电子档案管理制度范文

电子档案管理制度范文第1篇

关键词：高校档案管理；电子档案管理；应用措施

基金项目：2016年度广西壮族自治区中青年教师基础能力提升项目，项目编号：KY2016LX248

高校档案管理部门必须要重视电子档案管理技术的应用，保证可以提升电子档案管理工作效率与质量，逐步解决电子档案管理中存在的各类问题，少其中存在的各类问题，逐渐提升其发展效率，增强高校档案管理工作效果。

1 高校电子档案分析

当今时代，科学技术迅猛发展，在信息化、现代化建设步伐加快的今天，办公自动化和电子政务已应用到各个行业领域中。无纸化办公掀开了电子文件与电子档案管理工作的新篇章。目前各高校基本已普及运用办公自动化系统，电子文件的产生已然是高校政务信息的主体，也是高校办公过程中的主体。电子文件对传统纸质文件的大量取代，给高校档案管理工作带来了新的挑战。如何应用现代的科学技术，做好电子档案的管理，成为我们面临的新课题，亟待我们在实践工作中不断研究、探索和总结，本文就此做一探讨。高校电子档案是按照相关规范对凭证信息或是高校历史背景等进行把偶才能，利用电子形式对其进行处理，生成电子文件。电子档案与电子文件不同，电子文件在实际储存的额过程中，可以完全代替纸质的档案，并且与电子档案共存。

2 高校档案管理中电子档案管理问题分析

目前，高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，还存在较多难以解决的问题，无法提升电子档案管理效率与质量，难以提升高校档案管理效果。具体表现为以下几点：

第一，工作量较大。一是档案工作人员需要对大量电子文件进行鉴定，只保留有价值的文件进行保存，在实际工作期间，会耗费大量时间和精力；二是因缺乏相应的电子档案管理数据库、服务器等设备，大部分高校的电子档案管理沿用传统的物理存储方式，保管方式落后，整理强度大，不利于检索利用。

第二，电子档案管理信息化程度较低。我国高校档案管理人员开展相关工作，经常会出现电子档案管理信息化程度低的现象，无法利用高效便捷的方式开展相关工作，导致电子档案信息数据利用效率降低[1]。

第三，电子档案标准程度不足。目前，部分档案管理部门在开展电子档案管理工作的过程中，还没有制定完善的标准化管理制度，不能积极应用各类方式提升档案管理标准化程度，难以增强高校电子档案管理效果，甚至会出现一些难以解决的问题。同时，在高校电子档案管理期间，相关工作人员不重视电子档案管理技术的应用，无法提升其工作效率与质量。

第四，电子档案远程传输频繁，存在安全隐患。目前，高校大学生的入学量较大，并且信息量较多，在实际工作过程中，需要档案管理人员做好就业与入学等档案管理工作，这就需要档案管理人员利用远距离传输的方式提升其工作效率，然而，在远程传输频繁的情况下，高校档案信息的流动率逐渐提升，导致出现安全问题。

3 电子档案管理在高校档案管理中的应用措施

在高校子档案管理过程中，必须要制定完善的管理制度，保证可以提升高校电子档案管理工作效率，增强其管理效果。

3.1 制定安全性管理制度

高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，必须要制定完善的安全管理制度，保证可以提升确保电子档案的安全性。例如：定期对电子档案进行维护与检查，无论是硬件设施还是软件设备，都需要建设完善的网络安全管理体系，保证可以增强其安全性。同时，还要建设网络安全管理人才队伍，使其可以更好的对电子档案安全性进行管理[2]。其次，各高校要高度重视档案管理人员思想政治建设工作，阶段性的开展多种形式的档案安全培训工作，让档案管理人员树立牢固的安全意识。

3.2 树立正确的管理观念

高校档案管理人员必须与时俱进，要树立正确的电子档案管理观念，保证可以提升档案管理人员的思想素养，要有创新的观念、改革的精神、发展的眼光看待电子管理工作中存在的问题与缺陷，在完善管理制度、改进管理方式等方面作谋划。利用电脑及现代信息技术建立电子档案库，利用网络管理等方式和途径，为电子档案管理现代化铺平道路。，逐渐提升其发展效率。首先，档案管理人员利用电子档案技术，保证可以提升电子档案技术的应用效率，增强其发展效果。其次，档案管理人员必须要重视电子档案思想政治建设工作，阶段性的开展安全培训工作，利用各类方式为电子档案管理人员树立安全操作意识，使其可以在一定程度上，熟练掌握操作技巧，进而达到预期的管理目的。

3.3 创新电子档案服务手段

首先，通过各种学习培训，使档案管理人员能熟练掌握电子档案管理业务知识，掌握电子档案管理技术，进一步提升电子档案的应用效率。其次，高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，必须要创新电子档案服务手段，保证可以提升其工作效率与质量。一方面，需要档案管理人员做好电子档案整理工作，对于不合格的电子档案，需要予以重新加工处理。另一方面，档案管理人员需要重视电子档案应用质量，构建媒体与信息整合的服务体系，进而提升其工作效率与工作质量[3]。

3.4 加大电子档案的投入力度

高校电子档案管理工作要实现高效率的信息化管理，就必须加大档案管理资金的投入力度，配备先进的档案管理软件与硬件设施。硬件方面要配备计算机、打印机、复印机、扫描仪、照相机等现代办公设备；软件方面要配备先进的档案管理软件与档案信息利用平台，切实满足电子档案管理工作的相关要求，实现档案存储介质的多元化发展，有效保障电子档案管理工作的稳定性与便捷性。

高校档案管理人员在应用电子档案技术的过程中，必须要加大投入力度，逐渐提升档案管理工作质量与工作效率。在此期间，高校档案管理人员必须要制定完善的电子档案投入制度，逐渐创新其管理方式，进而提升高校档案管理工作效率与质量，加大资金的投入力度，为其后续发展奠定基础。

4 结语

在高校档案管理电子档案技术实际应用的过程中，相关管理人员必须要重视网络信息技术的应用，保证可以制定完善的管理制度，根据高校电子档案管理需求，逐步优化电子档案管理体系。

参考文献

[1]闭线林.新时期高校档案信息化建设探析[J].山西档案，2014（5）：69-71.

电子档案管理制度范文第2篇

【关键词】电子档案；档案管理；优越性；利用方法；管理制度

1.电子档案的优越性

在档案存储和归档工作上，电子档案极大地提高了统计、分析、归档等的速度。现今社会是信息的、网络的快捷式生活节奏。信息获取和处理的速度体现出了其自身在当今社会的竞争水平和生存能力。电子档案是将文档使用扫描形式录入电脑，避免了人工抄录错误的几率，即使是人工输入，电子档案的信息材料修改起来也非常方便，如果采用专业的高技术系统，还能自得识别相关错误信息，可使其得到及时修正。档案管理工作实行微机化工作方式后，就可以按“件”进行方便快捷的整理归档。由于进行随机管档，就可进行随时整理立卷。通过计算机编码排序后，只要按照电脑呈现的秩序编排，就能清晰地现实文档归置位置，省去了人工费时费力的编排工作。同时，电子档案的存储更为稳定，可采用光盘、U盘、硬盘、存储卡等载体进行存储，其受外部温度、湿度及微生物环境影响小，且储存时间长和信息存储量大大超过了其他介质，具有很强的稳定性。

在档案信息应用上，使用电子档案，利用信息化手段，可以很好地实现档案的体系管理，实现充分的资源共享，使索引、查找等更加快速便捷。同时，由于采用了信息、网络传输等技术，使得电子档案能根据不同要求实现分类、搜索、排序、过滤等操作，更加有利于档案的管理和调度，极大发挥了占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点。电子档案使档案在现实应用中实现了网络化、远程化的自动化操作，加快了信息检索速度，促进了文档信息的交流和共享。在知识经济高速发展的形式下，现代网络环境不仅为归档提供了方便有效的工作方式，并且对信息利用的快速途径也起到了一定的促进作用，废除了立卷归档与检索查找的繁琐工作，改变了繁琐低效率的工作强度，归档质量和检索速度也产生了本质的变化。在传统的工作形式下，各单位、各部门相互间都是靠纸来传输信息，以计算机为载体的电子档案管理系统，可以将各种档案信息通过网络传送出去，不论身在何地都能及时阅览到相关信息。

在档案管理模式上，电子档案在以电子信息技术为支撑的数字化管理模式下，文档的规范性和科学性进一步提高。

传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档，可随时补漏增缺，使文档不形成存积。微机管理省时省力，可以给工作人员充分的时间去提高业务水平。微机管理更有利于文档的保密，将整卷档案内容改为单份文件提供利用，利用者就无法接触整卷档案中其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。

2.加强电子档案管理制度

电子档案的出现，彻底改变了传统档案管理的流程，在内容、时间及顺序等诸多方面发生了巨大的变化。由于电子档案对软硬件设备的依赖性更强，且更易更改、流失等特点，常常会使人们对电子档案的信息真实性产生质疑，因为电子档案信息的载体与存放地点均可以不固定，复制后真伪难辨，存在难以认定是否为“原件”的问题。因此，只有通过规范的管理制度使电子档案的形成、归档、保管和利用等环节得到有效约束，并在每个环节上采用制度与技术相结合的方式，切实避免信息失真的隐患，这样既可以保证电子档案的规范管理，又能维护电子档案信息的真实性与原始性，使人们对电子档案产生信心。然而，传统管理制度已无法适应电子档案文件的管理，必须结合电子档案发展的具体情况，建立一套完善、健全和科学的电子档案管理制度。

2.1电子档案的形成制度要进一步完善

在形成电子档案的过程中，必须遵照国家规定的统一格式标准，对于不同媒体电子档案的接收、存储、参数指标和载体形式加以规范。同时，对于电子档案的背景信息和元数据也应一同加以保存，以保证形成的电子档案具有完整性。

2.2电子档案要执行更为科学的归档制度

要进一步完善电子档案的管理制度，归档制度的完善是必不可少的环节。归档是整个文档管理工作中十分重要的环节，但是不同于纸质档案的是电子档案的归档还有许多工作要做。需要检测档案文件在相应软硬件环境下的有效性；检查同电子档案有关联的纸质或其他载体形式的文件，以保证内容和相关说明与描述的一致性；电子档案机读目录及相关软件、说明等也应同时归档；电子档案所使用的存储载体是否符合要求。同时，档案管理部门还要对电子档案的归档时间、范围及归档方式做出明确、细致的规定，以维护电子档案在程序上的合法性与真实性。在归档制度制定的过程中，应以国家有关规定为参照进行，目前，我国已通过先后颁布实施的《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等规章制度，对电子文件归档工作提出了较为明确的规定与要求，这些规章制度的出台，确保了电子档案在归档过程中的科学性和规范性。

2.3建立严格的保管制度

电子档案归档后就需要一套严格的保管制度以确保其安全。首先，要把住存储载体的质量关；其次，要规范存储载体的保管条件，电子档案的保管应远离有害气体与强磁场环境，并建立一个适合磁、光介质保存的物理保管环境，同时保持良好的温度、湿度环境；再次，加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的载体不带病毒，并将载体置于保护状态，同时，注意对加密电子档案的管理最后，为了确保记录信息内容的完整性、可读性，以及载体无损伤，应定期对电子档案进行安全性检查，一旦发现信息或载体产生损坏时，及时采取有效的维护措施，进行拷贝或修复工作。

2.4规范电子档案的利用制度

在电子档案利用阶段，相关的管理工作主要包括对提供利用过程的管理和对人员的管理两方面。要制定完善的电子档案利用制度与规则就必须对上述两个要素加以明确。在利用制度中对利用过程和人都应做出较为明确的要求。一是对利用过程的制度管理。档案部门应当以自己的信息安全技术条件为依据，采取适宜的利用方式。在确保提供电子档案信息完整、真实的基础上，以电子档案的密级为根据，进行有效地分层次管理；二是对人员的制度管理。电子档案利用所涉及到的人员众多，有利用者、数据系统管理者和电子档案保管人员等。应以他们各自的分工为依据，对其使用权限进行合理的限制，可根据各种人员的身份、级别、层次及利用目的的差异判断其可利用档案信息的内容，决定对其授权的范围。

3.结语

档案工作要紧跟时代步伐，电子档案是新生事物，也是社会潮流的产物，迎合了信息时代的信息丰富、传递迅速的社会特点，我们要全力以赴采取多种措施管理好电子档案，利用好电子档案，使其更好的为我们工作、学习、生活服务。

【参考文献】

[1]王晓伟.浅谈数字档案管理制度的完善.科技创业家，2011（1）.

