采购档案管理的重要性范文

采购档案管理的重要性范文第1篇

【关键词】建设规范化；政府采购档案；管理工作；分析探究

政府的采购工作是一项规模较大的系统性工程，需要根据法律规定的方式、程序和方法等，对具体的物品进行采购，并且在政府采购的整个活动中，政府采购档案管理工作尤为重要，它是对政府采购行为和相关决策的详细记录，具有真实性、客观性、反腐倡廉等功能，不仅可以提高政府采购工作的效率，同时对政府良好社会形象的树立也有着重要的作用。

一、政府采购档案的基本内涵及意义

（一）政府采购档案的基本内涵。政府采购档案主要就是对政府进行采购活动的整个过程和相关决策内容的详细记录，是指我国政府采购管理工作部门、相关采购工作人员、各个采购部门在政府采购活动中的记录，一般情况下都是以图片、表格、硬盘、文字、声像等形式存在的，有利于实现各个政府部门公平、公开地进行采购活动。

（二）政府采购档案管理工作的意义。政府采购档案管理工作是我国政府强化管理、提高采购管理和规范采购行为的重要工作内容。它可以为政府的采购行为进行详细记录、统计分析、结果总结、财政支出的节约、接受监督部门的检查、处理各项采购活动的问题提供有力证据，强化政府采购档案的具体管理工作可以有效规范政府的各种采购行为，对维护社会稳定发展和国家利益有着重要的意义。此外，建立完善的政府采购档案管理机制，有利于推进政府的清正廉洁建设，帮助政府树立良好的采购形象和社会公众形象。

二、建设规范化的政府采购档案管理工作的方法

（一）建立健全政府采购档案管理体系。政府在采购档案的管理工作过程中，要选用工作人员来专门负责采购档案的管理工作，对政府的采购活动和相关决策进行详细的记录和收集，将收集到的政府采购档案以时间的顺序或者是特征进行合理的分类、管理、编排等，保证政府采购档案管理朝着合理化、科学化的方向发展，防止各种不良因素对采购档案的破坏，强化对政府采购档案的管理工作，提高采购档案的有效使用年限，保证政府采购档案的全面性和完整性，不仅可以提高政府采购档案的利用效率，同时还可以对政府采购过程中的具体行为进行全面反映。

（二）完善政府采购档案的管理制度，保证采购档案的安全性。政府要建立完善的采购档案管理制度，并保证采购档案的安全性和完整性，促进政府采购档案的可持续健康发展。首先，政府要建立健全采购档案的相关借阅制度，对于那些已经整理好的政府采购档案文件，如果没有领导的批准和允许不得私自进行借阅和查阅。如果是工作原因需要借阅采购档案，借阅人需要通过写申请书或者填申请表，并在其中详细说明所借档案的名称、借阅日期、借阅数量、保管方法以及借阅的具体原因等，交给相关部门或领导审核后才可以进行借阅。但是，对于那些关于商业的机密投标文件却不能随意进行借阅，防止政府的机密文件发生泄露。

（三）要明确政府采购档案工作的职责，提高采购档案管理工作人员的业务水平。在当前政府采购档案的管理工作过程中，由于政府采购档案的管理工作人员普遍存在专业素养和职业水平不高的现象，大部分档案管理工作人员身兼数职，很多甚至没有相关的工作经验以及没有经过档案知识培训，对我国当前政府采购工作的相关程序和法律规范并不了解，进而无法有效地对采购档案进行收集、归档和整理，致使政府采购档案的管理工作效率低下。由此可见，我国政府采购档案管理人员的职业素养和能力还有待进一步提高和加强，需要档案管理人员不断学习档案管理方面的新知识、新技能，熟练掌握当前我国政府存在的相关法律法规和工作要求，加强自身对政府采购档案工作的认识和了解。同时，政府还应该对档案管理工作人员进行定期培训，让档案管理人员熟练地掌握采购档案工作的具体环节，提高档案管理工作人员的业务水平和职业技能，掌握高效合理的档案管理方法，提高政府采购档案管理工作的效率，提高政府采购档案资料的使用寿命。

（四）从根本上掌握政府采购档案信息的精准性和真实性。政府采购档案管理人员在对相关资料进行建档时，要保证书写的字迹清晰，必须选用钢笔书写或者是打印，保证政府采购档案的原始性。归档后的资料一律不允许随意地修改，并且在借阅的过程中不可以在档案资料上进行标记，例如划线、折叠、圈点、折页等，保证政府采购档案的完整性。此外，政府各项目的负责人在完成工作之后，需要立刻将项目资料交给档案管理工作人员进行建档，然后档案管理人员在对各种资料进行整理、分离、立卷、归档、保存等，保证政府采购资料档案的全面性和真实性。

三、结语

总而言之，政府采购档案的相关管理工作是政府采购工作中的一项非常重要的环节，强化政府采购档案的具体管理工作可以有效规范政府的各种采购行为，对维护社会稳定发展和国家利益有着重要的意义。因此，我国应该建立健全政府采购档案管理体系；完善政府采购档案的管理制度，保证采购档案的安全性；要明确政府采购档案工作的职责，提高采购档案管理人员的业务水平；从根本上掌握政府采购档案信息的精准性和真实性，有效提高我国政府采购档案管理工作的效率。

【参考文献】

[1]刘颖梅.政府采购档案管理工作的优化[J].才智，2012（16）：343.

采购档案管理的重要性范文第2篇

1 政府采购档案管理工作所面临的问题

1.档案收集周期长，影响归档完整性

所收集档案的完整性关系到档案归档工作的顺利度，在实际工作中，部分政府由于没有规范科学的进行采购，致使在收集采购资料时出现问题，资料收集不齐全，延误了资料的归档，影响了采购档案管理工作的顺利进行[1]。影响资料完整性的情况有以下几种，第一，缺乏健全的投诉机制，投诉人往往在投诉时选择当地主要领导或纪委，直接略过了政府采购部门和采购中心，致使由领导的政务批示决定采购的结果，但是实际情况是，相关领导政务繁多，对于相关部门提供的材料不能及时处理，增加了得到结果的时间。第二，采购人没有出示验收证明、拒绝签订相关合同、中标人迟迟不履行合约、中标供应商确定后采购人要求退货等行为都会影响采购资料收集的完整性。第三，部分采购中心将工作重心放在日常开标事物上，无暇处理积累的档案，导致档案管理缺乏规范性。

2.缺乏专业的档案管理人员

档案管理是一项长期复杂的工程，对于档案管理工作人员的素质要求较高。对于档案管理工作各地政府持有不同的意见，有相当大一部分政府对档案管理工作的重视不足。主要表现如下，一些地方采购中心因为各种各样的原因没有设立专职的档案管理人员，在实际开展档案管理工作时，工作人员之间互相推诿，逃避责任，缺乏敬业心，导致档案管理工作无人可管，工作效率低。一些采购部门没有对采购档案管理工作的工作难度进行正确的评估，所安排的档案管理人员缺乏专业性，要么根本不懂档案管理，要么业务水平较低，采购档案管理工作开展较为困难，达不到预期效果[2]。还有一些基层部门没有制定严格的奖惩制度，对一些不良现象采取得过且过的态度，惩罚力度不到位，这种负面影响比较恶劣，大幅度的降低了工作人员的积极性，影响了工作效率。

3.档案管理的保密工作不到位

之所以进行采购信息的收集归档，就是因为这是该政府独有的能够推动其发展进步的资料，这是一把双刃剑，利用的好可以改进不足，谋求发展。利用的不好就会被别有用心的人利用做一些违法的事情，所有档案资料信息的保密性非常重要。但是在实际管理工作中，多数是采用电子档案的形式，电子档案是依托于计算机信息技术而发展的，具有信息技术资料健全、高效、便捷特点的同时，也相应的传承了计算机信息技术的缺点，即安全性问题。在进行电子档案的发送、接收、保管和归档时，可能会被篡改、伪造、泄密、窃听，或者遭到病毒入侵、黑客攻击等。由于电子档案的保护措施不到位，相关资料信息被泄露的情况频频发生，带来了一定的隐患。另外，工作人员泄露资料、岗位设置不合理、档案管理存在漏洞等也同样会导致资料信息的泄露。

4.没有进行合理档案开发利用

档案收集管理的目的就是为了使用，要与实际情况相结合，充分发挥档案管理的原始功能。制作评分办法和标书需要参考相关的供应商投标技术方案和技术参数，售后服务承诺、财务状况等方面的资料。供应商登记资料证明了其资质水平，记录了供应商的资信等级、履约能力、技术水平，能够为中标候选人产生、投标名单确定提供一定的依据。但是，有些采购中心过于重视资料的保密性，严禁档案资料的借阅，使档案仅仅成为了一堆无用的材料，导致资源的浪费。

5.档案室软硬件设备配备不足

一些采购中心所配备的档案室容量较小，使用的是简单的档案柜，所收集的资料都一股脑的堆积在里面，缺乏档案密集架的使用。还有些采购中心连档案室都没有配备，所收集的资料多是胡乱放置。增加了资料寻找的难度。还有部分的采购中心没有将采购信息电子化，缺乏计算机设备的配备。

2 加强政府采购档案管理的措施

1.建立健全相关的规章制度

建立健全政府采购档案的各项规章制度，实施高效、科学、规范的管理，让采购档案管理走出无序化状态。现有的采购档案之间缺乏联系，导致无法进行集中管理。为了充分的开发利用采购档案，发挥其高效便捷的作用，提高工作效率，首先就要完善档案的管理制度。详细规定档案的制作、审查、收集、保管、整理等环节，并且各部门要协调配合，加大对采购档案的监督、检查力度。档案管理制度是档案管理工作的依据，有利于规范工作人员的行为，实行档案的统一集中管理。

2.提高工作人员的专业水平

现阶段的采购档案管理人员，不仅要具备档案管理的知识和经验，还要能够熟练的操作计算机。首先，要加强对于工作人员的培训，让其学习采购档案管理的专业知识，了解采购档案管理工作的作用，加强对采购档案管理工作的重视，增强责任心。同时，提高计算机的操作水平。其次，在录取人员时要偏向专业性，能够满足档案管理的基本需要。各部门人员要加强交流，多听取意见，优化采购档案管理方案。最后，要设立专门的档案管理人员，在采购项目完成后，及时将资料整理好，上交保存。

3.提高档案管理的安全性

档案的安全是档案管理中的一大重点，首先，要设置访客权限，根据档案的保密程度设置权限，划分读取人群，保障采购档案的保密性。其次，对一些保密性较强的档案设置使用期限，控制使用范围。另外，电子采购档案的管理人员要开启电子档案管理系统的监控和自动记录功能，防止档案的外流。

4.加强信息化建设，建立数字化数据库

根据统一的信息化建设标准，建立数字化数据库，为实现采购文档的共享提供基础。通过数据库的建立，实现档案资料的资源共享，降低人工出错的几率，在最大程度上保证人们的信息查询。同时，数据库的建立可以让工作人员及时更新档案资料的内容，保障采购档案信息的准确性和完整性。另外，建立采购档案信息系统，利用计算机信息技术实现案卷的重新整合，规范档案的标号、标题，提高档案的检索功能，提升档案管理工作水平。

