数字档案管理论文范文

数字档案管理论文范文第1篇

在对高校档案管理中不仅仅要做好对电子档案的记录以及存储等方面的工作，还需要对档案工作的共享进行合理的分工。现对高校档案进行三个层次的分类：高校的原始资料和档案的扫描件以及档案数据库。其中高校档案的原始资料转化为扫描件是档案数字化技术的重点，包括对文件的扫描所采用的扫描仪的选择以及对文件扫描的清晰度，保证了对图像的采集工作。但是要在极短的时间内对档案进行扫描工作需要将档案进行拆分，利用扫描仪进行档案的扫描工作。而对建立高校档案数据库能够实现对纸质档案与数字档案的并存。高校档案系统数据库能够实现档案实体转化为数字档案，并借助多媒体来对纸质档案与数字档案进行统一的管理。档案转换为数字化可以借助多媒体、数据库、数据压缩等多种技术，将现存各种载体的档案进行数字化处理，形成文本文件、图像文件、图形文件、影像和声音文件，并存储到档案信息数据库中，实现了最大可能地保证信息的原始性和真实性。在建立高校系统数据库后对随时发生的信息变更都可以将形成的档案资料及时转换成为数据文件，保证了高校档案系统数据库中信息的时效性与真实性。

二、构建高校电子档案信息安全评价指标体系

电子档案安全评价方法有许多，但基于高校电子档案性质，其安全风险的评价方法主要有定量分析法、定性分析法、定量与定性结合分析法。信息安全评价体系的构建需遵循科学性、层次性、全面性、独立性、可操作性、动态稳定性等原则。

（一）评价指标的组成。电子档案信息安全评价通常涉及档案学、计算机科学、网络技术学、密码技术学、信息学等多个学科。同时其安全评价涉及的范围也是多层次的，包括硬件层、软件层、网络层等。因此其评价指标也是多元化、多学科交叉、多层次的。

（二）确定指标权重方法。结合高校电子档案信息特点，对于诸多安全评价指标，需确定与之对应的权重，对安全级别和要求进行分级，避免一概而论带来的资源浪费。通常权重确定的标准是依据档案信息量的大小、重要等级、敏感性等。对于高校电子档案信息安全评价指标权重确定的计算方法主要有：德尔菲法、层次分析法、环比法等。其中最为常用且实际效果较符合高校信息化安全管理实际的是德尔菲法和层次分析法。

（三）综合评价方法。综合评价是一项复杂的工作，许多相关学者都对其进行了长期的研究，并取得了一定的研究成果。对于高校电子档案安全的综合评价研究，总结起来大致分为以下几类：系统模拟与仿真评价、信息论方法、灰色系统理论与灰色综合评价、智能化方法、可拓物元分析法、动态综合评价法、交互式多目标的综合评价法、交合分析法等。

三、总结

数字档案管理论文范文第2篇

(一)高职院校领导应加强对教学档案数字化管理的重视。要充分认识到，数字化管理不同于传统的管理，在管理的手段、方式以及技巧上都有一个全新的改变，要制定相关数字化管理的制度和政策，提高全体教职员工的数字化意识，这样才能保证数字化管理的有效实施。

(二)确立教学档案数字化管理的“全过程”理念，在教学过程中将数字化管理理念融入其中。高职院校教学档案数字化管理的实施，并不是某一个部门或某部分教师就能开展起来的，它需要全院教职员工的配合和支持。尤其是教学一线教师，要树立数字化管理意识，从源头上下手，对教案、教学计划制订固定的统一格式，对自己的教学资源按照数字化管理要求进行标准化整理，对学生的毕业作品、社会调查报告、社会实践报告也按数字化管理要求进行整理。

二、完善教学档案数字化管理的硬软件条件

加大经费投入，搭建并完善教学档案数字化管理的硬软件平台，是高职院校教学档案数字化管理的重要基础。做好这项工作，可以从以下几个方面入手:

(一)加大经费投入。数字化管理对硬件提出了更高的要求，如计算机、打印机、扫描仪、照相机等设备都是实现数字化管理的基本保障。除了这些基本的设备外，随着技术的进步和市场的变化，还要适时进行设备更新和系统升级。电子档案的管理不同于纸质档案，它从形成到利用都离不开技术设备。要实现数字化管理的目标，计算机等硬件设备的质量和性能是一个重要因素。

(二)进一步完善信息服务平台。一个良好的信息服务平台可以大大提高档案利用率。信息服务平台要保证广大教职员工、学生能够在最短的时间内找到最准确、最有效的相关教学资源，这不仅要有一个畅通的网络环境，更要有一个科学合理的信息服务系统。

(三)搭建教学档案数字化管理信息共享与交流平台。教学档案管理工作的技能方面，包括网络基础和文字处理、数据处理等。为进一步提高档案职业队伍的信息化素养，需要加强构建信息化研讨和交流的平台，加大专题会议、现场观摩、网络讨论、联合进行课题研究等，并通过继续教育等多种手段提高从业人员的工作技能。［1］

三、推进教学档案管理的机制创新

推进教学档案数字化管理，不仅是理念和技术的问题，同时也是机制的问题。机制不活、机制不顺，教学档案数字化管理就落不到实处。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节。

(一)建立标准化工作流程。推进数字化档案管理机制创新，就应当变革现有的教学档案管理机制，诊断其中存在的问题，建立新的适合数字化教学档案管理的工作机制，建立上下衔接、灵活有效的工作流程，为数字化教学档案管理提供条件。

(二)建立健全数字化教学档案管理的领导机制。建立由学校分管领导、教务处主管部门以及下属学院组成的数字化教学档案管理的领导机构，作为推进数字化教学档案管理的决策部门，及时发现并解决其中的问题。

(三)以人为本，建立教学档案人性化服务机制。高职院校教学档案服务机制坚持以人为本，就是要将利用者的需求作为工作的出发点和落脚点，不断满足广大师生员工对档案信息的需要，开展个性化服务、主动化服务。个性化服务，就是要满足不同档案利用群体的不同需求，针对不同的利用者采取不同的服务方式，扩展档案利用服务的范畴。开展个性化服务，必须分析高职院校教学档案用户类型、需求，这是档案服务的出发点和依据。主动服务实际上可理解成为档案找利用者，它需要通过档案工作者的主观努力，发挥创造精神，以各种形式为高职院校各项工作提供服务。［2］

四、提升教学档案管理人员的基本素质

目前，人员素质参差不齐，也是影响教学档案数字化管理的一个重要因素。传统意义上的档案管理人员，通常由教师家属担任，对于文化水平和相关业务水平没有太多要求，从事着简单的整理、装订和编号、入库工作。在推进数字化档案管理的要求下，这些工作人员的素质亟待提升。一般来说，数字化管理下的档案管理人员应该既有一定的专业水平，还有较强的专业知识，是集知识与技能于一身的综合型人才。概况起来，主要有如下几个方面的要求:

(一)具有一定的计算机操作能力。［3］现代科技的发展，为教学档案数字化管理提供了条件。同时这也要求从事数字化教学档案管理的工作人员应该具备相应的技术素质，能够操作教学档案数字化管理系统，能够提供相应的录入、管理、更新等服务。否则，教学档案数字化管理就难以实施。

(二)具备一定的网络查找能力及外语能力。作为一名高职院校档案管理人员，不仅要了解国内相关信息，更应该充分利用互联网全面、快速、准确的特点，查找国外重要档案信息

资源。当然，这也要求高职院校档案管理人员需具备一定的外语能力。

(三)具备操作现代办公设备的能力。档案管理工作需要涉及的办公设备很多，如打印机、复印机、装订机、扫描仪等。只有在熟练掌握这些设备的性能和功能的基础上，才能有效完成档案管理工作。同时，电子电器类设备更新换代频繁，高职院校档案管理人员除掌握已有的设备外，还要不断探索和学习，以适应新产品的功能。

(四)具备一定的科研能力。要想档案管理工作有更大更好的发展，除了完成日常的工作外，高职院校档案管理人员还需要有对档案管理工作进行科学研究的能力，在实践中不断总结经验，并进行理论提升。

五、创设教学档案快速服务和高效使用平台

档案工作除了要重收集，更要重利用。目前，各高职院校的教学档案都还只是做到了整理、收集、存档，而对这些库存档案的利用少之又少，甚至是无人问津。由于档案没有得到利用，没有发挥它本来的价值，档案工作甚至是档案管理人员不受重视，久而久之，档案便成了一潭死水。信息化时代的到来，可以说为沉睡的档案燃起了希望之光，可以充分利用网络、计算机等设备使档案利用率更高，更好地服务于广大教职员工。

(一)针对广大师生员工开放教学档案网络服务平台。目前各高职院校都有自己的网站，只要在网站上设置一个档案查询专栏，教师和学生都可以通过自己的用户名和密码轻松在网上找到自己需要的档案信息，既不需要专程去档案室查询，也不需要翻阅大量的档案材料，只需在网上搜索相关主题，就能看到与此相关的信息，真正实现在网络平台上与校内档案网站有效衔接，大量节省了人力、物力和财力。

数字档案管理论文范文第3篇

1.1高职院校档案信息数字化管理的基础是要做好归档收集工作电子文件的归档意识不强和电子文件收集归档制度尚不完善造成了在高职院校档案工作中经常出现一些收集不到或丢失文件的现象。在完成收集工作时必须将以下问题解决：第一，要建立相应的电子文件的收集制度；第二，对于电子文件内容、原始性、保存、识读有关的技术状况的鉴定工作应当充分重视，为了协调好利用与建库成本的关系，应当将不应归档的电子文件剔除在外，将重要文件打上归档标记；第三，对于归档前与归档后的著录工作也应当重视起来。最后，注意加密工作，特别是要防止泄露、篡改和破坏。