电子档案管理制度范文第3篇

关键词：电子档案；档案管理；

电子档案是指依托现代化信息技术，把资料完整储存在计算机中，与纸质档案相对应，且能达到传统档案详细程度的一种新型档案模式。随着计算机技术的飞速发展，电子档案越来越被人们所接受，其数量也在不断增长。本文主要分析电子档案在档案管理中的重要性，希望通^科学、公正的分析，将电子档案的真实面貌呈现出来。

1、电子档案的基本要求

1.1 完整性

电子档案与其他文书档案一样，由于组织机构不同，制言语主、发文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行业不同，规格、形式、期限、组盘的方式亦有所不同；由于专业技术水平不同，有关人员知识、技能、方法的标准亦有所不同。而且在基建、设备、科研、房地产等领域，内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件，经常处于滚动状态，如不及时整理归档，可能会使信息资料失散，造成档案不完整。特别是电子管理部门立体交叉，工作人员结构复杂，管理形式多样，也会导致电子档案的不完整，针对以上情况，我们必须提高认识，端正态度，采取有效措施，确保电子档案的完整性。

1.2 原始性

电子档案不同于纸质档案材料，电子档案的生成往往是“由实变虚”致使“原始状态”失真，尤其是在电子档案的生成、传输、接收、储存的过程中，它既是原始的，又是复制的，它不同于纸质档案的原始性。各种各类的电子文书档案，特别是制作磁盘、光盘、磁带、影像时必须保证电子档案的原始性。

1.3 真实性

电子档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在电子档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。电子档案极易失真，这不是电子文件本身的缺陷，而是在形成电子档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。

1.4 安全性

电子档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息，这些都会直接损害电子档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电，直接影响信息再现，出现不安全问题，吸引尘埃导致卷曲、磁粉脱离、磨损生霉等。因而，必须保证电子档案的安全性。

2.加强电子档案管理制度

电子档案的出现，彻底改变了传统档案管理的流程，在内容、时间及顺序等诸多方面发生了巨大的变化。由于电子档案对软硬件设备的依赖性更强，且更易更改、流失等特点，常常会使人们对电子档案的信息真实性产生质疑，因为电子档案信息的载体与存放地点均可以不固定，复制后真伪难辨，存在难以认定是否为“原件”的问题。因此，只有通过规范的管理制度使电子档案的形成、归档、保管和利用等环节得到有效约束，并在每个环节上采用制度与技术相结合的方式，切实避免信息失真的隐患，这样既可以保证电子档案的规范管理，又能维护电子档案信息的真实性与原始性，使人们对电子档案产生信心。然而，传统管理制度已无法适应电子档案文件的管理，必须结合电子档案发展的具体情况，建立一套完善、健全和科学的电子档案管理制度。

2.1电子档案的形成制度要进一步完善

在形成电子档案的过程中，必须遵照国家规定的统一格式标准，对于不同媒体电子档案的接收、存储、参数指标和载体形式加以规范。同时，对于电子档案的背景信息和元数据也应一同加以保存，以保证形成的电子档案具有完整性。

2.2电子档案要执行更为科学的归档制度

要进一步完善电子档案的管理制度，归档制度的完善是必不可少的环节。归档是整个文档管理工作中十分重要的环节，但是不同于纸质档案的是电子档案的归档还有许多工作要做。需要检测档案文件在相应软硬件环境下的有效性；检查同电子档案有关联的纸质或其他载体形式的文件，以保证内容和相关说明与描述的一致性；电子档案机读目录及相关软件、说明等也应同时归档；电子档案所使用的存储载体是否符合要求。同时，档案管理部门还要对电子档案的归档时间、范围及归档方式做出明确、细致的规定，以维护电子档案在程序上的合法性与真实性。在归档制度制定的过程中，应以国家有关规定为参照进行，目前，我国已通过先后颁布实施的《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等规章制度，对电子文件归档工作提出了较为明确的规定与要求，这些规章制度的出台，确保了电子档案在归档过程中的科学性和规范性。

2.3建立严格的保管制度

电子档案归档后就需要一套严格的保管制度以确保其安全。首先，要把住存储载体的质量关；其次，要规范存储载体的保管条件，电子档案的保管应远离有害气体与强磁场环境，并建立一个适合磁、光介质保存的物理保管环境，同时保持良好的温度、湿度环境；再次，加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的载体不带病毒，并将载体置于保护状态，同时，注意对加密电子档案的管理最后，为了确保记录信息内容的完整性、可读性，以及载体无损伤，应定期对电子档案进行安全性检查，一旦发现信息或载体产生损坏时，及时采取有效的维护措施，进行拷贝或修复工作。

2.4规范电子档案的利用制度

在电子档案利用阶段，相关的管理工作主要包括对提供利用过程的管理和对人员的管理两方面。要制定完善的电子档案利用制度与规则就必须对上述两个要素加以明确。在利用制度中对利用过程和人都应做出较为明确的要求。一是对利用过程的制度管理。档案部门应当以自己的信息安全技术条件为依据，采取适宜的利用方式。在确保提供电子档案信息完整、真实的基础上，以电子档案的密级为根据，进行有效地分层次管理；二是对人员的制度管理。电子档案利用所涉及到的人员众多，有利用者、数据系统管理者和电子档案保管人员等。应以他们各自的分工为依据，对其使用权限进行合理的限制，可根据各种人员的身份、级别、层次及利用目的的差异判断其可利用档案信息的内容，决定对其授权的范围。

综上所述，档案工作要紧跟时代步伐，电子档案是新生事物，也是社会潮流的产物，迎合了信息时代的信息丰富、传递迅速的社会特点，我们要全力以赴采取多种措施管理好电子档案，利用好电子档案，使其更好的为我们工作、学习、生活服务。

参考文献：

[1]王红梅.浅谈如何提升学校教科研档案管理的能力[J].经营管理者，2011（11）.

电子档案管理制度范文第4篇

关键词：电子教学档案；档案管理；优势分析；问题分析；优化措施

中图分类号：G640 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2013）33-0317-02

大学档案按类别可简单地分为：党档案，行政工作档案、教学档案、学生档案、研究档案、基建档案、财务记录、学校的历史档案，人事档案等。电子记录是指应用现代信息技术和计算机网络技术，档案管理人员在使用电脑的基础上，组织和存储在磁盘、硬盘、磁性载体材料等上的文件。2008年9月1日颁布的“档案工作管理办法”（简称27号令）规定，重要文件损坏、褪色，应及时修复文件并数字化，加工成电子记录保存[1]。随着高校招生规模不断扩大，无论是学生还是工作人员数量都在急剧增长，这毫无疑问地给高校电子教学档案管理形成了一个巨大的挑战。

一、电子教学档案管理的优势分析

（一）信息处理能力大大提升

随着高校招生规模的不断扩大，教学档案管理工作无论是量度还是难度都大大提升，然而传统的教学档案管理方法不仅费时费力，而且容易出现纰漏，显然无法满足现今的管理需求。借助现代信息技术和网络技术，电子教学档案不仅有强大的信息储存功能，而且具有快速的信息转换功能，大大提高了工作效率。除此之外，电子教学档案还可将文字、声音、影像等内容集成保存，这就增加了档案的可读性、可视性、可靠性，丰富了档案的内容。

（二）信息共享能力大大提升

传统的教学档案主要以纸质文档为主要形式得以保存，这种保存形式不利于远距离的传阅，并且容易在传阅途中遗失或破损，这就大大降低了教学档案的利用效率。而电子教学档案可以十分便利地交流与共享，单单传阅这一项就可以节省很多运输成本，大大提高了经济效率。此外，电子教学档案还大大节省了工作人员对档案进行归类、排序、搜索等工作量度，在现在信息技术的辅助下，简单的文字搜索就可以找到自己想要的相关资料。

（三）存储更加便利

传统的纸质教学档案的保存对环境有一定的条件要求，只有适宜的温度、湿度以及微生物环境纸质档案才有长期保存的可能性。因此在传统的教学档案管理过程中需要花费大量的人力物力确保保存环境的适宜性，防潮防虫防老化更是不可或缺的工作。此外，纸质教学档案需要消耗大量的纸张，这在一定程度上也对环境造成了破坏。然而电子教学档案可以很好地解决上述问题，电子教学档案可以大存量地储存于硬盘、U盘等一系列现代储存器中。现代存储器不仅体积小容易保管而且储存安全性、容量性都是传统管理方式不可相比的。

二、高校电子教学档案管理问题分析

（一）缺失规范的、有效的电子教学档案管理规章制度

大多数电子教学档案的保存分散在各二级学院，由于种种原因导致多数高校电子教学档案管理者不熟悉中国《档案法》，《档案管理条例》和其他有关法律法规，无论是在工作过程中，还是在自己工作的思维意识中，都没有严格按照有关法律法规，开展档案管理工作[2]。由于规章制度的缺失，导致一些电子教学档案处于“被忽略”状态，多数电子教学档案“被忽略”在了管理范围之外。

（二）电子教学档案管理意识不强，重视程度不够

由于相关规章制度的缺失，导致相关管理人员对电子教学档案的重要性认识不够。对电子教学档案管理工作的不重视，造成了人力、物力、财力都难以满足电子教学档案管理工作所需的必要条件。高校又因其独特的性质（学生和教职工人数众多、学生和教职工来自全国各区域、且变动频繁），每年都有成千上万的档案需要变动，维护、更改、保存、迁动等相关流程造成档案管理工作量十分庞大。将传统的纸质文档转变成电子档案无疑也加重了工作人员的工作负担。

