单位行政文档管制的思索范文

作者：吕慧珍单位：天水公路总段

人事档案信息资源开发利用程度低，未能充分发挥作用

由于一些单位管理不到位，人事档案检索工具单一，有些单位的档案，就要是应付差事，仅一套卷宗和目录，查找方式落后，案卷质量不高，严重制约了其信息服务和交流作用的发挥，使人事档案信息资源开发利用的广度和深度受到了极大制约。

人事档案管理，人们还存在认识上的偏差

在实际工作中，有的领导将创造经济效益作为头等大事来抓，对人事档案却重视不够，他们未能充分认识到人事档案潜在的人才信息价值。而人事档案管理人员“软件不硬”被动服务状态也很普遍。人们的轻视档案意识对人事档案管理成为不利的因素，在实际工作中，应得到领导的足够重视和支持。

拓展事业单位人事档案管理的途经

（一）推动人事档案管理的社会化

随着档案社会化服务功能的广泛拓展，档案走向开放，档案不再仅仅是少数人利用的工具，而为传承社会记忆而存在，“以人为本，服务至上”的理念为档案的社会化提供了有力的保障。针对市场经济中劳动力的自由流动，目前我国社会中出现的擅自扣档、以档案要挟人才等不良现象不仅限制了人才流动，而且对人事档案工作的开展产生了很大的阻力。因此，个人人事档案由社会化的人才机构集中统一管理是一个好办法，但代管的档案几年不动、不能更新内容、不能流转等问题，有待进一步地改进和完善。

1.人事档案应适应社会管理要求。目前，领导干部的档由组织部管理，一般干部的人事档案由人力资源和社会保障部门管理，外来人员的由中介机构代存，分头领导和管理的情况，已不能适应迅速转化的人员角色的需要。因此，为了解决人事档案管理“分散多头”的问题，应当建立一个集中的人事档案保管机构。

2.管理机构的设置应满足现实需要。随着我国社会主义市场经济的纵深推进，社会流动人口越来越多，人员互配和交流越来越频繁，过去由用人单位管理的人事档案，存在着“死档弃档”、“虚假档案”、“人档脱节”等现象，已不能继续满足现实需要。建立健全事业单位行业联网的人事档案社会化管理机构，便于人事档案信息的整合与网络传递。管理机构的设置，也可以是跨区域的集团，规模与数量完全由市场决定，在优胜劣汰中接受市场选择，但它们仍然要接受组织、人事和社保门部、档案部门的监督与管理。

3.优化管理职责。人事档案社会化管理机构的设立，是建立人事档案社会化开放式的重要组成部分，有助于推动各个单位人事改革，推动聘用制，而且十分适合目前流动人员大幅度增长的现状。其新职责是：

（1）配备符合规定的软硬件设施，按照相关规定确保人事档案质量，保护人事档案信息安全和被正当使用。

（2）对于流动人员档案，应建立与当事人相联系的机制，有条件最好能应用身份追踪软件，利用网络技术提高工作效率。

（3）对人事档案的收集和补充要做好登记工作，以便检查核对，及时对失去价值的静态材料进行鉴定、削减，这样才能使档案信息更加明朗。

（二）促进人事档案管理的现代化

人事档案管理，是我国全面建设小康社会的重要组成部分，其管理的目标和层次也要达到效率型和节约型，这样就要求人事档案管理成本的最小化和人事档案管理水平和质量的最优化。计算机、多媒体及网络技术以其存储数量大、占用面积小、检索速度快、交互式传输、异地查阅、资源共享等优势当仁不让地成为实现人事档案社会化管理的现代化手段。

1.人事档案管理电子化。人事档案管理的现代化的前提，是实现人事档案的电子化。目前，虽经过试点和全面推进了人事档案管理的电子化，但有些单位仅停留在较低的水平上，仍保留原有的纸质档案。为了缓解人事档案所存在的制度困难，应大力推进人事档案管理电子化，确实做到采集真实、管理规范、节约成本、减少风险、建构社会信用系统。

2.人事档案信息标准化。人事档案社会化管理的目标这一，就是整合人才信息资源，而整合的手段就是通过系统软件支持，实现在统计、查询、利用等功能。因此，应建立健全各级机构统一的计算机软、硬件环境，实现人一档案信息形成、存储、交换的标准化。

3.人事档案信息网络化。人事档案网络化，是人事档案电子化之后，在不违背档案保密规定的基础上，充分利用网络优势，实行人事档案信息资源异地共享。这样，能够最大限度地发挥人事档案对社会、组织和个人的价值，为人事档案管理和我国人才政策、人才战略的制定提供周到的服务。

强化人事档案内容，适应社会

经济变化传统的人事档案在内容上选材单一，在每份档案语言表述上，也存在格式化、公式化的问题。为此，强化人事档案内容，是社会经济变化的需要。事业人员档案审核工作中，按照分层次审核、分阶段推进的思路，要在“三龄一历”认定上把好“实”字关。严格政策，统一标准，客观公正，做到不迁就照顾，不怕得罪人，严加把关，防止涂改。人事档案从建立起，就需要不断的补充完善，第一个人的档案材料随着时间的推移需要及时补充真实详尽的各种材料。人事档案也应适应新形势新要求,与时同步,应真实反映人才的能力、特长。以及个人信用记录，涉及养老、医疗及失约保险的内容等。

根据新形势下我国人事档案工作所出现的问题，以及人事档案管理改革举步维艰的现实状况，我们需要找到改革的切入点，以务实、创新的精神和科学的发展思路，对人事档案管理进行改革，推动我国人事档案管理事业的发展，完善我国人事档案管理体制。