1.2选择符合高职院校特点的档案管理软件是数字化管理的关键电子文件，是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。大量的电子文件产生以后，首先需要解决的问题是软件平台。目前，档案管理比较混乱，很多软件的功能单一，跟不上高职院校的发展需要。针对档案管理软件种类繁杂的实际，档案工作上水平，高职院校应选择以档案原文扫描为基础的媒体管理软件。

1.3建立高水平高素质的专职档案队伍，增强档案管理的制度建设人在档案信息数字化的过程中是重要的，要做好档案数字化建设就必须要提高档案工作人员素质以及培养电子环境下工作意识。要充分了解电子计算机技术，熟练掌握档案学理论、原则和经过改革的档案管理方法和技术，只有这样才能在技术上对档案数字化网络建设提供足够的支撑。档案工作人员要具有高度的责任感和保密意识，具备较强的政治觉悟和良好的职业道德。高职院校档案部门应当加强对在职人员的培训的工作，及时引进双重知识结构复合型人才。第一，进行档案数字化培训和专业的定期考核。应当根据不同岗位有针对性的进行培训以适应工作需求，在进行系统的数字化管理培训的过程中更新管理人员的技术知识和提高整体专业素质。第二，使人员配置机制更加灵活。采用竞争上岗的方式，对外引进优良人才，使管理人员实现良好的流动。第三，建设专职数字化管理队伍。作为现代化办公之上的一种知识密集型工作，档案管理工作既要高职院校档案管理人员具有很强的分析能力和相应专业知识，还要管理人员具有较高的素质和技能来保证使用者能够提供大量数据档案信息，在这个过程中将传统的档案管理转型为数字化管理，在IT行业和信息时代迅速发展的过程中。高职院校档案的数字化管理将成为档案管理的重中之重；同时，要注重加强高职院校的档案管理制度建设，促进高职院校档案数字化建设进程。

2结语

数字档案管理论文范文第4篇

1.对档案数字化管理重视程度不高

在档案管理过程中，数字化的档案管理重视程度不高，没有充分发挥数字化档案管理的重要性和积极作用。由于对档案数字化管理重视程度不够，档案管理工作的资金以及技术投入也不多，不利于档案管理数字化的实现。

2.数字化档案管理工作量大

在推进档案数字化管理的过程中，需要对原有的档案进行数字化处理和管理。利用文档对所有的档案进行规划化处理，便于日后的再次利用，建立网络使用平台，对相关数据进行加密、备份，设置防火墙，避免信息丢失。而且随着信息技术的不断升级，还需要不定期对电子版的档案资料进行升级，可见实现档案资料的数字化管理是一项十分繁重的任务。

3.资金、设备投入力度不够

实现档案的数字化管理，资金设备是关键，要进行档案信息化，就需要大量资金和设备，例如计算机、打印机、复印机、扫描机、缩印设备等，这些电子产品的更新换代速度比较快，需要不定期的资金投入，对设备进行更换、维修等。

4.档案管理人员素质能力有待加强

档案管理人员的素质能力对于数字化档案管理具有积极的意义，然而在实际的档案管理工作中，档案管理人员的素质能力还有待加强，对档案管理的专业知识不扎实，计算机的操作不够熟练，不利于实现档案管理的数字化。

二、新时期下档案的数字化管理

1.提高认识，树立全新的档案管理理念

要实现档案管理数字化就必须提高对数字化档案管理的认识，树立全新的档案管理理念，形成现代化的档案管理意识，转变传统的等客上门、保守的管理理念，实现主动式的管理服务，为档案的数字化管理提供有利的支持。

2.制定完善的档案管理制度

新时期，要实现档案的数字化管理，需要完善的档案管理制度作保证，建立专门的档案管理小组，对档案的内容收集、整理、录入、查询、使用等环节都制定完善的管理制度，并将档案按照不同的用途、不同部门、不同需求等进行分类管理，建立健全档案保密制度、数字化档案的审核制度、日常的使用查询制度以及安全管理制度，找到数字化档案最合理的管理方式，避免信息资源的浪费，形成数字化管理意识，减少人力、物力、财力的浪费，实现高效的数字化档案管理。

3.定期整理档案

虽然数字化档案管理模式已经给广泛的使用，但是在档案管理中还有一些资料需要进行纸质保存，对于这些档案资料，可以在数字化档案中进行标记，并定期整理这些档案资料，确保档案资料被合理管理，实现档案的完整性。同时，应对以往扫描、录入、查询等档案信息进行定期的整理，以便满足档案使用者的需求。

4.定期对数字化档案管理系统进行更新

科学技术是不断发展和更新的，信息化的档案管理设备、软件等也应定时进行更新，从而保证档案管理工作更加顺利、高效进行。不能认为当前的档案管理系统还能使用，更新换代需要花费大量资金而放弃对管理系统设备进行更新，对档案管理系统进行更新有助于管理系统更长久的工作。对数字化管理系统进行更新主要是对计算机的硬件配置进行检查、更新，保证档案管理系统更加安全、高效。对于软件的更新，应选择安全、适合的软件，保证档案数据资料的安全。

5.做好安全管理工作

在数字化档案的管理过程中，需要有完善的安全体系作保障，保障档案管理的基础设施、组织管理、法律制度、安全技术以及灾难恢复等，就是在法律规范的作用下，利用先进的安全管理技术，对整个安全组织管理下的安全基础设施进行备份和恢复，建立完善的风险防范机制，保证档案资料的安全，也使数字化的档案管理工作更加高效、顺利的开展，促使档案管理的信息化水平逐渐提高，更好的为档案使用提供便利。同时，建立完善的监督管理机制，加强监管，避免档案信息泄露。

6.提高档案管理人员的素质能力

数字化档案管理工作的有效开展离不开高素质的档案管理人员，但是目前，档案管理人员的素质能力还不高，对档案管理以及计算机知识掌握不到位，不能很好地开展档案的数字化管理工作。所以，必须努力提高档案管理人员的素质能力，加强对他们的教育培训工作，提高他们档案管理方面的理论知识和实践技能，加强计算机相关技术的学习，熟练掌握计算机的操作，同时加强档案管理人员的职业道德教育，使他们富有责任感，能够做好档案的保密和管理工作，不做违背职业道德的事情，认真负责，爱岗敬业。

三、结束语

数字档案管理论文范文第5篇

2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，传统档案馆数字化建设的问题引起了人们的关注，并且有一些档案馆已经开始对此投资建设。我们认为，传统档案馆的数字之路并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程，对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案馆的数字化之路，为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。近年来，我们临海市档案部门在数字化建设方面进行了积极的探索，取得了初步成效，在工作中数字化建设也给档案工作带来了极大的方便。

首先我们充分认识到档案数字化建设的紧迫性

1、档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

2、形势发展的需求

21世纪是信息化的时代，临海市政府把数字临海建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。数字档案馆是数字临海的重要组成部分，其一，档案馆就是市委、市政府保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，数字临海就不是真正意义上的数字临海。所以，要建设数字临海，首先要建设数字档案馆。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。

3、社会强烈需求

当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些农村，尤其是僻远山区的利用者要查阅婚姻档案十分清便，来回要好几天，他们迫切要求信息共享。还有一些外商投资者，他们想了解临海的整体情况，才敢于投资，那么要了解临海的详细内容恰恰只有市档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，特别是我们建立临海市现行文件查阅中心之后，对各界人士及外商投资查阅信息更为方便，这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

二、档案数字化建设的内容

1、推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平

目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

2、数字化建设要着眼于提高系统的整体水平

档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

3、有重点地抓好数据库建设

目前，我们临海档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

三、档案数字化建设的步骤

1、建立档案数据库。第一步，输入文件级目录。从1997年开始，我们把馆藏档案的文件级目录输入数据库。截止2005年5月，已输入文件级目录30万多条、案卷级目录1万多条，我们准备再用1-2年将全部完成。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。临海市档案馆婚姻档案、知青档案、山林土地档案利用十分频繁，尤其知青档案已十分破烂，只有实行数字化，才能确保原件的永久保存。从实践看，档案数据库的建立大大提高了工作效率。如出具无婚姻记录证明，我馆由于实行了数字化管理，虽然保存着1962—2001年10多万条婚姻档案，利用者可以随到随办。而靠手工管理的市办事大厅保存着2001年—2004年不多的婚姻档案，则需5个工作日。利用者对我馆的数字化建设十分满意。

2、建立了档案局（馆）网站。并与市政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展览，展示本地两个文明建设的成果；建立网上现行文件查阅中心提供全文查询，逐步实现政务公开，营造有利于当地市经济建设和社会发展的良好环境。3、加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。

4、加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，我们要高度重视，采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。

截止2005年5月，临海市市镇两级机关和企事业单位已有20多家使用了PDE档案综合信息管理系统或其它综合信息管理系统。今后，我们准备加大档案信息管理系统的推广力度，对新达标升级的单位要求全部安装，对已达到各类标准的单位要求在1-2年内全部安装。另外依托市政府OA网上办公系统，做到文档一体化，及时迁移电子文件。随着系统设备更新、扩充，在不同系统之间交接电子文件，及时对归档电子文件进行迁移操作，确保电子文件的有效性。

档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。

参考资料

1、国际档案理事会主席王刚同志在《第十四届国际档案大会开幕式上的致词》，《中国档案报》2000年第547期

数字档案管理论文范文第6篇

[关键词]高校声像档案;数字化;管理策略

随着现代科技的高速发展，档案管理越来越多地引进了新材料和新技术，档案载体也随之发生了重大变化，形成了除传统的文书档案外的照片、影像带、录音带等多元化载体的声像档案。面对数量和种类不断增加的高校声像档案，如何更好地保护和利用这些档案、发挥其有效价值，是我们不能回避的问题。

