各部门档案管理范文

各部门档案管理范文第1篇

在我国，除了《立法法》规定的有立法权限的权力机关制定的法律、法规、规章外，各级行政机关还制定有大量的决定、命令和行政措施等行政规范性文件。由于《立法法》对行政规范性文件没有进行明确的规定，一般认为其不属于“行政立法”范畴。“但由于其在实践中数量远远超出行政立法活动，且在行政管理领域实际上发挥着巨大作用，是大量行政行为的直接依据”，[1]与法律、法规、规章一样具有规范性、普遍约束力和反复适用性，所不同的只是制定的主体、效力、内容和程序不同。因此，完全应该将各级档案行政管理部门依法制定法规、规章和规范性文件的责任，视为其“立法责任”。

1.1 行政管理机构立法责任的法理与学理依据。从法理上讲，“立法”一词通常是指创制法律规范的活动或过程。在我国，“立法”的概念有多种理解。“第一，‘立法’是指从中央到地方一切国家机关制定和变动各种规范性文件的活动。这是最广义的解释。第二，‘立法’是指最高国家权力机关及其常设机关制定和变动法律这种特定规范性法律文件的活动。这是最狭义的解释。第三，‘立法’是指一切有权主体制定和变动规范性文件的活动。这是介乎广狭两义之间的解释。”[2]广义上的“立法”，与“我国《立法法》中所规定的‘立法’也是一致的、同义的”[3]。

从学理上讲：“行政规范性文件的定义众多，代表性的有三种：最广义的解释是指一切国家机关制定法律、行政法规、规章之外的具有普遍约束力的决定、命令和行政措施。广义的解释是指各类国家行政机关制定的除法规、规章之外的具有普遍约束力的决定、命令和行政措施等。狭义的解释是指没有行政立法权的国家行政机关为实施法律、行政法规、规章而制定具有普遍约束力的决定、命令和行政措施。”[4]广义的解释适用于本文所讨论的问题。

1.2 行政管理机构立法责任的体制依据。我国的立法体制是：“中央统一领导和一定程度分权的，多级并存、多类结合的立法权限划分体制。”[5]其中，多级并存是指“全国人大及其常务委员会制定国家法律，国务院及其所属部门分别制定行政法规和部门规章，一般地方制定地方性法规和地方政府规章”[6]。这些不同级别的立法和规范性文件在效力上有级别差异，但并存于我国的行政立法体制之中。近年来，国务院、各省级人大、人民政府及一些市级人大、人民政府，制定了大批关于行政规章、规范性文件制定程序及备案规定、办法。这一做法本身就是对各级行政管理机构立法责任认同，如果没有这个责任，那又有何监督之必要？从另一个意义上讲，经过有立法权的权力机关审查批准的行政规范，从某种意义上讲就具备了法律法规的性质。

1.3 各级档案行政管理部门立法责任的法律依据。各级档案行政管理部门是行政管理机构，适用于行政管理机构立法责任的法理与学理依据和体制依据，同样适用于各级档案行政管理部门。此外，各级档案行政管理部门立法责任还有充分的法律依据。《档案法实施办法》第二章第七条规定：“国家档案局依照《档案法》第六条第一款的规定，履行下列职责：（一）根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策，研究、制定档案工作规章制度和具体方针政策；（二）组织协调全国档案事业的发展，制定发展档案事业的综合规划和专项计划，并组织实施……”第八条规定：“县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门依照《档案法》第六条第二款的规定，履行下列职责：……（二）制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度，并组织实施……”这其中，根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策，研究、制定档案工作规章制度和具体方针政策；制定发展档案事业的综合规划和专项计划；制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度；建立、健全本单位的档案工作规章制度等，就是《档案法实施办法》赋予各级档案行政管理部门制定规范性文件的立法之责，也是各级档案行政管理部门制定规范性文件的法律依据。

1.4 各级档案行政管理部门立法责任的现实依据。我们国家幅员辽阔，各地区发展不平衡。即使是一个省，一个市，情况也不完全相同。而我国的地方行政立法权仅限于省、省会市和较大的市这一级，它们制定的档案法规、规章不可能很具体。各级档案行政管理部门要执行档案法律、法规、规章，就必须结合本地区的实际情况，制定档案规范性文件，对档案法律、法规、规章进行细化、具体化，加强可操作性，完成档案法律、法规、规章从制定到落实的“最后100米”，以便使档案法律、法规、规章在本地区得以全面贯彻实施。

“随着我国档案法制建设的强化，市县档案法制建设也得到进一步加强。尽管一般市县无权制定地方档案法规与地方档案行政规章，但它们或通过其职能机构――市县档案行政管理部门根据本地区的实际情况，制定了大量的档案规范性文件，切实保证了档案法律、法规和上级档案行政规章在本地区的贯彻、落实。尽管档案规范性文件目前还没有被纳入档案法规体系，容易被人们忽视，但市县人民政府及其档案行政管理部门制定档案规范性文件这一实践活动，事实上已经成为我国地方档案法规建设一个不可或缺的组成部分，理应引起我们足够的重视。”[7]

2 各级档案行政管理部门的立法责任

档案行政管理是专业管理，按照我国现行的行政体制，档案行政管理部门包括：国家、省（自治区、直辖市）、市（地）、县（区）各级人民政府所属的档案行政管理部门。由于各级档案行政管理部门的层级不同，所承担的立法责任也有所不同。

2.1 国家档案行政管理部门的立法责任。国家档案局在2011年6月14日《国家档案法规体系方案》，其中有许多都是应该由国家档案局制定的档案规章。虽然这个档案法规体系方案比较全面，但是，仍然有一些应该制定的规章，而且是《档案法实施办法》明确规定的需要制定的规章并没有列入。笔者认为，国家档案局急需的立法与重点关注的立法，有以下几方面：

2.1.1 《档案法》、《档案法实施办法》中明确规定的立法。虽然，《国家档案法规体系方案》中对《档案法》、《档案法实施办法》中明确规定的立法作了一些规划，如，《各级国家档案馆开放档案办法》、《档案鉴定办法》，但是，仍有一些明确规定的急需的立法并未列入规划，应该重点关注。如，《档案销毁程序和办法》（《档案法》第十五条）、《国家所有档案的范围》（《档案法实施办法》第二条）、《各级国家档案馆馆藏永久档案分级标准》（《档案法实施办法》第三条）。这些法规应该说是最基本的，必须尽早出台，否则，《档案法》贯彻执行依然会成为空谈。

2.1.2 制定档案馆规章。档案馆是档案行政管理的主要对象，也是实现档案行政管理目标的主要载体。因而制定档案馆管理中共性的、基本的、普适性的规章制度是重点。需要强调的是，这些规章制度不是国家一级、二级、三级档案馆的等级标准，而是所有档案馆都必须遵守的共性规章制度，这是档案馆的基本规则。

2.1.3 专业档案管理的立法。国家档案局提出建设“两个体系”的重要方针，并于2011年制发了两批《国家基本专业档案目录》，而要将其落到实处，就必须依照《档案法》的要求，会同那些产生专业档案的部门制定各个专业档案的管理办法，以利于操作执行。

2.2 省级档案行政管理部门的立法责任。省级档案行政管理部门的立法之责的重点有以下几个方面：

2.2.1 履行好档案法规授权，制定具体规章。档案法规明确规定并授权由省级档案行政管理部门制定的具体规章，必须尽早出台。如，《档案法实施办法》第二条规定：“《档案法》第二条所称对国家和社会有保存价值的档案，……属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的，由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。”这一条就具体明确地规定省级档案行政管理部门应制定《××省非国有档案的范围》。对于这一条的规定除了少数几个省档案行政管理部门制定颁布了相关规章外，绝大多数省级档案行政管理部门都没有履行这一立法责任。而这个范围不确定，档案行政管理的范围就不明确，档案行政管理就失去了目标，《档案法》也就很难贯彻执行。

2.2.2 做好地方档案法规规章的立法。省级档案行政管理机关具有代省级权力机关起草档案专业性地方法规规章的职能，在《档案法》、《档案法实施办法》颁布后，各省、自治区、直辖市基本上都分别制定和颁布了本级的地方性档案管理条例或实施办法，也有部分省根据本地区的特点或特殊情况制定了相应的档案法规规章，如，《广东省中外合资、合作经营企业档案管理规定》（粤府[1990]49号文件）。但是，大部分省在根据本地区的特点制定地方档案法规规章方面还是空白。

2.2.3 国家档案法规规章的细化。由于各地情况千差万别，因而国家档案法规规章大都是宏观的，不可能包罗万象太具体，所以各地要将其细化才能有效落实。一是补充细化。如，《档案执法监督检查工作暂行规定》没有执法档案的整理内容，而执法档案明显有别于文书档案，这就需要制定《档案行政执法档案管理办法》作补充细化。二是分类细化。如，《企业档案管理规定》是针对所有企业的，可以按企业性质、按企业大小、按企业类别等进行细化，制定不同的企业档案管理规定。三是具体细化。如，《会计档案管理办法》规定得就比较粗，可制定《会计档案整理细则》。也可以结合分类细化，制定《行政机关会计档案整理细则》等。

2.2.4 档案技术标准的入规。要使档案技术标准得到落实，就必须做好标准的入规――即将标准的内容与要求融入到各省、自治区、直辖市制定的档案法规规章或规范性文件之中。“从现代行政法体系看，技术规则渗入到行政法规范中已经成为一个不可逆转的事实。”[8]因此，技术标准的入规是省级档案行政管理机构的“立法之责”。档案技术标准的入规，一是制定实施细则，如，各省的《〈归档文件整理规则〉实施细则》。目前，标准的入规基本上仅限于《归档文件整理规则》，而且其也只属于行业标准。大部分的国家标准和行业标准并未入规。二是将技术标准纳入相关规范性文件中，如，制定《档案馆质量管理办法》、《档案室质量管理办法》等，并将相关的标准纳入其中，如，《全宗卷规范》、《档案馆指南编制规范》、《全宗指南编制规范》，等等。《档案馆质量管理办法》、《档案室质量管理办法》与《市、县级国家综合档案馆测评办法》、《机关档案工作规范化管理认证办法》不同，前者是最低要求，后者是最高要求。当然，后者没有将相关标准纳入其中，其最高要求也就有“跑偏”之嫌。

2.2.5 制定推广经验型规范性文件。在档案行政管理许多新领域或某些领域尚无行政法规甚至无行政规章调整时，多数情况下往往需要市县基层先进行探索，待取得经验后，制定档案规范性文件加以推广，等条件成熟时，再将档案规范性文件上升为档案行政规章或档案行政法规。

2.3 县级档案行政管理机构的立法责任。县级档案行政管理部门处于国家权力机关和国家行政机关的下层，最接近人民群众，可以直接了解、真实反映人民群众对执法的意见和立法要求，不仅对立法工作有直接帮助，而且，通过制定本级的规范性文件，完成法律法规规章从制定到落实的“最后100米”，在这“最后100米”中起着关键的作用。县级档案行政管理部门立法之责的重点有以下几方面：

2.3.1 做好档案法规规章的细化。尽管省市级档案行政管理机构对国家的档案法规规章进行了细化，但是，由于各个县的情况仍是千差万别的，省市级的细化仍然可能是“粗线条”的，加上就是一个县域内的各个单位各种档案也是千差万别的，仍然需要进一步细化。一是分类细化。如，国家档案局制定了《乡镇档案工作试行办法》，一些省市也细化制定了《乡镇档案管理细则》，但是，这些《细则》仍然不细，乡与镇有区别，有的还有很大的区别，就是乡与乡镇与镇之间有的也有很大的区别，这就需要进一步分类细化。最基本的可以分为《乡档案管理实施细则》、《镇档案管理实施细则》。二是具体细化。还以《乡镇档案工作试行办法》为例，可以具体细化为《乡级机关档案工作细则》、《乡级机关会计档案整理细则》，等等。三是层级细化。层级细化又分为两个方面：一方面，是县级机关与国家、省级机关有很大的差异，大部分县级机关档案人员都是兼职的，县级机关属于执行层的机关，其形成的档案与国家、省级也有很大的差异，因而其档案工作也有很大的差异，这就需要细化制定诸如《县级机关档案工作细则》、《县级机关文件材料归档范围和保管期限》之类的规范性文件予以细化。另一方面，在一个县域内，还有县、乡（镇）、行政村三个层级，这三个层级也有很大的差异，同样需要制定不同的档案工作细则和档案管理办法来管理。

2.3.2 做好档案法规规章的地域化。所谓“地域化”，就是由于不同的县所处的地域不同，其产生的档案工作内容和档案的种类也有很大的差异，这就要根据其地域的特点来制定相应的规范性文件以贯彻国家省市的档案法规规章。

2.3.3 制定探索经验型规范性文件。由于县级档案行政管理机构处在档案实践工作的第一线，直接面对那些新的档案工作领域，很自然，探索的任务就由其来担当。在取得经验后，就应先制定档案规范性文件加以调整，而后为国家省市提供案例和典型。

2.4 市级档案行政管理部门的立法责任。由于大部分市没有地方行政立法权，而且，市级又没有县级接触基层和群众的面广，因而市级档案行政管理机构的立法责任既没有省级的大也没有县级的广。主要立法责任：一是做好档案法规规章的细化；二是做好档案法规规章的地域化；三是制定推广与探索经验型规范性文件。

3 结语

各部门档案管理范文第2篇

第一条 为加强和规范**公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》、《贵州省档案管理条例》、《会计档案案卷与格式》、《**档案管理工作制度》等有关法律法规、标准、主管单位的相关规定，制定本办法。

第二条 本办法所指档案包含：管理性文件档案、文书档案、资质维护（使用）档案、人事档案、财务及会计档案、招投标文件、合同文件、工程项目的预算与结算文件、技术资料档案等。

第二章 档案工作职责

第三条 公司档案工作实行统一领导、综合管理、分部门负责的原则。总经理对档案工作负总责,副总经理及总工程师负责指导分管各职能部门档案归口管理、保密安排部署，批准档案内部借阅，对需外部借出的档案进行审核并签署审核意见；对各职能部门提出的档案鉴定及销毁建议进行审核。

第四条 公司各部门档案工作职责

（一）党委办公室：负责党委管理性文件档案、文书档案、工会关联文件的归口管理及保密；党委办公室主任对需内部借阅、外部借出的党委管理性文件档案、文书档案进行审核并签署审核意见，提出档案鉴定及销毁建议。

（二）综合办公室：负责主持培训公司各部门档案业务工作；负责行政管理性文件档案、文书档案、资质维护资料的归口管理及保密；综合办公室主任对需内部借阅、外部借出的行政管理性文件档案、文书档案进行审核并签署审核意见，提出档案鉴定及销毁建议。

（三）人事科：负责人事档案及关联文件的归口管理及保密；人事科主任对需内部借阅、外部借出的人事档案进行审核并签署审核意见，并报分管领导批准后方可办理。提出人事档案鉴定及销毁建议。

（四）财务科：负责公司财务及会计档案的归口管理及保密；财务科主任对需内部借阅、外部借出的财务及会计档案进行审核并签署审核意见，提出账务档案鉴定及销毁建议。

（五）市场发展部：负责公司招投标文件、合同文件、资质证书和人员证书使用文件（电子版）、工程项目的预算与结算文件的归口管理及保密；市场发展部主任对需内部借阅、外部借出的招投标文件文件、合同文件、资质使用文件（人员资质）、工程项目的预算与结算文件进行审核并签署审核意见，提出相关文件鉴定及销毁建议。

（六）总工办：负责公司技术资料档案的归口管理及保密；总工办主任对需内部借阅、外部借出的工程项目的技术成果及过程记录档案进行审核并签署审核意见，提出档案鉴定及销毁建议。对档案工作进行创新，不断完善档案管理制度。

（七）各生产部门：负责本部门各类技术资料向所归口管理职能部门进行汇交归档；负责本部门内部各类技术资料（档案）的管理及保密；各生产部门主任对需本部门内部借阅的各类技术资料（档案）进行审核并签署审核意见，无权审核及批准向外部借出任何技术资料（档案）。

