息中心积极制定数字化档案工作的实施路径、步骤等问题，邀请专业数字化档案人员来院开展工作指导和业务培训。从而加速数字档案工作的进程，并提高人员数字化业务操作水平。

3 结语

随着社会现代化进程的持续推进，医院档案数字化管理已经成为了趋势。然而数字化并非可一蹴而就的。医院应当积极树立档案管理的数字化观念，推进档案数字平台建设，加快传统作业与数字化融合，同时开展软件硬件建设以及加强数字化档案队伍建设。只有始终围绕档案数字化管理，多管齐下，结合医院工作实际采取多种举措，才能有效提升医院的档案管理成效，建设一条特色数字化档案管理路子。

参考文献

[1] 李刚仲. 计算机技术的运用在医院档案管理中的应用分析[J]. 中国医药指南，2012，07（30）：137-139.

[2] 胡均兰，吴舟，张玲. 对医院档案管理工作的思考[J]. 中国科技信息，2005，01（08）：2058-2059.

[3] 左效波，宋剑. 浅谈计算机技术在医院档案管理中的应用现状及对策[J]. 求医问药（下半月），2011，07（11）：198-200.

数字档案管理范文第13篇

关键词:高校档案 档案管理创新 档案管理数字化

创新是一个民族进步的灵魂,是一个国家兴旺发达的不竭动力,要发展就要有创新,档案事业也是如此。高校档案管理只有不断创新,才能使档案事业适应和服务于社会,跟上当今和未来世界发展的步伐,才能适应社会主义市场环境对档案工作的需要。

1.1档案信息时展的要求

首先,数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制,在任一地点、任一时间只需有一网的电脑,即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。美国经济学家迈克尔·戈德海伯于1997年指出:在以计算机网络为基础的信息社会中,面对浩如烟海的信息,对人们来说,信息已不再是一种稀缺的资源,而是相对过剩,稀缺的是人的注意力。因此,目前以网络为基础的新经济,其实质就是“注意力经济”。 高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段,同时可以提高档案的管理效率。网上利用的开展,将会使档案工作进入一个崭新的工作环境,进入极好的良性循环之中。

以往档案人员为开发档案资源,为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作可以减少,甚至平时查阅工作中可取消,档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作。其次,使高校档案业务工作变得方便、快捷、高效。数字化档案信息使档案能及时归档,尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中,各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件,并注上处理意见,年终归档时,只需向档案馆移交一份分类组卷清单,把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可,从而使档案馆减少了档案数据录入工作。

1.2高校档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的必然结果

首先,高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案,形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案,它以光盘、磁盘作为信息存储的载体,向数字格式转变。 许多高等院校建立了校园网,并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境,广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、 学术交流、筹备各种会议等等。计算机网络化管理的出现,使计算机从辅的工具很快发展成一种工作环境,并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。伴随工作方式的变化而产生的大量机读文件,即电子文件也就应运而生。

1.3高校档案信息数字化、网络化的条件已经基本成熟

1.3.1通讯技术和计算机网络迅速发展;90年代以来,我国先后筑起中国互联网(chinanet)、中国教育科研网(caep.cetinnet)、中国科技网(cstnet)和中国金桥网(chinagbnet),并均与国际互联网internet接轨。就全国高校来看,1994年以来,由于"211工程"和cernet工程的促进,很多高校纷纷着手建设校园网,至1996年底,已有220所高校建成校园网并连入cernet, 800余所高校的校园网自2000年底开始陆续建成。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起,为高校档案馆网络化建设提供了前所未有的条件。

1.3.2高校档案馆自动化建设初见成效

自动化是高校档案馆走向网络化的必由之路。自20世纪80年代后期以来,高校档案馆自动化建设经过10多年的努力,开发出数百个自动化专用软件。许多档案馆均采用比较成熟的计算机管理系统,已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆的服务手段,提高了服务质量和工作效率,促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是,计算机应用正在改变着档案人员的观念,锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。

2现在高校档案数字化、网络化存在的问题

2.1数字化、辅助管理方面存在的问题

事实上现有的高校档案工作计算机管理模式,多数是建立在原有的手工管理模式基础上,这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心,工作对象不是档案信息,而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体,而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作,而且是大大的增加额外手工劳动的投入。表现在:首先是档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用,而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索,不是针对具体的档案信息,比如,这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作,常常须先手工做好著录或填写好手工目录后,再往计算机中录入。编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”案卷目录。以供展示或手工查阅。其次是档案工作计算机辅助管理不同外界发生关系,它只为档案部门内部服务,作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体。这样做档案工作计算机辅助管理发展也失去了外在的动力。

2.2高校档案馆网络化建设中存在的问题

2.2.1缺乏统一的网络化协调机构

由于受高校管理体制和运行机制的影响,不同的高校隶属不同的行政主管部门,这种分散管理体制无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要,但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式,无论是软硬件的购置,还是数据库的建设,都处于各自为政的低水平重复状态,这不仅造成了人力物力的巨大浪费,也影响了我国档案馆的标准化、自动化和网络化的进程。