一、高校声像档案数字化的概念和意义

本文所指高校声像档案是指高校在从事教学、科研、管理等各种社会活动中形成的、具有保存价值的、以不同材料为载体的、辅以文字说明的历史记录，包括照片、影片、录音带、录像带、光盘、磁盘等。声像档案是高校档案的重要组成部分，它通过影像和音色栩栩如生地再现重大活动中的现场，真实地反映高校教学、科研、管理等工作成果以及高校的发展变化，其展现历史的独特魅力，是文字档案不可替代的。其具有生动形象的历史凭证、工作查考、宣传教育等功能，具有重要的历史价值和现实价值，更是馆藏档案的珍藏品。[1]声像档案数字化就是把图形、影像、音视频等各种载体的档案资源，通过一系列的技术手段转化为计算机可识别和处理的数字形态的信息，并对其加以存储、组织、检索、维护的过程。这些技术手段包括计算机存储技术、数据库技术、数字摄影技术、多媒体技术等。声像档案数字化是档案信息化的重要组成部分。数字化已经成为媒体发展的一个趋势，其基础就是计算机、多媒体、网络、存储和压缩等技术的发展。[2]解决高校声像档案长期保存问题的有效手段就是将其数字化，特别是将传统声像档案数字化，此手段一方面可以减少对原件的使用，有效保护传统声像档案的原貌；另一方面，可构建一个数字化馆藏声像档案资料的信息库，在网络上进行传播，实现声像档案资源的有效利用与资源共享。高校声像档案数字化有利于充分发挥高校声像档案的价值，拓宽为高校各项管理的服务渠道。

二、高校声像档案数字化管理问题分析

（一）复杂多样的声像档案存储载体。保存音频、视频等声像文件的载体种类多样。声像制品有非出版物、出版物及复制品，采录技术复杂；声像记录的载体形态繁杂，如照片、影片、录音录像带、光盘等；声像制品的信息分类繁复，具有不同民族、地域、艺术特征、历史背景等。因此，对传统声像档案的数字化管理难以实现档案信息全面兼容。（二）声像档案的原生态性保持困难。录像带、录音带等存储介质容易受损，影响原始档案信息质量。在声像档案的数字化过程中，要正确处理档案修复措施和开发制作手段之间的矛盾，应把重视修复放在首位，以积极且慎重的态度，保持声像档案的原生态性。在一个兼容的容灾数据存储系统中，存放经过非压缩的高质量转换的音视频计算机数据文件，完全可以满足对于声像信息的“原生态”素材的长久、完整、安全保存和保护的要求，同时也满足方便利用的要求。（三）兼具前瞻性和全局性的管理系统建设。由于IT设备（包括网络设备）的更新速度和贬值速度极快，因此对待管理系统的前期设计必须慎重，避免由于计划、设计不周而造成的重复投资和无效劳动等浪费。对管理系统、在线存储系统以及异地的容灾存储系统、相应的网络设施升级，必须预留充分的发展空间。同时，必须把声像档案数字化管理工作置于数字档案信息管理服务的系统化与网络化、信息编辑转换流程的标准化与规范化轨道，始终密切关注相关学科领域的最新发展。（四）数字化处理技术的先进性和可靠性选择。可靠性越高的声像档案信息，对诸如回放设备、软件等读取信息手段的依赖性越小，其生命力越强，则价值就越高，而能满足这个条件的恰恰是成熟而可靠的技术。因此，包括模拟设备和数字设备在内，最好的不一定是最新的技术，而经得起时间考验的普及型成熟技术才是可取的。[3]

三、高校声像档案数字化管理策略

（一）存储策略。声像档案数字化后需要实行多元化存储。由于软硬件的经常退化更新，导致数据格式也经常更换，将档案数据从原存储的物理存储介质转移到新的或稳定性更高的物理介质上就是声像档案数字化管理的存储策略。这种转移并不是简单的数据转移，而是将数字化的声像档案制作一个备份文件存放在新的储存媒介上。档案备份后实行远距离异地存储，异地存储既可避免存储介质因人为损坏或自然灾害而危及声像档案的安全风险，也可避免因霉变、污迹、介质层间开裂等原因导致的声像档案无法读取。存储策略是为保证在当前的软硬件系统中可以存取利用数据资源。[4]如此数据转移行为具有周期性，被转移到相关储存介质上的数据保存直至该储存介质技术退化后，就会经历下一轮的数据转移。在不断的数据转移过程中，特别是在格式转换过程中，一些数据的遗失不可避免。所以，需对数据转移过程进行必要的流程监控和质量控制，同时，为保证数据的准确性和完整性，还需对其相关的背景元数据加以保存。[5]（二）技术策略。高校声像档案管理不可避免的挑战之一是技术问题。选择技术策略时，首先，为防范声像档案数字化转换过程中数据丢失等风险，可以参考IASA制订的TC-03技术标准、《数字音频的产生和保存指南》、《中国数字图书馆标准规范》等，在声像档案数字化过程中，要注意数据的保存格式和系统选择，以降低转换风险。其次，声像档案数字化管理技术的探索并不是把声像档案数字化就一劳永逸了，使用方便是声像档案数字化后的最大优点，但最大弱点是其数字形式相当脆弱，需要探讨保护技术和参考技术保护方法。因此，需要参照《电子文件管理系统通用功能要求》来设计声像档案数字化管理系统，并且需要进一步探索和研究系统的功能模块设计、元数据的设计与处理流程、信息获取环节的设计等诸多细节，以保证声像档案数字化管理系统的质量，最终达到声像数据的长期应用和保存的目的。符合标准的声像档案数据保存系统，是实现数字声像档案长期保存的前提。完全公开、可扩展、标准化是在选择保存格式时应遵循的原则。完整的格式规范应全面公布，并形成真正的国际标准。[6]（三）鉴定策略。必须根据《电子文件归档与管理规范》的要求，对声像档案进行检验和审核，以确保声像档案的真实性、完整性和有效性。第一，对声像档案的内容进行严格挑选，评估其重要性，即对声像档案的档案价值及持久价值进行鉴定。第二，对声像档案的格式进行校验，检查是否保存未压缩或无损压缩的格式，以保证声像档案的原真性。第三，对声像档案所确定的保密级别、保管期限和保存要求进行鉴定。参照同类内容的纸质文书档案的国家管理规定，根据声像档案所记载的内容来确定声像档案的保密级别和保存期限，并对声像档案的信息进行及时地更新或转换。（四）保管策略。对声像档案数字化要定期检查登记，同时注意做好声像档案的数据转换工作。由于软件和硬件技术更新快，旧的技术被淘汰，而数字声像档案必须在相应的系统环境中才能得以利用，所以声像档案数字化管理操作系统与应用软件要进行同步保留和及时备份，最好能做到播放设备同步配置且同步维护。（五）检索策略。建立声像档案数字化管理信息检索系统，运用语音识别及人像识别技术，将既能够全面准确地反映声像档案音频信息，又与特定声像档案相对应的信息均录入系统，如讲话者的姓名、讲话的时间和地点、讲话底稿、内容摘要、录音文稿等，便于使用者查找关键信息，提高声像档案信息查询的准确性与内容快速检索的便捷性。（六）开发利用策略。运用科技手段对声像档案进行数字化处理和深层次加工，同时加强网络化建设，实现馆藏档案信息资源共享，提高声像档案的使用效率。档案利用人可以通过网络平台，快速查阅并及时利用学校的发展历史、校友名人伟绩、教育教学等所需的声像档案信息。比如，将记录了学校发展的校庆、文化庆典等声像资料进行数字化后，在网上建立校史展览专题；将高校名人、专家和优秀毕业生的档案和取得的成果及其在校时的音像资料进行数字化后，在网上建立学校名人堂、教学名师风采等专栏。通过对声像档案数字化及其开发与利用的现代化建设，挖掘声像档案内涵，展示学校发展的辉煌成就和对未来发展的展望，激发全校师生的荣誉感、使命感和责任感，为发挥声像档案的再教育功能搭建平台。[7]

作者:梁骁 单位:贺州学院

[参考文献]

[1]马丽,程俊睿.历史声像档案数字化建设存在的问题及对策[J].管理观察,2015,(01中旬).

[2]杨洁,周铭,马丽.近十年高校档案馆声像档案数字化研究综述[J].云南档案,2015,(01).

[3]张美芳,马丹宁.声像档案数字化抢救中存储与长期保存策略的研究[J].数字与缩微影像,2007,(01).

[4]李宁.关于提高声像档案保存与利用效果的措施[J].北京档案,2011,(03).

[5]张美芳.国外声像档案数字化进程对中国声像档案保存的启示[J].数字与缩微影像,2013,(03).