（八）各部门负责人对本部门资料管理工作负领导责任，应指定一名专职档案管理人员，具体负责相关资料的收集归档工作。

（九）认真贯彻执行党和国家以及上级主管部门关于档案工作的有关法律、法令、法规、条例。

（十）档案管理条理化、排放规格化、卫生制度化；定期检查档案保管情况，做到无差错、无丢失、无霉烂、无虫蛀、无损坏；保证档案的齐全和完整。

（十一）严格贯彻党和国家保密制度，确保单位档案的完整与安全。

第五条 档案员职责

（一）贯彻、执行、宣传国家的有关法律、法规和方针政策，统筹规划单位档案工作，落实执行资料归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度，档案管理科学、规范、标准。集中统一管理公司公务活动中形成的各种门类和载体的档案，为公司各项工作活动服务。

（二）严格执行党和国家的保密规定及档案管理工作制度。认真履行职责、忠于职守，具备档案专业知识和业务水平。对集中统一管理的档案，不得私自借出和带到其他场所，控制阅读范围的档案不得向个人提供利用。严守工作纪律，对借出的档案及时催还，凡不符合借阅档案的人员应予拒绝。做到档案材料不丢失、不泄密，确保档案的完整和安全。

（三）接受上级档案管理部门对我公司档案工作的监督、指导，完成上级档案管理部门安排的各项档案工作任务。

（四）负责对部门（各生产单位）在各项工作中，文件材料的形成、积累、整理及归档等工作进行监督和指导。

（五）保持档案室内的通风、干燥，做好档案防火、防水、防盗、防虫、防鼠、防高温高湿、防光、防尘、防污染（微生物）、防有害气体等工作。

（六）按规定负责将要汇（移）交的档案，向相关的上级部门汇（移）交档案。

第三章 档案归档规定

第六条 文书档案（资料）由公司党办、综合办根据《**档案管理工作制度》、及国家相关规定进行鉴定分类立卷归档；人事档案由人事部按《干部人事档案工作条例》及国家相关规定，由人事科立卷管理；合同管理文件按《合同管理办法》及相关规定，由市场发展部进行归档；技术档案（资料）由各生产部门进行分类汇总，交总工办立卷归档；会计档案按《会计档案管理办法》、《会计档案案卷与格式》的相关规定执行，由财务部进行分类立卷。

第七条 声相档案、实物档案，由承办人整理后两周内移交综合办公室归档。

第八条 归档数量和要求

（一）一般文件一式一份；重要文件和技术资料一式二份；电子文件至少一式二套，一套封存保管、不外借，一套供查阅利用。

（二）档案移交和接收必须履行移交手续。移交者应将需归档文件登记造册，一式二份，接收人应按册核实内容、数量、质量合格后，办理交接签收，一式二份，各存一份。

（三）档案的接收、移出、借阅和销毁，必须严格执行审批制度、保密制度，并认真做好有关记录。

（四）各种门类载体的档案，按不同要求进行收集整理、立卷，保证档案的齐全完整、系统、准确、科学。

（五）保管期限应划分准确，便于查找。

（六）电子文件应进行检验，无划痕、清洁、无病毒，检验合格率应达100%。

第九条 公司在公务活动中形成应归为档案的文件材料（含微缩储存器、照片、录音、录像、光盘等），由各部门档案员负责积累、系统整理，组成保管单位（件、盒），经本部门负责人审查后，向综合办公室移交。

第十条 归档的文件资料，要求内容真实、系统、准确、完整，能真实反映本部门公务等各项活动及其过程。

第十一条 文件材料的纸型要求：文书档案统一用纸为A4纸；技术成果档案文件用纸为A4纸或A3纸。大于标准的资料、图纸应折叠为A4/ A3纸型规格。`

第十二条 字迹材料一律用黑色碳素字迹墨水书写或电脑打印，不得用铅笔、圆珠笔、彩色笔和复写纸记录，字迹必须工整、清晰。如有不符合书写要求、又难以整改的文件材料，应对文字材料进行复印，将复印件附在原件后面，复印件不编页号。

第十三条 归档材料必须层次分明，符合其形成规律，审批签署手续完备。

第十四条 归档材料除图纸外，文字材料要去掉金属物，装订成册，对破损的文件材料应按裱糊技术托裱；字迹已扩散或褪色的文件材料，应复印并与原件一并归档。

第十五条 归档文件材料要逐页编号。不装订的图纸应在图章上方空白处或图纸图章的背面处加盖档号章，并逐件填写档号。声像材料应用文字标出说明，并标明拍摄活动的时间、事件、责任者等内容。（复核公司是否有档号章）

第十六条 电子文件应具备安全措施，保证电子文件不被非正常改动。重要价值的电子文件，应同时生成纸质或缩微储存器拷贝同步保存。

第十七条 文书文件的正件与附件、印件与底稿、请示与批复、转发文件与原件，不得分开。

第十八条 文书档案保管期限分为永久、30年、10年期保存，文件必须按规定格式打印盒（卷）文件目录，题名为文件名；技术档案保管期限分永久、长期、短期保存三种，案卷必须按规定格式逐件填写盒（卷）内目录，对文件材料的题名不得随意更改和简化，没有题名的应拟写题名。卷内备考表应说明卷内文件材料的情况和立卷人、时间。会计档案保存期限分为永久、定期两类。其中，需永久保存的包括年度财务决算报告、年度会计报表、会计档案保管清册、会计档案销毁清册；需定期保存的包括凭证（15年）、帐簿（15年）、日记帐（25年）、月和财务报告（15年）；实物档案的保管期限分永久、定期（30年、10年）。

第十九条 归档案卷、文件封面，应用碳素墨水书写或用计算机打印，字迹工整、清晰，案卷题名简明，能确切反映卷内材料内容。文件材料归档时，必须办理归档移交手续，填写移交清册一式两份，双方当面点清无误后在移交清册上签字。同时，移交单位保存一份，另一份留档案室存查。

第四章 档案鉴定销毁办法

根据档案管理的相关规定，定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。

第二十条 档案鉴定与销毁工作，一般每十年开展一次，也可根据情况提前或推迟。

第二十一条 鉴定档案必须在公司分管领导的主持下，由综合办公室和有关职能部门、档案归口管理部门组成档案鉴定工作组共同进行。

第二十二条 鉴定工作结束后，对确无保存价值的档案，由档案归口管理部门编写清册，提出销毁报告，经公司领导审核并报上级主管单位批准同意后，由鉴定小组组织人员销毁。

第二十三条档案的销毁，须在档案归品管理部门负责人的主持下，根据档案鉴定工作组的鉴定意见，由档案归品管理部门编制档案销毁清册（注明名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限及销毁时间等），由公司领导在档案销毁清册上签署意见 ，由档案鉴定工作组一起监销。销毁后，应在档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告公司领导。

第二十四条 销毁档案前应再次重新进行认真鉴定，如果发现有保存价值的，应重新立卷归档。

第二十五条 销毁档案，应指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁清册上签字，任何人不得私自销毁档案。

第二十六条 销毁档案时应严格执行有关规定，档案鉴定小组必须将已销毁的档案送造纸厂打成纸浆后方能离去。

第五章 电子文件档案保管规定

第二十七条 管理要求

（一）电子载体档案应当遵循管理制度中的要求，各部门进行文件资料立卷归档时，将电子载体中文件信息转入档案管理人员的计算机系统，形成数字档案系统中的基础资源。

（二）各档案管理部门要执行电子档案归口管理的职责，对电子档案定期检查，按照电子档案保管环境的要求，严格执行管理制度。

（三）各档案管理部门应及时对电子档案进行登记、建账，账目中要注明相应纸质档案的档号，同时建立机读目录。

（四）由电子档案转换成的纸质档案，要及时归入相应档案门类的纸质档案中，按纸质档案管理要求进行管理，并在登记账中注明所在的电子档号及文件名。

第二十八条 保管环境

（一）归档光盘、硬盘（U盘）必须严格按规定保管，不得擦洗、刻划，触摸光盘盘片裸露处，不得弯曲、挤压、摔打，防止光盘盘片、硬盘（U盘）接口沾染灰尘和污垢，避免阳光直接照射。

（二）远离热源、酸碱等有害气体和强磁场。

（三）检测与维护:电子档案应每5年进行一次有效性、安全性检查，如发现光盘、硬盘（U盘）损坏或出现问题，应及时拷贝。如软、硬件平台发生改变，则应及时转换。检查、拷贝、转换等情况要登记。

第六章 会计档案管理规定

必须加强对会计档案工作的管理，建立会计档案管理规章制度，确保会计档案安全、准确、完整和有效利用。财务部负责单位会计档案的保管及提供利用，会计档案管理工作除遵照本办法外，应符合国家法律法规及上级有关规定。

第二十九条 管理内容及要求

（一）会计档案是指会计凭证、会计帐簿、会计报表及其他财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映我单位及所属机构经济业务的赁证和依据，具体包括：

（二）会计凭证：原始票证、记帐凭证、汇总凭证、其它会计凭证。

（三）会计帐簿：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、其它会计帐簿。

（四）财务报表：月度、季度、年度财务报告、清产核资报告（包括报表、附表、附注及文字说明，电费上交汇总）、其他财务报告。

（五）其他类：银行存款余额调节表、对帐单、资产变更及其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

（六）每年形成的会计档案，由财务部按照归档要求，负责整理、立卷、装订成册，编制会计档案保管清册。会计年度终了后，由财务部兼职档案员（出纳人员不得兼管会计档案）保管二年，保管期满后在次年4月份由财务部兼职档案员负责本部门归档文件的收集以及著录信息的录入工作，并打印《会计档案移交目录》，列明应交会计档案的名称、卷号、册数以及本册报表、帐簿、凭证张数、起止年度、编号、保管期、移交人），签字确认后将整理好的归档文件及其著录信息一起统一保存。

（七）移交的会计档案，必须符合归档要求。

（八）财务部保存的会计档案，一律不得借出。如因工作需要借阅或复制，必须经单位领导或财务部负责人批准并指定专人办理登记手续后，方可提供查阅或者复制。查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

（九）会计档案销毁，由财务部提出销毁意见，编制销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保存期限、已保存期限、销毁时间等内容，经单位会计档案鉴定小组签署意见后，报局财务处批准后，由单位财务部、综合办公室共同派员监销。监销人员应按照销毁清册所列内容，清点核对所要销毁的会计档案后进行销毁。销毁后，应当在销毁清册上签名或盖章，并将销毁情况报单位会计档案鉴定小组和单位负责人。

（十）保存期满但未结清的债权债务的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出重新立卷，保管到未了事项的债权债务完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和保管清册中列明。

（十一）基建建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算、移交建设项目时一并移交给建设项目的接收单位，并按规定办理交接手续。未按规定办理交接手续的项目，财务部应不予付清建设单位相关费用。

（十二）在接受基建项目移交时，由财务部负责会计档案的交接及验收。会计档案未移交完毕的建设项目，一律不予接受。

（十三）会计档案的库房管理、借阅、保管、利用、统计，按国家相关规定执行。

第七章 技术资料档案管理规定

第三十条 公司技术资料档案是指各生产部门在生产技术、科研成果、质量等技术活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。

第三十一条 总工办负责承担技术文件资料的接收、复制、借阅、发放和建档，提供技术资料为公司有关单位和技术人员服务。

第三十二条 总工办要把技术资料档案工作纳入公司的技术业务管理工作中，按照集中统一管理技术资料档案的基本原则，在公司总工程师的领导下，集中统一管理公司的生产、开发、质量等技术资料档案；建立、健全技术资料档案工作，达到公司技术资料档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。技术资料档案应收集齐全、整理系统、并按制度及时归档。保证技术资料档案的积累，保证公司技术资料档案管理工作的顺利开展。

第三十三条 技术资料的归档

（一）各生产部门在每个工程项目完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料；由项目负责人或项目技术负责人按单位形成技术文件资料的归档范围和要求，将所形成的技术文件资料加以系统的整理，组成保管单位（卷、代、册、盒），提交生产部门负责人或主任工程师审查后及时向总工办移交归档。

（二）各生产部门在向总工办移交技术档案或技术文件资料时，交接双方应按规定办理交接手续，签字归档备查。凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的，总工办档案员有权拒绝接收。

（三）凡公司各部门外来（不含外借需归还且不复制）、外购回的图纸、技术资料，均应由公司各部门相关人员及时向总工办移交归档并办理借阅手续方可借阅使用，未办理借阅使用手续前任何人不得据为私有或拿走。

第三十四条 技术资料档案的保管

（一）对接收来的技术资料档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制《档案查阅目录》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。

（二）认真执行技术资料档案的保管检查制度，每年年底全面检查、清理一次，做到帐档一致。并于12月30日以前整理出检查报告，交公司总工程师审查。公司总工程师根据检查报告的结果，对检查报告的真实性进行复查，对出现的问题勒令相关部门进行整改。

（三）做好技术档案的安全、保密工作，严格履行借阅手续。经常保持技术档案室清洁通风，注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗，防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。如有破损或变质的档案，管理人员要及时修补和提出复制。

第三十五条 技术资料档案的保密制度

（一）公司保存的技术资料档案原则上不对外开放，主要供公司内部使用；职工借阅技术资料档案必须与公司承担的工程项目任务、工程总结、专业学习、参考等有关。

（二）离退、停薪留职、下岗人员一般不予借阅公司技术资料档案，如因反聘或其他特殊情况确需借阅，须经公司总经理批准同意后方可借阅；职工在办理离退、调动、停薪留职、下岗手续前必须还清所有借阅的技术资料档案。

（三）职工必须严守机密，维护技术资料档案的安全。借阅技术资料档案须由公司总工程师批准后方可借阅。借阅者必须妥善保管借阅的技术资料档案，不得遗失。

（四）技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施作妥善处理。

（五）不得私自翻拍、翻录、复印、摘抄、在网络发送借阅的技术资料档案，如需翻拍、翻录、复印、摘抄、在网络发送，应办理相关手续，经公司总工程师批准方能翻拍、翻录、复印、摘抄；非涉密技术资料档案办理相关手续并经总工程批准后可在网络发送；涉密技术资料档案不得在网络发送。

（六）未经主管部门批准，禁止将任何技术资料档案携带、传递、寄运至境外 ；严禁携带秘密技术资料档案旅行、访友和出入公共场所；不在不利于保密的地方存放秘密技术资料档案；不与他人谈论有关公司秘密技术资料档案的事宜。

（七）非工作人员未经允许，不得进入技术资料档案室，不得随意翻阅技术资料档案。

第三十六条 技术资料档案的借阅

（一）技术资料档案均在公司内控制使用，技术资料档案临时查阅不得借出档案室，仅供在室内查阅。若需借出室，应办理借阅手续，经公司总工程师批准方能借出。为确保技术资料档案资料的周转、利用，职工每人借阅在手中的档案资料累计不得超过二份。

（二）经同意借出的技术资料档案，每次最长借阅时间为一个月。如工作需要，到期后需继续使用的，应办理续借手续。如遇假期，必须将所借技术资料档案退回。到期未归还或未办理续借手续者，由档案管理员负责催收，并要求其限期归还。

（三）借阅者应保持所借技术资料档案的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。借、还双方应共同清点份数、页数，并检查完整情况，做到认真负责。如发现问题或有损坏者，及时向主管领导汇报。

（四）遗失或损坏技术资料档案资料的职工，需写出书面报告，经所在部门主任、档案归口管理部门负责人签署意见后，报分管领导，根据技术资料档案资料的重要性和损坏程度、损坏和遗失原因，分别按不同情况给予批评、赔偿、行政处罚、追究责任。

（五）凡借阅（出）的档案资料，应由借阅（出）人和所借部门负责保密，妥善保管，不得转借他人，不准折卷、涂改、损坏，违者追究责任。

第三十七条 技术资料档案和受控技术文件的更改

（一）当技术文件编制部门需对技术资料档案实施更改或补充时，应有更改通知单。对用户提供的文件资料进行更改时，还应有用户同意更改的书面证明，并存档备查。更改人员根据通知单的内容对技术资料档案实施更改。更改时统一做好修改标记，坚持技术责任签字，标明日期。同时修改清单中的更改级别，并将修改通知保留备查。

（二）技术资料档案更改后，技术资料档案管理人员应及时将更改通知单发放各相应的文件受控场所，以保证技术文件的使用得到有效控制。

第三十八条技术资料档案室有关要求

（一）技术资料档案室条件和防火、防水、防潮、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防震、防盗等要求，应符合JGJ 25的规定。

