古籍修复数字化管理论文范文

一、建立古籍修复纸张实物库

浙江图书馆2013年初建立了“浙江省古籍修复材料中央库”，按照皮纸、竹纸、宣纸及其他类纸，分门别类放置架上，堆放整齐，标志清晰，便于取用。初步实现了实物库的规范管理，同时，特制定了纸库管理工作的标准及流程。

1.修复用纸的入库。（1）对于采购入库的纸张，纸库保管人员依据采购清单对纸张的数量、名称、检验合格单进行核对、清点后，方可入库。（2）对于入库验收过程中所发现的有关数量、质量、规格、品种等不相符现象，纸库保管人员有权拒绝办理入库手续，并视具体情况报告主管人员处理。

2.修复用纸的出库（领用）。（1）馆内修复人员领用时填写申请单，由修复组主管审批签字后，纸库保管员凭单发放；贵重纸张需分管领导签字才可凭单发放。（2）省内地、县馆的纸张配发，需有分管领导签字，方可出库。（3）出库单一式两联，分别由领料人、纸库保管员保存。

3.修复用纸的保管盘点。（1）修复用纸纸库分为总库和小库，所有采购纸张均入总库，小库为修复工作室纸柜（每种纸存放100张），方便平时工作需要的领用。同时，每一种纸设置库存警戒线，大库为500张，小库为20张，特殊纸张除外。当纸张数量低于警戒线时，纸库保管员应及时提交书面报告，以便补充修复用纸，保证修复工作的正常开展。（2）纸库保管员根据修复纸张的种类，结合纸库条件，保证纸库定置摆放，合理有序，保证纸张的进出和盘存方便。（3）纸库保管员定期做好账面和实物库存的盘点工作，发现盘盈或盘亏必须查明原因，分清责任，及时写出书面报告，提出处理意见，报告主管。目前业内对修复纸张的管理主要还停留在实物管理阶段，尚未实现电子化、数据化、系统化管理机制。实物纸库管理工作中的信息管理是采用人工的方式，要付出大量人力，填写各种表格和凭证、账册、卡片和文件。由于信息是随着时间不断变化的，所以实物纸库数据要按照不同的分类经常不断地汇总、统计，往往要做许多重复登记和转抄。这种手工操作的管理方式，不仅浪费人力，而且存在着处理速度慢、易出现错误、不便于查询、缺乏综合性等缺点。因此，大大降低了信息的利用价值，很难适应现代管理工作的需要。开发以电子计算机为基础的纸张数据库系统已十分迫切和必要。

二、建立古籍修复用纸数据库

2013年浙江图书馆古籍修复中心在实物库的基础上进一步开发研制了古籍修复用纸数据库，使实体纸库的科学化、规范化、电子化管理得以实现。根据纸张实物库存的管理和流程，建立古籍修复纸张数据库，制定要求如下。

1.古籍修复纸张数据库系统的功能及应用：在实物纸库规范化管理的基础上，古籍修复纸库软件主要功能由“仓存管理”“、报表及核算”“、系统设置”三大功能构成。功能一“：仓存管理”。主要包括纸张的“入库”和“出库”及盘点。通过出、入库的标准操作，将修复用纸的购买、配送、领用、下发等日常业务记录在案。（1）入库管理：对采购入库、配送入库的纸张进行登记、审批，并对入库的物料进行查询与统计。（2）出库管理：对领料纸张进行登记、审批，并对出库的物料进行查询和统计。（3）盘点：根据实物清单对纸库库存纸张进行盘点工作，盘盈入库，盘亏出库。功能二“：报表及核算”。主要包括“即时库存”“、领料汇总表”等。软件系统通过常规操作及基础的信息设置将各类报表直观的统计表现出来，可以对当前库存进行查询，查询时可以设置多种条件组合查询纸张记录,并可通过EXCEL导出数据，也可以打印出历史数据列表。同时，软件还可显示库存预警（库存预警可在系统设置里完成），即小库纸张库存少于20张，或者大库库存少于500张时，系统会有提示，并可生成预警报表。（1）即时库存：可即时查询纸张库存信息。（2）库存预警：软件能生成库存预警报表，纸库保管员应及时提交书面报告，以便补充修复用纸。（3）收发存汇总表：能查询到纸张出入库每笔记录总汇。（4）物料收发明细表：能查询纸张出入库明细记录。（5）收发存期间报表：根据查询需要对某一时间段内的纸张出入库数据进行统计产生报表。功能三“：系统设置”。系统设置包括纸张信息、工作人员信息、供应商信息、仓库布局（总库与小库）等内容。（1）纸张信息：根据纸张特性及在修复过程中管理的需求对软件进行的基本设置，为每张纸做了固定编码，方便查找、识别、统计。（2）工作人员信息：对相关工作人员进行权限分配，给予适当权限，以保证每条数据能够按照管理需要进行流转。相关工作人员分为：修复用纸领料人员、审核人员。（3）供应商信息：对供应商进行管理，该软件将供应商信息全面录入，包括供应商名称、地址、联系电话、纸张种类、纸张质量、纸张价格等，方便横向比较和采购。（4）仓库管理：实体纸库分为总库和小库，小库设在修复工作室内方便平时领料。

2.软件的管理意义。（1）纸张数据库的建立规范了修复纸张的存放，实现了纸张的出入库管理电子化、专业化，做到纸张库存情况明了化。通过该数据库软件，古籍修复人员能快速找到自己所需要的补纸类型，缩短了寻找合适补纸的时间，提高了工作效率，不但保证了古籍修复的质量，还可以最大程度地避免因纸张胡乱堆放而导致的纸张损坏等浪费。（2）该数据库软件，具有有效的监督管理功能。数据库审核人员的审核功能可以使纸张的购买、使用、存放做到有效的监督管理，使得纸张实体数量的出入和电子数据的出入一致，避免冒领、多领纸张，形成良好的出入库的管理机制。（3）该数据库为每种纸张设置了唯一编码。修复人员在建立修复档案时，需要在档案系统上输入所用纸张的编码，这就使得后人能清楚的了解当时修复所用纸张的特性，为研究或再次修复提供依据。数据库建立后，操作简便，查询快捷，提高了工作效率，使古籍修复人员对修复用纸的特征有更清晰更准确的认识和了解，在修复工作中更科学的用纸。

目前国内还未有同类数据库可供修复人员使用，浙江图书馆古籍修复纸张实物库与数据库的建立无疑具有开创性、启发性，可供其他单位探讨和借鉴。当然该数据库目前还处于雏形状态，需要进行不断的开发和完善，在此抛砖引玉，希望业内专家及同行进行交流指正。

作者：柏萍阎静书单位：宁夏建筑设计研究院工程监理有限公司