机关单位档案规范化管理范文

机关单位档案规范化管理范文第1篇

一、档案规范化管理存在的问题

（一）个别单位领导对档案规范化管理工作认识不到位，存在敷衍的态度。单位工作中，领导重视程度直接关系到该工作的地位和发展。档案工作作为一项基础性的工作，已经有越来越多的单位将档案工作列入了目标考核，对档案工作的重视程度前所未有，但仍有少数单位为应付考核，完成规范化管理示范认定要求，采取聘用临时人员和借调下级单位人员来完成档案工作。聘用和借调人员本来是机关企事业单位工作中常见的一种方式，有利于锻炼交流干部，提高工作能力，但档案工作有其特殊性，且有长期性和基础性的特点，需要工作人员日积月累的熟悉掌握，才能将工作做好。突击性工作虽能解决暂时需要，但由于他们不掌握档案工作的基础业务知识和技能，不熟悉单位各部门工作情况和文件形成状况及相互之间联系，加之不同的工作态度，无法保证档案收集、整理、归档等立卷质量，必将对以后档案工作带来很多缺陷。（二）部分单位档案归档立卷制度贯彻不到位，未实现部门归档立卷。部门归档立卷制度是指在机关档案工作中，各所属部门必须自己收集、整理、编目本部门所产生的各门类载体档案，并按时向机关综合档案室移交的制度。《中华人民共和国档案法实施办法》和《机关档案工作条例》中都明确规定应当归档的材料必须由业务部门或文书部门（也就是文件材料形成部门）收集，并完成整理立卷工作，然后交档案部门集中统一保管。机关企事业单位在履行职能工作活动中形成的大量具有保存价值的文书档案、电子档案、声像档案、实物档案等不同载体形式的档案，以及会计、人事、基建、纪检等专业档案，都要要求由单位文书部门或业务部门兼职档案员进行整理和立卷，再移交档案室。而实际工作中，我们发现，相当一部分单位未推行部门归档（立卷）制度，专职档案员大量精力和时间都花在与各处室索要档案以及档案整理、编目、录入、扫描、装盒等具体工作上，往往去年的档案刚刚整理上架完毕，又要开始进行今年的档案收集、整理工作，突然某个部门又送来往年的档案材料，专职档案员每年陷入收集档案、整理档案、再收集、再整理的无限循环工作中。而省级单位的档案部门还负有对市（县）同系统机构档案业务工作的监督和指导职责，省直机关专职档案员对自身单位的档案工作都疲于应付，自然没有时间和精力对下级单位进行指导和监督，对本机关档案进行宏观管理，易造成系统整体工作水平的下降。（三）多数单位档案管理制度不健全，无法满足档案工作发展需要。机关事业单位处科室数量多，但专职档案员人数少，兼职档案员具有人数多、流动快的特点。仅靠业务主管部门日常的几次培训很难提高其业务水平，依靠专职档案员进行手把手的一个个教也不现实。因此，将档案业务技能编制成业务文件进行指导能有效解决这个问题。在众多的业务文件中，《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《各级各类档案馆收集档案范围的规定》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》、《归档文件整理规则》以及《档案分类方案》、《各门类档案整理工作流程》、《档案室基础业务工作手册》等是机关企事业单位档案工作的基础，是指导专兼职档案员在档案规范化管理中做好档案工作的必要知识。但在实际工作中，我们发现，许多单位的专兼职档案员不仅没有按照上述规定执行并制定适合本部门档案管理工作的相关业务文件，甚至对以上文件的具体内容规定都不掌握，又如何来指导和做好档案工作。（四）档案利用手续繁琐，难以满足服务社会的需要。目前利用档案的方式主要有案室现场查阅、电话查阅、网络查阅，而机关事业单位保管的文书档案、民生档案、电子档案、专业档案、科技档案、知识产权档案等等，涉及的种类和专业涵盖各个领域，各种不同门类的档案都有各自的利用范围、法律效力、保密规定及利用权限，如何正确有效的提供利用是摆在各部门目前亟待解决的问题。（五）档案信息化管理程度底，未实现文档一体化要求。随着办公自动化（OA）系统的推进，电子政务系统形成的电子档案的收集、整理、保管、利用等也给档案工作带来新挑战。一方面新的电子政务推行，产生的大量电子数据，这些电子数据俗称电子文件还不是严格意义上的电子档案，他们怎么区分、如何归档、标准要求是什么等等都需要在实践工作中不断探索研究；再加之实际上，各部门机关电子文件格式与档案数据格式不统一、办公自动化（OA）系统与档案管理系统数据接口不一致，无法实现无缝对接，文档一体化要求无法实现，电子文件收集、加工、整理、保管、鉴定、利用等环节新问题层出不穷，导致档案信息化建设严重滞后于现实社会需要。（六）档案专兼职人员素质不高，队伍不稳定，缺乏创新意识。由于受工作本身在单位内部实际地位、作用影响，以及单位领导主观意识认识等影响，在挑选档案专兼职人员和安排经费时，仅以能保管好档案不至于丢失泄密为目的，导致档案专职人员队伍年龄偏大、知识老化，工作方式理念陈旧，进取心和创新能力不强，缺乏计算机等专业知识，难以适应新形势下的档案工作管理需求；而兼职人员队伍虽然年纪轻，知识结构层次较高，但不熟悉档案工作基础知识，流动性快，思想不稳定，难以静下心来钻研业务，造成档案工作服务水平偏低，档案工作进一步被边缘化，综合档案室成为弱势阶层。

二、解决问题的对策

（一）进一步完善档案工作机制，加强档案工作制度建设，用机制和制度来保障和规范档案工作人员、编制、经费、项目、设施设备和数字化建设等的投入，确保开展档案工作所必需的人财物不因领导意识的不重视或是领导的更替而影响，同时创新档案工作的激励机制，让热爱工作的人有劲头、有奔头。（二）重视档案专兼职人员的队伍建设，稳定档案干部队伍，加大基础业务和现代化技术知识技能培训力度，使培训制度化、专业化，着力培养和储备专业人才队伍。机关事业单位必须采取措施，稳步提高档案工作人员的待遇，关心他们的成长，统筹解决涉及他们切身利益的职务级别等问题，不能让埋头干事的档案员吃亏，着力提高他们的政治素质和业务素质，充分调动工作的积极性和创造力，以适应档案工作的新常态新形势，从而提高工作和服务水平。（三）认真贯彻执行部门归档（立卷）制度，积极推行文档一体化要求。单位应该建立主要领导或分管领导负责制、各处室负责人对各自处室档案负总责，各兼职档案员负责档案收集整理和移交等具体工作的一系列配套制度。将文件材料归档工作列入各处室目标责任并签订目标责任书以强化责任意识。同时要使档案人员不但要熟练掌握计算机专业知识，而且要通晓电子文件的收集、整理、传输和归档工作要求，实现机关档案文档一体化要求。（四）要根据国家档案局出台的相关档案工作规定及行业技术标准，制定适合本部门档案工作发展需要的业务制度。要注重平时归档立卷工作，应对档案收集过程、整理结果提出明确要求，在文件制作的质量、文件处理的程序化、制度化等方面提出要求，建立文书处理流程、归档范围、保管期限、分类大纲、保管利用、安全管理等方面的规定、制度和办法，通过业务文件进行指导，能减少培训时间，节省人力、物力和财力，即使兼职档案员流动较快，也能迅速让新从事档案工作的档案员尽快掌握基本的档案业务技能。（五）在机关档案信息化进程中实施标准化、规范化、科学化管理，加强软件和硬件建设力度，建立健全机关档案信息安全保障体系。必须严格执行国家相关技术标准，满足数字档案资源数据和格式规范统一，数据共享安全等要求。目前国家档案局已正式出台《电子文件元数据方案》、《电子文件长期保存格式需求》和《基于XML的电子文件封装格式》三个档案行业标准，为信息化建设打下初步基础。办公自动化（OA）系统以及档案管理系统应该在前期开发时就应该以这些标准为依据，从数据的最前端规范，让档案专业人员参与OA系统开发，按档案管理要求和特点提出系统需求，真正实现办公自动化（OA）系统与档案管理软件的无缝对接，实现文档一体化。（六）要加强档案工作创新服务，强化档案服务意识，提高档案工作为机关各项重点工作服务的能力。档案工作者只有转变保守思想，开拓档案工作利用新方式，创新积极服务观念，充分利用档案网络快捷、方便的优势，积极开发网络利用、自助査询等新模式，充分发挥档案的信息作用，保证档案信息及时、有效地为领导及机关各项重要工作服务，才能体现档案工作的核心价值竞争力。

作者:周知勇 单位:云南省档案局

参考文献:

[1]姚美荣.对加强机关档案规范化管理的几点思考[J].档案，2009（1）

[2]熊莉萍.浅谈机关档案开发利用工作现状和对策[J].城建档案，2012（12）

[3]吕海梅.机关档案管理工作中的问题与对策[J].山东档案，2010（08）

机关单位档案规范化管理范文第2篇

关键词：机关事业单位；档案管理；规范化标准化

新时期机关事业单位内部工作体制与现行管理模式基于社会经济发展的影响，而不断的改进完善。档案管理问题已经成为了当前机关事业单位管理工作中亟待解决的问题。档案管理制度欠缺、管理队伍素质偏低、过多积压陈旧的历史档案以及档案管理技术落后、档案室环境较差等都是影响档案管理质量的主要存在因素。为此在实际管理中采取积极有效的手段，将档案管理专业水平及工作效率进行不断提升，促使机关事业单位档案管理工作得以安全、稳定的运行。

1 当前机关事业单位档案管理工作现状

1.1 科学规范的档案管理及利用制度较为缺失

新时期机关事业单位若想高效的开展档案管理工作，需要充分借助科学化的规章制度以及完善的工作管理流程来进行。目前，各个部门自行处理内部事宜是大部分机关事业单位档案管理工作主要现状，各个部门依照实际所需资料自行进行查阅与相应管理，致使档案管理非但没有被充分的集中起来，还在各个科室中分散开来，实际管理中缺乏可以直接利用的高效制度作为主要实施依据。另外，信袋式管理模式依据在存在于部分机关事业单位档案管理阶段中，实际采集、提取及有效利用信息的效率并不高，这也严重阻碍了档案管理工作不能科学、规范的开展。

1.2 硬件设施在实际档案管理中还不齐全

当前影响机关事业单位档案管理工作流程顺利开展的主要因素之一便是管理经费投入力度不够导致的。部门事业单位没有及时的更新与经费投入对于之前构建的档案管理库房与管理系统，长期下去严重导致新时期档案更新与各项管理工作远远超过现有档案硬件设施运行水平。部分机关事业单位所建立的档案室内部环境较差，且基础设施相对不完善，如铁质结构的档案柜在长期使用用出现老化、生锈现象，没有较好的通风性，档案室管理中因缺少健全的防霉、防虫等安全管理措施，使得档案管理工作质量一直无法提升上去。

2 新时期机关事业单位档案管理工作规范化、标准化的实施策略

2.1 构建完善的档案管理体系，将档案管理职责进行明确

一套健全的档案管理体系需立足于本单位档案管理发展现状上来进行积极构建，将各个管理岗位人员自身的职责M行明确划分，所开展的各项档案管理工作必须严格的依照建立的制度体系进行，这样可以确保在实际的档案管理中，违法乱纪行为有效降低；严格遵循统一管理、管理分级化的原则来做好实际的机关事业单位档案管理工作，分级管理档案管理内部现存的各类信息，在具体实施分级管理中要依照规章制度进行，这样有助于档案管理的规范化与标准化。在机关事业单位日常管理工作中，需将档案管理划定为一项重要的管理工作内容，依据实际情况将档案管理日常工作计划详细的制定出来，并将规范管理小组在档案管理内部积极成立起来，这样在专业化的小组团队中依照所制定出的管理计划来按部就班的针对档案管理的各项事宜进行详细管理，促使档案管理工作更加的规范标准。