数字档案管理论文范文第7篇

我国少数民族原生档案主要分为以下几种类型，一是以当地文字记录的历史档案文件，如以蒙古文、藏文以及水书等文字记录的文件档案，依照现存的形式主要可以分为文书、碑刻以及竹简等；第二种是以汉字记录的少数民族档案文件，存在的形式主要是文书、碑刻以及印章等；第三种主要是以图画记录的历史档案，这类档案是最为珍贵的档案之一，对于研究少数民族文化发展具有重大作用。历史中由封建统治者对少数民族的统治过程中，形成的官方汉文少数民族历史档案，其存在的形式主要是文书、石刻以及印章等，文书是指统治者以文书的形式颁布的一些政治策略，石刻是指统治者以文字的形式在石碑上记录的一些事件、任务等形成的档案，印章主要是统治者向少数民族授予的具有权力象征意义的物件，保存完好的有《建伶道宰印》以及《南夷长吏•铜印》等。我国少数民族档案流失主要分为以下几种原因。一是非法文武贩卖活动导致大量珍贵档案流失。近些年来随着我国在沿海城市逐渐推广经济开放政策，在经济利益的趋势下，一些非法贩卖文物的不法分子逐渐变得更加猖獗，随着我国人们对于档案重要性的理解加深，少数民族文化档案遗产具有巨大的升值空间，在民间一些文物商贩大肆搜集一些文化遗物，进而贩卖到国外，致使大量文物流失到国外，虽然这种现象引起了有关部门的密切关注，但这种现象在一定程度上并没有因此而消失，反而日益严重，其中流失最为严重的是以藏文、东巴文记载的文化遗产，目前在很多国家如英国、俄罗斯以及蒙古等都存在我国非常珍贵的少数民族历史文化遗产档案，主要原因是旅游业的发展，致使很多国外人士从当地人手中买了很多历史档案，造成大量档案流失到国外。第二少数民族在保护历史文化遗产档案上的意识非常的薄弱，导致一些珍贵档案换成了金钱。到目前为止，我国少数民族的历史档案只有很少的部分存在图书馆以及一些民族研究所之内，更多地还是在少数民族人民的手中，如大姓家族后人、巫师以及一些文物爱好收藏者。随着云南、湖南等地方的旅游业发展日益加快，一些文物档案所有人员没有什么保护意识，导致一些档案被贩卖，如在丽江地区，《祭天经》以及《昭通蛙钮彝文铜印》就是从此被人买走的。第三相关法律在保护少数民族档案上还存在很多的缺陷，保护力度不够。到目前为止，我国少数民族档案保护还处在一个初期发展阶段，在物权所有者方面没有做出明确的规定，管理机制也存在很多缺陷，种种原因都限制了档案的管理与保护。对于散落在民间的少数民族档案收集存在很多很大的困难，相关法度不够造成普通民众对于档案的保护意识不够强。

二、保护少数民族档案策略

本文建议从以下几方面来加强少数民族档案的保护，首先国家档案相关部门应加强征集流失国外以及民间的档案文献工作，尽量使散落在各地的少数民族历史档案搜集在档案馆中，以便能够进行更好地保管。具体而言，可以定期组织宣传，提高人们对于档案重要性的认识，鼓励民间收藏者捐献出收藏的档案文献。对少数民族宣传我国的《档案法》，使人们认识到档案的重要性，也可以通过各种宣传来鼓励相关人员捐献档案，并给予一些物质以及精神上的奖励。不断加强搜集散落在国外的档案文献工作，在前文提到由于战乱，导致我国的一些文献流失到国外，国外的一些出版社有时候会将档案文献出版，我国的相关部门应抓紧这个机会，搜集档案文献，争取以购买等方式来获取档案，对于具有特殊意义的档案文献，可以考虑以外交的方式来进行获取，利用可以利用的所有机遇来搜集流落在外的档案文献。第二建立健全档案保护法等的相关法律法规，对于从事历史档案文献倒卖人员进行严厉打击。目前我国档案法以及文物法中对相关贩卖档案文献的处罚，公安以及一些执法机关都应严格依照法律对违法行为进行严厉制裁，另外对于历史档案贩卖活动也要进行严格的排查，一旦发现不法行为，就要进行严格的处罚。第三对于一些纸质历史档案以及其他的一些特殊档案，要做好保护工作。由于这类档案文献容易受到环境的影响而造成损坏，因此档案管理人员一定要加强保护意识，对于这类档案进行一些技术性的保护，如对于保管的地方要能够防火、防尘以及防高温，纸质档案保存在温度在14℃~18℃之间的环境中，相对湿度保持在50％~60％，若是纸质档案出现了破损以及粘连现象可以采取一定的古籍修补技术来进行恢复。建立档案管理管理体系与监督体制，逐渐更新改造档案馆陈旧的设备等，如果遇到技术问题，一定要及时的求助一些技术人员，尽最大程度保证档案的完整性。对于不易于保存在档案馆的少数民族档案，如一些大型的不宜挪动的碑刻等，可以采取其他的一些手段来保护档案，如可以采用拍摄等手段来记录下档案内容，在石碑上涂一些有机硅材料来进行防腐工作。

三、档案数字化管理策略

除了以上几种保护少数民族档案的策略，我国也要尽快实现档案的数字化管理。要想加快少数民族档案数字化管理建设，首先要做的就是提高工作人员对少数民族档案信息化建设的认识。可以说少数民族档案信息化建设是一个比较长远的发展历程，不可能一蹴而就，在建设过程中需要对少数民族档案管理工作进行深入的改革，档案管理部门要认清这一点，转变传统“重藏轻用”的观念，使得服务模式变得更加的主动，利用现代化的技术手段来改变传统的手工操作和查询的方式，做好信息化建设的思想准备，为档案管理信息化创造良好的条件。尽快实现少数民族档案信息化管理，实现常用少数民族档案的数字化，档案的数字化管理能为使用者提供更加明确的档案类型，极大地提高少数民族档案管理人员和利用者的工作效率。从长远考虑，加大资金投入，加强档案信息化基础设施建设，主要硬件设施建设包括数据服务器、图文影像扫描设备、数码摄像机等，软件设施包括规范化的档案信息管理系统等都需要进行完善，少数民族档案管理软件要涵盖档案信息的收集、处理、整理以及检索、利用等的服务功能，同时还必须适应多种平台以及不同操作系统的运行，本身要具备较强的安全控制能力以及连接其他数据库系统并进行交换数据的能力，保证各系统管理网络顺利进行。在建设少数民族档案信息化管理体系方面，首先就是建立一个比较新型的管理机构，使得管理网络能够覆盖到所有档案，档案管理各部门要根据具体情况建立双向、开放的交互式档案管理网络。第二建立一套比较科学的少数民族档案管理机制，依据相关法律法规要求，来制定比较详细的管理办法，提高档案管理水平。少数民族档案信息化建设的关键问题就是信息的安全性、真实性、完整性、可靠性以及其实用性能。为满足这些问题，就需要制定相对统一的电子文档归档管理制度，整体保管，加快档案信息网络平台和信息安全基础设施的统一化建设。另一方面也要注意少数民族档案资料的质量，多多加强网络技术、服务设施以及网上档案资源开发等工作，制定一系列有实际约束力的规范和标准来建立档案信息网络，使得档案网络更加的具有统一化，实现档案信息的共享。少数民族档案人员素质将会影响到档案利用的效率，现代的高效管理人员一定要具备现代化信息技术，能够熟练的使用计算机来进行信息化的办公，否则无法满足档案信息化管理的要求，电子文件的收集和管理也就无从谈起，档案信息化、网络化的管理和服务也不可能完成，所以少数民族档案管理部门一定要注意这一点，尽量为档案管理工作配备计算机专业的人士，为档案利用者提供技术上的支持，减少档案利用者的麻烦，同时还要对现有的档案管理人员进行在职培训，提高工作效率。

四、结语

数字档案管理论文范文第8篇

转变观念

数字化管理首先冲击的是我们的思想观念。通过实现观念的转变，适应新形势下的城建档案管理方式，才能在工作中抓住机遇，走出城建档案管理新路子。我们经历了城建档案工作从依靠经济行政手段向依法管理的转变，档案实体管理向信息管理的转变，档案管理手段由手工向技术的转变，档案服务由单一向综合型服务转变。思想观念转变了，就能推进档案管理和服务工作的顺利开展。

转变工作内容和工作目标

在新的管理形式下，工作中心从过去单一的建设传统纸质档案馆，转变为建立一个多元化的、适应发展需求的数字城建档案馆，建立一个城建档案信息集散中心。建立一个具备数字化档案的管理能力，具备数字化信息的处理能力，具备数字化信息的传输能力的数字城建档案馆成为当前城建档案馆的工作目标。

保障技术人员的需求

数字化管理需要大量新技术、新设备的应用，信息系统开发，对人员素质的需要发生极大改变。尤其是存储介质的不断变化，在同等设备的情况下，其工作效率的高低取决于档案工作者的操作技术，每个环节的技术问题都会影响到工作的进度。综合性人才的需求，特别是计算机人才的需求更加强烈。城建档案馆要从对档案馆人员需求的多样性、变化性出发，建立培养高素质人才机制，从根本上保证数字化的管理的顺利实施。纸质档案和数字档案并行是走向数字化管理必经的一个阶段，全国城建档案馆数字化建设发展迅速，但仍是针对纸质档案的数字化处理，接收、管理真正意义上的电子档案才刚刚起步，在电子文件管理中一些关键性的问题未解决之前，实行二元并存的管理方式在实践仍要不断发展完善。城建档案信息数字化就是把纸质档案通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机存储城建档案信息。城建档案的数字化并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程。我们有必要对这个过程的各个环节进行深入的分析和研究，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划好城建档案管理的数字化之路，为今后的城建档案数字化建设打好基础。所以，新管理方式将通过自动化管理手段，实现提高工作效率、简化工作程序的目的；通过管理内容数字化，整合档案信息，优化信息源，实现业务工作标准化、规范化，实现对档案信息资源的最大开发利用，实现对档案实体的保护。通过网络化服务，达到适应市场需求，实现资源共享的目的。

数字档案管理论文范文第9篇

关键词：农业科研档案；数字化管理；策略

农业作为我国国民产业中的基础性工程，在推动社会经济发展、提高人民生活水平等方面具有重要的促进作用。农业科研档案数字化，顾名思义，是以现代网络技术、现代数字技术为基础，对农业科研档案的各项资源进行优化配置，借助网络化的形式实现各环节之间的科学联系，进而形成良性运作的农业科研档案信息库，以供相关农业科研人员进行资料查询和信息检索。而农业科研则是推动农业事业长远发展的助推剂，注重对农业科研档案的科学管理对农业科研事业的发展有重要的引导与推动作用，更为良好地保存农业科研成果，为我国社会主义现代化事业的发展做出重要贡献。