（三）电子教学档案管理过程缺乏系统规范性

根据《档案法》和《大学档案管理办法》，高校电子教学档案管理的任务主要集中在收集、整理、鉴定、保护、统计、编制等六个方面，通过这六个环节提高教学档案的研究和利用水平，这是一种固有的运营严格的法律制度。由于提出的模糊归档范围，导致一些高价值的基层教学单位、教师未能及时提交归档，惨痛地损失一些高价值档案；一些价值不高的教学，又被不经选择地留存了下来，减少了档案使用中的价值。由于档案的保管不当，造成了一些历史档案的破损、字迹模糊等现象。由于档案的研编能力有限，导致档案利用价值不高。由于档案利用制度的不完善，造成档案的遗失、破损等一系列损害流失现象。

三、高校电子档案管理优化措施

（一）开发档案管理系统，提高档案管理信息化水平

利用计算机网络进行档案管理的系统，我们称之为电子档案管理系统，各高校应根据自身电子档案管理情况，设计制作一套与之情况相适应的电子档案管理系统。电子档案管理系统包括硬件系统（输入设备、输出设备、储存设备、网络服务器和计算机）和软件系统（管理端软件和查询端软件）两部分，高校应结合自身情况以此为基础设计自己的电子档案管理系统[3]。在开发了电子档案管理系统之后，高校还应加快电子档案管理信息化建设，制定档案管理信息化总体规划和标准，以确保用户简捷、快捷地获取所需的档案信息。通过对电子教学档案立卷、归档、访问等方面设置相应的命令来实现电子记录存储、管理和使用，以不断提高管理电子教学档案的信息化水平。

（二）加强领导，完善制度，健全机制

由于电子教学档案主要保存于各二级学院，这就要求各学院领导必须重视电子教学档案的管理工作，采取措施加大相关管理与监督力度。完善有效的管理制度是做好电子教学档案管理工作的基础，是做好电子教学档案管理工作的必要条件。因此需从收集整理、归档保管等各方面入手，制定相应的电子教学档案管理制度。电子教学档案的管理工作主要集中在各二级学院，因此应当建立以校档案室、学院（职能部门）为主体的二级管理结构。学校档案室以业务指导为主，做好学院（职能部门）专、兼职档案员业务指导工作，提高专、兼职档案人员的业务能力和工作责任感[4]。

（三）提高管理人员专业技能，重视管理人员队伍建设

随着科技的进步，信息时代的到来，以及电子档案管理使用计算机的文件管理需求，这就需要相关管理人员必须具备必要的专业知识和相关的素质。无论从技术性角度还是从专业性角度，电子教学档案管理都是一项极为复杂的工作。这就要求相关管理人员必须通过不断的学习相关知识来提升自己的专业技能，以完成电子教学档案管理工作。当然学校层面也可以通过一系列培训、检查、评比活动来促使档案管理工作的提高。电子教学档案管理可以说是一项极其复杂的系统工程，它不仅仅只是管理还包括电子教学档案的形成、积累、贮存、和开发利用。要做好这项工作，我们必须专注于管理人员队伍建设，提高他们的业务技能和综合素质，组织其学习档案管理系统知识和基本的电脑操作，要求他们掌握熟练的运用技术，灵活运用文件管理系统软件。

（四）增加经费投入，实现现代化管理

电子教学档案的管理需要配备相应的计算机和电子设备，目前多数高校由于对电子教学档案管理的重视度不够，此方面的预算投入不足，造成许多教学档案资料不能及时电子化，甚至有些教学档案被忽略在了电子化之外，不能及时形成网络档案，降低了教学档案的利用率。就此学校方面应该投入足够的预算资金，实现信息化管理和办公自动化，充分发挥电子教学档案的便捷优势，实现教学档案共享机制；充分利用快捷的计算机网络，保管好教学档案，防止教学档案的不必要流失；充分管理利用好教学档案，服务于高校教育科研事业。

（五）加强信息化管理，提高档案的利用率

电子教学档案较之传统教学档案而言，有便捷、精准、全面、共享等方面的优势。因此加强电子教学档案信息化管理，有助于提高教学档案的利用率。加强电子教学档案信息化管理，我们可以尝试从以下几个方面入手：第一，设计制作计算机档案管理软件系统，实现档案信息网络化；第二，建立电子教学档案目录数据库，利用数据库分类技术把电子教学档案的目录数字化；第三，将教师的教学资料通过档案管理原理和现代信息数字技术的结合，放到网络教学平台，以便教学档案的资源共享，以推动教师之间的相互学习，提高高校的教学水平，与此同时也减轻了教师们和档案管理工作人员的工作负担，也提高了工作效率。

（六）提高安全管理意识，保证文档真实性

电子教学档案有便捷、精准、全面、共享等方面的优点，同时它也存在错误删除无法恢复、磁盘硬盘损坏、易被窃取拷贝、数据中毒等缺点。针对这些缺点我们应加强安全管理意识，建立一套安全防范机制，以确保电子教学档案的安全性和准确性。首先，防火墙的安装、门户访问的设置、定期杀毒、病毒库的定期更新等防范方式可以有效防止病毒的入侵；其次，认真学习电子档案相关安全保密制度并严格遵守，平衡公开与保密两者之间的尺度。利用密码保护、身份认证、权限控制等手段防止非公开档案的安全隐患；最后，档案管理人员应养成文档备份的习惯，同时数据信息管理部门也应做好数据库备份工作，防止因计算机故障、病毒入侵等意外事故造成电子教学档案意外损坏与丢失[1]。

四、结语

电子教学档案与传统教学档案相比存在明显的优势，教学档案管理人员应当在日常管理工作中，有意识地发挥电子教学档案的优势，注意培养“电子教学档案”管理意识，严格遵守电子教学档案管理的相关规定。但目前我国高校的电子教学档案管理制度还不是很完善，还存在着一些问题，因此我们政府应当依据目前所存在的这些问题，制定相关法律法规及其相关政策，使电子教学档案的管理更加制度化、规范化。

参考文献：

[1]赵俊.高校电子档案管理现状及问题刍议[J].长春理工大学学报，2013，（1）：6-7.

[2]吕洁.浅谈高校教学档案电子信息化管理[J].卷宗，2012，（4）：113.

电子档案管理制度范文第5篇

企业档案部门要更好地迎接新技术革命的挑战，就必须从现在开始尽快认清形势，顺应时展的潮流，采取得力措施，尽快掌握现代化管理的有关知识和技术，加强对企业电子档案的管理，以适应企业档案管理工作发展的要求。在这种形势下，企业电子档案如何管理也就成了企业档案部门面临的新任务、新课题。

一、企业电子档案管理存在的问题

（一）对企业电子档案管理重视不够。

少数企业领导错误地认为企业电子档案管理就是收收管管的事务性工作，和企业安全生产以及发展建设比较来说是微不足道的，也不理解电子档案管理的重要作用和意义。与此同时，一些基层的档案管理人员也存在思维方式和观念陈旧的问题，对企业电子档案管理没有足够的认识，对电子档案管理存在不少误解，有些人习惯上认为纸质文件材料才是档案，而将电子档案拒之门外，或者只作为资料或副本保管。正是由于一些领导的不重视和部分企业的档案管理人员自身就对电子档案管理不够重视，导致企业电子档案会出现归档不及时、遗漏等现象的发生。

（二）企业电子档案管理规章制度不健全。

一些企业电子档案管理规章制度不健全，企业电子档案管理规章制度相对滞后，对企业电子档案管理的要求不够明确，使企业电子档案管理往往无规可蹈、无章可循，不能满足企业电子档案管理的需要。由于缺乏企业电子档案管理规章制度，现有规章制度对电子档案的管理问题没有针对性的规定，一旦电子档案出现受损情况时，往往无法通过相应的法律法规进行有效的界定。有些企业虽然已经建立了一些管理规章制度，但是在实际的执行方面力度不够，效果自然也不够好。

（三）企业电子档案存在一定的安全隐患。

随着全球化、信息化和网络化时代的到来，企业电子档案在发送、接收、保管、归档时面临着病毒的入侵，同时也存在被窃听、泄密、篡改和伪造的可能性。尤其是对于企业档案部门来说，由于电子档案的修改、复制相对容易，并且能够在极短的时间就将原电子档案材料进行变更而不留处理痕迹；另外，互联网病毒也会侵入到企业电子档案管理系统，并在网络中不断扩散，一旦造成到病毒侵犯，电子档案将会出现丢失、打不开、无法正常使用等情况。

（四）企业电子档案管理人员素质有待提高。

很多企业电子档案管理人员都不是档案专业毕业的，缺乏较强的专业知识和技能，对电子档案管理也是相当的陌生，进而在实际工作过程中经常会出现各种各样的问题。从目前来看，许多企业档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，企业电子档案管理人员中缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，无法对电子档案进行有效管理，企业档案队伍的素质与企业电子档案管理的发展还不相适应。

二、加强企业电子档案管理的对策

（一）提高对企业电子档案管理的重视程度。

电子档案的出现也就是近些年的事情，对许多人来说还是一件新鲜事物，对这样的新鲜事物只有通过宣传，才能提高人们的认识。尤其是提高档案管理人员，还包括企业的领导及文件工作者、计算机技术人员等的档案意识。通过增强档案意识，使企业从上到下摆脱传统管理理念的束缚，真正认清电子档案管理的重要意义。因此，我们要想将企业电子档案管理做好，就必须说服企业领导及有关人员，让他们能真正地意识到电子档案管理的重要性，进而支持电子档案管理。只有不断地提高企业领导及有关人员对电子档案管理的重视程度，才能使电子档案管理快速、健康地发展。

（二）健全企业电子档案管理的规章制度。

企业电子档案管理仅有理念引导和技术支持是不够的，还需要有完备的管理制度作保障，做到有法可依、有法必依。企业电子档案管理，首先必须遵循国家已有的电子文件标准与规范，还必须制定符合自身实际的电子档案管理规章制度。这些规章制度的制定必须体现技术的前瞻性、包容性和可操作性，立足当前，着眼未来，反映企业档案信息化的应用水平。对于企业来说，必须不断健全现有的电子档案管理相关规章制度，将责任明确到部门和个人，对电子档案在生成到利用进行严格和全过程的管理和控制。要通过完善规章制度，探索企业电子档案管理规范化的道路。

（三）确保企业电子档案的绝对安全。

对电子档案面临的信息安全问题，企业必须给予足够的重视，及时采取有效的措施，不断加强对电子档案的安全管理。首先，可以在系统内部设置专门的访问控制技术，即要求必须输入密码才可进入，此外，还应该构建文件的备份和恢复系统，一旦发生信息的丢失，只需?_启这个系统就能将丢失的信息恢复。对各种网络病毒进行预防，要建立防火墙、入侵检测系统等措施，进而能够在一定程度上避免其受到外来侵犯。在电子档案接收、鉴定、存储、应用等环节，也要提前做好各种准备工作，科学防范人为破坏、病毒侵扰、传递丢失等风险。

（四）强化企业电子档案管理人员的素质。

企业电子档案管理是一项需要多学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套的工作，要求企业电子档案管理人员不仅具有档案学基础理论知识及专业知识，还必须掌握现代信息技术，熟练运用计算机及现代通信设备来操作网络化管理信息系统。为此企业要以档案专业人才、计算机专业人才为基础，以复合型人才为重点，加强企业电子档案管理人员队伍建设，不断提高他们的专业知识和技能，使他们掌握最新的管理技术，进而能够做好电子档案管理。