5.完善采购档案管理的工作设备

首先，要设立独立的采购档案管理工作间，如陈列室、阅览室、档案库房、办公用房等。其次，配备统一的数字化信息设备，如计算机等，实现采购档案的自动识别、上载、转化、存储等。最后，建立强大、专业的采购档案管理系统，实现采购档案的统一化管理。

采购档案管理的重要性范文第3篇

政府采购项目档案整理目录一般有中标通知书、政府采购合同、中标（成交）公告、资金审批表、采购文件备案表、采购文件、投标保证金收付明细表、开标会议签到册、投标文件接收记录表、投标文件密封、标记确认单、资格证明、技术部分评分汇总表、开标记录表、最终报价表、评分表、评标报告、投标文件等，要结合采购项目的具体采购方式制作相应的档案整理目录。

一、政府采购档案管理的重要作用

政府采购档案有着重要作用，它是政府采购当事人在采购活动时所保留下来的，并且有必要较长时间保存，同时有着极其重要参考价值的，较有说服力的原始资料的总的称呼。首先，它的存在可以解决政府采购中一些有争议的问题，并且可以为统计归档提供有力的依据。其次，政府采购档案可以有效确保政府采购程序的平稳运行，做到采购过程有据可查。最后，政府采购档案可以为反腐倡廉以及加强政府的管理工作提供依据。

二、政府采购档案管理现状

档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，档案管理工作是政府采购工作的重要组成部分，《政府采购法》有效规范了政府部门的采购行为，但其配套的档案管理制度却相对滞后，制约着政府采购工作的进行。

第一，主体不明。《政府采购法》中规定采购人、采购机构应当保存政府采购文件，但尚未对保存的责任主体进行明确。从目前政府采购档案管理模式来看，采购人、采购机构大都建立了自己的政府采购档案管理制度，各自保存采购文件，既造成管理资源的浪费，还使政府采购档案管理质量存在较大差异。

第二，管理落后。政府采购档案保存在经办人手中，经办人对自己办理的采购项目了然于胸，查阅调用也较为方便。随着政府采购范围的扩大，政府采购档案的数量越来越多，采购档案存放在经办人手中，这种比较落后的管理办法，较难适应发展的需要。

第三，价值缺失。档案具有实证性、原始性的作用与功能和使用效应，但档案的使用效率较低。供应商的投标技术方案描述、技术参数、财务状况、售后服务承诺等方面的内容，对制作标书与评分办法有较强的借鉴参考作用，但因涉及商业机密等因素，不能借阅档案资料，失去档案再次利用的价值。

三、政府采购档案管理工作的有效途径

笔者认为，要提高政府采购档案管理工作的质量，实现其档案价值，提高归档效率，应从以下几方面着手：

（一）加强宣传。要广泛深入地宣传档案管理工作的重要性，加强学习《档案法》《政府采购法》及《政府采购法实施条例》等相关法律法规，提高政府采购部门的档案管理意识和法制观念，按照学用结合、重在实效的原则，树立依法管理意识，形成人人重视采购档案，并成为招投标各方当事人的自觉行动。

（二）健全制度。“依法建档”是规范档案管理工作的重要原则，“制度管档”是规范管理的核心问题，完善的规章制度是保障政府采购档案管理工作正常进行的保障。建立一套完整的规章制度加强管理，对资料的收集、分类、立卷、归档、保存、利用以及销毁等方面都有明确的规定和要求，结合采购工作实际，制作采购档案模板，统一归档内容和口径，做到规档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，查阅有程序，从细节上保证档案工作的顺序开展。

（三）积极创新。要进一步加强政府采购档案信息管理。利用现有信息管理系统和办公自动化系统，通过努力开发信息资源，把档案从产生、存储、整理至流动、交流、利用、评估一系列过程，整合成完整的资源管理体系，建立起与经济社会发展相适应的档案管理体系，充分将档案的潜力充分发挥出来。

采购档案管理的重要性范文第4篇

一、采购档案的含义及重要性

（一）采购档案的含义

采购项目档案应包括该项目的全部文件材料和记录，真实、全面反映采购全过程，其中包括图纸、效果图、磁带、光盘、磁盘等载体的各类文件材料，是烟草商业企业采购活动中形成的原始文件。

（二）采购档案对行业的重要性

烟草企业档案是行业改革和发展的真实记录，是行业的宝贵财富，档案管理工作更是企业整体工作的基础性工作，是功在当代、利在千秋的事业。行业领导正是看到这点，才提出要紧紧围绕烟草行业改革发展的中心任务，以服务大局为主题，以规范管理为核心，以职能建设为基础，促进采购档案管理工作迈上新台阶。

采购档案管理工作更是强化内部管理、规范采购行为的一项非常重要的基础性工作，是行业精益采购、阳光采购的最直接体现。从2008年行业开展“三项检查”（工程投资、物资采购和宣传促销）以来，采购项目档案就是个大专型检查的重点和必查内容，这就要求采购项目档案要具有可追溯性，采购过程是否遵循公开、公平、公正原则，是否体现阳光操作。

二、采购档案管理工作的不足

从近年来行业组织开展的检查情况看，烟草行业的采购工作在程序规范上有了很大的提高、档案规范意识也明显增强，但在实践过程中采购项目档案管理工作仍然存在一些问题。

（一）归档责任主体不明确

目前，烟草行业收集采购档案的责任主体比较多，有采购经办部门、下属单位、招标机构等，各主体的标准不一、人员素质参差不齐，导致采购项目档案管理存在极大差异。

（二）采购过程痕迹化资料不完整

近年来，烟草行业采购管理工作严格按照“应招尽招、真招实招”原则扎实推进，大多数的单位都是通过委托招标开展采购工作。招标机构只参与了招标工作的中间环节，对项目立项、决策和合同签订后的履约及验收评价、结算等过程并无介入；采购经办部门经历了项目的全过程，但有些人员对采购档案痕迹化资料收集、规范采购档案的意识薄弱，从而造成采购项目档案过程痕迹化资料收集归档不完整、不规范，导致档案管理脱节。

（三）档案信息化管理水平不高

信息技术的发展给采购档案管理信息化工作的发展提供了完备的资源和技术保障。采购档案信息化建设可以保证档案的安全性外，同时还可以实现采购档案信息的数字化、档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化、档案信息的网络化。

正是为了适应社会信息化的要求，从2011年全国烟草行业“两项工作”试点现场会召开以来，整个行业花费了大量的财力、物力、人力研发了烟草行业物资采购管理信息化系统，但是整个行业的使用情况和利用率比较低，信息化管理水平不够高。

三、加强烟草行业采购项目档案管理的完善对策

（一）充分认识行业采购档案规范化管理的重要性

目前，烟草企业采购项目档案管理不到位的现象与档案管理人员意识薄弱、重视程度不够有关。部分采购人认为采购工作已经委托公司，招标、评标过程的痕迹化资料有公司收集和整理，自身忽略了跟踪和收集相关资料，而公司只保存了招标、评标过程的相关痕迹化资料，项目的立项审批、合同后续的验收、结算、供应商评价等资料未及时收集或没有收集。为有效解决这一问题，应该明确档案收集整理主体、加强对采购项目档案归档业务的监督和指导。

（二）建立采购档案一项一卷归档制度

针对采购项目档案规范化管理，于2014年年初，我们根据省公司的相关管理办法，出台了《宜宾市烟草专卖局（公司）采购项目档案管理办法》，明确五种采购方式的归档内容和具体要求。采购项目一项一卷资料应该包括采购计划批复、采购立项审批、采购实施过程资料、合同审批、合同、验收入库资料、项目结算等相关痕迹化资料，整个采购过程的痕迹化资料不得涂改、伪造、变造、隐匿或者销毁，按相关业务流程的时间逻辑顺序进行整理，并装订归档。

（三）加强采购人员意识培训

在明确归档责任主体后，要加强采购归档人员的业务培训和收集归档意识培训。作为采购项目档案的归档整理经办人员，要树立牢固的责任意识，明确自己的工作范围和职责，掌握档案管理工作的基本常识，熟悉五种采购方式的归档要求。

（四）完善提高信息化管理水平

采购档案管理的重要性范文第5篇

关键词：医疗设备 合同档案 管理

中图分类号：C939 文献标识码：A

医疗合同档案是记载合同履行全部情况的文字资料，对医院的生存和发展有着极其重要的影响，合同档案不仅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知来”。随着市场经济的发展，合同档案在医院采购管理工作中的重要作用日显突出，加强合同档案管理工作，已经成为医院档案工作中的一项重要内容。

随着许多高新技术医疗设备的引进，医疗服务质量和诊断水平的提高。医院采购管理工作成为不可或缺的重要环节，科学、规范、标准的合同档案管理是采购管理工作的可靠保障。这些档案的形成清楚地反映出采购过程完整的经济活动，真实地记录了医疗设备购置的历史，在整个医院的档案管理中具有重要意义。

一、医疗设备合同档案管理的重要性

（一）现实凭证作用

分析研究《合同法》我们可以发现，合同档案最突出也是重要的特点是要依据凭证性，也就是说依法订立的合同， 对当事人具有法律的约束力。合同的订立、生效、履行、变更以及权利义务的转让、终止、违约、责任等等，都必须完全地、唯一地依据合同档案，否则，就要承担由此产生的法律后果[1]。医疗设备合同档案是处理医疗设备纠纷的依据。医疗设备管理中，难免发生这样、那样的问题，如：技术资料的丢失、购买后质量不好或缺件、不按操作规程使用损坏设备或配件、经济效益发挥不好等。这些问题要明确责任进行处理，就必须依据医疗设备档案中的材料，按制度进行分析和落实责任。这样才能使管理水平逐步提高，防止类似问题再次发生。因此，在医疗设备采购中，合同档案不仅是对合同订立双方的凭据，也是医院内部协调的凭据。不同的职能处室收集不同的合同档案资料，承担相应的职责，在合同订立和后期实施过程中，存在的各种矛盾和责任追究，就需要通过合同档案来细化和评判。

（二）转化参考作用

合同档案可以为医院再次购置同品牌同型号医疗设备及领导决策提供历史依据，将合同档案转化为重要的经济信息，从而降低设备购置和维护的成本，争取在采购谈判中的有利地位。在采购招标过程中，经常能遇到供应商报价高的问题，而这时合同就成为我们的有利参考。医院采购的历史合同、兄弟医院的购买价格和配置，都是我们谈判的有力依据，使医院在采购过程中节约大量的资金，保证以最优的价格购置需要的设备。

（三）潜在预备作用

当医疗设备突然出现故障时，为工程师判断出现故障的原因和维修提供参考，减少判断和维修的时间和费用。在医疗设备招标采购时，我们会依据设备的情况，在合同中订立相关的补充条款，例如重要零配件的价格、相关的服务、后期维保的费用等，这些对于我们今后在设备使用过程中有很大的帮助，能够最大程度地保证机器的正常运行和病人的正常诊疗。

