网络文档管理范文

电子计算机是本世纪最重要的科学技术成果之一。银行从出于生存竞争和发展经济的需要，是最早关注和使用这一成果的领域。十几年来，除了将计算机引入各种业务管理和开创新型业务外，还大大优化了经营管理方式和决策过程，包括文档的现代化管理。工商银行也率先在全国使用。文档管理网络系统选择了世界最先进的LOTUSNOTES作为其支持软件平台，全面实现了对非结构化信息的管理和共享，符合当代信息技术发展趋势。本文在此将该系统的网络配置环境和体系结构及基本功能介绍给大家，希望有助于其他行业的朋友们能借鉴。

关键词：计算机网络办公自动化体系结构

一、系统的网络配置环境

进入九十年代以来，计算机网络技术不断发展，计算机科学界兴起了一个全新的跨学科的研究领域棗计算机支持的协同工作CSCW(ComputerSupportedCooperativeWork)，它涉及到计算机科学、社会学、组织理论、人类学，信息科学等多种学科。随着CSCW理论的发展，人们开始推出CSCW的商品化产品，称之为群件（Groupware）。比较成熟著名的群件有IBMLotus公司的LotusNotes,Microsoft公司的ExchangeServer，AttachMate公司的OpenMind等。其中LotusNotes的功能最强，更多地体现了CSCW的一些理论。它具有强大的信息管理和共享机制，内含工作流程软件开发环境的特点，是目前实现办公自动化系统最理想的软件平台。工商银行的文档管理网络系统以Notes为开发环境，这种基于Notes的计算机协同工作环境的配置相当灵活，既可以适应局部用户需求的NOTES局域网，也可以满足异地通信需要的广域网。其系统的网络配置环境如图：在整个网络中，采用了TCP/IP通讯协议。系统的局域网有两部分：一是总行文档服务器，总行各打字工作站，总行公文工作站，总行档案工作站；二是各分行文档服务器，分行各打字工作站，分行公文工作站，档案工作站，网卡以及互连设备组成。系统的广域网由总行文档服务器，各分行文档服务器、工作站、各地市行文档工作站、加密机、调制解调器及互连设备组成。系统以总行为网络核心，由公共电话网（PSTN）通过Notes的同步复制机制完成文档信息的传送。文档服务器安装了WINDOWSNT4.0，LOTUSDOMINO，文档服务器系统软件。客户工作站安装WINDOWS95，LOTUSNOTES，文档系统软件。

二、系统的体系结构

信息数据可以分为结构化数据和非结构化数据两种。目前数据库市场上的关系型数据库管理系统如FOXPRO、SYBASE、DB2、SQLSERVER等特别适合于管理结构化数据，用于构筑有大量复杂数据的业务处理。而日常办公的文件、图表、档案管理信息以及声音，视频等非结构化数据适合用像LotusNotes这样的文档数据库管理系统来管理。工商银行的办公自动化（简称OAofficeAutomation）网络系统既要管理非结构化数据又要管理结构化数据。它将二种数据库有机地结合起来，充分发挥了各自的优势。各部门的业务数据采用关系数据库进行统一规划设计，避免了重复建设及信息“孤岛”的产生，实现了资源共享，其快速关联能力为决策分析提供了有效的手段。而大量的办公文件、资料、档案、信息查询、决策分析等都属于非结构化数据，采用Notes数据库进行管理，形成了一个完整的、统一高效协调运行的办公应用体系。文档管理网络系统是在Notes上的应用，是OA系统的一个重要组成部分。

3、系统的基本功能

该系统将先进的计算机网络技术、电子邮件、文档数据库管理、电子编辑排版及扫描仪、输出打印设备等高度集成到一起，实现了文档资料处理从起草、编辑、排版、资料查询到文档资料远程、本地传输、接收分检、出样及存档等全过程的自动化，减少了文件、资料传输中的环节，简化了收、发文过程，显著地提高了机关的办公效率，为实现无纸办公、无纸邮件提供了高质量，高速度的传输手段。主要功能有：