2.2 加强档案管理方式的改革升级

新形势下我国各地机关事业单位在档案管理当中，都会因检查各项数据信息以及不定期开展的治理、检查程序导致工作量增加，工作压力急剧上升，这样所采用的陈旧管理方式不能从根本上提升管理效率，还会致使管理人员的工作热情丧失。例如：针对机关事业单位就要其生产方式及各项管理工作内容的整改大检查中，会调取档案资料，为了提升工作效率，可以运用现代化的档案管理方式，将重要的档案信息内容都录入到电脑中，构建完善的档案共享平台，在档案管理信息系统中，实现对档案分门别类的加以管理，当需要时可以及时的对以往数据信息进行查找及调取，并且可以促使监管质量所有提升。与此同时，为了增强档案信息的搜索效率，将档案信息记录的更加全面且完善，需积极借助计算机、互联网等新型设备软件工具，将档案信息赋予图像、文字及影音等效果，便于档案管理人员进行及时查找，促使档案信息内容更加的丰富、生动，由此可以改进以往管理形式及方式，使单一的管理模式变得更具多样化，提升了管理质量。另外要定期的对各式各样的档案材料展开维护工作。基于目前各机关事业单位都开展信息化档案管理，构建了档案管理信息系统，为此需采取数字化扫描、病毒查杀及在线病毒检测的方式进行统一维护管理，做好重要档案文件的备份工作，并予以妥善保存，这样既确保档案信息管理的安全性，由此节省了大量维护管理时间，促使档案管理工作更为标准化、效率性。

2.3 档案案卷全面的实施精细化普查

当前的档案管理工作中，经常会涉及到一些陈旧、没有使用价值的档案，一些早先纸质的档案制作较为粗糙，这样在实际管理中既占用了管理人员大量的处理时间，同时也占据了一定的档案管理资源。基于此，新时期档案管理工作中，可将有价值的档案内容进行保存，清理出一些无用的档案，若是机关事业单位已经构建了信息化管理平台，可直接在网上查出存放年限较长，且没有使用价值的档案直接删除，若没有及时备案，还存有纸质档案，则需分门别类的对档案进行清查，将没有任何存储价值的档案资料予以销毁，随后再对档案管理信息系统进行完善补充。

2.4 档案管理队伍构建

大部分机关事业单位档案管理人员更多都是从其他岗位下来直接上岗的，因此其自身对于档案管理专业知识还十分欠缺，影响到档案管理工作质量。为此新时期档案管理人才队伍构建中，不光要求在岗人员档案管理专业知识掌握牢固，自身的服务精神及档案管理能力也要有所提升。所外聘的档案管理人员要善于迎接新问题、新挑战，勇于摒弃传统管理思想，在实际管理中要同社会发展形式相看齐，管理理念要与时俱进，针对档案业务管理需不断的创新完善，要有质的突破；机关事业单位要定期对在职的档案管理人员进行业务及专业知识的培训，结合单位经济实力及档案管理现状，聘请社会上一些档案管理专家就目前存在的档案管理现状进行有效讲解。根据市场化档案管理模式，将引进来、走出去的新型管理方式积极应用到现行档案管理模式中，促使档案管理人员可以对工作流程尽快的掌握，熟练的操作各项档案业务管理；在档案收集和管理工作中，要切实的遵循完整、统一、效率原则，对于各项归档档案内容加紧完善；档案管理人员知识再教育培训模式要所有增强，在培训过程中促使其自身的档案专业知识及应用技术水平得以不断提升，全面了解档案管理工作中的内容、数量、资料价值以及各种类别等专业知识，促使机关事业单位日后的档案管理工作效率得以全面提升。

3 结束语

总之，当前机关事业单位内部管理中，档案管理作为重要的组成部分，其实际管理质量及效率直接影响到机关事业单位管理内部管理运行的实质效果。这就需要单位相关领导者依据档案管理现状，将健全的档案管理模式予以积极构建，针对现行档案管理过程中存在的问题，采取及时有效的解决策略，将档案管理队伍进行有效整改，由此来不断地推动机关事业单位档案管理工作得以按照规范化、标准化的方向发展。

参考文献

[1]魏淑芹.如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化[J].建筑工程技术与设计，2016（22）.

机关单位档案规范化管理范文第3篇

1 当前机关事业单位档案管理工作现状

1.1 科学规范的档案管理及利用制度较为缺失

新时期机关事业单位若想高效的开展档案管理工作，需要充分借助科学化的规章制度以及完善的工作管理流程来进行。目前，各个部门自行处理内部事宜是大部分机关事业单位档案管理工作主要现状，各个部门依照实际所需资料自行进行查阅与相应管理，致使档案管理非但没有被充分的集中起来，还在各个科室中分散开来，实际管理中缺乏可以直接利用的高效制度作为主要实施依据。另外，信袋式管理模式依据在存在于部分机关事业单位档案管理阶段中，实际采集、提取及有效利用信息的效率并不高，这也严重阻碍了档案管理工作不能科学、规范的开展。

1.2 硬件设施在实际档案管理中还不齐全

当前影响机关事业单位档案管理工作流程顺利开展的主要因素之一便是管理经费投入力度不够导致的。部门事业单位没有及时的更新与经费投入对于之前构建的档案管理库房与管理系统，长期下去严重导致新时期档案更新与各项管理工作远远超过现有档案硬件设施运行水平。部分机关事业单位所建立的档案室内部环境较差，且基础设施相对不完善，如铁质结构的档案柜在长期使用用出现老化、生锈现象，没有较好的通风性，档案室管理中因缺少健全的防霉、防虫等安全管理措施，使得档案管理工作质量一直无法提升上去。

2 新时期机关事业单位档案管理工作规范化、标准化的实施策略

2.1 构建完善的档案管理体系，将档案管理职责进行明确

一套健全的档案管理体系需立足于本单位档案管理发展现状上来进行积极构建，将各个管理岗位人员自身的职责?M行明确划分，所开展的各项档案管理工作必须严格的依照建立的制度体系进行，这样可以确保在实际的档案管理中，违法乱纪行为有效降低；严格遵循统一管理、管理分级化的原则来做好实际的机关事业单位档案管理工作，分级管理档案管理内部现存的各类信息，在具体实施分级管理中要依照规章制度进行，这样有助于档案管理的规范化与标准化。在机关事业单位日常管理工作中，需将档案管理划定为一项重要的管理工作内容，依据实际情况将档案管理日常工作计划详细的制定出来，并将规范管理小组在档案管理内部积极成立起来，这样在专业化的小组团队中依照所制定出的管理计划来按部就班的针对档案管理的各项事宜进行详细管理，促使档案管理工作更加的规范标准。

2.2 加强档案管理方式的改革升级

新形势下我国各地机关事业单位在档案管理当中，都会因检查各项数据信息以及不定期开展的治理、检查程序导致工作量增加，工作压力急剧上升，这样所采用的陈旧管理方式不能从根本上提升管理效率，还会致使管理人员的工作热情丧失。例如：针对机关事业单位就要其生产方式及各项管理工作内容的整改大检查中，会调取档案资料，为了提升工作效率，可以运用现代化的档案管理方式，将重要的档案信息内容都录入到电脑中，构建完善的档案共享平台，在档案管理信息系统中，实现对档案分门别类的加以管理，当需要时可以及时的对以往数据信息进行查找及调取，并且可以促使监管质量所有提升。与此同时，为了增强档案信息的搜索效率，将档案信息记录的更加全面且完善，需积极借助计算机、互联网等新型设备软件工具，将档案信息赋予图像、文字及影音等效果，便于档案管理人员进行及时查找，促使档案信息内容更加的丰富、生动，由此可以改进以往管理形式及方式，使单一的管理模式变得更具多样化，提升了管理质量。另外要定期的对各式各样的档案材料展开维护工作。基于目前各机关事业单位都开展信息化档案管理，构建了档案管理信息系统，为此需采取数字化扫描、病毒查杀及在线病毒检测的方式进行统一维护管理，做好重要档案文件的备份工作，并予以妥善保存，这样既确保档案信息管理的安全性，由此节省了大量维护管理时间，促使档案管理工作更为标准化、效率性。

2.3 档案案卷全面的实施精细化普查

当前的档案管理工作中，经常会涉及到一些陈旧、没有使用价值的档案，一些早先纸质的档案制作较为粗糙，这样在实际管理中既占用了管理人员大量的处理时间，同时也占据了一定的档案管理资源。基于此，新时期档案管理工作中，可将有价值的档案内容进行保存，清理出一些无用的档案，若是机关事业单位已经构建了信息化管理平台，可直接在网上查出存放年限较长，且没有使用价值的档案直接删除，若没有及时备案，还存有纸质档案，则需分门别类的对档案进行清查，将没有任何存储价值的档案资料予以销毁，随后再对档案管理信息系统进行完善补充。

2.4 档案管理队伍构建

大部分机关事业单位档案管理人员更多都是从其他岗位下来直接上岗的，因此其自身对于档案管理专业知识还十分欠缺，影响到档案管理工作质量。为此新时期档案管理人才队伍构建中，不光要求在岗人员档案管理专业知识掌握牢固，自身的服务精神及档案管理能力也要有所提升。所外聘的档案管理人员要善于迎接新问题、新挑战，勇于摒弃传统管理思想，在实际管理中要同社会发展形式相看齐，管理理念要与时俱进，针对档案业务管理需不断的创新完善，要有质的突破；机关事业单位要定期对在职的档案管理人员进行业务及专业知识的培训，结合单位经济实力及档案管理现状，聘请社会上一些档案管理专家就目前存在的档案管理现状进行有效讲解。根据市场化档案管理模式，将引进来、走出去的新型管理方式积极应用到现行档案管理模式中，促使档案管理人员可以对工作流程尽快的掌握，熟练的操作各项档案业务管理；在档案收集和管理工作中，要切实的遵循完整、统一、效率原则，对于各项归档档案内容加紧完善；档案管理人员知识再教育培训模式要所有增强，在培训过程中促使其自身的档案专业知识及应用技术水平得以不断提升，全面了解档案管理工作中的内容、数量、资料价值以及各种类别等专业知识，促使机关事业单位日后的档案管理工作效率得以全面提升。

机关单位档案规范化管理范文第4篇

关键词：信息化；档案工作；规范化

档案信息化建设与档案工作规范化管理，是各级单位和组织加强档案资源建设和业务建设的两个重要方面，开展业务管理单位档案工作业务指导和监督管理时，将档案信息化与档案工作规范化管理有机地结合起来，通过搭建信息化建设平台推动档案工作规范化管理上水平、上台阶，以档案信息化建设促进档案工作规范化管理，取得较好的效果。

一、档案信息化建设是档案工作规范化管理的必要条件

随着社会的进步，经济文化建设和科技的发展，档案载体目前正面临着一个新的变化阶段，大量电子文件、电子签名、电子档案的涌现已经对档案工作产生影响，档案工作规范化管理的重点也正在在经历变革。涉及文件的起草、签发、办理、归档等运作过程都可在计算机和网络中进行，这样使得档案的前身以机读文件为主要形态，档案也自然以机读形式存在。这使得档案工作规范化管理的内容必然要向档案信息化的方向发展，没有档案信息化建设的有效管理，就谈不上档案工作规范化管理，而要实现这一转变，最有力的推手就是对开展规范化管理的单位电子档案进行有效管理。依据《全国档案信息化建设实施纲要》，档案信息化建设具有广泛的内容，在这里我们取其狭义的概念，就档案工作规范化管理而言，信息化已越来越成为档案工作规范化管理的关键程序和环节，在推进档案工作规范化管理时，目录数据库、全文数据库和多媒体数据库以及单位文档一体化、自动化管理工作、利用服务网络化工作的好坏，是决定档案工作规范化管理水平高低的关键因素，现代档案管理工作，没有信息化的参与，就没有规范化的档案工作，档案信息化建设已成为档案工作规范化管理的必然要求。