二、合同档案管理中存在的风险

（一）合同的规范化

合同是合同档案管理的主题，一份合同是否能够发挥它的重要作用，最根本的在于合同的订立是否规范，是否能够在现实的经济活动或买卖过程中起到凭证作用。现在的医疗设备购置合同，很多都存在不规范、不严谨，或有不平等的霸王条款等，这样的一份合同在法律意义上，很难体现它重要的凭证作用。医院作为医疗设备采购活动中的强势主体，在合同订立时具有一定的主导作用，这往往会使订立合同的双方无法保持平等的地位，这是目前医院在订立医疗设备采购合同时可能会存在的问题。

（二）档案资料收集的完整性

对于医院医疗设备采购来说，合同档案的收集是档案管理中最难的。合同档案管理是一个过程，不是买卖双方签订合同后就完成了所有档案资料的收集。医疗设备采购的合同档案管理包括：医疗设备的申请、审批，采购的调研论证，设备招标参数及与招标有关的一切资料，采购合同，验收单，技术资料，这些组成了一套完整的合同档案。而在实际工作中，有可能由于疏忽或随意，使得合同档案资料的收集不完整、有缺失。一般医院大型医疗设备采购项目的合同档案在收集方面比较重视，对于常规医疗设备合同和零星采购设备合同的档案收集则不太重视。此外，有些医院根本没有将医疗设备采购合同列入当前的档案归档管理范围，使得材料游离在医院档案室实际的管理范围外，也导致了医疗设备合同档案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一个问题是在审核、审批、签署的过程中，因为类别和性质的不同，各种档案在办理的时候经过了不同的承办部门，存在着各种不同的承办问题，需要在承办的连贯性和一致性上有所提高。送交所有责任方，最后签署，合同的收集才完毕[2]。

（三）缺乏专职档案管理人员

基于医疗设备合同档案的复杂性和重要性，就需要有专职档案管理人员和档案室，这样更便于合同档案的管理。但是由于采购部门繁重的采购工作，无法安排专职人员来进行管理，合同档案的保存也没有固定的档案室，这对于医疗设备合同档案的保管和维护有一定的风险，长此以往可能会导致资料搜集的不完整甚至是资料的缺失。

（四）档案管理信息化程度低

目前的合同档案管理还停留在普通的纸质管理阶段，保存过程中容易有丢失，且纸质文件的保存要求较高，需要有专门的保存场所。有些通过对纸质文件的扫描，将文档进行保存，方便查询。但随着医院信息化的发展，纸质文件的保存已经跟不上现代化医院发展的脚步，医疗设备合同档案管理的低信息化程度不能满足医院后期发展的需要。

三、关于医疗设备合同档案管理的几点建议

（一）纳入正常档案管理范畴，规范医疗设备合同档案管理

将医疗设备的合同档案管理纳入医院的档案管理，才能使它得到足够的重视。医疗设备合同档案的特殊性，使它在整个医院的运行中有着不可取代的地位。因此，重视并严格管理好医疗设备合同档案是医院发展的重要环节。

除此之外，制定完善的医疗设备合同管理制度，明确合同管理办法和实施细则，包括制定合同的签订和履行制度、变更与解除制度、合同纠纷处理制度等，是合同档案规范管理的重要保证。医院只有制定医疗设备合同管理制度和配备专职合同管理人员，才能保证医疗设备合同的合理、合法及实现合同集中管理，才能实现合同档案齐全收集及规范管理，减少资料缺失和遗漏的问题发生。

（二）合同档案资料的收集要全面、准确、及时

通过对合同档案形式与内容的规范性的分析， 我们可以知道， 人们对合同档案的全面性与准确性的要求较之于其他种类的档案要高得多。这就要求档案管理人员熟悉相关的法律法规， 了解合同的办理状况， 保证不遗漏与合同有关的档案材料， 能够准确、有力地反映当事人的合法权益[3]。医疗设备合同档案需要了解医疗设备的相关政策法规，收集相关的资质证明材料，以保证购买医疗设备的合法性、合理性。基本医疗设备资料有医疗器械注册证、供应商及生产商的资质、授权，特殊医疗设备还需提供计量证明、压力证明等相关资质，这是医疗设备合同资料的特别之处。及时性，也是合同档案资料收集的要求。合同本身是具有时效性的，因此合同资料的收集也需要及时，及时收集资料，及时整理归档，才能使合同档案完整，并为以后的工作提供依据和参考。此外，档案管理员应当加强与相关职能处室之间的沟通交流，充分发挥主观能动性，了解不同职能处室合同档案资料的产生情况，避免遗漏；要用发展的眼光来看待医疗设备合同档案的收集工作，着眼于全局，做到未雨绸缪。

（三）运用信息化手段管理医疗设备合同档案

运用信息技术科学地管理医疗设备合同档案，实现医疗设备合同档案数据采集自动化、档案管理规范化、流程化，还可以解决原有档案管理过程中存在的纸质合同档案收集不完整、归档不及时的难点问题，解决管理模式与利用需求的冲突问题，解决档案管理手段落后的问题。目前，我院运行的合同管理系统，是针对合同的信息化管理系统，包括合同内容、签订时间、付款信息、合同附件信息等，相较于传统的纸质资料，更便于查询、统计，而这就是信息化给管理所带来的便捷。在医疗设备合同档案管理中，使用信息化管理，将更大程度的确保档案内容完整、利于档案保存、方便档案查询，使得档案管理人员更便于进行档案管理。

合同档案管理是合同管理制度的重要组成部分，是

医院管理中的一项重要内容，是维护医院合法权益的有力保障，具有十分重要的作用，可以为医院的经营决策提供依据，有利于促进医院的发展。随着经济生产和人们生活对医疗需求的增加，医院合同档案管理工作的内容不断增多，管理工作变得越来越复杂，大大提高了医院合同档案管理的难度[4]。这就更需要全面了解合同档案管理，采取科学的管理措施，实现高效、完整、科学化、信息化的合同档案管理，才能充分发挥合同档案的重要作用，为医院的良好发展奠定基础。当前，新的时代给档案事业的发展提供了新的机遇。总之，机遇与挑战并存，基层的档案事业发展还有很大的进步空间。我们在做好日常归档工作的同时，还应当积极思考，从提升档案服务效率的角度出发，不断地用实际行动去检验、去反思，寻找档案最佳的管理、利用方案。

参考文献：

[1] 田振英.论合同档案管理[J].机电兵船档案，2015（5）：49- 51.

[2] 吴鹏举.医院合同档案的建立与管理探析[J].管理观察，2014（31）：55- 56.

采购档案管理的重要性范文第6篇

关键词：新时期政府；采购档案；信息化管理

信息技术的发展为新时期政府采购档案的创新管理提供了可能，本文我们将结合政府档案采购工作现状、政府采购档案信息化管理优势以及实现档案采购的创新化管理等问题展开阐述，以供参考。

1 新时期的政府采购档案信息化管理现状

1.1 管理人员专业素质有待提高

新时期政府采购档案的管理人员如何适应信息时代的发展？这是管理人员首要考虑的问题，解决这个问题还是要从管理员本身出发，提高自身的专业技术与素质才能从根本上解决这个问题！提高档案建立意识，如果管理员不能树立一个良好的档案建立意识，将很难意识到档案收集的重要性，最终导致管理员对档案出现的情况不能进行及时有效的掌握与处理。另外，管理员一定要进行专业的管理知识培训，掌握档案管理专业知识，懂得控制与维护档案信息资源的有效性、可靠性与实时性，根据电子档案的特性进行信息的有效收集管理，提高档案管理工作的整体水平。随着计算机的不断发展，档案管理员的计算机录入知识已经得到普及，但是这并不意味着每个人都能很好的操作，相反，管理员对于相关软件及数据库的掌握还有待提高，除此之外，知识结构老化与服务技能单一的情况依旧存在，政府一定要对这些问题进行改进，因为这种落后的技能已经不再适用信息技术应用的新要求。

1.2 档案信息化建设的不规范性

纵观大局，我国政府采购档案的信息化建设其实还处于起步期，这就导致了管理员在对档案的管理上具体操作不规范的现象，说到底还是因为政府统一管理机制的缺乏，最终造成了各个集中采购机构采购档案的规范性差、开发性差、服务性差、共享性差的局面，而这种情况下的信息系统与网络建设形势并不能与采购档案信息资源共享的要求相适应。再具体的操作过程中，有的机构甚至会出现将信息化仅用于采购档案的录入，这样无疑造成了人力、财力、物力的浪费，极大的降低了利用率。

1.3 安全保障的缺乏

这种安全保障的缺乏主要体现在两方面，一方面来源于档案管理安全意识的缺乏，另一方面来源于管理方法的缺乏。管理员对档案管理认识的模糊性，往往造成采购档案信息丢失泄密的情况发生，给政府部门甚至国家带来严重的损失。信息技术在档案管理中的运用为新时期政府采购档案管理提供了高效、快捷的管理方法，从而大大提高了档案采购的工作效率，但是需要特别注意的是，一方面信息化的应用提高了采购工作的地位与作用，另一方面它也带来了一定的安全隐患，比如，黑客入侵、病毒修改等等，这些事件的发生都极易影响档案的准确性与安全性。

2 新时期的政府采购档案信息化管理的优势和重要性

2.1传统的档案管理具有数据大、分类复杂等缺点，造成了查询时间的耗损，另外，传统档案的纸制性，十分容易受到潮气与虫害的侵扰，从而导致了档案资料存放的不长久性，传统档案这种费时费力的管理已经相当落后，不能适应社会发展的需求。

2.2新时期的政府采购档案信息化管理在中学美术档案管理上的运用，将在很大程度上弥补传统档案的弊端。

（1）便于查阅：新时期的政府采购档案信息化管理使得档案进行统一的信息化管理，其完整性便于查阅；

（2）节省空间：这种信息化的管理节省了资料储备空间，不用再大费周章的进行大空间的归纳，，与传统的纸质资料分类相比有明显的优势；

（3）利于维护：信息化管理的有条不紊性，更加方便了管理员对相关档案的维护，提高了管理效率；

（4）节省劳力：传统管理的复杂性往往需要在对档案的管理上花费相当多的精力，投入一定的劳力，但是信息化管理运用的简单化与精细化具有方便快捷，效率高的特点，节省了劳力；

（5）方便检索：信息化管理的另一大优势体现在使用上，传统的资料查阅需要自己深入到各大查阅室，然而进行一一勘察，而信息化管理则可以直接通过编制检索工具，进行关键词的直接查阅，大大提高了工作效率。

（6）通过政府采购档案的信息化管理，对于教育培训机构而言，将会实现全国性教育平台的构建，同时实现学校与图书馆在线统一的局面，最终得以接入互联网和政府教育平台；最重要的是，政府通过自己出资的方式对教育资源进行购买，然后提供给学校和学生；针对性的加强信息技术能力的教育和培训，以适应信息时代的挑战。

2.3政府采购信息化与传统最大的不同就是，它是依据计算机为基础实现现代化管理模式，其将快捷性与有效性集于一体，利用网络平台提高了办事效率，节省了办事时间，真正的造福于人民。此外，随着信息化的日益发展，政府也日渐重视采购档案信息化作，并逐渐形成了跨地区、跨行业、跨部门的联合采购，形成了规模的集中采购。档案信息化管理的运用服务了大众，这是档案现代化发展的客观要求，也是社会信息化的重要要求。