由于政策水平和管理要求上的差异，以及电子文档管理实施细则、统一化管理标准与规范的缺失，使得高校的电子文档存在多头管理、信息不兼容、重复建设等问题，在很大程度上影响了电子文档的完整性、系统性和实用性。由于电子文档本身就具有多媒体集成性、设备依赖性、信息与载体相分离、信息易更改等特性，因此高校电子文档的生成、传递、识别、存储以及管理都会对电子文档设备形成很大的依赖性，一旦离开计算机设备以及软件系统，都会对电子文档的生成与管理造成很多的不利影响。但是，在高校电子文档的管理活动中，很多学校以及档案管理者都忽视了对电子文档设备的保养与维护，可能会对电子文档的安全性和可靠性造成一定的威胁。

随着高校电子档案管理需求的不断增长，档案管理人员在专业知识和信息化素质上的缺陷开始逐渐暴露出来。从整体上看，高校档案管理者的整体素质相对较低，很多档案管理者甚至只是由其他人员兼任的，因此计算机操作水平和档案管理专业知识相对缺乏，很难对高校电子文档资源进行专业化、系统化的操作与管理，这与当前高校信息化建设与档案管理的发展趋势是不相适应的。

高校电子文档管理的特点与发展趋势

1.电子文档信息内容的数字化与存储的大容量。高校的电子文档是指将文字、图形、图像、影像、声音等信息，通过信息技术手段按照一定格式对其进行转化为一定的数码符号，然后再进行存储、传递，最后借助软硬件还原技术进行识读，因此，电子文档信息的内容具有明显的数字化特点。而随着现代信息存储技术的不断发展，电子文档存储介质的存储容量大大增加，例如光盘存储文件信息的能力以及电子文件的信息压缩技术都实现了明显的改善。

2.电子文档信息的共享化和应用的便捷化。高校的电子文档信息资源能够为学生和教师提供资料查阅的便捷化服务，实现学校各个群体科研工作的信息资源共享，使广大师生可以更加便捷地利用现有的教育资源和科研成果，更好地进行创新研究和教学改革。同时，高校电子文档信息的共享化和应用的便捷化，可以有效提高档案资源的利用效率，降低电子文档利用者查询和来往学校的时间与费用，有效减少了文档资源查询与利用的成本，在整体上实现了更高的经济效益和社会效益。

3.档案管理工作的高效化和现代化。电子文档管理的出现，克服了很多传统纸质档案和手工管理的弊端，使档案管理者从重复、繁杂的低效率工作中逐步解脱出来，减少了很多中间环节，降低了档案管理失误发生的可能性，数据统计的可靠性、准确性和管理效率也实现了明显的提升，从而使高校的档案管理工作更加程序化、规范化与高效化。同时，将电子文档的信息生成并输入计算机后，可以更加方便地实施信息检索、分类标引、统计分析、编研开发等工作，为高校档案管理工作的现代化奠定了可靠的基础和物质条件。

4.文档处理的规范化与一体化。在高校的电子文档管理活动中，电子文件、电子档案和电子计算机软硬件技术及相关设备，有着密不可分的关系，因此在录入信息时必须按规定及时录入规范的信息，确保电子文档信息录入的规范化，否则可能会影响到电子文档资源的后续开发和使用。同时，电子文档的设计、生成、传递、归档以及再利用，必须考虑到标准化管理、统一归档管理以及长期储存等方面的需要，电子文档的形成者和电子档案的管理者，要多进行沟通与协助，只有实现了电子文档处理的一体化，才能保证电子文档的可用性、可存取性、可识读性。

5.文档管理的自动化和文档传输的网络化。高校电子文档的管理主要是通过计算机与网络技术以及各种办公系统软件来完成，通过网络办公平台系统，实现文档管理流转全程的自动化，包括文件内容电子化，文件的起草、审核、签发、成文、立卷归档、利用等流转程序的自动化。而在电子文档的传输上，将电子文档内容存放于网络办公平台专门设置的区域中，就可以实现文档传输的网络化。