二、信息化建设滞后是阻碍档案工作规范化管理的重要因素

就档案工作规范化管理开展的情况，按照湖北省《档案工作规范化管理标准》的要求，尽管各单位达到省级相关标准的因素各不相同，但从统计数字来看，档案信息化建设滞后是阻碍档案工作规范化管理的重要因素。单单就市直单位来说，年初我们纳入全市档案工作规范化管理的单位有35家，档案工作组织管理到位、制度健全、拟定了档案工作规范化管理方案的有29家，占总数的83%，档案经费和人员到位的有市经委、市政法委等12家单位，占总数的34%。由此看来，档案信息化建设是决定档案工作规范化管理水平高低的决定因素，档案信息化建设上不去，档案工作规范化管理上不来。按照《全国档案信息化建设实施纲要》档案信息化建设的要求，还有相当差距，有的还没有一个机构来统一规划协调本单位的档案网络化建设和资源共享工作，这对巩固档案工作规范化管理的已有成果也是不利的。在档案工作规范化管理过程中，信息化水平的高低是决定档案工作规范化管理水平高低的决定因素。消除档案信息化滞后的问题，不仅可以使档案的规范化管理水平迈上一个新台阶，档案信息化更为本单位档案管理和利用带来更大的便利。

三、以信息化建设推动档案工作规范化管理的主要措施

（一）树立信息化管理和规范化管理相辅相成的观念

通过先进信息技术在档案领域的应用，构建档案信息资源体系、档案信息服务体系、档案信息保障体系，充分开发和利用档案信息资源，加强档案数据的组织加工和专题数据编研工作，有力地促进了本单位档案工作的发展。在信息技术时代，无论是档案行政管理部门的业务工作人员，还是一个单位的档案工作者都要树立信息化与规范化二者兼顾的意识，树立以信息化推进档案工作规范化的工作理念。充分认识到信息化建设在促进规范化建设中的重要性和紧迫感，从抓室藏档案的著录和各部门新产生文件的电子化管理两个方面入手，齐头并进，大力推进档案信息化建设。室藏档案通过条目著录和全文扫描分别建设目录数据库和全文数据库，逐步实现馆藏档案文件级机检和部分全文机读，对档案工作规范化管理达到省一级起到重要作用。

（二）按照规范化管理的要求配齐档案信息化设施设备

《标准》中规定了要配置电脑、档案管理软件、扫描仪、照相机、摄像机、速印机、复印机信息化设备。在日常工作中，我们认为，一方面要加大档案管理软件的开发，应用的档案管理系统软件须具有检索、浏览、查询、统计、归档、借阅等方面的功能，省档案局推荐的档案管理软件起点要高、合作期要长，同时也应是界面清晰、便于掌握的软件。另一方面加大档案基础设施的投入，开辟出专门办公室和档案库房，做到办公、阅览、库房三分开，配备计算机、打印机、密集架、复印机、去湿机、空调等设备，以满足磁盘、磁带、光盘等特殊档案载体长期保管的环境要求。档案信息化是项高投入的事业，不仅要投入大量的人力，而且需要投入大量的资金，事实上在我市开展档案工作规范化管理的单位中，各单位安排的经费有30%用在档案信息化人工方面，一半以上用在了配置与档案管理现代化相适应的软、硬件设施上，只有这方面的经费得到保障，档案工作规范化管理才有保障。

（三）提高基础工作水平，促进规范化管理科技信息含量

信息化建设为规范化管理提供了技术支撑，如何利用规范化管理所要求的有效设备，使信息网络发挥应有的功能，最终要落脚到档案基础工作上。开展档案工作规范化管理的单位在日常工作中要注重加强基础工作，规范组卷，保证案卷和归档文件质量，规范分类号，为确保检索的完整性，在分类过程中，要根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分，打牢信息化基础。同时在做好档案工作规范化管理过程中，发挥网络优势，强调信息化应用。与此同时，档案室根据文件办理的情况，相应归档，确定档案的保管期限，开展档案的备份，按照规范化管理的要求，开展电子档案和实体档案的整理、分类、编号、编目，档案工作规范化管理在信息化环境下不知不觉得到加强，也使大家感受到这种模式给规范化管理带来的不可替代的优越性。（作者单位：钟祥市畜牧局）

参考文献：

[1] 赵静.实施文档一体化管理推进高校档案信息化建设[J].山东省青年管理干部学院学报，2009（05）

机关单位档案规范化管理范文第5篇

为进一步贯彻落实《中华人民共和国档案法》和《省档案管理条例》，有效保管保护和开发利用档案信息资源，更好地为我县转型跨越发展服务，现就进一步加强机关、企事业单位档案规范化管理通知如下：

一、工作目标

在“十二五”期间，全县各机关、企事业单位应全面完成

档案工作规范化管理的认定和复查工作。

（一）机关档案规范化管理

对尚未进行规范化考评验收的机关完成初始评定；2012—2013年对在2002年《省机关档案工作目标管理办法》（晋档字〔2002〕23号）前已达标升级的机关，结合实际情况，按新的评定标准进行相应等级的重新认定；2014年后，对2002年后等级认定连续满5年的机关进行复查评定，二级部门复查评定时间和主管部门大体一致，已评定等级的单位创造条件上档升级，以确保档案工作规范化管理常态化。

（二）企事业单位档案室规范化管理

对已评定等级的单位，结合实际情况，按2005年《省企业科技事业单位档案工作规范化管理等级评定办法（试行）》（2005年4月6日省档案局印发）评定标准进行相应等级的重新认定；对未申报等级评定的企事业单位应对照评定标准做好档案工作，管理水平最低应达到A级标准（企业科技事业单位档案工作规范化管理等级分为“AAA级”、“AA级”、“A级”三个等级，其中“AAA级”为最高级）。

二、工作要求

全县各机关、企事业单位要严格按照相关档案工作规范要求扎实做好各项工作，重点从以下几方面加强：

（一）加强组织管理，确保人员、经费、场所、制度“四落实”

1、各单位要加强对档案规范化管理工作的领导，将此项工作列入重要议事日程，并落实必要的人员、资金、设备。

2、要建立健全档案工作网络和各项规章制度，确保各种门类和载体档案集中统一管理。

3、强化主管部门的档案监督指导职能，确保档案的安全和有效利用。

（二）加强收集整理，确保档案资料的齐全完整

根据国家档案局8号令的要求，县直机关年内要完成本机关《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的编制和审批工作。在做好纸质文书档案收集整理的同时，还应加强电子、声像、实物、重大活动、专业档案的管理。

（三）加强规范移交，确保档案应交尽交

凡纳入国家综合档案馆档案全宗管理的党政机关、群团组织、各派机关、国有企事业单位，应采取“逐年滚动移交”方式于每年10月底前将应移交的纸质档案与该纸质档案进行数字化处理建立的电子档案一并移交。移交档案必须符合进馆要求，做到内容齐全完整，整理科学规范。

机关单位档案规范化管理范文第6篇

[关键词]机关单位；档案管理；规范化

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）45-0338-01

一、机关单位档案管理现状

抓好机关档案管理不仅有利于提高本单位的工作水平，也有助于还原历史真实面貌。其档案资料是属于国家档案资源的重要部分。自《档案法》与《档案法实施办法》正式实施以来，我国的档案工作得到了长足的发展，各机关单位认真贯彻落实相关政策，并重视对档案管理队伍的培养，使档案管理水平得到了极大的提升。目前，不少机关单位的档案管理水平达到了省一级档案管理标准。由此可见，档案管理正逐步朝向制度化、规范化的方向发展。

二、机关单位档案管理中存在的问题

（一）忽视档案管理工作

很多单位对档案管理的认识不足，不知道档案资料是单位的重要信息资源，档案工作常被忽视，档案部门也成为无人问津的“冷部门”。在单位改制的时候，该部门常成为精简或兼并对象。另外，单位常常安排工作人员兼职管理档案，由于缺乏专业知识，加上薪资偏低，岗位不固定，档案人员对工作的热情较低，往往应付了事。长此以往，将严重制约档案管理的进一步发展。

（二）管理方式严重滞后

尽管机关单位的档案管理工作有一定的进步，但其管理机制仍比较滞后，跟不上单位自身发展的步伐。目前，各部门的档案资料仍由部门自身保管。比如，财务部负责保管相关财务档案，技术部负责保管相关技术资料等。这种档案保管方式相对落后，不同部门间呈封闭、隔离的状态。因此，从整体上看，档案管理比较散乱、无序。另外，绝大多数的档案人员没有受过专门的培训，缺乏专业知识，业务水平低。

（三）档案管理科学化水平低

随着信息时代的到来，很多企事业单位正逐步实现了办公信息化、文档一体化。电子档案的兴起，极大节约了人力、物力，只需借助电脑便能完成文档的保存、修改、复制、传输等。这也说明传统的人工管理模式与原有的管理技术早已无法满足档案信息化发展的要求。另外，传统的纸质档案稳定性相对较好。电子档案一般存储在光盘、软盘等载体上，容易受损，导致电子档案的缺失。因此，如何采用现代化的管理方式来解决电子文档保存的稳定性是我们面临的一项重要任务。

三、 加强档案管理工作的几点思考

（一）深化认识，强化责任感。一要提高认识。要充分认识档案工作的重要性，把档案管理工作作为一项经常性、基础性的工作常抓不懈，真正列入议事日程，做到定期研究、定期分析、定期检查。二要增强责任感。档案主管部门要积极主动地向领导汇报档案管理工作情况及工作中遇到的困难，增加必要的投入，创造良好的环境，切实担负起承上启下、内外联系、协调各方的重任；要经常组织档案管理人员学习档案法律法规，树立档案工作的责任感，提高做好档案工作的自觉性。

（二）依法加强企业档案管理工作。首先，企业要依据《案法》、《档案工作规范》等法规制度，结合工作实际制订本单位的档案工作制度和办法，用以规范档案工作。其次，建立档案管理网络，确保归档材料的齐全完整。档案部门应密切配合相关部门，积极参加重要设备开箱、基建工程竣工验收、科研课题和有关的生产技术会议，对主要职能活动中形成的档案实施同步管理。最后，科学合理管理档案。按照工作规范对档案进行著录、分类、编目和标引，实现档案工作的标准化，为开发档案信息资源打好基础。

（三）注意搞好档案信息资源的开发利用开发档案信息资源为企业服务，是档案工作的根本宗旨，也是实现档案价值的根本途径。在信息社会和竞争激烈的环境下， 对信息的重视与否和利用得是否充分，对单位的生存发展起到十分重要作用。实践证明，哪个单位档案信息开发利用得好，对单位的经营决策起的作用大，哪个单位的档案管理工作，就能引起企业领导的重视。所以，档案管理总部门应当充分发挥信息资源优势，把档案信息资源的开发利用，作为档案管理的一个重点来做。

四、提高机关档案管理水平的建议

（一）高度重视，进一步提高管理水平各机关单位主要领导必须高度重视档案管理工作，认识到此项工作的重要意义。首先，要作好工作协调，并成立档案工作领导小组，由单位领导担任组长，各科室负责人为组员。然后，根据单位工作实际，逐步健全档案管理机制。其次，要积极开展业务培训，提高档案工作的专业性与规范性。另外，还应适度增加人员，给予一定的经费支持，促进档案管理工作的顺利开展。再次，可采取绩效考核机制，将档案管理纳入绩效考评，注重对管理过程的监管，进一步增强工作人员的责任意识。

