采购的控制要素范文
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第1篇
[DOI]10.13939/ki.zgsc.2017.15.279
1 构建采购业务内部控制环境
毋庸置疑，环境关系企业的发展与进步，且对环境加以控制也会在潜移默化中提高员工的道德素养、改善管理观念、创新人力资源等，因此在当前的发展趋势下，积极构建完善的采购业务内部控制环境具有重要的作用。
第一，需要加强重视企业员工的素养与价值观。众所周知，企业氛围往往对采购业务有着决定性作用，需要做到以下几点：其一是企业员工需要将企业的利益放在首位，还需要避免出现私人利益与公司利益发生冲突；其二是企业需要严格遵循诚信为本的基本理念，在日常工作中严格遵守相关的法律法规；其三是如果出现各种违规现象，需要及时检举，并且企业员工需要做好自身定位工作，如果发现有违反法律法规的情况要及时向监督部T报告，且企业要根据实际的情况给予奖惩；其四是企业需要进一步明确所有的员工都遵守相关的道德准则，对于严重违纪的人员要免职；其五是企业还需要避免员工利用资源以及企业财产为自己谋取利益，或者企业要有针对性地制定政策保护机密信息，尤其在进行采购的时候要避免泄露。
第二，需要提高胜任能力。[1]在新形势下，企业员工需要提高自身的胜任能力，并且要完成各项工作任务需求，相应的管理层要设定合适的工作岗位，尤其在选拔与招聘员工的时候制定条件。其中在设定工作所需的知识技能时，需要根据工作的性质加以判断，还需要从现实角度出发对人力资源成本加以考虑与探究。还有一点是采购部门在发展中，需要保证采购人员具有良好的市场敏感性以及收集市场信息的能力。
第三，需要从组织结构角度分析。从基本属性分析，组织结构是权责分工的主要架构，不管是哪一种组织结构，均需要按照企业的业务性质加以集中与分散，从根本上保证信息的沟通与交流，如此才能真正保证企业目标的实现，当然也只有这样其采购活动运行才会具有高效率。[2]
2 对企业采购业务内部控制风险进行评估
一般而言，风险评估主要包括了四方面的要求，分别是目标设定、风险识别、风险分析、风险对应，从整体角度分析，还需要考虑多方面的发展因素。其一是在进行风险评估的时候需要积极设立目标，且企业还需要严格按照对应的战略目标制定各项经营目标、采购目标等。要清楚了解到只有确定目标才能保证采购业务的有序性，才能保证采购业务从内到外、各个环节的通畅性，当然设定目标之后还会减少、肆意挪用资金的现象，可以准确地提供采购的会计信息，真正满足企业的生产要求，减少各种违法犯罪现象的发生。[3]其二是在进行风险识别的时候需要对可能发生的风险进行考虑与分析，还需要对企业与外界的影响性进行概述，从属性分析，风险识别是不断重复的，还会根据环境变化而不断变化，在采购中主要存在的风险非常多，比如像欺上瞒下、盲目采购、验收不严格、以次充好等，因此在风险识别的时候需要加强控制，或采取相关的措施，如座谈讨论、案例分析等方法。其三是在风险识别之后要对风险加以分析，需要分析的内容有风险的重要性程度、风险发生的可能性等，其中风险应对策略也是十分重要的，企业需要对风险进行权衡，根据不同的风险选择不同的策略，还需不定期地进行风险评估。
3 设计企业采购业务控制活动
第一是需要积极设定采购业务内部职责分离制度，尤其是在企业采购的时候需要根据实际的情况进行职务分离，主要内容包括：实现采购执行的相分离、货物采购人在采购之后不可对货物进行验收、采购货款需要与执行职务相互分离、货款记录者不可担任付款的职责。[4]
第二是需要加强对采购计划的编制，其中需要严格按照企业的年度计划加以分析，保证其科学性以及合理性，并且采购计划需要按照市场的外部环境加以分析，如此才能真正保证计划的可行性，还能够减少计划的随意性。