一、建筑施工项目管理中数字化建设的实施

（一）施工投标工作目前建筑市场竞争越来越激烈，项目施工投标的结果影响着企业的发展，因为目前项目报标期限的减少，根据时间要求报标是企业能否成功投标的重要环节，所以每一个施工单位投标工作都非常重视，努力做好。在以前因为技术和工具的不足，大部分单位对施工投标工作中投入了许多的人力、物力，但效果却是一般，非常严重的影响了工程收益。在施工投标工作中使用标书制作管理软件制作标书，在为单位做标、投标都带来便利的同时又使施工单位的投标工作提高竞争力。

（二）前期施工准备和项目管理工作在工程项目顺利中标后，最主要的目标是控制成本和增加收益。在企业生存发展之路上对管理水平的提高有着重要意义，是每一个企业的重要发展方向。我国项目管理法指出“三控、两管、一协调”其意思就是：控制进度、质量与费用，管理合同、图纸文档，进行组织协调，进一步加强和稳定了企业的发展之路。然而，因为保障实施的工具不足，使很多工作统筹协调不完善，导致在管理施工项目时杂乱无章。施工项目管理是整个工程中非常重要的环节，从准备工作再到项目竣工验收，施工项目管理自始至终串联着整个施工进程。在施工项目管理的数字化建设时，现在主要可以使用的软件有施工组织设计软件、施工平面图制作软件、网络计划技术软件、合同管理软件等。施工组织设计软件类似于施工投标工作中的标书制作管理软件，一般都是运用常用的文字编辑程序，然后再添加专业资料，运用图纸和各类表格，完成施工组织设计书。施工的进度与成本在建筑施工项目管理中是两个重要的衡量指标，衡量着施工项目的管理水品。管理技术提升施工单位的效益，网络技术为核心，是建筑施工项目管理中两个关键地方。一般这方面的问题都是通过网络计划技术软件来解决。

（三）施工项目和图表文档管理工作建筑项目开始施工后，要保管好工程文件和图表，这也是建筑施工项目管理中数字化建设的配套构成部分。工程图纸是进行施工的根本，科学的工程管理必须对文档和图表进行有效的管理。由于大量工程图表和文档种类，以往的人工管理始终存在着很多缺点，查询和维护都不太方便，这给施工单位的管理带来了许多不必要的麻烦，同时对工程的进度、资源投入和质量都带来了许多影响。有效的图表文档管理是有效进行施工项目管理的必要保障路。使用工程图表和文档管理软件可以让图表和文档管理工作更加方便和规范，同时可以与其他管理软件一同使用，达到报警和冲突检测的效果。当施工项目的个别工序因为图纸规划不完善时，系统会给予及时的提示，使项目竣工后的维护工作搭建了良好的基础。

（四）施工现场视频监控和建筑机械安全监控管理系统的应用当前基建现场的安全生产管理主要是靠施工人员的自觉性和监理人员的监督，但现场作业点多面广，常规监管方式很难做到面面俱到，极易发生施工质量和安全事故。运用视频监控和建筑机械安全监控管理系统，监管人员对施工现场重点部位、重要机械进行实时在线监控管理，不仅直观监测工作程序是否标准、施工手段是否安全，并可提前发现事故隐患，并可及时采取措施加以预防。同时24h的视频监控和视频监控资料的记录，对预防材料和设备的人为损坏和偷盗行为，落实和提高工地标准化管理措施和水平都具有重要作用。运用信息化手段能够全面系统了解工程进度、物资设备、人才组织等方面的信息，管理人员能够根据视频监控系统提供的第一手资料作出准确的决策，保证施工现场保质保量的进行。

二、结束语

伴随着计算机信息产业的快速发展，建筑施工项目管理中的数字化建设也在持续发展与完善，在施工投标、施工准备、施工监管、图表文档管理等方面利用计算机技术，不只是提升了施工单位的效率，同时也节省了大量的人力、物力。

