计生档案管理论文范文
计生档案管理论文范文第1篇
摘要:在实施科学化微机管理的今天,对计生档案进行合理地细化操作,是现今档案管理工作的当务之急.文章结合当前的现状,从职责明化，制度细化，管理强化等方面入手,希望能同大家做有益的探讨.
关键词:计生档案；档案管理；细化；法制意识；约束
计生档案，纵挂横联，牵扯到千家万户。在实施科学化微机管理的今天，加强计生档案的细化管理工作，对于有效地进行宏观调控与微观操作，处理好工作中的突发问题与遗留问题，都有着重要的不可或缺的导向作用与依据作用。
计生档案的管理工作，也经历了由手工档簿到微机管理的过程，即由原始的粗劣而简单的手工报表到先进的具有科学化的电脑操作，这期间的些许酸楚与艰辛、迷惘与探索，笔者曾于二十世纪末期《中国人口报》上以《走科学化微机管理的道路》为题阐述过自己的拙见。而今，实施微机管理档案的工作已有十个年头，人们从茫然中走出迷惘，进行了大量的有益探索，逐渐地由不熟知、不适应变为认识到位、得心应手。各级部门领导，各个层面的工作人员也从思想的根本上认知了计生档案工作在计划生育中的重要性，把档案管理工作作为一项重要的工作内容。明确专人，落实责任，加强管理，实现了计生档案工作管理系统网络化，有效地保证明人了工作的正常运转。
然而，我们也不难看到，目前的计生档案管理工作还存在着一些不尽人意的地方。诸如，在职责明化，制度细化，管理强化等方面还有不少值得探讨的东西，下面就本人在几年来的管理工作中所持的一些做法归纳几点不成熟的见解，以与同行共同商榷与探索。
一、明确档案管理工作的目的与任务。
确保档案的及时性完整性与安全性，是档案管理人员的基本职责与任务，也是档案管理工作的主要目的。在这方面我重点抓住了“四不”“三联”“二要”“一保证”等逐一加以落实。“四不”即确保档案不损坏，不丢失，不零散，不混乱；“三联”即联络其他乡镇，联络其他行业，联络村级基层组织，以防漏统漏报；“二要”即要工作经常化，持之以恒，要规范计生网络的基本体系；“一保证”即保证计生档案万无一失。
二、完善工作制度，加强规范约束。
档案管理工作，是人口计生工作的枢纽，建档不易，管档也十分繁杂。这就需要制定一套完善的工作制度，加以规范约束。
多年来的实践告诉我们，要保证镇处计生档案的准确无误，就要首先抓好包片计生干部与村级计生统计员等工作人员的业务素质，建立起月考季评年累积的奖惩制度，坚持常抓不懈，紧而不松，从计生档案的收集、上报、整理、入档存档都要做到统一要求，统一标准，操作规范，准确及时。同时，还要建立联络服务制度，畅通反馈渠道，镇村级的计生档案管理人员要定期与计生服务对象沟通，以取得准确的第一手计生状况资料。另外，建立收集整理建档卡的时间制度，确保每个单位当日的资料不漏收，月报之前统计好，做到上报及时，统计准确，只有这样，计生档案才能完整安全。
三、树立法制意识，强化档案管理。
档案管理人员须有“档案重于泰山”、责任大于天的思想，在实际操作中，往往会出现一些个别抽档、改档乃至毁档的现象，这就要求我们工作人员必须保持清醒的头脑，从根底入手，明察暗访，真抓实干，不徇情枉法，杜绝此类事情的发生，以保持计生档案工作的纯洁性，以达到档案入档、存档的准确性，完整性与安全性。
总而言之，计生档案的管理工作，不是件随随便便就可以做好的事情，来不得半点草率马虎，只有将工作方向细而又细，认真对待每一点，每一步才会达到理想的效果。
参考文献:
计生档案管理论文范文第2篇
关键词:计生档案；档案管理；细化；法制意识；约束
Abstract:Todaywhichmanagesintheimplementationscientificstylemicrocomputer,carriesonreasonablytherefinementoperationtothebirthcontrolfile,isthenowadaysrecordsmanagementworkurgentmatter.Articleunioncurrentpresentsituation,fromresponsibilitybright,thesystemrefinement,managesaspectsandsoonstrengtheningtoobtain,tohopethatcanmakethebeneficialdiscussionwitheverybody.
keyword:Birthcontrolfile;Recordsmanagement;Refinement;Legalsystemconsciousness;Restraint
计生档案，纵挂横联，牵扯到千家万户。在实施科学化微机管理的今天，加强计生档案的细化管理工作，对于有效地进行宏观调控与微观操作，处理好工作中的突发问题与遗留问题，都有着重要的不可或缺的导向作用与依据作用。
计生档案的管理工作，也经历了由手工档簿到微机管理的过程，即由原始的粗劣而简单的手工报表到先进的具有科学化的电脑操作，这期间的些许酸楚与艰辛、迷惘与探索，笔者曾于二十世纪末期《中国人口报》上以《走科学化微机管理的道路》为题阐述过自己的拙见。而今，实施微机管理档案的工作已有十个年头，人们从茫然中走出迷惘，进行了大量的有益探索，逐渐地由不熟知、不适应变为认识到位、得心应手。各级部门领导，各个层面的工作人员也从思想的根本上认知了计生档案工作在计划生育中的重要性，把档案管理工作作为一项重要的工作内容。明确专人，落实责任，加强管理，实现了计生档案工作管理系统网络化，有效地保证明人了工作的正常运转。
然而，我们也不难看到，目前的计生档案管理工作还存在着一些不尽人意的地方。诸如，在职责明化，制度细化，管理强化等方面还有不少值得探讨的东西，下面就本人在几年来的管理工作中所持的一些做法归纳几点不成熟的见解，以与同行共同商榷与探索。
一、明确档案管理工作的目的与任务。确保档案的及时性完整性与安全性，是档案管理人员的基本职责与任务，也是档案管理工作的主要目的。在这方面我重点抓住了“四不”“三联”“二要”“一保证”等逐一加以落实。“四不”即确保档案不损坏，不丢失，不零散，不混乱；“三联”即联络其他乡镇，联络其他行业，联络村级基层组织，以防漏统漏报；“二要”即要工作经常化，持之以恒，要规范计生网络的基本体系；“一保证”即保证计生档案万无一失。
二、完善工作制度，加强规范约束。档案管理工作，是人口计生工作的枢纽，建档不易，管档也十分繁杂。这就需要制定一套完善的工作制度，加以规范约束。
多年来的实践告诉我们，要保证镇处计生档案的准确无误，就要首先抓好包片计生干部与村级计生统计员等工作人员的业务素质，建立起月考季评年累积的奖惩制度，坚持常抓不懈，紧而不松，从计生档案的收集、上报、整理、入档存档都要做到统一要求，统一标准，操作规范，准确及时。同时，还要建立联络服务制度，畅通反馈渠道，镇村级的计生档案管理人员要定期与计生服务对象沟通，以取得准确的第一手计生状况资料。另外，建立收集整理建档卡的时间制度，确保每个单位当日的资料不漏收，月报之前统计好，做到上报及时，统计准确，只有这样，计生档案才能完整安全。
三、树立法制意识，强化档案管理。档案管理人员须有“档案重于泰山”、责任大于天的思想，在实际操作中，往往会出现一些个别抽档、改档乃至毁档的现象，这就要求我们工作人员必须保持清醒的头脑，从根底入手，明察暗访，真抓实干，不徇情枉法，杜绝此类事情的发生，以保持计生档案工作的纯洁性，以达到档案入档、存档的准确性，完整性与安全性。
总而言之，计生档案的管理工作，不是件随随便便就可以做好的事情，来不得半点草率马虎，只有将工作方向细而又细，认真对待每一点，每一步才会达到理想的效果。
参考文献:
计生档案管理论文范文第3篇
1.档案管理方式陈旧
我国目前阶段信息化还不够全面，在大多数的乡村以及偏远的山区的计生档案还沿袭以往的手工方式记录数据，很少有人认识到计算机对于档案管理工作的重要性，有些地区认识到计算机的重要性，往往也很少有人能胜任该项工作，抵触新的工作方式，不想改变现有的工作方式，而传统的手工管理方式已经越来越不能满足现代计生档案工作庞大的数据需求。
2.案卷资料记录不完整
目前计生档案管理工作中从工作人员、工作工具到工作方式水平都处于较差阶段，档案的编目不够齐全，记录资料不完整，没有详细的工作标准约束档案记录工作，使得档案记录混乱，时间混乱，存档方式随意。档案的文件管理也是管理工作的重要内容之一，但是当前大多数的档案管理部门的文件装订都是我行我素，不按照统一的标准装订，文书填写字迹潦草随意，缺少监督，不利于计划生育工作的进行。
二、加强计生档案管理工作的对策
随着我国计划生育工作的越来越深入，基层计生档案管理工作也应该越来越完善，在新的形势下我们应该加强计生档案管理工作，不断地满足越来越庞大的数据记录工作的需求，提出有效的计生档案管理工作建议，提高工作效率。
1.端正基层档案管理人员的工作态度
基层档案管理工作人员，首先要准确地进行自我定位，档案管理工作关系到我国计划生育的大计，要充分认识到档案管理工作的重要性，端正工作态度，认真工作，切不可敷衍了事。
2.信息化办公，实现档案管理工作的无纸化办公