（二）细化归档范围，提高档案管理的规范性

首先，将机关单位涉及到的各项活动，并具有一定参考利用价值的相关资料都纳入归档范围。这样才能确保档案资料的完整性、准确性及系统性，更好地为单位工作服务。在丰富档案资料的过程中，不仅要重视数量，更要重视质量。因此，归档整理工作必须严格按要求执行，确保档案管理的规范性。一是各份文件要有完整的页数，且各种文件资料的种类与份数也必须完整；二是在归档过程中，注意不要将下列文件分开：转发和原文，印件和定稿，请示和批复，文件的正件和副件；三是对于年份不同的资料不能放在一起进行立卷；四是根据先后顺序放置卷内资料：五是根据要求的格式填写案卷中的相关文件目录。另外，禁止任意删改相关文件材料的标题；六是根据要求将案卷封皮一一填写清楚，案卷题名必须简单、明了；七是如果资料有金属物，应先摘除后再放入卷内。如果资料有破损，应先采用专门的裱糊方法进行裱糊。对于字迹扩散、模糊的资料，应复制一份，将原件与副本共同立卷；八是在备考表中详细填写卷内相关文件资料的情况。

（三）重视业务培训，提高档案管理人员的业务素养

单位档案管理部门应积极组织开展业务培训活动。向档案工作人员传授相关理论知识与业务技能，进一步提高他们的专业素养，确保档案管理的有效性。同时，档案行政管理部门要积极深入各机关单位，开展面对面的指导与业务培训。并以执法检查为契机，深入到不同的机关单位，指出档案管理的不足，并给予相应的指导。另外，相关部门要增强服务意识，主动为各机关单位提供服务。比如，免费培训档案工作人员，帮助单位完善档案管理机制，建立档案管理网络等。这样，促使机关档案管理逐步迈向规范化、科学化的正轨。

（四）继续加强档案管理的信息化建设

加快实现档案管理的信息化与现代化正符合社会潮流的发展。因此，机关单位必须在现有基础上，进一步重视档案信息化建设。首先，要配备相应的信息设备，如电脑、扫描仪，便于信息的整理、录入。其次，要健全档案管理机制，并构建一个系统、完善的档案管理网络，使档案资源能得到有效的利用。

参考文献：

[1] 毕正华.加强机关档案的管理【J].山西档案，2012，（7）：160.

机关单位档案规范化管理范文第7篇

关键词:内部管理；档案规范化管理：机关事业单位

推进事业单位档案规范化管理，一方面能够促进事业单位的科学发展，从而在根本上提升事业单位的工作的精细度，规避决策性失误的情况发生。另一方面，档案的规范化管理还在一定程度上保存了社会资源与力量，能够保证事业单位更有效率地开展工作，从而提高事业单位决策的合理性。因此本文将立足于事业单位档案规范化管理中容易出现的问题，结合实际工作，提出具有参考价值的档案规范化管理的对策，从而为我国社会各项工作的开展贡献一份力量。

一、事业单位档案管理中存在的问题

（一）对档案管理工作不够重视。传统的观念影响，档案管理工作一直未受到足够的重视。一方面，是因为领导层未能全面地认识档案管理工作，将其当成一个储存性质的工作，没有能够认识到档案管理工作与事业单位运转之间的关系，因此在档案管理工作的投入上较少，无法达到档案管理工作的要求，造成事业单位档案管理工作普遍滞后的情况。另一方面，档案管理工作还受事业单位工作模式的影响，而在事业单位的编制体系中，档案管理工作也一直处于较为基层的位置，这严重影响档案管理工作的人才交替，导致事业单位中档案管理工作流于表面。

（二）管理模式不规范。科技的发展也带动了其他领域工作的革新，相比传统档案管理工作，如今档案管理工作更依赖计算机等高端媒体技术。一方面，计算机依靠其强大的储存功能与信息处理能力，将事业单位档案管理工作的效率大大提高了。另一方面，还规避了各种失误，提升了事业单位档案工作的精确化管理能力。但技术的革新在事业单位的档案管理中却暴露出一些问题，管理模式无法适应新型技术，成为事业单位档案管理中的主要问题。相关工作人员没能将多媒体技术完全的纳入自身的工作之中，在许多工作环节，依旧使用着落后于新兴技术的手段，造成人工与多媒体技术的工作内容重叠，管理模式很大程度上限制了事业单位档案管理的工作效率，从而造成资源的浪费。

（三）档案管理制度不健全。档案管理制度不健全，表现在事业单位档案管理制度无法全面地涵盖档案管理的日常工作，在全面性上有所不足。这主要是由于制定档案管理制度，在工作的过程中，没有全面地考察档案管理工作的流程，因此导致档案管理制度的制定工作脱离实际，缺乏对相关工作人员的约束能力。除此之外，档案管理制度缺乏对某些特殊情况的处理方法，导致档案管理制度无法行使其职能，也给相关工作人员的管理造成一定的影响。

二、事业单位档案规范化管理的有关对策

（一）强化档案规范化管理的重视程度。强化事业单位规范化管理的重视程度，首先要从领导层的认识出发。加强部门领导对事业单位档案管理的重视程度，一方面，能够提高事业单位档案管理的力度，重新整合档案管理部门在事业单位中的资源配比，从而提高档案管理部门在事业单位中的重要程度，不仅局限于基层工作的位置。另一方面，领导层的重视，是对档案管理工作的有力的保障，在领导层的支持下，相关工作人员要进一步提升档案规范化管理的工作水平，从而给事业单位的档案管理工作提供组织保障。推动档案管理制度规范化。档案管理制度的规范化，是提升事业单位档案规范化管理能力的重要途径，也是事业单位开展档案管理工作的基础。因此要求相关工作人员能够从实际出发，实事求是地进行档案管理制度建设。需要从新形势、新要求出发，针对当前的工作要求，与时俱进，从而推动事业单位档案管理工作规范化。首先应当做的，是扩充档案管理制度的内容，在事业单位工作的过程中，更新档案管理工作的内容，从而增加档案管理制度的全面性，在合理化的基础上不断增加新的制度。除此之外，还需要配合事业单位的总体目标，有侧重地完善档案管理制度，对现有的档案管理制度进行清理，剔除过时的部分，保证档案管理制度能够与时俱进。促进档案管理模式的规范化。档案管理模式需要组织建设的保障，要求相关工作人员加强档案管理信息化建设，配合新型的技术，不断完善现代化档案管理模式，从而提高事业单位档案管理的工作效率。首先，要求相关工作人员建立互联网档案管理平台，将档案的收集、整理、归档工作转移到互联网平成。同时，还要针对多媒体技术的特点，不断完善事业单位档案管理的运行机制。从而在完善的工作模式下，提升档案管理工作的深度与广度。

（二）强化档案管理体系规范化。进一步健全事业单位管理体系，需要事业单位内部各个部门的配合。加强档案管理人员的能力建设，是强化档案管理体系的重要途径，通过有针对性的岗前培训工作，能在一定程度上，增强档案管理人员的专业素养，确保管理人员的素质符合事业单位运转的需要，并且在工作的过程中，不断拓展档案管理工作在事业单位中的业务内容。从而提高事业单位协同体系的建设。

三、结语

综上所述，档案管理工作是事业单位合理运转的核心，因此加强档案管理规范化建设，能够有效地提高事业单位的工作能力，使其在社会各项工作中，能够保证高效地工作，促进事业单位的处理能力。

作者:才君 单位:吉林省高速公路管理局吉林管理分局

参考文献:

[1]许莉莉.探究事业单位档案信息化管理的推动思路及举措[J].黑龙江科技信息,2016（08）:173.

[2]辛清华.论事业单位人事档案的信息化、规范化、标准化管理[J].中国卫生产业,2015（02）:38+40.

机关单位档案规范化管理范文第8篇

1.1 档案管理工作的意义

档案是指各机关团体或是企事业单位在履行职能、完成工作任务的过程中所产生的文件。除此以外还包括著名家族、家庭以及人物在其生活中与他人来往的信函以及日记等有历史价值的记录被保存下来，就形成了档案。

档案的在社会生活、经济生活的各个方面都发挥着重要的作用，可以为宣传教育工作提供生动的素材，为科研工作提供重要依据，也可以成为政治斗争的武器，还是机关工作有序进行的工具，也是进行经济建设必不可少的组成部分。除此以外档案还起到参考与凭证的作用。因为档案使人们从事社会实践活动的真实记录，因此它不仅记录了人们在社会生活中的成功经验，也真实的记录下了挫折与失败，对人们今后的活动具有极为重要的参考价值。档案也是过去活动的记录，他以文字的形式客观存在，且具有法律方面的效用，因而可以作为凭证使用，发挥凭证的效用。做好档案管理工作可以为决策者提供关于单位现阶段发展状况的资料，为制定下一步工作规划提供依据。

1.2 档案管理的现状

各个机关的档案资料是国家档案资源中不可或缺的组成部分，因而国家颁布了关于档案管理的法律《档案法》和《档案法实施办法》以规范档案管理工作。自从这两项法律颁布实施以来，各机关单位的档案管理工作水平与过去相比有了很大的提升。有的机关单位的档案管理工作水平甚至达到了省级档案的管理标准，这说明我国机关单位的档案管理工作正向着规范化的方向迈进。

2 机关档案管理工作中存在的主要问题

2.1 管理人员的整体素质有待提高

高素质的管理人员是档案管理规范化不可缺少的重要因素。想要做好档案管理工作档案管理人员除了要具备精深的专业技能以外，还要具备勇于开拓的精神以及先进的管理理念。目前一些机关单位的档案管理人员的不仅不具备精深的专业技能，而且管理思想也极为落后，对于档案管理的重要性没有足够的认识，缺乏对档案管理方面的法律知识的了解与掌握。或是在工作中不能够严格要求自己，不能按照归档管理范围以及档案保管时限的规定进行档案管理，致使档案管理工作呈现混乱状态。

2.2 档案管理的科学水平有待进一步提高

信息技术的发展推动了机关单位的信息化管理的深入发展，机关单位人们利用信息技术容量大、管理方便的特点建立了集文档一体化与办公信息化于一体的电子档案。通过电脑就可完成档案的复制、修改、保存与传输。这对传统的档案的管理模式与技术提出了严峻的挑战。虽然电子档案作为一项新技术来说具有很多优势，但是由于其储存载体的原因，很容易受到?p坏而导致部分或全部档案丢失，因而如何储存电子档案使其更加安全与稳定是当前档案管理工作急需解决的问题之一。

2.3 硬件设备有待完善

在档案管理方面有些机关单位还存在硬件设施不达标的情况，这主要表现在三个方面：一是存储空间狭小，一些机关单位的档案室存储面积比较小，因而造成档案管理的不规范。二是设备不完善，一些机关单位由于没有对档案管理工作给予足够的重视，因而档案柜的样式并不统一，为实现档案的规范化管理带来困难。

三是一些机关单位对于档案室的安全工作重视不够，导致档案室的安全管理出现漏洞，缺少应对火灾或其他灾害的设施，一旦发生安全问题，很难得到快速有效地控制。

3 促进档案管理工作规范化、标准化的有效策略

3.1 利用信息技术提高档案管理的规范化、标准化程度

过去档案管理工作主要以人为主体进行档案管理，信息技术的发展给档案管理工作带来了新的变化。计算机技术在档案管理工作中的应用有效地提升了档案资源的开发运用效率，在信息技术的带动下，实现了对各级各类档案信息的收集、加工与整理，然后将这些信息储存起来，打破档案管理的部门限制，强调了不同部门之间档案管理的横向合作，为实现不同部门之间的信息资源共享提供了一条便捷的道路。满足了人们获取大量信息的需求，使档案管理真正做到与时俱进。