作者：车建忠单位：宁夏建筑设计研究院工程监理有限公司

随着知识逐渐成为各类组织中的重要资源，知识管理已成为组织的基础管理工作，他渗透到组织各项活动中，成为组织生存和发展的重要条件之一。知识管理是以知识为中心，以人为根本、以信息技术为支持,通过利用智力资本,促进企业增强竞争力的过程和活动，对存在于组织内外部的个人、群组或团队内有价值的知识资源，进行开发、组织、整合、共享、分析，从而最大限度实现目标。知识管理流程包括一系列与知识有关的活动,如：知识获取、知识编码、知识存储、知识转移、知识共享、知识创新等，这些环节相互承接与联系，共同构成了知识的基础管理体系。信息技术是知识管理的基础。随着网络技术的快速发展，信息的传播速度、传播范围都有了极大的增长，同时，现代化技术的应用也为信息的广度和有序化管理提供了更大的便利，这使知识管理中所必须的信息保障成为可能。

本文将探讨信息技术在知识编码、知识存储、知识转移、知识交流与共享以及知识发现几个主要环节中的应用，从而提高知识管理的水平。

1.信息技术在知识编码和知识存储中的应用

在知识管理中，知识编码和知识存储是非常重要的基础工作。知识编码的作用就在于将知识有效地存储起来并且以简明的方式呈现给使用者，使个人和企业的知识更容易让其他人使用。可以采用语义网络对知识进行编码，将知识保存到企业知识库中，对实在难以编码而知识员工经常用到的知识，可采用知识地图来标明。

(1)语义网络

语义网络，一个以本体为基础的具有语义特征的网络，能使计算机能够真正理解数据语义的技术。通过Unicode和URI层，保证在语义网络中使用的是国际通用的字符编码集合，并提供URI标识对象的方法，使得知识编码规范化、标准化，利用带有名字空间和Schema定义的XML层，保证能将语义网络中的定义与标准的XML整合起来。RDF和RDFSchema层的作用，不仅对分配了URI的对象进行说明，而且可以实现通过URI来引用词汇表，还可以在这层中定义资源的类型和链接。Ontology层，用来实现对词汇表的扩展，用户不仅可以定义概念而且可以定义概念之间丰富的关系。数字签名层，用来检测文件变更的有效性，它是技术上实现可信任web的关键技术。

(2)知识仓库

知识仓库是一种特殊的信息库，其元数据是知识以及知识产生、应用的相关语境和经验参考。知识仓库收集了各种经验、备选的技术方案以及各种用于支持决策的知识，通过模式识别、优化算法和人工智能等方法，对成千上万的信息、知识加以分类，在必要时为知识员工提供行动参考和决策支持。

摘要：通过分析水利档案信息化现状，利用信息检索自动化、信息传递网络化、信息载体电子化，提出了新时期水利档案管理信息化建设的相关对策。

关键词：水利档案；信息化建设；现状；有效对策

水利工程的档案管理是对水利工程建设过程中形成的材料进行收集整理而形成的档案工作，所收集整理的资料应含有工程建设过程中所形成所有原始记录，将这些档案材料进行存档以备后期维护提供原始记录作为参考作用，是工程质量溯源的手段之一。随着计算机网路技术的普遍应用，水利工程档案管理数字化信息化管理逐步成为其主要发展方向，所以工程档案归档时应增加相应的数字化档案的收集工作，为档案信息化管理提供必不可少的基础工作，但是由于部分主管原因及部分客观因素的影响，导致现有档案管理在向信息化管理前进的道路上出现了不同的羁绊，针对所存在的问题，在处理时应增加沟通，响应社会进步，立足于时展，充分利用现有的网路信息技术，把握信息化建设的基本要求，推动档案信息化管理继续前进。

1信息化技术对水利工程档案管理的影响

1.1实现现代化管理模式

信息化的技术可以打破以前的纯纸质档管理模式，通过信息技术的应用，将工程文档进行电子档存储，可以有效地进行文档的查询和输送。通过信息化技术在水利工程中更为广泛地应用，可以进行更深层次的档案管理，实现全面的工程档案管理、系统化的管理。