2.2.2标准化水平低

由于历史的原因,高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备,机型五花八门,水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件,都没有遵循相应国家标准,功能单一、标准化水平低,数据不完整,致使大多数档案馆无主题标引,共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准,各馆的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去,势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。

2.2.3数据库建设滞后;

经过多年的努力,高校档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政,在建库过程中,各馆均存在浮躁情绪及急功近利倾向。主要表现在建库缺乏整体性,数据库大多自建自用,建成的数据库规模小,标准化程度低,类型单一,而且大多处于低水平重复建设,数据无规范化控制,商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用,严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库,缺少全文数据库和多媒体数据库,无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽与cernet和internet联网,但只能访问其主页,根本无实质性的资源司共享。

2.2.4经费保障率低

目前虽然硬件的质量在不断提高而价格在不断下跌,但档案馆网络化的实现仍然需要投入大量的资金。目前高校档案馆的经费投入较少,用于档案馆网络化建设的经费非常有限,无法购置好的硬软件,建立高起点的档案馆网络,更谈不上对设备的及时更新。目前经费仍是影响高校档案馆网络化发展的最大障碍。

3高校档案管理现代化的初步构想

数字档案管理范文第14篇

关键词:高校档案 档案管理创新 档案管理数字化

创新是一个民族进步的灵魂,是一个国家兴旺发达的不竭动力,要发展就要有创新,档案事业也是如此。高校档案管理只有不断创新,才能使档案事业适应和服务于社会,跟上当今和未来世界发展的步伐,才能适应社会主义市场环境对档案工作的需要。

1.1档案信息时展的要求

首先,数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制,在任一地点、任一时间只需有一台联网的电脑,即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。美国经济学家迈克尔·戈德海伯于1997年指出:在以计算机网络为基础的信息社会中,面对浩如烟海的信息,对人们来说,信息已不再是一种稀缺的资源,而是相对过剩,稀缺的是人的注意力。因此,目前以网络为基础的新经济,其实质就是“注意力经济”。 高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段,同时可以提高档案的管理效率。网上利用的开展,将会使档案工作进入一个崭新的工作环境,进入极好的良性循环之中。

以往档案人员为开发档案资源,为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作可以减少,甚至平时查阅工作中可取消,档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作。其次,使高校档案业务工作变得方便、快捷、高效。数字化档案信息使档案能及时归档,尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中,各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件,并注上处理意见,年终归档时,只需向档案馆移交一份分类组卷清单,把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可,从而使档案馆减少了档案数据录入工作。

1.2高校档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的必然结果

首先,高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案,形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案,它以光盘、磁盘作为信息存储的载体,向数字格式转变。 许多高等院校建立了校园网,并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境,广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、 学术交流、筹备各种会议等等。计算机网络化管理的出现,使计算机从辅助性的工具很快发展成一种工作环境,并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。伴随工作方式的变化而产生的大量机读文件,即电子文件也就应运而生。

1.3高校档案信息数字化、网络化的条件已经基本成熟

1.3.1通讯技术和计算机网络迅速发展;90年代以来,我国先后筑起中国互联网(chinanet)、中国教育科研网(caep.cetinnet)、中国科技网(cstnet)和中国金桥网(chinagbnet),并均与国际互联网internet接轨。就全国高校来看,1994年以来,由于"211工程"和cernet工程的促进,很多高校纷纷着手建设校园网,至1996年底,已有220所高校建成校园网并连入cernet, 800余所高校的校园网自2000年底开始陆续建成。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起,为高校档案馆网络化建设提供了前所未有的条件。

1.3.2高校档案馆自动化建设初见成效

自动化是高校档案馆走向网络化的必由之路。自20世纪80年代后期以来,高校档案馆自动化建设经过10多年的努力,开发出数百个自动化专用软件。许多档案馆均采用比较成熟的计算机管理系统,已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆的服务手段,提高了服务质量和工作效率,促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是,计算机应用正在改变着档案人员的观念,锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。

2现在高校档案数字化、网络化存在的问题

2.1数字化、辅助管理方面存在的问题

事实上现有的高校档案工作计算机管理模式,多数是建立在原有的手工管理模式基础上,这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心,工作对象不是档案信息,而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体,而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作,而且是大大的增加额外手工劳动的投入。表现在:首先是档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用,而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索,不是针对具体的档案信息,比如,这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作,常常须先手工做好著录或填写好手工目录后,再往计算机中录入。编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”案卷目录。以供展示或手工查阅。其次是档案工作计算机辅助管理不同外界发生关系,它只为档案部门内部服务,作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体。这样做档案工作计算机辅助管理发展也失去了外在的动力。