（二）技术资料档案室应保持整齐、清洁，应有严格的使用和存放规则。

第八章 实物档案管理规定

第三十九条 实物档案是指公司在主要职能活动时，有参考利用价值的实体物品，如奖状、奖牌、锦旗、奖章、报废印章等。

第四十条 归档范围：公司从事经营活动的合法证照；上级领导机关授予公司的奖状、锦旗、奖章、奖杯、证书、奖牌、光荣册等；上级领导人到公司视察工作或从事其他活动以及在其他场合形成的题词等；公司在对外活动中形成的馈赠品等；公司人员参加重大活动而被授予的荣誉奖章和证书等；公司建设工程的模型；公司在重要活动中形成的实物及其它有保存价值的实物。

第四十一条 实物档案归档

（一）实物档案归档应遵循收集齐全完整的原则。凡是公司有关工作、社会活动中获得的奖状、证书、锦旗、奖杯、奖牌、题词、奖章等实物档案均应收集齐全完整，整理归档；归档实物必须整洁，完好无损，并由承办人员加以必要的文字说明；标明收到实物的事由，实物发放者、数量、领取实物的时间、地点、人员。归档时由移交人填写《实物档案移交清单》，注明实物档案的名称（如实填写）、颁发单位、获奖单位、获奖时间、获奖种类、数量和移交日期，移交人；由移交人将实物及其附属材料、包装盒一并移交归档。所有实物档案拍成数码照片，进行数字化管理。

（二）公司有关人员在获得实物档案后一周内办理档案移交登记手续。最迟归档时间不超过一个月。

（三）实物档案形成部门兼职档案人员应对实物档案进行录入、编辑、移交，一月内将实物档案移交综合办公室保管，并履行移交手续；档案管理人员应浏览未归档的各部门录入的归档目录，监督归档整理工作情况。

（四）各实物档案形成部门兼职档案人员负责对本部门实物档案的收集、整理和著录信息的录入工作，并编制《实物档案移交清册》，签字确认后将整理好的实物及其著录信息一起移交，档案人员检查移交的实物和著录信息，不符合要求的退回移交部门重新整理，符合要求在《实物档案移交清册》上签字接收。档案工作人员补充著录信息后整理入库。

（五）实物档案整理原则是按照实物自然形成规律及其制成材料不同的特点，保持实物档案的历史联系，并区别不同制成材料形成的特点和不同保存价值，便于保管和利用。

（六）实物档案以“件”为单位，管理层次为一层；

（七）按问题、年代分类的整理。设奖状、奖牌、锦旗、证书、奖杯、奖章、印章、其他等大类(可自行设定、增加、删减)，

（八）排序方式以年度、类别代号、流水号进行排列；

（九）对于一些礼品、纪念品等整理中要用文字说明，包括赠送（颁发）单位、接受单位、赠送（颁发）时间、原由。

（十）实物档案目录：《实物档案移交清册》和《实物档案台账》《印章记录册》。

（十一）实物档案移交目录应包含：序号、档案名称、颁发单位、获奖单位、获奖时间、物品种类、移交时间、移交人、接收人、备注。

第九章  附则

第四十二条 公司各类档案资料保存期限、销毁严格按国家、省市、行业主管部门及上级主管单位的有关规定执行。

第四十三条 本办法未提到的内容按国家、省、行业单位、主管部门的相关规定执行。

各部门档案管理范文第3篇

(一)专业档案的特点

专业档案是党政机关、企事业单位及其他社会组织，在某一专业职能活动中形成的具有比较稳定的文种和记录目的的档案。具有专业性强、独立性与现行性强以及动态性强的特点。专业档案不仅形成规律、内容性质有明显的专业性，文件名称、格式、整理方法等也有其专业特点，同时其作用范围、作用对象和作用时效也有特定的专业局限性；是专业职能活动的必要管理工具和解决问题的手段，具有突出的现实使用价值，可以相对独立地支撑有关专业活动，且工作查考期长，查考的实时性、连续性要求高，往往作为立档单位全宗内相对独立的部分由形成部门保管和使用；记录的数据和信息需要同记录对象的现实情况保持动态一致，随着记录对象的变化随时补充和变更记录，直至对象的消亡。这也是部分专业档案需要由形成部门相对独立地保管和使用的重要原因。

(二)区县专业档案管理中存在的问题

2006年北京市西城区档案局通过问卷调查方式，对区属44个立档单位专业档案的形成、整理、保管、利用及归属流向情况进行了调查。经统计汇总，44个立档单位分别由其所属的217个专业科室(所属单位)形成各类专业档案378种(文种)。根据全区各类专业档案不同的整理、保管单位统计，2004至2006年这三年中，平均每年形成专业档案129316卷、1228680件、42355袋、14017盒、778箱。这些专业档案由各单位综合档案室统一保管的有180种、由专业档案室保管的有40种、由形成科室自行保管的有158种。从整理方法上看，这些专业档案按记录对象(事项、单位、户、人)整理的有223种，按时段整理的有138种，按其他特征整理的有17种，其中整理后需要随时增减内容的有47种。整理后，编制纸质档案目录的有304种、编制电子目录的有91种、未编制档案目录的有58种。这些专业档案中，有查阅控制规定的有324种，仅对当事人提供利用的有92种，能够提供社会公众利用的只有14种。这些专业档案中，没有具体规定归属流向的有256种，档案从未销毁的有367种。

由于是首次对专业档案作较大范围的调查，以上调查数据和情况不尽准确，但可以看出，当前专业档案管理主要存在以下问题：

1、形成量大而保管空间不足。由于档案的归属流向不确定，销毁期限不明确，造成档案只有进口没有出口，档案存储空间严重不足。其中劳动和社会保障、法院、检察院、工商、城管监察等系统尤为突出。

2、整理、编目的规范化程度低。很多专业档案的整理、编目方法是立档单位或形成科室根据专业特点和基础条件自行设计的，采用的档案装具也各行其是，一旦需要向上级档案馆移交，立档单位和档案馆都必将面临巨大的工作量，难度可想而知。

3、归属流向和接收范围模糊。这是区县档案管理部门长期以来感到困惑和棘手的问题。一方面，由于专业档案自身特点，立档单位往往不能将专业档案随文书档案一同向档案馆移交。另一方面，许多专业档案的归属流向问题并无明确、具体的规定。如设在区县由市主管部门垂直管理的各职能局(分局)，其文书档案一般按规定向区县档案馆移交，其专业档案则按专业实行统一管理，由市各业务主管部门监督指导。

4：规范和标准工作滞后。在44个立档单位中，没有制定规范或标准的占38％。其中，许多规范和标准或由上级业务主管部门单独制定，或由立档单位、形成科室自行制定。在没有上级档案行政管理部门和业务主管部门联合制定管理规范和标准的情况下，区县档案部门无法对专业档案管理进行有效的监督、指导和服务，并得到立档单位的认可。

存在上述问题的主要原因，一是专业档案的数量和内容伴随着经济、社会的改革与发展出现了前所未有的增长和变化，缺乏成熟的管理经验；二是档案行政管理部门与各专业主管部门协调不够，对专业档案的条块交错管理存在缺位、错位或越位现象；三是缺乏对专业档案归属流向的总体设计，导致专业档案管理中出现了一定程度的无序。

二、关于区县专业档案归属流向的分析

(一)归属流向面临的问题

1、改革开放以来，区县属机关、单位各类专业档案大量涌现，而档案归属与流向的有关规定不明确、不具体或原来的规定不符合基层业务工作实际，导致各类专业档案大量积存在形成单位，只有进口没有出口。一方面，给形成单位的档案管理以至业务工作造成很大困难。另一方面，也影响了区县综合档案馆馆藏结构的丰富与优化。

2、部分区县行政机关隶属关系发生变化，由隶属区县政府转为由市业务主管部门垂直管理，而档案的归属流向尚未重新明确。目前，这些机关形成的文书档案，区县档案馆一般仍按过去的规定接收，形成机关也比较配合。而对于各类专业档案在垂直管理前就未随文书档案向区县档案馆移交，垂直管理后其归属流向问题更加突出。目前一些市级专业主管部门已经设立或正在酝酿部门档案馆，其档案接收范围是否涉及区县档案资源尚不明确。“属于地方和上级主管部门双重领导的单位形成的以反映地方某项事业或建设活动为主的档案”应纳入地方综合档案馆收集范围的规定，一直以来并未得到较好的贯彻实施，在新的形势下实施将更加困难。

3、随着一些地方整合国家档案资源以及综合档案馆与若干专业档案馆的合并，区县专业档案归属流向的调整和区县综合档案馆接收档案范围的界定有了新的可能。然而，各类档案资源是一律按区县行政区划整合，还是分门别类按不同级别行政区划整合，至少在大城市的核心功能区及城市功能拓展区，需要从国家档案资源配置的全局出发，合理设计、科学规划和审慎决策。

(二)设计专业档案归属流向的原则

规划区县专业档案的归属与流向要在遵循“统一领导、分级管理，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用”的基本原则和“重点发展原有各级国家综合档案馆，根据需要适当建立部门档案馆，把国家档案馆网建设成为结构合理、分工明确、关系协调、管理科学、具有安全保管与充分开发档案信息能力、为社各方面提供优质服务的有机整体”的档案馆设置与布局原则基础上，遵循以下具体原则。

1、明确档案的终极归属，维护国家记忆

区县档案馆作为国家长久保管档案的基地，承担维护本行政区各项事业历史真实面貌的职能，自然也是各类具有长远保存价值档案的终极归宿。市级专业档案馆是收集、管理某一领域或特殊载体档案的国家档案馆，具有终极保管某一领域档案的职能，可以由省、自治区、直辖市或特大城市根据需要设置。部门档案馆是各专业主管部门为收集、管理本部门及直属单位有关档案、资料的档案馆，是国家档案馆网布局的组成部分，可以由省、自治区、直辖市或特大城市根据需要在形成专门业务或科技档案数量大的专业主管部门设置。按照国家现行规定，

部门档案馆中记录党政领导和行政管理活动的具有永久保存价值的档案，保存50年后应向各级综合档案馆移交。部门档案馆是档案的过渡性保管机构，不是永久保存档案的最终归宿。

当前，针对各类专业档案大量涌现以及专业档案在形成、保管、利用上的特点，应合理规划我市的档案馆网布局，建立一批专门档案馆和部门档案馆，规范各类档案的归属与流向，明确各类档案的终极归属及过渡性保管职责，促进全市国家档案资源的整体建设和管理。

2、创新专业档案管理体制，服务现实工作

专业档案数量庞大、类型复杂、分布广泛，具有专业性、独立性、动态性和现实工具性强的特点。应根据专业档案形成、保管、利用上的特点和业务部门的实际工作需要，建立多层次、多模式管理的新格局，以适应各类专业档案管理与建设的需要，更好地为现实工作服务。

(1)由专业档案形成科室保管的模式。对于独立性、动态性、现实工具性都比较强的专业档案，可以在档案形成之后，由形成科室管理和控制，以维系专业工作的正常进行。形成科室应承担积累、整理、编目、保管、到期鉴定和处置的任务，并承担将其中已失去现实管理工具功能、需要作为历史记录长久保存的档案向单位综合档案室或通过综合档案室向档案馆移交的职责，接受本区县档案行政管理部门的监督指导。

(2)由专业档案形成单位的专业档案室或专业文件管理中心保管的模式。对于形成数量大，增幅快，整理、鉴定和利用方式特殊，必须由专业人员直接控制和使用的专业档案，可以成立专业档案室或专业文件管理中心，实施过渡性和集约化保管。

(3)由专业档案形成单位综合档案室统一保管的模式。根据归档、整理、编目、鉴定和利用的特点，可以随同文书档案一并管理的专业档案，应纳入本单位综合档案室统一保管，随同文书档案定期向档案馆移交。

(4)由市级专业主管部门的专业档案管理中心或部门档案馆保管的模式。对于市级专业主管部门需要按行业整合的专业档案特别是垂直管理单位的专业档案，可以按照规定向专业主管部门的专业档案管理中心或部门档案馆集中，实施过渡性和集约化管理。市级专业档案管理中心和部门档案馆应具备安全保管和充分开发档案信息的条件和能力，承担向社会提供档案利用的职责，保证本行业专业性活动以及专门用户群体利用档案的需要。

建立多层次、多模式的专业档案管理体制，是为了扭转当前专业档案管理工作出现的无序状况，更好地服务于现实工作，发挥专业档案对于形成者的突出作用、对于利用者的定向作用和为科研、决策服务的整体效应。各个管理层次及各类管理模式的具体确定，应由档案行政管理部门和专业主管部门做出统一规定。同时，无论是采取哪种模式，都应接受档案行政管理部门的监督指导，并按规定向综合档案馆移交记录党政领导和行政管理活动的具有永久保存价值的档案。

3、按地域整合与按行业整合并举，方便社会利用

实施档案资源整合是强化档案集中统一管理、降低管理成本、提高管理效能和方便社会各方面利用档案的有效措施。档案资源整合既可以按地域整合，也可以按行业整合。对于特大城市而言，城市基础设施、公用事业以及一些需要垂直管理的专业性工作，往往不是按区县行政区划来设置和管理的。对于这些行业形成的档案资源应当首先按照专业管理的需要进行行业性整合，而后再按照维护国家历史记忆的需要向同级综合档案馆整合。区县档案馆主要应整合本区县行政区划内具有行政隶属关系的立档单位及其所属部门的档案资源和按区县行政区划管理与建设的其他各类国家档案资源。

随着国家行政管理体制的改革，出现了越来越多的全国性和全市性纵向管理系统。为加强本行业、本系统管理的需要，纵向系统的档案资源整合应运而生，专业主管部门的行业性档案管理机构也将随之得到强化和发展。面对档案资源整合新的发展趋势，各级档案行政管理部门应当协调各专业主管部门，更新档案管理理念，排除部门利益纷争，共同站在加强国家档案资源整体建设的高度，对各级各类专业档案资源的归属与流向进行顶层设计和统一规划。

三、加强专业档案管理的几点建议

(一)加强对专业档案监督管理的建议

1、定期开展档案资源普查。由国家或市级档案行政管理部门在档案统计年报之外，定期(如5年或10年)组织各级档案部门和业务主管部门开展对专业档案资源的全面普查，在调查研究的基础上，制定专业档案资源管理与建设的对策与措施。

普查应着重了解各类专业档案形成、整理、保管、利用以及归属流向的情况。普查项目应尽可能详细、具体，如形成情况应了解每类专业档案的具体文种、形成部门、年均形成数量、现有数量等；整理情况应了解整理特征、所用装具、如何编目、整理归档后是否需要动态管理等；保管情况应了解专业档案库房设置、保管条件、管理机构及人员等；利用情况应了解利用对象的控制、利用方式及利用时效的特点等；归属流向应了解各类专业档案有无归属流向的具体规定、专门档案馆或部门档案馆设置情况、有无销毁到期档案的具体规定或处置办法等；监督指导关系应了解档案管理部门和业务主管部门在哪些管理环节存在缺位、错位并广泛征集形成部门的意见、建议。只有搞好普查，全面、深入地把握情况，才能科学合理地制定专业档案建设规划和管理措施。

2、切实加强对专业档案的监督管理。专业档案管理是各行业、各部门文件与档案管理的重要组成部分，是国家和社会的重要信息资源。面对数量庞大、类型复杂、分布广泛的专业档案，必须站在国家档案资源建设的高度，从管理体制、规范标准等方面，按照档案工作的基本原则，充分考虑专业档案的特点，切实加强对专业档案资源的管理与建设。

要针对各类专业档案管理的缺位、错位、越位问题，全面梳理各级档案部门与专业主管部门、综合档案馆与专业档案馆、监督指导机关与档案形成部门的职责分工，形成覆盖完整、分工明确、制度健全、密切协调、共同管理的管理体制。要依法健全、完善专业档案管理的政策、法规、规范、标准，推进各类专业档案管理的标准化、规范化建设，维护专业档案的连续性和整体性，有效地支持专业活动的正常开展，积极发挥专业档案的社会作用。要在继承专业档案管理成功经验的基础上，注重制度创新，根据各类专业档案形成、保管、利用的新情况、新特点，创新管理理念和模式，既要坚持统一领导、分级管理、维护档案完整与安全、方便社会各方面利用的原则，又要尊重专业档案的自身属性和特点，创造有利于各类专业档案资源建设、管理、利用的新形式。当前加强专业档案管理的重点是要从国家档案资源建设的全局出发，协调各方面关系，全面梳理各类专业档案的归属与流向，落实市、区、县档案局(馆)和专业主管部门监督、指导、接收专业档案的职责和档案形成部门积累、整理、移交专业档案的职责，推动各类专业档案管理活动的有序开展。