1加强农业科研档案数字化管理的价值

1.1提升管理效率

农业科研档案工作以农业服务为宗旨，加强农业科研档案数字化管理，把不同载体的农业科研档案资源转化为数字化的信息，以数字化的形式存储，以网络化的形式互相链接，利用计算机进行管理，形成一个有序的信息库，有利于提高农业科研档案管理的水平和效率，极大程度上节约了农业科研档案的人力投入和成本投入，实现资源共享与传承，切实有效地满足科研人员的档案查询、借鉴与存档，对农业科研档案管理的各项资源进行高效配置，优化农业科研档案管理结构，以便更好地为相关科研人员所服务。

1.2保持档案完整性

加强农业科研档案数字化管理，有利于保持档案完整性，防治档案丢失现象的发生。农业科研档案管理是在农业科研研究工作基础上逐步完善的，传统的农业科研档案管理以纸质管理为主要方式，但是因我国农业科研档案管理工作起步较早，传统纸质化的农业科研档案管理工作极易发生变质，特别是在每一次查阅过程中均会发生不同程度的损耗，这对农业科研档案管理工作的稳定发展极为不利。对此，以数字化为主要途径开展农业科研档案管理工作，能够在一定程度上减少对科研档案的损坏，实现由纸质资源到数字化资源的系统转换，为农业科研档案信息数据库的建立奠定基础。

2加强农业科研档案数字化管理的策略

2.1建立健全农业科研档案数字化管理制度

要建立健全农业科研档案数字化管理制度，为农业科研档案管理工作的顺利开展和科学进行提供良好的外部框架，从而更好地制定与之相对应的数字化管理方案，不断提高农业科研档案数字化管理的实效性。农业科研单位要根据自身发展的实际情况，制定行之有效的档案数字化管理制度，保证各项管理制度符合我国相关的法律法规，引导其朝着规范化、科学化和制度化的方向发展。相关管理人员还要不断强化自身的管理意识，树立正确的管理理念，保证各项制度内容的贯彻与落实，强化档案管理工作的保密程度。

2.2加强农业科研档案数字化管理基础设施建设

要加强农业科研档案数字化管理基础设施建设，为农业科研档案管理工作的长远发展奠定重要的硬件基础，确定技术路线、技术结构及基础平台功能，并做好相关的安全保障措施。不断增强农科科研档案管理工作的现代化含量和技术化含量，从根本上提高农业科研档案管理工作的水平和质量。相关工作人员要在传统纸质档案管理的基础上，以计算机录入的方式对农业科研档案的各项内容进行科学配置，相关人员要对农业科研档案数字化管理的各项设备进行更换，结合当前时展的现实情况充分发挥现代科学设备在档案管理中的重要作用。要建立农业科研档案管理的数字化平台，连接农业科研单位的内部系统，将档案的形成、整理、传输和归档等内容放置于同一个系统平台之中，实现各模块之间档案资源的共享互惠。

2.3构建一批高素质的农业科研档案管理队伍

数字档案管理论文范文第10篇

（一）档案管理意识严重缺乏很多医院在发展医疗水平的过程中，忽视了档案管理工作的同步创新。由于思想观念上的局限，一些医院的负责人没有将档案管理工作创新提上日程，不愿意投入人力、物力。当等到医疗水平达到一定的水平后，医院领导层才开始关注到医院档案资料的重要性。然而由于管理机制与人才储备的缺失，档案信息已经得不到有效的利用。

（二）电子和纸质文件双重保存状态导致资源重叠目前很多医院都实现了办公自动化，网上传递办理的文件办完后又印发纸质文件归档保存。这就导致了内容相同的两种文件同时和保存的局面，造成了相关资源的严重浪费。

（三）档案管理系统和办公自动化系统缺乏联系目前大多数医院都使用了办公自动化系统，这些系统大多是专门为本医院或者上级主管部门设计的系统软件，而该系统绝大部分是针对该医院或者医疗系统而制定的个性化软件。而医院的档案管理系统则是由行政主管部门设计的通用的规范化、标准化的系统。两套系统是由不同单位设计，运行环境也不同。这就导致两个系统相互隔离，数据不能共享和转化。

（四）数字化档案资料利用效率低下很多医院仍然使用着旧有的档案管理模式，医院各种档案资料的检索以及借阅都由人工操作来完成，计算机等数字化设备在整个过程中往往只是用于文字录入、编辑以及打印。人们往往忽略了以数字化网络形式传递的医院数字档案资料，极大地消耗了相关资源。

二、构建医院档案管理数字化体系的现实路径

（一）建立健全医院数字化信息档案管理平台医院要实现档案管理数字化，必须先开发出一套符合医院自身特点的档案管理软件系统，并配备相应的硬件设施。档案管理系统应该采用双服务器、光盘等双备份以及高速扫描仪集中扫描等功能，使档案资料能够及时、准确归档，确保档案的安全管理。同时，还应构建档案查询系统，透过触摸屏检索查询和网络文档传输实现档案资源数字化管理。还要定期对档案管理系统进行技术检查，不断更新和优化管理系统。

（二）加强档案资料管理相关领域的信息交流1.在数字化档案管理系统和办公自动化系统之间建立桥梁。各级医院应该在信息查询接口程序中加入档案资料查询功能，使目前的办公自动化系统、财务管理系统、教研管理系统、人事管理系统与档案资料管理系统之间实现无缝集成。这样更利于收集各部门电子文件，完善档案资料库数据信息，真正实现在数字化档案管理系统与办公自动化系统之间建立有效联系2.在纸质文件和电子文件之间构建纽带。对于纸质文件和电子文件双重保存的问题，可以将纸质文件和电子文件以文本方式和影像方式共存，并依据数字化档案的特点，制定系统的档案管理规章制度。要确保档案资料的安全性，纸质文档与电子文档之间的非重叠性和可共享性。

（三）构建高素质档案管理专职队伍要实现医院档案管理信息化，就必须要有一批精干的档案管理人员。管理人员要具备较高技术水平和知识层次。医院的档案管理人员必须具备较强的分析能力，要能够精准把握一些专业性较强的档案资料，同时还要能够根据要求提供大量档案资料信息。医院以及相关部门应大力引进高素质人才充实档案管理队伍，同时应加强对档案管理人员的培训力度，力争提高数字化档案管理人才储备水平。

（四）增强医院人员的档案管理意识医院要重视档案管理的重要性，提高各级人员尤其是各级部门领导的档案管理意识，使他们认识到档案管理数字化建设的重要意义，为构建高效的医院数字化档案管理体系提供各种资源保障。同时要加大宣传力度，提醒医院人员自觉保护档案资源。

三、结语

数字档案管理论文范文第11篇

现在，我国众多公共图书馆中大多数图书馆的档案管理仍然停留在传统管理模式阶段，即以纸质档案为主，主要依靠手工操作管理。在这种管理模式下，档案检索的速度非常慢，导致检索效率低下。综合来说，传统公共图书馆档案管理模式中存在以下几点问题：

1.1管理观念滞后。在相当长的一段时间内，图书馆档案的管理都是采用传统的人工管理模式，这是由于一方面图书馆受到资金及信息等客观条件的束缚，更重要的是管理层在认识上存在偏差，往往从眼前利益着想，忽略了公共图书馆的服务职能。正是这种管理观念的滞后，才导致公共图书馆档案的数字化管理工作一直未能开展。

1.2工作制度缺乏。很多公共图书馆没有一个档案管理工作的制度，以至于出现了没有专业的档案管理者、管理责任不明、分工不清、管理人员混杂的状况。在这种情况下，公共图书馆档案管理工作效率低下，时常出现档案文件分散、档案无法准确查询甚至丢失的现象。

1.3档案利用率低下。公共图书馆建设的主要目的是方便大众的需求，然而由于公共图书馆档案管理受到传统管理模式的制约，存在一定滞后性和不完备性，因此难以及时地充分地被广大用户所利用。究其原因，正是由于档案资料所涉及的信息太过丰富与广泛，依靠传统的管理模式很难快速准确地被用户所检索，使得档案信息利用率极其低下，其价值得不到充分的体现。鉴于上述问题，随着信息技术的不断发展，数字化的档案资料应运而生，它将在一段时间内逐渐取代低效率、高污染的传统纸质档案。数字化的档案资料将成为图书馆档案的重要组成部分。

2实施图书馆档案数字化管理的阻碍

2.1资金问题。由于我国很多地区的公共图书馆的条件相对较差，而新型档案管理模式的运用必须依靠大量的资金投入，购进先进的技术设备。而这对于本身经费不足的公共图书馆来说，成了制约当前公共图书馆数字化建设的最直接的问题。没有资金的支撑，一切发展都是空谈。

2.2技术问题。实施档案的数字化管理就是利用计算机进行信息的操作、传输、存储、检索、利用等，它能够有效地节约时间，实现图书馆用户的高效办公，但是，构建这样的数字平台受到了相关的技术条件的制约，许多公共图书馆缺乏相关的技术人才，导致数字化工作迟迟未能开展。

2.2.1纸质档案数字化转化的规范性问题。纸质档案数字化加工需要扫描、处理、存储等工序，此项工作需要有规范化且标准化的技术操作才能保证纸质档案转化成数字化产品的质量。因此，公共图书馆需要制定完善的制度，使工作人员在做档案扫描、图像处理、图像存储等工作时，可以参照标准完成，确保纸质文件的正确转化。