2.2高校档案馆网络化建设中存在的问题

2.2.1缺乏统一的网络化协调机构

由于受高校管理体制和运行机制的影响,不同的高校隶属不同的行政主管部门,这种分散管理体制无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要,但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式,无论是软硬件的购置,还是数据库的建设,都处于各自为政的低水平重复状态,这不仅造成了人力物力的巨大浪费,也影响了我国档案馆的标准化、自动化和网络化的进程。

2.2.2标准化水平低

由于历史的原因,高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备,机型五花八门,水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件,都没有遵循相应国家标准,功能单一、标准化水平低,数据不完整,致使大多数档案馆无主题标引,共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准,各馆的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去,势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。

2.2.3数据库建设滞后;

经过多年的努力,高校档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政,在建库过程中,各馆均存在浮躁情绪及急功近利倾向。主要表现在建库缺乏整体性,数据库大多自建自用,建成的数据库规模小,标准化程度低,类型单一,而且大多处于低水平重复建设,数据无规范化控制,商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用,严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库,缺少全文数据库和多媒体数据库,无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽与cernet和internet联网,但只能访问其主页,根本无实质性的资源司共享。

      2.2.4经费保障率低

目前虽然硬件的质量在不断提高而价格在不断下跌,但档案馆网络化的实现仍然需要投入大量的资金。目前高校档案馆的经费投入较少,用于档案馆网络化建设的经费非常有限,无法购置好的硬软件,建立高起点的档案馆网络,更谈不上对设备的及时更新。目前经费仍是影响高校档案馆网络化发展的最大障碍。

3高校档案管理现代化的初步构想

数字档案管理范文第15篇

3S集成技术就是遥感技术、全球定位系统和地理信息系统技术的集成，可以实现对数据进行采集、处理、分析，并且为科学的数据提供强大的技术体系，是自然灾害动态监控的重要手段，可以判别不同的植物类型及生长情况。网络及动态网页技术促进了服务器的软件开发模式和信息管理模式的发展，园林管理中地理位置比较分散，因此是管理园林最好的选择技术。数据库技术已经成为计算机信息系统的重要支柱和基础，尤其是分布式数据库在园林数字信息系统的广泛应用，它有效的解决了数据分散和集中管理的矛盾，使园林过程中的数据信息实现很好的共享和交换。

2园林管理数字档案运行模式简述

在计算机技术和3S技术的支撑下，借助地理系统平台和SQLServer2000数据库平台上建立园林管理空间数据库、属性数据库以及园林管理专用数据库等。园林管理数字信息系统还包括很多个子系统，例如园林法规管理、园林施工工程管理、园林古树名木管理、园林养护管理、在线服务管理、统计报表与条件查询、专题图查询与输出等网络一体化的园林数字档案故那里系统，可以实现园林的相关资源查询、管理等全程自动化，达到资源共享的目的园林管理。也可以对于这些系统里的数据、信息进行加工或者整理，作为园林高层领导人对于园林建设作出决策的辅助资料，从而提升园林管理的整体水平。为了使园林数字信息运行系统更加完善、科学和实用，应该具有实用性、稳定性、开放性、通用性、容错性等特点。本系统为园林管理事业提供的是一个完整的园林法规、养护、项目施工、古树名木查询等信息管理系统。在园林法规管理运行方面，园林有关工作单位人员可以随时相关园林的最新信息，可以通过网络对于违反园林规章制度的人员给予相应的处罚以及通告；在园林工程施工管理方面，施工方可以在任何地点，只要有一台电脑就可以移交施工申请，恰好上级也在使用系统，就可以迅速的做出适当的批示，提高了工作效率，接收到施工命令的有关部门就可以开始施工了，施工完成后就可以立刻申请验收，验收方根据施工的状况进行批示，并对验收通过的园林工程信息做好详细的记录，备案；对于古树名木的管理，园林数字信息管理系统应该对园林中所有的古树名木的属性和特色形成数据信息，对于每年树木的生长情况进行详细记载，并且及时更新树木的信息；对于园林的养护管理方面，相关工作人员在每次进行养护之后，要进行登记，系统就会根据养护的记录情况，对于下次的养护时间进行提醒，园林数字信息系统运行的另外一个核心内容就是对访问者的身份认证和权限的控制。该系统的用户访问者包括一般用户、园林单位工作人员、园林局领导人员和系统维护管理员，他们分别在系统中行使着不同的功能，即使同一数据库对于不同类别的用户的权限也有所不同。系统管理员拥有数据库最高的访问权限，可以对用户进行授权，修改、删除、查询、录入园林信息。园林局高层领导拥有浏览系统数据的最高权限，可以浏览一切本系统的数据，同时拥有批示一些申请的权限。一般的用户具有浏览自己所需数据的权限，还可以在权限范围内对园林信息进行添加、修改、删除和查询，例如，养护职工可以登记查询园林系统中的养护数据和信息。

3总结