(二)关于专业档案归属流向的建议

以各级国家综合档案馆为主、专业档案馆和部门档案馆(档案管理中心)为辅，健全、完善我市档案馆网布局，合理设计、统一规划全市专业档案资源的归属与流向。从全市档案事业统一领导、分级管理、条块结合的层面，构建“结构合理、分工明确、关系协调、管理科学、具有安全保管与充分开发档案信息的能力、为社会各方面提供优质服务”的档案馆群，形成各类国家档案资源建设协调发展的格局。

1、设立若干专业档案馆

专业档案馆是按专业设置的，收集和永久保管特定领域或者特殊载体档案，并向社会提供利用的档案保管机构。《全国档案馆设置与布局方案》规定，省(自冶区、直辖市)以及计划单列市、特大城市设置哪些专门档案馆，按照重点加强各级国家综合档案馆的原则，由同级档案行政管理部门负责统筹规划，报同级人民政府批准，并报国家档案局备案。

目前，我市设置的城市建设档案馆，是收集、管理和永久保存城市规划、建设有关档案的专业档案馆。还可以根据需要设立若干专业档案馆，收集、管理和永久保存特定领域或者特殊载体的档案，以加强专业档案的管理与建设。

2、设立若干部门档案馆(档案管理中心)

部门档案馆是专业主管部门所属的，收集、管理本部门及其直属机构档案的档案馆。《全国档案馆设置与布局方案》规定，省(自治区、直辖市)以及计划单列市、特大城市的有关专业主管部门，根据实际情况需要设馆的，由同级档案行政管理部门按照重点加强各级国家综合档案馆的原则，统筹规划并报同级人民政府批准。

目前，我市设有国家安全局档案馆，收集并永久管理本部门及直属单位形成的档案。《北京市档案馆设置和布局方案》规定，市高级人民法院、高级人民检察院、公安局可以设置本部门档案馆，收集管理本部门及其直属单位形成的档案。其中具有永久保存价值的档案，在本部门档案馆保存50年后向市档案馆移交。某些形成专门业务和科学技术档案数量大的市专业主管部门，可以成立本部门档案馆，收集管理本部门及其直属单位形成的有关档案和资料，但其在行使国家行政管理职能活动中形成的党政领导和行政管理等具有永久保存价值的档案，按规定向市档案馆移交。

可以考虑设立市公、检、法部门档案馆，并在其他实行垂直管理的市专业主管部门，如工商行政管理局、质量技术监督局、药品监督管理局、国土资源管理局等部门，设立部门档案馆，收集、管理本部门及其直属单位形成的有关档案和资料，以及由所属区县分局形成的需要按行业整合的专业档案。其所属的各区县分局在行使国家行政管理职能活动中形成的党政领导和行政管理等具有永久保存价值的文书档案，仍按原规定向区县综合档案馆移交。

3、在区县专业主管部门设立专业档案管理中心

各部门档案管理范文第4篇

档案安全监管是档案行政管理部门最基本、最长远的一项任务，然而目前各级档案行政管理部门却对档案监管存在着认识上和工作上的偏差。

一是指导思想上存在着一定的偏差。我国档案事业处在一个大发展时期，档案工作领域快速拓展，档案馆库建设任务繁重，档案行政管理部门的工作重点放在档案事业的规划、具体业务的建设上，各极政府部门也要求档案事业加大发展，社会对公共档案的需要也日益增多，档案监管工作未能真正放到各级档案行政管理部门的议事日程，对档案监管工作的认识还未能真正到位。

二是在理论建设上还存在较大缺失。理论是人们行动的指南，只有准确的理论才能指引人们准确的实践方向。目前档案行政管理部门对档案监管工作的理论构建还处在初级阶段，仅明确了档案监管是档案行政管理部门的一项职能，提出了统计工作、安全保管等方面的要求，未能形成完整的理论体系。特别是对如何明确监管的范围，监管的工作标准，监管的具体措施等还处在摸索阶段，各地方的工作内容要求差异很大，各自为政，这就给监管工作质量造成较大的隐患。

三是重服务轻监管的观念弱化了档案监管工作。档案工作的服务性影响了一代档案人的思维，为党和政府做好服务，为社会服务是档案工作的基本任务，但并不是我们全部的指导思想和工作内容。档案工作的终极目标是提供服务。但对于档案行政管理部门来说，本身没有档案业务，只能用规划、组织、指导、监管等手段来实施职能，保障各类档案业务工作的正常开展。长期以来，档案行政管理部门的业务指导量极大，几乎占尽了绝大部分的工作内容。长期来对企业档案的指导是压在档案行政管理部门身上一项艰巨任务，有的地方对家庭档案也投入大量精力去组织指导，这种指导服务无可厚非，但是过分投入精力却削弱了档案行政管理部门的监管工作，有的甚至造成监管缺失。

四是档案监管的范围模糊。事实上档案行政管理部门目前还没有一个明晰的档案监管范围。档案法明确“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。”然而这样原则性的规定没有得到具体的细化，似乎所有的档案都要去监管和指导，国家和省档案部门也没有提出明确的监督范围，造成基层档案管理部门监管工作没有规范，操作上难以把握。事实上很多地方档案行政管理部门对家庭档案工作投入了很多精力去指导，却未能对涉及千万人利益的人事档案进行有效监管，对重要的干部档案、公安户籍档案等重要档案，也以有专门部门在管为理由，放弃监管责任，这种监管的偏差和缺失危害极大。象干部档案、户籍档案，应当是主管部门负责业务指导，档案行政管理部门负责案例监管，业务指导与监管不能混为一谈，不指导不等于就不要去监管。而去指导的家庭档案则是属于家庭文化范畴，不属于监管范围。

五是监理工作没有形成系统性的工作要求、标准。档案行政管理部门长期对基层档案工作的监管以登记统计和执法检查为基本方式。各地除了档案馆和县市级机关的统计范围要求基本相同外，专门档案的登记统计就各不相同了。执法检查的范围和具体的要求除了归档范围和“八防”要求相同外，可操作性的监管要求、措施就不多，不成体系。直接监管范围基本在与档案行政部门同级别的党政机关内，下属单位的档案由主管部门负责检查监管。在实施监管检查时又很容易被档案业务检查内容所冲淡。

档案监管工作上存在的以上种种问题，严重制约了档案行政管理部门监管工作的深入和健康发展，在一些损害档案案例的突发事件发生时，难以保障档案的安全，为档案事业的健康发展留下隐患。面对党和国家向档案部门提出的关注民生，为促进和谐服务的工作要求，面对社会变革带来的全社会对档案要求的强大压力，加强全社会重要档案的监管已成为档案行政管理部门的迫切任务。

目前档案行政管理部门应从以下几方面改善档案监管工作的状况：

一、档案行政管理部门要进一步明确监管工作的指导思想，摆正档案监管工作的位置。《档案法》及各级各类档案法规上明确规定，档案行政管理部门具有监督和指导职能，且监督管理工作是主要任务，这是法律赋予的神圣职责，是一种国家意志。因此档案行政管理部门责无旁贷，应当不断地强化监管工作，增强监管工作的力度。各级档案行 政管理部门要认识到社会发展的复杂性，洞察各种影响档案保管安全的潜在危机，从各地发生的档案损毁事件中引起警惕，吸取教训，把确保本行政区域内档案保管安全作为首要监管任务，加强各种应对自然风险和人为破坏的防犯措施，力保万无一失。要汲取金融、证券等国家管理部门在监管工作上的经验和教训，要尽力在档案监管工作上有所作为。

二、档案行政管理部门要尽早构建起完整系统的监管工作理论，并对实际工作进行有效的指导。有准确系统的理论指导，是开展一切工作的前提。《档案法》明确档案行政管理部门的监管责任和任务已有21年，我们也作了长期有效的实践探索，积累了很多经验和理论。随着社会形势的发展，档案事业和档案监管还要随着形势变化而改进发展，但不能无止境地探索，摸着石头过河只能是初级阶段，我们应当认真总结，及时构建起一套新时期档案监管理论，从而明晰一系列监管的要求、方法。

三、档案监管应当有所为有所不为，不能眉毛胡子一把抓。档案工作的涉及面十分广、档案种类多，《档案法》所界定的对国家和社会有保存价值的各种档案，都属监管范围。而实际操作必须有重点有步骤地进行，有所为有所不为才能有真正的实效。要对党和国家宝贵历史财富的重要国家档案进行监管，这部分档案一般保存在各级档案馆和国家机关中。要对事业单位和国有企业的档案进行监管，如教育、医疗机构的档案，公用事业单位的档案。要对涉及社会公共安全的属于民企、外企的档案进行监管，如列入重点工程的基本建设档案，上市企业的档案，还要对村、社区和一些社团的档案进行必要的监管。监管的程度上也要分层和区别，要将涉及到社会公共安全的档案分列出来，作为重点监管，如国家机关保管的档案中象户籍档案、工商登记档案、婚姻档案、土地登记档案、社保档案、房产权登记档案等必须重点加予监管，且不能等同于其他一般档案，应当加强监管的强度，确保这些档案的万无一失。

四、档案重点监管的范围应当随着社会发展变化而调整。社会发展变迁会影响到档案价值观变化，档案监管的根本目的是让档案为社会服务。近几年来一些领域档案管理的失控，暴露了一些问题。比如个人档案的管理随着大批企业转制，职工的下岗、退养等，职工档案材料的归档，档案的运转、保管上出现了新问题，反映到档案行政管理部门。这些职工档案的监管一直未真正纳入各级档案行政主管部门的视野，从目前和未来社会的发展需要出发，十分必要成为我们的重点监管对象。此前我们化大力的企业档案的指导管理，应当作一适当的调整，国有企业档案应继续监管，民企和外企的档案就不能作为全部监管范围，只能作为指导服务的范围，而且这种服务要尽可能地社会化，减轻档案行政部门的工作量，腾出更多的精力去监管社会的重要档案。

各部门档案管理范文第5篇

一、加大宣传力度，营造良好的建档用档氛围

民生档案因其产生于不同的主体，因而涉及众多部门，如民政、劳动与社会保障、农林水、卫生、教育、城建、房地产管理等部门都会产生大量的民生档案，但在实际工作中各单位、各部门对所涉民生档案的重视度不等，造成管理不平衡。有的单位对所涉民生档案实行了规范化管理，也有的单位对各部门产生的一些民生档案认识不够，管理混乱，甚至无序管理或失管。档案部门必须进一步加大宣传力度，以建立覆盖人民群众的民生档案资源体系和利用体系为抓手，集中协调各部门力量，大力加强民生档案的规范管理和有效利用，营造出良好的建档用档氛围。一方面，充分利用新闻媒体、网站及信息简报等形式，定期通报民生档案工作建设情况，全面、系统、多角度地介绍各类民生档案内容、利用程序和方法，宣传利用民生档案工作的典型事例，增进社会各界和人民群众对民生档案的理解和认识。另一方面，通过开展规范化建档活动，对民生档案工作进行总体部署，切实推动民生档案工作健康持续发展。

二、建立协调有序、运转有效的民生档案监管机制

民生档案是在涉及人民生计各项管理活动中产生的历史记录，是维护人民群众切身利益的原始凭证，是众多政府部门和企事业单位从事社会管理和内部管理活动的产物。国家档案局要求全国各级档案部门要把做好民生档案工作作为档案部门贯彻十七大精神和落实科学发展观的战略举措来抓，自觉将民生档案工作纳入工作范畴，积极探索民生档案管理和利用的最佳方式和有效途径，为社会主义和谐社会建设做出应有的贡献。但民生档案面广量大，涉及到社会方方面面，如何做到各部门各司其职，协调配合，真正将民生档案收齐、管好、有效利用，是摆在各级档案部门面前的一项新任务。笔者认为，在建设民生档案工作中，各级档案行政管理部门要发挥组织领导和指挥协调作用。民生档案的形成领域非常广泛，内容非常丰富，较重要的有房产档案、村建档案、档案、就业档案、公证档案、新型合作医疗档案、社会保险与养老保险档案、劳动仲裁档案、残疾人档案、婚姻档案、计划生育档案、农业科技档案、出生档案、学籍档案、移民档案、地籍档案、重大项目建设档案、药品食品监督档案、企业登记档案等，可以说涉及社会管理方方面面和诸多行政部门以及企事业单位。民生档案形成主体如此之多，如果没有很好的组织管理和协调配合，就难以建设好、管理好、利用好民生档案。档案行政管理部门作为人民政府的职能部门，应起到组织、协调、牵头的作用，以使民生档案工作快速健康、平衡协调发展。

在组织协调工作中，要实行依法监管与分类指导相结合。一是法规政策监管，建立健全民生档案管理制度体系。近年来，各地档案部门在社会保障档案工作、社区和家庭档案工作、农业农村档案工作、移民档案工作、信用档案工作等方面制定出台了一系列政策性文件，为民生档案工作的规范发展提供了政策依据。二是业务监督，加强民生档案的源头管理。各级档案部门对民政、劳动、社保、卫生、教育、土地、房管等涉民档案管理部门的档案业务工作进行监督指导，规范民生档案管理工作，保证民生档案齐全完整。

三、各司其职，齐抓共管，努力形成做好民生领域档案工作的整体合力

民生档案工作是一项系统的社会工程，单靠档案部门自身力量是远远不够的，需要各级党委、政府以及各涉民部门的密切配合与协作。首先，党委、政府要给予重视，加强对民生领域档案工作的领导和统筹协调，切实把民生档案工作列入议事日程，纳人民生工作计划。其次，涉民部门要各司其职，抓好主管专业领域的民生档案工作。劳动保障、民政、卫生、教育等部门，作为民生档案的主要形成和使用单位，要加强对本系统民生档案的管理，确保民生档案的安全，促进民生档案的利用。再次，档案部门要强化服务。民生档案是国家档案资源的重要组成部分，做好民生档案工作是档案部门的应尽职责。档案部门要依法加强对民生领域档案工作的监督、指导和检查，通过组织培训、上门指导、执法检查等形式，大力推进民生档案管理的规范化、制度化和现代化建设。

各部门档案管理范文第6篇

为充分发挥档案工作服务民生、服务社会的积极作用，根据国家档案局《关于加强民生档案工作的意见》，结合我市民生档案工作实际，现就如何进一步做好民生档案工作提出如下意见：

一、提高对民生档案工作重要性的认识

民生档案是机关、社会组织形成的与人民群众直接利益密切相关的专门档案。主要包括产权改革、社会保障、公共管理等民生领域中形成的各类涉民档案。做好民生档案工作，对于贯彻落实好党和政府的惠民政策，维护公民的合法权益，构建和谐社会具有积极的促进作用。特别是民生档案管理部门和档案行政管理部门有效地开展民生档案利用服务工作，可以在处理经济纠纷、化解邻里矛盾、开展司法调解、提供服务保障等项工作中有可靠的资料依据，为妥善处理突发性、，努力把矛盾和纠纷解决在基层，为维护我市社会稳定、促进科学发展示范区建设提供有力保障。

二、建立民生档案资源体系

民生档案来源于不同的行业和部门，种类较多，内容丰富。加强民生档案资源建设，是做好民生档案工作的重要基础。

1、抓好民生档案资源源头建设。民生档案主要涉及劳有所得、病有所医、老有所养、住有所居、贫有所扶等与人民群众利益息息相关的不同载体的各种文件资料。民生档案主要包括：产权类，土地（山林）承（延）包流转确权合同、土地征用、房屋产权、城市拆迁、宅基地审批、危旧平房改造等。保障类，养老、失业、工伤、医疗、新农合等。救助类，城乡低保、社会救济（助）、收养、孤老、残疾人管理等。社会管理类，换届选举、劳务输出、人事、就业再就业、复转军人安置、婚姻登记、计划生育等。上述民生档案形成部门、单位要抓好民生档案的收集和管理工作，将民生档案作为本单位档案的有机组成部分，按照档案管理制度和业务标准，明确民生档案归档范围、归档时间、归档要求，纳入本部门、本单位综合档案室集中统一管理，确保民生档案齐全完整，不散失、不损毁。民生档案专业性强、资料量大的部门或单位要建立专门档案库（室）。要严格执行档案移交进馆制度，按照档案行政管理部门的统一部署，将具有查考价值的民生档案按期移交进馆。开展民生档案信息化管理的单位，要做好民生档案数据库数据备份工作，并向地方国家综合档案馆移交备份数据。