第三是做好订购环节控制策略。其一是要做好采购价格的控制，企业需要根据实际的发展情况制定相应的供应商档案，并且不断更新其信息与档案，与广大供应商构建良好的合作关系，保证在采购的过程中买到质量价廉的材料。企业还可以在市场中收集各个供应商的信息，并对优秀的供应商发出招标邀请，公开竞标。其二是需要控制采购合同，企业需要加强合同管理，积极制定完善的采购合同，在整个采购计划与合同签订的时候要增加财务部的时间，保证对每一项合同进行登记，并且还需要由专门的人员进行最后审核。
第四是做好采购管理制度计划，该内容主要面对的是对采购领导制度与经济责任制度加以设计，其中采购领导制度主要采取的是分散制，简而言之，便是将采购的权利分散到各个部门。[5]经济责任制度则是由岗位责任制与采购费用承包制所组成的，在采购部门中需要加以明确，保证采购中能够各司其职。
第五是做好入库验收的程序。从全局出发分析，入库验收不仅要对货物进行检验，而且还需要对供货方的发货单进行检查，只有经过检查才能保证货物是在合作的供货方那里所发出的。还有一点是在入库验收的时候要对验收的人员与职责加以明确，验收的过程中积极编写验收报告，并要由相关部门进行审核，这样才能将货物中出现的问题加以分析与解决。
第六是要做好采购业务中付款的控制。通常情况下，企业只有检查货物且保证没有任何漏洞之后才会支付货款，但是在支付货款的时候同样需要加强分析与考虑，比如要对发票的价格、税费等进行核对，了解是否与合同一致，只有等到所有的凭证全部办齐之后才能支付货款。值得注意的一点是对于购货发票之外的成本，在进行支付之前需要由会计部门对其凭证加以审查，从根本上保证合法性。
4 做好采购中的信息沟通工作
在整个采购的过程中要想控制成本需要做好信息沟通工作，企业的采购部门需要加强分析原材料的价格、市场的供求关系、国家的宏观经济与政策等。为保证采购的科学性，企业还可以针对实际的发展情况与监督部门进行沟通，或者采取多媒体的方式获得需要的信息。[6]在企业采购中，其信息沟通会集中在多个方面，企业的财务部门需要与采购部门进行沟通，定期或者不定期地进行账账核实工作，这样才能真正减少各类贪污犯罪现象的发生。企业的采购部门还需要加强同生产销售部门进行信息交流，真正实现采购、生产、销售的同步，在交流、沟通中发现其中存在的问题并在短时间内解决。信息沟通的方式非常多，比如采取网络、政策手段、录像、口头传达等。在新形势下笔者认为还需要采取协同采购的方式，如此可以实现对企业的内部控制，甚至还可以解决企业与供应商之间的关系，在无形中将采购问题解决。但是这种模式往往需要对信息、沟通有着非常多的要求。
5 做好采购业务中的监督工作
监督工作推动了企业采购的可行性，且监督主要分为两种，分别是内部监督、外部监督。其中内部O督包括两点：其一是企业监督部门，具有代表性的便是审计委员会，企业的监督部门需要定期或者不定期地对采购流程加以监督，规避采购风险。其二是采购负责人需要加强对采购部门以及采购人员的监督与检查，可以由企业的相关负责人实施联合检查与个人检查。而对于外部监督，则主要是企业聘请专业的会计人员，对其内部控制有效性加以评价，还需要对采购业务监督中存在的问题进行分析，从而起到良好的监督管理作用。
6 结 论
综上所述，企业采购业务内部控制关系企业的发展，尤其在当前新形势下，需要积极做好采购业务内部控制设计工作。在本文中主要从五个方面展开分析，分别是构建采购业务内部控制环境、对企业采购业务内部控制风险进行评估、设计企业采购业务控制活动、做好采购中的信息沟通工作、做好采购业务中的监督工作，从内部控制五要素分析，可以将采购内部控制中存在的问题加以分析与解决，才可以真正提高企业采购能力，真正推动企业的经济效益。
参考文献：
[1]全玲，高松林.采购业务内部控制制度存在的问题及对策[J].当代经济，2013（24）：68-69.
[2]张玲玲.ERP环境下企业采购业务内部控制探析[J].经济师，2014（3）：267-268.
[3]钟健梅.浅析网络销售业务的内部控制――基于内部控制五要素的几点思考[J].企业科技与发展，2014（11）：156-158.
[4]刘雪丽.新时期国有企业采购与付款内部控制及业务流程设计[J].现代商业，2014（27）：130-131.