电子档案管理制度范文第6篇

科学技术是第一生产力，在改革开放的过程中。我国科技得到快速发展，很多行业在科技的帮助下，进行了质的飞跃，档案管理事业就是最好的例子之一，大大的提高了管理效率。传统的档案管理工作模式已经逐步被新兴的档案管理事业进行替代。但科技在促进整个档案管理事业发展的同时，也带来了一定的负面问题，这些问题如果在一开始得不到重视，在未来的发展中，就可能会出现严重的问题，为了避免问题的发生，就需要档案管理部门在加强重视的同时有效的解决在管理中出现的问题，这样才能保证电子档案管理事业处于一个安全稳定的环境，让整个事业在未来的发展中达到新的高度。

1 电子档案管理的现状

与多年以前相比，档案由纸质变成了电子档案，在电子档案的管理过程中，提高了档案在使用过程中的准确率，也在一定程度上减少了查档的工作强度和工作任务量。这样改变了了相关部门的人员的工作，也为社会人员使用档案提供了更好的便利。电子档案利用网络等高科技飞向了更高的高速。电子档案在管理技术上得到了加强，在数据统计方面进行了更好的优化，在档案查找上变得更加迅速，这对管理人员的工作提供了更得大保障，对工作人员的工作量减轻了很多。但实际在档案管理中出现的问题却十分严重。

和以往使用纸质档案时相比较，技术的应用反而造成了工作人员问题的增加。和以往的档案管理人员相比，新的档案管理人员拥有更加得天独厚的管理条件，和更加轻松的管理环境，问题出现原因值得深思以及对管理进行更好的加强。电子档案管理人员的确在工作过程中的得到了更好的便利，但在工作思维和态度上却产生了极大的惰性。态度的不端正造成了对管理工作的不认真，档案管理在出现问题的时候，没有对相关人员进行更加严格的追究更加造成了相关管理人员的懈怠，因此很多档案管理的工作人员现在抱着任性随意的工作态度进行档案管理。观念的陈腐导致了工作进行的不顺利，相关单位投入的大量的资金和科研人员才在档案的系统上进行了创建和优化，为了保持这一成果不会再未来工作中被浪费，所以需要在档案管理中需要加强管理力度，解决在工作中出现的疑难杂症。

2 电子档案管理中的问题

2.1 档案管理部门对档案管理不重视

想要电子档案管理工作更加顺利有效的进行，就需要档案管理部门进行重视，只有这样才能让档案管理工作顺利的开展，在未来的工作中更加顺利有效的进行。但现在很多档案管理部门工作人员的工作态度不容乐观，因此由于疏忽导致的问题时有发生。应对社会的发展，创作出与社会实情相匹配的档案管理模式才能与社会相互促进共同发展。档案管理与实际生活过程中的联系过于抽象，模糊。因此相关部门在实际的工作过程中，重视程度不够，在工作进行过程中由于工作人员的疏忽出现许多不该发生的低级问题。很多时候档案管理人员工作懒惰，不按照规章制度和工作流程进行工作，理应完成的进度没有完成，档案管理的数据收集不全面，档案管理的优劣也不了解，没有及时反馈。因此本该更好发展的电子档案事业在现有的水平上停滞不前。想要让电子档案在现有的水平上得到突破，必须进行相关部门的管理态度进行强力整改。

2.2 电子档案管理相关的规章制度不健全

电子档案管理人员是按照合理的规章制度进行管理工作的，因此需要建立更加完善的规章制度。建立规章制度就需要在电子档案管理工作中进行实践操作，将顺利进行的实践方案纳入整个档案管理工作中去，这需要在档案管理过程中进行付出更多的精力。在有限的精力下只能完成有限的工作。因此对管理制度的完善加强就会影响整个档案管理的工作进行进度。和提高电子档案管理的显著成效相比，完善档案管理规章制度的工作就不会有太多人选择去做。在整个电子档案管理规章制度建立过程中，一开始就建立了简单的规章制度。虽然可以保证电子档案管理工作可以顺利的进行，但依然存在很多细节方面的不完善，在工作中出现各种大小管理问题。档案管理相关工作人员过于追求眼前的工作成效，而忽视了档案管理过程中相关管理制度起到的显著成效。电子档案管理的规章制度工作也被一再延期，没有进行实际完善。对整个档案管理进程造成影响。因此想要档案管理工作更加顺利的进行，应提早完善电子档案管理的相关规章制度。

2.3 电子档案管理的利用率较低

电子档案的最终目的是要实际应用在人民群众中的生活和社会的实际应用中去。因此对电子档案的利用率有着相对严格的要求，电子档案的目前利用率不是太高，这在整个电子档案的发展过程中造成了相对严重的影响。利用率不高也造成了资源的浪费。为了更好的实现电子档案的使用价值，在档案信息的收集和录入过程中需要准确的录入。精准全面的信息才能使电子档案更好使用，在整个电子档案的使用过程中才能提高电子档案使用的效率，提高电子档案的实际利用率。

2.4 电子档案更新的及时性和安全性

目前在电子档案的管理过程中，更新的及时性和安全性难以保证。科技的发展带了了技术水平的提高，但也降低了管理的安全性，信息的泄露情况时有发生。病毒进入管理系统时，造成大量的数据丢失和信息的泄露。一些档案信息具有栏竦谋C苄裕人员信息的泄露造成档案管理相关部门公信力严重降低。为了确保档案使用的全面性和准确性，档案在管理的过程中也需要进行不断的更新和完善。但很多档案由于工作人员的疏忽和安全意识的不足，造成严重的安全隐患。现在市场上竟然出现档案信息售卖事件。在严重影响社会治安的同时也对档案的安全管理造成了不小的隐患。电子档案的更新不及时也对档案的使用造成严重的影响，在查阅使用档案时，经常发现在一些档案的信息还停留在多年前的基础之上。在进行信息弥补查找过程中付出了额外多余的精力，档案的不及时更新也会造成信息的丢失，严重影响日后的使用，在对档案进行具体情况分析时，也影响了结果的准确性。

3 对电子档案管理采取的有效策略

3.1 完善档案管理的规章制度

为了电子档案事业更好的发展，管理工作更加合理有效的进行。首先要进行档案管理相关规章制度的完善工作，按照良好的规章制度进行更好的流程规划。首先需要对电子档案的工作模式进行更好的规划，在人员的管理上也采用更加先进的管理思想，加强监管力度，提高管理人员综合素质，为了让管理人员以更加认真的投入到管理工作中去，就需要建立奖罚分明的考核制度。对档案管理人员在实际档案管理工作中出现的失误，追究责任予以处罚，对档案管理工作效率高的人员进行奖励，工作能力的提升得到认可才能提高档案管理人员在档案管理上的积极性。改变以往档案管理部门集体吃大锅饭的现象，能力强的员工需要承担更繁重的工作任务，能力弱的员工也不受工作环境影响，这样就造成了强者不强，弱者不弱的现象。对整个电子档案管理是十分不利的。物竞天择的工作环境才能激发出管理人员的斗志，让管理工作更加实际有效的进行下去。

3.2 加强对档案管理的重视程度

加强对档案管理的重，才能加大对档案管理的力度，让档案管理在实际过程中发生的问题得到更好的解决，将可能出现的问题防患于未然。档案管理对整个社会的发展起到了十分重要的作用，但档案管理在社会中的实际地位却变得越来越低，逐步接近边缘。现在电子档案虽然也采用了科学技术手段，但依然存在较大的发展空间，在使用需求上依然有很大的不足。为了避免在未来电子档案使用中出现更大的失误，需要提早重视电子档案的发展。社会需要重视，相关部门需要重视，档案管理人员依然需要重视。这样才能对档案管理工作的提高，工作环节得优化，管理资源的投入上有所提高。

3.3 加强对电子档案管理人才培养

提高管理人员的综合素质，可以加强对档案的管理。因此档案管理相关部门需要在人才上进行更好的培养。想要管理好档案需要档案管理人员具有丰富的管理经验，掌握全面的管理理论，熟悉先进的电子档案管理系统的应用。在档案管理的过程中，需要管理人员进行更加细致的工作流程。在电子档案管理中，需要档案管理人员在管理思想上及时进行创新和改变来迎合未来电子档案管理过程中出现的问题。不能沉迷与过去的工作模式中，不能墨守成规，采用保守的工作模式。在电子档案管理的过程中，电子档案在整个时代的潮流下如逆水行舟，不进则退。这就需要更加优秀的档案管理人员划动这艘发展的小船。首先在档案管理人员的招聘上进行高标准严要求的考核。在观察应聘人员的观察上考核其能力和人品，档案管理部门在人员档案上有近水楼台的优势，可以在海量的人员档案中筛选出适合档案管理部门的管理人才。另外在档案管理部门人员培养上加大力度，派遣部门优秀的工作人员前往先进的城市和国家进行学习档案管理技术，将先进的档案管理技术带到目前的档案管理工作中，在应有的档案水平上进行更加有效的提高。对档案管理人员进行思想道德教育，提高档案管理人员的思想品质，这样才能更认真的投入到电子档案管理的工作中去，在进行档案管理的过程中，减少问题的出现，更加认真的对待工作的每一个环节。

3.4 提高档案管理软件的功能

为了让档案管理工作更加顺利的进行，加强电子档案管理系统的提高有着更好的管理效果。想要在电子档案管理的过程中得到更好的发展，就要在电子档案的管理系统上进行更好的优化。这样在档案管理的实际过程中，更高的科技将档案管理提升到更高的高度。加大电子档案系统研发，才能在档案管理上提供更高的技术支持，加大档案管理力度，电子档案系统的开发研究需要投入大笔的资金，但在整个档案的管理过程中和对贡献社会的实际效果是十分巨大的，无论是在后期工作的人力物力节省，还是实际效益创收都是可以进行成本回收的。

4 结束语

在社会的新形式发展下，电子档案的管理仍然可能出现各种问题。但相关部门会逐步加强重视，采取合适的管理措施，使电子档案目前的管理问题的到解决，在未来的发展中，越来越好。促进社会的更好的发展，加强社会的精神文明建设。

参考文献

[1]刘玲玲. 新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J]. 信息技术与信息化，2014，04：79-81.