3 新时期政府采购档案信息化管理的创新对策

3.1 加强管理意识

提高管理员的档案管理意识是整个档案完善工作的第一步，也是关键一步，因为只有扭转管理员的思想意识才能为信息化档案采购工作的积极进行打好基础。这种管理意识包括管理员的现代化意识、信息化意识、计算机管理意识等等。另外，政府应该对以往的档案进行科学系统的完善，以网络计算为依托，实现信息化的档案管理系统，政府管理员要充分发挥自身的主动性，积极利用信息化成果进行档案信息资源的开发，把不同层次、不同部门的办公都实现自动化，将其纳入统一的档案信息化系统管理之中，促进管理工作水平的提高。

3.2 提高档案信息化安全保障

政府一定要对档案做好针对性的安全保密规定，以防档案信息的流失，充分确保档案的安全性与完整性。对网络进行必要的防火墙、防毒软件、入侵检测系统的安装，从根本上保障系统的安全。

3.3 提高管理员技术水平

管理员技术水平的高低直接影响着政府采购档案的信息化建设，因此，提高管理员技术水平是实现采购档案工作创新的关键所在。新时期政府采购档案管理的信息化创新要求管理员必须具备坚实的理论知识、专业素养以及现代信息技术，这种复合型人才的打造才是当前政府部门提高档案管理水平的必胜法门。在职学习、脱产培训、外出进修等等都是提高管理员水平的方式，只有不断的更新专业知识，才能适应新时代提出的新要求，从而推进政府采购档案信息化管理工作的开展。

3.4 档案管理规范化

加强档案工作的规范化管理，实现档案管理标准的统一化，提高工作效率。同时，政府部门一定要解决好电子文件与纸质文件“双套制”保存的问题，实现两者之间的“通道”建设，针对两者之间的特点，制定符合现实的管理规章制度。

4 结语

随着社会经济的日益发展，政府采购档案信息化管理也要必须符合新时期的发展要求，在充分利用信息化成果的基础上，实现政府档案采购管理工作的创新，最大程度的保障档案的安全性与完整性。本文对新时期政府采购档案信息化管理方法的研究与阐述，希望对相关部位工作的开展起到一定的借鉴作用。

参考文献

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[2]邓显章. 浅谈政府采购档案管理的重要性[J]. 办公室业务，2013，11：177.

[3]周锦云. 档案管理系统的设计与实现[D].电子科技大学，2013.

采购档案管理的重要性范文第7篇

1健全制度,落实责任制

健全管理制度,实行领导负责制,贯彻执行国家《档案法》,树立全员责任意识和法制意识,制定完善可行的档案管理规章制度,是保证档案资料真实、完整、准确、系统的有效措施。作物科学所在项目实施过程中,严格执行《中央级科学事业单位修缮购置专项资金管理办法》、《农业部科学事业单位修缮购置专项资金管理实施细则》、《农业部科学事业单位修缮购置专项资金仪器设备项目验收办法(试行)》、《中国农科院修缮购置专项资金管理办法》、《中国农科院修缮购置专项资金档案管理办法(试行)》。同时,结合自身的实际情况制定了该所的《中国农业科学院作物科学研究所中央级科学事业单位修缮购置专项管理办法》、《中国农业科学院作物科学研究所中央级科学事业单位修缮购置专项资金管理办法》、《作物科学研究所仪器设备档案管理办法》,并根据每个项目的具体情况制定符合项目实际的项目实施计划和仪器设备采购方案。在项目管理方面,坚持项目法人责任制、招投标制、监理制、合同制管理。为了保证项目的顺利实施,根据项目内容成立项目领导小组和实施小组。领导小组为项目的决策机构,组长由法人代表担任,所领导班子成员和相关专家为领导小组成员,主要负责项目实施方案制定、项目招投标和人、财、物协调及项目验收等重要事项决定。仪器设备实施小组组长由熟悉仪器设备的专家担任,成员由综合办公室和相关人员组成,负责设备具体采购事宜。档案管理实施小组组长由分管条件建设工作的办公室副主任担任,成员由档案管理员和仪器小组的相关人员组成,负责项目执行过程中档案资料的收集整理。财务管理实施小组组长由主管财务的所长担任,成员由计财处和设备小组相关人员组成,负责项目的经费管理。

在档案管理方面,采取领导小组负总责、档案组长督察审查、实施小组落实、专职档案员指导的四级分级负责制,从而落实档案管理体系。项目领导小组,负责总体执行情况监督检查,协调管理。档案小组组长,负责项目前期报批阶段形成的档案资料的收集整理,在项目实施中对仪器小组档案资料收集整理工作进行指导监督检查,对整个项目形成档案资料的完整性审查,负责与招标单位联系落实收集档案资料,其在项目档案资料收集、归档、保存中起着非常重要的作用。仪器设备小组,负责仪器设备采购过程中形成的档案资料的收集整理工作,特别是安装调试阶段档案资料的收集。该所的专职档案员,负责档案资料的组卷、分类、编号的指导检查和完整性复合及装订、检索等。总之,只有健全管理制度,责任落实到人,才能使档案资料的负责人、技术和管理人员明确各自的职责,树立责任心和法制意识,从管理制度上保证项目档案的齐全、完整、准确、系统,做到项目档案管理工作有法可依,有章可循。

2注重收集,资料完整化

在实际工作中,该所总结了仪器设备采购的基本流程,即实施方案批复后,制定设备采购、招标方案,申请设备进口财政审批,委托中介公司进行仪器招标,签订仪器设备采购合同,进口设备办理进口免税,机电审批自动进口许可,进口报关法检,到货安装调试验收,资料收集档案整理,项目验收。属于政府直采设备,签订政府采购协议,电子验收单,项目验收。国产设备公开招标后签订合同,直接到货安装验收。根据上述基本流程,在项目实施的不同阶段,形成不同材料,责任落实到各相关单位人员,其中,招标单位档案管理机构针对招标项目配备专人负责收集、反馈项目资料。项目实施管理单位按照档案管理要求,设备落实到课题组,设置兼职档案员,指定专人负责。进而抓好项目全过程的档案资料收集,确保档案资料准确完整。重视档案资料的分类、收集、整理工作。在项目实施前对新参与项目的档案管理人员进行培训,使其熟悉所收集材料的范围及归档要求,在项目实施中能够认真负责地做好档案资料的收集整理工作。同时将招标单位项目文件资料收集整理纳入合同管理,将档案资料的收集缴存作为合同执行的一部分。在资料收集过程中实行“一同步”、“三纳入”和“四参加”,即资料收集与设备采购进程同步;档案收集工作纳入领导议事日程,纳入项目有关人员的职责范围,纳入研究所管理制度;档案小组人员,参加收集整理培训,参加设备开箱验收,参加设备安装调试,参加项目验收活动。

在资料收集分类方面,根据项目执行进度,将档案资料分为前期资料、安装调试验收阶段形成的资料和项目验收阶段形成的资料。前期资料包括:申报书、项目批复文件、实施方案、预算批复文件、进口产品审批文件、会议纪要、来往函件等;招标合同、招标公告、技术指标、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、购置合同、自动进口许可证(商务部机电办)、免税证明、报关单等;政府采购供货协议、电子验收单等。安装验收阶段包括:装箱单、说明书、合格证、证明书、保修单、质量保证书、设备认证、产品标识、配件目录、安装调试报告、大型设备试运行报告、测试记录、培训确认、验收报告证明、技术及质量上的异议处理结果、开箱验收记录、软件、光盘等。项目验收阶段包括:财务决算专项审计报告、项目总结、项目验收报告。特别提醒,项目前期管理文件缺失后不易补齐,注意收集。项目实施过程中发生调整和变更,研讨论证材料及领导班子决策等会议及时写纪要及时做保存。

3分类整理,归存精细化

项目完成后,首先要求仪器设备小组的档案管理人员对收集的文件、资料等进行简单分类、整理后交档案小组组长审查;档案组长对资料的完整性核查无误后交所专职档案员复核把关;专职档案员按照项目档案管理规定进行认真复审提出整改意见,并指导项目档案管理人员进行整改。项目档案管理人员在所专职档案员的指导下做好以下5方面的工作:

3•1清理文件资料

从立项审批、招投标、设备到货、安装调试、验收等全过程形成的具有保存价值的文字、图表和光盘等各种载体的文件材料进行清理、剔除重复后,分类组卷。

3•2排序分类整理

排序原则是:遵循文件的形成规律,保持文件材料之间的有机联系,按照文件材料性质区分不同价值,调整文件排序,便于保管和利用。排序,按其重要性或时间顺序排列,批复在前,请示在后,批转在前,报告在后,主件在前,附件在后,正本在前,定稿在后,结论性材料在前,依据性材料在后,纸质性资料在前,光盘等资料在后。分类,按照文件、请示、批复,招标文件资料,投标文件资料,评标文件资料,项目验收资料,设备按单机分类组卷,说明书单独组卷,采购合同、装箱单、安装调试报告等单独组卷。整理,根据国家档案管理要求结合项目实际情况,各种文件的归档范围和保管期限,文件分类办法及编号方案,以“件”为归档文件的整理单位。清点卷内文件材料,检查材料齐全性、完整性、准确性、系统性,对不符合要求的档案资料,及时纠正、补齐。

3•3文件质量要求

原件内容真实、准确;已破损的文件应予修整;字迹模糊或易退变的文件应予复制;耐久性书写材料,字迹清楚、图表整洁、签字盖章完备;文件材料国家标准A4幅面;说明书遵循原貌。

3•4页码编写

按自然页数编写页码,凡有文字的页面均要编码,页码编写位置在装订线的另一侧右下角,用阿拉伯数字编写,避免空号和重号。

3•5编写目录拟写标题

按文件题名编写卷内目录,每份文件要按原文题名编写目录,没有题名的材料要根据内容自拟标题后再编写目录。拟写案卷标题时,将该卷的主要文件内容概括提炼,使其综合反映卷内内容。案卷编号依据档案管理规范进行,最后填写备考表。项目档案管理小组人员完成上述工作后,将全部档案资料交所档案室。由所档案员对档案资料的分类、立卷、卷内目录及备考表等进行全面复核无误后,填写封皮内容,打印案卷封面,装订成册,编制检索工具,装盒上架排列,便于查找和检索利用。

4档案管理工作的几点体会

4•1领导重视,建立健全档案管理体系

俗话说,搞好搞不好关键在领导,任何工作只要领导重视,认真去抓去管,做好督促检查,同时明确各个阶段的管理人员,落实好分工和岗位责任制,确保每个环节不出漏洞,档案工作抓出成效。

4•2抓好岗前培训,资料收集“三勤”

在项目实施前,抓好档案管理人员的岗前培训,要让档案管理人员上岗之前就懂得在哪个环节收集哪些资料,以及如何进行分类、编目和整理归档等。在资料收集中做到“三勤”,即“勤收集、勤督促、勤检查”,是保证档案资料完整和真实有效的有力对策。