第2篇
关键词：总承包项目；设备材料采购价格控制
中图分类号：F253.2 文献标识码：A
1、总承包项目的概述
所谓的总承包项目其实就是工程项目总承包企业按照合同约定，承担工程项目的设计、采购、施工、试运行服务等全过程服务，同时还对总承包工程的功能、质量、安全、工期、造价全面负责，并且向业主交付具备使用条件并符合功能要求的工程。其特点首先是业主将设计采购施工全部由总承包商负责，对项目的介入程度少，这样就会降低业主方的管理成本；其次是总承包一般采用总价合同，相对分离式而言，更有利于业主控制工程；第三是业主承担的风险很小，而总承包商承担的风险则很大。
在工程总承包( EPC) 项目，设备采购是项目实施的核心环节之一，既是整个工程进度的支撑，也是工程质量的重要保证。而EPC项目设备采购管理程序一般包括: 策划、招标、订货、催交、监造、运输、仓储管理、检验、现场服务管理等，在一般情况下，设备安装和调试及移交也是EPC的范围，但不属于采购环节。就一般而言，设备材料的采购都是通过竞争性招投标确定供货商，总承包商希望通过供货商相互竞争的方式控制设备材料采购价格，从而达到控制项目成本的目的。
2、总承包项目设备材料采购价格控制要素
2.1、潜在供方的确定直接影响设备材料的采购价格
潜在供方的确定是总承包项目设备材料采购的首要环节，也是控制设备材料采购价格最为重要的环节。因此，总承包项目部采购价格控制从优选潜在供货商开始，也就是采购策划工作。项目业主在总承包项目的招标文件中通常会对本项目设备材料的潜在供货商，尤其对关键设备和重要材料的潜在供方，会做出一个独立的名单清单，投标人只能在这个名单中选择供货商。
对于项目业主来说，当然希望寻求与业内一流的设备材料供货商合作，尤其是经过竞争性招标确定项目总承包商后，总承包商要承担设备材料采购的价格、供货期等方面的所有风险。
然而从总承包商的角度来讲，只要能保质保量完成项目建设，以最小的项目设备材料成本，进而获取自身利益的最大化。由于受产品价值及市场环境的影响，最好的设备往往价格高，所以总承包商在优选过程中，遵循的最基本原则是“适用性原则”，即在保证系统功能正常运行的前提下，选择符合工程项目特点，并且价格最低的设备，正常情况在卖方市场的条件下，通过竞争性招标采买设备材料是并不能控制采购价格，储备及筛选优质供货商可以在一定程度上抵消市场价格风险，控制采购价格。
潜在供方的确定在整个项目设备材料采购价格的控制过程中，是个基础性的工作，因此，在项目投标阶段，总承包商就要审慎研究业主的招标文件，一般在投标文件中每项设备采购都会开列3-5家不同档次的潜在供货商供业主选择，从而掌握设备材料采购价格的主动性。
2.2灵活运用订货合同的条款控制采购价格
在与设备材料供应商签订货合同时，要合理的运用订货合同的有关条款，因为在设备材料订货合同中，有关的付款计划、货款支付方式、履约保函或保证金、违约金、质保期等条款，和订货合同价格的最终形成有直接关系，灵活运用这些条款，也可以达到控制设备材料采购价格的目的。
通常情况下，设备材料供货商总是希望尽可能早和快的收到合同款来减轻自己的资金压力，而总承包方为了有计划的控制资金的支付并控制合同的执行，对货款的支付也有一定自己的要求，在设备材料订货合同中的付款专用条款，规定了需方按照什么样的付款进度向供方支付合同款。因此过于苛刻紧张的付款条款和付款计划会增加供货商资金压力和财务风险，从而直接导致合同价格的上扬。
作为设备材料订货合同中经常遇到的条款，我国各家商业银行对履约保函都有规定，在开具履约保函时，绝大多数供货商一般需要做全额的资金抵押，即银行里有等额的资金抵押才能开具履约保函。
一般来说，设备材料订货合同中的货款支付方式条款不会对最终的合同价格产生太大影响，但对于个别需要供货商总成的设备供应，通常是将货款付款给成套供货商，再由成套供货商支付给分包商，如果能与供货商及其主要部件的分包商达成委托付款协议，将其改为由需方以专款专用的方式直接付款给供货商的设备材料分包商，就能大大减轻分包商的资金负担，进而从分包商一方获得价格优惠，从而降低总体的设备合同采购价格。
