增强档案电子信息监管措施范文

档案信息管理是现代档案管理工作中不可或缺的一部分，为适应现代信息化管理的要求，电子信息在档案管理工作中的开发与利用，是档案管理工作走向规范化与科学化的客观需要。伴随电子信息技术的飞速发展，信息处理新设备、新技术不断涌现，正极大地影响着人们的思维与行为方式，档案电子信息资源的开发利用越来越引起人们重视。建立档案信息管理标准与方法，实现档案管理工作的信息化、网络化，不但是提升档案信息管理水平的重要手段，更是社会需求发展的必然趋势。

一、电子信息在档案管理工作中的特点

档案管理工作中，电子信息的特点可简单概括为快、广、杂、变。“快”指的是电子信息产生与传播的速度极快，信息资料收集迅速快捷。“广”是指，电子信息受网络开放性与普及性的影响，息的来源面广，各种类型的信息彼此共存。“杂”是指由于各类信息资料都可通过相同传输渠道进行传输，电子信息内容较为繁杂，这在无形中增加了信息检索的工作量。“变”指的是电子信息灵活多变，基于这一特点，内容发生变化的电子信息可以随时进行调整更新，工作效率明显提高。除以上特点，档案管理中的电子信息同时具有可靠性验证困难，真实性不易辨别的特点，这在一定程度上方便了一些虚假信息的传播。为确保档案管理的有效性与合理性，在管理过程中要按照电子信息特点，对档案管理工作的内容与方式进行实时调整，以保证档案信息资料的及时性、准确性与完整性。

二、档案管理工作中电子信息开发和利用的必要性

档案工作中电子信息开发和利用的必要性主要表现在两个方面：首先，现代信息技术的飞速发展是推动档案管理工作中电子信息开发利用的根本原因，互联网作为当前信息传输最重要一个的接入渠道，信息资料的变化已远远超出了人类的想象，只有将档案信息作为信息资源组成部分进行信息资源的开发利用，才能实现档案管理工作的网络化与信息化。其次，社会需求是促进档案管理工作中信息资源利用和开发的直接原因。档案信息管理工作越来越引起人们重视，只有实现档案信息的规范化管理，才能提高档案管理水平，更好地实现信息管理的价值。档案信息管理在人们日常的生活工作中发挥着重要作用，表现在电子信息资源的开发利用，能够使档案信息便捷、多用户使用，这是以往手工管理手段无法达到的。

三、加强档案电子信息管理的措施

（一）确保档案信息的安全性、真实性与完整性

1.保证档案信息资料的安全性

档案信息在局部范围与一定的期限里存在着保密的问题。当前，电子信息技术发展迅速，如何强化电子档案信息的保密性，成为影响档案信息资料安全的关键因素。由此，反侵入与防破译技术的研究成为档案信息安全管理工作的重要内容。档案信息管理工作中可通过设置访问权限、随机密码，进行防侵入管理等措施，保障档案信息的安全性。对于一些共享性的电子档案信息，可采取防火墙、多重加密及独立备份等保障措施。同时，还应加强对防攻击技术的研究，切实保障电子信息档案的安全性。

2.保证档案信息的完整性

档案信息经筛选后可能会将部分有用信息资料遗漏掉，包括许多不成熟的推论与设想以及不成功的结论等内容。但是，这些被排除的信息资料将来可能促成新的突破或创造。所以，在处理这类信息资料时，就存在着一个管理的难题。当然，对所有的档案信息资料进行无目的或无限制的保存，同样是不可取的，这必然会无谓消耗大量的工作精力，这就要在进行这类信息资料的筛选与归整时，采取排除法，对档案信息进行多层次、多专业和多学科的筛选与归整。对于一些存在争议的档案信息，按照宁留勿舍的规整原则，确保电子档案信息的完整性。

3.保证档案信息资料真实有效

在保证档案信息完整性的基础上，要确保电子信息档案的真实有效性，这同样是档案管理工作的一个难点问题。因为电子档案信息的来源不同，且可能存在许多相互矛盾与重复的内容，经过筛选归整后，可能会有出现一些有用的真实资料被排除在外的问题。要确保档案信息的真实性，档案信息管理人员必须有高度的责任心与专业素质，在进行档案的归整工作时，必须慎重，以尽可能的减少因档案筛选引起的问题。此外，还应将已确认的评估建议与相关的档案信息一并进行保存，保证档案信息后期使用的真实有效性。

（二）提高档案信息管理人员的综合素质

伴随档案信息管理过程中现代技术与专业软件的推广使用，提高档案管理人员综合素质是当前加强档案信息管理工作的重要举措。

1.档案管理人员必须提高职业道德修养档案管理水平的高低，在很大程度上与档案管理人员的职业素质有关。档案管理工作是一项服务面广、专业性较强的工作，这就要求档案管理工作者端正工作态度，加强职业道德修养，在档案管理工作中坚持原则，终于职守，乐于奉献，以良好的服务态度服务用户。

2.档案管理人员要提高文化知识与专业技能一名优秀的档案管理人员，必须具备丰富的文化知识与过硬的专业技能，全面提高自身的综合素质，只有这样才能保证档案分类、保护、编目及保管等日常工作的有效开展。这要求档案管理人员不断加强学习，接受继续教育，以拓展自身知识的涵盖面；同时通过自学及交流学习的方式，更新知识结构；此外，应熟悉和掌握基本的计算机应用于维护技能，确保信息网络的安全运行，能够对电脑的贮存资料及时进行整理，建立完善高效清晰的信息检索系统，为档案信息用户提供优质服务。

（三）对档案信息进行科学的开发利用档案信息科学的开发利用，不仅是档案管理工作的最终目的，也是用来衡量档案管理水平的重要内容。因此，档案信息资源的开发利用必须科学合理。

1.全面收集档案信息资源

丰富的档案信息资源是开发利用档案信息的先决条件，作为档案管理人员，应不断拓展档案信息资源的收集渠道，对反映或与本单位业务相关的档案信息资源进行合理全面的收集，才能对档案信息进行有效的开发利用。

2.对档案信息资源进行系统化整理对档案信息资源进行系统化的整理，是档案信息开发利用的重要环节。由于电子信息内容非常广泛，因此必须保持电子信息间的有机联系，对信息资源进行系统科学地整理，为档案电子信息的开发利用奠定基础。

3.运用现代化的检索技术手段提高信息资源的开发利用效率，必须运用现代技术手段，同时加强档案管理配套硬件设施的建设，建立科学合理的档案信息检索体系。

（四）拓展服务渠道，保障服务质量

档案信息作为一种无形的资源，档案管理人员应改变以往被动服务的观念，主动地向人们宣传档案信息资源的重要性与使用价值，不断拓展服务渠道，提高服务质量。比如，档案管理人员除向人们提供关乎其切身利益的档案信息外，还可在不违反原则的基础上，向用户公布全宗档案目录科档案等资源，以拓宽档案管理的服务面，更好地发挥档案信息的作用。