电子档案管理制度范文第7篇

关键词：档案管理；电子档案；档案室

1电子档案的特点优势分析

电子档案的特点及优势是相对传统纸质档案而言的。传统纸质档案在管理工作中所存在的问题包括：其一，档案整理工作量大，需投入较大的人力物力，管理效率低下；其二，纸质档案在保存时间和备份上都存在明显弊端；其三，传统纸质档案数量巨大且庞杂，在查阅、修改、填写时存在诸多不便；其四，纸质档案在保存上相对繁琐，易造成资源浪费。针对传统纸质档案的劣势，电子档案明显具有诸多优势，具体包括：其一，电子档案不受存储空间的限制，受自然条件的影响也相对较小；其二，电子档案管理工作中可以发挥信息技术的优势，大量节约了人力物力；其三，电子档案备份简便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明显优势；其四，电子档案依托互联网的便捷，可以实现信息资源共享，具有方便快捷，提升管理效率等优势。当前电子档案是档案业发展的主要趋势，虽然电子档案相比纸质档案有很多优势，但在档案原始性、真实性、以及法律凭证效益等方面，传统的纸质档案仍更占据优势。

2电子档案在管理中可能遇到的问题

2.1对电子档案管理的认识不足虽然电子档案在近些年发展势头迅猛，但总体而言它还是属于一种新鲜事物，相关配套制度发展并没有完全成熟，加之一些单位对电子档案管理的重视程度不足，没有对档案室进行足够多的配套投入，导致档案室电子档案管理工作的发展一直较为缓慢，缺乏有实质性的管理突破。

2.2电子档案自身的管理问题

电子档案与传统的纸质档案存在非常明显的差异，这也给档案管理工作带来了很多新问题，例如，档案信息的安全性问题、电子档案的存储和保管问题、网络自身的安全性问题、电子档案与传统纸质档案的处理问题、电子档案的软硬件问题等等。其中很多是新出现的问题，与传统的档案管理存在差异，因此在问题解决方法上也不能一概而论。

2.3档案管理人员的管理水平问题

新时期的档案管理特点给档案管理人员提出了新的要求，然而结合实际情况来看，很多档案室的档案管理人员水平参差不齐，能否满足电子档案的管理要求存在很大疑问。一些档案管理人员对电子档案的认识不够，或不具备信息化管理的能力，没有及时更新自身的业务知识储备，导致电子档案的优势得不到有效发挥。

3加强档案室电子档案管理的措施建议

3.1加强制度建设，提高对档案管理工作的重视程度

档案在每个单位都占非常重要的地位，因此想加强档案室电子档案管理工作，首先，要提高对电子档案管理工作的认识，特别对领导干部的重视，通过加大投入形成由上至下的管理合力，提高档案管理工作的严肃性及部门的权威性；其次，要建立科学全面的电子档案管理制度，档案室的电子档案管理主要是对电子文件进行分类、编目并制作备份，便于使用查询，因此结合电子档案的管理特点，必须要完善电子档案的管理标准，明确档案管理部门的权利、义务、职责，对档案操作程序流程进行规范，建立一定的档案管理责任制度和监督制度，提高工作人员的责任意识，为实现动态化管理打好基础；最后，考虑到档案室的服务性质，还应该积极协调好档案室与领导、各业务部门及档案使用者等相关各方的关系，为提高档案室电子档案管理水平打好坚实的基础。

3.2档案室电子档案管理的技术措施

电子档案管理制度范文第8篇

关键词：水库；电子档案；管理

1水库做好电子档案管理工作的意义

1.1是提升水库档案管理工作的要求

水库在管理和发展中会产生大量的档案，档案中的内容对于现实的水库发展情况是重要的记录，对于现在和未来水库的管理工作的发展都具有重要意义。因此，水库的档案管理工作水平如何关系到水库的发展，关系到水库各项工程的记录。如果在水库的档案管理工作方面采取电子化的档案管理，那么档案的管理和保存都会采用电子化的管理模式在，这种管理模式对于档案管理水平的提升发挥着重要的促进意义。

1.2是对水库档案的更好的保障

传统的水库档案管理工作延续着纸质化的档案管理工作方式，无论是人员档案还是工程项目档案等，都是通过纸质的档案形式呈现和保存的。从一定程度上来讲，这种传统的纸质档案管理容易出现档案丢失，损坏等情况，不利于档案的长期保存。同时，由于纸质档案一部分需要手写等形式来展现，因此，档案的真实性容易受到威胁。所以，在水库的档案管理工作中采用电子化的档案管理方式，这在一定程度上对于档案的保存也是有益的，减少档案管理中可能出现的丢失、损坏等情况的出现机会。

2水库电子档案管理工作中存在的问题

水库电子档案管理对于水库档案管理工作有着重要的影响，但是就目前情况来看，当前水库在电子档案管理工作方面还存在着一些问题和不足，这些问题的存在制约了电子档案管理的发展，是需要水库在电子档案管理工作中进行改进的。

2.1管理人员对电子档案重视程度低

在当前的水库档案管理工作中，水库档案管理人员对于电子档案的重视程度比较低，一直以来习惯了传统纸质档案管理模式的员工，对于现代化的电子档案管理的认识比较浅薄，没有充分了解到电子档案对于水库档案管理工作的重要意义，因此，在很大程度上，管理人员对于电子化的档案管理缺乏足够的认识，他们在具体的工作中所开展的电子档案管理工作水平也会下降。

2.2电子档案技术管理问题不到位

电子档案管理工作的开展还需要档案管理工作中实现一定的技术支撑，电子档案实现了档案管理的无纸化办公，不仅将传统档案中的内容复制到电子文件中，同时还要进行精密的档案安全保管，保障电子档案的安全。因此，在水库档案管理工作中要想实现档案的电子化管理，还需要水库发展中具备强有力的电子技术支持。但是，就当前水库电子档案管理工作发展的具体情况来看，水库管理工作方面的电子技术支持还非常落后，由于掌握专业的电子技术的人员数量不足，电子技术使用所需要的资金支持力度有限，电子设备老化，新型电子设备技术的数量比较少等情况的存在，这些都直接制约了水库电子档案管理工作的实现，影响了电子档案管理工作的发展进程。

2.3电子档案管理人员能力素质存在不足

在水库的电子档案管理工作的开展方面，不仅需要技术，资金的支持，还需要专业的电子档案管理人员来为档案管理保驾护航。随着水库开展电子档案管理的需求不断增加，如何在电子档案管理工作中保障管理质量，提升管理水平，这些问题基本全都需要具体的档案管理人员来实现。就目前水库电子档案管理工作的发展情况来看，档案管理人员对于电子档案管理技术的掌握程度还比较低，他们在进行具体的档案管理工作的过程中，由于缺乏技术支持和专业的电子档案管理知识，导致了他们的电子档案管理能力差，制约了整体的电子档案管理工作水平的发挥。此外，当前水库的档案管理人员普遍文化素质偏低，他们在对新型的电子档案管理技术学习的过程中，学习能力较差，这也影响了他们掌握先进技术的能力，制约了电子档案管理工作在水库中的发挥。

3做好水库电子档案管理工作的对策

水库发展中对于档案管理工作的要求比较高，当前信息化发展的大背景下，电子化的档案管理已经成为档案管理工作的大趋势，但是水库在进行电子档案管理工作方面还存在着很大的不足，针对这些存在的问题，未来水库做好电子档案管理工作需要从几个方面入手。

3.1重视电子档案管理工作的建设

重视电子档案管理工作的建设，需要档案管理人员和水库的整体管理工作等多方面进行努力。作为档案管理人员，应该从自己的管理思想和管理理念角度入手，充分认识到电子档案管理如今已经成为大难管理工作的大势所趋。此外，上级部门对水库电子档案管理工作有足够的认识，加大对电子档案管理工作发展的宣传力度，通过对档案管理人员进行培训，宣传，培养他们充分认识到做好电子档案管理工作的重要性。重视档案管理工作还需要从制度领域入手，设定更加与时俱进的电子档案管理制度，用制度的手段规范电子档案管理的工作流程。

3.2做好对电子档案管理工作的技术支持

这就需要从两个方面进行努力，首先，技术支持需要专业的技术人员对电子档案管理系统进行建设，水库可以针对性的聘请专业人员建设一套完善的电子档案管理系统，并且聘请专职的技术人员对系统进行定期的维护和更新，保障电子档案的保密性和安全性。其次，做好电子档案的安全管理，还需要水库投入一定量的资金支持电子档案系统的全面运转，提升电子档案的运行水平和整体能力，保障电子档案的运行更加专业化，精细化。

3.3强化对电子档案管理人员的培训

在培训工作方面，水库需要根据现行的电子档案管理需求和管理问题针对性地设计培训方案，对于具体的档案管理人员从技术、文化，以及思想理念等方面对他们进行培训，让他们在掌握先进管理技术的同时，也能够从思想理念方面与时俱进地发生转变，更好地适应电子档案管理工作的需求。此外，在水库的发展中，还可以适当地引进掌握先进技术的电子档案管理人才，提升整体的管理团队实力。

4结论

电子档案管理是水库档案管理发展的大势所趋，水库方面需要针对目前存在的问题，做好相应的管理对策，提升档案管理水平，促进水库的全面发展。

参考文献：

[1]陈鲜.南江水库电子档案管理初探[J].经营管理，2014，33（4）.

电子档案管理制度范文第9篇

关键词：工会电子档案；档案管理；

文章编号：1674-3520（2015）-08-00-01

一、工会电子档案的基本要求

（一）完整性。工会电子档案与其他文书档案一样，由于组织机构不同，制言语主、发文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行业不同，规格、形式、期限、组盘的方式亦有所不同；由于专业技术水平不同，有关人员知识、技能、方法的标准亦有所不同。而且在基建、设备、科研、房地产等领域，内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件，经常处于滚动状态，如不及时整理归档，可能会使信息资料失散，造成档案不完整。

（二）真实性。工会电子档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在工会电子档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。工会电子档案极易失真，这不是电子文件本身的缺陷，而是在形成工会电子档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。

（三）安全性。工会电子档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息，这些都会直接损害工会电子档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电，直接影响信息再现，出现不安全问题，吸引尘埃导致卷曲、磁粉脱离、磨损生霉等。因而，必须保证工会电子档案的安全性。

二、工会电子档案的优越性

（一）工会电子档案减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作效率。在信息化高速发展的今天，现代信息网络系统为归档提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途径，这就为工作人员免除了立卷归档、检索查找等困难，减轻了他们的劳动强度，在提高归档质量和检索速度的同时，也将文书档案管理从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。

（二）工会电子档案有利于文档的保密。纸质档案时代，查阅档案时通常是整卷提供利用，尽管查阅者只需利用卷中的一份或几份文件，但却能够看到整卷档案内容，显然，这是不能保证文档管理的保密性要求的。但工会电子档案的电子化管理则可以克服这一缺点能简单地将其改为单份文件提供利用，这样查阅专利申请无法接触其他无关的文件，保证了文件的保密性。

（三）工会电子档案可以有效提高档案管理工作的质量。档案工作的根本目的在于查阅和使用，但要提供可供查阅和使用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗作为保障。然而传统的文书立卷工作是由人来完成的，即由立卷人根据自己的理解来进行操作，显然立卷人对立卷标准掌握的尺度有很强的主观性，立卷标准很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给日后的档案的查阅和使用带来诸多不便。但若文书档案从而把时间和精力放在档案编研及二次信息开发利用上来，这就较好地提高了文书档案的管理工作质量和利用效率，从而保证了文书档案能够发挥出更好的时效价值。

三、加强工会电子档案管理制度

（一）工会电子档案的形成制度要进一步完善 。在形成工会电子档案的过程中，必须遵照国家规定的统一格式标准，对于不同媒体工会电子档案的接收、存储、参数指标和载体形式加以规范。同时，对于工会电子档案的背景信息和元数据也应一同加以保存，以保证形成的工会电子档案具有完整性。