设备材料订货合同中的质保期和违约金条款一般来说不宜做出更改，因为这部分条款主要是用来保证合同的顺利执行，并保护总承包方利益的。在有些情况下，调整质保期违约金的条款也能有效降低供应商的风险评估，从而降低设备材料采购价格。
2.3采购招投标中投标人报价的分析和评审
控制设备材料采购价格的一个重要环节，即以公开招标或邀请招标等竞争性招标的方式进行总承包项目设备材料的采购。在此过程中，对各投标人商务报价的细化分析和评审对采购价格的控制和执行风险控制有着重要影响，因为这直接影响到供货商和合同供货范围的确定。
设备材料采购的招标文件中都会为投标人设计专门的投标报价分项表供其填报价格，但设计好的投标报价表通常采用的是通用格式，因为要考虑招投标的成本，所以投标人在填写投标报价表时，需要提供更加详细的设备材料分项报价供便招标人评审。一般而言，当总价与分项价格不符时，采购招投标时，要以分项价格为准，所以评审投标人价格时，分项报价是一个最主要的参考，通过对投标人的分项报价的多角度考量，评标阶段控制设备材料采购的关键是找出报价的不合理之处和隐含的价格上调因素。对于一些比较隐蔽的或存在变数的价格问题，可以要求投标人做出书面澄清，将报价有效期适当延长至招标文件要求。尤其是主要设备和零部件之间的价格存在较大差异，一定要将零部件的报价补齐或修改到符合招标文件要求，挤掉其中的水分，使各投标人得到公平公正的评标。
3、中小型设备材料采购的价格风险控制
3.1、中小型设备材料供货商的供货风险控制
供货商是承包商履行好EPC合同义务的基础，而EPC工程项目设备材料规格品种繁多，供货商来源复杂，有的供货商供货不及时、供货质量缺陷、出厂检验未检出的瑕疵、不及时提供备件、故意抬高备件供应价格，所以在选择设备材料时，所选产品质量要能满足合同要求，并且在业界口碑好，信誉好，售后服务一流，这样就能避免后期不必要的障碍，从而控制了因后期纠纷带来的成本增加。
对于这样的风险，要积极与业主沟通协调，妥善解决可能造成不良后果，调查研究项目相关供货商，预防上当受骗，在供货合同中明确支付、违约、质量检验和索赔争议等条款，严把质量关，严格控制不合格产品到达现场，对出现不良记录的供货商，在以后的项目中不再与之合作。
3.2、中小型设备材料现场管理风险控制
设备现场管理即设备材料到场的开箱检验，在开箱验收时出现货物数量和装箱单不一致，数量不全，设备损坏等现象，应提早发现，尽快处理，越早发现问题越容易解决。尤其在项目关键阶段，对设备材料的管理容易失控，从而加大采购成本，延误工期。对于此类风险，承包商应该委托采购部门将货物及时移交给施工单位，并同时邀请业主、监理等相关部门参加开箱检验一次性移交，开箱检验，确保无损坏和划痕等异常情况，做好书面记录，裸装、捆扎包装的材料应逐件检查尺寸，根据实际验收记录，写开箱检验单，按质验收。
经进货检验合格的货物应及时办理入库手续，各类货物入库时应做好标识，定期检查库存区内货物，对长期存放的设备做好保养工作，做好防盗工作，仓库保管员应按领用单上所列的品种、型号、规格、数量进行发放，并签写出库单，总包单位组织施工单位办理剩余材料退料手续，随机文件和检验记录等应分类妥善保管，以备查询调用。
结束语
在总承包项目投标及设备材料采购过程中，总承包商希望通过竞争性招投标确定供货商的方式控制设备材料采购价格，通过本文的分析，控制总承包项目设备材料采购价格的重要因素主要包括潜在供方的确定、对投标人报价的细化和评审以及灵活应用订货合同的相关条款，对于设备采购承包商来说，加强风险意识和对风险的预控能力，将会对设备材料采购价格控制起到积极作用。
参考文献:
[1]郝军.“业主+EPC”模式下的吉林油田长岭气田建设项目管理研究[D].吉林大学,2012.