我国的人口基数大，需要记录越来越多的数据，传统的手工档案管理工作已经远远不能满足计生档案管理工作的需求。计算机技术越来越发达的今天，我们要充分利用计算机和网络强大的功能，来解决我们现在面临计生档案管理工作中遇到的问题，把传统的手工方式转移到无纸化办公已经不再遥远，引进先进的管理理念，针对现在档案管理工作中不适应的一些工作方式进行变革。计生档案管理部门的工作人员要不断地学习新技能，提高自身的业务水平，才能使计生档案管理工作更上一层楼。
3.建立有效机制，规范计生档案管理
各个计生部门要围绕计划生育工作的各种要求指标，有针对性地加强档案管理工作。针对档案记录的资料不完善、弄虚作假等问题要实行相应的惩罚措施，在日常的管理工作中要加强计生档案管理工作的检查监督、考核评价工作，切忌形式主义。并把计生档案管理工作的要求落到实处，形成部门的制度，工作人员要严格按照工作标准制度工作。只有建立有效的工作机制才能使计生档案管理工作形成新的管理模式。
三、结语
计生档案管理论文范文第4篇
[关键词]文秘专业 档案管理学 教学改革
[作者简介]王颖（1978- ），女，辽宁铁岭人，淮北职业技术学院综合档案室主任，讲师、馆员，研究方向为档案学、档案管理。（安徽 淮北 235000）
[中图分类号]G642.3 [文献标识码]A [文章编号]1004-3985（2014）27-0155-02
一、“档案管理学”在高职文秘专业课程体系中的地位
“档案管理学”是高职文秘专业开设的一门专业课程。高职院校培养的是应用型高技能人才，培养的学生能不能满足用人单位的需要，能不能适应社会发展的需要，是高职院校重点关注的问题。作为文秘工作者，档案管理是其需要掌握的必备技能。文秘工作与档案工作有着非常密切的关系，特别是在一些中小型企业，一般都实行“文档一体化”管理，文秘人员身兼两职，统一管理文书与档案工作。因此，文秘人员必须掌握档案整理、保管、利用等基本知识。另外，文秘人员是领导的助手、参谋，在日常工作中，需要利用大量的档案信息，如果文秘人员熟知档案工作的性质、规律、作用、技术方法等，可以帮助领导解决问题，有力地推动档案工作在企业管理中的作用。要想使文秘专业学生掌握良好的档案管理技能，主要是通过“档案管理学”课程的系统学习。由此可见，“档案管理学”在高职文秘专业课程体系中具有举足轻重的地位。
二、高职文秘专业“档案管理学”教学现状
“档案管理学”的教学目标是培养文秘专业学生的档案管理技能，具有很强的实践性和操作性。在实际教学过程中既要让学生学好档案、档案工作性质、作用、原则、方法等基础理论知识，又要让学生掌握文件材料的收集、鉴定、整理、分类、排列、编目、装盒等具体档案实务管理办法，实现高职应用型人才的培养目标。但目前高职文秘专业“档案管理学”课程开设情况却不容乐观，在教学体系中的地位也显得很尴尬，主要存在以下问题：
（一）教学方法单一，主要以课堂灌输为主
在以往的教学中，教师采用“粉笔+讲授”的传统教学模式，教师在课堂上照本宣科，生般硬套，而学生在台下思想神游，身在曹营心在汉。因为他们对书本上理论知识感到抽象、枯燥、乏味，提不起任何学习兴趣，加之教师毫无新意、滔滔不绝的灌输式传授，缺乏和学生沟通、交流，使课堂氛围沉闷。有的学生思想上认识模糊，认为档案管理就是把文件整理好放在柜子里，听与不听一个样。
（二）教材内容陈旧，与高职教育目标脱节
现在多数高职院校文秘专业选用的“档案管理学”教材都是本科档案专业所用教材，这种教材偏重阐述档案学和档案工作基本理论及有关档案管理的成果，而对于一些档案实体工作场景几乎没有涉及，无论是理论体系还是知识结构都不是很适应文秘专业学生。主要表现在：一是档案学理论篇幅过多，专业性很强，概念多而且抽象，高职文秘专业学生很难掌握，在以后工作中也很难用得到。二是随着信息化的迅猛发展，文档一体化管理成为现代企事业单位的办公主体，上级档案部门也了一些新的文书工作与档案工作的法规及业务规范，而以往教材中由于内容更新不及时，存在着知识陈旧、老化的弊端，这既不符合档案工作的发展趋势，也不利于学生毕业后更好地胜任新形势下的档案工作。
（三）教学计划时间安排不合理，重理论课轻实践课
许多高职院校把“档案管理学”课程安排在大二学期，这期间学生迫于就业压力奔走于应聘各单位之间，能坚持上课的屈指可数。而在教学计划中，“档案管理学”理论教学学时占总学时的3/4（即50/68学时），实践教学学时占总学时的1/4（即17/68学时），由此可见，实践教学的比重较少。学生在今后的工作中，一旦接触到档案工作，理论知识指导不了实践，只能从实践中从头学起，高职教育的目的很难达到。
（四）师资力量与实践教学经费投入严重不足
在高职院校文秘专业“档案管理学”教学中，大部分教师非科班出身，半路出家，边学边教，这严重影响了“档案管理学”课程的教学质量。加之这些教师没有一线工作的经历，动手能力较差，从学校到学校，从理论到理论，教师也不愿在“档案管理学”实践教学设计上下功夫、花时间，实习阶段把学生推到各企事业单位，靠学生观察、自学，应付了事。在高职院校，文秘专业是非重点学科，生源较少，受经费制约，学校根本不愿意把财力投入到“档案管理学”实验室建设上，这严重影响了学生的动手能力，只能纸上谈兵。
三、高职文秘专业“档案管理学”教学改革措施
（一）编写适用教材，优化教学内容
高等学校档案专业培养的学生是理论研究型人才，而高等职业学校文秘专业培养的学生是技术应用型人才。这就要求高职文秘专业“档案管理学”课程内容要理论与实际相结合，理论知识要少而精，而在档案管理（包括文书档案管理，科技档案管理，会计、人事、音像及其他档案管理，档案提供利用）等方面要加大篇幅。安徽省档案局2007年编制的《岗位培训教程》《档案学原理》这组教材删减了过多的抽象理论知识，侧重于档案整理和利用，具有很强的实用性和可操作性，可以大大缩短毕业生胜任档案工作的适应期。任课教师也要根据高职学生特点及社会发展需要，紧随国家或地方新出台的业务规范要求进行深入研究，辅助编写一些业务操作指南等参考资料。
（二）针对培养目标，制订教学计划
高职教育的培养目标是具有一定管理能力的高技能应用型人才，在制订教学计划时，必须把培养“实用型”“技能型”“复合型”人才作为教学重点，紧扣社会人才需求、岗位需求，因材施教，突出实践教学应有的地位。实践教学的课程数要占总课程数的40%～50%，使学生在掌握理论知识的同时有充足的实习、实践时间，在实训中了解社会，接触社会。
（三） 更新教学方法，提高教学实效
1.讨论式教学法。讨论式教学法是以教学为主线，围绕一个或多个问题展开交流。教师作为课堂教学的引导者，在讲述完某一个知识点后，帮助学生设定讨论的主题，提出明确的讨论要求。学生在交流讨论中动脑、动口，通过对问题的讨论，进行尝试性的解答，提高学生自主学习、协作学习、研究问题、解决问题的能力，变被动学习为主动学习。如在讲解完会计档案时，提出这样一个问题让学生课堂讨论：为了方便会计档案的保管与查询，某单位决定将历年来的会计档案录在光盘上，并认为原会计档案已无保存价值，由单位会计负责人签署销毁意见，由单位档案机构负责销毁。你们认为这样做符合规定吗？学生们认真思考，一起切磋，展开讨论，逐一发表自己的意见，课堂气氛活跃，也大大加深了对会计档案的理解。
2.实物演示教学法。实物演示教学法是教师以教科书为主要教学材料，以一系列实物演示或多媒体课件为主要教学手段，向学生传授知识技能的一种教学方法。例如在讲解“归档文件的排列、编号、编目及装盒”一节内容时，可以结合课本知识向学生展示档案盒、打孔器、起订器、小型缝纫机等专业工具。利用多媒体课件向学生展示档案库房实景、档案管理设备、归档文件目录格式、盒内备考表式样等。“百闻不如一见”，学生们通过实物演示，豁然领悟书本上晦涩难懂的理论知识，大大提高了教学质量。
3.案例教学法。案例教学法是根据教学目标和教学内容，通过案例的情境，设疑、引趣、启思，从具体的案例中推出一般原理，谋求某一档案理论或实务的普通意义。如在讲解档案的法律作用时，列举南京大屠杀的例子：“近年来，日本右翼势力日渐猖狂，军国主义死灰复燃，妄图否认侵略行径。1994年辽宁省档案馆发现了一组记载南京屠杀情况的日文档案，这些日本侵略者自己形成的档案还历史以本来面目，可以说铁证如山。南京市档案馆馆藏中的崇善堂埋尸档案、南京伪政府档案等几份原始档案记录，完全可以作为法律依据把日本侵略者推上历史的审判台。”通过档案案例，学生们不仅理解了档案作为政治斗争的法律依据，还增添了学生的爱国主义情结。
（四）加强师资队伍建设，突出实践教学
高职院校“档案管理学”师资队伍相对薄弱，要想培养技术过硬的应用型人才，就必须有较高水平的师资队伍作保障。学校要积极构建“双师型”教师队伍建设。学校可以通过增加福利待遇、引进人才的方式，吸引优秀的档案专业毕业生来校工作。而对于实践、实习课可以聘请档案管理部门或本校长期从事档案一线工作的同志为学生进行实践、实习指导。他们有丰富的档案管理经验，可以弥补专业教师实践水平的不足。在实践、实习教学上，可以采取灵活多样的方式。比如在讲解完文书档案整理一节后，先不急着讲下一章内容，而是带领学生到校综合档案室实习。学生在教师的指导下亲自操作，亲自动手整理档案，这样可以适时消化课堂上的知识，同时增添了学习的趣味性，从而产生一种学会本领的成就感，同时也可以大大缩短学生理论与实践、学生角色与岗位角色之间的距离。
[参考文献]
[1]李淑艳.高职院校文秘专业《档案管理学》教学改革探析[J].黑龙江档案，2009（4）.