2、加强乡镇（街道）、行政村（社区）民生档案管理工作。乡镇（街道）、行政村（社区）档案室是民生档案收集、保管和利用的最基层单位。在加强和规范农村乡镇、行政村档案室建设的基础上，注重收集换届选举，政务公开，土地(荒山)承（延）包、流转、租赁、出售，林权改革，农村合作医疗，农村低保，各类涉农保险，计划生育等与农民群众切身利益密切相关的民生档案资料。城市街道、社区注重收集城市低保、“零就业”家庭、残疾人管理等民生档案。

3、加强国家档案馆民生档案资源整合。各级国家档案馆要以民生需求为导向，积极调整馆藏收集范围，不断整合各类民生档案资源，建立面向民生的多元化档案资源体系。对涉及与人民群众利益相关的产权类、保障类、救助类、社会管理类等重要民生档案及时接收进馆。

三、健全民生档案管理体系

加强民生档案的管理，确保民生档案安全保管是做好民生档案工作的头等大事。要以对党和人民高度负责的态度，认真做好民生档案的管理，健全民生档案管理体系，逐步实现民生档案管理规范化。

1、各民生档案形成部门、单位要把民生档案工作列入工作议事日程。分管档案工作的领导要把做好民生档案工作作为一项重要任务，经常听取工作汇报，及时协调解决民生档案工作中的问题，抓好民生档案工作的检查、部署和落实。要保证民生档案专项经费的投入。要加强对所属基层单位民生档案的行业监督管理，指导所属单位做好民生档案的管理和利用工作。

2、各级档案行政管理部门要充分发挥依法监督指导职能，加强对民生档案形成部门、单位的业务指导与监督检查，促进民生档案规范化管理。一要积极指导建立民生档案。各级档案行政管理部门要深入有关行业和部门，摸清情况，做好民生档案调查和登记工作，界定各行业和部门形成的民生档案种类，本着以改善民生为重点的社会建设开展到哪里，民生档案工作就延伸到那里的原则，积极指导建立民生档案。二要建立健全民生档案管理的法规和制度。民生档案来源于不同的行业和部门，种类较多，内容丰富。各级档案行政管理部门要会同有关专业主管部门共同研究，联合制定相关办法，采取有力措施，将各类民生档案的管理纳入到档案基础业务建设范畴。三要严格归档制度。要做到与民生有关的文件材料得到及时收集与归档，确保民生档案及时建档，有效管理，保证各个行业或部门形成的民生档案的齐全完整，为服务民生提供真实可靠的信息来源。

3、各级国家综合档案馆要加强对已有各类民生档案的管理。有条件的县级国家档案馆要设立民生档案专门库房，优先进行整理编目，实现民生档案规范化管理，为服务民生提供快捷、有效的档案信息服务。

四、完善民生档案利用体系

为群众提供民生档案，维护群众的合法权益，是档案部门的法定义务。各级各类档案部门要认真做好民生档案的利用服务工作，规范民生档案利用制度，为群众提供快捷优质服务。

1、深入挖掘现有馆藏各类民生档案资源。各级国家综合档案馆蕴藏有许多具有现实利用价值的民生档案信息，要认真梳理，摸清馆藏民生档案的种类和数量，结合民生档案利用工作的实际情况，本着“先用先整、突出重点”的原则，加快馆藏民生档案整理、审查及开放步伐，为使民生档案及时服务人民群众打下良好基础。

2、多途径、多形式地开发民生档案信息资源。各级档案部门要采取有效措施，如编制各种民生档案的专题目录、汇编党和政府改善民生方面的政策、利用新闻媒体和档案网站宣传介绍馆藏民生档案信息等手段，有效地开发民生档案资源服务民生。

各部门档案管理范文第7篇

关键词：节能减排；档案管理；创新管理

近年来，节能减排作为一项长期的、常态化工作受到国家和有关部门的高度重视，是生态文明建设的重要内容。档案管理是节能减排工作的基础组成部分，对于及时记录推广节能减排工作中的先进技术、经验及重要成果，为领导决策提供依据，为企事业和广大人民群众服务，充分发挥档案信息指导作用，创造最大价值有着重要意义。目前，节能减排档案管理较为粗放，流于应付，没有充分发挥其应有的利用价值。文章从实际出发，以多年节能工作经验，对如何加强节能减排档案工作的正规化管理，如何在实践中实现创新和突破进行了论述。

1节能减排档案管理存在的问题

1.1缺乏系统管理，领导重视程度不够

节能减排工作牵涉面广，较为分散，各主管部门各自为政，各管一摊。目前节能减排工作主要由各级发改、建筑、机关事务管理3个主管部门的节能科室负责，节能档案由各部门节能科室分别管理。节能档案管理并没有统一的标准和方法，有些主管部门的领导对此项工作认识不清，重视不够，疏于管理，导致节能减排档案不能及时收集、整理、归档、交存，很多宝贵的资料并未保存下来。

1.2缺乏统筹协调，日常管理流于应付

相比节能减排工作本身，节能减排档案管理利用工作并未进行相应部署协调，工作开展有很大的随意性和应付性。主要表现为：有些部门虽然设立了节能资料文件柜，但并不是放置档案用，而是为了单纯迎接上级业务检查所准备，资料整理与保管方法五花八门，因人而异，不符合档案要求，有些部门甚至把节能档案的收集整理当成负累，或者为了应急而虚构，无法发挥档案的正常作用。

1.3缺乏调查研究，档案管理与工作脱节

目前，多数部门的节能档案管理工作思维陈旧，停留在被动应付的层面。档案管理人员缺乏主动服务意识和针对节能工作特点及需要的调查研究，缺少对档案利用者的了解，不清楚节能档案工作要从哪些方面予以侧重，不了解档案利用者的具体需求。因此，档案管理与节能减排工作相脱节，没有充分发挥应有价值。

1.4缺乏专业人员，档案管理信息化程度低

多数部门的节能档案管理工作由兼职人员负责，这些人员没有经过专业档案业务培训，缺乏档案管理专业知识和管理技能。另一方面，这些兼职人员只做基本的纸质资料的收集整理，不注重电子档案的建立，或者电子档案不规范，不便查询、没有索引等。总之，节能减排档案管理人员专业素质及档案信息化程度亟待提高。

2加强节能减排档案正规化管理和创新实践的思考

2.1加强基础建设，建立自上而上科学管理体系

2.1.1整合资源，理顺部门联通渠道

节能工作主要主管部门为各级发改部门负责所辖区域内节能减排工作全面管理，各级建设部门负责建筑节能，各级机关事务管理部门负责公共机构节能［1］。各项工作虽然由不同的部门主管，但都围绕着节能的中心目标和任务来开展，是一个有机的整体，缺一不可，相辅相成。节能档案资料由各部门分别保管，互不联系沟通，不利于工作信息共享，不便于档案提供利用。因此，要将节能档案统一纳入档案管理体系，节能档案的技术指导、检查监督职责由各级档案部门履行，节能档案的形成、收集、立卷、归档、利用由各级节能主管部门完成。各级档案主管部门要定期到节能主管部门开展节能档案的督导工作，提供业务支持。各级节能主管部门要经常沟通交流，加强部门协作配合，整合节能档案资源，实现信息互补，使节能档案更好地为节能工作服务。

2.1.2强化教育，严格落实工作职责

各级档案部门要通过宣传教育和文件要求等方式，使各级节能部门的主管领导和具体档案管理人员统一思想认识，熟练掌握节能档案管理工作的基本方法，提高对节能档案管理工作的重视程度。各级节能主管部门要将节能档案管理工作具体落到实处，做到三个明确：明确节能主管科室为节能档案专职管理责任科室、明确分管领导、明确专职档案员，切实加强内部管理，使节能档案工作分工明确，责任到人。

2.1.3建章立制，规范工作程序

建立健全节能档案管理制度，进一步规范档案工作程序，是节能档案工作的基础。档案部门应结合节能工作特点，制订统一的节能业务档案管理方法及规范，明确节能减排档案的形成、收集、整理、归档、利用等各项标准，由各节能业务主管部门具体执行。各节能主管部门要从节能工作实际出发，明确本部门节能档案工作的要求，确立节能档案归档范围及保管期限，定期向档案部门移交。对于承担节能减排重点产品、重大技术创新项目、重点建设工程项目和重大技术装备研发及建设的各级单位，在进行项目鉴定或验收之前，应通过档案管理部门的项目档案专项验收。

2.1.4奖优罚劣，调动工作积极性

各级节能主管部门要加强垂直监督考核，将节能档案工作纳入考核评价范围，对节能档案不规范、不达标的下级节能主管部门，影响其整体节能工作考核排名，促进节能档案工作的规范科学开展。各级档案管理部门要将节能档案人员纳入档案系统人员统一管理，参加年度档案工作的评先评优，以先进带动整体，以争先创优带动节能档案工作创新提高，充分调动相关人员工作积极性。

2.2加强节能档案分类，创新节能档案工作机制

2.2.1找准规律，归档分类侧重

针对节能工作特点，对节能档案进行科学分类，并在归档工作中分别侧重，以便于更好地为档案利用服务。一是节能技术档案，其主要利用价值为网络查询、面向全社会公开。因此在归档工作中侧重于配套电子档案和索引的建立完善。二是节能宣传活动资料，主要利用价值为提供给相关媒体，扩大宣传活动的影响力。因此归档工作首要侧重时效性，同时要进行编辑筛选加工，确保档案资料按工作需求及时、准确、客观提供，正面、积极地引导舆论。三是节能工作档案。主要利用价值为如实反映工作进展情况。因此在归档过程中要侧重于档案的真实性、全面性和准确性，为上级检查和领导决策提供精准依据。

2.2.2完善服务，加强信息化建设

为充分发挥节能档案信息价值，要进一步建立健全档案资源信息化体系和档案人性化利用服务体系。一是加强协调沟通，建立节能主管部门档案协作机制。节能部门定期召开节能系统档案协作会议，整合各部门节能档案资源，对各部门节能档案管理工作进行自查及互查，为各节能主管部门互通有无、资源共享创建平台。二是定向利用，搭建信息化利用平台。各节能主管部门要充分利用网络、媒体等信息平台，将节能技术档案主要索引予以，定向为所需单位提供查询服务；要利用现有办公条件，加强节能档案的信息化管理，进一步强化节能档案数字化资料收集、整理、索引、编研工作，为档案利用及资源共享奠定坚实的数据基础；进一步加大节能档案网络化远程利用力度，结合政府信息公开工作，开展节能信息远程查阅服务，实现节能技术信息等资源的广泛共享。

2.2.3开展编研，提升利用价值

档案编研是开发档案信息资源的重要手段之一，是拓展档案社会服务功能的有效途径，是档案信息资源开发利用的重要手段［2］。节能工作涉及面广、专业性强、横向沟通较多，因此，节能档案管理人员要针对节能工作特点，进一步转变思维，搞好调查预测，摸清节能档案利用者的具体需求，了解档案利用者需要解决的问题和节能档案利用的问题点、时间点等。在此基础上，积极开展档案编研工作，按照需求特点做好档案提供利用工作。例如做好大事记、年鉴、总结、节能减排设备登记、节能减排工作纪实、节能减排产品图文集的编写、节能减排趋势分析等，为领导决策提供有价值的参考资料，为广大利用者提供所需内容，客观记录、展示节能减排工作的发展历程等［3-4］。

2.3加强人才队伍建设，增强档案人员综合素质

节能档案管理工作兼具节能与档案的双重业务性，现有档案人员多为节能科室的兼职人员，对档案工作的熟悉程度不高。因此，加强对节能档案人员的档案业务培训和政策宣传，会对节能档案工作的规范化、科学化起到重要的促进作用。各级档案部门应明确要求节能档案管理人员参加年度的档案业务培训，对节能档案管理人员普及档案管理基本知识，做到节能档案管理持证上岗［2］。各级节能主管部门要加强档案管理工作的宣传教育，定期与其他节能部门交流学习，找出自身差距并不断完善，不断增强节能档案工作意识。要针对节能工作特点，侧重档案信息化技术的学习运用，为节能档案搭建信息化利用平台，提供快捷优质的档案服务。要联系实际，强化节能档案人员的保密教育，使节能档案管理人员熟悉保密规定，正确处理档案利用与敏感信息保密的关系，增强档案信息的安全性，确保敏感信息不外泄。

作者:李伟旭 单位:秦皇岛市机关事务管理局

参考文献:

［1］王衡山.档案编研工作的实践与思考［EB/OL］.

［2］李伟旭.加强节能减排档案管理的一点思考［J］.档案天地，2014（增刊）.

各部门档案管理范文第8篇

一、创新思路，突出重点，有序推进民生领域档案工作

民生档案形成主体的多元性及其内容的广泛性、专业性等特点.给民生档案的建设以及信息资源的共建共享等带来一定的难度。因此，建好、用好民生档案，必须开拓思路、讲究方法，找到建设民生档案的好方法、好途径。一要调查研究。民生档案种类多、分布情况复杂、管理水平不一，要想做好民生档案工作，必须全面了解民生档案的形成过程、形成规律及特点，了解民生档案保管利用的基本情况，了解民生档案工作中的热点和难点。二要抓住重点。要切实抓好与群众自身利益密切相关的社会保险档案、失业人员档案、工资福利档案、城乡最低生活保障档案、婚姻档案、房地产档案、城市拆迁档案、环境监测档案、学籍档案和企业职工档案等重点专业档案的建设，明确责任，规范管理。三要通过档案工作普查、重点抽查和开展专项执法检查等多种方式，促进民生档案工作全面开展。四是加强监督，强化服务。要使民生档案管理工作有个良好的开端，实现健康发展，档案及各有关职能部门要切实承担起历史赋予的责任，加强行业监管，主动提供服务。在具体工作中，对应收集的民生档案要做到建档对象一个不漏，建档资料齐全完整。要通过法律的、行政的、经济的手段，规范管好、用好民生档案，并确保这些重要信息的长期安全、永久可靠。各基层档案机构和档案工作者要积极主动地为各级领导当好参谋，谋划方案，要认真履行职责，精心指导、帮助，促使本地、本单位民生档案工作规范有序推进。

二、加大宣传力度，营造良好的建档用档氛围

民生档案因其产生于不同的主体，因而涉及众多部门，如民政、劳动与社会保障、农林水、卫生、教育、城建、房地产管理等部门都会产生大量的民生档案，但在实际工作中各单位、各部门对所涉民生档案的重视度不等，造成管理不平衡。有的单位对所涉民生档案实行了规范化管理，也有的单位对各部门产生的一些民生档案认识不够，管理混乱，甚至无序管理或失管。档案部门必须进一步加大宣传力度，以建立覆盖人民群众的民生档案资源体系和利用体系为抓手，集中协调各部门力量，大力加强民生档案的规范管理和有效利用，营造出良好的建档用档氛围。一方面，充分利用新闻媒体、网站及信息简报等形式，定期通报民生档案工作建设情况，全面、系统、多角度地介绍各类民生档案内容、利用程序和方法，宣传利用民生档案工作的典型事例，增进社会各界和人民群众对民生档案的理解和认识。另一方面，通过开展规范化建档活动，对民生档案工作进行总体部署，切实推动民生档案工作健康持续发展。