3.2 加强档案管理软硬件设施建设

档案管理不规范的原因之一就是机关单位档案管理的硬件设施不完备。因而要加大档案管理的投入力度，配备足够的档案柜，给档案管理提供充足的空间。除此以外在条件允许的情况下机关单位还可给档案室配备防盗门窗、温湿计、灭火器以及吸尘器等安全设施。加强档案管理的规范化不紧要注重硬件设施的投入。同时也要关注软件方面的建设，利用扫描仪等对历年形成的纸质材料进行扫描，使之转化为电子文档，并存储起来以符合档案管理信息化的需求。为了便于档案的管理与使用，可以由国家档案局或者档案局出面研制出一套科学完备的档案管理软件，并在档案管理中统一使用该软件，以促进档案管理的规范化，提高档案的利用效率。

3.3 加强档案管理人员的专业素养建设

首先通过举办各种形式的培训班对档案管理人员进行专业知识技能培训，除此以外还可以采取专业人员现场指导的方式或派人到其它单位学习的方式让档案管理人员从实践中学习掌握科学的档案管理方法。档案管理理人员除了要具备相应的专业知识以外，还要具备计算机方面的知识，可以采用自学或者是培训的方法使其掌握这项技能，以便适应工作需要。另外为了将优秀的档案管理人员引入到档案管理工作中，还要严把录用与选拔关，优先录用具有高水平档案管理知识的年轻毕业生，将它们充实到档案管理工作岗位上，关键的档案管理工作岗位应选拔业务水平高、责任心强、思想素质好的人员担任，且对于工作表现良好的人员采取以底层的物质奖励以激发档案管理人员的工作积极性。

机关单位档案规范化管理范文第9篇

1、对工程项目文书档案管理重视程度不够。主要表现在：作为业主单位，重项目建设质量和成本，而对项目建设中的档案管理和文件资料的收集归档往往不予重视，忽略档案记录数据资料对工程质量的阶段反应的功能和对日后使用维护的重要性。作为建设单位，存有应付心理。上应付政府及各管理部门，下应付业主，在项目档案收集、记录、整理上能省则省，不行再补。作为监理单位，则随业主要求去做，业主严则严，松则松，能省则省，过关为原则。

2、工程项目文书档案管理缺乏规章制度和规范程序。文件收集存在随意性、整理不到位、不规范、保存不重视，随意乱放。整体档案管理没有制度遵守，缺乏程序可循，导致文件收集不全，丢失严重，档案作用得不到发挥。

3、工程项目文书档案管理质量不高，个别文书真实性受质疑。由于业主单位要求不严，施工单位缺乏专职档案管理人员或管理人员业务素质低，在档案管理方面存在应付思想等原因，导致存在档案事后补填，仿照同类工程仿造等现象，造成档案质量不符合要求，与工程实际不符。更有甚者，为了项目审批，造假现象不无存在，造成档案的真实性受到质疑，给工程建设和日后使用维护带来无限隐患。

4、工程项目文书档案保存不符合规范要求。尽管业主单位建有档案室，但由于工程施工不是单位的主业，因而工程项目文书档案也就没有成为档案管理的重点，档案管理人员缺乏工程项目专业知识，因此工程项目文书档案管理不能符合规范要求也就成为自然。施工单位对档案管理的重点是关系到自身责任利益的部分，而对全面的建设施工档案规范管理没有积极性。以上原因导致工程项目文书档案保存不全面不规范。特别是对于影像、光盘等信息化档案，没有配备专业设备去保存，往往造成损坏和缺失。

二、规范工程项目文书档案管理的措施

建立工程项目文书档案，规范工程项目档案管理，以此实现对工程项目的规范管理，通过预算计划和工程进度记录档案实现对项目的资金管理；通过监理记录、物资采购合同，实现对项目的质量管理等。这一切的前提是建立规范的工程项目文书档案，并根据工程项目文书档案的特性和存在的问题，提出改进、完善措施，规范工程项目文书档案管理。

1、提高认识，健全队伍，完善各级文控体系。提高认识，重点是提高业主和施工单位领导的认识，把工程项目文书档案当作百年大计去抓，投入资金，完善档案仓储设施、设备，落实专兼职档案管理人员，建立各级文件管控体系，健全管理制度，理顺工程项目文书档案管理程序，做到文件收集与项目进程同步，传递及时准确，数据真实清楚、科学有据。使每个工程档案都成为完整的历史，体现其独特历史背景和不同的文化理念。成为推动建设文明发展的载体。

2、提高档案质量，完善仓储设施。提高工程项目文书档案质量体现在文书档案的科学性、准确性、真实性、完整性和规范化方面。各级专兼职档案管理员要按照建筑档案管理规范和单位管理制度，认真做好文书档案收集、整理、归档、仓储工作。特别是业主单位的档案管理员，要与施工单位、监理单位以及政府各有关管理部门保持沟通联系，及时收集有关资料，监督各有关部门的文件数据的真实性和准确性，为项目档案负全责，为单位项目管理提供详实准确的档案依据。提高档案仓储质量，按照不同的档案载体，采取不同的特殊的仓储办法，如电子档案的防磁化，建设蓝图防褪色等，配备应有的防护设备，保证档案仓储期限和质量。

3、运用科学手段，实现工程项目文书档案管理现代化。档案管理现代化，就是利用计算机办公系统和网络系统，实现档案管理的电子化和网络化。一是利用计算机网络存储容量大、检索速度快、传送便当、查询快捷的特性，将纸质档案的目录、编号输入计算机；将电子档案、数字音像档案内容输入计算机，建立文书档案数据库。二是利用计算机办公系统，实现各种档案的快速准确查找、調阅。三是利用网络系统实现档案室与各有关单位的文件传输，做到快速收集、快速借阅。四是利用电子安全、室温、火险监控设备，实现档案室安防自动管理。

机关单位档案规范化管理范文第10篇

一、加强档案法制建设，进一步贯彻落实“五五”档案法制宣传教育规划，配合省档案局做好交通系统档案普法考核验收工作

今年省厅将继续配合省档案局贯彻落实《全国档案系统“五五”法制宣传教育规划》和《福建省档案系统“五五”档案法制宣传规划》，开展档案执法检查，依法查处档案违法案件，做好交通系统档案普法考核验收工作。同时积极指导厅属单位执行省档案局制定的《福建省机关档案规范化管理考核办法》、《企业事业单位档案规范化管理考核办法》、《数字照片档案管理暂行办法》《电子文件管理工作实施办法》、《福建省重大活动档案管理办法》等档案法规。各单位要积极配合，随时迎接考核验收，争取进入“五五”档案法制宣传教育先进单位和先进个人的表彰行列。

二、为实现年交通发展目标任务，更好地发挥交通档案的整体服务功能

（一）为推进“大港口大通道大物流”重点建设项目服务

各单位要严格贯彻执行交通运输部、省交通运输厅、省档案局有关交通重点建设项目档案管理各相关办法，科学界定各参建单位项目档案管理责任制，及时组织开展项目档案收集、整理工作，扎实落实交通档案“服务基层、服务企业、服务项目”的工作职能，提升交通档案管理的能力和水平。今年的工作重点是根据省政府公布的年省级重点建设项目名单以及分级分类管理的要求，加强对建设项目档案工作的监督指导，认真落实档案登记制度和档案验收制度，根据项目档案管理的特点，“提前介入、全程监督、同步管理、跟踪服务”，确保项目档案工作为项目建设和管理提供及时有效的服务。

1.港口航道。依照交通运输部出台的《水运工程建设项目文件材料立卷归档办法》检查、指导在建的港航项目档案管理，继续重视清理沿海各港口历年来建设完工的码头和航道工程项目档案的形成、收集、整理等规范工作；监督、指导今年完工的10个项目档案的专项验收工作；推动今年新开工的15个项目档案的建档工作；重点检查指导罗源湾将军帽15万吨级散货码头、江阴港区6-7#10万吨级集装箱泊位，湄洲湾港罗屿25万吨级矿石码头、湄洲湾航道二期，海沧港区14-19#10万吨级集装箱泊位及古雷大型石化项目配套码头等重点项目建设档案的形成、收集、整理等规范工作。

2.高速公路：完成同三复线福州湾边大桥建设项目，浦南、泉三三明段高速公路建设项目档案的专项验收工作；抓紧永武永安至上杭段、武邵、福州机场路二期、福州绕城路西北段西岭互通洋门及连接线、泉厦扩建、莆秀2个项目和泉三泉州段等项目（路段）档案的汇总与专项验收工作；抓好计划今年开工的莆田至永定泉州段、京台线建瓯至福州、泉州环线南安张坑至石井、沈海复线仙游至南安金淘、沈海复线漳州天宝至诏安、宁德蕉城至连江浦口、泉州湾跨海通道、福州绕城东南段、漳州南联络线、武平十方至东留、永宁、宁武、渔平、厦漳大桥、浦城至建宁浦城段等项目档案的形成、收集、整理等规范工作；重视厦门海沧至漳州天宝、松建、福州南连结线、福永、莆永龙岩段、莆永莆田段、上杭蛟洋至城关、招银疏港路、泉州环城路二期等项目档案的前期管理建档工作。注重海西网规划项目初步设计编制工作档案的形成与整理。

3.普通公路干线：完成厦门杏林大桥、厦门东通道翔安隧道及两岸接线工程、厦门成功大道、泉州晋江大桥、平潭海峡大桥等建设项目档案的专项验收工作；继续督促未完成项目档案专项验收的8条“入闽通道”建设项目档案的汇总与专项验收工作；敦促、指导省道在建18个项目档案的形成、收集、整理等规范工作；重视新开工38个项目档案的前期管理建档工作。

4.公路运输场站：围绕加快以中心城市为重点的综合运输枢纽场站建设，指导新建、续建公路运输场站项目档案23个。重点收集整理福州江阴物流园区一期工程、龙岩象屿物流园区、马尾快安仓储中心和福州汽车新南站、福州汽车新西站、厦门西客站、龙岩客运中心、石狮客运中心、永安长途客运站、莆田客运枢纽中心、龙岩客运中心站和石狮客运中心站等项目档案资料。

（二）为社会主义新农村交通工程建设服务

继续关注“年万里农村路网工程”项目档案质量管理，要求以县（市）交通局作为“年万里农村路网工程”项目档案的立档责任单位，一路一档地收集、整理、归档各路网项目，各设区市交通局应主动联合同级档案部门开展此项工作，要求每个各设区市交通局提供2-3个已完工路段的档案资料作为所属县（市）交通局一路一档收集、整理、归档工作的试点，并于今年第二季度前报省厅备案，省厅将联合省档案局在今年第三季度开始组织全省检查（具体时间另行通知）。检查内容含盖已建成的所有危桥改造工程、安保工程、养护工程、村村通客车等工程建设项目档案，为促进农村公路养护管理规范化常态化服务。

（三）为深化交通改革服务

加强厅直机构改革中档案管理的指导工作。公路稽征系统已实施税费改革，对拆并单位的档案归属与流向处置问题，省公路管理局应抓紧组织各公路稽征处在上半年完成涉改人员安置任务前完成拆并单位档案的鉴定、整理、处置等报批工作，时间要求在今年5月底前完成并报省厅备案。各设区市交通系统涉及税费改革单位的档案处置可参照上述方法管理。省厅将与省档案局在第二季度开始组织全省检查（具体时间另行通知）。同时各相关单位应注意收集整理持续深化交通改革、加大费税改革人员安置工作形成的档案资料；收集整理组建交通融资平台，认真落实全省港口资源整合总体方案，探索高速公路建设、运营新的管理模式，完善高速公路建设、运营管理体制，统筹通车路段有限资源，降低综合运营成本等深化交通改革过程中形成的各类档案资料。