计生档案管理论文范文第5篇
电子政务无论从广义上还是狭义上理解，都离不开对电子文件的管理。而当代文件管理所依据的一个重要理论就是文件连续体理论。它起源于20世纪80年代，是继传统的文件生命周期理论之后，又一被国际档案界所广泛接收的文件管理理论。该理论认为：文件演化为档案的过程是一个连续的过程，即从文件创建（包括创建之前的文件管理系统的设计）到作为档案保管和利用是一个一致的、连续的管理过程。文件连续体模型见下图。
根据文件连续体理论，文件管理者与档案工作者可以在文件连续运动的任何阶段对文件进行管理，以达到他们各自的、但又是协调一致的目的。这样档案工作者就可以提前至文件连续体的前端，即文件创建的起始端，对文件进行管理，如档案工作者在文件管理系统设计时就介入工作，在文件创建时就对文件进行鉴定，在确保文件能够长期保管的条件下对文件进行保管等等，以保证文件在它们存在的整个过程中得到适当的管理。这种管理其本质就是前端控制管理，对电子档案管理来说，尤其需要这样性质的管理。
电子档案是需要前端控制管理的。这是因为电子档案如采用后端控制的管理，那么从电子文件的整个管理过程来看，只是进行了半程管理。因为在后端控制管理情况下，电子文件是在其移交到档案部门后才对它们进行管理，这实际上就是沿袭纸张档案的管理模式，这种管理模式是根据传统的文件生命周期理论来设计的，但将这种后端管理模式用于电子档案管理，在实践中就暴露出了许多问题，其中最大的问题就是无法解决电子档案的凭证性的问题，因为电子档案特点之一是载体与信息的可分离性，因此，其信息很容易在载体上被删改，这样等到电子文件归档之后再去控制管理，那么在这之前的电子档案在文件阶段是否被篡改过，其在文件阶段的处理、运作的背景信息是否完整等这样具有凭证价值的信息就很难确定，很难控制，由此，运用这种后端控制管理模式来管理电子档案，也就很难使电子档案具有凭证价值，这也就是为什么传统的文件生命周期理论要让位于当代文件连续体理论的原因之一。
而依据当代文件连续体理论对电子档案采用前端控制管理，就可从档案管理的要求出发，对电子档案的控制与管理提前到电子文件的设计与创建之时，即在电子文件起始端就对电子文件进行控制与管理。这样就可由电子档案后控制的半程管理扩大到全程管理，即文档一体化管理。实现这一管理模式后，电子文件从其产生的第一步起至以后文件运行的每一阶段都可根据档案管理的要求去对其进行控制，从而保证了电子文件在归档时是能够符合档案管理要求的，使电子档案具有原始性并具有凭证价值。
从国际档案理事会的电子文件管理策略看电子政务与电子档案管理的关系
20世纪90年代，国际档案理事会电子文件委员会在调研了世界上部级和省级的100多个档案馆后所制定的《电子文件管理指南》（1997）中提出了四项电子文件管理的基本策略，应该说这四项基本策略是比较全面的，它是把电子文件的管理分为四个阶段，即：电子文件设计阶段、创建阶段、管理阶段和利用阶段，然后，分别提出管理策略：
1．电子文件设计阶段的管理策略：即档案部门对电子文件的管理应该介入电子文件的整个生命周期，以确保电子文件产生和保管符合可靠性、凭证性和可保管性的原则。
这里所说的档案部门“应该介入”并不是指档案部门在整个文件生命周期对涉及有关电子文件的所有行为负责，而是指要在整个文件生命周期中推进电子文件的标准化管理和实践，也就是说，档案部门的职能要扩展到整个文件生命周期。
2．电子文件创建阶段的管理策略：档案部门应该确保电子文件的创建者所创建和保存的电子文件是可靠的、具有凭证价值的和可保管的性能。
这条策略并不是要档案部门包办文件创建人员的责职，也不是指文件创建人员不能胜任管理文件，而是指档案人员应该就如何创建符合档案部门需求的电子文件对文件创建人员进行指导、传授方法。
3．电子文件管理阶段的策略：档案部门必须管理电子文件的鉴定过程并对电子文件实施智力控制，即对电子文件实施有效的著录。
4．电子文件利用阶段的策略：档案部门必须明确地提出电子文件保管和利用的需求，以确保电子文件的有效性、利用性和可理解性。
从以上这四条电子文件管理的基本策略中我们可以清晰地看出，在进行电子政务建设时，所产生的电子文件要能够成为电子档案，档案部门就必须将其职能延伸至文件部门，与文件部门共同对电子文件进行前端管理、全程管理和文档一体化管理。
从国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》看电子政务与电子档案管理的关系
虽然20世纪80年代有了文件连续体理论，20世纪90年代又有了电子文件管理策略，但它们并没有提出具体的可操作的步骤、方法与工具。如在实际电子政务建设中，政府部门如何将文件管理系统设计成符合档案管理要求的文件管理系统，这便是一个关键问题。
2001年9月，由国际标准化组织颁布实施的国际上第一个关于文件管理的标准――国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》，就在国际层面上为各国政府部门的文件管理提供了可操作的步骤、方法与工具。该标准的颁布实施在国际上引起极大的反响。目前该国际标准已被采用为国家标准的有：美国、英国、法国、德国、澳大利亚、新西兰和加拿大等。
国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》共分为两个部分，第一部分提出了如何系统而有效地对文件进行管理的宏观框架，文件管理的要求和文件管理系统的设计等一般的规定；第二部分提出了如何将第一部分内容加以实施的详细的指南，例如如何建立文件管理的政策和进行职责分工，如何进行文件管理系统的设计，如何对文件进行处理、控制、分类、存贮和利用等等，提供了一系列的实际指导。
在该标准的第一部分，首先提出了作为文件应具有的如下特征：
1． 文件应该正确地反映所要传达的内容、所决定的事项和所采取的行动，文件应该能够满足相关事务处理的需要，并可用来作为说明与解释的依据。
2． 文件的内容应始终与记录下来的事务处理的元数据相链接，如文件结构元数据、背景信息元数据及相关文件元数据。
3． 文件应具有真实性，其能够证明文件中所记录的事务处理，能够证明文件形成的责任者，以及文件形成的时间。
4． 文件应具有可靠性，其内容应是可信的，能够完整准确地表达其所证明的事务处理、事务活动和情况。
5． 文件应具有完整性，其构成部分应是完整齐全的，而没有被非法篡改过。
6． 文件应具有可利用性，可被查询、检索、显示和解读，并能够在事务活动和机构职能背景下能够被确认。
很显然，文件的这些特征与档案的凭证性要求是完全一致的，甚至可以说，如果一份文件具有了如上特征，就可以认为这份文件具有了档案的凭证价值。也正是由于该国际标准的制定充分考虑了档案的要求，所以引起了许多国家文件管理机构和档案部门的高度重视。
在2002年10月，联合国教科文组织提出了一份报告《电子文件的真实性》，这份报告从保存人类遗产角度专门强调：根据国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》所提出的文件的特征，档案工作人员必须要在电子文件产生之前参与电子文件管理系统的设计，以保证电子文件应具有的档案的凭证性。
美国国家档案局在2003年7月提出的《美国国家档案馆战略发展指南》中也强调了在政府文件管理中实施《ISO 15489 信息与文件 文件管理》的重要性，并提出了《美国文件管理重新设计方案》。
澳大利亚档案馆则向政府部门提出建议：在设计、开发文件管理系统时要充分考虑《ISO 15489 信息与文件 文件管理》标准，并按该标准进行实施。
英国档案馆则正在进行一项为期二年的研究项目：《ISO 15489 对文件管理的影响》。
可见，在电子政务的建设中，实施电子文件的档案管理，这已成为文件部门和档案部门的共同认识，其实这不仅是文件部门与档案部门工作职责的需要，而且更重要的是人类保存自身历史遗产的需要，是人类社会自身发展的需要，而国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》则为实现这一点在国际层面上提供了实施的规范与技术。
关于电子政务与电子档案管理关系的思考
从以上的分析中，我们可以看出电子政务与电子档案关系至少可以归纳为以下几点：
1． 电子政务是电子档案管理的源头；