三、建立协调有序、运转有效的民生档案监管机制

民生档案是在涉及人民生计各项管理活动中产生的历史记录，是维护人民群众切身利益的原始凭征，是众多政府部门和企事业单位从事社会管理和内部管理活动的产物。国家档案局要求全国各级档案部门要把做好民生档案工作作为档案部门贯彻十七大精神和落实科学发展观的战略举措来抓，自觉将民生档案工作纳入工作范畴.积极探索民生档案管理和利用的最佳方式和有效途径，为社会主义和谐社会建设做出应有的贡献。但民生档案面广量大，涉及到社会方方面面，如何做到各部门各司其职，协调配合，真正将民生档案收齐、管好、有效利用，是摆在各级档案部门面前的一项新任务。笔者认为，在建设民生档案工作中，各级档案行政管理部门要发挥组织领导和指挥协调作用。民生档案的形成领域非常广泛，内容非常丰富，较重要的有房产档案、村建档案、档案、就业档案、公证档案、新型合作医疗档案、社会保险与养老保险档案、劳动仲裁档案、残疾人档案、婚姻档案、计划生育档案、农业科技档案、出生档案、学籍档案、移民档案、地籍档案、重大项目建设档案、药品食品监督档案、企业登记档案等，可以说涉及社会管理方方面面和诸多行政部门以及企事业单位。民生档案形成主体如此之多，如果没有很好的组织管理和协调配合，就难以建设好、管理好、利用好民生档案。档案行政管理部门作为人民政府的职能部门，应起到组织、协调、牵头的作用，以使民生档案工作快速健康、平衡协调发展。

在组织协调工作中，要实行依法监管与分类指导相结合。一是法规政策监管，建立健全民生档案管理制度体系。近年来，各地档案部门在社会保障档案工作、社区和家庭档案工作、农业农村档案工作、移民档案工作、信用档案工作等方面制定出台了一系列政策性文件，为民生档案工作的规范发展提供了政策依据。二是业务监督，加强民生档案的源头管理。各级档案部门对民政、劳动、社保、卫生、教育、土地、房管等涉民档案管理部门的档案业务工作进行监督指导，规范民生档案管理工作，保证民生档案齐全完整。

各部门档案管理范文第9篇

第一条  为了加强医药档案工作，提高档案管理的科学水平，充分发挥医药档案在社会主义现代化建设中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》制定本办法。

第二条  医药档案是指各级医药管理部门、医药企事业单位、团体或个人从事药品、医疗器械、制药机械、医药包装、卫生材料的生产、经营、科研、教育、设计、情报、外事活动和医药党、政、群管理工作以及其它各项活动直接形成的具有查考、利用和保存价值的各种文字、图表、声象以及实物等不同形式的历史记录。

第三条  医药档案是国家档案的重要组成部分，是发展医药事业的必要条件和依据，是重要的信息资源，是国家的宝贵财富，医药档案的管理必须遵循统一领导、分级管理的原则，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效开发利用。

第二章  管理体制与机构设置

第四条  医药档案工作在国家档案行政管理部门“统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导”下进行。国家医药管理局档案机构负责管理本部门的档案工作，对局属单位及医药行业档案工作进行指导监督与检查。

地方各级医药管理部门档案机构负责本部门医药档案管理工作，并对所属和归口管理单位的档案工作实行监督和指导。

第五条  各级医药管理部门和医药企事业单位应当重视档案工作，把档案工作列入领导重要议事日程，由主管业务的领导同志分管，纳入医药事业发展规划计划，对档案机构、人员、经费、库房、设备等给予保证，切实解决好档案工作中存在的实际问题。

档案工作应当与本部门、本单位的各项工作紧密结合，实行同步管理，在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第六条  各级医药管理部门和医药企事业单位应当建立综合性的档案工作机构，统一管理本部门本单位形成的档案。如需建立档案馆，则按《全国档案馆设置原则和布局方案》的有关规定办理。

档案机构配备工作人员数量，应当根据档案藏量和工作任务需要确定。

综合性档案工作机构的设置，按有关规定报上一级行政管理部门审批，同时报所在地区档案行政管理部门备案。

第七条  医药管理部门的档案处科室属行政建制，档案馆属事业机构。

第八条  综合性档案工作机构的主要任务是：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的法律、法规和规定；

（二）集中统一管理本单位医药档案，承担本单位档案工作的各项管理任务；

（三）制定本单位档案各项规章制度，负责对所属单位的档案工作进行业务指导、监督和检查；

（四）负责接收（含征集、收集）整理、分类、鉴定、统计、保管本单位形成的医药档案，并按照规定向有关档案馆移交应进馆的档案；

（五）负责编辑档案参考资料，编制各种检索工具，收集、征集与档案有关的资料，积极开发利用档案信息资源，做到优质服务；

（六）加强档案工作的横向联系，开展多种形式的协作，积极开展档案学术研究及信息交流活动；

（七）负责对本单位及所属单位档案工作人员的业务培训；

（八）宣传利用档案产生的社会效益和经济效益的事例，扩大档案工作影响；增强领导和广大干部及各业务职能部门各类业务人员的档案意识。

第三章  档案工作人员

第九条  医药档案工作人员（包括以做档案工作为主的兼职人员）必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的各项方针、政策，热爱医药档案事业，忠于职守，遵守纪律，并具备一定的档案专业知识、专业技能和医药经营管理、科学技术基础知识。

第十条  医药档案工作人员均属医药档案专业技术人员，其业务能力的考核、技术职务的评定和晋升，应当按国家有关规定执行，并实行医药档案专业技术职务聘任制（或任命制）。高级技术职务评定，按规定组织评定。医药档案工作队伍应当保持相对稳定。

第四章  文件材料的形成、积累与归档

第十一条  各级医药管理部门和企事业单位应当建立健全文件材料的形成、积累和归档制度，并纳入生产、技术、经营、科研等各项管理程序和各类专业技术和管理人员的职责范围，确保重要的医药生产、经营、科研、教育等各项管理、各种活动、各类会议都有完整、准确、系统的文件材料归档。

第十二条  各级医药管理部门和企事业单位在科研成果、新产品定型与试制、基建竣工等验收活动及设备购置开箱时，应有档案部门人员参加。有关业务主管部门要会同档案部门，对应归档的文件材料进行检查，并签署意见。

第十三条  各级医药管理部门和企事业单位实行由文件材料形成部门归档立卷的制度。由立卷人按档案部门的要求系统整理组卷，编排页码或张号，填写卷内目录，填写备考表，拟写案卷标题并划定保管期限，经立卷单位负责人检查，装订后向本部门档案处（室、馆）移交并做好移交手续。档案著录一律用钢笔或毛笔书写。归档文件材料都必须做到书写材料优良，字迹工整清楚、图样清晰，便于长久保存。

第十四条  归档时间：各医药管理部门的文书档案、财会档案，应当在次年6月底以前归档，高等院校档案应当在次学年度寒假前归档。科研和基建档案等应当在项目及技术工作完成后两个月内归档。归档范围及管理期限的规定另发。

第十五条  一般档案归档一份，重要档案除正本外，应当将副本一份组卷归档备用。几个单位协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本之外，应当将复制本送交主办单位归档保存。

第十六条  医药管理部门和企事业单位的个人从事公务活动形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向本部门档案室归档，任何个人不得据为己有。档案室的档案应按规定向档案馆移交。对于个人在非公务活动中形成的重要文件材料，档案部门可通过征集、代管等多种形式进行收集。个人向档案部门捐赠档案的，各医药管理部门应当予以奖励。

第五章  医药档案的管理与库房设备

第十七条  医药管理部门和企事业单位的档案机构，对接收的档案，按照有关规定进行鉴定，对保管期限、密级调整和需要销毁的档案提出建议，报本部门主管档案工作的领导批准后实施，并实行监销制。

第十八条  医药管理部门和企事业单位的档案机构，应当建立归档、保密、保管、利用、鉴定、统计等系统管理制度。按照有关规定定期向所在地区档案行政管理部门和上一级主管部门报送档案工作基本情况和统计报表。

第十九条  医药管理部门和企事业单位的档案机构，应当根据《档案法》的有关规定和要求，对下属单位的档案工作经常进行监督、指导和检查。对在档案管理工作中取得显著成绩的单位和个人，给予表彰或奖励。对因档案管理混乱、工作失职给档案工作造成严重损失的，报有关行政部门，按照《档案法》的有关规定追究当事人和主管领导的责任。

第二十条  医药管理部门和企事业单位的档案机构必须重视档案保护技术的研究，最大限度地延长档案寿命。

第二十一条  各级医药管理部门和企事业单位必须为保管档案提供专用的并有足够面积的档案库房，库房门窗坚固，库内保持适当的湿度、温度，有防盗、防火、防光、防尘、防有害生物污染等安全措施，对存放声象等特殊载体的档案必须配备恒温、恒湿设备，以保证档案的安全和工作的正常运行。

第二十二条  各级医药管理部门和企事业单位应当根据需要和可能有计划地为档案机构配备档案装具及必要的温湿度计、吸尘器、去湿机、空调机等装备和复印、录音、照像、录像、计算机等器材，结合本单位业务管理工作和现代化进程，逐步实现档案管理现代化。

第六章  医药档案的利用与开放

第二十三条  医药管理部门应当按《档案法》的有关规定，划分医药档案开放与控制的界限，做好医药档案的开放和利用工作，大力开发医药档案信息资源，充分发挥档案在社会主义现代化建设中的作用。

第二十四条  医药档案馆向社会开放。开放档案应按以下规定执行：

（一）凡持有合法证明的单位、个人在写明符合国家政策要求的利用目的和范围后，均可查阅属于开放范围的档案。

（二）港、澳、台及海外华侨利用档案，应按国家有关规定办理。

（三）外国机构或个人要求利用档案，应按国家有关规定办理。

（四）向社会公布档案，需经本单位及上级主管机关批准，未经审批，任何组织或个人无权公布。

第二十五条  凡涉及党和国家机密及专利的档案，不得对外开放。

第二十六条  查阅、摘录和复制尚未开放的档案，需经档案部门负责人批准，涉及未公开的技术问题，需经该技术部门负责人批准，查阅机密档案应当按《保密法》有关规定执行。

第二十七条  各医药管理部门的综合档案机构保存的档案，主要供本部门利用，其他部门查阅需持单位介绍信，经综合性档案机构或分管档案工作的领导批准后方可查阅。

第二十八条  本办法适用于全国医药行业各级医药管理部门和医药企事业单位。

各部门档案管理范文第10篇

一是指导思想上存在着一定的偏差。我国档案事业处在一个大发展时期，档案工作领域快速拓展，档案馆库建设任务繁重，档案行政管理部门的工作重点放在档案事业的规划、具体业务的建设上，各极政府部门也要求档案事业加大发展，社会对公共档案的需要也日益增多，档案监管工作未能真正放到各级档案行政管理部门的议事日程，对档案监管工作的认识还未能真正到位。

二是在理论建设上还存在较大缺失。理论是人们行动的指南，只有准确的理论才能指引人们准确的实践方向。目前档案行政管理部门对档案监管工作的理论构建还处在初级阶段，仅明确了档案监管是档案行政管理部门的一项职能，提出了统计工作、安全保管等方面的要求，未能形成完整的理论体系。特别是对如何明确监管的范围，监管的工作标准，监管的具体措施等还处在摸索阶段，各地方的工作内容要求差异很大，各自为政，这就给监管工作质量造成较大的隐患。

三是重服务轻监管的观念弱化了档案监管工作。档案工作的服务性影响了一代档案人的思维，为党和政府做好服务，为社会服务是档案工作的基本任务，但并不是我们全部的指导思想和工作内容。档案工作的终极目标是提供服务。但对于档案行政管理部门来说，本身没有档案业务，只能用规划、组织、指导、监管等手段来实施职能，保障各类档案业务工作的正常开展。长期以来，档案行政管理部门的业务指导量极大，几乎占尽了绝大部分的工作内容。长期来对企业档案的指导是压在档案行政管理部门身上一项艰巨任务，有的地方对家庭档案也投入大量精力去组织指导，这种指导服务无可厚非，但是过分投入精力却削弱了档案行政管理部门的监管工作，有的甚至造成监管缺失。

四是档案监管的范围模糊。事实上档案行政管理部门目前还没有一个明晰的档案监管范围。档案法明确“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。”然而这样原则性的规定没有得到具体的细化，似乎所有的档案都要去监管和指导，国家和省档案部门也没有提出明确的监督范围，造成基层档案管理部门监管工作没有规范，操作上难以把握。事实上很多地方档案行政管理部门对家庭档案工作投入了很多精力去指导，却未能对涉及千万人利益的人事档案进行有效监管，对重要的干部档案、公安户籍档案等重要档案，也以有专门部门在管为理由，放弃监管责任，这种监管的偏差和缺失危害极大。象干部档案、户籍档案，应当是主管部门负责业务指导，档案行政管理部门负责案例监管，业务指导与监管不能混为一谈，不指导不等于就不要去监管。而去指导的家庭档案则是属于家庭文化范畴，不属于监管范围。

五是监理工作没有形成系统性的工作要求、标准。档案行政管理部门长期对基层档案工作的监管以登记统计和执法检查为基本方式。各地除了档案馆和县市级机关的统计范围要求基本相同外，专门档案的登记统计就各不相同了。执法检查的范围和具体的要求除了归档范围和“八防”要求相同外，可操作性的监管要求、措施就不多，不成体系。直接监管范围基本在与档案行政部门同级别的党政机关内，下属单位的档案由主管部门负责检查监管。在实施监管检查时又很容易被档案业务检查内容所冲淡。

档案监管工作上存在的以上种种问题，严重制约了档案行政管理部门监管工作的深入和健康发展，在一些损害档案案例的突发事件发生时，难以保障档案的安全，为档案事业的健康发展留下隐患。面对党和国家向档案部门提出的关注民生，为促进和谐服务的工作要求，面对社会变革带来的全社会对档案要求的强大压力，加强全社会重要档案的监管已成为档案行政管理部门的迫切任务。

目前档案行政管理部门应从以下几方面改善档案监管工作的状况：

一、档案行政管理部门要进一步明确监管工作的指导思想，摆正档案监管工作的位置。《档案法》及各级各类档案法规上明确规定，档案行政管理部门具有监督和指导职能，且监督管理工作是主要任务，这是法律赋予的神圣职责，是一种国家意志。因此档案行政管理部门责无旁贷，应当不断地强化监管工作，增强监管工作的力度。各级档案行政管理部门要认识到社会发展的复杂性，洞察各种影响档案保管安全的潜在危机，从各地发生的档案损毁事件中引起警惕，吸取教训，把确保本行政区域内档案保管安全作为首要监管任务，加强各种应对自然风险和人为破坏的防犯措施，力保万无一失。要汲取金融、证券等国家管理部门在监管工作上的经验和教训，要尽力在档案监管工作上有所作为。

二、档案行政管理部门要尽早构建起完整系统的监管工作理论，并对实际工作进行有效的指导。有准确系统的理论指导，是开展一切工作的前提。《档案法》明确档案行政管理部门的监管责任和任务已有21年，我们也作了长期有效的实践探索，积累了很多经验和理论。随着社会形势的发展，档案事业和档案监管还要随着形势变化而改进发展，但不能无止境地探索，摸着石头过河只能是初级阶段，我们应当认真总结，及时构建起一套新时期档案监管理论，从而明晰一系列监管的要求、方法。

三、档案监管应当有所为有所不为，不能眉毛胡子一把抓。档案工作的涉及面十分广、档案种类多，《档案法》所界定的对国家和社会有保存价值的各种档案，都属监管范围。而实际操作必须有重点有步骤地进行，有所为有所不为才能有真正的实效。要对党和国家宝贵历史财富的重要国家档案进行监管，这部分档案一般保存在各级档案馆和国家机关中。要对事业单位和国有企业的档案进行监管，如教育、医疗机构的档案，公用事业单位的档案。要对涉及社会公共安全的属于民企、外企的档案进行监管，如列入重点工程的基本建设档案，上市企业的档案，还要对村、社区和一些社团的档案进行必要的监管。监管的程度上也要分层和区别，要将涉及到社会公共安全的档案分列出来，作为重点监管，如国家机关保管的档案中象户籍档案、工商登记档案、婚姻档案、土地登记档案、社保档案、房产权登记档案等必须重点加予监管，且不能等同于其他一般档案，应当加强监管的强度，确保这些档案的万无一失。

四、档案重点监管的范围应当随着社会发展变化而调整。社会发展变迁会影响到档案价值观变化，档案监管的根本目的是让档案为社会服务。近几年来一些领域档案管理的失控，暴露了一些问题。比如个人档案的管理随着大批企业转制，职工的下岗、退养等，职工档案材料的归档，档案的运转、保管上出现了新问题，反映到档案行政管理部门。这些职工档案的监管一直未真正纳入各级档案行政主管部门的视野，从目前和未来社会的发展需要出发，十分必要成为我们的重点监管对象。此前我们化大力的企业档案的指导管理，应当作一适当的调整，国有企业档案应继续监管，民企和外企的档案就不能作为全部监管范围，只能作为指导服务的范围，而且这种服务要尽可能地社会化，减轻档案行政部门的工作量，腾出更多的精力去监管社会的重要档案。