（四）加强对我省拓展闽台“三通”等重大活动档案的指导与收集整理的力度

围绕服务拓展闽台“三通”档案。加强指导与收集整理有关建设两岸直接往来综合枢纽，加快对台客运基础设施和集疏运通道建设，加快平潭跨海第二通道前期工作；促进对台直航港口全面发展，促进厦门至台中、基隆客货滚装班轮运输稳定发展，积极引导福州至基隆、台中滚装航线常态化；拓展完善“小三通”功能，推动加快实现行李双向直挂业务、新增运力，不断提升服务水平；力争空中直航增辟航线、增设航点、增开航班，构筑闽台立体运输体系；加强两岸业界合作，办好交通涉台重大活动，筹备第二届海峡论坛两岸空中直航圆桌会议、年中国航海日（泉州）、第八届海峡桥隧通道研讨会；推动我省直航船公司在台设立办事处或分公司，引导两岸更多人流、物流、资金流、信息流通过我省有序往来，打造服务两岸人民交流往来主通道等重大或专项活动形成的档案资料。

三、进一步推进交通档案基础业务建设

（一）贯彻落实国档局8号令，把好档案资源建设源头关

今年省厅机关将根据新批准的内设机构职能补充编制本机关文书档案保管期限表并报省档案局审核。厅直具有行政职能的事业单位应依据本单位经批准的内设机构职能的实际，严格按国档局“8号令”准确划定本机关文书档案保管期限，明确归档范围，突出本单位工作职能，要求在今年6月底前完成本单位《文件材料分类编号方案、归档范围与文书档案保管期限表》的补充或编制工作，由省厅转报省档案局审核后执行；其他厅直单位也要于今年6月底前完成本单位《文件材料分类编号方案、归档范围与文书档案保管期限表》的编制工作，报厅备案。

（二）配合省档案局开展机关、事业单位档案规范化管理考核工作，为开展厅直单位第三轮档案整理质量检查做好准备工作

今年省档案局将研究制定《福建省机关、事业档案工作规范化管理考核办法》，启动机关、事业档案工作规范化管理考核工作。省厅将密切配合省档案局开展机关、事业档案工作规范化管理考核工作，同时启动年厅直单位第三轮档案整理质量检查的准备工作。检查的重点是：-年度的各门类档案，文书档案以省档案局最新审核批准的本机关文书档案保管期限表为依据，侧重检查反映本机关主要职能活动的文件及各门类（注重专门档案和电子档案）和各种载体文件材料的收集、归档是否及时和齐全完整，整理是否符合规范。希各单位均要按照省档案局《福建省机关、事业档案工作规范化管理考核办法》和《关于在省直机关推行档案整理质量合格证制度的通知》（（闽档〔〕60号））的要求，提前做好每个年度档案工作规范化管理和档案整理质量管理工作。

（三）积极做好网上办理档案登记和档案目录电子数据报送工作。

按照《福建省档案局关于认真贯彻福建省档案登记暂行办法的通知》（闽档〔〕44号）要求，及时收集、归档、整理本单位上一年度形成的各门类档案，及时进行网上办理档案登记。按照《福建省档案目录电子数据报送暂行规定》（闽档〔〕49号）的要求，在规定的时间内在线报送符合规范要求的档案目录电子数据。省档案局将对档案登记办理和电子数据报送的情况进行通报。

（四）依法做好交通建设项目档案移交进馆工作。

依照《交通档案进馆办法》于每年11月30日前向省交通厅提出移交申请的项目档案：由省高速公路有限责任公司统一组织移交申请的有邵三高速公路、龙长高速公路2个路段的项目档案。连同去年必须移交的高速公路5个路段、普通公路2个路段的项目档案共有9个公路项目档案必须移交交通运输部档案馆。为保证档案移交进馆工作的顺利进行，各有关单位在移交档案之前，应做好各项准备工作，切实把好移交进馆档案的质量关。项目档案的移交要求按照《福建省公路工程建设项目档案管理办法》执行。

（五）提高防范意识，强化档案安全管理工作

确保档案安全是档案管理部门的一项重要职责，各单位档案部门要提高档案安全防范意识，切实强化档案的安全管理工作，杜绝各类危害档案安全事故发生，进一步健全相关制度，完善各项档案安全保管措施和应急措施，确保档案实体的安全。要高度重视档案信息安全建设，把安全防范意识放在档案信息化建设的首位，要从档案信息网络安全、操作系统安全、档案数据库安全等方面着手，采取有效措施，确保档案信息系统和档案信息内容的安全，防患于未然。

四、进一步推进机关档案信息化建设

各单位要按照中共中央办公厅制发的《电子文件管理暂行办法》和《福建省电子文件归档与电子档案管理办法（试行）》（闽委办[]25号）的规定，坚持电子文件管理的原则，明确电子文件管理的职责，建立健全规章制度，切实加强本单位电子文件的收集归档与电子档案的保管利用。今年省厅将配合省委、省政府办公厅宣传贯彻《电子文件管理暂行办法》，着力推进厅直机关电子文件管理工作，并通过组织召开现场会、经验交流会、观摩学习、检查考评等多种形式，进一步落实《电子文件管理暂行办法》，各单位应积极参与。省档案局将继续积极推进机关档案存储数字化工作，推广省直机关试点单位的成功经验，推动省直机关开展档案存储数字化工作，并提出省直机关室藏档案数字化建设指导意见，各单位应及早行动，按照本机关制定并经审核批准的《文件材料分类编号方案、归档范围与文书档案保管期限规定》的要求，对本单位在工作中形成的各类纸质档案开展鉴定与档案存储数字化工作。

五、积极开展交通档案工作协作组活动，加强交通档案人员的教育培训与学习交流，表彰档案工作先进单位和先进个人

机关单位档案规范化管理范文第11篇

[关键词]信息时代；事业单位；档案管理

[中图分类号]C93 [文献标识码]A [文章编号]1005-6432（2013）13-0112-03

1 传统档案管理存在的问题

1.1 档案管理工作人员的意识淡薄

就传统的档案管理模式来看，档案管理人员习惯于以往的手工处理方式。在事业单位档案办公过程中应用计算机网络技术，一时很难改变原有的习惯和工作方式，则会严重影响计算机网络在办公管理系统中的应用，使文档信息化建设无法达到理想的效果，使事业单位档案管理人员的管理意识由传统化向信息化的提高，做好宣传，统一认识，转变观念，是档案管理实现信息化的必要条件。目前，从事档案管理的工作人员大部分属于非专业人士，档案管理人员的素质不高，教育水平偏低，从而影响了档案管理工作正常、顺利进行和公文的质量。从事档案管理工作的工作人员，属于经过专业训练的员工很少，许多档案管理人员都是外行业人员，在业务方面的广度和精度远远适应不了形势发展的要求，进而影响了档案管理水平和对工作规范化的管理。

1.2 文书档案不规范

在档案管理的处理工作过程中，在归档文件版面方面往往会遇到记录不全、排列混乱、编号的不规范、装订的不规范、出现涂改痕迹、附件的不规范、原有稿件缺少、纸张无法达到标准、文种使用不恰当等现象，从而影响了正确归档、档案的完整性、公文的美观性和严肃性。

2 规范档案管理的措施

2.1 对置办档案信息化设备的工作进行加强

对档案信息化的建设工作是系统工程的范畴，它涉及信息的利用、保管和收集等内容，各个内容之间相互依存、相互联系、密不可分。同时说明了，在档案信息化设备的置办过程中应充足、齐全，达到信息化、规范化的要求，将不同载体、不同种类的档案进行有序的保管，为以后的使用提供方便。推动档案管理向信息资料的数字化管理的转变，完成档案信息的多媒体数据库、全文数据库的建设工作，实现档案信息进行电子化查询以及储存的电子化等，提高档案管理的综合业务管理的先进性，同时，可以在网络上事业单位建立起的电子信息，拓宽档案相关部门服务的途径。在上述环节中，有几点需要注意，如工作人员要规范化管理电子文件，对重要的档案信息避免使用电子版，而其纸质的资料也应安全管理，电子版资料要有备份，保证电子文件管理的安全性、完善性等，从而加强档案的管理工作。实践表明，对事业单位档案管理进行信息化建设则是顺应社会发展的趋势，是档案管理部门近些年来研究的重要课题，是显现档案部门的价值和作用、提高档案服务工作的重要途径。

2.2 与相关领导多进行交流和沟通

在档案管理的信息化建设过程中，将会涉及诸多方面，如购买设备，开发建设网络系统，计算机、扫描仪、复印机、磁盘、打印机、刻录机、光盘等设备的统一化管理、配备等，都需要经费才能进行，而此时，就要求档案管理者与领导多进行交流和沟通，做好相关工作，准备档案管理的信息化建设的相关凭证和资料，例如，收集和整理事业单位产品档案、设备仪器的档案、科技的档案。提高领导的关注度，使领导认识到对档案管理进行信息化管理的必要性，并促进领导对事业单位档案管理实施信息化建设观念的树立，同时，在经费方面提供支持和帮助，提高决策，大力推广对档案进行信息化的建设。

2.3 对档案管理制度进行完善

进步、科学的管理制度为档案管理的科学发展、顺利进行提供了有力的保障。根据单位宏观角度进行分析，因档案管理工作具有完善的规章制度、法规和法律等，使得事业单位在档案管理方面根据单位自身的实际情况来制定适合本单位的规章制度使档案管理工作向规范化、信息化和科学化的方向发展，进而将事业单位档案管理事业拓展、延伸到经济的发展规划中，促进事业单位的飞速发展，同时可将对档案管理制度的完善加入到事业单位的业绩考核中，使工作人员对强化档案管理信息化建设进行加强，从而提高事业单位对档案管理的重视程度，便于档案管理制度有效地建立和实施。保证事业单位的档案管理工作充分发挥其价值和作用，并为事业单位的档案管理工作实施信息化管理提供了有力的基础并创造了条件。有效的管理制度对档案管理者来说，不仅可以激发管理部门人员对工作的使命感和责任感，还可对档案的多个环节管理进行加强，例如，在档案阅读、整理、收集和应用等方面。通过对管理制度的严格建立，可推动档案管理工作规范化和制度化，从而使单位内部管理机制得到充分改善。在制度的制定过程中，应充分结合事业单位的业绩考核结果，将事业单位档案进行信息化建设与责任追求、表彰奖励和职称评定等制度相融合，更应及时发现事业单位员工的潜力，调动员工的主动性、创新性和积极性，充分提高对事业单位档案信息化管理工作的质量。

2.4 在事业单位档案管理中落实科学发展观

在档案管理中有效落实科学发展观观念的重要表现在于提高信息化、科学化水平，身为档案管理者应改变违背科学发展观和落后的思想观念，与实际相结合，有效解决制约或影响事业单位档案管理工作在落实科学发展观中出现的问题，在工作的各个方面彻底落实科学发展观，深入强化事业单位相关单位人员的服务意识，在工作中多次尝试主动服务和超前服务等，并做到深入单位和社会进行调查，从而对人们的信息需求深入了解，丰富档案资源，优化、整合档案内容，进而有效的实现档案资源的价值和作用。与此同时，事业单位应加强档案的管理人员对档案信息的安全管理意识，确保档案信息的保密工作和做好对档案信息的公开工作，并对两者的关系进行妥善处理，维护人民的合法权益以及国家或者个人或者单位的稳定等。在事业单位档案管理中落实科学发展观，对档案的管理进行适当的创新和发展，摆脱传统的、墨守成规的做法和思想，推动事业单位档案管理的创新发展工作有效地进行。