（二）工会电子档案要执行更为科学的归档制度。归档是整个文档管理工作中十分重要的环节，但是不同于纸质档案的是工会电子档案的归档还有许多工作要做。需要检测档案文件在相应软硬件环境下的有效性；检查同工会电子档案有关联的纸质或其他载体形式的文件，以保证内容和相关说明与描述的一致性；工会电子档案机读目录及相关软件、说明等也应同时归档；工会电子档案所使用的存储载体是否符合要求。同时，档案管理部门还要对工会电子档案的归档时间、范围及归档方式做出明确、细致的规定，以维护工会电子档案在程序上的合法性与真实性。在归档制度制定的过程中，应以国家有关规定为参照进行，目前，我国已通过先后颁布实施的《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等规章制度，对电子文件归档工作提出了较为明确的规定与要求，这些规章制度的出台，确保了工会电子档案在归档过程中的科学性和规范性。

（三）建立严格的保管制度。工会电子档案归档后就需要一套严格的保管制度以确保其安全。首先，要把住存储载体的质量关；其次，要规范存储载体的保管条件，工会电子档案的保管应远离有害气体与强磁场环境，并建立一个适合磁、光介质保存的物理保管环境，同时保持良好的温度、湿度环境；再次，加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的载体不带病毒，并将载体置于保护状态，同时，注意对加密工会电子档案的管理最后，为了确保记录信息内容的完整性、可读性，以及载体无损伤，应定期对工会电子档案进行安全性检查，一旦发现信息或载体产生损坏时，及时采取有效的维护措施，进行拷贝或修复工作。

（四）规范工会电子档案的利用制度。在工会电子档案利用阶段，相关的管理工作主要包括对提供利用过程的管理和对人员的管理两方面。要制定完善的工会电子档案利用制度与规则就必须对上述两个要素加以明确。在利用制度中对利用过程和人都应做出较为明确的要求。一是对利用过程的制度管理。档案部门应当以自己的信息安全技术条件为依据，采取适宜的利用方式。在确保提供工会电子档案信息完整、真实的基础上，以工会电子档案的密级为根据，进行有效地分层次管理；二是对人员的制度管理。工会电子档案利用所涉及到的人员众多，有利用者、数据系统管理者和工会电子档案保管人员等。

综上所述，档案工作要紧跟时代步伐，工会电子档案是新生事物，也是社会潮流的产物，迎合了信息时代的信息丰富、传递迅速的社会特点，我们要全力以赴采取多种措施管理好工会电子档案，利用好工会电子档案，使其更好的为我们工作、学习、生活服务。

参考文献：

[1]王晓伟.浅谈数字档案管理制度的完善.科技创业家，2011（1）.

电子档案管理制度范文第10篇

电子档案的特点及优势是相对传统纸质档案而言的。传统纸质档案在管理工作中所存在的问题包括：其一，档案整理工作量大，需投入较大的人力物力，管理效率低下；其二，纸质档案在保存时间和备份上都存在明显弊端；其三，传统纸质档案数量巨大且庞杂，在查阅、修改、填写时存在诸多不便；其四，纸质档案在保存上相对繁琐，易造成资源浪费。

针对传统纸质档案的劣势，电子档案明显具有诸多优势，具体包括：其一，电子档案不受存储空间的限制，受自然条件的影响也相对较小；其二，电子档案管理工作中可以发挥信息技术的优势，大量节约了人力物力；其三，电子档案备份简便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明显优势；其四，电子档案依托互联网的便捷，可以实现信息资源共享，具有方便快捷，提升管理效率等优势。

当前电子档案是档案业发展的主要趋势，虽然电子档案相比纸质档案有很多优势，但在档案原始性、真实性、以及法律凭证效益等方面，传统的纸质档案仍更占据优势。

2电子档案在管理中可能遇到的问题

2.1对电子档案管理的认识不足

虽然电子档案在近些年发展势头迅猛，但总体而言它还是属于一种新鲜事物，相关配套制度发展并没有完全成熟，加之一些单位对电子档案管理的重视程度不足，没有对档案室进行足够多的配套投入，导致档案室电子档案管理工作的发展一直较为缓慢，缺乏有实质性的管理突破。

2.2电子档案自身的管理问题

电子档案与传统的纸质档案存在非常明显的差异，这也给档案管理工作带来了很多新问题，例如，档案信息的安全性问题、电子档案的存储和保管问题、网络自身的安全性问题、电子档案与传统纸质档案的处理问题、电子档案的软硬件问题等等。其中很多是新出现的问题，与传统的档案管理存在差异，因此在问题解决方法上也不能一概而论。

2.3档案管理人员的管理水平问题

新时期的档案管理特点给档案管理人员提出了新的要求，然而结合实际情况来看，很多档案室的档案管理人员水平参差不齐，能否满足电子档案的管理要求存在很大疑问。一些档案管理人员对电子档案的认识不够，或不具备信息化管理的能力，没有及时更新自身的业务知识储备，导致电子档案的优势得不到有效发挥。

3加强档案室电子档案管理的措施建议

3.1加强制度建设，提高对档案管理工作的重视程度

档案在每个单位都占非常重要的地位，因此想加强档案室电子档案管理工作，首先，要提高对电子档案管理工作的认识，特别对领导干部的重视，通过加大投入形成由上至下的管理合力，提高档案管理工作的严肃性及部门的权威性；其次，要建立科学全面的电子档案管理制度，档案室的电子档案管理主要是对电子文件进行分类、编目并制作备份，便于使用查询，因此结合电子档案的管理特点，必须要完善电子档案的管理标准，明确档案管理部门的权利、义务、职责，对档案操作程序流程进行规范，建立一定的档案管理责任制度和监督制度，提高工作人员的责任意识，为实现动态化管理打好基础；最后，考虑到档案室的服务性质，还应该积极协调好档案室与领导、各业务部门及档案使用者等相关各方的关系，为提高档案室电子档案管理水平打好坚实的基础。

3.2档案室电子档案管理的技术措施

3.2.1电子档案硬件管理及保管

电子档案易受温度、磁场等多方因素影响，存贮内容具有不稳定性，同时文件本身易受电脑病毒攻击破坏，因此除了要在档案室设置专门的保管区域，还行配备安全性较高的电脑设备，因此需要结合档案室的实际情况，对档案管理软件进行科学的选择，既要保证稳定性，还要保证兼容性，例如，使用一次性写入光盘，具有较高的稳定性和只读性。保管时注意控制温度、湿度、做好防尘、防虫、防震等工作。

3.2.2做好数据备份恢复工作

数据备份恢复主要是针对电子档案特点，利用技术手段来保障档案信息安全的策略。在进行备份时，可以通过双备份制来同时实现封存与借阅。考虑到网络安全问题，需建立数据备份和恢复系统，保障档案室的各项关键信息在出现意外时可以对信息进行恢复。

3.2.3加强档案室网络安全管理

首先，要為档案室安装杀毒软件，建立防火墙，通过这些基本的安全措施保障档案室网络安全，避免电子档案受到攻击；其次，可以通过验证用户信息等手段对网站进行多层加密，对档案的访问或阅读设置权限，积极采用密匙管理，保证档案的真实性和原始性；最后，做好文件的安全监控工作，在推进纸质档案数字化的过程中，基于安全性考虑，采用双轨制归档法，发挥电子档案优势的同时不忽视纸质档案的作用。

3.3加强档案管理人才队伍的建设，提升档案管理人员的综合素质

电子档案的管理与传统的档案管理存在很大差异，这是给新时期的档案管理人才提出的更高要求。首先，档案管理人员除了要具备原有扎实的档案管理业务能力外，还要对以计算机为代表的信息技术有较为全面的掌握，能够适应电子档案管理所带来的新发展、新变化，除了需要有关单位加强对管理人员的教育培训，档案管理人员自身也要积极主动的去学习、融入、提高；其次，电子档案管理工作对档案管理人员的综合素质也提出了新要求，档案管理人员除了要具备较高的职业道德素养和廉洁作风外，还需结合电子档案管理工作的特点，具备良好的责任意识，网络安全意识，风险意识，保密意识等；最后，新时期的档案室电子档案管理工作发展变化飞快，这种变化一方面提升了对档案的需求，另一方面也对传统思想、制度、模式等造成了巨大变革，这就需要档案室的管理工作人员树立创新精神与创新意识，推动电子档案管理的创新发展。

电子档案管理制度范文第11篇

1.与时展相匹配。在我国现代化信息技术高速发展的大环境下，教育领域已经充分引入了这项技术，学校不仅已经全面实现了多媒体教学、电化教学、办公自动化等，而且也在积极推进电子档案管理工作。实现电子档案管理在一定程度上能够与现代化教学管理节奏相匹配，更好地满足时展要求。2.为学校制定正确的发展决策奠定坚实基础。发展决策是否正确会直接对学校稳健运营造成一定影响，而正确发展决策的制定离不开正确的数据信息。若是一个学校在面对机遇和挑战的时候学校领导能够根据正确的数据信息对现有的发展决策做出适当调整或制定出新的发展决策，那么就能够对学校未来稳健发展起一定的促进作用。在学校信息数据管理中档案管理是重要内容之一，实现档案管理的信息化能够充分实现信息数据快速整合，进而能够为学校领导的正确决策提供信息支撑。3.使档案管理效率得到提升。一个学校在开展日常教学、科研以及管理等工作过程中难免会产生大量的文书档案、教学档案、教务档案以及学籍档案等，其中有相当一部分档案都具有重要的保存价值和使用价值。传统档案管理方式具有一定封闭性，这些档案中的一些重要信息难以被充分发掘，而实现电子档案管理使一些档案变活，档案中的信息能够通过计算机被提取出来，进而使档案管理的效益得到充分发挥，对学校事业和教育事业的发展起着重要的促进作用。4.全面实现信息资源共享。学校传统档案管理方式主要以纸张为载体，相关人员在使用档案时复制和修改的成本都很高，不利于信息资源共享。而实现电子档案管理之后管理载体由纸张变为计算机，相关人员要想使用某一档案时不再需要通过复印、抄录等方式进行使用，只需要被授权后通过网络调取相关信息，使不同地点的人们进行自由交流、信息传递和协同工作，全面实现信息资源共享。

二、学校档案管理工作开展过程中应用电子档案的优势与要求

1.电子档案管理的优势。相对于传统档案管理方式来说，电子档案管理不仅具有存储容量大的特点，而且更具便捷性和灵活性。使用电子档案管理系统进行档案信息检索更加智能，而且由于电脑内存大可以大批量存储各类档案资源。同时，学校还可以根据自身实际情况对电子档案管理平台进行修改，使系统更能够满足档案使用需要，促进档案管理工作效率的提高。2.电子档案管理的要求。学校传统档案管理并未对档案管理人员的专业技术水平提出一定要求，因为传统档案是纸质的，档案管理人员只需要具备基本的素质做好分类、日常管理等基本工作就可以了。但是实现电子档案管理之后单纯具备基本素质已经不能满足实际需要，不仅需要具备计算机操作能力，能够熟练运用档案管理软件，而且还需要掌握一些统计、法律等相关知识才能满足电子档案管理要求。