2． 电子档案管理是电子政务的效率所在。
由于有了以上两点，因此：
3． 电子档案管理是电子政务建设不可缺少的重要内容；
4． 电子政务建设在本质上涵盖了电子档案的管理。
所以，任何在理论或实践上将电子政务与电子档案隔裂开来都是不科学的。
由此，为了实现在电子政务中的电子档案管理，从电子政务角度讲应该：
1． 在电子政务的系统设计时，应有电子档案管理的设计；
2． 在电子政务的建设时，应有档案部门人员的参与；
3． 在电子政务的实施时，应有档案部门人员的指导。
而从电子档案管理角度讲：
1． 档案部门应转变观念、扩大职能，参与电子政务的建设；
2． 档案人员应更新知识，从而有能力参与电子政务的建设；
3． 档案标准的制定应能适应电子政务的需要。
但是，从目前我国电子政务建设与电子档案管理关系上看：
1． 在理论上，研究还缺乏深入的研究，其研究成果还跟不上我国电子政务迅速发展的实际，差距还很大；
2． 在实践上，制定的标准还很不适应电子政务发展的需要，如2002年最新颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》还只是一个电子文件后端控制管理模式的标准，不能适应我国电子政务建设电子档案前端控制管理模式的需要。
3． 对国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》还少有研究，在我国电子政务建设还没有引起重视，而该国际标准的颁布在国际上却掀起了一股风暴，引起极大的反响。
由于以上原因，造成了在我国电子政务建设中，档案部门还只是形式上参与，而在实践中却很少参与，可是，我国每年在电子政务上的投资却高达几十亿、甚至上百亿，在这样情况下，又怎能保证这样的电子政务建设其文件管理是能够符合电子档案管理的实际要求的呢？！
结论
计生档案管理论文范文第6篇
摘 要：本文从国家信息化建设、高校档案事业现代化发展、档案工作者的社会地位三个方面分析了高校档案室档案数字化的必要性及其意义；并从完善软硬件设施、数据库建设和提高档案室工作人员素质等方面论述了高校档案室档案数字化建设的基本思路。
关键字：高校档案室；数字化建设 ；档案
随着经济社会的发展、技术的进步，高校正迈入数字化管理时代。档案数字化是指将不同载体形式、不同记录方式的档案信息通过计算机录入转化成计算机可以识别的数字形式，形成可供保管与利用的数字信息资源库。[1]对档案室档案进行数字化建设，有利于保护档案实体、方便档案借阅查询。笔者认为高校的档案室数字化迫在眉睫。
一、 高校档案室档案数字化的必要性和意义
1.高校档案室档案数字化是国家信息化建设的必然要求
国家档案局于1996年把电子文件研究项目列入科技计划，1999年完成了《电子文件归档与归档电子文件管理规范》，同时要求各级档案部门积极地开展档案数字化建设的研究和实践。[2]因此，高校档案室必须做好档案数字化建设的工作，以迎合国家信息化建设的方针政策。
2.高校档案室档案数字化有利于推动高校档案事业现代化发展
在传统的档案文件管理时代，档案室的工作主要以接收、保管、查阅纸质档案为主。这一工作方式有极大的封闭性，容易产生“重保管、轻利用”的工作思想。随着数字化时代的到来，通过利用计算机和档案管理软件对文件进行收发、归档、鉴定、销毁、利用，使整个过程快捷、准确，节省了大量的人力物力财力，大大提高了档案室的工作效率，从而推动档案事业的进一步发展。[3]
3.高校档案室档案数字化有利于提高档案工作者的社会地位
传统的档案工作者，大多从事于比较机械的手工劳动，档案工作者的效率比较底下，这在一定程度上影响了公众对档案工作人员的评价。档案部门要想提高自己的社会地位，必须提高自身的数字化水平。此外，档案工作者必须更新利用档案管理理念，有效利用和共享技术手段和方法，发挥其增值作用，从而提高档案工作者的社会地位、实现档案事业的跨越式发展。
二、高校档案室档案数字化的条件
1.信息时代的发展为档案室档案数字化奠定了坚实的基础
随着经济技术的发展、计算机网络的普遍使用，我们已生活在信息时代。这一时代为人们的生活、工作等各个方面提供了便利，在一定程度上打破了时空的限制，提高了人们的生活水平。正是由于计算机和扫描仪、复印机等各种软硬件的使用，才使档案室档案数字化成为可能。同时，在社会信息化的背景下，对档案室档案进行数字化的改革，正是顺应时代的潮流而必须实现的转变。
2.高校档案室档案的增多使其数字化迫在眉睫
近年来，各高校为培养更多的人才都在实施扩招政策。一方面，它使更多的学生能够迈入高等学府享受更高的教育；另一方面，它给学校各方面带来了竞争压力。原有的档案库房已不能满足逐年增多的档案文件，这促使档案室工作人员作出相应的更改。档案室档案数字化通过对档案内容的数字化扫描，在提供利用时，以查找电子档案为主，这样可以改变原有档案的存放方式，能够节省档案存放空间，容纳更多的档案文件。
3.档案室纸质档案的存在是数字化的必要准备
档案室纸质档案的存在是数字化的前提，任何需要进行数字化处理的信息都要以传统文件为载体。在数字化处理过程中，对文字、图片等用扫描仪将其转化成BPM图像文件格式存储于计算机中，然后制作成可永久保存的光盘，建立数字档案管理体系，也就是“双套制”管理的模式。这样既保证了原始档案的原始生态和永久保存，又方便了科研人员的查阅与研究的需求，也为今后的资源共享打下了基础。[4]
三、高校档案室档案数字化建设的内容
1.完善相应的软硬件设施
建立档案室档案数字化，首先需要完善相应的软硬件设施。这主要包括三类：一类是数字档案信息采集设备，实现纸质档案、图纸档案等的数字化转换工作，包括扫描仪和计算机等设备；一类是数字档案信息存储设备，实现数字档案信息的存储与管理，包括服务器、磁盘阵列、关盘等设备；一类是档案综合管理系统软件，实现数字档案信息的管理与利用功能，包括档案著录、档案统计、档案检索、档案信息等功能。[5]其中，在数字化信息采集过程中，要根据不同信息载体形式，选择通用性好、存储容量大、存储质量好的存储格式，这有利于信息的流通，同时减少信息的流失。在数字档案信息存储过程中，制作成可永久保存的CD-R光盘，便于对档案文件的长久查阅利用。在实现档案信息的管理与利用时，应选择合适的档案综合管理系统软件。在服务器软件领域，存在着以各种版本的UNIX 和LINUX为代表的优秀者，它们既有稳定性、安全性的特点，又具有价格低廉的特点，因此可以作为档案综合管理系统软件的首选。
2.档案数据库建设
在数字化过程中，对档案室档案进行分类，整理成学籍、成绩、论文、科研成果等数据库，更方便用户的查阅利用。
学生学籍档案数据库。档案室工作人员可以根据网上招生的录取数据，收录每届学生的基本情况，形成学生学籍档案数据库。这一数据库的建设，有利于高校和用人单位鉴别学生的毕业证和学位证。
学位论文和科研成果档案数据库。结合每年毕业生提交学位论文电子版机会，将纸质论文和电子论文数据库一并归档，并及时采用扫描等方式补录以往学位论文全文，建立齐全的学位论文数据库。
学生成绩档案数据库。学生在每学期都有期末考试，待学校收录期末考试成绩时，档案室可借机汇总建立学生成绩档案库。
3.提高档案室工作人员的专业素质
为提高档案室工作人员的专业素质，可定期对档案室工作人员进行培训，并实施定期考核适度。另外，可有计划地分期分批选送档案业务骨干到高等院校进修。同时，在招聘档案人才时，除考虑档案文书知识外，更要注重具备软件开发能力的人才，调整档案人员专业知识结构组成，更好地为高校档案数字化服务。
四、结语
高校档案室档案数字化已成为高校档案发展的必然趋势。面对这一机遇，我们必须不断改革和创新，遵循合理的原则、设立科学的目标、采取正确的方法、逐步走向完善，尽早实现档案室档案管理的现代化，使档案室工作的各个环节以更高的效率为学校的教学、科研管理和其它各项工作服务。
参考文献：
[1]沙敏.高校档案数字化建设的认识与思考[J].科教导刊，2011，（2）：171-172.
[2]饶永.简论高校档案数字化建设[J].电子科技大学学报社科版，2004，（6）:88-91.
[3]林丽群.高校档案数字化建设的思考[J].数字兰台，2008，（2）：12-13.
[4]孙莹.“满族说部”档案室数字化管理初探[J].兰台内外，2005，（6）:65.