2.5 提升档案的管理水平，适当引进先进技术

随着信息时代的到来，科学技术的不断进步，使落后的档案工具和文件设备无法适应现代信息化管理的要求，计算机网络等现代化手段广泛应用于档案管理中，不仅降低了在文件处理工作过程中人为因素的影响，还充分发挥了信息化管理的优势，降低了手工操作，大大提升工作效率，达到事半功倍的成果，更好地为社会作出贡献。同时，与国际先进技术水平接轨，顺应时代的发展潮流，掌握最新的档案管理发展动态，与社会发展相适应，多接触国外的先进技术，学习并引进国外的新方法、新技术，充分提高档案的管理水平，对事业单位实施现代化管理。

2.6 严格规范质量标准

在事业单位档案管理工作过程中，对于工作中的各个环节，每个工作人员都应保证质量第一，清楚认识到各自的岗位责任。处理档案文件时要记录齐全、排列有序、编号规范、装订规范、附件规范、原有稿件完整、纸张达标、文件中使用恰当和无涂改痕迹等，进而确保档案文件的存档价值和质量。

27 强化制度建设

事业单位档案管理的工作人员要按照相关制度，依据立卷原则，对处理后的档案进行统一保管。档案管理人员应避免文件的拖拉积压，在开会前收集相关资料，会议结束后及时将资料收集归档，同时，协办方对副本或复印件进行保存，便于日后查找。若工作人员因某些原因无法继续工作，事业单位应将此人借用、暂存的公文材料，依照相关规定及时并全部进行清交，进而保证事业单位档案的安全性和完整性。

28 明确认识部门职责

建立有效的工作程序和管理制度，严格规范管理制度，按照规范程序进行档案的管理工作，严格审核制度，检查手续的完整性、格式的规范性和附件的齐全性，并进行多次复核。充分结合事业单位自身的组织机构的档案材料、设置以及自身的管理体制建立一个健全的管理体系，在事业单位的各个部门，从上到下相互配合，相互协作，为档案收集工作奠定基础。

同时，事业单位档案管理的工作人员要与单位的各个部门多进行信息交流，加强对收集工作的指导和检查工作，并把定期收集和随时收集相结合，减少和避免文件资料流失。在拓宽对档案收集渠道的基础上，大大丰富了资料的收藏，有效的促进开展资料的收集工作。

29 加强事业单位对档案的管理意识

事业单位档案管理工作要求工作人员具有办事细心的工作态度、高度的责任感、乐于奉献的精神、良好的职业道德，这是一项对专业性要求较高的工作，同时，还要求工作人员能够运用先进的信息化管理方法和先进的科技手段管理档案。事业单位档案管理工作实现信息化、数字化是当今社会对事业单位档案管理工作提出的新的要求，也是信息时代飞速发展中档案管理进步的必然趋势。因此，在工作过程中，档案管理的工作人员要充分结合自身的工作岗位，一边学习一边操作。不仅要提高员工的业务素质，还要提高员工对信息技术、计算机知识的掌握和学习，多培养事业单位具备网络技术和信息技术的复合型档案管理工作的人才。

3 结 论

随着社会信息化建设步伐的不断推进，文档工作的不断发展，档案管理工作则十分重要。实现事业单位档案管理的信息化建设对档案管理工作的进步具有重要意义。

参考文献：

[1]王玲.浅析信息时代文秘工作与档案管理的关系[J].经济研究导刊，2011 （27）：217-218.

[2]袁丽.初探事业单位档案管理的信息化建设[J].快乐阅读（下旬刊），2012（7）：126-126.

[3]武桂霞，宋群.信息时代企事业档案工作创新摭谈[J].商场现代化，2007（31）：325-326.

[4]刘慧.档案管理之人事档案管理[J].城市建设理论研究（电子版），2012（17）.

机关单位档案规范化管理范文第12篇

一、新形势下档案管理工作规范化的重要性

档案是某一单位或者企业各种信息的积累，是单位发展过程中重要的信息来源。档案对于一个单位来说，是一种无形的资产，可为单位的经营决策提供重要的科学的依据。随着社会的发展，人们对档案管理的要求也逐渐增加，档案管理工作要和目前信息化现代化建设相一致，因此，档案管理工作规范化可以使管理工作更标准，更有利于查找和使用，并且可收集单位发展过程中的重要信息资源，以最大程度发挥档案的功能。

二、目前档案管理存在的不足

长期以来，档案管理的观念落后，对档案管理的重视不足，使得档案管理人员认识不到管理工作的重要性，从而在工作中缺乏主动性、积极性、创造性，影响了档案管理工作规范化的开展。传统的档案管理人员对工作缺乏热情，重视度不足，并且从事档案管理的人员大部分没有经过专业学习，使得档案管理工作的服务质量无法保证，加之档案管理人员流动性较大，影响了档案管理工作规范化的开展。目前的档案管理技术较为落后，设备设施陈旧，也严重影响了档案管理工作规范化的开展。

三、新形势下档案管理工作规范化的相关措施

根据目前档案管理工作中存在的不足，我们应该从以下几各方面进行档案管理工作规范化建设：1.提高对档案管理的重视度。企业领导应该提高对档案管理的重视程度，领导要认识到档案管理的价值和意义，从而摆正对档案管理工作的态度，促进档案管理规范化进程。2.全面普查案卷。对于一些保存时间长、无标题、标题不规范、重份、组卷混乱、缺少卷内目录以及无查考价值的案卷进行清查，删除无用的案卷，提高计算机录入时的效率。3.健全档案管理规章制度。档案管理工作规范化需要科学严谨的规章制度来保障，因此，制定责任明确的管理制度，如档案借阅保密制度、整理归档制度、鉴定销毁制度、库房管理制度等，使各级部门充分重视档案管理制度的完善工作。将具体工作和责任分配到个人，促使档案管理相关人员端正工作态度，为档案管理规范化提供健全的制度保障。4.积极引进信息化技术，利用计算机进行储存、编目、检索、查阅档案资料，减轻工作人员劳动强度，节省空间，提高工作效率，使得档案案卷整齐规范，便于查找。5.将档案分门别类，充分利用档案原基础。对案卷基础较好且具备全因目录的一些案卷，在全因目录上直接进行分类标引，对于特殊形式的档案则通过计算机程序将相关姓名、时间、地址等信息用案卷目录录入，然后获得分类号，提高著录速度，便于查询。6.提高档案管理人员的整体素质。定期对档案管理人员进行专业知识培训，不断提高其业务水平，并要求档案管理人员积极主动提升自身素质，在实践中不断自我总结完善，提高档案管理的专业素质和综合素质。

机关单位档案规范化管理范文第13篇

为了指导各机关单位做好8号令的贯彻实施，陕西省商南县档案局从2007年年初开始，确定县财政局、土管局、县农行等5个单位为试点单位，编制出不同类型《机关单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表》(以下简称《归档范围和保管期限表》)的范本，使档案业务指导人员心中有数，稳步推进。

1、强化培训，深刻领会8号令的精神实质。8号令业务性强，涉及面广，我们通过举办培训班、研讨会等多种形式开展对8号令的学习，熟悉编制《归档范围和保管期限表》的标准、要求、方法和格式，为全面贯彻实施8号令打下坚实基础。

2、联系实际，做好《归档范围和保管期限表》的编制。各机关单位在制定编制方案时，与本机关档案分类方案统筹考虑，深入调查本机关各部门的职能任务，突出“以我为主”，体现本级职能，在充分利用原有机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的基础上，重点关注8号令新增加的内容，防止遗漏或重复。严格按照档案鉴定的原则和方法，依照文件重要程度准确划分和确定保管期限。

3、加强监督指导，严格履行审批程序。贯彻实施8号令的关键是履行“审批制”。所以，档案行政管理部门必须加强监督指导，严格履行审批程序。《归档范围和保管期限表》通过档案业务指导人员初审同意，再报经县档案行政管理部门审查并以书面函复后方可执行。

4、加强组织领导，纳入考核目标。我们成立由县档案局和相关部门领导组成的实施8号令工作领导小组，全方位、多角度推进8号令的实施，开展贯彻8号令专项执法检查活动，并将此纳入工作年检、评先树模和规范化管理评估的重要内容。县直各单位也成立相应机构，具体负责《归档范围和保管期限表》的编制、审核和上报工作，县档案局应及时给予审批，确保顺利实施。

实施8号令中值得探讨和注意的几个问题。

1、实施的范围

8号令实施的范围为各级党政机关、人民团体、具有行政管理职能的事业单位(包括二级单位)。上述机关所编制的《归档范围和保管期限表》要一并报审，编制对象为机关的文书档案。军队系统、企事业单位可参照执行。国、省属机关单位按照本系统要求执行，由其上级主管机关审批，但应向当地档案行政管理部门抄送备案。

2、实施的时间进度

商南县在2007年年底完成《归档范围和保管期限表》的制定和审批任务，2008年全面实施，即在整理2007年度归档文件时，全部统一按8号令执行。2006年以前形成的文件材料未整理的，考虑到档案实体和保管期限的统一性，作为特殊情况对待，可按8号令要求整理，以利于档案的排架和管理。已整理入库档案不做变动。

3、“以我为主”归档原则的掌握

贯彻“以我为主”的归档原则，要正确把握好三个问题：一是要准确把握文件归档的时效性，办理完毕的文件才能归档；二是明确归档范围，要正确区分文件与资料，特别是本单位在工作中产生的，在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的资料，以减少归档文件的冗杂，提高档案利用的效率和效果；三是要维护全宗的完整性。在归档工作中要掌握重点，分清主次，防止应该归档文件的散失；同时，又要防止不该归档文件的混入，使归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案工作的规范化、标准化管理奠定坚实基础。

4、上级文件归档合理分工

8号令将上级文件归入永久保存的档案，限定在“直属上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件”的范围，这一规定对上级方针政策性文件的归档，做了一个很好的分工，避免了上级文件重复归档的问题，这是一个很大的进步。商南县在实际工作中，对上级文件归入永久保存的范围，做了如下分工：县委以上直至中央委员会的党内文件，由县委办公室归档；县政府以上直至国务院的行政文件，由县政府办公室归档；其他县团级机关和县直部门直属上级机关制发的，属于本机关主管业务的重要文件，由各机关和部门分别归档；乡镇机关对上级机关制发的方针政策性文件，一律不做永久保存(归入定期为宜)。这样就可以避免档案进馆后大量重复的问题。

5、几个具体问题的处理

(1)按8号令要求整理的档案和原有档案(指按《归档文件整理规则》要求整理的盒装档案，不包括以前的案卷)如何排架存放问题。我们主要采取分类方式：

一是实行《归档文件整理规则》较早的单位，形成的盒装档案较多，按8号令要求整理的永久保存的档案，可以和原有永久保存的档案一起排架存放；定期档案和原有盒装短期档案一起排架存放；原有盒装长期档案封闭管理(因不再产生长期档案)，待日后向档案馆移交时再做处理。

二是2005年以后实行《归档文件整理规则》的单位，产生的长期档案较少，可将保管期限做出调整，排在永久档案内管理。

三是还没有实行《归档文件整理规则》整理档案的单位，要以实施8号令为契机，将《归档文件整理规则》和8号令同步实施，这样就不会出现档案不好排架管理的问题了。

(2)对上级机关制发的方针政策性文件的归档问题。鉴于几十年来一直单独立卷归档的做法和基层单位每年收到这类文件较少的实际，实行8号令后，在整理这些文件时将它作为“方针政策类”集中整理，不再将这些文件细分小类，也不再将这些文件和自己产生的文件混杂在一起归档，使这些文件归档相对集中，便于保管和利用。