三、学校开展电子档案管理工作过程中存在的几点问题

1.档案管理理念存在滞后性。目前，一些学校还没有树立正确的档案管理理念，管理层没有认识到实现电子档案管理的重要性，对此项工作的进展不太关注，没有对如何全面实现电子档案管理提出一定要求，难以提高档案管理人员的工作积极性。同时，一些档案管理人员将电子档案管理工作的侧重点定位在对档案进行分类、整合方面，没有意识到电子档案的安全保存、有效利用和信息化管理的重要性，自身工作主观能动性较差，难以起到推进全面实现电子档案管理的作用[1]。2.电子档案管理规章制度有待完善。现阶段各级学校都在不断完善自身档案管理工作，努力构建一套较为完善的档案管理系统，并制定了相应的电子档案管理制度。但是很多学校现有的电子档案管理制度还不能完全满足实际工作需要，有的学校存在着管理员权限责任不明的情况，一旦出现电子档案丢失、篡改等情况难以落实到个人。还有的学校在电子档案规章制度中没有对一些新增的电子档案类型进行准确定位，对于一些较为特殊的党政活动、教学和科研档案管理较为随意，对电子档案管理效率的提高非常不利。3.对电子档案管理的监管力度不够。一些学校的管理层对自身电子档案管理力度不够，没有实现电子文件的形成、收集、处理、归档等工作过程的全方位监管，主要体现在以下几点：第一，学校没有安排相关人员定期或不定期检查档案管理工作人员业务进展情况，监督其相关档案信息是否及时进行录入、分类和归档。这样一来就会间接导致一些人员不认真开展工作，难以确保电子档案的准确性、真实性、安全性和共享性，不能使电子档案的价值得以充分发挥；第二，有的学校管理层及时发现了电子档案管理问题，但是由于缺乏相应的惩罚措施，不能够切实改变一些工作态度不端正人员的错误行为，这样也有可能导致电子档案管理工作难以顺利推进[2]。4.电子档案管理设施有待进一步优化。电子档案的特性决定了对它的存储、归档和使用离不开计算机设备和网络技术，要想更好地开展电子档案管理工作必须重视软硬件设备上的优化。但目前我国很多地区的学校在电子档案管理设施上的投入不够，有的虽然已经构建了电子档案管理系统，但是由于现代化信息技术的不断进步，一些系统已经被淘汰不能满足实际工作需要，而学校方面没有安排专业技术人员对系统进行升级和完善，进而使电子档案管理工作效率低下。同时，一些学校没有投入一定资金用于电子档案管理系统的安全防护措施建设，没有安装和升级杀毒软件和防火墙软件，难以保证电子档案在相对安全的环境中存储和使用。还有的学校虽然能够在电子档案管理系统上下功夫，但是硬件设备存在着老化的情况，难以带动系统运行，如果不及时对这些设备进行更新换代，那么电子档案管理工作将会面临着瘫痪的危险。5.电子档案管理人员的综合素质有待提高。在这个现代化信息技术蓬勃发展的大环境下，学校实现电子档案管理对相关工作人员的综合素质提出了更高的要求。但是一些学校的档案管理人员综合素质偏低，不能掌握和运用电子档案管理系统对档案进行录入、分类、处理及归档，严重影响了此项工作效率。同时，学校也没有加大对档案管理人员专业技术能力及相关法律知识的培训力度，致使一些工作人员对于新升级系统的操作方法及档案管理法律知识一无所知，不利于其顺利完成档案管理的任务[3]。

四、对学校开展电子档案管理工作的几点建议

1.树立正确的电子档案管理理念。目前，学校应当积极树立正确的档案管理理念，管理层要认识到实现电子档案管理的重要性，加大对此项工作进展情况的关注力度，加强对相关人员档案管理重要性的宣传力度，采取会议等方式落实档案管理精神，明确电子档案管理工作的侧重点，探究合适的电子档案管理模式和方法。同时，学校还应当对自身电子档案管理提出一定要求，督促档案管理人员积极开展工作调动其工作积极性，确保电子档案管理工作顺利开展。2.完善电子档案管理相关规章制度。建立健全电子档案管理机制是解决电子档案管理问题的重要途径。对此，各地区学校应当仔细研读国家相关部门颁发的《全国档案信息化实施纲要》《电子文件归档与管理规范》以及《电子公文归档管理暂行办法》等文件，在此基础上完善自身电子档案管理相关规章制度。首先，学校应当对档案管理人员的权责进行明确，给予相关人员管理员权限，一旦在某一环节出现问题能够责任落实到个人，有效控制和防范电子档案丢失、篡改等情况的发生。同时，学校还应当完善电子档案规章制度中的内容，对一些新增的电子档案类型进行准确定位，使较为特殊的党政活动、教学和科研档案准确归档，进而提高电子档案的管理效率[4]。3.加大对电子档案管理的监督力度。首先，学校应当安排相关人员定期或不定期检查档案管理工作人员业务进展情况，监督其相关档案信息是否及时进行录入、分类和归档，并将其业务进行情况与其绩效相挂钩，提高其工作的主观能动性，确保学校电子档案的准确性、真实性、安全性和共享性，使电子档案的价值得以充分发挥；其次，学校还应当针对电子档案管理工作制定相应的奖惩措施，对于一些工作完成出色的人员要给予其一定的精神和物质上的奖励，树立典型，对于一些工作拖拉的人员要严惩，从根本上杜绝其工作态度不认真情况的发生，进而提升电子档案的管理效率。4.优化电子档案管理设施。学校应当投入一定资金用于电子档案管理设施的优化。在软件方面，应当专业技术人员定期对电子档案管理系统进行升级和完善，使系统能够紧跟时展，间接起到提高电子档案管理工作效率的目的。同时，学校还应当重视自身电子档案管理系统的安全防护措施建设，安装和升级杀毒软件和防火墙软件，保证电子档案能够在相对安全的环境中存储和使用。在硬件方面，学习应当对一些已经老化和淘汰的设备进行清点，根据实际需要购进一些先进的硬件设备，使硬件设备能够与系统相匹配，为学校电子档案管理工作顺利开展奠定坚实基础。5.提高电子档案管理人员的综合素质。学校应当重视对电子档案管理人员综合素质培养，加大对档案管理人员专业技术能力及相关法律知识的培训力度，邀请专业人士采取讲座或实地指导等多样化方式来提升档案管理人员对于新升级系统功能的认识、运用能力并普及档案管理相关法律知识。同时，学校在档案管理人员的选聘上也应当严格要求，不能只看其学历，更应当通过面试及实习等方式考察其实务能力，尽可能地选择一些业务能力强的人员担任相应职务，为学校电子档案管理工作全面推进提供一定保障。

参考文献

[1]郑长彬.浅谈电子文件的真实性特点以及由此引发的法律地位问题[J].学校档案,2012(3).

[2]张辑哲.浅析电子档案管理在中专学校档案管理中的应用[D].中国人民大学出版社,2014.

[3]刘敏.论高职院校电子档案的管理与保护[J].东方企业文化,2013(14).

电子档案管理制度范文第12篇

关键词：档案；管理制度；人员素质；传统管理；电子档案

新形势下的档案管理，对档案管理的制度、档案管理人员的水平、档案管理的办法提出了更高的要求。随着学校档案每年递增，档案规模日益扩大，内容日益丰富，信息载体日益多元，管理手段日益先进，档案资料的归集、管理与查阅、利用之间的矛盾也越发突出。因此，建立健全规范的档案管理制度，提升档案管理专员素质，实行档案科学管理的同时充分利用信息化管理，对于推动学校档案事业的科学、和谐、可持续发展尤为重要。

一、强化档案管理制度的意义

1.1，加强制度建设，严格依法治档，做好学校档案管理工作，严格遵守档案管理各项规章制度是关键。制度建设是档案工作的基础性工作，是新形势下对档案工作的迫切要求。

1.2健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化档案工作环节和步骤，统一档案管理标准，制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，是确保电子档案的安全性与完整性的必要条件，是实施档案信息化、标准规范化建设的重要基础。

1.3加强档案管理标准化，是推行档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准的基础，是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。

二、当前学校档案管理急需完善的相关制度

档案管理制度，是学校的工作制度，特别是档案归档制度，必须要认真落实。制度制定容易，挂到墙壁上容易，但要落实就不容易，必须认真执行才能出成果。

2.1立卷归档制度，主要包括归档范围、归档时间和归档要求。

2.2档案保管制度，主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。

2.3档案保密制度，主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。

2.4档案利用制度，主要包括利用范围、方式、要求、批准手续。

2.5档案人员岗位责任制，主要包括每个档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。

三、档案管理员与档案管理的关系及素质要求

3.1档案管理对管理人员的要求。随着学校的档案业务不断地更新和拓展，特别是信息时代的到来，给档案工作提出了更高的要求。档案管理人员要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，同时还要掌握档案信息化操作技能，掌握计算机、网络、信息工程等方面的知识，以及计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。

3.2档案管理员素质决定档案管理的质量。学校档案管理人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，因而对档案工作整体效能的发挥有着无可替代的作用。

3.3档案管理影响档案管理人员的素质。档案业务人员应具备的素质是由档案工作的性质、任务、目的和内容所决定的。《档案法》第九条明确规定：“档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”这是从法律的高度对档案管理人员的政治素质和业务素质提出的要求。

3.4档案管理人员必备的素质要求。具有较高的政治素质 ，高尚的职业道德、严谨的工作作风；能坚持依法治档，完善档案管理的规章制度建设；具有大胆的创新精神；能够严守强化服务意识，提高服务水平；加强业务学习，通过专业培训、继续教育等方式及时更新档案管理知识，掌握过硬的业务技能，具备多元化知识和技能。

四、传统档案管理与电子档案管理的差异

4.1传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，这些档案如果只是随意存放，使用的时候常常找不到，传统档案需以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤也繁琐。

4.2电子档案和传统档案的分类存档同样重要。在工作中，电子文档在查找过程中比传统档案的查找要快速的多。所以日常工作中对电子档案的分类存档不容忽视。电子档案，是具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。在云计算时代，电子档案大部分采用云存储方式，其电子档案文件即可以存储在磁盘、光盘等介质中，也可以存储在云端的网络空间，比如360云盘，学校各部门的档案管理人员将分类编目好的档案可以存放在云盘，方便学校各个部门之间、科室各个工作人员查阅使用，大大提高工作效率。

五、提高学校档案管理的措施

5.1严格档案计算机管理。计算机管理档案可以为学校档案发展提供快、准、全的档案信息，计算机给我们提供了一个强有力的工具。利用计算机档案管理系统可实现档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等。实施统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，能为学校各部门档案管理实现信息化提供硬件保障，减轻管理人员的工作量，提高档案工作效率。

电子档案管理制度范文第13篇

关键词：电子档案；电子档案管理；电子档案利用

电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。

一、电子档案使用的主要途径

电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。

二、加强电子档案管理的重要意义

电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。

1.加强电子档案管理，有利于节省人力物力

在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。

2.加强电子档案管理，有利于提高服务质量

档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。

3.加强电子档案管理，有利于满足多样化需求

电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。

三、做好电子档案管理和利用的主要措施

由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。

1.建立档案利用制度，整合各类档案资源

要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。

2.规范档案利用方式，避免不可挽回损失

电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。

3.建立“双套制”模式，确保重要信息完整

所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。

4.加强工作人员管理，提高档案保护意识

电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。

四、小结

现代社会正在跨入“信息时代”，网络技术的广泛利用会产生越来越多的电子档案。电子档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应其规律，加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。

参考文献：

[1]余慧玲.试论电子档案的归档、保管与利用[J].韶关学院学报・社会科学，2009，30（7）.