2.2.2数字化档案的信息安全问题。随着全球信息化技术的迅猛发展，在带给人们巨大利益的同时，也对数字化的档案信息安全管理造成了很大的技术困扰，主要表现在以下五个方面：（1）管理数字化档案的计算机硬件出现故障问题。计算机硬件有可能会因为生产厂商、使用年限、外部环境影响等因素而出现硬盘、磁盘、光盘、服务器设备破损等故障，这就会对存储在计算机上的数字化档案数据造成一定的破坏或缺失，从而致使数字化档案信息的长期安全完整存储受到严重威胁。（2）档案数字化计算机管理软件出现故障问题。公共图书馆的档案资源经数字化转化之后，必须有一个生命力很强大、稳定性很好、可操作性与灵活性较强的数字化档案管理系统软件作为支撑。然而，目前实际管理工作中，并没有一个统一的质量先进、接口灵活、保存数据类型一致、信息能共享的标准化软件系统，因此，在数字化档案数据的管理操作过程中，通常出现软件系统崩溃等故障问题，致使数字关于公共图书馆档案数字化管理的探讨化档案信息遭到破坏或缺失。（3）档案数字化管理计算机遭遇网络黑客或病毒的入侵问题。近几年网络安全事件发生较为频繁，如网络黑客攻击、病毒入侵等，一旦计算机遭遇黑客攻击或病毒入侵，一般都会瘫痪，甚者丢失全部数据，这将是一个非常严峻的问题。因此，这方面专业防护的技术问题亟待解决。（4）计算机软硬件不兼容及系统更换出现故障问题。纸质档案数字化，是从原来的纸质载体转移到了磁盘或光盘等新载体上，当原有数字化档案管理计算机软硬件或系统过时需要更新（更换）时，就很可能会出现计算机软硬件不兼容或系统不兼容问题，从而导致计算机出现死机或蓝屏等故障，进而丢失数字化档案数据。（5）管理人员对档案数字化管理软件操作不当引起的故障问题。档案数字化建设与管理在我国还不成熟，很多管理人员并不具备很专业的管理知识，因此，在对计算机数据安全维护的时候，可能会误删某些文件或误点某些不可逆转的操作程序而致使软件与计算机出现故障，进而导致数字化档案信息的缺失。

2.3人才问题。首先，公共图书馆管理人员的老龄化现象较为严重，这些管理者在思想上对数字化建设缺乏了解，同时受到身体等原因的限制对于新知识的学习接受的效果并不明显，对于高科技的运用能力差，因此，对数字化图书馆档案的管理能力较差。其次，公共图书馆档案专业化的管理人才奇缺，在人才引进的过程中，也出现了专业人才稀缺的现象，比如信息化管理的技术开发人员和维护人员。很多高校也没有开设能满足公共图书馆档案现代化管理需要的课程，这也是我们所要重视的。最后，由于受到人力资源的限制，很多公共图书馆管理人员身兼数职，一个人精力和专业能力始终有限，不能保证自己在有效的工作时间里准确地录入相关的档案信息，从而造成工作失误。

3实施公共图书馆档案数字化管理的有效措施

3.1管理观念与时俱进，多渠道筹集资金。现在，构建数字化的公共图书馆是时展的必然的需求，因此必须重视数字化档案的管理工作。各地公共图书馆必须设法力争上级领导对本地公共图书馆档案数字化建设的资金支持。只有经费及时到位，档案数字化管理工作才可以顺利开展。而且，图书馆如果要获得长效的发展资金，必须依靠法律、制度和地方性法规、政策的支持才能获得可持续发展。另外，除了政府部门政策资金方面的支持外，还应该加大对图书馆功能的宣传，鼓励更多的人关注图书馆的改革和创新，吸引企业和社会爱心人士的资金，进行相关系统的建设和完善。

3.2合理制定纸质档案数字化转化的技术规范。①纸质档案扫描工作：应该根据幅面的大小、纸张的状况、页面颜色、字迹清晰度、是否带插图、档案重要程度等因素合理选择扫描方式；②扫描后图像的处理工作：一方面对扫描后图像的处理应该采用统一的图像处理软件进行，另一方面视原纸质档案纸张大小是否一致、纸张间是否有粘连、是否有装订孔等因素来决定图像的处理流程；③扫描图像处理完成后的存储工作：为方便用户使用，需将处理后图像按标准格式存储，一般不同扫描模式扫描处理后的图像存储格式都有区别，各地图书馆需事先统一规定好，以方便存储管理，从而更高效地为用户服务。

3.3多重技术保障数字档案长期安全保存。数字化档案信息的长期保存是公共图书馆在实施数字化档案管理的过程中最重要的一项内容，必须做到以下几点：第一，采用必要的加密技术，通过对相关信息设定的变化和编码保障自身数据库的安全；第二，购进先进的防火墙技术、操作系统安全内核技术、入侵检测技术、生物识别技术，而且应该不断实时更新，确保档案的安全性；第三，注意计算机、磁盘、光盘等载体的使用期限以及管理软件系统的实时更新；第四，要注意必须严格挑选可靠存储介质做好信息数据的备份工作，以防计算机瘫痪导致的数据信息缺失。

3.4重视人才培养，提高管理水平。公共图书馆档案实施数字化管理想要得到长足发展，必须有满足工作所需的专业技术人才。因此，对既熟悉信息技术又精通档案管理的复合型人才的培养就显得极为重要。首先，要加大对现有员工新观念的养成和新技术的培训，转变传统的工作思想，并能够熟练运用相关的计算机和网络信息技术；其次，图书馆在不断完善的过程中应加强与当地高校的密切配合，为高校图书馆相关专业的学生提供实习基地，以期高校根据公共图书馆实际管理的需要制定培养相关人才的计划。

4结束语

数字档案管理论文范文第12篇

（一）房产测绘事业持续发展的需要

随着国家住房和城乡建设部、国家测绘地理信息局有关房产测绘规程的出台，我市房产测绘事业蓬勃发展，房产测绘档案保有数量越来越多、利用频次越来越高、管理难度越来越大，传统的房产测绘档案管理模式已经不适应社会发展的需要，房产测绘档案信息资源必须从封闭走向开放，成为大数据时代社会共享的资源。因此，房产测绘档案管理必须实现数字化管理才能保证档案信息资源共享的实现。

（二）信息时代的需要

随着办公自动化和计算机网络化的飞速发展，未来社会人类交流的主要工具将是数字网络，来自社会各方面的信息将通过数字网络传递和交流。房产测绘档案必须从传统的手工管理方式转化到现代化层面上来，只有实现数字化管理，才能适应社会信息化进程的需要，为经济社会和国土房管行政管理决策提供及时、有效、准确的房产测绘信息服务。

（三）实现房产测绘档案社会服务的需要

传统的房产测绘档案管理属于专属化和封闭式管理模式，开发企业和产权业主难以接触具体的房产测绘档案。加上档案管理部门平时对房产测绘档案宣传力度不够，致使房产测绘档案社会利用率较低，不能满足社会发展和城市建设以及业主自身权利的需要。数字系统的建立，不仅可以使房产测绘档案的利用、查询以及档案信息的添加更加方便、快捷，而且可以确保档案内容的公开透明。房产测绘档案数字化管理在实现为国土房管行政管理提供全方位房产测绘信息的同时，还可实现将有限范围内的房屋信息、权籍数据等向社会和业主个人开放，不仅有利于加强对房产测绘档案工作的监督，对档案材料的收集整理也能起到积极的作用。

二、实现房产测绘档案数字化管理急需解决的问题

房产测绘档案管理不同于一般意义上的档案管理，涉及开发企业和房屋业主个人隐私及信息安全。尽管房产测绘档案数字化管理是社会和经济发展的必然要求，但必须注意到，在推动实现房产测绘档案数字化管理过程中还存在许多急需解决的问题。

（一）房产测绘档案信息的保密性和安全性无法保证

在电子文档给人们生活、学习、工作、管理带来快捷、灵活、存储量大、易于传输、便于保管和修改等优点的同时，也带来不利于房产测绘档案信息安全保密等不利因素。如：病毒侵害、数据丢失、信息泄密、人为破坏等。

（二）房产测绘档案信息系统缺乏通用性和科学性

国家没有形成统一的房产测绘档案管理信息系统，各地甚至各部门都在研究开发适合本地区本部门的信息系统。由于层次、标准各不相同，使得系统的通用性较差，基础数据难以交换、难以共享，不能适应房产测绘档案信息资源共享的基本要求。

（三）房产测绘档案数字化建设发展不平衡

由于各地区的经济发展水平不同，房产测绘档案数字化管理的进程也各不相同。有的地区按系统建立了网站和局域网，实现了计算机辅助档案管理；有的地区只是把房产测绘基础信息、档案目录输入计算机，资料检索等仍习惯于手工操作，档案管理基本还是纸质化，房产测绘档案数字化管理仍未起步；有的地区干脆完全采用纸质化手工管理。

（四）房产测绘档案管理队伍素质偏低

在档案数字化建设过程中，档案管理人员是关键因素，各种软、硬件都必须通过档案管理人员才能发挥作用。由于传统的档案管理模式只是纸质材料的收集整理和简单的编号存放，致使长期以来从事档案管理的人员素质整体偏低，技能提高缓慢，既懂计算机网络技术、又懂档案管理的复合性人才严重缺乏，影响了房产测绘档案数字化管理的正常开展。

三、实现房产测绘档案数字化管理的几点建议

（一）研发科学合理的房产测绘档案信息管理系统

严格按照国家和我市有关房产测绘和档案管理法律法规的相关规定，结合房产测绘档案管理的实际需要和经济社会发展需求，适当增减房产测绘档案材料收集范围，调整档案目录，增加房产测绘档案使用价值。加大科技投入，研发适合房产测绘档案数字化管理的系统，切实做到“三统一”，即：实用性与科学性有机统一；信息安全和技术安全有机统一；通用性和适用性有机统一。只有建立科学合理的房产测绘档案信息化系统才能提高整体工作效率，加快房产测绘档案数字化管理进程，提高房产测绘档案信息资源的利用率。