4•3制定收集档案资料的保证措施

在签订招标、仪器设备的采购合同时,既要在合同条款中明确对方提交的档案资料范围、质量水平和移交时间,又要明确违约责任,以保证档案资料的真实完整。

采购档案管理的重要性范文第8篇

第二条*市货物和服务类项目政府采购档案管理适用本办法。

第三条政府采购档案是指在政府采购活动中直接形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。

政府采购过程中形成的各种记录的正本必须归档保管；政府采购过程中形成的各种记录的副本一般不作为档案保管，可以作为资料保存；对于涉及商业秘密和其他保密事项的，应当按照国家保密法律和行政法规的规定进行管理。

第四条各级政府采购监督管理机构负责政府采购档案工作的指导、监督和检查。

第五条政府采购档案是反映政府采购活动的重要记录。政府采购监督管理机构、采购人和政府采购机构在管理、组织实施政府采购活动中形成的文件材料，都应归入政府采购档案，并保证档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。

第六条政府采购档案包括以下文件资料：

（一）采购计划申请表，包括采购需求清单或需求说明和资料等；

（二）政府采购审批表和移交表；

（三）政府采购活动日程；

（四）招标文件，包括有关文件、资料、样本、图纸等；

（五）招标投标信息公告所刊登的媒体记录和有关审批记录；

（六）采购人对招标文件的确认记录；

（七）供应商领取招标文件记录；

（八）对已发出招标文件的澄清或修改的文件；

（九）供应商的考察情况报告或资格审查情况报告；

（十）抽取评审专家记录；

（十一）标前会会议纪要；

（十二）投标供应商签到表；

（十三）评审专家签到表；

（十四）有关部门现场监督人员签到表；

（十五）投标文件正本，包括有关文件、资料等；

（十六）在投标截止时间前，投标人对递交的投标文件进行补充、修改或撤回的记录；

（十七）开标一览表；

（十八）开标过程有关记录，包括采购项目样品送达记录；

（十九）开标过程中其他需要记载的事项；

（二十）工作人员对评审过程的记录；

（二十一）评审专家评审记录；

（二十二）投标供应商的书面澄清或承诺；

（二十三）需要考察的采购项目的评审报告；

（二十四）废标报告及处理意见；

（二十五）有关部门现场监督人员对采购活动监督的签字记录；

（二十六）依法变更采购方式或采购结果的记录；

（二十七）中标、成交通知书；

（二十八）采购结果公告记录；

（二十九）政府采购合同，包括依法补充、修改、中止或终止合同等相关记录；

（三十）公证文书；

（三十一）评标报告；

（三十二）采购人或中标供应商擅自中止或终止政府采购合同的记录；

（三十三）政府采购验收报告；

（三十四）采购资金拨款通知单；

（三十五）有关部门或中介机构的验收报告；

（三十六）争议或纠纷处理结果；

（三十七）供应商质疑材料、处理结果记录及答复；

（三十八）供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定；

（三十九）其它需要存档的资料。

第七条政府采购机构自组织签订政府采购合同之日起，五日内将政府采购过程中形成的全部文件材料移交政府采购监督管理机构。

第八条政府采购活动现场监控系统录制的音像资料，可作为辅助档案资料保存；应当建立健全监控系统音像资料的使用管理制度，以保证监管工作的实际需要。

第九条政府采购档案应当符合以下要求：

（一）文件格式、内容符合要求，规范统一；

（二）整个活动中形成的文件材料齐全完整；

（三）必须是原始件，不可用复印件替代；

（四）文件材料中的签名、印鉴手续齐全。

第十条政府采购档案不符合要求的，档案管理人员不得接收，并告知原因，确保政府采购档案符合国家有关质量标准，便于保管和利用。

第十一条政府采购监督管理机构和政府采购机构应当依法做好政府采购档案管理工作，指定专人负责政府采购档案的管理并建立岗位责任制。

第十二条档案管理人员应当加强政府采购档案的管理，在合同签订、交付验收和结算完成后，按照要求，负责收集、整理档案，档案装具应当符合档案主管部门的规定。

第十三条政府采购档案应妥善保管，并保证档案库房的清洁卫生，做好防虫、防尘、防潮、防火、防盗、防鼠等工作。

第十四条政府采购档案管理人员发生变更时，应按规定办理档案移交手续。

第十五条政府采购档案按照政府采购工作流程排列。

第十六条政府采购档案的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。

政府采购活动现场监控系统录制的音像资料的保存期限，必须保存至该政府采购项目履行完毕。

第十七条查阅、复印政府采购档案，必须填写《政府采购档案查阅/复印登记表》，经单位负责人批准后，由档案管理人员负责调阅；需复印的，由档案管理人员负责复印。

第十八条外借政府采购档案，必须填写《政府采购档案外借登记表》，经单位负责人批准后方可办理外借手续，外借时间最长不得超过三日。

外借档案返还时，档案管理人员应按外借时登记的内容核查档案，并办理返还手续。

第十九条档案使用者应对档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封、抽换。

第二十条保管期满的政府采购档案，应当按照以下程序销毁：

（一）档案管理人员提出档案销毁清单及销毁意见，并登记造册；

（二）销毁意见必须报单位负责人审核批准，同时报同级档案主管部门备案；

（三）销毁政府采购档案时，必须有两人以上监销，同时要邀请财政主管部门人员参加现场监销；

（四）销毁政府采购档案前，销毁单位和参加现场监销人员，应认真核对清点销毁的档案，销毁后应在销毁清册上签名。

第二十一条违反本办法，有下列行为之一的，由档案行政主管部门和政府采购监督管理部门处以罚款和对直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：

（一）将政府采购活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝交政府采购监督管理机构、档案工作人员归档的；

（二）违反国家规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的；

（三）涂改、伪造，损毁档案的；

（四）档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员，造成档案损失的；

采购档案管理的重要性范文第9篇

一、综合性医院医疗设备档案管理现状

（一）医疗设备档案管理的部门归属不明。医疗设备档案的管理涉及多个部门。如作者所在的医院，是三级甲等医院，目前正在使用的中大型医疗设备有1350台，其中2015年购置中大型医疗设备50台，2016年1至10月购置38台。形成的设备档案1264卷，其中万元以下335卷，1-5万元436卷，5-20万元265卷，20万元以上228卷。这些医疗设备前期的采购以及日常维护、保养属于医疗设备科，具体使用则是由使用科室进行操作，设备档案管理部门则负责档案的采集、照管和调用。但在实际的医疗设备档案管理过程中，各部门之间未明确分清职责，工作不协调，重点是未明确医疗设备档案管理权限的归属，没有一个具体的部门来统筹协调、负责档案的管理工作。在实际档案管理过程中，往往出现以下情形：管理科室仅仅关注设备的考察、议价和采购；使用科室仅仅关注设备的安装、调试和验收，而对于医疗设备相关资料的采集、保管则予以选择性忽视，从而未能形成完整的设备档案。

（二）医疗设备档案管理制度不健全。目前综合性医院医疗设备档案的管理工作重视不够，相当一部分医院未认识到医疗设备档案管理工作的重要性，导致设备档案管理活动混乱无序，缺乏一定的系统性和科学性，普遍未建立规范的、有效的规章制度，重视文书档案或人事档案的管理，形成管理规范，忽视了对医疗设备档案的管理，相关部门的职责分工不明确，互相推诿，医院管理部门缺乏行之有效的管理和监督手段，难以协调三者的关系，造成医疗设备档案管理混乱，不能及时、有效地提供给维修人员使用，不能很好地服务于临床、医技科室，甚至造成档案遗失的现象。比如未建立完整适用的医疗设备档案管理系统，设备档案管理混乱，借阅查询制度不健全，未能充分发挥设备档案的作用和深入挖掘设备档案的深层价值等。2015年笔者所在的医院新购进一台高新设备，因档案管理员未按要求登记借阅，造成购置合同遗失，给医院带来难以挽回的损失。因此应充分重视医疗设备档案的规范管理，医疗设备档案管理作为一项经常性、系统性的工作，是医院医疗设备稳定运转的重要技术支持和保障。

（三）设备档案管理人员专业培训未完善。医院对设备档案重视不足，认为设备档案是一项无关紧要的工作，常常由设备维修人员或其他行政管理人员兼任设备档案管理员，甚至没有经过专门的档案管理培训，更不可能选择档案专业技术人员来担任设备档案管理员。由于缺乏专业的档案管理技能与知识，对档案管理的具体内容不了解、不熟悉，导致出现档案文件保管分散、档案资料采集不完整等问题。同时，由于部分资料散布于使用科室或基层维修人员手中，收集起来比较困难，个别情况下还会出现资料残缺丢失的问题。此外，部分医院未制定完善的借阅制度，档案的借阅和归还手续不规范，加之档案管理人员更换频繁，移交手续不清，对于一些久借未归档的资料未能及时进行催还，最终导致设备档案的永久遗失。

二、提升医疗设备档案管理水平的途径

（一）提高医疗设备档案管理意识。首先必须从院领导到具体管理人员都要从思想上认识到医疗设备档案管理的重要性以及必需性。对于综合性医院来说，医疗设备是医院现代化水平的体现，更是保障其长期经营以及今后发展的重要因素。认识到设备档案的重要性才能最大程度提高设备的使用效率，提高医院的经营管理水平。在医疗设备的日常使用中，设备档案可以提供或记录设备各方面的信息，为医院管理层制定相关决策提供可靠依据，提高采购活动的科学性、有效性，防止贵重仪器的闲置浪费，实现医疗资源的科学配置。医疗设备从最初的论证、议价、采购，到设备的调试、使用、维修，再到最后的淘汰、更换，需要经历一个周期性的过程，整个过程与设备档案的管理密不可分。因此，作为医院的管理者，应该把设备档案的管理列为医院的重点工作之一。

（二）明确医疗设备档案收集的内容。要做好设备档案的收集工作，保证档案内容的完整性，首先要明确需要收集的内容，一般来说医疗设备档案内容主要源自两个方面：一是采购过程中产生的文件。二是使用过程中形成的各种资料。因此完整的医疗设备档案内容也应包括两大方面：一是院务会议上讨论同意采购立项的会议纪要，以及采购过程中签定的具有法律依据的合同书；与设备配套的相关证件、说明书、手册等。二是设备使用期间形成的一些记录性资料，包括使用记录、维护记录、合格证、设备使用的效益分析等，这些都可以为后续的售后服务、维修活动以及日后购买设备提供有效的参考和依据。其中，对于合同书的收集主要是为了保证各项合同条款的有效性，防止医院的合法权益遭到侵害；对于设备说明的收集则是为后续的检测和维护提供原始的技术资料支持，从而维护设备的安全、稳定运行。当医疗设备进入报废环节时，需要根据设备档案中记录的资料来进行报废审核，以评估设备的真实价值，确保资产的合理报废，杜绝资产的流失和浪费。由此可见，医疗设备档案与医院的各项管理活动息息相关，日常收集过程中应注意把医疗设备在论证立项采购、安装监测检查、故障维修、日常维护以及审核报废等过程中产生的相关档案资料及时、准确地收集到设备档案中。