计生档案管理论文范文第7篇
一、研究生论文档案收集途径的探讨
研究生论文具有分散性，个体性的特点，比如我校，在研究生毕业离校之前，论文档案尚分散在600多名研究生的手中。那么，我们如何来进行有效的保质保量的收集呢？在研究生毕业离校之前，我们把论文的归档工作作为他们离校手续中必办的一项内容。如果他们的论文没有归档，那么他们不能最后办完离校手续，也就不能离校。
然后，具体该由准来进行收集呢？笔者最近走访了几所高校，一般由系里的兼职档案员负责收集。兼职档案员由研究生秘书或学科秘书，科研秘书，图书资料员等来担任，笔者认为由研究生秘书担任的最佳。因为研究生秘书能和研究生取得直接联系，有关论文归档的内容和要求可以提早通知他们。在实际工作中，往往会遇到这样的情况，研究生拿了材料来归档，这时，如果论文不符合要求，他们会说事先不知如何要求，而现在他们马上要毕业离校了，这不仅给收集工作带来困难，也给即将离校的研究生造成不便。如果由研究生秘书担任兼职档案员来收集论文，一些归档需要的表格和具体要求说明提早交给研究生秘书，由各系研究生秘书发到研究生手里，也就可以对归档中的一些不合格品打一剂预防针。而由其它人员担任，没有研究生秘书所具有的优势。
研究生论文档案的归档工作，也是研究生管理工作中的一部份。复旦大学实行了部门立卷制度，即由研究生院统一归口、立卷，然后移交学校档案馆，档案馆对他们作具体的业务指导和监督。这一途径既符合部门立卷制度，又宜于做好研究生论文的归档工作。一方面，研究生院论文材料的内容最为熟悉，他们最了解档案的完整与否及内容之间的相互联系。另一方面，有利于档案人员集中精力和时间，开发档案资源，主动提供利用，同时，也可以更好地进行监督和指导。如果不经研究生院而直接归到档案馆，首先，这不符合部门立卷制度；其次，研究生秘书不属于档案人员系列，档案馆对研究生秘书工作不能施加任何影响。因此，由研究生院统一归口，有利于保证论文的质量。
二、研究生论文整理中组卷方式的探讨
纵观几所院校，无外乎两种组卷方式：一是按人头组卷，即把一个研究生的所有材料都集中在一起，包括论文和评阅材料。另一种是论文和评阅材料分开组卷，论文以人组卷，而评阅材料按系或专业集中组卷。按人头组卷，一个人的材料比较集中和清楚，然而，笔者以为还是论文和评阅材料分开组卷为宜。首先，从利用的角度看，一般来讲，很少出现论文和评阅材料同时使用的情况，而对评阅材料利用较多的是各系在搞研究生教学质量评估或单个硕士点，博士点申报、评估的时候，即大量利用时，多以系或专业的单位。因此，评阅材料以系或专业为单位集中保管，有利于迅速地査借利用。其次，按人头组卷，由于论文材料直接来源于研究生，而评阅材料往往以系为单位集中，要把一个人的所有材料都集中在一起。这样，组卷工作就比较麻烦，这于实际工作并无必要。
三、研究生论文如何实行计算机管理：
研究生论文经研究生院部门立卷之后，移交到档案馆，然后，我们对它进行全面的计算机管理工作。计算机管理功能如下：输入功能：我们设了与论文有关的以下字段，如分类号、排架号、排架流水号、密级、论文题名、系别、论文作者、导师、备注等。这些字段大致反映了论文档案所要标识的所有内容。
统计功能：根据需要可以设多种统计功能，如“按系统计”、“按导师统计”等等。
修改功能：包括修改和删除。
查借利用功能：结合输入的字段，运用“与、或、非”的逻辑关系，可以提供多种检索途径。
打印功能：分类簿册，总簿册及各种统计报表等均可打印出来。
论文实行了计算机管理之后，直接输入计算机，并在计算机上迅速地进行统计，修改、查找和打印各类簿册。这样，不仅大大减轻了手工劳动，而且为进一步开发档案资源打好了基础。
四、小结
计生档案管理论文范文第8篇
一、学生课程成绩与毕业论文档案资料特点
在高校，每一个学生都有自己的成绩单，都要提交一份自己的毕业论文（少数专业学生没有毕业论文要求）。学生课程成绩与毕业论文是反映教学效果和质量的重要档案资料，两类档案资料的显著共性特征是学生身份信息唯一和明确具体，体现在每位学生的学号具有唯一性。在教学进程中，这两类档案资料的时间属性也很明确，学生课程成绩每学期都有记载，毕业论文在本科学制最后一学期提交归档。此外，学生课程成绩具有私密性、调用频率高等特性；毕业论文属于学生科研成果，成果归属权清晰，学校有对成果进行使用的权利，除保密论文外，一般毕业论文均具有开放性，可供其他人和机构查询。毕业论文还具有页码多、图表字数多等特点，纸质档案占据较大的保存空间。归纳和理解学生课程成绩和毕业论文档案资料特点，是开展档案管理和编研工作的基础。
二、以身份信息为支点的档案组卷及双重管理
传统的常用的成绩档案和毕业论文档案组卷方法是采用入学年度与院系别（专业）相结合如组卷方法，或者采用以毕业年与院系别（专业）相结合的组卷方法。例如：××学校××级××院系（专业）学生成绩册（毕业论文），××学校××届××院系（专业）学生成绩册（毕业论文）。由于受到院系、专业调整和更名的影响，受到办学模式多样化的影响，受到学分制和学籍异动等影响，这种组卷方法具有一定的弊端[4]。
就目前高校教学档案管理的实际而言，学生成绩和毕业论文一般都采用了纸质档案和电子档案双重管理，但这种双重管理还存在不少问题。例如：学生成绩电子档案一般依托高校教务管理部门的教务管理信息系统，学校档案馆无权调阅；学生成绩电子档案虽然采用了学号查询入口，系统也具有一般的统计汇总功能，但对学生课程成绩的统计分析功能开发的软件还远远不够，难以满足教学管理的较高级需求；毕业论文电子档案一般是做成光盘，或者简单存贮在院系教学管理工作者计算机硬盘中，不利于长期保存、扩充内容和查询浏览。这说明，目前的所谓教学档案双重管理还仅仅是初步的、分离的档案保存，不能充分体现纸质档案管理和电子档案管理各自的优势，不能满足档案管理的要求和用户服务需求。
因此，建立以学生身份信息为支点的档案组卷及双重管理值得深入探索。朱惠钰，刘美娟（2001）提出，在新生入学时候，教务管理部门可以建立一个学号姓名及身份证号对应的数据库，实现使用学号或身份证二选一的查询方式。以学号为支点组织成绩档案，形成的案卷题名为：××学校学生成绩总册（学号范围），把学号与档号一起贴在案卷脊背上排架，一目了然，有利于快速准确调档[4]。同时在教务管理信息系统中，建立以学号或身份证入口的查询界面，在主字段学号目录后面，添加更多的其他信息子目录，例如：姓名、院系、专业、学期、班级、课程名称、课程性质、授课教师等，充分实现多维学生课程成绩数据分析的功能，为做好档案编研工作打下基础。谭玲玲等（2009）把整个学生成绩档案信息化管理分为五大功能模块，即成绩录入、成绩查询、成绩修改、成绩分析、成绩输出，每一个功能模块下面又设立若干子模块，共计11个子模块[5]。在毕业论文电子档案信息化管理过程中，杨焕海（2007）提出了基于web的高校毕业论文档案管理信息系统设计方案，对系统分析与结构、关键技术，以及系统实现进行了论述，提出的系统具有录入、修改、查询、浏览、编审、检索和汇总等功能[6]，该毕业论文电子档案管理信息系统也是基于学生学号关键身份识别信息而建立起来。以学生身份信息为支点，可以把纸质档案和电子档案对应联系起来，实现双重管理。同时，利用计算机网络信息的强大技术，可以最大限度地体现教学档案的价值。
三、学生成绩与毕业论文档案的编研要点
档案编研工作是档案部门以馆藏档案为主要对象，以满足社会利用的需要为主要目的，在科学研究的基础上，编辑史料，编写参考资料，参加编史修志及撰写专门著作的工作。它是一种主动提供或报道档案信息，为学校和社会服务的形式。档案编研工作是档案管理的重要环节，是充分开发档案信息的有效手段。高校档案编研工作应立足于服务学校，做好选题规划，体现学校特色[7]，对于反映教学效果和教学质量的学生成绩和毕业论文，学校和院系档案管理工作者可充分利用纸质档案和信息化电子档案，选择一些关键选题，开展教学档案编研工作，供教学管理者和教师参考，便于了解教学质量状态，进一步改进教学工作，加强高校内部教学质量监控。例如：对于学生课程成绩，可选择的编研题目有全校公共课大学英语、高等数学、计算机基础等课程的一次性考试通过率；英语四级六级通过率；班级大面积不及格课程分析；学生学籍异动警示分析等。对于学生毕业论文，可选择的编研题目有结合教师科研和生产实际题目的比例；历年选题的重复情况分析；不同职称教师指导学生人数情况分析；本科毕业论文质量分析等。
学生课程成绩和毕业论文是重要的教学档案资料，是学生学习历史的记载。对其开展科学管理和编研工作，不仅有利于实现一般的快速查询功能，还能实现纸质档案和信息化的电子档案优势互补，弥补档案管理中存在的不足之处，充分挖掘和利用该类档案的价值，便于为用户提供优质档案服务，为改进教学和教学管理，提高教学质量提供优质档案服务。
参考文献：
[1]张含卓，欧雪梅.加快高校教学档案信息化建设的思考[J].华北煤炭医学院学报，2011，13（3）：427-428.
[2]钱爱华.高校教学档案分类探讨[J].安庆师范学院学报（社会科学版），2010，29（12）：100-103.
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[4]朱惠钰，刘美娟.浅谈高校学生成绩档案组卷方法[J].浙江档案，2001，（12）：25.
[5]谭玲玲，邹妙玲，谭年元.基于教务网络管理系统的高校成绩管理的探索与实践——以湖南工程技术学院为例[J].湖南医科大学学报（社会科学版），2009，11（3）：190-192.