（二）加强档案保密工作，确保房产测绘档案信息安全

一是档案行政部门应会同房产测绘部门共同制定房产测绘档案信息开发、利用的相关政策，明确网络环境下房产测绘档案信息的收集整理、开发利用以及房产测绘档案信息的分类等级、查阅权限及授权条件等，为房产测绘档案数字化管理提供基础保障。二是房产测绘档案管理人员必须增强保密意识和信息安全意识，客观全面地对房产测绘档案信息作出科学判断，根据档案的密级程度确定开放查询范围，严格审查，严格管理，确保计算机网络安全和档案信息安全。

（三）努力培养高素质的房产测绘档案管理人员队伍

数字档案管理论文范文第13篇

为了使各部门/现场自主地控制文件编号，项目组制定了各部门代号、工作地点代号和文件类型代号，而来往文件编号组成规则见表1：发文为“项目名称－文件类型－地点代号－对方单位代号－年号－流水号（4位）”。收文编号从对方来文中提取。针对各个承包商提交的工程文件，项目组也为其制定了一整套统一的编码规则。工程项目各个工程阶段的相关编码规则主要包括地理信息码、设计图纸编码、设备编码、材料编码、建造完工资料编码、模型编码、供应商设备完工资料编码等，见表2。

2EDIS_PIP技术设计

有了标准化的档案编码规则，工程项目档案管理平台的应用便可以标准的文档编码为基础进行开发，其功能模块主要包括：收文管理、发文管理、版本跟踪、文档管理等。发文管理指项目组发送给外单位发文的拟稿、审批、发送全过程管理，流程示意图如图1。收文管理指项目组对外单位来文的登记、审批、处理、跟踪等全生命周期管理，流程示意图如图2，图2中虚线部分表示为可选分支，实线部分为主流程。版本跟踪通过对设计文件的传递和审批过程进行管理，对设计文件的版本升级过程进行跟踪，并形成跟踪报表。文件传送单的生成可自动进行，从而大大简化人员的操作，降低了人为出错的可能，设计图纸审批流程示意图见图3。文档管理模块提供了文档的统一查询界面。通过全文检索或高级检索，可以在全部文档范围内或特定目录范围内查询和管理文档。文档管理模块下主要有文档权限管理、文档目录管理、文档归档、新增文档等功能。

3数字化管理项目实施及应用效果

信息技术在企业的广泛应用，不仅改变了传统的手工处理数据的方式，而且触发了企业的管理模式、生产方式、交易方式、作业流程的全面变革，实现信息化管理与企业未来发展的战略目标一致，EDIS数字化工程的实施及推广取得了良好的效果。相对于以前线下办公，EDIS_PIP具有以下优势:改变了传统的管理模式。EDIS_PIP平台工作流很好地取代了原有的线下办公流程,把原来各自独立的文件管理和档案管理纳入统一的系统之内，避免不必要的重复劳动，能极大地节约资源和成本，并提高了工作效率。实现了档案工作的标准化和规范化建设。从文件的形成开始，一直到立卷归档，都必须认真执行档案案卷质量方面的标准规范，有效保证文件质量。实现了档案管理的现代化。文档一体化管理把文件管理和档案管理两套系统合并为一套系统，删除了不必要的环节，为计算机管理提供了方便。特别是，计算机联网或者向档案馆上报软盘制度可以加快档案馆档案管理的现代化进程。基于网络的管理方式使得企业内部沟通和协调不再受到地理位置的限制。让项目组与各现场之间保持更畅通、高效的联系，更好地实现信息共享，各类材料的传输更为快捷，最大程度地发挥这些信息的实效性。工作安排部署和贯彻落实情况实现了即时归集。

4未来发展与展望

数字档案管理论文范文第14篇

(一)老照片档案的数字化利于通过现代技术快速利用。首先，随着人们文化需求的不断提升，传统的档案管理模式已经无法满足时展的要求，必须利用现代网络技术创新档案服务模式，照片档案数字化对扩大照片档案的利用范围和提高其利用率，起着非常重要的作用，数码照片能够不断地复制利用，大大实现其信息资源的共享。其次，数字化后的照片档案能够方便快速地提供利用，改变了过去照片档案的查找从依靠人脑手工单一途径检索的传统档案管理模式，跨越到依靠电子技术进行全方位、深层次检索的数据管理模式。

(二)对老照片进行数字化处理，有利于老照片的保护。为了更好地保护档案，档案部门不断改善库房条件，并采取各种措施保护保管珍贵档案。但随着时间的推移，照片这种特殊形式的档案，其自然老化、发黄、褪色、霉变等时有发生。所以，单靠改善保管环境以延长它的自然寿命效果有限，对其进行数字扫描后，利用数码照片替代原始照片的使用，减少了纸质照片档案的使用次数，延长了原照片档案的寿命，维护了照片档案的安全和完整，有利于对老照片珍贵原件的保护。

(三)对老照片进行数字化处理，有利于老照片的保管。数字化后的照片直接贮存在光盘、磁盘等介质中，占用空间小，一张薄薄的光盘能够保存上百张照片档案数据，解决了日益增长的档案入库带来的库房面积不断扩张的压力。数字化后的照片档案查找便利，有利于保管。数码照片无限复制的特点让照片档案永葆青春，保存千秋万代。

二、对老照片档案进行数字化翻拍或扫描

对库存老照片按年度形成顺序逐册逐张地进行扫描或翻拍，为了保护老照片，操作员最好戴上棉质手套，以避免指纹、汗纹留在照片上造成污染，并注意轻拿轻放。用数码相机拍摄速度快，但质量难以保证，翻拍后需要再次进行修整，利用扫描仪扫描照片速度慢，但扫描后的照片一般不需要进行二次加工，扫描类型采用jpg格式、分辨率为300dpi即可，扫描后的照片要及时回归原位。产生的数码照片要及时编写电子照片的档号及文字说明。数字化后的照片编号与实物照片保持对应。

三、老照片档案数字化管理后的修复

老照片由于年代久远，难免有部分老照片出现褪色、发黄、霉变现象，对具有极其重要意义的老照片，利用现代科技手段进行复制、修复。如某医院从老职工手中征集到一张拍摄于上世纪60年代初的建院元老合影照片，原照片因为没有得到妥善保管已经被损坏，还沾染了污渍，图像变得模糊不清，经过技术人员的仔细加工、复原、电子化处理，得到一张非常珍贵的医院建院元老合影照。所以，对老照片在保持原貌的基础上进行修复的过程，也是对老照片的一种拯救过程，修复好的数码老照片更美观、更实用、永葆青春。

四、照片档案的贮存

数字化后的老照片除在电脑上保存便于利用外，还应该利用其它介质脱机保存并定期检查以保障数码照片的安全。数码照片载体的保管参照电子文件的管理规定，要保证数码照片信息的原始性、真实性，一般采用只读光盘进行贮存，以防修改。数码照片光盘应该刻录一式三份，一份供查阅利用，一份封存保管，一份异地保存。对于医院这种单位，形成的照片数量不多，数码照片的保存一年刻录一张光盘即可，刻录好的数据光盘盒装后在盒上标明相关信息，如数码照片的起止档号、对应的纸质照片的册号、贮存格式类型等。所有光盘应存放在防滋柜中，库房温度控制在17℃~20℃，相对湿度控制在35℃~45℃。数码照片的光盘一般每四年转存一次，发现问题及时采取措施，确保数码照片档案的万无一失。

五、老照片档案数字化管理后的利用

(一)利用老照片档案建立院史教育的基地。许多医院为了弘扬历史文化，建立院史馆，作为职工院史教育基地。数码照片可反复利用的特点为院史馆的建立提供了便利，医院老前辈艰苦创业时期留下的老照片，通过院史馆展出，让医院历史文化大放光彩，员工深受教育，自然产生对前辈们创业精神的敬仰和对当前新生活的珍惜；对外来的宾客来说，院史馆展现了医院发展的光辉历程和源远流长的深厚历史文化给他们留下深刻印象，老照片的应用让院史馆聚历史性、艺术性、文化性为一体，令每个参观者都感到是一种精神的洗礼。

(二)通过OA网利用和公布老照片档案。数字化后的老照片为信息化利用创造了条件，通过OA系统或电话，利用者随时发出利用信息需求，档案管理者根据要求快速查找并通过OA网传送电子照片，让利用者足不出户便捷快速地利用照片档案，促进了利用者和档案员的沟通与互动。定期在医院网站上公开部分老照片档案，举办电子照片展览，利用图片独特的视觉魅力吸引职工及患者了解医院，加强沟通，达到宣传医院文化、提升医院形象的效果。

(三)通过出版照片图集及宣传橱窗展示老照片档案。将数字化后老照片中某些典型事件和有代表意义的图片组合起来出版专题系列图片集，配以文字说明及照片专题背景，用图片陈述院史。还可以利用宣传橱窗展出老照片档案，以加大其传播力度，达到宣传教育和引导作用，提升医院的品牌形象和医院的美誉度。

数字档案管理论文范文第15篇

目前，许多学校教学档案管理都滞后于时代的发展，档案的管理主要是以纸质和实物载体为主，在安全保管、快速查阅、有效利用方面存在缺陷。为了确保教学档案长期保存，需要花费大量的人力、物力、财力。纸质和实物档案占用的空间也比较大，对保管的环境和储藏室要求也比较高，这无形中也增加了管理成本。教学档案大多是纸质档案，在查阅过程中，由于对纸质档案反复查阅，很容易损坏档案原件，保存的难度也加大。随着计算机和网络技术在档案管理中的应用日趋广泛，教学档案数字化也是学校档案管理的必然趋势。教学档案的数字化管理对促进档案信息资源有效整合，丰富信息资源库，实现资源共享具有十分重要的作用。教学档案数字化管理是指以电子档案为对象，以电子计算机等数字设备为手段，基于网络实现教学档案收集、整理、保管、保护、共享利用的档案管理模式。它既是传统教学档案管理手段的补充和延伸，更是传统教学档案的发展和革新。一方面，教学档案的数字化应该具备传统教学档案的基本功能，它包括了档案信息的收集、整理、保管、编目、保护、利用等；另一方面，它也与传统教学档案有着本质的区别。因此，加快学校教学档案的数字化管理是学校信息化建设的需要，是学校管理信息化进程的必然所在。