（三）完善医疗设备档案管理制度。建立一套科学、完善的规章制度是医疗设备档案工作走向规范化、法制化的重要基础。根据综合性医院的实际工作情况，以《档案法》等法律法规为准绳，建立一套适用于本单位工作的医疗设备档案制度，使档案的采集、归档、审核、保管、交接、整理、调用、借阅等各个环节有章可循，使医院设备档案管理步入标准化、制度化的正轨，从而真正挖掘设备档案的潜在价值，确保医疗设备的正常使用，提高医疗设备的使用效率，为医院的医疗、教研工作奠定坚实保障。另外，要从当前的设备保养、维修人员以及档案管理工作人员中选出一批思想素质较高、专业能力过硬的人员来组建一支专门负责设备档案管理活动的档案工作小组，并由医院档案中心进行统筹管理，以充分协调医院的设备档案管理工作，并具体负责档案管理制度的编制和修订。

（四）加大医疗设备档案管理的硬件以及软件设施投入。要做好设备档案的管理，提高医疗设备档案管理重要性是第一步，同时重视硬件和软件设施的投入，还应给档案管理工作提供必要的条件。应按要求严格选择设备档案管理场所和设备档案存放的库房。其次，应配备设备档案管理的工具，如空调、密集架（或文件柜）、防磁柜、除湿机、加湿器、温湿度计、打印机、扫描仪、二氧化碳灭火器等。第三，应引进先进的设备档案智能化管理系统，促进设备档案管理的信息化，信息化的基础硬件设施主要包括网络设备、服务器、存储设备、安全设备、档案数字化加工设备以及其他支撑设备等，同时做好软件建设，选择适用的设备档案管理软件，有条件的综合性医院可根据本院特点来自行研发一套功能全面、使用方便的设备档案管理系统，并设置相应的档案信息数据库，同时做好检索设计等配套工作，以满足?t院的档案信息检索需求。此外，还要增加一套档案统计分析工具，为档案管理、数据分析提供详细、准确的统计信息，以更好地为医院工作提供便利。

采购档案管理的重要性范文第10篇

医用耗材的管理过程当中，审核资质证件的工作量大并且责任重，加大了医用耗材资质文件档案管理的难度。特别是大多数的高值耗材会直接进入到患者的人体，价格往往较高，容易出现医疗纠纷。部分纠纷发生在手术结束之后若干年，这时需要追溯耗材的记录档案，因此，医用耗材档案管理有重要的价值。

【关键词】

精细化管理；医用耗材；供应商；资质文件；档案管理

医用耗材管理服务质量同医疗工作存在着密切联系，所以强化医用耗材管理可以说是势在必行的。资质档案管理贯穿医用耗材的管理过程，是确保医用耗材安全使用的有效环节。及时收集、审核并且更新医用耗材及供应商的资质是保证采购合法公开的基本工作。

一、医用耗材档案建档

医用耗材的档案同设备档案存在着很大的区别，设备档案能够采用一机一档的方式，也就是每台大型设备都单独建立档案，保存设备全部的档案资料，但是医用耗材档案无法建立单独的档案。在具体的工作当中，精细化建档管理应当遵守以下原则。

（一）将供应商作为主线来建档。根据医用耗材供应商的特点，实施每个供应商单独建档的形式，供应商的医疗器械，或者是医用耗材，都归纳到同一个档案当中。

（二）关联更名的供应商。相当一部分的医用耗材供应商，尤其是高值耗材供应商，从自身角度出发，经常更名甚至成立新公司，一旦发生这方面的状况，就需要关联新老供应商，合并保存它们的档案，从而实现供货资料完整连贯。

（三）实时动态监控档案材料。设备采购作为单次性的采购，采购档案当中资料也是一次性的，但是医用耗材采购属于多次连续采购，因为大多数的医疗器械资质证照有一定的有效期，存在着证照过期的风险，所以采购档案当中这方面的资料需要动态管理，使用有警示提醒功能的管理系统，实时监控资质证照的有效期。

二、医用耗材档案管理内容

医用耗材档案归档的内容，需要包括申购、采购、审批以及验收等环节各方面的资料，根据档案资料的时间，能够划分成三个不同的阶段。

（一）采购之前的档案资料管理。首先是审批表单。审批表单的内容主要包括耗材的名称、型号规格、耗材生产厂商、中标编码、收费标准、医保编码、耗材用途、科室、负责人以及审批状况。其次是临床试用表单，试用表单的内容主要包括医用耗材的名称、型号规格、商标名、试用状况、同类产品对比、科室以及负责人的签名。

（二）采购过程当中的档案资料。首先是供应商资质方面的资料。供应商资质方面的资料主要有企业法人的营业执照、生产企业的许可证、登记表、医疗器械经营许可证、计量器具生产许可证、税务登记证、组织代码证、厂家授权销售证书、外国企业代表登记证以及质量管理认证等。其次是产品资质方面的资料。产品资质资料主要包括产品认证证书、医疗器械注册证、消毒卫生许可证书、消检测报告、计量器具批准书、CE证书以及FDA证书等。再次是采购记录表单方面的资料。采购记录的表单主要包括采购询价单、院内审计报告，谈判确认表、承诺书、供应商对比状况、谈判结果、谈判过程以及谈判人员包括监督人员的签名。

（三）采购之后的档案资料。一方面是入库验收表单。在医院收到医用耗材之后，需要严格履行验收手续，查验供货产品厂家、数量、规格型号、名称以及生产批号、灭菌批号等方面的内容，高值耗材还需要查验产品说明书、中文标识、标签以及条形码等。在查验结束之后，需要确保这些查验内容都填入到验收表单当中，并且需要验收人签名。一旦发生供货产品的包装或者是质量发生问题，产品的供货不及时以及供货数量不对，急需要退回货物给供应商或者是通知供应商限期整改，还需要填写不合格表单。另一方面是要合适应用反馈表单。在使用医用耗材过程当中，如果发现存在不合格问题或者是发生不良事件，需要使用科室填写反馈表单或者是医疗器械的不良事件报告，反馈表可作为常规工作，每个月向科室发放调查一次，定期汇总。不良事件报告是发生不良事件时及时把发生的问题反馈到医院的采购部门，由采购部门负责联络供货商进行相应的处理。

三、医用耗材档案开发利用

医用耗材供应商资质档案的建立，主要目的是为后续的开发利用，只有发挥档案的开发利用价值精细化管理才有现实价值。建立医用耗材的资质档案之后，可以从以下几个方面进行开发利用。

（一）为采购项目的审批提供可靠依据。在医院采用新品种的医用耗材之前，需要首先审核各种资质证照，确认合法性之后进行临床试用，采购项目审批环节提供上述材料，从而为科学合理的决策提供准确的依据。

（二）为采购招标提供依据。医用耗材在进入医院的时候，院方应当同供应商展开谈判，查阅医院使用的同类产品档案，从而在确定供货方式、供货价格以及售后服务等环节争取优惠。

（三）为供方年检提供相关的依据。采购档案当中一方面保存供应商资质证照，另一方面还保存供货商本期当中的供货行为不合格表单记录，为供方年检提供充足的依据。

综上所述，医用耗材的资质档案精细化管理，可以解决当前医院耗材在流通过程当中存在的诸多问题，为耗材的全程管理提供可靠的实现手段以及技术路线，有着比较高的可行性与操作性，对提高医用耗材管理水平有重要意义。

作者：蒋叶秋 单位：惠州市第一人民医院

采购档案管理的重要性范文第11篇

伴随着无偿献血事业的发展和前进，国家对采供血机构管理也变得越来越规范，强化血站档案管理工作对推动血站的发展尤为重要。当然管理好血站档案，利用档案带动无偿献血事业的规范化，提升整体社会效益，提高血站的工作质量，带动血站今后可持续发展和决策正确性。

1 现阶段血站档案管理中的问题

1.1 血站档案规范化设备缺乏

在整个血站档案管理规范化建设过程中，先进的科学设备是确保规范化建设的关键和重要手段，具备了先进的血站规范化设备，才能更好地对血站档案信息资源进行收集和整理。所以在血站进行档案管理规范化设备购买时，也需要血站采购部门做好采购前的准确工作，同时要全面了解和熟悉血站选购的设备。但目前血站档案信息设备采购中还存在较多的不足，一方面是血站采购人员对购买的设备不熟悉，影响了采购设备的整体质量。另一方面就是由于设备的价格较高，而血站内部为采购设备预留的资金较少，影响了采购工作的开展，也就造成目前我国血站采购设备质量落后的问题。

1.2 缺乏对血站档案规范化建设的认识

当前我国大部分血站管理对血站档案规范化建设的重视程度较低，更是没有将大部分的精力放在血站档案规范化建设上面，对档案规范化建设也没有加大资金的投入，这样造成血站档案管理部门在进行信息技术的引进以及信息管理系统完善过程中遇到了更多的阻碍。另外，由于领导的关注度不够也使得血站没有对信息管理系统的各项功能进行开发和运行，造成血站档案规范化水平降低。

1.3 血站档案管理人员法律意识缺乏

如果血站档案管理人员在管理过程中只在乎采血的过程忽视采血的记录工作，如，献血人员在登记表过程中只记录基本信息，导致身份证号码出现漏填或者误填的状况，这样就是大大增加了回访的难度。一是献血员工的登记表在多处都需要献血人员的签名，但是由于血站工作人员在献血人员进行表格登记时没有进行明确的指导，经常会出现漏填或错添的状况，造成记录不够真实也不完整的情况。另外就是部分血站工作人员没有树立正确的时间观念，造成献血人员信息提前或者延迟的状况，为医疗事故的出现埋下了深深的隐患。

1.4 血站对采血人员管理较为松散

目前我国大部分血站在对采血人员管理过程中，没有建立完善和严谨的体系，也就出现了档案记录人员身兼数职的情况，岗位划分不明确，加上血站档案管理体系的不够完善和系统，也都影响了血站档案管理工作顺利开展，所以选用一个规范化的档案管理模式，能够为血站的发展提供便利。

2 血站档案规范化管理的有效措施

2.1 提高对血站档案管理工作的重视程度

血站内部工作人员要全面提升对血站档案管理工作的认识，并了解到血站档案管理工作对血站生存发展产生的重要意义。强化和提升血站档案管理人员的重要性，增强血站员工的责任意识，明确档案管理工作是血站领导员工的重要责任。从血站领导层面来讲，提升血站档案管理工作的重视，做到思想的解放，与时俱进，提升血站档案管理工作的效率，用现代化的技术手段和管理方式提升档案服务工作质量，构建一个完善的血站档案管理体系。

2.2 加强对血站硬件的投入，确保其信息化

血站档案管理工作本身涉及的内容较多，所以不能够将血站档案管理工作同普通的档案管理相等同，伴随着采供血业务的增多，血站档案管理也需要更多的库房和先进的信息化设备，以及更加专业的档案管理人员。需要当地政府能够提升对血站档案部门的资金投入，让血站档案的建设工作能够做到与时俱进，采供血业务发展步伐也能够加快，逐步提升血站档案管理部门的业务处理效率和质量。

2.3 优化现有血站人员配置，提高专业性

在血站招聘档案工作人员过程中，要充分考虑到档案部门工作实际状况，招聘一些专业能力强的档案管理人员，当然也要对这些档案管理人员做好培训工作。专业能力强的档案管理人员是确保血站档案管理质量的关键和基础。也是因为专业能力强的人员配置，能够严格的按照档案管理的规律，在血站档案管理工作现有的基础上，做好血站档案的归档、分类和交接工作，大大地提升血站档案管理的质量和整体价值。