(3)对于规模较小的基层单位，每年产生的文件很少(不超过2盒为度)，对定期档案的整理，可以不采用标时制，直接归入定期档案既可。

(4)归档文件的分类问题。基层单位宜采用按问题分类，不宜按机构分类，因为基层单位内部机构不健全，加之不同机构产生的文件数量太悬殊，类与类之间不平衡，按问题分类具有很大的灵活性。

机关单位档案规范化管理范文第14篇

呼伦贝尔市疾病预防控制中心，内蒙古呼伦贝尔 021008

[摘要] 档案信息管理由于网络技术的广泛应用而进入现代化管理的先进行列,因此，有必要将人事档案管理人员的综合素质提高，规范人事档案工作信息化、规范化、标准化的工作要求，根据事业单位的实际情况，设置人事档案管理员，定期将相关资料按规定存入人事档案室。为了促进档案的信息化、规范化、标准化管理，充分发挥人事档案的积极作用, 应积极地将档案管理技术与网络信息技术通过事业单位人事档案有机的结合起来。

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关键词 ] 事业单位人事档案；信息化；规范化；标准化

[中图分类号] R197.324　[文献标识码] A　[文章编号] 1672-5654（2015）01（b）-0038-02

1人事档案在事业单位的信息化管理

人事档案管理是开展各种工作的基础,是每个人在单位人事部门被管理的重要凭证，是组织行为，是个人从事各种社会活动的记录,对单位干部的考察和识别、优秀人才的选拔、各项工作开展的促进以及加强事业单位干部队伍建设具有重大的现实意义和深远的历史意义[1]。利用现代计算机网络通信技术, 为最终实现档案信息传递网络化，在档案信息计算机检索系统中可将档案信息检索的方式不断改进，向网络检索及智能检索逐步发展[2]。另外，档案信息资源等人事档案可通过计算机可进一步分类、提取、分析、加工等管理, 大大提高档案工作的效益。

1.1档案管理的现代化要求

人事档案工作人员要本着为单位、为干部职工认真负责的态度，高度重视人事档案材料的收集、查找、补充工作，勇于进取、更新观念，按照组织部门规范整理干部人事档案材料的要求，仔细阅读缺档材料主要目录和补充方法，按时完成本单位人事档案的清理审核和规范化建设。为使计算机数字化管理的优越性得到充分发挥，需加强计算机管理档案意识、科技化意识、档案管理的现代化意识[3]。使档案人员计算机技能的管理水平得以提高。

1.2 提升人事档案管理人员的思想道德和专业素质

由于在档案管理和建设中人事档案工作人员承担着十分重要的责任，因此不断加强档案管理人员的职业道德和政治思想教育，使其具备较高的政治思想觉悟，具有坚定的政治鉴别力、政治责任感和政治敏锐性。档案信息化的关键即提高档案工作人员素质和工作意识的培养，这就需要培养一支既要政治思想过硬又要专业技术过硬的档案管理人员队伍。随着信息时代的到来，在业务素质上对每位档案工作人员提出了更高的要求，因此，为努力使自己成为具有双重知识结构的复合型人才，既懂得计算机管理技术，又熟悉档案管理业务知识，管理人员要将自己的知识面不断拓宽，加强专业知识学习，使文字能力、综合分析能力提高，掌握现代信息管理技术，并且对人事档案管理软件知识及计算机知识的学习不断加强。

1.3 加强档案管理的安全意识

随着计算机网络技术在档案信息化建设中的应用，信息安全成为档案信息化管理中的一个瓶颈，档案信息会因档案人员的安全意识和保密意识不强，造成信息缺少严格管理和审查而引起丢失和泄密，带来巨大的损失。给档案管理带来了安全隐患[4]。而且对于计算机病毒和黑客攻击，以及计算机系统和网络本身存在的安全缺陷等原因，使得档案信息的安全和保密受到极大的威胁。

2 事业单位人事档案的规范化、标准化管理

人事档案的基础前提是推进人事档案工作规范化、标准化，一个人的基础档案主要包括：中学时期的入学、毕业学生登记表，报考信息和党团材料。大学时期的入学、毕业学生登记表、体检表、成绩单、党团材料及就业报到证，落编手续等，记载了一个人大量重要的信息如学习经历、品德作风、政治思想、工作表现等。是对一个人全面系统了解和评价的重要参考依据。档案工作规范化、标准化的质量由人事档案的基础决定，影响人事档案的质量和完整。

（1）人事档案新补充材料要求统一为A4规范办公用纸（原始件除外），正反打印。左侧装订；排版形式为横写横排，注意检查标题是否准确，是否符合审批权限，有无日期等；人事材料要配套完整，新落编人员归档材料应具有事业单位增（进）人计划卡，大、中专毕业生市场就业介绍信，事业单位工作人员转正定级工资审批表，学历、专业技术职务材料，政审、党团、体检表、就业通知书等；字迹要牢固清晰[5]。①履历、②自传、③鉴定、考核、考察、④学历、专业技术职务、⑤政审、⑥党团、⑦奖励、⑧处分、⑨工资、任免、招工、⑩其他材料等，都要使用钢笔或碳素笔、蓝黑墨水和A4纸张，确保证字迹清晰，便于长期或永久保存和利用；人事档案具有保密性，不得遗失、涂改、勾画及乱加批注，不得拆散、随意增加或抽出。以利于日后标准化、现代化检索手段的利用。

（2）实施“以我为主”的立卷归档原则即为推进档案工作标准化、规范化的关键环节。其根本目标为实现检索利用便捷化、案卷完整化以及利用价值的最大化的档案保管。使用“以我为主”的立卷归档原则，全宗的完整性要注意有效地维护。为使档案完整，在归档工作中把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，既要注意归档文件防止散失，同时又要分清主次，掌握重点。为规范化、标准化的档案管理奠定坚实的工作基础。

3 提高人事档案质量是推进档案工作规范化、标准化的基础

档案信息存储安全和利用安全遵循安全性原则是人事档案信息安全的主要内容。档案需通过采取有效措施和技术手段建立数据恢复机制和备份。对国家有关规定和要求需严格遵照，安全保密工作高度重视，安全保密意识需牢固树立。在技术安全管理方面，为保证安全，做到外网不与档案内部局域网连接。为确保具有安全性、可靠性和可控性的系统，要制定系列管理办法和规定如信息录入、设备管理、信息维护、网络维护等，系统通过规范、科学、严密的制度来可靠运行。

总之，人事档案管理信息化应遵循的原则即按照资源共享、安全高效、统筹规划、分步实施、上下互通、重点突破，完善干部人事档案管理信息平台，实现资源共享。遵循安全性原则，加强干部信息化建设。强化学习，提高管理人员技能水平。注重对系统管理与维护，提升使用价值。提高工作的质量和效率[8]。

[ http://

参考文献]

[1]张凯军.事业单位人事档案的信息化管理浅探[J].科技视界，2013(29)：309.

[2]王燕.Research on the Personnel Archives Informatization Management in Vocational Institutions[D].山东大学，2014.

[3]刘维秦.事业单位人事档案的信息化管理[J].青春岁月,2011(24)：319，318.

[4]史毓，王爱珍.事业单位人事档案的信息化管理[J].现代营销(学苑版)，2011(6)：218.

[5]刘焱华.事业单位人事档案的信息化管理[J].华章，2011,(29)：314.

[6]阿依夏木·亚合甫.事业单位人事档案的信息化管理[J].华章，2013(5)：302.

[7]苏杏.县级事业单位人事档案管理实践[J].浙江档案，2013(3)：65.

机关单位档案规范化管理范文第15篇

一、档案室为谁整理档案

档案室为谁整理档案？至今都没有一个明确的答案。在每年的业务指导工作中，总会有人对按照进馆标准整理档案的方法提出质疑：这种方法真的便于保管和利用？虽然这种档案整理方法能够最大限度地保持档案文件之间的历史联系，但它远不如按文号整理来得方便。这就不得不让人们思考档案室究竟在为谁整理档案？为方便谁利用整理档案？即使按进馆标准整理档案的方法无法证明其科学性和实用性，档案室也不能按自己的整理方法整理档案，即便是不需要移交档案馆的档案。很显然，档案室不是在为本单位整理档案，而是为档案馆整理档案。

二、档案室该为谁整理档案

档案室应该为本单位整理档案，还是应该为档案馆整理档案？从《机关档案工作业务建设规范》内容看其规范的档案整理都是为档案馆管理档案规定的。它对档案整理的案卷质量要求完全是按照进馆要求来规范的。档案馆接收进馆档案往往都制定有档案馆接收档案标准的《规定》或《办法》。这些《规定》中都对档案整理的质量和规范有详细的要求，并按要求整理好，达不到标准的不予接收。这分明是在说档案整理是为档案馆整理。但是《河南省档案局实施细则》第十三条规定：“归档文件实行两套制。一套按《规则》进行文件级整理；一套按不同发文字号进行整理，加封面、归档文件目录、备考表、装订成发文汇集，封面上不标注保管期限。”这足够引起我们的深思！

档案室是机关的内部组织机构，是机关为适应档案管理的自身需要建立的一种专业组织。档案室的重要任务是服务于本机关。显而易见，它的服务方向、对象、范围必然基本局限于机关单位内部，它的基本功能是为本机关单位收集、整理、保管、提供利用本机关单位产生的档案。当然它也有为国家积累档案的义务。但是，它首先为本机关单位整理档案，其次为国家档案馆积累档案。机关档案室和档案馆也只是移交档案的关系。机关档案室在整理档案时是以方便单位内部的保管利用为标准的，档案室完全有权选择自己整理和管理档案的方式。档案室移交的档案，只要收集的齐全，有目可查，就已经算是经过规范整理了。很显然，档案室应该为本机关单位整理档案。

我们不得不承认：有相当多的单位由于各种原因推行不力，致使每年归档立卷成了单位档案部门的一项繁重而主要的工作。如果站在我们设计的由文书（业务）部门整理档案的角度看，整理档案更应该是为本单位了。文书（业务）部门，不是档案部门，与档案馆（局）没有任何关系。就没有必要按照档案馆整理档案的方法整理档案。

三、几点思考

（一）理清几个问题

1.标准的问题。要认清档案部门的标准性质，档案部门的标准基本上都是推荐性标准，而不是强制性标准。《河南省机关档案工作规范化管理认证标准》，《河南省机关档案工作规范化管理认证办法》中第六条明确规定：“机关档案工作规范化管理认证工作，……等级认证采取自愿申报、逐级认证的方法。”在任何时候、任何情况下，都不能把推荐性标准当作强制性标准来执行。在指导档案室整理档案中业务指导人员应当是推荐推荐性档案整理标准，在档案馆接收档案时也不能以此为标准来接收档案。

2.档案室与档案馆的关系问题。档案室与档案馆的关系就是一个移交档案和接收档案的关系。但是，在对待档案的整理上，一定要明确认清档案室与档案馆的关系，并且处理好这种关系，特别是在对待档案室的档案整理上，应该尊重档案室的选择。

3.档案整理方法问题

（1）档案馆的档案整理方法不一定适合档案室。档案室整理档案主要是为自己利用方便而整理保存的，其次才是为档案馆积累档案。在档案室提供利用档案中，一般都是以利用单份档案为主，而且以查文号为主。也就是说档案部门设计的档案整理方法，并不适合档案室的档案整理和提供利用。而仅仅是为档案馆保管档案提供利用设计的。

（2）适合大机关档案室的档案整理方法不一定适合小机关档案室。现在说的档案整理方法，实际上是为大机关的档案整理设计的，这些机关产生的档案多，自然需要按问题或按机构或按事由等分类。而小机关产生的档案少，无论按什么方法整理都能找到，又好整理。但按大机关设计的档案整理方法整理却繁琐，又不好查找。