计生档案管理论文范文第9篇
［关键词］ 档案； 计算机管理工作； 问题； 措施
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 14. 057
［中图分类号］ G275 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）14- 0096- 02
1 档案计算机管理的内涵
1．1 档案计算机管理的定义
档案计算机管理指的是档案管理人员以计算机硬盘、软盘、磁盘和光盘等为载体进行文字材料的存储。那么档案计算机的管理形式主要有以下的4种：电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸，当然还有其他的一些形式。
1．2 档案计算机管理的特点
档案计算机管理的特点主要是相较于传统的纸质文件而言的，档案计算机管理的主要特点是：① 档案计算机管理不再是传统的纸质文件，所以也不是直观就能翻阅得到的，这就需要我们借助计算机进行阅读；② 档案计算机管理的档案信息借助计算机直接进行快速、简单的处理和传递工作，比之前的纸质摘录等速度快捷； ③ 档案计算机管理还能实现档案的资源共享，这样也就意味着档案的传输等不再受地域距离和时间的影响了，更加方便； ④ 由于我们现在采用了档案计算机对档案进行管理，那么，如今的档案存储环境和保存条件也就随之发生变化，它不再要求纸质、书写等条件，而且对档案的保存场地的面积也不再有相当高的要求。总之，我们说，随着科技的进步和社会的发展，档案计算机管理的优势将会日趋突出和明显。
2 档案计算机管理工作中存在的问题
2．1 档案计算机管理对档案本质属性的影响
原始记录性是档案的本质属性。而这种档案原始记录性主要是表现在档案的内容上和档案的形式上两个方面。我们都知道，一些档案在存档之前是需要当事人的亲笔签名或者是当事人的亲笔手稿的，这都是档案原始记录的体现，有一定的真实性，进一步说，只有有这些亲笔签名等原始记录的档案才能有法律效应，成为法律的凭证。但是，在档案计算机管理工作中，电子文件从起稿开始到文件修改、印发都是在计算机上进行操作的，这种模式虽然便于修改和复制、打印等，有一定的方便性，但是这却使档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。所以，这也就引发了电子文件的原始记录和凭证作用如何确定的争论问题：究竟电子文件能否作为存档之用，电子文件是否具有一定的法律效应等等，这些都是档案计算机管理工作中遇到的问题，也是我们急需解决的新课题。
2．2 档案计算机管理对档案来源原则的影响
档案信息的来源原则主要包括两个方面：从外部环境来看，我们是遵循尊重全宗的原则；从内部环境来看，我们是遵循尊重原始顺序的原则。
但是自从档案进行计算机管理层面开始，随着电子文件进入档案管理领域开始，以原始顺序为原则的档案信息来源开始不断地备受关注。在之前的纸质档案管理过程中我们形成了这样的原则，只有根据其来源才能形成一定的法律效应和相应的法律责任，而在现在的电子文件档案过程中就打破了文件本来的顺序。所以，在充分利用计算机进行档案管理工作时就需要我们不断地根据客观实际情况和变化，进一步完善档案信息的来源原则，并对其进行丰富和发展。
2．3 档案计算机管理对档案学理论研究的影响
就目前来看，我们的档案管理理论的成熟和研究基本都是围绕纸质档案为主要研究对象的，而对档案计算机管理的研究还是处于萌芽阶段的，所以，随着档案工作对象的变化，那么档案工作原理、理论等方面的研究也就随着需要进行进一步的更新。
3 档案计算机管理工作的改进措施
3．1 建设并实施电子文件档案管理工程
档案切实实施计算机管理体系之后，需要我们做好对档案的归档工作，做好电子文件的技术处理工作，建设并实施电子文件档案管理工程。
建设并实施电子文件档案管理工程，这就要求我们的档案管理人员深入到现行的电子档案文件管理、工作领域，切实去了解电子文件信息的重新排列和组合的来龙去脉。这也就是说，我们在进行档案计算机管理工作时，需要档案工作人员学会将已经归档的电子文件更改为“只读性”的文件模式，即是只能读不能写的不能更改的文件模式，这种模式对识别和保护电子文件的原始结构有很好的作用，保证了档案的本质属性——原始记录性。
3．2 档案计算机管理一定要解决好电子文件档案的保存工作
鉴于我们对档案计算机管理的理论研究还处于一定的初级阶段，又加之以化学磁性材料为载体的电子文件档案形成时间短、缺乏实际的贮存经验，所以电子文件原始信息的长期保存问题很值得商榷和作进一步的研究，尽管在理论上电子文件是可以长期保存的。
3．3 档案计算机管理工作需要提高档案管理人员的整体素质
优秀的人员素质对一个工作的发展起着至关重要的作用。档案计算机管理工作的实现是需要我们的档案管理工作人员提升自身档案工作的质量，为此，我们的档案工作人员要适应计算机技术的不断更新和档案事业的发展，必须积极搞好知识的学习、补充、消化等工作，促进档案工作人员队伍素质的强化。
3．4 加强档案管理基础工作的标准化和规范化
在进行档案计算机管理工作过程中，我们需要严格执行《档案著录规则》的档案数据库结构、数据格式等方面的标准和规范，规范档案著录工作，保证档案基础信息和数据的通用性，为实现档案信息资源的社会共享创造条件。
4 总 结
档案计算机管理工作的实现可以加快档案管理工作的效率，提高档案管理工作的效能，从而减轻档案管理工作原有繁重的工作。加强和国际的档案管理进行有效的接轨以及联系，做好相关工作，使得计算机管理工作有效、顺利进行，更好地服务社会主义现代化建设，促进社会经济的发展和繁荣。
主要参考文献
计生档案管理论文范文第10篇
关键词：任务驱动 工作过程 物业档案管理 学习领域
1 概述
《物业档案管理》是高职院校物业管理专业开设的主要专业课之一。作为一门兼具理论性与实践操作性的课程，直接为培养学生的物业档案管理素质服务，不仅使其能够胜任现阶段的物业管理工作，而且能够适应物业档案管理工作在相当程度上发展和提高的要求。通过本课程的教学，要求学生掌握物业管理工作中档案管理的原则、理论，认识物业档案管理的意义，掌握物业档案实体管理的具体操作方法如收集、整理、鉴定、保管、利用等，并能够进行档案信息资源的开发利用工作。
2 任务驱动的目标性教学
任务驱动的目标教学，使学生有具体的学习任务和明确的教学目标，是以学习型工作任务为核心来训练专业技能并构建专业理论知识的教学改革。物业档案管理学习领域的每个学习情景，布置适量的物业档案管理工作任务，也就是学习任务，以任务为切入点，明确要获取的知识、技能和职业素养，使学生有目的的在完成实际的工作任务过程中理解物业档案专业知识，掌握物业档案管理技术与技巧，为就业与将来的职业生涯奠定良好的基础。
3 基于工作过程的教学分析
①工作过程与职业教育。基于工作过程的职业教育，在教学设计上建构了传统的学科体系，构建了符合职业能力形成规律的职业教育模式，实现学科体系知识的解构与行动体系知识的重构。②职业实际工作过程与任务。物业档案管理员（职业资格证书称档案业务人员）具体的工作过程：文件管理档案收集档案鉴定档案整理编目与著录档案保管档案编研提供利用统计分析。物业档案管理典型工作任务：文件编印与收发；档案的接收与征集；鉴定档案资料价值；档案装订、分类、排列、编号、立卷；档案数字加工；档案信息化建设；档案库房管理；档案检索调卷与利用；统计分析。③基于工作过程的教学环节。物业档案管理专业抽象的普适性工作过程、具体的工作过程与教学过程的比较分析见表1。
4 学习情境设计
2007年以来，以国家示范性高等职业院校引领的基于工作过程化教学模式的改革，取得了很大的成果。改革中，学习情境设计的载体呈现出多元化的特点，其载体可以是项目、任务、案例、设备、产品、构件、零件、部件、系统、工序、场地、材料、活动、现象、问题、症状、业务领域、客源、……等等。
4.1 学习情境设计思路。档案工作系统是由输入、输出、反馈三个子系统中的八个工作环节即收集、整理、鉴定、保管、编目、编研、利用、统计，形成一个结构清晰、功能多样的档案工作系统。从档案的形成到档案的保管利用，是一个专业性的有序化工作过程。基于完整的工作过程来设计学习情境。任务驱动工作过程导向的高职物业档案管理学习领域学习情境的设计，根据档案管理职业程序性很强的特点，以物业档案工作过程为载体设计学习情境，即以物业档案专业工作的程序进行设计。
4.2 学习情境总体设计。大多数的物业档案管理员都兼做文案，所以，在物业档案管理学习领域学习情景的设计档案的工作环节前增加了文件管理，最后增加了现代化管理，因此，基于工作过程的学习情景设计了10个学习情境：学习情境①文件管理；学习情境②档案收集；学习情境③档案鉴定；学习情境④档案整理；学习情境⑤编目与著录；学习情境⑥档案保管；学习情境⑦档案编研；学习情境⑧提供利用；学习情境⑨统计分析；学习情境⑩现代化管理。
4.3 学习情境具体设计。每个学习情境由完成一个以上的学习任务来实现，在学习任务的具体设计上，也是按照工作过程来排序的，通过理论实践一体化教学模式，学生边学边做，在完成任务的过程中学习与理解专业知识，获取档案管理的能力，才能适合高职培养技能型人才的需要。学习情境，是对物业档案管理学习领域的具体化，它是小型的主题学习单元。每个学习情境，都是个完整的工作过程；每个学习情境都要完成一个以上的学习型任务，每个任务也是一个完整的工作过程。在学习情境的具体设计中，主要结构有：具体任务，就是要完成的学习型工作任务；工作流程，完成任务的工作步骤；工作方法，引导学生自主学习，主动工作；与其他任务的关系，各个工作任务与过程间的无缝对接；培养的知识、能力与职业素养，教学要达到的目标；成果形式，即实施行动完成任务的结果；评价方法，即对每个任务结果的考核评估办法。学习情境的具体设计以学习情境①文件管理、学习情境②档案收集为例，见表2。
5 教学要素分析
除了上文提到的学习型工作任务、教学过程外，任务驱动基于工作过程的物业档案管理学习领域学习情境构成要素还包括：教学内容、教学资源、考核评价。
①教学内容。高职教育，不能是本科内容的压缩和模仿。高职院校物业档案管理教学内容的深度和广度要结合实际，要根据高职院校学生特点、教学资源情况以及课时等因素，确定教材和教学内容。将教学的重点放在档案管理过程、方法与专业知识的运用上，而不是对档案管理理论知识的研究，高职培养的是技能型人才而不是研究型人才。有了这样的理念，才能突出高职的特点，才能使教学内容具有针对性和实用性。②教学资源。教材和参考文献、教案和讲义、引导文案、多媒体课件、视频、网络信息资源、教学软件、多媒体教室，档案馆、物业管理公司等实习基地的多元化立体教学资源。③考核评价。通过考核，检验学习效果，通过评价，及时发现问题，解决问题。对高职物业档案管理课程的考核，要改变传统以一张考卷笔试的一次性考核模式，将整个教学过程作为学生学习成绩的考核过程，让学习过程考核与终结考试相结合，从知识掌握程度、实际操作技能、完成任务的质量、专业能力、工作能力、学习能力、行动能力、创新能力、职业素养、综合素质等多方面对学生进行考核和评价，评价的方式除传统的笔试外，可以多样化，如表2中的自评、互评、口试、教师综合考评。
考核评价体系由三部分组成：任务完成情况的评价与考核、学生平时成绩、期末笔试成绩。以此，达到笔试考核和操作考核相结合、知识能力考核和素质考核相结合、课程评价和常规考核相结合，全面考核学生的专业知识、工作技能、职业态度等综合素质。
参考文献：
[1]王雅南.以任务为导向的高职院校信息检索课工作过程化教学改革研究[J].图书情报工作，2009（23）：91-94.