二、教学档案数字化管理的主要内涵

学校教学档案数字化的内涵主要在于加强综合档案馆（室）软件和硬件的建设。首先，要充分利用校园网络，构建网络化和分层级的档案信息管理平台，提高管理效率和档案的利用率。建立和完善网络化管理系统，通过校园网内运行，方便快捷，设置校内外访问控制列表，确保系统运行安全。其次，为了达到教学档案存储的安全性，要建立多级存储系统。教学档案的数据存储可采用磁盘、磁盘列阵、磁带库等多级存储方式，通过数据多级存储，确保数据安全。最后，为提高档案查询的准确度和效率，实现检索工具的多样化，采用案卷检索、目录检索和全文检索。要设置分类目录、专题目录、案卷目录、全宗文件目录。对档案中的一些关键词、档案号等进行编排，提高检索和查询速度，提高档案的利用率和实现快速查阅功能。教学档案在收集归档时，对纸质和实物档案的归档要进行处理，完成教学档案的电子化。鉴于电子文档可以修改，其载体呈现不稳定的状态。因此，纸质和实物载体的保存显得尤为重要。在归档时做好纸质、实物档案与电子文档的相互印证和标注，同时做好归档工作。教学档案数字化管理，要对档案实体进行扫描，然后进行数据采集。档案采集同时对图像进行纠偏、去污等处理。要核对电子信息，对档案原件及数据进行审核，确认无误后，对电子数据进行归档，为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在教学档案数字化建设的整个过程中，各部门、各操作环节相互配合，协同操作，以流水线方式完成教学档案信息的采集、审核和入库工作。教学档案的查阅实行分级审核方式，按管理和使用权限查阅，确保信息安全。教学档案数字化查阅，以校园网为网络基础，在校内外实现查档、阅档功能。学校综合档案馆（室）在系统安全管理方面进行多方考虑：可按日期、按时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权。按阅档权限审批，对教学档案阅档过程进行详细的记录。教学档案信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性。首先，提高了管理的效能。过去一直使用粗放型模式，即以增加办公人员和费用为唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理教学档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节省了保管费用和空间，而且查阅起来极为迅速快捷，从而避免了纸张和人员的浪费。其次，提高了教学档案管理的效率。数字化档案管理使教学资料能及时归档，并尽快提供利用，使教学档案的查阅变得更加简单、快捷。由于信息的超时空流动，数字化档案加速了信息化校园的建设，教学档案也从文件实体的保管变成了提供利用方便的信息存储和控制中心。最后，增强了教学档案原件的保护。将纸质的教学档案转变为数字电子档案以后，档案的使用更加安全。许多学校都有悠久的办学历史，尤其对历史久远的教学档案材料，数字化处理后无疑是对其更好地保护。通过教学档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改、损害和销毁的行为。因此，教学档案的数字化管理具有丰富的内涵和利用价值。

三、教学档案数字化管理存在的问题

教学档案是一所学校在教学实施过程中形成的最原始的材料。由于学校都是按照各个学科教研室进行教学管理，由各科室完成教学档案，在教学档案的管理中还存在着许多问题，具体表现在以下几个方面：第一，教学档案管理理念滞后。一些学校管理理念滞后，不注重教学档案信息资源的价值，没有及时开发和利用教学档案信息资源。由于长期采取封闭式的管理模式，教学档案没有开发利用。管理人员服务意识不强，服务技术水平低下，经费投入不足，设备陈旧，影响了教学档案数字化管理的进程。第二，教学档案信息化程度低。由于长期受传统观念和传统教学档案管理模式等因素的影响，目前一些学校在教学档案收集、管理中还是采取最原始的方法，管理信息化还处在原始阶段，没有充分利用网络信息技术，管理效能低下。大多数教学档案以纸质载体为主，在档案的收集、整理和保管过程中都是采取手工操作为主的方法。由于学校教学档案数量较多，电子档案的管理没有建立系统化，没有在校园网管理系统下运行，不利于教学档案的利用和快速查阅，造成校园网资源浪费。第三，教学档案目录查询系统不完善。学校教学档案的管理，一般采取按目录整理保存的方式，没有建立电子档案查询系统，教学档案查询时效低下，无法适应和满足教学的需要。电子档案在查询利用过程中，没有建立完善的安全保障措施，系统管理在受到“黑客”攻击时，致使系统不能正常运行。第四，教学档案信息缺乏系统管理。由于学校教学档案都是由各科室、教研室独立完成后归档，电子档案保存比较分散，缺乏系统的管理，没有依靠计算机网络系统集成，教学档案资源不能共享，以至出现重复建档、利用手段单一的现象。由于一些学校教学档案管理的信息化程度比较低，没有充分利用计算机和网络技术来提高管理的效率。

四、教学档案数字化管理的措施

一是提高档案管理者信息素养。档案管理信息化建设是为教学服务的，在教学档案数字化管理进程中，不仅仅是计算机软硬件的建设，更要体现的是人与管理技术之间的集合。所以，学校档案管理人员要掌握现代信息基本技能，掌握计算机和网络技术，熟悉计算机管理软件，熟练掌握各种现代信息技术，运用网络工具，为学校教学档案信息开发打下良好的基础。学校档案管理人员要养成良好的信息收集能力，熟悉网上的档案信息资源，引导查阅者获得更多信息资源。要逐步提高对学校教学档案信息的加工、提炼能力。学校要加强档案管理人员的信息化培训，熟练掌握现代信息技术，不断提高自身的专业能力和信息素养。

二是推进教学档案管理信息化进程。教学档案数字化能够推动学校信息化建设，它具有纸质档案和实物档案不可比拟的优点，使信息检索更方便，传递速度更快，不受时间限制，可以提高工作效率和档案的利用率。学校信息化进程是信息收集、传播和运用能力的发展，将充分显示其对教育的变革作用。档案信息化建设涉及数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动化和文档一体化管理。学校要把计算机、通讯、网络等现代计算机技术运用于教学档案管理之中。在教育信息化发展的大背景下，我们必须发挥学校教学档案实现信息化的独特优势，将教学档案保管和利用的单一功能向信息采集、管理和服务等多项职能转变，实现档案信息资源合理配置，为学校发展提供高效、优质的服务。快速、优质的教学信息支持学校的教育管理决策。学校要把教学档案信息化纳入学校数字校园建设规划中，实施数字化校园发展战略。要不断加大教学档案管理的软、硬件投入，在信息化建设中，要加大计算机设备的投入，要配备数字化设备，如扫描仪、数码摄像、摄影设备等。要充分利用信息技术的优势，更好地为学校的教育发展服务。

三是创新教学档案管理工作机制。推进学校教学档案数字化建设，创新教学档案管理机制，加快学校教学档案管理信息化进程。教学档案数字化是档案建设最基础的工作，学校要对库存的传统载体档案加工成数字档案，通过计算机检索、阅读电子档案，提高教学管理水平和效率。要加强教学档案一体化建设，通过档案数字化建设完成电子数据备份系统建设。首先，将教学档案的纸质载体与数字档案相结合，逐步推进档案的信息化管理程度。对纸质文件做好收集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等工作，同时要对纸质文件建立机读目录、扫描、刻录、脱机备份，实现信息化管理。其次，建立学校教学档案的基础数据库，让学校档案数据之间可以互相转换，实现资源共享。

四是完善教学档案规范化管理。制定实施相应的标准规范，建立健全各项规章制度，是学校教学档案管理数字化建设的关键性所在。将学校档案馆藏的档案通过扫描转化为可供计算机识别和处理的数字化信息，收集电子文件归档存储。建立电子档案字符内部编码标准和数据处理格式标准。在数据利用方面，建立数据输出标准。在引进、开发、研制学校教学管理档案时，必须建立符合计算机系统管理的相关标准和技术规范，如教学档案的收集标准，分类、录入等符合标准化管理要求。建立教学档案的规范化管理体系，对教学电子档案的归档、传统载体档案的数字化处理、数字档案的保管与利用进行科学管理，才能实现教学档案的标准化和数字化管理，达到资源共享。

五是加强教学档案数据的安全管理。学校要加强教学电子档案的管理，确保数据存储安全。随着数字化的建设，网络的不安全性也日益凸显。要注重对网络安全信息技术的研究与开发，采取有效防范措施，确保教学电子档案的安全。要完善电子档案的管理制度，在查阅、利用上设置访问权限和身份认证，防止数据被更改、删除和复制，确保档案数据的原始性、真实性。做好电子档案的数据备份。在安全措施方面，可采取物理安全措施、信息加密措施、网络安全管理措施、访问控制措施等。在访问控制方面做好入网访问、权限、目录、网络服务器、网络监测、网络锁定、网络端口和防火墙等控制，通过加强网络信息安全技术，确保教学档案信息安全。六是提高教学档案管理效率。学校教学档案数量较大，给归档工作和数字化管理带来很大难度，要建立一支专兼职相结合的管理队伍，专职档案管理人员负责档案的审核、指导工作，兼职档案人员完成具体材料的收集、整理和归档及数字化工作。基础材料的装订整理和数字化处理由兼职人员完成，立卷、审核和指导则由专职档案人员完成。由于教学档案的形成涉及的部门和人员比较广，数据的收集整理按类同步分别进行。教学档案的数量比较大，为了规范管理，以学期为单位进行收集整理归档，提高教学档案的信息化程度，提高管理效率。对现有档案管理人员进行培训，提高专业能力和信息素养，进一步推进管理的效能。