高学校档案管理工作探微范文

摘要：从高校档案管理的目标来看，适应新形势工作需要，为各级部门分析和研究问题提供高质量、时效性资料，为高校教育改革的思路、决策提供科学依据，是高校档案管理工作改革的重要任务。

关键词：高校；档案管理；教学档案；教学改革

学校档案是学校教育、教学、管理等一起活动的真实记录，既是以往工作成果的历史积累，也是今后学校发展的基础，对学校各项工作起着不可替代的借鉴、依据、凭证作用。在新形势下，如何做好高校档案的管理工作是档案管理者值得认真探索的课题。

一、加强高校档案的管理工作

当前影响档案工作的主要有四个方面的问题：一是安于现状；二是自我封闭；三是与学校中心工作相脱离；四是管理人员知识老化。因此，要深化高校档案工作的改革，就要从根本上解决问题。

解决问题的关键是领导和档案工作者要确立开放观念、服务观念、效益观念、学习观念。开放观念，就是要把高校档案工作放在教学和科研工作改革的大环境中全方位认证和考察；服务观念，就是要明确档案工作的地位，积极主动为教学改革工作服务；效益观念，就是要提高档案质量和利用效率；学习观念，就是要学习新知识、新理念，掌握、运用新技术，提高自身的现代化意识，与时代接轨，不能简单地认为档案工作只要归类、装订、立卷、保管就算完成任务了。

目前档案工作还有许多不尽人意之处，如：档案组织机构不健全，专职档案人员少；文件归档程序不够规范，给立卷保管、存机和档案利用都带来困难。许多学校由于资金不足，许多设备缺乏，无法实现档案管理规范化、自动化的目标。针对这些问题，要采取相应措施，加强高校档案管理，可以采取以下主要途径：1.加强学习，提高认识。各部门应认真学习《档案法》、《档案实施办法》以及其他有关档案工作的法律、法规，充分认识档案综合管理工作的重要性和必要性，把贯彻执行档案法律、法规纳入依法治校的轨道上来，使广大干部学法、懂法、执法，提高教职工群体的档案管理意识。

2.配备专、兼职档案管理人员。合格的档案管理人员不但需要一定的专业知识，还要具有丰富的专业经验。在配备档案管理人员时一定要慎重，逐步实现档案管理人员的知识化、年轻化，以确保档案管理人员队伍稳定、健康地发展。

3.提高档案管理人员的业务素质。档案综合管理水平的高低，取决于档案管理人员的素质高低。因此，应重视提高档案干部队伍的整体素质，加强培训学习，培养一批政治觉悟高、业务能力强、勤奋工作、爱岗敬业、无私奉献的档案管理人员。档案工作者必须具备科学知识、现代化工具使用技术和应有的职业道德，这样才能向高校档案管理的规范化、标准化、科学化、智能化方向发展。

4.有条件的单位应采取走出去请进来的办法，与优秀的档案管理单位互相交流经验，取长补短，开阔档案管理人员的视野，增长知识，增强档案管理人员的责任感和搞好档案管理工作的时代感、紧迫感。

二、重视教学档案的管理工作

高校是以教学、科研为中心，教学是高校的主要内容，高校的档案管理工作除一般的文书档案管理之外，更应重视和加强教学档案管理工作。

教学档案是高校档案构成的主体，是重要组成部分。这是因为，高等学校在大量的教学实践和教学管理活动中，形成许多有价值的教学材料，这是教学改革的历史凭据，对这些有珍贵历史价值的材料，应进行整理归档。高校教学档案主要来源于教务处、科研处、各教学系部以及相关教学辅助部门。主要内容包括以下几个部分：1.教学文件，包括教学大纲、优秀教案等内容。教学大纲是由国家教委主持编制的具有法律作用的材料，是各专业教学的依据。

自编教材。教学参考资料、典型讲义、优秀教案等是学校教师教学成果的体现和教学经验方面的积累，是可供他人学习借鉴的宝贵资料。另外，还有教育实习材料、各科考试试题及标准答案、优秀作业等内容。

2.教学管理中形成的文件，包括招生工作。学籍管理、课堂教学管理、教师培训等方面资料。如招生简章、录取名单、教学计划、课程进度表、任课教师安排表、学生注册表、各科成绩表、计算机应用能力考核、优秀毕业论文、毕业分配方案、教学成绩分析对照表及教师国内外规划等方面材料。

3.教师业务档案。它主要反映每位教师任职、教学工作方面的情况，如授课门类。工作量、教学效果、进修情况、科研情况、本人特长及学年度成果、论文、著作鉴定等情况。

加强教学档案建设，要把力量放在提高管理水平上，其中主要应从三方面入手：1.抓好目标责任制。责任要明，职责要清，目标要具体。2.建立健全档案管理网络。对全校各部门档案管理要加强业务指导，对从事该专业人员进行专业培训，以提高其管理能力和水平。3.主动热情地为教学、科研和其他工作服务，积极组织教学档案信息的开发利用，使教学档案信息不断地从各个档案管理部门输送出来，以便全校教师能从中吸取精华，提高教学工作水平。

三、树立为教学改革服务的意识

档案工作要为教学服务，必须建立完善的服务机制。首先是在校内扩大服务对象，建立学校档案工作新形象，使档案由原来主要为领导决策、指导教学服务，转向为全校教职工在深化教育改革中服务，为全面提高教师政治素养、业务素质和教学质量提供参考。

档案工作为教学改革服务要有重点，要选好突破口，这个突破口应选在教学档案更好地开发利用上。因为教师的业务档案比较全面地反映了教师的业务水平。对教学档案进行积极地开发利用，可以更好地调动广大教师的工作积极性，推动教学改革的深入发展。

四、加大对档案管理的经济投入

良好的基础条件，是实现高校档案管理工作科学化和现代化的物质基础。根据《档案馆建筑设计规范》和《档案馆内各类用房面积规定》，给足保管档案所必须的用房，配以必需的设备，尤其是计算设备，建立温湿度调控系统和防火、防盗、防虫等安全系统等。充分利用计算机这种现代管理工具，提高计算机进行档案管理的水平，是实现高校档案管理工作科学化和现代化的必备条件。

目前，我国各高校或多或少地都有电子档案，但由于大部分高校没有收集电子档案的物质条件，技术人员和技术手段也跟不上，又由于电子档案的可更改性，削弱了它的凭证作用。为此，国家已制定出《办公自动化电子文件归档与电子档案管理办法》。对于高校档案部门来说，尽早尽快地全面收集电子档案，尽快解决存贮问题，逐步改善技术条件，使电子文件从一产生就处在档案部门的控制之中，确保电子档案的完整、齐全和准确。随着科技发展和社会进步，办公自动化、无纸化进程的加快，电子档案材料会越来越丰富。收集、存贮、使用电子档案等工作会越来越重要。

随着高校教改的不断深化，档案管理部门要转变观念，提高认识，增强档案意识，克服困难，切实采用有力的措施，解决档案工作中的问题，管理好学校的各类档案，充分发挥档案在教学、科研及日常管理中的作用，提高档案质量和科学管理水平，不断开创档案工作新局面，推动我国高等教育事业的更快发展。

参考文献：

[1]中华人民共和国档案法实施办法[M].北京:中国档案出版社,1990.

[2]邓绍兴,等.新编档案管理学[M].北京:中国档案出版社,1986.