2.4 实现血站档案管理工作检查考核规范化

血站档案管理的规范检查和考核，是确保血站档案管理工作顺利开展的手段，在血站档案管理过程中，检查和考核工作很容易被忽视。但有效的档案管理能够帮助我们避免工作的差错，并结合我国档案管理的需求，制定出一个适合血站的档案管理标准。对这些标准应该做好细致的考虑，对档案库房的标准以及档案存放和保管的标准都做出详细的解释。当然也需要完善血站档案管理检查和考评制度，做好档案专业部门检查和考评工作以及血站内部管理工作的考评。

采购档案管理的重要性范文第12篇

关键词：医疗设备；档案管理

中图分类号：F27

文献标识码：A

文章编号：16723198（2015）13007801

医疗设备档案是指在医疗设备申请、论证、购置、到货、验收、安装、使用、质量控制、计量、维修、养护直至报废各个环节所形成的具有保存备查价值的各类技术资料及证明文件。随着医疗新技术的不断发展，医院引进的设备数量逐步增长，精密度愈发提高，医院对于设备的档案管理工作也日益重视。

1医疗设备档案管理的重要性

医疗设备档案能够为强化资产管理、开展设备养护、临床应用风险评估以及追溯监督采购行为提供准确、详实和可靠的依据。医疗设备档案具有涉及环节众多、资料文件复杂多样及归档时间较长等特点。一台医疗设备，从论证、购置到安装、使用直至维修、报废，具有相当长一个周期，涉及众多职能部门和使用科室，将会形成大量的文件和证明材料。医疗设备档案能为医院提供详尽而准确的设备信息资料，有助于领导合理配置医疗设备，使现有的设备效能充分发挥，避免医疗设备闲置浪费，也避免盲目重复引进同样的医疗设备。医疗设备的全生命周期管理是近年来设备管理部门提出的全面管理新理念，这也是体现医院精细化管理的重要部分。

2新建医院医疗设备档案管理面临的问题

某院是在优质医疗资源下沉、市校合作的基础上的新建三甲医院。其引进的设备均是参考省内一流三甲医院的标准配置的优质资源。医院临床医学工程部是医疗设备管理职能部门，在医院筹建阶段一直在不断探索和实践医疗设备的全生命周期管理，以期为医院资源的合理利用，设备的合理引进发挥更大的作用。新建医院设备档案管理主要面临以下问题。

2.1人员短缺

新建三甲医院开业必备的医疗设备就有大大小小上千余种，涉及金额上亿。这些医疗设备从立项审批到组织考察、资金落实、立项招标到安装、验收等过程中产生了一系列的重要文件，具有非常重要的保存价值。然而在医院筹建期间，采购职能科室基本没有专职的档案管理人员来负责档案的收集管理工作，所有的资料只有由采购员兼职管理。由于筹建期间采购任务重，时间紧迫，采购项目是接连进行。采购员几乎是分身乏术，无暇进行精细化、完善化的管理。

2.2管理缺少规范和制度

新建医院万事待兴，既没有专门的档案管理部门，也没有专职的档案管理人员，医院更没有针对医疗设备档案管理制定专门的规章制度，对于医疗设备档案的管理只是停留在建档、收纳这一表层，没有更为深入的管理。

2.3技术手段落后于需求

医院筹建期间，信息化系统的建设远远落后于需求。尽管新建医院都标称是数字化医院，但信息化建设一般是优先完成保证临床需求的HIS和PACS等系统，而涉及固定资产管理的OA系统或者HRP系统，则是延后进行。因此，档案管理人员只能靠手工登记已采购的设备相关的档案信息。尤其是设备的验收、何时开始保修、何时进行PM修护等信息都只有工程师的手工单，查阅起来非常麻烦，并且容易遗漏和丢失。

3如何加强新建医院医疗设备档案管理

根据《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等法规和JIC标准、等级医院评审要求，新建医院要在既定时间内通过相关的评审，必须从开始就提高管理层对设备档案管理的重视，加强医疗设备档案管理工作。

3.1建立完善的制度

首先要从管理层面，根据各级监管部门的规定，制定符合规范的医院医疗设备档案管理制度。明确需要归档范围，一般而言对于价值1千元以上的设备都需要有申购审批材料、招标资料和采购合同及供应商的三证、安装验收报告及PM维护记录等。对于单价10万以上的医疗设备要做到一机一档。做到医疗设备档案资料的收集与设备立项、招标、安装、验收、维护维修、调拨、捐赠、报废同步。

实行医院、设备科、使用科室操作人员的三级管理。使用科室必须要做好日常维护保养记录，每半年将整理好的记录上报设备科。设备科核查并整理完善后移交综合档案室归入档案，形成一个有效管理流程。

3.2信息系统管理

医疗设备档案资料文件复杂多样，收集整理过程涉及环节众多，加之归档时间较长，完全依赖人工进行

管理容易出现人为疏漏而造成重要档案资料遗失，导

致资料完整性难于查验、资料检索困难，不利于调阅使用等情形，利用信息系统是医疗设备档案管理的信息化是解决上述问题的有效方案。目前已有成熟的软件开发公司在进行医疗设备的固定资产管理信息系统开发，可以借助其开发经验并根据医院实际需求，进行医疗设备档案的动态实时管理，有效提高资源的利用率。

3.3提高管理人员的意识和素质

医院管理层需重视医疗设备档案管理，在设备科设置专职的档案管理人员，负责医疗设备的全程档案资料的收集整理、归类工作。有计划、有目的对设备档案的专职人员和业务相关人员开展设备管理和建档工作培训，提高整体专业人员业务素质。

4总结

医疗设备档案管理工作是一项繁琐又持续性的工作，它能为医院购置医疗设备前期论证、规划医院医疗设备升级换代等工作提供有力的基础依据，还能为医疗安全提供有力保障。因此，新建医院须从一开始就重视档案管理工作，建立规范的在管理制度和流程，以确保开业前期大批量设备采购时的档案管理工作。

参考文献

[1]王伟.医院医疗设备档案全程追踪管理方法初探[J].山东档案，2013，（3）：5456.

[2]王晓，张健.医疗设备全寿命周期档案管理策略的研究与应用[J].中国医学装备，2014，11（2）：2324.

采购档案管理的重要性范文第13篇

在新时期，企业的发展至关重要，一些大型机械设备、大型精密仪器进入各大企业单位，这些设备仪器档案在企业设备管理中有着突出的作用。设备仪器包括外购设备仪器、自制设备仪器、特种设备仪器和信息设备（计算机软、硬件）四大类，设备仪器档案一般是指能够反映设备仪器的计划选购、开箱验收、安装调试、运行维护和改造各阶段全貌的、具有保存价值的各种文字、图表、图册等不同载体类型的信息记录。设备仪器档案作为项目档案的重要组成部分，直接关系到相关项目的竣工验收。

1.设备仪器档案管理的重要性

2006年国家档案局、国家发改委联合下发了《重大建设项目档案验收办法》（档发?z2006?{2 号），对建设项目包括设备仪器档案的管理提出了详细、明确的要求。并在“总则第四条”中指出：“项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收”。设备仪器档案在管理上有其特殊性，企业在发展的过程中逐渐认识到，加强设备仪器档案管理，规范工作流程，是提升项目质量，保障项目顺利竣工验收不可或缺的重要环节。

2.设备仪器档案管理中存在的问题

设备仪器档案在形成的过程中，涉及到的单位比较多，管理起来相对要复杂，也会出现一些问题，主要的原因是对档案管理制度宣传力度不够，还有也是因为档案管理工作不能直接产生经济效益，所以档案工作也没有受到应有的重视，下面从几点总结仪器档案管理中存在的问题：

2.1缺少实际档案管理制度与规范

《重大建设项目档案验收办法》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》是项目档案管理工作的指导文件，但在实际的工作中，却缺少执行有力的制度与规范。很多企业的档案管理员都是兼职的，并不十分了解档案工作。单位也没有具体可行的档案管理制度，没有针对企业本身制定具体的操作手册和实施细则，以致于档案管理员在执行过程中出现偏差。

2.2保管方式不合理，没有成套管理

《重大建设项目档案验收办法》中明确规定，项目档案需要实行统一管理，即对设备仪器档案按“成套性”原则进行管理。购置设备的流程是从购置申请的提出到最后入库使用，其中会产生“计划”、“开箱”、“安装”、“维护”等不同阶段的各种记录。有些单位，根据本单位的职能设置，把应按单台套管理的设备仪器档案分成两块分别保管：一块是前期的购置请示、批复、招、投标书等；一块是设备仪器的随机资料、使用说明书等。虽然两大块合起来看，收集比较全面，但未能体现设备仪器档案单台成套的整理原则，不能全面地反映设备仪器在项目建设过程中的历史全貌，也不利于后期的利用。

2.3 档案整理不规范

设备仪器档案整理不规范主要有（1）随机软（光）盘与纸质文档混放在一起；（2）外文资料没有将题目、目录等翻译成中文；（3）卷内文件排列顺序混乱；（4）案卷中存在不符合档案保管要求的装订物。

3.企业设备仪器常见问题的解决措施

3.1.建立有效的过程控制管理机制

建立良好的企业设备仪器档案过程控制管理机制，首先就要了解、掌握企业设备仪器档案的形成特点与文件材料流转特点及规律，企业设备仪器档案形成于设备仪器购进时的开箱验收，那么开箱验收阶段就是我们加强过程控制管理的切入点，因此，加强档案人员参加设备开箱验收机制的实施就是设备仪器档案过程控制管理的最好手段。在实践工作中档案工作人员可通过把握以下几点来保证制度的实施：（1）做好档案人员参加设备开箱验收工作重要性的宣传工作，可通过部门领导帮助沟通协调、上交提案及下发文本通知等多种形式，力争做到档案人员及时参加设备开箱验收。（2）明确开箱验收的目的，档案人员参加设备仪器开箱验收的目的是保证应归档的设备仪器随机文件能全部及时归档保存。（3）明确开箱验收的范围，档案人员参加开箱验收应该限于有归档价值的设备仪器的开箱验收。（4）验收过程中做好设备仪器随机各种文件材料的登记

3.2明确不同阶段各部门的职责，确保设备仪器档案的齐套

设备仪器的购置从立项申请到竣工验收，一般有四个阶段，即计划阶段、采购阶段、开箱验收阶段和使用管理阶段。在这四阶段中，各相关部门分工不同，职责也不同，在项目档案管理上，也应承担相应的责任。在立项阶段，资产管理部门应负责收集本阶段形成的文件材料，如“购买设备仪器的请示、批复”等。

在采购阶段，采购部门应负责收集归档购买设备仪器的招、投标书，合同，协议等。特别要注意的是，合同、协议一定要归档原件，必要时，采购部门应根据实际情况，增加合同签订的份数。在开箱验收阶段，设备仪器的兼职档案员应参加设备仪器的开箱验收，收集开箱验收及安装调试过程中产生的文件材料。在使用管理阶段，资产管理部门应协调设备仪器的使用部门，及时归档在设备的培训、使用、维护等过程中形成的文件材料。