第3篇
一、内部控制理论及军队财务内部控制概念
1996年美国注册会计师委员会《审计准则公告第78号》，全面接受COSO报告的内容，并从1997年1月起取代1988年公布的《审计准则报告第55号》。新规定给内部控制下了新定义，并将内部控制划分为五种成分：控制环境、控制活动、信息与沟通、监控。这种新的定义办法一直延续到目前。我国内部控制理论的研究起步较晚，但发展很快，并不断走向完善。1995年中国人民银行颁布《加强金融机构内部控制的指导原则》，是我国第一部关于内部控制的行政法规。1999年颁布，并于2000年7月实施的《会计法》是我国第一部体现内部会计控制要求的法律。这些都标志着我国内部控制的研究逐步走向成熟。综合国内外内部控制理论研究成果，军队财务内部控制的定义应是：一个军事单位为了有效地进行财务管理而制定并实施的一系列保护经济资源，获取经济信息，协调经济行为，控制经济活动，并使各个工作部门、各个工作岗位之间相互协调、相互联系、相互制约、相互督促的制度、措施和方法。
二、军队财务内部控制的作用
内部控制制度已成为现代管理制度的重要组成部分，军队财务内部控制的作用主要表现在以下几个方面：
（一）保证国家的方针、政策和法规的贯彻实施
贯彻执行国家的方针、政策和法规是一个企业合法经营的先决条件。健全完善的内部控制制度，可以对军队财务内部的任何部门、任何流转环节进行有效的监督和控制，对发生的各类问题，都能及时反映，及时纠正，从而有利于保证国家的方针政策和法规得到有效地执行。
（二）保证会计信息的真实性和准确性
健全的内部控制制度，可以保证会计信息的采集、归类、记录和汇总过程，从而真实地反映企业的生产经营活动的实际情况，并及时发现和纠正各种错误和弊端，从而保证会计信息的真实性和准确性。
（三）维护财产和资源的安全完整
健全完善的内部控制制度能科学有效的监督和制约财产物资的采购、计量、验收等各个环节，从而保证财产物资的安全完整，并能有效地纠正各种损失浪费现象的发生。
（四）统驭作用
内部控制的目标在于达成军队的总体目标，它以会计、统计、审计等部门的制度规划和相关报告作为基本工具，以促使军队各个部门的行为一致去实现总体目标。
（五）促进作用
通过内部控制，财务部门必须按照军队既定方针、政策、计划，按照内部控制制度的要求，协调一致的为实现军队的总体目标服务。内部控制制度犹如一个推动器，促使军队财务部门按照制度中的具体要求，努力工作。这样，从全局来看，内部控制制度实际上是推动军队建设向前发展，因此它具有促进作用。
三、军队财务内部控制制度的构成要素
军队财务内部控制的构成要素，主要包括控制环境、会计系统、风险评估和控制程序四个方面：
（一）控制环境
控制环境是指对建立和实施某项政策发生影响的各种因素，主要反映单位管理者和其他人员对控制的态度、认识和行动。具体包括：
1、组织机构的设置和权限与职责的划分。组织机构是指军队计划、协调和控制财务管理活动的整体框架。合理设置组织机构，明确划分各部门的职责和权限，是建立良好的军队财务内部控制制度的基础。
2、内部审计。有助于形成良好的控制环境。它的工作不仅包括审计会计账目，还应包括稽查、复核、评价财务内部控制是否完善、有效以及财务部门内各组织机构的履行情况，并向财务决策层提出建议。
3、用人政策。人才的管理是军队财务管理的核心。因此，地方各企业也是如此，总是把人力资源放在相当重要的位置，每个企业都有自己的一套用人机制，内部控制是否能充分发挥作用，担任各项工作的人是一个重要因素。
（二）会计系统
会计系统指单位建立的会计核算和会计监督的业务活动方法和程序。有效的会计系统应当做到：
1、确认并记录所有真实的经济业务，及时并充分详细地描述经济业务，以便在财务会计报告中对经济业务做出适当的分类。
2、计量经济业务的价值，以便在财务会计报告中记录其适当的货币价值。
3、确定经济业务发生的时间，以便将经济业务记录在适当的会计期间。
4、在财务会计报告中适当地表达经济业务和披露相关事项。
（三）控制程序
控制程序指管理者制定的方针和程序，用于保证达到一定的目的。具体包括：经济业务和经济活动批准权；明确有关人员的职责分工，并有效地防止舞弊；凭证和账单的设置和使用，应保证业务和活动得到正确的记载，财产及其记录的接触和使用要有保护措施，对已登记业务及其计价要进行复核等。
（四）风险评估