各部门档案管理范文第11篇

关键词：企业；档案；集中；管理

一、企业档案集中管理有利于维护档案的齐全和完整

随着经济体制改革的不断深入，企业迅速发展壮大，企业各部门产生的各门类档案逐渐增多，而企业的档案大部分采取分散管理的体制。这样长期保存档案，一是违背了国家档案工作集中统一管理的原则；二是各基层无专管档案人员，而且保存档案资料的条件差，这样不仅使档案资料不齐全完整，也更不安全可靠，同时也降低了企业档案的使用价值。企业档案集中管理，就能使常年分散保管在各部门及个人手中档案资料如：基本建设、设备仪器、产品、会计、声像、实物等档案资料统一领导、集中管理，就能克服原来那种因分散保管易丢失档案宝贵资料的现象；就能克服原来那种因孤立的、封闭的管理体制，形成企业不能对各种档案资料数据进行科学的、合理的加工处理；无法综合地、系统地开发档案信息资源的现状；就能确保档案资料齐全、完整、可靠，就有利于档案信息资源的开发和利用，有利于企业的改革和发展。1984年甘肃省某企业因5号住宅楼地下管漏水

而进行大规模维修时，因供电线路图和供水、排水工程图纸失存，不得不实地开挖，不仅延长了工期，而且增加了维护费用。其会计档案长期零乱堆积，又无专人管理，虫蛀鼠咬，档案破坏严重。后来针对此问题，档案室在《关于改进单位档案工作的意见》中提出建立综合档案室使单位各类档案实行集中统一管理的建议，得到了领导的高度重视和大力支持。第二年二月份，综合档案室成立后，认真贯彻执行集中统一管理的原则，在全企业范围内深入开展收集档案和清理文件资料的工作，这次征收档案除将保存在各个部门的档案全部收集到综合档案室集中管理外，各基层科室和单位领导都翻箱倒柜进行了一次大清理，收集回多年零散的文件材料3000佘，以及大量的技术图纸、地契、照片、印模、锦旗等，再加上对会计档案的清理、归档，室藏档案由原来的1100卷增加到6200余卷，有效地维护了本企业档案的齐全和完整，使档案得到安全保管。可见，企业档案集中管理有利于维护档案的齐全和完整。

二、企业档案集中管理有利于从体制上理顺关系

企业档案集中管理后就要成立综合档案室，但档案室一经建立，就成了由本企业一把手直接领导下的独立实体。档案室作为一个独立的职能部门，负责整个企业各种档案的收集存储、分析整理、开发利用等工作，它与其它科室、部门并列，成为企业管理的“内客成员”，并对各部门、各处室的文书处理和档案工作有检查、监督之权，这样就提高了档案工作的地位。企业为了使全公司档案工作健康发展，确保综合档案室有可靠的档案来源，就会行文或开会明确要求各单位、各处室都确定由本处室的兼职档案管理人员来每年进行文书档案立卷和归档工作。同时，综合档案室每年要组织档案定期培训和实地指导，以确保归档材料的齐全完整和案卷质量。这样改变了档案室原来的“机要重地、非公莫入”的现象，改变了档案部门与文书部门、业务部门互不联系的局面，理顺了综合档案室与各部门的关系，形成了专、兼职档案人员互助协作配合的档案工作管理网络，为企业档案工

作的发展壮大奠定了可靠的组织基础。

三、企业档案集中管理有利于实现档案管理的规范化

档案分散管理制度难以健全，人员难以稳定。档案实行集中管理后，综合档案室管理了各种门类的档案，室藏档案内容丰富，结构复杂。为了便于档案管理和进一步提供利用，企业就会根据国家档案管理的有关标准和要求，建立和完善本企业档案工作的各项规章制度，健全本单位的档案管理制度，如《档案分类大纲》、《档案立卷归档范围及保管期限表》、《档案工作收集、整理、保管、鉴定等一系列制度》等，确保档案管理工作有章可循，照章办事。甚至还会对原有零存的不符合档案规范、标准的归档文件材料重新进行分类、组卷、编目和排列等，使其案卷都符合要求。这样，就使本企业的档案实现了档案管理的规范化、标准化，科学化，改变了分散保管时档案分类不统一，案卷不符规范的现象，就能使企业的档案管理工作逐步走上制度化管理轨道上来。

四、档案集中管理有利于改善档案的保护条件

档案分散管理，企业不便于统一使用物力和财力，各部门又因财力和物力不足而不能为档案提供较好的保管条件，从而使档案得不到很好的保护。据了解企业有很多基层部门的档案现在还存放在破木头柜里，甚至零乱地堆在柜顶或房角，档案很容易受潮、虫蛀、鼠咬，会严重损坏档案。而档案实行集中管理后，企业的综合档案室将对企业各项活动所产生的全部档案实行统一管理和统筹规划，企业领导就会相应地解决档案经费、档案库房、档案设备和人员配制以及一系列的安全防护设施等问题，这样就使企业的档案保护条件大大改观，不仅延长了档案的使用寿命，而且为企业领导及各管理部门日后的各项工作保存了更完善的档案资料。

五、企业档案集中管理有利于提高档案信息资源的综合开发

档案工作的最终目的就是开发档案信息资源，服务于改善企业的经营理念，提高产品质量，降低消耗和增加企业经济效益等。长期以来，企业除档案室保存文书档案编制的一些案卷目录外，各部门保存的档案既未科学整理，又无编目，严重影响了企业档案信息资源的开发能力。档案集中管理后，档案室管理人员就可以在系统整理的基础上，编制案卷目录、全引目录等档案管理的各种检索工具，以确保在日常提供档案利用时，做到检索准确、及时。同时，档案室还可以借助计算机等现代化档案管理软件实现多码检索，提高档案的查全率、查准率，档案集中管理后能促进企业档案工作服务方式的三个大的转变：即一是由封闭、半封闭向开放型的转变；二是由被动服务向主动服务的转变；三是由低级原件提供服务向高级的二次、三次提供服务的转变。由于企业各项活动中形成的档案种类多，且互相渗透，所以档案实行集中管理后，不仅维护了档案的有机联系，而且档案综合管理对开发档案信息资源的能力也有所提高。

各部门档案管理范文第12篇

青岛市档案局2006年9月出台了《青岛市专门档案管理规范》(下称《规范》)，对专门档案的管理做出了明确规定。《规范》分为总则，专门档案的积累、整理与归档，专门档案的保管和统计，专门档案的利用，专门档案的鉴定销毁，档案的移交，附则等七章，共计二十八条。现将有关条款介绍如下：

《规范》第二条对专门档案的含义做出明确规定：专门档案是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织(以下简称“单位”)，在从事某些专业性较强的活动中，为了实现相关职能目标而形成和使用的，具有查考、利用和保存价值并按照专门的管理办法整理归档的各种载体形态的历史记录。

对专门档案的形成、积累、整理与归档，《规范》是这样规定的：

第六条各单位应根据有关规定，确定落实本单位专门档案的种类及其归档范围，建立健全专门档案文件材料的形成、积累和归档制度，确保各种专门档案的齐全完整。第七条专门档案的整理，应按照上级业务主管部门、档案行政管理部门统一制定的标准进行；没有标准的，应会同同级档案行政管理部门，制定本单位专门档案管理规范。第八条专门档案应分别保管期限编制案卷流水号，案卷号到“999”自动终止，重新从“1”另编。实行以“件”为单位整理的，分别保管期限每年从“1”编制流水件号。第九条专门档案应由形成部门进行系统整理，编制相关目录，经形成部门负责人审核后。于每年六月底前将上年度整理完毕的档案向本单位档案部门归档。第十条档案人员应对归档的专门档案案卷质量进行检查，对符合标准的予以接收。第十一条各单位档案部门应采用青岛市档案行政管理部门认可的档案管理软件，实现专门档案计算机管理。永久、长期保存的专门档案应逐步数字化。以方便利用，提高效率，为实现专门档案信息共享奠定基础。

对专门档案的利用，《规范》第十七条规定：各单位应对需要保密的专门档案标注保密等级和保密时间，未标注的视为无密级；专门档案移交进馆后。对形成将满30年的档案，原档案形成单位认为仍属国家秘密的，应当自该档案形成届满30年之日前的6个月，通知(以文书形式)同级档案行政管理部门：逾期未通知延长保密期限的，由有关综合档案馆按照《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》，进行开放审查，依法向社会开放。

对专门档案的鉴定销毁，《规范》第十九条规定：各单位应根据上级业务主管部门、档案行政管理部门制定的专门档案保管期限表确定保管期限：上级无规定的，应会同同绥档案行政管理部门制定本单位专门档案保管期限表。第二十条对已超过保管期限的专门档案，应由分管领导、办公室负责人、有关业务人员和档案人员组成鉴定小组，逐卷审查、鉴定，提出存毁意见。 《规范》第二十三条还对属于进馆范围的专门档案的移交做出了明确的移交规定。

各部门档案管理范文第13篇

【关键词】物价部门，档案，管理

随着时代的发展，档案管理工作显得十分重要，尤其是各级物价管理部门，其档案管理工作更为重要。所以各级物价管理部门一定要高度重视档案管理工作，增强对物价档案工作创新意义的理解和认识，建立健全物价档案管理制度，提高物价管理部门档案管理人员的业务素质和工作能力，提高物价档案利用价值。作为一个县级物价局的档案管理人员，我对档案管理工作，有以下几点想法：

一、当前物价档案管理还明显地存在很多问题，具体表现在以下几个方面：

1、重视程度还不够平衡。档案工作的重视很不平衡，少数物价管理部门对档案工作重视还不够，档案意识薄弱，监督力度不强，未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保证，虽然有的物价管理部门把档案工作列入年度工作计划，也有专人负责抓落实，但真正把档案管理工作作为本部门工作有效机制来抓方面还存在缺限。从我们检查中发现，有的物价管理部门重要的业务档案没有及时整理、装订、归档，移交综合档案室，而是放置在职能各科室。客观上讲，行政执法档案、重要业务档案放置在职能科室可以方便查阅利用，归入档案室保管给调阅利用确实造成不便，但按照档案管理要求，不符合档案法规定。

2、档案室保管条件较差。多数物价管理部门还达不到档案管理要求，与整齐、规范统一的要求还有一定的差距。少数物价管理部门将档案室变成了杂物室，设施设备老化，有的档案室设施设备不齐全，档案柜也五花八门不统一，比较零乱。个别部门档案室设防意识不强，设施设备不完善，管理体制不到位，使部分档案受到损害。档案室保管条件差的原因，从客观因素上看，有些物价管理部门办公用房比较紧张，单独拿出一间房子作为档案室的确存在困难；而有些相对有条件的物价管理部门设置的综合档案室整体上也不规范；甚至有极个别的物价管理部门根本没有对档案进行保管，档案资料象垃圾一样堆放在某一角落。这样，势将造成档案资料的严重毁坏和遗失。这些问题的产生，究其根本原因则是对档案工作认识不足，档案管理制度落实不够。

3、业务素质还相对薄弱。档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，还是一项专业性技术性很强的工作，档案人员要有较好的专业素质，才能胜任档案管理工作。在上级部门最近的一次工作检查中竟然出现：有的物价管理部门的档案人员因一岗兼多职疲于应付日常事务，没有时间和精力从事档案管理工作，加上工作需要变动频繁和业务素质欠缺，直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性；有的物价管理部门的档案人员因业务不精，导致归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确，档案不按时立卷归档和未及时移交综合档案室等情况时有发生；有的物价管理部门的个别领导和档案人员对档案工作重要性和责任性认识还不够，存在随意应付了事思想，对各科室必须要形成的档案资料及时整理归档监督指导力度不够，思想上存在着为难情绪。有的物价管理部门领导对档案人员思想、工作、生活上的关心、支持、了解不够，使档案人员对本职岗位工作热情降低，给档案工作发展造成了许多制约因素。上述问题不同程度地影响了档案工作循序渐进地开展，影响了档案工作为经济和社会服务功能的发挥。

4、缺乏运用自动化对档案管理方法进行改进。目前，一般档案管理都是采用软件管理，物价管理部门的档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的相对比较落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点：一是缺乏对档案工作重要性的认识，资金投入少，觉得不太有必要；二是目前档案资料并没有录入电脑，还按手工在进行工作，还没有得到有效运用。

二、针对以上的档案管理工作中出现的问题，我认为应该提出以下对策来解决：

1、各级物价管理部门要高度重视档案管理工作。各级物价管理部门要加强督促，定期检查，发现问题，要及时查清事实，分清责任，严肃处理，决不能姑息迁就。对在档案管理中不认真审查或审查把关不严的人员，要视情节轻重，给予批评教育直至纪律处分；对伪造档案材料、出具假档案、假证明的人员，要依据有关规定给予党纪政纪处分，触犯法律的，要依法追究法律责任；对工作不负责任、违反职业道德规范等不适合做人事档案管理工作的人员，要坚决调离或予以辞退。对发生违纪违规行为的物价管理部门部门，要限期整改；问题严重的，要责令立即进行整顿。

2、增强对物价档案工作创新意义的理解和认识。档案工作创新是适应知识经济时代的需要。当前，在档案内容不断扩张的同时，存在着内容的陈旧性和档案利用的局限性，在一些方面存在着明显的不适应。作为档案工作者，要深刻挖掘知识经济时代档案工作新的内涵和特点，具有广阔的视野和开放的思维，适应今天的发展和变化，抓住时机，迎难而上，勇于探索，不断创新，去除旧的档案工作观念，使档案工作与时俱进。

3、建立健全物价档案管理制度。

⑴制定归档制度。归档制度应明确规定各种文件材料的归档原则、归档范围、文件的要求及归档时间，使其能够全面地反映档案管理情况，以便提供利用。

⑵安全保管制度。档案保管工作，是实现维护档案完 整和安全的重要环节和主要手段，安全保管制度必须充分考虑现有客观条件，制定出与之相适应的安全保管措施。

⑶建立档案保密制度。保密制度主要是利用档案的保密措施及对档案人员的保密要求。

⑷建立档案借阅制度。借阅制度应明确规定借阅档案时所应具备的各种手续及借阅时对档案保护等的要求以及复制、抄录、反馈登记等制度。

各部门档案管理范文第14篇

关键词：民政 档案 管理 优化

中图分类号： D632 文献标识码：A 文章编号1672-3791（2015）04（a）-0000-00

民政工作的工作效果与我国民众的生活有着紧密的联系，也在一定程度上关系着百姓的切身利益，甚至对我国社会的发展状态构成一定的影响。最近几点，我国各级政府部门对于改善民生工作一直非常重视，想通过一系列的办法推进我国民生工程的建设，尽可能的为广大的人民群众获取更大的利益。在我国社会主义经济发展新常态的大环境下，我国各级民政部门也开展了很多的公共服务项目，这就使得我国民政部门的各项档案资料也日益增加，这些档案真实、准确的记录着我国民政部分开展活动的情况，同时也是我国各级民政部门开展下一阶段工作的重要参考与依据，也是我国民政工作的重点。

1我国民政档案管理的现状

现阶段我国的民政档案管理主要是以部门为单位进行的，通常情况下都是由民政部门的不同科室的工作人员将民政档案进行分类、收集、保管与整理，从而可以为我国社会工作开展提供可靠的档案资料，以便于更好的服务人民。为进一步改变我国民政档案保管现状，切实提升我国民政档案管理能力，我国各级民政管理部门依据不同的类别对档案进行划分，主要分为以下几部分，（1）照片；（2）文书；（3）声音档案、图像档案；（4）财务档案等；同时可以按照不同的类别进行划分，例如， 可以根据地名、管理以及收养等情况进行划分。就现阶段我国行政档案工作来讲，实行的是统一的管理，根据统一的管理制度对行政档案进行管理，这样可以为今后其他各部门的工作打下坚实的基础。现阶段，将民政档案进行分开存放以及专职存放是各级民政部分对民政档案进行管理的主要手段。