[2]王雅南.任务驱动工作过程导向的高职信息检索学习情境设计[J].图书馆学研究，2011（6）：16-19.
计生档案管理论文范文第11篇
关键词：档案管理系统；ERMS；信息化；中国石油
中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044(2011)20-4875-02
Research on Electronic Records Management System of Petro China
HOU Li-li
(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)
Abstract: To Accelerate development of information construction of Petro China, improve efficiency of work of records management, and decrease the waste of labor power and material resources for long hangwriting and poor softwares of records management, the uniform platform of records management of Petro China, that is Electronic Records Management System (ERMS), is exploited. The deffirences between ERMS and old records management are discussed in detail. The functions of the whole and every modules are introduced.
Key words: records management; electronic records management system; ERMS; information construction; Petro China
长期以来中国石油集团公司下属单位在档案管理上使用各自开发的系统，甚至和手写管理相结合，没有统一的档案管理平台。传统的档案管理业务存在很多弊端。项目组在国家信息部的支持下，与微软合作，在集团公司范围内建设集中统一的档案管理平台（简称ERMS），实现业务系统与档案管理系统的有效集成，制订统一的档案管理标准规范，整体提升档案管理能力。通过建设集团公司集中统一的档案信息资源共享平台，在保证信息安全的前提下，提高档案的利用率和使用价值。从技术的角度，实现由档案管理系统向内容管理系统的过渡；从应用的角度，逐步实现由档案管理向知识管理的转变。最终建立起中国石油的电子文件凭证中心和知识中心。
1 ERMS与传统档案管理业务的比较
1.1 传统档案管理业务原理
部门档案归档人员将实体档案提交到档案管理部门，由档案管理部门人员负责档案的入库管理以及用户的档案利用业务（图1）。
1.2 ERMS原理
部门档案归档人员在ERMS系统上将档案电子条目录入，经过归档部门领导和档案部门领导审核以及归档办结后，档案电子条目自动提交给档案管理部门，随即可同步提交实体档案和清单。由档案管理部门人员进行电子档案和实体档案进行入库维护和对用户的利用（图2）。
1.3 与传统档案业务管理的比较
1.3.1 电子文件管理规范和标准
传统档案业务缺乏统一的电子文件管理规范和标准，档案数据标准和格式未统一，历史数据质量较差。ERMS遵守《中国石油天然气集团公司档案管理手册》，统一了各个下属单位电子文件管理规范、数据标准和格式。
1.3.2 文档一体化程度
传统档案业务文档一体化程度低，缺乏生命周期的管理，未与产生电子文件的相关系统进行集成，电子与实体管理脱节。ERMS强调针对电子文件的管理，电子文件先归档，实体随后。还提供与OA系统的接口。
1.3.3 档案价值利用
传统档案业务纸质借阅率较低，基本无法进行电子借阅。编研工作量大，素材收集不全面，统计工作繁重。ERMS提供电子借阅功能，一份电子档案能同时借给多个用户，到期后自动收回借阅权限。支持电子档案全文检索。自动生成符合用户需求的统计报表。
1.3.4 信息化标准体系建设
传统档案业务信息化标准体系建设滞后，已有档案管理系统差异大，无统一的管理平台，形成了多个信息孤岛。ERMS为中石油集团公司各个下属单位建立统一的档案管理平台，成为档案信息共享知识中心。
1.3.5 档案管理工作的权责落实
传统档案业务对档案管理工作的责任方较难落实。ERMS根据使用系统的权限划分用户角色，并且支持多种日志，保证每个工作环节都落实到责任人。尤其是归档工作一定由归档部门负责，贯彻“谁产生，谁负责”。
1.3.6 档案管理工作效率
传统档案业务以实体档案为主，大量工作都要在线下手工进行，效率低，人员浪费大；ERMS充分发挥了电子档案的优势，大部分流程都在线进行，大大提高了工作效率，减少了人员浪费。
2 中国石油档案管理系统
2.1 总体功能结构图
总体功能结构图如图3。
2.2 各个模块功能
2.2.1 收集整理模块
收集整理模块主要包含档案归档和档案上交的功能。
档案归档的目标为协助归档部门和档案部门的用户将电子和实体档案归到中国石油档案管理系统中。包括以下功能：
1）预归档：用于部门归档人员创建档案的电子条目。
2）归档整理：用于部门归档人员对电子条目所对应的实体进行整理。
3）档案整理：档案管理员对部门归档人员提交过来的电子条目和实体档案进行整理。
档案上交的目标是以直交或汇交的方式实现油气勘探开发类档案的分发和汇交。
2.2.2 档案保管模块
档案保管的目标为对已归档档案进行日常维护和管理，并通过鉴定档案的价值确定其保管期限，把已失去价值的档案销毁，以达到优化馆藏、提高档案管理利用的效率。档案保管包括以下功能：
1）档案管理：用于档案管理员查看馆内档案的详细情况。
2）库架信息维护：主要用于模拟实际档案库房。档案管理人员对实体档案上架后的物理库架位置信息进行维护。
3）档案鉴定：对于已经过期的档案，可组成专家组进行档案价值的鉴定，以确定其保管期限，把已失去价值的档案销毁。
4）档案移交：用于当某些单位需要重组或是某些档案需要移交给另一家单位时。
2.2.3 档案利用模块
档案利用模块是系统用户利用档案资源进行工作，也就是各部门、各单位使用档案的过程。包括以下功能：
1）档案搜索：利用档号、名称、归档部门等关键字搜索出符合用户要求的电子档案，方便了用户查询、借阅等需求。
2）档案借阅：支持电子档案和实体档案的借阅。一份电子档案可以同时借给多个用户。到期后自动收回权限。
3）报表生成：可以根据用户自定义的行和列，生成符合用户特定需要的报表。
4）档案编研：是为档案编研人员提供一个根据馆（室）藏档案和社会需求，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著的平台。
3 结论
项目组在信息部的支持下，和微软合作开发了中国石油档案管理系统（简称ERMS），经过一段时期的实施推广，目前生产环境已在中国石油多家下属单位上线。ERMS以其友好的界面、人性化的操作、强大的档案管理功能、方便简易的系统设置、坚实的安全保密性以及卓越的运行速度和性能，得到了广大单位用户的好评。
参考文献：
[1] 王秀霞.中国石油档案管理系统应用架构的分析与设计[D].兰州:兰州大学硕士毕业论文,2010.
[2] 熊开盛,董兆鑫.档案管理系统的设计与实现[J].计算机工程与设计,2007(6).
[3] .电子档案管理系统设计及其功能实现[D].吉林:吉林大学硕士毕业论文,2007.
[4] 金波.基于SOA的档案管理系统的设计与实现[J].办公自动化,2010(7).
[5] 刘冬立.基于Web的企业档案管理系统的设计与实现[D].上海:同济大学毕业论文,2007.