3.3设备仪器档案的整理工作

（ 1） 分类要科学。分类必须符合本单位的生产、工作性质与特点：根据本单位生产规模的大小， 主要生产设备的多少， 以及本企业的体制结构， 灵活地选择合适的分类方法。简单地、机械地搬用别单位的现成分类方法是不适宜的。

（ 2） 组卷要遵循设备仪器文件材料的形成规律， 保持卷内文件材料的系统联系， 便于档案保管利用。与设备仪器关系密切的管理文件材料， 如设备管理工作计划、总结、指标考核、设备转让、固定资产折旧管理以及其他综合性文件材料， 应列入设备仪器类中组卷。设备维修中形成的文件材料单独组卷， 外购设备中的随机文件材料可以单独组卷。

（ 3） 案卷和案卷内文件材料的排列应有机联系。设备仪器类案卷可按设备依据材料、外购设备开箱验收（ 自制设备的设计、制造、验收） ， 设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。案卷内文件材料排列要求文字材料在前、图祥在后。

采购档案管理的重要性范文第14篇

【关键词】 档案管理 医疗器械档案 医院管理

1 引言

随着医疗卫生事业的迅猛发展和社会需求的不断增加，医院档案的门类不断增加，档案工作的范围也在不断扩大。作为一种潜在的生产力，医院档案是知识、信息的载体，更是医院文化的载体。在医院的医疗质量和服务质量不断提高的情况下，加强医院器械档案管理工作显得尤为重要，医疗器械档案管理已成为医院管理的重要标志，也是医院现代化管理的一项重要研究课题。做好医疗器械档案的收集与管理工作，对医院的发展有着深远的意义。

2 医疗器械档案的概念和内容

医疗器械档案是指在医疗器械审批、购置、培训、防护、验收、应用、检测、维修、管理、报废等动态过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机材料均属医疗器械档案。根据《档案法》规定，医疗器械档案资料要求真实性，即档案材料收集的应是原始材料；完整性，即档案材料必须根据内容要求进行收集、整理并装订成完整的档案材料。档案目录与实际档案资料内容、数量页数必须相符，不能缺少；动态管理，即医疗器械设备在整个应用周期内随时产生的新的资料，如设备维修、检测、计量等结果记录包括各种保修合同等。[1]笔者对医疗器械档案采用按“分类”管理的模式，为每项设备建立“专项档案”，每项一宗，分年度、分目录管理。

按医疗设备的管理等级，以“台件”归档，自立项采购开始，招标、采购、到货、验收、器械设备的说明书、工作图、线路图、检测记录、维修记录等等都分目录统一归档。我院医疗器械设备主要内容有：（1）采购档案：采购档案是医疗器械档案的第一项，包括购买医疗器械申请、论证报告、审批、大型设备效益分析报告；医院审议项、考察记录、招标书、投标书、购买合同及及其附属条款，产品明细、供应商公司资质文件、招投标记录及汇总文件、医疗器械资质文件、装箱单、仪器设备验收表、合格证等；基本情况部分包括医疗器械的使用说明书、线路图，以及医疗器械的场地图、场地的水、电、暖等线路图。这一部分作为医疗器械档案的重要组成部分，主要为医疗器械在使用周期内监测、维修等过程提供依据和参考。医疗器械档案动态管理中的维修、检测等记录都是以前期采购档案中合同涉及权限为准则，所以采购档案的规范化管理属于医疗器械档案的重要内容，在整个医疗器械档案管理中至关重要。（2）监测维修记录：医疗器械在使用周期内会磨损和消耗，近几年我国技术监督部门和卫生主管部门对医疗器械的管理越来越严格，为了增加器械的使用年限和减少设备故障率，对医疗器械的定期监测和维护是必不可少的。医院将每次的维修记录分为日常维护记录、大型维修记录和报废记录，并对其进行整理归档。日常维护记录主要是一些价值和科技含量较低的医疗器械或者是一些大型医疗器械的低级故障。在维修档案中详细记载故障的时间、维修人员姓名、所维修的部件、使用更换的零部件、故障是否排除、验收人员等。大型维修记录主要是详细记载故障时间、原因，售后服务部门所指派维修人的姓名、所维修的部件、使用更换的零部件及制造商、故障排除时间、验收人员、维修后使用情况等各项内容。报废记录主要是针对那些严重损坏而又无法维修做报废处理设备的档案管理。报废记录主要包括设备的报废申请书。由于医疗器械属于国有资产，报废流程须级上报申请，经上级有关部门鉴定后方可做报废处理。[2]

3 医疗器械档案的收集与管理

通过查看设备档案资料，为医院对外谈判、科学数据统计、经济效益分析等提供重要依据。如何更好的收集与整理好医院医疗设备、提高设备的使用率，在设备采购、使用、保养维修等工作中得到充分利用，笔者主要采取以下几项措施：

3.1 制定完善的医疗器械档案管理制度。

为确保医院医疗器械档案完整、准确、安全，医院医疗器械档案理坚持集中统一管理的原则，制定完善的医疗器械档案管理制度。

（1）建立健全管理体系，责任到人，分工明确。以医院综合档案室管理体系图为基础，确定一名院级领导为主管领导，负责对医疗器械档案的督导，指定综合档室专职档案员对医疗器械档案进行立卷、归档、日常管理及维护，指定医院医疗器械管理部门兼职档案人员对医院器械档案进行收集及预立卷。（2）建立健全医疗器械管理制度。建立并完善设备档案的收集制度，以确保档案的完整移交；建立并完善设备档案的保管制度，使设备档案处于最佳保管状态，便于随时开展有效的服务；建立并完善设备档案的借阅制度，确保设备档案长期处于监控状态，不丢失。（3）严格档案借阅制度，按档案借阅流程履行借阅手续。制度要求当所借阅的档案需要带出档案室时，一般只借阅备份的复印件。超过借阅时限后，由档案管理人员进行催要，并可根据实际工作的需要进行适当的延长。

3.2 医疗器械档案的管理

3.2.1 档案的收集流程

（1）医疗设备档案的建立过程往往要经若干个环节和不同部门的人员，所以需要综合档案室专职档案员及各科室兼职档案员共同完成。每台（件）医疗器械到货安装时，医疗器械管理部门即器械科通知综合档案室，由档案室指定兼职档案员到场进行开箱验收。开箱完毕后，档案人员在验收报告上签字，并收齐装箱单、安装调试报告、仪器说明书等全套随机材料。（2）在每台（件）医疗器械安装、验收、投入正常使用后二周内，将该器械所有筹购资料、随机设备技术资料整理后，由器械科兼职档案员完成预立卷，于第二年第一季度最后一周移交综合档案室。（3）医疗器械维修人员每季度最后一周对维修记录等资料进行整理，于第二年第一季度最后一周移交综合档案室。

3.2.2 医疗器械档案的立卷

（1）综合档案室对器械科交来的档案资料进行登记，填写《档案移交登记表》，做好交接记录。（2）综合档案室对器械科交来的资料按照一定顺序进行再次整理。笔者是按照如下顺序进行整理的：合同、医疗器械购置申请表、考察记录、招投标记录，供应商资质、医疗器械资质、装箱单、仪器设备验收单、合格证、说明书、图纸、维修记录以及后期的报废记录等。

3.2.3 医疗器械档案的归档

每台（件）器械档案整理完毕后，参照文书档案的归档方法，严格按照归流程图进行归档。

（1）将归档文件中所有带文字的纸张进行页码编制。（2）用档案专用不锈钢订或线进行单件装订，在每一“件”文件的右上方加盖归档章，并将归档章内容填写齐全。（3）将档案有关信息录入档案软件中。（4）按件号顺序装盒，填写档案盒背脊内容，做到字迹清楚、整齐、美观。（5）将档案盒及时存放于档案柜中，确保档案不丢失。（6）打印档案目录并装订，制成检索工具。

参考文献：

采购档案管理的重要性范文第15篇

一、医疗设备档案的概念

对医疗设备档案管理工作进行分析发现，医疗设备档案是指医疗所谓的医疗设备档案是指医院的医疗设备从购买、审批、购置然后到安装使用、报废处理的整个过程会形成文字类材料，具有一定的完整性、准确性以及记录性。从某种角度上分析，医院医疗设备档案的应用具有指导作用，能够为医疗工作提供决策，能够为医疗经济纠纷提供依据。

二、当前医院在医疗设备档案管理中存在的不足

（一）档案管理的观念较为薄弱

档案资料的形成，牵涉多个科室，有些资料和数据需科级管理层面提供上报，但由于该层面将注意力更多的投向设备购置、使用、维护等管理，而忽视设备相关资料的整理和及时上报，造成设备档案处在分散、损坏、丢失和归档时间滞后；从设备管理层面，存在重视设备购置、采供、交付使用等管理，而忽视医疗设备资料的及时收集、整理、归档，影响了医疗设备档案的管理和利用。

（二）档案管理模式过于落后

现如今我国部分医院已经制定了相关的档案管理制度，但是却缺乏相关的标准，未从现代高、精、尖医疗设备在医疗服务的运用及医疗设备的不断更新换代等因素上考虑，建立相应规章制度，确定归档范围、流程和原则等。计算机网络管理技术，未在医院管理中广泛应用，使档案管理技术滞后。未建立设备档案信息库，没有保证医疗设备从采购到报废的过程实施档案信息收集，没有具有可行的数据支撑。

（三）档案管理人员的业务素质急需提高

通过对设备档案管理工作进行分析发现，医疗设备档案管理人员多为兼职，未经过专业知识培训，不能较全面地掌握技术技能、工作程序、行业标准，导致设备档案的收集、整理、归档等环节不规范、不标准、不及时。

三、加强医疗设备档案管理的措施

（一）提高设备档案部门及人员管理认识

医疗设备档案管理是医院设备管理中的重要环节，其作用的发挥有赖于设备管理部门及档案管理人员对于其工作职责的正确认识和树立设备档案管理的认知。尤其是设备管理部门的管理层人员：一是要及时更新自身的思想，重视设备档案管理工作，指导支持档案管理人员开展工作，完成医疗设备资料的及时收集、整理、归档，为设备各阶段活动的决策、文件编报、使用等工作提供依据。二是要经常与业务部门、科级管理层沟通交流，达成共识，完成设备相关资料的整理和及时上报工作，避免有的档案资料流向不清、丢失、损坏的情况发生，使设备档案更好地服务于医院工作，服务于医疗临床。

（二）建立科学的档案管理模式

一是建立医疗设备档案管理体制。实行医院、科室、设备管理部门三级管理网络，明确工作目标，权责到人、分散整理、集中归档、统一管理。完善设备档案管理制度。制定《医疗设备档案管理办法》，设备档案的归档制度等。二是对医疗设备归档范围进行完善，一般情况下医疗设备在购买、安装之后会具备可行性论证报告，其中包括的材料有调查材料、招标记录、订货合同、到货通知、购买清单、设备安装以及使用说明书等。三是构建完善的设备档案信息库，在医院所购买的设备中需要针对价格划分等级，对于30万元的设备要将信息录用到电脑上，便于日后进程查阅。另外还要依据购买的阶段形成准确的文件资料，比如设备购买前准备阶段、购买阶段、安装阶段、维修阶段等，保证每一个阶段都具备一个档案，如此一来才能为后期设备购买提供数据支持与保障。