2现阶段我国民政档案管理过程中存在的问题

2.1 我国民政部门的民政档案管理制度还需要进一步加强

在我国经济发展步入经济发展新常态的时期，作为我国民生的主管部门，民政部门积极开展了诸多的公共事业服务项目，这样就造成了民政档案资料也逐渐的增加，所以在建立起科学合理的民政档案管理制度的同时，也需要将相关的民政档案进行专业的分类。现阶段的各级民政部门只是按照传统的要求将民政档案进行机械化的分类归档，而并对于今后相当长一段时间内可能出现的资料查阅工作缺乏必要的管理制度。并且对于一些具有较强专业性的档案管理制度来讲，更是缺乏必要的规章，这就造成了民政部门不能对民政档案进行科学有效的管理。

2.2 我国民政档案管理人员缺乏必要的管理意识

最近几年，我国已经出台了一系列的民政档案管理规章制度，但是在实际操作的过程中，大多数的规章制度都仅仅是一种形式，并没有发挥出其真正的作用。并且大多数的民政档案管理人员并没有经过系通过的专业培训，缺乏专业的档案管理知识，在实际的工作中，往往会出现清档案重业务的情况出现，在工作中他们大多只是将档案进行简单的收集装订，并没有对档案进行实质性的分类管理。并且我国的大多基层民政部门，并没有设立专业的民政档案存放室，所以根本不能做到防水、防蛀等工作。这种情况的出现也会直接的影响到档案管理的能力。

2.3 我国档案管理利用率较低

由于民政部门本来就是一个集婚姻登记、收养、复退役军人安置等多种服务群众的地方，所以这就决定了它的档案数量大和种类繁多的特点。但是有些档案存在漏缺现象，在全国联网查找相关档案资料的大趋势下，没有将档案资料信息化管理，使得全国民政档案资料的查询遭遇一大考验，无法更好的共享资源，造成资源的浪费。

3档案管理优化途径

由于我国的民政档案管理管理制度欠缺，各级档案主管部门应该进行彻底的排查，同时对现行的民政档案管理制度的执行情况进行监督与指导，加强对档案管理部门的监察力度，恪尽职守。同时对于各级的档案部门，应该主动和积极配合相关民政部门的监督工作，认真履行和落实有关法律准则，建立相对应的档案管理岗位责任制度，将档案工作做到有条不紊。有关民政管理部门应该对档案管理的重要性进行更深入的贯彻，使得档案工作能够更加标准化、制度化和规范化，将档案事业和其他民政工作同步发展。

由于我国民政档案管理人员的管理意识欠缺，所以需要重点加强对档案管理人员的队伍建设情况，我国各级档案主管部门也需要加强对档案管理工作的认识程度，切实提升管理人员的业务水平以及现代化档案信息管理的应用能力。打造出可是适应时展的高素质管理队伍。可以不定时组织召开档案管理经验座谈进行经验的交流，提出在档案管理过程中所遇到的困难，有效的提升工作效率。对于在民政档案管理过程中出现的一些问题，需要及时的像当地的民政部门进行反馈，同时申请足够的设备以及办公必要的费用，根据要求对民政档案管理设备等进行维修、养护，确保今后可以对民政档案进行查询、管理。

4结语

民政档案管理工作是我国民政部门工作的重要部分之一，同时也是我国民政工作开展情况的重要依据，民政档案真实的记录着我国民政工作的开展与发展，可以真实的反应出我国广大人民群众的权益，也反应出我国的从改革开放后的快速发展、以及所取得的成绩。民政工作的开展与我国百姓的生活有着紧密的联系，利民之政，办民之事，是我国各级民政部门的基本工作准则。作为关乎民生的民政主管部门，应该在履行社会责任的同时切实的为百姓考虑，这对我国社会的可持续发展有着重要的作用，所以我国的民政工作必须要围绕着民生建设为主，所以作为民政工作中的重要组成部分――民政档案管理工作需要以最优秀的服务给广大群众提供便捷的服务。

参考文献

[1]崔丽. 进行档案管理信息化建设的重要性[J]. 科教新报（教育科研）. 2010（38）

[2]秦斌歧. 浅谈档案管理人员的素质[J]. 吕梁教育学院学报. 2007（04）

各部门档案管理范文第15篇

1、切实提高对档案工作重要性的认识。档案工作是党和国家的重要工作，档案事业是经济社会发展的重要组成部分。档案是维护历史真实面貌、传承人类文明、发展先进文化和先进生产力的重要方面，也是全面落实科学发展观、统筹经济社会协调发展、建设和谐社会的一项重要的基础性工作。在新时期，档案“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的作用更为突出。各级各部门要充分认识档案作为公共资源对社会建设的重要作用，认识档案作为大文化的重要内容是衡量一个地方文明程度的标志，认识档案基础设施建设是一个地方经济社会发展水平的重要反映。各级领导干部都要从思想上高度重视档案工作。

2、进一步加强对档案工作的领导。各县（市）区，开发区（园区、管理区、工业区）都要把档案事业纳入本地国民经济和社会事业发展总体规划，列入重要工作议事日程。县级党委、政府每年至少要研究一次档案工作。各地、各单位都要明确一名领导分管档案工作。分管领导要把做好档案工作作为一项重要任务，经常听取工作汇报，及时协调解决档案工作中的问题，抓好档案工作的检查、部署和落实。

各级档案行政管理部门要积极主动地向分管领导汇报工作，当好参谋。

3、不断加大对档案事业的投入。各级政府要按照上级关于档案事业与当地经济社会发展相适应、对档案经费的投入要逐步增长的要求，把档案事业发展所需经费列入年度财政预算。从20*年起，市、县（市）区国家档案馆日常事业经费按每年每卷不少于2元的标准确定，并随馆藏量增长逐年递增。同时，要保证档案事业专项经费的落实。各部门各单位也要加大对档案工作经费的投入。

各级档案行政管理部门要加强各项经费的管理，提高使用效益。

4、要加快档案馆库建设步伐。各县（市）区党委、政府要把地方国家档案馆建设纳入政府安排的投资项目，纳入地方城市建设总体规划。要按照建设部、国家发改委的《国家档案馆建设标准》（建标[20*]51号），积极规划、立项、建设地方国家档案馆。档案馆建设规模要以行政区划和应保存的档案数量为基本依据，结合辖区人口数量、经济、地理以及预留30年发展空间等要求，合理确定。档案馆的总体建设与布局，既要与当地城市规划相统一，又要彰显档案的特殊性；既要确保档案馆的绝对安全，又要方便社会公众利用，做到设施完善、经济适用、适度超前，具备“四位一体”（安全保管党和国家重要档案的基地、爱国主义教育基地、已公开现行文件集中向社会提供利用中心和档案信息服务中心）功能。新建县级国家档案馆不低于3000平方米。尚不具备建新馆的地方要在改扩建、改善档案安全保管条件方面推出大的举措。

5、积极开展国家档案馆测评工作。市、县两级档案行政管理部门要严格按照国家档案局印发的《市、县级国家综合档案馆测评办法》规定的内容和标准，切实加强国家档案馆的业务基础工作，做好迎接测评的准备。各县级国家档案馆“十一五”末要完成国家二级以上测评验收。各县（市）区党委、政府要保证对国家档案馆测评工作的资金投入。

市档案局要加强对县级国家档案馆测评工作的业务指导。

6、切实加强档案资源建设。各级国家档案馆要依据有关法律法规，及时接收应进馆的档案。同时，要积极围绕党委和政府的中心工作，认真做好重大事件、重大活动和与民生密切相关的专题档案的接收工作。要注重声像档案、照片档案、实物档案和其它各种载体档案的接收。要积极开展面向社会的珍贵重要档案征集工作，重点开展*大地震、冀东“三枝花”和*名人、名产等珍贵档案资料的征集。

各部门、各单位及重大事件、重大活动承办单位要按照本级国家档案馆的要求及有关标准，及时收集、整理档案资料，主动向本级国家档案馆移交。

7、加快档案信息化进程。各县（市）区要把档案信息化建设纳入本地信息化建设总体规划。按照《中华人民共和国政府信息公开条例》要求，在各级国家档案馆设置政府公开信息查阅场所，建立电子文件备份中心，对本地区各单位形成的需要公开的电子文件，实行统一接收、集中归档、及时备份、脱机保存，为群众提供方便快捷的信息化服务。各单位形成的需要公开的文件（含电子文件）要及时向同级国家档案馆报送。

要按照《中共中央办公厅、国务院办公厅关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》（中办发[2004］34号）要求，加大传统载体档案数字化工作力度，优先将人民群众最关心、最直接、最现实利益相关的民生档案数字化，及时为社会公众提供服务。“十一五”期间，市、县（市）区国家档案馆都要按照统一标准和要求，完成重要档案全文数据库建设。各级政府要切实保证档案馆数字化工程专项资金投入，为档案馆数字化基础设施设备建设和工作运转提供财力保障。有条件的企事业单位也要积极开展档案数字化工作。

各级档案行政管理部门要加强专业人才的培训，积极推进档案信息化、数字化进程。

8、切实做好“四点一带”和“四大主体功能区”档案管理工作。“四点一带”和“四大主体功能区”建设有关县（市）区、有关部门和单位要高度重视档案管理工作，要把档案管理工作列入重要议事日程，做到档案工作与“四点一带”和“四大主体功能区”的建设问题同研究、同部署。

曹妃甸新区建设档案管理工作分别由曹妃甸工业区管委会、南堡经济开发区管委会、唐海县政府、滦南县政府暂按地域管辖的原则负责；

乐亭新区建设档案管理工作分别由乐亭县政府、海港经济开发区管委会、京唐港、大清河盐场暂按地域管辖的原则负责；

丰南沿海工业区建设档案管理工作由丰南区政府负责；

芦汉经济技术开发区建设档案管理工作分别由芦台经济开发区、汉沽管理区管委会暂按地域管辖的原则负责；

曹妃甸生态城、凤凰新城、南湖生态城建设档案管理工作分别由各自筹委会负责；空港城建设档案管理工作由市高新技术产业园区管委会负责。

以上各单位各部门对建设过程中形成的调研论证资料、规划立项资料、建设施工资料、省部级以上领导重大活动等项资料，要及时收集、整理、归档；要明确分管领导，建立健全管理制度，配备专（兼）职档案人员，设置符合“七防”要求的档案专用馆（室），确保“四点一带”和“四大主体功能区”建设过程中形成的档案资料齐全完整、安全保管。

各级档案行政管理部门要加大对“四点一带”和“四大主体功能区”建设档案工作的监督、检查和指导力度。

9、进一步规范机关、团体、事业单位档案管理。各级机关、团体、事业单位要严格按照国家规定的《归档文件整理规则》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，对本单位形成的各门类档案实行集中统一管理，做到及时立卷、归档，确保档案齐全完整、不丢失、不损毁。要建立健全档案管理制度，配备专（兼）职档案人员，落实管理责任。要设置符合“七防”要求的档案专用库房，配备配齐相应的设施设备，确保档案安全保管。要依法接受档案行政管理部门的监督检查。

要积极开展档案目标管理升级工作，推动档案管理规范化、科学化进程。尚未升级的单位要尽快完成目标管理升级工作，已经升级的单位要进一步提高现代化管理水平，晋升更高等级。

各级机关、团体、事业单位要依法依规及时向国家档案馆移交档案资料。

各级档案行政管理部门要制定对机关、团体、事业单位档案工作的考核办法，加大指导、检查和监督力度。

10、加强企业档案管理工作。国有企业要明确一名领导分管档案工作，明确管理档案的部门和人员，建立健全档案管理制度，完善档案馆（室）基础设施设备，确保档案齐全完整、安全保管。有条件的国有大型企业要加快档案数字化、信息化进程。

改制、破产企业应当在国资委和档案行政管理部门的监督、指导下，在资产清理结束之前，原企业应当保管好全部档案资料及其目录，不得分散、丢失，要严格执行国家四部委局《关于国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，确保国有企业档案安全。

注册资金在500万元以上的各类民营企业都要加强档案管理工作，做到有领导分管，有专（兼）职档案人员，有档案管理制度，有专用库室。

国有、民营企业要积极开展档案目标管理升级认定工作，推动企业档案管理规范化、科学化进程。

搬迁企业在搬迁过程中，要特别重视档案管理，切实加强组织领导，落实岗位责任，防止丢失、损毁，确保档案安全。

各级档案行政管理部门要加强对企业档案管理工作的监督、指导和检查。

11、加强对重大建设项目档案的跟踪监管。要认真贯彻执行《国家档案局、国家发展和改革委员会关于重大建设项目档案验收办法的通知》要求。各重点建设项目单位要把档案管理工作摆在重要位置，做到有专人负责，有管理制度，有保障措施，确保档案齐全、完整、准确、规范、安全。

依据《关于建设项目档案验收办法》，在重点项目建设竣工验收前3个月内进行建设项目档案专项验收。在重点项目建设竣工验收中必须有档案行政管理部门参加。凡未经档案行政管理部门验收或验收不合格的项目，不得组织或通过工程项目竣工验收。

各级发展改革、档案行政管理部门要共同做好重点建设项目档案跟踪监管和指导工作。

12、加强基层档案管理工作。各级政府要高度重视基层档案管理工作。各乡镇政府、街道办事处要建立健全档案管理制度；对本级各部门形成的档案资料实行集中统一管理，按有关规定及时立卷归档；配备符合“七防”要求的专用库房，配备专（兼）职档案人员；要依法按时向本区域内国家档案馆移交档案资料。

行政村和社区居委会档案管理工作要做到有管理制度，有档案装具，有管理人员，确保档案资料得到妥善管理。

各级档案行政管理部门要切实加强对基层档案管理工作的检查和指导。

13、创造性地做好民生档案工作。档案工作要树立以人为本的观念，各级政府及相关部门要高度重视民生档案工作，把涉及学有所教、劳有所得、病有所医、老有所养、住有所居、贫有所扶等与人民群众利益息息相关的文件资料收集好、保管好、利用好。

各级发展改革、工促、劳动保障、国资、环保、城建、工会等部门，要围绕企业改革、改制、转型、结构调整等，监督指导企业建立健全覆盖所有劳动者（包括农民工）的劳动合同、劳动工资、劳动保险、劳动保护、劳动纠纷、治污减排、安全生产等档案资料，确保企业职工切身利益得到合法保护。

各级教育、人事、劳动保障、房产、卫生、计生、民政、农业、林业、水利、国土等部门，要围绕城乡居民教育、就业、就医、生产生活等，建立健全居民入学、教育收费、毕业生就业、养老保险、医疗保障、城镇居民住房、农村低保、土地承包流转、农村宅基地、村务公开、换届选举、计划生育、林（水）权改制改革等档案资料，为城乡居民了解政策，维护自身合法权益提供保障。

乡镇、街道要紧密结合文明村镇、和谐社区建设，建立健全失业人员、零就业家庭、低保户、鳏寡孤独老人、残疾人、优抚对象等档案，确保弱势群体切身利益不受损害，推动和谐社会建设。

各级档案行政管理部门要密切配合、大力支持有关部门民生档案建设，制定相关制度，加强检查指导，建立健全民生档案服务利用体系。

14、积极推进家庭建档工作。各级档案行政管理部门要与文明办、教育、民政、工会、团委、妇联等部门密切协作，共同推进“建家庭档案促和谐*”活动。要加大宣传、指导、服务力度，激发和调动更多居民的建档积极性，使这项活动进入普及阶段，尽早实现全市“百万家庭建档”目标。

15、抓好档案安全工作。做好重点档案抢救和保护工作。市、县两级档案行政管理部门要积极筛选、申报抢救保护项目，加强对国家重点档案的抢救与保护。各级党委、政府要保证重点档案保护抢救资金的投入。

各级各单位要加强对档案馆（室）安全设施的投入，采用先进技术和手段，保证国家档案的安全。凡因保管条件差、措施不力而造成档案损毁的，要依法追究有关人员的责任。

16、依法设置档案工作机构，加强档案干部队伍建设。各级党委、政府要依据《档案法》和《河北省档案工作条例》，依法设置档案工作机构，合理确定工作人员编制，做到职能任务与人员编制相适应。要配齐配强各级档案局（馆）领导班子，对档案部门和档案干部做到政治上关心、工作上支持，严格管理、严格要求。抓好档案干部教育和培训，努力改善档案干部知识结构。要落实档案人员岗位补贴政策。要抓好典型，对在档案事业中做出突出贡献的干部给予表彰和奖励。