电子档案管理制度范文第14篇

档案与人们的日常工作、生活息息相关，紧密联系，然而长期以来，由于医院的根本任务是医疗服务，对医院档案缺乏严格的考核，造成了在现实生活中，档案管理“无足轻重”、“可有可无”的现状。而且受人员、设施和经费等方面的影响，导致了档案管理工作无暇顾及，造成档案管理冷场的局面。因此，加强全员档案管理的意识，提高全员对档案管理工作重要性的认识就显得尤为紧迫和有必要了。特别是领导干部对档案管理的认知，在一定程度上决定了档案管理工作能否顺利实施开展。应该加强全员档案管理的意识，将档案管理纳入到医院重要议事日程上来，将档案管理工作视为医院发展的重要内容来抓，促使医院领导者、医院管理人员、职工等树立档案管理重要性的认识，进而主动融入到医院档案管理的工作上来，全力以赴地支持档案管理工作。

二、优化医院档案管理制度

档案管理是医院日常工作中的一个重点，同时也是一个难点。由于档案管理工作内容繁多复杂，如档案管理工作涉及到档案收集、归档、利用、保管等多方面，而且医院的部门众多且分散，专业性技术强，对机密程度高低差异有着不同的档案管理要求和标准。因此，加强医院电子档案管理首当其冲的是建立健全档案管理制度，落实管理制度与医院的岗位责任制，将其纳入到医院考核中来，并在实际工作中不断完善。档案收集制度是档案管理的核心，医院部门的众多性、复杂性，对档案收集工作带来了巨大的挑战。因此，优化医院档案管理制度，就应当完善档案归档的管理制度，建立健全档案材料、文件的传递、登记管理制度，为了确保档案材料的完整性，应实行动态管理的运行模式，一旦发现材料文件的遗漏、缺失，要及时地查找补救。

三、电子档案与纸质档案同步管理

随着信息技术的快速发展，电子档案逐渐被运用到了医院档案管理工作中来，大大提高了档案管理、利用的效率。但由于电子文件、数据在储存技术、网络安全、管理制度、通讯设备等方面，还存在一定的不足和缺陷，如果这些问题没有得到全面有效的解决，就贸然将医院档案全部转化为电子档案管理形式，会存在一定的管理风险，对档案管理的安全性构成一定的威胁。因此，在电子档案普及的今天，应当实行电子档案和纸质档案的同步管理，特别是对于医院的科研成果、医疗成就等。实行纸质和电子文件双套管理，要从医院的实际出发，有针对性地选择和实施双套管理模式。如对于实验记载、取样调查、化验分析数据、会议资料等，只存在纸质文件的，就只采用纸质档案管理；而上题论证报告、成果申请书、统计数据等既有纸质文件，又有电子文件的，就需要采用电子和纸质两种管理套路，提高档案管理的安全性。

四、对电子档案要提供利用

电子档案的信息与纸质档案相比，具有容易修改、容易复制等特点，在利用、使用阶段其安全性是最为薄弱的。为了切实保护好医院科研成果，保护医院的知识产权，提高档案管理的安全性，加强电子档案在利用环节管理的意义就不言而喻了。对于医院电子档案的提供利用，应采取适当的保密、防范措施，根据电子档案的科研成果水平及其保密级别，实施在线管理和离线管理的管理机制。在线管理主要采取防火墙技术与杀毒监控技术；而离线管理则使用必要的防盗技术和加密技术。由档案资料的科研成果、保密级别而决定查阅者对其利用情况，对于保密级别较高的电子文档，不提供拷贝、复制等利用方式；而对于允许拷贝的电子文档，要严格其拷贝申请的审批环节，将审核手续落实到实际工作中来，并在审批通过之后，设置相关保密人员对其拷贝过程、档案利用情况进行监督等。

五、加大对电子档案管理的投入

档案管理工作对医院科研、教学及其档案利用成效有着重大的影响，加强对电子档案管理的投入，优化电子档案管理的设备、设施，使用高性能的电子软件，是提高电子档案管理安全性、有效性的重要保障。对于电子档案管理的投入，第一，要引进现代化的设备、设施，医院应尽可能地配备性能较优越的设备，如计算机、扫描仪、刻录仪，改善档案文件存贮载体的质量，确保档案保存的科学性、安全性。第二，应优化档案保护的技术，使用先进化的保障网络安全软件，如防火墙技术、数据加密技术，构建高效便捷的计算机管理系统等。为了保障电子档案正常有序运行，除了引进新设备、新技术之外，还应当创建安全有效的存储空间，在档案库房中配置除湿、空调等设备，安装灭虫、灭火等设施。

六、结语

电子档案管理制度范文第15篇

（黑龙江省煤田地质勘察院，黑龙江 哈尔滨 150001）

【摘要】档案管理是事业单位日常运行中的重要工作，做好档案管理是档案工作者的主要职责。在信息技术高速发展的时代，电子档案已经得到了普遍的应用。电子档案有效的提高了工作效率，减轻了工作负担，是档案管理工作发展的主要趋势。文章对于电子档案管理工作中的相关问题进行了阐述，为事业单位电子档案管理工作创造了有利的条件。

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关键词 事业单位；电子档案管理；优越性；特点；管理制度

1　电子档案管理的概述

在现代事业单位的档案管理中，基本都实现了自动化办公，将档案信息录入到计算机系统中，形成电子文件，然后通过程序的运行对电子文件进行批量处理，电子档案管理师现代档案管理中的主要形式，可以为用户提供完整的档案管理功能和网络查询功能，可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。

2　电子档案的特点

在传统的档案管理工作中，主要是以手工抄写和整理的方式来完成的，工作效率十分低下，整理费时、不易保存、查阅困难，不利于档案的高效利用。为了有效的提高工作效率，将计算机网络和信息技术应用到档案管理中，不仅降低了工作人员的劳动强度，同时提高了工作效率和对档案信息的利用。主要优势表现在如下几个方面：

2.1　信息处理速度快

电子档案的工作方式主要是将相关的初始信息录入到电脑中，以文字或者图片扫描的方式都可，然后在计算机中应用设置好的程序对其进行处理。快速的实现了对档案资料的整理、统计分析以及归档等工作。降低了人工操作的失误，节省时间，提高工作效率。

2.2　查阅方便

将档案信息录入后，自动生成目录和文献检索，对档案进行自动分类整理，完成编排工作。在查阅档案信息时，只需要输入 http://

关键词 ，就可以快速的查阅到相关信息，省去了查找的时间。

2.3　存储稳定

传统的档案管理需要将大量的纸质档案进行存放，不仅浪费空间，还需要适宜的环境。电子档案的存储比较稳定，只需要存储在光盘、U盘或者存储卡等载体中即可，受到外界环境的影响较小，存储时间长，具有较强的稳定性。

2.4　信息利用程度高

在以往的档案管理工作中，如果需要查阅档案信息，需要提取纸质档案，不仅费时，而且不利于档案的保管。电子档案的信息化，通过网络信息平台，可以实现信息共享。通过阅读权限的开通，可以对档案信息进行远程操作，提高了档案的利用效率，减少了查找和传递的繁琐。

2.5　信息补录方便

在档案管理工作中，有些档案信息需要不断的完善和补充，在传统的档案管理方式中，就需要将纸质档案拆卷后重新整理，不仅浪费时间，而且程序繁琐。在数字数电子档案管理中，只需要输入 http://

关键词 ，查阅到对应的档案，然后对其进行编辑即可，省时省力，提高了工作效率。

2.6　提高档案工作者的工作效率

以往的档案管理方式工作内容繁琐，任务量大，耗时耗力，档案管理者根本没有时间去学习新的业务知识，更没有精力研究对档案的利用。电子档案的高效利用将工作人员从繁重的工作中解脱出来，提高了工作效率。工作人员就可以学习更多的专业知识，提高对档案的利用效率。

2.7　事业单位人事档案的管理

人事档案是事业单位中重要的组成部分，通过电子档案系统可以高效的处理人事档案。在对人事信息采集后，按照对应的属性录入到电脑中，比如姓名、性别、出生年月、学历、工作简历、教育背景等等选项都是程序中自带的，只需要一一录入即可，然后保存。还可以根据不同的部门、不同的科别进行属性的划分，更有利于查询。

3　加强电子档案管理制度

通过对电子档案的特点分析，可以有针对性的对其进行高效管理。电子档案的工作效率高，但是因为网络信息的特点，也存在一定的风险。如果窃取存储介质或者侵入到电脑系统中，就可以盗取档案信息或者任意篡改，增加了电子档案的风险性。所以为了保证电子档案的安全高效运行，需要制定完善的管理制度，加强对电子档案的管理，保证档案信息的完整性和真实性。

3.1　完善电子档案的形成制度

在形成电子档案的过程中，必须遵照国家规定的统一格式标准，对于不同媒体电子档案的接收、存储、参数指标和载体形式加以规范。同时，对于电子档案的背景信息和元数据也应一同加以保存，以保证形成的电子档案具有完整性。

3.2　实现科学的归档制度

要进一步完善电子档案的管理制度，归档制度的完善是必不可少的环节。归档是整个文档管理工作中十分重要的环节，但是不同于纸质档案的是电子档案的归档还有许多工作要做。需要检测档案文件在相应软硬件环境下的有效性；检查同电子档案有关联的纸质或其他载体形式的文件，以保证内容和相关说明与描述的一致性；电子档案机读目录及相关软件、说明等也应同时归档；电子档案所使用的存储载体是否符合要求。

3.3　加强电子档案管理人才培养，建立复合型人才队伍

由于电子档案管理是一项专业性极强，内容繁杂，需要通过实践积累丰富管理经验的工作，所以要避免过于频繁的人员流动，保持电子档案管理工作的长期性、延续性。其次，管理人员要加强学习，更新知识结构，培养职业道德，熟悉信息技术，把自己培养成综合素质高的复合型人才，适应电子档案管理发展的要求

3.4　建立严格的保管制度

电子档案归档后就需要一套严格的保管制度以确保其安全。首先，要把住存储载体的质量关；其次，要规范存储载体的保管条件，电子档案的保管应远离有害气体与强磁场环境，并建立一个适合磁、光介质保存的物理保管环境，同时保持良好的温度、湿度环境；再次，加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的载体不带病毒，并将载体置于保护状态，同时，注意对加密电子档案的管理最后，为了确保记录信息内容的完整性、可读性，以及载体无损伤，应定期对电子档案进行安全性检查，一旦发现信息或载体产生损坏时，及时采取有效的维护措施，进行拷贝或修复工作。

4　结束语

档案管理工作是事业单位稳定发展的基础工作，为了提高档案管理的工作效率，应该顺应时代的发展趋势，高效利用电子档案的工作模式。电子档案的运用具有诸多的优势，提高了档案管理工作的效率，但同时也存在一定的风险。所以要加强电子档案的管理工作，保证电子档案的真实性和准确性，使其为事业单位贡献更大的力量。

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参考文献

［1］王晓伟.浅谈数字档案管理制度的完善[J].科技创业家,2011(01).

［2］曹峥.电子档案管理的现状与解决之道探讨[J].中国科技纵横,2011(10).