1.2提高档案管理效率

信息化的技术应用可以提高水利工程档案管理效率。水利工程是比较复杂的水利工程，里面涉及的资料文档很多，种类繁杂。通过信息化技术应用可以进行高效管理。利用信息技术将这些数据分门别类，实现统一化的信息管理。利用计算机、软件技术，对整个水利工程文档信息进行搜集整理，可以建立起属于自己的数据库，从而可以更为方便地进行数据的采集、传输、存储和分析，让整个水利工程文档管理变成一个程序化的模式，从而可以提高文档管理的工作效率，达到更高的文档管理质量。

1我国煤矿安全管理信息系统的现状

（1）存储效率低，保存时间短。我国当前的大部分煤矿安全管理信息的记录工作主要是依靠手工记录。这样不仅降低了信息记录的速度，造成重复记录以及修改困难，而且由于纸张易损坏的特点，使得信息保存的时间比较短。

（2）缺乏共享性。大部分煤矿的安全管理都没有建立现代网络，所以整个的安全管理信息的共享性非常差。有些信息只是掌握在少数部门甚至少数人手中，没有实现安全信息的共享以及交互，给故障的处理带来了极大的阻碍。

（3）缺乏及时性。由于煤矿安全管理信息的记录方式大多是采用手工记录的方式，因此导致煤矿安全信息的传递和获取往往是在灾害发生之后。对煤矿生产以及协调控制工作不能及时实施，严重影响了我国煤矿生产的安全性。

（4）检索速度慢。我国煤矿行业信息管理信息化的程度普遍较低，纸质档的信息存储不仅不便于信息查找，而且会随着公司职能的调整等，造成信息的丢失，加大了安全信息的查询、统计等工作的难度。

2基于Net的煤矿安全管理信息系统介绍

2.1Net开发工具的介绍

近年来，随着信息技术的推广以及对煤矿安全管理的重视，越来越多的煤矿企业开始建立安全生产管理信息系统。由于在该信息系统中，涉及到企业的关键性信息，因此要确保安全信息及时、有效、准确地传递及处理。目前由于计算机的使用以及推广，网络用户对网络技术的应用的要求越来越高，因此利用先进的息技术，建设高效的网络办公系统成了各煤矿企业的迫切需求。为了满足煤矿安全管理信息系统的建立要求，主要采用了微软公司推出的的动态网页开发语言工具。该工具具有很好的扩展性以及可定制性，采用全新的数据处理模式，可以将各功能模块与组件进行完美的组合。一般在系统设计过程中，与SQLServer2000结合使用，为Web模型提供稳定、高效、安全的运行环境。该工具主要有如下特点：

摘要：利用先进的IT与通信技术针对建筑工程管理的现实需求和未来发展要求设计并实现了一个基于B/S模式的建筑工程管理信息平台重点介绍平台的解决方案各模块设计及平台特点主要模块包括权限管理施工管理成本管理和文档管理。

关键词：MIS权限管理施工管理成本管理文档管理单位工程

1系统总体目标

建筑业具有土地垄断性和不可移动性等特点利用现代计算机工具及网络资源建立一条可操作性强的高速实时的建筑工程管理信息系统CP_MIS贯穿工程施工全过程形成各管理层次各部门全员实时参与信息共享相互协作的以项目管理为主线以成本管理控制为核心的工程管理信息平台促进项目各层面和整体的管理水平提高。

