项目文件控制人员的入职素质范文

《机电兵船档案杂志》2014年第三期

一、综合能力的培养

1.操作能力随着信息技术的更新换代，为壮大工程项目的发展，工程项目管理正朝着电子化、信息化的方向发展，而绝大部分大型工程项目文档控制工作也已经从传统的纸质版管理模式逐渐向电子化、信息化的管理模式转变。以核电工程项目建设为例，由于参建单位众多，包括业主、设计方、工程总承包商、施工承包商、分包商、设备供应商等，仅使用传统的纸质版管理模式实现文控管理已无法满足文档流转的时效性和安全性要求，于是利用专有的信息化手段规范文控流程，采用专门的电子文档管理系统对电子文档的生成、流转和归档进行管理控制被广泛地运用到了日常工作中。电子文档管理系统的建立要求文控人员熟悉信息系统的相关知识并能有效地对文档管理系统进行操作、应用、改进和管理，有效地帮助用户熟悉电子文档管理系统流程、程序，以便准确查找所需文件。同时，文控人员还要掌握WindowsOffice等办公软件，能够熟练地编制、修改文档，帮助其他部门纠正文档格式等问题，更好地辅助工程项目管理的开展。

2.沟通能力伴随着工程项目的国际化运转，对外引进、消化、吸收的合作项目日益增多，文档控制工作中产生了大量的信息交互工作，因此工程项目管理对文控人员的沟通协调能力有着较高的要求。首先，要求文控人员能够熟练掌握外语，具有较强的听、说、读、写能力，能够处理全外文的信函、图纸、会议纪要等文件，与外方进行全外文的沟通。其次，要求文控人员具有良好的文字组织能力。文控人员在实际工作中接触最多的就是文字，因此需要有较高的文字编辑、组织功底，才能够有效地沟通与协调工作。文控人员不仅要能够把正确的信息传达给相应的交互方和工作界面接口处，同时还要通过自身对工作的了解来协调多个工作界面之间的工作内容和工作进度，以此来促进整个项目工作质量和工作进度的提高。

二、思想意识的树立

1.服务为先的理念文控管理工作贯穿工程项目始终，全面掌握着工程项目各个阶段的信息，是项目接口内部、协调外部的重要桥梁。文控部门管控着与外单位往来的正式文件，掌控着工程项目部内各职能部门的信息，文控人员对文件的传输、整理、归档、保管、利用和处置进行全程统筹，文控人员的服务意识直接影响着整个项目的运作进程。作为工程项目职能管理部门中的一员，文控人员要树立良好的服务意识，要有积极的工作态度、较强的责任感以及团结合作精神，同时要以绝对的耐心对待每一个文控环节，做到不抱怨、不急躁，以“项目为先，服务整个工程”的积极心态服务工程项目。

2.安全保密意识文控人员必须具备安全保密意识。文控部门保留着工程项目的所有原始文件(公司发展战略、程序管理文件、技术资料、商务信息、薪酬政策、人事方案及预算、投资规划、关系国家安全和公司利益的秘密文件等)，其管理的信息资源既有共享性又有保密性，任何一份资料外泄都可能为工程项目带来不可估量的损失。因此，有效控制项目文件，防止失密和泄密是文控人员的基本职责。要对保密文件进行有效管理，就要在文件检查、接收、分发、移交、归档、销毁等各方面做到有效管控。特别是在科技化、信息化的时代，文件信息的安全保密更为重要，对纸质版保密文件要做到亲手交付、电子版保密文件控制访问权限。文控人员只有具备较强的安全意识和保密意识，严格遵守程序和规章制度，工程项目信息管理的安全性、完整性、可用性、保密性和可靠性才能得以真正实现。

三、自我素质的修养

1.参加全方位、多层次培训为了建设一支业务能力强、工作扎实、积极进取的人才队伍，培养高素质的员工，全面提升企业核心竞争力，为项目发展提供人才保证，很多大型工程项目公司会定期开展全员岗位技能和能力培训。与此同时，文控人员要深刻地认识到“适应岗位要求，提升自身素质”的重要性和紧迫性，积极主动地参加全方位、多层次的培训，全面提升岗位胜任能力。对于新员工来说，要充分了解企业文化，系统学习公司基本规章制度、文档控制体系流程、文档管理基础知识，进而参与实际操作培训。老员工则要定期、有针对性地参加工作流程和规范，工作手册、体系文件等细化的专业培训。文控人员要从思想上、行动上高度重视培训工作，才能对文控工作有更好的理解。

2.提升自我修养要提高员工素质就一定要落实到自我管理，而只有认识到自己的目标、思想、心理和行为才能有效地进行自我管理。自身修养无论好坏，一旦养成不易改变，但是确立目标，注重人际沟通，尊重差异，取长补短，是可以促使自己不断进步的。每个人都会在不知不觉中影响身边的人，文控人员只有不断提升自己，对自己和他人的学习和发展提供方向和支持，共同进步，才能使文控团队的效应得到最大限度的发挥。

3.经验总结和反馈经验总结是将实践活动中获得的知识或技能进行归纳与分析，使之系统化、理论化，并转化为日后实践操作可以借鉴的资源。由于这种知识或技能往往是凭借个人或团体的特定条件与机遇获得的，带有偶然性和特殊性，因此需要理论研究者和实践者做一番总结、验证和提炼。文控人员应实时地对文档管理工作进行系统、科学的经验总结，提炼出规律性的信息和资源，形成项目管理经验信息库和资源库，并随着项目的开展逐渐积累、充实和完善，逐步提升工作效率。工程无小事，文档管理是工程项目管理的核心之一，文档管理水平也是衡量整个项目的指标之一。文控管理工作是一项对耐心和细心有极大要求的工作，作为一个合格的文控工作者，要不断提高自身的综合能力，树立良好的思想意识，提升自身修养，使我们的文控管理工作更进一步，促进工程项目管理的高效发展。

作者：崔卓琦郭林越刘袁媛单位：国核工程有限公司