计生档案管理论文范文第12篇
[
关键词] 文书档案；电子化；管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119
[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02
文书档案是企业档案的一个重要组成部分，是我们了解国家和行业政策法规，执行上级任务以及内部工作上传下达、互相沟通的主要载体之一，也是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现。随着信息技术、计算机网络技术的迅猛发展，在办公环境不断电子化的趋势下，组织机构的各类业务文档直接在计算机和信息系统撰写和传递的比例越来越高，档案工作的重点从面向档案实体管理为主，逐渐向实现档案信息数字化、网络化的方向发展。为适应文书档案数量的与日俱增以及档案载体和记录方式的多样化，文书档案电子化管理模式应运而生。
1 文书档案电子化的理论基础
（1）文书档案电子化的涵义。文书档案电子化管理就是档案管理理念要实现从传统的纸质文件管理向电子化管理的转变，管理方式以办公系统的计算机自动化和网络为依托，以电子文件的形式把以往手续繁杂的办公行为转变为容易储存、查找的电子信息。简言之，是一种手工模式向智能模式的转变。
（2）文件生命周期理论。指文件从产生直到因丧失作用而被销毁，或者因其具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程，是研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件到档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。文件生命周期理念提示了文件运动的3个阶段，即现行阶段、暂行保存阶段和永久保存阶段。
（3）前端控制理论。是根据文件生命周期理论和全程控制原则，对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划、统一要求，把可以预先设定的监控功能和档案管理功能，嵌入协从办公系统（OA系统）和各业务系统，对文件、档案工作的业务流程进行重组，并在文件形成和维护阶段进行有效地监督，从而实现对电子文件的超前控制和全程管理。
（4）文档一体化。以文件的生命周期理论为主要理论基础，通过对文件处理环节和档案处理环节的有效衔接，借助计算机等现代信息技术，把“文书处理”和“档案管理”这两个管理系统看成是一个系统工程中的两个子系统，从组织制度、管理方式到工作程序都实现科学、真正的统一管理，确保文件在整体运动过程中实现全面控制和综合管理。文档一体化的实施必须依赖于规范化的公文处理，从文书处理工作开始实行规范化，对文书档案进行超前控制，使文书档案在经过规范化的处理后，形成一个最终归宿和最长久的价值体现，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，充分发挥档案的真正效果。
2 文书档案电子化的管理办法
（1）文书档案电子文件的收集与归档。随着文档一体化管理模式的运用，文书电子文件的收集与积累往往是在计算机网络系统上进行的，其收集与归档比纸质文件更为困难和复杂。由于电子文件从形成到归档有一段时间间隔，因此电子文件就有被更改的可能，而且任何修改、删除都可以做到不留痕迹，所以电子文件的收集要由形成部门及时收集并归档，然后移交综合档案室集中管理，不得由个人分散保管。此外，电子文件归档时还要有附属于每一份文件的静态数据信息和动态数据信息。静态数据信息包括满足普通用户查询的原件属性信息，以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录；动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件的一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用。同时，电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据，不符合要求时发回归档人。数据信息应该以系统自动提取为主，减少人为干预。
（2）文书电子档案的存储与备份。电子档案是现代科技产物，它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件，应采取通用的主流存储格式，对非通用格式的电子文件，应提供格式转换功能。对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力。电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障，应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份及恢复系统。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁光介质上，至少一式两套，一套封存，一套供查阅利用，必要时复制第三套，异地保存。
（3）文书电子档案双套制保管模式。档案的本质属性是原始记录性，虽然电子档案的利用有很多优点，但由于电子档案便于修改、拷贝和难以防伪的特点，以及在计算机网络环境下，电子档案传递带来的档案信息丢失、失真、泄密等问题，容易使人们对电子档案的原始性失去信任，而认为纸质档案的原始性则更具有说服力。因此，文书电子文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“双套制”，即纸介质与磁光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案，这就很好地解决了如果文书电子档案信息丢失，那么也会有纸质的档案内容存在。可以预见，纸质文件和电子文件双套归档的局面将持续相当长的一个时期，随着技术的成熟和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为档案，多种介质并存的状况将长期存在。
计生档案管理论文范文第13篇
【论文摘要】信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。计算机技术的快速发展使我们步人了一个信息化的时代，无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术不断显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。
1、档案信息化的定义和内涵
1.1定义
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。
1.2内涵
档案信息化可以从以下几个方面来理解：第一，要实现档案信息的数字化和网络化；第二，要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；第三，要实现档案信息高度共享；第四，要引发档案管理模式的变革。
2、档案信息化管理的必要性
由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失耽忧。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术兀不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。
3、加强档案信息化管理的措施
《全国档案事业发展“十五”计划》又把信息化建设列为战略重点之一，明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。归纳其主要内容有：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网络，并人国家信息网。实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。
3.1加强基础设施建设
电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建设和完善局域网。使各项工作都网络化，加强档案的利用。3.2档案信息资源建设
3.2.1档案的电子化
所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于查找利用。
3.2.2加强档案目录数据库建设
我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求，需要加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入，保存。
3.3档案信息化人才的培养
从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息化了，因此，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新更科学、更先进的管理方法，因此必须通过各种途径加强档案业务人员培训工作。提高档案业务人员的管理水平。
【参考文献】
计生档案管理论文范文第14篇
【关键词】电子文件；档案管理；对策
计算机技术以及信息技术是现代社会发展的主要技术，因为企业、单位之间的往来电子文件数量不断的增加，这些电子文件既有图标又有文字，而且还有计算机软件和影音等资料，这些都是电子文档。电子文件经过归档整理后，就成为了电子文档，这些电子文档的应用、存储和传输都应该要保证期安全性和准确性，这样才能够让电子档案具有公信力，才具有利用价值。因此如何做好电子档案管理工作是目前的档案管理工作重要突破点，其对于今后的档案事业发展以及社会公信力都会产生极大的影响。
1.档案管理使用电子文档所产生的影响
1.1电子文档成为了过去的纸质文档代替品
计算机技术的出现，无疑是电子文档兴趣的开始，电子文档是借助计算机终端来将资料进行磁盘的记录，因此其内容都是存储在磁盘、光盘等等电子移动介质中。电子文档最大的特点就是共享性，其所有的资料一旦生成就能够进行大量的复制和传阅，这样就将文件和档案的界限给模糊了。其次，纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后。交档案部门管理，一般一年归档一次。但是电子档案具有即时性，在修改的同时就产生了，存储于计算机等电子介质中。所以计算机是电子档案的基础，如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
1.2电子文档的应用可以对文档进行自由组合
利用办公自动化系统对电子文档进行自由组合，可以实现电子文档信息与载体的可分离，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，而电子文档可以通过计算机系统进行迅速.有效、多角度的整序，不再需要对它进行如纸质文件的分类整理。
1.3电子文档的应用对档案本质属性的影响
原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上.如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文档从起草。修改到印发都在汁算机上进行，它便于修改.便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在，电子文档是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。
1.4电子文档的应用对档案来源原则的影响
来源原则包括两个方面：从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子文档的产生，后者愈益受到昔遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源，从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题，才能正确整理和理解档案文件。而电子文档在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。
1.5电子文档的应用对档案学理论研究内容的影响，档案学理沦研究的内容是山研究对象所决定的
以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文档出现以后，档案工作的对象发生了变化，其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视，原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文档来开展。如电子文档的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等，都将成为档案学理论研究必不可少的内容。
2.如何改进电子档案管理工作
2.1电子文档进行归档时要求的技术工作一定要到位
电子文档引用新的文件材料是很普遍的事情，但是这一过程就需要档案管理人员能够对改文件的工作领域有深入的了解，可以管理和引导这些电子文件的收集和管理工作，对这些电子文档的原始性进行保障，能够清晰的知道电子文档的真实性和准确性。而这些要求都是基于强大的技术识别处理上的。对于那些完成归档工作的电子档案，可以修改为只读属性，这样就可以防止电子文档被随意的修改，起到了对电子文档原始性的保护和鉴别作用，提升电子文档的可靠性，让其能够具备纸质文档的社会作用。
2.2加深思想认知性
首先我们在传统的纸质文档工作模式下工作，以及形成了固有的思想，对于数字档案存在诸多疑虑和顾虑，因此对电子档案的认识非常的浅薄。即便后来我们开展了档案管理数字化和信息化建设，但是仅仅停留于形式和表面，将档案数字化、信息化，却没有重视其管理，则无疑是只做了一半的工作。不能够对电子档案进行管理，就是一种档案资源的浪费，导致档案管理工作混乱，加上信息化时代的信息增加速度过快，很容易陷入恶性循环的僵局中，因此我们除了要能够引入电子档案建设，还需要加强思想建设，加深思想认知性，对电子档案管理进行研究，去引导档案管理管理工作科学化，进入良性的循环轨迹。
2.3做好电子文档的安全防护工作
信息技术需要我们对其安全性、原始性和真实性进行思考，想办法去保证这些基本条件。计算机管理系统以及数据库的安全性是电子文档安全性的重要内容，我们要能够将电子档案的收集、归档、整理和利用过程都规范化，使用身份验证来获取不同的档案调用资格，同时加强网络传输安全技术建设，能够减少档案失窃、丢失的情况，对现有数据进行备份和保存，注意保管室的防火、防盗、防潮。
2.4提升电子文档的准确性、完整性和真实性
电子文档其不同于纸质文档，对于其原始性比较难以辨别，而且电子文档的流动比较频繁，如果不能够做好收集工作，就很可能会导致电子文档的丢失。因此为了提升电子文档的准确性、完整性和真实性，我们需要加强电子档案制度建设，通过制度来保证这些电子稳定的法律效力，让电子文档能够具有价值。电子文档易于修改，因此在计算机中可能存在不同的版本，这个时候就应该对这些档案进行统一整理和管理，确定终稿。
计生档案管理论文范文第15篇
【论文摘要】信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。计算机技术的快速发展使我们步人了一个信息化的时代，无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术不断显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。
1、档案信息化的定义和内涵
1.1定义
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。
1.2内涵
档案信息化可以从以下几个方面来理解：第一，要实现档案信息的数字化和网络化；第二，要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；第三，要实现档案信息高度共享；第四，要引发档案管理模式的变革。
2、档案信息化管理的必要性
由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失耽忧。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术兀不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。
3、加强档案信息化管理的措施
《全国档案事业发展“十五”计划》又把信息化建设列为战略重点之一，明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。归纳其主要内容有：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网络，并人国家信息网。实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。
3.1加强基础设施建设
电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建设和完善局域网。使各项工作都网络化，加强档案的利用。
3.2档案信息资源建设
3.2.1 档案的电子化
所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于查找利用。
3.2.2 加强档案目录数据库建设
我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求，需要加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入，保存。
3.3档案信息化人才的培养
从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息化了，因此，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新更科学、更先进的管理方法，因此必须通过各种途径加强档案业务人员培训工作。提高档案业务人员的管理水平。
【参考文献】