本文设计的建筑工程管理信息平台以承包商监理中咨中国国际咨询公司的简称它能够对国家重大建设项目进行咨询评估业主4种类型用户为主体充分考虑建筑工程管理的业务特点通过浏览器实现完全的远程操作支持远程办公使各级用户能及时掌握工程情况形成动态管理平台它能从根本上改变建筑工程管理申报审核会签等手工管理的落后局面提高建筑工程管理的自动化管理水平和工作效率主要功能包括权限管理动态施工管理动态成本管理文档管理等这样的系统打破了工程管理间互相独立信息不流通的局面实现整个工程数据集中透明缩短管理链条并且在项目施工过程中进行有效的财务监督和控制在项目施工完成时严把质量关另外传统建筑施工项目中由于地域分散管理手段比较落后无法及时掌握各个工程项目的成本费用发生无法实现工程管理中各个部门间数据的集成与共享无法实现业务处理的流程化无法实现多项目数据的集中管理管理较为混乱CP_MIS平台的建立就解决了以上问题管理信息化是国外优秀建筑企业发展过程中的实践总结建立CP_MIS平台是把国内建筑行业的管理全面推向信息化的一个成功尝试。

2系统总体设计

本文的系统针对建筑行业管理的现实需求和未来发展要求进行设计采用平台化和模块化思想软件开发遵循Servelet2.4和JSP2.0规范以建筑工程信息管理为基础并且支持异构数据库系统。

2.1系统设计原则

作者：彭利华陈永强单位：武汉纺织大学档案室武汉纺织大学数学与计算机学院

档案数字化是指利用数字化、数据库、信息存储、全文检索等技术手段，将传统介质的文本、图像、音频、视频文件、声像文件转换成数字信息，并系统组织成具有有序结构的数字档案信息库。档案数字化的关键是保证数字档案的真实性、完整性和有效性。档案数字化的基本流程主要包含档案整理、目录建库、档案扫描、数据处理、数据存储、数据检验、数据备份等环节。档案数字化要注意几个方面的问题。一是档案数字化前要制定出周密的计划，做好纸质档案数字化处理鉴定,以档案重要与非重要、利用次数的多与少、编研资料的量大与量小来决定是否引用档案全文、加工范围及先后次序。

二是保证数字档案质量，随时进行档案信息库的抽查,查看其是否保持了档案的原貌、字迹是否清楚不失真、亮度是否适当、有无错扫和漏扫、图像质量有问题的要确定是否重新扫描等，及时删除失效数据，增补新的数据，做到定期的数据维护。

三是档案数据制作必须符合标准化要求，即明确规定著录上的必要项目和选择项目、格式上的著录项目及排列次序、检索上语言的主题词和分类表及对著录标引结果审校的统一，做到著录数据的准确性、一致性、完整性、稳定性、可靠性和适应性，使之不但揭示档案的主题内容、科学价值、载体的物质形态，而且还揭示了档案的保管状态和档案信息检索的线索，指明档案来源、出处和存放位置，既能帮助保管人员了解馆藏情况和保管档案，又能方便用户从不同的角度查找利用档案。

四是保障数字化档案的安全，管理上建立健全安全管理制度体系，自觉遵守各项档案数字化安全制度；技术上要以先进、有效、安全的技术作保障，如对加密的档案通过对用户分类、数据分类、审计功能和数据加密等方法来进行有效的保护，运用数据加密、数字签名、数字水印等技术来加强数字化档案著作权、隐私权的保护，并做好档案数据的备份工作，做到一式两份，以确保档案信息安全。

五是定期对档案软硬件平台进行升级，使用仿真、复制、再生性保存、迁移等技术方法，持续地保存数字档案。

档案信息网络化

在信息化时代，传统的档案管理和服务方式与档案的收藏量增加、载体形式多样化、需求面扩大、利用系统性和时效性之间存在着矛盾。例如，我校在档案数字化方面已做了大量的工作，与以前传统的纸质档案管理和手工操作方法相比已进步不少，能够自动生成案卷目录、卷内目录，但至今使用的是单机版软件，查找不方便，信息资源还不能共享。现在，社会各行各业对档案信息资源高效利用和档案部门提供全面档案信息服务的要求，都要求档案信息的网络化。通过档案信息网络化管理体系，档案信息的采集、核对、归档、立卷、保管和利用都可以通过网络操作实现，满足信息化社会对档案信息“广、快、精、准”的要求，实现档案信息资源共享。